TEXTOS ADMINISTRATIVOS REDACCIN DE CARTAS Y DOCUMENTOS La carta constituye un medio de comunicacin muy importante en las relaciones humanas.

Efectivo y econmico. Para lograr una buena redaccin en una carta debemos tomar en cuenta las siguientes recomendaciones: 1. Que sea legible. La carta debe ser de fcil lectura y comprensin. 2. Que el asunto principal sea comprendido fcilmente. 3. El lenguaje debe ser conciso y claro. 4. Las palabras utilizadas en su redaccin debe ser de uso comn y no rebuscado. 5. Una carta debe regirse por la sintaxis, su ortografa debe ser impecable y su presentacin agradable al lector. CLASES DE CARTAS Atendiendo el asunto que tratan o a quien van dirigidas, las cartas se clasifican: a) Cartas particulares. Dentro de esta clasificacin se incluyen las personales y familiares. b) Cartas comerciales. Son las que tratan asuntos de negocios (pedidos, cobros, remisin, cotizaciones, etc.) c) Cartas oficiales. En estas se tratan asuntos entre dependencias oficiales (oficinas de gobierno) o entre stas y particulares. ELEMENTOS DE UNA CARTA Los elementos de una carta o partes principales de una carta son: 1. El membrete. Est formado por el nombre, direccin y dems datos de la persona o empresa que escribe, es decir, del remitente. 2. Lugar y fecha. En algunos casos el lugar forma parte del membrete. 3. Destinatario. Es el nombre de la persona o empresa a quien va dirigida la carta, tambin incluye su domicilio. 4. Referencia o asunto. En esta parte se menciona, en pocas palabras, el asunto que se trata en la carta. 5. Saludo o vocativo. Consiste en expresiones como: estimado seor:; Distinguido seor, despus del vocativo se escriben dos puntos (:). 6. El texto. Es el conjunto de prrafos en que se trata el asunto que se desea comunicar. 7. Despedida. Es la expresin con la que se da fin al texto de la carta. Las formas mas usuales son: ATENTAMENTE; MUY ATENTAMENTE; CORDIALMENTE ; ETC. 8. La firma y la antefirma. La antefirma es el nombre de la empresa o del departamento que enva la carta. La firma es el nombre manuscrito del remitente y responsable del contenido. 9. Anexos. En esta parte se describen los documentos o escritos que se adjunten (cuando as sea necesario).

10. Referencias finales o iniciales. Estas son las iniciales del firmante, las cuales debern ir con maysculas, y con minsculas las de la persona que escriba en la maquina la carta. Ejemplo: RAM/tmv 11. Posdata (P.D.). cuando sea necesario, en esta parte se aade algo que dejo de mencionarse en el texto. No siempre aparecen todos los elementos en una carta, figuraran solamente los que sean necesarios. Enseguida se presenta una carta comercial sealndose cada una de sus partes, segn ejemplo de la figura N 1; la figura 2 se presenta la redaccin de una carta familiar; y en la figura 3 un oficio.

Membrete

EDITORA NACIONAL, S. A. Dr. Vertiz 428 Tel: 784 84 350 31 Papantla, Veracruz.

Librera Virgo, S. A Av. Centenario 112 Poza-Rica, Veracruz.

4 de marzo de 2010 fecha Ref.: Envio de pedido asunto Destinatario

Estimados seores:

saludo o vocativo

Me es grato enviarle un pedido que contiene los detalles y las caractersticas de la bibliografa que se requiere para los alumnos que actualmente cursan el sexto semestre.

Le sugiero a usted que a la brevedad sea surtido dicho pedido por el bien de los jvenes y de la enseanza de sta, su institucin que siempre se preocupa por el bien de los educandos. Texto En espera de su pronta respuesta, aprovecho la ocasin para saludarlo afectuosamente.

Atentamente

Despedida
Editora Nacional, S. A. Antonio Garca Vicente Bibliotecario antefirma

firma

Lista de pedido anexos *AGV Iniciales

P.D. Los catlogos sern enviados por correo Posdata

Figura 1. Carta comercial.

GERARDO VILLAREAL T. Calle octava 420 Saltillo, Coahuila.

23 de octubre 2010.

Querido primo: Con gusto te escribo esta carta para saludarte y contarte lo siguiente: Ayer supe que el da 25 de octubre ser el ltimo da de clases en la universidad, por lo tanto, tan pronto salga, viajar a esa ciudad para pasar las vacaciones de diciembre con la agradable compaa de ustedes. Todava recuerdo, como si hubiera sido ayer, lo mucho que nos divertimos en vacaciones de semana santa, en que salamos a pasear al campo por las maanas de aquellos das tan calurosos y con la frescura de los arboles. Por ahora, me despido deseando que muy pronto llegue el momento de estar con ustedes.

Con afecto.

GERARDO VILLAREAL T.

FIGURA 2. Carta familiar

SOCIEDAD DE ALUMNOS DEL INSTITUTO PATRIA Av. Vasconcelos 1300 Monterrey, N.L.

Asunto: Se solicita exencin de Impuestos.

C. Tesorero General del Estado Tesorera del Estado Ciudad.

El da 20 de marzo del ao en curso la Sociedad de Alumnos de este Instituto organizar un festival en los patios de nuestro plantel, dando principio desde las 20 horas. El producto que se obtenga de este evento ser destinado a sufragar los gastos de graduacin de los alumnos, por tal motivo, nos permitimos solicitarle la exencin de impuestos sobre espectculos en vigor en nuestro Estado. Le anticipamos las gracias por su colaboracin en este sentido.

Monterrey, N. L. , 25 de febrero de 2010. Sociedad de Alumnos.

Rogelio Mrquez T. Presidente.

Figura 3. OFICIO

Algunos de los documentos ms usuales son: el recibo, el pagar y la letra de cambio. EL RECIBO Es un documento que n os sirve como comprobante de pago. Se utiliza tambin para probar la entrega de algo, por ejemplo: mercancas o cualquier otro bien. La persona que recibe es quien debe extender y firma el recibo y la persona que entrega debe exigir que se le d un recibo como comprobante de lo entregado. Generalmente los recibos contienen los siguientes datos: 1.- Las palabras Recib de o Recibimos de. 2.- El nombre de la persona o negociacin que hizo la entrega, o sea, de quien se recibe. 3.- La cantidad de dinero o cosas que se recibe. 4.- El concepto por el que se hizo la entrega. 5.- Lugar y fecha de la entrega. 6.- el nombre y firma de quien recibe. La figura 4 corresponde a un recibo que prueba que el Sr. Ramn Villarreal Lara, recibe del Sr. Jos Garca Torres, la cantidad de $150,000.00, como anticipo del importe de un trabajo. No. 1_________ Por: $ 150,000.00 Recib de 1 Sr. Jos Garca

Torres_______________________________________ La cantidad de (CIENTO CINCUENTA MIL PESOS 00/100 M.N.)________________ Por anticipo___________________________________________________________ ________________________Monterrey, N.L. 15 ____________de Junio___ de 2010 ______________________ Sr. Ramn Villarreal Lara
Figura 4. Recibo

LA LETRA DE CAMBIO
Es un documento muy usual en las operaciones comerciales. Generalmente en este documento interviene tres personas que son: 1. El Girador. Es la persona que gira el documento dando la orden de pago que ser aceptada por el girado. 2. El girado. Es el que se obliga a pagar la suma de dinero en el lugar y fecha indicados en el documento. 3. El beneficiario. Es la persona que recibir el pago. En algunos casos el girador y el beneficiario son la misma persona. En la figura 5 se presenta la forma de una letra de cambio.

Nombre del beneficiario

No.________ A C E P T O

$_______________ ____________ de__________________ de 20..

A...se servir.Ud..mandar Pagar incondicionalmente por esta.. La letra de cambio.. A la orden de ...la cantidad de Valor..que sentar ....Ud. en cuenta.... segn aviso de

A _________________ ___________________ ___________________ S.S.S. ____________________

Firma del girado Nombre y domicilio Del girado

Figura 5. Letra de cambio

firma del girador

PAGAR Es ms utilizado que la letra de cambio en las operaciones comerciales. Sirve para garantizar el pago de crditos. En el pagar intervienen dos personas: 1.- El suscriptor. Es la persona obligada a pagar el documento. 2.- El tenedor o beneficiario. Es la persona que recibir el pago.

Por $ _______________ Vence el dia_____________de___________20________ Por el presente PAGARE ____________oblig______ a pagar en_________ __________ en _____________________________________ a la orden Del seor_______________________________________ la cantidad de Valor en___________________________ que he ______________recibido A ___________________entera satisfaccin.
Si no fuera pagado satisfactoriamente a su vencimiento este pagar ____oblig _________adems a pagar durante todo el tiempo que permaneciere total o parcialmente insoluto, interese moratorios a razn de________ sin que por esto se considere prorrogado el plazo fijado para el cumplimiento de esta obligacin.

d o m i c i l i o

_______________________a ________ de_______ de 20______

Num._______________

_______________________________ firma

Beneficiario

suscriptor

I.-Contesta las siguientes preguntas: 1.- Cuales son algunas de las recomendaciones para lograr una buena redaccin en una carta? _______________________________________________________________________ _____ _______________________________________________________________________ ___ 2.-Atendiendo al asunto que trata o a quien va dirigidas, Cules son las tres clases de cartas? _______________________________________________________________________ __ 3.- Qu tratan las cartas oficiales?________________________________________________ _______________________________________________________________________ _____ 4.- Cules son algunos de los asuntos que se tratan en las cartas comerciales?________________ _________________________________________________________________________ _____ 5.-Menciona todas las partes principales de una carta.___________________________________ _________________________________________________________________________ ______ _________________________________________________________________________ ______ 6.- Qu es un recibo? _____________________________________________________________ _________________________________________________________________________ ______ 7.- Qu personas intervienen en la letra de cambio?_____________________________________

_________________________________________________________________________ ______ 8.- Cmo se le llama a la persona obligada a pagar una letra de cambio?_____________________ _________________________________________________________________________ _______ 9.- Como se le llama en el pagar a la persona obligada a pagar este documento?______________ _________________________________________________________________________ _______ 10.-En el pagar, A quien se le llama beneficiario?______________________________________ _________________________________________________________________________ _______

II.-Relaciona las siguientes columnas: 1.-Esta formado por el nombre direccin y de mas datos de quien escribe la carta. 2.-es el conjunto de prrafos en que se trata el asunto que se desea comunicar. 3.- Consiste en expresiones como Estimado seor, distinguido seor, etc. 4.-Expresion con que se dan fin al texto de la carta. 5.-Parte en que se aade algo que dej de mencionares en el texto.

) Posdata

( ) Vocativo ( ( ( ) Texto ) Membrete ) Despedida

III.- Anota el nombre y los elementos del siguiente documento. Donde aparecen las flechas. __________________________

EDITORA NACIONAL, S. A. Dr. Vertiz 428 Tel: 784 84 350 31 Papantla, Veracruz.

Librera Virgo, S.A. Av. Centenario 112 Poza-Rica, Veracruz.

4 de marzo de 2010 Ref.: Envo de pedido

Estimados seores:

Me es grato enviarle un pedido que contiene los detalles y las caractersticas de la bibliografa que se requiere para los alumnos que actualmente cursan el sexto semestre.

Le sugiero a usted que a la brevedad sea surtido dicho pedido por el bien de los jvenes y de la enseanza de sta, su institucin que siempre se preocupa por el bien de los educandos.

En espera de su pronta respuesta, aprovecho la ocasin para saludarlo afectuosamente.

Atentamente

Editora Nacional, S. A.

Antonio Garca Vicente Bibliotecario

Lista de pedido *AGV