Manual Simplificacion Herramientas SIGC

Manual de Procedimientos
Herramientas para la
Certificacin Mltiple
en Grupos de Productores Cafetaleros
Febrero del 2011 Elaboracin: Frank Schreiber, Carlo Costilla Mora
El presente documento fue elaborado en el marco del proyecto Simplificacin de los Sistemas Internos de Gestin para la Certificacin Mltiple y Elaboracin de una Gua para la Rehabilitacin de Cafetales, con financiamiento del Departamento Federal para Asuntos Econmicos - Secretariado de Estado para la Economa de la Confederacin Suiza, y del proyecto Desarrollo, validacin y comprobacin de herramientas de gestin simplificadas, con financiamiento del Instituto Humanista para la Cooperacin con los Pases en Desarrollo HIVOS. Ambos proyectos fueron ejecutados por la JNC. Ambos proyectos fueron gestionados por el Instituto Internacional de Desarrollo Sostenible (IISD) para apoyar la realizacin de actividades de la plataforma peruana de la Red de Asistencia para Productos Primarios Sostenibles (SCAN Per).
NDICE
Presentacin Captulo I: Introduccin 1. La certificacin mltiple 2. Introduccin 3. Presentacin del trabajo 4. Objetivo del Manual 5. Alcance del Manual Captulo II: Estructura 1. Responsable del SIG 2. Inspector Interno 3. Comit de aprobacin 4. rea de asistencia tcnica
Captulo III: Procedimientos de actuacin 1. Procedimiento de estructura y control de documentos 2. Procedimiento de aprobacin 3. Procedimiento de inspeccin interna 4. Procedimiento para apelaciones
ANEXOS Anexo 1: Anexo 2: Anexo 3:
Abreviaturas y glosario Reglamento Interno para la certificacin grupal sostenible Norma Interna de Produccin Sostenible
PRESENTACION
En Per existen 160 mil familias que se dedican a cultivar caf en una superficie de 380 mil hectreas. En el 2010 se exportaron 4987.130 qq de caf verde, con un valor FOB de US $ 886.575.683 millones. El 94% del caf producido se destina a la exportacin. Desde que en el ao 1989 se export el primer contenedor con certificacin orgnica de Per, las ventas de caf con algn tipo de certificacin se han incrementado ao tras ao. Hoy, el 35% del rea cultivada de caf (135.000 has) cuenta con al menos una certificacin (1 milln 250 mil quintales). La mayora de las empresas y organizaciones cafetaleras en Per comercializan cafs con dos, tres o ms certificaciones, de manera que la produccin en campo, el beneficio, procesamiento y comercializacin deben cumplir con diferentes estndares y normas, cuya conformidad es inspeccionada por agencias distintas, cada una con sus propios formatos y criterios de interpretacin de los estndares. La certificacin mltiple requiere de un gran esfuerzo por parte de las organizaciones. En este sentido uno de los desafos de la plataforma nacional de SCAN en Per es la elaboracin de herramientas para facilitar el acceso y el manejo de una certificacin mltiple. Las organizaciones cafetaleras, a lo largo de las ltimas dos dcadas, han empleado, elaborado y mejorado varias herramientas para la certificacin mltiple. La plataforma nacional de SCAN Per consider conveniente trabajar sobre la base de estas experiencias y avances. Se decidi trabajar con empresas y organizaciones que contaban con experiencia con certificacin mltiple, distribuidas por las principales regiones cafetaleras. Las organizaciones y empresas colaboradoras en este proceso fueron la Central Fronteriza del Norte de Cafetaleros CENFROCAFE y Comercio & Cia. en la zona norte, la Cooperativa Agraria Cafetalera Sostenible Valle Ubiriki y la Corporacin Caf Per SAC en la zona central, la Central de Cooperativas Agrarias Cafetaleras de La Convencin y Lares COCLA Ltda. y Bioazul del Grupo ECOM en la zona sur. Con los responsables de los Sistemas de Control, o Sistemas Internos de Gestin de las organizaciones y empresas mencionadas se realizaron una serie de reuniones de trabajo en el transcurso del ao 2010 y en febrero del 2011, para revisar y simplificar los siguientes instrumentos: un modelo de norma interna, de reglamento interno, de ficha de inspeccin interna y de contrato de compromiso entre organizacin y productor. Sobre la base de los documentos trabajados y revisados con las organizaciones colaboradoras, se trabaj el presente manual de procedimientos. Los miembros de la plataforma SCAN expresan su agradecimiento a todos los representantes de las organizaciones y empresas que colaboraron en la elaboracin del presente manual. Al Departamento Federal para Asuntos Econmicos - Secretariado de Estado para la Economa de la Confederacin Suiza, y al Instituto Humanista para la Cooperacin con los Pases en Desarrollo HIVOS, nuestro agradecimiento por el apoyo financiero, sin el cual este trabajo no hubiera sido posible.
Los miembros de la Plataforma Peruana de la Red de Asistencia para Productos Primarios Sostenibles
Captulo I: Introduccin
1. La certificacin mltiple El acceso a una certificacin y el uso de sellos de garanta son importantes para acceder a mercados que valoran prcticas de produccin sostenibles. Lamentablemente, los diferentes estndares requieren diferentes instrumentos para demostrar la conformidad con sus respectivos requisitos. En algunos casos, una organizacin debe implementar una serie de instrumentos, muchos de ellos en forma paralela, para demostrar cumplimiento con el mismo principios (ambiental o social) de diferentes estndares. Adems, en algunos casos, los organismos de certificacin requieren de la implementacin de diferentes instrumentos para el mismo estndar. Todo aquello dificulta el trabajo de organizaciones de pequeos productores para acceder a certificaciones que permitan acceder a mercados exigentes. La Red para Productos Primarios Sostenibles (SCAN por sus siglas en ingls) es una iniciativa internacional para la formacin de capacidades con la finalidad de proveer servicios de asistencia tcnica para productores que implementan prcticas sostenibles y desean acceder al mercado. El trabajo de la plataforma en el Per tiene como objetivo la simplificacin de las herramientas para la certificacin mltiple de organizaciones de (pequeos) productores y garantizar el acceso a los principales sellos del cultivo de caf. Producto de ello es el presente manual.
2. Introduccin La certificacin colectiva evolucion como respuesta a las limitaciones de los pequeos productores para acceder a la certificacin en forma individual. La certificacin de los grupos consiste en una inspeccin y habilitacin de productores por su misma organizacin bajo supervisin y responsabilidad de un organismo de certificacin. En los requisitos generales para los organismos de certificacin de productos, internacionalmente reconocidos que se resumen en la Gua Peruana GP-ISO/IEC 65, es permitida la subcontratacin de organismos externos para realizar trabajos relacionados con la certificacin (como por ejemplo la inspeccin) mientras el organismo de certificacin 1. asuma la responsabilidad total del trabajo subcontratado y mantenga su responsabilidad de otorgar, mantener, ampliar, suspender o retirar la certificacin 2. asegure que el organismo externo sea competente y cumpla con los requisitos aplicables de la gua y otras normas y no est involucrado directamente con la produccin del producto, de tal manera que pueda verse comprometida la imparcialidad. (Art. 4.4) Para que el organismo de certificacin pueda basar su certificacin en un trabajo de la misma organizacin a certificarse, sta debe infundir confianza. Su trabajo debe ser eficaz, continuado y transparente, y demostrar en qu medida los integrantes del Programa de Produccin Sostenible cumplen con los requisitos de la Norma Interna de Produccin Sostenible1. Para lograr un trabajo confiable, la organizacin debe contar con un sistema interno de gestin (SIGC) que consiste en una estructura mnima y procedimientos de habilitacin, inspeccin y apelacin. Adems debe garantizar la rastreabilidad del producto, capacitar a los productores en la correcta implementacin de la norma interna de produccin sostenible, evitar los conflictos de inters, y garantizar la confidencialidad de la data obtenida. Este manual fue elaborado en conformidad con los siguientes estndares internacionales:
1
Esta norma resume los requisitos o criterios mnimos de los estndares de las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN y los Lineamientos Generales de Evaluacin de C.A.F.E. Practices y los requisitos o criterios que son comunes en ms de un estndar.
Requisitos Comunes para la Certificacin de Grupos de productores (ISEAL ALLIANCE PO35, 2008), Manual Gua para Certificacin de Grupos de pequeos Productores (IFOAM, 2004), Generalidades de los Sistemas Internos de Control (UTZ certified, 2008), Norma para Certificacin de Grupos Rainforest Alliance (Red de Agricultura Sostenible, 2011),
Adems, considera las siguientes guas: Documento Gua para la evaluacin de la equivalencia de esquemas de certificacin de grupos de productores aplicados en pases en desarrollo (Comisin Europea de Agricultura, 2003), l Recomendaciones de la Junta Nacional EEUU de Estndares Orgnicos (NOSB, 2002), Documento explicativo respecto al Estndar Genrico Fairtrade para Organizaciones de Pequeos Agricultores (FLO, 2006), Suplemento para los pequeos productores de C.A.F.E. Practices (Starbucks, 2005).
3. Presentacin del trabajo Los documentos controlados se presentan como hojas sueltas para facilitar su reemplazo cuando se elabore, revise y apruebe una nueva versin.
4. Objetivo del Manual El objetivo general es definir los procedimientos para cumplir con los requisitos para la certificacin de grupos, de manera que sean puestos en prctica por los grupos de pequeos productores y aceptados por los organismos de certificacin.
5. Alcance del Manual La implementacin de la estructura y la aplicacin de los procedimientos deben efectuarse en todas las organizaciones de productores de agricultura familiar de caf, que esperan poder utilizar uno o varios sellos sostenibles en la comercializacin conjunta de sus productos.
Captulo II: Estructura

La estructura mnima para un Sistema Interno de Gestin de la Calidad (SIGC) consiste en un responsable del SIGC, inspectores internos, un comit de aprobacin y un rea de asistencia tcnica. 1. Responsable del SIGC Funciones: Gestin del SIGC, sobre todo: o Planificar, organizar y coordinar el funcionamiento del SIGC. o Supervisar la correcta ejecucin de los procedimientos del SIGC. o Elaborar el plan operativo del SIGC (incluye programar las inspecciones internas y llevar el control de dicha programacin). o Apoyar al comit de aprobacin en su tarea. o Entrenamiento y acompaamiento de inspectores internos. o Elaboracin de lista de productores aprobados y sancionados. o Manejar la documentacin completa del SIGC Comunicacin con organismo de certificacin. Elaborar el plan de levantamiento de no conformidades y observaciones. Comunicacin con productores del Programa de Produccin Sostenible (decisiones del comit de aprobacin, recepcin de apelaciones). Orientar el trabajo del rea de asistencia tcnica del Programa de Produccin Sostenible. Capacitacin, entrenamiento y seguimiento a los inspectores internos
Responsabilidades: Garantizar la eficacia del SIGC Requisitos: Egresado de universidad o instituto de carrera afn Conocimiento de las normas sostenibles relevantes y de la Norma Interna de Produccin Sostenible. Conocimiento del Reglamento Interno Conocimiento de los procedimientos del SIGC Conocimiento agronmico del cultivo y de los posibles riesgos en produccin y gestin. Experiencia mnima de 3 aos en un programa SIGC Conocer costumbres, idiosincrasia e idioma local Preferentemente experiencia laboral en organismo de certificacin o como inspector/ auditor
2. Inspector interno Funciones: Realizar la inspeccin interna anual a todas las unidades productivas asignadas. Responsabilidades: Suscribir el formato Declaracin de confidencialidad y conflictos de inters, antes de realizar una visita de inspeccin. Realizar las inspecciones internas en conformidad con el procedimiento PRO-02. Requisitos: Conocimiento de la Norma Interna de Produccin Sostenible y su implementacin. Conocimiento del procedimiento PRO-02 Conocimiento profundo de la Ficha de Inspeccin Interna (REG-04)
Conocimiento agronmico del cultivo y de los posibles riesgos en produccin y gestin. Facilidad de resumen y redaccin. Saber leer y escribir Conocer costumbres, idiosincrasia e idioma local
3. Comit de aprobacin Funciones: Tomar la decisin sobre la aprobacin o desaprobacin de productores en base a las Fichas de Inspeccin Internas. Tomar una decisin sobre la aplicacin de sanciones en caso de infractores. Tomar parte en el Comit de Apelacin Responsabilidades: Decisin sobre habilitacin y sancin de productores del Programa de Produccin Sostenible. Requisitos: Conocimiento de la Norma Interna de Produccin Sostenible. Conocimiento del procedimiento PRO-01 Conocimiento del Reglamento Interno Conocer costumbres, idiosincrasia e idioma local Gozar del respeto de los productores 4. rea de asistencia tcnica Funciones: Capacitar a pequeos productores, integrantes del programa de produccin sostenible. Responsabilidades: Garantizar el conocimiento de la Norma Interna de Produccin Sostenible por parte de los productores. Garantizar la comprensin de los registros para la inspeccin interna. Dar asistencia tcnica para mejorar la gestin de las unidades productivas. Elaborar, conjuntamente con los productores, el Plan de Manejo. Requisitos: Conocimiento de la Norma Interna de Produccin Sostenible Conocimiento del Reglamento Interno Conocimiento de los procedimientos del SIGC Conocimiento agronmico del cultivo y de los posibles riesgos en produccin y gestin Habilidades para dar capacitacin a pequeos productores.
Captulo III: Procedimientos de actuacin

Para que los procedimientos que posibilitan la certificacin mltiple puedan ser reconocidos por los diferentes propietarios de sellos sostenibles, es recomendable realizar las modificaciones de los mismos solamente en el seno de la iniciativa SCAN, por lo que el procedimiento para la elaboracin y control de documentos (PRO-00) no debera ser distribuido a las organizaciones de productores. Los siguientes procedimientos deben garantizar un trabajo eficaz de las organizaciones de productores y sus Programas de Produccin Sostenible.
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Procedimiento: Estructura y control de documentos
Revisin: 0 Pgina 1 de 10
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Firma Fecha Firma Fecha Firma Fecha Firma Fecha Firma Fecha Firma Fecha
TABLA DE CONTENIDO: 1. OBJETIVO. 2. ALCANCE. 3. REFERENCIAS. 4. DEFINICIONES. 5. RESPONSABILIDADES. 6. DESCRIPCIN 7. REGISTROS 8. ANEXOS 9. CONTROL DE CAMBIOS.
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1. OBJETIVO Facilitar la confeccin de documentos de la Plataforma SCAN estableciendo el procedimiento para la elaboracin, revisin, aprobacin, modificacin, distribucin y control de la vigencia de los mismos.
2. ALCANCE Aplicable a todos los documentos internos de la Plataforma SCAN. Todos los procedimientos, registros y instructivos aprobados en el marco de la plataforma SCAN deben adecuarse al presente procedimiento.
3. REFERENCIAS. 3.1 ISO 9000:2007 Sistema de Gestin de la calidad. Fundamentos y Vocabulario 3.2 ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la calidad Requisitos
4. DEFINICIONES 4.1 Sistema de Gestin de la Calidad: Sistema de Gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad. 4.2 Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Establece qu, dnde, cundo, cmo y por quin. 4.3 Instructivo de Trabajo: Describe en forma puntualizada las actividades colaterales que surgen de la ejecucin de procedimientos y que por su grado de complejidad requieren aclararse. Ejemplo: Guas o directivas. 4.4 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de inspecciones, acciones preventivas y acciones correctivas. 4.5 Manual de la Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de una organizacin. 4.6 Documentos de Referencia: Son todos aquellos documentos relacionados con el procedimiento (leyes, manuales, procedimientos, entre otros), en formato impreso o electrnico, que sirven como referencia de consulta para la correcta interpretacin, aplicacin o modificacin del documento al cual hace referencia el presente procedimiento.
5. RESPONSABILIDADES. 5.1 Todos los representantes de las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN en su conjunto son los responsables de la aprobacin del presente procedimiento. 5.2 La coordinacin de la Plataforma SCAN es responsable de supervisar la elaboracin o modificacin del presente procedimiento, presentarlo a los responsables de aprobacin, de supervisar la correcta aplicacin y de la distribucin a todas las partes involucradas. 5.3 La modificacin del presente procedimiento puede ser encargada a una persona natural o jurdica por la coordinacin de la Plataforma SCAN. 5.4 La persona natural o jurdica que elabora y/o modifica el presente procedimiento, es responsables de que sea emitido de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento.
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6. DESCRIPCIN 6.1. Elaboracin de Documentos. 6.1.1. Criterios. a. Los documentos de la Plataforma SCAN se elaboran utilizando el procesador de texto de Microsoft Word. b. Todos los textos se desarrollan en fuente Arial 11, a excepcin de las tablas y grficos utilizados los cuales se elaboran acorde con las necesidades del usuario. c. Los textos son justificados. d. El contenido de los documentos debe ser simple, claro y objetivo, tomando en cuenta que son utilizados para su ejecucin por usuarios, integrantes de organizaciones que aplican a estndares sostenibles. e. Los documentos despus de elaborados deben verificarse en su aplicacin, de tal manera que: El proceso pueda ejecutarse segn lo planificado y es responsabilidad de los representantes de las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN, hacer la verificacin respectiva. Los usuarios tengan la capacidad para seguir las instrucciones indicadas en el documento. 6.1.2 Redaccin El contenido de los documentos se redacta en espaol con los verbos conjugados en presente, en lo posible se recomienda no usar los verbos en infinitivo. Todos aquellos trminos o siglas cuya aclaracin se considere necesaria para una mejor comprensin del procedimiento, se listan y definen en orden alfabtico en un glosario de trminos en anexo. 6.1.3 Estructura de Documentos Grficos. Los documentos pueden o no incluir diagramas de flujo, en el caso de incluirlos utilice los smbolos indicados en el ejemplo: Simbologa usada para diagramas de flujo Inicio:
Inicio
Proceso/actividad: Decisin (si/no): Registro: Almacenamiento: Conector: Fin:
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6.1.4 Diseo de la Pgina El diseo de los documentos consta de un encabezado con 6 campos de la siguiente manera: Campo 1 Campo 2 Campo 1: Campo 2: Campo 3: Campo 4: Campo 3 Campo 4 Campo 5 Campo 6
Debe contener el nombre/logotipo de de la Plataforma SCAN. Contiene el ttulo del documento que se redacta en negritas y en maysculas y minsculas. Debe contener el nombre del emisor Los documentos se identifican por un cdigo, segn la estructura siguiente: XXX-YY
donde: XXX: Letras que identifican el tipo de documento de acuerdo a la siguiente tabla: Tipo de documento Procedimiento Instructivo de Trabajo Registro Sigla PRO ITR REG
YY: Es el nmero secuencial (se inicia en 01) correspondiente a cada emisor Campo 6: Campo 7: Nmero de revisin. Se inicia con la revisin 00 Nmero de pginas. Ejemplo: 1 de 20.
6.1.5 Contenido del documento: Los procedimientos e instructivos se elaboran siguiendo la plantilla incluida en el anexo 2 La estructura y contenido de los Registros se define en base a las necesidades especficas. 6.2 Control de Documentos 6.2.1 Documentos Nuevos La Plataforma SCAN, a travs de su coordinacin, puede encargar la elaboracin de los documentos a un consultor, en cuanto considere que la ausencia de dicha documentacin afecta directamente la calidad del proceso. La asignacin de un cdigo para los documentos est a cargo de la coordinacin. 6.2.2 Revisin y aprobacin de Documentos El documento debe ser revisado y validado por las personas integrantes de las organizaciones que aplican a estndares sociales y trabajan con el documento. La coordinacin firmar en representacin de ellos en la revisin. La coordinacin remite el documento para su anlisis y aprobacin a las organizaciones que integran la Plataforma SCAN. En la primera pgina se coloca el cargo y nombre, fecha y firma de los encargados de elaborar, revisar y aprobar, como se demuestra a continuacin:
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Elaborado por: Persona natural o jurdica, encargado de la elaboracin del documento Firma Fecha
Revisado por: Coordinacin SCAN Per, Nombre y apellido
Aprobado por: Organizacin integrantes de la Plataforma SCAN 1, Nombre y apellido
Organizacin integrantes de la Plataforma SCAN 2, Nombre y apellido Firma Fecha Organizacin integrantes de la Plataforma SCAN 3, Nombre y apellido Firma Fecha La fecha de vigencia del procedimiento rige a partir de la fecha que se indica en el cuadro de aprobacin. 6.2.3 Control y Registro de Documentos Es responsabilidad de las personas encargadas de la revisin del documento verificar si ste cumple con la estructura establecida en el presente procedimiento. Si el documento es una revisin de un documento aprobado anteriormente, la Coordinacin de la Plataforma SCAN coloca el nuevo nmero consecutivo de revisin. La Coordinacin de la Plataforma SCAN se asegura de que se identifiquen los cambios de acuerdo a lo establecido en el prrafo 6.2.6. Una vez codificado o actualizada la revisin del documento, la Coordinacin de la Plataforma SCAN distribuye el documento a todos los integrantes de la Plataforma SCAN en forma electrnica como archivos *.pdf. El nombre del archivo se compone del cdigo del documento, seguido, con un espacio en blanco, por una abreviacin de su ttulo. Ejemplo: PRO-00 Documentos 6.2.4 Distribucin y Retiro de Documentos Los documentos controlados de la Plataforma SCAN, se distribuyen a travs de sus organizaciones integrantes a las organizaciones que aplican a estndares sostenibles. Las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN se aseguran que los documentos se encuentren disponibles en los puntos de uso. Solamente los documentos que cuenten con todas las firmas de elaboracin/ revisin/ aprobacin, remitidos por la Coordinacin de la Plataforma SCAN, en su ltima
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revisin, son los documentos vlidos para el trabajo de las organizaciones que aplican a estndares sostenibles y de las organizaciones integrantes de la Plataforma SCAN. Los documentos vlidos son estipulados, con su respectiva fecha de aprobacin y su nmero de revisin en el registro REG-00, Listado de documentos de SCAN Per. Es responsabilidad de la Coordinacin de la Plataforma SCAN informar a los integrantes de la plataforma sobre documentos obsoletos para que stas informen de ello a las organizaciones que aplican a estndares sostenibles. Cuando una organizacin requiera un documento de la Plataforma SCAN, lo solicita a la Coordinacin de la Plataforma SCAN. 6.2.5 Archivo de Documentos La Coordinacin de la Plataforma SCAN mantiene los archivos de los documentos controlados en forma electrnica y una copia impresa del original correspondiente a cada documento del sistema (procedimientos, instructivos y registros). La Coordinacin de la Plataforma SCAN mantiene una copia de las revisiones anteriores de cada documento para poder documentar el desarrollo del sistema implementado. 6.2.6 Modificacin de Documentos Los responsables de las organizaciones que aplican a estndares sostenibles, as como los integrantes de la Plataforma SCAN pueden modificar un documento como resultado de algn cambio en el proceso o de una accin preventiva o correctiva. A criterio de ellos, concertado con la Coordinacin de la Plataforma SCAN, uno o varios cambios significativos dan lugar a una nueva revisin. La modificacin puede ser encargada, a travs de la Coordinacin de la Plataforma SCAN, a un consultor. Cuando se modifique un documento y/o su anexo se debe actualizar la revisin y fecha de aprobacin, as como la firma de los responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin. La modificacin de cualquier prrafo en el texto de un documento se seala en el Capitulo 9 CONTROL DE CAMBIOS. Los datos incluidos sobre los cambios sern eliminados en la siguiente revisin, colocndose los nuevos cambios. Cuando los cambios realizados en uno o varios prrafos son extensos, se coloca en celdas combinadas de la tabla del control de cambios: Por lo extenso de los cambios el usuario debe leer con atencin los prrafos modificados, indicando el nmero de prrafo despus de su modificacin.
7 REGISTROS REG 00: Listado de Documentos de SCAN - Per
8 ANEXOS ANEXO 1: Contenido de Procedimientos e Instructivos ANEXO 2: Flujo de Elaboracin de Documentos
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9 CONTROL DE CAMBIOS Prrafo dice Debe decir
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Procedimiento: Estructura y control de documentos REG-00: Listado de documentos de SCAN - Per Cdigo Ttulo Nmero Revisin
Fecha
Aprobacin
________________________ Firma Coordinacin Plataforma SCAN
Fecha: .
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ANEXO 1: CONTENIDO DE PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS Los procedimientos e instructivos incluirn los siguientes captulos: Capitulo TABLA DE CONTENIDO Contenido Incluir los numeracin y ttulos de cada capitulo Indica la finalidad o propsito del 1. OBJETIVO documento Delimita el campo de accin del 2. ALCANCE documento Hace mencin a uno o ms documentos 3. REFERENCIAS o estndares, directamente relacionadas con el procedimiento. Los instructivos puede o no incluir ste capitulo. Explica el significado de trminos y 4. DEFINICIONES abreviaturas que ayudan a entender el procedimiento. Los instructivos puede o no incluir ste captulo. Define a los responsables de ejecutar las 5. RESPONSABILIDAD actividades Describe la secuencia de las actividades. 6. DESCRIPCIN Puede incluir diagramas de flujos. Relacin de datos generados durante la 7. REGISTROS ejecucin del procedimiento y que brinda evidencia de su realizacin Documento adicional que se integra en 8. ANEXOS un procedimiento o instructivo para sustentar o probar un argumento. Es informacin adicional como pueden ser definiciones o explicaciones ms especficas sobre temas mencionados en el documento. Indica los cambios que se estn haciendo 9. CONTROL DE CAMBIOS en una revisin a cualquier prrafo en el texto de un documento. Nota: Cuando no es pertinente una seccin, debe anotarse No Aplica.
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ANEXO 2: FLUJO DE ELABORACIN Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS

Consultor Coordinacin Plataforma SCAN Inicio Elaboracin del documento en base al PRO-00, firma de elaboracin y remisin a la Coordinacin de la Plataforma SCAN Per Organizaciones integrantes de Organizaciones que aplican la Plataforma SCAN a estndares sostenibles
Revisin del documento para el levantamiento de observaciones respecto al cumplimiento del PRO-00 y remisin para su anlisis
NO
Cumplimiento con PRO-00
SI
Validacin en campo
NO
Viabilidad tcnica
SI
Firma de revisin y remisin para su aprobacin
Firma de aprobacin
Fin
Insertar Logotipo del Grupo de Productores
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Procedimiento: Aprobacin de productores
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Firma Fecha
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Firma Fecha
Firma Fecha
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1. OBJETIVO Estandarizar la habilitacin de productores para el programa de produccin sostenible, y la elaboracin de la lista de unidades productivas para la certificacin externa y autorizar la comercializacin de productos con sellos sostenibles, previa autorizacin por un organismo de certificacin externo. 2. ALCANCE Aplicable a todos los productores de una organizacin que buscan comercializar productos con sellos sostenibles. 3. REFERENCIAS. 3.1 Reglamento Interno 3.2 Norma Interna de Produccin Sostenible 4. DEFINICIONES 4.1. Perodo de transicin: Tiempo transcurrido desde la ltima aplicacin de productos prohibidos y aplicacin de los principios de la Produccin Orgnica hasta obtener la certificacin orgnica 4.2 T1, T2, T3: Niveles de estatus de transicin orgnica de unidades productivas de productores en el programa de produccin sostenible, siendo T1 el primer, T2 el segundo y T3 el tercer ao de transicin. Despus del tercer ao de transicin, el producto puede comercializarse como orgnico cuando se haya cumplido con la norma orgnica. 4.3 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. 4.4 Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la inspeccin interna. Un hallazgo puede estar conforme con la norma, o representar una no conformidad o una observacin. 4.5 No conformidades: Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna de Produccin Sostenible que puede afectar la condicin de sostenible del producto (no conformidad mayor) o no (no conformidad menor). 4.6 Observaciones: Es una evidencia de incumplimiento a los principios de la produccin sostenible (Norma Interna de Produccin Sostenible) que puede afectar o no la integridad del producto sostenible. 4.7 Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Produccin Sostenible. 4.8 Auditora externa: Visita de evaluacin de un sistema de gestin de la calidad por un organismo de certificacin con autorizacin del propietario del sello sostenible. 5. RESPONSABILIDADES. 5.1 El organismo de certificacin es el responsable de autorizar el uso de sellos sostenibles a los integrantes de un programa de produccin sostenible. 5.2 El programa de produccin sostenible, a travs de su comit de aprobacin, es el responsable de habilitar productores para el uso de sellos sostenibles, previa autorizacin de programa por un organismo de certificacin externo. 5.3 El responsable del SIGC elabora la lista de productores para la certificacin externa y la lista de productores sancionados. Notifica al productor sobre la decisin del comit de aprobacin. Es el responsable de supervisar la correcta aplicacin de presente procedimiento. 5.4 Los inspectores internos son responsables de la realizacin de las inspecciones internas segn PRO 002 y de la presentacin de la ficha de inspeccin interna al comit de aprobacin.
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6. DESCRIPCIN 6.1. Aplicacin al programa de produccin sostenible. Un productor interesado en comercializar sus productos con un sello sostenible recibe del responsable del SIGC la Ficha de informacin bsica (REG 01) y el contrato (REG 02). El productor debe llenar los dos formatos y devolverlos firmados al responsable del SIGC. El productor puede solicitar apoyo al rea de asistencia tcnica para el llenado de los documentos. 6.2 Control de cumplimiento 6.2.1 Evaluacin documental El responsable del SIGC evala si los documentos presentados estn completos. En caso afirmativo, incluye al productor en la lista de productores para la inspeccin interna, en caso los documentos no estn debidamente llenados, los devuelve para su correccin al productor. 6.2.2 Inspeccin Interna Antes de la campaa de cosecha se realiza la inspeccin interna. Para la inspeccin interna se debe ejecutar el PRO 002. Como resultado de la inspeccin interna, el inspector presenta la ficha de inspeccin interna (REG 04) debidamente llenada y firmada. 6.3 Proceso de aprobacin y divulgacin de resultados 6.3.1 Confidencialidad y conflictos de inters Los integrantes del instancia de aprobacin deben llenar anualmente el formato Declaracin de confidencialidad y conflictos de inters (REG 03) antes de evaluar fichas de inspeccin internas para su aprobacin. En caso la declaracin fuese falsa, el integrante se somete a las sanciones que la organizacin estime pertinente. En caso un integrante haya declarado un posible conflicto de inters con alguno de los productores, no debe participar, ni con voz, ni con voto en la evaluacin del mismo. 6.3.2 Aprobacin El comit de aprobacin evala a los solicitantes de certificacin por lo menos tres semanas antes de la fecha programada para la auditora externa. Compara los hallazgos documentados en la ficha de inspeccin interna con las disposiciones de la Norma Interna de Produccin Sostenible. Si la ficha de inspeccin interna no evidencia no conformidades u observaciones, se aprueba al productor para formar parte del grupo para lograr el aval del organismo de certificacin externa (auditora externa). En caso de la produccin orgnica, la unidad productiva puede ser categorizada como en transicin (T1, T2 o T3). Si se detectan no conformidades u observaciones menores, el productor puede seguir vendiendo sus productos como sostenibles o, en la transicin orgnica, pasa al prximo nivel de transicin mientras el levantamiento de las no conformidades u observaciones se controla en la siguiente inspeccin interna. 6.3.3 Infracciones Si el comit de aprobacin detecta una no conformidad crtica o mayor, puede excluir al productor del programa de produccin sostenible, impedir que sus productos se vendan como sostenibles por un plazo (para el sello orgnico, puede bajar el nivel de transicin hasta T1) o condicionar la venta de productos sostenibles al levantamiento de las no conformidades u observaciones.
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La tipificacin de las infracciones a la Norma Interna de Produccin Sostenible y las sanciones correspondientes se encuentran en el anexo 1. 6.3.4 Divulgacin de resultados El comit de aprobacin entrega la relacin de productores aprobados y la relacin de productores excluidos, temporalmente suspendidos o, en caso de la produccin orgnica, retrocedidos en la transicin, al responsable del SIGC. El responsable del SIGC elabora dos listas: 1. Lista de productores aprobados Nombre y apellido del productor / a, DNI del productor, Cdigo del productor / a, Localizacin (comunidad, colonia, campo), Fecha de ingreso al programa sostenible, Estatus de certificacin, Superficie total de cada finca, separado por reas (cultivos, pastos, bosques, etc.), rea cultivada en forma sostenible, Cantidades cosechada el pasado ao, Estimacin de la cosecha para el prximo ao, Nombre del inspector interno y fecha ltima inspeccin interna. 2. Lista de productores sancionados Nombre y apellido del productor / a, Cdigo del productor / a, Localizacin (comunidad, colonia, campo), Sancin impuesta por el comit de aprobacin, descripcin de no conformidad u observacin. El responsable del SIGC elabora las notificaciones de las no conformidades u observaciones y los remite a los productores correspondientes. Paralelamente remite las dos listas al organismo de certificacin para que ste est al tanto de las decisiones del SIGC y pueda planificar su auditora externa. Adicionalmente, el responsable del SIGC elabora un informe final de la operacin del SIGC para el organismo de certificacin. Adems remite la lista de productores aprobados con sus volmenes y estatus de certificacin (T1, T2, T3 en caso orgnico) al almacn de acopio correspondiente, lo que permite la compra de productos a los productores respectivos. 6.3.5 Mejora continua El responsable del SIGC elabora e implementa un plan para mejorar el desempeo del SIGC y de los integrantes del Programa de Produccin Sostenible. Este plan se basa en las evaluaciones de riesgo, el resultado de las inspecciones internas, los resultados de las auditoras externas, reclamos y apelaciones y la revisin de los requisitos del mercado. El responsable del SIGC, conjuntamente con los productores realiza peridicamente una evaluacin de riesgo, tomando en cuenta la produccin de los integrantes, potenciales peligros para la integridad de los productos y la operacin del SIGC.
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7 REGISTROS REG 01: Ficha de Informacin Bsica REG 02: Contrato REG 03: Declaracin de confidencialidad y conflictos de inters REG 04: Ficha de Inspeccin Interna
8 ANEXOS Anexo 1: Tipificacin de infracciones y sanciones Anexo 2: Flujograma de Aprobacin de productores
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REG 01: Ficha de Informacin Bsica
1. DATOS DEL PRODUCTOR Asociacin: Nombres y apellidos del productor: Comunidad: Distrito: Provincia:
Regin: Cdigo: Promotor:
2. DATOS GENERALES DE LA FINCA Hectreas totales: Altitud (m.s.n.m.): Nmero de parcelas: Precipitacin (mm.): Temperatura Promedio (oC): Posicionamiento Global (UTM) del predio DATUM: WGS 84 Norte: _ _ _ _ _ _ _ _ , _ _ Este: _ _ _ _ _ _ _ _ , _ _ Distribucin de la finca: Pastos ltima Pltano Cultivados Natural Bosque aplicacin de Pan Nombre Total Caf Caa (hs) agroqumicos llevar (hs) (hs) (hs) de de (hs) (hs) Fecha y azucar (hs) parcela Nombre Del (hs) Producto
Plantas de: Espcies de animales silvestres:
3. DATOS DE PRODUCCIN POR COSECHAS Produccin Total 2008 (QQ): Produccin Total 2010 (QQ): Produccin Total 2009 (QQ): Estimacin Total 2011 (QQ): 4. CERTIFICACIONES Sostenible ( ) Orgnico ( )
Comercio Justo ( )
5. INSPECCIONES INTERNAS Inspector interno Fecha
Resultado
6. INSPECCIONES EXTERNAS Inspector externo Fecha
Resultado
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7. CROQUIS DE UBICACIN DE LA FINCA
8. CROQUIS DE LA FINCA
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9. CONSERVACIN DE SUELOS Medidas tomadas en los cultivos: Problemas de erosin: Baja ( ) Media ( ) Como controla las malezas: Evaluacin de la conservacin: Muy buena ( ) Buena ( ) Regular ( )
Alta ( ) Mala ( )
10. DESCRIPCIN DE CULTIVO DE CAF Uso anterior del terreno: rea (hs) Variedad de caf: Procedencia de la semilla: # Plantas x h Distanciamiento Edad del cafetal: Preparacin del terreno para la siembra: Preparacin del germinadero: Seleccin de semilla para el vivero: Tratamiento de semilla: Tipo de siembra: Tipo de vivero: Realiz prcticas de conservacin de suelo durante la siembra: Cultivos asociados: Sombra, tipo y nmero de rboles:
11. RESEA DE LAS LABORES EN LA FINCA LABORES Hizo abonamiento, poca, costo de mano de obra Tipo de abono y cantidad por planta Procedencia y costo de abono por saco Manejo de sombra y costo por mano de obra Prcticas de conservacin de suelo, tipo de prcticas, costo por mano de obra, poca y reas con prcticas de conservacin de suelos Plagas, enfermedades y su control. Broca, roya, ojo de pollo, araero, pie negro? Tipo de control? Cultural, Qumico, Costo de mano de obra Podas del cafetal? poca y costo de mano de obra, cantidad por hectrea Principales malezas y su control, poca y costo por mano de obra Cosecha periodo y costo de mano de obra Cuantas pasadas por campaa Produccin de caf pergamino en QQ Cuantos kg pesa una lata de caf 2009 AOS 2010 2011
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12. BENEFICIO E INFRAESTRUCTURA DE SECADO Y ALMACEN Cosecha y beneficio del caf COSECHA Prctica de cosecha selectiva DESPULPADO Mantenimiento anual de despulpadora Despulpadora limpia FERMENTADO Cuantas horas? Tiene cajn fermentador? LAVADO Tiene cajn lavador? Maneja las aguas mieles? SECADO Problemas en el secado? Almacena caf hmedo? Mezcla caf de diferente humedades? En que seca su caf? ENVASADO Utiliza costal de yute? ALMACENADO Tiene almacn adecuado para caf? Hay animales con acceso al almacn? CONTROL DE CALIDAD Conoce sobre control de calidad? Produce caf de buena calidad? TRANSPORTE Cmo transporta? REGISTROS Registro diario de cosecha? Registro de venta de caf pergamino? Registro de gastos de la finca? Registro de jornales? Registro de productos en almacn?
Si No Varn Divisin de labores de la finca (%) Mujer Nios Mano de Contrato obra permanente Meses
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13. ASPECTOS AMBIENTALES - Cual es la amenaza ms grave al ambiente y cual es la causa? - Tiene letrina? - Maneja desechos orgnicos e inorgnicos? - Que hace con los recipientes vacos de los productos qumicos? - Que hace con las aguas negras de su casa? - En que formas ha recibido informacin de prcticas de conservacin ambiental en su finca? 14. ASPECTOS SOCIALES - Hace cuantos aos su familia vive en la zona? - De q est hecha su casa? - La familia consume agua limpia? - Hay un puesto de salud cercano? - Cuantas personas viven en el domicilio familiar? 15. ASPECTOS ECONMICOS - Ingreso anual? - Cadena de comercializacin del caf? 16. CAPACITACIONES - Recibi capacitacin en caf de alguna organizacin? - Que tipo de asistencia tcnica le gustara recibir en los prximos aos? - Quiere recibir folletos agronmicos del manejo de cultivo de caf? - Que tipo de capacitacin le gustara recibir, sobre que temas y cuando?
17. FIRMAS DEL PRODUCTOR Y DEL TCNICO
Nombres y apellidos del productor
Nombres y apellidos del tcnico
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Procedimiento: Aprobacin de productores REG 02: Contrato
Conste por el presente documento el compromiso de produccin sostenible, que celebran de una parte la organizacin __________________(en adelante la organizacin), representada por ___________________ (representante legal), y de la otra parte el (la) Sr. (a.) __________________________________________, identificado con DNI # ________, propietario de la finca ____________, ubicada en el sector __________, del distrito __________, provincia __________, regin __________ (en adelante el productor); en los trminos siguientes: a. El productor se compromete a cumplir El Reglamento Interno del Programa Sostenible, la Norma Interna de Produccin Sostenible; y la siguiente base normativa marcada con X:
Reglamento para productos Orgnicos del Per (DS 0442006-AG) NOP USDA (Ene. 2009 CEE 834/2007 y 889/2008 JAS Notific. 1605 (Oct. 2005) Criterios Genricos Fairtrade Org. Pequeos productores (Ene 2009) Norma para Agricultura Sostenible de la RAS (Julio 2010) Cdigo de conducta UTZ certified (Enero 2010) Lineamient os de STARBUCKS C.A.F.E. Practices V2.0 (Oct. 2007)
b. El productor se compromete a facilitar el acceso a las reas que incluyen las de produccin, de conservacin, de crianza animal; almacenes de caf, almacenes de insumos, materiales y equipos utilizados en el cultivo y el beneficio hmedo; fuentes de agua; viviendas, comedores y servicios higinicos; as como tambin permite la revisin de los documentos de sus programas y planes de gestin, bitcoras y/o cuadernos de registros, y recibos de compra y venta; las veces que la organizacin, las inspecciones internas o las auditoras externas consideren pertinente c. El productor se compromete a aceptar las sanciones impuestas por la instancia de aprobacin, de acuerdo a lo contemplado en el respectivo procedimiento. d. El productor tiene derecho a apelar las decisiones de la instancia de aprobacin. e. El productor suministra a la organizacin toda informacin requerida por sta. f. El productor suministra a la organizacin informacin acerca de no conformidades deliberadas o involuntarias bajo su responsabilidad. g. El productor comercializar su produccin certificada a travs de la organizacin, y reconocer asumir los costos asociados con los procesos de inspeccin y certificacin de su produccin. h. El productor tiene el derecho a poner trmino este contrato mediante una carta de renuncia cuando lo considere pertinente. i. La organizacin se compromete a gestionar y brindar capacitacin de los inspectores internos, comit de aprobacin, promotores y productores en los requisitos del reglamento interno y en la implementacin de la Norma interna de produccin orgnica y sostenible. j. La organizacin se compromete a incorporar al productor en la lista de productores para la certificacin externa, siempre y cuando haya sido aprobado por la instancia de aprobacin. En conformidad con lo estipulado firman en en fecha .: Vigencia hasta: ____ / ____ / ____ Firman: Productor Sostenible Representante legal de la Organizacin
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REG 03: Declaracin de confidencialidad y conflictos de inters
Yo, ......................................................................... con DNI N ................................. A cargo de las inspecciones internas Integrante del comit de aprobacin
declaro: que durante y despus de participar en el proceso de habilitacin de productores guardar confidencialidad sobre la informacin recabada en la inspeccin o aprobacin de productores sobre cualquier informacin calificada como propiedad intelectual o secreta proporcionada por el solicitante de la aprobacin u obtenida de otras fuentes.
Adems declaro: 1. Cumplir con todo lo establecido en los procedimientos correspondientes con una correcta conducta tica en el ejercicio de mis funciones asignados. 2. Que ser imparcial y no dejar que presiones de cualquier ndole puedan influir en mi juicio tcnico. 3. Informar inmediatamente al responsable del SIGC sobre cualquier situacin que pueda comprometer la objetividad respecto a las tareas que debo realizar en el programa de produccin sostenible. 4. Abstenerme de inspeccionar o evaluar en el proceso de aprobacin a unidades productivas de familiares o amigos cercanos o de productores que hayan recibido asistencia tcnica de mi persona previamente.
Lugar y Fecha
. Firma
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REG 04: Ficha de Inspeccin Interna

I. Productor: Organizacin: Distrito: Inspector Interno II. NOP Estndares a cumplir.CEE # 834/07 889/08 UTZ Datos Generales.Cdigo o # DNI: Sector: Provincia: Fecha de Inspeccin Casero: Regin: Coordenadas UTM (vivienda / oficina): Estatus:
FLO
JAS Notific. #1605 RAS
Per DS # 044/2006 AG C.A.F.E Practices
Reglamento Interno Norma Interna
III. Nombre de la(s) Parcela(s)
Datos de la(s) parcela(s).Superficie (H)

Caf Cacao Prod. Crec. Pasto Purma Bosque Otros Total
Produccin (qq)
Caf Promed. 08, 09 y 2010 Est. 2011 Cacao Promed. 08, 09 y 2010 Est. 2011
Coordenadas UTM
Prod.
Crec.
Todas
IV.
Verificacin de conformidad con las normas.Accin a verificar CUMPLIMIENTO Indispensable No SI para Aplica
Observaciones NO
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTADO 1. Conoce su reglamento interno? 2. Tiene copia de su compromiso de cumplimiento con reglamento interno y norma interna, de los que pone en prctica los objetivos y poltica socio ambiental? 3. Recibe las capacitaciones del Sistema Interno de Gestin? a cules asisti? 4. Ha elaborado un croquis identificando parcelas de cultivo, viveros, colindantes, reas de amortiguamiento, de proteccin y de riesgos de erosin, cuerpos de agua, zonas de uso humano y reas riesgosas para la integridad a la salud de las personas? 5. Tiene su plan de produccin anual y est actualizado su cuaderno o bitcora de registros de los programas implementados? 6. Registra la aplicacin de fertilizantes y fitosanitarios? 7. Se registran los salarios y se reconocen las horas extras trabajadas?
FLO FLO
FLO UTZ RAS FLO
TODOS
ORG UTZ CP UTZ FLO
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Accin a verificar
8. Se registra y reduce lo que gasta en energa para la produccin y procesamiento? 9. Se registra el volumen de agua de regado y su eficiencia de uso? 10. Se registra y reduce el volumen de agua utilizada en beneficio hmedo? 11. Separa e identifica el caf cosechado certificado segn procedencia, y tiene documentacin que sustente entrega o venta? 12. Si ha implementado nuevas reas de cultivo, su SIG evalu los riesgos y consecuencias a la seguridad de las personas y el ambiente? 13. Conoce si su SIG evala que los proveedores del servicio de transporte y/o contratistas cumplan requisitos socio ambientales, de higiene y de salud? 14. Tiene una lista de las plantas y animales silvestres existentes en su finca? BIENESTAR SOCIAL Y LABORAL 15. Se aprecia Orden e higiene en las fincas, almacenes, dormitorios y vivienda en general? 16. Tiene baos o letrinas en condiciones limpias y dignas; y lavamanos cercanos? 17. Tienen agua apta para el consumo humano? La hierve o purifica? 18. Se preparan para realizar sus labores de manera segura, sealizando zonas de riesgo y usando equipo de proteccin personal? 19. Tienen acceso a servicios de salud y educacin? 20. Cumple con que el trabajar no ponga en riesgo el desarrollo, salud y educacin de menores de 18 aos; y no contrata a menores de 15 aos? 21. Todos los trabajadores reciben un pago igual o mayor al mnimo establecido en la regin? No se diferencia en los pagos entre varn y mujer por la misma tarea efectuada? 22. El productor cumple con no discriminar, y no apoyar el trabajo forzado, sin descanso ni con castigo corporal, y tampoco el acoso sexual y el abuso verbal? 23. Tiene equipo de proteccin en buen estado, para la aplicacin de abonos e insumos fitosanitarios Cules? 24. Se implementan botiquines adecuados que responden a los riesgos identificados?
CUMPLIMIENTO Indispensable No SI para Aplica UTZ
Observaciones NO
TODOS
UTZ RAS UTZ FLO
UTZ FLO UTZ FLO UTZ FLO UTZ RAS UTZ FLO CP UTZ RAS FLO CP UTZ RAS FLO CP UTZ RAS FLO CP UTZ RAS FLO UTZ FLO
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Accin a verificar
CUMPLIMIENTO Indispensable No SI para Aplica
Observaciones NO
CONSERVACIN DE ECOSISTEMAS, AGUA, SUELOS Y VIDA SILVESTRE 25. Se instalan diversas especies de rboles de UTZ sombra naturales de la zona? 26. Prohbe la caza y recoleccin de animales y RAS plantas silvestres y conoce las especies en peligro de extincin de su zona? 27. Cumple con no atrapar ni mantener animales silvestres en cautiverio? 28. Las nuevas reas de cultivo se ubican fuera UTZ de reas Naturales Protegidas (ANP)? RAS FLO 29. Mantiene la integridad de los cauces y/o RAS cuerpos de agua naturales, de los bosques y otros ecosistemas; sin rellenar ni drenar humedales? Su cultivo est a ms de 10 metros de cauces naturales permanentes? 30. Cumple con no haber convertido bosque TODOS natural a produccin agrcola; y no haber talado y/o quemado bosques o cabeceras de micro cuenca a partir de marzo de 2004? 31. Las nuevas reas de produccin se ubican UTZ donde se presentan condiciones de clima, RAS suelos y pendientes adecuadas? FLO 32. Se implementan prcticas de conservacin y ORG estructura de suelos? (coberturas y abonos UTZ verdes, mulches, materia orgnica, etc.) FLO 33. Tiene un programa de fertilizacin de suelos FLO basado en anlisis de suelos cada tres aos? 34. Se protege de riesgo de contaminacin los ORG cuerpos de agua, caminos y zonas de cultivo UTZ estableciendo reas de amortiguamiento, con reforestacin y/o regeneracin natural? 35. Sealizan lotes, las zonas de amortiguamiento y reas de conservacin con rtulos? 36. Todas las aguas residuales de la vivienda y ORG la planta de beneficio hmedo son tratadas de UTZ acuerdo a su procedencia y contenido de carga contaminante; y no se riega con agua residual? 37. Cumple con que los cuerpos de agua natural ORG no sean contaminados con residuos slidos o UTZ lquidos? RAS 38. Cumple con que no existan fugas en las caeras y/o redes de distribucin?
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Accin a verificar
Observaciones NO
MANEJO INTEGRADO DE CULTIVO Y RESIDUOS 39. La semilla de sus cultivos es sana sin insumos qumicos prohibidos y procede de produccin orgnica de variedades adaptadas a la zona? 40. Est utilizando fertilizantes y/o fitosanitarios orgnicos permitidos en su finca? Cules? Qu dosis? Quin lo asesor? tiene las especificaciones tcnicas del producto aplicado? 41. Realiza buenas prcticas de para prevenir problemas de plagas, enfermedades y malezas? Cules? Evita las quemas? 42. Para el Abonamiento se utiliza al mximo los materiales orgnicos de la finca? 43. El estircol es compost en 15 das con mnimo 5 volteos o se aplica 90 das antes de cosecha? 44. Los fertilizantes, fitosanitarios, insumos y sus residuos se encuentran almacenados separados en lugares aislados, secos, ventilados, limpios, con avisos, y dispuestos sin contaminar cuerpos de agua? 45. Mantiene limpias y en buenas condiciones las instalaciones de beneficio? 46. Estn calibrados los equipos de medicin del peso y/o volumen de la cosecha? 47. El fermentado de caf se realiza en depsitos adecuados y limpios? 48. Las instalaciones de secado del caf y el material de empaque se encuentran libres de cualquier fuente de contaminacin. 49. Se dispone de un sitio techado apropiado para almacenar el caf sobre tarimas, en lugares ventilados y existe una separacin mnima con las paredes? 50. Se hace un manejo y/o tratamiento seguro y adecuado de los desechos del beneficio?
TODOS
TODOS
UTZ
ORG NOP
ORG UTZ
ORG CP UTZ UTZ ORG CP ORG CP UTZ ORG UTZ
ORG UTZ
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Resumen de Hallazgos: # Requisito
Hallazgos
Mediante nuestra firma confirmamos que los hallazgos documentados en este Ficha de inspeccin corresponden a la verdad. Firma del productor Firma del Inspector Interno
----------------------------- a ser llenado por el Comit de Aprobacin ------------------------------------
Exclusin del programa Suspensin de la venta de productos sostenibles, orgnico: baja el estatus a .. Suspensin de la venta de productos sostenibles hasta levantar no conformidad(es): .. No conformidades y observaciones deben ser levantadas hasta prxima inspeccin interna Aprobado sin condiciones
Resumen de acciones correctivas # Requisito Accin correctiva necesaria
Plazo hasta
En representacin del Comit de Aprobacin:
. Lugar y fecha
.. Firma del representante del Comit de Aprobacin
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Anexo 1: Tipificacin de infracciones y sanciones
Infraccin Muy grave
Motivo Infracciones contra la integridad de la calidad de los productos1 sin la debida notificacin al inspector interno o responsable SIG Falsificacin de documentos y registros Infracciones contra el Reglamento Interno que imposibilita un control eficaz de las unidades productivas en reincidencia.
Tipo de Sancin Exclusin permanente
Grave
Infracciones contra la integridad de la calidad de los productos con la debida notificacin al inspector interno o responsable SIG Infracciones contra el Reglamento Interno, respecto a poder garantizar un control eficaz de las unidades productivas. Incumplimiento en la implementacin de medidas correctivas en reincidencia
Suspensin de la venta como producto sostenible; retorno en proceso de transicin (orgnico),
Menor
Incumplimiento en la implementacin de medidas correctivas Incumplimiento a disposiciones agrarias y sociales (criterios importantes). Infracciones leves
Suspensin temporal de la venta (hasta la implementacin de medidas correctivas) Notificacin de levantamiento de infraccin hasta prxima inspeccin
Una infraccin contra la integridad de la calidad de los productos implica que el producto ya no tiene la calidad a la cual se refiere el respectivo sello, por ejemplo la utilizacin de insumos prohibidos en la produccin orgnica, la mezcla de productos conformes con estndares sostenibles con productos convencionales, la obtencin de productos con mano de obra contratada de nios, etc.
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Anexo 2: Flujograma de aprobacin de productores
Productor Inicio Manifestacin de inters de participar en programa de produccin sostenible Inspector interno
Comit de aprobacin
Responsable del SIG
Entrega de documentos Ficha de informacin bsica Contrato
Llenado de informacin, firma contrato Evaluacin de documentos
No
Cumple con requisitos

S
Inspeccin interna (PRO-02)
Ficha de inspeccin interna
Cumple con disposiciones de norma intera

No
Notificacin de no conf. y obs. Levantamiento de no conformidades y observaciones Ficha de inspeccin interna
Inspeccin interna (PRO-02)
Cumple con disposiciones de norma intera

No
Si
Productor no autorizado a usar sello sostenible
Negacin de participacin en programa sostenible
Inclusin del productor en lista de productores sancionados Fin
Inclusin del productor en lista para certificacin externa
Fin
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Procedimiento: Inspeccin Interna
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Firma Fecha
Firma Fecha
Firma Fecha
Firma Fecha
Firma Fecha
Firma Fecha
1. OBJETIVO Estandarizar el levantamiento de informacin durante las visitas de inspeccin interna a unidades productivas de productores interesados en comercializar sus productos con sellos sostenibles.
2. ALCANCE Aplicable a todos los productores de una organizacin que buscan comercializar productos con sellos sostenibles.
3. REFERENCIAS. 3.1 Norma Interna de Produccin Sostenible
4. DEFINICIONES 4.1 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. 4.2 Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la inspeccin interna. Un hallazgo puede estar conforme con la norma, o representar una no conformidad o una observacin. 4.3 No conformidades: Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna de Produccin Sostenible que puede afectar la condicin de sostenible del producto (no conformidad mayor) o no (no conformidad menor). 4.4 Observaciones: Es una evidencia de incumplimiento a los principios de la produccin sostenible (Norma Interna de Produccin Sostenible) que puede afectar o no la integridad del producto sostenible. 4.5 Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Produccin Sostenible.
5. RESPONSABILIDADES. 5.1 El responsable del SIGC decide sobre la asignacin de inspectores, elabora la lista de productores por inspeccionar y encarga la inspeccin interna a los inspectores internos. Es el responsable de supervisar la correcta aplicacin de presente procedimiento. 5.2 Los inspectores internos son responsables de la ejecucin del presente procedimiento y de la presentacin de la ficha de inspeccin interna al comit de aprobacin.
6. DESCRIPCIN 6.1 Encargo de la inspeccin interna El responsable del SIGC encarga la inspeccin a los inspectores internos para que por lo menos tres semanas antes de la auditora externa, el comit de aprobacin pueda tomar su decisin sobre las unidades productivas a presentarse al organismo de certificacin para la certificacin. Adems, el responsable del SIGC debe encargar la inspeccin en caso existan sospechas sobre infracciones de productores a la Norma Interna de Produccin Sostenible y en caso la aprobacin del productor se haya condicionado al levantamiento de no conformidades u observaciones.
Para ello, elabora una lista de productores a inspeccionarse y la entrega, conjuntamente con las respectivas Fichas de Inspeccin Interna, Planes de Manejo y Fichas de Informacin Bsica al inspector designado. Los inspectores internos suscriben la Declaracin de confidencialidad y conflictos de inters (REG 03) antes de realizar visitas de inspeccin interna. En caso la declaracin fuese falsa, el inspector se somete a las sanciones que la organizacin estime pertinente. En caso un inspector haya declarado un posible conflicto de inters con alguno de los productores, no debe realizar la inspeccin del mismo. El responsable del SIGC puede asignar los trabajos de inspeccin interna solamente a inspectores que no cuenten con conflictos de inters respecto al productor a inspeccionarse y que hayan firmado la Declaracin de confidencialidad. 6.2 Preparacin de la inspeccin interna El inspector debe revisar la Ficha de Inspeccin Interna del ao anterior, el Plan de Manejo y la Ficha de Informacin Bsica previo a realizar la visita de inspeccin. Debe analizar, sobre todo, los hallazgos de la ltima inspeccin que pueden sustentar no conformidades y la Ficha de Informacin Bsica con riesgos resultantes de la ubicacin geogrfica, vecindad, del sistema productivo o de la gestin de la produccin (conforme Anexo 1). El inspector interno coordina a travs de los medios existentes en la zona, la ejecucin de la inspeccin interna con el productor y las personas designadas por la organizacin para su acompaamiento. 6.3 Ejecucin de la inspeccin interna 6.3.1 Inicio de la inspeccin Al llegar a la unidad productiva, el inspector interno explica al responsable de la unidad productiva el objetivo y alcance la inspeccin interna. Explica que solamente documenta los hallazgos de la visita y no es el responsable de decidir sobre una aprobacin o desaprobacin. El inspector interno decide en qu orden quiere realizar la visita (documentos, instalaciones fsicas). La inspeccin interna debe realizarse a la totalidad de la unidad productiva. 6.3.2 Puntos crticos en la produccin sostenible Adems de una visita completa a la unidad productiva, el inspector pone especial nfasis en el riesgo de la explotacin agraria y el procesamiento primario en conformidad con el Anexo 1. Al finalizar la visita de inspeccin interna, el inspector interno documenta los hallazgos. Para tal fin, debe valorar las evidencias que los sustentan. El inspector interno debe recoger estas evidencias en foto, en documento fsico (pedir prestado el respectivo documento o sacar foto al documento) o a travs de apuntes en la Ficha de Inspeccin Interna (REG-04). Mayor detalle para el llenado de la Ficha de Inspeccin Interna se encuentra en el Anexo 2. El inspector interno debe llenar la ficha completamente. 6.3.3 Acuerdo sobre hallazgos Antes de la firma, es responsabilidad del inspector interno explicar al productor los hallazgos a documentarse en la Ficha de Inspeccin Interna. El productor tiene la
posibilidad de realizar descargos. Al final, es el inspector quien redacta los hallazgos finales. Con la firma del productor en la Ficha de Inspeccin Interna, el inspector obtiene un documento cuyo contenido est validado por el productor. El productor recibe una copia del resumen de hallazgos de la Ficha de Inspeccin Interna. Si el productor no estuviese de acuerdo con los hallazgos redactados, puede elaborar un documento y exigir que forme parte de la Ficha de Inspeccin Interna. Se hace referencia en la ficha de la existencia de este documento adicional. Si al final el productor no quiere firmar la Ficha de Inspeccin Interna, el inspector documenta este hecho y se retira. 6.3.4 Resultados de la inspeccin La Ficha de Inspeccin Interna y las evidencias (fotos, registros), junto con los documentos de preparacin (Ficha de Informacin Bsica, Plan de Manejo y Ficha de Inspeccin Interna anterior) se remiten a travs del responsable del SIGC al comit de aprobacin. Despus de su anlisis, se quedan en posesin del responsable del SIGC.
7 REGISTROS REG 03: Declaracin de confidencialidad y conflictos de inters REG 04: Ficha de Inspeccin Interna
8 ANEXOS Anexo 1: Evaluacin de riesgo Anexo 2: Instructivo para el llenado de la Ficha de Inspeccin Interna Anexo 3: Flujograma de Inspeccin interna
REG 03: Declaracin de confidencialidad y conflictos de inters
Yo, ......................................................................... con DNI N ................................. A cargo de las inspecciones internas Integrante del comit de aprobacin declaro: que durante y despus de participar en el proceso de habilitacin de productores guardar confidencialidad sobre la informacin recabada en la inspeccin o aprobacin de productores sobre cualquier informacin calificada como propiedad intelectual o secreta proporcionada por el solicitante de la aprobacin u obtenida de otras fuentes. Adems declaro: 1. Cumplir con todo lo establecido en los procedimientos correspondientes con una correcta conducta tica en el ejercicio de mis funciones asignados. 2. Que ser imparcial y no dejar que presiones de cualquier ndole puedan influir en mi juicio tcnico. 3. Informar inmediatamente al responsable del SIGC sobre cualquier situacin que pueda comprometer la objetividad respecto a las tareas que debo realizar en el programa de produccin sostenible. 4. Abstenerme de inspeccionar o evaluar en el proceso de aprobacin a unidades productivas de familiares o amigos cercanos o de productores que hayan recibido asistencia tcnica de mi persona previamente.
Lugar y Fecha
. Firma
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Procedimiento: Inspeccin Interna REG 04: Ficha de Inspeccin Interna

I. Productor: Organizacin: Distrito: Inspector Interno II. NOP Estndares a cumplir.CEE # 834/07 889/08 UTZ Datos Generales.Cdigo o # DNI: Sector: Provincia: Fecha de Inspeccin
Estatus: Casero: Regin: Coordenadas UTM (vivienda / oficina):
FLO
JAS Notific. #1605 RAS
Per DS # 044/2006 AG C.A.F.E Practices
Reglamento Interno Norma Interna
III. Nombre de la(s) Parcela(s)
Datos de la(s) parcela(s).Superficie (H)

Caf Cacao Prod. Crec. Pasto Purma Bosque Otros Total
Produccin (qq)
Caf Promed. 08, 09 y 2010 Est. 2011 Cacao Promed. 08, 09 y 2010 Est. 2011
Coordenadas UTM
Prod.
Crec.
Todas
IV.
Verificacin de conformidad con las normas.Accin a verificar CUMPLIMIENTO Indispensable No SI para Aplica
Observaciones NO
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTADO 1. Conoce su reglamento interno? 2. Tiene copia de su compromiso de cumplimiento con reglamento interno y norma interna, de los que pone en prctica los objetivos y poltica socio ambiental? 3. Recibe las capacitaciones del Sistema Interno de Gestin? a cules asisti? 4. Ha elaborado un croquis identificando parcelas de cultivo, viveros, colindantes, reas de amortiguamiento, de proteccin y de riesgos de erosin, cuerpos de agua, zonas de uso humano y reas riesgosas para la integridad a la salud de las personas? 5. Tiene su plan de produccin anual y est actualizado su cuaderno o bitcora de registros de los programas implementados? 6. Registra la aplicacin de fertilizantes y fitosanitarios? 7. Se registran los salarios y se reconocen las horas extras trabajadas?
FLO FLO
FLO UTZ RAS FLO
TODOS
ORG UTZ CP UTZ, FLO
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Accin a verificar
8. Se registra y reduce lo que gasta en energa para la produccin y procesamiento? 9. Se registra el volumen de agua de regado y su eficiencia de uso? 10. Se registra y reduce el volumen de agua utilizada en beneficio hmedo? 11. Separa e identifica el caf cosechado certificado segn procedencia, y tiene documentacin que sustente entrega o venta? 12. Si ha implementado nuevas reas de cultivo, su SIG evalu los riesgos y consecuencias a la seguridad de las personas y el ambiente? 13. Conoce si su SIG evala que los proveedores del servicio de transporte y/o contratistas cumplan requisitos socio ambientales, de higiene y de salud? 14. Tiene una lista de las plantas y animales silvestres existentes en su finca? BIENESTAR SOCIAL Y LABORAL 15. Se aprecia Orden e higiene en las fincas, almacenes, dormitorios y vivienda en general? 16. Tiene baos o letrinas en condiciones limpias y dignas; y lavamanos cercanos? 17. Tienen agua apta para el consumo humano? La hierve o purifica? 18. Se preparan para realizar sus labores de manera segura, sealizando zonas de riesgo y usando equipo de proteccin personal? 19. Tienen acceso a servicios de salud y educacin? 20. Cumple con que el trabajar no ponga en riesgo el desarrollo, salud y educacin de menores de 18 aos; y no contrata a menores de 15 aos? 21. Todos los trabajadores reciben un pago igual o mayor al mnimo establecido en la regin? No se diferencia en los pagos entre varn y mujer por la misma tarea efectuada? 22. El productor cumple con no discriminar, y no apoyar el trabajo forzado, sin descanso ni con castigo corporal, y tampoco el acoso sexual y el abuso verbal? 23. Tiene equipo de proteccin en buen estado, para la aplicacin de abonos e insumos fitosanitarios Cules? 24. Se implementan botiquines adecuados que responden a los riesgos identificados?
CUMPLIMIENTO Indispensable No SI para Aplica UTZ
Observaciones NO
TODOS
UTZ RAS UTZ FLO
UTZ FLO UTZ FLO UTZ FLO UTZ RAS UTZ FLO CP UTZ RAS FLO CP UTZ RAS FLO CP UTZ RAS FLO CP UTZ RAS FLO UTZ FLO
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Accin a verificar
Observaciones NO
CONSERVACIN DE ECOSISTEMAS, AGUA, SUELOS Y VIDA SILVESTRE 25. Se instalan diversas especies de rboles de UTZ sombra naturales de la zona? 26. Prohbe la caza y recoleccin de animales y RAS plantas silvestres y conoce las especies en peligro de extincin de su zona? 27. Cumple con no atrapar ni mantener animales silvestres en cautiverio? 28. Las nuevas reas de cultivo se ubican fuera UTZ de reas Naturales Protegidas (ANP)? RAS FLO 29. Mantiene la integridad de los cauces y/o RAS cuerpos de agua naturales, de los bosques y otros ecosistemas; sin rellenar ni drenar humedales? Su cultivo est a ms de 10 metros de cauces naturales permanentes? 30. Cumple con no haber convertido bosque TODOS natural a produccin agrcola; y no haber talado y/o quemado bosques o cabeceras de micro cuenca a partir de marzo de 2004? 31. Las nuevas reas de produccin se ubican UTZ donde se presentan condiciones de clima, RAS suelos y pendientes adecuadas? FLO 32. Se implementan prcticas de conservacin y ORG estructura de suelos? (coberturas y abonos UTZ verdes, mulches, materia orgnica, etc.) FLO 33. Tiene un programa de fertilizacin de suelos FLO basado en anlisis de suelos cada tres aos? 34. Se protege de riesgo de contaminacin los ORG cuerpos de agua, caminos y zonas de cultivo UTZ estableciendo reas de amortiguamiento, con reforestacin y/o regeneracin natural? 35. Sealizan lotes, las zonas de amortiguamiento y reas de conservacin con rtulos? 36. Todas las aguas residuales de la vivienda y ORG la planta de beneficio hmedo son tratadas de UTZ acuerdo a su procedencia y contenido de carga contaminante; y no se riega con agua residual? 37. Cumple con que los cuerpos de agua natural ORG no sean contaminados con residuos slidos o UTZ lquidos? RAS 38. Cumple con que no existan fugas en las caeras y/o redes de distribucin?
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Accin a verificar
Observaciones NO
MANEJO INTEGRADO DE CULTIVO Y RESIDUOS 39. La semilla de sus cultivos es sana sin insumos qumicos prohibidos y procede de produccin orgnica de variedades adaptadas a la zona? 40. Est utilizando fertilizantes y/o fitosanitarios orgnicos permitidos en su finca? Cules? Qu dosis? Quin lo asesor? tiene las especificaciones tcnicas del producto aplicado? 41. Realiza buenas prcticas de para prevenir problemas de plagas, enfermedades y malezas? Cules? Evita las quemas? 42. Para el Abonamiento se utiliza al mximo los materiales orgnicos de la finca? 43. El estircol es compost en 15 das con mnimo 5 volteos o se aplica 90 das antes de cosecha? 44. Los fertilizantes, fitosanitarios, insumos y sus residuos se encuentran almacenados separados en lugares aislados, secos, ventilados, limpios, con avisos, y dispuestos sin contaminar cuerpos de agua? 45. Mantiene limpias y en buenas condiciones las instalaciones de beneficio? 46. Estn calibrados los equipos de medicin del peso y/o volumen de la cosecha? 47. El fermentado de caf se realiza en depsitos adecuados y limpios? 48. Las instalaciones de secado del caf y el material de empaque se encuentran libres de cualquier fuente de contaminacin. 49. Se dispone de un sitio techado apropiado para almacenar el caf sobre tarimas, en lugares ventilados y existe una separacin mnima con las paredes? 50. Se hace un manejo y/o tratamiento seguro y adecuado de los desechos del beneficio?
TODOS
TODOS
UTZ
ORG NOP
ORG UTZ
ORG CP UTZ UTZ ORG CP ORG CP UTZ ORG UTZ
ORG UTZ
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Resumen de Hallazgos: # Requisito
Hallazgos
Mediante nuestra firma confirmamos que los hallazgos documentados en este Ficha de inspeccin corresponden a la verdad. Firma del productor Firma del Inspector Interno
----------------------------- a ser llenado por el Comit de Aprobacin ------------------------------------
Exclusin del programa Suspensin de la venta de productos sostenibles, orgnico: baja el estatus a .. Suspensin de la venta de productos sostenibles hasta levantar no conformidad(es): .. No conformidades y observaciones deben ser levantadas hasta prxima inspeccin interna Aprobado sin condiciones
Resumen de acciones correctivas # Requisito Accin correctiva necesaria
Plazo hasta
En representacin del Comit de Aprobacin:
. Lugar y fecha
.. Firma del representante del Comit de Aprobacin
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Anexo 1: Evaluacin de riesgo Los inspectores internos deben realizar una evaluacin de riesgo de cada unidad productiva a inspeccionarse para garantizar la eficacia del control. En la preparacin En la preparacin de la inspeccin interna, el anlisis de riesgo se efecta a travs de los antecedentes, recopilados en la Ficha de Inspeccin Interna del ao pasado y a travs de la informacin de la Ficha de Informacin Bsica. En base a puntos resaltantes (no conformidades, observaciones, contradicciones en los documentos), el inspector interno genera una serie de preguntas que deben ser respondidas durante la visita. Los siguientes puntos deben ser analizados durante la preparacin:
El agua que llega a la unidad productiva puede estar contaminada? Puede existir erosin del suelo (por agua o viento)? Ubicacin geogrfica Hay disponibilidad de agroqumicos en la zona? Hay disponibilidad de mano de obra adulta durante la campaa en la zona? Puede haber un efecto contaminante de minas? Vecindad Puede haber un efecto contaminante de industria? Puede haber un efecto contaminante de cultivos convencionales? Se haba encontrado anteriormente productos prohibidos almacenados? Anteriormente haba usado productos sin autorizacin? Antecedentes Ha habido mezclas de productos de diferentes calidades? Anteriormente haban faltado documentos importantes? Se ha documentado escasa higiene en la finca? El productor maneja tambin cultivos convencionales? Sistema productivo La productividad documentada es demasiado alta?
Durante la visita Durante la visita, el inspector interno debe poner nfasis en los siguientes puntos y evaluar si la informacin respecto a las siguientes preguntas presenta un riesgo para el cumplimiento de las disposiciones de la Norma Interna de Produccin Sostenible.
Familiares del productor cuentan con el mismo cultivo en calidad convencional en la misma zona? El productor cuenta con parcelas en otras zonas que no se visitan en esta visita de inspeccin? Hay indicios de trabajo infantil? Hay indicios de discriminacin de trabajadores (por sexo, raza, )? Hay ausencia de flora y fauna tpica en unidad productiva? La maquinaria a usarse en la unidad productiva es segura? Existe equipo de proteccin? Hay unidades productivas inscritas en otros operadores (otras organizaciones)? El manejo de la unidad productiva es muy complejo?
Gestin
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Anexo 2: Instructivo para llenado de Ficha de Inspeccin Interna Detallar cada parcela del productor y agruparlas todas como una sola finca, si se encuentran en un mismo sector. Se detalla la cantidad de produccin promedia de los aos anteriores, y se realiza un estimado del presente ao. Para la Verificacin de conformidad con las normas: El recuadro de cumplimiento Indispensable para indica que sin el cumplimiento de este criterio, esa finca no podr certificarse bajo el estndar sealado. El recuadro No aplica, indica que en esa finca no se evala el criterio por la inexistencia del acto o condicin a evaluar. El primer recuadro tiene una interrogacin que debe ser contestada en forma afirmativa si se cumple con el requisito (marcando con una X en el recuadro SI). Si la interrogacin del primer recuadro se significa que no se cumple con el requisito de la norma, entonces se marca con una X en NO. El recuadro de observaciones se llena con el detalle del incumplimiento de la norma interna, siempre que se marca NO. Por ejemplo: Si la accin a verificar #5: Tiene al da su plan de produccin anual y la bitcora de registros de los programas de su sistema de gestin de calidad? tiene un NO por respuesta, se deber especificar cual de los programas especificados en la norma interna no estn siendo registrados y la evidencia que lo sustenta. Tanto el productor como el inspector interno deben firmar su conformidad con los hallazgos documentados en la Ficha de Inspeccin Interna.
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Procedimiento: Inspeccin Interna Anexo 3: Flujo de Inspeccin Interna
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Procedimiento: Apelacin
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Firma Fecha
Firma Fecha
Firma Fecha
Firma Fecha
Firma Fecha
Firma Fecha
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1. OBJETIVO Estandarizar la presentacin, anlisis, resolucin y comunicacin de las apelaciones contra las decisiones del comit de aprobacin.
2. ALCANCE Aplicable a todos los productores de una organizacin que estn en desacuerdo con las decisiones del comit de aprobacin.
3. REFERENCIAS. 3.1 Norma Interna de Produccin Sostenible
4. DEFINICIONES 4.1 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. 4.2 Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la inspeccin interna. Un hallazgo puede estar conforme con la norma, o representar una no conformidad o una observacin. 4.3 No conformidades: Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna de Produccin Sostenible que puede afectar la condicin de sostenible del producto (no conformidad mayor) o no (no conformidad menor). 4.4 Observaciones: Es una evidencia de incumplimiento a los principios de la produccin sostenible (Norma Interna de Produccin Sostenible) que puede afectar o no la integridad del producto sostenible. 4.5 Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Produccin Sostenible.
5. RESPONSABILIDADES. 5.1 El comit de aprobacin, conformado por sus integrantes normales y el responsable del SIGC, decide en ltima instancia sobre la apelacin presentada por un productor. 5.2 El responsable del SIGC recibe las apelaciones, convoca al comit, encarga, en caso necesario, una visita puntual para levantar evidencias, redacta el acta de la reunin y la respuesta final al productor. Es el responsable de supervisar la correcta aplicacin de presente procedimiento.
6. DESCRIPCIN 6.1 Iniciativa del productor Si un productor est en desacuerdo con la decisin del comit de aprobacin sobre su unidad productiva, tiene el derecho de apelar la decisin, dentro de 5 das de haber recibido la notificacin del responsable del SIGC. Para ello, llena el formato de apelacin (REG-05) y adjunta declaraciones y evidencias (registros) que puedan revocar la decisin tomada y remite los documentos al responsable del SIGC. 6.2 Informacin necesaria El responsable del SIGC recibe los documentos de apelacin y verifica si la informacin existente permite a los integrantes del comit de aprobacin tomar una decisin. En casos excepcionales y cuando lo considere pertinente, encarga una visita
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a un inspector interno de la organizacin (se recomienda que sea otro inspector que aqul quien realiz la inspeccin interna) para levantar informacin especfica. El responsable especifica la informacin necesaria en forma escrita. Posterior a la visita, el inspector elabora y presenta un informe puntual en respuesta a las dudas planteadas por el responsable del SIGC. 6.3 Decisin definitiva El responsable del SIGC introduce la apelacin completa (documentos del productor e informe puntual, si fuese el caso) al comit de aprobacin quien debe juntarse antes de la auditora externa. En la reunin se evalan todas las apelaciones y se toma las decisiones finales sobre cada caso que ya no son apelables. 6.4 Documentacin El responsable del SIGC redacta un acta de la reunin en la cual se refleja la discusin de cada caso y la decisin final. El acta es firmada por cada integrante del comit de aprobacin y ser presentada al organismo de certificacin, fundamentando las decisiones para la posible incorporacin de productores en la lista de productores aprobados. El encargado del SIGC notifica al productor sobre la decisin tomada y, en caso fuese necesario, modifica la lista de productores aprobados y sancionados.
7 REGISTROS REG 05: Formato para apelar la decisin del comit de aprobacin
8 ANEXOS Anexo 1: Flujograma de Apelacin
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REG-05: Formato para apelar la decisin del comit de aprobacin
Apelacin Yo, __________________________________________, identificado con DNI # ____________, propietario de la finca ____________, ubicada en el sector __________, del distrito __________, provincia __________, regin __________, apelo la decisin del Comit de Aprobacin.
Fecha de inspeccin interna: Inspector interno: # 1 2 3 No conformidad u observacin
............................................................................... ............................................................................... Hallazgo Evidencia Sancin
Descargos # 1 2 3 Solicito al Comit de Aprobacin: .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... .......................................................................................................................................... Interpretacin de la evidencia mencionada en la Ficha de Inspeccin Interna Evidencias adicionales (adjuntar a formato)
. Firma productor
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Procedimiento: Apelacin Anexo 1: Flujograma de la Apelacin

Productor Inspector interno
Comit de Aprobacin/ responsable del SIG
Inicio
Apelacin de decisin de instancia de aprobacin
REG-06
Evidencias adicionales
Anlisis de documentos y carta
No
Evidencia suficiente
S
Levantamiento de evidencia especfica
Informe puntual
Apelacin fundada?
S No
Modificacin de la sancin
Denegacin de la apelacin
Carta de respuesta
Carta de respuesta
Informacin sobre decisin tomada
Fin
Anexo 1:
1. Abreviaturas IFOAM ISEAL ALLIANCE RA RAS FLO C.A.F.E PRACTICES SCAN SIGC T1, T2, T3
Abreviaturas y glosario
International Federation of Organic Agriculture Movements (Federacin Internacional de Movimientos de Agricultura Orgnica) Alianza Internacional de etiquetado Social y Ambiental Rainforest Alliance Alianza para Bosques Red de Agricultura Sostenible Fair Labelling Organization (Organizacin de etiquetado del Comercio Justo) Prcticas de Equidad entre productores e industria del caf Sustainable Commodity Assistance Network (Red de Asistencia para Productos Primarios Sostenibles) Sistema Interno de Gestin Primer, segundo y tercer ao de transicin en la conversin de una unidad productiva convencional a una unidad productiva orgnica.
2. Glosario Agroqumicos: Sustancia de sntesis qumica utilizada en sistemas de produccin agrcola como fertilizantes, herbicidas, insecticidas, fungicidas, nematicidas, rodenticidas, o como estimuladores del crecimiento. Aprobacin interna: Proceso mediante el cual se habilita a productores de la organizacin, cuyas unidades productivas se contemplan para la certificacin externa. Auditor externo: Una persona nombrada por un ente de certificacin para llevar a cabo una auditora externa. Auditora: Un proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener pruebas y evaluarlas objetivamente para determinar en qu medida se cumplen los requisitos establecidos. Nota: El trmino "auditora" se refiere en este documento a la auditora externa realizada por un auditor en nombre de un ente de certificacin. "Inspeccin" se refiere a la inspeccin interna de los miembros del grupo de productores llevada a cabo por un inspector interno. Auditora externa Procedimiento de verificacin al cumplimiento de normas de certificacin (produccin, procesamiento, comercializacin). Cadena de custodia Todas las etapas de la cadena productiva entre la produccin primaria y el consumo final (incluyendo cultivo, manejo, proceso y comercializacin). Certificacin colectiva: La certificacin de un grupo organizado de productores con sistemas productivos similares, en los que la certificacin se aplica a todo el grupo. Conflicto de inters: Situaciones que permiten favorecer o desfavorecer una determinada decisin. La situacin en la que se pone en riesgo la capacidad objetiva de un individuo o grupo por intereses financieros o personales incompatibles con su inters en la realizacin de una inspeccin o certificacin justa e imparcial. Competencia: Capacidad demostrada para aplicar los conocimientos y habilidades. Contrato: Un acuerdo vinculante. Organismo de certificacin: El ente que decide sobre la certificacin con base en los resultados de la auditora. Evaluacin de riesgos: La cuantificacin de los riesgos asociados con los aspectos crticos de las operaciones agrarios, incluyendo los riesgos externos. La evaluacin de riesgo incluye la
identificacin, anlisis y evaluacin de los riesgos en las diferentes etapas a cargo de un grupo, desde la produccin de los miembros del grupo hasta el proceso y el transporte. Hallazgo: Situacin encontrada (positivo o negativo) respecto al cumplimiento de una norma de certificacin, basada en evidencia. Resultados de la evaluacin de la evidencia de la inspeccin interna. Un hallazgo puede estar conforme con la norma, o representar una no conformidad o una observacin Inspector interno: Una persona asignada (f/m) para llevar a cabo la inspeccin interna de los miembros del grupo. No conformidad: Incumplimiento de un requisito de la norma de certificacin Es un incumplimiento tipificado en Norma Interna de Produccin Sostenible que puede afectar la condicin de sostenible del producto (no conformidad mayor) o no (no conformidad menor). Operador: Persona natural o jurdica que aplica a la certificacin en conformidad con estndares sostenibles. Orgnico: Sistema agrcola integrado y basado en principios ecolgicos, cuyo objetivo es reponer y mantener la fertilidad del suelo a largo plazo, mediante la optimizacin de las condiciones para actividades biolgicas en el suelo, ms que con la aplicacin de agroqumicos. Pequeo productor: Productor que no depende de mano de obra contratada a tiempo completo, y que se hace cargo de su explotacin agrcola principalmente mediante el esfuerzo propio y con la ayuda de sus familiares. Programa de produccin sostenible: Es el rubro de la organizacin que se dedica a facilitar el acceso de pequeos productores a mercados exigentes mediante una certificacin en conformidad con estndares sostenibles Procedimiento: Pasos de ejecucin de determinadas acciones para lograr el cumplimiento de las normas. Forma especificada para llevar a cabo una accin o proceso. Registro: Son documentos y/o evidencias que contengan informacin que garantizan el cumplimiento de la normatividad desde la ficha hasta la comercializacin. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria Sancin: Medida adoptadas contra los operadores que no han cumplido con un estndar o con otros requisitos establecidos. Un grupo puede adoptar sanciones internas en contra de los miembros del grupo, mientras que las sanciones externas pueden ser adoptadas por un ente de certificacin contra la totalidad del grupo. Sistema interno de gestin (SIGC): Una serie de procedimientos y procesos documentados que un programa de produccin sostenible pone en prctica para garantizar el cumplimiento con los requisitos establecidos. La existencia de un sistema interno de gestin permite al ente de certificacin delegar la habilitacin de cada uno de los miembros del programa de produccin sostenible en una estructura dentro de la organizacin de productores. Nota: Un sistema de gestin con frecuencia sirve a manera de sistema de control interno de un grupo. El trmino sistema interno de gestin" se utiliza a lo largo del documento y debe considerarse como sinnimo de "sistema de control interno". Transicin: Es un perodo de conversin para pasar de un manejo tradicional o convencional a un manejo de produccin orgnica. Tiempo transcurrido desde la ltima aplicacin de productos prohibidos y aplicacin de los principios de la Produccin Orgnica hasta obtener la certificacin orgnica Unidad productiva: Finca o parcelas destinadas a la Produccin Sostenible.
Anexo 2:
Reglamento Interno para la certificacin grupal sostenible
Finalidad del Reglamento Interno La presente propuesta de Reglamento Interno debe apoyar a las organizaciones de productores a manifestar su voluntad poltica de trabajar con estndares sostenibles. Este es el documento de mayor jerarqua que regula a nivel institucional cmo un asociado de la organizacin puede hacerse parte del programa sostenible, cmo pierde el estatus de integrante del programa, cules son las infracciones y cules las sanciones que se aplican sobre ellas y define una estructura institucional mnima para poder garantizar la eficacia del programa. Este reglamento puede incorporarse como un reglamento propio de la organizacin o sus elementos pueden formar parte del estatuto o de la constitucin. Su aprobacin debera darse en una asamblea de asociados. Sin los elementos estipulados, es posible que falte una relacin vinculante entre el objetivo social de la organizacin y la obligacin de cumplir con estndares sostenibles.
Captulo preliminar Considerando: Que para acceder a mercados diferenciados sostenibles, las fincas deben contar con la certificacin externa. Que la certificacin individual tiene un costo inaccesible para los pequeos productores de caf y/o cacao, Que los sistemas internos de gestin de calidad facilitan el acceso de grupos de pequeos productores a certificaciones sostenibles Que el grupo de pequeos productores requiere establecer mecanismos y estructuras transparentes y confiables para implementar la certificacin grupal bajo estndares sostenibles; Es necesario establecer el presente reglamento interno, de cumplimiento obligatorio. ALCANCE: El presente reglamento rige para los productores interesados que aplican a una certificacin colectiva en conformidad con estndares sostenibles. OBJETIVOS: Establecer los derechos y las obligaciones de los miembros de la organizacin de pequeos productores:______________________________________________ para su participacin en el programa de produccin sostenible; Describir la estructura y el funcionamiento de su sistema interno de gestin de calidad para la certificacin grupal orgnica y sostenible.
Captulo 1: De los miembros Art. 1.- Membresa en programa de produccin sostenible Productores de caf y/o cacao con el mismo plan de manejo y ubicados en __________ (zona especfica) pueden inscribirse en el programa de produccin sostenible para obtener una certificacin colectiva. Los productores con un sistema de produccin considerablemente diferente (en tamao, naturaleza o ubicacin) pueden ser parte del programa y del sistema interno de gestin (SIG), pero el auditor externo los audita por separado. Slo la membresa en el programa de produccin sostenible, la aprobacin del productor por la instancia de aprobacin y la certificacin externa del SIG autorizan al productor de denominar su producto como conforme con estndares sostenibles y usar el respectivo sello. Art. 2.- Ingreso al programa de produccin sostenible El productor asociado puede solicitar su ingreso al programa sostenible, remitiendo la Ficha de informacin bsica al responsable del SIGC. Adems, el productor deber firmar un contrato con el programa de produccin sostenible, comprometindose al cumplimiento del reglamento interno y la Norma Interna de Produccin Sostenible. Los productores nuevos que quieran unirse al programa de produccin sostenible deben tener, por lo menos, dos inspecciones internas anuales antes de que puedan hacerse parte de la lista de productores aprobados para certificacin externa. Art. 3.- Derechos de los miembros El miembro del programa de produccin sostenible tiene los siguientes derechos: Solicitar informacin sobre su estatus de aprobacin al responsable del SIG. Recibir como mnimo una visita de asesoramiento organizada por el servicio de extensin y participar de un programa de capacitacin organizada al inicio de la campaa. Recibir por escrito el resultado de la inspeccin anual interna a su unidad productiva, la constancia de decisin del comit de aprobacin y las acciones correctivas propuestas. Que sea incluido en la lista de productores aprobados para la certificacin externa, cuando cumpla con las disposiciones tcnicas Que sus productos formen parte del volumen de la organizacin para su comercializacin cuando figure en la lista de productores aprobados. Poner trmino a su membresa mediante una carta de renuncia cuando lo consideren pertinente. Dirigir su apelacin por escrito a el comit de aprobacin cuando no est de acuerdo con la decisin de la misma. Solicitar su re-inscripcin en el programa cuando haya perdido su estatus de miembro. Art. 4.- Obligaciones de los miembros El miembro del programa de produccin sostenible tiene las siguientes obligaciones: Ser evaluado por lo menos una vez al ao por el inspector o inspectora interno en conformidad con el reglamento interno. Cumplir con el conjunto de requisitos de la Norma Interna de Produccin Sostenible Participar de las jornadas de capacitacin programadas por el SIG.
Permitir que tanto los inspectores internos como auditores externos del organismo de certificacin y el personal de la Autoridad Competente tengan acceso ilimitado a todas las reas de la unidad productiva, incluyendo plantaciones, instalaciones de proceso, secado, almacenamiento, vivienda y documentacin requerida. Implementar planes de acciones correctivas en respuesta a la notificacin del comit de aprobacin. Aceptar las sanciones, en caso de que hubiese incumplimiento a disposiciones normativas o administrativas. Art. 5.- Infracciones y sanciones Las infracciones de los miembros del programa de produccin sostenible contra las disposiciones tcnicas de la Norma Interna de Produccin Sostenible o las disposiciones administrativas del Reglamento Interno pueden ser muy graves, graves o menores. El comit de aprobacin evala la gravedad de la infraccin, tomando en cuenta su intencionalidad o la reincidencia y decide sobre la sancin a aplicar.
Infraccin Muy grave
Motivo Infracciones contra la integridad de la calidad de los productos* sin la debida notificacin al inspector interno o responsable SIG Falsificacin de documentos y registros Infracciones contra el Reglamento Interno que imposibilita un control eficaz de las unidades productivas en reincidencia.
Tipo de Sancin Exclusin permanente
Grave
Infracciones contra la integridad de la calidad de los productos con la debida notificacin al inspector interno o responsable SIG Infracciones contra el Reglamento Interno, respecto a poder garantizar un control eficaz de las unidades productivas. Incumplimiento en la implementacin de medidas correctivas en reincidencia
Suspensin de la venta como producto sostenible; retorno en proceso de transicin (orgnico),
Menor
Incumplimiento en la implementacin de medidas correctivas Incumplimiento a disposiciones agrarias y sociales (criterios importantes). Infracciones leves
Suspensin temporal de la venta (hasta la implementacin de medidas correctivas) Notificacin de levantamiento de infraccin hasta prxima inspeccin
El comit de aprobacin decide segn lo contemplado en el cuadro de sanciones. Tambin resuelve los casos no previstos en el presente reglamento.
Una infraccin contra la integridad de la calidad de los productos implica que el producto ya no tiene la calidad a la cual se refiere el respectivo sello, por ejemplo la utilizacin de insumos prohibidos en la produccin orgnica, la mezcla de productos conformes con estndares sostenibles con productos convencionales, la obtencin de productos con mano de obra contratada de nios, etc.
*
Los productores sancionados podrn apelar en un plazo no mayor de quince (15) das hbiles, contados a partir de la fecha de recepcin de la notificacin, ante el comit de aprobacin mediante una apelacin escrita, anexando todo documento probatorio para su descargo. Los productores deben conservar una copia con cargo de recibido con fecha y firma del responsable SIG, para efectos de su seguimiento. Las apelaciones se resuelven, sin derecho a otros recursos, en el comit de aprobacin. Art. 6.- Retiro de los miembros Las causas por las que un productor puede ser retirado del programa de produccin sostenible son: Voluntarias, cuando el productor solicite el retiro mediante carta de renuncia. Involuntarias, cuando la falta lo amerite, segn el cuadro de sanciones o cuando lo estipule el comit de aprobacin en casos no contemplados.
En caso de una certificacin segn los estndares de Fair Labelling Organization (FLO), slo los miembros que cumplan con las disposiciones tcnicas de la Norma Interna de Produccin Sostenible podrn acceder a los beneficios respectivos.
Captulo 2: Del SIG Art. 7.- Estructura Un SIG que pueda demostrar confiabilidad, se compone de tres reas independientes bajo la direccin del responsable SIG, tal como demuestra el grfico a continuacin:
Responsable SIG
Comit de aprobacin
Inspectores internos
rea de asistencia tcnica
Grfico: Organigrama del SIG en una organizacin con programa de produccin sostenible
Art. 8.- Responsable SIGC El responsable SIGC es el nexo entre inspectores, instancia de habilitacin, rea de asistencia tcnica y el/los organismo(s) de certificacin. Como tal es el responsable del programa de produccin sostenible en la organizacin. Sus funciones ms importantes son: Garantizar la competencia y objetividad del personal a cargo de las inspecciones internas y del comit de aprobacin y garantizar el conocimiento bsico de la norma interna por parte de los productores. Supervisar la adecuada ejecucin de los procedimientos correspondientes al programa de produccin sostenible.
Coordinar con el/los organismo(s) de certificacin las visitas de auditora y el levantamiento de las no conformidades y observaciones (plan de mejora). Mantener bajo su custodia los documentos vigentes y los registros del SIGC. Elaborar la lista de los productores para su certificacin por el/ los organismo(s) de certificacin y la lista de productores sancionados. Elaborar un informe anual a el/ los organismo(s) de certificacin, sobre deficiencias en el SIGC de la organizacin, sobre cambios en la estructura, los procedimientos y el personal del SIGC.
Art. 9.- Inspector interno El inspector interno conoce la norma interna y documenta las evidencias que pueden respaldar una no conformidad u observacin durante una visita fsica de la unidad productiva del productor. Sus funciones son: Ejecutar el procedimiento de inspeccin interna. Declarar posibles conflictos de inters para que el trabajo del inspector sea lo ms objetivo posible.
Art. 10.- Comit de aprobacin El comit de aprobacin puede ser una persona o un grupo de personas (comit) que aprueba a los productores en conformidad con la norma interna, basndose en el informe de la inspeccin interna. Sus funciones son: Ejecutar el procedimiento de aprobacin. Dar seguimiento a las acciones correctivas y preventivas y a las sanciones impuestas. Decidir sobre apelaciones.
Art. 11.- rea de asistencia tcnica El rea de asistencia tcnica, que se compone de los promotores, capacitadores y asesores, debe garantizar que las disposiciones de la norma interna sean de conocimiento de los productores integrantes del programa de produccin sostenible. Su funcin es: Realizar capacitaciones peridicas a los productores, en cuanto a normas, principios, estndares, lineamientos, manejo tcnico y de los requisitos del SIG. Elaborar, conjuntamente con los productores, los planes de manejo del/ de los cultivo(s) Garantizar que los productores llenen adecuadamente los registros.
Anexo 3:
1.1.
Norma Interna de Produccin Sostenible
Introduccin
Para desarrollar una Normativa comn para la certificacin mltiple de grupos de pequeos productores de caf y/o cacao, se efectu un estudio comparativo de las normas de certificacin ms aplicadas por los productores peruanos organizados; que son las siguientes: NOP Programa orgnico Nacional (02/01/2009); UE Reglamentos Europeos 834/2007 y 889/2008; JAS Japan Agricultural Standard Notificacin 1605 (27/10/2005); Reglamento Tcnico para los Productos Orgnicos del Per (DS 044-2006-AG); Criterios Genricos de Comercio Justo Fairtrade para Organizaciones de Pequeos productores (01/01/2009); Norma para Agricultura Sostenible Rainforest Alliance (Julio, 2010); Cdigo de conducta UTZ Certified (Enero, 2010); Lineamientos de Evaluacin de STARBUCKS C.A.F.E. Practices V2.0 (01/10/2007). La presente Norma Interna se compone de las disposiciones comunes de las normas mencionadas, en cuanto sean aplicables a la realidad socio-ambiental de Per; as como de los requisitos indispensables de cada una de ellas, de manera que garanticen la integridad del producto orgnico y sostenible. 1.2. Objetivo General y Poltica
Cumplimiento de los requisitos de llevar un sistema de gestin documentado; con bienestar social y seguridad laboral; conservacin de suelo, ecosistemas y recursos naturales; manejo integrado de cultivo y residuos; utilizando materiales orgnicos y/o insumos permitidos que no contribuyan a la contaminacin del hombre, los cultivos y el ambiente. 1.3. Objetivos especficos
ahorrar valiosos recursos en la capacitacin e implementacin de los estndares, y hacer posible el acceso de un mayor nmero de pequeos productores a mercados diferenciados orgnicos, sostenibles y de comercio justo. 1.4. Estructura de la Norma interna
Las secciones son las siguientes: Sistema de Gestin Documentado Bienestar Social y Seguridad Ambiental Conservacin del Suelo, Ecosistemas, y Recursos Naturales Manejo Integrado del Cultivo y Residuos Y su respectivo anexo con dos listas de consulta obligada: Productos Permitidos para la Fertilizacin de Cultivos Orgnicos Fitosanitarios Permitidos en Cultivos Orgnicos y/o Sostenibles
1.5.
Alcance de la Norma interna
Esta Norma Interna se enfoca en la mejora continua de la calidad de vida y economa de las personas que practican la agricultura familiar de Caf y/o Cacao en el territorio peruano; y en la conservacin ambiental de todas sus parcelas. La implementacin de los requerimientos de la
Norma Interna se debe hacer en toda la propiedad y parcelas del agricultor, no permitindose la posibilidad de una produccin paralela certificada y convencional.
1.6.
Requisitos de la Norma interna
SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTADO

1. Conocer su reglamento y Norma interna. 2. Tener copia de su compromiso de cumplimiento con norma y reglamento interno, y poner en prctica su poltica socio ambiental. 3. Recibir las capacitaciones del Sistema Interno de Gestin. 4. Elaborar un croquis identificando parcelas de cultivos, viveros, colindantes, reas de amortiguamiento, de proteccin y de riesgos de erosin, cuerpos de agua, zonas de uso humano y reas de riesgo para la integridad a la salud de las personas. 5. Tener implementado su plan de produccin anual y actualizar su cuaderno de productor con los registros de los programas de su Sistema Interno de Gestin, es decir:
Programa de Conservacin de Recursos Naturales. Incluir la Reforestacin de reas no apropiadas para la agricultura, Programa de uso eficiente de agua en el beneficio hmedo, Programa de Salud y Seguridad Laboral, con poltica y plan de accin basado en el anlisis de riesgos a la salud y seguridad laboral. Programa de Manejo Integrado de Cultivo, Programa de fertilizacin de suelos o cultivos fundamentado en las caractersticas y propiedades de los suelos (muestreo y anlisis peridico), Programa de Manejo Integrado de Desechos, fundamentado en los principios de reducir, reusar y reciclar. Programa de seguimiento y mejora continua del sistema de gestin integral de la finca, con acciones correctivas basadas en los hallazgos de las auditoras internas y externas. Programa de capacitacin al personal que labora en las parcelas, para la correcta aplicacin de los programas del plan de produccin anual.
6. Registrar la aplicacin de fertilizantes y fitosanitarios. 7. Registrar los salarios y horas extra de los trabajadores. 8. Medir y registrar lo que gasta en energa para la produccin y procesamiento, verificando la tendencia de reduccin de consumo. 9. Medir y Registrar el volumen de agua de regado y su eficiencia de uso. 10. Medir y registrar el volumen de agua utilizada en beneficio hmedo verificando la tendencia a usar volmenes menores. 11. Separar e identificar el caf cosechado segn su procedencia, y conservar la documentacin que sustente la entrega o venta. 12. En caso se implementen nuevas reas de cultivo, solicitar al SIG una evaluacin previa de las consecuencias que ocasionar a la seguridad de las personas y el ambiente; para implementar su plan de mitigacin de dichas consecuencias. 13. Conocer si sus proveedores de servicios, como de transporte, o contratistas jornaleros, han sido aprobados por su SIG en el cumplimiento de requisitos socio ambientales, de higiene y de salud.
14. Registrar en su cuaderno la lista de plantas y animales silvestres existentes en su finca.
BIENESTAR SOCIAL Y LABORAL

15. Mantener el Orden y la higiene en la finca, almacenes, dormitorios y vivienda en general. Tanto el productor como los trabajadores permanentes y temporales que se queden en la finca deben tener dormitorios saludables, ventilados y que aseguren la privacidad de sus habitantes. 16. Mantener los baos o letrinas en condiciones limpias y dignas; y los lavamanos cerca de comedores y baos. 17. Tener agua apta para el consumo humano. En caso sea de manantial del que no se tiene anlisis que confirme su inocuidad, es necesario hervir o purificar. 18. Realizar las labores de manera segura, sealizando zonas de riesgo, publicando procedimiento de accidentes y emergencias en la zona de beneficio de cada finca, y utilizando equipo de proteccin personal en caso de riesgo a la integridad fsica. 19. Tener acceso a los servicios de salud y educacin 20. Trabajar no debe poner en riesgo el desarrollo, salud y educacin de menores de 18 aos. No se debe contratar a menores de 15 aos. 21. El pago del jornal es igual o mayor al mnimo establecido en la regin. No se debe hacer diferencia en los pagos entre varn y mujer por la misma tarea efectuada. Los trabajadores permanentes tienen contratos de trabajo con informacin de sus condiciones de trabajo. 22. El productor no debe discriminar, ni apoyar cualquier tipo de trabajo forzado y no tolerar el castigo corporal, as como tampoco el acoso sexual y el abuso verbal. El horario de trabajo es de 8 horas con descanso de al menos media hora luego de mximo 5 horas de trabajo continuo. Las horas extras trabajadas son voluntarias y mediante previo acuerdo con los trabajadores. 23. Para la aplicacin de abonos e insumos fitosanitarios tener y utilizar equipo de proteccin personal. 24. Implementar botiquines adecuados que respondan a los riesgos identificados.
CONSERVACIN DE ECOSISTEMAS, AGUA, SUELOS Y VIDA SILVESTRE

25. Instalar diversas especies de rboles de sombra naturales de la zona; siempre que sean compatibles con el cultivo de caf. 26. Prohibir la caza y recoleccin de animales y plantas silvestres; y conocer las especies en peligro de extincin de su zona de produccin. 27. No atrapar ni mantener animales silvestres en cautiverio. 28. Ubicar los nuevos campos de cultivo a una distancia mayor de 2 Km fuera de reas Naturales Protegidas. 29. Mantener la integridad de los cauces y/o cuerpos de agua naturales, de los bosques y otros ecosistemas terrestres. No rellenar ni drenar humedales. No extender el cultivo de caf o cacao a distancias menores a 10 metros de cauces naturales permanentes. 30. No convertir el bosque natural a produccin agrcola. No talar ni quemar bosque primario ni secundario, ni tampoco cabeceras de microcuenca a partir de marzo de 2004. 31. Ubicar las nuevas reas de produccin donde se presentan condiciones de clima, suelos y pendientes adecuadas para el cultivo a largo plazo.
32. Implementar prcticas de manejo y conservacin de estructura de suelos (coberturas y abonos verdes, mulch, incorporacin de materia orgnica, etc.) 33. Implementar un programa de fertilizacin de suelos basado en anlisis de suelos cada tres aos. 34. Proteger de riesgos de contaminacin los cuerpos de agua, caminos y zonas de cultivo estableciendo reas de amortiguamiento, con reforestacin y/o regeneracin natural. 35. Sealizar todos los lotes de cultivo, las zonas de amortiguamiento y conservacin con rtulos. 36. Tratar todas las aguas residuales de la vivienda y la planta de beneficio hmedo por separado de acuerdo a su procedencia y contenido de carga contaminante; y no regar el cultivo con agua residual. 37. No contaminar los cuerpos de agua natural con residuos slidos o lquidos. 38. No deben existir fugas en las caeras y/o redes de distribucin de agua.
MANEJO INTEGRADO DE CULTIVO Y RESIDUOS

39. La semilla de sus cultivos es sana sin insumos qumicos prohibidos y procede de produccin orgnica de variedades adaptadas a la zona. 40. Utilizar solo los fertilizantes y fitosanitarios permitidos en el anexo de esta norma interna. Solicitar asistencia tcnica a su SIG al respecto, y mantener en sus archivos las especificaciones tcnicas del producto utilizado. 41. Realizar buenas prcticas culturales para prevenir problemas de plagas, enfermedades y malezas, mediante: evitar las quemas, usar variedades resistentes, utilizar fitosanitarios permitidos (Ver Anexo 2), realizar deshierbos oportunos, podas selectivas y/o sanitarias, etc. 42. Para el Abonamiento utilizar al mximo los materiales orgnicos de la finca y los abonos externos permitidos solo cuando sea necesario. 43. El estircol se deber aplicar compostado en 15 das con un mnimo de 5 volteos, o en caso contrario aplicarse 90 das antes de la cosecha. 44. Almacenar los fertilizantes, fitosanitarios, insumos y sus residuos separados en lugares aislados, secos, ventilados, limpios, con avisos, y disponer de estos sin contaminar cuerpos de agua. 45. Mantener limpias y en buenas condiciones las instalaciones y equipos de beneficio. 46. Mantener calibrados las herramientas o equipos de medicin del peso o volumen de cosecha. 47. Realizar el fermentado de caf en depsitos adecuados y limpios. 48. Los patios y las instalaciones de secado del caf y el material de empaque deben estar libres de cualquier fuente de contaminacin. 49. Disponer de un sitio techado apropiado para almacenar el caf sobre tarimas, en lugares ventilados. Dejar una separacin mnima hacia las paredes. 50. Realizar un manejo y/o tratamiento seguro y adecuado de los desechos del beneficio.
Glosario
Bosque natural: Bosques primarios y secundarios sin perturbacin humana significativa por un mnimo de 10 aos. Bosque primario: Un bosque que originalmente cubri una regin antes de que ocurrieran cambios causados por el ser humano (Fuente: UNUN http://www.eionet.europa.eu). Bosque secundario: Crecimiento natural de un bosque despus de alguna perturbacin mayor; por ejemplo, tala de rboles, fuegos severos, o ataque de insectos (Fuente: European Community Biodiversity Clearing-House Mechanism. http://glossary.eea.europa.eu). Cadena de custodia: Todas las etapas de la cadena productiva entre la produccin primaria y el consumo final (incluyendo el cultivo, manejo, proceso y comercializacin). Organismos Modificados Genticamente (OMG): Organismos producto de tecnologa de ADN recombinante. Purma: Suelo degradado por actividad agrcola previa, el cual est siendo dejado descansar en regeneracin natural por un tiempo determinado. Produccin Paralela: Cuando en una unidad productiva, la produccin de animales y/o vegetales se realiza bajo los sistemas de produccin orgnico y convencional. (Reglamento Peruano 044-2006 AG) SIG: Sistema Integrado de Gestin del Grupo de productores. Sistema de Gestin Integral de la finca: Es un sistema de programas que interactan entre s, para establecer la poltica y los objetivos sociales, ambientales y productivos, y las actividades para lograr dichos objetivos. Equivale y se contempla en el Sistema de Gestin Social y Ambiental de Rainforest Alliance, el Perfil del Operador y/o el Plan del Sistema de Produccin y Procesado Orgnico de NOP, o al Plan de Manejo Orgnico del reglamento orgnico de la Unin Europea.
Anexos de la Norma Interna PRODUCTOS PERMITIDOS PARA LA FERTILIZACIN DE CULTIVOS ORGNICOS Productos permitidos para la fertilizacin del suelo, segn Reglamento Tcnico para los productos orgnicos del Per (DS 044-2006-AG): (Restringido (R) significa que el programa de certificacin debe establecer condiciones y procedimientos para su uso).
# Nombre Categora segn el DS No 044/06 Ag Libre Restringido Libre Libre Restringido Prohibido (P) por: NOP CEE JAS 88908 R
1 2 3 4 5
6 7 8 9 10 11
12
Compost, estircol lquido (purn) y orinas (sin uso de sales), solo de crianza extensiva Estircoles lquidos con uso de sales, solo de crianza extensiva Restos de cultivos orgnicos y abonos verdes Paja y otras coberturas del suelo (mulch) Algas y productos a partir de algas, obtenidos por procesos fsicos o extrados con agua o cido acuoso y/o soluciones alcalinas Turba, aserrn, virutas y cortezas, siempre que provengan de madera no tratada y sea de fuentes renovables. Vinaza y extractos de vinaza Guano de islas "Humus" de lombrices Harina de pescado, sangre, de carne, de huesos , cuernos pesuas y de plumas, lana, pelos, productos lcteos Productos y subproductos orgnicos de origen vegetal para abono (por ejemplo: harina de tortas oleaginosas, cscara de cacao, etc.) Lodos de aguas servidas y compost urbano, de fuentes separadas y evaluados para la contaminacin Pescado y productos a partir de pescado, sin preservantes Subproductos de industrias alimentarias y textiles, de material biodegradable de origen microbiano, vegetal o animal, sin aditivos sintticos Minerales Algas marinas calcificadas Cenizas de madera no tratada Sulfato de Calcio (yeso) y solucin de cloruro de calcio Carbonato de calcio de origen natural (por ejemplo: Creta, marga, roca calcrea molida, arena calcrea, Creta fosfatada, etc.) Cal magnesiano / dolomtico Cloruro de sodio Oligoelementos Escoria bsica Fosfatos naturales Sulfato de magnesio (por ejemplo: Kieserita) Potasio mineral con bajo contenido de cloro (ejm: Sulfato de potasio, Silvanita, patenkali, etc.) Azufre elemental Roca Fosfrica Natural Rocas pulverizadas
Libre Restringido Restringido Restringido Restringido Restringido
R R
13 14
Restringido y solamente para reforestacin Restringido Restringido
1 2 3 4
Libre Restringido Restringido Libre
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Restringido Restringido Restringido Restringido Restringido Restringido Restringido Restringido Restringido Restringido
R R
FITOSANITARIOS PERMITIDOS EN CULTIVOS ORGNICOS Productos permitidos para el manejo fitosanitario, segn DS 044-2006-AG:
# Nombre Categora segn el DS No 044/06 Ag Restringido Libre Restringido Libre Restringido Restringido Restringido Restringido Libre Libre Libre Restringido Libre Libre Restringido Restringido Restringido Prohibido (P)por: NOP CEE JAS 88908
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31 32 33 34
Azadirachta indica (neem) Aceites vegetales (por ejemplo, aceite de menta, aceite de pino, aceite de alcaravea) Aceites minerales ligeros Arcillas (ej. bentonita, perlita, vermiculita, zeolita) Azufre Bicarbonato de sodio Cal viva y Sulfuro de cal (polisulfuro de calcio) Cloruro de calcio / soda CO2 (solo para uso en almacenes) Feromonas (solo en trampas y dispensadores) Gelatina Infusin de tabaco Nicotiana tabacum (solucin acuosa) Lecitina Sal de potasio rica en cidos grasos (jabn suave) Liberacin de parsitos y depredadores de insectos plagas, con declaracin de libres de OGM. Permanganato de potasio, Alumbre potasio (Kalinita) Microorganismos (bacterias, virus y hongos), por ejemplo, Bacillus thuringensis, Baculo virus, etc; on declaracin de libres de OGM. Preparados animales y vegetales Propleos Piretrinas extradas de Chrysanthemum sp y Pyrethrum sp Quassia amara Rotenona extrada de Derris spp, Lonchocarpus spp y Terphrosia spp Repelentes a partir de plantas Ryania Sales de cobre en forma de hidrxido de cobre, oxicloruro de cobre, sulfato de cobre tribsico u xido cuproso (solo para la preparacin de caldo bordals y menos de 5 kg/ha/ao de cobre). Arena de cuarzo y Silicatos Tierra de diatomeas Trampas cromticas Trampas mecnicas Cera de abejas Fosfato diamnica como atrayente (slo en trampas) Metalldehdo (slo en trampas) Etileno Aceite de parafina
R P
Restringido Libre Restringido Restringido Restringido Libre Restringido Restringido
Libre Restringido Libre Libre Libre Restringido Restringido Libre Libre

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Manual de Procedimientos

Febrero del 2011 Elaboracin: Frank Schreiber, Carlo Costilla Mora

ANEXOS Anexo 1: Anexo 2: Anexo 3:

Captulo II: Estructura

Captulo III: Procedimientos de actuacin

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Proceso/actividad: Decisin (si/no): Registro: Almacenamiento: Conector: Fin:

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Revisado por: Coordinacin SCAN Per, Nombre y apellido

Aprobado por: Organizacin integrantes de la Plataforma SCAN 1, Nombre y apellido

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7 REGISTROS REG 00: Listado de Documentos de SCAN - Per

8 ANEXOS ANEXO 1: Contenido de Procedimientos e Instructivos ANEXO 2: Flujo de Elaboracin de Documentos

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9 CONTROL DE CAMBIOS Prrafo dice Debe decir

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________________________ Firma Coordinacin Plataforma SCAN

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ANEXO 2: FLUJO DE ELABORACIN Y MODIFICACION DE DOCUMENTOS

Cumplimiento con PRO-00

Firma de revisin y remisin para su aprobacin

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Procedimiento: Aprobacin de productores

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8 ANEXOS Anexo 1: Tipificacin de infracciones y sanciones Anexo 2: Flujograma de Aprobacin de productores

9 CONTROL DE CAMBIOS Prrafo dice Debe decir

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Procedimiento: Aprobacin de productores

REG 01: Ficha de Informacin Bsica

Regin: Cdigo: Promotor:

Plantas de: Espcies de animales silvestres:

5. INSPECCIONES INTERNAS Inspector interno Fecha

6. INSPECCIONES EXTERNAS Inspector externo Fecha

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7. CROQUIS DE UBICACIN DE LA FINCA

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17. FIRMAS DEL PRODUCTOR Y DEL TCNICO