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3.1. Definicin.
Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Sern estudiados tres tipos de consultas: De seleccin: selecciona y presenta registros en formato patrn De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De accin: altera el contenido de registros en una nica operacin
Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinmico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta est activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automticamente reflejarn esas alteraciones. Las consultas constituyen un recurso prctico para obtener informaciones especficas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos: Elegir campos especficos de tablas especficas; Seleccionar informaciones va criterios; Mostrar las informaciones en varios rdenes; Obtener datos de varias tablas simultneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y grficos.
FIGURA 3.1Ventana Mostrar tabla de consulta. La activacin de la ventana de dilogo Mostrar tabla tambin puede ser realizada a travs del men Consulta opcin Mostrar tabla o por el botn correspondiente en la barra de herramientas. La ventana Consulta Seleccin posee dos reas, el rea de las tablas envueltas en la consulta y el rea de la consulta propiamente dicha. En esta ltima rea el montaje de la consulta es hecho a travs del esquema QBE (Query By Example). En este esquema creamos las consultas arrastrando campos del rea superior de la ventana para el rea inferior. En la planilla QBE cada columna contiene informaciones al respecto del campo incluido en la consulta.
FIGURA 3.2 Barra de herramientas de la ventana Consulta. La figura 3.3 muestra la estructura de la consulta que fue denominada "Ingenieros de la Empresa". Al accionar la ejecucin de la consulta aparece el resultado presentado en la figura 3.4. Esta figura muestra que el resultado es presentado en una hoja de datos que, en principio, puede ser tambin usada para alterar y excluir registros.
b.
FIGURA 3.5 a.
FIGURA 3.5 b.
d. todos los ingenieros de nivel 2 del departamento de marketing o ingenieros nivel 2 con nombres
comenzados por la letra R.
FIGURA 3.5 c. FIGURA 3.5 (a) (b) (c) Selecciones comprendiendo mas de un campo.
FIGURA 3.6 Consultas sin y con valores exclusivos Como se observa hay repeticin de valores, pues todos los registros fueron seleccionados y apenas el campo Cdigo del cargo es presentado. Para listar sin repeticin se debe indicar que la seleccin debe omitir valores repetidos. Para ello se debe accionar en la pantalla de proyecto (modo Vista diseo) el men Ver opcin Propiedades o picar en el botn correspondiente. En la ventana de dilogo que aparece enseguida, activar la opcin Valores nicos.
ventana relaciones, entonces al adicionar las tablas en la ventana de proyecto de consultas automticamente aparecer la lnea de relacin entre los campos relacionados. Finalmente especificamos en la planilla QBE cuales son los campos a incluir en la consulta. El Nombre del empleado El Salario del cargo El descuento del 8% sobre el salario.
El ltimo campo es un campo computado cuya descripcin se inicia con la palabra descuento seguida de dos puntos. Esta ser la leyenda de la columna. El clculo efectuado envuelve la siguiente expresin.
3.10. Totalizaciones.
Es posible obtener totales en consultas. Podemos contar el nmero de ocurrencias de registros, obtener sumas, promedio, mnimos, mximos, etc. Para obtener totales es necesario incrementar una lnea Total en la planilla QBE lo que es hecho por el botn sumatoria ? en la barra de herramientas o men Ver opcin Totales. En la lnea Total para cada campo de la consulta deber ser especificado el tipo de totalizacin deseada. Por ejemplo, si el campo sirve apenas para contar registros, debemos elegir la opcin Contar. Si el campo tuviera que sumar, se selecciona Suma. Por otro lado, siempre habr campos que van a controlar el argumento de los registros, por ejemplo, si deseamos totales por departamentos, en nuestro caso para el del Nombre del departamento, especificaremos Agrupar por. Para obtener totales de subagrupamientos basta incluir en la secuencia correcta a los campos que dan origen a los grupos y subgrupos indicando el orden de clasificacin ms conveniente. El ejemplo de la figura 3.9 muestra la obtencin del total de Empleados por cargo dentro de cada departamento. Para cada entrada en esta consulta tambin es presentada la suma de los salarios. En la figura 3.10 de la hoja de datos se observa que la columna con el total de los salarios posee leyenda y est en formato moneda. Estas caractersticas fueron definidas seleccionando la columna salario del cargo en la ventana de diseo de la consulta y accionando el botn propiedades en la barra de herramientas. En la ventana Propiedades del campo fueron especificados: el formato moneda, lugares decimales automticas y titulo Suma (agregar en la tabla PADRN DE EMPLEADOS algunos registros con el mismo cargo en el mismo departamento).
FIGURA 3.12 Hoja de Datos de la consulta de Referencia Cruzada Cuando se crea una nueva consulta de re referencia cruzada por primera ves podra ser conveniente, para una mejor comprensin del procedimiento de construccin de este tipo de consulta, la utilizacin del asistente para consultas de referencias cruzadas.
FIGURA 3.13 Consulta para campos asociados iguales. Al picar sobre la lnea de asociacin aparece la ventana Propiedades de Asociacin, conforme a la figura 3.14.
FIGURA 3.14 Ventana para definir el tipo de asociacin. En esa ventana est activa la primera opcin, lo que indica que en la hoja de datos de la consulta solo irn a aparecer las informaciones de campos de las dos tablas para registros donde el nmero del gerente y el nmero del empleado fuesen iguales. La hoja de datos correspondiente aparece en la figura 3.15.
FIGURA 3.15 Hoja de datos para asociacin tipo 1 Por otro lado, si deseamos que aparezcan todos los departamentos igualmente aquellos que no poseen gerente o cuyo nmero de gente por alguna razn no ocurra en el PADRN DE EMPLEADOS, entonces debemos activar la opcin que incluye todos los registros del PADRN DE DEPARTAMENTOS. Observar que en este caso la lnea de asociacin se transforma en un vector que va del PADRN DE DEPARTAMENTOS al PADRN DE EMPLEADOS. La hoja de datos correspondiente aparece en al figura 3.16.
FIGURA 3.16 HOJA de datos para la asociacin tipo 2. Finalmente es posible relacionar todos los empleados del PADRN DE EMPLEADOS acompaados de su eventual registro asociado en el PADRN DE DEPARTAMENTOS (en el caso que sean gerentes). En este caso es necesario elegir la tercera opcin en la ventana Propiedades de Asociacin. Observar que en esta caso la lnea de asociacin se transforma en un vector que va del PADRN DE EMPLEADOS para el PADRN DE DEPARTAMENTOS. La hoja de datos correspondiente aparece en la figura 3.17.
Captulo 7 INFORMES. Los informes constituyen un recurso especfico para la presentacin de informaciones en papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta. Adems de eso, es posible incluir en el informe elementos grficos para hacerlo mas atractivo. Como ser visto, los informes tambin incluyen medios para agrupar y agregar datos.
Nombre del departamento (depnom) Cdigo del cargo (carcod) Nombre del cargo (carnom) Nmero del empleado (empnum) Nombre del empleado (empnom) Salario del Cargo (carsal)
La pantalla del proyecto de esta consulta consta de la figura 7.2 observar que ya fue indicado el orden adecuado de clasificacin: sigla del departamento, cdigo del cargo y nombre del empleado. Mientras tanto, esto no es obligatorio para generar el informe, el asistente efectivamente rehace esa clasificacin. El informe en su versin original fue generado por el asistente del informe, opcin seleccionada en la ventana Nuevo informe. En esta ventana tambin debe ser elegida la consulta empsal por cargo por depto cuyos registros irn a componer el informe generado. El asistente hace 6 preguntas comentadas a continuacin.
1. Cuales campos son deseados en el informe. Incluir todos en el orden en que irn apareciendo las
lneas. Depsig, depnom, carcod, carnom, empnum, empnom y carsal.
2. Si son deseados niveles de grupo. Ciertamente son pues deseados totalizar salarios por cargo
dentro de cada departamento. De esta forma los niveles de grupo en orden de prioridades son: depsig y carcod.
3. Cual es el estilo deseado de fuentes y arte grfica. : Negrita. 4. Cual es el ttulo que debe ser atribuido al informe; empsal por cargo por depto (versin original).
El informe generado por el asistente puede ser visto accionado por el botn Ver en la ventana Base de datos. Una parte de l es presentada en la figura 7.3 despus de algunos ajustes manuales realizados en su estructura que puede ser vista en la figura 7.4, estos ajustes fueron hechos para reducir su ancho y permitir mejor visualizacin en las ventanas presentadas. Como se observa, el informe posee la estructura deseada pero presenta muchas diferencias con relacin a la versin final. Entre otras cosas observamos que los campos no estn distribuidos conforme lo deseado y posee medidas (largo) inadecuadas. Hay ttulos en exceso, resmenes no requeridos y no aparecen las lneas de separacin que identifican los grupos en la versin final.
FIGURA 7.3 Informe empsal por cargo por depto (versin original) Todo eso tendr que ser resuelto manualmente en la ventada de diseo. Para correr menos riesgos se sugiere que el usuario saque una copia del informe (va Edicin/copiar / pegar en la ventana base de datos) antes de iniciar esta actividad. En resumen las alteraciones realizadas fueron:
a. Mover para el encabezado del informe el cuadro de texto de la fecha actual identificada por la
funcin Ahora() en el pi de pgina. Ese movimiento puede ser por arrastre o va Edicin/cortar/pegar. Para apoyar la fecha a la derecha del cuadro accionar le botn correspondiente en la barra de herramientas. Tambin incluir en el rea del encabezado del informe un rtulo con el texto "(versin final)". Quitar del encabezado de pgina los rtulos no deseados y alterar otros para los textos "departamentos" y "cargo".
b.
c. Mover para el encabezado depsig el cuadro de texto depnom. d. Mover par el encabezado carcod el cuadro de texto carnom.
FIGURA 7.4 Estructura del informe empsal por cargo por depto. (versin original).
a. En la lnea de detalle redistribuir y redimensionar los cuadros de texto que restan: empnum,
empnom, carsal.
b. En el pi cardcod quitar los cuadros de texto de resumen no deseados manteniendo el cuadro que c. d. e. f.
calcula la suma de carsal. Idem en el pi depsin. Quitar la numeracin de pginas del pi de la pgina y eliminar su rea. En el pi del informe quitar el rtulo del total general y reposicionar la suma de carsal. Redimencionar a la derecha las lneas rectas que aparecen en el encabezado del informe y encabezado de pgina. Copiar una de esas lneas para el pi depsig y para el pi del informe volver su espesor ms fino. Esas lneas queda poco visibles en la ventana estructura porque se confunden con otros elementos grficos de la pantalla. Tambin es necesario copiar o generar una lnea recto en el pi carcod cuidando para llegar a su tamao a la izquierda correctamente. Si todos los objetos mas a la derecha en la ventana diseo fueros repocisionados, debe tener sobrado espacio (fondo blanco) que puede ser reducido por arrastre de su relleno. Si permanecieran objetos en esta rea el arrastre no se concretara. Reducir el tamao vertical de las diversas reas del informe de modo que las lneas impresas queden mas juntas. Aceptar las fuentes de los cuadros de texto y rtulos. En el ejemplo fueron empleadas fuentes arial, de tamao 9 y 10, con y sin negrita. Adems de eso, todos los colores generados por el asistente fueron convertidos en negro.
g. h. i. j.
Realizados los ajustes fue obtenida la ventana de diseo que corresponde al informe en su versin final. La ventana de estructura de la versin final aparece en la figura 7.5.
FIGURA 7.5 Estructura del informe empsal por cargo por depto (versin final).
FIGURA 7.6 Informe empleados por cargo. Despus de picar OK aparece la ventana de diseo del informe. Conviene especificar inicialmente cual ser la organizacin del agrupamientos y clasificacin de los campos comprendidos. Para esto se acciona el men Ver opcin Ordenar y agrupar o se acciona el botn correspondiente en la barra de herramientas. En respuesta aparece la ventana Ordenar y agrupar. En esta ventana se indica que habr agrupamiento por cdigo del cargo y los cargos deben ser listados en orden Ascendente. Por otro lado, dentro de cada cargo los empleados deben ser clasificados segn su nombre (en verdad el nombre no constituir grupo). Para el cdigo del cargo deseamos la inclusin de una lnea adicional al final de cada grupo (pi de grupo), pero no deseamos la lnea adicional en el inicio (encabezado de grupo). Adems de eso, el agrupamiento debe ser hecho por el cdigo del cargo por entero y el segundo algunos caracteres iniciales, por lo tanto elegimos Agrupar cada Valor. Para esta opcin el nmero de caracteres es irrelevante y no precisa ser especificado. Como para el nombre del empleado no deseamos agrupamiento alguno, no indicamos ni en el encabezado ni en el pi las propiedades del grupo. Despus de cerrar esta ventana el sistema incorpora la lnea adicional de pi de cdigo del cargo a la ventana de estructura. Ahora podemos detallar los campos que deseamos disponer en la ventana. Para esto, basta exhibir la ventana de campos y seleccionar el nmero y nombre del empleado y cdigo del cargo (va tecla CTRL). Se arrastra la seleccin para la lnea de detalle. Los campos van acompaados de sus rtulos que precisan ser seleccionados, recortados y pegados en la lnea de encabezado de pgina. A continuacin, se debe definir la posicin correcta de los cuadros, su dimensin y tipo de fuente. Tambin falta incluir un ttulo y accesorios estticos.
FIGURA 7.7 Ventana Clasificar y agrupar para el informe empleados por cargo. Para evitar la repeticin del cdigo del cargo en cada lnea se debe seleccionar su cuadro de texto en la lnea detalle, mostrar su lista de propiedades e indicar si para la propiedad Ocultar duplicados. Para obtener la columna que numera los empleados dentro de cada grupo se debe adicionar un campo calculado en la lnea de detalle. Habr un cuadro de texto (quite el rtulo asociado) y digite la expresin =1. Esto indica, en principio, que su valor ser siempre uno. Para obtener el efecto de cuenta o de acumulacin basta exhibir su lista de propiedades e indicar Sobre grupo para la propiedad Suma parcial. Esto indica el sistema que a cada nuevo registro el valor del campo es sumado al valor anterior antes de ser impreso. Para obtener la acumulacin o total de empleados al final de cada grupo se adiciona un cuadro de texto calculada en la lnea de pi de cargo. En su rtulo se digita el texto "total " y en el cuadro de texto se digita =suma(+1). Esto indica al sistema que la expresin entre parntesis (+1) debe ser acumulada a cada, nuevo, registro impreso y cuando el grupo termina ser impreso el total vigente y el acumulador ser puesto en cero antes de iniciar el prximo grupo. Para numerar las pginas basta incrementar la lnea de pi de pgina un cuadro de texto con la expresin =[Pgina]. Ser accionada la funcin interna del sistema (pgina) que devuelve el nmero de pgina corriente. Ese texto aparece en la parte inferior de la pgina impresa pero no fue posible mostrarlo en la ventana de informe anteriormente presentada. Un medio ms simple de incrementar la numeracin de pginas en el informe es a travs del men Insertar opcin Nmero de pagina. En la ventana de dilogo que aparece enseguida, es posible elegir la opcin, el tipo y el alineamiento de la numeracin. La ventana con la estructura final consta en la figura 7.8.
FIGURA 7.9 Informe por banda de salario. El informe posee varios cuadros de texto con valores computados. Existe un totalizador de salarios por grupo y una totalizacin general. A este total general en el pi del informe fue atribuida una identificacin: Total que posea a ser el nombre del cuadro de texto. El nombre es una propiedad de controles muy til si este control preciara ser referenciado en frmulas. Este es el caso pues para poder computar la participacin porcentual es necesario conocer el total de salarios. En el informe tambin se computa un campo a travs de la funcin iif/selmed. Ella testea el departamento del empleado y marca con asterisco los empleados del departamento de marketing. La ventana diseo el informe generado aparece en el figura 7.11. FIGURA 7.9 Ventana Ordenar y agrupar del informe. FIGURA 7.11 Estructura del informe empleados por banda de salario.