AUDITORIA NOCTURNA Es la revisin y anlisis detallado, hecho con la finalidad de examinar completa y constructivamente los registros y estados financieros

de la organizacin, empresa, institucin o cualquier otra entidad, con el objeto de evaluarlos y juzgar si se realizan conforme a lo establecido por la administracin, el fisco, etc. TIPOS DE AUDITORA

Operacional: enfocada a la revisin de operaciones. Administrativa: cuando se revisa el proceso administrativo en su totalidad o en algunas de sus partes. Financiera: la que se refiere a la revisin de los estados financieros o a una parte de los mismos. Fiscal: cuando se revisa el cumplimiento de las disposiciones fiscales. Gubernamentales: relativa a la revisin de las entidades, de la administracin pblica y del

cumplimiento de las diferentes leyes y reglamentos del sector pblico. AUDITORA NOCTURNA Es la que se realiza a diario en los hoteles en el turno de la noche, tiene bajo su responsabilidad a los cajeros nocturnos, y los auditores nocturnos de restaurantes, adems de cumplir con sus funciones normales como auditor, el auditor nocturno est encargado tambin de la caja de recepcin durante la noche, con todas las funciones de cajero de recepcin. Su funcin principal, es chequear todas las cuentas vivas y las cuentas ciudad de recepcin. El auditor nocturno se encarga de revisar diariamente los cortes de cajas departamentales y otros reportes que le permiten cerciorarse que los ingresos del da se hayan determinado, cobrado, clasificado y registrado conforme a las polticas establecidas. Se llama nocturno porque el trabajo del auditor nocturno comienza a las 11:00 PM; ya que a esa hora o un poco ms tarde es cuando llegan a la caja de recepcin los ltimos diarios de ventas y sus respectivos comprobantes de los departamentos de alimentos y bebidas. El nmero de auditores depende de la magnitud del hotel y del promedio de habitaciones ocupadas. En funcin a las caractersticas especiales de operacin de un hotel, la hora ms apropiada para realizar la auditoria es de las 9:00 PM a las 7:00 AM del da siguiente. Sin embargo este horario tiende a variar de acuerdo al hotel, en el Hotel Lido inicia a las 11:00 pm y/o 12:00 pm y termina 6:00 am y/o 7:00 am, en este hotel el horario varia de acuerdo al da; en el Hotel Hilton e Intercontinental Tamanaco inicia desde las 11:00 pm y finaliza a las 6:00 am. PERFIL IDEAL DEL AUDITOR NOCTURNO

Escolaridad: Estudiante o egresado de Administracin Hotelera, Contadura Pblica, Administracinde Empresas. Conocimientos Tcnicos: Nociones bsicas de Contabilidad, Auditoria, Contabilidad yAdministracin Hotelera. Experiencia Laboral: Preferiblemente un (1) ao como auxiliar de Contabilidad o Auditoria de Ingresos; o en la industria hotelera, formando parte de la administracin, cajero departamental,recepcionista, etc. Caractersticas Personales: Dinmico, buena presencia, trato agradable, discreto, responsable,disponibilidad para trabajar en horario nocturno, habilidad analtica y de juicio, meticuloso.

OBJETIVO DE LA AUDITORIA NOCTURNA Contribuir al desarrollo y la proporcin de los movimientos realizados durante la noche, para as ayudar a la labor del auditor de ingresos en su tarea de elaborar, supervisar y controlar la contabilidad del hotel. El auditor nocturno canaliza la operacin de los cargos de los ingresos por ventas y el auditor de ingresos hace la verificacin y contabilizacin de dichos ingresos del hotel. Para facilitar la labor al auditor de ingresos, el auditor nocturno agiliza su trabajo con el sistema Fidelium. FUNCIONES DEL AUDITOR NOCTURNO

Verificar el trabajo de los cajeros de recepcin. Verificar que los servicios se hayan cobrado segn la lista de precios y tarifas estipuladas por el hotel. Separar los ingresos por departamento, lavandera, restaurante, bar, Room Service, telfonos,reservaciones, anticipos, banquetes y eventos. Atender la recepcin y cualquier requerimiento de los huspedes durante la noche. Realizar el check in y el check out que ocurra durante el turno. Chequear y verifica que todos los huspedes tengan la tarifa correspondiente, de acuerdo a la habitacin que tenga, si es corporativa o reservacin de agencia de viajes. Chequear los descuentos y habitaciones complementarias autorizadas debidamente con un soporte firmado por el Gerente General del hotel. Chequea el reporte de extranjeros, para saber cuantas personas llegan al hotel de otra nacionalidad. Chequea los desayunos tipo buffet incluidos y que no los haya cargado el restaurante en un cheque de consumo.

Chequea los cargos de propinas que se hayan en los desayunos incluido. Chequea los Paid Outs. Chequea el cambio del dlar. Chequear o revisar los City Ledger de los huspedes que estuvieron de salida ese da. Chequea el folio de atenciones VIP. Cuadra los cierres los puntos de ventas de alimentos y bebidas, que les envan los cajerosdepartamentales en caso de que los haya, sino el encargado debe cerrar la caja. Cuadra todos los cargos con tarjetas de crdito.Elabora un informe con todos los vouchers de tarjetas de crdito, detallando cada una de ellas y los emite en la caja fuerte del hotel.

PROCEDIMIENTO DE LA AUDITORIA NOCTURNA

Cargos a cuentas por cobrar, el posteo de cargo debe ser finalizado. Postear los cargos por habitacin, impuestos y telfonos. Distribuir los cargos, se separan los cargos por departamento y por cliente. Cada departamento enva su hoja de control o resumen de ventas al auditor nocturno, de manera de comparar dicho resumen con lo obtenido en la auditoria. Realizar el balance de los crditos de los folios, depsitos en efectivo y transferencias de crditos. Verificar el balance. El cajero de recepcin hace su cuadre de caja y lo entrega al auditor nocturno. Revisar los movimientos de cajeros y sacar los reportes de pagos (tarjetas de crdito, cheque,efectivo) y los reportes de cuenta ciudad (city ledger por cajero). Cerrar los puntos de ventas del hotel, se debe que haber preregistrado las reservas garantizadas encaso de no show (para preregistrar el auditor primero debe autorizar la tarjeta de crdito y verificar sel husped est In House). Revisar todas las llegadas extranjeras y verifica que estn todos los nmeros de pasaportes,procedencia de los huspedes y destinos. El auditor revisa que no haya

doble registro y en caso dehaber dos personas compartiendo una habitacin que tenga una tarifa Norate.

Verificar que todos los huspedes In House tengan Rate Code, y no existan diferencias en las tarifas. Si hay habitaciones de House Use el auditor debe asegurarse que el Rate Code sea House y que en el rengln de Comp aparezca una `H' de igual forma si es Complementary el rate code debe ser Comp y en el rengln del mismo nombre debe aparecer `Y' Ya verificadas todas las cuentas deben quedar en cero. Y se comienza a imprimir todos los reportes antes de tumbar el sistema los cuales son:

Guest in house: Guest in house, Guest in house By Housekeeping: House status Groups: Groups in house by room number Departures Reservations: Arrivals, Arrivals and cl of today, Arrivals VIP, y Cancelations by cancel date

Luego el auditor debe asegurarse de que todos los usuarios estn fuera del sistema. Luego tumba interfaces de micros, fidelios y telfonos en el departamento de sistemas, y se hace respaldos del da los sistemas de computacin. Reactivar las interfaces y micros y procede a sacar los reportes que salen despus de la auditoria los cuales son: Arrivals by Name, Arrivals by Room Number VIP, Guest in House by Room Number,Guest in House, Manager Report y Trial Balance.

el auditor nocturno es la persona que controla los movimientos del da, anterior, en casi todos los hoteles el auditor por lo general es el recepcionista nocturno, entonces controla la caja, los pagos con tarjeta de crdito, es el encargado de imprimir los listados para el da siguiente de ocupacin ( uno para la recepcin otro para la gobernanta otro para los gerentes de cada rea.) Tambin listados de pasajeros con pensin completa, etc. En dos palabras es el que controla lo sucedido en el da, fijarse que todo este en orden, . Espero que te haya servido. Diego Usuario Y en cuanto al perfil, cmo tiene que ser y que conocimientos debe tener el auditor?

Muchas gracias por las funciones... karen Experto No es necesario que sea un COntador, pero si que tenga mucha experiencia e el rea contable y en hoteleria. Ac te paso algo de informacin tcnica sobre auditor nocturno que encontr en una pgina de internet. La reconciliacin consiste en verificar que los totales departamentales reportados como cargos hayan sido correctamente posteados a los folios de los huspedes. Por lo general la fuente de errores son los posteos realizados en el front desk a los folios de los huspedes, o posteos incorrectos en los PUES. El auditor nocturno cuando utiliza la mquina posteadora correr el D-Report. Este reporte muestra las totales cargados a los folios de los huspedes por departamento. Este reporte apoya a poder detectar las cuentas en las que se pudieron haber hecha posteos incorrectos, o reportados incorrectamente. El auditor nocturno debe correr el D-Report por lo menos 3 veces durante la auditora nocturna. En la modalidad PMS, la opcin de totales departamentales reportar el total de ventas a crdito por departamento. Estos totales son comparados con la informacin de posteo recibida del sistema PUES. Otro total departamental debe ser verificado el efectivo que recibe el front office por parte de los huspedes. A este respecto, las polticas son variadas, algunos hoteles desean centralizar las transacciones en efectivo, y por lo tanto, los cheques de consumo en efectivo se enviarn a la recepcin para su posteo. En otros hoteles esta poltica pudiera ser un gran inconveniente por la lejana entre el front y centros de consumo. El reporte de cajeros es el registro de todo el efectivo recibido por el recepcionista o cajero de recepcin. Todos los turnos, incluyendo el de auditora nocturna, deben elaborar este reporte. En los PMS en la opcin de auditora nocturna, en la opcin de cajero reportar la cantidad de efectivo recibida durante el turno. El total de cada turno debe ser verificado contra el total depositado en cada turno. Reconciliacin de Cuentas por Cobrar El city ledger es una cuenta por cobrar que se mantiene en el front office. Como se ha mencionado, este mayor es una conjuncin de las cuentas de clientes que no estn registrados (hospedados) en el hotel. Estos clientes pudieron tener privilegios de crdito (cuentas por cobrar a empresas), o bien pudieron haber hecho un depsito por un evento en el futuro. El auditor nocturno tratar estas cuentas como los cuentas del mayor de huspedes (para los huspedes registrados). Deber revisar todos los cargos y verificar su actualizacin y exactitud. El efectivo recibido de estas cuentas se refleja en el reporte de cajero.

Los valores (saldos) que forman parte del City Ledger son amplios; por ejemplo un hotel que promueve cuentas por cobrar (direct bill) como un servicio a sus huspedes comerciales puede reflejar altos saldos (como deuda de los clientes). Otras cuentas por cobrar que se mantienen en el front office, es el Maestro de Tarjetas de Crdito (Bancomer, Banamex, Visa, MasterCard, etc.). Dependiendo del tamao del hotel, los servicios ofrecidos a los huspedes, y la rapidez con que las agencias de tarjetas de crdito hagan los reembolsos al hotel, este valor (saldo) pude ser tambin muy alto. Cuando se reciben los pagos de las agencias, por lo general son cheques, el saldo de esta cuenta se disminuye. Volver a incrementarse cuando se posteen nuevos cargos a los folios de los huspedes. Por lo general las cuentas se mantienen en el front desk, as cuando llega un cheque el recepcionista o cajero postea la cantidad y calcula nuevamente el saldo de sta. El auditor nocturna que usa mquina posteadora verificar las adiciones al city ledger y al maestro de tarjetas de crdito hechas en el da, contra los totales departamentales. En los PMS, en la opcin de city ledger y cuentas por cobrar producir los reportes de actividad tanto en el city ledger como en el maestro de tarjetas de crdito. Preparacin de el reporte de Auditora Nocturna. Este reporte de auditora se organiza dependiendo de las necesidades de informacin de cada hotel. Es importante recalcar que este reporte es una herramienta que provee al hotel de la informacin financiera diaria del hotel. Habitaciones e impuestos Las cantidades de ventas de habitaciones son importantes para el xito de un hotel. Dicen al gerente qu proporcin de ingresos estn entrando por cuartos. Debido a que gran parte de los ingresos de habitaciones son considerados como utilidades, la gerencia debe monitorea estas cantidades muy de cerca. Los valores reflejados en ventas de habitaciones representan el total de rentas posteadas a los folios de los huspedes. El auditor nocturna obtiene estos valores de la mquina posteadora o del PMS, activando los totales de venta. Este saldo es verificado contra el reporte de ama de llaves y revisado contra el rack de habitaciones (o en su caso contra el reporte de ocupacin). Los impuestos correspondientes se obtienen al activar la funcin de cargar impuestos. Este valor es necesario para el cobro de impuestos y su reporte. Ventas totales de restaurante e impuestos Este total muestra todos las ventas incurridas por restaurantes y puntos de venta de alimentos en el hotel. Estas cantidades son verificadas contra el reporte diario de ventas, contra las cintas de auditora de los puntos de venta de restaurantes o dems puntos de venta. La cantidad de impuestos se obtiene tambin de los reportes diarios de ventas. Propinas de restaurante, room service, banquetes, y bares

Las propinas pagadas a los meseros o personal de servicio, representan un control importante. En cualquier caso los vouchers ( propinas cargadas a las cuentas de los clientes), tirillas de paid-out (propinas pagadas inmediatamente al personal de servicio con dinero de la caja), y los vouchers de tarjetas de crdito (propinas cargadas) son usadas para verificar este total Room service Algunos hoteles reportan estas cantidades por separado, debido a que preparan promociones especiales y campaas de merchandising para incrementar el consumo en room service, por lo que es necesario monitorear las cantidades de cerca. Ventas de banquetes Los hoteles con un volumen de operacin alto en banquetes, reportan las cantidades de este concepto por separado; es decir, no lo incluyen con restaurantes. Estas cantidades son el total de los cheques que son cargados a banquetes. El auditor nocturno debe revisar la bitcora de eventos para asegurarse que todos los eventos programados han sido cobrados. Ventas de bar de banquetes y bares en general Esta cantidad es originada por las mquinas registradoras de los puntos de venta. El total de los diferentes puntos que sirven bebidas alcohlicas son reportadas al front office por medio del reporte diario de ventas. Cada reporte es acompaado por las cintas de auditora de las mquinas registradoras. Renta de espacios Son las rentas cobradas por salones de banquetes, o de reuniones. El auditor nocturno cruzar esta informacin contra la bitcora de eventos para estar seguro que se han cargado las rentas. Valet Uno de los servicios que un hotel brinda son lavandera y tintorera. Esta cantidad debe ser monitoreada debido a que el hotel paga bajo la premisa a la tintorera o lavandera de "Cuando la ropa se haya regresado". Estos costos ms un porcentaje de utilidad son posteadas a los folios de los huspedes. Algunos hoteles mantienen un diario de tintorera y lavandera donde registran toda la informacin. De ste se generan los vouchers para ser cargados a los folios de los huspedes. El total de los voucher componen el total de valet para la auditora nocturna. Cargos por telfono El auditor nocturno traslada todos los cargos de telfono que le pase el rea de telfonos, por medio de vouchers de cargo, a los folios de los huspedes. En hoteles con PBX con interface al PBX son trasladadas electrnicamente.

Ventas tiendas de regalos e impuestos La tienda de regalos genera un reporte de ventas que lo enva al front office, las cuales deben ir acompaadas por las cintas de auditora. Mquinas de venta Los hoteles que tienen sus propias mquinas de venta, monitorean la recoleccin diaria de stas. Una persona recolecta la cantidad de todas las mquinas y genera el reporte de venta del da. SPA An cuando el uso de la instalacin pueda ser gratuito, algunos productos o servicios pueden venderse. Por lo general estos son cargados a los folios de los huspedes. Para esto se deber generar un reporte de ventas para poder ser cruzado con la auditora nocturna. Estacionamiento Si se cuenta con un estacionamiento que da servicio a huspedes y pblico en general puede cobrar mediante efectivo, vales de estacionamiento, o tarjetas de crdito. Los huspedes en el hotel por lo general cargan estas cantidades a sus folios. El responsable del estacionamiento prepara un reporte diario de efectivo y cargos por cada turno. La documentacin de apoyo incluye tickets de estacionamiento, cintas de mquina registradora, vouchers, etc. El auditor nocturno prepara un total de estas cantidades en base a los reportes. Total de ingresos y total de cancelaciones/amortizaciones Estas cantidades representan todas las transacciones en efectivo y cargos del da, que han sido reflejadas anteriormente. A lo largo del da el gerente del front office autoriza paid out (servicios de lavandera, propinas, etc.), descuentos (por cargos en restaurantes o habitaciones), y ajustes (en habitaciones, telfonos, restaurantes), bajo la modalidad de cancelaciones o amortizaciones a las cuentas de los clientes. Estas cantidades son verificadas con las tirillas autorizadas de paid-out, vouchers, y tirillas de transferencias. Ventas en efectivo y Saldo de Cuentas por cobrar El total de ingresos representan tanto efectivo como ventas con cargo a los folios de los huspedes. Para las ventas en efectivo se reporta la cantidad por separado, representado esta cantidad los totales reportados y recibidos de los diferentes reportes diarios departamentales, y los cuales se requieren tambin para justificar el depsito de bancos.

Las ventas con cargo estn reflejadas en las "cuentas por cobrar pendientes" (Cuentas pendientes por cobrar del da de hoy). Esta es la cantidad que resta a recibir por los huspedes. El total de paid-outs, el total de descuentos, y el total de cancelaciones/amortizaciones deben ser restadas a dicha cantidad.(Cuentas pendientes por cobrar del da de hoy). Esta debe ser igual al D-Report. En caso de que existan discrepancias, se deber buscar su origen y solucionarlas. El total de ingresos generados en sta parte de la auditora nocturna, es igual a la suma de Paid-outs, ventas en efectivo, y cuentas pendientes por cobrar el da de hoy. La cantidad que refleje "Cuentas pendientes por cobrar del da de hoy" se le suma la cantidad de "Cuentas pendientes por cobrar del da de ayer", para obtener el saldo acumulado de cuentas pendientes por cobrar (Total de cuentas pendientes por cobrar) Tarjetas de crdito, y efectivo aplicado a cuentas por cobrar A lo largo del da el contralor del hotel puede solicitar a los cajeros o a los recepcionistas, que posteen cheques y efectivo recibido de las agencias de tarjetas de crdito, de cuentas por cobrar a empresas, y cuentas del city ledger. Estos cheques y pagos en efectivo representan cargos por banquetes reservados, rentas de habitaciones, entre otros. Una vez ms se actualiza el saldo de cuentas pendientes por cobrar. Anlisis de cuentas por cobrar El gerente de recepcin mantiene y analiza el saldo de cuentas por cobrar. Este indicar la fuente de la cuenta por cobrar -city ledger, cuentas por cobrar a empresas, o diferentes tarjetas de crdito. (Es importante notar aqu que las cuentas del city ledger puedan tener un saldo acreedor, pero puede ser mantenido como una cuenta por cobrar. Por ejemplo, si un husped paga 150 dlares como depsito de un banquete al futuro, se mantendr un saldo acreedor en dicha cuenta. Cuando este saldo acreedor es computado con otros saldos deudores, se obtiene el total de saldo deudor). El contralor usar esta informacin para dar seguimiento a las cuentas (determinar las etapas del ciclo de pago -saldos mayores a 10 das, vencidas a 60 das, etc.) y as poder programar el cobro de cuentas. Depsitos a bancos y cantidad transferida a Cuentas por Cobrar El efectivo, los vouchers de tarjetas de crdito, y los cargos recibidos durante el da provenientes de efectivo, cargos, y transacciones de cuentas por cobrar deben ser depositadas en la cuenta bancaria del hotel, o transferidas a la cuenta interna del hotel de cuentas por cobrar. El auditor nocturno debe proveer un resumen de todos estos componentes del depsito de bancos. Los depsitos a bancos son hechos a travs del da; todos los totales hacen el "Total de depsitos bancos". Los totales de las tarjetas de crdito son enlistados aqu puesto que bajo algunas circunstancias las tarjetas de crdito son considerados como efectivo. El efectivo y los totales de tarjetas de crdito que han sido

depositadas deben ser iguales al total de ventas en efectivo ms el efectivo recibido y aplicado a cuentes pendientes por cobrar, menos el total de paid -outs. El total actual de efectivo y de tarjetas de crdito que ha sido reportado en el reporte de cajero, debe ser igual a las cantidades de total de depsitos a bancos. La cantidad transferida a cuentas por cobrar, deber corresponder (ser igual) a "Cuentas pendientes por cobrar del da de hoy" Reporte de caja En algunos hoteles el recepcionista o el cajero es responsable de recolectar los reportes diarios departamentales. En esos casos el efectivo y vouchers de tarjetas de crdito son sumados al reporte de turno del cajero de recepcin. Se incluyen en ese reporte las cantidades de efectivo y cheques de tarjeta de crdito recibidos y aplicados a cuentas por cobrar. Cada reporte de cajero es verificado contra los reportes diarios departamentales, voucher de efectivo y de tarjetas de crdito, y las transacciones en efectivo o cheque que disminuyen el saldo de cuentas por cobrar. Turno.