Mtodos de prevencin, deteccin e investigacin de fraudes dentro de empresas

Qu se entiende por fraude?

Segn ACFE: Actividades/acciones con el propsito de enriquecimiento personal a travs del uso inapropiado o la sustraccin de recursos/activos de una organziacin por parte de una persona. Segn AICPA: El uso de Acciones que buscan presentar ante los inversionistas, analistas y/o mercado una situacin no realista de la Compaa, con el fin de cumplir con las expectativas de alguno o algunos de los grupos de inters. Segn The institute of internal auditors: Cualquier acto ilegal caracterizado por el engao, el ocultamiento o la violacin de la confianza. Los fraudes son perpetrados por individuos y organizaciones para: Obtener dinero, propiedades o servicios Evitar pagos o prdida de servicios Asegurar una ventaja personal o del negocio

Clasificacin del fraude

Clasificacin del fraude

Categoras de fraude (Segn ACFE)

Corrupcin: Esta categora de fraude encuadra todas aquellas actividades en donde los empleados de una empresa utilizan indebidamente sus influencias para obtener un beneficio personal. (Ejemplo: Pago de sobornos, extorsin, etc.) Fraude de EECC: Son aquellos eventos de fraude en donde se ejecutan maniobras con el propsitos de generar estados financieros que no reflejan adecuadamente la realidad econmica de la compaa. (Ejemplos: registro ficticio de ingresos, inadecuado de reconocimiento de prdidas, reporte de activos falsos o sobre-valuados) Apropiacin indebida de activos: Son aquellos esquemas de fraude en los cuales la persona que lleva a cabo la accin de fraude realiza sustracciones de activos o utiliza tales activos u otros recursos de la compaa para benefisio propio. (Ejemplos: Desvos de fondos a travs de recibos falsos, robo de bienes y falsificacin de cheques de la empresa.)

Ocurrencia de fraude por categora (Global) (*)

(*) Fuente: Report to the Nation 2010 ACFE

Prdida por categora (Global) (*)

(*) Fuente: Report to the Nation 2010 ACFE

Mapa de fraude Sustraccin de activos

Categora Skimming Robo de efectivo Billing Gastos falsos Fraude con cheques Nomina Registraciones falsas Cash on hand Robo de activos (Excepto efectivo) Ejemplo Irregularidad anterior a la registracin contable. Sustraccin con posterioridad a la registracin. Fraudes con facturas falsas. Facturas reales por conceptos falsos o excedidos. Fraude por robo o alteracin de valores. Irregularidades a travs de esquemas en el proceso de nmina. Registros falsas de efectivo para conciliar acciones de fraude. Uso indebido del efectivo de la empresa. Sustraccin de activos que no son dinero en efectivo. Casos 267 181 479 278 274 157 55 121 156 % Casos 14,5% 9,8% 26,0% 15,1% 13,4% 8,5% 3.0% 12,6% 16,3% Perdida media $ 60.000 $ 100.000 $ 128.000 $ 33.000 $ 131.000 $ 72.000 $ 23.000 $ 23.000 $ 90.000

Anlisis del Fraude

Conceptos e ideas que ayudan a comprender los patrones de ocurrencia de eventos de fraude.

Propensin al fraude
Regla 10 80 - 10
10% de la poblacin:
Nunca se involucrara en conductas ilegales

10% de la poblacin:
Siempre viendo la posibilidad de hacer trampa, robar, etc. (sin importar la profesin).

80% de la poblacin:
Puede involucrarse en conductas ilegales

Anlisis del Fraude: Elementos

(Diagrama de Cressey)

ni da d

Ra ci iz a al on

Op or tu

Incentivo/Presin (Necesidad)

ci n

Elementos del fraude (Cressey)

Oportunidad: Para que ocurra un fraude o una irregularidad dentro de una compaa, debe existir una debilidad a explotar en un determinado proceso, la ausencia de un control o bien la desidia en alguna parte del proceso o rea donde ocurre el evento. Por ejemplo: Un cajero ejercita el hbito de retirar mensualmente importantes sumas de dinero en forma directa del tesoro de la empresa y, ante las necesidades de efectivo propias de su actividad, genera requerimientos de efectivo y esconde las diferencias en las partidas a rendir. Debilidades identificadas: Inexistencia de procedimientos bsicos de control interno, tales como arqueos de fondos sorpresivos por parte de Auditora Interna. Uso discrecional del efectivo por parte del tesorero sin ningn tipo de control. Desconocimiento de la operatoria y procesos de tesorera y ausencia de diagramacin de los controles internos.

Elementos del fraude (Cressey)

Incentivo/Presin (Necesidad): Debe existir un incentivo o una necesidad (Interna) o presiones (externas), que generen que el individuo sea llevado a cometer la irregularidad o la accin de fraude. Por ejemplo: - Existencia de Personal clave en la empresa (Tesoreros) con importantes necesidades financieras. - Presiones relacionadas con la determinacin de objetivos de difcil cumplimiento por parte de los empleados de la empresa. - Clima hostil dentro del ambiente laboral o tratos inadecuados. Debilidades identificadas: Inexistencia de procedimientos tendientes a verificar el estado financiero de funcionarios claves de la compaa. Inexistencia de canales de comunicacin adecuados para informar situaciones especiales.

Elementos del fraude (Cressey)

Racionalizacin: Es la variable de mayor dependencia del individuo, ya que se resume como el momento en el cual el individuo considera internamente que el acto a cometer es vlido y se justifica. Por ejemplo: Situaciones internas, tales como: - Elevada presin para alcanzar objetivos. - Personal que considera que se encuentra con un sueldo por debajo de la media, aumenta la propensin a racionalizar un hecho de fraude. Debilidades identificadas: N/A

Control del Fraude

Actividades de control y supervision para mitigar los fraudes ocupacionales.

Control del Fraude: Enfoques utilizados

(Diagrama de Cressey) Enfoque 2

ni da

c Ra a liz na io

Op or

tu

n ci

Enfoque 1 Presin (Necesidad)

Enfoque 1

Enfoques de contencin de fraude

Enf:1 - Racionalizacin / Presin (Control) Enf:2 Oportunidad (Sustantivo)

Cdigodetica, Manualesdeconducta, PolticadeRRHH, Evaluacindeclimalaboral, Lneasdereportedeirregularidades.

BusinessIntelligenceorientadoadriversde fraude(Parametrizacindealertas), AplicacindeLeydeBendford, Modelosanalticosautomatizados(Fraud ManagementSoftware), Usodeescenariosdefraudepredeterminadosen anlisisdecircuitos, Procedimientosdedatamining, Lneasdereportedeirregularidades.

Estructura de un plan de prevencin de fraude

Un plan de prevencin de fraude dentro de la empresa debera contener los siguientes elementos: 1.Anlisis y monitoreo de los principales riesgos de fraude dentro del negocio o segmento de operaciones de la compaa. 2.Segregacin de la responsabilidad (Fraud risk ownership) de los riesgos de fraude identificados. 3.Evaluacin permanente (Fraud risk assesment) de nuevos eventos o patrones de fraude que se puedan estar generando. 4.Establecimiento de una poltica de manejo de eventos de fraude. 5.Anlisis de controles que mitiguen eventos de fraude a nivel procesos.

Estructura de un plan de prevencin de fraude (Cont)

6. Mejora continua del Ambiente de control, relacionado con aspectos directos a eventos de fraude. 7. Planes proactivos de deteccin de fraudes.

Estructura de un plan de prevencin de fraude (Mnimo)

Auditoras sorpresivas
Generan ambiente de control. Costo medio / alto (S/ alcance). Efectividad media y Riesgo de deteccin Alto. Bien comunicadas generan un amplio ambiente de control. Costo bajo. Efectividad media / alta. Riesgo de deteccin bajo. Genera un amplio ambiente de control. Costo Medio. Efectividad media (dependiendo de la cultura del personal).

Lneas de reporte de irregularidades

Capacitacin al personal

Por qu es importante la prevencin de los fraudes?

Para evitar las prdidas directas e indirectas que provienen del fraude

Prdidas directas
Prdida directa del desfalco. Rumores internos dentro de la empresa. .

Prdidas indirectas
Honorarios de investigadores. Costas de juicios. Cargos por peritajes internos. Gastos relacionados con la investigacin. Demandas judiciales. Clima laboral inadecuado. Imagen de la empresa

Caso 1
Rubro: Produccin de artculos de plstico. Ubicacin: Gran Buenos Aires. Personal: 950 personas. Resumen de la situacin: Empresa requirente de servicios de auditoria interna y que nunca haba mantenido un esquema interno de control, solicita el diseo de controles internos para sus operaciones. Se aplic un esquema de auditoras sorpresivas, lnea de reporte de irregularidades, charlas sobre el trabajo de auditoria interna y un relevamiento y anlisis de circuitos clave de la empresa. Se comenz a trabajar sobre el rea de tesorera y los depsitos de la empresa debido a que se consider que eran las reas en donde se involucraban mayor cantidad de recursos (Riesgo alto).

Escenarios detectados- Caso 1

Nro
-1.

Detalle - Al realizar un arqueo de caja se detect una diferencia de alrededor de 180.000 en vales . - El faltante se encontraba en una gran cantidad de vales a rendir que no tenan justificacin - Al efectuar un anlisis pormenorizado de las actividades de tesorera se detectaron 12 esquemas posibles para cometer irregularidades. - Los sistemas de la empresa generaban vulnerabilidades de materialidad que iban desde la generacin de ajustes contables sin autorizacin hasta la posibilidad de realizar rdenes de pago en efectivo sin justificacin ni control posterior.

-2.

-3.

-4

Caso - Elementos
Oportunidad: La oportunidad se gestaba en las grandes deficiencias de control interno existentes dentro de la empresa y que en este aso estaban impactando en los saldos de caja. La falta de arqueos peridicos representaba la mayor falencia. Necesidad: El individuo que gener la accin de fraude mantena grandes necesidades financieras debido a problemas personales y de su familia y a su vez esta persona tenia el hbito del juego. Justificacin: Si bien es complejo determinar fehacientemente la justificacin del hecho por parte de la persona que realiz la accin de fraude, las necesidades que mantena el individuo suelen generar internamente una sensacin de auto-justificacin. La existencia de mal clima laboral pudo haber sido otro detonante en la justificacin del hecho.

Red flags inadvertidas - Caso 1

Personal clave de la administracin atravesando condiciones financieras muy desfavorables. Un anlisis posterior revel gran cantidad de pedidos de prestamos a todo tipo de entidades (incluido pedidos en foros abiertos de internet). Conocimiento abierto dentro de la organizacin sobre los hbitos relacionados con todo tipo de juegos de azar por parte de la tesorera de la empresa. Existencia de grandes inconsistencias de control interno tales como registraciones directas sobre los saldos reales de caja correspondientes a la contabilidad de la empresa. Se verific que el personal involucrado en la maniobra no haba tomado vacaciones en mas de dos aos.

Estadsticas ACFE
Report to the Nation 2010

Estadsticas Fraude en Grandes empresas y PYMES

Report to the Nation 2010

Fraudes en las PYMES comparados con Grandes Empresas

- Las Pymes sufren significativamente ms fraudes que las grandes empresas. Esto se debe a:
Falta de controles internos. Ausencia de control por oposicin de intereses. Ausencia de auditora interna. Confianza solo depositada en la gente y no en los procesos. Falta de conciencia de la direccin. Ausencia de Polticas de RSE.

Fraudes en las PYMES comparados con Grandes Empresas

En las Pymes se presentan las siguientes particularidades: 1. Los tipos de fraudes son distintos a las grandes empresas. Hay mayor robo de activos que actos de corrupcin. 2. Las formas de deteccin son distintas. 3. Se tarda ms en detectarlos. 4. La economa informal complica el armado de esquemas efectivos de control.

Estadsticas Caractersticas del defraudador

Report to the Nation 2010

Estadsticas Metodos de deteccin de fraude

Report to the Nation 2010

Conclusiones Estadsticas ACFE

Report to the Nation 2010

 El plazo promedio del fraude antes de ser detectado es de 18 meses. El 90% de los casos se refiere a Apropiacin Indebida de Activos. Los Hechos de Corrupcin son menos frecuentes pero los ms costosos. La mayor parte de los fraudes se detectan mediante sistemas de denuncias annimos. El costo de las prdidas se puede reducir un 59% si estos sistemas estn bien implementados.

 Las PYMES son afectadas en forma desproporcional por fraudes e irregularidades. Los controles antifraude reducen considerablemente los costos por fraudes El 85% de las personas que cometen fraudes no tienen antecedentes.Por lo general los defraudadores muestran los siguientes sntomas: 1- Nivel de vida no acorde con sus ingresos (43% de los casos) 2- Tienen problemas financieros familiares o personales (36% de los casos).

 Las Auditoras Externas no son efectivas para detectar fraudes. Las Auditoras Sorpresivas son una de las herramientas ms efectivas para detectar fraudes. Las personas en general solo cometen fraudes si piensan que no van a ser detectadas. El control interno como nica herramienta de control no es efectiva.

Dudas y consultas

Muchas gracias por su participacin

Martin S. Ghirardotti (mghirardotti@llyasoc.com.ar) Pablo Cesar Paladini (ppaladini@llyasoc.com.ar)