1.

Hable de la organizacin y su entorno Identificar las Fortalezas y Debilidades Claves de la Empresa o rea Funcional Un buen anlisis organizacional contempla el entorno, los productos y los clientes. El entorno es el punto de encuentro de fuerzas socioculturales, econmicas y tecnolgicas que al cambiar constantemente, como resultado de la dinmica tiempo-espacio, pueden limitar el xito de la gestin empresarial. Los productos resultantes, ya sean bienes y/o servicios, deben apoyarse en estudios que tomen en consideracin tanto los intereses particulares de la empresa como las tendencias entre la clientela potencial o las caractersticas del mercado meta. Cabe resaltar en este punto que en un futuro cercano las empresas trabajarn juntamente con los abastecedores y los clientes, a fin de aadir valor a sus productos 2. Definicin de niveles administrativos S, la zonificacin de un organigrama es una representacin grfica de la estructura organizacional de una empresa, o de cualquier entidad productiva, comercial, administrativa, poltica, etc., en la que se indica y muestra, en forma esquemtica, la posicin de la reas que la integran, sus lneas de autoridad, relaciones de personal, comits permanentes, lneas de comunicacin y de asesora. Esta a su vez dirige y controla en orden jerrquico, mientras mejor distribuido tengamos el organigrama tendremos un mejor control y a la vez distribuido por niveles. El grado de autoridad y responsabilidad que se da dentro de cada lnea, determina los niveles jerrquicos, 3. Hable sobre la investigacin del campo Se lleva a cabo mediante la entrevista con funcionarios de los distintos niveles de la unidad sujeta a investigacin, aplicando cuestionarios, o bien, celebrando con ellos entrevistas que permitan obtener la informacin requerida. La investigacin de campo, permite tambin verificar la informacin documental o complementaria con datos proporcionados por los titulares de las diversas unidades. 4. Qu pasos fundamentales se siguen para disear un organigrama? Se conocen cinco pasos bsicos que se han de seguir en el procedimiento para la elaboracin de los organigramas:

sis de la informacin.

5. Considera usted que cualquier persona est preparada para elaborar un organigrama para una empresa nueva o en funcionamiento? No, porque se requiere de conocimientos acadmicos y experiencia en el proceso de disear un organigrama, en realidad uno de los errores ms frecuentes en las empresas es delegar esta funcin al personal de mando medio, cuando en realidad quien debera asumir esta tarea es el Gerente General, ya que es quien conoce de manera ntegra la estructura de la organizacin y tiene mayores canales de informacin y comunicacin para la recopilacin y clasificacin de la informacin. En el caso de una empresa extremadamente compleja por su estructura organizacional, es recomendable el asesoramiento de especialistas en organizacin y mtodos. 6. El Organigrama es un instrumento que ayuda a detectar la duplicacin de funciones? S, porque su objetivo es principalmente informativo de esta manera los mandos superiores y especialistas, conocen la estructura actual de la organizacin, y es su punto de partida para reconocer dualidad de funciones as como jefes con escasa subordinacin, el nmero demasiado crecido de subjefaturas dependiendo directamente de un propio jefe y por lo tanto la imposibilidad para este ltimo de asumir convenientemente su funcin, son defectos comunes en una organizacin que solo pueden salir a la luz gracias a una correcta elaboracin del organigrama. 7. Clasificacin de los organigramas por el fin, el contenido y la forma POR SU FIN ORGANIGRAMA INFORMATIVO ORGANIGRAMA ANALTICO ORGANIGRAMA INFORMAL POR SU CONTENIDO INTEGRALES FUNCIONALES

DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES POR LA FORMA VERTICALES HORIZONTALES MIXTOS De Bloque Circulares 8. Clasificacin de los organigramas por el contenido POR SU CONTENIDO INTEGRALES Es la representacin grfica de todas las unidades administrativas de una organizacin as como sus relaciones de jerarqua o dependencia. FUNCIONALES Incluyen en el diagrama de organizacin, adems de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen asignadas las unidades en el siguiente grfico: DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES Indican, para cada unidad consignada, las necesidades en cuanto a puestos, as como el nmero de plazas existentes o necesarias. Tambin pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las plazas. 9. Clasificacin de los organigramas por la forma POR LA FORMA VERTICALES Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la administracin, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organizacin. HORIZONTALES Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en forma anloga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por lneas se disponen horizontalmente. MIXTOS La presentacin utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificacin. Se recomienda su utilizacin en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades en la base. De Bloque Parten del diseo vertical e integran un nmero mayor de unidades en espacios ms reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los ltimos niveles jerrquicos seleccionados para el grfico. Circulares En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo crculo, sea el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad. Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras. 10. Realice un Organigrama Funcional de la UCE Facultad de Ciencias Administrativas con sus funciones asignadas y sus interrelaciones.

11. Hable sobre las unidades de Staff y de Servicios Para Morris Hurley.- la organizacin lnea- staff se refiere a un patrn organizacional en el cual individuos especializados aconsejan a los jefes de la lnea en lo referente a algunas de sus actividades. Los miembros del staff concentran su atencin sobre la investigacin y planificacin de los problemas del negocio o de la empresa. Los jefes de la lnea quedan, en esta forma, ms libres para fijar su atencin en la ejecucin de los reglamentos y prescripciones una vez que hayan sido formados por el staff. La autoridad y responsabilidad de los miembros del staff son de consejera y no disminuyen la autoridad y responsabilidad de los jefes de la lnea. UNIDADES DE SERVICIO Es la que se da entre unidades de apoyo o auxiliares con otras no vinculadas jerrquicamente, (los Porteros) con otras unidades de la que no dependen. No dan consejo ni dan instrucciones, simplemente auxilian o sirven a otras unidades. Consiste en personal que forma parte de unidades especializadas, cuya funcin es proporcionar un apoyo a la organizacin fuera del flujo de trabajo de operaciones. Estas unidades de apoyo son claramente distintas de la Tecnoestructura, ya que no se preocupan por la normalizacion y no pueden verse del todo como asesores, aunque a veces si lo sean, sino que tienen una serie de funciones determinadas que desempear. Gran parte de los servicios que ofrecen podran adquirirse de proveedores externos, pero la organizacin opta por proporcionarlos ella misma( p.e. El servicio de limpieza, la cantina, el servicio de seguridad, etc.).Esto es as para reducir la incertidumbre dentro de la organizacion y controlar los propios asuntos.

12. Hable sobre las principales funciones de Staff y ponga un ejemplo-de Staff Las principales funciones del Staff son: 1. Servicios: actividades especializadas como contabilidad, compras, personal, entre otras. 2. Consultora y asesora: actividades especializadas como asistencia jurdica, mtodos y procesos, consultora para el trabajo, entre otros. 3. Monitoreo: hacer seguimiento y evaluar una determinada actividad o proceso, sin intervenir en l o influenciarlo 4. Planeacin y Control: casi siempre las actividades de planeacin y control estn delegados a los rganos Staff. Planeacin y control financiero, presupuestal, de produccin, de mantenimiento de mquinas y equipos, de calidad, entre otras. EJEMPLO DE STAFF

Como podemos apreciar en el grafico el staff esta denominado como asesor pedaggico y tcnico que se encarga de la difusin del proyecto educativo estatal, del plan y de los programas de estudio, de los proyectos prioritarios as como de las normas y lineamientos 13. Ventajas y Desventaja del Staff VENTAJAS DE LA STAFF Asegura asesora especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad nica. Actividad conjunta y coordinada de los rganos de lnea y los rganos de staff.

DESVENTAJAS DE LA STAFF. La organizacin lnea-staff presenta algunas desventajas y limitaciones que no afectan las ventajas que ofrece.

El asesor de staff es generalmente un tcnico con preparacin profesional, mientras que el nombre de lnea se forma en la prctica. El asesor generalmente tiene mejor formacin acadmica, pero menor experiencia. El personal de lnea puede sentir que los asesores quieren quitarle cada vez mayores porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posicin.

14. Grafique un ejemplo de Asesor Staff y Staff Funcional

15. Qu actividades bsicas realiza un Sistema de Informacin?... Un Sistema de Informacin realiza cuatro actividades bsicas: Entrada de informacin: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la informacin, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnticas, cdigo de barras, etc. Almacenamiento de informacin: es una de las actividades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardad en la sesin o proceso anterior. Procesamiento de la informacin: esta caracterstica de los sistemas permite la transformacin de los datos fuente en informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un ao base. Salida de informacin: es la capacidad de un SI para sacar la

informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades tpicas de salida son las impresoras, graficadores, cintas magnticas, diskettes, la voz, etc. 16. Hable sobre las estrategias Competitivas con la TI Con frecuencia, el uso de la tecnologa de informacin para la globalizacin y la reingeniera de procesos empresariales da como resultado el desarrollo de sistemas de informacin que ayudan a una empresa a darle ventaja competitiva en el mercado, utilizndolos para desarrollar productos, servicios, procesos y capacidades que dan a una empresa una ventaja estratgica sobre las fuerzas competitivas que enfrenta una empresa. Estrategias de costo, por ejemplo, utilizando sistemas de manufactura asistidos por computadora para reducir los costos de produccin, o crear sitios Web en Internet paracomercio electrnico (e-business), con el fin de reducir los costos del marketing. Estrategias de diferenciacin, como desarrollar maneras de utilizar latecnologa de informacin para diferenciar productos o servicios de una empresa, de los de sus competidores, de manera que los clientes perciban los productos o servicios como poseedores de atributos o beneficios nicos. Por ejemplo, suministrar servicios rpidos y completos de soporte al cliente por medio de un sitio Web en Internet, o utilizar sistemas de marketing como objetivo para ofrecer a clientes individuales los productos y servicios que le atraen. 17. Sr. Estudiante en 10 lneas indique: Que se logra con la implementacin en las Instituciones y Organizaciones de los Sistemas de Informacin y las Tecnologas de Informacin?. Con la implementacin en las instituciones y organizaciones de los Sistemas de Informacin (SI), y las Tecnologas de Informacin (TI) se lograrn importantes mejoras, ya que automatizan los procesos operativos, suministran una plataforma de informacin para la toma de decisiones, y algo ms fundamental, mediante su uso las instituciones y organizaciones alcanzarn ventajas competitivas, reduciendo de esta manera, las ventajas de la competencia. 18. Hable sobre la Especializacin del trabajo En la actualidad este trmino se utiliza para describir el grado en el que las actividades de una organizacin se dividen en tareas separadas. La esencia de la especializacin del trabajo es que un individuo no realiza todo el trabajo, sino que ste se divide en etapas y cada etapa la concluye una persona diferente. Los empleados individuales se especializan en llevar a cabo parte de una actividad ms que toda la actividad. Definir una metodologa que permita elaborar la estructura organizacional adecuada al direccionamiento estratgico, determinando el organigrama, los manuales de procesos, los diferentes roles con competencias, responsabilidades y los niveles de autoridad. 19. Qu es Departamentalizacin y ponga un ejemplo ms que claro!!!. Es la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud. Ejemplo: El caso de General Motors es ms complejo. El Departamento de Compras debe obtener imputs (acero, ruedas, pinturas, y componentes necesarios para fabricar el automvil). El Departamento de Personal debe seleccionar a aquellas personas que posean las habilidades necesarias, para despus desarrollar programas de formacin, compensacin y sistemas Administrativos para conservar y motivar a stos trabajadores. Produccin debe reunir las entradas materiales y humanas para producir vnculos. Marketing debe desarrollar estrategias de publicidad, promocin y ventas que faciliten la venta de los vehculos que fabrica el subsistema de produccin. Los distintos departamentos o unidades han de establecer interaccin para lograr los objetivos de la empresa. 20. Qu es cadena de mando y ponga un ejemplo ms que claro!!!... La cadena de mando es la lnea continua de autoridad que se extiende de los niveles organizacionales ms altos a los ms bajos y define quien informa a quien Ayuda a los empleados a responder preguntas como A quin recurro si tengo un problema? y Ante quin soy el responsable? .Los trminos importantes son: autoridad, responsabilidad y unidad de mando. 21. Hable sobre el Diseo Organizacional El diseo organizacional es el arte de organizar el trabajo y crear mecanismos de coordinacin que faciliten la implementacin de la estrategia, el flujo de Procesos y el relacionamiento entre las personas y la organizacin, con

el fin de lograr productividad y competitividad. El gran reto del diseo organizacional, es la construccin de una estructura y puestos de trabajo, flexibles, sencillos alineados con estrategia, los procesos, la cultura y el nivel de evolucin de la organizacin, con el fin lograr los resultados y la productividad mediante la organizacin del trabajo y la distribucin adecuada de las cargas laborales. Es un proceso, donde los gerentes toman decisiones, donde los miembros de la organizacin ponen en prctica dicha estrategia. El diseo organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de su organizacin y hacia el exterior de su organizacin. 22. Qu es Unidad de Mando, Autoridad y Responsabilidad, Autoridad de lnea y Autoridad de Staff?... UNIDAD DE MANDO: Se refiere a quien se reporta un trabajador Un subordinado debe tener un solo superior, ante quien es directa/e responsable las organizaciones actuales siguen con fidelidad este principio al disear actividades y relaciones de trabajo. AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD: Es el tipo y la calidad de autoridad y responsabilidad que los miembros de la organizacin tendrn. Autoridad:

Derechos inherentes en una posicin gerencial para dar rdenes y esperar que estas se obedezcan. Pegamento que une. El puesto determina la autoridad e ignora las caractersticas personales del gerente en lo individual. Al relevo de autoridad (gerente) la autoridad permanece en el puesto.

Punto de vista unidad de mando:

Enamorados del concepto orden - obediencia Gerentes todo poderosos Surge la teora de la aceptacin de la realidad La autoridad proviene de la disposicin de los subordinados a aceptarla (chester Barnard) Por tal si no aceptaba el subordinado no haba autoridad esta teora estableca: que se comprenda la orden que sea compatible con los propsitos de la organizacin que no est en conflicto con sus creencias personales que sean capaces de desempear las tareas indicadas

AUTORIDAD DE LINEA:

Es la que permite a un gerente dirigir el trabajo de un subordinado. Relacin de autoridad supervisor - subordinado que se extiende desde la cima de una organizacin hasta los niveles ms bajos siguiendo lo que se conoce como: Cadena de mando

Se refiere a una posicin y describe a gerentes cuya funcin contribuye directamente al logro de los objetivos organizacionales, lo que representara dos formas de ver el trmino de la lnea.

AUTORIDAD STAFF:

Est en una posicin de ofrecer asesora o asistencia a los gerentes de lnea. Apoyan, asisten, recomiendan y generalmente reducen la carga de trabajo de los gerentes de lnea. Pueden formar parte de la empresa o no.

23. Hable sobre las Organizaciones como Sistemas y ponga un ejemplo ms que claro!!!.. Las Teoras se centran en la estructura y relaciones o interdependencia entre las partes de la Organizacin. Un enfoque sistmico implica la idea de que la organizacin est formada por partes y que stas interaccionan entre s para alcanzar los objetivos de la empresa. En Suministros Industriales Thrifty, por ejemplo, se debe obtener inputs (entradas ) del entorno. Estas entradas incluyen tanto los productos a vender, como sus empleados y su financiacin bancaria. Los procesos internos en Thrifty incluyen la recepcin y almacenamiento de los productos, marketing, ventas, mantenimiento y otras actividades necesarias para el da a da del negocio. Referente a la salida outputs( resultados) , Thrifty debe vender sus productos a los clientes, debe responder a los Organismos Gubernamentales que regulan la Empresa , as como solucionar sucesos inesperados , como el del conductor ebrio que choc contra el escaparate de la tienda. 24. Hable sobre los Sistemas Abiertos y Cerrados y ponga un ejemplo claro!!... La teora de sistemas distingue entre sistemas abiertos y sistemas cerrados. Entendemos por sistemas cerrados, aquellos que se auto conservan y no reciben energa o recursos externos, es decir, no necesitan interaccionar con el entorno. Cuando estos sistemas se quedan sin energas entra en un Estado de colapso denominado entropa Uno de los avances ms relevantes en el estudio de las organizaciones ha sido la comprensin de que las organizaciones no son ni pueden ser sistemas cerrados, pues dependen del entorno para la obtencin de energas. Los sistemas abiertos pueden (mediante la importacin de energa en forma de recursos fsicos, humanos y financieros) eludir la entropa y crear un estado denominado Entropa negativa. 25. Que afirma la TGS e indique sus 3 premisas bsicas. La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en trminos de sus elementos separados; su comprensin se presenta cuando se estudian globalmente. La TGS se fundamenta en tres premisas bsicas: 1. 2. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro ms grande. Los sistemas son abiertos: es consecuencia del anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o mayor, recibe y descarga algo en los otros sistemas, generalmente en los contiguos. Los sistemas abiertos se caracterizan por un proceso de cambio infinito con su entorno, que son los otros sistemas. Cuando el intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de energa. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas biolgicos y mecnicos esta afirmacin es intuitiva. Los tejidos musculares por ejemplo, se contraen porque estn constituidos por una estructura celular que permite contracciones.

3.

26. Hable sobre los componentes de la Organizacin formal y ponga un ejemplo bien claro!!... Factores que determinan cmo es una estructura organizativa formal:

1. Tamao: empresa grande: + complejidad + burocracia / estructura organizativa ms compleja + especializacin 2. Tecnologa: la tecnologa condiciona el comportamiento humano como la propia estructura organizativa.

3. Entorno sectorial y social: no es lo mismo una empresa que est en el sector agrario que en el industrial, si la empresa est en un sector ms simple la estructura es ms simple.

27. Dentro de la Estructura Organizativa hable de las relaciones formales. RELACIONES FORMALES: De subordinacin: Llamada tambin de autoridad lineal. Es la que existe entre un jefe y sus subordinados directos. De Asesora: Es conocida tambin como staff y existe entre los rganos que tienen por objeto aconsejar e informar a los rganos de lnea. Son consejos que pueden ser aceptados o no por el jefe de lnea a quien aconsejan. Funcional o de Mando Especializado: esta relacin es la que existe entre un rgano o un cargo especializado en determinada funcin, que puede dar instrucciones a otros jefes de lnea o a sus subordinados, sobre el mtodo de ejecucin de la actividad de la cual es responsable. (Autoridad funcional). De representacin personal: tienen lugar cuando un funcionario de confianza recibe autorizacin para representar a un superior jerrquico, generalmente inmediato y para actuar en su nombre. De servicio: Esta relacin aparece cuando se han concentrado en un solo rgano determinadas actividades en apoyo de otros rganos a los que no estn subordinados directamente, como los servicios de intendencia, de mensajera, de mantenimiento, etc. De coordinacin: existe entre rganos del mismo nivel, para coordinar las actividades en que intervienen varias reas de especializacin. Generalmente se ejercen a travs de comits. De revisin o de control: Es el caso de los rganos de auditoria interna. Su funcin es revisar sistemticamente las operaciones realizadas por los dems rganos de la institucin, para comprobar que su actuacin se ajusta a las normas y procedimientos establecidos. Lo ms comn es que se representen slo las relaciones de lnea, las de asesora y a veces las de autoridad funcional. 28. Principales beneficios en el proceso de Anlisis y Diseo Organizacional PRINCIPALES BENEFICIOS

Focalizar la empresa en su estrategia de negocios. Mejorar la calidad y reducir los tiempos de realizacin y revisin de procesos, sub-procesos y actividades. Incrementar la satisfaccin de los clientes internos y externos con procesos ms expeditos y controlados. Integrar mltiples disciplinas para producir soluciones integrales de negocio. Utilizar el conocimiento adquirido, tratando de obtener mayor eficiencia.

29. Cules criterios para determinar los niveles jerrquicos en la autoridad y responsabilidad? Actividad critica para el xito o logro de los objetivos Participacin en las decisiones Funciones sustantivas y funciones de apoyo Iniciativa y autonoma operativa Complejidad de la funcin Unidades de confianza mbito de control 30. Hable sobre los principios de la Delegacin de Autoridad. 1) Decidir qu tareas se pueden delegar. 2) Decidir a quines se les asignarn las tareas. 3) Delegar con claridad. 4) Proporcionar recursos suficientes para realizar la tarea delegada. 5) Especificar los resultados. 6) Permitir que los subordinados cometan errores. 7) Establecer controles amplios. 8) Mantener lneas abiertas de comunicacin. 9) Entrenar en cargos superiores para cuando el directivo se retire de la organizacin.