Angie Viviana Acosta Vanegas

ADSI

Punto 1. ISO 9001. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin." Es una norma internacional, aplicable a empresas de todos los sectores y tamaos, y que describe de qu debe constar un sistema de gestin de la calidad Adopta un enfoque basado en procesos considerando que para que una organizacin funcione tiene que identificar y conocer las interacciones entre todos los procesos existentes en la misma. Los requisitos generales de la norma se basan en definir y determinar la interaccin entre los procesos El sistema de gestin de la calidad tiene como objetivo conseguir mejoras en la satisfaccin de los clientes y est formado por un conjunto procesos interrelacionados entre s. El enfoque basado en procesos es el conjunto de actividades o etapas sucesivas encaminadas a la consecucin de un objetivo, como ejemplo de representacin el ciclo PHVA

Angie Viviana Acosta Vanegas

ADSI

Punto 2. DEFINICION CONCEPTOS BASICOS. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin." Definicin de procesos

ISO 9000 define: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados En el mbito administrativo se entiende por la secuencia ordenada de actividades, proceso: incluidos los trmites de los

procedimientos administrativos, interrelacionadas entre s De la definicin de proceso hemos de destacar relacionadas o que interactan, es decir, secuencia de tareas conectadas de forma sistemtica, y resultados, es decir,

producto/servicio con valor para el cliente del proceso

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

Ejemplo de un proceso en un diagrama: Podemos observar cinco elementos:

1-

Entradas: de

Con

unas

caractersticas que permite

definidas

antemano

aceptarlas o rechazarlas. 2- Salidas: Producto/Servicio destinado al cliente interno/externo. (Es fundamental que cumpla con la calidad exigida por el proceso) 3Recursos o factores del proceso: compuesto por Personas: Quin lo hace. Materiales: Con qu lo hace. Infraestructura: Con que herramientas Mtodo: Quin hace qu 4- Sistema de control: Formado por los indicadores, sus objetivos y los cuadros de mando decisiones resultantes para la toma de

Angie Viviana Acosta Vanegas

ADSI

Una vez analizada y detallada toda esta informacin podemos confeccionar la ficha del proceso

Tipos de procesos

No existe un estndar sobre la clasificacin de procesos; pero los ms utilizados son: 1- Procesos de Gestin. - Son los procesos estratgicos de la organizacin, tambin son denominados procesos de liderazgo o de staff. * Establecen las bases para el correcto funcionamiento y control de la organizacin. - Proveen de informacin al resto de los procesos para elaborar planes de mejora. Ejemplos de procesos de gestin: La mejora continua, la satisfaccin del cliente. 2- Procesos operativos. - Transforman los recursos en el producto/servicio aportndoles valor, es decir, conforme a los requisitos del cliente tanto interno como externo. - Son la razn de ser de la organizacin, sin los cuales esta no tendra sentido. - Son los responsables de lograr los objetivos de la empresa. Ejemplos de procesos operativos: el proceso productivo, el proceso logstico, el proceso de compras, el proceso de ventas. 3- Procesos de apoyo. - Proporcionan los recursos al resto de procesos segn los requisitos de estos. Ejemplos de procesos de apoyo: la gestin financiera, mantenimiento de infraestructuras

Metodologa de anlisis de procesos.

Esta permite cerrar la definicin de los elementos de control en aquellas fases y procesos en los cuales se detecte una necesidad de coordinacin entre resultado. El eje director del anlisis es quien identifica las etapas, que coincide con el modo intuitivo con el que la mayor parte de los seres humanos describen los procesos. Esto se acompaa con un mtodo que asegura un resultado sistemtico y que presta atencin a aquellos puntos que suelen suponer un problema en el sistema en produccin. http://arpcalidad.com/definicin-de-proceso/ funciones para obtener un

Angie Viviana Acosta Vanegas

ADSI

Punto 3. Cuadro de Mando. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."

Mencione enfoques de mejoramiento con relacin a procesos

El mejoramiento de procesos es una metodologa orientada a aumentar la productividad, reducir el tiempo de ciclo de los procesos, incrementar la velocidad en el funcionamiento del proceso y buscar la optimizacin. Busca asegurar que cada proceso cumpla los requerimientos de los clientes, as como el incremento de eficiencia, eficacia y efectividad, en ltimas, Los pasos a seguir para la aplicacin de la Metodologa para el Mejoramiento de los Procesos son:

Capacitacin sobre mapeo de procesos y documentacin. Identificacin de Cadena de Valor de la empresa. Formacin de Comit Gua y Coordinador del Proyecto. Efectuar el mapeo de los procesos. Anlisis del Procesos e Identificacin de Mejoras. Realizar las Mejoras de los Procesos. Establecer Indicadores de Gestin de Procesos. Disear Polticas para Auditorias de procesos.

Qu es un Cuadro de Mando (o Tablero de Control)

El Cuadro de Mando o Tablero de Control es una herramienta operativa til para controlar lo que pas en un rea o departamento. Sus indicadores estn focalizados a procesos y no al avance del Plan Estratgico de la Organizacin.

Los elementos que componen un Cuadro de Mando o Tablero de Control son: Objetivos Operativos del rea o departamento Indicadores de Gestin que muestran lo que pas durante un perodo

Lea el artculo completo en http://www.tablerodecomando.com/diferencias-entrecuadro-de-mando-integral-y-cuadro-de-mando/

Angie Viviana Acosta Vanegas

Punto 5. CUESTIONARIO. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para

ADSI
definir

requerimientos de informacin."

a.

Que es un Mapa de Procesos y cules son sus utilidades.

El mapa de procesos ofrece una visin general de un sistema de gestin o entidad, en el mapa de procesos se representa uno y cada uno de los procesos que componen un sistema as como sus relaciones principales. Dichas relaciones se indican mediante grficos en forma de mapas conceptuales los cuales representan los flujos de informacin. Los mapas de procesos son tiles para: Saber cmo llevan los trabajos se estn haciendo en la actualidad Para aumentar la clida Para mejorar los procesos Para mantener a nuestros empleados orientados Para crear formas deferentes de trabajo momentos crticos Para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados. b. Por qu y para qu se deben realizar los Mapas de Procesos. Un mapa de procesos bien estructurado permite el buen funcionamiento de una empresa. Ya que sin un mapa como tal la empresa no sera afectiva en su trabajo ya sea por la parte de empleados, clientes o hasta el mismo administrador, as que se debe tener en cuenta que el mapa de procesos se realiza para las siguientes funciones: Para percibir errores en cuanto a la recoleccin de informacin por de pronto hay informacin que se recolecta que es innecesaria. En darle un buen adiestramiento a los empleados para no tener inconvenientes con sus resultados laborales. cuando se presenta

Angie Viviana Acosta Vanegas

ADSI

Para enfocarse en la entropa de los sistemas de informacin que utiliza la empresa para as saber cul se debe cambiar o modificar para darle un buen uso y tener resultados exitosos.

Para que el empleado se enfoque en la tarea adquirida o para la que fue contratado. Para medir la efectividad o eficiencia del trabajo ya sea para modificar y obtener un mejor resultado final.

c. Que permite identificar los Mapas de Procesos. Los mapas de proceso permiten identificar en que se est fallando o en que se puede mejorar, tambin es una gua sencilla para cuando hay empleados nuevos o clientes nuevos ya que un mapa de procesos muestra una entidad en si o muestra el proceso de una actividad bien hecha. d. Cuando se deben utilizar los Mapas de Procesos. Ya de cuando los resultados no son los deseados, cuando se necesite recolectar informacin sin perder tiempo en la informacin innecesaria, cuando se necesita crear un departamento ms en una empresa y tambin para mostrar informacin de una mejora si es viable o no. e. Cules son las dos alternativas que existen para representar un

proceso y explquelas. Las dos alternativas son los mapas de procesos cruzados y el flujo grama: Mapa de procesos cruzados: Este mapa tiene los insumos o recurso necesarios de una entidad tales como personas, materiales y productos y los pasos necesarios

Angie Viviana Acosta Vanegas

ADSI

para transfrmalos en el resultado final. Par eso se necesita otras dos clases de procesos los cuales se les llama:

Mapa funcional: es la organizacin de los procesos de la empresa paso a paso para saber cules actividades cruzan el lmite de una unida a otra. Lnea de tiempo: o mapa de tiempo este mapa se hace para reducir el tiempo en cuanto a la produccin de la entidad sin perder la calidad. Flujo grama: Este tipo de mapa se utiliza para representar por medios de smbolos un anlisis complejo pues nos permite representar todos los paso y elementos que intervienen en el mismo.

f. Explique las alternativas para representar los procesos grafquelos.

cruzados y

Las alternativas de procesos cruzados se refieren a un diagrama de flujo no tan complejo ya que se debe en el primer da pensar en una propuesta para despus procesarla luego en el segundo da tomar una decisin si funciona o no, si no funciona se corrige, si funciona se procesa y se refiere al siguiente da se coordina visita y se presta el servicio.

Angie Viviana Acosta Vanegas

ADSI

Punto 6. ESTUDIOS DE CASO. Guia: "Elaborar Mapas de Procesos para definir requerimientos de informacin."

estudio de casos de la universidad de la vida

En la ciudad Polis, el ndice de analfabetismo supera el 80% entre la poblacin juvenil, el restante no tiene preparacin para la vida laboral, por lo que se ven abocados al trabajo informal y un pequeo porcentaje son personas que necesitan educacin continua. Para suplir estas necesidades un grupo de profesionales ha decidido crear un ente educativo que ser direccionado por medio una junta directiva y un comit de asesoramiento, tendrn que contratar recurso humano, buscar recursos financieros e infraestructura para su buen funcionamiento.

Angie Viviana Acosta Vanegas

ADSI

Angie Viviana Acosta Vanegas

ADSI

Punto 7. DOCUMENTAR PROCESOS. Gua: "Elaborar Mapas de Procesos para definir

Angie Viviana Acosta Vanegas

requerimientos de informacin."

ADSI

Angie Viviana Acosta Vanegas

ADSI

Angie Viviana Acosta Vanegas

ADSI