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BIBLIOTECA DE AUDITaRlA

y FINANZAS DEL SECTOR PUBLICO

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BOGOTA - COLOMBIA

2a. EDICION

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Segunda Edicin, Octubre, 1981

Diseo cartula:
MANUEL IVAN TORRES G.

EDITORIAL DINTEL L TOA. Carrera 13 B No. 25 - 76 Telfono:

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2839845

. Bogot, D.E.

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I

Para el Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras /LACIF, es motivo de orgullo presentar y poner a disposicin de los Organismos Superiores de Control de los paises miembros, de sus funcionarios y en general de todos quienes se interesan por la problemtica del Control Fiscal, esta coleccin, inicialmente compuesta de 8 libros, que hemos denominado BIBLIOTECA DE AUDITORIA y FINANZAS DEL SECTOR PUBLICO, la cual tiene por objetivo compendiar algunas de las publicaciones tcnicas ya editadas por las anteriores sedes del Instituto, incluir la primera edicin de varios volmenes preparados durante su sede en la ciudad de Bogot y dejar abierta la posibilidad de que dicha Biblioteca se vaya adicionando peridicamente con nuevas obras que contribuyan a la formacin de bibliograf/a, en idioma espaol, especializada en temas de la auditoda gubernamental y las finanzas pblicas. Queremos expresar nuestros agradecimientos a todas las personas y entidades que desde la creacin de ILACIF, directa o indirectamente, han colaborado con el Instituto autorizando la publica-:in o preparando el material tcnico que hoy compendiamos en esra Biblioteca, lo cual hacemos SIn nimo de lucro, pero con el especial inters de contribuir a la formacin de una invaluable fuente de apoyo bibliogrfico para el desarrollo V el mejoramiento tcnico de la noble gestin que les corresponde cumplir a las Contralodas y Tribunales de Cuentas de Latinoamrica, en salvaguardia del adecuado manejo e inversin de los fondos y bienes pblicos,

ANIBAL MARTlNEZ ZULETA Contralor General de Colom ' HER Y Presidente del ILAC .

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Bogot, Octubre de 1981,

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INSTITUTO LATINOAMERICANO DE CIENCIAS FISCALIZADORAS "ILACIF"

Organismo Inrernacional creado en 1965 por las Contraloras y Tribunales de Cuentas de Amrica Latina, para la investigacin y desarrollo en materia de control fiscal, la divulgacin de informacin, la asesora tcnica y el adiestramiento y especializacin de funcionarios de los Orga.nismos Superiores de control de los pases miembros. Su sede se designa en forma rotatoria cada tres aos, habiendo sidoelegida la ciudad de Bogot, Capital de la Repblica de Coiombia para el perodo 1979 - 1981.

PRESIDENTE ANIBAL MARTINEZ ZULETA Contralor General de la Repblica de Colombia

SECRETARIO GENERAL JESUS ALBERTO PLATA MARTINEZ

COMISION TECNICA ASESORA Alejandro Martnez Caballero (Colombia - CGR) Jos Mauro Brusa Nieto (Uruguay - ONU) Edgard Vergara Figueredo (Colombia - CGR) Alfonso Chan Len (Per - ONU) Hernn Jos Baute Meza (Colombia -CGR)

I LACI F, Carrera 13 No. 18-38, Piso 4. Apartado Are Bogot - Colombia

... , .~.,.>.

El Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras ILACIF, ha editado en espaol tres documentos tcnicos sobre la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica, a saber: "Normas de Audi. tora de Organismos, Programas, Actividades y Funciones Gubernamentales de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica", "Manual Comprensivo de Auditora de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica': y "Manual de Informe de la Contrr lora General de los Estados Unidos de Norteamrica': publicaciones que han tenido una gran acogida por versar sobre el Organismo Superior de Control de un pas altamente desarrollado en el campo de la auditora gubernamental y que fueron codificados por nuestra anterior sede con los Nos. de publicacin 1, 7 Y 8. En esta ocasin, el I LACI F ha considerado conveniente publicar, en un solo volumen, la segunda edicin de dichos documentos bajo el tltulo "Manual de Auditarla de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica" con la seguridad de que en esta forma se facilitar su consulta y estudio. Adems con dicho volumen el ILACIF inicia su "Biblioteca de Auditora y Finanzas del Sector Pblico".

Bogot, D.E., Octubre de 1981

MANUAL

DE AUDITORIA

DE LA CONTRALORIA UNIDOS

GENERAL

DE LOS ESTADOS

DE NORTEAMERICA

INDICE

PARTE I

NORMAS

DE AUDITORIA

DE ORGANISMOS, UNIDOS

PROGRAMAS, DE LA

ACTIVIDADES CONTRALORIA PRESENTACION INTRODUCCION

Y FUNCIONES

GUBERNAMENTALES

DE LOS ESTADOS ,

DE NORTEAMERICA , .. .. .. . 3 5

RESUMEN CAPITULO I NORMAS

, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. GENERALES " ,. . ,

11 15 15 18 20 23 27.

1.1. El Alcance de la Labor de Auditorla 1.2. Capacidad Profesional" 1.3. Independencia . . . . . . . . . . . . .. .' 1.4. Esmero Profesional. CAPITULO

I
I ,
,

11

NORMAS 2.1.

"DE EXAMEN

Y EVALUACION

Planeamiento

2.2. Supervisin 2.3. Disposiciones Legales y Reglamentarias. 2.4. Control 2.5. CAPITULO 111 Evidencia Interno

" . . . . . . . . . . . . . . . ..

32 33 36 39 43

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

NORMAS

DE INFORME . . . . . . . . . . . .. . . . . . . ..

3.1. Forma y Distribucin

3.2. Oportunidad 3.3. Contenido 3.4. ANEXO Informes Financieros.

43
44 45 51

en la Entrega.

. . . . . . . . . . ..

REQUISITOS ORGANISMOS

DE AUDITORES CONTRATADOS POR GUBERNAMENTALES

INDEPENDIENTES

57

PARTE I1

MANUAL COMPRENSIVO DE AUDITaRlA GENERAL DE LOS ESTADOS UNIDOS CAPITULO 11 OBJETIVOS

DE LA CONTRALORIA DE NORTEAMERICA

BASICOS y POLlTICA .. .. .. .. . . . . .. . . . . . .. . ..

DE AUDITORIA Propsito Objetivos Direccin

61 61
61 62 63 65 68 . . . . . . .. 68 72 72 , 73 73

Principal de las Auditoras. de la Entidad. Generales de Auditora.

Responsabilidades

. . . . . . ..

del Esfuerzo de la Auditora.

Operaciones y Fases Bsicas de la Labor de Auditora. Planeamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

y Programacin
Importantes.

Algunos Principios Violaciones CAP,ITULO IV TRABAJO Propsito

Deteccin y Prevencin de Fraude . . . . . .. de Leyes de Derecho Penal '"

PRELIMINAR y Uso .. . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

Informacin Inspeccin Utilizacin

que debe ser obtenida , F (sica . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. de los Resultados del Trabajo

74 77 78 78

Fuentes de Informacin

Preliminar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Contactos Iniciales con Funcionarios de la Entidad. CAPITULO V REVISION . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . .. .. , .. ... . ..

81
83 83 83 85 85 86 87 89 90 ,

DE LA LEGISLACION

Estudio de Auditarla Alcance de la Revisin Subsiguientes Contralora Propsito Legislacin

Legal Bsica .... .....

. . . . . . . . . ..

Estudio de las Leyes Durante Auditarlas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Internas de a General de los Archivos sobre la . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .. General . . . . . . . . . . . . .. Responsabilidades

Tipos de Archivos.

Leyes de Aplicabilidad Fuentes de Informacin. Legislacin Pendiente CAPITULO VI REVISION

92

y PRUEBA PRELIMINAR
INTERNOS

DE 95

LOS CONTROLES

A DM I N 1STRA TI VOS Naturaleza de la Revisin y Prueba Preliminar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

95 96 97 98

Enfoque para la Revisin y Prueba Preliminar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Seleccin de Medidas o Transacciones Especficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Factores que Deben Tomarse en Cuenta al Efectuar la Revisin y Prueba Preliminar.. Revisin del Rendimiento versus Planes Revisin de la Funcin Contable Registro de las Unidades de Op2racione de Servicios

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CAPITULO

VII

EXAMEN

Y PRUEBA

DETALLADA

DE 105 105 105 107 107 " 108 108 109

LOS CONTROLES ADMINISTRATIVOS

INTERNOS

Naturaleza del Trabajo Propsito y Objetivos del Examen y Prueba Detallada Adhesin a la Poi (tica Prescrita Logro de los Propsitos Eficiencia Utilizacin Operaciones Operativa de Bienes y Personal y Transacciones Financieras..

CAPITULO

VIII

DESARROLLO Definicin Caracter(sticas

DE HALLAZGOS

119 119

Requeridas

.. . . . . . . . . . ..

120 121 121 123 132 144

Desarrollo de Hallazgos Factores que Deben Considerarse Pasos que Deben Seguirse Obtencin

y Utilizacin

de Evidencia ..

Comunicacin

de Hallazgos Tentativos

Revelacin de Desembolsos Insuficientes

149

ANEXO

OBTENCION INFORMACION Importancia Utilizacin Comentarios

y UTILlZACION
VERBAL

DE 150 150

de la Informacin

Verbal

151 151 152 154

de la Entidad sobre los sobre Entrevistas

Borradores de los Informes Fuentes de Informacin Planeamiento Importantes Comienzo de una Entrevista. Confirmacin . . . . . . . . . .. . . . . . . .. .. Registro Escrito de la Entrevista.

y Preparacin de Entrevistas
155 157 157

por parte del Entrevistado

ANEXO

II

UTILlZACION OBTENER Ventajas Desventajas Planeamiento Cuestionarios Distribucin Tabulacin

DE CUESTIONARIOS

PARA 161 , 161 161

LA INFORMACION

para la Utilizacin de los Cuestionarios de las Respuestas

de 162 163 164

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

CAPITULO

IX

CONTROL General

INTERNO

ADMINISTRATIVO

. 165 165 165

Niveles Bsicos de Control Controles Control Administrativos Interno Administrativo Interno o del de la Entidad .. Objetivos del Control Naturaleza del Control Control Interno Elementos del Control Administrativo Los Controles Administra-:ivo o del

166 166 167 168 180

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Internos Administrativos y . . . . . . . . . . . . . . . . .. DE LOS DEL

Nuestras Auditor(as REVISION GOBIERNO

CAPITULO

XII

DE LOS RESULTADOS Y ACTIVIDADES ."

PROGRAMAS

.. .. . .. .. . .. . . . .. .. .

183 183 183 184

Inters por Parte del Congreso Motivo de las Revisiones Explicacin Definicin de Trminos de los Objetivos del Programa ..

186 . 187

Factores que Deben Tomarse en Cuenta al Revisar los Resultados de los Programas Mtodos para Desarrollar Consideraciones CAPITULO XVI TOMA la Informacin ., Especiales. . . . . . . . . . . .. ORALES
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189 19
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DE DECLARACIONES

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ESC R IT AS ........................

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Desginacin de la Facultad de Tomar Declaraciones Juramentadas Toma de Juramento Tipo y Utilizacin Firmadas Confesiones versus Admisiones. Toma de Juramentos Formato Formato para las Declaraciones . . . . . . . .. Firmadas 201 203 204 Despus de , 205 206 206 206 de Buenas Relaciones de de la 208 210 215 225 227 227 227 228 de los 228 232 232 . 233 de los Programas y A fi rmaci ones . . . .. y Declaraciones de Declaraciones 197 199 200 197 197

en Caso de Proceso de Derecho Civil para las Declaraciones para Procesos de Derecho Penal .. . . . . . . . . . .. Declaraciones no Firmadas Alteracin de la Declaracin Haber Sido Firmada CAPITULO XVII DIRECCION 1. General 2. Planeamiento 3. Mantenimiento Entidad Trabajo con los Funcionarios DE LAS AUDITORIAS

.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Regionales ..

4. Relaciones entre el Personal de la Sede Central y el de las Oficinas 5. Administracin 6. Informacin CAPITULO XVIII PROGRAMAS Requerimiento Sistemtica sobre los Logros

DE TRABAJO Bsico

Beneficios de los Programas de Trabajo Tipos de Programas Organizacin

y Contenido

Programas de Trabajo Programas de Tipo Continuo Preparacin y Aprobacin de Auditora Normas para la Preparacin de Programas


Utilizacin Significado de Informacin de la Entidad de Trminos .... .. 235 236 237

y Utilizacin

Acceso a los Programas de Trabajo por parte de Extraos CAPITULO XIX PAPELES DE TRABAJO GENERALIDADES Propsitos Ti pos de Archivos. Indice Normas Generales para la Preparacin Preparacin de Resmenes Revisin de los Papeles de Trabajo Salvaguardia Poi (tica para el Acceso por parte de Personas fuera de la Contralor{a CAPITULO XX PAPELES DE TRABAJO ADMINISTRACION FISICA 261 261 262 262 General 255 Requisitos para la Preparacin 239 239 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 242 245 245 247 253 254

Patrn Bsico de Permanencia Responsabilidades Administracin Corriente Retencin de Papeles de Trabajo para las Asignaciones que no se Clasificaron Anteriormente Reclasificacin Rotulado Indice Manipuleo Destruccin de los Archivos permanentes de los Archivos de Papeles de . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. de los Fondos de Papeles de Bsicas de Papeles de Trabajo

264 264

Trabajo Corriente de los Archivos Corrientes

265 266 267 , 268

Trabajo Corriente

Retencin de los Archivos de Papeles ~E.RAt. Trabajo en la Sede Central . ~~ 26~(

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Manipuleo General de los Papeles de Trabajo 271 Fuera de la Sede Central . . . . . . . . . . . . . .. NOTA: Los Captulos (indicados lacin, ...

1,

111, X, XI, XIII,

administrativos,

XI V Y XV Y ciertos prrafos porque tratan de Legislegales y otros Latina. contables,

) no han sido traducidos

aspectos

asuntos que no son de inters general para Amrica

PARTE 111 MANUAL DE INFORME LOS ESTADOS CAPITULO I DE LA CONTRALORIA UNIDOS GENERAL DE

DE NORTEAMERICA DE C:OMUNICACION General de 275

o.

POLlTICAS

BASICAS

Por qu comunica

la Contralor(a

los Estados Unidos (GAO) Qu Comunica la GAO Cundo debe comunicar Cmo comunica Congreso Cmo Comunica Entidades Pblico CAPITULO IV CARACTERISTICAS INFORMES Importancia Utilidad Exactitud Informacin Objetividad Precisin Perfeccin Tono Constructivo BASICAS DE LOS Cmo Comunica Informacin la GAO a las . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. la GAO Informacin al la GAO al la GAO Inormacin

276 276 276 280 281

DE LA GAO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 284 de la 285 286 . . . . . . . . . . . . .. 286 287 288 288 289 y Conveniencia Sustentatoria y Perspectiva

y Oportunidad

Calidad de Convincente Claridad y Simplicidad

i.
~
I

CAPITULO

POLlTICA

GENERAL

SOBRE EL

IN FO RM E
Documentos Documentos Considerados Considerados como Informes. Como

291 291

Correspondencia. Contralor(a Integracin Auditorla Identificacin Organizaciones Funcionarios Federales Tratamiento

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292

Signatarios de los Informes de la

292
del Informe y Trabajo de 293 de Personas y No Federales Principales de las Entidades

294 294

Especial de Asuntos 297

Delicados y Controvertidos

CAPITULO

VI

REVISION

y COMENTARIO 299 299

301

PR E L 1MI N A RES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. Poi (tica Bsica Medidas de Precaucin EnvIo de Copias de Borradores de Informes a los Comits o Miembros del Congreso Informacin Contratistas limitada y Otros Enviada a los

302 302 303 303 305 305 307

Marca de los Borradores de Informe Alcance y Naturaleza de las Revisiones Preliminares Niveles de Revisiones Preliminares Evitar Demoras Injustificadas Evaluacin y Tratamiento de los Comentarios Manejo Especial de los Informes sobre Actividades de Impresin y Encuadernacin en el Informe

CAPITULO

VII

REFERENCIACION Naturaleza y Propsito Seleccin del Encargado de la Referenciacin Responsabilidades y Obligaciones Puntos de Referenciacin Requisitos de Documentacin

: 311 311 312 312 313 314 317 317 318 ..... 319 320 320 321 DE 323 323 324 325 329 337 337 337 339 343 343 343

CAPITULO

VIII

REVISION

DE INFORMES

Poi (tica General Informes a ser Firmados por el Contralor General Borrador de Informes a ser Proporcionados a Comits o Miembros del Congreso Regionales Sugerencias a los Revisores y Redactores de Informes Requisitos de la Documentacin CAPITULO IX ORGANIZACION LOS INFORMES Organizacin Formato Cubiertas del Informe Indice y Lista de Abreviaciones CAPITULO X CARTAS DE ENVIO y ESTRUCTURA Informes a ser Firmados por Funcionarios

Clases de Cartas de Envio Cartas Bsicas de EnvIo Cartas de EnvIo No Bsicas ~API'I'"U.LO XI

..
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SINTESIS Propsito Cobertura

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CAPITULO XII CAPITULO XIII

Ubicacin Estilo

y Estructura

Fsica

344 344 344 345 346 353 354 .... 359 360 364 366 369 ..... .. 369 369 370 370 372 377 378 383 383 384 385

Encabezamiento T(tulos del Informe TI"tulos al Margen \' INFORMACION Informacin INTRODUCTORIA Acerca de la Entidad Y CONCLUSiONES de una Observacin

OBSERVACIONES Caractersticas

Presentacin de las ObservaCiones Sugerencias y Advertencias CAPITULO XIV RECOMENDACIONES Importancia Funcionarios de las Recomendaciones de la Entidad

A Quin se Dirigen las Recomendaciones Cundo Hacer las Recomendaciones Qu es lo que se va a Recomendar Seguimiento Presentacin del Informe CAPITULO XV ALCANCE DEL EXAMEN

Poi (tica General Informes sobre Trabajos a Solicitud Ejemplo de Exposiciones Examen CAPITULO XVI ESTADOS FINANCIEROS de Alcance de

389 389 390

de Contabilidad Opi1iones sin Salvedades Opi1iones con Salvedades Opi1iones Parciales Opi1iones Adversas Abrtencin Opinin Ptlicos ., Informacin Fimncieros Estado de Activos y Pasivos, Capital y Su::ervit o Dficit Est3do de Ganancias Retenidas Est3do de Operaciones Est3do de Cambios en la Situacin Financiera No:as a los Estados Financieros An3xos CAPITULO XVII AYUDAS VISUALES... .. . de Expresar Opinin de una Firma de Contadores Financiera en Informes por los Estados

391

391 394 394

395
396 396 397 398

Responsabilidad

39g
399
, 399

400 401
402

407 407 408 408 408 409 , 409

PolI"tica sobre Uso de Ayudas Visuales Obtencin de Fotografas de Fuentes Us.) de Color IdEntificacin As stencia Su;}erencias para el Uso de Ayudas Vi ,uales Fa:::tores Tcnicos. NOTA: Los Capl'tulos do traducidos rica Latina. Us::>en Otros Informes y Documentos

409 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411
XX, XXI y XXII no han siy As-

11.

111, XVIII,

XIX,

en razn de que tratan sobre Legislacin

pectos Administrativos

que no son de inters general para Am-

PARTE I

NORMAS DE AUDITORIA DE ORGANISMOS, PROGRAMAS, ACTIVIDADES Y FUNCIONES GUBERNAMENTALES DE LA CONTRALORIA DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMERICA

RESUMEN CAPITULO I - NORMAS GENERALES 1. El alcance completo de una auditora de un programa, funcin, actividad u organismo gubernamental, debe abarcar: a. Un examen de las transacciones, Sistema contable, e informes financieros, incluyendo una evaluacin del cumplimiento de la legislacin y reglamentacin aplicable. Una revisin de la eficiencia y econom a en la aplicacin cursos. Una revisin para determinar sultados programados. si efectivamente de re-

b.

c.

se logran losJesul-

Al establecer el alcance de una auditor(a espedfica, los funcionarios responsables deben tener en cuenta las necesidades de los posibles lectores en cuanto a los resultados de la auditora. 2. Los auditores nombrados para realizar la auditora deben poseer en conjunto, una capacidad profesional adecuada para las labores requeridas. 3. En todos los asuntos relacionados con la labor de auditora, la unidad auditora y cada auditor mantendr una actitud independiente. 11

4. Se emplear el debido cuidado profesional al elaborar los informes correspondientes.

al concluir

la auditora

CAPITULO

1I - NORMAS

DE EXAMEN

Y EVALUACION

1. La labor ser planeada adecuadamente. 2. Los asistentes sern debidamente 3. Se revisar el cumplimiento tarias. 4. Se evaluar el sistema de control interno para determinar el grado de confiabilidad que asegure una informacin correcta, el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias y el desarrollo de operaciones eficientes y efectivas. supervisados. legales y reglamen,

de las disposiciones

5. Se obtendr evidencia suficiente, competente y pertinente que proporcione una base razonable para la forlulacin de las opiniones, juicios, conclusiones y recomendaciones del auditor.

CAPITULO

1II - NORMAS

DE INFORME

1. Se presentarn informes de auditora por escrito a los funcionarios responsables de las entidades que requieran o soliciten las auditoras. Se deben enviar copias de los informes a otros funcionarios que podran tener la responsabilidad de tomar medidas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditora y a otras personas responsables o autorizadas para recibir dichos informes. Tambin deben hacer copias disponibles para el conocimiento del pblico. 2. Se emitirn los informes antes o en las fechas establecidas por Ley, Reglamentos u otras disposiciones y en cualquier caso, tan pronto como sea posible a fin de tener disponible su contenido para el uso oportuno de la administracin y del Legislativo. 3. Cada Informe:
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12

a.

Ser lo ms conciso pero, a la vez, suficientemente claro y completo para permitir su comprensin por parte de los lectores. Presentar los hechos reales de manera precisa, veraz y equitativa. Presentar los hallazgos y conclusiones en forma objetiva, utilizando lenguaje tan claro y sencillo como el asunto lo permita. Incluir solamente informacin de los hallazgos y conclusiones basados en hechos reales, los cuales estarn respaldados adecuadamente por suficiente evidencia en los papeles de trabajo del auditor como para demostrar o probar, cuando sea necesario, la sustentacin de los asuntos incluidos en el informe, as como su exactitud y razonabilidad. El informe debe incluir suficiente informacin detallada como base para convencer al lector. Incluir, cuando sea posible, las recomendaciones del auditor sobre las medidas necesarias para efectuar mejoras en las reas problemticas mencionadas en su auditora y llevar a cabo mejoras en las operaciones. Debe incluir datos sobre las causas subyacentes de los problemas mencionados para ayudar en la implementacin o formulacin de medidas correctivas. Pondr principal nfasis en las mejoras y no en la crtica de lo pasado; los comentarios crticos deben ser presentados bajo una perspectiva justa, considerando cualquier dificultad o circunstancia inslita encontrada por los funcionarios operativos involucrados.

b. c.

d.

e.

f.

g.

Identificar y expl icar los problemas o asuntos que necesiten estudio y consideracin adicional por parte del auditor o de otras personas.

h.

Har resaltar los logros notables, especialmente en los casos en que las mejoras administrativas en un programa o actividad podran ser aplicables a otros. Incluir reconocimiento de los puntos de vista de los funcionarios responsables de la entidad, programa, funcin o actividad auditada con respecto a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. Se debe discutir los hallazgos y conclusiones tentativos del auditor con dichos funcionarios excepto en circuns~~s cuando la posibilidad de fraude o por otra razn impar. ~~
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da requerir un tratamiento distinto. Siempre y cuando sea posible sin demora indebida, sus puntos de vista deben ser obtenidos por escrito, objetivamente considerados y presentados al preparar el informe final. j. k. Explicar claramente el alcance y objetivos de la auditora. Har conocer el hecho de que se ha omitido alguna informacin significativa y pertinente debido a que se le considera de excepcin o confidencial. Se debe exponer la naturaleza de dicha informacin y hacer referencia a la legislacin u otra base que ha impedido su disponibilidad.

4. Cada informe de auditora que contenga estados o informes financieros: a. Contendr una expresin de la opinin del auditor sobre si la informacin contenida en los estados o informes financieros se presenta razonablemente de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados (o con otros principios contables especificados que sean aplicables a la entidad, programa, funcin o actividad auditada), aplicados sobre una base consistente con la del perodo anterior. Si el auditor no est en condiciones de expresar una opinin, debe presentar sus motivos en el informe de auditora. b. Contendr la informacin explicatoria apropiada sobre el contenido de los estados e informes financieros que sea necesaria para una divulgacin completa e informativa de las operaciones financieras de la entidad, programa, funcin o actividad auditada. Se explicar en el informe de auditora las violaciones de disposiciones legales o reglamentarias, incluyendo los casos de incumplimiento, y de los cambios significativos de poi ticas y procedimientos divulgando su efecto en los informes financieros .

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CAPITULO I

NORMAS GENERALES 1.1 EL ALCANCE DE LA LABOR DE AUDITORIA

El alcance completo de una auditora de un programa, funcin, actividad u organismo gubernamental debe comprender: 1. Un examen de las transacciones, sistema contable e informes financieros, incluyendo una evaluacin del cumplimiento de la legislacin y reglamentacin aplicable. 2. Una revisin de la eficiencia y econom a en la aplicacin de recursos. 3. Una revisin para determinar dos programados. si efectivamente se logran los resulta-

Al establecer el alcance de una auditora especfica, los funcionarios responsables deben tener en cuenta las necesidades de los posibles lectores en cuanto a los resultados de la auditora. Esta norma impone a los funcionarios que autorizan y determinan el alcance de las auditoras gubernamentales la responsabilidad de realizar una labor de auditora con la amplitud suficiente que satisfaga las necesidades de todos los posibles lectores de informes sobre los resultados de dichas auditodas. Esta norma no impide que dichos funcionarios autoricen auditor fas espedficas de una parte determinada de la .

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auditora total, ni impide autorizar exmenes especiales; tampoco impide a estos funcionarios realizar dichos exmenes especiales. Sin embargo, los funcionarios responsables de autorizar auditoras gubernamentales deben tener en cuenta que no cumplen con su cometido mientras que no se realice el alcance total de l auditorla fijada por la norma. Los objetivos generales de la labor de auditora son: arriba mencionada

1I

1. Los exmenes de transacciones, cuentas e informes financieros as como los del cumplimiento de la legislacin y reglamentacin vigente incluirn suficieflte labor de auditora para determinar: a) Si la entidad bajo examen ejerce un control efectivo sobre ingresos, gastos, activos y pasivos.

b) Si la entidad bajo examen realiza el debido control de recursos, pasivos y operaciones. cl Si los informes financieros presentan datos financieros precisos, veraces, confiables y tiles, y si se presenta estos datos de manera razonable.

d) Si la entidad bajo examen cumple con los requisitos de la legislacin y reglamentacin vigente. 2. Al realizar la revisin de la eficiencia y economa se determinar si la entidad bajo examen, al descargar sus responsabilidades, presta la debida atencin a la conservacin de sus recursos y a un mnimo desarrollo de esfuerzo. El auditor deber estar alerta para detectar casos de ineficiencia o prcticas antieconmicas, tales como: Procedimientos inefectivos o de costo injustificable, oficiales o extraoficiales. Duplicacin ganizacin. Ejecucin sean stos

o.)

b) c)

de esfuerzo por servidores, o entre unidades de orde tareas que tienen poca o ninguna importancia. de equipo.

d) Uso ineficiente o antieconmico

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16

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Exceso de personal para la tarea por cumplir. Defectuosos sistemas de compra y la acumulacin de cantidades excesivas o innecesarias de bienes, materiales o suministros. Desperdicio de recursos.

g)

Los trminos "eficiencia" y "econom a" tienen una naturaleza relativa y es virtualmente imposible emitir una opinin en el sentido de que una organizacin ha alcanzado el mximo nivel practicable en cualquiera de estas dos reas. En consecuencia, esta norma no contempla que el auditor sea llamado a emitir una opinin en tal sentido. 3. Una revisin de los resultados de programas o actividades incluir una investigacin sobre los resultados o beneficios logrados, y averiguar si los programas o actividades estn logrando las metas establecidas. El auditor debe considerar: a) La pertinencia y la validez de los criterios utilizados por la entidad bajo examen para juzgar la efectividad en el logro de los resultados programados. La idoneidad de los mtodos empleados por la entidad bajo examen para evaluar la efectividad en el logro de los resultados programados. La veracidad matemtica La confiabilidad de los datos acumulados.

b)

c) d)

de los resultados obtenidos.

En algunos casos se solicitar al auditor participar en la evaluacin de un programa, haciendo que l mismo rena los datos para evaluar un programa o actividad bajo examen. Cuando tal labor ha de realizarse en forma coordinada, las tcnicas de evaluacin debern ser prescritas uniformemente para todo el programa, en un determinado nivel central. Los auditores en los diferentes lugares de programa s610 deben reunir determinados datos y compararlos con las medidas prescritas. Proceder de otra manera sera econmicamente impracticable y tendra como consecuencia amplias variaciones en las mediciones aplicadas a proyectos similares por diferentes auditores.

17


1.2 CAPACIDAD PROFESIONAL La segunda norma general para la labor de auditora es: Los auditores nombrados para realizar la auditora deben, en conjunto, poseer una capacidad profesional adecuada para las tareas requeridas. Esta norma impone al auditor la responsabil idad de asegurar que la labor de auditora sea realizada por profesionales que, en forma colectiva, tienen las habilidades necesarias para el tipo de auditora a realizarse. La capacidad profesional del personal nombrado para realizar la labor de auditora deber ser proporcional al alcance y complejidades de sus respectivas tareas dentro de la auditora. Las auditoras varan en propsito y en alcance. Algunas auditoras requieren un dictamen sobre los estados financieros y una evaluacin del cumplimiento de legislacin especfica y de otras disposiciones; otras auditoras requieren exmenes de la eficiencia y de la economa; mientras que otras requieren una evaluacin de la efectividad en el logro de los resultados de programa; y otras requieren diferentes combinaciones de estos tres elementos de la labor de auditora. La realizacin de los tres elementos (anlisis de estados financieros y cumplimiento legislativo, anlisis de la eficiencia y de la econom a, y evaluacin de efectividad en el logro de resultados) de la labor de auditora en algunos casos requerir una amplia variedad de conocimientos. Esta necesidad de contar con diversas habilidades puede motivar un esfuerzo cooperativo de auditora donde intervienen diferentes unidades auditoras cuyo personal en forma colectiva, posee todas las habilidades requeridas. gubernamental

Debido a que varan los objetivos de los programas y las formas de organizacin, y debido a que existen diferencias entre la legislacin, las disposiciones y los reglamentos que afectan a dichos programas, las habilidades profesionales mencionadas deben referirse a la capacidad profesional de la unidad auditora como un conju nto y no necesariamente a los auditores individuales. De tal manera que si una unidad auditora cuenta con personal o asesores con aceptable nivel de conocimientos de Contabilidad, Estadstica, Legislacin, Ingeniera, Ciencia

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18
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Actuarial y habilidades relacionadas, no es necesario que cada individuo de la unidad personalmente posea todas y cada una de estas habilidades. Los requisitos para el personal que desempea gubernamental son: labores de auditora

1. Conocimientos bsicos de la teora y procedimientos de auditora y la preparacin terica, la habilidad y la experiencia que permite aplicar dichos conocimientos en el tipo de labor de auditora requerido para una tarea determinada. 2. Conocimientos bsicos de organizacin y operacin gubernamental. Estos conocimientos pueden adquirirse mediante una apropiada instruccin formal, estudio individual, o experiencia. 3. Habilidades apropiadas para la labor requerida en la auditora. Para la auditora de informes financieros conducentes a un dictamen el auditor debe tener dominio de contabilidad. En el Anexo 1 se incluyen los requisitos para Contadores Pblicos Independientes que deseen realizar este tipo de labor. Para otros tipos de labor de auditor(a la capacidad profesional de los auditores debe ser apropiada para la nueva naturaleza de la labor a realizarse. Por ejemplo: a) Si la tarea requ iere usar tcn icas estad sticas, el personal de auditora deber contar con los servicios de individuos diestros en las habilidades tcnicas requeridas. Estas habilidades pueden ser proporcionados por miembros del personal de auditora o por asesores al equipo de auditores. b) .Si la tarea requiere un examen tadora, el personal de auditora individuos conocedores de las ra. Estas habilidades pueden del personal de auditora o por exhaustivo de sistemas de compudeber contar con los servicios de requeridas tcnicas de computadoser proporcionadas por miembros asesores al equipo de auditores.

c) Si la tarea requiere un examen de complicados datos de ingeniera, el personal de auditora deber contar con los servicios de individuos conocedores de las requeridas tcnicas de ingeniera. Estas habilidades o conocimientos pueden ser proporcionados por miembros del personal de auditora o por asesores al grupo de auditores.

19

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1.3

INDEPENDENCIA gubernamental es:

La tercera norma general para la labordE auditora

En todos los asuntos relacionados con la labor de auditora, la unidad auditora y cada auditor mantendr una actitud independiente. Esta norma impone al auditor y a la unidad auditora la responsabilidad de mantener suficiente independencia de criterio para asegurar que sus opiniones, conclusiones, juicios y recomendaciones sean imparciales. Si el auditor no goza de suficiente independencia para permitirle formular opiniones, conclusiones y juicios imparciales, ste deber dejar, en un lugar prominente del informe de auditora, constancia de sus vnculos con la organizacin bajo examen o con sus funcionarios. (1) E I auditor deber considerar si su propio fuero interno le perm ite ser independiente e igualmente deber considerar si existen circunstancias en su situacin personal que pueden dar lugar a que terceros cuestionen su independencia. Ambos casos merecen considerarse debido a que es importante que adems de ser independiente e imparcial, los posibles lectores del informe as lo consideren. Existen tres clases de impedimentos que el auditor deber considerar: impedimentos personales, impedimentos externos e impedimentos en la organizacin. Si uno o ms de estos impEdimentos interfiriesen con la capacidad del auditor de desempear su labor e informar sobre los resultados de la misma de modo imparcial, el mencionado auditor deber desistir de realizar la auditora, o de lo contrario, indicar en su informe que no obr con total independencia.

Impedimentos personales
Existen circunstancias en las cuales un auditor no puede obrar con imparcialidad debido a sus propias convicciones o a su situacin personal. Entre estas circunstancias podramos citar:

(1)

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Si el auditor no es totalmente independiente debido a que es funcionario de la entidad bajo examen, ser su ficiente revelacin el dejar constancia de este hecho. Si el auditor es Contador Pblico Certificado, su conducta deber sujetarse a las "Declaraciones sobre Procedimientos de Auditora" del Instituto Norteamericano de Contadores Pblicos.

20

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1. V nculos de carcter oficial, profesional y/o personal que pudieran originar que el auditor de alguna manera limite la extensin o la naturaleza de sus averiguaciones, limite sus revelaciones, o debilite sus hallazgos. 2. Ideas preconcebidas acerca de los objetivos o de la calidad de una operacin determinada, o sentimientos personales de agrado o desagrado hacia individuos, grupos u objetivos de un programa determinado. 3. Participacin previa en las operaciones de la entidad o programa estatal bajo examen o nivel de gerencia, o participacin en la toma de decisiones. 4. Predisposiciones y prejuicios, incluyendo aquellos inducidos por convicciones polticas o sociales, que resulten de servicios prestados o lealtad hacia un determinado grupo, entidad o nivel de gobierno. 5. Influencia restrictiva real o potencial cuando el auditor realiza una labor de control previo y posteriormente efecta una auditora. 6. Inters econmico, directo o indirecto, en una organizacin o en un servicio beneficiario de los programas bajo examen. Impedimentos externos Los factores externos pueden restringir la labor de auditora o incidir negativamente en la formulacin de opiniones y conclusiones independientes y objetivas por parte del auditor. A continuacin se citan algunas circunstancias donde la auditora misma podra verse afectada adversamente o el auditor estara impedido de formular libremente en juicio independiente. (1) 1. Si existe interferencia u otra influencia que elimina, restrinja o modifique el alcance o la naturaleza de la auditora de manera impropia o imprudente. 2. Si existe interferencia en la seleccin o aplicacin de los procedimientos de auditora o en la seleccin de actividades por examinar.

(1 )


3. Si al auditor le es negado el acceso a fuentes de informacin tales como libros, registros y comprobantes, o si se le niega la oportunidad de obtener explicaciones de funcionarios y empleados del organismo, programa o actividad gubernamental bajo examen. 4. Si existe interferencia la auditora. en el nombramiento de personal para realizar

5. Si existe el peligro de represalias en forma de limitaciones en la asignacin de fondos u otros recursos dedicados a la auditora. 6. Si existe actividad para invalidar o influenciar significativamente el juicio del auditor en lo que respecta al contenido de su informe de auditora. 7. Si existen influencias que amenazan la estabilidad en el puesto por motivos ajenos a su competencia profesional o a la necesidad de servicios de auditora. 8. Si existen restricciones irracionales en lo que se refiere al tiempo otorgado para completar adecuadamente la auditorla. Impedimentos en la organizacin

La independencia del auditor puede verse afectada por su posicin o jerarqu a dentro de la estructura de la organizacin gubernamental. Los auditores que prestan servicios en unidades de gobierno Federal, Estatal o Local pueden ser susceptibles a influencias por parte de superiores, que estn involucrados en el proceso de gerencia gubernamental de manera directa o indirecta. Para lograr una mxima independencia, tales auditores y la unidad auditora misma debern no slo presentar su informe al nivel jerrquico ms alto posible dentro del gobierno, sino que debern estar ubicados fuera de la funcin gerencial de lnea de la entidad bajo examen. Estos auditores tambin debern estar suficientemente alejados de presiones poi ticas para asegurar que puedan realizar sus auditor las de manera objetiva y puedan informar de sus conclusiones sin temor a censura o represalia. Cuando sea factible los auditores debern estar bajo un sistema donde las decisiones se toman considerando compensacin, capacitacin, permanencia en el puesto y promocin en base a mritos.

22


Cuando se contrata los servicios de Contadores Pblicos Independientes u otros profesionales independientes para realizar trabajos que incluyen indagaciones sobre el cumplimiento de legislacin y disposiciones aplicables, la eficiencia y econom a de las operaciones o el logro de resultados de programas, stos debern ser contratados por personas que no sean funcionarios responsables de la direccin del programa bajo examen. Esta prctica elimina las presiones que pueden resultar si el auditor debe criticar el desempeo de aquellos funcionarios que lo contrataron. Para eliminar este obstculo a la independencia, los gobiernos debern hacer que los auditores sean contratados por funcionarios que no estn directamente involucrados en las operaciones donde se realizar la auditora.

1.4

ESME RO PROFESIONAL gubernamental la auditora

La cuarta norma general para la labor de auditora es: Se emplear el debido cuidado profesional y al elaborar los informes correspondientes.

al conducir

Esta norma impide al auditor y a la unidad auditora la responsabilidad de emplear elevadas normas profesionales al ejecutar el trabajo requerido para realizar exmenes de entidades gubernamentales. Esta norma no implica una responsabil dad ilimitada por revelar irregularidades o incumplimiento. Tampoco implica infalibilidad de la entidad auditora ni del auditor. Esta norma s requiere un desempeo profesional de calidad acorde a las complejidades de la tarea de auditora emprendida. La norma impone al auditor la obligacin de estar alerta para detectar situaciones o transacciones que pudieran indicar fraude, gastos u operaciones impropias o ilegales, ineficiencia, desperdicio o falta de efectividad. No requiere, sin embargo, que el auditor proporcione absoluta seguridad de que no existe irregularidad material alguna; ni tampoco requiere que se realice una auditora detallada de todas las transacciones. El proceso de control interno.

mientas propios mientos controles

y controles adecuados para impedir irregularidades, actos imy fomentar el apego a las poi ticas adoptadas y a los requeriprescritos. La auditora pone a prueba estos procedimientos y pero no los sustituye.

El ejercicio del debido cuidado profesional requiere ejercer buen juicio en la seleccin de pruebas y procedimientos, y diligencia en su aplicacin yen la preparacin de informes. Como m nimo la seleccin de exmenes y procedimientos considerar: 1. Lo que se necesita para lograr las metas de la auditora. 2. La importancia procedimientos. relativa de los asuntos a los cuales se aplicarn los requiere

3. La efectividad de los controles internos. 4. El costo del trabajo que se ejecuta en relacin a los beneficios que se deriven de este trabajo. La calidad de la labor de auditora mes depende del grado en que: 1. Las pruebas y procedimientos personal competente. y de los correspondientes infor-

sean aplicados en la debida forma por

2. Las observaciones y las conclusiones se basen en una evaluacin objetiva de todos los hechos pertinentes. 3. Las declaraciones y conclusiones contenidas en el informe estn ampliamente respaldados por informacin obtenida o desarrollada durante la auditora. 4. El proceso de auditora se ajuste a las normas prescritas en el Captulo 11 para exmenes y evaluacin, y a aquellas prescritas en el Captulo 111 para elaborar informes. 5. En cada nivel de supervisin se realice una revisin crtica de la tarea ejecutada y del juicio de los que participen enel examen.

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24

El debido cuidado profesional tambin incluye asegurar que la entidad bajo examen y los que autorizan la auditora (en caso que estos ltimos sean ajenos a la entidad) comprendan claramente el alcance y los objetivos de dicha auditora. El debido cuidado significa adems, que se debe entender las operaciones por ser auditadas, as como todos los criterios adicionales (incluyendo legislacin y reglamentacin pertinente) que puedan servir para evaluar el desempeo de dichas operaciones. Cuando los criterios de funcionamiento establecidos resulten vagos el auditor deber tratar de obtener interpretaciones autorizadas de dichos criterios. Si se requiere que el auditor seleccione criterios de medicin, ste deber tratar de llegar a un acuerdo con las partes interesadas sobre lo apropiado de estas medidas. Adems, el debido cuidado profesional tambin incluye una labor de seguimiento de los hallazgos resultantes de auditoras similares realizadas con anterioridad, para determinar si se han tomado las medidas correctivas apropiadas .

25

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2.1

CAPITULO

1I

NORMAS DE EXAMEN Y EVALUACION

PLANEAMIENTO para la labor de audito-

La primera norma de examen y evaluacin ra gubernamental es: La labor ser planeada adecuadamente.

Esta norma impone al auditor o unidad auditora la responsabilidad de realizar suficiente planeamiento previo para proporcionar una base que asegure una auditora efectiva. El auditor deber velar por la preparacin de un diseo que presente en forma sistemtica los pasos necesarios o deseados para que la estructura de la auditora pueda entenderse en todos los niveles, lo que reducir al mnimo el gasto de tiempo y recursos por concepto de labor innecesaria. . El planeamiento en las auditoras de entidades gubernamentales vinculadas entre s, es especialmente importante, porque en muchas instancias la labor de auditora realizada en un nivel de gobierno deber correlacionarse con la labor realizada en otros niveles de gobierno; todos o algunos de estos niveles de gobierno pueden tener inters en el descargo de responsabilidad financiera, gerencial o de programa en un solo organismo, funcin, actividad o programa, o pueden existir disposiciones legales que obligan a los mencionados niveles de gobierno a efectuar una revisin de dicho descargo de responsabilidad. Cuando es necesario esta correlacin es esencial que el planeamiento sea realizado por una oficina central, la que fijar las metas de la labor de tal manera que el al-

27

cance de las auditoras llevadas a cabo en los diferentes lugares de programa sea comparable y los resultados puedan consolidarse. Cuando la labor requerida incluye exmenes de la eficiencia, economa o logro de resultados deseados, un planeamiento adecuado es especialmente importante, porque los procedimientos utilizados en tal labor son ms variados y complejos, y en consecuencia, se necesita de ms cuidado para seleccionar los procedimientos apropiados para el caso por resolver. Finalmente, el planeamiento es importante para asegurar que los resultados de la auditora satisfagan los objetivos de dicha auditora. Un planeamiento 1. La coordinacin apropiado. adecuado deber incluir la programacin cuando de: es

con otros auditores

gubernamentales,

2. El personal que se utilizar en la auditora. 3. La labor a desarrollar. 4. El formato La coordinacin Con frecuencia en la auditora gubernamental es necesario que grupos de auditores de diferentes lugares realicen una labor conjunta de auditora; estos grupos de auditores muchas veces estn asociados a una entidad ajena a la entidad que dirige a los auditores que estn planeando la labor de auditora. Esta situacin frecuentemente se presenta en auditoras de aportes Federales que requieren que el beneficiario del aporte mande hacer auditoras para luego proporcionarle al donante informes de dichas auditoras. Tambin se da el caso que una oficina central de auditora que posee varias sucursales en el campo, efecte la auditora de un programa o actividad que funciona en diferentes lugares, y utiliza las sucursales para efectuar las auditoras en los sitios determinados. Si estas auditoras individuales van a ser realizadas por las sucursales de manera efectiva y econmica, la oficina central que dirige la auditora deber planearla con mucho cuidado. El planeamiento para estas auditoras coordinadas debe hacerse ajustndose a los objetivos especficos de la auditora. Generalmente la Ofi. : 'l-'.,i '.~ :

y contenido

general del informe que se va a presentar.

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PRESENTACION

En pocas pasadas y ms simples en la historia de nuestra nacin, cuando se poda dividir las responsabilidades de cada nivel de gobierno en forma ms clara, los diferentes niveles de gobierno podan funcionar de manera medianamente independiente. Hoy, los profundos cambios en el orden social, poltico y econmico han trado consigo demandas cada vez mayores de nuevos y mejores servicios pblicos en profusin y escala sin precedentes en nuestra historia. Satisfacer estas demandas requiere un proceso de creacin de poltica, financiamiento yadminis-. tracin que compromete la cooperacin de gobiernos a nivel Federal, Estatal y Local para resolver los problemas pblicos. En consecuencia, el sistema de gobierno Federal de hoy descansa sobre una complicada estructura de relaciones entre todos los niveles de gobierno; entre las ramas ejecutivas y legislativas de cada nivel, entre gobiernos Estatales y Federales y entre estos dos ltimos y las comunidades locales - para conducir programas diseados para mejorar la calidad de vida en nuestro pas. A compaando al aumento de las complejidades en las relaciones entre los diferentes niveles de gobierno apreciamos un incremento en la demanda de informacin sobre programas gubernamentales. Los funcionarios pblicos, legisladores y el pblico en general desean saber si los fondos gubernamentales son administrados convenientemente y en cumplimiento con la legislacin vigente y si los programas gubernamentales se estn conduciendo de manera eficiente, efectiva y econmica. Estos sectores tambin desean que esta informacin la proporcione alguien que no est involucrado en la defensa del programa sino que sea independiente y objetivo. Esta demanda de informacin ha ampliado el alcance de la Auditora Gubernamental de modo que dicha auditarla ha dejado de ser una funcin interesada principalmente en operaciones financieras. Ahora la Auditora Gubernamental se interesa tambin en constatar si las organizaciones gubernamentales estn logrando las metas que sirvieron~
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para autorizar y financiar dichas organizaciones, si lo hacen de manera econmica y eficiente y si estn cumpliendo con la legislacin y disposiciones vigentes. Las normas contenidas en esta entrega fueron desarrolladas para su aplicacin a las auditoras de alcance ampliado. Estas normas han sido desarrolladas con la intencin de que sean aplicables en todos los niveles de gobierno en los Estados Unidos de Norteamrica. El trabajo de investigacin sobre el cual se basa esta exposicin fue realizado por un grupo de trabajo, compuesto por representantes de la Contralora General de los Estados Unidos de Norteamrica y de los departamentos ejecutivos Federales y de dependencias con prioridad en los programas federales de aporte. Tambin se obtuvo asistencia de los representantes de auditora de los gobiernos de los Estados, Condados y ciudades visitados durante el curso de la obra e igualmente de organizaciones profesionales preeminentes, incluyendo al Instituto Americano de Contadores Pblicos Colegiados, el Instituto de Auditores Internos, la Asociacin de Contadores del Gobierno Federal, la Asociacin de Funcionarios de Finanzas Municipales y la Asociacin Norteamericana de Contabilidad. La asistencia de asesora fue proporcionada por: Asesores, universitarios, la Comisin Asesora de Relaciones Intergubernamentales, un Asesor por Estados, Condados y ciudades; y por grupos de inters pblico representando a los gobiernos Estatales y locales. Entre los grupos de inters pblico que participaron tenemos el Consejo de Gobiernos Estatales, la Asociacin Nacional de Condados, la Liga Nacional de Ciudades, la Conferencia Estadounidense de Alcaldes, y la Asociacin Internacional de Administracin de Ciudades. La Controlara General de los Estados Unidos, con fecha 10. de octubre de 1968 emiti una publicacin titulada "La Auditada Interna en las Dependencias Federales" donde fueron expuestos los principios y conceptos bsicos que debera regir a las Dependencias Federales en el desarrollo y operacin de sus unidades de ~uditora interna. El propsito de la publicacin fue el de describir el rol del auditor interno dentro del Gobierno Federal, el alcance de su labor, su apropiada ubicacin en la estructura de organizacin y asuntos afines. Nuestra intencin es enmendar dicha publicacin en un futuro cercano para incorporar las normas de auditora que siguen.

Elmer B. Staats Contralor General de los Estados Unidos de Norteamrica

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INTRODUCCION Finalidad

Esta exposicin contiene un conjunto de flormas de auditora que deben aplicarse en las auditoras realizadas en organismos, programas, actividades y funciones gubernamentales, sean stas ejecutadas por auditores al servicio de gobiernos federales, estatales o locales, por auditores pblicos independientes, o por otros capacitados para realizar las labores de auditora contemplada bajo estas normas. La intencin es que estas normas se apliquen en auditoras internas y en las auditoras a contratistas, donatarios y otras unidades externas ejecutadas para una entidad gubernamental. Estas normas de auditoras estn relacionadas con el alcance y la calidad del esfuerzo de auditora y con las caractersticas de un informe de auditora profesional y significativo. El Instituto Norteamericano de Contadores Pblicos (AICPA), ha puesto en prctica normas y procedimientos que son aplicables a las auditoras realizadas con el fin de expresar opiniones sobre la razonabilidad con la que los estados financieros presentan la posicin financiera y los resultados de las operaciones. (1) Estas normas son aceptadas generalmente para tales auditoras y han sido incorporadas a esta publicacin. Sin embargo, los intereses de muchos de los lectores de los informes de auditora gubernamental son ms amplios que aquellos intereses que pueden ser satisfechos por las auditoras realizadas para establecer la credibilidad de informe.s financieros. Con miras a propor-

J
cionar auditoras que satisfagan estos intereses ms amplios, las normas en este escrito incluyen la esencia de las normas prescritas por la AlePA y normas adicionales para auditoras de ms amplio alcance, como se explicar posteriormente. Alcance Uno de los principios fundamentales de una sociedad democrtica sostiene que los gobiernos y entidades pblicas depositarias de recursos pblicos e Investidos de la autoridad para aplicarlos tienen la responsabilidad de rendir cuenta detallada de sus actividades. Esta responsabilidad de rendir cuenta es inherente al proceso gubernamental y no siempre es identificada especficamente por una provisin legislativa. Dicha responsabilidad gubernamental deber identificar no slo los objetivos a los cuales se ha dedicado recursos pblicos, sino tambin la forma y el efecto de su aplicacin. Este concepto de responsabilidad se encuentra profundamente arraigado en las premisas bsicas que sustentan estas normas. Estas normas proporcionan un alcance de auditora que incluye no slo auditora financiera y de cumplimiento, sino tambin auditora de la econom a, la eficiencia y el logro de los resultados deseados. El hecho de proveer un alcance de auditora tan amplio no implica que todas las auditoras actualmente se conducen de esta manera, ni tampoco implica que un alcance tan extenso es siempre deseable. Sin embargo, una auditarla que incluya informaciones para el inters de todos los posibles usuarios de auditoras gubernamentales, generalmente incluir los tres componentes de una auditora de amplio alcance, que son los que se indican a continuacin: 1. Componente financiero y de cumplimiento Determina: al bl Si las operaciones financieras se conducen adecuadamente. Si los informes financieros tan razonablemente. Si la entidad vigente . ha cumplido de la entidad bajo examen se presen-

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con la legislacin

y reglamentacin

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2. Componente

de la Economa y Eficiencia

Determina si la entidad administra o utiliza sus recursos (humanos, materiales, inmuebles, etc.), de manera econmica y eficiente; tambin detecta las causas de cualquier prctica ineficiente o antieconmica, incluyendo insuficiencias en los sistemas gerenciales de informacin, procedimientos administrativos o estructura organizativa.

3. Componente

de Resultados de Programa

Determina si se estn logrando los resultados o beneficios deseados, si se est cumpliendo con los objetivos establecidos por la legislatura u otros cuerpos de autoridad y si la entidad pblica ha considerado alternativas que pudieran lograr los resultados deseados a menor costo. Se busca que estas normas de auditora vayan ms all de una mera codificacin de las prcticas corrientes, acomodadas a las capacidades auditoras existentes. Con perspectiva de avanzada, estas normas incluyen algunos conceptos y reas de auditora que en la prctica estn an en proceso de evolucin, pero son vitales a los objetivos de responsabilidad administrativa buscados al realizar auditoras en gobiernos y programas de entidades vinculados entre s. Por consiguiente, las normas de auditora expuestas han sido estructuradas de tal manera que cada uno de los tres componentes puede ser examinado por separado, si es que se estima deseable. Se debe reconocer que una auditora concurrente de los tres componentes probablemente sea la manera ms econmica, pero a menudo podra no ser prctico. Es ms, en determinadas circunstancias puede no ser ni prctico ni necesario examinar los tres componentes de la auditora. Sin embargo, para la mayora de programas o actividades gubernamentales, el inters de numerosos lectores gubernamentales potenciales no ser satisfecho a menos que se examine a los tres componentes. Al celebrar contratos entre gobiernos y contadores pblicos independientes u otras unidades auditoras, se debe especificar si todos los componentes sern objeto de la auditora y en caso contrario, especificar cul o cules han de efectuarse. Acuerdos de esta naturaleza son necesarios para asegurar que todas las partes entiendan claramente el alcance de la auditora.

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Premisas bsicas Las siguientes premisas bsicas sustentan sideradas para su confeccin. estas normas y fueron con-

1. El trmino" Auditora" puede emplearse no slo para describir la labor realizada por Contadores Pblicos al examinar informes financieros, sino tambin la labor realizada al revisar: al el cumplimiento de la legislacin y disposiciones vigentes, bl la eficiencia y econom a de las operaciones; y cl la efectividad en el logro de resultados de los programas. 2. El ejercicio pblico va acompaado de la responsabilidad de aplicar o utilizar los recursos de manera eficiente, econmica y efectiva, con el fin de cumplir con los propsitos para los cuales se proporcionaron dichos recursos. Esta responsabilidad abarca todos los recursos, sean stos confiados a funcionarios pblicos por sus comitentes o por otros niveles de gobierno. 3. El funcionario pblico es responsable ante aquellos que proporcionan los recursos que l utiliza para llevar a cabo programas gubernamentales. Es responsable ante otros niveles de gobierno de informar de los recursos que stos han aportado y ante los electores, que en ltima instancia son la fuente de todos los fondos gubernamentales. En consecuencia, el funcionario deber estar proporcionando los informes pertinentes a aquellos ante quienes es responsable. El auditor deber poner los resultados de las auditoras a disposicin de los otros niveles de gobierno que han proporcionado los recursos y de los electores, salvo que est impedido de hacerlo por restricciones legales u otra razn vlida. 4. La auditora es una parte importante del proceso responsabilizador porque proporciona juicios independientes de la confiabilidad de los informes presentados por los funcionarios dando a conocer la manera en que han cumplido con sus responsabilidades. La auditorfa tambin puede ayudar a los gerentes a mejorar la eficiencia, la econom fa y la efectividad de las operaciones gubernamentales, al identificar las reas que necesitan mejoras. 5. Muchas veces no es posible aislar los intereses de gobiernos individuales en los programas de asistencia financiera debido a que los recura.Plicad~s se han entremezclado. Diferentes niveles de gobierno , ."1 ~pilrten Intereses comunes en muchos programas. En consecuen-

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cia la auditora deber disearse de manera que satisfaga tanto los intereses comunes como los especficos de cada uno de los gobiernos contribuyentes. 6. La cooperacin entre los gobiernos federal, estatal y local al realizar auditoras en programas de inters comn con un mnimo de duplicacin de esfuerzo beneficia mutuamente a todas las partes, y es a la vez un mtodo prctico de auditar operaciones intergubernamentales. 7. Los auditores de un nivel de gobierno pueden confiar en la labor de los auditores de otros niveles de gobierno si comprueban las capacidades de stos a su entera satisfaccin. Esta comprobacin de capacidad puede efectuarse mediante pruebas de su labor u otros mtodos aceptables. Una presuposicin inherente que sustenta a todas las normas es que los gobiernos cooperarn en la realizacin de auditoras en las cuales tienen mutuos intereses. Para muchos programas que reciben asistencia federal, no sera prctico ni econmico que cada auditor en cada nivel de gobierno investigue por su cuenta los antecedentes referentes a la legislacin, reglamentacin, objetivos y metas de su segmento del programa. En consecuencia, para proporcionarle al auditor la informacin y antecedentes necesarios y para ayudarle a proceder con juicio al aplicar las normas que acompaan, las entidades Federales Estatales que soliciten al gobierno Estatal, local u otro realizar auditoras, debern preparar instrucciones de auditora que sean amplias, comprensivas y ad-hoc para determinado programa o rea de programa. Las instrucciones que servirn de gu a en la auditora debern incluir un compendio o cuando menos citas de los estatutos, reglamentos, instrucciones, manuales, acuerdos y otros documentos; una identificacin de objetivos espec ficos y requisitos de informes, expresados en trminos de asuntos de inters primario en reas tales como cumplimiento, econom a y efectividad de programa y otras pautas que cubran reas especficas donde laborar el auditor.

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cina Central deber especificar tales cosas como, la legislacin y reglamentacin que el auditor debe considerar para examinar el cumplimiento; las metas, objetivos y criterios del programa que se utilizarn en el eXimen de los resultados de programa; y los aspectos especficos de la econom a y eficiencia a considerarse en esa parte de la auditora. A menos que el planeamiento se elabore cuidadosamente y sea comunicado a los auditores participantes, es probable que los resultados de la auditora estn por debajo de las expectativas y necesidades de la Oficina Central. Un esfuerzo de auditora sin planeamiento traer como consecuencia difciles problemas al tratar de comparar o consolidar los resultados de las auditoras realizadas en diferentes lugares.

Una parte significativa del planeamiento necesario para realizar una auditora coordinada puede hacerse de manera eficiente y econmica slo a nivel de la Oficina Central. La investigacin de la legislacin y reglamentacin aplicables a un programa y la preparacin de objetivos de auditora que sean claros y concisos constituyen una labor desafiadora a la vez que requiere mucho tiempo. Dejar esta labor para el personal de las diferentes unidades que participan en la auditora resultara en una duplicidad excesiva de labor y en consecuencia, costo adicional inaceptable. Adems, algunas auditoras, donde una parte de la transaccin debe auditarse en un lugar y otra parte de dicha transaccin en un lugar distinto, requieren una coordinacin an ms estrecha en caso de intervenir ms de un grupo en la labor. La preparacin de gu (as detalladas para este tipo de auditoras constituye una parte integral de la norma que establece que las auditoras debern ser planeadas adecuadamente. (1)

Auditora de uso mltiple En algunos casos, la legislacin o reglamentacin Federal, Estatal y/u ordenanzas municipales pueden requerir auditoras de un mismo programa. Cuando sea factible el planeamiento para este tipo de auditora deber contemplar planeamiento que rena los requerimientos de todos los niveles de gobierno, de tal manera que el objetivo de una sola auditora


sea el satisfacer las necesidades de todos los niveles de gobierno interesados en el programa. Personal El planeamiento del uso de personal deber incluir:

1. El nombramiento de personal poseedor de la educacin y experiencia en proporcin con la naturaleza de la labor de auditora por realizar. 2. El empleo eficien~e del personal, asegurando el nombramiento de suficientes auditores experimentados, lo mismo que nmeros y niveles apropiados de supervisores. El planeamiento tambin deber asegurar los servicios de asesores e,:,ternos cuando sea necesario. 3. Un apropiado experiencia. entrenamiento en servicio para el personal con poca

La labor a realizarse Se deber preparar un programa de auditora escrito para cada una de las auditoras con el propsito de comunicar los objetivos de la auditora a todos los miembros del personal, facilitar el control de la labor durante la fase de revisin, y proporcionar un registro permanente del Plan de auditora. La informacin que el auditor necesita para preparar un programa satisfactorio deber variar de acuerdo al tipo de auditor(a y entidad por auditar; sin embargo, en la mayora de los casos resulta aconsejable, previa preparacin del programa de auditora, realizar una encuesta de la entidad objeto de la auditora con el propsito de obtener informacin bsica sobre sus operaciones y prcticas. Una encuesta hbilmente realizada debiera proporcionar informacin sobre el tamao y alcance de las actividades de la entidad, y sobre reas donde pudieran existir deficiencias en los controles internos, operaciones anti-econmicas o ineficientes, falta de efectividad en el logro de las metas prescritas o incumplimiento de la legislacin y reglamentacin vigentes. Las pruebas que determinarn el significado de tales circunstancias se realizarn en el curso de la labor detallada de auditora; se debern programar estas pruebas de manera cuidadosa en el programa de auditora. El programa de auditora deber proporcionar 30 informacin sobre:


1. El Propsito y Alcance. - Se deber describir el propsito de la auditora y su alcance. Se deber especificar si la labor incluir a uno o ms de los tres componentes de auditora: financiero y de cumplimiento, econom a y ~ficiencia, o resultados de programa. 2. Antecedentes.Se deber proporcionar informacin sobre la autoridad legal que justifica la existencia y operacin del organismo, programa, funcin o actividad por auditarse; sus fuentes de ingreso, sedes principales y datos similares que ayuden a comprender los objetivos y caractersticas operativas de la labor que realiza. 3. Definicin de Trminos.Se deber incluir definiciones y explicaciones de cualquier trmino sui gneris o abreviatura utilizada por el organismo, programa, actividad o funcin bajo examen. 4. Los Objetivos de la auditora.Se deber proporcionar una exposicin cuidadosamente preparada donde se especifica qu es lo que se espera que el auditor produzca como resultado de la auditora. La exposicin deber redactarse en forma clara, evitando toda expresin ambigua, para que el auditor sepa cules son los problemas o temas sobre los cuales deber formular conclusiones. En auditoras financieras y de cumplimiento se deber especificar los informes financieros que han de examinarse y la legislacin y reglamentacin que debe cumplirse. En las auditoras de resultados de programa, se debern especificar en forma clara los criterios que deben regir la evaluacin de la efectividad del programa. 5. Procedimientos.En muchas auditoras es conveniente prescribir los procedimientos que el auditor debe seguir para lograr los objetivos de la auditora. Cuando se realizan auditoras para evaluar la efectividad del programa, teniendo el programa diferentes sedes, la auditora se realizar en cada una de las sedes, y en consecuencia la unidad auditora que planea la labor desde una Oficina Central deber prescribir mtodos especficos a seguir en el examen con el propsito de asegurar que los datos obtenidos en las diferentes sedes sean comparables. Sin embargo, se debe tener cuidado de no limitar el juicio profesional del auditor. Los programas de auditora nunca debern emplearse como simple lista de verificacin, ni de modo que inhiba la iniciativa, imaginacin y minuciosidad del auditor en la realizacin de la .auditora. 6. Informe.El programa de auditora deber presentar general que se debe seguir en el informe del auditor. el fo

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31

r discutir en forma general el tipo de informacin debe contener. Acceso a los papeles de trabajo Se deber asegurar el libre acceso a los del personal de otras unidades auditoras que realicen exmenes posteriores. Todo namental deber estipular el libre acceso clusula especial.

que el informe

papeles de trabajo por parte gubernamentales y auditores contrato de auditora gubera los papeles de trabajo en

2.2

SUPERVISION

La segunda norma> de examen y evaluacin para la labor de auditora gubernamental es: Los asistentes sern debidamente supervisados.

Esta norma impone al auditor o unidad auditora la responsabilidad de asegurar que los funcionarios menos capacitados reciban direccin en el desempeo de sus labores. El mtodo ms efectivo para controlar la calidad y facilitar el progreso en una tarea es ejerciendo una supervisin apropiada, desde el inicio de la labor preparatoria hasta terminar el borrador del informe. La supervisin aporta madurez de juicio a la labor realizada por miembros menos experimentados del personal a la vez que proporciona el entrenamiento necesario para estos individuos. La designacin y empleo de asistentes constituye un factor importante en el logro satisfactorio de los objetivos establecidos. Considerando que el entrenamiento, experiencia y otras capacidades varan entre auditores, las tareas especficas debern mantener proporcin con las habilidades de los auditores. Los jefes de equipo debern asegurarse de que los asistentes tengan una clara comprensin de las tareas asignadas antes de iniciar sus labores. A los asistentes se les debe informar no slo sobre la naturaleza de su labor y el procedimiento que deben seguir, sino tambin qu es lo

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que se espera lograr con esta labor. Con un personal experimentado el rol del Jefe de Equipo puede ser de carcter ms general: puede esbo. zar un bosquejo de la labor y dejar los detalles en manos de los otros integrantes del equipo. Con personal menos experimentado el Jefe de Equipo puede necesitar intervenir personalmente en muchos detalles e instruir a su personal en qu es lo que se debe hacer y cmo hacerlo. La revisin de supervisin deber comprender el concepto y mtodo de auditora. La revisin deber asegurar que: 1. Se obtenga conformidad con las normas de auditora.

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2. Se siga el programa de auditora, a menos que se justifique y autorice una desviacin del mismo. 3. Los papeles de trabajo apoyen adecuadamente las observaciones y conclusiones. 4. Los papeles de trabajo proporcionen datos adecuados que permitan preparar un informe significativo. 5. El auditor logre los objetivos de la auditora. Se deber preparar y retener una documentacin de las revisiones de supervisin.

2.3

DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS

La tercera norma de examen y evaluacin para la labor de auditora gubernamental es: Se revisar el cumplimiento tarias. de las disposiciones legales y reglamen-

En la auditora gubernamental, el cumplimiento de la legislacin y reglamentacin pertinentes adquiere un significativo especial debido a que los organismos, funciones, programas o actividades gubernamentales son "criaturas de ley" y por lo general son afectos a un mayor nmero - de reglas especficas y reglamentos que los organismos del Sector Privado.

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Esta norma impone al auditor la responsabilidad de determinar si el organismo, programa, funcin o actividad bajo examen ha cumplido con las disposiciones dictadas por la legislacin y reglamentacin pertinente. Al revisar el cumplimiento de la legislacin y reglamentacin, el auditor deber considerar no slo los estatutos y disposiciones de ejecucin sino tambin el historial legislativo, opiniones legales, juicios y disposiciones regulatorias, e inclusive documentos tales como acuerdos de aportes o de prstamos. Cuando el auditor labora a nivel de la Oficina Central, deber tomar la responsabilidad de determinar la legislacin y reglamentacin que se deber considerar en la auditora. Cuando estn involucrados aportes de otro nivel de gobierno, las disposiciones legales y regulatorias debern obtenerse del nivel de gobierno que hace el aporte, y por intermedio de una gua de auditora, proporcionrselos al auditor del donatario. Proceder de modo contrario significara duplicidad de labor en los casos donde existen varios donatarios. Adems, el donante est ms familiarizado con los mencionados estatutos y disposiciones, pudiendo proporcionarlos junto con los datos relativos de apoyo, con menor esfuerzo que el auditor del donatario. Al hacer su revisin, el auditor de la Oficina Central deber sp,leccionar y revisar aquella legislacin y reglamentacin que afecta directamente o tiene incidencia directa en la entidad por auditar o sus operaciones. La legislacin y reglamentacin que puede aplicarse a un organismo, programa, funcin o actividad gubernamental especfica, es a menudo muy extensa, yen consecuencia no se puede esperar que el auditor revise cada uno de los artculos de la legislacin y reglamentacin que afecta o impacta de alguna manera la entidad. Es evidente que este tipo de revisin requiere de mucho criterio. Por regla general, el primer paso del auditor es obtener de la gerencia de la entidad bajo examen, la relacin de disposiciones legales y reglamentarias que dicha entidad debe cumplir. Deber realizar su propio examen para determinar si la entidad incurre en omisiones de disposiciones. A continuacin se proporcionar algunas fuentes de informacin sobre disposiciones legales o regulatorias. 1. Datos legales o legislativos, incluyendo: a. Legislacin bsica. b. Informes sobre audiencias oficiales.
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c. Informes de comisiones o comits legislativos. d. Referencias glosadas de los fallos de tribunal y opiniones proporcionados por los servicios de referencia. e. Datos relativos al historial previa. f. Constituciones gislativas. de promulgacin legales

y accin legislativa

Estatales, estatutos,

resoluciones

y ordenanzas le-

g. Escrituras, ordenanzas y resoluciones locales. 2. Disposiciones administrativas externas, incluyendo: administrativas de nivel Federal,

a. Memorndums de dependencias Estatal o Local.

b. Pautas y otros reglamentos administrativos dictados por dependencias a nivel Federal, Estatal o Local, que afectan las operaciones del programa. 3. Documentacin pertinente a aportes, incluyendo:

a. Propuestas de donativos. b. Correspondencia pertinente de donantes y donatarios.

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c. Memorndums d. Los documentos

de las reuniones donde se discuti el aporte. del aporte incluyendo enmiendas. del aporte. de aporte y las cdulas detalladas que los apoyen. lega-

e. La Reglamentacin f. Los presupuestos

La naturaleza y el propsito de la revisin de los requerimientos les y administrativos variarn segn el componente de la auditora.

Componente Financiero y de Cumplimiento.El auditor examinar las transacciones financieras y las operaciones del organismo, programa, funcin o actividad bajo examen para determinar si la entidad cu con la legislacin o reglamentacin pertinente. El auditor tambi
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un examen para asegurarse de que la entidad auditada no ha incurrido en obligacin significativa no registrada, debido a incumplimiento o violacin de la legislacin y reglamentacin pertinente. Componente de Economa y Eficiencia.El auditor examinar la legislacin y reglamentacin pertinente a cualquier aspecto del organismo, programa, funcin o actividad bajo examen, donde el auditor trata de elaborar un juicio respecto a la posibilidad de lograr,que las prcticas se realicen de manera ms eficiente o econmica. Una revisin de este tipo es necesario debido a que no se puede determinar la manera de mejorar la eficiencia y econom a en una entidad y su misin legalmente constituida. Este tipo de revisin tambin sirve para poner en conocimiento del auditor los lmites de la autoridad de la entidad para efectuar los cambios que haran que las prcticas sean ms eficientes y econmicas. Componente de Resultados de Programa.El auditor deber revisar la legislacin y reglamentacin pertinente a las metas y objetivos de los programas o actividades de la entidad bajo examen. Esta revisin deber tener la suficiente profundidad para permitir que el auditor comprenda los resultados que se espera obtener de los programas o actividades. Tambin deber determinar, mediante pruebas, si los programas o actividades se estn desempeando de conformidad con la legislacin y reglamentacin vigente.

2A

CONTROL INTERNO
para la labor de auditora

La cuarta norma de examen y evaluacin gubernamental es:

"Se evaluar el sistema de control interno para determinar el grado de confiabilidad que asegure una informacin correcta, el cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias y el desarrollo de operaciones eficientes y efectivas". Esta norma impone al auditor la responsabilidad de determinar el grado de confiabilidad que le merecen los controles internos de la entidad bajo examen. Dicho de otra manera, el auditor deber evaluar la capacidad de los controles internos, de asegurar informacin veraz, cumplimiento con la legislacin y reglamentacin vigente, y produccin de resultacos efectivos. Los hallazgos del auditor le ayudarn a determinar la extensin de la labor detallada de examen que deber realizar para ~grar los objetivos de la auditora.

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El control interno consta del plan de organizacin y de todos los mtodos y medidas coordinadas utilizadas para salvaguardar los activos, verificar la veracidad y confiabilidad de los datos contables, promover eficiencia operativa y fomentar adherencia a las poi ticas gerenciales dictadas. El control interno abarca las poi ticas, procedimientos y prcticas establecidas o fomentadas por la gerencia, as como el plan de organizacin y otras medidas destinadas a llevarlas a cabo. Las caractersticas cluiran: de un sistema de control interno satisfactorio in-

1. Un plan de organizaclon que establezca'la separacin con el fin de salvaguardar los recursos de la entidad.

de funciones

2. Un sistema de procedimientos para la autorizacin y registro que proporcione un efectivo control contable de activos, pasivos, ingresos y gastos. 3. Un sistema que establezca las prcticas a seguirse para el desempeo de obligaciones y funciones en cada una de las reparticiones de la organizacin. 4. Personal con una idoneidad proporcional lidades. 5. Un sistema efectivo de auditora interna. a sus respectivas responsabi-

Cada uno de estos elementos es en s importante, pero adems de su importancia individual, constituyen partes integrantes de un todo. Estn tan estrictamente vinculados que cualquier deficiencia significativa en uno de los elementos normalmente ocasionara deterioro en la efectividad de todo el sistema de control interno. Al considerar la disponibilidad de recursos, a menudo resultara prohibitibo realizar una revisin completa de los controles internos como requisito especfico. Examinar todos los controles no sera un ejemplo de auditora eficiente debido a la impertinencia de algunos de los controles o los temas bsicos de la auditora. En consecuencia, el auditor deber dirigir la atencin hacia aquellos controles que son importantes para los objetivos de la auditora. La amplitud de la labor requerida para revisar adecuadam control interno varianrsegn el componen;e de auditora.

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Componente Financiero y de Cumplimiento.Se revisar los controles internos en la extensin o profundidad necesaria para permitirle al auditor determinar qu grado de confianza le pueden merecer los registros contables e informes para revelar: a) La situacin financiera vidad. del organismo, programa, funcin o actiprograma, funcin o activi-

b) La capacidad de dicha organizaclon, dad para salvaguardar sus recursos.

La extensin de los exmenes que el auditor realice de los datos contables debe determinarse en base a su apreciacin de la confiabilidad del control interno de la entidad bajo examen. La revisin deber tener suficiente extensin para permitirle al auditor determinar si las poi Iticas, procedimientos y prcticas son consistentes con la legislacin y reglamentacin vigentes, y si el sistema de control interno puede garantizar de manera razonablemente aceptable que tales poi Iticas y prcticas efectivamente se cumplen. Componente de Eficiencia y Economa.El examen incluir una revisin de las poi Iticas, procedimientos, prcticas y controles internos aplicables a cualquier aspecto de las actividades que el auditor intenta juzgar para determinar si las prcticas existentes pueden ser significativamente mejoradas en su eficiencia o econom la. Componente de Resultados de Programa.El auditor revisar las poi ticas, prcticas, procedimientos y controles que tienen incidencia directa sobre el logro de las metas y objetivos sealados por la legislacin o reglamentacin que cre el programa, actividad, funcin u organismo bajo examen. La Auditora Interna es una parte importante del control interno y el auditor deber tomarla en cuenta al tratar cualquiera de los tres componentes mencionados arriba. El auditor deber considerar el alcance de la labor de la auditora interna y determinar en qu medida esta labor puede garantizar que otros aspectos del control interno estn funcionando adecuadamente. Al realizar la auditora el auditor deber aprovechar al mximo los resultados de la auditora interna. ,En ~ista de la gran variedad de tipos y tamaos de organismos, prograpas, -actividades y funciones gubernamentales y en vista de sus concep38

tos de organizaclon y mtodos operativos, no es posible establecer un patrn o modelo nico para las actividades de revisin interna. Muchas entidades gubernamentales ejecutan actividades de revisin interna, identificndolas con otros nombres tales como inspeccin, apreciacin, investigacin, organizacin y mtodos, y anlisis gerencial. Dichas actividades frecuentemente toman la forma de servicios gerenciales, y de diferentes maneras ayudan a la gerencia en las actividades de supervisin, asesora y revisin de funciones designadas. Para evitar duplicidad de esfuerzo, todo auditor, sin distincin de nivel de gobierno, deber utilizar al mximo todo trabajo previo realizado por otros auditores o personal de revisin interna .

2.5

EVIDENCIA

La quinta norma de examen y evaluacin para la labor de auditora gubernamental es: Se obtendr evidencia suficiente, competente y pertinente que proporcione una base razonable para la formulacin de las opiniones, juicios, conclusiones y recomendaciones del auditor. Esta norma impone al auditor la responsabilidad de reunir suficiente cantidad de evidencia para proporcionar una adecuada base de hechos reales que le permita expresar sus opiniones, conclusiones, juicios y recomendaciones. La evidencia necesaria para sustentar puede ser: 1. Evidencia fsica, obtenida milares; 2. Evidencia oral, obtenida personas implicadas; las observaciones del auditor

por observacin,

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o medios si-

mediante entrevistas

o declaraciones

de las

3. Evidencia documentara, que consiste de correspondencia, extractos de los libros contables, etc.; y, 4. Evidencia anal tica, obtenida tor ha reunido. analizando la informacin

contratos,

que el audi-

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Toda la evidencia, cualquiera que sea su naturaleza, deber satisfacer los requisitos bsicos de suficiencia, competencia y pertinencia. Los papeles de trabajo del auditor debern reflejar los detalles de la evidencia en que se ha basado y debern indicar los procedimientos utilizados para obtenerla. Suficiencia Suficiencia significa que existe suficiente evidencia real, adecuada y conveniente para permitir a un lector prudente llegar a la misma conclusin que el auditor. La determinacin de la suficiencia de la evidencia requiere del juicio profesional del auditor, debido a que con frecuencia existe evidencia conflictiva. En este caso el auditor deber emitir un juicio imparcial para determinar a cul de las posiciones favorece la evidencia reunida. Cuando es apropiado al caso, se podr establecer la suficiencia mediante mtodos de estadstica. Para sustentar puntos insignificantes o incontrovertibles no se necesita una documentacin detallada. Sin embargo, para asuntos significativos el auditor deber reunir suficiente evidencia para mostrar los factores en que se bas para llegar a su conclusin. Competencia Evidencia "competente" deber ser confiable y de la mxima calidad obtenible del empleo de mtodos razonables de auditora. En la evaluacin de la competencia de la evidencia, el auditor deber considerar cuidadosamente si existen motivos para dudar de la validez o integridad de dicha evidencia. Si existen motivos para dudar, el auditor deber tomar medidas para autenticar la evidencia. Las presunciones que a continuacin citamos son de utilidad para juzgar la competencia de la evidencia; sin embargo, estas presunciones no deben considerarse como suficientes por s mismas para llegar a una conclusin. 1. La evidencia obtenida de una fuente independiente proporciona mayor grado de confiabilidad que aquella obtenida de la unidad auditada. 2. La evidencia proveniente de un eficiente sistema de control interno ofrece mayor seguridad en el grado de confiabilidad que aquella obtenida cuando el control es dbil o insatisfactorio.
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3. La evidencia obtenida por el auditor por medio de exmenes fsicos, observacin, computacin e inspeccin es ms confiable que aquella obtenida en forma indirecta. 4. Los documentos mismas. Pertinencia La pertinencia se refiere a la relacin que existe entre la informacin Los hechos. reales y las opiniones utilizadas para probar o refutar un planteamiento debern guardar una relacin lgica con dicho planteamiento. Toda informacin que no guarda esta relacin lgica es impertinente y en consecuencia no deber incluirse como evidencia probatoria ni refutatoria. Los papeles de trabajo Los papeles de trabajo sirven de eslabn entre el trabajo de campo del auditor y su informe; en consecuencia los papeles debern contener la evidencia que se ha reunido para sustentar las conclusiones y recomendaciones formuladas en el informe. Los auditores debern adoptar medidas para asegurar la custodia y retencin de sus papeles de trabajo por un perodo suficiente para satisfacer los requerimientos legales y administrativos pertinentes. A continuacin se dan pautas generales para la preparacin papeles de trabajo. de los originales son ms confiables que copias de las

y su uso.

1. Totalidad y precisin.-- Los papeles de trabajo debern ser completos y precisos para proporcionar un apropiado sustento para los hallazgos, conclusiones y recomendaciones, y cuando sea necesario, permitir una demostracin de la naturaleza y alcance de la labor de examen. 2. Claridad y comprensin.-Los papeles de trabajo debern ser claros y comprensibles sin explicaciones orales suplementarias. La informacin revelada en ellas deber ser clara y completa, pero concisa. Los papeles de trabajo debern permitir a todo lector, cualquiera que sea, discernir fcilmente su propsito, la naturaleza y alcance de la labor realizada, y las conclusiones del autor. Es importante que los planteamientos sean concisos, pero no se sacrificar la claridad y precisin slo por ahorrar tiempo o p ;"l~<4(() 41.::....

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3. Legibilidad y Orden.Los papeles de trabajo debern ser lo ms legibles y ordenados como sea posible. De lo contrario se perder tiempo al revisarlos y al preparar los informes. Papeles de trabajo desordenados podrn perder su valor como evidencia. Antes de iniciar la labor, se deber ordenar los papeles de trabajo y estimar el espacio necesario para evitar las anotaciones entrel neas y apiamiento en la redaccin. 4. Pertinencia.La informacin contenida en los papeles de trabajo deber restringirse a hechos que son materialmente importantes, pertinentes y tiles en relacin a los objetivos establecidos. Es importante comprender los objetivos especficos de la auditora, las razones para realizar una tarea especfica y su relacin con los objetivos aprobados. Un conocimiento de esta naturaleza proviene de programas de trabajo bien planeados y bien organizados y una efectiva instruccin por parte de los Jefes de Equipo. La prctica de establecer un claro enunciado de propsito en todos los papeles de trabajo resulta de gran ayuda para asegurar que la informacin reunida sea relacionada a los objetivos de la auditora y los informes .

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3.1 La primera namental es: norma

CAPITULO

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NORMAS DE INFORME FORMA Y DISTRIBUCION de informe para la labor de auditora guber-

Se presentarn informes de auditora por escrito a los funcionarios responsables de las entidades que requieran o soliciten las auditoras. Se deben enviar copias de los informes a otros funcionarios que podran tener la responsabilidad de tomar medidas sobre los hallazgos y recomendaciones de auditora y a otras personas responsables o autorizadas para recibir dichos informes. Tambin deben haber copias disponibles para el conocimiento del pblico. Esta norma establece que se deber preparar un informe escrito de los resultados de cada auditora gubernamental. La norma no tiene la intencin de limitar o impedir discusin de los hallazgos, juicios, conclusiones y recomendaciones con las personas que tienen responsabilidades relacionadas al rea bajo examen. Por el contrario, discusiones de esa naturaleza debern fomentarse. Sin embargo, que se realicen o no estas discusiones, se deber preparar un informe escrito. Existen varias razones que justifican la necesidad de presentar informes por escrito. Los informes debern presentarse en forma escrita 1) para que los resultados puedan comunicarse a funcionarios responsables en todo nivel de gobierno; 2), para aminorar la posibilidad de que los hallazgos y conclusiones del auditor sean malentendidos, 3) para a!canzar los hallazgos del auditor al pblico; y 4) para facilitar post' .-~
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trabajos de seguimiento con el objeto de determinar si se han tomado las medidas apropiadas para subsanar las deficiencias reveladas en las conclusiones y cumplir con las recomendaciones del auditor. Se deber distribuir los informes de au.ditora a tantos funcionarios interesados como sea factible. En algunos casos el contenido de la auditora podr comprender material clasificado por razones de seguridad o material que no es publicable por otra razn vlida. Sin embargo, por regla general el informe de auditora deber distribuirse a aquellos funcionarios que tienen inters directo en los resJltados de la labor del auditor. Tales funcionarios son: aquellos designados por legislacin o reglamentacin para recibir tales informes; aqUellos responsables, directamente o en el cargo de supervisor, de tomer accin en consecuencia a las conclusiones o recomendaciones del auditor; legisladores; y aquellos funcionarios de otros niveles de gobierno que hayan proporcionado fondos al organismo bajo examen. Adems, salvo medidas restrictivas establecidas por la legislacin o reglamen:acin, se deber disponer de copias de los informes para fines de distribucin entre el pblico o inspeccin por individuos interesados. Cuando se contraten los servicios de Contadores Pblicos Independientes, ser de responsabilidad de la organizacin contratante, el asegurar una apropiada distribucin entre las partes interesadas. Si se desea que los Contadores Pblicos distribuyan SJ informe, se deber dejar establecido claramente en el contrato de servicios qu funcionarios u organizaciones recibirn el informe.

3.2

OPORTUNIDAD

EN LA ENTREGA

La segunda norma de informe para la labor de auditora gubernamental es: Se emitirn los informes antes o en las fechas establecidas por ley, Reglamentos u otras disposiciones y en cualquier caso, tan pronto como sea posible, a fin de tener disponiblE su contenido para el uso oportuno de la administracin y del Legisla:ivo. Para asegurar una ptima utilizacin, el in':orme de auditora deber entregarse con la mayor celeridad posible. El auditor deber tener en cuenta que cada da de demora en la emisin de su informe disminuye

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su valor; en consecuencia deber planear y conducir su labor con el objetivo de informar sobre los resultados tan pronto como seafactible. El auditor deber considerar comunicaCin interina o provisional para alertar a los funcionarios apropiados sobre situaciones significativas que apareciesen en el curso de la labor de auditora. Una comunicacin de este tipo no es un sustituto para el informe final, pero sirve para poner en conocimiento de los funcionarios la existencia de situaciones que requieren de medidas correctivas inmediatas. Esto permite la adopcin de medidas correctivas en una fecha muy anterior a la que sera posible en caso de retener toda informacin hasta la redaccin del informe final con las conclusiones y recomendaciones del auditor. 3.3 CONTENIDO

La tercera norma de informe para la labor de auditora gubernamental es: Cada informe: 1. Ser lo ms conciso posible pero, a la vez suficientemente claro y completo para permitir su comprensin por parte de los lectores. 2. Presentar los hechos reales de manera completa, precisa, veraz y equitativa. 3. Presentar los hallazgos y conclusiones en forma objetiva, utilizando lenguaje tan claro y sencillo como el asunto le permita. 4. Incluir solamente informacin de los hallazgos y conclusiones basados en hechos reales, los cuales estarn respaldados adecuadamente por suficiente evidencia en los papeles de trabajo del auditor como para demostrar o probar, cuando sea necesario, la sustentacin de los asuntos incluidos en el informe, as como su exactitud y razonabilidad. El informe debe incluir suficiente informacin detallada como base para convencer al lector. 5. Incluir, cuando sea posible, las recomendaciones del auditor sobre las medidas necesarias para efectuar mejoras en las reas problemticas mencionadas en su auditora y llevar a cabo mejoras en la
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raciones. Debe incluir datos sobre las causassubyacentes de los problemas mencionados para ayudar en la implementacin o formulacin de acciones correctivas. 6. Pondr principal nfasis en las mejoras y no en la crtica de lo pasado; los comentarios crticos deben ser presentados bajo una perspectiva justa, considerando cualquier dificultad o circunstancia inslita encontrada por los funcionarios operativos involucrados. 7. Identificar y explicar los problemas o asuntos que necesiten estudio y consideracin adicional por parte del auditor o de otras personas. 8. Har resaltar los logros notables, especialmente en los casos en que las mejoras administrativas en un programa o actividad podran ser aplicables a otros. 9. Incluir reconocimiento de los puntos de vista de los funcionarios responsables de la entidad, programa, funcin o actividad auditada con respecto a los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del auditor. Se debe discutir los hallazgos y conclusiones tentativas del auditor con dichos funcionarios excepto en circunstancias cuando la posibilidad de fraude o por otra razn importante pueda requerir un tratamiento distinto. Siempre y cuando sea posible sin demora indebida, sus puntos de vista deben ser obtenidos por escrito, objetivamente considerados y presentados al preparar el informe final. 10. Explicar claramente el alcance y objetos de la auditora. 11. Har conocer el hecho de que se ha omitido alguna informacin significativa y pertinente debido a que se le considera de excepcin o confidencial. Se debe exponer la naturaleza de dicha informacin y hacer referencia a la legislacin u otra base que ha impedido su disponibilidad. Esta norma impone al auditor la responsabilidad de preparar un informe que seafcil de comprender, que presente el alcance de la auditora, as como las observaciones y conclusiones del auditor de una manera objetiva y cabal con el sustento apropiado para la posicin asumida, y que proporcione recomendaciones para efectuar mejoras cuando esto seafactible y apropiado.

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Concisin
Los informes no debern extenderse ms de lo necesario para comunicar la informacin del auditor. Los informes no debern enmaraarse con excesivo detalle ... palabras, oraciones, prrafos o secciones que no concuerdan claramente con las ideas expuestas en el informe. El exceso de detalles desmerece a los informes, pudiendo ocultar el verdadero mensaje y ocasionar a los lectores confusin y desaliento. A pesar de que existen mltiples formas de enjuiciar el contenido de los informes, se deber tener presente que los informes completos pero concisos son ms aptos a recibir atencin .

Precisin, cabalidad y razonabilidad

Se deber aplicar procedimientos de preparaclOn de informes, revisin y procesamiento con el propsito de producir informes libres de errores en hechos, lgica y razonamiento. El requisito de precisin se basa en la necesidad de adoptar una posicin equitativa o razonable e imparcial al informar y asegurar a los usuarios y lectores de los informes que lo informado es confiable. Un solo desacierto en el informe puede poner en tela de juicio la validez del informe total y puede desviar la atencin de la esencia del informe. Los informes debern ser concisos, pero no al extremo de dejar de informar plenamente al lector. Los informes debern contener suficiente informacin sobre los hallazgos, conclusiones y recomendaciones para asegurar una adecuada comprensin de lo informado y para presentar los hechos de manera convincente, equitativa y en la perspectiva apropiada. Tambin se deber incluir suficiente informacin sobre antecedentes. No deber esperarse que el lector posea la misma informacin que el auditor, y en consecuencia los informes no debern redactarse en la suposicin que la simple enumeracin de hechos conducirn al lector a la conclusin que es obvia o ineludible para el auditor. Si el auditor desea dar a conocer alguna conclusin u opinin, deber exponerla en forma especfica, evitando dejar al lector la tarea de deducirla.

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Objetividad Se deber presentar los hallazgos de manera objetiva e imparcial. Los hallazgos debern contener suficiente informacin sobre lo tratado para proporcionarle al lector la perspectiva apropiada. El objetivo es producir informes que sean equitativos o razonables y no engaosos, los cuales colocan nfasis primario en las situacioms que necesitan atencin. El auditor deber tener cuidado de no exagerar o enfatizar excesivamente cualquier desempeo deficiente ocservado durante su revisin. La informacin necesaria para proporcionar perspectiva al informe deber incluir:
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debido equilibrio y

1. Informacin que explique por qu se realiz el examen. 2. Informacin sobre el tamao y la naturaleza de las actividades o programas a las que se refieren los hallazgos con el fin de proporcionar la perspectiva pa a juzgar el significade de dichos hallazgos. 3. Una descripcin correcta y razonable de halla;,:goscon el propsito de evitar malentendidos y malas interpretaciones. Se deber incluir informacin sobre la extensin de los exmen8s y los mtodos empleados para seleccionar los tems a examinar con el fin de que los lectores relacionen dicha informacin con la actividad total y con los hallazgos. Sustento adecuado Todos los datos reales, hallazgos y conclusioms presentados en los informes debern ser sustentados por suficiente e'idencia objetiva para demostrar o probar las bases de lo informado y su precisin o razonabilidad. No ser necesario incluir en el informe datos sustentatorios detallados, salvo lo necesario para presentar exposiciones convincentes. Las opiniones y conclusiones contenidas en os informes debern identificarse claramente como tales y debern estar basadasen suficiente labor de auditora para justificarlas plenamente. En la mayora de los casos un solo ejemplo de deficiencia no podr sustentar una amplia conclusin con su respectiva recomendacin para accin correctiva. Lo nico que sustenta es el hallazgo del hecho que hubo una desviacin, error o defecto.

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Recomendaciones El informe del auditor deber contener recomendaciones apropiadas cada vez que su examen revele la factibilidad de una mejora significativa en la entidad bajo examen. El auditor tambin deber formular recomendaciones para lograr cumplimiento con disposiciones legales o reglamentarias cuando se observen instancias sign ificativas de incumplimiento. En caso que el auditor no pudiera formular las recomendaciones apropiadas debido a un alcance limitado de auditora u otra razn, deber hacer constar en su informe la razn por la cual le es imposible recomendar las medidas correctivas apropiadas, y qu labor adicional se necesitara realizar para poder formular dichas recomendaciones. Tono constructivo E I tono de los informes deber provocar una reaccin favorable alas conclusiones y recomendaciones. Los tl'tulos, subttulos y textos de los informes debern expresarse en trminos constructivos. Si bien los hallazgos debern presentarse en forma clara y directa, el auditor deber tener presente que su objetivo es obtener una reaccin favorable y que la mejor manera de lograrlo es evitar lenguaje que innecesariamente genere sentimientos defensivos de oposicin. Si bien con frecuencia es necesario criticar el desempeo pasado para demostrar la necesidad de instituir mejoras administrativas, los informes debern poner mayor nfasis en las mejoras necesarias que en crticas de prcticas seguidas. Situaciones que necesitan estudio adicional Si el alcance de la auditora u otros factores, limitan la capacidad del auditor para inquirir con respecto a determinadas situaciones que l considera necesario estudiar, deber incluirlos en su informe, explicando por qu considera que dichas situaciones merecen estudio adicional. Reconocimiento de logros notables

El informe del auditor no deber limitarse a exponer los aspectos deficientes o negativos; deber incluir tambin informacin sobre los aspectos satisfactorios de las operaciones examinadas, siempre que sean significativos y justificables por la extensin de la auditon"a. Esta informacin positiva muchas veces es necesaria para presentar la situ (~t.E."AI C,Y' 49 ,"r ,

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encontrada por el auditor de manera razonable o equitativa y lograr un informe equilibrado. Cuando existe una situacin elogiable que puede ser imitada por terceros, la inclusin de una descripcin de dicha situacin en el informe del auditor 'puede resultar en un desempeo mejorado por parte de otras organizaciones gubernamentales lectoras del informe. Opinin de funcionarios responsables

Una de las maneras ms efectivas de asegurar que los informes sean justos, completos y objetivos es la utilizacin de revisiones y comentarios preliminares por parte de personas o funcionarios de los organismos, programas, funciones o actividades cuyas operaciones se discuten en los informes. El resultado es un informe que refleja no slo lo que el auditor hall y lo que piensa de lo hallado, sino tambin las opiniones de las personas responsables y las medidas que adoptarn en caso de estar contemplando alguna accin. Este tipo de informe es de mayor utilidad para el lector que una simple descripcin de echos o situaciones. Se deber contemplar de manera objetiva y evaluar los comentarios hechos sobre los borradores del informe, yen las presentaciones y conclusiones del informe final se les deber reconocer debidamente. En el texto de los informes se deber presentar de manera razonable los comentarios preliminares y el anlisis de dichos comentarios. Se deber hacer mencin de las promesas de accin corre~tiva hechas por una entidad, pero dichas promesas no debern usarse para justificar la omisin de un punto significativo o recomendacin al respecto. Cuando los comentarios preliminares se oponen a los hallazgos o conc1usiones del auditor, o e su opinin no son meritorios, el auditor deber exponer las razones por las cuales los rechaza. Por otra parte, el auditor deber omitir un punto o modificar su posicin si encuentra que el argumento presentado es digno de mrito. Alcance y objetivos Se deber especificar el alcance de la auditora en todos los informes. Algunas auditoras son de alcance ms limitado que otras, como aquellos confinados o funciones, actividades o lugares especlficos. Tales limitaciones de alcance debern identificarse de manera clara y ex pi (cita. Cuando auditoras sucesivas varan en alcance, el auditor deber explicar por qu talo cual labor se realiz o no se realiz; tambin de

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ber utilizar un lenguaje individual apropiado en la seccin que trata el alcance en el informe para definir la naturaleza limitada a aspectos especiales considerados en la ejecucin de la auditora. Se deber indicar el perodo que abarca la auditora. El alcance de la auditora deber indicar claramente si cada uno de los componentes de auditora -financiero y de cumplimiento, eficiencia y econom a, y resultados de programa- fue examinado y la extensin de cada elemento componente. El informe de auditora deber incluir un resumen de los objetivos de la auditora tal como se identifican en la gua de auditora o contrato de servicios. Este resumen es esencial para alcanzar al lector la perspectiva apropiada, es decir, un fondo de antecedentes a la luz de los cuales se puede contemplar las observaciones. La gerencia podra solicitar un alcance especial, de ser as las instrucciones de auditora debern indicarlo. Informacin privilegiada y confidencial

Cierta informacin financiera u operativa es vedada para fines de divulgacin general por parte de la gerencia, legislacin o reglamentacin federal, estatal o local. Informacin de esta naturaleza generalmente se proporciona slo a las personas autorizadas por ley o reglamento en base a una necesidad especial. Si el auditor est impedido por semejante situacin de incluir datos pertinentes en su informe, este deber describir lo omitido y citar la disposicin" que obliga la omisin. El auditor deber cerciorarse de la existencia de una disposicin vlida que justifique la omisin. Tambin deber cuidar que no se aplique censura a informacin que se reflejara negativamente en la gerenCia y que carece de razones vlidas para no darse a conocer.

3.4

INFORMES FINANCIEROS La cuarta norma de Informes para la Auditora Gubernamental es:

Cada Informe de Auditora

que contenga informes financieros:

51

1. Contendr una expresin de la opinin del auditor sobre si la informacin contenida en los estados o informes financieros se presenta razonablemente de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados (o con otros principios contables especificados que son aplicables a la entidad, programa, funcin o actividad auditada), aplicados sobre una base consistente con la del perodo anterior. Si el auditor no est en condiciones de expresar una opinin, debe presentar sus motivos en el informe de auditora. 2. Contendr la informacin explicatoria apropiada sobre el contenido de los estados e informes financieros que sea necesaria para una divulgacin completa e informativa de las operaciones financieras de la entidad, programa, funcin o actividad auditada. Se explicar en el informe de auditora las violaciones de disposiciones legales o reglamentarias, incluyendo los casos de incumplimiento, y de los cambios significativos de poi ticas y procedimientos contables divulgando su efecto en los informes financieros. Esta norma impone al auditor la responsabilidad de informar al lector respecto al grado de responsabilidad que el auditor asume para los datos financieros presentados en su informe y de proporcionar los debidos comentarios explicativos sobre asuntos financieros significativos que afectan los informes, y sobre el cumplimiento de disposiciones legales o reglamentarias. Dictmenes sobre informes financieros Cuando se est examinando informes financieros de Organismos Federales, Estados, Ciudades, Condados u otras unidades de gobierno y sus programas, funciones o actividades, el auditor deber emitir su dictamen sobre si los informes han sido preparados en forma consistente con los del perodo anterior; y si el examen del auditor se hizo observando las normas de auditora acompaantes. Se incluyen opiniones ilustrativas en guas de auditora Federal y en publicaciones del Instituto Norteamericano de Contadores Pblicos (AICPA) 11) Cuando se requiere observar principios contables diferentes de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, los principios contables especiales seguidos por el organismo, programa, funcin o actividad bajo examen debern especificarse en la opinin.

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(1) \ea "Declaraciones sobre Procedimientos de Auditora", especialmente el No. 33.

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Los principios de contabilidad

Los Principios de Contabilidad son guas o reglas resultantes de la experiencia o investigacin. Su propsito es asegurar que la informacin presentada en los estados financieros sea vlida, til y confiable. El auditor deber examinar los Principios de Contabilidad utilizados con el fin de permitir una opinin profesional sobre la conformidad con dichos principios del Sistema de Contabilidad y las representaciones de gerencia evidenciados por los informes financieros. De ser posible se deber identificar los cambios sustanciales, sus razones y su incidencia sobre los informes financieros deber explicarse desde el punto de vista histrico y de perspectiva. El auditor deber exponer su opinin respecto la conveniencia del cambio. En su informe el auditor deber identificar los Principios de Contabilidad sobre los cuales basa su opinin, as como las disposiciones estatutarias o administrativas que afectan adversamente los principios contables utilizados por el organismo, programa o actividad.
Consistencia
El auditor deber determinar si la entidad bajo examen ha seguido consistentemente los mismos principios de contabilidad de un perIodo informativo a otro. Esta norma se aplica no slo a los datos mostrados en los estados de situacin financiera o de operaciones, sino tambin a los datos estad sticos o presupuestarios que pudieran ser comprendidos en el informe del auditor.

Cuando se requiere una salvedad a causa de una falta de consistencia que afecta significativamente el informe financiero, la clusula de salvedad deber describir: 1) las razones de la salvedad, 2) la incidencia sobre los informes financieros de la entidad bajo examen, y 3) la opinin del auditor respecto a la aceptabilidad del cambio.

Revelacin completa
Los informes y estados, tanto financieros como operacionales, de una entidad gubernamental debern contener la informacin necesaria para que los usuarios o lectores ... la gerencia, electorado, acreedores, donantes y otros ... puedan formar una opinin respecto a la efectividad y prudencia de la administracin ejercida por los funcionarios pblicos responsables. La responsabilidad de proporcionar tal informaci rresponde a la gerencia. El auditor deber informar si los dato

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cionados son insuficientes para. revelar hechos que pudieran tener incidencia significativa sobre los informes financieros. La revelacin adecuada no implica ni requie-e que se proporcione una cantidad excesiva de informacin. La revelao::in deber ser razonablemente completa y equitativa, mas no tan cOllpleja que pueda causar confusin o interferir con la comprensin. _a informacin deber reducirse a proporciones comprensibles y manejables, evitando sin embargo tal grado de resumen que se omitira u Jscurecera los antecedentes o relaciones necesarias. Se deber establecer un peso para la materialidad, que viene a ser la importancia o pertinencia relativa de un tem incluido u omitido en un informe financiero u operacional. No existen razones matemticas ni porcentajes universales que puedan servir de normas de materialidad para procesos o transacciones financieras u operacionales. La materialidad deber basarse en el juicio profesional del auditor. Existen seis indicadores espec ficos de materialidad que pueden utilizarse por separado o en combinacin. Los indicadores son: 1. Monto absoluto en dinero. 2. La razn entre el monto de un tem y una cantidad apropiada base. 3. La vida de un activo. 4. La importancia del tem en el logro de la misin. adecuade

5. La importancia del tem en el mantenimiento de controles dos, como por ejemplo una serie de pequeas discrepancias. 6. La caracterstica de los tems involucrados, de malversacin o fraude.

tales como indicaciones

Eventos ocurridos posterior al trmino del perodo bajo examen podrn tener un efecto material o significativo en las operaciones de la entidad en sus informes financieros u operacionales. Tales eventos podrn afectar directamente a los informes financieros; podrn afectar a la entidad mediante efectos indirectos sobre informes financieros; o podrn afectar las condiciones bajo las cuales tienen lugar las operaciones. Si..'tal~s .eventos ocurriesen, debern revelarse en el informe de audito.;. ",," ..

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ra mediante un ajuste de los informes financieros o por medio de un comentario por parte del auditor en su informe. Requisitos legaleso reglamentarios En toda auditora gubernamental que requiere del auditor una opinin sobre la razonabilidad de lo contenido en los informes financieros, . el cumplimiento de las disposiciones legales y regulatorias vigentes es materia de importancia debido a que incumplimiento podra resultar en obligaciones no reveladas en los informes financieros. El cumplimiento con las leyes y' disposiciones regulatorias asume, en muchas instancias, an mayor importancia debido a que los lectores de los informes financieros y de auditora tambin desean saber si los fondos designados a fines determinados efectivamente se gastaron en dichos fines. Las normas para el examen y evaluacin requieren que el auditor en su examen considere la legislacin y reglamentacin vigente. Las normas para informar requieren que el auditor incluya en su informe la exposicin de cualquier instancia significativa de incumplimiento revelado por su labor de examen y evaluacin. El contenido de su ex-' posicin requiere de su juicio profesional. Casos significativos de incumplimiento, an aquellos que no causen obligacin legal a la entidad bajo examen, debern incluirse. Casos menores de incumplimiento de procedimiento no necesitan revelarse. Aunque la norma de informe es generalmente en basea excepciones que slo el incumplimiento necesita informarse, se debe tener presente que muchas entidades gubernamentales frecuentemente desean una declaracin positiva respecto al descubrimiento o no de instancias de incumplimiento. Esta situacin se da especialmente en programas de aporte donde la entidad autorizadora frecuentemente desea por medio del informe del auditor, contar con la seguridad de que se ha considerado este aspecto. Para las auditoras de esta naturaleza los auditores debern llegar a un entendimiento con la entidad autorizada respecto a la extensin del comentario sobre cumplimiento deseado. Cuando se trate de auditoras coordinadas, el programa de auditora deber especificar la extensin de los comentarios sobre cumplimiento que el auditor ha de realizar. Cuando se informa sobre incumplimiento, el auditor deber ubicar sus hallazgos en una perspectiva apropiada. El nmero de casos de incumplimiento deber relacionarse al nmero total

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.
dos para proporcionarle al lector una base para juzgar la frecuencia de incumplimiento.

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APENDICE I REQUISITOS DE AUDITORES INDEPENDIENTES CONTRATADOS POR ORGANISMOS GUBERNAMENTALES Cuando se contraten los servicios de auditores externos para realizar tareas que requieren la expresin de una opinin sobre los informes financieros de organismos gubernamentales, slo debern emplear contadores pblicos plenamente calificados. El tipo de requisitos considerado necesario para realizar auditoras financieras de organismos y programas gubernamentales, establecido por el Contralor General, es como sigue: "Tales auditoras se realizarn por intermedio de Contadores Pblicos Certificados Independientes o por Contadores Pblicos Licenciados Independientes, licenciados en o antes del 31 de diciembre de 1970, qu ienes estn certificados o licenciados por una autoridad regulatoria de un Estado u otra subdivisin poi tica de los Estados Unidos: Excepto que los Contadores Pblicos Licenciados para practicar por tal autoridad regulatoria posterior al 31 de diciembre de 1970 y personas que aunque sin dicha certificacin o licenciatura cumplen, en opinin del Secretario, con las normas de educacin y experiencia representativas de las mximas prescritas por las autoridades Iicenciantes de los varios Estados que establecen la continuacin de la licenciatura de Contadores Pblicos y que son prescritas por el Secretario en reglamentos apropiados, pueden realizar tales auditoras hasta el 31 de Diciembre de 1975; con la provisin que si el Secretario estima que es necesario para el inters pblico, podr prescribir mediante reglamentos normas ms elevadas que aquellas requeridas para el ejercicio de contabilidad pblica por las autoridades regulatorias de los Estados". (1)
(1) Carta (8-14814, Septiembre 15 de 1970) del Contralar General a los Jefes de Departamentos y Dependencias Federales, "El Secretario" se refiere al Ministro o Jefe del Depart Q que ejecuta el instrumento en el cual aparece la cita, .... "'., t." Y'., ~...

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PARTE 11

MANUAL COMPRENSIVO DE AUDITORIA DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMERICA

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CAPITULO

11

OBJETIVOS BASICOS y POLlTICA DE AUDITORIA. PROPOSITO PRINCIPAL DE AUDITORIA El propsito principal de nuestras auditoras es efectuar, para el Congreso, exmenes independientes de la forma en que las entidades pblicas cumplen con sus responsabilidades financieras. Las responsabilidades financieras de las entidades pblicas incluyen la administracin de fondos y la utilizacin de bienes y personal solamente para los programas, actividades o propsitos autorizados, y la conduccin de sus programas o actividades de manera efectiva, eficiente y econmica. Se enfatizan especialmente los aspectos en los cuales se sospecha o se sabe que es necesario efectuar una correccin o mejora, indicando la forma en que debe efectuarse dicha accin. Para cumplir con nuestras responsabilidades de auditora en forma eficaz, es necesario hacer llegar oportunamente al Congreso y a los funcionarios pertinentes las observaciones y recomendaciones de la auditora. Las auditoras tambin incluyen el examen de la responsabilidad personal de los funcionarios encargados de las actividades de autorizacin, recaudacin y desembolso y sirven de base para determinar la responsabilidad de dichos funcionarios cuando sea necesario. RESPONSABILIDADES DE LA ENTIDAD


administrativa bsica de la entidad. El sistema de organizaclon, administracin y control de cada entidad debe disearse con miras a lograr dicho fin, tomando debida cuenta de la legislacin y reglamentos pertinentes. Nuestra auditora est encaminaja a verificar el funcionamiento del sistema de control interno de l entidad, a examinar las aparentes debilidades, a informar acerca de la situacin encontrada y a presentar conclusiones y recomendaciones apropiadas.

OBJETIVOS GENERALES DE AUDITaRlA Para cumplir cabalmente con nuestras responsabilidades de auditora con respecto a una entidad, o a la actividad, :>rograma, funcin u operacin de una entidad asignada o seleccionada para auditora es necesario averiguar lo siguiente: 1. Si la entidad est llevando a cabo slo aquellas actividades o programas autorizados por el Congreso y conduc ndolos en forma debida, cumpliendo con los objetivos establecidos. Cuando sea necesario, se debe averiguar tambin si las actividade~ o programas autorizados siguen cumpliendo su propsito en forma e1icaz. 2. Si los programas y actividades se llevan a cabo y si los gastos se efectan de manera efectiva, eficiente y econmica y de acuerdo con los requerimientos de las leyes y reglamentos pertinentes, incluyendo las decisiones del Contralor General. 3. Si los recursos de la entidad incluyendo los fondos, bienes y personal estn adecuadamente controlados y utilizados de manera efectiva, eficiente y econmica. ' 4. Si todos los ingresos y recibos originados por las operaciones bajo examen se recaudan y si se rinde cuenta de ellos debidamente. 5. Si el sistema contable normas y requerimientos de la entidad cumple con los principios, prescritos por el Contralor General.

6. Si los informes presentados por la entidad a Congreso ya las entidades centrales de control muestran en forma apropiada la informacin requerida de acuerdo con el propsito de los mismos. Al examinar lo anterior se debe tomar en cuenta que un objetivo bsico de nuestra labor de auditora es tratar de evitar que ocurran en

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el futuro deficiencias del tipo de aquellas encontradas. Despus de identificar un rea problema, debemos analizar adecuadamente las circunstancias para averiguar si se trata de un problema aislado o repetitivo. Si el problema es de naturaleza repetitiva, debemos considerar y recomendar cuidadosamente las medidas necesarias para corregir el problema bsico. Creemos que este es el enfoque ms efectivo para lograr mejoras de largo alcance en las operaciones del Gobierno. Esta forma de enfocar la conduccin de nuestros exmenes e informar acerca de los resultados debe ocasionar una mayor concentracin en los problemas bsicos que originan desperdicio o ineficiencia similares a aquellas encontradas. Tambin debe dar por resu Itado mayor nfasis en la forma de mejorar las poi ticas y mtodos de la administracin una cuestin impl cita con la cual una entidad est frecuentemente de acuerdo, a pesar de que puede negarse a reconocer que el desperdicio o prdida ocurrieron en un caso particular. Deben establecerse objetivos especficos para cada tarea de acuerdocon el patrn anterior de objetivos generales. Para cualqu ier tarea especfica de auditora, casi nunca ser posible o prctico efectuar un trabajo suficiente como para poder evaluar el rendimiento de todas las actividades de una entidad en todas las reas generales de inters anteriormente descritas. Sin embargo, sobre un perodo de aos, se debe hacer una revisin apropiada de todos estos asuntos para todas las entidades sujetas a nuestro control a travs de la auditora. DIRECCION DEL ESFUERZO DE LA AUDITaRlA

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La trascendencia, profundidad de nuestro inters y responsabilidades de auditora con relacin a nuestros recursos humanos de auditora, requiere de la ms eficiente utilizacin de personal disponible tanto en las labores ya empezadas como en la forma de conducirlas. Excepto en los casos en que se especifique de otra forma en los estatutos, pedidos externos o por otros factores fuera de nuestro control, nuestra poi tica basica de auditora es dirigir los recursos Y capacidades disponibles hacia las reas en las cuales pueden ser utilizados con mayor eficacia para cumplir con las necesidades y beneficios del gobierno. Para la eficaz utilizacin de nuestros recursos es necesario, entre otras cosas, mantener una relacin apropiadamente balanceada entre el planeamiento necesario y el trabajo emprendido, entre la supervisin proporcionada y el trabajo que controla, y entre las observaciones desarrolladas y la oportuna informacin de las mismas.

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11


En todos los casos, nuestra labor de auditora debe ser lo suficientemente intensiva como para asegurar la validez y utilidad de nuestros hallazgos y suficientemente amplia como para respaldar plenamente todos los juicios, conclusiones y recomendaciones. Los factores especficos que se deben tomar en cuenta para llegar a una decisin acerca de la naturaleza, direccin e intensidad de la labor de auditora incluyen: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Requerimientos estatutarios especficos para auditoras;

Solicitudes del Congreso, Otros compromisos; Indicaciones de reas de inters del Congreso; Observaciones adversas y potenciales de importancia; Importancia de los programas o actividades, segn la magnitud de los desembolsos, inversin de activos v volumen de ingresos; Naturaleza entidad; de las experiencias de la Contralora General con la

7.

8.

Conocimiento en cuanto a la efectividad del sistema de control interno administrativo; Capacidad para desarrollar completos; Responsabil dad para responsables; observaciones y presentar informes/O

9.

.-

10.

llegar a acuerdm

con

los funcionarios

11. 12.

Estado de la evolucin contable de la entidad; Otros factores especiales programa nuevo). (por ejemplo, establecimiento de un

La importancia que se debe dar a Este tipo de factores vara de una entidad ,a otra y de un programa a otro. Las decisiones tomadas en cada caso deben representar un juicio mixto de todos los factores pertinen-

64


tes, siendo la contribucin hacia una mejor administracin ciones del Gobierno un factor de primordial importancia. de las operaOPERACIONES Y FASES BASICAS DE LA LABOR DE AUDITORIA

Las operaciones bsicas efectuadas para alcanzar los objetivos especficos de auditora establecidos para tareas especficas comprenden una' combinacin integrada de lo siguiente: 1. Recopilacin de infonnacin, Preparacin de evaluaciones, Desarrollo de recomendaciones, cuando sean apropiadas.

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2. 3.

Uno de los mtodos ms importantes para obtener la informacin necesaria para una auditora es revisar y averiguar la forma en que se cumple con los diversos tipos de responsabilidad. La mayor parte de la informacin necesaria se obtendr por medio del examen detallado de transacciones o asuntos individuales. El motivo principal para obtener informacin de esta manera y efectuar evaluaciones relacionadas es probar la efectividad del control interno administrativo sobre la actividad, programa, funcin u operacin bajo examen y establecer una base apropiada para infonnar acerca de los resultados de la auditora. El trmino "control interno administrativo" se utiliza en el amplio senti90 de abarcar todo el sistema de organizacin, poi ticas, procedimientos y prcticas empleadas al administrar los asuntos de una entidad y estimular el cumplimiento de las responsabilidades en forma efectiva y de manera planeada para obtener los resultados deseados. (Vr el captulo 9). Tomando en cuenta debidamente este enfoque bsico, nuestras auditoras incluyen las siguientes fases generales de trabajo. A. Trabajo preliminar Obtencin de informacin general sobre la entidad o parte de la m isma para ser util izada y servir de referencia al efectuar la labor de auditora y como una base general para el planeamiento del trabajo especfico a ser efectuado. (Ver el captulo 4).

65

...:

B. Revision de la legislacin Estudio de las leyes e historial legislativo pertinente para asegurarse de la intencin del Congreso en cuanto a lo siguiente: 1. Propsito, alcance examinadas; 2. 3. y objetivos de las actividades o fu nciones

Forma en que se llevarn a cabo y financiarn las actividades; Natu raleza y alcance de la autoridad entidad. y responsabilidad de la

Esta fase de nuestra labor de auditora mente en el cap tu lo 5.

se comenta

ms detallada-

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C. Revisin y pruebas del control interno administrativo Estudio de las poi ticas que gobiernan las actividades de la entidad bajo examen para verificar su conformidad :on las leyes pertinentes y la intencin del Congreso, y su propiedad para llevar a cabo las actividades autorizadas de manera efectiva, eficiente y econmica. Revisin y anlisis de los procedimientos y prcticas operativas y administrativas de la entidad, de sus sistemas de contabilidad, informacin, auditora interna y otros elementc.s del sistema de control interno administrativo para averiguar si sor eficaces para fomentar lo siguiente: 1. Adhesin a poi ticas prescritas; 2. 3. 4. 5. 6. 7. , , Logro de los propsitos establecidos para las actividades efectuadas; Eficacia operativa; Utilizacin eficiente y econmica de bieoos V personal; Control efectivo sobre desembolsos, Cumplimiento con responsabilidades ingrESOSy activos; finalcieras; financiera precisa,

Preparacin y presentacin confiable y til;

de informacin

66


8. Cumplimiento con los requerimientos y decisiones pertinentes. de leyes, reglamentos Mientras nuestras revisiones y anlisis de los controles internos administrativos variarn en profundidad y alcance segn las distintas labores y segmentos de labores, normalmente se hacen en dos partes generales: C-' Una revisin preliminar para obtener informacin prctica sobre la forma en que funciona el sistema de procedimientos y prcticas de la entidad e informacin preliminar acerca de su efectividad y utilidad, incluyendo la identificacin de posibles reas dbiles que requeriran un examen ms profundo. (Ver captulo 6). C-2 Un examen detallado de transacciones o asuntos espec(ficos cuando sea necesario para alcanzar objetivos especficos aprobados para la auditora, de acuerdo con las normas prescritas de auditora. (Ver captulo 7). Esta fase de nuestras auditoras incluye tambin la explotacin y el desarrollo de toda la informacin pertinente e importante necesaria para considerar, apoyar y presentar apropiadamente los hallazgos, conclusi ones y recomendaciones (Ver cap tulo 8). O.lnforme La preparacin y remlSlon al Congreso, a comits del Congreso y a funcionarios de la entidad, de informes apropiados sobre los resultados de nuestra labor como base para las medidas que se habrn de tomar cuando sea necesario y con propsitos de informacin. Excepto bajo circunstancias excepcionales, es nuestra poi tica emitir algn tipo de comunicaciones externas sobre cada auditora efectuada. Nuestras poi ticas. procedimientos y prcticas de informacin estn expuestas en ms detalle en nuestro Manual del Informe, publicado en forma separada. . Interrelacin entre las fases de trabajo

A pesar de estar identificadas como fases separadas de nuestra labor de auditora con el propsito de describir un enfoque bsico para llevar a cabo nuestras responsabilidades y poi ticas de auditora, estas fases no deben ser consideradas como partes separables de una

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labor ya que no son claramente discernibles la una de la otra en todo aspecto. Existe una esi:recha relacin entre todo el trabajo efectuado durante una labor de auditora. La forma y alcance con que se llevan a cabo estas fases y las interrelaciones entre ellas varan de una labor a otra segn los objetivos establecidos en cada caso, aunque a auditora se efecte por primera vez o sea una labor repetitiva o continuacin de otra, y la importancia de las observaciones. Por ejemplo, se debe efectuar un trabajo preliminar en todas las tareas de auditora iniciales. Si se efecta ms adelante una labor adicional en la misma rea, ser necesario conseguir informacin general actualizada, pero no ser necesario efectuar nuevamente una revisin preliminar completa.

PLANEAMIENTO

y PROGRAMACION

Para el eficiente desarrollo de una auditora es necesario efectuar un planeamiento preliminar apropiado del trabajo, identificar los objetivos especficos a ser alcanzados y preparar programas adecuados de trabajo para cada fase de la labor para facilitar el control y supervisin. (Ver el captulo 18). PRINCIPIOS IMPORTANTES bsicos que sustentan

ALGUNOS

Se resumen a continuacin algunos principios la naturaleza de la labor de auditora. Alcance de las auditoras de la Contralora General

A pesar de que el trmino "auditcra" es un trmino general aplicado a menudo a los procesos de examen de informes contables, estados financieros y documentos relacionados, nuestras auditoras no se limitan a asuntos contables o a libros, registros y documentos. El alcance de estas auditoras es mucho ms amplio y puede extenderse a todos los aspectos importantes de las operaciones de una 4~ntidad. Enfasis en las oportu nidades para efectuar mejOlras Al planificar y conducir nuestras auditoras, d~bemos enfatizar aquellos aspectos de las operaciones y actividade~; de u na entidad en las cu~les parece que hay la oportunidad de efectuar mejoras tomando en cuenta el significado e importancia de cada asunto. Esta poi tica

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...

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admite la necesidad de examinar las reas que se sabe que son de intefs para el Congreso y, al mismo tiempo, permite una utilizacin ms efectiva del potencial humano disponible de auditora. La aplicacin de esta poltica da como resultado un mayor nfasis en debilidades administrativas conocidas o sospechadas, tales como ineficacia desperdicio y derroche, desembolsos inapropiados, incumplimiento de leyes o intenciones del Congreso, y otras reas problema. Con este tipo de nfasis, nuestra poi tica es proporcionar a la entidad auditada y a otras entidades, cuando sea necesario la conveniente oportunidad de remitir informacin y explicaciones adicionales acerca de observaciones individuales, lo cual permitir una total consideracin de todos los factores importantes pertinentes y asegurar la presentacin completa y balanceada de los hallazgos de auditorla en nuestros informes El examen de transacciones individuales para verificar y probar la naturaleza y eficacia de los controles internos administrativos es una parte importante de nuestra labor de auditora. De mayor importancia an es la identificacin causas fundamentales de cualquier deficiencia que fin de mejorar los sistemas administrativos para evitar pagos indebidos u otras prdidas, o fomentar en el futuro. y correccin de las pueda existir, con el economizar dineros, eficiencia operativa

Casos individuales de desperdicios o ineficiencia encontrados durante nuestros exmenes indican nonnalmente, y deben ser utilizados como prueba, de la necesidad de efectuar alguna mejora administrativa y no como el motivo principal para la preparacin de infonnes. Tales casos individuales, a no ser que sean demasiado sustanciales, son importantes principalmente porque indican que existe alguna debilidad administrativa bsica que puede originar muchos casos similares, a no ser que se corrija la debilidad. Al dar as, mayor importancia a nuestros infonnes individuales se ayudar a los comits del Congreso a llevar a cabo sus responsabilidades legislativas y de vigilancia. Requ isito previo para la evaluacin de las operaciones de una Entidad

El punto de partida en la revisin de una operacin es averiguar la forma en que la entidad misma efecta sus operaciones, para verificar la base de sus determinaciones o decisiones.

69

,
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efectividad de los mtodos, polticas o procediTlientos podrn ser juzgados satisfactoriamente.

de la entidad no

Evaluacion de los sistemas contables y de control interno La existencia de buenos registros contables procedimientos slidos de control interno, facilitan la labor de auditora. Sin embargo, no son una condicin preliminar para llevar a cabo una labor de auditora en una entidad. La funcin contable es una r=sponsabilidad administrativa, cuyo cumplimiento est sujeto a revisin de auditora de la misma en que lo est cualquier otra responsabilidad financiera. Los titulares de las entidades pblicas son los principales responsables de establecer y mantener sistemas de contabilidad y control interno adecuados, segn lo establece la Ley de Procedimientos Presupuestarios y Contables de 1950. El sistema de contabilidad establecido, sin embargo, debe estar en conform idad con los principios, normas y requerim ientos pertinentes prescritos por el Co ralor General. Adems, se requiere el establecimiento de un sistema de control interno eficaz desde el punto de vista de una s ida prctica de administracin financiera. Por lo tanto, nuestra poltica es utilizar los procesos de auditora basados en una evaluacin de los sistemas de contabilidad y de la eficacia de las revisiones y controles i ternos relacionados en las entidades en el lugar mismo en que se efectan las operaciones, al mximo posible, como una base para cumplir con nuestras responsabiIidades ante el Congreso. Reconocimiento de aspectos favorables en los informes

En nuestros informes debemos reconocer tanbin el trabajo que ha dado como resultado observaciones favorables, ~I trabajo lo suficientemente intensivo como para que no haya necesidad de hacer comentarios de importancia, y las revisiones generales por medio de las cuales no se ha encontrado debilidades y por lo tanto no se requiere un examen ms detallado. Recomendaciones para mejoras en las operaciones de una entidad

Nuestras poi ticas de auditora establecen que cada entidad del Gobierno tiene la responsabilidad primordial de determinar, considerando debidamente todas las restricciones y requerimientos aplicables, la forma en que habrn de llevarse a cabo sus actividades y operaciones .

70

La Contralorla procedimientos

no tiene el poder de ordenar cambios en las poi (ticas, y funciones de una entidad.

4.

Sin embargo, cuando encontremos casos en los que se pueda lograr una mayor economa, mejorar la eficiencia y obtener mejores resultados, debemos hacer recomendaciones a travs de canales apropiados para simplificar y desarrollar procedimientos ms eficaces y para eliminar aquellos que muestran una duplicidad de funciones o que no sirven a los fines en proporcin con los costos implicados. La experiencia ha demostrando que nuestras auditorlas pueden ser eficaces, y lo son efectivamente, para encontrar muchas deficiencias importantes, cuya correccin resu Ita en ahorros substanciales o mejoras importantes en las operaciones del Gobierno. Medidas contra funcionarios responsables

A pesar de que la Contralora General no tiene el poder de ordenar cambios en las polticas, procedimientos y funciones de una entidad, s tiene, el poder de establecer responsabilidades a los funcionarios responsables por pagos ilegales o inapropiados de fondos asignados. En esencia, esto significa que los auditores tienen la responsabilidad de sealar el monto de dinero pagado ilcita o inapropiadamente y de ordenar su recuperacin tomando medidas contra el funcionario responsable o su fianza. Revisin de reas tcnicas La naturaleza tcnica de una operacin, por s misma, no la sita fuera del alcance de nuestras auditoras. La administracin de tales operaciones est dentro del alcance de nuestra autoridad y responsabilidad de auditora. Sin embargo, si se considera que es necesario contar con asesora tcnica para nuestras revisiones, se deben hacer los arreglos necesarios para obtenerla. Identificacin de individuos responsables por las deficiencias

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deseable comunicar esta informacir en la carta con la cual se adjuntan copias del informe al director de la entidad. A solicitud, o cuando sea conveniente, dicha informacin ser revelada a I)s comits del Congreso. Auditora de Empresas Pblicas

Nuestras auditoras de empresas pblicas deben incluir la ejecucin de todo el trabajo necesario para man-ener al Congreso informado acerca de las operaciones y estado financiero de las mismas, segn sea requerido por ley. Generalmente, tales auditoras "ncluirn un examen del sistema contable y los estados financieros para poder expresar una opinin en cuanto a la razonabilidad con que los estados financieros de las empresas presentan su situacin financiera y los resultados de sus operaciones. Sin embargo, el alcance de la auditora de una empresa no debe limitarse al rea financiera. DETECCION y PREVENCION DE FRAUDE

En general, la deteccin de fraude no es el motivo principal de nuestras auditoras. Se investigarn, por supuesto, las pruebas de fraude y se tomarn en cuenta totalmente las posibilida::les de fraude durante nuestra labor de auditora. Sin embargo, se considera que el evitar fraude es de principal importancia y que la administracin de la entidad tiene la responsabilidad de evitarlo. La estruc-:ura de la organizacin, la divisin de responsabilidades y procedimientos relacionados de control interno tambin deben ser ideados en forma tal como para evitar fraude. VIOLACIONES DE LEYES DE DERECHO PENAL

Es responsabilidad de la Ofici a Federal de Investigaciones (FBI) el investigar acerca de violaciones de las leye3 de derecho penal del Gobierno Federal, excepto en ciertas reas especializadas en las cuales la responsabi Iidad recae sobre otras entidades. Nuestra poi tica es informar a la Oficina Federal de Investigaciones (FBI) acerca de todas las violaciones de leyes de derecho penal enco tradas en la auditora. Los tipos de violaciones de leyes de derecho peml del Gobierno Federal ms .importantes detectables por la FBI que pueden ser encontradas en la auditora son fraude, reclamos falsos, conflictos de intereses, perjurio, soborno y robo o desfalco de los foodos 'o propiedad del Gobierno .

72


CAPITULO IV

TRABAJO PRELIMINAR
PROPOSITO

y USO

El propsito del trabajo preliminar es obtener informacin general sobre todos los aspectos importantes de la entidad o parte de la misma lo ms rpidamente posible. Dicha informacin debe ser reunida de manera utilizable y de fcil asimilacin en un informe o memorndum informal, que sirva como instrumento de trabajo para el planeamiento de fases futuras de la auditora y para proporcionar informacin general de los antecedentes a los funcionarios y personal de la Contralora General a cargo de la auditora. Una revisin general de la informacin obtenida durante el trabajo preliminar nos permitir analizar las actividades o funciones de la entidad, o parte de la misma, en puntos importantes en base a los cuales se pueda comenzar a planificar el trabajo de auditora y hacer planes para una revisin detallada de las actividades y los controles de las mismas. Un punto importante para llevar a cabo un efectivo trabajo preliminar es realizarlo rpidamente. El objetivo es acumular informacin til en corto tiempo en base a la cual se pueden identificar las reas apropiadas para examen y hacer planes para revisar y probar los controles internos administrativos sobre dichas actividades. Un trabajo preliminar no debe ser un proceso largo y tedioso caracterizado por una laboriosa lectura de manuales y otros materiales. Debe ser un pr:
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relativamente rpido de recopilacin de informacin, cuyo resultado ser utilizado en continuos planes y decisiones de auditora. Durante esta fase de nuestro trabajo, no se debe perder demasiado tiempo en demostrar la existencia de deficiencias importantes. Sin embargo, debemos documentar cualquier indicio de serias deficiencias encontradas en las operaciones durante esta parte del trabajo para que sean considerados al decidir en qu ea se requiere una auditora ms detallada. Este procedimiento permite un enfoque ordenado hacia el planeamiento y logro de nuestra labor de audit ra y facilita la utilizacin de nuestros esfuerzos de auditora en las reas en que pueden ser ms beneficiosos. La documentacin obtenida du rante el trabajo preliminar, la cual respalda a la informacin obtenida, deber ser u tilizada para iniciar el archivo permanente de auditora. INFORMACION QUE DEBE SER OBTENIDA La siguiente informacin trabajo preliminar: general debe ser recopilada durante el

1. La legislacin aplicable a las actividades examiladas. Durante el trabajo preliminar, no es necesario realizar un estudio completo de la legislacin u otras fuentes de autoridad para efectuar las actividades de la entidad. En este momento es ms importante obtener un registro de las fuentes de autoridad relacionadas con las actividades bajo examen y un cabal entendimiento de sus partes importantes. En el captulo 5 se comentan de la informacin legislativa. 2. Breve historial, antecedentes men. las fuentes suge idas y nuestro estudio y propsitos de las actividades bajo exa-

Una informacin general de esta naturaleza roporciona al auditor la perspectiva necesaria para poder levar a ca:)o una labor ms efectiva.

74

3. Material sobre la organizacin de la entidad con nfasis primordial en las actividades bajo revisin. Dicho material debe incluir informacin sobre lo siguiente: a. Divisin de labores y responsabilidades; b. Principales delegaciones de autoridad; c. Naturaleza, tamao y ubicacin de las sucursales;

d. Nmero de empleados por unidades y ubicacin .

Se deben obtener copias de organigramas y descripciones de funciones, si es posible, en este momento. Un estudio de este material nos proporcionar una informacin preliminar acerca de la forma en que est organizada la entidad para llevar a cabo sus funciones y de cmo estn divididas las responsabilidades. Una informacin del lugar que ocupa la entidad en el organigrama general del Gobierno y su relacin con otras entidades segn ley, directiva o reglamento, es necesario para una completa comprensin de las operaciones de la entidad. Tambin se debe estudiar la relacin entre los ms altos ejecutivos de la entidad y otras entidades del Gobierno. 4. Naturaleza, inverslon y ubicacin de los activos involucrados en las actividades bajo revisin.

5. Otra informacin financiera: a. Costo de las operaciones por perodos; b. Tabulacin anual de asignaciones presupuestales; c. Registro anual de los ingresos provenientes de las operaciones productoras de ingresos; d. Autoridad y operaciones de prstamos si las hay. Hasta qu grado debemos obtener o acumular informacin financiera es un asunto de juicio a ser determinado basndoseprimeramente en su necesidad y utilidad para el trabajo corriente y para comprender los antecedentes y operaciones de la entidad.

75

6. La poi tica general segn la cual la entidad llev a cabo las actividades que se estn revisando. Durante el trabajo preliminar, se debe obtener informacin acerca de la poi tica general (aquella establecida por ley, reglamento, rdenes administrativas o decisiones) aplicables a las actividades que van a ser revisadas y la poi tica de la entidad prescritc: por la administracin para la ejecucin de sus actividades. En esta fase de la auditora la revisin de la poi tica no debe extenderse a bs niveles inferiore; de la entidad. Se debe obtener la poi tica por escrito y, en caso de que la entidad no la tenga, debemos escribirla para s mejor entendimiento. La informacin sobre la poi tica, obtenida durante esta parte, puede ser algo general y puede requerir un mayor desarrollo ms adelante en la auditora (cuando el auditor est ms familiarizado con la entidad o con la actividad que est siendo revisada) p ra determinar especficamente cul es la verdadera poi tica. 7. Descripcin general de los mtodos de operacin. Tambin debemos obtener informacin general sobre el patrn de las operaciones y procedimientos de la entidad al efectuar sus actividades. En este momento no se debe reunir este tipo de informacin en gran detalle ya que su propsito prindpal es utilizarla en el planeamiento y organizacin del trabajo pa-a fases futuras de la auditora. 8. La descripcin de cualquier problema importmte no resuelto an, relacionado con las actividades a ser examimdas, ser revelada en discusiones preliminares con funcionarios admi"'listrativos. 9. Los aspectos de las operaciones de especial in-:ers para el Congreso.

El examen y las actas impresas de audiencias por comits del Congreso generalmente revelarn los problemas de especial inters para el Congreso. Tales problemas deben ser identificados durante el trabajo preliminar y se debe obtener informacin pertinente sobre ellas como una base para determinar el grado de atencin que debe dedicarles la auditora. ~~bin se puede revelar informacin de esta naturaleza en las discu;.s o es con los miembros de los comits del Congreso o su personal.

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FUENTES

DE INFORMACION para

Algunas de las fuentes de las cuales se puede obtener informacin el trabajo preliminar son: 1. Archivos de referencia de la Contralora

General sobre la legislacin;

2. Archivos de la entidad sobre la legislacin; 3. Informacin presupuestaria remitida puesto Pblico y al Congreso; a la Direccin General de Presu-

4. Actas impresas de audiencias ante comits del Congreso sobre asignaciones o actividades de la entidad e informes relacionados; 5. Informes remitidos por la entidad al Congreso o a otras entidades;

6. Informes sobre la entidad preparados por comits del Congreso, asesores externos, entidades centrales de control u otras fuera de la entidad; 7 Planes de reorganizacin; 8. Manuales de procedimientos 9. Directivas,. reglamentos de la entidad; o documentos interna administrativos inspecciones similares; u otros

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10. Informes de auditora informes internos;

de la entidad,

11. Entrevistas con funcionarios 12. Memorias anuales programas.

administrativos; informativos sobre la entidad o sus

y folletos

La informacin obtenida en las entrevistas con los funcionarios administrativos debe ser resumida en forma de memorndum. Al principio, se debe obtener informacin general del nivel administrativo ms alto o de los funcionarios designados para este propsito por la administracin. La informacin detallada sobre operaciones, sin embargo, ser obtenida a un nivel intermedio apropiado.

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INSPECCION FISICA Cuando sea apropiado dado a la natu raleza dE la actividad que va a ser examinada, se debe efectuar una visita por la oficina, planta u otras instalaciones. El propsito de tal inspeccin es acelerar y mejorar nuestro conocimiento de la actividad en trminos fsicJs. Tales inspecciones son por lo general muy beneficiosas para hacer pJsible un mejor entendimiento de la informacin sobre -la actividad obtenida durante las discusiones y del examen de los archivos y registros. El contacto con el pesonal tcnico directamente vincu lado con las q>eraciones es tambin beneficioso como ayuda para obtener un enten::Jimiento ms real de dichas operaciones. UTILlZACION DE LOS RESULTADOS DEL TRABAJO PRELIMINAR

Adems de proporcionar antecedentes e informacin general de trabajo a ser utilizada por el equipo de auditores y otras personas interesadas, la informacin obtenida durante el traba'o preliminar debe ser analizada y estudiada como parte del proceso para decidir qu reas especficas de las actividades de la entidad han de ser examinadas. Las decisiones acerca de cules han de ser las actividades seleccionadas para examinar deben tomarse despus de considerar los siguientes factores generales: 1. Inters del Congreso, 2. Areas-problema que se pueden identificar, con respecto a eficiencia, econom a o la proteccin que generalmente concierne a los intereses del Gobierno; 3. Volumen de ingresos o gastos; 4. Restricciones ciones; 5. Importancia o libertades fuera de lo comn en el desempeo de fun-

de los recursos fsicos;

6. Nuestra experiencia anterior con respecto a acti'lidades sim ilares en la entidad bajo revisin o en otras entidades. Excepto en las entidades muy pequeas, rara vez ser prctico .cevisar todas las principales actividades a un misTlo tiempo. Se deben

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hacer planes a largo plazo para cubrir todas las actividades importantes por perodos de aos. Este planeamiento no es parte del trabajo preliminar. Debe hacerse ms adelante, cuando estemos ms familiarizados con la entidad y con sus actividades, basados en nuestras revisiones y anlisis. Necesidad esfuerzo de un planeamiento y control sobre la canalizacin del

La magnitud de las operaciones del Gobierno requiere que nuestras actividades de auditora sean cuidadosamente planeadas y controladas y que los esfuerzos sean canalizados en la debida direccin para poder llevar a cabo las responsabilidades estatutarias y proporcionar asistencia al Congreso con un mnimo gasto y esfuerzo improductivo. En la mayor parte del trabajo, debemos determinar las reas especficas de investigacin dentro de la entidad. E I objetivo general es dirigir la atencin hacia los asuntos que la necesitan con ms urgencia --aquellos que deben ser revelados y mejorados. La identificacin de estas reas es una parte importante de la labor en cada una de las auditoras. Identificacin de las reas a ser examinadas.

Las tcnicas por las cuales se puede hacer una identificacin preliminar de las reas que requieren espe( ial atencin variarn segn las cicunstancias y requerirn ingenio y juicio. Algunas de estas tcnicas tiles en circunstancias apropiadas son las siguientes:

- Identificacin de puntos-clave por revisin de actividades -

El trabajo preliminar puede descubrir puntos-clave o aspectos de la actividad que aparentan ser difciles de controlar o susceptibles a abusos o dejadez. Por ejemplo, en una operacin de compra el punto clave bien puede ser: (1) la determinacin de la cantidad y calidad de lo que ha de comprarse; (2) los mtodos seguidos para obtener los precios ms ventajosos; y (3) los mtodos utilizados para determinar si se reciben las debidas cantidades y calidades.

Utilizacin de los informes administrativos.- El examen de los informes que la administracin podra necesitar para asegurarse de que el trabajo est progresando dentro del tiempo y costos establecidos debe proporcionar una valiosa informacin para la seleccin de reas de investigacin. Si, por ejemplo, no se utilizan dichos informes, se puede averiguar cules mtodos se utilizan para ejercer el control tipo de averiguaciones puede indicar una falta de control ef ~~~
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relativa calma y debilidad en la administracin. Consideraciones simi lares seran apl icables si los requerimientos de tiempo y costo no han sido establecidos como unidades de rnedid. Si, por el contrario, dichos informes existen, pueden ser examinados para cescubrir los problemas como base para averiguar qu medidas se han tornado.

Examen

de los informes de audito,. .. y rellisi6n interna - Estos ina

formes pueden ser una fuente valiosa de informacin para determinar la canalizacin de esfuerzos. Los que examinEmos deben" incluir no slo aquellos preparados por auditores internos sino tambin por otras organizaciones de revisin interna as! como grupos de supervisin.

Inspeccin f/sica de las actividades.Una inspeccin de las actividades, estando alerta para encontrar rastros de inefectividad o ineficacia, tales como embotellamiento, acumulacil de equipo o material en exceso, ocio del personal, reparaciones 3xtensas o duplicidad de labores productivas, etc., pueden revelar ~erias debilidades que deben ser investigadas. Examen de transacciones.Una de las formas de obtener un conocimiento de las actividades y operaciones de la entidad e identificar reas de averiguacin provechosa es revisando algunas transacciones de principio a fin. Esta labor en la fase del trabajo preliminar debe limitarse a aquellas que pueden ser tiles para proporcionar informacin sobre las operaciones de la entidad y su forma de desempearlas, por medio de lo cual podremos identi':icar las reas que requieran futuros exmenes en alguna fase subsiguiente de la auditora.

Entrevistas con los funcionarios responsables y con el personal directamente vinculado A veces se pueden obtener val iosas gu as por m3dio de las entrevistas con los funcionarios responsables y otros funcionarios directamente vinculados con las actividades que se llevan a cabo o que tienen la responsabilidad de supervisarlas o dirigirlas a nivel superior. Frecuentemente estas personas podrn identificar las reas-problema o nos pedirn que investiguemos especficamente algunos asuntos que les conciernen pero sobre los cuales no tienen suficiente informacin confiable acerca de su estada real.

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Entrevistas con los miembros y directores del comit del Congreso. Ya que la Contralora es una entidad del poder legislativo del Gobierno, nuestra continua labor de auditora debe dedicarse lo ms posible a las reas en las cuales tienen inters los comits del Congreso. Se puede obtener informacin sobre tal inters a travs de contactos regulares y peridicos con los miembros del Comit del Congreso pertinente y su personal. Revisin de las actas de las audiencias del Congreso Debemos estar familiarizados con reas-problema en las actividades de la entidad que han sido discutidas o cuestionadas en audiencias del Congreso sobre asignaciones u otros asuntos. Si en casos importantes no se ha proporcionado una adecuada informacin al Congreso, serias consideraciones deben hacerse para que el alcance de nuestros exmenes incluyan investigaciones apropiadas. CONTACTOS INICIALES CON FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD

Los contactos iniciales con representantes de la entidad deben hacerse con los funcionarios del nivel ms alto. Debemos reunirnos con el titular mismo de la entidad y, si es posible, con los funcionarios ms importantes, para informarles acerca de nuestras responsabil idades de auditora, nuestros objetivos generales de auditora, los mtodos de operaciones, y los planes generales que afectan a la entidad. Se debe seguir el mismo procedimiento al hacer exmenes en las instalaciones de la entidad. El funcionario ms alto debe estar plenamente informado acerca de nuestros planes generales y la naturaleza de nuestro trabajo. No se deben limitar las relaciones con funcionarios de la entidad a los directores de finanzas, contadores generales y personal financiero. El alcance de nuestra labor normalmente nos lleva ms all de las responsabilidades de funcionarios contables y financieros. Por lo tanto, nuestros contactos deben abarcar tambin a los funcionarios administrativos y a otros funcionarios. Si estos funcionarios tienen una buena base para comprender la naturaleza de nuestras responsabilidades y objetivos, podremos llevar a cabo nuestra labor ms eficiente y satisfactoria.

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CAPITULO

REVISION DE LA LEGISLACION ESTUDIO DE AUTORIDAD LEGAL BASICA

Un estudio y comprensin adecuados de la autoridad legal bsica de. una entidad y sus actividades es parte esencial de cada auditora. Para un rendimiento satisfactorio de la auditora es necesario verificar la intencin del Congreso con respecto a los prpsitos, alcance y objetivos de las actividades examinadas, la forma en que dichos objetivos se llevan a cabo y se financian y el alcance de la autoridad y responsabilidad conferida a la entidad. Durante nuestro examen del sistema de control interno debemos averiguarsi las polticas de la entidad estn en conformidad con las leyes pertinentes y con la intencin del Congreso. Nuestra revisin del control interno y la labor detallada del examen deben demostrarnos si los procedimientos seguidos dan como resultado el cumplimiento de las disposiciones legales pertinentes. ALCANCE DE LA REVISION El estudio de la autoridad legal bsica abarca una revisin de la legislacin bsica, rdenes administrativas o decretos administrativos que crearon a la entidad, la autorizaron a llevar a cabo actividades especficas y modificaron su poder. Adems, se debe obtener informacin acerca de todas las disposiciones legales importantes espec(ficamente aplicables a la entidad o actividad, incluyendo reglamentos y decisiones legales pertinentes. En lo que respecta a cada ley, debemos verificar:

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1. Su historial y antecedentes; 2. Los objetivos buscados; 3. La autoridad investida en la entidad para lograr sus objetivos; impuestas a la entidad;

4. Las responsabilidades

5. La naturaleza de cualquier restriccin impuesta a la entidad; 6. Las disposiciones para el financiamiento; 7. Cualquier otro requerimiento importante.

A menudo se requ ieren interpretaciones el sign ificado e intencin de la terminologa de distintas leyes. Se puede pedir asistencia legal para interpretar ciertas leyes, a la Oficina del Consejero Jur(dico ... Factores que deben considerarse Algunos de los factores que deben considerarse en nuestro estudio de la legislacin bsica son los siguientes: 1. Una entidad puede justificar ciertas acti'Jidades basndose en la autoridad general contenida en las leyes bsicas o en disposiciones de las leyes de presupuesto. Al confiar en la a toridad general para llevar a cabo una actividad, debemos obtener explicacin completa y clara sobre la confiabilidad. 2. Es necesario saber con qu autoridad cuenta la entidad para poder determinar e informar acerca del grado en que ha sido utilizada. Debemos revelar totalmente la au:oridad que no ha sido utilizada, si es de importancia, y las circunstancias 'elacionadas. El no util izar la autoridad puede ser perjudicial para lOS intereses del Gobierno e incompatible con los propsitos bsicos de ciertas actividades. 3.La legislacin puede imponer varias restricci::mes a una entidad al llevar a cabo sus actividades. El cumplimiento de estas restricciones es una responsabilidad bsica de la administrac n de la entidad. Debemos estar familiarizados con la naturaleza ele tales restricciones y determinar especficamente la forma en que La administracin asegura su cumplimiento. Por lo tanto debe probarse la eficacia de los procedimjentos de la entidad por medio del examen de las transacciones .

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4. Deberr.os saber en qu forma se intent financiar una actividad para comprender totalmente las operaciones financieras relacionadas y para poder determinar el cumplimiento de los requerimientos legales al examinar las transacciones financieras. ESTUDIO DE LASLEYESDURANTEAUDITORIASSUBSIGUIENTES Duran-e cada auditora subsiguiente, debe obtenerse informacin similar sobre cualquier nueva ley pertinente, incluyendo aquellas que modifican la legislacin anterior, y el archivo permanente sobre legislacin debe mantenerse al da. A no ser que sea modificado por una futura legislacin, no es necesario repetir el estudio de las leyes bsicas y'otras fuentes de autoridad en auditoras subsiguientes una vez que se haya obtenido la informacin esencial y se hayan preparado los archivos correspondientes. Sin embargo, el personal de auditora debe mantenerse alerta para ver si existe una legislacin e informes relacionados que se hayan pasado por alto. RESPONSABI L1DADES INTERNAS DE LA CONTRALORIA GENERAL El estudio primario de la legislacin pertinente es una responsabilidad del personal permanente de la sede central. Esta responsabilidad incluye la recopilacin y mantenimiento de archivos legislativos permanentes y el resumen de dicha informacin segn se le necesite para ser utilizada por el personal regional al llevar a cabo sus programas de trabajo en el campo . La informacin requerida por el personal regional puede ser enviada como pa'te del programa de trabajo o una recopilacin separada de referencia. Tal informacin puede comprender copias de leyes, reglamentos y decisiones aplicables, extractos, descripciones de requerimientos legales, citaciones de referencia a fuentes legales o varias combinaciones. Operaciones de la Seccin de Recopilacin Legislativa Esta seccin, que es parte de la Oficina del Consejero Jurdico, ayuda a las oficinas y secciones de la Contralora General en las labores de referencia Congreso.

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1. Recopilacin de archivos leyes, leyes, resoluciones, y debates de las Cmaras das. Tambin los decretos

legislativos "",e consisten de proyectos de enmiendas, informes, actas de audiencias acerca de todas las leyes pblicas y privaejecutivos son disponibles.

2. Mantenimiento de un krdex sobre la legisladn actualizada y sobre informes legislativos remitidos por la Contra.oria General al Congreso, comits del Congreso ya la Oficina de Presupuesto. 3. Mantenimiento de archivos de informes de la Contralorla General sobre proyectos de leyes. A veces contienen informacin sobre informes similares de otras entidades. 4. Preparacin riamente). de una slntesis de las actas del Congreso (publicadas dia-

5. Distribucin dentro de la Contralora

Gener I de copias de proyectos de leyes, leyes, calendarios del Congreso, ndices, documentos de las Cmaras, informes y actas de audiencias. Esta seccin proporciona a la seccin operativa responsable de la auditora copias de proyectos de leyes que afectan a la entidad.

Las facilidades de esta seccin deben ser utilizadas lo ms ampliamente posible al estudiar la legislacin pertinente v al preparar archivos sobre la legislacin. PROPOSITO DE LOS ARCHIVOS SOBRE LA LEGISLACION Los archivos permanentes para cada auditora deben contener archivos de referencia bien organizados sobre toda5 las leyes importantes e historial legislativo relacionado, especlficamerte aplicable a la entidad o a la actividad bajo examen. La legislacin directamente aplicable a una entidad puede ser de naturaleza permanente o aplicable a un perodo especifico (por ejemplo, una ley de pres puesto). Se deben emplear muchos juicios de valor al recopilar los archivos sobre legislacin, especialmente para las enticades ms antiguas en las cuales el volumen de leyes directamente aplicables puede ser bastante amplio. Generalmente, debemos interesarnO:i principalmente por las leyes que cubren los perodos abarcados en nuestro examen.

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TIPOS DE ARCHIVOS Se deben mantener dos tipos de archivos legislativos permanentes: aplica-

1. Un archivo cronolgico

de copias de leyes espec(ficamente bles a una entidad o actividad;

2. Archivos individuales Archivos .::ronolgicos

de histo~ial legislativo sobre leyes especficas.

Para una rpida referencia, un archivo cronolgico de leyes pblicas especficamente aplicables a una entidad es de gran utilidad. Una recopilacin de leyes pblicas y rdenes administrativas aplicables a cie ta entidad puede ser publicada por la Imprenta del Gobierno, o la entidad misma puede haber preparado tal recopilacin. De ser as(, el archivo cronolgico podra ser utilizado para suplementar tales publicaciones con legislacin subsiguiente.

Archivos individuales de historial legislativo Un arc1ivo de historial legislativo es una coleccin organizada de documentos, generalmente publicados, que tienen relacin con un proyecto de ley 'la promulgado. Cada a-chivo de historial legislativo debe contener un resumen de la cronologa de los hechos desde la presentacin del proyecto de lev.(1) hasta el momento en que fue firmado por el Presidente. Adems de una copia de a ley, segn ha sido aprobada, el archivo debe contener copias de los estados, informes y 'debates, proyectos de leyes pertinentes y audiencia;. Al reccpilar un archivo de historial legislativo, se debe tomar en cuenta que la ley puede haber resultado de una serie de proyectos de ley y audiencia; en varias sesiones del Congreso. Por lo tanto, se deben revisar todos los proyectos de leyes y audiencias que puedan haber tenido alguna relacin con la legislacin.

(1) Se hace referencia a una ley propuesta como un "proyecto de ley" despus de haber sido presentada a cualquiera de las Cmaras. Se convierte en "Acta" cuando pasa una Cmar H~II un "Aeta" se convierte en ley cuando pasa ambas Cmaras y ha sido firmada por~. 4~ () sidente. <i:~fJ~ (1' O LJliJrCA r ~ 87 S4N;;.;r;o l~ ." 1 a:: eH

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Contenido de los archivos de historial legislativo La disponibilidad de documentos para nUE-stros archivos depender en cierto grado de la antigedad de la legislacin. Cuando no haya documentos disponibles, deben hacerse extractos y mantenerse un registro del lugar en que se les puede encontrar en los archivos de la entidad o en otras oficinas de la Contralora Gener~1. Copias de los siguientes documeltos (o notas de extractos si no se pueden obtener copias) pueden formar partE del archivo de historial legislativo sobre cualquier seccin de la legislacin:

1. Copia de la ley
Una copia de la ley pblica, con ndice al Estatuto '1 cdigo,debe el primer documento en el archivo. 2. Opiniones sobre la legislacin propuesta Un proyecto de ley puede ser formulado por un Ministerio o entidad pblica en colaboracin con la Oficina de Presupuesto. Frecuentemente, la Oficina de Presupuesto pide la ::lpinin del Ministerio de Finanzas y de la Contralora General sobre la legislacin propuesta. Se deben incluir en el archivo copias de los informes de la Contralora General sobre la legislacin propuest3. P ede ser difcil obtener otra informacin sobre los proyectos de leyes propuestos ya que las opiniones no son materia de registro pb ico. Sin embargo, la Oficina de Presupuesto (Unidad de Referenci3 Legislativa) puede estar dispuesta a proporcionar copias de las opiriones remitidas por otras entidades. En cualquier caso, las opiniones pueder ser duplicadas o reemplazadas por otras opiniones remitidas despus de haber sido present~do el proyecto de ley. ser

3. Opiniones sobre los proyectos de leyes

Los proyectos de leyes se envan a los comits correspondientes de las Cmaras, los cuales podrn celebrar audiencias. A la Oficina de Presupuesto Pblico, al Ministerio de Finalzas, a la Contralora General y a la entidad directamente vinculada se les brinda a menudo la oportunidad de remitir opiniones o testi onio verbal sobre el proyecto de ley. Se le puede brindar la misrra oportunidad a cualquier ........ otra parte interesada.

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Las opiniones y testimonio dados en audiencias forman normalmente part'il del "registro". Taqu grafos pblicos generalmente preparan transcripciones de las audiencias. El comit y generalmente la entidad guardan copias de las mismas. Al terminar las audiencias el registro puede o no ser publicado. Esta es una decisin del comit. Si no se publican las audiencias, es posible estudiar el registro en la oficina del comit. Se deben hacer los arreglos necesarios para dar acceso a las audiencias no publicadas a travs de la Oficina de Coordinacin Legislativa. 4. Informes a los comits

Al concluir las audiencias, el comit emite un informe. Los comits de ambas Cmaras pueden celebrar audiencias y emitir informes, Pero los de una Cmara pueden ser ms amplios que los de la otra. El informe contendr una explicacin del propsito del proyecto de ley y sus puntos principales. Si uno o ms miembros del comit no est de acuerdo con la mayora, se puede incluir un informe de la minoria. El informe generalmente contiene un anlisis de cada seccin del proyecto de ley. Tambin puede contener reimpresiones de opiniones importantes sobre el proyecto de ley recibidas por el comit. 5. Extractos de las Actas del Congreso

Las actas del Congreso contendrn un registro de todos los debates del Senado y de las Cmaras sobre el proyecto de ley y las medidas que han sido tomadas. 6. Informes sobre las conferencias Las C:maras Legislativas nombran a los participantes en las conferencias para resolver diferencias cuando el proyecto de ley aprobado por una Cmara es distinto del pasado por la otra. Los participantes emiten un informe en el cual figuran las medidas que han tomado y sus recomendaciones son remitidas a ambas Cmaras para votacin. LEYES DE APLlG.ABILlDAD GENERAL

Adems de las leyes especficamente aplicables a las actividades de una entidad, existen leyes que son generalmente aplicables a todas las entidades. Estas incluyen las leyes relacionadas con la forma en que se debe efe:tuar cierto tipo de desembolsos. c.;i.ME14,

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El equipo de auditora no debe tener un are hivo de historial legislativo sobre este tipo de leyes. Cuando sea necesario hacer referencia al historial legislativo de cualquier ley de este -:ipo se deben utilizar las facilidades de la Seccin de Recopilacin Legislativa. FUENTES DE INFORMACION Se puede obtener documentos e informacin lativo de un decreto de las sigJientes fuentes: 1. Seccin de Recopilacin Legislativa Esta seccin puede propor:ionar copias actualizadas de cada proyecto de ley, decreto, resolucin, modificacin, ley pblica, informe del Senado o de la Cmara, informe de las conferencias y rdenes administrativas en cuanto haya copias impresas disponibles. Asimismo, puede proporcionar copias de actas de audiencias, si han sido impresas. Una revisin de los archivos de esta seccin es la forma ms rpida de saber qu documentos deben formar part~ de los archivos legislativos permanentes. Se proporcionarn COpi3S de documentos antiguos si se encuentran disponibles, y esta seccin prestar asistencia y har sugerencias acerca del lugar en el cual se pueden obtener tales documentos. 2. Archivos de la entidad Generalmente, la entidad t::!ndr su propio archivo legislativo, el cual debe revisarse. A veces, la entidad podr pmporcionar copias de documentos para nuestros archivos permanentes. Algunas fuentes de informacin en una entidad de donde sera posible obtener documentos son: la oficina de asesora legislativa, la biblioteca, los archivos generales y los archivos en las divisiones, departamentos y secciones. 3. Oficinas de Documentos del Senado y de la C3mara sobre el historial legis-

Se pueden obtener copias de documentos del Congreso de estas oficinas del Capitolio. Sus archivos contienen principalmente material actualizado, aunque es posible obtener documentos antiguos. Se deQe solicitar este material a travs de la Seccin de Recopilacin Le. gislativa. 90

_____________________

4. Imprenta

del Gobierno las solicitudes

Esta es otra fuente de informacin. Se deben tramitar a travfs de la Seccin de Recopilacin Legislativa. 5. Comits del Congreso

Los comits del Congreso guardan un registro de las audiencias y sus archivos contienen otra informacin relativa a la legislacin que posiblerrente no est incluida en el registro publicado. Los miembros del ccmit pueden ayudarnos a encontrar material til sobre los antecedentes. Se -deben hacer los arreglos necesarios .. ara entrar en p contacto con dichas personas a travs de la Oficifta de Coordinacin Legislativa. 6. Boletn Privado ICCH"(1)

Este :loletn semanal no-acumulativo informa acerca de las medidas tomadas sobre cada proyecto de ley. Informa si se celebraron las audie1cias. No publica el texto de los proyectos de leyes, informes, audie1cias o leyes. La Biblioteca Legal de la Contralora General est sJscrita a este boletn. 7. Indice de las Actas del Congreso El Indice de las Actas del Congreso, publicado mensual yanualmente, contiene una seccin de historial legislativo que muestra todas las medidas tomadas sobre cada proyecto de ley. Tambin se publica quincenal mente cuando el Congreso se encuentra en sesin. No incluye ningn texto. Hay copias disponibles en la Seccin de Recopilacin Legislativa. 8. Notic ias del cdigo de los Estados Unidos Este servicio se publica mensual y anualmente. Contiene el texto de leyes. historial legislativo, proclamas, rdenes administrativas y otro mate'ial. La seccin de historial legislativo incluye los informes oficiale~ del comit. Generalmente no se incluye el historial legislativo de las leyes del presupuesto.
(1) Nota de traduccin: "CCH" es una empresa privada que publica informacin sobre legislacin.

91

Hay volmenes de este servicio, empezando con aquellos que abarcan el Congreso 77, segunda sesin (1942), disponibles en la Biblioteca Legal.

9. Calendarios del Congreso

Estos documentos muestran el estado de la legislacin actual. Son tiles para estar al tanto del progreso de la l~gislaci1 y para verificar si los archivos de la legislacin estn completos. Hay copias disponibles en la Seccin de Recopi acin Leg slativa.

10.Actas del Congreso

Adems de registrar los debates en cada Cm3ra sobre los proyectos de ley, la emisin final de las Actas del Congreso contienen un historial de todos los proyectos de ley promulgacos durarte las sesiones.

11.Unidad de Referencia Legislativa de la Oficina de Presupuesto.

Se puede solicitar oficina. LEGISLACION informacin sobre la legislacin propuesta a esta

PENDIENTE

Con respecto a los proyectos de leyes presentados al Congreso, los cuales son aplicables a las operacione5 de las ertidades pblicas o que afectan al trabajo de la Contralora General, la poi tica es revisar especficamente cada proyecto de ley y determinar si se debe preparar un informe para ser revisado por el comit legislativo cor espondiente. La Oficina de Poi tica y Estudios Especiales enite cada cierto tiempo los procedimientos que deben seguirse para cumplir con estas responsabilidades y para asegurar una coordinacin int2rna apropiada dentro de la Contralora General. Para que el equipo de auditora pueda estar a tanto de la legislacin en proceso relacionada con una entidad espec":ica,sera conveniente que tuviera un archivo de los proyectos de leyes pendientes. La recopilacin legislativa diaria ser til para obtener informacin sobre nueva legislacin y sobre el estado de los proyect05 de leyes pendientes.
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Estos archivos pueden ser preparados con copias de documentos recibidos constantemente de la Seccin de Recopilacin Legislativa conforme se les va imprimiendo. Cuando se aprueban los proyectos de ley se deben abrir archivos permanentes de historial legislativo .

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CAPITULO VI REVISION y PRUEBA PRELIMINAR DE LOS CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS NATURALEZA DE LA REVISION y PRUEBA
PRELIMINAR

Segn nuestra poi tica de dirigir los esfuerzos de auditora hacia las reas en que se necesita mejorar las poi ticas y mtodos administrativos, el objetivo principal al efectuar una revisin y prueba preliminar de los controles internos administrativos es evaluar su efectividad e identificar las posibles debilidades importantes en el sistema administrativo de una entidad que puedan requerir un examen ms detallado. Segn indicado en el Captulo IV, el anlisis de la informacin general obtenida durante el trabajo preliminar es a menudo til para identificar reas o actividades en las cuales la existencia de una debilidad administrativa puede afectar seriamente los intereses del Gobierno o en las cuales el Congreso tiene gran inters. En -algunos casos durante nuestro trabajo preliminar se habrn encontrado serias debilidades administrativas o importantes efectos adversos en determinada rea o actividad. Sin embargo, probablemente se necesitar ms informacin antes de determinar si es necesario un examen detallado. Durante la revisin y prueba preliminar, por lo tanto, debe acumula se informacin adicional sobre la operacin de los controles administrativos ya existentes, lo cual ser til al identificar aquellos asuntos para los que se requerir tiempo y esfuerzo al hacer un examen detallado. 95

Con la informacin adicional obtenida en la -evisin y prueba preliminar podremos tomar decisiones ms reales acerca de la naturaleza y alcance del examen y prueba detallada para lograr los objetivos de auditora establecidos para la tarea. Tambin se- til al hacer un estimado de los requerimientos de personal, programar el trabajo en distintos lugares, preparar programas adecuados de audit.)ra para el examen y prueba detallada, y fijar plazos para la term nacin de la labor de auditora y presentacin de los informes. ENFOQUE PARA LA REVISIOI'J y PRUEBA PRELIMINAR Un enfoque satisfactorio para una revisin V prueba preliminar de la naturaleza, efectividad y utilidad de los controles internos administrativos es revisar los procedimientos y prcticas aplicadas realmente en transacciones especificas. Despus de seleccionar las actividades qUE'sern examinadas durante la auditora, basndose en la informacin obtenida durante el trabajo preliminar, se debe hacer un examen detallado ce algunas transacciones especficas relacionadas con la actividad. E5te ~xamen debe ser lo suficientemente profundo como para obtener i formacin prctica acerca de lo siguiente: 1. Forma en que se efectan las operaciones en la realidad; 2. Necesidad o utilidad las transacciones; de los distintos pasos en el procesamiento de

3. Resultados de las transacciones sesn los objetivos de la entidad, requerimientos legales y prcticas de sentido comn; 4. Efectividad del control. Este mtodo de revisin permite determinar los procedimientos realmente seguidos y las poi (ticas real mente aplicads por la entidad con relacin a medidas espec ficas. Es mucho ms satisfactorio que una revisin general de los manuales de poi (ticas y :roc~dimientos de una entidad o una eventual seleccin de medidas o tr:msacciones espec ficas sometidas a examen para determ'nar si se es-: cumpliendo con las poi ticas y procedimientos prescritos. Un excesivo estudio de los manuales de la entidad para revisar y evaluar los controle~ administrativos sin hacer referencia a las operaciones reales no conduce a una auditora eficien;te ,efec;ti\Ll. , ~. .
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Nuestra experiencia ha demostrado que un enfoque directo da como resultado una identificacin ms rpida y eficiente de las debil idades y deficiencias que requieren un examen ms profundo. Por lo tanto, la revisin y prueba preliminar de las poi ticas y procedimientos de la entidad que gobiernan sus actividades se har normalmente basndose en un examen directo de las medidas, operaciones, transacciones o proyectos seleccionados. Tambin se pueden identificar las debilidades en el sistema administrativo de una entidad por medio de un examen de los informes administrativos; por medio del examen de informes de auditora y revisin interna; por medio de una inspeccin fsica de las actividades involucradas; y por medio de conversaciones con funcionarios responsables y con el personal directamente vinculado. Se deben tomar en cuenta debidamente las circunstancias especiales y los objetivos establecidos para cada asignacin al determinar la naturaleza y alcance de la revisin y prueba preliminar necesaria en un caso particular. Por lo tanto, no se pueden establecer reglas rgidas con relacin al trabajo que debe afectuarse c a las tcnicas que deben utilizarse en la revisin y prueba preliminar. El juicio e ingenuidad del equipo de auditora juega un papel importante en esta labor y nuestro enfoque debe concordar con cada situacin. SELECCION DE MEDIDAS O TRANSACCIONES ESPECIFICAS

La naturaleza de las acciones o transacciones que han de revisarse depender de la naturaleza de las metas de la entidad y del anlisis que hagamos de los componentes importantes de las actividades bajo examen, basndonos en nuestro trabajo preliminar. Pueden consistir en el otorgamiento de contratos, examen de solicitudes de prstamo, aprobacin o rechazo de prstamos, celebracin de contratos de arrendamiento, ventas de activos, fijacin de precios, contratacin de empleados, prstamo de dinero, etc. Representan actos, pasos, o procesos aplicados en casos especficos al efectuar una operacin. Las transacciones seleccionadas para revisin deben representar las operaciones involucradas y deben incluir cualquier asunto importante fuera de lo comn. Con este propsito, el nmero de transacciones seleccionadas para este tipo de estudio es menos importante que su carcter representativo .

tantes sobre cualquier base menos sobre perodos de aos. En estos casos, se debe adoptar un programa por ciclos, el cual, despus de un tiempo, cubrir todas las partes importantes en detalle. FACTORES QUE DEBEN TOMARSE EN CUENTA AL EFECTUAR LA REVISION y PRUEBA PRELIMINAR Los objetivos fundamentales de nuestra -eVISlon cE los controles internos administrativos son obtener informacian prc-:ica sobre ellos, evaluar su conveniencia y efectividad segn les propsi-os establecidos e identificar posibles debilid3des de suficiente importalcia como para justificar un examen ms det liado. En la revisin y prueba preliminar del sistell de control interno de u na entidad, se deben tomar en cuenta los sigu er tes factores: 1. Si las poi ticas de la entidad, y procedim ientes y prcticas relacionadas seguidas en la realidad, estn en confornidad con las autoridades bsicas, requerimientos estatut~ios e intenci legisla-iva. 2. Si el sistema de procedimientos y controles rternos 3dministrativos da como resultado actividades que estn en conformidad con lo planeado por la alta direccin, en forma eficien-:e '! econtmica.

3. Si el sistema de controles internos administrativos

control satisfactorio recursos.

::roporciona un de lo; cm tos, desem:::>Jlsos, recibos, ingresos y

4. Si las prcticas de la entidad dm como rEsultado la promocin o proteccin de los intereses del Gobierno, tomando en cuenta todos los factores. Los factores especficos incluyen: 1. Duplicidad de esfuerzos; 2. Uso inapropiado o indebidc de fondos disponibles; que deben considerarse durante esta revisin

3. Falta de aceptar responsabilidad:

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apropiado de fondos o actividades;

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5. Organigramas o procedimientos

engorrosos o complicados; con referencia a las debilidades

6. Idoneidad del personal, especialmente o deficiencias encontradas ... 7. Utilizacin ineficaz o antieconmica

de empleados y recursos fsicos;

8. Necesidad y efectividad de las distintas urlidades de operaciones y de servic.os con relacin a su costo de mantenimiento; 9. Atrasos en el trabajo y forma de combatirlos; 10 .. Si las normas o metas han sido cionarios administrativos para ciencias, utilizacin de bienes y ren evaluaciones adm in istrativas establecidas y utilizadas por los funevaluar los logros, produccin, efiservicios y otros factores que requ ierecu rrentes.

11.Falta de claridad en los procedimientos escritos, lo cual resulta en interpretaciones inapropiadas o incompatibles por parte de varias unidades o personas dentro de la organizacin. Si se toma en cuenta esta clase de factores durante la revisin, podremos obtener un conocimiento bsico y total de la forma en que se efectan en la realidad las operaciones bajo revisin y una percepcin de la efectividad del sistema de control interno administrativo. Tal conocimiento es esencial para una auditora eficaz. Adems, este tipo de rendimiento de una revisin proporciona una base para el planeamiento del trabajo necesario para examinar la efectividad y utilidad de los controles proporcionados por el sistema de procedimientos, prcticas y mtodos de la entidad. REVISION DEL RENDIMIENTO VERSUS PLANES

Las efectiva administracin de un programa o actividad requiere, entre ot-as cosas, un planeamiento anticipado segn las operaciones, acciones o transacciones especficas tomando debida cuenta de recursos en la forma de personal, material, y fondos y fijando metas o plazos sugeridos para el logro. Cuando sea posible, se deben utilizar normas para mecir la eficiencia del rendimiento. Para ayudar en nuestra revisin de los controles internos admin. trativos, debemos examinar los planes existentes en relacin c dad bajo examen, sea cual fuer la forma en que la utiliza

99

averiguar los mtodos seguidos por la administracin de la entidad al comparar el rendimiento real con las operaciones planeadas. Esta tcnica puede proporcionar una per::epcin dir~cte de la fuerza relativa y efectividad de todo el sistema de control in-:erno administrativo y puede ayudar a identificar los problemas cue requ ieren especial atencin y un examen ms profundo. Al revisar los controles internJs, nuestro enfoque debe incluir este tipo de tcnica, es decir, averiguar la forma el que los funcionarios determinan si se estn siguiendo las polticas prescritas, si los procedi. mientos autorizados y prescritos son eficaces, y si se les cumple en forma eficiente y econmica. Adems de la supervisin directa, por ejem:llo, una forma importante en que la administracin ce la entidad puede ejercer control es por medio de la utilizacin de todos::le informes y revisiones internas. Se debe obtener una informacin completa sobre estas funciones, y se debe tomar en cuenta la naturaleza y efectividad de estos elementos de control en relacin con las activid3des bajo revisiJn. REVISION DE LA FUNCION CONTABLE

La contabilidad es un mtode importante de control financiero as como administrativo sobre actividades y rec rs03. Es necesario obtener informacin adecuada acerca de las poi ticas. procedimientos y prcticas empleadas por la entidad al informar sobr~ sus actividades financieras. La fase de trabajo preliminar de nuestras auditoras no contempla una revisin de los mtodos y pr::lcedimientos empleados por una entidad al contabilizar sus actividades. Todos lo; aspectos de una auditora son importantes. Sin embargo, en trminos de relativa importancia, la obtencin de un conocimiento cebal y amplio de las opEraciones y actividades de una entidad, y sus controles internm sobre ellos, es de ms valor al hacer efectiva una auditcra que un Estudio detallado del mantenimiento de registros y procecimientos contebles. Por este motivo, se debe hacer hincapi al principio de nuestr3 auditora ~n las operaciones y actividades. La revisin de los procedimi:mtos contables debe relegarse hasta entender totalmente las operacoOnes y procecimientos relacionados. Al conocer ampliamente las oper3ciones ser Josible hacer una revisin ms.efeGtiva de las poi ticas y procedimiento~ contables empleados por

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la entidad. Asimismo, ya que el propsito principal de la contabilidad es servir las necesidades de la administracin de la entidad, el auditor no puede efectuar una evaluacin adecuada de la utilidad y efectividad de la funcin contable hasta no saber lo suficiente acerca de las operaciones de una entidad como para evaluar las necesidades de su administracin para informacin contable. El objetivo principal de la revisin y prueba preliminar de los mtodos contables de la entidad en las primeras fases de la auditora es obtener un conocimiento general de los procedimientos y prcticas seguidas, La mejor forma de obtener esta informacin es por medio de la seleccin de transacciones, siguindolas a travs de todos los procesos involucrados en la documentacin, clasificacin y registro contable por la entidad. La re'Jisin detallada de la suficiencia y efectividad del sistema de contabilidad de una entidad es una parte integral de las responsabilidades de auditora investidas por ley en la Contralora General. Esta responsabilidad puede ser cumplida por medio de revisiones totales de sistemas completos o por medio de la revisin de partes de aquellos sistemas relativos a actividades u operaciones especficas bajo auditora. Un sistema adecuado de contabilidad es uno de los elementos importantes del control administrativo eficaz y nuestra revisin de tales sistemas es parte de la revisin del sistema de controles internos adm inistrativ:)s de la entidad. Sin embargo, tal labor no debe ser emprendida hasta no estar bien familiarizados con las actividades de la entidad para poder efectuar una revisin satisfactoria ...

11

REGISTROS SERVICIOS

DE - LAS

UNIDADES

DE

OPERACIONES

DE

Al revisar las funciones ejecutadas por unidades de operaciones y de servicios relacionados con transacciones especficas seleccionadas para examen, el auditor debe averiguar qu registros mantienen. Tales regisvos pueden incluir aquellos mantenidos con propsitos administrativos o estad sticos, y algunos de ellos pueden ser la base para asientos contables. Esta informacin es til al revisar el sistema de control interno en su generalidad. Tambin puede ayudar al evaluar la suficiencia y oportunidad de los registros e informes preparados por el departamento de contbilidad.

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cimiento de este tipo de la informacin con_mida en sus archivos debe ser de gran utilidad al llevar a cabe. la labor de auditora. Los registros estad sticos, mantenidos separaoos del sistema de contabilidad pueden contener mucha informacin d~ valor en el estudio de las operaciones de una entidad. La revi!:in de las actividades y controles relacionados deoo revelar el tipo de informacin disponible acumulada de esta manera y la fuente de las e5tadsticas. El auditor debe revisar la base de recopilaci de estad 'stieas internas y averiguar si los mtodos empleados son compatibles cor los propsitos de las estad sticas. Tal revisin es especialmente importante en cuanto a las estad sticas empleadas para recopilar presen taci ones presupuestarias a la Oficina de Presupuesto y al Congreso. Otros factores que deben considerarse al revisar los registros de las unidades de operaciones y de servicios incluyen: 1. Registros que no tienen ningn propsito o que casi no se utilizan. Los gastos incurridos en la preparacin de registros innecesarios pueden no ser ilegales, ::lera el m.nteni~ento de registros que no sirven a ningn propsi:o real es un desperdicio de los fondos del Gobierno y una seal dE falta de control 50b-e el trabajo efectuado. Adems, se puede conseguir un mayor espacio de oficina y equipo de archivo til al deshacerse de los registros innecesarios o al trasladar los archivos poco utilizajos a los Centros de Archivos Federales para su almacenaje. 2. Duplicidad de registros. Las unidades dE operacin y de servicios pueden estar guardando registros que du:lican aquellos mantenidos en el departamento de contabilidad o en otras secciones. A veces dicha duplicidad est justificada, pero en la mayora de los casos puede ser eliminada por l1edio de un planeamiento apropiado. 3. Informes voluminosos innecesarios. Se puede estar preparando informes muy a menudo y se les puede es13r enviando a numerosos receptores que no los n~cesitan. Asimismo, :uede ser posible evitar el conocimiento sobre datos de rutina, rEVisndo las costumbres de sl;l preparacin para infcrmar solamente se bre excepc~ones o transacciones fuera de lo comn. 4. Utilizacin de procesaMiento electrnico d:l datos y tcnicas de almacenaje. Por ejemplo, se pueden ha:er grandes ahorros en el COS"t0 <le,Ip preparacin, procesamiento y almacenaje de registros por 4\

medie de la utilizacin de computadoras electrnicas o distintos medies de registro, tales como tarjetas perforadas o microfilms.

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NATURALEZA

CAPITULO VII EXAMEN Y PRUEBA DETALLADA DE LOS CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS

DEL TRABAJO

Basndonos en la revisin y prueba preliminar de los controles internos administrativos descrita en el captulo anterior, es posible comprender la forma en que los procedimientos, prcticas y mtdos de la entidad proporcionan un control sobre la actividad, operacin o funcin bajo examen e identificar posibles reas de debilidad. Basndonos en tal entendimiento, podemos tomar decisiones ms acordes con la realidad acerca de la naturaleza y alcance del examen y prueba detaliada al obtener informacin y efectuar las evaluaciones necesarias para lograr los objetivos especficos de auditora aprobados para la tarea. El examen y prueba detallada consrste en operaciones tales como la revisin de registros y archivos y la prueba, verificacin y confirmacin de la informacin contenida en ellos hasta el grado adecuado para servir a los propsitos de la auditora. Tal examen incluye tambin las operaciones de obtencin de informacin por medio de entrevistas e inspecciones fsicas u observaciones. PROPOSITO y OBJETIVOS DEL EXAMEN Y PRUEBA DETALLADA

El rendimiento del examen y prueba detallada, incluyendo el rrollo apropiado de hallazgos (ver el captulo 8), es el medO~'f...,\

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grar los objetivos de laauditora es1ablecidospara Jn examen especfico. Basndonos en dicha labor, se ob1iEnen datm, se hacen observaciones, se forman juicios, se llega a conclusiones y ~ hacen recomendaciones (si es posible). Tal informacin rept"esenta la base del informe y otras comunicaciones relacionadas con les resu Itacs de nuestra labor en la auditora. Segn se establece en el captLio 2, el propsito principal de obtener informacin por medio de ur examen y prueba detallada y hacer evaluaciones relacionadas, es prob:lr la efectiv dad del sistema de control interno administrath;o de a entidad Slbr~ la actividad, programa, funcin u operacin bajo eXlTen y proporcionar una buena base para informar acerca de los resultd:Js de la a..Jdi-:ora. El rendimiento de esta labor no es un objetivo en s. No po,:l~mos examinar todas las operaciones y transacciones efectuada~ por una entidad, ni tampoco es necesario un examen de tal magni-:ud. Las prcticas administrativas modernas implican sistemas de procedimien:os, prcticas y mtodos que proporcionan un control intern.) eficaz do; todas las operaciones y transacciones. El auditor puede cumplir co, su responsabilidad por medio de una revisin y prueba s ficiente de tales sistemas a travs de un examen y prueba detallada Jira poder anitir y respaldar juicios apropiados sobre la efectividad de tales sistanas y para identificar y revelar las debilidades que, en el int3rs pbli::J, deben ser fortalecidas o corregidas. El examen puede incluir una invest'gacin Extensivo ce las causas y resultados de acciones o decisioll~ administr3tivas especficas. Este tipo de trabajo est considerado como par:e do; nuestro proceso de revisin y prueba de los controles inte nos admhistrativos porque es una fase de la tcnica que utilizarros pl"a conocer y evaluar la efectividad de un sistema administrativ.) en relci con las responsabilidades que le han sido asignadas. Los objetivos espec ficos de une auditor a que se lograrn por medio de un examen y prueba detallada induirn asu ltOS tales como:

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1. Adhesin a poi ticas prescritas;

2. Logro de los propsitos establecidJs;

3. Eficiencia operativa;

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y econom a en la utilizccin

de b' nes y servicios;

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5. Operaciones a. Control b. Propiedad cieras. c. Precisin,

y transacciones de gastos,

financieras;

ingresos y recu rsos; sobre recursos y transacciones finan-

de la contabilidad

confiabilidad

y utilidad

de

los informes

financieros.

Para estas amplias reas de responsabilidad, el cumplimiento de los requerim ientos de leyes, reglamentos y decisiones pertinentes es tambin de inters fundamental. Al cumplir con nuestras responsabilidades de auditora, todas las reas de responsabilidad arriba mencionadas nos interesan pero en grados que varan segn la asignacin. E I grado de nfasis dado a cualquiera de estas reas de nuestra labor en una entidad o asignacin espec fica depender de la consideracin apropiada de los distintos factores implicados al determinar la direccin del esfuerzo de la auditora. ADHESION A LA POLlTICA PRESCRITA

Para una efectiva labor de auditora se requiere un conocimiento de la poi tica general y especfica aplicables a la actividad, operacin o funcin bajo examen. (Ver el captulo 9, donde se comenta la naturaleza de la poi tica). Nuestra labor de examen y revisin debe incluir un estudio de esta poi tica para verificar su conformidad con leyes pertinentes y con la intencin del Congreso y su propiedad al efectuar las actividades autorizadas de manera efectiva, eficiente y econmica. Adems, nLestro examen debe incluir una investigacin del grado de adhesin a la poi tica prescrita aplicable y de las causas de desviaciones importantes y continuas. Una revisin para verificar la adhesin a estas regias bsicas es un requerimiento que se difunde en toda la labor de examen y prueba detallada. LOG RO DE LOS PROPOSITOS Otro reque'rimiento que es parte principal de dad u operacin (distinta del examen de una es la necesidad de investigar si dicha actividad propsitos. Para efectuar esta investigacin ampliamente los propsitos de la actividad u cuenta cuidadosamente la forma eficaz de medir
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mtodos utilizados por la entidac misma, tales como fijar metas o normas e informar acerca de los logros, debe ser ~I punto de partida en esta fase de nuestra labor. El renjimiento de un anlisis detallado puede ser necesario en algunos casos para :rectuar un3 investigacin efectiva de este tipo. Otro asunto que debe considerarse, cuand::> :iea apropiado, es si la actividad bajo examen, segn se efecta, si:Je sirviendo eficazmente su propsito original. Para hacer una inves-:i~acin de esta naturaleza se requiere un amplio conocimiento de los ant:cedentes y propsitos de la legislacin que autoriza las actividades o a la entidad encargada de conducirlas. Con un conocimie to tal, se p eden evaluar mejor los logros de la entidad o actividad bajo examer. Casi todas las entidades son sometidas a revisiones regulares por parE del comit del Congreso al considerar presupuestos remitidos, legisla:: n adici01al o investigaciones especiales. El estar f~iliErizados cor las preguntas formuladas du rante estos procesos debe ser til para iden -ificar las formas de averiguar la constante efectividad de las actividades d: la entidad en relacin con sus propsitos. El anfisis de las operaciones y actividades de la entidad durante nuestras auditoras tambir puede proporcionarnos informacin importante e esta rea, que nc estara disponible el Congreso de ninguna otra manera.

EFICIENCIA

OPERATIVA

El trmino "eficiencia" es un trmino arrplio. Segn se emplea en nuestra labor, significa un rendirr iento efect \'0 sin desperdicio innecesario. Como requenmlento gene-ral, debemos coosiderar la eficiencia de las operaciones, procedimientos, prcticas o m1dos de la entidad en toda nuestra labor y desarrollar amplirnente tojos los aspectos que para nosotros denotan ineficiencia. El alcance dE es-:e requerimiento es tan amplio como el alcance de cada auditora en particular. Una posible conclusin a la que podramos llegar despus de efectuar casi todo examen y prueba detallada es aquell3 relacionac con la eficiencia con que se lleva a cabo la operacin ) funcin bajo e:=:amen en s o los posibles efectos adversos de tal operacin o funcin sobre otras operaciones o funciones de la entidad. UTILlZACION DE BIENES Y PERSONAL

El alcance total de nuestra labor de auditora requiere de un examen de la ,efectividad eficiencia v econom a con e ue-se uti Iizan los recu rsos
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108


de bienes y servicios de la entidad. Normalmente, este tipo de labor no se efectuar como parte separada y distinta de una auditora sino que estar integrada en nuestro examen funcional de las actividades de la entidad. Para algunos tipos de actividades importantes, sin embargo, un pro~rama separado de trabajo para revisar la utilizacin de recursos puede ~r la mejor forma de efectuar este tipo de labor. Du ra1te estos exmenes, debemos estar alerta para encontrar prcticas antieconmicas, inapropiadas o insatisfactorias en la utilizacin de estos recursos y examinar ampliamente las deficiencias aparentes. Nuestro inters en la administracin de bienes se extiende no solo a los bienes de la entidad sino a otros bienes bajo su custodia . Las rormas generales principales que deben seguirse al revisar llutilizacin de recu rsos a fin de que stos sean: (1) util izados solamente para los pro::sitos autorizados y necesarios; (2) salvaguardados apropiada y eficazm~nte y utilizados de manera eficiente y econmica (por ejemplo, sin desperdicio). OPERACIONES Y TRANSACCIONES FINANCIERAS

Inters General para la auditora La responsabilidad administrativa bsica que es el conducir las actividades y programas autorizados no slo eficaz sino eficiente yeconmicamente y en conformidad con los requerimientos legales es un punto importa1te en nuestros exmenes.

Por medio de exmenes apropiados de registros contables y transacciones financieras, informes y procedimientos relacionados, podemos probar 13 efectividad de los mtodos de la entidad al ejercer un control financiero sobre sus operaciones .. Estamos especialmente interesados en examinar el control de la entidad sobre sus gastos, ingresos y sus recursos. Estamos interesados en la propiedad del sistema contable, el registro de sus recursos y transacciones financieras y la precisin, confiabilidaj y utilidad de los informes financieros. Finalmente, ya que las actividades de las entidades pblicas no solo requieren autorizacin legislativa sino que estn sujetas a muchos tipos de restricciones legales, debe probarse la efectividad de los procedimientos de cada entidad al cumplir con requerimientos legales pertinentes, incluyendo reglamentos relacionados, e interpretar sus decisiones. La necesidad de revisar y probar el cumplimiento de tales requerimientos se difunde a travs de todo nuestro examen y prueba detallada. 109
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Examen y prueba detallada de las transacciones

financieras

El examen selectivo de transacc'ones indiJiduales de recaudacin y desembolso es una parte necesaria de nu:!stras auditoras y debe efectuarse para que podamos cump ir adecuajamente cen nuestras responsabilidades de auditora Esta labor es neGescria tambin para llegar a acuerdos con funcionarbs respcnsables, cuando sea necesario. El rendimiento de esta labor es, como se explic anteriormente, un medio principal a travs del cUl proballos la e':ectividad del sistema de control interno de la entidad sobre I:ls operacbnes financieras. La naturaleza y magnituc de las muestras d8 transacciones seleccionadas para un examen y prueba detallada dete determinarse para cada entidad y segn el tipo de ransacc n, tomaldo debida cuenta de factores tales como los siguien-:es: 1. Importancia relativa del1ipo de transacciores;

2. Magnitud de las cifras inclviduale .; 3. Cambios en el personal; 4. Frecuencia de los cambies 8n las prcticas dministrativas; 5. Conclusiones alcanzadas d:=spus d:= probar dimientos o aspectos especficos de control; 6. Experiencia de auditoras anterio-es. El criterio general a observarse es que delE e':ectuarse un examen y prueba detallada suficiente como :Ira respaldar totalmente las conclusiones, juicios o acciones cCl'T:lctivas que han de tJmarse. R esgo relativo Al juzgar el alcance apr~iado del exam:!n '1 prueba detallada, se debe tomar debida cuenta je la pcnibilidad o riesgo de que las transacciones puedan manejarse iraprop adamentE. Cuanto mayor sea el riesgo, tanto mayor ser e volumen del trabajo que deJe planificarse. El factor riesgo vara segr el tipo dE transa:cic,nes y la efectividad de los controles internos. Por :!jemplo
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la efectividad

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Hay un mayor riesgo de error

en
Recluta-niento entidad directo por la

Que en

Reclutamiento a travs de Comisin de Servicio Civi I Compras a tnvs del servicio central de adqu isiciones Almacenaje, emisin y distribucin de equipo especializado y tcnico.

Compras directas de firmas privadas Almacenaje, emisin y distribucin de 3rtculos que pueden utilizar~ de inmediato Recibos y desembolsos en efectivo Recaudaciones en efectivo efec-. tuadas por un tenedor de libros responsable del mayor auxiliar de cuen-:as por cobrar Transacciones efectuadas segn rdenes verbales Transacciones efectuadas por empleados incompetentes o sin experiercia Transacciones que no estn sujetas a auditora interna
Muestreo

Recibos y cEsembolsos de cheques

por medio

Recaudacion~s en efectivo efectuadas por un cajero a tiempo completo

Transacciones efectuadas trucciones es::ritas.

segn ins-

Transaccione, efectuadas por empleados idn~os y con experiencia.

Transacciones que a auditora interna.

estn

sujetas

Los tipos de muestras examen son:

que se pueden

seleccionar

al efectuar

un

1. Las transacciones seleccionadas todas las transacciones,

como

representativas

o tpicas de

2. Todas las transacciones de u n tipo espec ficc o que estn clasificadas en una sola cuenta del mayor general, por un perodo de un mes-o por un nmero de das;

111

3. Todas las transacciones

para un perodo

que Exceden una cantidad m mima ya sea de prueba o para todo el p~rodo de la auditora;

4. Todas las transacciones que exceden una cantidad m 'nima establecida adems de unas (nmero o porcentaje ~stablecido), ms abajo del m nimo, ya sea por un perodo de pruebe:> para todo el perodo de la auditora. 5. Las transacciones han eliminado: restantes despus de que personas experimentadas

a. Cifras pequeas o sin importancia; b. Transacciones que despus de un examen ocular de los registros contables parecen apropiadas o normales; c. Transacciones que implican poco riesgo
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Hror o prdida.

Hay una cantidad de. mt~dos dispcr ibles para examinar y seleccionar muestras. El auditor debe toma- er cuenta las circunstancias, costos y beneficios al decidir cmo ob-:erer la muestra del tipo escogido. En nuestras series sep~adas de memorndurrs de muestreos de auditora se comentan las teorias de muestreo con un nfasis especial en. los mtodos cientficos o estadsticos. Cada uno de estos tipos de mu~streos, asi c.~mo combinaciones de los mismos, pueden utilizarse durante una uditora segn circunstancias especficas por clase de transaccin. No se prescriben normas para determinar :u tipo d~ muestreo ser el ms satisfactorio en todas las circunsmcias. La seleccin de muestras y la evaluacin de los rEsultados de las pruebas efectuadas son procesos en los cuales el juicio profesional juega su papel ms importante. Dos casos no son nunca iguales debido a variaciones en la clase de control ejercido, competencia del personal involucrado, efectividad general de los controles y opiniones acerca de dicha efectividad. En estas circunstancias, se debe confiar en el ju cio del auditor, basado en toda la informacin dispon"ble. El auditor debe estar satisfec;'c. independiEntemente con la base de la labor efectuada. Si no est satisfecho, debe C3lS derar una extensin en el alcance del examen y prueba detallada. E~to'implica una considera'~:'c1n':del costo de la labor adidonal en rel3:in con el riesgo de no ~~
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efectuarlo, en trminos de prdida financiera o disconformidad transacciones con los requisitos pertinentes. de las En a gunas circunstancias, el auditor puede recomendar apropiadamente que la extensin del examen y prueba detallada sea llevado a cabo por la entidad. Tal medida sera aplicble si los hallazgos de auditorla revelaran un grado de error, incumplimiento, o irregularidad tan gra . como para que sea necesario solicitar a la administracin un e segundo procesamiento de todas las transacciones implicadas y tomar las acciones correctivas necesarias como parte de su responsabilidad adm in istrativa. Alcance del examen y prueba detallada que afecta la responsabilidad funcionarios de

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Una de las responsabilidades legales de la Contralora General es el requerimiento de determinar responsabilidadEs de los funcionarios pblicos. Esta responsabilidad implica averiguar si existen desembolsos ilegales; errneos o inapropiados por los cuales es responsable por ley un funcionario que autoriza o paga. Al determ nar el alcance del examen y prueba detallada para una tarea de auditora que comprende tales tipos de hallazgos se debe tomar debida cuenta de la necesidad de efectuar suficiente trabajo, como una prueba de la efectividad de los procedimientos de la entidad, para que la Cortralora General pueda cumplir con sus responsabilidades. Examen del sistema contable y estados financieros Si los objetivos de la auditora requieren un examen de los estados financieros de la entidad y una opinin sobre ellos, se debe efectuar un examen adecuado de las transacciones financieras, registros, sistemas y procedillientos de contabilidad para respaldar nuestras conclusiones y opiniones. Al g-ado mximo posible, el examen del sistema contable y de transacciones de recaudacin y desembolso deben ser integradas y no efectuadas como labores separadas. Revisin general de las operaciones financieras

Adems del examen y prueba detallada de las transacciones financieras que sea necesario, sera recomendab e efectuar una revisin total de las operaciones financieras relacionadas con la actividad ba'o 113
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t examen para el perodo de la auditora o para ,::ualquier otro perodo apropiado para conocer acecuadamente las operaciones bajo examen, tener una perspectiva adecuada :-or medio de le cual se pueden considerar nuestros hallazgos e Kientificar reas problema, reales o potenciales de naturaleza general, ~e sern considerada por el Congreso y por los funcionarios de la entidad. Adems de probar la confabilijad e integ-idad de los estados financieros de una entidad, el uditor debe ser capaz de interpretarlos. Mucha de la labor implicaca al interpretar les resultados financieros de las operaciones se efecta por medio de comparaciones, determinar la razonabilidad de las cifras y verificacin de los motivos de importantes variaciones o diferencis. Para llevar a c-3bo dicha labor es necesario: 1. Comparar las recaudaciolES reles con las cantidades que figuran en el presupuesto presentad:> :11 Ccngreso tom3ndo en cuenta las responsabilidades de recaudacil de fondos de la entidad; 2. Comparar los gastos realES, por tipos espec 'ficos de desembolsos, con -las cantidades que figuran en el presupuesto presentado al Congreso, 3. Comparar los costos real3s con aquellos p8supuestados caciones de actividades d-=impoctancia, segn clasifi-

4. Obtener y evaluar las Explicaciones de 13s causas de importantes variaciones entre cifras rEales y 3quellas presupuestadas; 5. Comparar el rendimiento real en trminos financieros con aquel de perodos anteriores o Cal cualquier norme de medida o rendimiento del trabajo, si la hay, esteblecida o utilizade POf la entidad; 6. Evaluar la razonabilidac de items indivicuales o clases de activos, pasivo, ingresos o gastos relacionados ent8 ellos, con la experiencia anterior, con los logros, c con cualquier otro patrn de referencia apropiado. Se deben obtener explicac one~ acerca de las -elaciones qtle no parecen ser razonables o lgicas.

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Factores que deben tomarse en cuenta al interpretar los resu Itados financieros. Antes de comprender e interpretar satisfactoriamente los resu Itados financieros de las operaciones de la actividad bajo auditora, debemos compreflder totalmente los objetivos, requerimientos legales, mtodos de ope~acin de la entidad y cualquier otro factor que pueda tener relacin con los resultados. Otrm factores de importancia financieros incluyen: al analizar e interpretar los resultados

1. Estad sticas sobre los beneficiarios de servicios prestados; 2. Situacin de los requerimientos o solicitudes de servicios prestados y cualquier cambio durante el perodo; 3. Efectos de nuevas leyes o reglamentos; 5. Fact'Jres empleo; 6. CamJios perodo; econmicos tales como precios, actividad industrial y

en la naturaleza

o mtodos

de las operaciones

durante el

7. Prc-:icas relacionadas con el mtodo de cobrar por servicios prestados (base, restricciones, cambios durante el perodo); 8. Efecto e importancia relativa de cualquier actividad urgente efectuada durante el perodo, 9. Hechos importantes financieros. Contabilidad ocurridos despus de la fecha de los estados

completa de autorizaciones

de asignaciones

Si los informes financieros de una entidad disponible al Congreso (incluY::lndo presentaciones presupuestarias incluidas en el presupuesto del Ejecutivo) no revelan totalmente las operaciones financieras para las actividades financieras por asignaciones regu lares, se debe considerar el incluir resmenes apropiados en nuestros informes de auditora hasta sJbsanar la deficiencia. Como un m nimo, tales resmenes deben mostra- una contabilizacin sobre las autorizaciones de asignaciones 115

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efectuadas y las obligaciones y gasOs inheren-:es, Nuestra labor de auditora debe incluir revisiones necesarias ce esta inf:Jrmacin para respaldar cualquier observacin en nuestros informes, Operaciones de fondos rotativos Cuando las actividades se financian ::on fordos rotativos o renovables la revisin debe incluir una consideracin del 'lO umen y alcance de las operaciones efectuadas en comparacin con ~stcs factores segn hayan sido conside'rados por el Congreso al autorizar e, mtodo de fondo renovable. Debe info~marse al Congreso acerca de ampliaciones importantes en tales operaciones, especialmente s OCJrrEn s n haber sido informadas. Revisin de los desembolsos Es recomendable efectuar una re'IISlon ,;erEra de t:Jdos los desembolsos de una entidad o actividad bajo, el eXnen para poder verificar totalmente si se les efectan para los p -oosito~ autorizados o intencionados y si efectivamente sirven dichos ~.ropsitcs, Se debe comprender la filosofa del trabajo d8 la admin'stracin de la entidad al efectuar los desembolsos c::>mo prte de esta revisin. El grado de mentalidad de econom a, si lo hay, er Jn3 entidad puede tener un efecto importante en las decisiones relacic.nadas con los desembolsos, Se debe tener en mente est influenc'a iltangible seguidas al promover una economa en a entid3d. y las prcticas

Ya que la Contralora es parte del ::oder le; slativo, nLestras revisiones de los desembolsos de la ent dad debEn hacerse reconociendo totalmente la siguiente filosofa expre~ada por el Comit de la Cmara de Representantes, sobre Asignacione~') liLa econom a no empieza ni termina en los Salones del Congreso, Bajo la Ley de Presupuesto y Con-:abilidad ES responsabilidad del poder ejecutivo del Gobierno remitir anuall11eflH al Congreso los estimados de las cantidades que los funciona-ios del poder ejecutivo piensan que se requerirn para apoyar las 3cti/idades necesarias del Gobierno. E I Congreso revisa e~tos es:imados '1 cecide qu cifras mxi(1) Infurme de la Cmara de Representantes No. 1;97. Congre.o de L.ey sobre Asignaciones Generales, 1S51, p. 9 31, Segunda S~sin. Proyecto

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mas deben ser asignadas para las distintas ley de asignaciones anuales proporciona Congreso.

actividades, y el proyecto de las cantidades fijadas por el

"La asignacin de una cantidad dada para una actividad en particu lar constituye solo un tope de la cantidad que debe ser gastada en la octividad. Los funcionarios administrativos responsables de la administracin de una actividad para la cual se ha establecido la asignacin tienen la responsabilidad final para la prestacin de todos los servicios necesarios con la suma ms baja posible dentro de la cifra fijade por

el Confreso. Todo funcionario del Gobierno que es responsable de administrar un programa debe asumir parte de la responsabilidad por el dficit de Tesoro Federal. En primer lugar, debe tomar en cuenta el estado de las finanzas Federales cuando recomiende a la Oficina de Presupuesto la cifra que, a su juicio, es necesaria para apoyar su actividad. En segundo lugar, es su responsabilidad controlar y a.dministrar las actividades bajo su jurisdiccin para gastar lo menos posible de los fondos asignados".

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DEFINICION

CAPITULOVIII

DESARROLLO

DE HALLAZGOS

El pr::>ceso ms importante de nuestra labor de auditora es el desarrollo d~ hallazgos que sern comunicados a otras partes interesadas. (Nuestra poi tica bsica de comunicacin est establecida en el cap tulo I del "Manual del Informe"). . La palabra "hallazgo" tiene muchos significados y connotaciones y transmite una idea diferente a distintas personas. Sin embargo, en nuestra labor se le debe dar el sentido de recopilacin y sntesis de informa:in especfica sobre una operacin, actividad, organizacin, condicin u otro asunto que hayamos analizado y evaluado y que consideram,)s de inters o utilidad para el Congreso, sus comits y miembros o para los funcionarios de la entidad. No es necesario que se le emplee en un sentido crtico ni que se refiera slo a deficiencias o debi Iida:ies. El trmino "hallazgo" abarca: obtenida. Puede in~luir casos,

1. Hech.)s y otra informacin pertinente situaciones o relaciones reales. Por e.emplo:

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a. Ms de 900.000 literas de tropa, de 1.600.000 disponibles para los viajes efectuados durante el perodo cubierto por nuestra revisin, estuvieron desocupadas. . c:l'olE""'l 119 ... :---". ~
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b. A la Inspectoria General directa ante el Ministro. se le ha i1si~1ado una responsabilidad 2. Conclusiones basadas en el arlisis del sil,ificado los hechos y otra informacin obtenida. Por ejemplo (en relacin con los ejempbs e importancia de

an eriores):

a. Pensamos que la mayor parte de eite espaci:> desocupado para literas se debe a la falta de una poi tica s6l"da de transporte areomartimo, ya que durante el mismo :>eriodo gran cantidad de tropa fue llevada por unidades de tl1l"spor13 areo militar en aviones militares y aviones comerciales fletados. b. Pensamos que la asignacin de dichE r~sponsa:Jilidad a la Inspectora General proporciona a Inspectcr 3Eneral mxima dependencia en el planeamiento, programaci1, e-jecucin e infonne sobre revisiones de todas las actividades del V1 - is1erio. Un hallazgo no es necesariarr ente algo que Iite-almente encontramos. La informacin en la cual se basa eit ~e1eralme te ah todo el tiempo, y posiblemente es conocida por otros. Un hallazgo es el resultado de la informacin oesarro lada, una reu1in IQica de informacin y una presentacin de conclusiores basndoie en teda la infonnacin. No es necesario que los hallazgos auramente 'nfcnnativos incluyan conclusiones. Un hallazgo es la base para recomendar las medidas que debe tomar el Congreso o la entidad, != ero u na rec::nendacin no es parte de un hallazgo. CARACTERISTICAS Un hallazgo debe: Ser lo suficientemente importante nicacin a otras personas; corro para merecer su comuREQUERIDAS

Estar basado en hechos y ev dencias precisas que figu ran en nuestros papeles de trabajo; Desarrollarse en forma objetiva; Estar basado en una labor suficiente conclusin resu Itante; 120 c:> o r:ara espaldar cualquier

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Ser convincente. Las conclusiones deben ser lgicas y razonables y det'en derivarse claramente de los hechos presentados. Cada Jna de estas caractersticas est sujeta a interpretaciones personales. Es imposible definir con precisin trminos tales como "importancia", "completo", "suficiente", "convincente" y "razonable". Aunque en este cap tu lo no se definen estos trminos, s se presentan ciertas consideraciones bsicas que sern utilizadas al reconocer y desarrollar hallazgos que, si se aplican adecuadamente, ayudarn a lograr las caractersticas requeridas. DESARROLLO DE HALLAZGOS

Como se ha indicado anteriormente, un hallazgo puede ser favorable o desfav:xable. La primera normalmente requiere un desarrollo menoS extensivo en el informe, que la segunda. Sin embargo, la cantidad de labor de auditora requerida para respaldar un hallazgo favorable depender de las circunstancias y del grado de respaldo que tenga la situacin favorable. Lo que informamos no debe conducir a conclusiones errneas y debe estar plenamente justificado por la labor efectuada. Ya qLe la mayor parte de nuestra labor de auditora se utiliza para revisar actividades que deben mejorarse, el material en este captulo se dedica principalmente al desarrollo de informacin que muestre la necesidad de mejorar la operacin bajo revisin. FACTORES QUE DEBEN CONSIDERARSE

El personal de auditora debe estar capacitado en las tcnicas para desarrol13r observaciones en forma objetiva y debe tener un punto de vista realista para hacer juicios y llegar a conclusiones justas y reales. Los factores que se deben tener en mente son los siguientes:

1. Las condiciones y circunstancias existentes en el momento en que ocurri el hecho o se efectu la transaccin bajo examen, y no aquellas existentes en el momento de efectuar el examen.- Para obrar
con justicia, objetividad y realismo debemos evitar juicios y conclusiones sobre el rendim iento basndonos en una percepcin tard a o en "criticar el partido el lunes por la maana". Debemos asumir el peso de la prueba si nuestra evaluacin nos lleva a la conclusin de que la decisin de la entidad fue irracional, incorrecta o inapropiada.

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2. Debemos considerar lo ndole, complejidad y mognitud cuantitativo y financiero de las operaciones o segmen tos que se estn evaluando.A pesar de que siempre estamos interesados en ~ejorar el rendimiento, no hay que pensar que debe criticarse cualquier asunto que no es perfecto. El adoptar un punto de vista de esta nturaleza no significa que no se informar al Congreso o a la cdministraci6n de la entidad acerca de asuntos importantes, con nueitras recomendaci0!1es para lograr mejorar,Sin embargo, cualquier evaluacin de estos asuntos debe reflejar un juicio maduro ~ realtsta de Jo ::ue razonablemente se puede esperar segn las circunstancias. 3. La necesidad de someter lo obser14cir. {J".Jtencia,o n anlisis honesto y crtico para encontrar posibles fallas / un nzonamiento ilgico al relacionar hechos y. situaciones 001 Uz:geJ sus dectos.La tcnica de hacer el papel de l/abogado del diabb" e5 l1UY til para identificar puntos dbiles en nuestros hallazgos poten:iales. Debemos observar normas muy altas de objetividad. Por o tantc, debemos estar en guardia contra la tendencia natural de ra:ionaliZ3r nuestras interpretaciones de los hechos y situaciooes p;!r:irentes y dejar de considerar la informacin contraria. Ceberrm estar :ln I~uardia tambin contra la tendencia de l/evitar" hallargJs que requieren una gran inversin de tiempo y esfuerzo al trat3r de descrrollarlos adecuadamente sin buenos resu Itados. 4. Se considera a la Contralora General principalmente como una fuente autorizada y experimentada en aSLntos legales, contables y de auditora. A pesar de que nuestra labor cE 3uditora nos lleva a reas en las cuales no se nos considera como E'xpe~tos, Estamos adqu riendo cada vez ms experiencia tcnica en rBcS talES c,:>mo econom a, estadstica, ingeniera, y ciencia actuari31. Sea wa" fuere el tema, nuestra labor debe ser lo suficiel7temen,e com{'letc para presentar uno base claro poro nuestras conclusic.nes y reCJmendaciones, para poder demostrar su propiedad y raciora/idld a terceras personas en forma convincente. No podemos asumi,- q.ue otro; aceptarn nuestras conclusiones y recomendaciones sim:;le:nente porque nosotros las manifestamos. La utilizacin de los seuicics de consultores externos es a menudo til para resolver asuntos tcni:os. 5. Autorid6d legal. - La mayora de as leyes aJlicables a las operaciones de una entidad confieren un grdo de d'scredn con la cual la Contralora General no puede interfer r, En mLchos casos, existen lmites definitivos en cuanto a la jiscrEci:>r conhrida por el Congre~o~' Nuestra poltica es informr 31 Con~eso acerca de los casos en

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los cueles pensamos que la entidad no est cumpliendo con la ley o si es necesario modificarla. Tambin debemos tomar las medidas necesarias para evitar o recuperar gastos ilegales.

6. Difere.1cias de opinin.

Al ejercer sus poderes discrecionales, los funcionar'os de la entidad pueden tomar decisiones con las cuales no estamc.s de acuerdo. N-o debemos criticar tales decisiones si parecen haber sido basadas en una consideracin adecuada de los hechos disponibles en el momento y que eran razonables segn tales hechos. Tampco debemos criticarlas solamente porque tenemos opiniones distintas acerca de la naturaleza de la decisin que debera haber sido tomada. No debemos sustituir nuestro juicio por aquel de los funcionarios de la entidad. En estas circunstancias, nuestras conclusiores y recomendaciones deben basarse en los resu Itados o efectos de la decisin en cuanto al programa, operaciones, gastos, etc., de la entidad. Puede ser posible sealar que la entidad se equivoc en su proceso de toma de decisiones porque no contaba con un sistema diseado para proporcionar toda la informacin necesaria para llegar a una buena decisin.

PASOS QUE DEBEN SEGUI RSE Una Vf:Z que el equipo de auditores haya encontrado una debilidad o deficiencia aparentemente importante en la forma en que se efecta la operacin, el auditor responsable, debe hacer planes especficos para el desarrollo apropiado y rpido de todos los aspectos pertinentes del problema. El proceso de desarrollo de un hallazgo adverso implica lo siguiente: 1. Identi1icacin de asuntos deficientes, defectuosos, etc., segn se les mida en comparacin con criterios aceptables y generalmente una forma demostrada de hacerlo mejor. Unos criterios aceptables pueden ser aquellos establecidos por ley o por instrucciones' de la entidad, y si stos no han sido establecidos, tendremos que establecerlos y enunciarlos. 2. Identificacin de lneas de autoridad y responsabilidad nismo con respecto a las operaciones implicadas. 3. Verificacin de las causas de la deficiencia . en el orga-


5. Determinacin 6. Identificacin de los efectos.) importancia ce la deficiencia. y solucin de a;untos le~ales.

7. Obtencin de comentarios de personas organismos directamente interesados que pueden estar 3fectados erl forma adversa por nuestras observaciones. 8. Determinacin recomendarse. de posibles acdones correctivas o mejoras que pueden

La labor efectuada, la infcrllacin ob:er ida, y las conclusiones alcanzadas en el proceso de desarrollo deben Estar ampliamente respaldadas por documentos en los p~eles de tr3b3jo conforme se va efectuando la labor. Este paso ne. debe di':eri -se nunca hasta que la fase de preparacin del informe est en proc~o. El desarrollo total de un lallazgo .;oltempl que se informe al Congreso o a la entidad interesada o a amb~l), Todo el proceso de desarrollo adecuado de un hallazgo requiere una acumulacin de toda la informacin apropiada neces~ia para in10rmar adecuadamente de acuerdo con las caractersticas, norrras V recpJerimientos bsicos establecidos en el Manual de Ir forme. El .aber qL e es necesario preparar un informe y pensar en dicho inf04'n-E mientras se desarrolla un hallazgo tendr como resu Itado una uditora :! informe de mejor calidad, Se debe evaluar continuamente la natJrak:za, e:::istencia e importancia de un hallazgo durante el proceso do:!desarrol o para determinar si sern necesarios futuros esfue-zos para cEsa-roll3rlo totalmente. Al dirigir y controlar la utilizacin de nuestro~ recurscs de potencial humano, el auditor piensa en trmilos de tral::aj,) preliminar, revisiones de la legislaci n y exmenes y prL ebas dete lIdas. Ertas fases del esfuerzo son generalmente necesarias p<ra completar e de~arrollo de los hallazgos. Sin embargo, debemos re::c-nocer, : E pJeden haber casos en los cuales se ha desarrollado un hallaz~o sin haber completado fsicamente todas las fases de trabajo y revisin de la auditora. Si en cualquier momento durante nuestra labJr pensam(o~ cue te,nemos un hallazgo adecuadamente desarrollado (criterio, causa irrportancia, responsabilidad, legalidad y mejoras nec~sarias) d~Jell0S informar inmediatamente a los funcionarios de 13 entidad ~ca d:l nuestros hallazgos, conclusiones y recomendaciones y debello~ proceder a preparar la parte del informe relacionado. 124

Identlfico,;/n de lo deficiencia. Este paso abarca los exmenes y wrificaciones necesarias parra reunir y establecer claramente todos los hechos pertinentes. En los trminos ms simples, esta operacin es la fase "qu - cundo - dnde. cmo". Incluye la comparacin de operaciones reales con el criterio o requerimientos establecidos ya sea en forma de leyes, reglamentos, normas de rendimiento, presupuestos operativos, o decisiones del Contralor General. Puede implicar un examen del :riterio o requerimientos establecidos a falta de los mismos. Tambien incluye la determinacin del calibre del rendimiento cuando no existen normas prescritas (por ejemplo, hacer viajes innecesarios, comprar material innecesario, asignar tareas innecesarias a los empleados). Er estos casos frecuentemente significa identificar los desperdicios que se pueden evitar, una forma ms eficaz de operar, o un procedimiento ms econmico. Debemos llegar a acuerdos con los funcionarios correspondientes de la entidad acerca de la correccin de los hechos aunque puedan haber desavener.cias en cuanto a los motivos, importancia y necesidad de medidas correctivas. La incapacidad de llegar a acuerdos acerca de los hechos, ~in embargo, no excluye la necesidad de informar sobre un asunto si estamos razonablemente seguros de la correccin de la informacin que hemos desarrollado.

Identificacin de lneas de autoridad y responsabilidad en el organismo con respecto a las operaciones implicadas. Debemos identificar a las
personas directamente responsables de la operacin y a los niveles ms altos de responsabilidad para saber con quin debemos discutir el problema y a quin debemos dirigir las comunicaciones respectivas. Tal identificocin es especialmente importante en las instalaciones descentralizadas que estn sujetas a control por parte de los niveles ms altos de la entijad. Para lograr un control interno administrativo eficaz sobre las operaciones es necesario contar con una clara asignacin de responsabilidad, con la debida autoridad para llevarla a cabo. Podemos encontrar, como parte de nuestra revisin, que la deficiencia identificada existe porque no se definieron no comprendieron las autoridades y responsabilidades.

Verificacin de las causas de la deficiencia. Debemos identificar y comprender as causas de una deficiencia si hemos de revisar apropiadamente, informar imparcial y eficazmente y sugerir acciones corre
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Debemos averiguar por qu tu\<> lugar la s tJacin adversa, por qu sigue existiendo, y si se han establecido proce:fmientos internos para evitar dicho resu Itado o si aquel!)s establecid.)s han sido ineficaces o mal implementados. Pueden hatBr varias ::ausas. La ms importante generalmente es una debilidad en el sistema acministrativo que permiti que ocurriera la deficiencia, la cual, a nc ser que se le corrija, permitir que aparezcan deficiencias simi ~res. Las medidas correctivas normalmente implicarn mejoras en el sistema adm nistrativo. Al comprender la causa de la cEficiencia po:!remos identificar problemas que requerirn examen :lL rante nJes-:ra auditora. otros

Determinacin
determinacin

de si la deficienc:a
es necesaria para:

es aisltlda o muy difundida.

Esta

1. Llegar a una conclusin apropiada acerca de la importancia relativa de la deficiencia. Esta conclusin es a menudo esencial en nuestros esfuerzos por alentar a los funci :>narios de la entidad a tomar medidas correctivas. Tambin afecta la de:;isin a::e-ca del ni'/el apropiado de informar. 2. Hacer recomendaciones apropiadas de cc:;iones correctivas. Si estamos convencidos de que la condicin Est muy difundida ylo es probable que vuelva a ocurrir, ::or ejempkl, cebemos recomendar a la entidad que tome las medidas ne:;esarias para impedir errores continuos e identificar V, si es posibl~, -emediar errores anteriores.

3. Nuestras pruebas deben ser normalmentE su-=icientes como para mostrar si la condicin est muy di1u dida. Pod~mos, sin embargo, recomendar que la entidad tome las medidas necEsarias para determinar el alcance total de la deficiencia. S.)lamen e el circunstancias especiales debemos comprometer nues rc,s recurws dE potencial humano del equipo de auditora ms all d~ o razonabl:! para demostrar que el asunto requiere atencin. Despus de que a entidad haya empezado con la labor ya ampliada, nuestra funcil es ms que nada seguirla y revisarla de vez en cuando pl"a determinr si los esfuerzos de la entidad se han efectuado en forll3 debida y 5i han eliminado las deficiencias en forma adecuada. Aunque un tipo especfico de deficieflcia o irregularidad no sea frecuente o no est muy difundidc, casos individuales pueden ser en oca'siones'tq suficientemente importan13s en s, er trminos de naturaleza, mag~ituf~rocedente, peligro pote cial o inters del Congreso como

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para requerir un desarrollo total e informe. As, una condicin adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no estar muy difundida an, pero podra tener implicaciones o posibilidades ms importan:es si no se le eliminara. Determin.JCin de los efectos o importancia de la deficiencia. Debemos considera~ completamente los efectos o importancia de la deficiencia en la forma :m que la entidad lleva a cabo sus programas. Estamos interesados no slo en el resu ltado inmediato, sino en los efectos colaterales, intangibles de largo alcance u otros efectos tanto reales como potenciales. Por ejEmplo, un desembolso de fondos con propsitos que no han sido con1emplados por el Congreso al hacer autorizaciones y asignaciones a una entidad sera ilegal y se tendran que tomar medidas apropiadas para recuperarlos o cualquier otra medida pertinente. Adems, debemos considerar otros efectos adversos de dicha prctica (por ejemplo, la utilizacin de fondos para otros propsitos y no aquellos para los cuales se hicieron las asignaciones; la evasin, intencional o no, de la intencin del Congreso; el control debilitado del Congreso, etc.). Cuando sea posible, debemos determinar los efectos financieros o prdida causada por una deficiencia identificada. Tales determinaciones demuestran la necesidad de medidas correctivas y faci litan la presentacin de un informe convincente. A veces no es prctico ni posible calcular una prdida financiera, real o futJra. La incapacidad de medir o estimar una perdida financiera no es una razn vlida para no informar acerca de observaciones importantes. Una de nuestras funciones es sealar las condiciones que podran oca:;ionar prdidas de un tipo o de otro. Cuando, la importancia de una deficiencia se representa por una prdida potencial, el informe debe sealar claramente este factor.

Identificacin y solucin de asun,o; legaleJ.. El oportuno reconocimiento y solucin de asuntos legales es p3rte ese ld I de la labor de auditada y afecta la esencia de nue tros hal lgoS y recomendaciones relacionadas. Las acciones formles del Congreso son leyes y nuestras revisiones de auditora deben efec uarse ~conociendo completamente los requerimientos estatu tarios re a-:ivos a la utoridad y operaciones en la entidad. Nuestra labor ser incompleta si existe, a3unbS legales que no se reconocen ni resuelven. Por lo tanto, dete obtererse lo antes posible fa asistencia de la Oficina del Censejero Ju dice en nuestra labor de desarrollo para ayudarnos a cc.n~iderar 3.je,~uacamente los aspectos legales. Hay tres aspectos legales bsic)s de los hallazgos de auditora sobre deficiencias que deben tomarse el ::uenta durante la fase de desarrollo: 1. Legalidad de la accin o prc:ica defic E'nte en relacin con leyes aplicables, incluyenco los regl~ntos cue -:ienen fuerza de ley y las decisiones en cuanto a la interpretacin CE dicha, leyes; 2. Conformidad de la accin o prctica deficiente con la intencin del Congreso al promulgar la ley p3rtinente. aunqUE parezca que se cum. pIe literalmente con la ley;

3. Posibles soluciones

legales bajo leyes -:-):is-:entes por medio de las cuales se pueden recuperar costos o prtf ds innecesarias o tomarse medidas penales.

Si el hallazgo implica, dire::t3 o indirE'etam~nte, asuntos legales para los cuales no se ha sentado ri gn preceoonte, tales asuntos deben resolverse pronto, ya sea a travs dE'consu tas 'nfolllales con la Oficina del Consejero Jurdico o a travs de una :onsult formal al Contralor General. El auditor debe preparar m3morndLm sobr~ las discusiones con la Oficina del Consejero Jurdicc., y debefl enviar:.e copias al abogado consultado, as como al director 3Sstente :orrespc.ndiente, y al director regional.en caso de tratarse de Ula labO("-egiona!. El abogado podr entonces 'confirmar o revisar su o)inin nfermal y evitar conceptos errneos en el futuro. Los borracores de Ie.s infornes deben ir acompaados por memorndums pertinen-:es de wditor3' durante el proceso de revisin del informe.

128

Se debe solicitar siempre la asistencia de la Oficina del Consejero Jurdico cuando existan o puedan existir problemas legales. El Memorndum GeReral de Auditora No. 6 proporciona una lista de abogados con los cuales se pueden discutir asuntos legales, por reas de responsabilidad. El personal de la oficina regional est autorizado para discutir asuntos legales con la Oficina del Consejero Jurdico por telfono y debe hacerlo cuando se considere que tal medida es apropiada para conocer ~ explorar oportunamente los aspectos legales de la deficiencia. Debe informarse a la sede central, sin embargo, sobre estos asuntos antes de celebrar dichas discusiones. Esto podra eliminar contactos innecesarios con la Oficina del Consejero Jurdico, mantener a los funcionarios de la sede al tanto de los problemas legales en cuanto se les identifica y cuando sea necesario, ayudar a identificar a algn abogado que est familiarizado con el programa o tipo de problema implicado. La solJcin de problemas legales es importante pero es slo una fase de 13 labor. Por ejemplo, una prctica de la entidad observa.da puede se- enteramente legal pero sin embargo inconveniente o tener efectos adversos. Nuestra poi tica es desarrollar e informar acerca de hallazgos importantes que impliquen desperdicio, derroche, imprudencia, u otl"3 falta de proteccin de los intereses del Gobierno. Debemos considerar la legalidad de una prctica pero no se debe pensar que no es necesario comunicarla por ser inconveniente si nuestros estudios respaldan tal ceonclusin. Obtencin de comentarios de personas u organismos directamente interesados que podran estar adversamente afectados por nuestros hallazgos. La poi tica es brindar a las entidades y a otros organismos y personas que estn o padr an estar adversamente afectados por nuestros informes de auditara la oportunidad de hacer comentarios escritos o verbales sobre los hallazgos y proporcionar informacin o explicaciones adicionales ant8s de presentar los informes. Estos comentarios e informacin adicional deben reconocerse y discutirse en los informes finales hasta un grado apropiado como para hacer una presentacin completa y objetiva. Si no se puede conseguir que las partes afectadas efecten una revisin previa, debe manifestarse este hecho en el informe y se ->-.~ reducir la distribucin y disponibilidad del mismosegnlseaconv "lfte. '1 . () ,
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Para la labor efectuada a solicitud de un comit o miembros del Congreso, el alcance y mtodo de re..,isin lXevia estar sujeto a cualquier entendimien o con la iiilutoridad sol"citcnte y con cualquier limitacin impuesta por dicha autoridad. Si se 'hacen cambios importantes en nue,trcs hallazgos o recomendaciones despus de recibir los comentarios p-eliminHes se debe brindar a las personas u organisrnosafectados otra 0pJrtunidad de hacer comentarios antes de presentar el informe. Se pueden obtenEr comentarios adicionales verbalmente excepto cuan o se cree CL.e e~ necesario tener una respuesta por escrito para evitar cualquier niiillen-:endido acerca de la . situacin de la parte afectada. Asimismo, se ceben obtener comentarios adicionales cuando los originales no pareCEn estar relacionados con las conclusiones y recomendaciones del borrad.)r 001 ir forme. Cuando se requieren otros c:omentari:>s, debe conseguirse la cooperacin de las partes implicadas :Jara evitar una d~mora indebida en la terminacin del informe. En el captulo 6 del Man al de Info-me se encontrar una discusin ms completa acerca de nue,tra poi t ca :::oncerniente a la obtencin de comentarios previos. Determinacin de las recomendaciJnes de acciones ::orrectivas

Nuestros hallazgos normalmente de~n :;sta- seguidos por recomendaciones a los funcionarios responsables para corregir la deficiencia o evitar su reaparicin. No siempre podemos recomenda' espec -fi: mente las acciones que eliminarn un defecto. La funcin bsica de udi ora es identificar la deficiencia y prcticas que deben !2r corregiJas o fcrtalecidas. La administracin de la entidad es responsab e de tomar las Tledidas pertinentes. Por otra parte, nuestro estudio del problEma ;eneralmente ser lo suficientemente amplio como pan permiti'no~ hacer sugerencias constructivas acerca de las medidas .:orrectivlS a:Jro::iadas que se deben tomar. _ Si la deficiencia en la cual estanos interEsados e; un incumplimiento de ios'ti'~~~rimientos legales e 'eglamentos relacionados, nuestra recomelidacfn debe ser ms cons-:ructiva qJe E I limitarse a recomendar , qYE:! la entidad cumpla con ellos. Debemcs 13cer una recomendacin . .~ -

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130

bsica que d como resultado un fortalecimiento de los procedimientos o prct cas seguidas para evitar la reaparicin de la deficiencia. Debemo:; considerar siempre, sin embargo, lo que costara llevar a cabo las medidas recomendadas en relacin a los beneficios. El captulo 14 dellV1anual de Informe contiene informacin adicional acerca de la necesidad de hacer recomendaciones y tipos de las mismas. Cambios en el alcance y direccin de la labor de desarrollo.

La informacin adquirida segn progresa la labor de auditora puede indicar 13 necesidad de un cambio en la direccin o nfasis del trabajo planificooo inicialmente y/o una extensin o reduccin en su alcance . Para reCJnocer la necesidad de dichos cambios se requiere una vigilancia supervisora continua sobre el desarrollo de hallazgos potenciales, una estrecha revisin de la informacin que har posible la toma de decision~s oportunas en cuanto a la forma en que se debe proceder. El capt..Jlo 17 proporciona una gua ms detallada sobre la administracin de auditarlas y utilizacin de nuestros recursos. En gEneral, la labor de desarrollo de un hallazgo debe continuarse siempre y cuando la importancia del mismo y los logros potenciales justifiquen la utilizacin de nuestros limitados recursos de auditora. Si parece, sin embargo, que lo que estamos encontrando no es tan importante como se crea en un principio y que se va a lograr muy poco por medio de un trabajo futuro, se debe discontinuar la auditora y explicar claramente dicho proceder en los papeles de trabajo. Nuestra labor de desarrollo no debe continuar en ningn caso slo para racionalizar el gasto de potencial humano ya efectuado o para tratar de "hacer algo de a nada". La decisin de discontinuar la labor en las porciones de la auditora que son poco prometedores debe ser aprobado por el Auditor Supervisor responsable. Otro :ambio en el alcance que se debe considerar es la necesidad de obtener informacin en todos los lugares seleccionados en la fase original de planeamiento. En algunos casos podemos encontrar, conforme progresa el trabajo, que una cantidad de lugares que se haba planeado visitar pJeden ser ms de los necesarios para demostrar adecuadamente el punto que estamos tratando de sealar. Si una revisin limitada, establece ra~onablemente la necesidad de una mejora administrativa, debemos informar de inmediato a los funcionarios de la entidad acerca de nuestros hallazgos, conclusiones y recomendaciones. En algunos casos una prEsentacin verbal de nuestros hallazgos ser l forma '
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eficiente y eficaz de transmitir nU3stro mer ~je y de obtener acciones correctivas oportunas y decisiva" Se reCOrT E'nda hacer uso de cuadros, grficos y otras ayudas visuales para unE pro::sentacin eficaz. Sin embargo, an cuando se haga una :resentacil \erbal generalmente ser conveniente preparar y emitir ur irrforme es rite, OBTENCION Categoras

y UTILlZACION

DE EVIDE J:lt.,

generales

de la evideocia

La evidencia es la informacin especfi::a <>aterida durante nuestra labor a travs de observacin, entrevistas examen de los registros. Para nuestros propsitos, la evidencia puede: asjficc.-se como: 1. Fsica; 2 Testimonial; 3. Documentaria; 4. Anal tica. Evidencia fsica se obtiene por medio :iE Jna ins:;eccin u observacin directa de (1) las actividadEs de las :ers)nas; o (3) hechos relac ioados con el objeto del examen. Tal evidencia puede docul1Entarse er memorndums que resuman los asuntos revisados u ob~r\ados; 1"0de trabajo que muestran la naturaleza y alcance de la in~e.:c n; y -=Ctograf"as, cuadros, mapas, grficos u otras representacionEs pictricas. El obtener y utilizar evidencia grfica es una forma mu'{ eficaz :Ja"3 expl car o describir una situacin ya sea en un informe ) en una p8serrtacin verbal. Por ejemplo, una fotografa clara dE una facilidcc de alnacenaje que ilustra prcticas de almacenaje inapropiadas o ine i: entes tienen un impacto mucho mayor que palabras que Explican dicres prc-icas. Cuando sea posible, debemo~ obtener el.' dencia fsica (como muestras) en respaldo de nuestros ha la;;:gos. La:- ectivicad de nuestra labor de auditora vara segn nuestra familiar acin con la naturaleza fsica de las operaciones, bienes y ::>tros reCJrsos de la entidad, y debemos aprovechar toda oportunidac para ot>ervar I.)s aspectos fsicos. La habilidad de atestiguar o inforl1ar 3.:erca de una condicin
" ..f!......

132

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realmen~ observada es mucho ms convincente ciones basadas en otros tipos de evidencia. que nuestras declaraEs -ecomendable que dos miembros del equipo de auditora hagan las inspECciones fsicas necesarias. Tambin debemos tratar de hacer los arre~os necesarios para que representantes de la entidad o del contratista nos acompaen para que puedan corroborar con nuestras observaciones. Si es practicable, debemos hacer firmar nuestros memorndums sobre inspecciones para ayudarlos a evitar cualquier controversia acerca de la precisin de nuestros hallazgos.

La utilizacin eficaz de la tcnica de observacin, incluyendo la vigilanci3 y el reconocimiento del valor de la evidencia fsica, depende en gran parte de la persona que efecta el trabajo. Por ejemplo, si se mantienB alerta, y es cu riosa e imaginativa observar en forma crtica los inventarios, las condiciones de las estructuras Y equipo, y las actividades de la gente.

Evidenc a testimonial La evidencia testimonial es la informacin obtenida de otros a travs d:l cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o por medio de entrevistas. Los registros de entrevistas pueden consistir de memorndum s basados en notas tomadas du rante las entrevistas, preferi~emente firmadas por las personas entrevistadas, o transcripciones registradas de todas las conversaciones. Al estar sola, la declaracin verbal o escrita de un funcionario de la entidad acerca de, por ejemplo, la cantidad y estado de los inventarios; tiene un valor limitado como e'idencia. Las declaraciones se tornan ms importantes y tiles, sin emtargo, si estn corroboradas por nuestras revisiones de los registros y de las pruebas fsicas de inventario. Las declaraciones de los funcionarios de la entidad son fuentes valiosas de informacin (explicaciones, justificaciones, lneas de razonamiento e intenciones) para proporcionar gu as que no sera fcil obtener a travs de una prueba independiente de auditora. Evidencia documentaria La forma ms comn de evidencia en nuestra documentos clasificados como: 133 labor consiste de

1. Externos.plo,

aquellos que se or ginan fuera de la entidad (por ejemfacturas de vendedcres y corn:spcndencia que ingresa).

2. Internos.aquellos que S3 or ginan den ro de la entidad (por ejemplo, registros contables, correspor dencia que sale, informes de recepcin, arch ivos de ne,~ocicciones ~ ce respondencia interna),

E I auditor debe considerar c nc-tantemante la confiabilidad de las formas de evidencia documentaria utilizada en respaldo de nuestros hallazgos. Por ejemplo, un docunento externo q Je obtengamos directamente de su lugar de origen es "S Jigno d= confianza que el mismo tipo de documento obtenido a travs de la elt cad. Siempre debemos considerar la posibilidad de que los cocumentos obtenidos a travs de la entidad pueden haber sido altHadcs. Ser3 difcil alterar la mayora de los documentos sin que pueca JEtectarsE 13 alteracin. Cualquier alteracin importante debe inves-:igar~. Si 00 eitamos seguros de que las alteraciones son apropiadas, ser3 ,~onveni3nte efectuar una verificacin en la fuente de origen. Los siguientes son factores im:>ortantes qJ~ afectan la confiabilidad de la evidencia interna: (1) si les documer tos han circulado por otros lugares; (2) si los procedi" entos de -evisin interna de la entidad son satisfactorios para aiumi' que I~ e\'idencia es precisa; y (3) si la evidencia est sola o si sirve para corroborar otros tipos de evidencia. La evidencia interna que cir~u~ fuera de la entidad puede tener la misma confiabilidad que la eviden~i externa. Relativamente pocos tipos de documentos estn sujetos a revisin '1 aprobacin externa. Algunos ejemplos son cheques canceldos por u n banco (1) , rdenes de compra devueltas con el visto bU3 o del -endedor, certificados de depsito reconocidos por el Departamento de 13 Tesorera, y conocimiento de embarque recibidos por el cargador Los procedimientos internos tiEnen confiabilidad de la evidencia docu~ntaria un efecto importante en la q e se origina en la entidad

(1) Los jefes de equipos de auditora que d~er obtener fo'OC)pias de cheques girados por el Tesorero de los Estados Unidos o a favol de dE-positario~ e>tlanjeros o que necesiten informacin relaCionada con dichos completa cheques de::e 1 remitir of sus oJicitudes Plannin~ al Chief. Records Al reciManagement har and Services Branch. Office

.o.an nistratiJe

and Services.

bir u''a descripcion

de los cheJue;

~ Rccords Managcment otra inf.rma:\[jil

and Services Branch

los arreglos necesaris para obtener

(opas.J

necesaria.

1:: 4


y que circula slo en ella. Por ejemplo, una tarjeta de control; (2) su supervisor aprob la tarjeta; (3) la seccin de planillas (independientemente de las actividades de produccin) verific la tarjeta de control comparndola con la tarjeta de labor u horario de trabajo; y (4) si auditores internos o la administracin efectuaron revisiones sorpresivas de asistencia.
A veces tenemos que obtener evidencia documentaria ( y testimonial) de fuentes fuera de la entidad. Algunas fuentes que se pueden considerar son las siguientes: Poder Judicial del Gobierno Federal;

Minutas Alegatos Registros de audiencias Registros criminales -

especiales

Gobiernos estatales, municipios

y regionales.

Polica del Estado y patru lIas de carreteras Comisaras Despacho del Procu rador o Fiscal del Estado Despacho del administrador ejecutivo del condado Despacho del agente agricu Itu ral del condado Mdicos forenses y examinadores mdicos Jefes de bomberos Abogado o fiscal municipal Inspectores de salud, sanidad, construccin y licencias Agencias de bienestar y servicio social Oficinas penales locales Cortes Peritos tasadores Escuelas, academias y universidades pblicas Empleados del condado y municipales. Entidades privadas: Oficinas de crdito comercial Bancos y compaas financieras y de prstamos Compaas de seguros asociados comerciales:

135


Seguros de vida - Natiooa hssociafon of Life Undef'YVriters, NeVl' Yoro( City Seguros contra Incendio, - ational Board c,f Fire Undervvriters, New Yor< (ity. Compa as ferroviarias Compa [.as de aviacin Lneas de omnibus Compa as navieras Oficinas de telgrafo y telfcno Empresas de agua potable eI3ctricidad'{ as Archivos de peridicos Escuelas, academias y uriv3r;idades p ... adas Agencias de corre"taje de irrnuE'bles Asociaci ones au tomovi I StiCS Asociaciones y compa a~ oteleras Organismos profesiona es. Evidencia analtica

Se obtiene evidencia anal tC: 31 analiza e 'verificar la informacin. La evidencia analtica puedo: c:xsistir d'" los resultados de: 1. Computaciones 2. Comparaciones a. b. c. d. e. con:

Normas prescritas; Operacicnes anteriores; Otras op3raciones, transacdon3s Leyes o reglamentos; Decision3s legales.

o rercilTiento;

3. Raciocinio 4. Anlisis de informacin Suficiencia de la evidencia - en c.)mponenIEs.

La norma gereral bsica de evidEncia en respaldo de nuestros hallazgos es que debe ser suficiente y :onvncente. Nuestras '1ormas generales s.obre papeles de trabajo. iVer e cap tu o 181 requ ieren que sean claras y'comprensibles. si, explicaciJres verbes sup ementarias. E6


La diversidad de nuestra labor y los tipos de h911azgos son tan grandes =1ueno prescribimos en trminos especficos la naturaleza de la informacin de respaldo que debe incluirse en los papeles de trabajo. En general, sin embargo para que un hallazgo tenga un respaldo adecuado en los papeles de trabajo es necesario que se efecten todos los paso~ de desarrollo. Adems, los papeles de trabajo deben contener, para cae)paso requerido en el proceso de desarrollo, resmenes claros y memo-ndums relacionados, anlisis y copias de documentos necesarios par3 demostrar el trabajo efectuado en cada paso, resultados obtenidos, y conclusiones alcanzadas. Por ejemplo, un paso esencial es determinar los efectos o importancia de una deficiencia. El efecto o efectos pueden ser mayores costos, la lograr los propsitos intencionados, o reacciones adversas sobre operaciones relacionadas. Nuestros papeles de trabajo de respaldo deben d:=mostrar los efectos lo ms especficamente posible basndose en computaciones, comparaciones, testimonio, documentacin de la entidad, informes de auditora interna u otras fuentes apropiadas. La, sigu'ientes son gu as generales adicionales de la evidencia. Pertinencia Los papeles de trabajo e informacin relacionada acumulada al desarro ar un hallazgo especfico deben tener una relacin directa con Ia observacin y con nuestras recomendaciones. Este requerim iento no excluye el tomar notas apropiadas o hacer observaciones que sern considerads en otras reas de exploracin o reas-problema que se estudiarn. Sin embargo, debe evitarse la acumulacin indiscriminada de papeles y documentos que pueden estar relacionados con el tema pero que no tienen ringuna relacin potencial con el hallazgo. Se dEbe. eliminar los-papeles intiles. Antes de destruirlos, sin embargo el auditor jefe (u otras personas que tengan una responsabilidad supervisora mayor que la del jefe encargado) deben examinarlos para proporciomr informacin colateral til a la auditora o para revisiones futuras. E.l evitar una acumulacin de papeles innecesarios es en parte un asunto de juicio del auditor yen parte un asunto de supervisin eficaz. Ver el captulo 19 para un comentario relaciorado con papeles de trabajo. 137
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sobre la suficiencia

adicional

L....


Informacin de los fu ncionarios de le entidad El nivel en el cual se ob-iene :::li:ha inf.)rmacioo puede afectar su validez. Los puntos de vista del pers.)nal de enlace (o coorainacin de la entidad, por ejemplo pueden o 'o "r dicar la sit acin cficial de la entidad. Por otl"a parte, los puntos dE' vista ob:enidos de los funcionarios ms altos dellen considerarse no-malmen13 c:)mo autorizados. Sin embargo, no tel1emos que aceptar ccha inforMaci:>n como la ltima palabra sobre el tema. Los funci:)rarios de la enfdad en niveles ms bajos frecuentemE:nte pueden pro~lo-cionar una in10rrnacin ms real basados en un mejo~ conocimiento . compr'11sionde la :>peracin. Nuestra meta debe SEr obten~( JE las me"orES fu=ntes y de aquellas ms dignas de confianZ3 toda ~ "n-'ormaci':>n mportante relacionada con nuestros hallazgos. Para 10Jrar ~sta meta S2r lecesario conversar con todos los fu ncionrios de la entiood que puedan contribu r al entre" namiento. Las fuentes de informac n no deben estar restringidas. Se deben considerar y evalu' cJidadosallent2 los comentarios de los funcionarios de la entidad. S' nJ -esponeEn directamente a nuestros hallazgos, debemos tratr de expli::ales mejor y oDterer comentarios idneos. Informacin obtenida verbalmen-:e El Anexo I de este capitulo :ontiene L..ni gua para la obtencin utilizacin de informaci, verbal importante =n nues:ra labor. Informacin obtenida por medio dE westion3rios

II

Se pueden utilizar cuestionarios =f cazmerte en c rcunstancias apropiadas para obtener informacir c:)r una minil1a abcr de auditora por parte de grupos grandes ce pErsonas u or;anisrros pblicos o privados. El Anexo II proporcio,auna guia ;ob-e la utilizacin de esta tcnica. ResuItados de la revisin interna Los informes presentados por 3Uditores inflernos u otros grupos encargados de efectuar revisiones i~lternas pueden ~er valiosos. Nor" malmente quisiramos examinar el ~1(ograMa funJam=ntl de auditora, los papeles de trabajo, y los archi'os relaci :)najos como parte de la evaluacin del calibre y utilida:J de tales nfcrme3 en relacin con

. .
.

128


nuestra area de reVISlon. Generalmente quisiramos examinar algunas de las mismas transacciones cubiertas por los auditores internos para probar lE precisin y confiabilidad de la labor efectuada. Las ceondiciones presentadas en un informe de revisin interna pueden no ser la mismas que aquellas existentes en el momento del examen. Esta po~ibilidad debe considerar antes de determinar la utilizacin que se hH de los informes de revisin interna. Utilizaci.)n de asistencia tcnica

CU,anco el auditor tiene que evaluar asuntos altamente tcnicos, debe pr mero considerar conseguir los servicios de los miembros del personal de la Contralora General que tengan cierta experiencia tcnica. Si nuestra labor abarca asuntos tcnicos sobre los cuales no tenemos dentro de nuestro personal los conocimientos necesarios para poder expresar opiniones autoritivas, debemos pedir a la entidad misma cpJe revise y pruebe sus procedimientos para verificar el cumplimiento. En algunas circunstancias podemos preferir obtener una prueba i1dependiente por medio de la asistencia tcnica obtenida directamente por nosotros (por ejemplo, laboratorios externos, la Oficina Naciona de Normas u otras entidades gubernamentales pertinentes) Tamb n pod r amos contratar a consu Itores independ entes especializados E-n el ramo para que ayuden a nuestros propios especialistas a analizar un problema especfico. Sin embargo, no es suficiente dar simplem~nte a un consultor una labor que efectuar. Debemos supervisar lo cue se hace y la forma en que se hace.

Examen de las transacciones En e examen de muestras de comprobantes (u otro tipo de docu mentas), los papeles de trabajo deben describir la forma en que se seleccionaron las transacciones incluidas en el muestreo, lo que abarcan (por ejellplo, cifra en dlares de documentos examinados en relacin con el t.)tal), y cualquier conclusin alcanzada basndose en el examen en s mismo. No consideramos necesario, como regla general, preparar listas de-::alladas de los documentos examinados. El resumen de la labor efectuaca debe ser lo suficientemente descriptiva como para permitir la identificacin de aquello examinado cuando no se pueda proporcionar de inmediato una lista en forma econmica por medio de una computadora o :or otros medios. Se deben evitar en lo posible mtodos manuales de preparac.in de listas, u otros mtodos costosos y que requieren mucho tiempo.

139

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Se deben incluir er los papeles de trabajo los detalles de los comprobantes examinados solamente cu:mdo se de1Zcten errores u otros asuntos que requieran ms examen y accin o p~a :roporcionar un registro de comprobantes no usuales sC':Jr: los cua es se le avisar al auditor encargado para su inf::>rmacin :lacaque :U8ca determ inar si se necesita ms atencin.
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Nuestra labor en rElacin con cua quier hallazgo especrfico debe ser lo suficientemente extensiva como para res::ad3r cualquier conclusin o ju icio. Sin embargo, no es nec~sario c ue examinemos todas las transacciones relacionaeas con ::1 teTla de Jn allazgo para respaldar una opinin. Si estamos proponien:Jo lnplias cJnclusione~ basndonos en un examen selectivo, los papEles de traba'o debel d~mostra- la validez del proceso utilizado para a;egura nos dE que les asuntos examinados sean representativos. Los m~todos e ent 'ficos d: uestreo estad stico son de una utilidad procada para :emostrar la importancia total de los hallazgos. Se debe tef1er sumo cJidado, sin embargo, para evitar proyecciones de los re~u Itados dE las muestra; sobre las actividades, ubicaciones, o perodo~ de tiempo no inclu dJS en la muestra.' Las proyecciones "llenas de cortin~n:ias" son inaJropiadas cuando tenemos slo una leve ide o no :Eremos ningura idea acerca de si las transacciones empleadas como mue .ra son r:presentativas. A no ser que podamos demostrar er luenreo informe que las pn ..ebas son representativas, no se pueden proyectar lo~ resulta:los. Manuales u otras formas de pocedi" entos prEscritos

Las copias de rranUles u ot-as declara.:iores escritas de procedimientos prescritos no ~n, en s rr ismas, .ma evidencia satisfactoria de los procedimientos cue ;e utilizn en la realidad. Debemos examinar transacciones 8ak:!s ::ara detes-minar si el realidad se siguen los procedimientos preserites. Aplicabilidad de las disposicbnes reg mentaiias

Si confiamos en los reglamentes de la e,tic'ad, directivas administrativas, o normas de oGjan,mo:: c:ertrales ce cJntrol al desarrollar un hallazgo o formular una recome-dac n, detemJs verificar si la disposicin especifica en la cUl estamos (olfiando e-a aplicable en el perodo abarca90 por nuestro h3l1azgo. TaMbin cebEmos estar al tanto del estado o aplicabilidad ac~ual de echa; dispos'c'ooes. 140


Informacin conflictiva Si hemos obtenido informacin conflictiva de varias fuentes durante un exarren, los papeles de trabajo deben conciliar claramente el conflicto si el asunto es importante para que no puedan haber dudas acerca de la informacin en la cual estamos confiando. Si no es posible solucionar terminaltemente los conflictos, se debe explicar ampliamente el motivo 8n los papeles de trabajo. Copias de documentos Normalmente debemos aceptar como confiables copias de documentos de los archivos de la entidad si los necesitamos para respaldar un hallazgc. Una certificacin de que la copia obtenida es copia fiel del original puede ser conveniente en algunas circunstancias. La naturaleza e importancia de un hallazgo determinar a menudo el tipo de evidencia que deseamos retener en nuestros papeles de trabajo. Por ejenplo, si la observacin implica un compromiso por una compra especfi:a, una copia del compromiso puede ser la evidencia primordial que quisiramos tener en nuestros archivos. Extractos versus copias Los extractos preparados a mano por el grupo de auditores de los documentos de la entidad son generalmente un respaldo aceptable para los papeles de trabajo. Sin embargo, es preferible tener copias de los documentos. A veces los errores se introducen en forma inadvertida en los 3xtractos, y el respaldo para un hallazgo de importancia ser ms corvincente si es copia exacta del documento. Las copias exactas en vez de extractos son tambin ms tiles du rante las fases de revisin y referencia de nuestra labor de preparacin de informe. Se puede evitar el hacer copias manuscritas o extractos haciendo uso del equipo de reproduccin disponible en la entidad. Material grfico A ma1udo el mejor registro posible de una condicin fsica existente en el m.)mento de nuestro examen es una serie de fotografas. Las entidades a menudo tienen un archivo de fotograffas que debemos revisar para su posible util izacin. Algunas entidades tambin tienen servicios fotogrficos que podremos utilizar.

141

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Si se utilizan mquinas fotogrficas de la :;orrtralor(a o del equipo de auditores, se debe obterer permiso de las autoridaoes pertinentes de la entidad para poder foto~rafiar facilidades o a las pe-rsonas que utilizan dichas facilidades, espec almente si hay operaci nesde seguridad implicadas. En algunas circunstancias, puede ser con'eniente contar con servicios fotogrficos profe ionales, . La utilizacin apropida de fotografas y otrJ tipo de material grfico, como mapas, cuadro .y grficos hacen que n Jestros informes tengan un mayor significado al resaltar los puntos centrales de manera ms enrgica y enftica.

Artculos de Peridicos \' Revistas Los peridicos y revi:atas son a menudo ueltes tiles de informacin general y de antecedentes de hechos actuales relacionados con las actividades bajo revisin, Sin embargo, &eIe-sdEbe considerar solamente como fuentes c:>laterales y no pr'ciple~ -de informacin sustentativa. Debemos tener acceso direct::> a la fuente bsica de la informacin publicada, especialmente cuand J SE tra-:a de actividades de la entidad, y dicho acceso debe ser mucho mios anplio que el de los autores de los artculos del peridico o revista y de p~riodistas. En algunas circunstancias puede ser aprcpia:lo buscar informacin adicional del autor de la informacin publicada. En ese caso se debe tener en mente que la prensa tambin eS1.ar interesada en obtener informacin de nosotrm acerca de nuestros hallazgos. Se debe tener extremo cuidado para e itar una revelacin prematura de los resultados de nuestra labor. En cUlquier caso, debem05 pedir consejo y asistencia a la Oficina de Informacin antes de iniciar cualqu'er contacto con la prensa. Tcnicas de investigacin Para nuestra labor muy rara vez se requerir l utilizacin de tcnicas confidenciales especiales que a veces se emplea al hacer investigaciones (de naturaleza aplica.:la por polica:', tales tcnicas incluyen la utilizacin de micrfonos, instalaciones electrn'cas para escuchar, mquinas fotogrficas especia ES, cubiertas de corresponcencia, pretextos e informantes. Las tcniecs utilizadas para ent-evi itar, examinar registros y o.b~rvar de~n ser adecuadas en la mayor parte de nuestras auditoras p~r:a-j;oiier ..obtener la informacin deseada.

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Si se considera que la utilizacin de tcnicas especiales de investigacin son esenciales para proporcionar evidencia, se debe tener la aprobacin especfica anticipada de la Oficina del Consejero Jurdico a travs del direc-:or de la divisin de operaciones. Represerrtaciones sobre los estados financieros Los contadores pblicos independientes generalmente obtienen representaciones escritas del organismo bajo auditora para cubrir varios asuntos -que son importantes para la opinin que expresarn sobre los estados financieros. Tales representaciones pueden abarcar la condicin de los irTVentarios, el estado de las cuentas por cobrar y por pagar, los pasivos contingentes, etc. Esta costumbre protectora es necesaria y conveniente debido a los posibles compromisos con partes externas que confan en la opinin experta del contador pblico. Las responsabilidades de auditora de la Contralora segn ley son tales que no es necesario que obtengamos representaciones formales para apoyar cualquier opinin tcnica expresada por nosotros sobre los estados financieros o tabu laci ones. Nuest-a costumbre general es desarrollar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones basndonos en toda la informacin pertinente que se nos ha proporcionado y asumir toda la responsabilidad, como agentes del Congreso, en cuanto a su validez. Sin embargo, si se considera que sera til obtener representaciones formales de la administracin de la entidad sobre informacin financiera o de otro tipo, no hay ninguna objecin en que dichas representaciones sean sol icitadas. Restricc ones de la entidad para el acceso a registros Si una entidad se niega a dar acceso a los registros que sabemos que existen o que tenemos motivos para creer que existen, y si consideramos que es esencial efectuar un examen de dichos registros, debe hacer todo lo posible por solucionar el problema ... Si no podemos examinar los registros necesarios, se debe describir la situacin ampliamente el los papeles de trabajo y mostrar claramente la forma en que se ven afec tadas nuestras observaciones y recomendaciones en lo relativo a salvedades.

forma en que se efectu la operaci.jn, toma1dc debida cuenta de las normas establecidas de r=ndimientc L otros criterios Objetividad Se debe obtener y considerar toda la inforrra::in importante relacionada con un hallazgo antes de llegar a conclusicnes. Si no, se nos puede acusar de parcialidad. La informadcn obten' a durante un examen e incluida en nueS1:ros pa~.eles de rabajo no dEbe estcr limitada a aquello que respalde una apar~nte defic~ncia. DE-bemos considerar toda la informacin pertinente.

COMUNICACION DE
Bajo el punto comun icaciones responsables de tratista son una

ALLAZGOS TENT ;\-IVOS

de viste del desarrol :> de los hallaz~os, as discusiones y escritas sobre obse-v3ciones tE'n tatl.as con funcionarios la entidod en todos 1c'S nivelES V con el personal del conparte e~ncial de OOE'StrosprOCE mientos de auditor a. di preliminn
JS

Necesidad de entrevistas sobre hallazgos tentativas

con flncionarios

de la entidad

Los hallazgos que im;Jliquen de iciencias a:arentes deben ser comentados con los funcionar"os de la entidad en cUento estemos razonablemente seguros de que tenemos ur I=.unto ci~n::> de ser discutido. Una entrevista preliminar C01 funcionl'"i.)s de la entidaj sobre un hallazgo es beneficiosa porque:

1. Las discusiones son parte integral del pr.)(eso de desarrollo que requiere la obtencin de toda la n':ormaci:Jn mportante sobre el hallazgo. Se pueden u-:ilizar cartas resumiend::> el hallazgo, cartas de indagacin y conferencia fcrrra s par comu1icar los hallazgos a la entidad y solicitl'" sus PLl1tos de vista. Pero estos esfuerzos deben ser precedidos ncrmalmente :or entG"istes con los funcionarios de la entidad en los niveles m3 bajos cor-espondientes, preferiblemente sobre asuntos individualEs. No SE debe esperar hasta que se hayan acumulado une cantided de h3I1azg)~ :a-a ::orrunicarlos todos juntos en una carta o informE' soli itando op niolles. Asimismo, una conferencia final formal con I)S fLl1cionacs ms altos no debe ser la primera ocasin que 1engan par E1-:erarse :lE los resultados de nuestra labor. Recomend3mos la utili::acin ce cuadros V otras presenta.". ciones visuales en reur iones fonnal8s, tales como conferencias finales.

144


2. Si la e,tidad conoce ya el problema, nuestro esfuerzo continuo puede ser adaptado 3 las acciones (si las hay) que han sido tomadas. Si la entidad no conoce el problema, puede entonces iniciar las medidas qU:l han de tomarse. Las discusiones correspondientes durante la auditora, antes de preparar borradores del informe, deben dar como resultado unos borradores m~s completos y menos susceptibles a ser refutados en los comentarios formales de la entidad. Asimismo, esto reducir el tiempo empleado en la :Jreparacin del informe y permitir que los informes finales estn listos oportunamente.

La cmtumbre de discutir ampliamente nuestros hallazgos con el personal de la entidad durante la labor dar como resultado una revelacin de los PUltOS de vista y opiniones preliminares sobre asuntos tales como las causa:; de las deficiencias notadas y la naturaleza de las medidas correctivas indicadas. Se debe ver que tales puntos de vista y opiniones sean vlidos y estn de conformidad con las poi ticas actuales de la Contralora General. Si la cbservacin implica el desperdicio de los recursos del Gobierno, es probable que las acciones correctivas recomendadas no sern contrarias a las poi ticas de la Contralora General. Si, por el contrario, el problema parece ser nico, se debe hacer las investigaciones pertinentes a travs de la divisin de operaciones para averiguar si la Contralora General ha definido ya la poi tica en circunstancias similares o relacionadas o para determinar la poi itica que debe seguirse en caso de no haber sido establecida.

Podemos comentar las posibles soluciones o mejoras que nos parezcan dignas de ser consideradas para saber la opinin de personas entendidas. Sin embargo, se debe aclarar que buscamos informacin y asistencia para comprender mejor la situacin y para determ inar las posibles mejoras ::ue puedan hacerse. Tambin debe aclararse que las soluciones o mejoras discutidas no son necesariamente la posicin final de la Contralora General. Comunicaciones con los funcionarios locales de la entidad o contratistas


Magnitud de la autoricad de los admin stradores directores de las sucursa es regionales y de los
Aunque estn sujeto;; a restricl~iones en au :.litoras especficas, los administradores regiona es y directores de las ~ucursales tienen autoridad para enviar cartas :;olicitando informacin (o para confirmar la informacin obtenida vertalmente. En nuestros programs de traba_ o se ccnt3mpla el examen de evidencia suficiente como para verificar ~ hechm rel3cionados con el asunto bajo revisin. Tambin se obtiene irforrrac n y explicaciones por medio de discusiones verb31es con 105 epre;;entantes de la entidad y con otras personas. Sin embargo, a menJdo es lEc8sario enviar solicitudes escritas cuando la informacin re'::Lerid venE :le lugares distintos o cuando se necesita una :.leclaracir EscritA r-ara evitar malentendidos o para proporcionar una Evidencia q'Je resp31ce n Jestros informes u otras acciones. Se debe tener cuidado de no expresar En dic~a;; cartas polticas o posiciones contrarias a"las de la Contralora G-:!l1e-al. (Esto se aplica a los borradores de los informes o bosqLEjos o 3 la agenda preparada para las conferencias finales). Por regla general, las cartas relacionadas con el desarrollo de los hallazgos deben consistir ~n solici-udes de dtos e informacin o solicitudes de explicaciones (l puntos de 'ista sobre aSJntos encontrados durante nuestra labor que no pueden .)ttenerse dir8ctamente. Las solicitudes de explicaciones u opiniores, a pesar de tener que hacer una exposicin auncue sea leve del a~urto, deben ser generalmente en la forma de pregunta~, y no como declcraciores acerca de la posicin de la Contralora Gener!' Por ejemplo, los adm nistradore:; regional3s sales pueden enviar cartas a los 1u ciorar-os contratistas para: e, directores de las sucurIecales de la entidad o

1. Confirmar la informa~in sobre a~untos il1portantes que se ha obtenido verbalmente, especialmente ~i haya guna duda acerca de si los comentarios verbales reflejan las opinioCJe~ ohciales. 2. Obtener opiniones SOJre asunto:; que s~ :.res:en a controversia, como la interpretaci.n de trm-n.)s del contrato, los motivos tales de las

14t3


medidas tomadas en relacin etc. 3. Ayudar a resolver situaciones en las cuales existen desacuerdos sustanciales sobre hechos o conclusiones. 4. Confirmar la poi tica o procedimientos de la entidad cuando no existan manuales u otras instrucciones escritas. 5. Conseguir acceso a los registros, pleados de nivel inferior. el cual ha sido rechazado por ema los asuntos que estamos investigando,

6. Solicitar informacin especial, como recopilaciones que requieran procesamiento electrnico no usual, computaciones estadsticas, o informacin que se encuentra diseminada por toda la entidad. 7. Obtener explicaciones sobre violaciones mentos y sobre documentos extraviados. Comunicacin a la sede central aparentes de leyes o regla-

Se debe comunicar a la sede central cualquier asunto importante que ser revisado con los funcionarios locales de la entidad. Esta medida es necesaria debido a que toda la responsabilidad tcnica de las auditoras est centralizada en los directores asistentes. Una comunicacin libre y sencilla entre los funcionarios de la oficina regional y aquellos que se encuentran en la sede central en tales casos promueve el tratamiento debido de las observaciones importantes y una mutua comprensin de lo que debe discutirse con los funcionarios locales de la entidad o del contratista . Puntos de comunicacin Las cartas a los funcionarios locales de la entidad deben dirigirse a aquellos que estn legtimamente interesados en el asunto y que se espera enviarn respuestas. Cuando la estructura organizativa de la entidad es tal, que los funcionarios locales no estn autorizados a formular respuestas a las indagaciones y tienen que pasar nuestras cartas a un funcionario de un nivel ms alto, ahorraramos tiempo y esfuerzo al dirigir las comunicaciones al funcionario responsable desde un principio. En tales casos, la carta debe ser enviada por el funcionario correspondiente de la divisin de operaciones de Washington. Se podra enviar una copia de cortes la al funcionario local.

147


Trabajo interregional
Para un desarrollo apropiado de las observaciores ser necesario a veces efectuar el trabajo u (.btener la informacin e., las oficinas de la entidad en reas conocidas por otras o~icinas regiorales de la Contralora General. Cuando sea n=cesario qJe el ::le-soral de la Contralora General efecte el trabajo en esos lu.~ares, pUEde solicitarse ayuda en la labor de auditora a la oficina local de 13Contralora General o al persoal de la oficina responsa:Jle de la a Jditoria, como sea ms apropiado segn las circunstancias. En el ltimo caso, se deben hacer los arreglos necesarios a travs de la (-ficina regi.)nal pra prcomover una coordinacin apropiada entre todo~ los conta:tos dE la Co.tralora General con la oficina de la entidad. Si slo es necesario obtener infonnacin por .:orrespondencia, ser apropiado que la oficina r::gional de la Contralora General a cargo de la auditora dirija las comu icaciones a la oficina de la entidad en otra regin. Las comunicaciones dirigidas a las ofi:::inas de la :lntidad por otras oficinas a excepcin de la o~icina regieonal deben manifestcr claramente que la indagacin est relacionada CJn la labor efectuada en otro lugar. La oficina regional a cargo de le auditora no debe pasar por alto la posibilidad de que la ofbna regional. en (uyo territorio est ubicado el destinatario pueda ayudr debido a su conocimiento del programa bajo examen, su conexin c)n labor ce 3udi10ra anterior, o asociacin previa con la entidad destinataria. Se alienta la cooperacin entre oficias regionales. Las dos orcinas regiooales ceten lacer los arreglos necesarios bajo las instrucciones del director asistentz. Debido a posibles indagaciones por parte de la entidad se le debe da- a la oficina regional en cuya regin est ubicad.) el destinatario LIra c )pia de la comunicacin con propsitos de info'macin para que es-:n 31tanto de lo que est sucediendo. Los objetivos de los arreglos anteri JfeS soo evit 3r que otras oficinas regionales sean introducidas innecesariamen:e en tareas que est efectuando otra oficina regiona y, al mismo tiempG, proporciolar un grado conveniente de coordinaci)n entre los contactos y las oficinas de la entidad.

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REVELACION

DE DESEMBOLSOS

INSUFICIENTES

No hay ninguna objecin legal en informar acerca de desembolsos insuficientes (1) reveladas por nuestra labor de auditora. Cuando encontramos desembolsos insuficientes, podemos informar a la entidad acerca de nuestros hallazgos y recomendarle que tome las medidas necesarias para descargar las obligaciones del Gobierno con las personas que reciben los pagos. Debemos escribir cuidadosamente los comentarios en el informe para que est bien claro que la entidad tiene la responsabilidad de determinar si se ha cumplido con todas las condiciones de la obligacin. Queremos evitar los casos en que la entidad pueda efectuar pagos simplemente porque la Contralorfa General sugiere que debe efectuarlos. Cuando sea apropiado, debemos recomendar tambin que determine si han habido otros desembolsos insuficientes y que trate de que stos disminuyan en el futuro. Debe existir una base, sin embargo, para creer que se podrn encontrar otros desembolsos insuficientes. Cuando desembolsos insuficientes aparentes sean el resultado de la interpretacin o aplicacin de un estatuto o reglamento por parte de la administracin que consideramos errneo, nuestro informe propuesto en el cual se sealar el error aparente debe ser enviado a la Oficina del Consejero Jurdico para su revisin, manifestando los hechos y circunstancias pertinentes antes de que sea enviado a la entidad .

(1) I\Jotade Traduccin:

Pagosen monto menor que la obligacin real.

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149

AI\JE.XJ I OBTENCION IMPORTANCIA y UTI L1ZAClorJ DE Ii'JFORMACION VERBAL

Para nuestras auditoras es gene-a rrente nece";.lrio que obtengamos gran cantidad de informacin sustalcia durante entre .istasy discusiones con representantes de la entidad y del contr<:tista y con otras personas, Es importante que reconozC' mos plen3merte '{ aprovechemos los beneficios que se )ueden :,b:e )er al entrevistar a personas entendidas durante nuestra lbor, A . ece; la nica 10rmt de conseguir informacin bsica es por me:Jio de e-tre'.istas. La nfor nacin obtenida durante la entrevista tamb n puece ut lizarse para suplemertar, explicar, interpretar o contradecir la info acin obten'da ~or otros medios. As ( como otras actividades, se :)u~oe mejorar :;on la experiencia el arte de entrevistar, utilizando ciertas tknicas que pu-=den parecer obvias pero que sin embargo requier::n de un cono:imiEnto y aplicacin con stan tes, Durante nuestra labor SE celebrW1 muchas discu5ion3s da a da para obtener una informacin general 5:)[ rE los antec:ederrtes o para comprender mejor las actividades en I::s cuales estamos i teresados, y no es de esperar que la informacin ebterida sea ut lizada en un informe para contribuir en forma cirecta al desarrollo de Lna observacin. Las siguientes recomendaciones no est~n d rigidas enecia mente a este tipo de discusiones debido 3 su na1uralf:'za inforrral y recurrente, Sin embargo, pueden haber circunstan:ia5 en las cualEs 105 requerimientos yo sugerencias aqu ( presentados se-an propiad,~ para 8ste tipo de entrevistas,

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UTILlZACION DE LA INFORMACION VERBAL

Se puede utilizar la informacin verbal en nuestros informes si: (1) se obtiene la informacin de una fuente que creemos que es entendida y responsable; y (2) se identifica adecuadamente su naturaleza, por ejemplo, si es lo que nos han dicho. Generalmente se debe indicar en nuestros informes la fuente de informacin verbal; por ejemplo, "El Contador de la entidad X nos inform que ***". Esto ayudar a indicar el grado de responsabilidad de la persona entrevistada osu relacin con el tema. Si la informacin verbal acerca de hechos, y no una opinin, es de una importancia clave y no se le puede corroborar, generalmente ser conveniente indicar en el informe que no pudimos corroborarla y por qu. Si no se puede verificar la informacin verbal por medio de otra evidencia, debemos admitir la incertidumbre de cualquier conclusin que se base en ella. En estas circunstancias, se debe tener sumo cuidado al preparar el informe para evitar conclusiones o implicaciones no garantizadas acerca de la validez de dicha informacin. La informacin obtenida por medio de entrevistas, aunque est confirmada por escrito por la persona entrevistada, representa solamente el entendimiento, opinin o palabra de la persona entrevistada y no una informacin que hemos verificado como correcta. La utilidad y confiabilidad de la informacin verbal, por lo tanto, depende en gran parte de su naturaleza y de la fuente de origen y de la posibilidad de que existan otros medios de establecer o verificar en forma ms terminante lo que se nos ha dicho .

Hasta el grado posible, la informacin verbal importante debe estar respaldada por documentos o por otros medios. Se nos podrl'a criticar, y con justa causa, si no tomramos todas las medidas razonables para asegurarnos de la confialJilidad de la informacin incluida en nuestros informes, COMENTARIOS LOS INFORMES DE LA Er\JTIDAD SOBRE LOS BORRADORES DE

Nuestra poi tica de obtener comentarios formales de los contratistas y entidades no elimina la necesidad de corroborar independientemente la informacin verbal importante que ser incluida en nuestros informes. No debemos utilizar un borrador de informe para confirmar lo que hemos obtenido de una entrevista, especialmente deb'

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que a menudo no podemos estar seguro de q e la persona que nos proporcion la informacin verbal r~visar el borrador. Esta prohibicin se aplica tratndose de la infunnacin relJcio ada con las prcticas de la entidad o del contratista, .) jel juicio de al~una persona dentro de la organizacin. El hecho de que la entidad o del :::ontratista no :;omente informacin verbal incluida e un borrador de 'nforme no: 1. Significa necesariamerte que estJ de a:uerdo COl la i formacin;

2. Quiere decir que la persona entr~v;stad3

pueda e>tar ms adelante en desacuerdo con lo que creemos que ha dicho; y :Jsica de verificar el ~I informe. la preci-

3. Nos releva de nuestra responsab li.jad

sin de la informacin FUENTES contenida

DE INFORI\1ACION

SOBR:: ENTREVISTAS

Debido a que uesuo objetivo e~ obtener una comprensin lo ms completa y correcta posible de los a;u.,tos bajo cudi ora, nuestras entrevistas deben ir dirigidas a una explcracin totEI de esos asuntos con personas entendidas. Se debe prestar nayo' atercin a los aspectos duo dosos de la actividad. Las personas -e:oponsables je lEs actividades normalmente deben tener informacil acer:a de grJdo en que han s'ido considerados dichos aspectos; los motivos de kls prcticas existentes, e informacin u opiniones Jtiles en cua.,to a la necesidad de mejoras y. posibles formas de efectuarlas. Debemos considerar cuidadosamente el corocimiento aparentE de la persona Entrevistada sobre Bl asunto, posibles motivos y si la in~Ofmacin qLe nos est dando est en conformidad con otra informacin disponible. El hecho de que la persona se enCJentre 2n un :ar~ de alto nivel no asegura la validez de la informacin :roporcionada por l. Puede ser uevo en el cargo o no tenBr el conocimiento deta lado qUB puede tener un subordinado. No se debe perder tiem:)o en entrev star a una per~ona que no tiene la informacin que queremos, aunqu~ creamos qU2 deJe tenerla debido a .su cargo. Al avisarle con tiempo a L 1 posible eltreiistado acerca de los asuntos que sern discutidos, a nenudeo se nos indicar la persona entendida con la dual debemos hablar

152


Cuando sea posible, se deben discutir las observaciones sobre deficiencias aparentes con los funcionarios directamente responsables de la entidad o del contratista durante la auditorl'a mientras estamos obteniendo y evaluando la informacin y no esperar hasta el momento de la ltima conferencia al terminar la asignacin. Anteriormente hemos enfatizado los beneficios de una discusin oportuna. Nivel adecuado para las discusiones Se deben discutir los aspectos administrativos y las mejoras necesarias con los funcionarios en un alto nivel apropiado que puedan comprender estos asuntos, para relacionarlos con los objetivos y poi (ticas de las entidades, y tomar las acciones correctivas apropiadas. Discusiones con los contratistas En las discusiones con los contratistas, se debe tener cuidado para evitar suponer cules son las funciones de la entidad contratante. A pesar de que puede ser bastante apropiado comentar el rendimiento del contratista con la entidad contratante responsables, generalmente no es apropiado comentar el rendim iento de la entidad con el contratista. Se pueden conseguir las opiniones del contratista, sin embargo, sobre procedimientos alternos y otros aspectos que afecten el cumplimiento de sus responsabilidades o funciones. En otras palabras, se debe pensar antes de decidir con quin se deben discutir los asuntos de auditora. Expertos externos Podemos entrevistar a expertos externos, pero tales entrevistas deben ser efectuadas para aadir credibilidad a nuestras observaciones, asegurndonos de la confiabilidad de dichos expertos. Informantes Podemos entrevistar a un informante, como por ejemplo la persona que nos hizo notar un asunto. Se le considera un informante si proporciona informacin sabiendo que su identidad no ser dada a conocer, o si debido a la naturaleza del caso o de la informacin proporcionada es conveniente o necesario proteger su identidad. Hay una diferencia entre informantes pagados en casos penales y aquellas personas que piensan que estn moralmente obligadas a .)?-IA Gt:,v

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ciar situaciones para mejorar el bienEstar general. No es nuestra poi tica buscar y cultivar informan es para nu~stra labor de auditora. Sin embargo, debemos reconocer que la exis encia de informantes es una realidad y que son fuentes de informacion. PLANEAMIENTO TANTES

y PREPARACI()

DE

ENTREVISTAS

IMPOR-

Se deben planificar las entrevista~ en forma apropiada. El entrevistador debe conocer el propsito de la entrevista y la informacin que busca. Debe estar familiarizado con os hechos previamente revelados sobre el problema o situacin para peder conducir la entrevista en forma inteligente. Esto es especialmente valioso ya que permite que el entrevistador reconozca y siga las desavenencias entre la informacin" obtenida durante la entrevista y la informacin obtenica previamente de otras fuentes. Al planificar las entrevistas, deber- os considerar cuidadosamente al seleccionar al entrevistador segn =1L ien sea el entrevistado y segn nuestra experiencia anterior al ent8' istarlo. Algunos funcionarios de alto nivel de la entidad o cel contrEti ita pueden resentirse y reaccionqr en forma desfavorable al ser entrevi ;tados por personas que no ocupan cargos en su mismo nivel en la COltralora General. Para utilizar un ejemplo extremo, no debemos enviar a una persona que recin se est entrenando a entrevista~ al Director ce la entidad civil o al Comandante General de una instalaci'1 del Ejrcito. Se debe tener buen criterio para evitar desigualdades entre el entrevirtador y el E'ntrevistado. Notificacin anticipada

Para las entrevistas ms importan:e;, ser muy til notificar al entrevistado sobre los temas ms i mport;an es en los c Jales estamos interesados. ,Una notificacin anticipada, CU ndo sea pc.sible, puede evitar un desperdicio de tiempo en caso de que el entrevistldo quisiera ver ciertos documentos en particular o familiar zarse con el asunto antes de la entrevista. Sera apropiado sealar En la notificac.in que se podrn discutir asimismo otros asuntos si hav recesidad par ello. Si es necesario posponer o cancelar una cita, debemos avisarle QPortuname'nte al entre'Jistado. E funcionaric de la entidad o del contratista SEresentir con la falta jE cortesa s llegamos tarde a una ' reunin o si no le avisamos con tien:o que tenemos que cancelar una cita para que pueda relacer su horariJ.

154


Nmero de miembros del personal que debern estar presentes Dependiendo de la importancia de los asuntos que han de discutirse, generalmente es recomendable que dos miembros de la alta direccin estn presentes para proporcionar un mayor grado de seguridad de que nuestro registro escrito de la entrevista refleja con precisin la informacin obtenida. Ya se coment sobre la necesidad de contar con una confirmacin por escrito de la informacin obtenida verbalmente. COMIENZO DE UNA ENTREVISTA

El entrevistador debe presentarse en forma debida si no ha sido presentado previamente al entrevistado. La utilizacin de credenciales oficiales para este propsito depender del propsito de la entrevista y de la relacin entre los participantes. Una identificacin apropiada aclarar cualquier duda que pueda tener el entrevistado en cuanto a la identidad del entrevistador y al hecho de que en realidad est hablando con un representante oficial de la Contralora General. El paso inicial es importante, especialmente si vemos al entrevistado por primera vez. Se debe tratar de hacerlo sentirse cmodo con nosotros. Por ejemplo, cualquier comentario breve sobre asuntos sin importancia, como el clima o un suceso deportivo, a menudo sirve para "romper el hielo" y establecer una relacin cordial. Aqu tambin, se debe emplear un buen criterio. Si sabemos que al entrevistado no le gusta perder ni siquiera unos minutos en asuntos que no estn directamente relacionados con el tema de la entrevista, es obvio que debemos ir al grano de inmediato. Discusin del tema Despus de la introduccin, el entrevistador debe explicar el propsito de su entrevista para que la persona entrevistada comprenda lo que se espera de l. Segn las circunstancias, se le puede permitir que cuente su propia versin o se le pueden hacer preguntas espec ficas sobre los asuntos de los cuales se desea informacin. /La discusin debe estar bajo el control del entrevistador hasta el punto necesario como para que se mantenga encaminada hacia 1 ~ ie-At~

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cin de los datos u otra informacin pe-tineme l pr.)psito de la entrevista V para no perder tiempo. Un e1trevijst3 ()("h:JiI estar alerta para que el entrevistado no comen1e 3SJntos ilTelevan-:es para evitar contestar a las preguntas o proporcionar inform;ci,n sobre temas penosos o que le preocupan. La actitud debe ser la de bUSC3rirforrrac n V no la de entrar en argumentacin o debate. Es, por .U~IU:!Sto,dEsea)le mientras sea practicable promover un esp(ritu de oocperacion o:!ntree entrevistador V el entrevistado V un entendimiento rrl.J uo d~ 1 ituacK>n y hechos reales, V, si la entrevista ha de abarcar ta e~ asuntcs, ce la, causas V medidas correctivas. Otras sugerencias que se deben teno:!r ,m mente son las siguientes: Evi-

1. Conseguir toda la informacin

n~c~saria dJrante una entrevista. tar al mximo posible la necesidad de ura ~o:!gnda ent'evista.

2. Al trmino de la entrevista, r~surnir breVEmente la informacin saltante obtenida. Esto puede hac~r recordcr al en:rev'stador V al entrevistado otros hechos pertin8f1t~s

3. No alargar la entrevista
aproximara

ms ali de un ti?npo razonable que no se al tiempo fijado cuanoo se lizo) le cita.

Utilizacin de grabadoras o taqu 3rcfs Generalmente no es necesario uti izar gr3b do -as e tacu grafas durante nuestras entrevistas; si se corside-a qLe ~sto es necesario, se debe consultar con el entrevistado. L3s tnnscripc iones oJtenidas por medio de tales mtodos contienen gene-all'"Tlentegrn c3ntidad de informacin que no es importante, V su utilizaci:)r ro elini1ar(a a necesidad de una confirmacin de importantes de:lrociones obenidas durante una entrevista. Asimismo, no le permilEn a entt~V ,ta)o corregir errores ni lo que se le puede haber pasado pcr alto en las discusi,)nes. Sin embargo, si se va a poner a disponibilidad del eltrevist:lco una tra'1scripcin palabra por palabra de la entrevista :la-a qJe pLEda conregirla, estos mtodos pueden ser adecuados para e btener un regi~tro ::ompleto de la discusin, si as( se desea. Si el ertr8v stad.) haCE los arreglos necesarios para utilizar a su propia taqu gr a e grabaoora. debemos solicitar una c9pia de la subsiguiente transcri p.:i n o e ir ta

156

Cuando se utilice nuestra grabadora, las cintas deben convertirse en parte de nuestros papeles de trabajo y deben ser debidamente protegidas y controladas. A su solicitud, el entrevistado puede hacer copiar la cinta a expensas propias. REGISTRO ESCRITO DE LA ENTREVISTA

La informacin obtenida en una entrevista debe escribirse lo antes posible. En algunos casos ser apropiado tomar notas durante la entrevista, las cuales podrn ser utilizadas para preparar un memorndum ms detallado al trmino de la entrevista. Cmo y cundo tomar notas depender frecuentemente de la circunstancias del caso, la complejidad de los temas discutidos, y la personalidad del entrevistado. En algunos casos, el tomar notas podr ocasionar que el entrevistado no se sienta dispuesto a hablar libremente. Si existe una aparente reaccin adversa al hecho de que tomemos notas, debemos dejar de hacerlo. Se espera, sin embargo, que el tomar notas no ser objetado ya que demuestra nuestro inters en anotar con precisin lo que se dice. No utilizamos un formato especial para un memorndum sobre la entrevista. Puede escribirse a mquina o a mano, pero debe ser un documento separado de los papeles de trabajo y debe contener los detalles apropiados de la discusin, incluyendo la hora y el lugar; el rango, cargo y nombre de todas las personas involucradas; y las firmas de los auditores presentes. El memorndum debe indicar asimismo el motivo por el cual se considera que el entrevistado est calificado para discutir el tema de la discusin. El registro de una entrevista no debe consistir de una anotacin sin explicaciones en una hoja de trabajo ni de declaraciones o notas al pie de la pgina sin respaldo alguno en los papeles de trabajo. CONFIRMACION POR PARTE DEL ENTREVISTADO

Generalmente, se debe solicitar a los entrevistados algn tipo de confirmacin escrita sobre informacin verbal importante a no ser que la informacin est ya respaldada y se considere que una confirmacin es por lo tanto innecesaria. An una solicitud de confirmacin escrita sobre informacin verbal importante hecha con tino, en algunos casos, puede ocasionar que el entrevistado no quiera cooperar con nosotros en el futuro. En estas circunstancias, sera apropiado solicitar una . ~i.R"l '(:' o 6~ 157
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macin oral de la informacin y anotar dicra confirmacin en nuestros papeles de trabajo. Una confirmacin escrita es im:o-tante es:;e:;ialmentesi no hay evidencia disponible que co'robore co la informacin. Los propsitos principales de la confirmacin son (1) a~gur3r que nuestro registro de la informacin verbal seacompleta y precisa: (2. hacer saber al entrevistado la importancia que le damos a sus dEclaraciones; y (3l protegernos contra una controversia futura sobre la in10rl13cin que se nos ha dado. El que la informacin verbal sea le s ficieltemente importante como para necesitar una confirmacin de::>Ende as :;ircunstancias. La inforde macin que es esencial para una conclusin o recomendacin en el informe es importante. La inforrrncin \'er::>.l ue est en desacuerdo q con la documentacin o que critic3 Laspoi 1icasy prcticas o a persona es generalmente lo suficientemente importarte como para necesitar una confirmacin escrita si es posible cue dicha nfc rmacin seaincluida en nuestros informes. A vecespuede ser recomendable s(llicitar confirmacin de la informacin verbal aunque la informacin n) sea e~ncial para una posible observacin en el informe. Por ejem:lc, la infor:nacin obtenida durante las discusiones sobre un asunto altrrente tcnico o que incluye muchas fechas, cifras, estadsticas o asuntm t~cnicos generalmente debe ser confirmado por el entrevistado aunque la infcrmacin sea utilizada slo como informacin acerca de los aT8ceden1es en el informe. En tales casos, debido al riesgo de error al tomar not de la informacin o de obtener una informacin incompleta (1 errnea :: uede ser necesaria una confirmacin. Dependiendo de la complejidad y naturaleza de tal informacin, puede ser confirrrada verbalmente o po. escrito. Ni la confirmacin verbal ni la escrita ~fEctuada por un entrevistado sobre informacin verbal importante no anula la necesidad de verificar la informacin por otros medios, tales como observacin, discusiones con otras personas, y/o revisin dE 13docu entacin disponible. Una confirmacin por parte del entrevi:;tJdo ESprin:;ipalmente un medio de confirmar lo que hemos sacado e, claro d~ lo que se ha dicho y no constituye una verificacin de su vlidez bsi:a . . Nuestro objetivo es obtener la ilformacir necesaria de fuentes apropiadas, pero debemos ser justos l utiliza dichos datos. El entrevistado debe conbcer la importancia qJe le damcs a la informacin y su p9sible utilizacin. 153


Generalmente, ser ms fcil que los mismos auditores obtengan del entrevistado una confirmacin de la informacin verbal en el lugar mismo en que se efecta la auditora; sin embargo, si esto debe hacerse despus de haber terminado con la labor en el lugar los directores asistentes, los directores regionales y los administradores regionales estn autorizados para remitir cartas confirmando la informacin verbal. Forma de confirmacin Generalmente los entrevistados confirmarn por escrito si se les solicita, la precisin y totalidad de la informacin que figura en un memorndum sobre la entrevista. Los auditores deben pedirle al entrevistado que firme el memorndum escrito a mquina o a mano, indicando que est de acuerdo con l. Si lo solicita, se le podra dar una copia al entrevistado. Generalmente, la siguiente declaracin en la ltima pgina del memorndum sera apropiada: "He le do este memorndum sobre la entrevista y declaro que presenta con justicia los asuntos discutidos y las declaraciones efectuadas durante la entrevista. Firma y fecha". En el Captulo XVI de este Manual se comentan las circunstancias fuera de lo comn en las cuales puede ser apropiado utilizar una declaracin firmada ms formal, bajo juramento. Negativas a confirmar la informacin verbal

Si un entrevistado se negara a confirmar por escrito la informacin verbal importante, debemos pedirle que la confirme en forma informal leyendo nuestro informe y, si es necesario, corrigindolo. La confirmacin debe ser obtenida en presencia de dos miembros de nuestro equipo de auditores, y la anotacin del auditor sobre la confirmacin verbal, junto con las firmas de los miembros de nuestro equipo de auditores que se encuentren presentes, debe ir adjunto al memorndum sobre la entrevista. Si un entrevistado se niega a confirmar la informacin verbal importante por escrito o verbalmente, al auditor deber adjuntar una nota al memorndum sobre la entrevista, indicando los motivo~ del entrevistado para negarse a dicha confirmacin. ~KEA...q, .~ ()

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En los casos en que les personas no estn apaentemente dispuestas a aceptar la respoosabilidocl por la informac n qL e se nos ha dado, debemos considerar los posiJles efectos dE la ujlinlcin de tales datos en nuestros informes. Cuando sea posible, ~ cuditor debe discutir el asunto con otrcos funciolarios responseble:s e tilizar otros medios disponibles, tales como correspondencia para cor oborar la informacin.

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ANEXO II UTILlZACION DE CUESTIONARIOS PARA OBTENER LA INFORMACION (1)

VENTAJAS
Los cuestionarios pueden ser tiles para recopilar la informacin pertinente a todas las revisiones. Pueden ser enviados a las personas, organizaciones, fi rmas privadas, y otras personas que se supone conocen el programa o rea de la auditorla en el cual estamos interesados. Las personas que contesten los cuestionarios pueden estar asociadas con el programa o rea de la auditora directa o indirectamente como beneficiarios, usuarios, administradores, contratistas, o simplemente como posibles fuentes de informacin que podrlan servir de ayuda en nuestra labor. Las ventajas principales de la utilizacin de cuestionarios son su conveniencia y econom la en trminos de costo y tiempo, comparndolas con entrevistas con muchas personas. La informacin obtenida puede ser tabulada ms fcilmente debido a su especificidad y un iformidad total.

DESVENTAJAS
Un cuestionario es bsicamente inflexible -no obtenemos ms de lo que estamos pidiendo sin mayores indagaciones y verificaciones, lo cual es muy costoso y requiere mucho tiempo. La informacin obtenida por medio de cuestionarios es poco confiable - bastante menos que la informacin verbal. Debe ser utilizada con cuidado y, no a ser que se cuente con evidencia que la corrobore, dicha evidencia no seria un res-

(1) Nota de traduccin: Este apndice se refiere a cuestionarios o encuestas enviados a terceros para ser llenados y no a cuestionarios recordatorios llenados por el auditor mismo tales como un cuestionario sobre control interno.

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paldo adecuado para las conclusiones y reccn,e1Cciones relacionados con programas importantes. PLANEAMIENTO PARA LA UTILlZACIO sobre asuntos J DE CUESTIONARIOS Z3:i1 de los cuestionarios e fase de planeamiento de ie e utilizar esta tcnica. Lr cLestionario es slo una '1 gereralmente no ser la

Se debe considerar el posi:Jle valor y L til al desarrollar el programa de trabajo. En nuestra labor se debe decidir si es con,'e Debemos tener presente, sin embargo, qJe forma de recopilar la informacin necesaria nica forma. DISEO

Algunos principios bsicos que se deben to a- En cuenta al disear los cuestionarios son los siguientes: 1. Considerar el nivel de educacin y la e:<pe!"e c a :le las personas a las cuales posiblemente se les enviarn los cuo::stiornrios. Unas preguntas sencillas y directas relacionadas con el tene ~eneralmente producirn los mejores resultados. 2. Prepararlo de un tamao conveniente. Re-/iscr cuidadosamente el borrador del cuestionario para asegurarse de q~e o)das las preguntas estn relacionadas con el tema. Un cuesfiorariJ d:!masiado largo es demasiado pesado para quien lo contesta y JLtCe afectar a las respuestas.

3. Las preguntas deben ser fciles de contest:r.

A gLnas preguntas sern difciles de contestar; por lo tanto, deben naber muy pocas de stas y se debe especificar su importancia.

4. Agrupar las preguntas en forma lgica Le reS:LEsta a una pregunta puede requeri r una decisin acerca de cu tra 5e debe contestar u omitir. Ayude a la persona que responce ncstrndole el camino a seguir.

5. Utilizar preguntas en las cuales hay que E;coger Lna de las respuestas
dadas, dejando un espacio para "otras" 8SpLestas. Las preguntas que requieren respuestas narrativas son rTen.)s convenientes pero no se les puede evitar cuando la informacir reces..-ia representa la ex.periencia nica de la persona que responcE.
,

162


6. Dejar un espacio suficiente para las respuestas. Esto ser til no slo para la persona que contesta sino para quien tabula las respuestas. Dejar asimismo un espacio para cualquier comentario adicional que la persona que contesta quiera aadir. Los comentarios adicionales no siempre tendrn que ser tabulados pero pueden proporcionar opiniones tiles. 7. Las preguntas deben estar ideadas como para evitar una reaccin defensiva por parte de las personas que responden. Tratar que la persona que responde no se sienta incmoda al contestar las preguntas. No ser del todo cndido si piensa que sus respuestas le pueden causar algn dao. Una carta de envo cuidadosamente preparada (ver ms abajo) puede ayudar a aclarar posibles dudas en cuanto a la conveniencia de dar respuestas honradas. 8. Valdra enviarlo cerlo. SELECCION TIONARIOS la pena probar el cuestionario en un grupo limitado antes de a todas las personas. Es posible que luego haya que reha-

DE LAS PERSONASQUE

CONTESTARAN

LOS CUES-

Un buen mtodo estad stico de muestreo para seleccionar a las personas a las cuales se les enviaran los cuestionarios es importante si la informacin obtenida deber dar como resultado proyecciones y conclusiones vlidas. El plan de muestreo debe comentarse por adelantado con nuestros estad sticos. Se deben controlar las respuestas y se debe investigar a las personas que se demoren en responder .

DISTRIBUCION

DE LOS CUESTIONARIOS

Si se desea obtener respuestas, es esencial enviar una carta cuidadosamente preparada adjuntando los cuestionarios. La carta debe ser cordial, debe alentar las respuestas, y debe hacer hincapi en la importancia de la informacin solicitada. En la carta se debe indicar la fecha de entrega de las respuestas, en conformidad con nuestros requerimientos de auditorl'a pero al mismo tiempo considerando el tiempo que necesitar la persona que responde para evaluar el cuestionario y preparar las respuestas. Un sobre con nuestra direccin y con franquicia postal debe ser parte del pa .

163

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Cuando sea recesarlo enviar otrs catas des: fs del plazo fijado para averiguar el motivo del ret aso, jebemos ser ccrdiales y amigables y tratar de no dar 13 impresin de ser imp3riosos (1 e)l ~entes. TABULACION DE LAS RES=>UEST.\S

El mtodo de :abulacin -l1anual o pO' proceSrr ento electrn icodebe escogerse antes de terminar d3 di ;ear el cue:>.ionario. El diseo del cuestionario y la tabulacin de)en ser comr:.atitles. Segn el objetivo de la auditora '1 el tipo de respu3stas qUE S03 3spera recibir, debe establecerse un ::Ian por med o de~cJaI sEr pcsi~e tabular los cuestionarios segn se vayan recibien jo, er eL de esperar hasta tenerlos todos. Evitar el inte-pretat las resDuestas. 3i las respue>tas En alguno de los cuestionarios so") cort adictorias, SEpare el cuest on:r-io para una confirmacin directa. Una confirnacin :Jersc.nal oire:ta puede ser conveniente asimismo :Jara unas CUntas t~puestas lirr iVeas como una forma de verificar la val dez bsica de las res uestas. Ya que es mu' pc.s ble qUE se Ileg.Je a :;oncILsi'Jres basndose en las respuestas tabuldas, ;e deben estab ecer controle; para asegurarse de que las tabulaciones sean prec'sas.

15


GENERAL

CAPITULO

IX

CONTROL

INTERNO

ADMINISTRATIVO

Segn se le utiliza en nuestra labor de contabilidad, auditora e investigacin en las entidades del Gobierno, consideramos que el trmino "control interno administrativo" abarca todo el Sistema de Organizacin, poi tica, procedimientos y prcticas empleadas para administrar las operaciones, de una entidad y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas en forma efectiva para alcanzar los resultados deseados. La esencia del control interno administrativo est en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo las operaciones. Dichas medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las operaciones para que estn de conformidad con las normas prescritas o con los objetivos deseados: Para las actividades del Gobierno, este concepto de control interno administrativo se extiende ms all de las operaciones de entidades especficas. Se refiere a todos los controles existentes y ejercidos para averiguar la forma en que se llevan a cabo los asuntos pblicos. Estos controles abarcan desd las disposiciones constitucionales y leyes y su observancia y ejecucjn, operaciones Presidenciales, judiciales y del Congreso, y las operaciones de varias entidades de control central hasta los sistemas administrativos y de control de entidades individuales. NIVELES BASICOS DE CONTROL

El nivel bsico del control sobre las actividades de las entid Gobierno es la Constitucin, cuyas disposiciones gobiernan la

165

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ra y operaciones bsicas del 30bierr o Federal, Este documento establece la organizacin del Gobierne en Pode-:l5 Lefislativos, Ejecutivos y Judicial y establece los poderes y ob igacicres ce cada uno. Esta separacin de poderes es el fundamelt::> del cent-)I por medio del instrumento familiar de promover chequeen y bala-ce" asi;:)nando autoridad y responsabilidades diferentes pero qU3 5e co,::,'e~ntan a las distintas ramas de la organizacin. El prximo nivel de contrcol es el grupo d:: "'yes promulgadas por el Congreso. Estas leyes proveen o autorizan a as er1idades del Gobierno a efectuar las funciones y permiten la u:ili~dn de fondos pblicos para su financiamiento. Tamoin pLEeen estb ecer limitaciones o restricciones en la forma en que ~,edelEr levar a cabe las funciones o en el grado en que deben ejecutarse. Un nivel de a::n:rol relacionado con los Decretos Ejecutivos emitidos por el Preciden1:. Las leyes del Congreso pUEden Esrntlecer -e. uerimientos o imponer limitaciones de aplicacin general en tods I~~ ope-aciones del Gobierno, o pueden estar relacionacas Cal las func ones je entidades especficas. Las leyes del Congreso crea1 asimi:rTlO cierta: er dades centrales con poder y autoridad para e:erc-3r un control ti:J -e ~ administracin de ciertas fases de las actividades de las en1idad~ ::el':obie~no. Tales controles pueden ser ejercidos por medio de a e"isin de normas o de llevar a cabo inspecciones o auditor&s. Las enfd3cEs de control central son: la Contralora General, la Oficira de PreSUJUEsto, el Ministerio de Finanzas, la Comisin de Servicio Ci"il y la h:ninistracin de Servicios Generales. CONTROLES ADMINISTRATIV03 JE LA E T/:JAD

Aunque todos los niveles d~ contr.)1 son imJortntes, el inters principal en nuestra labor de audi:ora e im'estiga::: n e:; el control administrativo de la entidad bajo auditora. En este -,anua . el trmino es sinnimo de "Control Interno". OBJETIVOS INTERNO DEL CONTROL ADMI ISTRAT 'JO O DEL CONTROL

",,' .....

La administracin de cada entidad tiene la -es or-sabilidad de coordi.~~y~ntr?lar todas las operaci.one:; po~ las cU.3les~ responsable de haCf,fIf t1lJbs"'lbs esfuerzos necesarios pra aS8gu~a ,e del logro de resultados sati'$factorios. 1E6


Dentro de los I Imites del control efectuado por la administracin de una entidad, el objetivo general de su sistema de control interno debe ser, el llevar a cabo sus obligaciones y responsabilidades impuestas por ley en la forma ms efectiva, eficiente y econmica posible, tomando debida cuenta de la necesidad de: (1) cumplir los requerimientos y restricciones de todas las leyes y reglamentos correspondientes, y (2) promover y proteger los intereses de los Estados Unidos en relacin con las operaciones y propsitos de la entidad. Entre los objetivos tran los siguientes: 1. Promover eficiencia especficos de un sistema de control se encuen-

y econom la en las operaciones. in-

2. Salvaguardar los activos contra desperdicio o prdida indebidos, cluyendo la prevencin de malversacin de fondos y bienes. 3. Restriccin de los pasivos y costos a un m(nimo mente con los propsitos de la actividad. cumpliendo

eficaz-

4. Asegurarse de que todos los ingresos por cobrar, activos u operaciones sean recaudados o debidamente anulados. 5. Asegurarse de la precisin y confiabilidad ros, estad sticos y otros informes. NATURALEZA DEL TROL INTERNO CONTROL de los informes financie-

ADMINISTRATIVO

O DEL

CON-

Es importante reconocer la necesidad de canalizar en la direccin deseada los esfuerzos de las personas designadas para llevar a cabo la labor al establecer y operar un sistema de control interno. Por lo tanto, aunque existen ciertos principios y requerimientos que deben observarse al establecer las calificaciones y obtener los empleados adecuados, todos los otros elementos de control interno administrativo estn diseados para "controlar" las actividades de los funcionarios y empleados de la entidad. En otras palabras, el concepto de control se refiere a la accin y no a la forma .

1. Establecimiento

de ncrmas,

metEs

:>bjetivos

2. Anlisis del rendimier)lo.

3. Evaluacin
4. Acciones

de los -esLitados. correcti\,as, cuando sea1 le:esarias.

Cada uno de estos proas implica lgn tipo de accin. Su eficiencia depende de la :ompete lcia y actitLd de todos los funcionarios y empleados directamente e~argados ~ llevar a calo una tareay de rendir cuenta de los resultados. El procese :lministratiJ no est en las manos de slo uncs cuantos funciona;os, an tntrdose de organismos pequeos. Cucre todos los niveles cE >upervisin en un organismo y su eficacia es el resultcdo je los esfu3rzo5 de muchos funcionarios y empleados. ELEMENTOS DEL CONTROL INT::F O ADl\lI ~TRATIVO interno ad-

Los elementos ms inportantes e 3 Jn sisterr aE- control : ministrativo en una entidad son los s~uientes: Organizacin Poi tica Procedimien:os Personal Planeamiento Presupuesto Contabilidac Informe Auditora Interna basado e, los costo:;

1.:i8


Organizacin
El primer paso al emprender una actividad es establecer una organizacin que se adapte a una ejecucin apropiada de las operaciones. Luego deben obtenerse empleados idneos y asignarse las obligaciones y responsabilidades. Algunos principios y factores que deben considerarse al evaluar un plan de organizacin son los siguientes: 1. Las responsabilidades deben estar divididas de manera que una sola persona no controle todas las fases de cualquier transaccin. Cada titular debe estar autorizado para tomar medidas oportunas y decisivas, necesarias para cumplir apropiadamente con su responsabilidad. De lo contrario, habra friccin, demoras e inercia en la organizacin. La responsabilidad individual debe estar siempre claramente definida para que no pueda ser evadida ni excedida. Dicha definicin deber evitar asimismo culpar a otros por falta de accin o por una accin inapropiada. Un funcionario que asigna responsabilidades y que delega autoridad a sus subordinados debe contar con un sistema eficaz de control interno para determinar si se estn cumpliendo en forma apropiada las tareas asignadas. La persona a quien se le ha delegado la autoridad debe estar obligada a operar segn los trminos prescritos pero consultando con su supervisor en caso de excepcin. An las instrucciones especficas no abarcan todas las contingencias y los empleados deben conocer aquellas situaciones fuera de lo comn. No existe ningn sustituto para el criterio aplicado. Toda persona debe estar obligada a responder ante su superior por la forma en que ha cumplido con su responsabilidad y por los resultados obtenidos en relacin con lo que se debera haber logrado.

2.

3.

4.

5. .

6.

7.

Se deben conocer los requerimientos en las leyes y reglamentos.

de la organizacin

contenidos

169

8.

La organizacin debe ser lo suficiE-ntemente flexi~e como para permitir una sincronizacin de los c3mtios en su e:r:ructura debido a variaciones en los planes, poi ticas y obje7"jvos de les operaciones. Se debe evitar duplicacin de labores y esfuerzos al asignar funciones, obligaciones y responsabilidaces.

9.

10. La estructura de la organizacin debe ser lo ms ;imple posible. El

establecer una divisin demasiado precis.3 de ls ebligaciones y responsabilidades generalmente dar como resul aco un atraso en el proceso, creando as puestos inne,~esa-ios y una ineficiencia general.

11. Los organigramas y manuales de organizacin son muy tiles para el

el planeamiento, control de los cCITlbios '1 mejor .~omprensin del tipo de organizacin, linea de autoridad, y asig1a:in de responsabilidades.

12. Se deben disear las unidades

mximo Poltica de efectividad

je org3nizac n para obtener a n mnimo (.os:o.

un

Se puede definir una poi tica com) cualquier rfgl:t que requiera, gu e o limite las acciones de una entidad. La ::)Qltica es le lnea de conducta predeterminada que se aplica en una :lnti :Iad para levar a cabo todas sus actividades incluyendo aquellas no :revi:;ta;. En cor-traste, los procedimientos son mtodos o medios utilizados para e"'ectuar las actividades de conformidad con la poi tica presc-ita. La poi tica aplicable a las entidades cEl Gobiernc. pueden clasificarse en tres grupos:

1. Poi tica general, aquella que se orig"n3 normalmfnte

fuera de la entidad. La poi tica general puede estObecerse para todas las entidades del Gobierno o para una sola. Inc uve la poi tica 3Stablecida por: a) Ley (el Congreso); b) Directiva ejecutiva (el Presiden:e, 13 Oficina d:l Presupuesto Pbli.

a);,.,
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..,~~
'(,

c)', Reglamento (de Ministerios y fnticad3s de co trol central u otras e.ntidades autorizadas para emitir reglamentos je aplicacin gene" ral); .'

170


d) Decisin legal (por ejemplo, dor General, o las Cortes). por el Contralor General, el Procura2. Poi tica para la entidad en su totalidad, son aquellas establecidas dentro de la entidad en el nivel administrativo ms alto y que generalmente afectan a la entidad en su totalidad. 3. Poi tica para las unidades de organizacin de la entidad. 5n aquellas establecidas en niveles ms bajos y de aplicacin limitada a unidades de organizacin dentro de la entidad.

Los siguientes principios ca de la entidad:

y requerimientos

son aplicables a la poi ti-

1. Debe estar claramente establecida por escrito y organizada en forma sistemtica en gu as, manuales u otros tipos de publicaciones. Una falta de claridad puede ocasionar malas interpretaciones dentro de la entidad. 2. Debe ser comunicada sistemticamente a todos los funcionarios y empleados de la organizacin, cuyas obligaciones contribuyen al logro de los objetivos de la entidad de conformidad con la poi tica prescrita. 3. Debe estar de conformidad con las leyes correspondientes, intencin del Congreso, reglamentos pertinentes, a interpretaciones de las leyes en las decisiones del Contralor General, del Procurador General y de las Cortes, y deben concordar con la poi tica general prescrita en niveles ms altos. 4. Debe estar diseada para promover el cumplimiento de las actividades autorizadas en forma efectiva, eficiente y econmica y para proporcionar un grado satisfactorio de seguridad de que se estn salvaguardando debidamente los recursos del Gobierno que estn bajo el control de la entidad. 5. Debe revisarse peridicamente bio de circunstancias. Procedimientos Los procedimientos son los mtodos empleados para efe tividades de conformidad con las poi ticas prescritas. Desp y cuando sea necesario debido al cam-

171


establecido poi ttcas 'y objetivos bs cos._proporc onan un plan de organizacin, y asignan responsabilidade, t:le o::.eraci:n, eue permitan desarrollar los procedi Tlien-:os adecuade~ Jara ejecuta la~ operaciones de la entidad en forma E-fectiJa, eficiente )o eccnmica Los mismos Dfincipios y requ-:r" TIentos tasiccs a:Jlicables a la poi tica de la entidad. mencionados e lTI!riormente son aplicables a los procedimientos. Asimismo: 1. Debe haber un pro~ama para une rtvisil y rrejor continua o peridica de los pro'::3dimientos. 2. Para reducir 13 posibilidad de fraJde y error, los procedimientos deben estar coordinados de marelCl :ue el t- bajo de un empleado sea automticamente revisado por ot'o, el cJaI sea e'ectuado inde, pendientementE de sus propias 00 'g3ciones rescritas. Al determinar el grado de incl Jsin de cheqLe<)s in:ernos auDmticos en el sistema de contro , se deben consicer r factore~ tales como el grado de riesgo de prdida o error, costo dE p-o(edim'~ntcs preventivos, disponibilidad de personal y factibilidj.

3. Para las operaciones que no sean mec:ini ::as, 1tY.; p'ocedi m ientos prescritos no deben ser tan detalladm .:omo para iuprimir el uso del criterio en situacicnes fuera de lo ccmiln 4. Para promover una mxima efici~ie y econ:ma, los procedimientos prescritos deber ser lo ms sir~ es y del rrenor costo posible.

5. Los procedimieltos
cedimientos. Personal

no deben estar ~n cooflicto ni duplicar otros pro-

Una importante funcin admin iS:r.iltiJa es as gnar las obligaciones y responsabilidades a lai personas qUEs(,n capaces de cumpl irlas en forma satisfactoria. Po' lo tanto, al obtener eTl~eados, lo :Jrimero que se debe determinar soo los requerimient::,s dEl cargo. El prximo paso es reclutar a los empleados, que tengan ~s ca ificac on~5 necesarias o que pueden ser entrenadm para efectuar u,a labor er forna satisfactoria.

172


La forma ms directa de control es la supervisin. La calidad de bsico de un control satisfactorio tanto, se deben establecer normas zacin debe considerar la revisin dos los niveles de la organizacin. sobre el rendimiento de las personas la supervisin es a menudo el punto sobre todas las operaciones. Por lo de supervisin, y el plan de la organide la calidad de la supervisin en to-

Las prcticas convenientes relacionadas con la promocin trol satisfactorio son las siguientes:

de un con-

1. Conducir cursos de capacitacin entre ellos, cursos de actualizacin para los empleados a fin de brindarles la oportunidad de mejorar su competencia y mantenerlos informados acerca de los requisitos, nuevas poi ticas y procedimientos. 2. Proporcionar informacin sobre las obligaciones y responsabilidades de otras partes de la organizacin, para que los empleados puedan comprender mejor en qu forma y lugar encaja su cargo dentro de la organizacin. (Nota: Para algunas actividades del Gobirno, no es practicable ni conveniente, especialmente si se trata de informacin clasificada de seguridad). 3. Revisar el rendimiento de todos los empleados para determinar si se est cumpliendo con todos los requisitos esenciales. Se debe reconocer debidamente el rendimiento superior. Se deben comentar las negligencias para que los empleados puedan estar informados acerca de las mejoras que son necesarias introducirlas para su mejor rendimiento .

Los requerimientos de ley y las responsabilidades de la Comisin del Servicio Civil son una consideracin importante al revisar las prcticas del personal de las entidades del Gobierno. Planeamiento Un planeamiento es necesario en cualquier actividad para determinar las necesidades de la entidad en cuanto a empleados y recursos y para traducir dichas necesidades a requerimientos de fondos. Dicho planeamiento debe tomar en consideracin las obliga' . y responsabilidades impuestas por ley en una entidad, as! co... I'\o'f ''':.''\ dios para cumplir con ellas y el establecimiento de objef 4S e~iC'm.~ ' e \ ~ ~,,'~i./ ,- " " . cos a Icanza es. l1" cr.,q-k'. '~FI'> .. >, bl . A J ~'1, ',4 r'.1 I _ L, . (l,

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El requerimiento de un planeamienlo er e C:obierno es parte inherente del sistema de financianiento dE a::ti'.'idad~ el el cual, como patrn general, las asignaciones del Congre~ estn -equeridas por la Constitucin; antes de ser efectuadas, el Con;reso sol cita estimados de los requerimientos remitidos en la form de r re,upuEHo. Despus de conseguir la autoriz<:cin del ::ocgreso en la forma de asignaciones u otras acciones, es nEcesa-jo efuc-:uar otro planeamiento adelantado para establecer los pianES' proye::tu eS:lecficos de trabajo en los cuales se emplearn los fo dos, pErsonal \ otros re: rsos proporcionados a la entidad. Al hacer dichos planes, se debe tomar JeJica CUEnta de: la

1. Los requerimientos
autorizacin

y limitacionEs je las 18y'e~ que proporcionan y la intencin del COlg-e!;O;

2. La necesidad de llevar a cabo todcos lo!: pro~3rras

forma ms eficiente utilizados y econmica;

'y' operaciones en la

3. La necesidad de velar porque toclcs os recu - os de la entidad sean

en forma eficiente.

Presupuesto basado en los costos

Un presupuesto es un plan adelan aco de op3raGiones en trminos financieros. La mayor a de las entidad:ls del ot ierno Federal preparan presupuestos anuales que sern pre!i:!nta jos a Ce ngreso como una base para la obtencin de asignaciones p3ra f nanc ar! us operaciones. Otras entidades, tales como las empresas p' blicS CU\ s ctividades estn financiadas por otros meaios, tamb r cebe rEmitir sus presupuestos anuales para ser revisados por el Ccnreso. El -=ormato para estas presentaciones presupuestarias le prescribe 1] Oficin] de Presupuesto.

c:

Tradicionalmente, los presupuestJs er el Gol:i3rno Federal han sido preparados sobre la base de obliga.::iones 3 82r neurridos. En 1956, cuando la ley de Presupuesto y Co ltabilidad de 1921, fue modificada por la Ley Pblica 863, el Congreso J.Jtoriz una modificacin de este mtodo por uno basado en los cosbS a nLeV ley estableci que las solicitudes de la entidad oar asignci'Jnes de:Jn ser preparadas en forma de presupuestos basados en los CJS m, en 13f:rma y en el momento, determinados por el Presidente. I\cens, Esta Ley recomienda que las entidad's eJel Gobierno utilizarn -:ales presLpues-os basados en los costos'internam~nte en su administncr y or::era~in.

1/4


Un presupuesto basado en los costos es aqul que proyecta planes futuros de trabajo en trminos de costos de recursos consumidos, trabajo efectuado, o tratndose de un programa de abastecimientos, los articulas comprados o producidos. Las principales ventajas de la utilizacin de presupuestos basados en los costos en comparacin con aquellas referentes a los compromisos son las siguientes: 1. Los presupuestos basados en los costos proyectan el impacto financiero de las operaciones para el perodo presupuestario en trminos de costos estimados de consumo, de inventarios y recursos a ser mantenidos, y nuevo financiamiento requerido, la administracin puede obtener una figura financiera completa de las operaciones propuestas de la entidad en relacin con la carga de trabajo o asignacin de obligaciones para el perodo presupuestario y evaluar mejor los planes financieros de la organizacin. Bajo los presupuestos por compromisos la administracin recibe proyecciones slo del nuevo financiamiento requerido y debe confiar en datos suplementarios para una evaluacin adecuada del presupuesto interno en relacin con el trabajo que se efectuar du rante el per odo presupuestario. 2. La informacin sobre los costos en un presupuesto basado en los costos (incluyendo la informacin financiera sobre recursos disponibles) proporciona a la administracin los datos que necesita para evaluar el verdadero costo de las actividades y la utilizacin de los inventarios y otros recursos disponibles. Los datos en los presupuestos por compromisos no son completos ni precisos en cuanto a los co~tos proyectados de las operaciones para el perodo cubierto por el presupuesto . 3. La inclusin de costos de operacin en los presupuestos basados en los costos, permite comparaciones adecuadas de los planes financieros de las organizaciones subordinadas. Tales datos sobre los costos permiten asimismo a la administracin evaluar la relativa economa de la entidad contra las operaciones del contratista en ciertos casos. La administracin no cuenta con las ventajas en un presupuesto por compromiso ya que estos presupuestos no revelan los costos planeados ni los niveles de los recursos para el perodo presupuestario. 4. Debido a que los presupuestos basados en los costos proyectan un estimado de los bienes consumidos y niveles de inventarios y otros recursos as como el nuevo financiamiento requerido, la a stracin de la entidad puede ejercer un control en tres pu ~~~ tes del proceso financiero y no en un slo punto (au ~ d~~~.
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prometer) prcporcionEdo en los presupu::st(ls por compromisos. Los dos primeros puntos c:Jstos V niveles d:: I:s re:ursos pueden estar sujetos a un sistema ordenado de :ontr.: I i 1teno administrativo a travs de lo~ proceses presupuESt3r os, jlJ to C::Il el control legal sobre la autoridad por obligaciom-s requeri.~as en aquellos procesos.

5. Los presupues10s basaoos en los C::>St05 proporcionan

dimiento operativo vir para evalua- los he,chos reales Contabilidad

un plan de renque puede ejecu:arse y una norma que puede ser-

el el :utur,)..

La contabilidaj es un mtodo importa1tE de c:ntrcol financiero sobre las actividades V recursos. Proporc iona Jn ma -c: de -eferencia para las asignaciones de responsatilidad por 3rea, espe.:11cas de actividad V, al mismo tiempo, es la :JaSEpara la pre5er tadm d== in':ormes.como uno de los medios a travs de los cuale~ se JUede1 jJzgcr las operaciones. Los principios bsicos ::ue se deben ooservr :JI as~nar responsabilidades pueden llamarse, 105principi~ primordi.aIEs de a responsabilidad financiera. Se les debe considerar al deXlrroll:::r 81sis:ema de contabilidad y presentacin de inbrmes en Lna E-ntdEd. Ser'a ideal que los informes financiercs presen:ados por 13sentidad~s jel 30bierno a travs de los sistemas contables se basarar en las I 'nEs de responsabilidad. Dentro de lo posible, los sistemas de in :onmci cue demuestren los resultados financiros de las operacio,es de a e,tiJad deben mostrar las clasificaciones que corren parejas con las perscnas o u'lidades de organizacin responsabls por las ooeraciones. Se deben utilizar c13sificac'ones ctJmU1es p::rE: (1) los procesos presupuestarios; (2) la contbilidad sobre IJS re~ul:ados; y (3) la emisin de los respectivos inform~s financief"os. Toe s ~stas func ones deben estar plenamente sincron i ~adas con lo~ :: ro.~rll1as u (otra~ subdivisiones de las operacionEs de una entidad para que SE p_eda derivar de ellas el beneficio total dEsde el pLnto de ViS-3 de con tO adrrinistrativo. Nuestros conceptos b~icos en cuanto al rol dE la .:ontabilidad en la administracin de las entjjades del Gobi~rno =ed8ral estn establecidas en el Ttulo 2 cel l\13nu31 de la Cootralora GE'nera sobre Poi ticas y Procedimientos para servir de Gu a a las Entida:::les Federales (1)
(1) Este manual fue el1itido orig.13lmente en

'9E2, junto CEn IJS 1I.1Emorandums sobre Prin-

cipios de Contabili::lad por medio de los clElles El CJnt-alOl' GenEral prescribe los principios y normas de :ontabilidad que deben s~r ob;erY!ldcs p:x la! entidadEs del Gobierno.

176

Informes La presentacin de informes internos en cualquier organismo de cualquier magnitud es necesaria para proporcionar a los funcionarios responsables una informacin actual sobre lo que est sucediendo, sobre el progreso o logros, y sobre las necesidades de medidas administrativas. Tal informacin en las manos de los funcionarios administrativos es la base fundamental para un control interno administrativo. Al establecer un sistema satisfactorio de presentacin ternos, los siguientes principios son importantes: de informes in-

1. Se deben preparar los informes segn las responsabilidades 2. Las personas o unidades deben informar estn bajo su control.

asignadas.

solamente sobre asuntos que

3. Se debe comparar el costo de la recopilacin de datos y preparacin de informes con el valor o beneficios obtenidos de ellos. 4. Los informes deben ser lo ms sencillos posible y deben estar relacionados con la naturaleza del tema. No deben incluir informacin que no sea de utilidad para el funcionario u organismo que lo recibe, como base para medidas admi nistrativas. 5. Cuando sea factible, los informes sobre el progreso o rendimiento deben mostrar comparaciones con: (a) normas predeterminadas sobre los costos, calidad o cantidad de la produccin, logros, o rendimiento; (b) asignaciones presupuestarias; o (c) rendimiento anterior. Tales comparaciones sirven de base para evaluar la efectividad del rendimiento; las desviaciones de importancia sirven de base para las acciones correctivas, si son necesarias. 6. Cuando no se puede informar sobre el progreso o rendimiento en trminos de cifras, los informes deben estar diseados como para hacer hincapi en las excepciones u otros asuntos que requieran atencin por parte de la administracin.

177

7. Los informes deben ser oportunm pan ser m~ vliosos Los informes oportunos basados parcialmen'3 ~n estimJdcs pueden ser ms tiles que aquellos que llegan atraSld)s, aunq Je sean ms precisos. Se debe revisar de vez En c'Jando .1 sis ema de presenta:in de informes para determinar si est3n sirviendo su propsito en forma satisfactoria, si se estn preparando informes "nrecesarios, ~i algunos de los datos son innecesarios, o si se est present:3r::lc ura infeormacin insuficiente.
Auditora interna

Otro mecanismo impo"tante par roporcion' r nformacin a los funcionarios admi istratil.os como ura base pata las medidas administrativas es el sistema dE auditora irterna, independiente de las operaciones, mtodos, sistemas, procedimi~n-:os y prcticas. La auditora inter a, es necesar~ a ll admir istracin para poder evaluar todos los otros elementos ce central. Tambin puede suplementar y reforzar otros controles q..JE. ~.or moti\ os p rc-icos, posiblemente no contienen chequeos autom3tX:cs y balances. Algunos ra interna 1. principios y p)1 ticas b,ic3s relativas de la entidad seon los si~luier:e~: al sistema de audito-

La alta direccin debE establecer L:n sis-:ema de auditor(a interna y de organizacin que e,t o ms 3C)rde posibl~ con sus necesidades. No es necesario asign3r respons3t lidades de revisin y evaluacin nicamente a un grup) de auditx:s nternos, si otras personas dentro de la organizacin pueden e ectu3r funcicnes de revisin y eva" luacin en forma satisiactoria. Cuando existen varios tipos de dad, tales como inspe.:ciones y dinadas y la labor efectuada por definida para evitar dUJlicidad cionales. aeiv'dades de reliisin en una entiau::litrm'a inte-na, deeen estar coorceja persona debe estar claramente cE esfuerzo~ y dispu-::as jurisdic-

2.

3.

La necesidad de la au.::litor(a inLna vara sef:n cada entidad. Por lo tanto, el alea ce de la labor n( ::ue:Je ser uniforme, y debe ser establecido por la admin stracin dE cada ertidad. P Jede incluir: a. Revisin del cumplimiento ~~oIIticas y procedimientos y e"Iak-Jacin cel rendimiento de la ,mrtidad .
173

de las

- ....

.. ..

b. Examen y verificacin

de las transacciones financieras.

c. Prueba de la confiabilidad y utilidad de la inf.ormacin contable de la entidad y de otra informacin financiera y estadstica, as como de los informes internos y externos. d. Revisin de la efectividad humanos y materiales. de la entidad en el empleo de recursos

e. Determinacin en cuanto a una responsabilidad apropiada de los recursos as como de su salvaguardia para evitar o disminuir su desperdicio o prdida. 4. La alta direccin debe definir la naturaleza y alcance de la labor de quien integre la unidad de auditora interna para que sus obligaciones, responsabilidades e importancia sean adecuadamente reconocidas en la entidad. Para promover una consideracin y medidas adecuadas en cuanto a sus hallazgos, la unidad de auditora interna debe ser responsable ante un funcionario de un nivel razonablemente alto. Debe ser independiente de los funcionarios directamente responsables por las operaciones revisadas para que sus evaluaciones sean ms objetivas. Los funcionarios operativos son responsables principalmente de llevar a cabo sus labores en forma apropiada y de supervisarlas. La operacin de la auditora interna no debe reemplazar la autoridad y responsabil idad establecidas. La auditora interna es una funcin de asesorl'a y de alto nivel y no debe incluir supervisin o responsabilidad de llevar a cabo las operaciones de lnea. Las personas encargadas de la auditora interna no deben controlar ni dirigir la accin; su funcin es ayudar a la administracin proporcionando informacin que puede convertirse en la base de medidas futuras. La entidad debe preparar un manual que establezca el alcance, objetivos, y normas de rendimiento de su funcin de auditora interna.

5.

6.

7.

8.

9.

mano. Pero los planes deben ser lo ,uficientemente para permitir exmenes por motivos especiales.
10. Todas

flexibles

como

las labores de auditora interna detn e,tar en conformidad con las normas profesionales de compet~ncia, co fiabilidad y objetividad. Se debe hacer constante h-ncapi en la necesidad de una oportLna presentacin del informe.

11. Las personas

~ncargadas de la auditora in1erna d~ben hacer hinca. pi en la necesidad de p-omover una rlejor:t e'l las operaciones.

12. Se deben discutir los hallazgos con IJS fun:i:marios operativos responsables cuyas activ dades se estn revisanoc" excepto cuando sea necesario un ~ratamiento distinto debido a l posiJil idac de fraude. Los informes que tomen en cuenta estos p Jnto~ de 'Jista proporcionarn a la alta adminis racin una versin completa, '1 originarn una mayor cOJperacin y Jna accin ms Eficaz.
13. Se deben

establecer procedimientos adec.Jados dz seguimiento pa. ra determinar si se han considerado I:ls recomenCciones basadas en la labor de auditora interna, si se han torraco las medidas corree. tivas, y si los resultados 'Jan sido satisfactorios . .....a labor de audito. ra interna ser efectiva solamente si la acmi- istracin hace uso de sus resu Itados IN ERI'JOS ADMI/\ ISTR.~TIVCS y r~UESTRAS

LOS CONTROLES AUDITORIAS

El concepto fundamental de nuestro enfocue b~ico de auditor a es que, por medio de una re'fisin, prueba apropi3da y las evaluaciones correspondientes, poderlOS evaluarla efEctividac :le los controles internos administrativos de la entidad en relacin ccn la 3cti,idad, programa, operacin o funcin bajo examen para I~rr los objetivos especficos de dicha auditora, sean cuales fueren.

Un estudio adecuado del sistema de cOltrol i lterno administrativo de cada entidad bajo auditora es un requis to prEv'o para cumplir con todas las responsab'lidades de auditora de la Cm~ralot a General. Esto se origina en la SEccin 117 (a) de la Le'{ de P-ccedimientos de Presupuesto y Contabil dad de 1950, el cual es~ablece que:

180


"Al determinar los procedimientos de auditora que deben seguirse y el alcance del examen de comprobantes y otros documentos, el Contralor General considerar las normas de auditorl'a generalmente aceptadas, incluyendo la efectividad de los sistemas de contabil idad,auditora interna y control interno y las prcticas administrativas relacionadas de las entidades respectivas". No se debe considerar que las auditoras y otras revisiones internas reemplazan, suplementan o duplican las auditoras de la Contralora General. Las revisiones internas son parte integral del sistema de control interno administrativo de la entidad y estn sujetas a la misma revisin por parte nuestra como lo est cualquier otro tipo de control. Debido a su relacin con todos los otros tipos de control-i nterno administrativo, nuestros estudios de la labor y efectividad del sistema de auditora interna de la entidad son de primordial importancia y debemos utilizar los resultados de dicha labor al mximo posible. Para cumplir con nuestras responsabilidades de auditora en forma satisfactoria, debemos evaluar la efectividad de este componente del sistema de control interno administrativo. Al hacer esto, debemos estar familiarizados con la naturaleza y alcance de la labor emprendida por todos los grupos de auditora y revisin interna, y con los resultados, es decir, las conclusiones, recomendaciones y acciones administrativas originadas en base de ellas .

181

CAPITULO XI I

REVISION

DE LOS RESULTADOS DE LOS PROGRAMAS ACTIVIDADES DEL GOBIERNO

INTERES

POR PARTE DEL CONGRESO incluye el examen de los pro-

El alcance total de nuestras auditoras gramas y actividades del Gobierno.

El amplio lenguaje de la Ley de Presupuesto y Contabilidad de 1921, nos dirige hacia una investigacin de todos los asuntos relacionados con el recibo, desembolso y aplicacin de los f()ndos pblicos. Ms recientemente, el Congreso nos hizo conocer su inters en que hagamos mayor hincapi en este tipo de labor de revisin, al promulgar la Ley de Reorganizacin Legislativa de 1970. La seccin 204 (a) establece lo siguiente: "El Contralor General revisar y analizar los resultados de los programas y actividades del Gobierno llevados a cabo bajo la legislacin vigente, incluyendo estudios de costo-beneficio, cuando as( lo ordene cualquier Cmara del Congreso, o por propia iniciativa, o cuando se lo solicite cualquier comit de la Cmara de Representantes o el Senado, o cualquier comit conjunto de ambas Cmaras que tenga una jurisdiccin sobre tales programas y actividades". MOTIVO DE LAS REVISIONES


utilizar para cumplir con sus responsabilidad:!s egislativas y de vigilancia. Cumplimos con este propsito al inforrrar acerca del progreso de la entidades pblicas en el logro de los objetivos de sus programas y actividades y al idetltificar los problemas que deben resolverse para mejorar la efectividad de sus operaciones. Es importante asimismo qUE proporcionellos al Congreso una informacin sobre los costos de ur: programa y que revelemos tanto las fuentes de financiamiento como la utilizacin de los fondos destinados al programa. Nuestro objetivo es hacer evalL aciones que sean lo ms informativas y objetivas posib,e,. Muchas de las decisiones en cuanto a mejoras o adaptacin de las operaciones y administracin cE un prograrra deben ser tomadas por el Congreso, pero esto no signific3 que ya no :enemos la responsabilidad de ayudar al Congreso. Las poi ticas se de:erminan seg., la mayora de opiniones de los miembros del Congreso, basndose en la informacin disponible. Una de nuestras responsabilidades bsicas es proporcionar parte de dicha informacin y ayudar aSI a los miembros a formarse un criterio. Cuando identifiquemos los proble as que ceb~n resolverse, debemos identificar asimismo sus causas 1, cuando sea Josible, hace- sugerencias sobre los distintos mtodos de legrar mejores r:!sultados. Podemos revisar los programas en los cuales parece que no existen problemas ni dificultades, pero antes de empre.,der dicha revisin, debemos considerar si el programa: Es nuevo y no se le ha evaluado anteriormente. Est creciendo rpidamente. Abarca un rea de gran inters para el COnr:E5o. Cuenta con grandes sumas de dinero de los fardos federales o si tales sumas se le pueden asignar. Requerir medidas por parte del :ongreso en un futuro no muy lejano como una extensin del programa cu.a autorizacin est por expirar.

EXPLlCACION

DE TERI\1INOS

La revisin de los resultados de los progr mas y activ dades del Gobierno_concierne los objetivos del programa que ,e han establecido, lo 184

que se ha logrado o se est logrando, y el grado de alcance de los objetivos establecidos en los estatutos y en los reglamentos correspondientes. A pesar de que abarcan principalmente los logros, las revisiones de los resultados podrn incluir, en muchos casos, revisiones de las poi Iticas, procedimientos y prcticas administrativas, para evaluar sus efectos en el logro de los objetivos. Este proceso generalmente considerar la eficiencia y econom la administrativa debido a que los beneficios del programa provienen del consumo de recursos. Generalmente, los costos deben estar razonablemente acordes con los beneficios. El Congreso subray la necesidad de considerar tanto los costos como los beneficios en la Ley de Reorganizacin Legislativa de 1970. Dicha Ley recomend a la Contralora General que incluyera estudios de costo-beneficio en las revisiones de lOS resultados. Un programa, segn lo empleamos, no est confinado al nivel ms alto del Gobierno, pero cuanto ms alto sea el nivel tanto ms importante y til debern ser los resultados de nuestros exmenes para el Congreso. Por ejemplo, una evaluacin en la cual el objetivo es mejorar la salud de la poblacin, sera ms importante que una evaluacin en la cual el objetivo es aumentar el nmero de mdicos (slo uno de los varios aspectos del objetivo global de mejorar la salud de la poblacin). Una evaluacin significa una verificacin rando los logros con una norma y objetivo. del valor de algo, compa-

La evaluacin de un programa va ms all de la revisin de los resultados del programa. En un sentido ms amplio, la evaluacin de un programa abarca no slo una evaluacin de lo que se est logrando en relacin con los costos sino tambin si los objetivos de los programas son apropiados y convenientes. Normalmente, nuestra labor se limitara a efectuar revisiones de los resultados de los programas. Un estudio de costo-beneficio toma en cuenta la relacin entre los costos incurridos al lograr un objetivo del programa y los beneficios o logros alcanzados. Para efectuar un estudio de costo-beneficio tendremos que considerar las distintas formas de alcanzar un objetivo del programa para identificar, en trminos de dlares, el rendimiento, ya sea el mayor beneficio para un costo dado o el nivel requerido de beneficios al costo ms bajo. Cuando no se pueden medir los beneficios en orminos de dlares, al estudio se le conoce como estudio por cos ~ch_D~

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DEFINICION DE LOS OBJETrvOS

DEL PROGRAMA

A menudc. es difcil definir los :Jbjetivos je un programa. A pesar de ellos, el obtener declaraciores de la enticad arerca de los objetivos y el llegar a acuerdos sobre ell')5, es el prirrer peso esencial para medir y evaluar el progreso enellogro de dichos objetivos. La dificultad para definir l:Ji objetivos de Jn programa a menudo se debe a uno o varios de los sigu"entes factores: 1. La legislacin o historial del programa. lei!;latiV::l no de1ine claramente los objetivos

2. Varios objetivos son solapados o inter-depencientes.

3. Los objetivos establecidos pera el prograna no son de fcil comprensin para las personas e cargada:> de lIe"/a - a cabo los programas o pueden ser confusos deb do :1 qUE estn ef1 :;onflicto con los de otros programas. 4. Hay factores sociolgicos npliC3dos, los :::uales no han sido estudiados, investigados yanali?:ados hasta e grado necesario como para que sean definitivos.

5. No se ha cumplido

con la aparef1te intencin la entidad responsable defirn los cbjetivm. han

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del Congreso de que

6. Los objetivos reales del pr')grama objetivos declarados siguen iualee

biado a peSCl"de que los

No existen soluciones sencillas y claras p<ra estos tipos de dificultad. Sin embargo, para efectuar ura revi:;in til cE ros resultados del programa, debemos hacer lo necesario para identificar los objetivos del mismo. Cuando no se puede llegar a -:l comprensin, tendremos que informar que no se han establecido objetrvos concretes. Er algunos casos, tendremos que informar que no se ::uede l1edir el lo~ro de las metas establecidas, o que aquellas establecid3:; son irreales o inalcanzables. ~~i se utilizan los servicios ce con:;ultores e>:te'nos para ayudar en la revisin, generalmente sera ccrrveniente ob1311ersu consejc o asistencia
"

18E


para identificar claramente rar el programa de trabajo. los objetivos del programa antes de prepaCuando se estn identificando y estudiando los objetivos del programa, es especialmente importante tomar en cuenta otros programas que tengan los mismos o similares objetivos. Varias entidades pueden tener programas con objetivos similares que pueden evaluarse simultnea y colectivamente. Cuando se trate de un rea funcional de inters, debemos considerar si el hecho de que una auditora cubra ms de un programa en una entidad es ms til para el Congreso y para las entidades interesadas. Al enfocar en forma funcional la evaluacin de un programa podemos, por medio de nuestro informe, proporcionar al Congreso una perspectiva de un programa que generalmente no estara disponible en una evaluacin ms limitada, y estaremos ms preparados para recomendar cambios en las estructuras o responsabilidades de la organizacin. Todos los informes sobre las revisiones de los resultados de los programas deben incluir discusiones de los objetivos del programa utilizados en nuestras evaluaciones y la forma en que se les identific y estab leci. FACTORES QUE DEBEN TOMARSE EN CUENTA AL REVISAR

LOS RESULTADOS

DE LOS PROGRAMAS

Los funcionarios administrativos de la entidad tienen la responsabilidad de evaluar continuamente sus programas para determinar el grado de progreso en el logro de los objetivos. Nuestro enfoque principal es evaluar el sistema de la entidad para medir su progreso. Al hacer esto, debemos tratar de obtener respuesta a preguntas ta les como las siguientes: Efectidad del programa. -El programa est logrando los resultados establecidos en los objetivos legislativos o en las directivas de la entidad?


Cumplimiento. -Se est llevando a ccbJ el programa o actividad y se estn efectuando los desem JOIsos en confornidad con los requerimientos de leyes y reglamen s pertinentes? Lo adecuado del sistema de in~ormacin.

-r~me la alta administracin la informadn esencial '{ confiab e neces;ria para ejercer supervisin y controle~ y para ver"ficar la di8ccin rumbo?
Relacin con O'D'"OSrografTJaL -La jurisdic::i6n es solapada o se p duplican los esfu=rzos sin ni ~n propsito til? Se coordina el programa con otros programas ~us tienen cbjetivDs similares? Apoya a otros programas =n forma rzeonable? Origina falta de beneficios en otros programas? -~ Los costos del pro Jama estr en relaci6n

Relacin coste> beneficio.

con los beneficios logrados?

de alternatll-as -Se 1n exc.ninado programas o procedimientos alternativos J se les debe examinar para averiguar la posibilidad de lo~rar los ob'=trvos con la may::>r ecor amia? Cuando se han considerado las alterlativas, ~e prepa -an lo~ estudios, tales como estudios de costo-bene icio, para 8spaldar propuestas adecuadas del poder ejecutivo desde el punto de vi5ta de un anlisis de los costos y beneficios cE distintos ~n":oques? Consideracin

necesita El pro~ama ~ntinuamente? La legislacin o os reglamE1tJS pued=n o no haber establecido la necesidad de terminar un png-ama, y n,J es raro qUE un programa del Gobierno contine muero jespus de habE - cum:lido el fin para el cual fue implantado.
COl1lleniencia del programa.- ~Se est Ile'/ando a :abo e implementando

Necesidad del programa. -Se

el programa segn las necesr:.-:les de los objetivos que fueron utilizados para justificar su impl1taci6n?

y consistencia de 10f oiJjetivos.- Los cbjetivos del programa son lo suficientenente claros como par-a que la administraci6n de la entidad pueda lo~rar los resul-:ados del progrma en forma eficaz? Los objetivos de las partes componEntes del programa estn en conformidad con los objetivos d I :rograma en su totalidaj?
Claridad

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Validez de la informacin. -Cun vlidos son los datos utilizados para justificar el programa ante el Congreso? Cun vlidos son los datos pertinentes en el momento de nuestra evaluacin? Calidad de la informacin presentada al Congreso. - La informacin que presenta la entidad al Congreso es suficientemente adecuada y precisa como para que el Congreso pueda dirigir los resultados del programa en forma eficaz? METODOS PARA DESARROLLAR LA INFORMACION

Utilizacin

de los Estudios Efectuados por la Entidad y por Otros

En conformidad con nuestro enfoque establecido para toda nuestra labor de auditora, primero debemos identificar los estudios que se han efectuado ya por la entidad o para ella sobre la administracin del programa o actividad. Durante la fase de trabajo preliminar debemos hacer un inventario de los estudios pasados, actuales y planeados efectuados por la entidad o por consultores que tengan alguna relacin con nuestra labor, incluyendo aquellos relacionados con la fijacin de metas para el programa y la evaluacin del progreso en el logro de las metas., Dicho inventario debe incluir los estudios efectuados o respaldados por entidades que no son federales y por organismos privados. Tambin debemos indagar acerca de cualquier estudio pertinente y obtener copias, si es posible, de los informes preparados por o para: La Oficina de Presupuesto; Los Comits del Congreso; Los Gobiernos Estatales o locales; Los Organismos independientes de investigacin. En algunos casos, las entidades estn obligadas por ley a efectuar evaluaciones de los programas y a informar al Congreso acerca de los resultados de dichas evaluaciones.

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Debemos prestar especial atencin a las disposiciones legislativas que requieren un porcentaje fijo de fondos para el ::rogrma o una cifra fija en dlares que ser gastaca el la evaluacin. Un requerimiento tal puede ser inconven iente, e5pec:ialmente si la entidac no puede gastar el dinero eficazmente. Reglame~tos de personal demasiado estrictos o la Escasez de personal entrenado puede dar como reSLItado un gasto de los fondos Federales en evaluaciones que no son muy 'tiles. Ms de una unidad de organizacin puede estar implicada en la evaluacin de programas. P:x ejemplo, tanto las ent dades organizadas en departamentos como aquellcs organizadas e ..ofi ~inas pueden tener la responsabilidad de revisCl" 105 resultados del pr09rama que estamos revisando. Debemos identif car y fami arizarnc~ COl todos ellos para comprender la forma en que se relaciona el uno con e otro.

Cuando los consultores o contratistas hayan hemo estudios pertinentes para la entidad, debE mo:; examinarlos y 3lferiguar las reacciones de los funcionarios de la entidac y la arma en qU:lla :!ntidad ha dirigido los estudios. Tambin debemos 8valuar la utilidac de tales estudios para la entidad y para nuestra lab::>r. Una revisin de los es-ud os preparados por la en idad y por otros ser de gran utilidad para rosotros debido a la infcrmacin que contienen, los mtodos seguido; '1 as evaluaciones efectJadas. Tal revisin debe proporcionarnos, asimismo, la base para nuestras conclusiones acerca de la utilidad de dichos estudios y debemos averiguar la forma en que la entidad los ha utili!ado, i\lo debemos cuplicar el trabajo oportuno y satisfactorio de otras personas, pen a hacer la revisin debemos aprovechar plenamentE la informacin que ya ha sido desarrollada por otros y, cuando sea lecesario, utilizarla como una base para nuestros propios estud ios. La mayor parte de la i formacin que toma8mos en cuenta en una revisin de los resultados de un programa habtE sido ya tomada en cuenta (o debera haber sido tomada en cuenta) por la entidad a cargo del programa. Esta informacin ser muy benef ciosa para nosotros, y se debe hacer todo lo posible por obtener toda la irformacin, documentos, registros e inforll'es de importancia de - en-:idad relacionados con .Ios objetivos, resultados . lo;ros del programa.

190


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Utilizacin de los servicios de consultores

Debido a la naturaleza compleja y tcnica de algunos programas, tendremos que utilizar los servicios de expertos y consultores externos. Debemos hacer todo lo posible por asegurarnos de que nosotros mismos y los consultores comprendamos plenamente y estemos de acuerdo sobre el alcance y objetivos de la labor. El alcance de nuesto trato diario con los expertos Y consultores en el rendimiento de su trabajo puede variar. En la mayora de los casos, ser ventajoso asignar personal para que trabaje con ellos o para que coordine sus actividades y analice los problemas con ellos. En otros casos, la naturaleza de su trabajo ser tal que slo un contacto limitado ser adecuado. Los objetivos son: (1) Asegurarnos de que comprendemos: (a) la naturaleza de su labor; (b) sus conclusiones importantes; (c) las causas fundamentales de sus preferencias anal ticas; y (d) los riesyos inherentes de sus datos y anlisis, (2) hacerles sugerencias para que su labor sea ms LJeneficiosa para nosotros; y (3) asegurarnos de que la labor qu se est efectuando est en conformidad con nuestros propsitos. de nuestro trato diario con los consultores y expertos

Obtencin de informacin

por. medio

de Entrevistas

y Cuestionarios.

La mayor parte de la informacin relacionada con el impacto de los programas Federales se podr obtener de los archivos y registros de la entidad y de los estudios efectuados por consultores. Adems, las entrevistas con aquellos directamente afectados por los programas, tales como los beneficiarios de los mismos, y con otras personas que tienen un conocimiento directo de l, pueden ser valiosas como una base para conocer realmente la efectividad de los programas. Al seleccionar a los beneficiarios que sern entrevistados, debemos considerar a las personas que han terminado el programa, a las que estn actualmente en l, a las que han empezado y luego lo han dejado sin terminar, y que, a pesar de estar en el grupo de los beneficiarios, no han participado en realidad. al tratar de proyectar los resultados de las

Se debe tener cuidado entrevistas.

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las en revistas a gran escala, se~ra bueno conducir entrevis as de prueba entre L.n ;)rupo pequeo de personas para ayudarnos a preparar un cuestionario til y para tener una idea de las respuestas que se pueden esperar de mayores entrevi3tas. Se debe considerar cuidadosamente el ti)o de preguntas ya sean las que requieren respuestas acerca de los hechos, :'piniones o ambos. Al preparar preguntas espec 'ficas, debemos consijerar tambin los problemas que podr an aparecer al comparar yevalua' as posibles rEspuestas.

La utilizacil de organismos profesionales externos de entrevista puede ser aprop ada tanto ::ara la preparacin de los cuestionarios como para la conduccin de las eltrevistas. Si se utiliza este servicio, debemos controlar su accin para segurarnos de que los ;uestionarios y las entrevistas sean como lo de~amos. Si es posible, se deben efectuar la, entrevistas en la fas~ del trabajo preliminar o al principio de la revisin (1) para servi- de base en la verificacin de las posibles debilidades del programa y ~n el desarrollo de procedimientos detallados e revisin y (2) para oL'1ener antecedentes valiosos acerca d3 la posible efectividd del programa Segn el tipe- de progra"a bajo examen, las personas que pueden resultar indirectamente afe.:tadas po" el programa - polica, directores de escuelas, ofidales de las cortes - ::ueden ser tambin buenas fuentes de informacin sobre la efectividad. A pesar de que las entr3vistas or::les pueden proporcionarnos una base adicional al evaluar el impacto del programa. este mtodo de obtener datos de gran nmero de beneficiarios y o ras personas puede requerir demasiado tiempc y ser cemasiado costoso. Por lo tanto, debemos considerar el obtc,er la infOfmacin deseada por medio de lI utilizacin de cJestionario:o enviado;; a las personas correspondientes con una carta sclicitndole~ que lo I enen y lo devuelvan. Sin embargo, la informacin obtenida P'Jr medio je cuestionarios es generalmente una evidencia poco confiable y debe ser verificada o corroborada por otras fuentes o mtodos. El Captulo 8 explica detalladamEnte la utilizacin de entrevistas cuestionarios en luestra labor de auditora. Utilizacin de T-cnicis Anal ticas Frecuentemente es necesario uti liza4:cnicas sofisti ;adas (por ejemplo, anlisis de varia:::in, anli~is de re!J'esin) al analizar los datos para 192
y

I
medir los resultados del programa. Las tcnicas empleadas en situaciones dadas dependern de los datos disponibles y del programa o actividad que se est evaluando. Cuando tengamos dudas acerca de la precisin y confiabilidad de los datos utilizados, el resultado de nuestra labor anal tica debe ser sometido a un anlisis de sensibilidad, el analista o auditor debe variar al valor de la caracterstica esencial (por ejemplo, puntaje promedio de las pruebas) obtenida de los datos para determinar qu cantidad de errores en los datos cambiara o invalidara nuestras conclusiones. Si cambiaran nuestras conclusiones como resultado de una pequea variacin en el valor de la caracterstica esencial, se debe sealar esto claramente en el informe. Asmismo se debe explicar en el informe por qu motivos utilizamos unos datos que creemos que pueden ser imprecisos. Hay especialistas de la Contralora General en anlisis de sistemas disponibles para servir de gu as en la aplicacin de tcnicas anal ticas en nuestra labor. CONSIDERACIONES ESPECIALES

Estudios de costo-beneficio Los estudios de costo-beneficio (o estudios de costo-efectividad en los cuales no se pueden cuantificar los beneficios en trminos de dlares) son parte importante de una evaluacin de los resultados de los programas. Debemos aprovechar plenamente los estudios pertinentes de costo-beneficio o costo-efectividad preparados por la entidad o por otras personas . Si nuestra labor de revisin demuestra que necesitamos tales estudios y no han sido efectuados, o los que s han sido efectuados no son adecuados, debemos hacer los estudios nosotros mismos cuando sea posible y practicable. Como se indica en la pgina 1, el Congreso en la Ley de Reorganizacin Legislativa de 1970, nos recomend especficamente incluir estudios de costo-beneficio en nuestras revisiones de los programas y actividades del Gobierno. Se pueden efectuar revisiones de los resultados de los programas aunque no se hayan desarrollado medidas cuantitativas de costos y beneficios o logros. Aunque debemos tratar, cuando sea practicable, de hacer estudios independientes de costo-beneficio en trmino tivos, la falta de antecedentes, "grupos de control", y la di .~ ad parli-('
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medir los beneficios pude desechar la necesidad de efectuar anlisis cuantitativos importantes en muchas reas. E estos casos, al hacer nuestras evaluaciones debemos examinar cualqLier evidencia disponible sobre los beneficios logrados. Debemos tener cuidado para asegurarse ce que estamos dando opiniones y llegando a conclusiones respaldadas por los hechos y por nuestros anlisis. Esto quiere decir que presentamos informacin con cuidado, limitamos nuestros hallazgos y conclusiones a aquellas que se basan en nuestra labor de revisin y no nos ca '/ertimos en defensores de ningn programa en particular. Nuevos Pro~ramas Generalmente, ser necesario o conveniente tratar de evaluar los nuevos programas que han estado en operaci)n durante un tiempo corto que se puede obtener poca, o n ingu na, in=ormacin acerca de sus resultados. A veces, sin embargo, podremos proporcion..- al Congreso una informacin ti I sobre un nuevo programa de poca vida estatutaria cuya extensin ser considerada. Por ejemplo, sera til para el Congreso contar con informacin acerca de los objetivo> de los programas que han sido definidos por la entidad responsable cuando sta fue la intencin del Congreso o cun reales o alcanzab es han sido; acerca de lo que ha sucedido bajo el programa. y acerca del progreso en el logro de los objetivos establecidos para el programa con los recursos disponibles. Tal vez podra hacerse una evaluacin del impacto de los distintos niveles de financiamiento en la duracin restante del programa o durante su extensin. Segn la naturaleza del programa, podemos e):aminar apropiadamente ciertos asuntos relacionados con los resultadm del programa, aunque ste sea nuevo. Uno de estos asuntos es si la entidad tiene planes de evaluacin. Una buena prctica administrativa es hacer planes antes de implementar los programas para evaluar los resultados de tales programas. Cuando no se ha hecho esto, debemos considerar el informar a la entidad acerca de este asunto y, cuando sea apropiado, al Congreso. Ya sea en respuesta a solicitudes del Congreso o de propia iniciativa, podemos examinar asimismo el anlisis utilizaio por la entidad como un respaldo para sus nuevos programas. Otros asuntos que podramos querer e~aminar han sido sugeridos en la discu>"n previa acerca de las reas de revisin que cubren las evaluaciones de os programas

194


Propuestas para Nuevos Programas Aunque nuestra labor puede servir de ayuda a los comits legislativos y a los de presupuesto al considerar los nuevos programas propuestos, nuestro inters principal es la administracin y los resultados de los programas vigentes. No es nuestra funcin iniciar propuestas legislativas para establecer nuevos programas relacionados con problemas sociales, econmicos, de seguridad nacional, o con otros problemas o necesidades. Asimismo, no hacemos revisiones para desarrollar recomendaciones acerca de la necesidad de legislacin para un nuevo programa pendiente ante un Comit del Congreso. Si un comit solicita la ayuda de la Contralora General en relacin a propuestas para nuevos programas, debemos dirigir nuestra atencin a los fines y asuntos que el comit quisiera comentar con el poder ejecutivo. Si se solicita nuestra asistencia, a menudo podemos proporcionar informacin acerca de las ventajas y desventajas de una propuesta para un nuevo programa y acerca de las alternativas en vez de decidir qu alternativa se debe adoptar. Podremos proporcionar informacin acerca del funcionamiento de un nuevo programa basndose en nuestra experiencia con programas vigentes. Sin embargo, si nuestra labor que para mejorar la efectividad de un programa propuesto se debe adoptar un curso de accin especfico, se debe conseguir la aprobacin de la recomendacin lo antes posible por el Contralor General. Niveles y Prioridades de Financiamiento

Aunque no tenemos la responsabilidad de iniciar recomendaciones acerca de niveles de financiamiento especficos, podemos informar al Congreso acerca de los casos en los cuales los recursos disponibles no son adecuados para que la entidad pueda lograr los objetivos establecidos. Unas recomendaciones que no indiquen niveles especficos de financiamiento pero que podran requerir un aumento en dichos niveles ser an apropiadas si se comprende claramente que un aumento tal es necesario para mejorar la economa, eficiencia y efectividad con las cuales se llevan a cabo los programas. Por ejemplo, una recomendacin acerca de un aumento de personal en la organizacin de auditora interna de una entidad sera apropiada si nuestra revisin mostrara que el personal existente no ha podido abarcar eficazmente todas las actividades de la entidad que deberan haber sido auditadas. ~A.i. o~ 195
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Similarmente, pueden darse casos en que ser 3 apropiado hacer recomendaciones acerca de las prioridades presupuestarias entre los distintos programas. Por ejemplo, si nuestra revisin mostrara que ha habido un progreso limitado al implementar el programa de mejoramiento de la seguridad en las carreteras, sera apropiado recomendar que parte de los fondos destinados a este servicio fuera designada para mejorar lugares peligrosos de las mismas. Si hemos de incluir recomendaciones acerca de niveles o prioridades de financiar:1iento en nuestros informes es nece~ario discutirlas primero con el Contralor General.

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CAPITULO XVI

TOMA DE DECLARACIONES ORALES Y ESCRITAS DESIGNACION DE LA FACULTAD JURAMENTADAS DE TOMAR DECLARACIONES

La Orden del Contrator General No. 3.7 designa y autoriza a los funcionarios y miembros del personal en los grados GS-11 y ms altos, que ocupan cargos en las Direcciones de Contabilidad, de Auditora y de Operaciones, a tomar declaraciones juramentadas. El propsito de tal designacin y autoridad es que los miembros del personal tengan la debida facultad de tomar declaraciones juramentadas cuando, debido a las circunstancias en una auditora, se requiera dicha accin. TOMA DE JU RAMENTO y DECLARACIONES Nuestra facultad legal de tomar juramento est establecida en la seccin 297, Estatutos Revisados, modificada por la seccin 304 de la Ley de Presupuesto y Contabilidad de 1921, del modo siguiente: "Los funcionarios apropiados de la Contralora General tienen la facultad de tomar juramentos a testigos en los casosen que lo estimen necesario para el debido examen de las cuentas por las cuales son responsables".

Al efectuar nuestra labor, especialmente cuando existen c gularidades o conducta indebida o se sospecha que existen

197


debemos tratar de obtener firmadas: 1. Una declaracin jurada 2. Una declaracin firmada (pero no jurada) uno de los siguientE's tipos ce declaraciones

Factores que se deben considerar al obtener declaraciones

Algunas de las consideraciones en cuanto declaraciones escritas o no son las siguientes: 1. Los propsitos para los cuales se podra a si se deben obtener

utilizar

la declaracin; la declaracin

2. El inters propio de la persona que est "laciendo como consecuencia del caso,

3. E I cargo oficial de la persona que est haciend:> la declaracin; 4. Los casos que requieren una declaracin firmada.

a) Admisiones en cont'a de su propio in-ers por parte de una persona que est dentro del alcance de un E-xamen; b) Declaraciones verbales de un testigo impo-:ante para conservar tal evidencia y para refutarlo en caso de que !;Eretracte; c) Declaraciones de una persona que niega les cargos o alegatos en su contra aunque sus declaraciones sean falsa;: d) Declaraciones verbales solicitando una infcrmacin tan importante que se deben registrar las palabras exactas uti lizadas. En algunos casos, el entrevistador sabr de antemano obtener una declaracin firmada de la persona e "ltrevistada. que deber

Se requiere discrecin al decidir, segn los hechos y circunstancias del caso, si se le debe pedir a la persona entrEvistada una declaracin bajo juramento o una sencilla declaracin escrita. Cuando los hechos y circunstancias muestren claramente que se a violado una Ley de Derecho ~Penal del Gobierno Federal, nuestra poi tica es proporcionar rpidanjen!e .. la Oficina Federa I de Investiga.; 'ones (F B 1) en confor-

a.

198

midad con la orden del Contralor General No. 1-13, "Pol ticas y Procedimientos Relacionados con la Informacin que Revela Violaciones de Leyes de Derecho Penal del Gobierno Federal". Declaracin Jurada Una declaracin jurada es una declaracin escrita o impresa sobre hechos, presentada voluntariamente y confirmada bajo juramento o afirmacin del declarante ante un funcionario que tenga la facultad de tomar juramentos. (En algunos casos, el declarante puede negarse a tornar juramento por motivos religiosos o por otras causas. En tal caso, se debe obtener una afirmacin). Por lo general, se pueden utilizar las declaraciones juradas para empezar un proceso en las cortes, pero durante el juicio generalmente no se les admite como evidencia de los hechos que narran. Las declaraciones juradas son aceptadas en acciones administrativas, audiencias del Congreso, y en procesos legales ex parte. Debido a que la persona (el declarante) se expone a los castigos de las leyes de juramento falsos, se dar probablemente ms fe a su declaracin, y si su testimonio verbal subsiguiente est en conflicto ser ms fcil desconfiar de l. Por lo tanto, la necesidad de obtener una declaracin jurada puede depender de cuatro factores: (1) la importancia del hecho; (2) la importancia del testimonio del declarante; (3) la falta de evidencia documentaria u otra existencia sobre el asunto; o (4) la conclusin de que ningn procedimiento menos formal va a obtener la verdad. Declaracin , Firmada

Una sencilla declaracin firmada es aquella dada y firmada sin juramento ni afirmacin. Se toma esta declaracin cuando debido a las circunstancias no es necesario una declaracin jurada o una afirmacin pera la persona entrevistada se niega a darla. CONFESIONES VERSUS ADMISIONES

siones excepto a soliciud ejecucin de la Ley.

y juntamente

con la entidad

a cargo de la

Las admisiones en la Ley de evidencia son confesiones o reconocimientos voluntar"os efectuados por una persona acerca de ciertos hechos. El trmino abarca cualquier declaracin ce una persona en contra de su propio inters, o desfavorable para la conclusin que sostiene, o en contradiccin con los hechos supuestos por l. Las admisiones se diferencian de las confesior es en que el ltimo -:rmino se utiliza solamente en casos penales y se aplica apropiadamente slo en casos de reconocimiento de culpa. Los empleados de la Ccntralora General pueden solicitar declaraCiones escritas bajo juramento para confesiones (si se lo solicita la entidad a cargo de la ejecucir de la Ley y juntamelte con ella) o para admisiones. Los requerim'entos legales para las admisiones no son tantos como aquellos para las con':esiones. Ntese la diferencia en las siguientes secciones entre el primero y ltimo prrafo de las declaraciones juradas. TOMA DE JURAMENTOS Y AFIRMACIONES

Forma de interrogacin

sugerida para tomar juramentos

Un, testigo debe conocer la seriedad de dar tertimonio bajo juramento. Es necesario, por lo tanto, que se le tome juramento de una manera formal. Se le debe pedir que se ponga de pie, que levante su mano derecha, y que conteste afirmativamente a la siguiente pregunta: "jura Usted solemnemente que la informacin que est por dar es la verdad, toda la verdad y nada ms que la verdad?". Forma de interrogacin sugerida para tomar una afirmacin

Puede darse el caso ce cue un testigo se nie~8 a dar juramento por motivos religiosos o por otras causas. Si est dispuesto a hacer una afirmacin, se le debe pedir que levante su mano Derecha y conteste afirmativamente a la siguien-:e pregunta: ,,Afirma 'usted solemnemente, exponindose a los castigos impuestos a un perjuro, que la informacin que va a dar ser la 'verdad, toda la Ve'rdady nada ms que la verdad?".

200


Amonestaciones en relacin con los usos de la declaracin jurada Cuando se sospeche que el declarante ha cometido actos ilegales, irregularidades o conducta indebida que pueda originar el seguimiento de una causa crimina, una accin de derecho civil y otra revelacin, es importante que se le avise, y que la declaracin muestre: (1) que se le inform que tiene derecho a un abogado; (2) que su declaracin es voluntaria y que no se util izaron amenazas, promesas o coaccin en su contra; y (3) que podra utilizarse la declaracin en contra suya. Si est en servicio militar, se le debe informar acerca de sus derechos estrictamente en conformidad con las disposiciones del Artculo 31 del Cdigo Uniforme de Justicia Militar . Correcciones y firmas de los testigos Se debe tener cuidado de que cualquier declaracin errnea o ambigedad sean corregidas por el declarante, o que tenga sus iniciales, y antes de firmar el juramento sea firmada por el representante de la Contralora General ante el testigo en el mism0 momento en que el declarante est firmando la declaracin. Se debe preparar la clusula que da fe al juramento o la declaracin del testigo segn el formato mostrado en la ilustracin presentada. FORMATO PARA LAS DECLARACIONES DE PROCESOS DE DERECHO CIVIL FIRMADAS EN CASO

Los siguientes elementos son esenciales para una declaracin adecuadamente preparada y que ser fi rmada para ser uti Iizada en procesos de derecho civi Identificacin El nombre del lugar, Estado y fecha de la declaracin, en la parte superior derecha de la primera pgina. Primer prrafo El primer prrafo debe seguir el siguiente formato si se ha de utilizar la declaracin para procesos de derecho civil, bajo juramento o afirmacin, o como una sencilla declaracin escrita. "Yo, (Juan Prez), hago la siguiente declaracin vol (Pedro Fernndez) el cual se ha identificado como r de la Contralora General de la Repblica". 201 deben figurar

1:

------------------------------..,~

Este formato es apropiado en el caso de que e fi-mante (1) sea una persona acusada de causar perjuicios; o (2) ha a tEcho una admisin en contra del inters; o (3) sea un tes:igo importan:E y no una persona a quien se est investigando. Redaccin de la declaracin

Las declaraciones escritas que han de firmars3 debe estar redactadas en un lenguaje sencillo V pr3ciso. Debe contener as :.alabras empleadas por la persona entrevistada, no aquellas empleacs ::.crel entrevistador. Se debe evitar la termi olog a gubernamental o las palabras que el firmante no utiliza comO nrrente. Tambin se debe e"'itar la utilizacin de sustantivos o adjetivos conclu'lentes, a no se' qLe la persona entre. vistada afirma sus conciusiooes. Cuando sea pra:::ticable y se haya solicitado, se puede preparar un duplicado de la declmK: n para ser entregada a la persona entrevistada. Ultimo prrafo y firma prrafo debe ser similar al siguiente: de paginas, caca U,3 de las cuales he correcta seg1 i conocimiento y

El ltimo

"He ledo esta deciarcin firmado, y es verdadera creencia.

'Firma} EscribJ a mquina o en letras de ill'lJ=renta el nombre del deciarJ,tE' El declarante debe firmar la declaracin exactnente como est escrito su nombre en el primer prraf:> de la de::la-acin. El nombre escrito a mquina o en letras de imprenta bajo su firna debe ser exactamente igual a su nombre 'firma en el p-imer prr3fo. El declarante debe firmar asimismo la parte in'er (Ir de cada pgina para que no puedan ser sU5:ituidas poste-iormente El declarante debe po er sus iniciales de suIX"OP (. puo y letra en cada tachadura, correccin o modificacin en la dedaracin firmada. Estas"inkiales deben estar cclocadas en tal forma que no quede lugar a duda de qe son en realidad 13s iniciales del declarcnte. 202

11

ri

Firma de los testigos

Cualquier testigo debe firmar al final de una sencilla declaracin firmada, debajo de la firma del declarante y al lado izquierdo de la pgina, bajo la palabra "Testigo" segn el siguiente formato:

II

Testigo

If / Juan Prez
Juan Prez, Auditor ~ Contralor'a General Supervisor

No siempre es posible obtener un testigo adems del declarante. Aunque la falta de un testigo adicional no invalida una declaracin bajo juramento o afirmacin ni disminuye el valor como evidencia de una sencilla declaracin firmada, un testigo adicional dara ms valor a tales declaraciones al atestiguar la firma del declarante. Un buen procedimiento es que cada testigo firme delante del declarante y en presencia el uno del otro. la declaracin

La clusula que da fe del juramento o la declaracin del testigo en las declaraciones juradas debe prepararse segn el siguiente formato: "Firmado y jurado (o firmado) ante m (Nombre) (Ttulo)

Contralora General, bajo la facultad establecida en la Seccin 297, Estatutos Revisados, modificada por las secciones 304 y 311 (e) de la Ley de Presupuesto y Contabilidad de 1921, este da de 19 a las horas. Testigo: (Nombre) Contralora General

Ifl Pablo Garca

Pablo Garca FORMATO DERECHO PARA PENAL LAS DECLARACIONES

PARA

PROCESOS

DE

blecidos anteriormente

se apl ican igualmente 203

a las declara

que se utilizarn en procesos de derecho penal, excepto el primer y ltimo prrafo de una declaracibn jurada o afirmacin. Primer prrafo Las declaraciones firmadas que se teman como resultado de la informacin proporcionada bajo juramento o afirmacin deben contener el primer prrafo siguiente: "Yo, (Nombre y Direccin), habiendo ju rado o afirmado) anteriormente hago la siguiente declaracin ante (norrbrel, (Ttulo), Contralora General de la Repblica. No se han utilizaco amenazas, promesas ni coaccin para inducirme a hacer esta eeclaracin. Se me ha informado que no tengo la obli!;-acin de hacel una declaracin, que cualquier cosa que diga puede ser usada en mi contra en una corte de justicia, y que puedo ser asesorado legalmente", Ultimo prrafo y firma la declaracin con el siguiente pr:lfo:

Se debe concluir

"Juro (o afirmo) solemnemente q e la declara::in anterior con fecha , 19 , que consiste de pginas. ha sido leda por m, y es verdadera y correcta ;egn mis conocimientos y creencia. Firma d~1 Declarante" Firma de los testigos Las firmas de los testigos deben ser presentada~ segn el mismo formato utilizado para las declaraciones juradas utilizadas para procesos de derecho civil. DECLARACIONES NO F I RIv1ADAS

A veces la persona investigada, des:us de haber estado dispuesta a firmar una declaracin jurada o afirmacin, proporciona toda la informacin suficiente para poder preparar una declaraci:Jn pe'o luego se niega a firmarla. En estas circunstancias, la declaracin en s no debe ser incluida en ningn informe pero se puede informar acerca del contenido de la declaracin como las declaraciones verbales de le persona entrevistada, ju~to con s$K> motivos para negarse a firmarla .

.... ~
'

..
~
.'

204

r
AL TERACION FIRMADA DE LA DECLARACION DESPUES DE HABER SIDO

Por ningn motivo se debe aadir, borrar, alterar, mutilar en cualquier forma una declaracin jurada o firmada. Esto es de suma importancia ya que el declarante puede probar que se hizo tal alteracin despus de haber firmado la declaracin y por lo tanto se vuelve nula .

205

GAPITULO XVII

DIRECCIO 1. GENERAL

DE LAS AUDITORIAS

La direccin de la auditor a por la Contralora Gen~ral, es un proceso dinmico y viable, es el esfue'"Zode un equipo de penonas que trabajan juntas para encontrar mtodos de mejorar al Gobierno. Abarca muchas obligaciones y responsabilidades nte-relacionadas. Generalmente, se determina la calidad y efectividad de la direccin seg' n la habilidad del personal de auditora asignaco y segn la aplicacir adecuada de las mismas tcnicas de control que buscamos en las cperaciones de las entidades que revisamos. En este caprulo se comentn algunas de estas tcnicas. 2~ PLANEAMIENTO Todos los funcionarios de la Contrlora General tienen la responsabilidad de dirigir los recursos asignados para lograr os objetivos de la institucin. Para evaluar a un jefe, no nay sino que a'eriguar cun bien contribuye al logro de los objetivos de la Contralora General. Es decir, cun eficaz es en llevar a un grado mx-mo las contribJciones de su actividad, ya sea como supervisor de auditora, jefe de 161 equipo de auditora o director de una divisi,. Por lo tanto, un conocimiento de los objetivos de la Contralora General es el requisito previo para la buena direccin de un examen. Los objetivos de una auditcra deben estar en corrformidad con los . obje"tivos de la Contralora General y deben complementar os. El proceso administrativo de establecer objetivos, integrarlos y determinar su valor para la Contraloraesel PLANEAMIENTO. 206

El planeamiento es la piedra angular de una buena direccin cuando se le conduce en forma apropiada, el planeamiento asegura, antes de comprometer recursos de importancia, lo siguiente: Que los objetivos del examen (lo que la auditor a desea lograr) y las estimaciones de los costos estn claramente establecidos, que han sido establecidos de comn acuerdo por todos los participantes y que estn de conformidad con los objetivos de la Contralor a General; La existencia de un sistema de comunicacin por medio del cual se puede informar oportunamente a todos los participantes acerca de nuevas condiciones o modificaciones en las mismas y revisar los planes para la auditora segn sea apropiado; Que el grupo encargado de la auditora ha desarrollado un plan de accin que incluye la fecha de terminacin de las labores para cumplir con los objetivos del examen, reducir el costo para la Contralora General y permitir que los miembros del grupo dirijan y evalen su propio rendimiento de efectividad (el logro de los objetivos de la auditora) y eficiencia (el control de los costos de la auditora). Un sistema de planeamiento integrado sirve para ayudar a los funcionarios de la Contralor a General en sus funciones de programacin de sus labores y direccin de las auditoras. El sistema de planeamiento est diseado para proporcionar una estructura visible de los objetivos de la Contralora General en los distintos niveles administrativos. El sistema comprende la fijacin de objetivos por:

La Contralora

General

Las Divisiones y Oficinas Las Unidades de Operacin Los equipos de auditora Se utilizan una variedad de tcnicas para informar a otros elementos componentes de la Contralor a General acerca de los objetivos fijados en estos niveles. Los objetivos generales, fijados por el Despacho del Contralor General, se divulgan por medio de publicaciones especiales y gu as de planeamiento. La Oficina de Planea miento de Programas la Oficina de Planea miento y Servicios Administrativos tienen la ~ ,"bilidad de informar al Contralor General acerca de los objeti _ c~'..\ cidos para todas las secciones. ~ 1l8lh..j, (:.0, ': \ g 8.4"N,,Gn ~'1 207 ft. CHILE C.i v'. :::;". . 1-. ---.A/
0.)

El Comit de Planeamiento de Programas documenta y revisa los objetivos de las Divisiones y Oficinas durante lS audiencias anuales sobre presupuestos. Las divisiones y Oficinas tienEn responsabilidad de informar al Comit acerca del pr Jeso de sus objetivos. Durante todo el ao se lIe n a cabo reuni nes peridicas para brindar al Comit de Planeamierto de Programas ~ oportunidad de revisar tanto las auditoras plani1icadas para los d"stintos grupos operativos como las que se estn lIevanj!) a cebo. Asimismo ..se deben preparar los informes que resumen el progreso en el logro d= los objetivos durante cada reunin con el Comit de Plaleamiento de Programas. Para que tengan un significad,), los objetivos de las auditoras deben considerar las contribuciones a la labor de todo el personal involucrado desde el equipo de auditores hasta el supervisor y director responsables. Se deben registrar los objetivos ~ara las auditor "as individuales en el Formu lario 100 Y en otros doc.., llentos de planea miento despus de haber llegado a un acuerdo, SE debe comunica- de inmediato a los Directores de las Divisiones o a los. efes de las Ofici,as cualquier cambio en las condiciones o cualquier mcdificacin en los Jla'1es aprobados. 3. MANTENIMIENTO DE BUEf-..JAS RELACIONES CON LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD DE TRABAJO

Debido a nuestra delegacin de 'esponsabilidadEs por r=as de programas y por funciones administra-:i'as y debido a que los programas del Gobierno y las funciones administ'ativas estn aba"cados por numerosas entidades y mi nisterios, a menud J se sol icita a las e ivisiones de la Contralora General que efecten amr=l~s revisiones d= ta es actividades que programen las labores en las ent jades que estaran bajo la responsabilidad de auditora de otras Divisiones de la Contrak:Jra General. Las responsabilidades y proce,jimlentos bslccs que aseguran una coordinacin interna en el planearrllento de los programas estn descritos en el memorndum del Contrale' General del 24 de Mayo de 1972, sobre el tema, "Implementacibr de las resp0!lSabilidades funcionales y de programas de la Divisin de Auditora", Al tra-ar con los funcionarios de la entidad, es i portante, bajo el punto de vista del mantenimiento de buenas relacicnes de trabajo y para realizar la imagen de la Contralora General, qUE ~;3 coordinen las labores dentro de la Contralora en la Jase de planeamiento para poder resolver cualquier problema ante$i1~ntrar en cort ::to con las enticades . ., (

208


Por medio de las siguientes responsabilidades y procedimientos bsicos se podrn mantener buenas relaciones de trabajo con los funcionarios de la entidad. Cada Divisin de la Contralora General que tenga la responsabilidad de revisar las actividades de ciertos Ministerios y entidades, y partes de los mismos, debe nombrar a un Director Asistente de Contacto (DA de Contacto) u otro funcionario que ser el contacto principal de la Contralora General con aquella entidad y debe informar a las otras Divisiones de la Contralora General acerca de tales nombramientos as como de cualquier modificacin en los mismos. Cualquier Divisin cuyas responsabilidades lo llevan a trabajar en ministerios o entidades fuera de los que les han sido asignados debe coordinar sus labores con la Divisin a la cual se le ha asignado especficamente ese Ministerio o Entidad, y mantenerlo completamente informado. Cada Divisin u Oficina de la Contralora General que desee entrar en contacto con los funcionarios para iniciar cualquier estudio o revisin en una entidad asignada a otra Divisin de la Contralora General debe informar al DA de Contacto acerca de los detalles pertinentes, incluyendo los objetivos y alcance y hacer los arreglos necesarios con el DA de Contacto para entrar en relacin con los funcionarios de la entidad. La Divisin que inicia las labores tiene la responsabilidad primordial de velar por que dichas labores no dupliquen ni estn en conflicto con otros exmenes de la Contralora General que ya han sido planificados, que se encuentran en proceso o que han sido term inados.

El DA de Contacto

tendr la obligacin

de:

Informar a los funcionarios inminente de la Contralora

de la entidad acerca del estudio o revisin General,

Hacer los arreglos necesarios para entrevistas iniciales y finales cuando se hayan terminado las labores; Obtener la firma de los funcionarios correspondientes de su Divisin en toda la correspondencia e informes dirigidos a la entidad, incluyendo las solicitudes de informacin, acceso a los registros, solicitudes de comentarios sobre los borradores de los informes, Informar a la quier arreglo entidad; y

Hacer las averiguaciones corresponcientes cuando no se reciban las respuestas de las entidades dentro del plazo fijado. La Divisin a cargo de las labore~ informar a DA de Contacto acerca de cualquier modificaci,)n en los planes de trabajo. Tambin le informar acerca de las conferencias fi nles u otras reu 1ones importantes para que tenga la oportun iCd <E enviar a u representante. 4. RELACIONES ENTRE EL DE LAS OFICINAS Responsabilidades bsicas EL PERSOI'JAL REGIONALES DE LA S::OE CENTRAL y

Las Divisiones de la sede central tienen la respon:ibilidacJ bsica de plan ificar y dirigir las labores c:mtables y de auditora en las entidades del Gobierno Federal y el Dist(to de Columbia. Esta:; -esporsabilidades se llevan a cabo a travs dE los grupos operativo~. je as Divisiones de Washi ngton. Las oficinas regionales y lES sucursales en el e>tranjero tienen la responsabilidad de efectuar 135labores en las entic!ac:es en ccnforfY1idad con los planes, programas IJ otras instrucciones emitdas llar el Director Asistente encargado del grupo operativo y dentro del r13rcO de referencia de los requerimientos estima os de personal. Las rdenes del Contra lar ::Jeneral hacen hinca::i er el concepto bsico de una slida organizacin central con oficinas regionales que tengan el rol esencial y bsico como organizacione3 de servicio a las Divisiones centrales. Esta relaci6n puede ser represen1ada en la siguiente forma:

," .

210

r
i

SOLIDA

ORGANIZACION CENTRAL

Efectuar estudios. Desarrollar Determinar efectuar ideas para nuevas Labores las labores que se deben

DIVISIONES

DE LA

SEDE CENTRAL Planificar el trabajo d Preparar los programas de auditora

e I e g

a
c i

Efectuar revisiones detalladas Supervisar la labor en las regiones y ayudar a las oficinas Preparar los inforrnes Procesar los informes Ser responsables por finales

los

informes

n
Oficinas Regionales

Averiguar qu medidas se han tomado sobre nuestras recomendaciones Atestiguar greso ante los comits del Con-

O RGAN IZACION COMPETENTE DE SERVICIOS

"

A pesar de que la mayora de estas responsabilidades sern responsabilidades de las divisiones de la sede central, por ejemplo, la responsabilidad de los informes finales, nuestra poi tica es utilizar al mximo todos los talentos de la oficina. Las oficinas regionales y las Divisiones de la Oficina Central deben buscar la oportun idad de lograr este objetivo. Al seleccionar una oficina regional y determinar las funciones que se delegarn, se deben considerar una cantidad de factores. Algunos de stos son los siguientes: - Concentracin - Concentracin y dispersin geogrfica del programa; de problemas;

211

Aplicacin

de tcnicas estad sticas de muestreo.

Ubicacin de la entidad o de las oficin3s del cortretista; Talento, inters y experiencia del pef"sonal en ce-ta rea o asunto funcional (o la necesidad de desarrolla' tal experiencia) '1 familiaridad del personal con una entidad o con un contra:ista la necesidad de llegar 3 dicha familiaridad:;

':0

Necesidad de que cada oficina tenga mayores ro ESe., la administracin de los cargos; Inters especial de una ofi:ina en ciert3S audito-;a:;;

Fechas deseads para la te-minacin. Debido a que cad auditora var a, las f;Jnciones :=sr::ecficas efectuadas por el personal de la sede central y por E'I personal d:= las oficinas regionales tambin variar y es Esencial corrprender daramente, as como determinar oportunamente, 13sresponsacilidades ce cada grupo. Para facilitar la documentac'n de ta es acuercos un Acuerdo sobre Directivas debe ser preparado para todas las auditor as que abarquen un esfuerzo de por lo menos 150 das-hembreo Para las auditoras que requieran menor esfuerzo, recomendamos la utili~acion cel formulario en caso de que sea de utilidad para el personal. El acuerdo escrito debe indicar, si es apropiado, quien debe de )reparar las gu as para el estudio, efectuar el estudio. :)reparar la recopilacin tentativa, preparar el programa de trabajo. efectuar la revisin detallada, preparar el borrador del info'me, procesrlo. El acuerdo ha sido diseado como un docume to flex ble que puede ser uti lizado en distintas auditoras y que puede ser revi:;ado de '/ez en cuando para que refleje las condiciones variantes segn avanza la labor de auditor a. Utilizacin de trabajo de un enfoque c:>mo director de proyecto o grupo integral

En las actividades de alta prioridad, se de~en consicerar los tipos especiales de delegacin de autoridad y -esponsabi lidad para efectuar la labor oportunamente. Estas de egaciones especiales podran variar entre un enfoque como director de proyecto hasta Jn enfoque de grupo inte~ral de trabajo.

212

En el enfoque de director de proyecto, se asigna el director del proyecto a tiempo completo para que trabaje en la auditora ininterrumpidamente hasta que se logren todos los objetivos del examen. Se pueden obtener y utilizar a personal adicional necesario en la misma forma que se le utiliza para una auditora corriente. En el enfoque de grupo integral de trabajo, se asignara a todo el personal necesario a tiempo completo para que traba:e ininterrumpidamente en la auditora hasta que se logren todos los objetivos. El grupo de trabajo podra reunir al personal necesario de las sucursales y de la sede central; no estara limitado geogrficamente pero podra cortar los lmites jurisdiccionales y eliminar la necesidad de solicitar ayuda de otros. No debe existir restriccin alguna en cuanto al grado del director del proyecto o jefe del grupo de trabajo, ni en cuanto al hecho de que se encuentre en el Capitolio o en el lugar mismo .. .l\1 utilizar tales enfoques, se podra delegar al director autoridad y responsabilidad sustanciales. Al respecto, generalmente debe ser responsable ante un director asistente. Control de las auditoras Nuestras auditoras deben estar cuidadosamente controladas y nuestros esfuerzos debidamente canalizados en la direccin apropiada para asegurar un mnimo desperdicio y esfuerzo improductivo. Para lograr este objetivo bsico se requiere mucho cuidado y esfuerzo en todas las fases de una auditora, desde el planeamiento inicial hasta la redaccin del informe, e implica necesariamente gran cantidad de comunicacin verbal y escrita entre los funcionarios administrativos y miembros del personal asociados con la auditora. Las relaciones de trabajo en auditoras especficas variarn segn factores tales como la naturaleza, ubicacin y complejidad de las auditoras; la existencia, importancia y requerimientos de otras auditoras; y experiencia del personal, los conocimientos previos, la capacidad, las relaciones en la entidad; los problemas de la carga de trabajo y otras consideraciones. Debido a estos factores, existe una constante necesidad de intercambiar informacin, ideas y opiniones para que se tomen decisiones apropiadas sobre cursos de accin a seguir. Es importante que los miembros del equipo de auditora y otros interesados estn plena y ampliamente informados con respecto a revel '~9D~ficativas, asuntos y poltica de la Contralora, que podra fJ;a.ul.ic,~~'S'_! decisiones. Blli .1t.l' .", -;; o SiN1\;.~r.'J ~ -' __ 213 4. Ctlllf. .l 6 1--. ~.A. 0',

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Tambin es importante que los funcionarios y otro personal tengan conocimiento de las circuns-:ancias que necesitan comunicacin con otras oficinas y divisiones, tales como la necesidad de comunicarse con la Oficina del Consejero Jur diGO sobre asuntos legales. No se debe olvidar la participacin y dispon ibilidad de la Oficina de Poi tica y la de Planeamiento de Programas, etc. Para facilitar la revisin y dar Jatos tiles para auditoras posteriores' similares, se elaborar una "Hoja de Antecedentes de la Labor" que restringe los logros y problerras de la .A.uditora, se emplear ese formulario en el momento de terminar el informe o cumplir el objetivo del examen, o cuando se tome'dEcisin de no continuar un trabajo adicional. DIRECCION EFECTIVA

Lograr una direccin ad~::uada, es Jna norma bsica de nuestras labores. Las labores de cada mierrbro de nuestro personal debe estar sujeto a supervisin. Cualqu i~r trabajo tiene que ser revisado y aceptado por el auditor responsable antes de ejecutarlo. La direccin adecuada es esencial para asegurar un reldimiento de alta calidad en las auditoras de la Contralora General. Adems permite la capacitacin en servicio necesario para el personal de Uditora. La asignacin y la uti lizacin de as stencia es un 'actor importante para el logro satisfactorio de os objetivos establecidos. Ya que el entrenamiento , experiencia y otras calificaciones varan entre los auditores, las tareas especficas de trabajo deben estar acordes con las habilidades .. Por ejemplo, slo los miembros del personal con considerable entrenamiento V experiencia deben ~er res[)onsables por la revisin y evaluacibn de los controles administrativos, Sin embargo, se debe asignar a los miembros del personal con menos experiencia para que ayuden en dicha revisin bajo una supervisin adecuada. Los auditores responsabl2s deben asegurarse de que los asistentes comprendan claramente sus tareas antes de empezar la labor. Los asistentes deben saber no solal1ente qu trabajo han de efectuar y la forma en que deben proced~r, sino lo que ha de lograrse. Con un personal de menor experiencia, el auditor tendr que entrar en detalles e indicar especficamente qu debe hacer caca uno y cmo ,a de hacerlo. La forma ms eficaz de ccntrolar la calidad del progreso de una auditora y acelerarlo es controlando desde el trabajo preparatorio hasta la redaccin del borrador del informe. De este modo, se pueden solucionar problemas o dificultades durante el transcurso del examer, y se pueden 214


tomar las medidas necesarias o efectuar mientos sin una demora indebida. modificaciones en los procedi-

5. ADMINISTRACION

SISTEMATICA

Una labor oportuna y de calidad no es cosa de suerte. Es ms bien el resultado de una disciplina administrativa, aplicada sistemticamente. Considerar la secuencia lgica de una labor: El principio

-IDEAS CREA TI VAS

Dndole forma a la idea - ESTUDIO Planeamiento de la auditora - PROGRAMAClON de la entidad y

Discusin de las observaciones con los funcionarios con otras personas interesadas - DISCUSIONES Redaccin del informe al desarrollarse la auditora

- INFORME

INTEGRADO
Revisiones adelantadas de partes del informe efectuadas por el Supervisor - SUPERVISORIA PREVIA Verificacin de los resultados del informe - SEGUIMIENTO

La aplicacin de las tcnicas discutidas en las siguientes secciones de este captulo a travs de toda la auditora - desde el momento en que se ?esarrolla una idea hasta que se presenta el informe - puede asegurar mf?rme~ ,oportunos y de calidad as como el desarrollo del personal y sat,.sfacc,on po~ la .',abor. La verdadera clave es comunicacin, coopera~lo~ '! co~rdmaclon estrecha entre todos los miembros del grupo de pnnClplo a fm.

Ideas creativas
Las mejoras deseadas para el Gobierno son el resultado de ideas creativas, ideas generadas por el Congreso, por personas dentro y fuera del Gobierno, y por la actitud investigadora e imaginacin de nuestro personal. Las ideas pueden surgir de la observacin de reas-problema fuera del alcance de una auditora especfica. Tambin pueden ser .. .s por experiencia personal, artculos en los peridicos u otr ,,~ore~ t1e'. investigacin. Todos los miembros del personal - en el o: Ff5lYly:lat'

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sede central - deben estar ale-ta para encontrar nuevas reas de auditora y recomendar el trabajo que creen positle. Se puede remitir recomendaciones aunq~e la informacin de respaldo no sea c01c1uyente. Sin embargo, las recomendacionEs no deben basarse en simple especulacin sin alguna consideracin preliminar de su mrito '( validez inherente. Se deben remitir las reco~ndacione:; en el formulario 284 de la C. G. a travs de los conductos correspondiE'ntes al Director en Washington responsable del rea funcional o actividaJ en cuestin. La divisin operativa de lnea decidir qu mdidas habr.3n de tomarse, considerando (1) el planeamiento total de la Contralora (2) los intereses del Congreso, (3) el trabajo anterior y las actitudes ac.optadas, y (4) labores similares en proceso. Un elemento esencial para crear una atmsfera ql-e aliente al personal a sugerir nuevas reas de auditora es una pronta realimentacin de sus sugerencias. Se les debe ag-adecer pe r su contribucin y, si no se. ponen en prctica sus sugerencias, o si 5e les altera, se lESdebe dar una explicacin razonable.

Estudio
La informacin obtenida eurante la fase de estudio debe dar forma y esencia a la idea. En el proceso de prueba antes de comprometer recursos de importancia, persona y tiempo (y el costo respectivo). El estudio abarca las fases de trabajo preliminar, revisin de la le~islacin, y revisin y prueba preliminar discutidas en les captulos 4,5 V 6. El estudio es importante se definen claramente debido a que en esta etapa:

en

los asuntos; de informacin del informe; que se utilizarn

-:- se identifican las fuentes el desarrollo del programa"

se consideran, en la prOf-amacin, sern auditadas, y se prueban las tcnicas de auditora nuestro mensaje.

las entidades

y sucursales que

para un mayor

desarrollo

de

Asimismo, se debe considerar la ne :esidad de efectuar entrevistas iniciales durante la etapa de e:;tudio. Debemos consultar con los fundo216

r
I
narios de la entidad y del contratista acerca de las observaciones que se estn desarrollando. Si se presentan problemas legales o sobre poi tica, deben resolverse de inmediato con la Oficina del Consejero Jurdico y con la Oficina de Poltica. Se deben tomar decisiones acerca del formato del informe para cada auditora lo antes posible. Estas decisiones sern influenciadas por el hecho de si las observaciones habrn de incluirse en un informe interno o en uno externo. El informe interno puede ser presentado en forma de memrandum final, un programa de auditora para ser considerado en el futuro, o un resumen comprensivo de los asuntos que deben investigarse en mayor detalle. Se deben tomar' decisiones en relacin con los informes externos en cuanto se pueda determinar la importancia de las observaciones. Luego de establecer el patrn para los informes, se deben tomar las medidas necesarias para empezar con la preparacin del informe lo antes posible. El planificar la estructura general de cada informe y empezar a redactarlo en borrador mientras se est en la entidad bajo examen y mientras la labor est an en proceso, es una forma ms eficiente de operar y de utilizar el potencial humano. La disciplina de preparar un informe en conformidad con los requerimientos de la Contralora General proporciona una ayuda ya que identifica la informacin que falta y hace posible su obtencin o mayor desarrollo mientras se est an en la entidad. No es necesario presentar un resumen adelantado para las revisiones efectuadas a solicitud del Congreso o para finiquitar las cuentas-de los funcionarios responsables. Tampoco es necesario para las revisiones que el director considere que no requieren estudio, pero, en este caso, se debe preparar un resumen tentativo del informe, con la aprobacin del Director de la Divisin a ms tardar en el momento en que se ha cubierto un 500/0 del tiempo autorizado para la auditora. Programacin El planeamiento del trabajo detallado para una auditora implica:

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Preparar el programa de auditor a por escrito, Establecer los requerimientos segn da-hombre y

217


Establecer un mecanismo de realimentaci6n para evaluar el progreso actual y para facilitar la preparacin de un registro de antecedentes de la labor. Preparacin del programa Con el patrn de informes que se ha adoptado o mensaje en mente y un conocimiento suficiente del tema y de las fuente, de informacin, se puede preparar la hiliografa para la accin - el programa de auditor fa. A pesar de que cada programa ha de :Jrepararse sen la labor, ya que cada labor es distinta, ciertos elementos deben estar presentes: - Para ayudar a cada miembro del gru::o a imaginarse el informe durante la auditora, se debe incluir las sltesis tentativa y el esquema del informe en el pro~rama. Se deben programa. incluir copias de los A::uerdos sOCre Directivas en el

El programa puede estructurarse de manera qJe los pasos de la labor sigan el esquema del informe. Al ~structurar la labor, se pueden preparar los segmentos y captulos del informe (informe integrado) conforme se va efectuando la labor el otras r-3as. Los pasos de la auditora deben nel Jir las tolicas ms modernas de recopilacin de informacin disporible a la Contralora General para asegurarse de que se est emplear do el enfoql.e de auditorfa ms directo y menos costoso. Algunas tcnicas son muestreo estadfstico y utilizacin de computadoras y de ronsultores. El programa debe incluir puntos a ser discutidos 'Xln los funcionarios de la entidad y con otras personas in-:eresadas dll"ante el curso de la auditora. El plan de accin, aunque firme el empeza" la revisin y prueba detallada, debe ser flexible para hace- frente a situaciones variantes conforme avanza la labor. Un mtodo para probar el programa de auditora es una discusin. Representante:; de la sede principa I y de las oficinas regionales deben asistir a esta reunin. Durante la discusin debe haber un libre intercambio de informcin para I'llejorar el programa. En el cap tulo 18 se proporcionan de programas de trabajo.
218

gu as adicionaes

para el desarrollo

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Establecimiento de das-hombre y de metas y provisin de realimentacin Para ser efectivos, nuestros informes deben ser oportunos; algunos deben ser emitidos en una fecha determinada para que puedan ser utilizados en audiencias del Congreso o para estar disponibles dentro de los plazos solicitados. De este modo, la fecha de emisin puede ser una meta crucial. Una vez establecida esta meta, todos los dems requisitos de metas (por ejemplo, el resumen y el esquema del informe ya preparados, la labor en e I campo terminada, el borrador del informe listo para revisin) y de das-hombre ya pueden ser establecidos. Para evaluar y medir adecuadamente el progreso de una auditor a, las estimaciones deben ser realistas. Dichas estimaciones provienen solamente de una cuidosa evaluacin de los pasos que se han de seguir, incluyendo una consideracin de las dificultades que se pueden encontrar al obtener la informacin necesaria en los lugares seleccionados. Por medio de la utilizacin de metas, los directores pueden ver cuando es necesario completar partes de una auditor a, redactar partes de un informe, y celebrar discusiones en la entidad. Adems, se pueden prever y disminuir los embotellamientos (demoras en la meta crucial de emisin del informe). Finalmente, durante toda la auditora estos datos pueden utilizarse para medir el rendimiento y pueden ayudar a conseguir la informacin necesaria para el informe de antecedentes de la labor. Los requeri mientas de das-hombre y de metas pueden ser parte del programa o pueden ser un control separado. Las metas y das-hombre deben aceptarse durante el transcurso de la auditora para que coincidan con los cambios en el programa. Conferencias Una vez que se hayan establecido los objetivos del estudio o de la auditora para el examen y que se haya desarrollado el plan o programa de auditora, se debe informar acerca de dichos planes a los funcionarios correspondientes de los organ ismos cuyas actividades han de ser revisadas. Normalmente, esto se har durante una reunin inicial, o entre-

vista inicial.
Es la poltica de la Contralora General celebrar una entrevista inicial en todas nuestras auditor as con el propsito de discutir con I narios de la entidad ylo terceras personas (contratista, conc . ari~~ (:1.:-" S" DIB' l'" ,,~ r, \ 219 (t" u ~'"''.''' .'

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Gobierno Estatal o local) loscbjetivos generales y especficos de nuestra labor, y nuestro enfo'lue general para lograr estos objetivos, incluyendo, por ejemplo, el plazo, los lugares que se visitarn, y el tipo de registros y de personas a los cuales debe8mos tener acce:;o, El conocimiento de los objetivos globales de la revis jn, as como lo:; objeti .. especficos para os la labor en un organ ismo o llJ]ar en particu Iar debe ayudar a los fu ncionarios a mirar nuestra labor ~ 1 la debica perspectiva y debe tornar a los funcionarios ms receptivos h3cia la revisin. Estas discusiones deben r-reparar el camino hacia el acceso a los registros y al personal, evit.- futuros cOlfli.:tos, y disminuir cualquier reserva que puedan tener los '::uncionario~ en -elacin con nuestra labor. Debido a la naturaleza ge-Ieral de las discLSioles, no sera apropiado hablar acerca de posibles obs~rvaciones ni remitir declaraciones escritas sobre las mismas en este mon nto inicial de nuestra labor, Si la Contra lor a en otros organismos cuando sea factible, nario (s) que se va normalmente: Informacin revisin, Genera I 10 est efectua ;"Ido lab~res en la entidad o involucl:dos, la entrevista inicial debe ir precedida, por una o::arta el la ::ual se informa al (los) funcioa efectUar una revis n. Ta es cartas deben incluir

general acer:a

del alcance '1 propsito

del estudio

La fecha propuesta para i iciacin; El nombre del auditor Una solicitud enc;rgado de la labor; y correspondientes,

para una reunin con los funcionarios

Cuando se haya concluidc la labor (o cuando no es posible concluirla por cualquier motivo) se debe celebrar una entrevista final con los funcionarios correspondientE';, El propsito principal de a entrevista final es presentar los resultados de nuestra labor en el cam:.JO. Normalnente, es adecuado sealar en dicha entrevista el propsito '{ alcance de la aud'tora e informar acerca de cua lquier hecho u obser acin de impcrtancia que la Contralor a General~~a comunicar a la entidac o al :::;on';jreso. Todos estos asuntos ~ '~.~,. haber sido V llencionados a os funcionarios correspondientes~P11fe la auditor : y en la agenda escrita, o en partes del

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borrador del informe con suficiente anticipacin como para que la reunin tenga sentido. Las entrevistas finales son parte importante de cualquier estudio o revisin ya que brindan a la entidad, contratista, concesionario, etc., la oportunidad de presentar sus puntos de vista acerca de nuestras observaciones y cualquier informacin adicional que eree debe serconsiderada. Se alienta a los funcionarios a que comenten libremente la informacin desarrollada en nuestro trabajo, su importancia aparente, y nuestro inters en los problemas que aparentemente requieren atencin.

Los miembros del personal deben informar al funcionario o persona correspondiente acerca de nuestra poi tica en relacin con la identificacin de personas, entidades gubernamentales, y organismos no-gubernamentales en los informes que se preparen como resultado de nuestra labor (ver el captulo 5 del Manual de Informe), y el posible uso que se pueda hacer en nuestro informe con relacin a susactividades. Se debe tener cuidado al proporcionar una agendaescrita, una declaracin de los hechos, secciones del borrador del informe, y otro material escrito con anterioridad a la entrevista final o a otras entrevistas. La informacin escrita que se le da a un funcionario o las discusiones con el mismo, deben limitarse a los hallazgos (hechos y conclusiones) dentro de su radio de accin. Por ejemplo, el material escrito proporcionado a los funcionarios de la entidad local debe incluir los hechos y conclusiones relativas a las actividades de la entidad local, incluyendo las actividades de las sub-secciones, contratistas, concesionarios, etc., de las cuales tiene conocimiento la entidad local. Debe excluir, sin embargo, los hechos o conclusiones relacionados con nuestros problemas relativos a las actividades, como por ejemplo la oficina central de la entidad, por las cuales no es responsable el funcionario local. Similarmente, no se debe dar al contratista, concesionario o terceras personas,la informaci6n sobre nuestros problemas con la entidad Federal responsable de la administracin del contrato o concesin. Tambin se debe tener cuidado para que los puntos de vista y opin iones expresados, sean 001 idos y estn en conformidad con las poi ticas actuales de la Contralora General. Cuando un problema parezca ser nico o posiblemente contencioso o sensitivo, se debe aclarar el asunto a travs de canales de las Divisiones Operativas (incluyendo la r Oficina de Poltica y/u Oficina del Consejero Jurdico) ante tarlo a los funcionarios de la entidad o a terceros para cer: poltica que sedebe seguir. . ,':1t8Ut.i~_~A ,\

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La comunicacin oportuna de hallazgos te1tativos a los funcionarios responsables de la entidad en todos los niveles o a otras partes interesadas es parte esencial de nuestros procedimientos de auditora. Se debe sealar claramente, sin embargo, qUE el pro:sito de la entrevista final es obtener una clara y total comprensin dE la situacin para nuestra evaluacin y para determinar la posi:in de I.a Contralor-a. En el Captulo 8 de esta parte del manual y en el c::ptulo 6 del Manual del Informe, se incluyen comentarios ms completos acerca de las poi fticas de la Contralora General sobre ccmunicaciones verbales y escritas. Los proced im ientos mencionados se a JI ic:: n a toda nuestra labor de auditor a, tanto a aquella iniciada por nosotros mismos como a las asignaciones solicitadas por el Congreso. Pra las labores solicitadas por el Congreso, sin embargo, el grado hasta el cual se siguen las poi ticas y procedimientos de la Contralora est su:eto a limitaciones por parte de la autoridad solicitante. Sin ellba-go. la discusin total de nuestra labor y de nuestros hallazgos cor los funcionarios responsables en las entrevistas finales as como dLrante el transcurso de la auditora, sera especialmente apropiada cuando el solicitante no est de acuerdo en que sigamos el procedimiento normal para la obtencin de una revF sin y comentario formal sobre el bc,rrad:::>rdel informe por parte de las entidades u otras personas que podran estar adversamente afectadas por nuestros hallazgos. Informe integrado

El redactar un resumen tentativo y ur esquema del informe durante la fase de estudio es el inicio del resultajo '~isil:::le. La preparacin del informe contina hasta la emisin del resultado final. Con un programa ya preparado para facilitar este tipc de informe integrado, es la labor del director, velar por que se lleve a cabo. El encontrar el mensaje del informe desde el principio es importante debido a que controla el desarrollo del irforme. Como se ha discutido anteriormente, esto se hace generalrrente al final de la fase de estudio, al preparar el resumen tentativo y el esquella del 'nforme. Sin embargo, debido a que las condiciones varan, el rrensaje puede tambin variar y puede ser necesario darle forma nuevame1te durante el transcurso de la labor. Uno de los meenismos bsicos de control durante la fase del informe f~grfoo es el programa de metas, el cJal jebe identificar la preparacin secu'encial de las partes y cap tulos del informe. Otra ayuda es el

222


esquema del informe encaje una con otra. Si la revisin es compl~ja, se debe considerar el contar con un redactor de informes con experiencia en el equipo para dirigir la redaccin del mismo y para delinear y luego pulir los borradores del informe preparados por otros miembros del grupo. Esto permitir que otros miembros del grupo puedan concentrar ms esfuerzos en la labor de desarrollo. La utilizacin de los servicios de un redactor de informes mejorar asimismo la oportunidad y calidad del informe. Tambin se debe considerar el contar con los servicios de un revisor y referenciador conforme se van terminando las partes Y captulos del informe. Supervisin previa en s, el cual muestra la forma en que cada pieza

Segn el informe va tomando forma y esencia, es importante proporcionar al supervisor unas presentaciones previas de partes y cap tulos del informe, que se van terminando. Esto se puede efectuar ya sea a travs de la remisin de borradores adelantados al supervisor o solicitndole que visite el lugar en el cual se est preparando el informe. Con tales presentaciones previas, se consigue una retroalimentacin inmediata acerca de la aceptabilidad del producto. Si es necesario modificar el informe, o si se requieren datos adicionales, esto se puede lograr mientras el personal se encuentra an en el lugar. Este tipo de implicacin del supervisor debe facilitar el procesamiento del informe en nuestra oficina. Segu im iento El propsito bsico de la Contralora General es estimular las contribuciones para un Gobierno mejor. Nuestro inters no termina cuando se emite el informe. Si una labor es lo suficientemente importante como para dedicarle gran cantidad de recursos al efectuar la revisin y desarrollar un informe, es igualmente importante evaluar las acciones tomadas con relacin a nuestras recomendaciones para obtener mejoras. E I Congreso desea que las entidades tomen acciones con relacin a nuestras recomendaciones o que expliquen por qu dichas recomendaciones no son apropiadas. La Ley de Reorganizacin Legislativa de 1970 establece que cuando nuestros informes contengan recomend es al titular de la entidad Federal, la entidad debe remitir d Oi . escritas a los Comits de la Cmara y del Senado para op ~ (~\ ~ Il~l\ll ~1 ~ ".n ,. 223 O sPli':Jl.1" ~. f
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Gobierno y a los Comits para asignaciones informndoles acerca de las acciones tomadas (ver el captulo 2 del Manual del Informe). Cuando recibamos copias de dichas dec~araciones, debemos determinar la conveniencia de las medidas correctivas tomadas o planeadas. Para obtener el mayor beneficio deben tomar medidas de seguimiento de nuestra cuando~ abor de auditora, se

La entidad no ha estado de acuerdo con nuestras recomendaciones y pensamos que el asunto es de tal i-nportancia que ser a conveniente hacer mayores esfuerzos por consegu' que se tomen acciones correctivas, las cuales posiblemente se~n tonladas si demostramos en forma ms convincente qLe es necesario tomarlas o si podemos obtener el apoyo de I Congreso. La entidad ha acordado tomar acciones tomadas antes de la emisin de nuestro pero tales acciones informe. no fueron

La entidad tom las acciones apropiadas antes de la emisin de nuestro informe pero la importancia del asunto o la naturaleza de dichas medidas es tal que no es necesario verificar si las medidas son en realidad eficaces. El alcance de las medidas de seguimiento varia segn la importancia y naturaleza de las observaciones de auditor a. Los tipos de medidas de seguimiento pueden ir desde una verificacin relativamente simple hasta una evaluacin completa. Por ejemplo, ser a razonable confiar en una auditor a subsiguiente por ciclos para cerci::>rarse de que en realidad se han tomado las acciones prolletidas, ta lesCO'110 la recudacin de un recargo. Por otro lado, una evaluacin larga V compleja podr a ser necesaria para determinar si se ha impleme1tado e":icazme'lte una importante mejora recomendada en la direccin de un programa o funcin importante (por ejemplo poi tica y prctica de abastec mientos para la compra de artculos importantes). Los Directores de las Divisiones Operativas, los directores regionales y los directores de las sucursales tienen la responsabilidad de averiguar qu medidas se han tomado acerca de los informes emitidos bajo su conocimiento. Para asegurarse :le un seguimiento apropiado y para una consideracin en la planificacin de' trabajo, S2 debe co tar con un archivo sistemtico de los info'mes sobre los cuales es c::>nveniente una labor de.eguimiento hasta que el asunto haya sido totallTente terminado 'o en caso el que mayores meddas no sean necesarias ni tiles. 224

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6. INFORMACION

SOBRE LOS LOGROS

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Los informes sobre los logros son un mecanismo para facilitar una comunicacin interna y recopilacin de los logros basados en nuestra labor de contabilidad y auditora. Se preparan con el propsito de mantener a los funcionarios de la Contralora al tanto de los logros de importancia y son una buena fuente de informacin en el momento de reunir material para el informe anual del Contralor General, informes especiales, y declaraciones para los comits del Congreso. Responsabilidad por la preparacin

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El director asistente correspondiente es responsable de establecer todos los procedimientos necesarios para asegurarse de que todos los informes requeridos sobre logros sean preparados y distribuidos dentro de la Contralora General. Los informes basados en los logros alcanzados gracias a la labor de las oficinas regionales y sucursales deben ser originados por aquellas instalaciones y remitidos a travs de los canales correspondientes. Las instrucciones para la preparacin de informes sobre logros estn establecidas en el Memorndum de Auditor a Comprensivo No. 5 .

225

........

...

CAPITULO XVIII

PROGRAMAS DE TRABAJO
REQUERIMIENTO BASICO

Toda nuestra labor de auditora y de investigacin debe ser controlada por medio de la utilizacin de programas de trabajo. Estos programas son los planes que se hacen por adelantado del trabajo que ha de efectuarse durante nuestras auditoras e investigaciones y estn basados en objetivos aprobados y en la informacin disponible acerca de las actividades, operaciones y procedim ientos de la entidad o contratista. BENEFICIOS DE LOS PROGRAMAS DE TRABAJO

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Los programas de trabajo bien preparados son esenciales para poder cumplir con nuestras responsabilidades de auditora en forma eficiente. Algunos de los beneficios son los siguientes: 1. Proporcionar un plan sistemtico de cada fase del trabajo, el cual puede ser comunicado a todos los funcionarios y al personal involucrado. 2. Proporcionan una base sistemtica para la asignacin de tareas a los supervisores, auditores asistentes .

4. Proporcionar una ayuda material al entrenar al personal sin experiencia en lo que es el alcance, objetiv:>s V pasos de una labor de auditora. 5. Proporcionan efectuado. un registro resumido de las labores que se han con la natu-

II

6. Ayudan a futuros grupos de auditora a familiarizarse raleza de la labor que se ha efectuado anteriormente.

7. Proporcionan una ayuda a los supervisores de las operaciones al disminu ir la cantidad de trabajo de supervisin directa necesaria. Aunque programas de trabajo escritos son esenciales para una cin eficiente y eficaz de una audi ara, nunca deben utilizarse una lista de comprobacin para los pasos del trabajo de manera suprime la iniciativa individual, imaginacin y recursos en el logro objetivos deseados. TIPOS DE PROGRAMAS Los tipos de programas ms tiles en nuestra labor son aquellos elaborados especficamente para el examen de entidades determinadas. Tales programas estn basados en la informacin disponible relacionada con la auditora y estn preparados para hacer frente a sus pecu liaridades, necesidades y objetivos aprobados. La utilidad de programas uniformes para varias entidades es limitada. Las entidades varan mucho en cuanto a la naturaleza de sus operaciones, problemas y efectividad de los procedimientos y controles. En algunos casos, podra ser apropiado aplicar un programa standard en varios lugares dentro de una entidad. An en estas circunstancias, sin embargo, el supervisor debe asegurarse de que los pasos de trabajo que se aplican sean apropiados ya que la efectividad de los procedimientos y controles internos variar entre los distintos lugares de la misma entidad debido a la diferencia en las apti:udes de los funcionarios y empleado ORGANIZACION direccomo que se de los

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DE LOS PROGRAMAS

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para una aucitora

debe contener

228

Introduccin Esta parte debe contener informacin sobre los antecedentes de la entidad o actividad que ser de utilidad para el equipo de auditores al comprender y llevar a cabo un programa. Debe ser breve. No se deben incluir narraciones largas y detalladas sobre los programas y procedimientos de la entidad. Objetivos de la Auditora Los objetivos de una auditora son las metas o productos finales que queremos lograr por medio de nuestra labor de auditora y de investigacin. No son pasos de trabajo. Se deben establecer claramente los objetivos especfivos para cada auditora para el beneficio de todo el personal que labore en ella. Tambin se debe incluir una breve descripcin de nuestro enfoque general al llevar a cabo el examen. Adems, se debe describir el patrn general propuesto para informar acerca de los resultados de la labor efectuada. Instrucciones especiales

Esta parte contiene instrucciones especiales, basadas en las decisiones del asistente director, o del administrador regional acerca de la fecha de terminacin, informe, ndice y archivo de los papeles de trabajo, utilizacin de labores de auditora interna, manipuleo durante la auditora de hechos importantes o fuera de lo com n, y poi tica de la Contralora que est en estrecha relacin con cualquier parte del progra-

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Pasos de trabajo Esta parte del programa consiste en direcciones especficas para llevar a cabo cada fase principal del examen. Debe subdividirse en secciones que abarquen las distintas fases de la labor y pueden prepararse en distintos momentos conforme avance la labor. Programa para el trabajo preliminar A pesar de que un proposito principal del trabajo preliminar es acumular la informacin que se utilizar al planificar las prxil11as fases de un examen, el trabajo en s debe estar bien planif . O. t.~ ,

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director asistente o Jefe del equipo breve programa de trabajo. debe preparar y por escrito un Programa para la revisin de la legislacin Se apl ican los m ismos comentarios a la conveniencia de contar con un programa cie trabajo por escrito para nuestra revisin de la legislacin pertinente.

Programa para la revisin de los controles 1. Revisin preliminar

administrativos

Despus de haber decidido qu actividades han de examinarse, se debe preparar un programa general de trabajo para la revisin preliminar de los controles administrativos pertinentes. Este programa debe reflejar la mejor informacin disponible sobre las reas que se estn revisando. Se cleben descr;bir 105 pasos de trabajo en trminos generales ya que en esta etapa de la auditora nuestra revisin y prueba se efecta con e propsito de averiguar cmo funciona en realidad el sistema de procedimientos y prcticas de la entidad y obtener informacin en cuanto a su efectividad y utilidad, incluyendo la identificacin de posibles debilidades que hagan necesarios mayores exmenes. Se requiere mucha habilidad y criterio durante esta fase de la labor para lograr los propsitos y evitar un desperdicio de los recursos de personl s como conclusiones irracionales e inadecuadas. El propsito principal de Jn programa ge eral de trabajo en esta fase de la labor es proporcionar un aMplio marco que servir de gu a para el personal al e~ectuar esta revisin. Se deben describir en trminos especficos los pasos del trabajo, los motivos de cada paso y los factores que deben considerarse. 2. Examen detallado Para esta fase de la labor, el programa debe ser lo ms especfico posible en cuanto a los pasos de trabajo que han de efectuarse. Esta parte del programa debe planificarse segn las actividades u otras clasificaciones relacionadas con la labor y, con relacin a los problemas o..reas de indagacin, debe establecerse claramente y de manera lgica lo siguiente:

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1. Cal es el problema; 2. Lo que deseamos lograr (por ejemplo, nuestro objetivo); (leyes obser3. Informacin pertinente y verdadera sobre el problema o requerimientos, problemas o debilidades especiales, vaciones anteriores correspondientes, etc.); 4. Los pasos de trabajo; 5. Una explicacin del motivo de cada paso.

Se debe velar porque se desarrollen todos los hallazgos en conformidad con los principios comentados en el captulo VIII. Mod ificaciones Conforme avance la labor en el examen, puede ser necesario modificar el alcance o naturaleza del trabajo establecido en el programa. Se debe informar oportunamente al Auditor Supervisor responsable, acerca de cualqu ier modificacin importante que sera necesario o conveniente hacer en el programa de trabajo para que se pueda decidir a tiempo cmo han de dirigirse los siguientes esfuerzos de trabajo. Se deben registrar las moJificaciones aprobadas en la copia permanente para el archivo eJel programa para que quede como un registro adecuado de la labor que se ha efectuado en realidad. Clculo de tiempo y personal En los planes para el examen etallado se debe inclu ir una indicacin acerca del grado o nivel del auditor requerido para la labor y estimaciones (en trminos de' horas-hombre) del tiempo para efectuar la labor. Aunque estas estimaciones son preliminares son valiosas para el supervisor conforme va revisando el progreso en determ inadas partes de la labor. Tambin ayuda a establecer estimaciones reales de los requerimientos de Dotencial humano rara la a~ditora. En las oficinas regionales, el administrador regional tiene la responsabilidad de determinar los grados de los miembros del personal designados a efectuar la auditora, por lo cual debe considerar numerosos factores incluyendo la capaCidad y disponibilidad de los miembros del personal.

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PROGRAMAS

DE TIPO CONTINUO

Para los exmenes repetitivos que abarquen la misma actividad, debe ser posible, despus de varios aos, desarrollar un programa bsico de trabajo al cual se aadirn peridicamente :::lartes suplementarias si es necesario efectuar modificaciones. De este modo, se puede reducir el tiempo utilizado en la preparacin de programas, El seguir esta prctica, sin embargo, no disminuye la responsabilidad de asegurarse de que cualquier programa de trabajo sea aplicable a las circunstancias especfi-

cas.
PREPARACION TORIA y APROBACION DE LOS PROGRAMAS DE AUDI-

El supervisor es responsable por toda la labor de auditora que se efecte bajo su direcciono Esta responsabilidad incluye el velar porque se preparen los programas de trabajo apropiados, Los programas pueden ser preparados por el personal de la sede central, por el de la oficina regional, o por representantes de ambos, dependiendo de factores tales como la ubicacin del trabajo, la disponibilidad de personal la familiarizacin con las actividades de la entidad y la posibilidad de acceso a la informacin pertinente. Algunas formas en que se puede cumplir c:m la responsabilidad preparacin de los programas son las siguientes. por la

1. El personal de nuestra sede central

prepara los programas de audio tora para la oficina central de la entidad en el capitolio.

2. El personal de nuestra sede central prepara un esquema del pr09rama en general y una oficina regional prepara el programa detallado de trabajo: a, Para las auditoras iniciales en las oficinas regionales de la enti.

dad;
b. Cuando se han efectuado importa1tes modificaciones en las oficinas regionales de la entidad desde la ltima auditora; c. Cuando la actividad de una entidad se encuentra descentralizada en un',kJ.gar fuera del capitolio. En tales casos, el programa geJ1e:ra~.preBarado por el personal de nuestra sede central deb(t; ~(!ic~os objetivos totales de la auditora, el alcance

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general del trabajo y cualquier limitacin bsica sobre la entidad que sea necesaria para que la oficina regional pueda planificar el trabajo en forma inteligente. 3. Para la uniformidad en lo abarcado y en la preparacin de infor,mes, el personal de nuestra sede central prepara un programa de auditora que ha de ser aplicado por varias oficinas regionales en una cantidad de sucursales de la entidad. 4. La oficina regional efecta el trabajo preliminar y cualquier otro trabajo que sea necesario para la preparacin del programa de auditora en su totalidad. Cuando las oficinas regionales tengan que efectuar gran cantidad de trabajo, es posible preparar un programa ms real con la participacin del personal de la sede central y de las sucursales As se elimina la mayora de los problemas que surgen cuando un grupo formula los pasos de trabajo que sern efectuados por otros. Aprobacin El director asistente debe aprobar todos los programas, inclusive aquellos preparados en las regionales. Normalmente, se deben obtener estas aprobaciones antes de empezar la labor de auditora. Sin embargo, debido a limitaciones de tiempo u otros motivos especiales, el director asistente puede autorizar la utilizacin de un programa preparado en la surcursal, si ha sido aceptado por el administrador regional. NORMAS PARA LA PREPARACION DE PROGRAMAS de nuestros pro-

Se aplican gramas:

las siguientes

normas en la preparacin

1. Se deben establecer los objetivos en los trm inos ms espec ficos posibles y deben ser fciles de comprender. Tambin deben ser alcanzables basndose en el trabajo que ha sido establecido en el programa. Unos objetivos amplios, vagos e irreales son intiles y, ya que generalmente son imposibles de alcanzar, no deben aparecer en nuestros programas. 2. Los programas cficas. de trabajo deben prepararse segn auditoras espe-

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3. Cada paso de trabajo debe establecer claramente la labor que ha

de efectuarse y los motivos. 4. Cada programa de trabajo debe dar lugar al desarrollo comprensivo de hallazgos individuales de auditor3 en conformidad con 105 elementos de este proceso comentados en e! captulo VIII.

5. Se deben establecer los pasos de trabajo en trminos de instrucciones positivas acerca de lo que ha de efectuarse. No deben ser expresados en forma de preguntas. El obtener respuestas a preguntas generales que figuren en un programa no conduce a una auditora eficaz. El auditor puede limitar su trabajo a la obtencin de una respuesta superficial a la preguntaen vez de efectuar un anlisis y evaluacin. La labor que SE efecta basndose en un programa tipo preguntas puede tener c"mo resu Itado la parcialidad del auditor ya que ste puede estar influenciado por la forma en que se formu lan las preguntas. 6. Cuando sea posible, se debe establecer en el programa de trabajo la prioridad relativa de los distintos pasos de trabajo. As podremos asegurarnos de que se concluir con las partes ms importantes de la asignacin dentro del plazo fijado. 7. Los programas de trabajo deben ser fle;. ibles y deben permitir la utilizacin de iniciativa y criterio al desviarse de los procedimientos prescritos o al ampliar la labor efectuada. 8. Los programas no deben estar llenos de material que se encuentre fcilmente a la disponibilidad del persoral. Se debe emplear la tcnica de referencia cruzada cuando se requiera dicho material. 9. No se deben incluir en el programa descripciones largas de informacin sobre los antecedentes. El progralla debe incluir solo la informacin que sea esencial para efectuar el trabajo en forma adecuada y para hacer las evaluacione5 correspondientes. Al incluir informacin innecesaria se pierde tiempo al preparar los programas y al leerlos. 10. Se debe tomar debida nota de nuestras auditora al preparar los programas. normas generales de

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Explicacin de los motivos para los pasos de trabajo El incluir explicaciones claras de los motivos para cada paso de trabajo es un requerimiento obligatorio en todos los programas de trabajo por las sigu ientes razones: 1. El personal que efecte el trabajo sabe por qu lo hace y por lo tanto es de esperar que lo har mejor, que si no se le da una explicacin. 2. Esta costumbre reduce la inclusin de pasos de trabajo innecesarios. (A veces el no poder dar una buena explicacin para hacer algo lleva al redactor del programa a la conclusin de que el paso de trabajo no es en realidad necesario). 3. Hace posible una revisin ms inteligente del programa para la aprobacin adelantada y revisin posterior del trabajo efectuado. UTILlZACION DE INFORMACION DE LA ENTIDAD

Al planificar la labor de auditora, especialmente el examen y pruelJa detallada, siempre se debe considerar la posibilidad de utilizar copias extra de documentos, informes, listados, anlisis y material similar preparado normalmente por la entidad. Cuando sea posible tambin se deben hacer los arreglos necesarios para que la entidad prepare un anlisis de los datos o transacciones financieras necesarias en nuestros exmenes. Dichos anlisis deben prepararse segn el formato prescrito por nosotros. Especialmente cuando se efecten auditoras anuales de los estados financieros, deben hacer los arreglos necesarios para que el personal de la entidad prepare los anlisis de cuentas bsicas del mayor general. Generalmente los empleados pueden hacer esto durante el ao al mismo tiempo que cumplen con sus obligaciones, evitando as el que tengan que prepararlos en un solo momento. El utilizar informacin preparada por la entidad para ayudarnos en nuestras auditoras contribuye a disminuir el trabajo de los empleados y nos proporciona ms tiempo del personal para' las labores de estudio y evaluacin. Se deben describir todos estos arreglos en los programas Cuando se obtenga dicha ayuda, en los rrogramas de tr

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considerar el tiempo necesario para revisar Ic-s anlisis preparados por el personal de la entidad para asegurarnos de su precisin. Una vez hecho esto, se convierten esencialmente en el equival:mte de los papeles de trabajo preparados por nUEstro personal. SIGNI F ICADO

UTI L1ZACION

DE TE RMI

r~os

Para establecer cierto grado de uniformidad en CUalto al significado de los trminos utilizados en las auditor~ e investigaciones de la Contralora General y en nuest'os programas de trabajo con relacin a procedimientos especficos, se han adoptado las sigJientes definiciones. Algunos trminos pueden no representar : rocesos separados. Analizar - separar en elementos componentes para determinar la naturaleza de algo. de importancia

Comprobar

- comparar o volver a calcu lar.. segn sea necesario, para establecer la precisin o razonabilidad. - probar medio como verdadero o preciso, ~eneralmente por de una investigacin o inspeccin escritas. en cuanto al valor, efectividad

Confirmar

Evaluar

- llegar a una conclusin o utilidad.

Examinar

- ver de cerca y con cuidado con el propsito de emitir opiniones en cuanto a la precisin, propiedad y suficiencia. examinar fsicamente. - verificar los hechos acerca de una condicin o supuesta. - estudiar en forma crtica. - revisar rpidamente con el propostto de verificar la conform idad general con el patrn, notando las aparentes irregularidades, hechcos fuera de lo comn, u otras circunstancias que recp.1ieran un mayor estudio (Revisin ocu lar o selectiva) . sospechosa

I nspeccionarInvestigar

Revisar Repasar

Justific.ar

- probar en forma concluyente. 236

Probar

_examinar pruebas o muestras representativas con el propsito de llegar a una conclusin en cuanto al grupo del cual ha sido seleccionada la muestra. - establecer la precisin.

Verificar

El tmino "auditora" no debe utilizarse en nuestros programas de auditora para referirse a un paso especfico de trabajo. Es un trmino demasiado general para aplicarlo en este sentido. ACCESO A LOS PROGRAMAS DE TRABAJO POR PARTE DE EX-

TRAOS Los programas de trabajo de la Contralora General son documentos de administracin interna y no es nuestra poi tica ponerlos a la disponibilidad de los representantes de la entidad o del contratista bajo examen para que los inspeccionen .

237

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CAPITULO

XIX

PAPELES DE TRABAJO PROPOSITOS Los propsitos principales

GENERALIDADES

de los papeles de trabajo son: de la labor efectuada al llevar

1. Proporcionar un registro sistemtico a cabo una auditora.

2. Proporcionar un registro de la informacin, y evidencia obtenidas y desarrolladas en respaldo de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones como resu Itado de nuestra labor. Los papeles de trabajo son la base para la preparacin de los programas de trabajo e informes y el eslabn que une la labor que efectuamos con nuestros informes. Adems, proporcionan una evidencia sistemtica de la forma en que cumplimos con nuestras labores de auditora y de investigacin en auditor especficas. Otros usos de los papeles de trabajo son los siguientes: 1. Como instrumentos que sirven de ayuda al personal al llevar a cabo sus labores asignadas. 2. Como informacin utilizada por los auditores encargados para supervisar y dirigir sus exmenes en forma apropiada y para evaluar el rendimiento del equipo .


La informacin obtenida 50bre una auditora es de poco o ningn valor continuo si el personal la retiene slo mentalmente. Para disminuir errores u omisiones, la informacin obtenida verbalmente debe registrarse en los papeles de trabajo lo antes posible. TIPOS DE ARCH IVOS Los archivos para los papeles de trabajo dividirse en dos grupos bsicos: para cada asignacin deben

1. Archivos corrientes
2. Archivos permanentes Archivos corrientes

E I material que se coloque en los arc1ivos corrientes debe estar constitu ido por la informacin relacionooa principalmente con las fases corrientes de la auditor a y que no se consideran de uso continuo en auditoras posteriores. El tipo de mater al que se debe incluir en estos archivos es el siguiente:

1. Revisiones corrientes de los controles dministrativos;

2. Anlisis llada; y otros papele5 que respalden el examen y prueba deta-

3. Memorndums
del contratista 4. Correspondencia

de las ciscu3iones con funcionarios u otros funcionarios; corriente;

de la entidad,

5. Programa de trabajo;
6. Papeles de trabajo que se van acumulando hallazgos corrientes; en respaldo de los

7. Materiales y papeles que se van acumu ando durante la preparacin del informe, inclusive le.s borradores. No se puede prescribir ningn patrn u 1iforme para la clasificacin de arc!;Ji\oS corrientes. Los rchilloS deben orga izarse segn cada audi-

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240

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tora especfica. La prueba principal y la facilidad para ubicar el material.

es la conveniencia

en su utilizacin

Archivos permanentes
Estos archivos deben contener la informacin de inters o utilizacin continua o repetitiva en auditoras subsiguientes. As como en el caso de archivos corrientes deben organizarse de la manera que sirvan mejor a las necesidades de auditora. Los archivos permanentes el sigu iente: deben inclu ir material de referencia como

1. Historial legislativo sobre el establecim ento de la entidad programas y actividades, 2. Archivos continua 3. Poltica sobre la legislacin en la entidad y procedimientos referente

y sus

a leyes de una aplicabilidad

de la entidad;

4. Financiamiento; 5. Organizacin 6. Poltica mes; 7. Controles y personal, de presupuesto, contabilidad e infor-

y procedimientos

internos

administrativos,

incluyendo

la auditora

inter-

na;
8. Antecedentes logros, etc .. 9. Ubicacin de estad sticas sobre asignaciones, desembolsos,

de las actividades.

El material puede constituir de correspondencia, manuales, cuadros, informes de la entidad, leyes, reglamentos, memorndums y programas preparados por la Contralora General. Los archivos permanentes deben contener asimismo un registro que explique lo que se ha hecho con los archivos corrientes que no se retienen en el lugar de la auditora ~ aD<, ~ ...(,. , lista de las fechas en que se les puede destruir (ver el captulo

241

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Los archivos permanente~. deben servir como base de informacin para ayudar a planificar futuras labores. Deben proporcionar una informacin resumida rpidmente accesible sobre las labores efectuadas anteriormente y sobre informes emitidos, incluyenco una lista de las reas principales cubiertas en auditoras anteriores, las fechas aproximadas en que se efectu la laJor y los result3dos de dicha labor. Normalmente; los archivos permanentes ms completos se acumularn y mantendrn en la sede central donde se encontrar el personal continuamente para la mayora de las auditoras. Sin embargo, el personal de la sede central dete hacer los arreglos necesarios para que el personal regional tenga toda la informacin ecesaria sobre los antecedentes o para asegurarse de que dicha informacin se encuentre fcilmente disponible en las sucursales de la enti:Jad. Los archivos permanentes deben revisarse y actualizarse peridicamente. Para que los archivos no se tornen demasiado voluminosos, se puede retirar el material que no es de use corriente pero que debe retenerse y trasladarlo a los archivos inactivos, identificndolo y anotando los motivos de dicho traslado. REQU ISITOS PARA LA PREPARACION Los papeles de trabajo :ara todas las auditoras deben prepararse en hojas de trabajo tamao estndar. as rojas de otro tamao pueden adjuntarse a las hojas de ta-nao estndar antes de ser archivadas. Se deben observar los siguientes requisitos adicionales: 1. En la parte central superior de cada hoja de trabajo se debe anotar: a. El nombre y ubicacin de la entidac, b. Nmero del cdigo y nombre de la auditora; c. Tema de la hoja de trabaj:>; d. Fecha o perodo correspondiente. 2. En la parte superior derecha de cada hoja de trabajo se debe anotar, en el orden indicado: a. Indice de la hoja dentro ce los papeles de trabajo. 242

b. Nota de que la hoja es parte de un grupo si se utilizan hojas (por ejemplo, 1 de 3, 2 de 3, 3 de 3). c. Nombre, y no iniciales, del miembro

otras

del personal cue prepara

la hoja de trabajo, d. Fecha de la preparacin. 3. Los papeles de trabajo pueden prepararse a lpiz o lapicero. Es preferible utilizar lpiz para las listas que contengan cifras que pueden ser modificadas. Los comentarios, los memorndums y programas para el archivo permanente se ven ms limpios y son ms legibles si se les escribe con tinta o a mquina. 4. Para ganar tiempo se debe reducir al m nimo el trabajo empleado al copiar a mano material de referencia por medio de la utilizacin de los servicios de taqu grafas, copias extra de mater al impreso o equipo reproductor. Sin embargo, se debe velar por que la utilizacin de tal equipo no d como resultado el sacar ms copias de las que en realidad se necesitan. 5. Se debe indicar clara y especficamente las fuentes de informacin que aparecen en la hoja de trabajo. Cuando se trate de un documento de una entidad o contratista, se debe indicar en la hoja de trabajo quin preparo el documento y por qu, si dicha informacin no aparece en el documento mismo. 6. En todas las hojas de trabajo o en la primera hoja de trabajo de un grupo de hojas, debe aparecer una leyenda para todas las marcas del auditor o smbolo para indicar la labor efec-:uada o las fuentes de informacin. 7. Para facilitar futuras aadiduras legibilidad, todos los comentarios estar escritos a doble espacIo. y reVISiones y para mejorar la en los papeles de trabajo deben

8. Hasta donde sea posible, las hojas de trabajo deber tener una referencia cruzada con otros papeles de trabajo relacionados. Asimismo, deben tener una referencia cruzada con el programa de trabajo. Una efectiva referencia cruzada a menudo disminuye la necesidad de copiar los datos.

243

9. Si se efecta cualquier ajuste o reclasificacin de auditora en las cifras de la entidad, debe indicarse esto claramente en todos los papeles de trabajo en los cuales aparecen dichas cifras. 10. Se debe efectuar de las columnas, numricos. ura verificacin independiente de los totales totales cruzados, y corrputaciones de datos

11. Para evitar confusin y complicaciones al archivar, por lo general se debe tratar slo un asunto en una hoja de trabajo. 12. Las hojas de trabajo deben llenarse slo por un lado. Si es absolutamente necesario escribir en la parte de atrs, es necesario hacer una adecuada referencia cruzada y escribir la informacin de manera que el lec or no tenga que voltear el archivo boca abajo para leerlo.

13. Las copias extra de material como borradores de informes, programas de trabajo, actas de audiencias, leyes, e informes de los comits ya invalidados no deben guardarse en los archivos de los papeles de trabajo. En C3S0 que se les guarden ah, debe haber una explicacin en el arct-ivo. 14. Se debe indicar clarailente el propsito de cada papel de trabajo.

15. La cubierta de cada archivo debe mostrar claramente una identificacin como la sigu ie,te: Nombre de la Auditora Nombre y ubicacin y nmero de cdi;:o;

de la entidad:

- Tema; - Perodo abarcado :or la auditora - Clasificacin de se~ridad. u ot-a fecha aplicable;

si es aplicable;

- Oficina regional responsable. 16. Se deben evitar los 3rch ivos individuales excesivamente gruesos ya que son difciles de manipJlar y se deterioran rpidamente con el uso. 17. En cada archivo de los papeles de trabajo debe haber u n ndice.

244

INDICE No se puede prescribir ningn sistema standard para los papeles de trabajo de la Contralora General debido a la gran variedad de auditoras. El administrador regional debe establecer un sistema simple de ndice para cada examen o en el caso de las auditoras efectuadas por el personal de la oficina central, el director asistente debe establecer dicho sister'1a. Cuando se trate de revisiones en muchos lugares, el director asistente puede prescribir un sistema uniforme de ndice si as lo desea. Adems de proporcionar un ndice para los papeles de trabajo, se debe establecer asimismo para cada examen un sistema que facilite la identificacin, almacenaje y ubicacin de los archivos. Debe haber un ndice maestro en el cual figuren los nmeros de cdigo y tema de cada archivo. NORMAS GENE:=1ALES PARA LA PREPARACION y precisin

1. Totalidad

Nuestros papeles de trabajo deben ser completos y precisos para proporcionar un respaldo apropiado para nuestros comentarios, conclusiones y recomendaciones y para permitir una demostracin de la naturaleza y alcance de nuestro examen, cuando sea necesario. 2. Claridad y comprensibilidad

Los papeles de trabajo deben ser claros y comprensibles sin necesidad de explicaciones verbales suplementarias. La informacin que revelen debe ser clara, completa y concisa. Cualquier persona que utilice los papeles de trabajo debe poder determinar de inmediato su propsito, la naturaleza y alcance de la labor efectuada y las conclusiones de quien las prepar. El que sean concisos es importante pero no se debe sacrificar la claridad ni la comprensin slo por ahorrar tiempo o papel. La informacin que se obtiene verbalmente y que a veces se registra palabra por palabra frecuentemente est parafraseada para ser utilizada en un informe. Por lo tanto, el auditor debe registrar, segn sea necesario, la interpretacin de lo que el entrevistado dijo o quiso decir y confirmarla con el mismo. ~"L () <c, ~~ .-.----:
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3. Legibilidad y pulcritud
Los papeles de trabajo deben ser legibles \' lo ms pulcros posible. De no ser as, se despErdiciar tiempo al revisarlos y al preparar y referenciar los informes. Unos papeles de trabajo sucios pueden perder su valor como Evidencia. Debe evitarse el amontonar las palabras y escribir entre lneas, dejando unos espacios adecuados antes de escribir.

4. Pertinencia
La informacin conteni:la en los papeles de trabajo debe limitarse a los asuntos que son materialmente importantes, pertinentes y tiles con relacin a I(.s objetivos establecidos para la auditora. No hay ningn substituto para un entendimiento de los objetivos especficos de auditor3, las razones por las cuales se efecta una tarea espe-::fica y su relacin con los objetivos aprobados. Este conocimiento proviene de programas de trabajo bien planificados y bien organizados y de instrucciones efectivas por parte de los Auditores Jefes de Equ~os. La costumbre de que odos los papeles de trabajo contengan una clara declaracin del propsito es muy til para asegurarse de que la informacin acu ulada est adecuadamente en relacin con los objetivos e informe :le auditora. Aunque los papeles je trabajo adecuados son esenciales no debemos preparar ni acumular papeles y documentos que no sean necesarios para el logro de los objetivos de la auditora. La acumulacin y retelcin de papeles innecesarios estorban en la administracin de un examen y complican las operaciones de almacenaje y archivo. An-:es de terminar una auditora, el supervisor debe hacer los arreglos necesarios para retirar o segregar todos los papeles de trabajo que no son necesarios () pertinentes en respaldo de la labor efectuada. Si se rene una gran cantidad de informacin o papeles innecesarios la informacin importante puede pasarse por alto u obscurecerse. Al llevar a cabo las auditoras, especialmente durante entrevistas y/o al examinar los a~chivos de la entidad se informa al auditor acerca del material qLe no est directamente relacionado con los :l1fetivos corrientes, pero que podra ser relevante conforme 246

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avanza la asignacin. Para evitar una acumu lacin de detalles excesivos en los papeles de trabajo, deben retenerse en archivos informales hasta que se determine su pertinencia. Este proceso se adapta en especial a los estudios y exmenes prelim inares. El costo para la preparacin de papeles de trabajo es parte importante del costo total de la labor que efectuamos y debe. estar justificado por la informacin que figura en ellos. El concepto de lo que es innecesario no debe aplicarse a la informacin que, por ejemplo, explicar por qu se descart cierto enfoque o informacin que, a pesar de no utilizarse en realidad en un informe, est claramente relacionada con el tema del informe. 5. Evitar detalles excesivos Evitar detalles excesivos en los papeles de trabajo. Por ejemplo, generalmente no ser necesario tener copias o resmenes detallados de cuentas del mayor general, largas listas de los comprobantes examinados y descripciones de los procedimientos. Unos resmenes y breves descripciones de las cuentas del mayor general examinadas, pasos de auditora efectuados, grado de trabajo, y hallazgos y conclusiones son mucho ms importantes e informativos. PREPARACION DE RESUMENES

La natu raleza y resu Itados de nuestra labor en cada segmento de un ~xamen debe, como asunto de operaciones sistemtica y buen artificio, resumirse de manera clara y concisa en los papeles de trabajo. Se puede considerar un segmento como algo relacionado a un aspecto o grupo de aspectos de una observacin o tema. Como resultado de nuestras auditoras, se acumulan gran cantidad de papeles de trabajo que contienen una variedad de informacin de diversas formas por ejemplo, copias de leyes, reglamentos y procedimientos de la entidad, correspondencia, copias de las entrevistas, y una variedad de cuadros y programas relacionados con una o varias fases de un examen. A pesar de que esta informacin puede ser interesante, til y pertinente, es de poco valor si no se le analiza y organiza en forma lgica e interrelacionada. En la mayora de los casos, esto debe lograrse con mayor efectividad por medio de la preparacin de resmenes de los papeles de trabajo. +.,;~., DE'

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El propsito de dichos resmenes, como su nombre lo indica, es resumir en forma clara, concisa y convincente y hacer resaltar la esencia de labor efectuada, los resu Itados logrados, las conclusiones alcanzadas y cualqu ier recomendacin, segn se reflejen en los papeles de trabajo que lo respaldan. Los resm-9nes de los papeles de trabajo, si estn bien concebidos y preparados segn determinadas circunstancias de una auditora, ocupan un lugar muy importante y especial en nuestra labor. Dichos resmenes sirven a dos propsitos fundamentales e int~rrelacionados: 1. Obligan a un anlisis oportuno y crtico de la evidencia obtenida y de la labor efectuada, ayuda a identificar requerimientos adicionales, y sirven de base para decidir acerca de las disposiciones de los resu Itados de la labor. 2. Hacen posible la preparacin del borrador del infonne como parte integral de la labor. Los resmenes son tambin beneficiosos en cuanto a lo siguiente: - Renen los grupos de papeles de trabajo relacionados con un punto en particular, permiten un flujo ordenado y lgico de los papeles y facilitan la supervisin u otras revisiones de partes de la labor en particu lar. - Cuando tienen un ndice adecuado y buena referencia cruzada, se convierten en el punto focal en los papeles de trabajo para cualqu ier parte de la labor en particlJ lar y proporcionan el medio de control mecnico para los papeles de trabajo fundamentales. Segn su envergadura y alcance, pueden ser tambin tiles para resolver cualquier problema que pueda aparecer en el futuro despus de que se ha terminado la labor de auditora. Brindan a los nuevos miembros del personal la oportunidad de familiarizarse con la exactitud y precisin requeridos en el anlisis de informacin y con la claridad, brevedad, legibilidad y organizacin requeridos en la preparacin de borradores de informe. Ms an, los resmenes, en muchos casos, presentan el criterio fundamental y la opinin original que fueron el motivo de las conclusiones a las que se ha llegado en los informes. Por lo tanto, la experiencia de haberlos preparado proporciona un entrenamiento muy valioso a los miembros del personal, que

" . la.

248

ser til en el desarrollo analltica.

de la habilidad

de redactar en forma

Debido a la diversidad en la natu raleza y alcance de nuestras auditoras es necesario que haya cierta flexibilidad en el diseo y preparacin de los resmenes. Cada resumen debe prepararse segn las necesidades de la parte de la labor. Un resumen debe ser considerado como un instrumento de labor interna, un medio para lograr un fin y no un fin en s. Debe disearse como para que sirva de ayuda a los miembros del personal en la progresin y terminacin ordenada y oportuna de las auditoras. Por lo tanto, el formato y contenido exacto de los resmenes debe dejarse al criterio del personal de auditora. Sin embargo, en los siguientes prrafos se presentan algunos conceptos que deben tomarse en cuenta al preparar los resmenes. Al preparar programas de auditora y planificar de cualquier otra manera una auditora, los miembros del personal deben darse cuenta de la necesidad de preparar resmenes convenientes de partes individuales o grupos de partes de la labor efectuada. Cada cierto tiempo durante una auditora, deben asegurarse de que dichos resmenes estn en conformidad con el propsito principal y se presten para lograrlo --el cual es la preparacin del borrador del informey se cian al plan segn sea adecuado basndose en la informacin desarrollada. E I diseo y preparacin de resmenes tiles y con sentido que cumplan con este objetivo es un arte que los miembros del personal deben tratar de cultivar y perfeccionar. Los elementos bsicos de un resumen de auditora son los siguientes:

1.0bjetivos.-

En esta seccin debe aparecer una declaracin clara acerca del propsito de la labor de auditora una explicacin del motivo por el cual se efecta, y lo que estamos tratando de lograr.

2. Labor efectuada.-

En esta seccin debe figurar exactamente lo que hemos hecho en relacin con lo que bamos a hacer. Si no hemos podido efectuar ciertas labores que habamos tenido intenciones de efectuar, debemos informar acerca de este hecho y explicar los motivos.

3. Resultadoslogrados.-

En esta seccin debe aparecer un resumen de los hechos, de la evidencia obtenida en relacin con el objetivo. No debe inclu ir conclusiones. La evidencia en s debe presentarse como un resumen de los hechos y no como conclusiones "t. o~.

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cuales ha llegado el auditor. Esta secc n del resumen debe contener la evidencia y no una interpretacin de la misma.

4. Conclusiones.-

Aunque frecuentemen-:e son aparentes al conocer la evidencia, se deben indicar las conclusiones en relacin a los objetivos. Se debe presentar el criterio uti Iizado para llegar a las conclusiones, las cuales deben estar en relacin con la labor efectuada Y los resultados obtenidos.

5. Recomendaciones.-

Cualquier recomendoacin de acciones correctivas debe presentarse luego en forma lg ca. Las partes narrativas de los resmenes deben redactarse S2gn nuestras normas de claridad en la presentacin establecida en los captulos 4 Y 5 del Manual de Informe. Los auditores, Jefes de Equipo no deben aceptar resmenes preparados en forrr a descuidada. Deben volverse a preparar (por parte del miembro del personal asignado) hasta que sean satisfactorios. Al mismo 1iempo, los resmenes no son inforrnes Y no son destinados a ext-aos Y por lo. tanto no deben prepararse con tanto cuidado el cuanto a un lenguaje pulido, estilo, y explicaciones detalladas je trminos Y conceptos utilizados en los informes que se envar a Congreso o a los funcionarios de la entidad. Sin embargo, es necesario tratar de balancear los resmenes ya que no es neCEsa-io que sigan las normas establ~cidas para informes formales en t~rminos de mrito literario pero que s sirvan sus propsitos en OJanto a claridad, esenciabilidad y bases fundamentales para el ir fca-me.

Cuando sea conveniente, las secciones del 8SJmen no tienen que seguir un formato estrictamente narrativo. Por ejemplo, cuando el miembro del personal est resumiendo una serie de hechos, sera aceptable que dijera "El seor X (ttulo) nos dijo , 2. ______ 3. Y 4. ., _ no tomarse el trabajo de decir: "El seor X nos dijo que . Tambin dijo que _ Luego dijo que ". Una perfeccin gramtica es menos importante, en un resumen, que una clara declarcin de los hechos. La informacin contenida en un resumen debe incluir una identificacin de su fuente de origen - como por e;emplo: "El Sr. X (ttulo) nos inform que" o "La carga de vuelo pa a un avin 102 mostr". Esta tcn ica proporciona un conoci miento preciso de la naturaleza y fuente de origen de la informacin Y por lo tanto un indicio de la pro!,:lable confiabi lidad y adecuacin de la evidencia .

250


Niveles de l\Js resmenes Hay, esencialmente, Nivel 1. dos niveles de resmenes:

Resmenes bsicos, fundamentales. (en forma narrativa o tabular) que renen las partes relacionadas de la informacin que aparece en los papeles de trabajo - normalmente confinada a un raso de trabajo o sub-parte. o algn aspecto de una observacin o tema. Los resmenes que son el resultado eJeun anlisis cr tico de la informacin contenida en los resmenes del nivel 1 y otra informacin, segn sea apropiado, para vincular un hallazgo o tema de auditora.

Nivel 2.

Los resmenes en el nivel 1 son los resmenes bsicos y generalmente deben ser los ms comunes en los papeles de trabajo. Representan una vinculacin. de todos los asuntos relacionados en cuanto a evidencia - cuando se presente una necesidad lgica en los papeles de trabajo para cumplir con determinado paso de trabajo, para respaldar un punto bsico o para aclarar o completar una parte de una auJitor a. Dichos resmenes deben incluir la informacin de importancia desarrollada durante nuestra labor de 'auditor a y necesaria para respaldar las conclusiones alcanzadas. Para na auditora relativamente sencilla, slo se requieren los resmenes en el nivel 1, Como regla general, estos resmenes son presentaciones narrativas --aunque pueden incluir tabulaciones o cdulas que dirigen la evidencia, en su forma ms bsica, y que establecen los hallazgos y conclusiones. justificados por la evidencia. I\Jo deben ser largas disertaciones que abarquen varios o muchos asuntos complejos ya que son ms manuables y tienen ms sentido cuando tratan slo un punto bsico o aspecto de una auditora. Deben tratar con suficiente profundidad todos los hechos pertinentes, tratar con posiciones en pro y en contra, y llegar a una conclusin convincente y duradera sobre el tema. 9ichos resmenes deben mantenerse junto con los papeles de trabajo como evidencia demostrativa para una referencia futura o seguimiento y puedan utilizarse como base para una declaracin en el borrador del informe.
1

El resumen del nivel 2, que se origina lgicamente, resmenes del nivel 1, rene toda la informacin

basndose de los

251

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con toda una parte u observacin. Este tipo de resumen representa el esfuerzo final por reunir - en los papeles de tratajo . toda la evidencia relacionada y las conclusiones V recomendaciCtnes relacionadas para una observacin en participar o elemento componente si ilar ele unil asignacin. A pesar de que no se prescribe ningn forman especfico para dicho resumen, debe servir al mximo posible, para la preparacin del borrador del informe global. La preparacin del resume y del borrador deben ser funciones inseparables en esta etapa, .)erm'tiendo la preparacin oportuna y eficiente del bo'rador del infor,e C)mo una parte natural de la labor. En efecto. el borrador del informe es el Cltimo resumen. Debe ser la presentacin ms refinada, breve y convincente de todas. Contando cen una base de resmenes bien preparados en niveles irferiores, la prepa. racin del borrador del informe debe ser un pro:eso de redaccin fcil y lgica. Sugerencias para la preparacin El redactor y revisor deben analizar los resnenes en forma crtica para asegurarse de que se han abarcado toda las reas de importancia y de que los datos necesarios para una presentac'n eficaz del informe son completos. tienen una referencia cruza::!a con los detalles fundamentales y la lgica utilizad3 es slida. Todas la~ la9unas en los datos y contradicciones en la evidencia deben investi,~arse_ revisarse, o explicarse, segn sea apropiado. Entre otras cosas, el redactor y revisor deten investigar si: Se ha tomado en cuenta el alcance de la auditora favorables; interna en el rea;

Se han hecho comentarios

Se ha ev'tado la exageracin, decisiones oemasiado categricas, demasiada profundidad el los asuntos tcnicl's, respaldo demasiado amplio, y :Jresentacin de opiniones como reC10S, Se han considerado
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las acciones correctivas

necesarias;

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Se han resuelto asuntos legales,

252

Hay necesidad de perspectiva.

Se debe revisar la estructu ra de las frases, util izacin de prrafos, flujo, etc. - si alguna parte no presenta los hechos en forma justa y convincente, deben volverse a preparar. Los Jefes de Equipo de Auditora deben recordar que la mayor parte de los problemas en la preparacin de informes se originan frecuentemente de la forma en que se analiza y resume la evidencia fundamental en el papel de trabajo. Deben velar por que se terminen los resmenes individuales en forma ordenada y oportuna conforme avanza la labor, revisar cuidadosamente dichos resmenes y recalcar la necesidad de cumplir con las normas ms altas en la preparacin. REVISION DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Una norma fundamental de operacin que puede aplicarse en toda nuestra labor es que los Auditores, Jefes de Equipo deben revisar la evidencia de la labor efectuada. Para saber si los auditores y Jefes de Equipo han revisado todos los papeles de trabajo y estn satisfechos con la labor efectuada y de acuerdo con las conclusiones registradas, deben firmar cada hoja de trabajo o grupo de hojas. Las preguntas que se originen de dichas revisiones y sus respuestas deben incluirse en cada grupo o archivo de los papeles de trabajo. El proceso de revisin es importante, y no debe efectuarse de manera superficial o a la ligera. Su importancia se basa en nuestra necesidad de cerciorarnos de que contamos con evidencia clara, demostrable y objetiva en respaldo de nuestra labor de auditora, de investigacin y de las observaciones relacionadas. Nuestra operacin de referencia, que precedela emisin de los informes, da lugar a que el referenciador acepte el material sobre los hechos incluidos en nuestros papeles de trabajo como un respaldo satisfactorio del contenido del informe. Dicha aceptacin se basa en la teor a de que los papeles de trabajo han sido sometidos a una revisin supervisora y que todo el material ah contenido ha sido ya sea aceptado o evaluado por el Auditor, Jefe de Equipo indicando la forma en que se deben tratar los asuntos en cuestin. Al revisar los papeles de trabajo, tales como: se debe tomar en cuenta factores

253

1. Conformidad especfica,

con el programa de trabajo y con cualquier

instruccin

2. Precisin, confiabi Iidad, adecuacin dE la labe.- efectuada y aceptabilidad de los papeles de trabajo relacionaoos como evidencia de dicha labor y los resultados alcanzados u ob~rvaciones presentadas,

3. Validez y racionalidad de las conclusioles

alcalzadas;

4. Naturaleza y alcance de la revisin por parte de la entidad y consideracin que ha dado a nuestras observaciones y conclusiones; 5. Conformidad con las normas y reql.Eri llierrtos de la Contralora General para la presentacin de pape es de -:rabajo establecidos en este captulo. Los auditores encargados deben revisar I~ pa:eles de trabajo oportunamente en el campo despus que se ha e1c1uado la labor. Una revisin oportuna hace posible la continuacin de la abo. para aclarar cualquier asunto y evitar la interrupcin causada x>r una revisin de los problemas despus de que el personal involucrado ha sido asignado a otras fases de la auditora. SALVAGUARDIA Todos los papeles de trabajo deben ~.ro-:eye~e oara cerciorarse que son accesibles slo a personas autorizda:o en ,a forma siguiente: de

1. No se deben dejar los papeles de trab3jo durant::! el da en lugares donde pueden ser accesibles al pblico, pe son:!1 de la entidad u otras personas que no estn autorizadas a examlarlos.
,

2. Los papeles de trabajo deben guarda~e con llave por la noche. La utilizacin de armarios con chapa del tipo qu generalmente se obtienen en las entidades posiblemerrte no proporcionen una proteccin total contra cualquier es':ue~zo por obtener acceso a ellos. Sin embargo, la utilizacin sistemti<:a d~ dichos armarios debe desalentar tales intentos y evitar un accesc no autorizado a excepcin de una violacin intencional de las salJagu3rdas establecidas. Es importante utilizardichas salvaguardas sistemticamente. Sin embargo, es'sabido que no siempre es factible cOlseguir armarios con chapa en el edificio de la Contralor a General :> En las oficinas regionales o sucursales de la misma.

254

3. El material confidencial, como por ejemplo los planes de la entidad para futuras operaciones o extensin de las-mismas e informes de investigacin o de auditoras internas de naturaleza delicada, deben guardarse con llave cuando no se utilice para evitar una revelacin no autorizada. 4. Tambin es necesario tomar precauciones especiales para el material de naturaleza especialmente delicada, como por ejemplo los informes o papeles relacionados con solicitudes especiales del Congreso u otras labores que resulten en informes que son de una distribucin limitada. El material delicado incluye tambin la evidencia de faltas individuales graves, o informacin sobre las operaciones o funciones internas de la Contralora General que no debe estar'a disposicin de los empleados de la entidad. Debe colocarse dicho material en armarios de seguridad. Si esto no es posible, se debe uti Iizar algn tipo de salvaguarda que no sea del tipo de archivo con chapa generalmente utilizado en la entidad y para lo cual hay llaves disponibles fcilmente. Otras medidas incluyen la utilizacin de armarios con barras o candados con clave, bales con chapa, o maletines que se guardan en archivos con llave. 5. Se deben tomar precauciones especiales para el material clasificado;

6. Cuand.:> sea necesario llevar los papeles de trabajo a una habitacin en un hotel o motel, no deben dejarse los papeles a la vista, cuando el auditor no est en la habitacin sino guardarse en maletines con candado o en maletas con llave.

7. Cuando haya que dejar los papeles de trabajo en un automvil, deben guardarse con llave en la maleta en vez de dejarse sobre el asiento o en el piso del mismo. Si no se pueden hacer unos arreglos satisfactorios para salvaguardar nuestros papeles de trabajo en forma adecuada en lugares fuera de las oficinas de la Contralora General, se debe informar al director de la divisin para que determine las medidas convenientes que han de tomarse. POLlTICA PARA EL ACCESO POR PARTE DE LA CONTRALORIA GENERAL DE PERSONAS FUERA

Las poi ticas generales de la Contralora General sobre el a documentos y la forma en que se las implementar estn es

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la Orden No. 1.3 del Contralor General, revisadas el 4 de Enero de 1968, la cual refle) la seccin de informacin pblica de la Ley de Procedimientos Administrativos. Esta orden trata pri1cipalmente sobre los procedimientos que se seguirn con relacin a 50licitudes de registros recibidas de un miembro del pblico. La orden establece que ciertos tipos de regis-:ros estn exceptuados de las disposiciones de la Ley a excepcin de acuellos que, a juicio de nuestro Consejero Jurdico despus de haber co sultado con los directores de las divisiones o secciones involucrad3s, no ser a necesario retener debido a que no servir a ningn propsito til. La Orden establece una excepcin para los registros del tipo discutido en este cap tu lo. Con relacin a los funcionarios de las entid3des gubernamentales, nuestra poi tica general es proporcionar a los fL ncionarios que tengan un inters legtimo y que soliciten la informacioo de nuestros archivos hasta el grado necesario para que puedan cumpl r con sus responsabilidades. La Orden No. 1.10 del Contralor General, revisada el 4 de Enero de 1968, tra-:a en trminos generales acerca de I ~ procedimientos que deben seguirse al permitir acceso a otras entidades del Gobierno o a las cortes. La necesidad de los funcionarios gubernameltales generalmente se limitar a detalles adicionales relacionados con las observaciones que figuran en los informes. No debe haber necesidad de un acceso general, y para algu nos ti pos de datos, su revelacin ser a altamente inadecuada. Cada solicitud debe investigarse para averiguar la necesidad real de los datos y si es conveniente revelarlos. Frecuentemente, nuestros papeles de trabaje V archivos contienen material que se obtuvo de distintos lugares de los registros y archivos de la entidad o del contratista y que no se encuentra fcilmente disponible a excepcin de nuestros arch ivos. En tales casos, es a menudo conveniente poner los papeles pertinentes a disponibilidad de aquellos que tienen la responsabilidad de responder a una incagacin u excepcin o para evaluar una recomendacin basndose en la 'n formacin. Sin embargo, algunos tipos de informacin ro deben revelarse. Por ejemplo, se deben proteger las confidencias legtimas. Se debe tener especial cuidado con las solicitudes para acceso a informacin proporciqnada por un informante fuera de sus obligaciones oficiales. Cuando se.haya ogtenido la informacin de una entidad D contratista, no debe revelarse como rutina al otro.

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En todo caso, se debe considerar cuidadosamente la conveniencia de proporcionar informacin. Se debe tener mucho cuidado al decidir si se debe proporcionar a un contratista, informacin sobre otro. No se deben proporcionar datos incompletos o conjeturales, excepto a la autoridad apropiada para una mayor indagacin y an as, slo con un claro entendi m iento de su natu raleza. No se debe permitir que el acceso a la informacin en nuestros archivos comprometa los reglamentos de seguridad. Dicho acceso no debe comprometer tampoco los intereses del Gobierno en caso de que haya un conflicto leyal. Este ltimo punto puede aparecer frecuentemente cuando se trate de dar acceso al personal del contratista o a otros que lo asisten en contra del Gobierno. Cuando una observacin indique posibles medidas en contra de un empleado de la entidad, se uebe utilizar criterio al brindar acceso al personal de la entidad para evitar un posible dao al revelar prematuramente el hecho y para cerciorarse de la debida atencin. Acceso a informacin sobre el alcance y naturaleza de nuestra labor

Nuestros informes contienen indicaciones generales del alcance y naturaleza de nuestra labor. Estas indicaciones generales pueden suplementarse con discusiones verbales, pero no se debe brindar acceso a extraos, a nuestros programas de auditor a u otro material que proporciona una informacin detallada sobre el alcance y naturaleza de nuestra labor. El personal de auditora interna es el que origina mayor posibilidad de solicitudes de material de esta clase. El deseo de informacin puede provenir de un deseo de evitar duplicidad en el alcance o un deseo de desarrollar un programa de auditora interna adecuado para cumplir con nuestras normas. Se debe alentar estos objetivos y nuestro personal debe cooperar con los auditores internos en el desarrollo de programas y coordinacin de la labor. Sin embargo, no debemos prometernos para futuros programas especficos de la Contralora General. Tampoco debemos pasar por alto el hecho de que los auditores internos de la entidad no tienen la responsabilidad de revisar y evaluar nuestra labor.

marcas del auditor que muestran tipos especfico:; de verificacin. Tales indicaciones normalmente no impediran acce:;o a los papeles, si el conocimiento de los mismos tienen un uso apror:i;;do. Casos referidos al Ministerio de Justicia

Cuando las observaciones han sido referidas :1I Procurador General para su consideracin o accin, podemos recibir ;olicitudes de material adicional. Es nuestra poi tica proporcionar al /Iinisterio de Justicia cualquier iOlformacin disponible que se juzgue n:lcesaria para cerrar un caso con xito. Esta poi tica puede implicar accESOa nuestros archivos por parte de empleados del Ministerio de Justicia Solicitudes del ConJreso

Se nos puede solicitar a veces que proporcion~l1os papeles de trabajo para que los miembros del personal del comitE del Congreso u otros empleados del Congreso los examinen . .41 prcporcionar asistencia al Congreso, nuestra costumbre preferida es remi-:ir informes especffica. mente preJ)arados para hacer frente a las necesid3des de cada solicitud. Sin embargo, en algunas circunstancias, ser nece!nrio garantizar el acce. so a nuestros papeles de trabajo; cuando sea as, y cuando sea posible, se debe hacer los arreglos necesarios para que un miembro del personal de la Contralora General est presente durante 13inspeccin para evitar una posible mala interpretacin del contenido de los papeles de trabajo. Procedimientos relacionados con el acceso

No se debe permitir que el acceso a nuestros papeles se convierta en rutina. Se debe autorizar por adelantado el acceso despus de haber considerado la utilizacin propuesta y la naturaleza del material soli. citado. Cuando se autorice el acceso, no hay otj:!cin en que se hagan copias o extractos. Se debe controlar el acceso a nuestros papeles; no se debe dejar a extraos con nuestros papeles ~i1 la presencia de un miembro responsable del personal de la ContraJo.'a General. Los directores de las divisiones, sub.directores., directores asociados, administradores regionales y directores de las sucursales pueden auto. rizar el acceso de representantes de la entidad o contratista en casos especficamente apropiados, segn la poltica es:ablecida. Ninguno de estos funcionarios debe autorizar el acceso si tiene alguna duda acerca

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de la conveniencia. Cuando tenga alguna duda, debe consultar con un funcionario a nivel superior.

el caso

La poi tica descrita se refiere al acceso de cualquier tipo. Frecuentemente nuestros miembros del personal tendrn los papeles de trabajo en sus manos y harn referencia a ellos durante las entrevistas finales y otras discusiones con los funcionarios de la entidad o del contratista. Es lgico esperar que se solicite informacin de los papeles de trabajo en estas circunstancias. Normalmente no debe hacer ninguna objecin en proporcionar una identificacin de ejemplos, listas de errores, deficiencias u otra informacin similar .

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CAPITULO XX

PAPELES DE TRABAJO: ADMINISTRACION

i

FISICA

PATRON BASICO DE PERMANENCIA El patrn bsico para la permanencia de los papeles de trabajo en los archivos es clasificar dicho archivo en tres grupos bsicos: 1. Aquellos que han de permanecer por lo menos 3 aos antes de deshacerse de ellos, 2. Aquellos que han de retenerse por lo menos 10 a os; 3. Aquellos de naturaleza permanente que se han de retener mientras sean de utilidad o inters en nuestra labor. En el empleo de archivo de papeles de trabajo se utilizan los siguientes trminos: 1. Disposicin - significa la destruccin real de los papeles de trabajo.

2. Transferencia - significa una modificacin en la responsabilidad de custodiar los papeles de trabajo. Generalmente, una transferencia implicar una reubicacin fsica.

RESPONSABI

L1DADES BASICAS

El director asistente, principalmente responsa:J e por las labores de auditora e investigacin llevadas a cabo en una en:idad tiene la responsabilidad de administrar, en conformidad con 105 requerimientos de este captulo, los papeles de trabajo ubicados en la sede central bajo la custodia de los miembros de su personal tcni::o. Los administradores de las oficinas regionales o sucursales tienen 13 rE-sponsabilidad de los papeles de trabajo bajo su custodia. Sin emba g). la administracin y disposicin de papeles de trabajo en las sucursilles relacionados con los exmenes que se originan con las divisiones de operaciones en la sede central estn sujetos al control general por pa te :lel director asistente responsable. ADMINISTRACICN DE PAPELES DE TRAB.tJO CORRIENTE

Durante cada examen, el archivo de papekls :le trabajo corrientes deben clasificarse fsicamente en grupos de "] 310S" o "10 aos" de duracin con propsitos de retencin y marcar jjchos archivos en forma conven iente. Naturaleza de los papeles de trabajo por

3 aos de duracin

El material en esta categor a debe consistir g~neralmente de informacin detallada de respaldo sobre asuntos en O! :uales no hay controversia y que no es necesario retener por ms de J aos desde la fecha de emisin del ltimo informe sobre el examel. =I-tipo de material que debe incluirse es el siguiente.

1. Listados voluminosos
sumadoras.

de mquinas tabulado'as

o cintas de mquinas

2. Cartas de confirmacin, cuando se obtiene mismas al verificar los balances de las cuentas.

;ran cantidad

de las

3. Copias de la correspondencia

interna relacion3:Jas con el examen en caso de que dicha correspondencia ya nc t?nga valor despus de haberse emitido en informe.

4. Copias de los programas de trabajo utilizadas )or las o icinas regionales o sucursales, si los programas provien8n de la sede central (La oficina en la cual se origin el programa, Y.3 SEaen la sede central o en la sucursal, se debe guardar la copia de ::ootrol de cualquier programa en los archivos permanentes).

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5. Los papeles de trabajo que respaldan un hallazgo de la Contralorfa General que fueron retirados de dicho material de respaldo durante el proceso de revisin debido a que son irrelevantes o ya no tienen importancia. 6. Los papeles de trabajo corrientes en respaldo de los informes sobre la auditoria de planillas, cartas e informes sobre las regiones e informes finales en forma de carta. Normalmente este tipo de informes no se retienen durante 10 aos; sin embargo, se requieren archivos permanentes para estos exmenes. Cuando sea posible, todo el material que puede clasificarse en el momento de su preparacin como papeles de trabajo de una duracin de 3 aos deben guardarse en archivos separados de los archivos para los papeles de trabajo de una duracin de 10 aos y de los archivos permanentes. Esta costumbre evitar la necesidad de revisar los folders ms adelante para colocar los papeles de trabajo dentro de las categoras de reten cin. Retencin de los papeles de trabajo de 3 aos de duracin Los archivos de papeles de trabajo en este grupo se mantendrn por lo menos 3 aos despus de la fecha de emisin del informe (o ltimo informe, si se ha emitido ms de uno) sobre el examen. Deben desecharse al final del ao fiscal una vez vencido el intervalo de 3 aos. Si, en los exmenes recurrentes, hay un intervalo de ms de 3 aos entre los exmenes, los archivos de papeles de trabajo por 3 aos deben retenerse hasta el final de la duracin del prximo examen. Clasificacin y retencin de los papeles de trabajo de 10 aos de duracin Todos los papeles de trabajo corrientes que no se han clasificado entre los papeles de trabajo de 3 aos de duracin deben colocarse bajo esta categor a. Los papeles de trabajo as clasificados deben retenerse hasta el fin del ao fiscal despus del perodo de 10 aos desde la emisin del informe, sobre el examen, a no ser que el tema siga siendo contencioso o de inters corriente despus de los 10 aos. Todos los papeles de trabajo relacionados con asuntos altamente contenciosos, investigaciones del Congreso , o reclamos no atendid t.~R~1. G deben guardarse .durante ~n perod.o no me~or de 10 aos o hasta eBISL-lJ["/~ el asunto haya Sido solUCionado. S, se solUCiona el asunto antes ~os ti ~\.." ::.. S~Nn.'H;O ~~ L H 263 ','. l. lE' ~ '";!:........._---.-'
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10 aos, el director asistente debe decidir especfica ente cunto tiempo ms se deben retener los papeles de trabajo fundamentales. La naturaleza misma de algunas asignaciones impide la necesidad de mantener foldeors separados para los papeles de trabajo que se retienen durante tres aos. Si no se preparan dichos papeles, o si el volumen de los mismos es muy pequeo, tbdos los papeles de trabajo corrientes deben ser sometidos al mismo tratamiento que aquellos que se retienen durante 10 aos. ASIGNA--

RETENCION DE PAPELES DE TRABAJO PARA LAS ClONES QUE NO SE CLASIFICARON ANTERIORMENTE

Para las asignaciones que se terminaron antes de la emisin de esta instruccin y para los cuales no se ha efectuado una separacin entre los papeles de trabajo que han de retenerse durante 3 o 10 aos, se deben clasificar todos los papeles de trabajo corrientes bajo la categora de los 10 aos. Los folders relacionados deben marcarse en forma correspondiente y destruirse despus de 10 aos desde que se ha terminado el examen o se ha emitido el informe relacionado, el que sea el ltimo. El propsito de esta instruccin es evitar la necesidad de revisar todos los archivos existentes simplemente para clasificarlos en dos grupos de papeles de trabajo corrientes con propsitos de retencin. Si no existen folders de papeles de trabajo permanentes para estos exmenes, el funcionario responsable por la custodia de los papeles de trabajo de cada examen debe decidir si la naturaleza del examen justifica una revisin de los archivos para retener papeles de trabajo permanentes. El criterio ms comn para este propsito es la posibilidad de que se establezca un examen en el futuro para lo cual los datos ya recopi lados podr an ser ti les. Si no se prepararon folders permanentes para los papeles de trabajo durante el examen o despus de una revisin de los archivos (como se ha comentado en el prrafo anterior), se debe preparar un folder permanente de papeles de trabajo para cada examen que se ha terminado antes de estas instrucciones para identificarlo y para contener un ndice de los papeles de trabajo, como mnimo. RECLASIFICACION CORRIENTE DE LOS FOLDERS DE PAPELES DE TRABAJO

A veces ser necesario cambiar la clasificacin de los folders de 'papeles de trabajo. Por ejemplo, los papeles de trabajo clasificados en el

264

grupo de 3 aos de duracin sobre un examen que se vuelve muy contencioso o de especial inters para el Congreso debe volverse a clasificar bajo la categora de 10 aos de duracin. Generalmente, lo nico que hay que hacer es volver a marcar la parte exterior de los folders con las nuevas fechas de duracin y una breve explicacin dE las circunstancias que originaron dicha modificacin. El miembro del personal que volvi a marcar los folders de papeles de trabajo debe modificar los ndices relacionados, o revisarlos por completo, segn sea apropiado.

El funcionario encargado del examen tiene la responsabilidad efectuar las reclasificaciones con propsitos de retencin. ROTULADO DE LOS ARCHIVOS CORRIENTES

de

Cada folder debe rotularse claramente mostrando el nombre de cada examen, el perodo (o fecha emitido, si es aplicable) y el nmero de cdigo del folder o smbolo al trmino del examen. Cada folder de papeles de trabajo corrientes debe marcarse eventualmente anotando la fecha en que se puede desechar su contenido. Durante el examen, cada folder de papeles de trabajo cor-ientes (y los ndices relacionados) deben marcarse tentativamente por fuera con la leyenda "Para ser destruidos al cabo o despus de 3 aos'. o "Para ser destruidos al cabo o despus de 10 aos". Los miembros del personal responsables de archivar los papeles de trabajo tienen la res::lOnsabilidad de marcar los ndices con la categora de retencin pertinente. Despus de que se ha emitido el informe (o el ltimo informe, si han habido varios para un examen o una autoridad superior la ordenado que no se emita un informe, las marcas tentativas para mostrar la fecha despus de la cual se deben destruir los papeles. Si se guardan los folders relacionados en ms de un lugar, los ndices pueden utilizarse como medio de control para notificar a los custodios actuales acerca de la fecha de emisin del informe (o de la decisin de no emitir informe) y de las fechas de destruccin que deben colocarse en los fclders respectivos. Es importante que el funcionario responsable noti':ique a cada custodio acerca de la fecha de emisin del informe y que cada custodio marque el folder en forma correspondiente. El marcar las fechas de destruccin segn la fecha de e informe ocasionar solamente el volver a rotular las cart

265

folders y modificaciones apropiadas en los ndices. No debe haber necesidad de revisar los folders o volver a ordenarlos. INDICE Se debe preparar un ndice separado para cada categora principal de los archivos de los papeles de trabajo, por ejemplo archivos corrientes de 3 aos de duracin, archivos corrientes de 10 aos de duracin, y archivos permanentes. Estas "listas deben mostrar los siguientes ttulos: EX/\MEN PERIODO FECHA (O FECHA EMITIDO):

DE DESTRUCCION:

EL O DESPUES DE

UBICACION DE LOS ARCHIVOS

Fecha Edificio Oficina Armario

CONTENIDO DE LOS ARCHIVOS

Armario Cajn Folder

No.

No.

No.

Descripcin

No es prctico prescribir un sistema standard para el ndice de papeles de trabajo de la Contralora General, a excepcin de los ttulos de los ndices mencionados anteriormente. Los papeles de trabajo para cada examen deben tener un ndice sistemtico en conformidad con los mtodos aprobados por el funcionario responsable del examen. La informacin detallada que se mostrar en los ndices, bajo los ttulos prescritos, debe estar de conformidad con los nmeros utilizados para identificar los folders individuales.

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__________


Cuando se tranfieran los archivos de un lugar a otro, se deben preparar tres listas de cada ndice separado relacionados con las categoras principales de los papeles de trabajo como adjunto para el memorndum de transmisin que acompaar a los archivos a la nueva ubicacin. Se debe devolver una copia acusando recibo. Las otras dos copias deben utilizarse para una futura administracin o destruccin de los folders. E I prrafo anterior se apl ica a los traslados temporales y permanentes de cualquiera de las principales categoras de papeles de trabajo hacia, de, y entre los lugares de auditor a, oficinas regionales o sucursales u oficinas en la sede central de las divisiones de contabilidad y auditora. 11 Estos ndices pueden estar escritos a mquina o a mano pero deben ser legibles. Los receptores de los archivos transferidos estn autorizados a devolver los folders de papeles de trabajo si no estn bien rotulados o si no se han preparado los ndices en form debida. MANIPULEO DE LOS ARCHIVOS PERMANENTES Los papeles de trabajo permanentes deben guardarse er folders que estn separados de los folders de papeles de trabajo corrientes. Como un mnimo, los archivos para los papeles de trabajo permanentes establecidos para cada examen no recurrente deben incluir un registro de la ubicacin, disposicin, y fecha propuesta para la destruccin de todos los papeles de trabajo corrientes relacionados con el examen actual y con las anteriores. Material invalidado en el Archivo Permanente El material en los archivos permanentes debe retenerse mientras se le considere de inters o utilidad en nuestra labor. Sin embargo, se deben revisar los archivos permanentes de vez en cuando. Para los exmenes recurrentes, se deben revisar estos archivos durante el prximo examen. El material obsoleto o invalidado que no tenga ninguna utilidad futura dentro de la Contra lar a Genera I debe colocarse en folde:-s separados, clasificarse bajo la categor a de retencin durante 3 cios y luego tratado segn el caso. Para los exmenes que no son de naturaleza recurrente, cualquier archivo permanente puede considerarse como archivo de 10 aos duracin. Sin embargo, al trmino de los 10 aos, el director asi responsable debe determinar especficamente si se deben dEstruir archivos o retenerse por ms tiempo. ~ cr:

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Custodia de los papeles de trabajo permanentes A excepcin del material invalidado u o~soleto, los archivos de papeles de trabajo permanente deben mantenerse en el lugar mientras dure el examen, Al trmino de la labor se les debe volver a ubicar en conformidad con las instrucciones especficas del funcionario responsable del examen pero en todo momento deben estar baj::J la custodia de un empleado de la Contralora General. DESTRUCCION CORRIENTE DE LOS ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO

La destruccin de los archivos de papeles de trabajo corriente debe efectuarse en cada caso cerciorndose de que cada papel est macerado, muti lado o triturado antes de ser vendido como papel de desperdicio o quemarse. Cuando haya que entregar los archivos a la Administracin de Servi cios Generales para su destruccin, los trminos de nJestra solicitud deben incluir el requisito anterior. Lueuo se pueden transferir todos los papeles de dicha seccin (a excepcin de aquellos relacionados con las actividades de esa seccin, los cuales deben ser destruidos por empleados de la Contralora General l. Autorizacin trabajo de la Contralora General para disponer de los papeles de

El Director Administrativo est de acuerdo con las instrucciones en este captulo. Su aprobacin constituye la autorizacin para disponer de los papeles de trabajo en conformidad con las Ordenes del Contra lar General Nos. 2, 7 y 3.15, si se cumple con lo especificado en ellas. En tales casos, no hay necesidad de referir medidas individuales de disposicin al Jefe de la Seccin de Servicios y Administracin de Registros, Direccin de Servicios Administrativos. Fechas para las medidas de transferencia o disposicin

Al fijar fechas de disposiciones el 30 de Junio de los aos correspondientes para la des~ruccin, no significa que los papeles de trabajo deben destruirse en realidad en esa fecha. Ms bien, los custodios de los archivos de papeles de trabajo deben hacer los arreglos necesarios para las transferencias, destrucciones o cualquier otra medida con relacin a los papeles en esas fechas del ao, siguiendo las fechas establecidas para las medidas, ms convenientes segn la disponibilidad de miembros del personal para que ayuden en dicha labor.

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RETENCION DE LOS ARCHIVOS DE PAPELES DE TRABAJO EN LA SEDE CENTRAL Los folders de papeles de trabajo en el grupo de 3 aos de duracin deben retenerse en el edificio de la Contralora Generala en la Oficina en el Capitolio donde se llevar a cabo el examen, segn la disponibilidad de espacio para archivo en el lugar y si hay personal de auditora todo el ao. Los folders de papeles de trabajo en el grupo de 10 aos de duracin deben retenerse durante tres aos en el edificio de la Contra lar a Generala en el lugar de examen, igual que los archivos de los papeles de trabajo de 3 aos de duracin. Despus de vencido el plazo de los tres aos, el Asistente Administrativo de la Oficina de Poi tica, de Contabilidad y Auditora, o el custodio de la divisin de operaciones debe trasladar los archivos de papeles de trabajo de 10 aos de duracin a la Seccin de Servicios y Administracin de Registros, Oficina de Servicios Administrativos, para el resto del perodo de 10 aos. Cuando los exmenes se tornen inactivos generalmente se deben guardar los archivos permanentes en el edificio de la Contralora General bajo la custodia del Asistente Administrativo de la Oficina de Poltica en vez de trasladarlos a la Seccin de Servicios y Administracin de Registros. El Asistente Administrativo de la Oficina de Poltica de Contabilidad y Auditora, es responsable del manipuleo de todos los folders de papeles de trabajo que le han sido transferidos por el personal que los origin y de mantenerlos en el edificio de la Contralora General. Dichos archivos se retendrn segn las fechas de destruccin remitidas en el momento en que se recibi los folders de los papeles de trabajo. Tambin estarn sujetos a instrucciones subsiguientes recibidas del funcionario de la Contralora General responsable por el examen (o su sucesor). En conexin con cada transferencia de los papeles de trabajo corriente de 3 o 10 aos de duracin, cada grupo de folders debe estar rotulado con la leyenda "Para ser destruido el 30 de Junio, 19..... o despus de esa fecha". La fecha que aparezca debe ser la ltima fecha fijada despus de la emisin del ltimo informe. Las fechas de destruccin relacionadas deben anotarse asimismo en los respectivos n' S\.Lem.'~., conformidad con este captulo. t'~.'\o.: y? ~ ~\_,\~\ ,.~ ~
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Si se transfiere los folders de papeles de trabajo a la Oficina de Servicio Administrativo directamente del custodio de la divisin de operaciones en la fecha de destruccin o despusde esafecha, la cual aparece en los folders (yen el ndice) pueden ser destruidos sin confirmacin. Con relacin a los folders de papeles de trabajo recibidos en la Oficina de Servicios Administrativos de (1) el Asistente Administrativo de la Oficina de Poi tica de Contabi lidad y Auditora, en cualquier momento, o (2) el custodio de la divisin de operaciones antes de las fechas de destruccin que aparecen en los folders de los papeles de trabajo, no se debe efectuar la destruccin real de los folders de papeles de trabajo hasta no haber solicitado y recibido una confirmacin escrita del Asistente Administrativo de la Oficina de Poi tica de Contabilidad y Auditora. Este averiguar del funcionario responsable de la asignacin (o su sucesor) si las circunstancias no han alterado las fechas de destruccin de los papeles de trabajo y emitir confirmaciones escritas con esa base. Destruccin de papeles de trabajo corriente en la sede central Los folders de papeles de trabajo muy numerosos o voluminosos deben transferirse al Jefe de la Seccin de Abastecimientos y Servicios, Oficina de Servicios .Administrativos, en las fechas de destruccin que aparecen en los folders o en fechas posteriores. La persona que tiene los archivos en su poder en ese momento puede transferir estos folders de papeles de trabajos intactos; por ejemplo, la divisin de operaciones en custodia o el Asistente Administrativo de la Oficina de Poitica. Las solicitudes para que el Jefe de la Seccin de Abastecimientos y Servicios haga los arreglos necesarios para que se recojan los papeles de trabajo debe hacerse por medio de un memorndum informal, que incluya un ndice de los folders involucrados. Si se incluye informacin de seguridad, se deben preparar formularios para recibos de documentos de seguridad en la forma prescrita en conexin con esta transferencia. El Jefe de la Seccin de Abastecimientos y Servicios, es responsable de la destruccin real de los papeles de trabajo en la forma aprobada. Si los folders de papeles de trabaj no contienen informacin de seguridad y son delgados o contienen pocos papeles, pueden romperse y colocarse en un basurero en el lugar de la labor si esto fuera ms conveniente que entregarlos al Jefe de la Seccin de Abastecimientos y Servicios. Sedebe mantener un registro apropiado de tales destrucciones en los archivos permanentes relacionados.

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MANIPULEO GENERAL DE LA SEDE CENTRAL

DE LOS PAPELES

DE TRABAJO

FUERA

El manipuleo de archivos de papeles de trabajo corriente; fuera de la sede central depender de las instrucciones especialescontEnidas en los programas de trabajo o de las directivas especficas del funcionario de la Contralora General principalmente responsable por el examen (director asistente si la asignacin ha sido originada en la sede) en conformidad con la poi tica general aqu establecida. Si se deben almacenar en otras oficinas los folders de papeles de trabajo corrientes, deben retenerse en las oficinas de la Contralor a General en el extranjero o en la oficina regional o sucursal durante tres aos despus de la emisin del informe (o de la decisin de no emitir un informe), si es del todo posible .

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PARTE 111

MANUAL DEL INFORME DE LA CONTRALORIA GENERAL DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTEAMERICA

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CAPITULO I

POLlTICAS BASICAS DE COMUN ICACION

POR QUE COMUNICA LA ESTADOS UNIDOS (GAO) CONTRALORIA GENERAL DE LOS

La Contralor a General de los Estados Unidos es responsable ante el Congreso de 10s resultados de su trabajo. Es claro que los comits y miembros del Congreso requieren de nosotros informacin exacta y eva luaciones objetivas para ayudarlos a llevar a cabo sus funciones legis-

lativas y de vigilancia . Somos responsables tambin de poner oportunamente en conocimiento de los funcionarios de la entidad nuestras observaciones y conclusiones para que las consideren y tomen las medidas correctivas necesarias. Adems, el pblico tiene un inters legtimo en los resultados de nuestro trabajo. En reconocimiento a este inters nuestra poi tica consiste en revelar completamente al pblico los resultados de nuestro trabajo de acuerdo con nuestras funciones, obligaciones y responsabilidades como una dependencia del Congreso. Sin tener en consideracin con qUien nos comunicamos principal objetivo es proporcionar informacin til y opor;'J~tantJ 0". oral como escrita sobre asuntos importantes y re.comen~~, 6Ull.flq(ic.~ corresponda, mejorar en la conduccin de las actividades df~Goaie.~Jto ,:;?, '~ :, ~~!f , E .-",; 275 \::.-,---_",:--,,".> "',' ~

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QUE COMUNICA LA GAO La decisin sobre qu es lo que seva a informar est regida en parte por la ley y en parte por los pedidos especficos recibidos, pero, en la mayor parte, est dejado a nuestro criterio. Nosotros debemos dar un nfasis especiaI a los informes de las observaciones que representen oportunidades para lograr mayor econom a, mejorar en la eficiencia y obtener mejores resultados de programas. Debemos dar tambin recognicin apropiada a: labores que resulten en observaciones favorables y labores que sean suficientemente intensivas para que nos permita informar que no hay deficiencias signif cativas. Cuando seaapropiado, nuestros informes deben incluir nuestros anlisis y conclusiones sobre la importancia e implicacionesde la informacin proporcionada y nuestras recomendaciones sobre las acciones que se deben tomar o las alternativas que merezcan consideracin. En algunos casos la informacin real obtenida durante nuestro trabajo merecera un informe a pesar de que no lleguemos a ninguna conclJsin firme o hagamos ninguna recomendacin. Asimismo nuestras conclusiones y recomendaciones pueden no ser necesariaso apropiadas en respuesta a ciertos pedidos del Congreso. CUANDO DEBE COMUNICAR LA GAO Nuestros informes deben ser terminados oportunameme en relacin a cualquier demanda estatutoria y autoridad del Congreso o sus comits para actuar inmediatamente y con efectividad en asuntos que requieren su atencin. Debemos tambin transmitir inmediatamente a los funcionarios de la entidad la informacin, conclusiones y recomendaciones, que ayudarn a lograr mayor efectividad, eficiencia y econom a en la conduccin de los programas y actividades de la entidad. COMO COMUNICA LA GAO INFORMACION AL CONGRESO Nosotros comunicamos informacin al Congreso en una variedad de formas, que incluyen: Informes individuales al Congreso. Informes a los Comits, sub-comits o miembros del Congreso. Informes a los funcionarios de la entidad, copias de los cuales son enviadas a los comits interesados y miembros del Congreso.

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El informe anual al Contralor General. Testimonio ante comits del Congreso y discusiones con los comits y miembros del Congreso y su Personal. Publicaciones peridicas que contienen informacin resumida de las actividades de la GAG; por ejemplo, relaciones mensuales con los informes y el Bolet/n de la GA O. Informes individuales al Congreso

Los informes individuales al Congreso deben ser preparados si van a servir a uno o ms de los siguientes propsitos:

1. Cumplir con un pedido estatutario especfico

Ejemplos son los informes preparados de conformidad ::on la Ley de Control de Empresas Pblicas, la Ley de Prstamos Federales de Viviendas y la Ley de Seguros de Depsitos Federales. (Ver cap tulo 2).

2. Llamar la atencin sobre asuntos merecen atencin por el Congreso.

A continuacin este propsito:

importantes

que requieren

se dan dos ejemplos de informes que pueden servir a

Informes que contienen cambiar las existentes.

recomendaciones

para nueva~ leyes o para

Informes que indican la necesidad de una expresin del propsito Congreso o una aclaracin del propsito del Congreso. Informes concernientes a asuntos sobre los cuales las entidades han acordado tomar acciones correctivas.

del

no

3. Comunicar informacin Congreso.

A continuacin

til sobre asuntos importantes

de inters del

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Informes sobre las evaluaciones de la GAG sobre los r~~a~W~~~~~'\ (';~ programas y actividades del Gobierno. Tales informes~.en~~~te :;1 deben proporcionar informacin para ayudar al Congr~Q.e ter- cf!
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minacin de (1) si (o hastaqu extensin) los programasdel Gobierno estn cumpliendo los propsitos para los cuales fueron utorizados y (2) si enfoques alternativos podran lograr los objetivos legislativos con ms efectividad o a un menor costo. Informes de tipo divulgatorio e informes sobre problemas administrativos sobre los que se han tomado acciones correctivas o stas se han prometido cuando hay suficiente inters en la informacin. Los exmenes de los programas, actividades o funciones sobre una base amplia de multi-entidad o del Gobierno en general deben resultar en informes de inters al Congreso. Informes a los comits, sub~omits y miembros del Congrew. Nosotros informamos al presidente de un comit o subcomit, o a un miembro del Congreso sobre el trabajo realizado a su solicitud. A pesar de que podemos informar al presidente de un comit o subcomit sin haber recibido un pedido especffico, debemos consultar a la Oficina de Coordinacin Legislativa (de la GAO) antes de preparar tal informe. No debemos proporcionar copias de los informes de trabajos solicitados a nadie fuera de la GAO distinto a la autoridad solicitante, a menos que se hayan hecho arreglos con el solicitante para una distribucin ms amplia. (Ver captulo 20). Nosotros revisamos cada proyecto de Ley comn introducido en el Congreso aplicable a las operaciones de las entidades del Gobierno o que ataen a nuestro trabajo y determinamos si se debe preparar un informe para la consideracin del comit legislativo apropiado. Los procedimientos a seguir en el desarrollo de esta responseblidad y en asegurar una coordinacin interna apropiada entre las diferentes divisiones y oficinas de la GAO estn contenidas en el captulo 15 de la primera parte del Manual de Auditora Integral. Informes a los funcionarios de la entidad. Cuando las circunstancias no justifiquen nuestra emisin de informes separados al Congreso, debemos considerar la conveniencia ce enviar a los comits o miembros interesados al Congreso copia de los informes remitidos a los funcionarios de la entidad. Nuestra Oficina de Coordinacin Legislativa debe ser consultada si hay alguna duda sobre la apropiacin de la distribucin planeada.

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Las copias de tales informes ::ue contienen recomendadones Titulares de los Ministerios y entidades Federales son enviadas Comits sobre Presupuesto Y sobre Operaciones del Gobierno Cmara y del Senado, de acuerdo con la Ley de Reorganiz3cin lativa de 1970. Informe anual al Contralor General El informe anual del Contralor General (establecido por la Ley de Presupuesto y Contabilidad de 1921) es un importante medio de comunicar informacin acerca de nuestro trabajo. El informe resume nuestras observaciones, recomendaciones '{ logros importantes por el ao fiscal y llama la atencin sobre cualquier asunto importante no resuelto. Los Memorndums comprensivos de Auditor a Nos. 4 y 7 contienen instrucciones detalladas de cmo preparar Y procesar el ma-:erial para el informe anual. Declaraciones formales y discusiones ante el Congreso. Las declaraciones formales, las reuniones informales, y las conferencias son medios rpidos y positivos de informar al Congreso de los resultados de nuestro trabajo. Nuestra Oficina de Coordinacin Legislativa mantiene contacto contnuo con los miEmbros de los equipos y comits del Congreso y es la intermediaria principal a travs de la cual se arreglan las reuniones y conferencias. En nuestros informes escritos, las afirmaciones expuestas en nuestras comunicaciones orales tienen que ser sustentadas firme y adecuadamente. Cuando las afirmaciones y discusiones preceden a la emisin de un informe escrito o a la finalizacin del trabajo en el campo, nuestros comentarios deben ser apropiadamente limitados. Publicacin peridica de informacin resumida a los a los de la Legis-

De conformidad con la Ley de Reorganizacin Legislativa de 1970 nosotros preparamos relaciones mensuales y anuales de nuestros informes enviados al Congreso y a los directivos de los departamentos Y entidades y enviamos las relaciones a cada comisin y miembro cel Congreso. Las relaciones contienen breves extractos del contenido de los informes para facilitar a los receptores la identificacin y el pedidc o ias de aquellos informes de inters especial. ~ ~ c.~

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El Boletn de la GAG es distribuido mensualmente a todos miembros del Congreso como un medio de mantenerlos informados los principales aspectos de nuestras actividades. COMO COMUNICA INFORMACION los de

LA GAO A LAS ENTIDADES

Nuestra poi tica en comunicar informacin a los funcionarios gerenciales durante todas las etapas del proceso de auditora, a travs de discusiones orales, cartas, exposiciones de hechos, u otros medios apropiados, para atraer tan pronto como sea posible su atencin. sobre reas de inters y para obterner su conformidad a tiempo sobr~ el contenido de nuestros informes. Se deben tener en cuenta, hsta el mximo posible, las opiniones de los funcionarios de la entidad a nuestros informes finales (Ver cap tulo 6). Los funcionarios de la entidad que tienen inters o responsabilidad por los asuntos tratados en nuestros informes al Con,;reso, reciben copias de los informes. Los asuntos que no justifiquen su informe al Congreso, pero que nosotros creemos pueden ser de inters o valor a los funcionarios de la entidad deben ser informados directamente a ellos. Las copias de nuestros informes a nivel de entidad deben ser enviadas a las comisiones del Congreso interesadas, y el contenido de los informes debe ser tratado brevemente' en el Informe Anual del Contralor General. Los asuntos aislados de poca importancia deben ser simplemente llevados a la atencin de la persona responsable directamente de la correccin siempre que no sea necesario divulgarlos a los niveles ms altos de la gerencia. Todas las dems observaciones deben ser incluidas en los informes escritos. No se deben enviar informes a niveles subordinados a aquellos que son responsables de los asuntos informados. Por ejemplo, los asuntos que ataen a las poi ticas y procedimientos de la oficina principal de una entidad no deben ser incluidos en un informe enviado a funcionarios locales o regionales de la entidad. Sin embargo si una observacin incluye algunos asuntos que pueden ser corregidos localmente y otros asuntos que slo pueden ser corregidos a un nivel ms alto se debe enviar el informe al nivel ms alto y copias del informe al nivel ms bajo. Se puede emitir un informe al Congreso sobre un examen especfico que cubra informacin relacionada o de inters a l, y emitir un informe

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separado a los funcionarios de la entidad que cubra asuntos cuya inclusin en e"informe al Congreso no se justifica. COMO COMUNICA LA GAO INFORMACION AL PUBLICO El pblico en aos recientes est solicitando ms y ms a la GAO por informacin exacta y evaluaciones objetivas sobre la manera en que los Ministerios y entidades estn descargando sus responsablidades financieras. Nuestros informes de auditora y otras comunicaciones pueden proporcionar al pueblo americano un conocimiento profundo de las operaciones de su Gobierno.

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Nosotros proporcionamos copias de nuestros informes no reservados al Congreso a la publicidad inmediatamente despus de su emisin. Adems, el Contralor General puede haber preparado una publicacin especial de noticias o puede invitar a la prensa a asistir a una Conferencia Especial sobre cualquier informe importante no usual. Nosotros nos esforzamos por cooperar con los miembros de la prensa y otros medios que divulgan los resultados de nuestro trabajo al pblico. El Funcionario de Informacin de la GAO ha sido encargado de la responsabilidad principal de proporcionar informacin a la prensa sobre nuestras actividades (Ver CGO 1.46). Tambin distribuimos copias de algunos de nuestros bibliotecas y los profesores de colegios y universidades nizaciones interesadas. Copias de nuestros informes pueden ser obtenidas en nuestra Oficina de Washington en general a un pequeo costo. informes a las y a otras organo reservados, por el pblico

El Contra lar General y los otros funcionarios de la GAO dan conferencias ante grupos profesionales, clubes y otras organizaciones interesadas y escriben artculos para ser publicados sobre una variedad de asuntos referentes a las operaciones del Gobierno y el rol relacionado de la GAO. Las copias de todos los artculos publicados y de las conferencias formales de los empleados de la GAO se mantienen en nuestra biblioteca y estn disponibles a solicitud. Como se estipula en la Orden del Contra lar General No. 1.21 los empleados de la GAO que preparen artculos para ser publicados y conferencias para ser dictadas deben someter los borradores a los Jefes de sus divisiones u oficinas cuando:


2. El tema del artculo o conferencia se refiera al trabajo de la GAO. Nuestra Oficina de Planeamiento Administrativo y de Servicios ha publicado instrucciones detalladas para losJefes de divisiones y oficinas respecto a la preparacin y distribucin interna del material escrito de conferencias. El pblico consigue tambin informacin sobre nuestro trabajo a travs del Bolet/n de la GAO que contiene un resumen rpido de nuestras actividades incluyendo informacin sobre nuestros informes, decisiones legales,afirmaciones formales y conferencias. Cada seis meses nosotros emitimos una relacin de las publicaciones de la GAO que es til para el pblico. La relacin es ampliamente difundida por nuestra Oficina de Informacin.

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CAPITULO

IV

CARACTERISTICAS

BASICAS DE LOS INFORMES DE LA GAO

La Contralora de los Estados Unidos se distingue en gran parte por la calidad de sus informes. Nuestros informes deben ser preparados de acuerdo con las caractersticas bsicas discutidas en este captulo para mantener altos niveles profesionales de operacin y para alcanzar con efectividad los objetivos de informacin. Sin tener en cuenta la competencia con que se desarrollen otros aspectos de nuestro trabajo, un trabajo de informe hecho a la ligera puede ocasionar descrdito a la oficina. IMPORTANCIA La importancia, tal como se aplica a nuestros informes es un trmino relativo y que no puede ser definido con precisin para cubrir" todas las situaciones. La importancia y el inters del Congreso, son factores fundamentales que influencian nuestras decisiones sobre el nivel de informacin. El captulo 1 contiene algunas ideas generales sobre las clases de asuntos a informar y los aspectos a considerar en la seleccin del nivel apropiado de informacin. Los asuntos incluidos en todos nuestros informes deben ser de la suficiente importancia como para justificar que les informemos y para merecer la atencin de aquellos a quienes van dirigidos los informes. La utilidad -y por lo tanto la efectividad- de nuestros informes disminuye con la inclusin de asuntos de poca importancia, porque ellos tienden a distraer la atencin del lector de los asuntos realmente importantes que informamos .


El grado de inters del Congreso y del pblico actividades. La importancia de los programas o actividades juzgada por medidas tales como el volumen de los gastos, impacto en el pblico, inversin en activos y monto de ingresos. La novedad relativa o naturaleza actividades. La oportunidad de contribuir a una accin construcfva del Congreso o a travs de los funcionarios de la entidad a mejorar la efectividad, eficiencia o econom a de las operaciones del Gobierno. La oportunidad de proporcionar informacin til V oportuna para asesorar al Congreso en el desarollo de sus funciones legislativas y de vigilancia. La frecuencia con que ocurre una condicin adversa, la posibilidad de que ocurra en otro lugar y los montos relativos en dlares de prdida o costo adicional (actual o potencial). La falta de los funcionarios de la entidad de efectuar las acciones administrativas necesarias para corregir las reas dbiles o mejorar las operaciones. UTILIDAD Y OPORTUNIDAD experimental de los programas o en los programas o

La preparacin de nuestros informes debe estar precedida de un cuidadoso anlisis de los objetivos buscados, los receptores del informe previstos y la clase de informacin necesaria a los receptores para cumplir los propsitos designados. Debemos estudiar la informacin a proporcionar desde la perspectiva de los receptores del informe. Como nuestro propsito es estimular una accin constructiva o proporcionar informacin, nuestros informes deben ser estructurados en funcin del inters y necesidades de nuestra audiencia. Si es probable que la distribucin de un informe est limitada a los funcionarios de la entidad u otros que estn fami liarizados con las actividades tratadas en los informes, se puede reducir el monto de informacin de fondo y de detalle. No obstante,no debemos presuponer una '.a'tlQie.ncia tan limitada para nuestros informes al Congreso o los Titulares . de entidades. Estos informes deben ser escritos de tal forma que sean

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claros a cualquier persona bien informada razonablemente inteligente que no est muy familiarizada con los programas especficos, actividades o an las entidades involucradas. La oportunidad, como la utilidad es esencial para informar con efectividad. Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tarde al nivel de decisin para considerar la informacin en relacin a cualquier decisin que necesite efectuar. Los problemas que afecten la oportunidad de nuestros informes generalmente se originan en las fases de planea miento, administracin y de anlisis del trabajo. Las demoras en el procesamiento de informes generalmente se rastrean a problemas no resueltos o desconocidos que deb an haber sido resueltos durante la fase de desarrollo de la observacin. La integracin del informe con las fases de nuestro trabajo de planeamiento y ejecucin deben ayudar a relievar estos problemas y facilitar su solucin oportuna. Las observaciones que involucran aspectos tales como gastos innecesarios, desperdicio de fondos pblicos, transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses del Gobierno deben ser comunicadas sin tardanza de modo que se puedan tomar acciones decisivas de correccin oportuna. EXACTITUD TATORIA Todos los proced mientos prescritos de preparaClon, reVISlon y procesamiento deben ser aplicados con el objetivo de producir informes que no contengan errores de hecho, por lgica o razonamiento. E I requisito de exactitud est basado en la necesidad de ser justos e imparciales en nuestro informe y de asegurar a los usuarios y lectores de nuestros informes que lo que informamos es digno de crdito. Una falta de exactitud en un informe puede ocasionar duda sobre la validez de todo el informe y puede desviar la atencin de lo esencial del informe. Tambin est en juego la reputacin profesional de la Contralora General. Todos los datos, observaciones y conclusiones proporcionados en nuestros informes deben estar adecuadamente sustentados por suficiente evidencia objetiva en nuestros papeles de trabajo para demostrar o probar, cuando seamos llamados, los fundamentos de los asunto' mados y su exactitud o razonabilidad. No es necesario incluir e ~~ () ~ B';" <'f'r ": yLi!i / ; CA 'F' 285 . S,:.v!,.'.1CO x
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Y CONVENIENCIA

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informes, informacin sustentatoria detallada, excepto la que sea necesaria para una presentacin convincente. Sin embargo, esta informacin debe ser sistemticamente guardada en archivos yestar prontamente disponible. Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en nuestros informes, y deben estar basadas en suficiente trabajo de auditora que las respalden. En la mayora de los casos, un ejemplo de una deficiencia no puede respaldar una conclusin amplia y la consiguiente recomendacin de accin correctiva. Todo lo que sustenta es la observacin del hecho de que hubo una desviacin, error o falla. En algunos de nuestros trabajos no llegamos a efectuar todo el trabajo necesario para verificar completamente la correccin de la informacin obtenida. Cuando esto ocurre debemos establecer la fuente o base de la informacin e incluir cualquier modificacin necesaria. CALIDAD DE CONVINCENTE Nuestras observaciones deben ser presentadas de una manera convincente y nuestras conclusiones y recomendaciones deben inferirse lgicamente de los hechos presentados. Los datos de nuestros informes deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de nuestras observaciones, la razonabilidad de nuestras conclusiones y la conveniencia de aceptar nuestras recomendaciones. Los informes diseados de esta manera ayudan a centrar la atencin de los funcionarios responsables en los asuntos de nuestros informes que merecen atencin y para estimular la accin correspondiente. No debemos adoptar la actitud de "Esto es as, porque decimos que es as ". La responsabi lidad de la prueba est en nosotros, no en la entidad. OBJETIVIDAD Y PE RSPECT.lVA

Cada informe debe presentar nuestras observaciones de una manera objetiva y clara y debe incluir suficiente informacin sobre el asunto principal de manera que proporcione a nuestros lectores una perspectiva adecuada. Nuestro objetivo es evacuar informes que sean reales y que no conduzcan a error y que a la vez hagan nfasis especial en los aS}Jnt~s que necesitan atencin. Debemos, sin embargo, cuidarnos de la . 'tendencia a exagerar o enfatizar demasiado la ejecucin deficiente notada durante nuestras revisiones.

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La informacin que fue necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar' contenida en los resmenes as como en otras partes de nuestros informes y deben incluir: 1. Informacin apropiada de por qu efectuamos ficos sobre lo que estamos informando. los exmenes espec-

2. Una clara declaracin de la naturaleza y alcance de nuestros exmenes, Cuando sea apropiado, los informes deben expresar claramente que nuestro nfasis principal fue el examen de los asuntos qJe aparentemente requeran atencin y de que no efectuamos evaluaciones completas de las actividades u operaciones .

3; Informacin

sobre el tamao y naturaleza de las actividades o programas a los que se refieren nuestras observaciones de manera de proporcionar una perspectiva contra la cual se puede medir la importancia de las observaciones. Cuando sea aplicable, los informes deben llamar la atencin sobre la relativa naturaleza nueva o E-xperimental de los programas o actividades de modo que nuestras observaciones puedan ser consideradas a esta luz.

4. Descripciones correctas y claras de nuestras observaciones de modo de evitar malas interpretaciones y malentendidos. Esto requiere el reconocimiento de todos los comentarios preliminares obtenidos y la identificacin de todos los factores relievantes an cuando algunos sean contrarios a nuestras observaciones. Es necesario tambin que dicha informacin sea incluida en el total de nuestras pruebas y en los mtodos de seleccin de rubros a examinar de modo que los lectores puedan relacionar tal informacin con la actividad total y con nuestras observaciones. 5. Informacin no slo de los aspectos deficientes sino tambin de los aspectos satisfactorios de las operaciones examinadas cuando sean importantes y estn justificados en el alcance de nUE-stro trabajo. Esto no significa, sin embargo, que cuando tengamos algo malo que informar debamos decir algo bueno para balancearlo. CLARIDAD Y SIMPLICIDAD

Para que nuestros informes se comuniquen con efectividad deben presentarse tan claros y simples como sea posible. Tambin es i . tante la claridad porque la informacin contenida en nuestros' bfi:~~~ puede ser usada en noticias cortas por funcionarios de la " r(;)fltrWa.... G, ,.,(l

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que no participaron directamente racin y revisin de los informes. en el trabajo principal o en la prepaNo debemos presuponer que los lectores tienen conOCimientos tcnicos detallados. Cuando se usen trminos o abreviaciones no familiares se deben definir claramente. Nuestros esfuerzos en el "estilo" deben estar dirigidos a que el significado sea claro. Se debe evitar el lenguaje florido, pedante y estilizado. Para que haya claridad es necesario una organizacin adecuada del material de informacin y precisin en el detalle de los hechos, en su anlisis y emisin de conclusiones. Muchos de nuestros informes tienen que ver con asuntos complejos y varias secciones del informe se encuentran interrelacionadas. Esto dificulta a veces el evitar repeticin. Sin embargo, hasta el mximo posible debe estar tan organizado que, excepto por informacin incluida tambin en el extracto, todo lo que tenemos que decir sobre una materia dada est cubierto en alguna parte del informe. Se deben usar ayudas visuales (dibujos, cartas grficas, mapas, etc.) para que nuestros informes sean ms comprensibles y por lo tanto ms tiles. PRECISION Nuestros informes no deben ser ms largos de lo necesario para comunicar la informacin que deseamos informar. No debemos enredarnos en palabras, oraciones, pargrafos o secciones demasiado detalladas que no encajan claramente con el mensaje del informe. Demasiado detalle quita mrito al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y descontrolar a los lectores. En la determinacin del contenido de nuestros informes, aunque haya espacio para juicios, debemos tener presente que los informes que son completos y a la vez concisos es ms probable que reciban atencin. La audiencia de nuestro informe comprende en su mayor parte gente ocupada que no desea ser molestada con detalles no esenciales. PERFECCION , t Aunque nuestros informes deben ser concisos, debemos recordar qll~~Jp grevedad no siempre es una virtud. Nuestros informes deben
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contener informacin suficiente sobre nuestras observaciones, :onclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar representaciones convincentes pero claras en una perspectiva adecuada. Para lograr estos fines se debe incluir cantidades suficientes de informacin de fonjo y debe dar apropiada consideracin a los puntos de vista de la entidad. Los informes al Congreso deben cubrir todos los asuntos ertablecidos por Ley y deben incluir tanta informacin como sea necesaria para mantener al Congreso adecuadamente informado de los resJltados de nuestro trabajo de auditora. No debemos esperar que los lectores conozcan los mismos factores que nosotros, por lo tanto nuestros informes no deben ser escritos sobre la base de que la escasa explicacin de los hechos hace obvias y evidentes a nuestras conclusiones. Si tenemos conclusiones u opin iones que queremos que los lectores conozcan debemos exponerlas claramente en vez de dejar que los lectores las supongan. TONO CONSTRUCTIVO De acuerdo con nuestro objetivo bsico de mejorar la administracin de las actividades del Gobierno, el tono de nuestros informes debe estar dirigido a provocar una reaccin de aceptacin de nuestras observaciones y conclusiones. Los ttulos, captulos y contenidos de nuestros informes deben ser enunciados en trminos constructivos. Aunque nuestras observaciones se presentan en trminos claros, debemos tener presente que nuestro objetivo es lograr una reaccin favorable y que sta se puede lograr con eficiencia evitando el lenguaje que genere innecesariamente defensiva y oposicin. Aunque a menudo es necesaria la crtica de la ejecucin pasada para demostrar la necesidad de alguna mejora de la administracin, nuestro nfasis en los informes debe estar en 13 necesidad de mejoras ms que en la crtica:

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CAPITULO

POLlTICA GENERAL SOBRE EL INFORME

DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMO INFORMES

En cada trabajo que involucre un monto significativo de esfuerzo de auditora, se debe preparar alguna forma escrita de comunicacin. Se debe preparar una carta de cierre an cuando no tengamos nada de importancia que amerite su informe, ya sea al Congreso o 3 un funcionario de la entidad. Esto constituye la notificacin de que h:!mos terminado un trabajo. Cuando un trabajo, que se sabe es de inters del Congreso, se termina sin informe, este hecho debe ser comunicado inmediatamente al miembro interesado del Congreso o a sus empleados con una explicacin apropiada. Se debe consultar a la Oficina de Coordinacin Legislativa sobre la mejor forma de cumplir esto. A menos que se haya solicitado una carta especficamente, esto se puede hacer informalmen-:e . Los procedimie'ntos prescritos de nuestros informes, incluyen como referenciacin y revisiones asegurar que los informes cumplan para la preparacin y procesamiento algunas medidas de seglJidad, tales de los superiores, las cuales tienden a nuestras normas.

Las comunicaciones escritas preparadas por nuestras divis ones operativas para la emisin externa deben ser consideradas com::l informes, aunque estn preparadas en forma de carta, cuando ellas: Revelen los resultados de nuestro trabajo de auditora.

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DOCUMENTOS CONSIDERADOS COMO CORRESPONDENCIA Las comunicaciones escritas externas que son preparadas para los siguientes propsitos, deben ser consideradas como correspondencia en vez de informes: Para informar a la entidad que estamos terminando un trabajo sobre el que no hay observaciones que informar. Para acusar recibo de un pedido de un miembro del Congreso para ejecutar un trabajo, revelar el estado del trabajo, o enviar copias de los informes u otros documentos solicitados. Para obtener. informacin o confirmacin durante nuestro trabajo. Por ejemplo, cartas de preguntas, de respuestas y exposicin de hechos. Para proporcionar comentarios adicionales sobre y/o explicaciones de asuntos discutidos en informes anteriormente emitidos. Para comentar sobre, o evaluar comentarios o accio es de la entidad sobre recomendaciones sostenidas en informes anteriormente emitidos. Si S8 requiriera un volumen significativo de trabajo adicional de auditora para preparar comunicaciones del tipo expuesto en los dos ltimos puntos arriba mencionados, o si el Director de la Divisin cree que el contenido de la comunicacin propuesta garantice tal tratamiento especial se debe seguir tos pasos de preocesamiento interno y revisin aplicables a los informes. SIGNATARIOS DE LOS INFORMES DE LA CONTRALORIA Los informes a los siguientes destinatarios deben ser preparados para la firma del Contralor General: El Congreso,a travs del Presidente del Senado y el Presidente de la Cmara de Diputados. Presidentes de los Comits y sub-comits del Congreso,y funcionarios y miembros individuales del Congreso.

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Titulares de 105 departamentos y entidades, cuando el asunto o 105 temas involucrados, garanticen la importancia concedida por la firma del Contrator General. Los informes que no requieran la firma del Contralor General, bajo la gu a expuesta anteriormente, deben ser firmados por el Director de la Divisin o quien l designe. El Director de la Divisin debe firmar: Informes dirigidos independientes. a
105

Titulares

de

105

departamentos

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105

Informes dirigidos a 105 Titulares de hivel ms alto de la entidad, si se ha previsto la distribucin a 105 miembros del Congreso. Los informes a 105 funcionario subordinados de las ent dades, por debajo del rango de Ministro o nivel comparable, deben SE'rfirmados por un Asistente Director cuando as est autorizado por el Director de la Divisin. Los gerentes y directores regionales de zonas lejanas, pueden firmar informes, cuando as estn autorizados por el Director de la Divisin o Asistente Director. Generalmente tales informes deben ser enviados a 105 directores de las oficinas regionales dentro de la regin o territorio de la oficina regional o zonal de la Contralora que emite ~I informe. INTEGRACION DEL INFORME Y TRABAJO DE AUDITORIA

Los objetivos del informe para cada trabajo deben ser claramente definidos tan pronto como sea posible, y el material del inf<>rme debe ser bosquejado tan rpidamente como el desarrollo de la informacin necesaria lo permita. Esto nos facilita el reconocer oportun.mente qu informacin se necesita para preparar un informe claro y convincente. Para ahorrar tiempo se debe hacer todo lo posible par lograr un entendimiento oportuno con aquellos de 105 niveles de &Jpervisin, quienes finalmente deben revisar y aprobar el informe. Una vez que el enfoque general y las observaciones fundamentales se han aceptado es menos probable que ocurran despus problemas de revi~in serios. Se debe preparar tan pronto como sea posible un resumen sobre cada trabajo de auditor a, preferentemente en la forma de sntesis del informe, que muestra (sobre la base del trabajo preliminar realizadol las ~ vaciones ms importantes, conclusiones y recomendaciores ~F~:/\, <.~ 293
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espera incluir en el informe final (1) Esto obliga a Ud. a pensar en el trabajo en trminos amplios antes de que se envuelva demasiado en las fases de ejecucin de la auditora y redaccin del informe. Esto provee tambin de una valiosa disciplina y sentido de direccin en el desarrollo de los trabajos, posibilita entendimientos oportunos sobre asientos relacionados con el informe final y ayuda a evitar trabajo innecesario. Los asientos en el resumen preliminar o sntesis deben ser revisados peridicamente a medida que avanza el trabajo y el resumen debe ser corregido a medida que se obtiene informacin adicional. IDENTIFICACION FEDERALES DE PERSONAS Y ORGANIZACIONES NO

Las personas (distintas a los funcionarios principales de las entidades federales) y organizaciones no federales deben ser nombradas en nuestro informe slo cuando sea necesario para explicar nuestras observaciones adecuadamente. FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LAS ENTIDADES FEDERALES

Nuestro informe dirigido al Congreso incluir los nombres, ttulos y per odos de servicio de los funcionarios principales de las entidades federales responsables de las actividades cubiertas en les informes. Los funcionarios enumerados deben estar ubicados en pues:os de poi tica o sobre el nivel de oficina y organizacin comparable.

Otras personas
Nuestro objetivo principal al informar sobre situaciones adversas es obtener mejoras en la gestin gerencial y prevenir posibles desperdicios o inefectividad, ms que asignar culpas individuales o casti~o. Por lo tanto, los empleados de la entidad u otras personas directamente involucradas en situaciones adversas, no deben ser nombradas especficamente en los informes de exmenes de iniciativa de la Contralora. Si por alguna razn nosotros quisiramos o necesitamos revelar los nombres de dichas personas, debemos considerar cuidadosamente la

(1) Frecuentemente este resumen preliminar puede y debe ser elaborado antes de iniciar la fase de examen detallado de la auditora. Esto no siempre es posible y a veces (especialmente para los exmenes a solicitud de congresistas) se puede omitir elaborar el resumen.
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necesidad de obtener comentarios preliminares de las personas involucradas. Despus de aclarar el asunto con la Oficina de Poi tica y Planeamiento de Programa y la Oficina de Consejero Jurdico, se deben revelar los nombres en cartalt preparadas para la firma d~1 Cont alor General. en nuestros informes sobre los nombres de ~rsonas que podr an estar adversamente afectadas. En estos casos debe 110S obtener la conformidad del solicitante para pedir los comentarios preliminares. Los deseos del solicitado, en tales casos son fundamenta~s, pero sus opiniones sobre el as~nto se deben obtener tan pronto como sea posible . En el caso de que el informe se emita sin una revisin y comentarios preliminares adecuados, el recepcionario del informe debe ser notificado que tales comentarios no se han obtenido. Algunas veces es necesario incluir

trabajos solicitados por Congresistas los

La tncl4sin de nombres de personas especficas en nuest os informes puede exponer a las personas involucradas en una public dad adversa local o nacional innecesaria e injustificada, en detrimento de ~us negocios u otros intereses. Esto es particularmente no deseable e injusto cuando las personas incluidas en la revisin fueron elegidas para ser representantes de una clase de personas a quienes benefician o que s::>nafectadas por los programas o actividades federa les involucradas. Organizacin no Federales

La revelacin de las identidades de organizaciones no federales puede tambin tener serias consecuencias, como las que discutimos en el prrafo precedente. Por lo tanto los nombres de organizacicnes no federales no deben ser incluidos en los informes s~bre trabajos de auditora realizados con el propsito principal de evaluar ya sea e sistema de administracin de una entidad federal o la efectividad de un programa federal. Nuestro principal inters en tales casos est en la manera en que las entidades federales descargan sus responsabilidades mas que en la gestin de las entidades no federales. Los nombres de las organizaciones no federales deben ser incluidos, sin embargo, si estamos informando sobre los resultados del trabajo o auditor a que estuvo di rigido a investigar sobre la gestin de ta les organizaciones bajo un programa o actividad federal o sobre cmo est siendo conducido en relacin a una sola organizacin federal. Por ejemplo, los informes sobre los precios de los contratos gubernamentale5 concedidos a un contratista especfico y los informes sobre los resu. tados ~t IlR..q .. c'

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programa financiado federalmente conducido por una entidad local o Estatal especfica., deben incluir los nombres de las organizaciones no federales involucradas. Los funcionarios de las entidades no federales a ser nombrados en nuestros informes, deben ser informados de nuestros planes tan pronto como sea practicable, y nosotros debemos considerar la necesidad de obtener sus comentarios preliminares. Debemos considerar tambin la necesidad de limitar la distribucin de los informes, particularmente si faltaron la revi~in y comentarios preliminares adecuados.

Revelacion subsecuente a la emisin de un informe

Cuando no hemos identificado personas u organizaciones en un informe, se debe tener especial cuidado para asignarse que no ocurra una revelacin inapropiada de las identidades despus de la emisin del informe. Como regla ~eneral, ll identificacin se har slo a solicitud de un comit o miembro del Congreso o de un funcionario del Gobierno Federal que necesite conocer las identidades. Por ejemplo, el Procurador General puede necesitar informacin en conexin con un caso legal. Las respuestas a tales preguntas deben ser preparadas para la firma del Contralor General y deben incluir las razones de por qu no se identific a las personas u organizaciones en los informes. Sin embargo, antes de que los nombres se publiquen, debemos considerar la necesidad de obtener comentarios de las personas que podr an ser afectadas adversamente. Tambin, a menos que exista una razn vlida para no hacerlo, las personas u organizaciones a identificar deben ser comunicadas antes de que sus nombres se publiquen. Tambin debemos considerar la conveniencia de hacer que la revelacin de las identidades sea por la entidad federal responsable, junto con la informacin respectiva sobre los asuntos discutidos en nuestro informe. Este tratamiento es aconsejable cuando haya gran posibi lidad que las condiciones adversas descritas en el informe no existan ms a la hora que nos pidan revelar las identidades. Generalmente, no satisfacemos pedidos de tal informacin que se reciben de fuentes fuera del Gobierno Federal. En la negacin, sin embargo, debemos explicar cuidadosamente nuestras razones para que no re~elen los nombres, y evitar dar la impresin que somos arbitrarios o irra'zonables.

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TRATAMIENTO ESPECIAL Y CONTROVERTIDOS DE ASUNTOS DELICADOS Cada informe propuesto debe ser considerado desde el punto de vista de si podra ser seriamente controvertido o si esto involucra asuntos delicados importantes, que ameritan consideracin en la oficina, antes de que se emita el informe. Asuntos delicados y controvertidos de la clase que se discuten, deben ser llevados al Contralor General. Esto puede hacerse a travs de un memorndum con el que se enva el informe al Contralor General para su firma. En algunos casos, sin embargo, el informe debe ser discutido con el Contralor General antes de que tome su formalidad. Los directores de Divisin, son responsables en cada caso de concertar dichas discusiones en el tiempo ms apropiado. Algunos ejemplos de asuntos que requieren especial atencin 1. Asuntos .:ue se refieren a la poi tica del Congreso Se debe discutir los conflictos potenciales con las poi ticas o posiciones del Congreso, sus comits o miembros con nuestra oficina Liasn Legislativa. 2. Censuras personales delicadas Se debe dar cuidadosa consideracin a emitir informacin que podra daar la reputacin, o invitar a la crtica de una persona, particularmente en la ausencia de opiniones preliminares de la persona afectada. Si es necesario comunicar tal informacin, el' asunto debe ser especficamente aclarado con la Oficina del Consejero Jur dico. Tambin, debemos considerar la necesidad de limitar la distribucin y uso de la informacin, debemos comunicar a los receptorES claramente la necesidad de mantener en secreto la informacin para evitar una revelacin inapropiada. 3. Revelacin de los negocios de contratistas siciones legales del tipo cubierto en disposon:


privados y de proteger la situacin competitiva de compa fas individuales, tanto como sea posible de acuerdo con nuestras responsabilidades de informar. Cuando el Director de una Divisin determina que es necesario incluir tal informacin en un informe para presentar con propiedad nuestras observaciones o posiciones, el asunto debe ser especficamente aclarado con la oficina del Consejero Jurdico. Se debe obtener esta aclaracin antes que la informacin se proporcione, an en la forma de borrador, a cualquier persona distinta a la fuente de informacin o a cualquier entidad federal. 4. Posibles violaciones de estatutos de fraudes Si el Director de una Divisin considera necesario el mencionar en su informe la posibilidad de violacin de los estatutos de fraude, indicar si alguien es culpable; el lenguaje propuesto debe ser aclarado especficamente con la oficina del Consejero Jurdico, antes de que se emita el informe. Generalmente es preferible excluir tal material de nuestros informes para evitar la necesidad de restringir la distribucin de los informes. En algunos casos se puede cumplir satisfactor"amente con la revelacin, incluyendo el material en cartas separadas 1 la entidad y al Ministerio de Justicia. 5. Referencias al Ministerio de Justicia En vista de los posibles efectos adversos que la revelacin pblica pueda tener sobre las personas u organizaciones involucradas cuando se hagan referencias al Ministerio de Justicia, no deben ser mencionadas en nuestro informe. Si se creyera conveniente, sin embargo, nosotros informaremos a los respectivos Comits del Congreso y a la entidad involucrada en las referencias.

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CAPITULOVI

REVISION POLlTICA BASICA

y COMENTARIO

PRELIMINARES*

Uno de los medios ms efectivos de asegurar que nuestros informes sean claros, completos y objetivos es a travs de las revisiones y comentarios preliminares por personas o funcionarios de las organizaciones cuyas actividades se discuten en nuestros informes. Esto nos facilita el producir un informe completo que muestre no slo lo que hemos observado y lo que opinamos sobre ello sino tambin lo que las personas responsables opinan sobre ello y qu es lo que van a hacer sobre ello. Esta clase de informe es ms til para el recepcionario del informe. En todos los casos en que haya crtica directa, indirecta o no implcita de una persona, una entidad, o una organizacin 10 - Federal -aunque estn o no identificados, especficamente en nuestros informes- nosotros, hasta el mximo posible, con una oportunidad razonable las abordaremos para comentar nuestras observaciones antes de que se emitan los informes. Debemos considerar la posibilidad de solicitar comentarios de otras entidades (tales como la Oficina de Administracin y Presupuesto y la Administracin de Servicios Generales) que no estn involucradas directamente en los programas o actividades discutidos en

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Nota de Traduccin: Este capitulo se refiere a la revisin preliminar del boxrador del informe de Auditorla por parte de los funcionarios de la entidad examinada.

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nuestros informes, cuando ellos se vean afectados significativamente o tengan que actuar sobre las recomendaciones incluidas en los informes. Algunos de nuestros informes contienen recomendaciones o informacin que conducen a cambios importantes en las poi fticas o normas al Gobierno afectando los intereses de gran nmero de compa as y personas privadas,. En tales casos no siempre es posible obtener e incluir comentarios de aquellos que podran estar afectados. Sin embargo, debemos incluir los comentarios de organizaciones tales como asociaciones industriales y profesionales - que estn en pos'icin de proporcionar comentarios autorizados sobre los asuntos incluidos. Este tipo de accin generalmente es apropiado en los informes que tienen que ver con la posibilidad de crear nuevas polticas o normas del Gobierno o con la necesidad de cambios importantes en las poi ticas o normas existentes que afectan a muchas compa as o personas privadas. De otro lado, los comentarios preliminares de tales organizaciones no sern necesarios cuando el informe tenga que ver principalmente con la manera con :ue la entidad federal ha implementado los poi ticas y normas existentes. Los comentarios preliminares que obtenemos -sean orales o escritos- deben ser reconocidos e incluirse en el informe hasta el 1fmite apropiado que permita una presentacin adecuada. Cuando se han solicitado pero no se han recibido comentarios preliminares, nuestro informe debe revelar tal hecho y las circunstancias que lo rodean. Si no se ha dado oportunidad para el comentario (por ejemplo para evitar poner en tela de juicio la posicin del Gobierno en una posible accin legal) nuestro informe debe revelar ese hecho tambin. En estas circunstancias es deseable limitar la distribucin del informe, para minimizar los p.osibles efectos negativos de la revelacin pblica de informacin que puede estar incompleta. Poltica sobre trabajos solicitados La revelacin de un informe que contiene crticas sin comentarios preliminares apropiados envuelve ciertos riesgos. Por eso es deseable obtener este importante respaldo cuando sea posible. Sin embargo en los trabajos hechos a solicitud predominan los deseos del solicitante y nuestra aplicacin del procedimiento de comentario preliminar debe estar supeditado a un entendimiento claro con la comisin o miembro del ,Congreso que hace la solicitud.
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Los deseos del solicitante pueden variar dependiendo de un nmero de factores, tales como la finalidad de nuestro informe, el requisito de oportunidad, o los planes para conducir audiencias pblicas. Estas y otras circunstancias podr an hacer inapropiado el recomendar que se obtengan comentarios preliminares. Si existiera alguna duda sobre los deseos del solicitante la aclaracin inmediatamente. deben buscar

Cumdo no se han obtenido comentarios preliminares adecuados, nuestro informe debe revelar claramente ese hecho. Sin embargo, generalmente no es deseable explicar en el informe nuestras razones para no obtener comentarios preliminares, especialmelte cuando estamos cumpliendo los deseos del solicitante.

MEDIDAS

DE PRECAUCION

La prctica -de obtener revisiones y comentarios preliminares a menudo provocar la revelacin de nuestros puntos de vista preliminares y opiniones sobre asuntos tales como: Interpretaciones de requisitos legales y conclusiones en los hechos incluidos en el informe en borrador. -- La extensin tracin. e importancia de las deficiencias leales basadas

o fallas d~ la adminis-

Las causas probables de los problemas o deficiencias. Cualquier accin correctiva o mejora necesaria.

Se deben seguir los pasos necesarios para ase(Jurarse de que estos puntos de vista preliminares y opiniones son fuertes y consistentes con las poi ticas bsicas de la Oficina y con las conclusiones doptadas en informes anteriores que trataron circunstancias similares. La discusin abierta con los representantes de la entidad y otras personas durante el trabajo de auditora debe ayudar pr;ncipalmente a evitar conclusiones inapropiadas en nuestro borrador de los informes. Si existieren algunos asuntos delicados, particularmente importantes o nicos, se debe efectuar una consulta con el Contralor Gene

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las oficinas de Poltica y Planeamiento dico o con la Oficina de Coordinacin temos los comentarios preliminares. de Programas, el Consejero JurLegislativa, antes de que soliciLas interpretaciones de requisitos legales y de conclusiones legales basados en los hechos revelados a travs del trabajo de auditor a, debe ser discutido en todos los casos con los representantes de la Oficina del Cnsul General antes de solicitar los comentarios preliminares. Cuando existiera duda sobre la validez de tales interpretaciones o conclusiones, las emisiones deben remitirse formalmente a la Oficina del Consejero Jurdico para el asesoramiento previo a la publicacin del borrador del informe para comentarios preliminares. ENVIO DE COPIAS DE BORRADORES COMITES O MIEMBROS DEL CONGRESO DE INFORMES A LOS

Los borradores de los informes de la Contralorra no se deben proporcionar a los comits o miembros del Congreso excepto en situaciones especiales y slo a travs de la firma del Contralor General, el SubContralor General o el Consejero Jurdico, despus de la revisin completa dentro de la Contralora. El propsito de esta restriccin es doble: Primero, es minimizar la oportunidad de publicacin prematura de los informes de la Contralora y los problemas consecuentes, y segundo, evitar la situacin a veces embarazosa cuando despus de la revisin completa posterior a la emisin, se tienen que efectuar cambios importantes en el borrador. Esta poltica se aplica tanto a los informes preparados a nuestra iniciativa as como a los informes solicitados especialmente. Cuando sea deseable tener conferencias informales con los miembros del Congreso o personas de Comits del Congreso, o proporcionar informacin preliminar de las investigaciones, debemos buscar la forma de proporcionar esta informacin sin tener que remitir copias de los informes en borrador. Se debe obtener el asesoramiento de la Oficina de Coordinacin Legislativa como el medio ms apropiado de lograr este objetivo. INFORMACION OTROS LIMITADA ENVIADA A LOS CONTRATISTAS Y

El material enviado para revisin por los contratistas u otras personas .' '.~ftiera 'del Gobierno Federal deben excluir, hasta el lmite practicable, las 302


cr(ticas a la entidad y consideraciones u otros comentarios que no requieran su opinin. El material debe excluir tambin cual::uier comentario que pueda ser mal interpretado tal como perdonar los actos de aquellas partes echando la culpa a otros, o que podran malograr las relaciones de la entidad para tratar con ellos. Sin embargo, Igunasveces, fas responsabilidades de la entidad pueden estar tan interrelacionadas con aquellas del contratista u otras, como abarca el tratamiento del informe, que tal informacin no puede ser eliminada completamente. Si se va a proporcionar informacin reservada a alguien distinto a la fuente de informacin u otra entidad federal, el Directo' de Divi$n debe determinar la necesidad de incluir la informacin y el asunto debe ser aclarado con la Oficina del Consejero Jurdico. MARCA DE LOS BORRADORES DE INFORME Todas las copias de los borradores de informe que sale'! fuera de la Oficina para revisin preliminar deben llevar visiblemente la marca de "borrador" en la cartula, en la primera pgina y en cualesquiera otras pginas separadas que se identifiquen con las pginas de la Contralora. Todos los borradores deben tener tambin en la cartula natas inscritas restringiendo su uso. Las cartas de envo que acompaan a los borradores para revisin y otras cartas usadas para solicitar comentarios preliminares jeben llamar especficamente la atencin de los receptores sobre la limitacin en el uso de los borradores de informe y sobre la necesidad de pr~venir su uso prematuro o no autorizado. ALCANCE Y NATURALEZA DE LAS REVISIONESPRE _IMINARES

La importancia del procedimiento y la formalidad con que debe ser llevado a cabo variar dependiendo de factores tales como: .- La importancia de las observaciones y lo delicado de las crticas. El grado de seguridad que tengamos sobre la cabalidad de nuestra informacin y la solidez de nuestra posicin. Aspectos delicados, tales como posibles implicancias de actos indebidos de un funcionario o empleado.

Se debe tener en cuenta tambin la distribucin programada del informe. Sin embargo, todos los informes deben ser preparados bajo la premisa de que se enven o no inicialmente al Congreso. Las copias pueden ser solicitadas posteriormente por comits o miembros del Congreso y de que pueden llegar a tener amplia publicidad. Como regla general debemos solicitar comentarios escritos sobre los asuntos a incluir en nuestros informes al Congreso de: Los Titulares de los Ministerios o entidades directamente involucrados y aquellas afectadas significativamente, o que deben actuar sobre nuestras recomendaciones. Los funcionarios de organizaciones no Federales afectadas adversamente cuando los nombres de las organizaciones deben incluirse en nuestros informes. Las personas que puedan ser afectadas adversamente se les nombra en nuestros informes. an cuando no

Las organizaciones (tales como asociaciones industriales y profesionales) a quienes se les haya solicitado comentar sobre asuntos importantes que afectan a sus miembros. Excepto por lo expuesto arriba, los comentarios orales generalmente deben ser suficientes. Sin embargo, si las observaciones son particularmente delicadas o de crtica, debemos tener presente el pedir comentarios escritos u obtener confirmacin escrita de que hay conformidad sobre el tratamiento propuesto de los comentarios orales en nuestro informe. Las revisiones por contratistas u otras cuyas actividades se comentan en nuestros informes se deben disponer mediante solicitud directa o a travs de la entidad interesada. Si se efectuaran posteriormente cambios importantes en nuestras observaciones, conclusiones o recomendaciones, se les debe dar otra oportunidad para comentar a las partes involucradas, antes de que el informe se emita. Para evitar demoras indebidas en terminar nuestro informf4' i~ deben obtener los comentarios adicionales tan oportunamente corlle".sea posible. En algunos casos sern. suficientes los comentarios ;on:l'les;t'pera a veces es aconsejable pedir confirmaciones escritas.
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NIVELES DE REVISIONES PRELIMINARES La revisin y comentarios preliminares deben ser solicitados a un funcionario de un nivel apropiado. Este debe ser un funcionario que haya sido designado para este propsito o que en asuntos s"milares suele hablar en nombre de la organizacin. El nivel debe ser por lo menos tan alto como aquel en el que ocurrieron las deficiencias que se informan. Generalmente se debe solicitar a los Titulares de los Ministerios y entidades involucradas que comenten sobre nuestros informes al Congreso. La revisin en un nivel responsable resu Ita en una respuesta o expresin de opinin ms autorizada. Esto tambin sujeta el asunto a revisin a un nivel que puede algunas veces arrojar una luz sobre el asunto. Adems esto facilita una accin ms rpida sobre las deficiencias y algunas veces para la aceptacin de asuntos que fueron rechazados en niveles ms bajos. EVITAR DEMORAS INJUSTIFICADAS

Al efecto de abreviar lo mximo posible la extensin del tiempo dedicado a la obtencin de comentarios preliminares, cada divisin operativa est alertada a experimentar con procedimientos diseados para tal fin. Un informe en borrador, sin importar que se le seale como tal, tiene una apariencia de cabal dad y fi nal idad que tiende a promover una actitud defensiva ms que una actitud de cooperacin. Esto puede provocar comentarios en\:l0rrosos Y largos de manejar.

El tiempo requerido para terminar un informe puede ser reducido hasta el mximo posible por comunicar las conclusiones bsicas y la naturaleza de las medidas correctivas necesarias durante el curso del examen, sin esperar su terminacin. En algunos casos, se puede ahorrar tiempo dirigiendc una carta al funcionario apropiado de la entidad presentando nuestras observaciones y conclusiones tentativas y las medidas correctivas que se crean apropiadas. La carta debe ser lo suficientemente completa come para originar la respuesta apropiada pero no necesita ser tan detallda como un informe en borrador. La carta debe solicitar los puntos de vista de la entidad de modo que nos ayuda a alcanzar nuestras conclLsiones finales y debemos establecer que las respuestas de la entidad deben se' idas en nuestro informe fina 1. .,.. N- Dl' <. ,,'fI" ~ -

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Las personas de las que solicitamos comentarios preliminares deben ser advertidas de nuestro deseo de obtener sus comentarios con prontitud. Cuando se soliciten comentarios preliminares debemos establecer plazos y debemos cumplirlos para evitar serias demoras en la terminacin y emisin del informe. A menos que adoptemos este procedimiento con firmeza, las demoras en la obtencin de comentarios pueden frustrar el proceso del informe. Las cartas de envo de los borradores de informe para revisin, deben contener una fecha especfica en que deseamos se remitan los comentarios. El perodo de tiempo que constituya una oportunidad razonable para comentar puede variar de acuerdo con la complejidad del informe y la variedad de actividades de la entidad. Por lo tanto el tiempo especfico considerado razonable debe ser determinado para cada informe. Un perodo de 60 das debe ser el tiempo mximo permisible, y en la maypra de los casos ser adecuado un perodo ms corto. Si los comentarios preliminares sobre asuntos controvertidos se obtuvieran durante nuestro trabajo de auditora, se debe acortar el perodo para obtener los comentarios sobre el borrador, en vez de diferir el perodo hasta que se haya preparado el borrador del informe. Las reuniones o entrevistas con los funcionarios de la entidad, sean anteriores o poco despus del env o del borrador del informe para revisin preliminar, facilitan la recepcin rpida de los comentarios de los funcionarios de la entidad. Tales reuniones pueden reducir tambin los comentarios preliminares basados en malas entidades o interpretaciones errneas, las cuales requieren largas evaluaciones de nuestra parte antes de terminar el informe final. En el caso de que los comentarios solicitados no se reciban en la fecha fijada y se presume, va a haber una demora indefinica, el asistente o supervisor encargado deben llevar la demora a la consideracin del Director de Divisin sobre si la accin respectiva por el Director de Divisin o por el Contralor General es deseable o si se va a emitir el

informe sin los comentarios de la entidad.

Cuando la demora hace aconsejable emitir un informe sin los comentarios preliminares, nuestro informe debe describir nuestros esfuerzos y nuestra imposibilidad de obtener los comentarios. Esto informar a nuestros lectores sobre el estado del asunto y la falla de la entidad u organizacin respectiva en comentar oficialmente, por escrito, sobre nuestras obse,rvaciones, conclusiones y recomendaciones.

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EVALUACION COMENTARIOS

y TRATAMIENTO

EN

EL

INFORME

DE

LOS

Los comentarios sobre nuestros borradores de informe deben ser considerados y evaluados objetivamente, y las afirmaciones y conclusiones del informe deben darles apropiada consideracin. Los comentarios preliminares y nuestro anlisis sobre ellos deben presentarse claramente en el contenido de nuestros informes yen la sfntesis del informe. La coincidencia con nuestras observaciones tiende a respaldar su validez, las hace ms convincentes e indican el progreso en la solucin de los problemas presentados en el informe. En tales casos generalmente no hay necesidad de tratar extensivamente con los comentarios preliminares en el informe. Basta una breve mencin de ellos. La promesa de

accin correctiva por parte de la entidad debe ser considerada en su contexto apropiado, pero no debe ser aceptada como justificacin para eliminar un asunto importante incluyendo la recomendacin respectiva.
Los comentarios que se oponen a la emisin de un informe deben ser considerados con objetividad. Sin embargo, debemos decidir independientemente sobre la necesidad o deseabilidad de emitir cada informe a la luz de las poi ticas bsicas del informe y objetivos establecidos en el captulo 1 de este manual. Una oposicin fuerte a la emisin de un informe constituye generalmente un asunto potencialmente contraverti do de la naturaleza que debe ser llevado a la atencin del Contralor General antes de que se termine el informe final. Cuando los comentarios preliminares son opuestos a nuestras observaciones o conclusiones y no son en nuestra opinin, meritorios, es importante que se les refute con efectividad en el informe. De Q misma manera, si encontramos que los argumentos son importantes, debemos desistir de un asunto o modificar una posicin. I.-os comentarios preliminares sobre nuestros informes propuestos al Congreso no siempre son proporcionados a nosotros directamente por las directivas de las entidades involucradas. Algunas veces ellos son proporcionados por otros funcionarios de la entidad en beneficio de las directivas de la entidad. En tales casos nuestros informes finales no deben atribuir los comentarios a los funcionarios especficos de la entidad que los proporcionaron. Por ejemplo, en vez de decir "EI SubMinistro de Trabajo para Administracin dijo" debemos decir "EI Departamento de Trabajo dijo".

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La informacin obtenida a travs de los comentarios preliminares debe ser verificada, si es posible, antes de aceptar su uso en nuestro informe como vlido. Si esto no se hiciera, nuestra posicin sobre la informacin -por ejemplo su aceptacin, rechazo, o no verificacindebe aclararse en el informe y se debe hacer una referencia clara a la fuente de cualQuier informacin especial usada. Excepto por lo que se expone abajo, debemos incluir como anexos a nuestro informe final las copias de los comentarios escritos por entidades, contratistas u otras afectadas. Esto debe hacerse sin importar la forma del informe final. El propsito de esta prctica es relievar la objetividad de nuestros informes meciante la inclusin en cuanto sea apropiado, los exactos puntos de vista de las entidades, contratistas u otras sobre nuestras observaciones, conclusiones y recomendaciones. Los comentarios escritos no deben ser incluidos en nuestros informes finales, en las siguientes circunstancias: Si son muy embargo, se importantes extractos de voluminosos en relacin al tamao del informe. Sin debe hacer un esfuerzo para incluir los comentarios m!i y representativos.Esto puede lograrse reproduciendo los los comentarios en el informe final.

Si ellos se refieren a asuntos no tratados en el informe final, o si no estn di rectamente relacionados con nuestras observaciones, conclusiones o recomendaciones. Ellos pueden ser excluidos con una explicacin apropiada breve sobre la razn de su exclusin. Los comentarios adversos dirigidos a nuestra capacidad para efectuar exmenes no es necesario considerarlos en la determinacin de las partes de los comentarios preliminares a incluir. Si ellos se refieren a informes que contienen slo estados financieros y nuestra opinin sobre ellos a menos que mediante su inclusin se cumpla el propsito significativo. Si contienen informacin, tal como la identidad de personas, que no deben ser reveladas pblicamente y que no pueden ser excluidas con faci lidad. En ta les casos, se debe tener especial cuidado para reconocer en el cuerpo del informe la esencia completa de los comentarios.

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MANEJO ESPECIAL DE LOS INFORMES SOBRE ACTIVIDADES DE IMPRESION y ENCUADERNACION El Comit en pleno sobre Impresin, a travs de su personal, ha expresado su particular inters en cualquiera de nuestras observaciones que involucren actividades de impresin y encuadernacin. Ha pedido la oportunidad de discutir cualquier recomendacin propuesta respecto a las funciones del Comit que se relacionen con las ac:ividades de impresin y encuadernacin, antes de que se incluyan en nuestros informes de auditora. El propsito de estas discusiones es evitar diferencias con el Comit sobre recomendaciones de inters directo a ese Comit. En vista de este inters y relacin, debemos discutir las observaciones de auditor a y las recomendaciones propuestas que afectan las funciones del Comit con el personal del Comit y debemos obtener opiniones previas y comentarios sobre el material del informe qu~ trata estos asuntos, antes de que se finalicen nuestros informes.

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CAPITULO

VII

NATURALEZA

REFERENCIACION Y PROPOSITO

La referenciacin es un importante procedimiento de control interno que contribuye a asegurar que el contenido de nuestros informes es exacto y est respaldado adecuadamente. Todos nuestros informes deben estar referenciados apropiadamente y todas las preguntas que surjan en este proceso deben ser resueltas antes de que los informes de emitan. La referenciacin involucra el que un profesional, que no haya participado directamente en el trabajo sobre el que se basa el informe, verifique independientemente la exactitud de los factores establecidos y confirme si los papeles de trabajo y los materiales relacionados respaldan adecuadamente las observaciones, conclusiones y recomendaciones. La referenciacin se desarrolla mediante chequeos del contenido remitindonos a nuestros archivos de papeles de trabajo, documentos, correspondencia, leyes, decisiones y fuentes similares verificando donde sea apropiado la informacin proporcionada por computacin, comparacin u otro mtodo. Los borradores del informe preparado en las oficinas regionales o divisiones deben ser referenciados antes de que sean enviados para una revisin y procesamiento ms profundo. El alcance de la referenciacin ms profunda en la sede central debe ser determinada por el grupo operativo responsable sobre la base de la naturaleza y extensin de los cambios hechos en el borrador elaborado en el campo .

supervisor o director respo sable de la revisin y aprobacin. Tambin debe referenciarse cualquier cambio sustantivo hecho posteriormente a la referenciacin original. SELECCION DEL ENCARGADO DE LA REFERENCIACION

Por la importpncia de la referenciacin en nuestro proceso de informe, normalmente los trabajos de referenciacin deben ser desarrollados por personal de alta categorfa. Sin embargo, el personal de grados ms bajos puede ser utilizado para ayudar cuando se trate de chequeos o comparaciones extensivas o rutinarias. Hasta el punto en que interesa la relacin del encargado de la referenciacin con el auditor responsable (y sus asistentes) el grado del encargado de la referenciacin no debe ser tenido en cuenta durante el proceso de referenciacin. El encargado de la referenciacin debe estar en una posi cin de pedir la evidencia que considere satisfactoria. EI auditor supervisor debe proporcionar toda la asistencia posible para ubicar el material y debe ser accesible a las explicaciones. Para asegurar la independencia, el encargado de la referenciacin no debe haber estado asociado directamente con el trabajo sobre el que se basa el informe. Sin embargo, en los trabajos grandes, se puede usar un encargado de la referenciacin que haya participado en el trabajo, teniendo en cuenta que no se le va a usar para referenciar la parte del inform'e referente al trabajo en que l ha participado. RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES

El encargado de la referenciacin es un repre'sentante del director asistente o asociado, gerente regional u otro comparable quien es bsicamente responsable del informe. Sin embargo, el hecho de que el informe haya sido referenciado no releva a este funcionario de la responsabilidad por el informe. A pesar de que el encargado de la referenciacin no es responsable por el informe mismo, l es responsable de satisfacerse de: 1. Que cada cifra y declaracin de hechos est correctamente informada, .so.re, ia base de su examen de evidencia satisfactoria en nuestros ~rch'i~'OS,.o la ejecucin de los chequeos matemticos necesarios. Este incluye:

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Chequeo de la consistencia de cada cifra o declaracin de hechos dentro del informe mismo y de las fuentes que la respaldan. Generalmente no es necesario ir ms all de los papeles principales de trabajo. Verificacin independiente de la exactitud o presentacin similar en el informe. Chequeo de cualquier cifra transferida actual, para asegurarse que concuerden. de cada total porcentaje

de un informe

anterior

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2. Las observaciones, conclusiones y 'recomendaciones informadas estn respaldadas adecuadamente sobre la base de su examen de los papeles de trabajo u otras fuentes. El proceso de referenciacin no es un substituto de la revisibn de supervisin. No se le debe pedir al encargado de la referenciacibn que efecte tal referenciacin o que referencie un borrador de informe antes de que los papeles de trabajo hayan sido objeto de la revisin de supervisin requerida. determine si el informe est de acuerdo con todas nuestras poi ticas y requisitos prescritos. Excepto hasta el grado necesario para descargar las responsabilidades discutidas arriba, estos asuntos deben dejarse al supervisor ya los funcionarios responsables del informe. El encargado de la referenciacin debe interesarse en la gramtica y terminologa en el informe slo si el significado necesita ser aclarado para posibilitarle el llevar a cabo apropiadamente su labor de referenciacin. PUNTOS DE REFERENCIACION Hasta que se haya finalizado la labor de supervisin de los papeles de trabajo, el encargado de la referenciacin no tiene base para aceptar el contenido de esos papeles en su examen. Si l remitiera a papeles de trabajo no revisados en apoyo del contenido de un informe, surgira inmediatamente la duda sobre su aceptacin. Si se le hubiera ordenado referenciar el informe sobre la base de papeles no revisados, de ir esta situacin en la hoja de referenciacin. ~f,1t4~ o~4

No se debe esperar que el encargado de la referenciacin

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Si el encargado de la referenciacin no estuviera convencido de la exactitud, respaldo de una afirmacin en el informe, debe sealar el asunto para indicarlo. A menudo son tiles las explicaciones orales, pero el encargado de la referenciacin no puede aceptar declaraciones orales como evidencia sustentatoria, ni se le debe ordenar que omita o excluya un punto de referenciacin que l considera es importante. La informacin contenida en los informes anteriores de la GAO deben ser considerados como evidencia aceptable para efectos de la referenciacin. Las opin iones, conclusiones y recomendaciones de un informe son las del grupo responsable de preparar el informe y son el producto de un tratado considerable y conocimientos de primera fuente de las actividades y operaciones examinadas. Generalmente, el conocimiento del encargado de la referenciacin en esa rea especfica es relativamente limitado y por lo tanto no est en la mejor posicin para aprobar o desaprobar esos asuntos. Sin embargo l debe anotar sus puntos de vista cuando crea que las opiniones, conclusiones y recomendaciones no son razonables o no son consistentes o no estn respaldadas por el material que ha examinado. Si el encargado de la referenciacin cree que no debe asumir responsabilidad por una parte del trabajo de referenciacin porque le han impuesto algunas restricciones, debe indicarlo as en una hoja de revisin del informe. REQUISITOS DE DOCUMENTACION

1. El encargado de la referenciacin debe usar un lpiz rojo para mostrar el alcance de su verificacin y para dar a entender su conformidad con el material de sustentacin. El debe colocar una marca de auditora (N) sobre cada cifra, fecha, nombre propio y citacin legal o material de referencia que figure en el borrador. Para cada lnea del material narrativo restante, l debe poner una marca de auditora en el margen izquierdo, en vez de marcar cada palabra de la lnea. 2. Todos los puntos de vista y sugerencias del encargado de la referenciacin deben ser anotaJos en una hoja de revisin del informe. 3. Los rubros de las hojas de revisin debe ser resueltos por puestos a disposicin del funcionario ante quien es responsable el encargado de la referenciacin. Si los asuntos son resueltos por el supervisor, el 314

funcionario responsable debe revisarlos y anotar su aprobacin accin tomada en las hojas de revisin.

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4. Se debe indicar claramente la aceptacin, modificacin o rechazo de los puntos de vista del encargado de la referenciacin en las hojas de revisin y los cambios aprobados que deben efectuar en ambos la copia control y la copia referenciada del borrador del informe. Se debe incluir una breve explicacin en hojas de revisin por cualquier punto de vista rechazado y se debe anotar la palabra "aprobado" en la columna "disposicin e iniciales". 5. La copia referenciada del borrador debe mantenerse de conformidad con la copia de control, para reflejar todos los cambios aprobados en el informe hechos con posterioridad a la referenciacin original. 6. El borrador . en el folder referenciado y las hojas de revisin deben ser mantenidos principal del informe .

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CAPITULO VIII

1
1

REVISION DE INFORMES POLlTICA GENERAL Mientras el trabajo de auditora est en proceso, el Asistente Director (o Gerente Regional, o Director de Sucursal, cuando as haya sido autorizado) debe ejecutar tantos pasos como sean necesarios y deseables para revisar y consolidar las observaciones a ser informados y la estrategia del informe a seguir. Los conocimientos preliminares de la manera en que las observaciones son tratadas en los informes, las posiciones a tomar y -las recomendaciones a efectuar, ayudarn a minimizar cambios subsecuentes y retrasos. Cada informe propuesto debe ser revisado en los niveles apropiados dentro de la oficina, para asegurarse de que es de alta calidad y est de acuerdo con nuestra poi tica y normas aprobadas. Se debe dar particular atencin a los siguientes asuntos: Responsabilidad y propiedad de las posiciones tomadas y recomendaciones hechas sobre la base del contenido del informe. Claridad de la presentacin del informe.

Reaccin potencial adversa al informe y lo apropiado del tratamiento del caso ante tal reaccin. Desviaciones de la poi tica y prctica de la oficin~J~QWpi~

Suficiencia del tratamiento del informe de los corvent~~i.:d.-'~,Ja\:_\ entidad y del contratista y los aspectos particularmente serj06.~d~li- G: cados o controvertidos. '. -~ '1 \ lE ff
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Los directores de divisin han sido autorizados para disear tcnicas y procedimientos que juzgan aconsejable para revisar los informes dentro de sus divisiones. Por lo tanto no se proporcionan en este manual, instruciones que se refieran a tales revisiones. INFORMES A SER FIRMADOS POR EL CONTRALOR GENERAL Cuando un informe va a ser firmado por el Contralor General, se requieren revisiones independientes de la poi tica y aspectos legalespor la Oficina de Poltica y Planeamiento de Programas, y la Oficina del Consejero Jurdico, respectivamente; adems de aquellas revisiones realizadas dentro de las divisiones operativas de la entidad. Estas revisiones son hechas con el propsito de asesorar al Contralor General sobre la aceptabilidad legal de los informes propuestos y de su aceptabilidad desde el punto de vista de las poi ticas prescritas de auditora e informe. La Oficina de Coordinacin Legislativa tambin revisar estos informes dando consideracin principal al posible impacto en las relaciones con el Congreso. Estas revisiones seharn despusde que todas las revisiones y aprobaciones prescritas dentro de la divisin operativa se hayan cumplido. Estas oficinas deben ser advertidas de cualquier punto que debe ser considerado especficamente en la revisin del informe propuesto, tales como referencias a discusiones anteriores de poi tica o leyes o cualquier aspecto potencialmente controvertido o especial. La documentacin remitida con el informe propuesto para revisin debe incluir lo siguiente: - Una copia del formato "Aprobacin Informe". para salida y Distribucibn del

Una copia del memorndum que enva el informe al Contralor General para la firma. Una copia de las cartas de solicitud del Congreso y todos los memorndums de comunicacin referentes al Congreso.

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318

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Si un informe dado es considerado por una o ms de estas oficinas inaceptable para emitirlo, el Director de la Divisin Operativa o quien l designe ser prontamente notificado. Si se acuerda la necesidad de revisin u otras acciones que tenga que ver con las objeciones, la direccin operativa retirar el informe del proceso final y ver que se tome la accin necesaria. Si el informe propuesto remitido subsecuentemente para nueva revisin, es considerado aceptable, el Contralor General ser advertido de esto por el Director de la Oficina de Poi tica y'Planeamiento de Programas y el Consejero Jurdico. Si los asuntos importantes de poi tica o legales pueden ser resueltos satisfactoriamente con las decisiones operativas, el Director de la Oficina de Poi tica y Planeamiento de Programas y/o el Consejero Jurdico recomendar al Contralor General, por escrito que el informe no se emita y expondrn las razones de su posicin. Se enviarn copias de estos memorndums al Director de la Divisin operativa. BORRADOR DE INFORMES A SER PROPORCIONADOS TES O MIEMBROS DEL CONGRESO. A COMI-

'.

Como se discuti en el captulo 6, las copias de informes en borrador no deben ser proporcionadas a los comits o miembros del Congreso, excepto en circunstancias especiales; sin embargo, cuando esto sea necesario, se deben revisar los borradores completamente dentro de la oficina antes de que se env en las copias. Despus de la revisin y aprobacin por los directores de divisin, se debe enviar el borrador para la revisin simultnea por: La Oficina de Poi tica y Planea miento de Programas. La Oficina del Consejero Jurdico. La Oficina de Coordinacin Legislativa.

Las copias de los borradores sern enviadas a los comits o miembros del Congreso mediante cartas firmadas ya sea por el Contralor General, el Sub-Contralor General o el Consejero Jurdico, despus que se hayan completado todas las revisiones. Cualquier asunto importante no resuelto o en desacuerdo debe llevarse prontamente a la atencin del Contralor General por el Director de Divisin correspondiente.

319


INFORMES A SER FIRMADOSPOR FUNCIONARIOS REGIONALES El asistente director de la sede central debe especificar si desearevisar el borrador de un informe a ser firmado por un gerente regional o director de campo. El debe especificar tambin si desea revisar un borrador preliminar o el borrador final del informe, y si desea que le sean enviados los papelesde trabajo (incluyendo el folder principal) con el borrador del informe. El Director Asistente devolver todo el material entregado despusque haya cumplido su propsito. Antes de someter a consideracin de la sede un borrador del informe para su revisin, el gerente regional debe efectuar todos los pasos necesarios para asegurarse de que es aceptable y apto para la emisin. Excepto en circunstancias especiales debe terminarse la referenciacin antes que el borrador seaenviado para revisin . Si como resultado de su revisin el director asistente sugiere o solicita cambios en el informe, los cambios deben explicarse completamente en un memorndum que acompae el informe cuando ste sea devuelto a la oficina de campo. SUGERENCIASA LOS REVISORESY REDACTORES DE INFORMES Las siguientes sugerencias intentan minimizar conflictos innecesarios y lograr que el-proceso de revisin del informe seatan efectivo, expedito y til como sea posible. El revisor del informe debe: Tratar de ser tan provechoso y constructivo como sea posible en la produccin de'un informe til y oportuno. Mantener una actitud escudriadora no de pelea, y un deseo de entender. Al mismo tiempo, l debe requerir que el informe por s mismo demuestre la responsabilidad y validez de las opiniones, conclusiones y recomendaciones. Reconocer que su rol es el de un revisor ms que el de ser redactor y como tal sus comentarios deben ser dirigidos no a como hab a l escrito el informe, sino en donde necesita el informe revisin para que sea aceptable, o donde puede ser significativamente mejorado sin esfuerzo o demora indebidos. 320

_ Identificar hubiera y cuidado de ofensivos y los defectos importantes de las informaciones, si las establecer por qu se necesita la revisin. Debe tener enunciar sus puntos de vista de modo que sean claros, no convincentes. aunque su principal inters

No aceptar lenguaje no claro o incorrecto, est en la esencia del informe.

Tener en mente la necesidad de proteger a la Contralora y revisar cada informe y cada operacin como si l personalmente fuera responsable de firmar el informe del Despacho .

El redactor del informe

debe: genuina

Mantener una actitud receptiva de acuerdo con la importancia de los comentarios sobre el informe.

No aceptar revisar puntos o sugerencias sin una consideracin real a su conveniencia, basada en su conocimiento ms ntimo del asunto. Hacer, hasta el mximo practicable, cambios especficos en el informe antes de la revisin con el revisor y por lo tanto evitar discusiones innecesarias sobre puntos de vista y redaccin del informe y la consiguiente prdida de tiempo que ocasiona. A pesar de que nunca se podrn evitar las diferencias de el escritor del informe y el revisor, ellos sern minimizados la ms alta calidad de los informes con mayor facilidad, revisor se comprenden mut~amente Y respetan cada uno otro. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION opinin entre yse obtendr si redactor y la funcin del

El original de cada informe en borrador es designado como la copia control y todos los cambios aprobados, se deben hacer en esta copia. Despus de la aprobacin por la divisin operativa responsable, la copia control debe ser usada para adicin y mecanografiado final. Se debe incluir material suficiente en el folder principal del informe a fin de constituir un registro claro de lo que se ha revisado, los COmentarios hechos por el revisor y los cambios hechos como resultad~de.J~'~,

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comentarios del revisor. Generalmente una copia del borrador revisado, los comentarios del revisor, notas y otros registros escritos da la disposicin de los comentarios, y una copia del borrador que muestre los cambios hechos proveer un registro satisfactorio. Cuando slo unos cambios menores son hechos como resultado de la revisin, son suficientes una notas apropiadas en la copia control que identifique claramente el material revisado y los cambios efectuados.

322

_____________

,J1

CAPITULO

IX

ORGANIZACION ORGANIZACION

y ESTRUCTURA

DE LOS INFORMES

La organizacin de cada informe debe ser diseada de acuerdo con la informacin a proporcionar yel propsito a servir. El mensaje bsico, o tema central debe proporcionar la direccin y el propsito de todo el contenido del informe. Cada palabra, oracin o prrafo, seccin o capftulo deben contribuir a la comunicacin efectiva del mensaje bsico. La informacin introductoria - o los antecedentes - deben situar la escena, ofrecer la perspectiva y guiar hacia el contenido del mensaje. El tipo y cantidad de informacin depende del mensaje que se va a dar. Generalmente el mensaje bsico necesita ser demostrado para ser convincente. Puede ser necesario un ejemplo. Nuestro anlisis de varios asuntos complejos e interrelacionados puede ayudar tambin a nuestros lectores a comprender la importancia de una situacin y la solidez de nuestra posicin. Algunas veces nosotros queremos simplemente trasmitir informacinen nuestros informes, pero generalmente queremos hacer recomendaciones. Se debe evidenciar claramente las relaciones entre las recomendaciones y las causas principales de los problemas discutidos. Los comentarios o respuestas de los funcionarios responsables de la entidad y de las personas afectadas adversamente, son importantes y de inters a nuestros lectores. Se deben presentar en lu r rtinente esos comentarios o reacciones junto con nuestr s sobre ellos. (:J~+ --;~~ . ~

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Nuestros lectores tienen derecho a conocer el alcance de nuestro trabajo - lo que hicimos y dnde lo hicimos -: Una breve referencia a nuestro enfoque y alcance ayuda a lograr aceptar nuestras conclusiones. Debemos hacer uso liberal de subtrtulos cortos y comprensivos en nuestros informes. Tales subttulos son particularmente tiles a los lectores que desean recorrer rpidamente con la vista el informe para localizar cierto material o recordar el flujo de ideas expuesto. FORMATO Nuestra experiencia ha demostrado que los dos formatos bsicos -captulo y cartadescritos ms abajo, son suficientemente flexibles para posibilitamos llevar a cabo con efectividad nuestras responsabilidades del informe en una amplia variedad de circunstancias. Formato del Captulo

Se prefiere el formato del captulo en vez del formato de carta cuando el texto del material hace el informe ms largo. Con pocas excepcjones, el formato del cap tu lo debe ser usado en formas preparadas para la firma del Contralor General cuando el texto del material exceda de 10 pginas. La estruotura sigue: 1. Cartu la. 2. Carta bsica de envo (ver Cap.1 O). 3. Indice y lista de abreviaciones. 4. Sntesis del informe 5. Texto del informe, _ Informacin (ver Cap. 11). con una serie de captulos (ver Cap. 12). que contiene: fsica de un informe en la forma de captulo es como

introductoria

_ Observaciones, conclusiones, recomendaciones, asuntos para ~ "consideracin del Congreso, comentarios relativos a la entidad y nuestras evaluaciones (ver Caps. 13 y 14). Alcance de la Auditora (ver Cap. 15). 324

________________

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_ Opiniones sobre los estados financieros 6. Estados financieros (ver Cap. 16).

(ver Cap. 16).

7. Anexos, tales como copias de documentos de importancia o evidencia necesaria para respaldar nuestras observaciones o demostrar su importancia. Otros documentos conteniendo referencias adicionales o informacin sustentatoria que se incluyen en el informe como un asunto de poi tica de la Oficina, o para la utilidad de nuestros lectores, pero que no son necesarios para la comprensin del informe. El ltimo anexo de cada informe al Congreso debe contener una lista de nombres, ttulos y perodos de servicio de los funcionarios principales de la entidad responsable de las actividades discutidas en el informe. Ejemplos de otros aspectos que pueden ser incluidos como anexos, son las copias de cartas de los funcionarios de la entidad y contratistas, comentando sobre asuntos discutidos en el informe. y las copias de cartas de solicitud del Congreso. 8. Cubierta posterior. Formato de carta Un informe tipo carta, es una combinacin de una carta bsica de

envo, una sntesis y un informe. El formato de la carta (ya sea con o sin cubierta) es apropiado generalmente cuando la informacin es relativamente corta o cuando hay alguna buena razn para no usar la forma de captulo. Si el material a incluir en el informe - carta, a ser firmado por el Contralor General, es extenso, los detalles generalmente no deben ser incluidos en el cuerpo de la carta. En su lugar, el informe debe ser preparado en la forma de una breve carta de envo, resumiendo los puntos ms importantes seguidos de los detalles y los estados financieros. Se puede usar un ndice si fuera apropiado. CUBIERTAS DEL INFORME son requeridas reservados al Congreso.
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Las cubiertas

en las siguientes

clases de informes:

1. Todos los informes

2. Todos los informes dirigidos

325

3. Todos los informes en la forma de captulo. Las cubiertas pueden ser usadas tambin en informes distintos a los enunciados arriba, cuando las circunstancias lo justifiquen. Por ejemplo es preferible usar cubiertas en el caso: Cartas-informe (sin importar su extensin) firmadas por el Contralor General que es probable que tenga amplia distribucin externa. Cartas-informe que sean muy largas (ms de 10 pginas) o que tienen numerosos anexos que podran separarse. Las cubiertas frontales de cada informe Destinatario Ttulo del informe mostrarn:

(solo el estilo I y 11).

del informe. y/o dependencia federales involucrados. si est firmado por el Contralor

Nombres de los Ministerios

Nmero de referencia del archivo, General o un Director de Divisin. Fecha del informe. Nombre de la Oficina

Regional, si est firmado

por un funcionario

de campo.

Estilo de cubiertas

Los siguientes estilos de cubiertas se usan en nuestros informes: Estilo

1:

Informes firmados Congreso.

por el Contralor

General

dirigidos

al

Estilo 11:

Informes firmados por el Contralor comits o sub-comits del Congreso.

General

dirigidos

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Esti lo 111:

Informes firmados por el Contralor General dirigidos a los miembros individuales del Congreso o a los funcionarios de las entidades.

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326


Estilo IV: Estilo V: Informes firmados Informes firmados General, directores Informes firmados por Directores de Divisin. por funcionarios distintos de divisin y funcionarios por funcionarios de campo. al Contralor de campo.

Estilo VI:

Las ilustraciones Cartulas de color

de estos estilos se incluyen al final de este captulo.

Se usan colores de cubiertas, para distinguir entre informes que estn limitados en su distribucin de aquellos que no estn. Esta distincin es importante cuando es necesario actuar sobre solicitudes de copias de informes y sirve para identificar la necesidad de consideracin especial de las solicitudes de copias de informes con cartu las cuyo color indica que su contenido es reservado. Cartulas azules - Son usadas en todos los informes firmados por el Contralor General y Directores de Divisin, y que estn

disponibles para distribucin general.

- Usadas en todos los informes firmados por el Contralor General y Directores de Divisin, y que no estn disponibles para distribucin general. Estas incluyen: 1. Informes que contienen informacin reservada. Se debe aadir un borde rojo en la cubierta frontal y posterior, y ttulos apropiados de reservado. 2. Informes sobre los que no pudimos obtener revlslon preliminar y documentacin sobre los asuntos al! discutidos. La suficiencia es un apunte de juicio basado en la gravedad de las observaciones, en nuestra seguridad de la exactitud e integridad de nuestra informacin, yen la distribucin que se espera del informe (ver captulo 6). 3. Informes que se refieren a hechos de naturaleza delicada que justifican la restriccin de su distribucin; informes que contienen datos reservados que podr an de alguna forma perjudicar los intereses del Gobierno. Cuando no sea de inters del Gobierno la distribucin general de un informe, la carta bsica de envo y sntesis del informe deben explicar claramente las circunstancias y las razones de r ~ aA, () cin del contenido del informe. Adems se debe imprimir la s' ~ ~ <..f :: ~\I3\.\r:JtC~ ." 327 ~\}n~\BIJ ~ , "'(.'u \ L t ~.,;' n r .
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Cartulas grises

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nota en la esquina superior sntesis.

derecha de la cubierta

frontal

y de la

NOTA ESPECIAL
La divulgacin de este informe no es de inters del "Gobierno, por las razones enunciadas dentro. 4. Los informes sobre trabajos efectuados a solicitud del Congreso cuyos arreglos para distribucin general no se han hecho con las solicitudes. Todas las copias de tales informes divulgados fuera de la oficina a personas distintas a los solicitantes deben tener la siguiente nota estampada en la cubierta frontal:

RESTRINGIDO
Este es un informe sobre los resultados de un trabajo realizado de acuerdo a lo solicitado por el destinatario, cuya autorizacin se debe obtener para una divulgacin posterior. Las copias restringidas de los informes realizados a solicitud del Congreso, que son distribuidas dentro de la oficina deben tener estampado un sello sobre la restri ccin de estos informes, en la cubierta frontal, como sigue:

RESTRINGIDO
No distribuir fuera de la Contralora General, excepto por aprobacin especfica de la oficina de Coordinacin Legislativa, un registro de la cual se lleva por la seccin de Distribucin de Publicaciones. Cartulas blancas - Usadas en todos los informes firmados por los funcionarios de la Sede Central, ba.o el nivel delDirector de Divisin y por funcionarios de campo. Estos informes generalmente slo son distribuidos a los funcionarios de las entidades. Si.esws ;i!ormes contienen informacin reservada, se debe aadir un tittto apropiado para esta clasificacin .
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328

Cubiertas de los borradores de Informes Se usan cubiertas en todos los borradores de informes emitidos fuera de la oficina para comentarios preliminares, o informacin como sigue. Formato GAO: 331 332 333 Borradores de Informes al Congreso. Borradores de otros informes a ser firmados por el Contralor General. Borradores de informes a ser firmados por funcionarios distintos al Contralor General.

INDICE y LISTA DE ABREVIACIONES Cada informe en el formato de captulo contendr un ndice con la relacin de los siguientes rubros en el orden en que aparecen en el informe: Sntesis Ttulos de los captulos Sub-ttulos principales
(1)

_ Sub-ttulos menores (opcional) Estados financieros Anexos

A continuaCin del ndice sedebe presentar una lista de identificacin de las abreviaturas usadasen el informe. No se deben presentar las abreviaciones corrientes. Se presenta a continuacin una ilustracin del formato del ndice y una lista de abreviaciones:

( 1)

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CONTENIDO

Pgina
SINTESIS CAPITULO 1 2 INTRODUCCION. . . . . . . . . . . . . . . . .. 4 5 6 11 12 14

OPERACIONES SECUNDARIAS DE MERCADO. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Comentarios sobre los Estados Financieros. Recomendacin . . . . . . . . . . . . . . . . . .. ALCANCE DEL EXAMEN. . . . . . . . . . ..

3 4 ESTADOS FINANCIEROS

OPINION SOBRE LOS ESTADOS FINANClEROS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

BALANCE GENERAL AL 30 DE JUN 10 DE 1970y 1971 . . . . . . . . . . . . . . . . . ..

15

ESTADO DE OPERACIONES POR LOS AOS TERMINADOS EL 30 DE JUNIO DE 1970 Y 1971

16

ANEXO

A
B

Copia de escritura de hipoteca de AFN H . .. Fundonarios principales responsablesde las actividades discutidas ABREVIACIONES

17 18

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1 . ,

AFV AFNH

Administracin Federal de Vivienda Asociacin Federal Nacional de Hipoteca Contralora General de la Repblica 330

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ESTILO I
INFORME AL CONGRESO

LENTO

PROGRESO

EN LA ELlMII'JACION BAJO EL STANDARD B - 114868

DE VIVIENDAS

INDIAS

Departamento del Interior Departamento de Desarrollo Urano y de Vivienda.

POR EL CONTRALOR

GENERAL

DE LOS ESTADOS

UNIDOS

12 de Octubre de 1971

(Tamao 8" x 10 1/2")

I
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331


ESTILO 11
INFORf\1E AL SUB-COMITE DESARROLLO DEL COMITE SENADO SOBRE INVESTIGACION ARMADOS y DEL SOBRE SERVICIOS

DE LOS ESTADOS

UNIDOS

Comparacin de los Gastos de Investigacin y Desarrollo Militar de 105 Estados Unidos y la Unin Sovitica

B - 172553 Departamento de Defensa

POR EL CONTRALOR

GENERAL

DE LOS ESTADOS

UNIDOS

23 de Julio de 1971

..

(Tam~'(}-8.':,>: 10 1/2") ..... ....

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332

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ESTILO 111

PARTICIPACION EL PROGRAMA

DEL DEPARTAMENTO DE TRABAJO

DE DEFENSA

EN

DE VERANO, "VALOR"

PROYECTO

"EMPLEO",

Y PROYECTO

B. - 16J939

Departamento

de Defensa

POR EL CONTRALOR

GENERAL

DE LOS ESTADOS

UNIDOS

31 de Diciembre

de 1970

(Tamao 8" x 10 1/2")

333

I
j

ESTILO IV

MEJORAS

NECESARIAS

EN LA COORDINACION FEDERALES MODELO"

PARTICIPACIO~ PROGRAMA

DE ENTIDADES DE "CIUDADES

EN EL

B - 171500

Oficina de Acministracin

y Presupuesto

y otras entidades Federales

CONTRALORIA

GENERAL

DE LOS ESTADOS

UNIDOS

14 de Enero de 1972

...

....

--,.

....';.

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334

____________________

ESTILO V

OPORTUNIDADES

PARA MEJORAR

LOS PROCEDIMIENTOS

DE COMPRAS

DE EMERGENCIA

Entidad de Abastecimientos Departamento

de Defensa

de Defensa

CONTRALORIA

GENERAL

DE LOS ESTADOS

UNIDOS

14 de Febrero de 1972

(Tamao 8" x 10 1/2")

335

ESTILO VI

AUMENTO EN EL USO DE HOSPITALES FEDERALES PARA CUIDAR DE LOS PACIENTES INDIOS

Oficina del Area Portland Administracin de los Servicios de Salud Fsica y Mental Departamento de Salud, Educacin y Bienestar

CONTRALORIA

GENERAL DE LOS ESTADOS UNIDOS

Oficina Regional de Seattle

1 de Febrero de 1972

(Ta~l~o 8" x 101/2") 336

___________

CAPITULO

CARTAS DE ENVIO CLASES DE CARTAS DE ENVIO Nosotros usamos dos clases de cartas de envo: bsicas y no bsicas. Una carta de envo bsica se usa para enviar un informe al funcionario al que se destina el informe. Una carta de envo no-bsica es la que se usa para enviar las copias de un informe a personas distintas al destinatario. El manual para secretarias y mecangrafas contiene las reglas formales aplicables a nuestras cartas de envo. La gu a referente al nmero de copias requeridas ysu destino est contenida en el captulo 19. CARTAS BASICAS DE ENVIO Una carta de envo bsica es una parte integrante del informe. No debe ser utilizada para resumir el mensaje del informe cuando ste contiene una sntesis. Tambin, no debe referirse al informe como si fuera adjuntado a la carta. Excepto para los informes destinados al Congreso, la mayora de nuestros informes requerirn slo una carta de envo bsica. El original firmado de la carta se incluye slo en el informe enviado al destinatario bsico, y una copia es incluida en cada copia del informe. Informes al Congreso Se deben preparar tres cartas bsicas de env o: Una dirigida al Presidente del Senado

337

Una dirigida al Presidente de la Cmara de Representantes. Una dirigida a los dos funcionarios juntos.

Los originales de las dos primeras cartas bsicas estn encuadernados en los informes enviados al Presidente del Senado y al Presidente de la Cmara de Representantes, respectivamente. La carta de los dos destinatarios juntos es reproducida y una copia es encuadernada en cada copia del informe. Las cartas bsicas en nuestros informes al Congreso incluirn: o ttulo del " o "Este

1. Una declaracin inicial identificando el asunto principal informe. Por ejemplo "Este es nuestro informe sobre es nuestro informe titulado ..... ".

2. Una referencia a nuestra autoridad legal para efectuar la auditora o revisin sobre la que se basa el informe. Cuando sea apropiado la carta bsica debe referirse tambin a la autoridad del Contralor General para examinar los registros de los contratistas como se estableci en la legislacin. 3. Notificacin a los dos destinatarios del informe que el informe -no una copia- se est enviando tambin al otro funcionario. Esta declaracin no debe incluirse en la carta a los dos destinatarios. 4. Una declaracin de que se estn enviando copias del informe al Presidente de los Estados Unidos. Se enviar una copia al Presidente cuando la importancia del asunto lo justifique o cuando se haga una recomendacin al Presidente. Tales casos deben ser discutidos con el Contra lar General tan pronto como sea posible, (en los casos limitados en que esto se haga); el Director, la Oficina de Administracin y Presupuesto y los titulares de los Ministerios o entidades involucradas. Otros informes Se deben tener en cuenta los siguientes asuntos cuando se preparen cartas bsicas para informes diferentes a aquellos que se dirigen al Congreso: 1. ~o'6e.debe
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'./' lo~'~h los

-~' <~,-f..:~;:
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hacer referencia a nuestra autoridad para efectuar la audio informes sobre trabajos solicitados por el Congreso o en

338

__________

los informes a los funcionarios algn propsito especial).

de la entidad

(excepto

para cumplir

2. La carta bsica en un informe sobre un trabajo solicitado por el Congreso debe contener una referencia general a la solicitud o duda hecha por el destinatario del informe. 3. La carta bsica debe incluir una referencia a cualquier restriccin importante en el uso del material contenido en el informe. Por ejemplo, debemos mencionar la falta de comentarios preliminares de las personas afectadas adversamente o la inclusin de informacin comercial confidencial. 4. El destinatario del informe debe ser informado sobre nuestros planes de distribucin de las copias del informe a personas fuera de la Contralora. Por ejemplo, los funcionarios de la entidad deben ser informados cuando se enven copias a funcionarios subordinados de la entidad, funcionarios de otras entidades, o comits o miembros del Congreso. CARTAS DE ENVIO NO BASICAS

Las cartas de env o no bsicas se usarn para enviar copias de nuestros informes a: 1. Todos los receptores especial. a quienes queremos comunicar si tenemos un mensaje un mensaje

2. Los siguientes receptores especial a transmitir) .

(sin importar

Funcionarios del Congreso, tales como el Presidente del Senado y el Presidente de la Cmara de Representantes. El Presidente de los Estados Unidos. Gobernadores de los Estados involucrados asuntos discutidos en nuestros informes. directamente en los

Funcionarios principales de organizaciones no Federales (contratistas, beneficiarios de donaciones) involucradas directamente.

deben ser usadas para transmitir

I

mensajes especiales a:

I
I

339

JI
I

1. Los titulares de Ministerios y entidades involucradas directamente en los asuntos discutidos en nuestros informes al Congreso, especialmente cuando los informes contienen recomendaciones que requieren accin por los titu lares de Ministerios o entidades. Si no se incluyera ninguna recomendacin en el informe la carta de envo podra incluir comentarios sobre tales como la accin correctiva tomada u ofrecida por la entidad o el hecho de que ciertos asuntos estn siendo referidos al Congreso para su consideracin especial. 2. El presidente de los comits del Congreso que tienen responsabilidad principal en los asuntos referentes a las recomendaciones al Congreso, o sobre los asuntos especficos contenidos en el informe para consideracin del Congreso. 3. El Director de la Oficina de Administracin y Presupuesto, cuando los informes se refieren a oportunidades de ahorros significativos que merezcan consideracin de otras entidades relacionadas con actividades similares. Debemos estar alerta a la deseabilidad de preparar cartas de envo no bsicas en forma individual para enviar a los presidentes de los comits del Congreso. 1. Cuando los informes contienen informacin que se relaciona especficamente con jos intereses de los comits. Cuando los informes se refieren a preguntas previas de los comits. Cuando se debe ofrecer reunir con los miembros del Congreso o personal para desarrollar posteriormente, o contestar preguntas relacionadas con asuntos discutidos en los informes.

2. 3.

Cuando tengamos un mensaje especial para una persona que sea presidente de ambos un comit y un subcomit, se usar slo una carta. La carta debe estar dirigida a la persona como presidente del comit y debe declarar que las copias del informe y la carta de envo se estn proporcionando en forma separada para el uso del subcomit. ~a~' cartas no bsicas dirigidas a los directivos de la entidad y a los _~bl;!rnclores deben mencionar cualquier distribucin que se haga a los o,,' f~'fitiharios de niveles inferiores. Sin embargo, no se debe preparar una ~,"C;:tit:r:'con.el slo propsito de informar al funcionario de la entidad 'federal de la distribucin a funcionarios subordinados .

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340

_______________________

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Signatarios de las cartas no bsicas
Por regla general, las cartas de envo no bsicas sern firmadas por el mismo funcionario que firma el informe. Sin embargo, el Contralor General firmar todas las cartas no bsicas dirigidas a los funcionarios, presidentes de comits y subcomits, y miembros individuales del Congreso; el Presidente de los Estados Unidos; y Gobernadores. Las cartas a los titulares de los Ministerios y entidades no deben estar firmadas por un funcionario de nivel inferior al de director de divisin .

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PROPOSITO

CAPITULO XI

SINTESIS

El propsito principal de la sntesis de un informe es hacer que ste sea ms til a los comits y miembros del Congreso y sus equipos, as como a otros usuarios. La inclusin de la sntesis en nuestros informes mejora nuestra comunicacin con el Congreso y elimina la necesidad de que otros preparen una sinopsis. Como muchos de los receptores de nuestros informes leern slo en sntesis, es importante que ste presente el Contenido del Informe en forma clara y apropiada. La sntesis deben presentar en forma exacta, justa y clara lo ms importante del informe de modo de evitar malos entendidos e interpretaciones. Una sntesis no debe presentar hechos u opiniones que no estn contenidos en el informe, o dar el torno ya sea de que subestima o sobre estima el mensaje. COBERTURA

UBICACION

y ESTRUCTURA

FISICA

La sntesis debe seguir al ndice. A menos que la informacin contenida en la sntesis sea de carcter reservado, debe ser impreso en hojas desglosables perforadas de modo que se pueda desglosar. Una sntesis no debe exceder de cuatro pginas. ESTILO A continuacin se dan algunas sugerencias para preparar sntesis:

Usar la construccin gramatical en tercera persona (liLa Contralora recomienda en vez de "nosotros recomendamos").
11

Use oraciones y pargrafos cortos. Use palabras simples, no tcnicas, no profesionales, pero no repita literalmente el lenguaje usado en el cuerpo del informe, tales como opiniones sobre los estados financieros. Use frases que califiquen tales como "Contralora cree" y "en la opinin de la Contralora" cuando sea necesario para evitar conducir a error al lector. Pero no exagere. Use abreviaturas bien conocidas y familiares.

Subraye o escriba en letra cursiva para enfatizar. Haga uso liberal de referencias a pyinas del cuerpo del informe para encaminar a los lectores a los detalles de nuestras observaciones, conclusiones y recomendaciones ya los comentarios y/o acciones de la entidad. No use, si se pueden evitar, nombres Gobierno o citaciones legales completas. ENCABEZAMIENTO Uno de los siguientes tipos de encabezamiento debe aparecer en letras maysculas al extremo superior izquierdo de la primera pgina de la sntesis. formales de programas del

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344

.: '.. ~, . -:;.'1::

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INFORME

DEL GENERAL AL CONGRESO

CONTRALOR

El encabezamiento en el lado derecho primera pgina del extracto debe contener: El ttulo del informe, maysculas. El ttulo

en la parte superior

de la

generalmente en no ms de tres lneas, todo en en sntesis debe ser el mismo al de la cubierta.

El nombre de la entidad debe estar incluido en el ttulo si fuera posible. Si no puede estar incluido, el nombre de la entidad y/o Ministerio, debe aparecer en iniciales entre el ttulo y el nmero, en una sola lnea. Cuando el nombre de la entidad haga el del Informe excesivamente largo; o cuando estn involucradas varias entidades, la entidad o entidades pueden ser presentadas en el primer pargrafo bajo el subttulo POR QUE SE HIZO LA REVISION. El nmero del Informe. TITULaS DEL INFORME

El ttulo del informe debe ser interesante y debe ser diseado para transmitir el mensaje del informe. En la mayora de los casos ste debe presentar el rasgo ms importante de nuestra audit(~ra o revisin o el resultado constructivo a lograr a travs de una accin apropiada sobre nuestras observaciones. Sugerencias para preparar ttulos Sea breve o trate de no exceder de tres lneas o de tres o cuatro palabras por cada lnea. Sea tan especfico e informativo como sea posible. Un ttulo debe ser ms que la simple identificacin del tipo de programa o actividad tratado en el informe. Use trminos constructivos cuando sea apropiado. A veces son inevitables trminos crticos o referencias a deficiencias que generalmente se deben evitar porque tienden a estimular resistencia.

345

l
No use palabras de relleno, excepto como ltimo recurso. No incluya informacin tales como "estudio" o "revisin", confidencial.

No incluya fechas o perodos a menos por una buena razn, como para mostrar la fecha o perodo de un estado financiero. TITULOS AL MARGEN

Importantes ttulos al margen diferentes a los discutidos abajo, no deben ser usados sin haber obtenido primero la aprobacin de la Oficina de Poi tica. El uSJ de subttulos debajo de ttuios al margen ::uede ser til, especialmente cuando se discuten varios asuntos diferentes en una sola seccin de la sntesis. Por qu se hizo la revisin Este captula (auditora, examen, etc)

es fundamental

en la .sntesis de todos los informes.

Cuando el ttulo del informe usa trminos tales como "examen" o "auditora" o "estudio", se debe usar el mismo trmino en este ttulo al marsen. Se deben usar trminos tales como "'examen" o "auditor a" en los informes que bsicamente conciernen con la opinin sobre los estados financieros. Esta seccin debe presentar la razn o razones esenciales para efectuar la revisin. Las razones secundarias, si las hubiere,deben enunciarse en el cuerpo del informe. Cuanto ms corta sea la explicacin de por qu la Contraiora hizo la revisin, ms pronto el lector se entera de !e que la Contralora descubri y es tanto ms probable que l continLJe la lectura. Evite cualquier repeticin innecesaria de informacin incluida en cualquier parte de la sntesis. Si los lectores no estn interesados en lo que comienzan a leer nosotros debemos recordar que los lectores de los ;nformes de la GDDvalora son invariablemente gente ocupada -ellos interrumpirn la <Jec'ttJ'r~;Es. por eso que la pri mera seccin de la S intesis es tan importante.
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Los asuntos incluyen: que se podran cubrir en esta seccin de la sntesis En un trabajo a solicitud del Congreso, una referencia solicitud incluyendo cualquier modificacin a la misma. Cualquier limitacin en el trabajo. de concisa a la

Referencias sobre la falta de revisin preliminar y comentarios aquellos que podran estar adversamente afectados. -

Referencias en cuanto a la distribucin restringida del informe y la razn de tal restriccin. (Tal revelacin no es necesaria cuando la nica razn para la distribucin restringida es el hecho de que el informe es resultado de una solicitud). Esta referencia debe ser subrayada para enfatizar la necesidad de limitar la distribucin del informe. Notificacin de que el informe es uno de una serie y cualquier macin necesaria para proveer una perspectiva. infor-

Observaciones y conclusiones Excepto por algunos informes sobre nuestras auditor as de los estados financieros, este captulo es importante en la sntesis de todos nuestros informes. Esta seccin debe incluir un resumen conciso de lo ms importante de nuestras observaciones y conclusiones. Debe incluir tambin las fechas o perodos en que ocurrieron los asuntos informados. El resumen debe ser escrito de tal manera que nuestros lectores puedan reconocer y apreciar rpidamente la validez e importancia de cualquier recomendacin presentada. Se pueden incluir ejemplos en nuestras sntesis cuando as convengan, junto con otro material esencial, dentro de las limitaciones de cuatro pginas. Los ejemplos son a menudo tiles para aclarar el sentido del informe y proveer a nuestros lectores de una mejor y concreta comprensin de la situacin informada. Nuestro objetivo, sin embargo, debe ser enfatizar la condicin o situacin, ms que los ejemplos individuales y evitar la reaccin adversa y resistencia que se podr a originar por una atencin excesiva a los ejemplos individuales. Los ejemplos deben ser casos tpicos, . extremismos, y deben ser presentados en una perspectiva 347

Esto generalmente requerir incluir tales cosas como el tamao de la muestra en relacin al universo y nuestra base para releccionar casos para revisin. El ttulo al margen de OBSE RVACION ES CONCLUSIONES puede ser omitido de los informes sobre trabajos de auditora diseados principalmente para facilitarnos expresar una opinin sobre los estados financieros. En tales casos un ttulo al margen OPINION SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS puede usarse para presentar la opinin. Un ttulo al margen, tal como OTROS ASUNTOS DE I NTE RES puede tambin ser usado cuando sea apropiado. Recomendaciones o sugerencias

Este ttulo (o la versin modificada discutida abajo) es importante en las s ntesis de todos los informes enviados al Congreso o a los funcionarios de la entidad. Esto es opcional en las sntesis de informes enviados a comits, subcomits o miembros individuales del Congreso. Esta seccin debe resumir nuestras principales recomendaciones ylo sugerencias a los funcionarios de la entidad sobre las acciones necesarias para corregir o a liviar las situacioiles no satisfactorias o para lograr mejoras. Cuando esta seccin de la sntesis incluye slo nuestras recomendaciones formales, el ttulo debe reducirse a "RECOMENDACIONES". En vez de usar la palabra "ninguna" cuando no tenemos una recomendacin o sugerencia, debemos usar frases como "Este informe no contiene recomendaciones o sugerencias". A pesar de que el uso de la palabra "N I NGUNA", puede tener sentido para elque redacta el informe, el lector puede interpretar esta palabra como que no tuvimos recomendaciones o sugerencias a la entidad durante la revisin, cuando en realidad podemos haber efectuado algunas de carcter informal. Las recomendaciones o sugerencias desarrolladas despus de la evaluacin de los comentarios de la entidad pueden resumirse bajo el ttulo ACCIONES DE LA ENTIDAD Y ASUNTOS NO RESUELTOS, si esto logra una presentacin ms comprensible.

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o sugerencias para consideracin del Congreso bajo el ttulo al margen de ASUNTOS PARA DEL CONGRESO.

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Acciones de la entidad y asuntos no resueltos

Se puede hacer una excepcin en los informes sobre el examen de los estados financieros cuando no tenemos observaciones o recomendaciones adversas u otros asuntos que garanticen discusin en esta seccin. En tales casos, los comentarios en la seccin RECOMENDACIONES O SUGERENCIAS deben explicar adecuadamente la omisin de este ttulo. En esta seccin debemos resumir las reacciones de la entidad y otros ante nuestras observaciones, conclusiones y recomendaciones. Debemos incluir tambin nuestra evaluacin de los comentarios y/o acciones de la entidad y debe resaltar cualquier accin an necesaria. Las acciones de la entidad comentadas, deben limitarse a las ms importantes. Generalmente ellas deben referirse a las recomendaciones o sugerencias discutidas en la seccin precedente. Si no se ha tomado ninguna accin o si la entidad no est de acuerdo con nosotros debemos decirlo pero seguido de una breve exposicin de la posicin o explicaciones de la entidad. No es necesario una discusin larga de la posicin de la entidad. Se debe usar para los detalles la referenciacin a la pgina. Si no estamos satisfechos con las acciones de la entidad, debemos decirlo y sealar lo que falta por hacer. Cualquier nueva recomendacin basada en nuestra evaluacin de las acciones de la entidad se debe resum ir en esta seccin. . Sera apropiado mencionar en esta seccin cualquier plan futuro a seguir o acciones tomadas pero no totalmente implementadas.
Asuntos para consideracin del Congreso (Comits

o Subcomits).

Este ttulo es fundamental en -todas las s ntesis de nuestros informes enviados al Congreso. Es opcional en las sntesis de informes enviados a comits o subcomits. Cuando se usan tales informes, la palabra "Comit" o "Subcomit" debe ser sustituida por "el Congreso". Este ttulo no debe ser usado en sntesis de informes enviados a los funcionarios de la entidad.

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Tenemos la suficiente flexibilidad para incluir en esta secclon una recomendacin al Congreso, una discusin de un asunto que merezca consideracin espec fica, o una exposicin de por qu la informacin es considerada oportuna y ti I a I Congreso, comit o subcomit. Cuando no tengamos un asunto especfico para consideracin del Congreso, debemos incluir una razn especfica para enviar nuestro informe al Congreso. Debemos hacer lo posible para que la razn expuesta no se vea dbil o inofensiva, porque esto podra dar a nuestros lectores la idea de que no estamos realmente convencidos de la importancia o del valor del informe. Ejemplos A continuacin damos algunos ejemplos de los tipos de comentarios que se pueden incluir en esta seccin. 1. Este informe no contiene recomendaciones que requ ieren acclon legislativa del Congreso. Contiene informacin sobre las deficiencias de la administracin de la entidad y sugerencias para la correccin o mejoras por la entidad. Esta informacin debe ser de utilidad a los comits del Congreso y a los miembros individuales del mismo en conexin con sus responsablidades legislativas relacionadas al programa de Ayuda Mdica. 2. A la luz de las recientes y previstas restricciones presupuestarias, este informe es para comunicar al Congreso sobre las posibilidades de la manera de reducir sus costos y necesidades de recursos humanos mediante la modificacin de un programa de tripulacin. 3. Este informe se pone a Consideracin del Congreso, de acuerdo a lo prescrito por la ley, para revelar los resultados de la auditor a anual de los estados financieros de CCC, y otra informacin que sea necesaria para mantener informado al Congreso sobre las operaciones y situacin financiera de CCC. 4. Esta serie de informes provee al Congreso de la informacin sobre la efectividad del programa del Cuerpo de Maestros en el logro de sus objetivos legislativos y sobre las medidas necesarias para mejorar su efectividad. El contenido de esto y otros informes puede ser de utilidad al Congreso en sus deliberaciones sobre la extensin del progra.rr;.a.

350

5. En razn del ahorro potencial de interesesanuales que seran posibles a travs de la financiacin de los programas de prstamo de FHA mediante prstamo del Tesoro, el Congreso podra desear enmendar la legislacin que establece que la FHA financie sus programas asegurados de prstamo a travs de la venta de bonos .

351

CAPITULO XII

INFORMACION INTRODUCTORIA
Se necesita alguna informacin introductoria al comienzo de cada informe para proporcionar al lector de importante informacin acerca de la entidad, programa o actividad examinada y sobre la naturaleza de nuestra revisin. Esta informacin servir de base para una mejor comprensin y apreciacin del mensaje principal del informe. De!:lemos tratar de que el material introductorio sea relativamente corto y evitar incluir informacin innecesaria que podr a ser discutida ms apropiadamente en otras partes del informe. La informacin contenida en la sntesis respecto a asuntos tales como: por.qu se realiz la revisin o por qu estamos informando al Congreso, no se debe repetir en el captulo de introduccin o en otra parte del informe a menos que sea ti I a un propsito especial Si la informacin introductoria explicativa excede de 3 o 4 pginas, se deqe dar atencin a la inclusin de parte de sta en un anexo. Se debe 'hacer una referencia apropiada de ste en el cuerpo del informe. Si fuera bastante extensa, el cap tulo o seccin introductoria debe ser dividida en varias secciones cortas cada una con un subt tulo en minscula que indique el asunto especfico discutido. No se deben usar como ttulo o subttulo en mayscula trminos tales como "Antecedentes" o "Informacin General". Si no se usara un captulo separado de alcance, se debe disear un subttulo en minscula para posibilitar al lector ubicar fcilmente el material de alcance.

353

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INFORMACION ACERCA DE LA ENTIDAD

Programa o Actividad
Nuestros informes al Congreso deben contener usualmente alguna informacin general sobre asuntos tales como creacin y propsito de la entidad o programa sobre el que se informa la naturaleza y dimensin de la actividad y la organizacin y administracin. Si el informe trata de slo una parte de las actividades de la entidad, esta informacin debe por lo general referirse directamente a esa parte. Los informes a los funcionarios de la entidad o ciertos informes preparados sobre trabajos a solicitud del Congreso no necesitan mucho de esta informacin. En tales casos slo es necesaria la informacin suficiente que posibilite al destinatario del informe y a otros funcionarios que reciben copias del informe comprendan fcilmente las observaciones especfficas.

Creacin y Propsito
Una breve informacin. sobre la creacin y propsito de una entidad o programa ayuda a situar la escena para nuestras observaciones detalladas y es de particular inters y valor para aquellos lectores que no estn muy familiarizados con la entidad o programa particular. Genera Imente se necesitan s lo una oracin o dos sobre la creacin de una entidad o programa. Por ejemplo, "El programa Garantizado de Prstamo para Estudiantes fue establecido conforme al Ttulo IV, Parte 8, de la Ley de Educacin Superior de 1965". La informacin sobre el propsito necesitar algunas veces ser ms larga, especialmente en los informes respecto a entidades o programas relativamente nuevos y nicos. Sin embargo, debemos tratar de ser tan breves como sea posible. Ejemplo: El programa posibilita al estudiante a asistir a una institucin de educacin superior o una escuela vocacional para financiar parte de su educacin mediante el prstamo. Los prstamos a estudiantes estn garantizados por el Gobierno Federal cuando los estudiantes o prestatarios no tienen acceso razonable a un programa estatal o privado no lucrativo de seguros de prstamos.

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Naturaleza y Tamao Nuestros informes deben incluir una breve descripcil'l de la naturaleza y tamao de la actividad que se discute, como antecedentes de las observaciones que se informan. La informacin financiera sobre el programa o actividad ayuda al lector a lograr una perspectiva adecuada. Tal informacin podra incluir asignaciones presupuestarias, costos del programa o actividad, inversiones en instalaciones u otros recursos fsicos y prstamos hechos o recibidos. Otra informacin de intefes en esta seccin podra ser el nmero de empleados y el nmero de colocaciones involucradas .

Organizacin

y administracin

La informacin sobre la organizacin y administracin de la entidad debe enfatizar cualquier rea que sea objeto de comentario o recomendaciones hechos posteriormente en el informe. El primer informe al Congreso referente a una entidad debe exponer brevemente cmo est organizada para desarrollar sus actividades. En inform,es subsecuentes esta informacin debe ser tan breve como sea posible, consistente con una adecuada revelacin de cualquier deficiencia importante. Cada informe al Congreso debe incluir como un anexo los nombres, cargos y perodos de servicio de los funcionarios principales de la entidad responsable de las actividades discutidas. Los funcionarios enumerados deben estar en situacin de dictar la poi tica en o sobre el nivel de la oficina o nivel comparable de la organizacin. A menos que se persiga algn propsito especial, tales relaciones no se incluirn en otros informes. Informacin sobre la naturaleza de la revisin

La seccin introductoria debe incluir cualquier informacin acerca del alcance y naturaleza del trabajo de auditora realizado que sea necesaria para comunicar con claridad las observaciones del informe () para situarlas en la perspectiva adecuada. El captulo o seccin introouctoria deben proporcionar normalmente:


Una identificacin de los lugares geogrficos especficos o reas involucradas. Esta informacin influencia a menudo el inters de los miembros del Congreso y de otros. Si hubiera demasiado nmero de actividades y lugares para discutirse convenientemente en el captulo introductorio, esta informacin debe ser incluida en cualquier otra parte del informe (por ejemplo, en la seccin de observaciones individuales) . El objetivo principal aqu es identificar lasobservaciones individuales con los lugares involucrados en vez de indicar solamente el lugar donde hemos trabajado. El captulo del alcance puede ser un lugar apropiado para la informacin ms reciente. Cualquier declaracin compensatoria especfica o general necesaria para evitar dar al lector una impresin menos favorable de la que los hechos puedan justificar. (Ver "Declaraciones Compensatorias Generales" ms abajo). Cuando sea apropiado se puede hacer una referencia a cualquier otro informe que se haya emitido sobre el mismo asunto. Una breve exposicin de los objetivos de nuestro trabajo como antecedentes a considerar de las observaciones informadas. No se debe hacer referencia a ningn objetivo que no est comentado en el informe. En caso de un trabajo a solicitud con objetivos fijados, se debe exponer la razn para efectuar menor trabajo que el solicitado. Una breve descripcin del alcance del trabajo realizado cuando fuera necesario poner alerta al lector sobre ciertos aspectos de nuestro trabajo, tales como la extensin limitada del alcance de auditora, o para posibilitar la rpida comprensin o aceptacin de nuestras observaciones. Tal como se discute en el captulo 15, nuestro formato bsico del informe proporciona informacin que ubica al alcance en una de las ltimas secciones del informe o captulos. Declaraciones Generales Compensatorias Es muy importante que transmitamos a nuestros lectores la imagen ms imparcial que podamos. Como durante el planeamiento y conduccin de nuestro trabajo de auditora, nosotros enfatizamos asuntos que necesitan atencin, debemos hacer un esfuerzo consciente para mantener en nuestros informes un comps de equilibrio y perspectiva.

356

Los siguientes ejemplos ilustran los tipos de declaraciones que se pueden dar en la seccin introductoria. No se pueden estandarizar declaraciones compensatorias adecuadas. ElIas se deben disear en cada circunstancia particular. "Aunque nuestro examen revel varios asuntos que necesitan . mejoras, ellos no deben ser considerados como tpicos del programa total. En muchas de las actividades examinadas no encontramos deficiencias significativas".

"E muchas de las actividades examinadas no encontramos deficiencias de la naturaleza descrita ms abajo. Sin embargo, en base a aquellas en las que s encontramos deficiencias, nosotros concluimos que el programa de administracin necesita ser mejorado y que se requiere un procedimiento efectivo de revisin interna y una accin vigorosa por parte de la administracin".

"A pesar nistracin deseando desarrollar de que encontramos numerosas deficiencias, la admide la entidad fue receptiva a nuestras observaciones, proyectar la accin correctiva y vigor necesario para tal accin".

A menos que se incluyan comentarios compensatorios diseados en forma ms especfica e individualizada, nosotros debemos incluir sistemticamente en la seccin introductoria (cuando sea aplicable) un lenguaje en el sentido de que nuestro examen estuvo dirigido principalmente a aquellos aspectos de la actividad que parecan necesitar particular atencin ms que una evaluacin general de la actividad.

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CAPITULO

XIII

OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES
A continuacin de la Informacin Introductoria -o antecedentesdiscutido en el cap tulo anterior, cada informe contendr una o ms secciones o cap tulos conteniendo las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Estos captulos constituirn el mensaje principal que queremos comunicar a los lectores: la razn para la emisin del informe.

La exposicin, en el captulo 4, sobre las caractersticas bsicas de los informes de la GAO, atae especialmente a las partes de nuestros informes en las que presentamos nuestras observaciones, conclusiones y recomendaciones. Estas caractersticas se enumeran a continuacin;
1. Importancia

2. Utilidad

y oportunidad exacta y adecuada

3. Su~tentacin

4. Convencimiento 5. Objetividad y Perspectiva

6. Claridad y Simplicidad 7. Concisin 8. Integridad 9. Tono Constructivo Para lograr estas caractersticas, se requiere un alto grado ~'-.. ni miento, experiencia y trabajo arduo. ,/ ',' -----~,,'l,

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Durante el planeamiento y conduccin de nuestras auditoras debemos enfatizar aquellos aspectos de lasoperaciones y actividades de la entidad en los que parezca existir oportunidades de mejoras. Por lo tanto nuestras observaciones se referirn a menudo a asuntos tales como:

Inefectividad Ineficiencia Desperdicio y lujo desmedido Gastos impropios Incumplimiento con leyes, reglamentos, o propsitos del Congreso.

En razn de este nfasis, la exposicin en este captulo est orientada hacia las observaciones negativas del informe. Esto no significa, sin embargo, que nosotros slo informamos observaciones negativas. Al contrario, debemos dar tambin apropiado reconocimiento a las observaciones favorables que se relacionan con la conduccin de importantes programas y actividades de la entidad. Nosotros podemos asesoraral Congreso en el descargo de sus responsabilidades legislativas y de vigilancia, mediante la proporcin de informacin sobre nuestras evaluaciones de (1) el programa hecho por las entidades Federales en el cumplimiento de sus programas y actividades y (2) los problemas (si los hubiera) que necesiten solucin para mejorar la efectividad de sus operaciones. Los conceptos y gu as discutidos en este captulo pueden ser modificados para adecuarse a circunstancias especficas as como a objetivos especficos del informe.

CARACTERISTICAS

DE UNA OBSERVACION

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Es importante asegurarse que toda la informacin necesaria para comunicar el mensaje con efectividad ha sido reunida y est disponible para el redactor del informe. Los anlisis de las observaciones encontradas de acuerdo con lascaracter sti casdiscutidas ms abajo sern tiles en )a .organizacin y evaluacin de la informacin antes de que terminJl'1Os r>laauditora y mientras redactamos el informe .

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til tambin en la reVISlon de un informe, particularmente cuando el revisor tiene dificultas para identificar especficamente lo que est mal, en el informe que intuitivamente no le satisface. Las caracter sticas de las observaciones son: Presentacin de la condicin Criterio (lo que debe ser) (lo que es)

Efecto (diferencia entre lo que es y lo que debe ser) Causa (por qu sucedi) Comparacion de la condicin con el criterio

La mayor a de las observaciones de auditor a se originan de la comparacin de "10 Que es"- condicincon "10 que debe ser"- criterio. Cuando identificamos una diferencia entre las dos, hemos efectuado el pri mer paso en el desarrollo de una observacin negativa. Son ti les ejemplos de casos especficos para ilustrar el asunto y para convencer al lector de que existe un problema y se necesita accin correctiva. El hecho de que no existe ninguna diferencia entre "10 que es" y "10 que debe ser" constituye una observacin importante especialmente cuando el objetivo es evaluar e informar sobre la efectividad de un programa o actividad.En la seleccin de las condiciones a informar as como de los criterios o normas a usar en la evaluacin de esas condiciones juegan un papel importante el conocimiento profesional, la experiencia, antecedentes y pericia profesional del equipo de auditora. Es importante reconocer, sin embargo, que asumimos una responsabi lidad y obligacin de convencer al lector de la validez y sentido comn de los criterios que usamos. Evaluacin de la importancia de las observaciones

La importancia se juzga generalmente por el EFECTO. Los efectos (sean actuales o petenciales) se pueden exponer frecuentemente en trminos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo, unidades de produccin o nmero de transacciones. Algunas veces los efectos, tales como mal estado de nimo, son intangibles pero no obstante importantes. Cualquiera sea el uso de trminos, el informe debe incluir informacin suficiente de modo de convencer al lector que el asunto merece atencin. Explicacin del por qu ocurri la desviacin

Se deben identificar y explicar las razones del por qu existe una desviacin entre "10 que es" y "10 que debe ser". Cuando conocemos por qu sucedi algo - la causa - podemos determinar ms fcilmente cmo prevenir su repeticin. Una recomendacin constructiva depende de la identificacin de la deficiencia bsica administrativa que permiti la desviacin. En todos los casos debemos presentar clara y lgicamente la relacin entre la causa establecida y cualquier recomendacin. En vista de nuestra responsabilidad de promover una administracin contable y financiera efectiva, es importante que revelemos completamente las desviaciones cuando sus causas bsicas se relacionen con asuntos contables o financieros. Este es un medio de comunicar cmo la contabilidad puede contribuir a una administracin efectiva. Cuando encontremos que la falta de auditora interna ha contribuido a la deficiencia bsica administrativa, debemos incluir una exposicin de esta falta como parte de la observacin. Si encontramos una falta general de adecuada revisin interna que respalda un comentario integral o si tenemos algunos comentarios generales o sugerencias referentes al sistema de revisin interna, ser a apropiado tener una seccin o cap tulo separado que trate de este asunto. Ejemplos de caractersticas Ejemplo A Condicin Los indios que se gradan de las escuelas superiores de la Oficina de Asuntos Indios (OAI) generalmente ten an slo una educacin de hasta tercer ao de Instruccin Secundaria. de una observacin negativa

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Criterio La meta ms importante de los programas de educacin de OAI esdisminuir ladiferencia en educacin entre los Indios y otros Americanos mediante la elevacin del nivel acadmico de los estudiantes indios hasta 1976 al promedio nacional de una educacin de quinto ao de secundaria. Se ha gastado cerca de US $ 500 millones por parte de la Oficina de Asuntos Indios durante un perodo de 5 aos que termin en Junio 30, 1970, para educar a ms o menos 50.000 nios indios, pero se ha hecho poco progreso en el logro de la meta establecida. OAI no tena un sistema efectivo: para proporcionar a los funcionarios del programa de educacin la informacin necesaria para, identificar las necesidades de educacin de los nios indios, para disear programas y actividades de modo de cumplir las metas, para asignar recursos a los programas y para evaluar los costos y beneficios en relacin a las metas.

Efecto -

Causa -

Ejemplo B Condicin - Barcos Militares de carga que ten an considerable espacio no utilizado estaban partiendo mientras que considerables cantidades de carga estaban en espera de embarque. Todo el espacio de carga disponible debera ser utilizado hasta el mximo posible de modo de reducir los costos de embarque. (Esto podra ser un objetivo administrativo dado por escrito a una prctica prudente de administracin. Se estn incurriendo costos innecesarios de cerca de US $ 5 millones al ao porque no se est usando completamente el espacio de carga. Se estaba subestimando la capacidad de carga de los barcos en el planeamiento de los embarques porque se estaban usando criterios antiguos de planeamiento.

Criterio

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Ejemplo Condicin

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valores en dlares en los registros de cantidades y valores, pero este esfuerzo sirve slo para asegurar la transferencia exacta de informacin -correcta o incorrectade un registro a otro. Esto no asegura la exactitud y confianza de la informacin de inventarios usada para tomar las decisiones administrativas. Criterio Una administracin efectiva del inventario de DOD requiere registros de inventario confiables y exactos tanto en cantidades como en valores. Se pide material no necesario y el material que se necesita realmente no est disponible cuando se lo solicita. La informacin financiera inexacta afecta negativamente ta.mbin las decisiones administrativas respecto a las necesidades presupuesta les. El sistema de inventario no establece conciliaciones peridicas de los registros de inventario detallado (documentos contables que muestran las cantidades de las facturas de los vendedores) por lo tanto no hay seguridad de que los registros de inventario sean correctos.

Efecto -

Causa -

PRESENTACION

DE LAS OBSERVACIONES

Un buen desaarrollo de las observaciones de la auditora no slo incluirn cada una de las caractersticas discutidas anteriormente sino que tambin sern redactadas de modo que cada una sea claramente distinguible de las otras. El lector no debe tener dificultad para entender lo que hemos encontrado, cul fue el efecto, por qu sucedi, y qu es lo que pensamos se debe hacer al respecto. La manera en que presentamos nuestras observaciones en nuestros informes variar necesariamente dependiendo ste de un nmero de factores que incluyen: EI objetivo especfico del informe, por ejemplo: informar o convencer. La complejidad del asunto. Los comentarios preliminares o reacciones de las personas involu.... radas; c ,ejemplo: receptivas o defensivas .

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La audiencia a la cual es de principal inters el mensaje del informe, por ejemplo, funcionarios de la entidad que estn familiarizados con el asunto o miembros del Congreso y otros que no estn muy familiarizados con l. El formato del informe, carta'o captulo.

Las secciones o captulos de observaciones en nuestros informes pueden ser organizados con resultados efectivos en diferentes maneras. Por ejemplo, se pueden construir en torno a exposiciones de actividades, operaciones o programas especficos. Sin embargo, nuestra prctica recomendada es presentar el material en forma de series, de secciones o captulos que presente cada uno una observacin individual, junto con toda la informacin importante relativa a esa observacin. El siguiente patrn se ha usado con xito en los informes y debe por lo general seguirse: de la GAG

1. Un subttulo breve al margen o Ttulo corto del captulo significativo debe presentar cada observacin. El ttulo debe identificar el asunto, y si es posible el contenido de la observacin. 2. El punto bsico de cada observacin debe ser resumido brevemente al comienzo de la seccin o captulo. Este resumen, el que raramente debe ser ms largo de un prrafo, establece el tono de lo que sigue y proporciona a I lector una breve sinopsis de la observacin y un deseable sentido de perspectiva. En efecto, le dice al lector que espere un relato el cual respaldar y explicar las bases para el punto de vista integral. 3. Despus del resumen debemos presentar las caractersticas de cada observacin con el detalle suficiente para convencer al lector de los mritos de nuestro caso. Debemos decir al lector lo que hemos encontrado mal (o lo que encontramos correcto), el efecto que tuvo (o que podra tener) y lo que lo caus. Sin repetir innecesariamente la informacin contenida en alguna parte del informe, la seccin de observaciones del informe debe incluir cualquier informacin concerniente a la funcin actividad o programa al cual se refiere la observacin; esto es necesario para situar la escena y establecer un esquema bsico de la observacin.

4.


(Ver captulo 6). En un informe de observaciones mltiples, debemos presentar generalmente las observaciones preliminares y nuestra evaluacin de ellas con las observaciones especficas a las cuales se aplican en vez de presentar todos los comentarios al final del informe. 5. Cada cap tu lo o seccin de observaciones debe terminar en una exposicin clara de nuestra opinin final basada en una cuidadosa consideracin de toda la informacin obtenida. En muchos casos haremos una recomendacin que mostrar las acciones posteriores que nosotros creemos son necesarias. Si nosotros estuviramos satisfechos con las acciones tomadas, debemos dejar esto bien claro. SUGERENCIAS Y ADVERTENCIAS

Use subttulos significativos al margen a travs de todas las secciones de observaciones para ayudar al lector a seguir la lgica de la exposicin y pare ver la interrelacin que existe. Sea objetivo. Incluya toda la informacin significativa y relevante incluso si sta indica desacuerdo con nuestro punto de vista. No exagere o "alargue". Asegrese que su opinin por evidencia sustentatoria. Identifique las suposiciones y opiniones importantes. est respaldada

Evite declarar como hecho algo que ha escuchado decir. No incluya informacin que podra conducir a error.

Asegrese de que las conclusiones sean razonables y se infieran lgicamente de la informacin presentada. No omita las conclusiones que sern obvias a I lector. u opiniones importantes sobre la base de

Escriba en forma constructiva. y rid culo. - ,Po.tiga enJelieve cfm'cias' pasadas.

Evite el tono desagradable, sarcasmo

la necesidad de mejoras futuras en vez de las defi.

366


Reconozca el conocimiento previo de la administracin de la entidad, o sus esfuerzos para corregir las deficiencias incluidas en el Informe, as como cualquier progreso hecho para mejorar las condiciones observadas en las revisiones anteriores. D un apropiado mala ejecucin. reconocimiento a la buena ejecucin as como a la

Presente con razonabilidad Tos puntos de vista y comentarios de las terceras personas afectadas acerca de las observaciones y nuestra evaluacin de aquellos puntos de vista '1 comentarios .

Proporcione la suficiente ubicar las observaciones.

informacin

sohre el cuadro

total

para

Asegrese de que los asuntos importantes de poi tica y legales se hayan aclarado antes de que se presente el informe a su proceso final. Considere la necesidad de discutir lo adecuado de la cobertura de la auditora interna de la entidad en reas en que encontramos serias deficiencias o ampliamente difundidas. Use ejemplos puntos. e ilustraciones para facilitar la demostracin de los

Explique claramente los criterios las condiciones existentes.

- normas contra las cuales se miden

Aclare los efectos negativos actuales o potenciales. No proyecte efectos negativos en forma descu idada o casual. Redondee todos los esti mados de prdidas, ahorro y otros asuntos para evitar dar una impresin errnea de precisin. Muestre las causas - razones fundamentales condiciones no satisfactorias. de la conducta dudosa o

Use ayudas visuales para dar ms valor al mensaje (fotos, tablas, etc.).

cuadros,

Sea conciso. Limite los informes a la informacin/~sa'la(Jpa'ra sustentar o explicar adecuadamente los puntos. Evi'!'e--paTabras, e \ inclusin de asuntos extraos. No repita innecesaria~nf\."::. c'\:~ ~\
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No incluya detalles innecesarios de pasos de auditora - especialmente realizados. al principio No use en exceso de u na oracin. palabras que califican

Ayude a aclarar las ideas mediante una serie de asuntos.

la enumeracin

o catalogacin

de

Use un lenguaje simple, claro y no tcnico. Use rara vez abreviaciones no familiares. a las observaciones importantes en vez

D ms re::lce en el informe de a las menos importantes.

Use la voz aCTiva en vez de la pasiva. Por ejemplo, encontramos" en vez de "Vino a nuestra atencin". E xpl que las bases fJara los esti mados y proyecciones.

use "nosotros

368

CAPITULO

X IV

RECOMENDACIONES
IMPORTANCIA DE LAS RECOMENDACIONES

Los informes que contienen recomendaciones constructivas pueden hacer mucho para alentar a las mejoras en la conduccin de los programas y actividades del Gobierno. Adems, las informaciones de tipo informativo o revelatorias que comunican informacin til sobre asuntos importantes pueden asesorar a I Congreso para llevar a cabo sus responsabi Iidades. Estos son los objetivos bsicos de la Contralor a General de los Estados Unidos. El exponer una recomendacin y describir lo que la Entidad pretende hacer da como resu Itado informes ms provechosos y enfoca la atencin en lo que an debe hacerse. Las recomendaciones forma les proporcionan tambin una base para un seguimiento especfico por la Contralora, as como por el Congreso y la Oficina de Administracin y Presupuesto para ver qu acciones apropiadas se toman para corregir la deficiencia o para hacer las mejoras necesarias. A QUIEN SE DIRIGEN LAS RECOMENDACIONES

La Ley de Presupuesto y Contabilidad de 1921 establece que el Contralor General haga las recomendaciones al Congreso "buscando una mayor economa y eficiencia en los gastos pblicos". Nuestros informes al Congreso deben incluir las recomendaciones apropiadas o sugerencias sobre medidas alternativas de accin cuando nuestro trabajo indique que se requiere o desea una Ley u 6t 1.. ()
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del Congreso para corregir y actividades federa les. los problemas o para mejorar los programas Nuestras recomendaciones al Congreso (y cualquier asunto especfico para consideracin del Congreso) deben ser enfatizadas en letras especiales enviando las copias del informe a los Presidentes de los Comits del Congreso que son los que tienen las responsablilidades principales de los asuntos discutidos (ver captulo 10). En algunos casos las circunstancias podran garantizar el hacer recomendaciones al presidente de un Comit o Sub-Comit especfico en vez del Congreso en conjunto. Sin embargo, tales casos deben ser raros especialmente en informes sobre trabajos iniciados por la Contralora misma. Cuando el funcionario responsable de la divisin de 1 nea cree que tales recomendaciones son apropiadas, l debe discutir las circunstancias con los representantes de la Oficina de Poi tica y de la Oficina de Coordinacin Legislativa antes de solicitar los comentarios preliminares de los funcionarios de la entidad o antes de aprobar el informe para el procesamiento final si no se van a obtener los comentarios de la entidad. FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD

La relacin organizativa y funcional entre los funcionarios var a de entidad a entidad; por lo tanto las recomendaciones deben ser diseadas para adecuarse a cada caso especfico. Las recomendaciones en un informe a nivel de entidad generalmente estarn dirigidas al funcionario a quien se remite el informe. Esto debe hacerse incluso aunque algunos fu ncionarios de menor rango tengan que llevar a cabo las recomendaciones aceptadas. Las recomendaciones en los informes al Congreso, Comits o miembros del Congreso, para accin por parte de la entidad estarn dirigidos al funcionario principal de la respectiva entidad o al funcionario principal en una de las entidades centrales de control, tales como el Director de la Oficina de Administracin y Presupuesto o el Administrador de la Administracin General de Servicios. CUANDO HACER LAS RECOMENDACIONES

Nuestra poi tica consiste en incluir recomendaciones en nuestros ".... ":"~.:ifif9r.rnes cuando nuestro trabajo indique que se necesita tomar acciones " .. ,.:._'p~ra:: ,I(>grar mejoras o corregir deficiencias si no se han terminado las ... ~(J(k)fes necesarias en la poca en que se preparan los informes. Se
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deben hacer las recomendaciones, incluso si las acciones necesarias se hubieran prometido o inidado. Bajo estas circunstancias es preferible exponer las recomendaciones en vez de citar simplemente las acciones prometidas o en proceso por la entidad. Cada entidad del Gobierno es responsable principalmente de determinar con la debida consideracin a todas las restricciones y requisitos aplicables, la manera como se desarrollan sus actividades y operaciones. Nosotros no estamos facultados para efectuar cambios en la poi tica de la entidad, procedimientos Y funciones. Sin embargo, cuando observamos deficiencias en las operaciones u oportunidades de la entidad para lograr mayor economa, mejorar la eficiencia u obtener mejores resultados, debemos hacer las recomendaciones apropiadas. Aunque las recomendaciones generalmente sean procedentes cuando informemos las situaciones de deficiencias, no es necesario que hagamos una recomendacin para poder informar una observacin negativa. Por ejemplo, una recomendacin puede no ser apropiada en un informe que revela una deficiencia grave que no se volvi a repetir para la cual no se requiere ninguna accin reparadora. Algunos problemas revelados en nuestras reVISiones pueden tener varias soluciones, alternativas, ninguna de las cuales es superior a las otras. En estos casos debemos presentar las ventajas y desventajas de las diferentes soluciones en vez de tratar de solucionar un problema especfico. Asuntos para consideracin del Congreso

Generalmente una revisin detallada nos proporcionar un conocimiento suficiente acerca de los programas y actividades que nos permita desarrollar recomendaciones especficas, incluyendo aquellos para el Congreso. Por ejemplo una revisin del programa del Ministerio del Interior para explotar los recursos de petrleo y gas de los territorios federales mostr que en razn de una autorizacin restrictiva de tipo legal los territorios federales hab an sido arrendados para tal explotacin sobre una base no competitiva a precios inferiores a los indicados por los valores del mercado. Nosotros recomendamos al Congreso que corrija esta situacin, que se enmiende la Ley Minera de Arriendo, que se establezca que los arriendos de petrleo y gases de todos los territorios federales se asignen en forma competitiva a menos que se/.!'us . ~~~ hacerlo de otra manera. ... . '.' . '. \..

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Sin embarga pueden haber casas que invalucran una determinacin de po.I ticas par parte del Cangresa en la cual debemas evitar la apariencia de estar usurpando. una prerragativa del Cangresa. Un casa que nasatras creemas merece cansideracin espec fica del Cangresa pera para el cual creemas que es inaprapiada una recamendacin, puede ser presentada cama un asunto. para cansideracin del Cangresa. Par ejemplo., una revisin de las pragramas federales para emplear persanas que se encuentran en mal estada econmica mostr que el establecer que el salicitante de un emplea federal revele infarmacin sabre el tamaa de la familia e ingresa canstituira una vialacin de la privacidad pero tal infarmacin sera til para determinar el estada del salicitante cama persana en mal estada econmica. En este casa na asumimas ninguna pasicin, pera sealamas que si el Cangresa deseara que se tenga en cuenta este tipa de infarmacin en la identificacin de las salicitantes cama persanas en mal estada ecanmica sera necesaria que el Cangresa praparciane a la Camisin de Servicia Civil la autarizacin legal especfica para hacerla. QUE ES LO QUE SE VA A RECOMENDAR Nuestras recamendacianes canstituyen nuestra apinin cansiderada sabre una situacin y deben reflejar nuestra canacimienta y juicio. sabre el asunto. en trminas de la que debe hacerse acerca de ella. Las recamendacianes deben ser diseadas para rectificar candicianes que necesitan mejaras. Cuando. hagamas una recamendacin la seccin de abservacin respectiva debe incluir una expasicin clara del abjetiva a la razn par la que creemas que 'se necesita tamar accin. Las recamendacianes que na estn precedidas de tal infarmacin na san persuasivas, claras ni canvenientes al lectar. El simple hecha de que hagamas una recamendacin na canstituye par si misma una tasa para supaner que las funcianarias de la entidad a el Cangreso van a aceptarla. La impartancia que va a canceder un lectar a una recamendacin y la respectiva abservacin, depender principalmente en la envergadura de las aplicacianes y las cansecuencias prcticas experimentadas y patenciales, en cuanta se apanen a las canceptas tericas. Par la tanta, es impartante sealar las ventajas prcticas de nuestras recamendacianes y de prayectarlas para abtener las mayares beneficias pasibles. Si la accin que recamendamas es una que nasatras creemas que se debe tamar a la brevedad pasible las bases expuestas para la recamendacin del]e..Lt'sealar claramente las cansecuencias de una demara(por ejemplo., --: ~o.Qt[ffi~s,prdidas, desperdicia, etc.).
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Cuando un informe tiene que ver con deficiencias nuestras observaciones deben estar diseadas a corregir las causas principales de las deficiencias y a obtener una recupera.~in u otro ajuste de los casos especficos que hemos identificado. De esta manera se incrementan vastamente los beneficios de nuestro trabajo. Esta es la razn por la que ponemos tanto nfasis en la identificacin de las causas bsicas, slo mediante la identificacin de stas podemos proyectar recomendaciones efectivas. Algunas veces podramos observar defectos en procedimientos o controles que si no se corrigieran podr an resultar en desperdicio o prdida. Como auditores, debemos estar siempre alerta a la necesidad de reforzar los controles administrativos como una medida de proteccin y que las recomendaciones bajo tales circunstancias sean apropiadas. Debemos tambin recomendar cambios o mejoras en las prcticas o procedimientos de la entidad cuando nuestro trabajo indique que se necesitan ta les acciones para (1) lograr mayor eficiencia y econom a en las operaciones, (2) proporcionar un mejor servicio a los funcionarios de lnea o de gerencia administrativa, (3) promover el cumplimiento con los principios y poi ticas pres::ritos o propugnados por el Contralor General o las entidades centrales de control, especialmente en asuntos de administracin financiera. En los casos de no cumplir con los reglamentos nosotros debemos recomendar las acciones especficas para rectificar la situacin en vez de recomendar simplemente el cumplimiento con estos reglamentos. Las recomendaciones que establecen slo un cumplimiento con los reglamentos existentes son dbiles y nc especialmente constructivas .

Una apropiada evaluacin de ls causas principales para el no cumplimiento puede revelar el mejor remedio o deficiencia conexa tal como lo inapropiado de una parte del reglamento. El no cumplimiento se puede atribuir tambin a la falta de adecuada supervisin o deauditora interna o alguna otra falla que requieren atencin. En cualquier caso nuestros informes deben referirse a la sustancia del problema, la solidez del conocimiento de la entidad y los efectos negativos, si los hubiere, de la falta de cumplimineto .

I
Para ser de la maxlma utilidad, las recomendaciones deben ser tan especficas como sea posible. Son menos deseables las recomendaciones simples de que se corrijan situaciones o que se realicen estudios sobre un problema y no son tan efectivas como las recomendaciones especficas, pero ellas podran ser apropiadas si furamos incapaces de proponer soluciones especficas. Consideracin de la poltica y opiniones de la Contralora

Nosotros debemos tener en cuenta cualquier posicin adoptada anteriormente por la Contralora en circunstancias similares. El funcionario de lnea es responsable de proporcionar la gu a necesaria o decisiones respecto a las posiciones a adoptar y las recomendaciones a efectuar. Si se considera aconsejable un cambio en la poltica o posicin el asunto debe ser discutido con el Director de la Oficina de Poltica. Para ayudar a asegurar que se estn tomndo en consideracin completamente las posiciones anteriores, todas las recomendaciones propuestas al Congreso se deben aclarar con la Oficina del Consejero Jurdico tan pronto como sea posible durante el desarrollo del informe. No se debe diferir tal aclaracin hasta que se haya aprobado el informe para el procedimiento final. Tipos de recomendaciones que requieren consideracin especial

Las recomendaciones que son nicas o que involucran asuntos delicados o controvertidos requieren de consideracin especial en la Contralora. Si el Director de la Divisin de Lnea cree que es apropiada una recomendacin del tipo discutido ms bajo, l debe concertar una consulta preliminar con el Director de la Oficina de Poltica o con el Consejero Jurdico antes de emitir el informe a los funcionarios de la entidad u otras personas de fuera de la Contralora para comentarios preliminares. Los casos muy extremos o serios deben ser llevados a la atencin del Contralor General. 1. 'Programas o poi ticas puestas a consideracin del legislativo

Aunque nuestro trabajo puede ayudar al legislativo y a los comits de asignaciones presupuestales en la consideracin de los nuevos programas propuestos, nuestro principal inters es la administracin y los r~ullados de los programas puestos en marcha. No es nuestra funcin . ~. 'iDJ~j~f .~ropuestas legislativas para establecer nuevos programas que
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traten con la seguridad nacional, econmico o necesidades.

y social u otros problemas

Nosotros podemos efectuar anlisis considerablemente tiles de las alternativas y de otra manera ayudar a los Comits a obtener toda la informacin pertinente respecto a los programas o poi ticas del legislativo. Por ejemplo, nosotros revisamos los complejos asuntos de defensa y econom a asociados con la posible transferencia a la propiedad privada de las fbricas de difusin de gases de la Comisin de Energ a Atmica. Aunque no hicimos ninguna recomendacin especfica respecto al traspaso de las fbricas, identificamos un nmero de factores que el comit deb a tener en cuenta durante sus deliberaciones sobre el asunto. Si un comit solicita nuestra ayuda respecto a la propuesta de un nuevo programa, debemos dirigir nuestra atencin a los asuntos y preguntas que el Comit pueda desear investigar con el poder ejecutivo. Cuando se nos solicita hacer esto, podemos a menudo proporcionar informacin respecto a las ventajas y desventajas de la propuesta de un nuevo programa y las posibles alternativas en vez de asumir una posicin respecto a qu alternativa debe adoptarse. Nosotros podramos estar en posicin de proporcionar informacin respecto a la operacin de un programa nuevo sobre la base de nuestras experiencias en programas que se encuentran en marcha. Sin embargo, en vista de nuestra responsabilidad en posteriores revisiones independientes acerca de la implementacin de programas que se podran autorizar, nosotros debemos ejercer un extremado cuidado antes de desarro llar recomendaciones acerca de leyes pendientes de aprobacin. Si nuestro trabajo demuestra que para mejorar la efectividad de un programa dado, se debe adoptar un curso especfico de accin se debe discutir la recomendacin tan pronto como sea posible con el Contralor General. 2. Niveles de fondos y prioridades de Programas

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ejemplo, sera apropiada una recomendacin para incrementar el personal de la Oficina de Auditcra Interna de una entidad si nuestra revisin demostr que el actual nivel de personal no proporciona una cobertura de auditora efectiva de las actividades de la entidad. De igual forma pueden darse ,:;asosen los que sern apropiadas las recomendaciones respecto a las prioridades del presupuesto entre los diferentes programas. Por ejemplo, si nuestro examen mostr que se haba hecho poco progreso en la implementacin del programa de Seguridad de Trnsito, sera apropiado recomendar que una porcin de los fondos asignados a carreteras se separe para corregir la ubicacin peligrosa de las mismas. Si nuestros informes van a incluir recomendaciones sobre los niveles de fondo o sobre prioridades, el as se deben discutir primero con el Contra lor Genera 1. 3. Decisiones previas del Congreso Por regla general, no haremos -ecomendaciones que no sean consistentes con decisiones previas del Congreso. Sin embargo, si una sustancial informacin adicional u otra base respalda la oposicin del Congreso pueda querer reconsiderar su decisin, sera apropiado informar el asunto al Congreso, con una exposicin a las circunstancias. No debemos repetir al Congreso recomendaciones anteriores sin haberlas estudiado profundamente a la luz de la situacin actual y los hechos despus del informe anterior. La consideracin y rechazo especfico de las recomendaciones PO(" parte del Congreso o de alguno o algunos de sus Comits generalmente harn infructuosa su investigacin posterior. Nosotros debemos tratar de evitar cualquier apariencia de no aceptacin de una decisin del Congreso, especialmente en asuntos de poi tica de decisin por el Congreso. Cuando parezca apropiado repetir recomendaciones el grupo de trabajo debe ::onsultar con los representantes de la Oficina de Poi tica y la Oficina de Coordinacin Legislativa antes de terminar el informe. . 4. Ajustes de precios de contratos Cuando lleguemos a la conclusin de que se ha dado un exceso de precio en. un contrato, nuestra recomendacin debe tener en cuenta

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cualquier base legal de la que pueda hacer uso el Gobierno para cobrar al Contratista. Se debe consultar tan pronto como sea posible a la Oficina del Consejero Jurdico para consejo sobr~ el tratamiento de ta les asuntos y antes de que las recomendaciones prc puestas se presenten a la entidad o contratista para revisin y comentarios preliminares. Si no existiera base lega I para exigir por la fuerza la cobranza y si nosotros estamos satisfechos de que la entidad ha efectuado esfuerzos razonables pero infructuosos para lograr la recuperadn, nuestro informe final no debe incluir recomendaciones en el sentido de que la entidad efecte acciones adicionales de cobranza. Tales recomendaciones no son realistas bajo las circunstancias. En estos casos los informes deben revelar simplemente los esfuerzos hechos y presentar nuestros puntos de vista sobre el asunto. SEGUIMIENTO La Ley de Reorganizacin Legislativa de 1970 establece que las entidades pongan a consideracin de cuatro comits del Congreso (los Comits de la Cmara y Senado sobre Asignaciores presupuesta les y Operaciones Gubernamentales) exposiciones escritas de las acciones tomadas sobre cualquier recomendacin que hagamos a los Titulares de las entidades. Una directiva de la Oficina de Adninistracin y Presupuesto establece que se enven copias de estas exposiciones a la Contralora as como a dicha Oficina. Las copias de las exposiciones de las entidades sern remitidas al director responsable de la divisin de lnea, el cual deber considerar rpidamente la necesidad de accin ms profunda. For ejemplo, podran ser necesarios esfuerzos adicionales de auditora o discusiones con los funcionarios de la entidad para confirmar o aclHar los comentarios hechos en las exposiciones. En algunos casos po:ira ser aconsejable proporcionar algunos comentarios adicionales de la Contralora sobre ciertos asuntos de las exposiiones de las entidades. Generalmente estos comentarios deben ser incluidos en una carta al -itular de la entidad firmada por el Contralor General; las copias se deben enviar a los cuatro Comits y a la Oficina de Administracin y Presupu:sto .

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caciones de nuestros puntos de vista por escrito. Antes que tales discusiones tengan lugar se debe aclarar el asunto con la Oficina de Coordinacin Legislativa. Cuando nosotros mantengamos discusiones con uno o ms de los cuatro Comits. debemos enviar posteriormente una carta al Titular de la entidad, firmada por el Contralor General exponiendo nuestros puntos de vista sobre su posicin final. Debemos tambin enviar copias de esta carta a los cuatro Comits y a la Oficina de Administracin y Presupuesto. Nuestros informes deben revelar el estado de las recomendaciones incluidas en informes anteriores que trataban del mismo asunto especialmente cuando se informa sobre un examen subsiguiente. La existencia continua de las condiciones informadas anteriormente sobre las que no ha actuado la entidad, aade peso a las recomendaciones actuales. En algunos casos sera adecuado un cap tulo separado en el informe que trate sobre las recomendaciones anteriores. Cuando la falta de accin de la entidad ha resultado en una grave y permanente deficiencia, debemos tener en cuenta al pedir al Congreso que ordene a la entidad que efecte los cambios necesarios. No se deben desechar las buenas recomendaciones anteriores slo porque no han sido adoptadas despus de un profundo estudio por parte de la entidad. Si nosotros decidimos desechar una recomendacin, el informe actual debe explicar por qu. PRESENTACION Identificacin DEL INFORME sustanciales como tales

de las recomendaciones

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Cuando creemos que se debe efectuar una accin acerca de nuestras observaciones, el informe no debe dejar duda en la mente del lector de que estamos haciendo una recomendacin sustancial. Esto es importante, especialmente en las recomendaciones a los Titulares de la entidad en vista de las disposiciones de la Ley de Reorganizacin del Legislativo de 1970. Por esta razn y para ayudar a nuestros lectores a ubicarlas se deben exhibir nuestras recomendaciones bajo ttulos que las identifiquen como tales. Aunque se permiten vanaclones en las sntesis de los informes, debemos utilizar siempre la expresin "recomendamos que, etc." en el ~erpo de un informe cuando hagamos recomendaciones sustanciales. ~Tel.~inOIOga tal como "creemos que el Ministro debe, etc." o

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"sugerimos que, etc!' pretada. no debe ser usada por que podra ser mal interSi nosotros creemos que el Ministro deoe hace' :'igO, debemos recomendar que l lo haga. En las cartas que envan cOpiQ~de los informes a funcionarios que deben actuar sobre las recomendaciones debemos utilizar el trmino "estamos recomendando, etc.". Identificacin del funcionario que debe actuar

Nuestros informes deben establecer siempre quin es el que se espera que acte acerca de nuestras recomendaciones. Este puede hacerse ya sea en el ttulo que precede inmediatamente a la recomendacin o en la recomendacin misma. Por ejemplo: Recomendacin al Ministro de Trabajo que etc.

Recomendamos

o
Recomendacin Recomendamos que el Ministro de Trabajo, etc.

Si nosotros deseamos enfocar la atencin en las responsabilidades principales y facilitar al nivel superior el estudio de la accin recomendada, podemos identificar al funcionario de la organizacin que debe llevar a cabo la accin, tal como sigue:

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Recomendamos que el Ministro de Trabaje disponga que el Director de Estad sticas de Trabajo emita instrucciones, etc.

Se deben evitar las recomendaciones que incluyan expresiones tales como "inmediatamente" y "sin demora" y "tan pronto como sea posible". EI uso de tales trminos en la presentacin de lS recomendaciones tiende a generar resistencia en razn de su tono prioritario. La informacin que precede a las recomendaciones debe se31ar claramente las , consecuencias de una demora y no debe ser neceiario poner nfasis .~ \ adicional en la exposicin de las recomendaciones. ; , \' . .~\,,,~ 379 '. ..'

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Otro tipo parecido de recomendacin que se debe evitar es aquella que urge que se "acelere" una accin de mejora ya puesta en marcha por la entidad. Claridad En razn de la importancia de nuestras recomendaciones debemos hacer un esfuerzo especial para asegurarnos que el lenguaje usado en su exposicin es claro y no es susceptible de ser mal interpretado. Nuestras recomendaciones deben ser expuestas en oraciones afirmativas simples y sinceras y deben estar libres de ambigedades y calificaciones innecesarias. Referencia a recomendaciones propuestas

Las recomendaciones propuestas que se presenten a los funcionarios de la entidad u otros para revisin y comentarios preliminares son tentativas y no siempre representan la opinin oficial de la Contralora. Por lo tanto, ellas no son consideradas como recomendaciones firmes. Si es necesario que nos refiramos a tales propuestas en nuestros informes finales, debemos referirnos a ellas como propuestas o sugerencias en vez de como recomendaciones. Ubicacin Cuando sea posible, nuestras recomendaciones deben ubicarse inmediatamente a continuacin de la observacin especfica a la que se refiere. Las secciones de observaciones, cuando estn preparadas en forma adecuada, demostrarn claramente la necesidad de las mejoras y deben producir una mejor apreciacin de los mritos de las recomendaciones y su aplicacin. No debemos presentar todas nuestras recomendaciones en un slo captulo o seccin cerca del final de un informe despus de presentar una serie de captulos o secciones que cubren varias observaciones no relacionadas. La exposicin de la observacin individual conducir al lector a preguntarse qu accin, si hay alguna, creemos que se debe tomar. Se le debe proporcionar al lector rpidamente esta informacin y no debe tener que leer completamente varias observaciones diferentes antes de conocer qu es lo que se debe hacer.

380

Como se expuso en el captulo 11, nuestras recomendaciones principales se resumirn tambin en las s ntesis de los informes preparados en el formato del captulo. Cuando una entidad ha aceptado una recomendacin propuesta y ha la accin necesaria, el informe final debe seguir esta sucesin:. 1. La observacin

terminado

y nuestras conclusiones.
(no una recomendacin).

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2. La propuesta o sugerencia 3. Las acciones terminadas 4. Nuestra evaluacin adicional.

por la entidad. que no es n~cesaria una accin

que demuestra

ha terminado

Cuando una entidad ha aceptado una propuesta o sugerencia pero no la accin necesaria, generalmente. no necesitaremos referirnos a la anterior propuesta como tal. El material del informe debe estructurarse como sigue: 1. La observacin y nuestras conclusiones. (idntica a la propLesta que promova

2. Una recomendacin firme el acuerdo de la entidad).

3. Los comentarios de la entidad y acciones planeados o en proceso acerca de nuestra recomendacin (no propuesta). Nuestra evaluacin de la respuesta de la entidad.

Cuando la entidad no est de acuerdo con nue~tra recomendacin propuesta y cuando despus de estudiar los puntos de vista de la entidad, nosotros creemos que nuestra posicin inicial es vlida y debe ser tenida en cuenta el informe debe seguir esta sucesin: 1. La observacin 2. Los comentarios y nuestras conclusiones. de la entidad.

3. Nuestra evaluacin que repite claramente los argumentos de la entidad y que demuestra los mritos de nuestr posici' - ~f:'_' /.~' ,"

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4. Una recomendacin

firme.

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Aqu nuevamente no neC2sitamos exponer especfica~ente la propuesta que presentamos a la entidad PWa su comentario; esta debe ser obvia al lector porque los puntos de vista de la entidad acerca de nuestra opinin final procedern inmediatamente a la recomendacin.

Responsabilidades

individuales

Las recomendaciones para tomar acciones disciplinarias contra las personas directamente responsables de una deficiencia y para tomar nota en sus files personales sobre su rendimiento no satisfactorio, no deben ser incluidas en nuestros informes. Si el Director responsable de la Divisin considera que son deseables tales recomendaciones las.debe hacer por separado en una carta al jefe de la entidad.

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CAPITULO

XV

ALCANCE POLlTICA GENERAL

DEL EXAMEN

Los lectores de nuestros informes tienen derecho a conocer el alcance general y naturaleza de nuestro trabajo as como una indicacin de la cobertura establecida como esquema de referencia para nuestras observaciones. Por regla general no es necesario incluir detalles voluminosos de la manera en que se desarroll nuestro trabajo. Generalmente es suficiente una breve cita al alcance y naturaleza del trabajo realizado. Las razones por las que hicimos gran parte de nuestro trabajo sern evidentes Y no necesitan ser expuestas a menos que se sirva a un propsito especfico. Ellas deben ser expuestas cuando sea necesario para explicar por qu realizamos un trabajo especfico para mostrar la naturaleza limitada a aspectos considerados en su ejecucin, o para mostrar especial atencin a alguna figura. Si nuestro objetivo fue identificar cualquier asunto de informe que requera atencin o mejora en vez de proveer una evaluacin de las reas examinadas, debemos dejar esto bien claro. El lenguaje usado en la descripcin de nuestro trabajo no debe incluir objetivos que llamen la atencin a respuestas no proporcionadas en forma especfica en el informe, a menos que se nos hubieran establecido los objetivos en un trabajo a solicitud. Por ejemplo, se deben evitar declaraciones tales como "examen de las actividades para determinar si estuvieran eficientemente conducidas", a menos que el informe ; done una respuesta especfica para ese asunto. Si se diera el ~-," ~ ~ objetivos inalcanzables en trabajos a solicitud no se pued ~. 01 ~)ar . mediante arreglo para modificar la solicitud, el informe dQb JF9~.t:r'a.r claramente las razones para el no alcance de tales objetivo ~ ~~ ,$::" ,,' ~/'.
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Como es ms deseable resaltar nuestras observaciones antes que el alcance de nuestra auditor a, la estructura bsica del informe (ver cap tulo 9) establece un captulo o seccin del informe separado en la ltima parte del informe. En algunos casos, sin embargo, se necesitan descripciones del alcance de nuestro trabajo en los captulos de introduccin u observaciones para poner sobre alerta a los lectores acerca de ciertos aspectos especiales de nuestro trabajo, tales como alguna limitacin importante en el alcance del trabajo realizado, o para posibilitar a los lectores a aceptar ms rpidamente la validez de nuestras observaciones en un campo especializado (ver cap tulo 12). Como la informacin de alcance debe suplementar -ms que repetirla informacin contenida en algn lugar en el informe, la inclusin de esta informacin en el captulo introductorio eliminar algunas veces la necesidad de un captulo separado de alcance ms adelante en el informe. Cuando no se use un captulo separado de alcance, se debe disear un ttulo al margen para facilitar al lector la ubicacin rpida del material de alcance. IN FORMES SOBRE TRABAJOS A SOLICITUD

En la mayora de nuestros trabajos de auditora, nosotros determinamos el propsito, alcance y extensin del trabajo requerido sobre la base de los requisitos estatutarios o conforme a nuestra autoridad general de auditora y nosotros controlamos por lo tanto el trabajo. Sin embargo, en los trabajos a solicitud del Congreso los objetivos e intenciones del solicitante son determinantes. En tales casos, es esencial que se llegue a un acuerdo sobre una defin icin expresa de los objetivos y los lmites precisos del trabajo proyectado por el solicitante. Los informes resultantes de trabajos solicitados deben contener una exposicin clara de la solicitud tal como se modific o aclar posteriormente. A efecto de una referenciacin rpida, se debe incluir una copia de la carta de solicitud en un informe conjunto como un anexo, a menos que las circunstancias ameriten claramente una desviacin. Como todos los trabajos a solicitud son desarrollados para comits o por miembros individuales del Congreso en vez de plra sus empleados y como los informes sobre estos trabajos son documentos oficiales y con frecuencia son publicados nuestros informes y las comunicaciones pertinentes deben dejar bien claro que el trabajo se realiz a solicitud de L![lrC9~~t o miembro del Congreso en vez de a solicitud de sus empleados .
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Por lo tanto, en los informes sobre trabajos a solicitud, si fuera necesario referirse a las conversaciones con los empleados respecto a instrucciones posteriores de modificacin o aclaracin de la solicitud original, nosotros debemos usar terminolog a tal como "Se inform a nuestros representantes que ustedes estaban particularmente irteresados en", o terminoloy a similar que evite cualquier mencin a los empleados del comit o miembros. Tambin es aceptable usar un lenguaje tal como "De acuerdo con las discusiones con su oficina" o "De acuerdo con los arreglos hechos con su oficina". EJEMPLO DE EXPOSICIONES DE ALCANCE DE EXAMEN

La seccin de alcance de examen debe ser disead3 individualmente, para describir el trabajo realmente realizado, sobre 31 que se informa. Debemos evitar usar terminolog a uniforme basada en informes publicados anteriormente. Los siguientes ejemplos ilustren el manejo apropiado de la seccin de alcance. P:lraun examen general de actividades seleccionadas Nuestro examen del programa de construccin incluy una revisin de las leyes y acuerdos que autorizaron el progr<lma y que afectan su alcance y administracin; el planeamiento p3ra las ubicaciones de base y para los requisitos de instalacin, para los edificios y los controles administrativos referentes a la asigna:::in de contratos, cumplimiento con las especificaciones, compra de material y avance de la construccin e inspeccin ejercida en la administracin del programa. Como parte de nuestro exa -nen, revisamos los procedimientos y prcticas, y examinamos transacciones seleccionadas en todos los lugares principales de construccin, en las oficinas centrales del programa y en las respect vas unidades organizativas del Ministerio de la Fuerza -.Area '" de la Marina en Washington. Para un examen general de actividades ciones espec ficas seleccionadas pero con limita-

I'Juestro examen de los programas y actividades de la Empresa Polica incluy la revisin del almacenaje y transporte, venta y otras disposiciones (incluyendo el Acuerdo Internacional sobre trigo) y los programas de suministro y compra:; de importacin. Revisamos tambin el programa de mantenimiento de ~ algodn y las operaciones del programa de tabac9/~Fl'al~h.~~

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Estados y distritos. Otros programas seleccionados de mantenimiento de precio fueron auditados cada ao hasta el ao fiscal 19 __ pero ahora son programados para ser auditados cada dos aos. No revisamos el clculo de la paridad de precios que son usados en la determinacin de los niveles de mantenimiento de precios y, en a Igunos casos, los niveles a los cuales se pueden vender los inventarios de mantenimiento de precios de la empresa. El clculo y publicacin de la paridad de precios son responsabilidad del Servicio Agrcola de Comercializacin del Ministerio de Agricultura. Para un examen limitado con nfasis especfico en ciertos aspectos

Nuestra revisin estuvo limitada a un examen del desarrollo de requisitos [)ara repuestos uti lizados en la reparacin de barcos. Revisamos la misin autorizada de SPCC; las respectivas poi ticas e instrucciones emitidas por el Ministerio de Marina y la organizacin, procedimientos y controles ejercidos por SPCC desde el punto de vista de su efectividad para el propsito planeado. Examinamos las transaccioll~s seleccionadas durante el ao fiscal 19__ para averiguar y revisar las prcticas operativas vigentes en (1) el clculo de requisitos para inventarios, y para los nuevos repuestos introducidos en el sistema de abastecimientos, (2) en la seleccin de artculos para inventarios de movilizacin de reserva, y (3) en la revisin de artculos de inventario y en la seleccin de artculos no esenciales para su posible retiro del sistema de abastecimientos. Para un trabajo financieros Trabajo limitado Nuestro examen de los estados financieros que se acompaa se realiz ce acuerdo con las normas de auditora yeneralmente aceptadas e incluy las pruebas de los registros contables y otros procedimientos que consideramos necesarios en las circunstancias. Revisamos el informe de los auditores internos de HOO sobre los registros contables respecto a las operaciones de se'juros. Encontramos que los auditores internos no hab an efectuado un suficiente volumen de trabajo de auditor a sobre las cuentas del dirigida a expresar una opinin sobre los estaLlos

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balance general de ingresos y gastos, que nos posibilitar reducir nuestras pruebas en los registros contables. Nos fue posible, sin embargo, utilizar algn otro trabajo de auditora realizado por los auditores internos. Trabajo limitado Nuestro examen de los estados financieros que realiz de acuerdo con las normas de auditor aceptadas e incluy las pruebas de los registros procedimientos de auditora que consideramos circunstancias, excepto en lo que se expone prrafo. se acompaan se a generalmente contables y otros necesarios en las en el siguiente

El rubro de cuentas por cobrar al fin del ao incluy premios de Seguros no pagados por muchos prstamos que se efecturaon despus del final del ao fiscal 19_ y premios estimados que no se hab an cargado en cuenta a los prestamistas por muchos prstamos asegurados que se efectuaron durante el ao fiscal. La Oficina de Educacin no manten a tampoco registros auxiliares de saldos de cuentas por cobrar para prestamistas individuales. Por lo tanto no nos fue posible seguir el procedimiento normal de auditora de confirmar los saldos de fin de ao de premios de seguros pagaderos por los prestamistas, ni satisfacernos sobre la razonabilidad del monto de las cuentas por cobrar a fin de ao J travs de otros medios. Nuestro examen incluy una revisin de las leyes que autorizaron el Fondo de Seguros de Prstamos a Estudiantes y de la poltica y procedimientos de la Oficina de Educacin para implementar la legislacin. Tambin mantuvimos correspondencia directa con los prestamistas sobre una base de prueba Jara tratar de confirmar los montos ms significativos de prstamos morosos. Para un examen con propsito solicitud especfico tal como en un trabajo a

Examinamos los legajos del contrato de la Oficina Principal de AMe y las Oficinas Principales de USAF respecto a la negociacin y asignacin del contrato AF 33 (600) - 26586. Nuestro examen incluy revisiones de las propuestas sometidas a consideracin por los contratistas que compitieron por el uso de las insta laciones de Adrian y por el estudio de la Fuerza Area de su necesid de

387

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produccin en las instalaciones. Examinamos tambin los registros del contratista y efectuamos las pruebas selectivas de las bases usadas por el contratista para determinar los arriendos mensuales a pagar al Gobierno por el uso de las facilidades.

CAPITULO XVI

ESTADOS FINANCIEROS POLlTICA GENERAL Cuando uno de los objetivos de nuestro trabajo de auditora es expresar una opinin sobre los estados financieros de una entidad, nosotros presentamos nuestra opinin tanto en la sntesis del informe como en un cap tulo separado titulado "Opinin sobre los Estados Financieros". En los informes tipo carta incluimos nuestra opinin en el cuerpo de la carta bajo un ttulo "Opinin sobre los Estados Financieros". El captulo responsabilidad o secclon de la opinin no debe dejar duda sobre la que aceptamos por los estados.

Si tenemos una opinin adversa o no tenemos ninguna opinin sobre los estados financieros incluidos en un informe, debemos exponer claramente este hecho en el informe para evitr que un lector use esos estados sin estar al tanto de la naturaleza, o de la falta, de nuestra opinin. Debemos incluir exposiciones similares cuando expresamos salvedades o tenemos restricciones en nuestra opinin y cuando son muy serias nuestras razones para hacerlo. Este puede hacerse mediante una referenciacin cruzada. Tal referenciacin cruzada se debe colocar al final de cada estado inmediatamente despus de la referencia a las notas formales al estado. Porje~Jo:

388

"La opinin de la Contralora la pgina ... "

General sobre estos estados aparece en

"La Contralora General no efectu una Auditora financieros y por lo tanto no expresa ninguna opinin REFERENCIA A LOS PRINCIPIOS de estos estados sobre ellos".

DE CONTABILIDAD

El Contra lar General es responsable, de acuerdo 3 la Ley de Procedimientos de Presupuesto y Contabilidad de 1950, de dictar los principios, normas y dems requisitos de contabilidad a ser observados por las entidades ejecutivas del gobierno, excepto para ciertas organizaciones excluidas especficamente en la Ley, tales como cor:)Qraciones sujetas a la Ley de Control de Corporaciones Gubernamentales. Los principios y normas contables bsicos, prescritos por el Contra lar General para las entidades ejecutivas del gobierno estn promulgados en el ttulo 2 del Manual de Poi tica y Procedimientc.s de la Contralora General para Gua a las Entidades Federales. En nuestras opiniones sobre los estados financiercs de tales entidades debemos referirnos a "Ios principios y normas de contabilidad prescritos por el Contra lar General de los Estados Unidos". Cuando la autoridad del Contralor General para dictar principios y normas de contabilidad no se extiende a la organizacin bajo auditora, tales como corporaciones sujetas a la Ley de Control de Corporaciones Gubernamentales, nuestra opinin sobre los estados financieros generalmente debe referirse a "Ios principios de contabilidad generalmente aceptados". Cualquier desviacin de los principios y normas contables aplicables debe ser revelado en la seccin de la opinin y se debe considerar la materialidad de tal desviacin en la determinacin del tipo de opinin a emitir. ENTIDADES DEL PODER LEGISLATIVO n? ~~. pn~t~b~~ont~n y n~9l(~~~~ntar" hemos:a~~~~9.0
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Algunas entidades del Poder Legislativo pueden actividades de acuerdo estrictamente con, ya.se~ I?s bilidad generalmente aceptados o con los pnnclplos bilidad prescritos por el Contralor General. Nosotros

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389

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prescritos por el Contra lar General. Nosotros hemos adoptado la prctica de describir en nuestros informes las prcticas contables y financieras seguidas por tales organizaciones y de incluir una opinin de los estados financieros expresados en la siguiente forma: "En nuestra opinin los estados financieros que se acompaan (estados A, B, Y C) los cuales fueron preparados sobre la base de las prcticas contables descritas arriba, presentan razonablemente la posicin financierara de (nombre de la entidad) al 30 de junio de 19 .... Y los resultados de sus operaciones y los cambios en su posicin financiera por el ao terminado en esa fecha sobre una base consistente con la del ao anterior". CONDICION DE APROBACION CONTABILIDAD DE LOS SISTEMAS DE

Nosotros debemos exponer en el captulo de la opinin si el sistema de contabilidad de la entidad ha sido aprobado por el Contra lar General de conformidad con la Ley de Procedimientos de Presupuesto y Contabilidad de 1950. Si un sistema no hubiera sido aprobado, se debe incluir informacin sobre la situacin de los esfuerzos de la entidad para mejorarlos y obtener la aprobacin de la Contralora General. Si los defectos de un sistema no tuvieran efecto en la razonabilidad de los estados financieros, debemos declararlo as en el captulo o seccin de la opinin. Si los defectos s tuvieran efecto sobre la razonabilidad de los estados, debemos describir los defectos y considerarlos en la determinacin del tipo de opinin a emitir. OPINIONES SIN SALVEDADES

Si una opinin sin salvedades sobre los estados financieros de una entidad o actividad del poder ejecutivo, se va a referir a los principios y normas de contablidad del Contralor General, la expresin debe ser como sigue: "En nuestra opmlon los estados financieros que se acompaan (Estados A, B, Y C) presentan razonablemente la situacin financiera (o los activos y pasivos) de (nombre de la entidad o actividad) al 30 de Junio de 19 ... y los resultados de sus operaciones (o sus inesos y gastos) y los cambios en su situacin fina,nciera por el ao terminado en esa fecha de conformidad con los princinormas de contabilidad prescritas por el Contralor General 'apliCados sobre una base consistente con la del ao anterior.
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390

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En el caso de una opinin sin salvedades sobre los estados financieros de una entidad gubernamental que no pertenece al poder ejecutivo del Gobierno se .deben insertar las palabras "para entidades del poder ejecutivo" despus de la palabra "prescritos". En caso de una opinin sin salvedades sobre los estados financieros de corporaciones y entidades bajo la Ley de Control de Corporaciones Gubernamentales, la expresin debe ser como sigue: "En nuestra opinin los estados financieros que se acompaan (Estados A, B, Y C) presentan razonablemente la situacin financiera (o los activos y pasivos) de (nombre de la entidad o actividad) al 30 de Junio de 19 ... y los resultados de sus operaciones ( o sus ingresos y gastos) y los cambios en su posicin financiera por el ao terminado en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados que fueron aplicados sobre una base consistentelcon la del ao anterior y con las leyes federales aplicables" . Este lenguaje est basado, en parte, en el lenguaje recomendado por el Instituto Norteamericano de Contadores Pblicos Certificados, surte su principal adicin la referencia a las leyes federales aplicables. Esta referencia se hace para cubrir la circunstancia tcnica que se encuentra frecuentemente en el Gobierno Federal cuando no se establece que una corporacin o entidad pague todos los costos (ejemplo costo de financiacin del Tesoro, remuneracin de empleados, etc.) aplicables a sus actividades. La clusula adicional se supone debe estar ligada con la clusula de la consistencia en la opinin. La indicacin de consistencia con las leyes federales aplicables se considera suficientemente amplia para cubrir el hecho de que, bajo alguna de aquellas leyes se establezca que una entidad no asuma costos especficos aplicables a sus operaciones. La omisin de tales costos no constituye una base para la calificacin o abstencin de una opinin sobre los estados financieros. Sin embargo nuestro informe debe revelar claramente la omisin de costos significativos que un lector podr a razonablemente suponer que estn incluidos. Debemos hacer esta revelacin en la seccin en que describimos la naturaleza de los estados. No debe ser en el pargrafo de la opinin y debemos tener cuidado de mostrar en la redaccin la razn de la exclusin y de evitar implicancias de crtica indebida. A continuacin se dan algunos ejemplos:

391
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BANCO DE EXPORTACION UNIDOS

E IMPORTAC.'ON

DE LOS ESTADOS

"El inters y otros gastos financieros informados por el Eximbank incluye los cargos de inters sobre una significativa porcin de los prstamos del Tesoro de los EE. UU. a tarifas ms bajas que la tarifa que exista en la poca en que se prestaron los fondos. Si el Tesoro hubiera cargado al Eximbank las tarifas de inters que se aproximaron al costo total de los fondos, el interes del Banco y otros gastos financieros hubieran aumentado en cerca de $ 9.9 Y 11.9 millones en los aos fiscales 19 y 19 ... respectivamente, y el ingreso neto de las operaciones por los aos terminados en esa fecha podra haber sido reducido".
oo.

CORPORACION DE SA INT LA WRENCE.

DESARROLLO
J

DE

LA

CARRETERA

DE

"De conformidad con la Ley Pblica 91-469, de 21 de Octubre de 19 ... , el inters no pagado sobre los bonos de la Corporacin fu condonado y los bonos no produjeron inters. El inters que de otra manera hubiera sido pagadero durc.lte 19 ... era de cerca de $ 4.9 millones (costo aproximado para el Tesoro)".

BANCO RURAL

DE 7ELEFONO,

MINISTERIO

DE AGRICULTURA

"La Ley Pblica 92-12 autoriza al Banco a usar el personal e instalaciones del Ministerio sin costo alguno, y REA no haba hecho ningn estimado del monto de ta es gastos atribuidos a las operaciones del Banco. La Ley Pblica 92-12 establece tambin que el Banco pague al Tesoro de sus inresos una tasa del 2 por ciento al ao sobre los montos del inventario, de clase A, pagado realmente al Banco por el Tesoro. Las ganancias al Tesoro sobre tales fondos, pagados realmente al Banco durante el perodo fue de $ El costo de tales fondos al Tesoro, calculados sobre la base del rendimiento promedio produ.::ido de los bonos a largo plazo del Tesoro para el perodo aplicable, fue cerca de $ .... ". "Si se hubiera establecido por ley que los costos anteriores sean absorbidos por el Banco, el ingreso neto del Banco por el perodo y su capital (ganancias retenidas) habrn sido correspondientemepte reducidos" .
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392

OPINIONES

CON SALVEDADES

Si se van a hacer excepciones y si se va a expresar una opinin con salvedades, debemos expresar las salvedades en un lenguaje tan claro y no tcnico como sea posible consistente con el asunto principal. Debemos dejar bien claro en nuestros informes por qu en tales casos, no podemos dar una opinin favorable total sobre los estados financieros u otra informacin financiera en el informe. Nuestro informe debe revelar el efecto, si es determinado, que tienen las salvedades sobre los estados financieros, A continuacin se da un ejemplo de opinin caWicada:

Banco de Exportacin

e Importacin

de los Estados Unidos.

"Los pasivos contingentes informar:Jos por el Eximbank corno vencimiento de prstamos vendidos sujetos a comisiones contingentes de recompra incluyen participaciones en prstamos especficos, en respaldo de los cuales el Eximbank emiti documentos denominados certificados de inters benfico. Los compradores de estos documentos no estn facultados para disponer de ellos excepto por autorizacin del Eximbak, el que tambin asume completamente el riesgo de incumplimiento. Je acuerdo con esto, nosotros creemos que tales documentos deben ser considerados como transacciones de prstamo o financiacin los que, si se consideraran as en los estados financieros del Eximbank, incrementara el total de .<\ctivos y Pasivos del b:imbank por cerca de 540 millones al 30 de Junio de 19.." .

"En nuestra opinin, los estados financieros que se acompaan, sujetos a nuestros comentarios en el prrafo inmediato anterior, presentan razonablemente la situacin financiera del Banco de Exportacin e Importacin de los Estados Unidos al 30 de Junio de 19..., y los resultados de sus operaciones y cambios en su posicin financiera por el ao terminado en esa fecha, de conformidad con los principios de contabilidad ger,eralmente aceptados aplicados sobre una base consistente respecto al ao anterior y las Leyes Federa les vigentes". OPINIONES PARCIALES

Una opinin parcial es aquella que est limitad3 a ciert~ los estados financieros, en vez de estar dirioidos a los csta9~~~;;~,J
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393

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conjunto. Podramos dar una opinin parcial cuando las circunstancias, incluyendo el alcance del examen justifican el expresar una opinin limitada a ciertos rubros sobre los que estamos satisfechos en los estados financieros. Esto debe estar precedido ya sea por una negacin de opinin o por una opinin adversa respecto a los estados financieros tomados en su conjunto. Debemos expresar una opinin parcial cuidadosamente de modo de no contradecir u oscurecer la negacin de opinin o la opinin negativa respecto a los estados financieros tomados en su conjunto. Una opinin parcial debe establecer claramente que no se est tratando de dar una opinin integral sobre la situacin fi anciera o resultados de operaciones y debe identificar las cuentas especficas cubiertas, tales como'" Caja, cuentas por cobrar y seguros" o por lo contrario, las cuentas especficas 110 cubiertas. Podemos expresar ;ma opinin parcial sobre rubros especficos slo si estarnos satisfechos de que las reservaciones, limitaciones o insuficiencia de evidercia que impicle la expresin de una opinin respecto a los rubros excluidos de la opinin parcial, no afectan materialmente directa o indirectamente, los rubros sobre los cuales se emite opinin. Un ejemplo de opinin parcial se da a continuacin: "En razn del posible efecto significativo de la incertidumbre descrita en el prrafo anterior no expresamos una opinin de que los estados financieros presenten razonablemente la situacin financiera yresultados deoperacin de (nombre de laorganizacin). En nuestra opinin, sin embargo, los siguientes rubros de los estados financieros que se adjuntan - caja, cuentas por cobrar, inventarios. propiedades y equipos, pagars a bancos, cuentas por pagar, deuda a largo plazo, capital, ventas, gastos de venta, gastos generales y administrativos, y gastos de inters-estn presentados razonablemente al 30 de Junio de 19 .., y por el ao terminado en esa fecha, de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados apl icaJos sobre bases consistentes respecto al ao anterior y las Leyes Federales aplicables". OPINIONES ADVERSAS

Cuando las excepciones sobre la razonabilidad de los estados financieros son-tan materiales que no se justifica una opinin con salvedades, debemos emitir una opinin adversa o ne~ativa. A continuacin se da n,ejemplo de opinin adversa. 394

"Por las razones expuestas arriba, en nuestra opinin los estados financieros que se acompaan (estados A, B, Y C) no presentan razonablemente la situacin financiera de la Corporacin al 30 de Junio de 19 ... , y los resultados de sus operaciones y los cambios en su situacin financiera por el ao fiscal terminado en esa fecha de conformidad con los principios de contab lidad generalmente aceptados" . ABSTENCION DE EXPRESAR OPINION

I'Josotros debemos negar o abstenernos de expresar una 0plnlon cuando no nos es posible dar una opinin sobre la razonabi lidad de los estados financieros. Nuestra incapacidad para expresar una opinin puede deberse a condiciones fuera de nuestro control, tales como la negativa al acceso a los registros, o a nuestra decisin de que ser a ti I incluir los estados financieros de una entidad que no hemos auditado. A continuacin se dan ejemplos de abstencin d3 expresar opinin: no podemos identificados

"Por las razones explicadas en el prrafo anterior, expresar una opinin sobre los estados financieros arriba".

"No auditamos los estados financieros que se acompaan de (nombre de la entidad o actividad) (Estados A., B, Y C) y por lo tanto no expresamos opinin sobre ellos". OPINION DE UNA FIRMA DE CONTADORES PUBLlCOS

Cuando una firma de contadores pblicos ha ex::resado una opinin sobre los estados financieros incluidos en nuestro informe, debemos incluir la opinin de tal firma como un anexo, e incluir la siguiente declaracin en nuestro informe. Si tambin estarn:>s expresndo una opinin la declaracin debe ser incluida como ltimo prrafo en el captulo de la opinin. "Los estados financieros fueron auditados por (nombre de la firma). Su opinin de los estados financieros se presenta como Anexo".

395

INFORMACION

FINANCIERA

EN INFORMES

Nuestra poltica general es incluir en nuestros informes informacin referente a los aspectos financieros de la entidad o actividad sujeta a informe para proporcionar una perspectiva y facilitar la comprensin del contenido del informe. Si el trabajo de auditora fue diseado para posibilitamos expresar una opinin sobre los estados financieros de la entidad o actividad el informe debe contener copias de los estados financieros sobre los cua les estamos expresando una opinin. La ley establece especficamente que incluyamos en un informe de auditor a sobre una corporacin o entidad auditada bajo la Ley de Contro I de Corporacin Gubernamental los si~uientes estados: "Estados General). activos y pasivos capital y supervit o dficit. (Balance

Estado de anlisis del supervit reten idas).

o dficit

(Estado de ganancias

Estado de ingreso y gastos. (Estado Estado de origen y aplicacin posicin financiera).

de ganancias y prdidas).

de fondos (Estados de cambios en la

Una entidad federal no sujeta a la Ley de Control de Corporaciones Gubernamentales debe"preparar es-ados financieros que revelen claramente los hechos financieros importantes acerca de las operaciones y actividades de la entidad. Podr amos incluir estados similares a aquellos enumerados arriba en un informe sobre una entidad federal o parte de una entidad cuando ellos sean posibles y cuando su inclusin sirva a un propsito ti 1. Cuando sea posible y sea pertinente al objetivo de nuestros informes, debemos incluir mediante tabulaciones especiales o cuadros, importante informacin financiera disponible (asignaciones, reci~os ..gastos, costos, obligaciones, prstamos, inversiones en inventarios, propiedades, etc.). Las tabulaciones o cuadros pueden ser preparados para (1) un Ministerio completo o en idad, (2) una parte de una entidad, (3) uno o ms programas, o.(~) una o ms actividade-s.

396

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RESPONSABILIDAD POR lOS ESTADOS FINANCIEROS la preparacin de estados financieros es una responsabilidad de la entidad o corporacin. Por lo tanto, los estados financieros en nuestros informes, por lo general sern aquellos preparados por la organizacin
sujeta a auditora. Generalmente los estados prepar:dos por una entidad u organizacin para sus informes anuales estn mejor diseados para la actividad especfica y por lo tanto son ms convenientes para nuestro uso que aquellos preparados para fines del presupuesto u otro uso gubernamental preestablecido. Si los estados preparados por la entidad contuvieran montos errneos. ttulos o clasificaciones impropias, o fueran de otra manera engaosos o impropios, nosotros por lo genera I no debemos cambiarlos pero debemos solicitar a la entidad que lo haga. Si no se efectuaran los cambios, debemos describir las deficiencias importantes en la seccin de la opinin. Tales deficiencias pudieran requerir que nosotros expresemos salvedades a nuestra opinin o demos una opinin negativa. En tales casos debemos hacer un esfuerzo especial durante las auditoras subsiguientes para persuadir a la entidad a revisar sus prcticas contables de modo que permitan la produccin de estados financieros sobre los que podemos rendir opiniones favorables. En algunos casos tales como para las entidades a la rama legislativa, se pueden incluir en nuestro informe estados que nosotros preparemos. Nosotros debemos revelar tal hecho en el captulo o seccin de la opinin y establecer las bases que usamos para preparar las estados (por ejemplo los 1 ibros y estados de la entidad). Si fuera necesario expresar salvedades o dar una 0plnlon negativa respecto a los estados financieros que prepararnos, las razones para ello deben referirse a asuntos fuera de nuestro control para eliminar o corregir, tales como deficiencias en el sistema contable o planes de la administracin no susceptibles de verificacin de auditora. Se debe aclarar este aspecto para evitar la aparente inconsistencia de no estar en posibilidad de rendir una opinin favorable sobre los estados que nosotros hemos preparado.

importantes para la opinin profesional que emite el contador pblico sobre los estados financieros. Tales declaracion~s pueden cubrir la situacin de los inventarios, estado de cuentas :or cobrar y por pagar, pasivo contingente, etc. Esta prctica es de la naturaleza de un procedimiento de seguridad que se corsidera necesario y deseable en razn de posibles obligaciones con terceras personas que confan en la opinin experta del contador pblico. Nuestras responsabilidades ce auditora, de acuerdo con la ley son tales que no necesitamos obtenEr declaraciones formales de las entidades para respaldar cualquier opin" n tcnica qu~ expresemos sobre sus estados financieros o cuadros. Nuestra prctica general consiste en desarrollar nuestras observaciones, conclusiones y recomendacionE's sobre la base de toda la informacin pertinente disponible a nosotros y asumir la tetal responsabilidad de su solidez, como agente del Conjreso. Sin embargo, si la obtencin de declaraciones formales de la administracin cE una entidad acerca de informacin financiera u otra s rve a un propsito til, no hay objecin en solicitarla. ESTADO DEFICIT DE ACTIVOS Y PASIVOS, CAPITAL Y SUPERAVIT O

Este estado, a veces Ilamade Balance General, Estado de Situacin Financiera o Estado de Activos y Pasivos, muestra la posicin financiera de la entidad sujeta a informe a una fecha determinada. ESTADO DE GANANCIAS RETENIDAS

Este estado, a veces llamado de Estado dE Utilidades Retenidas o Estado de Supervit (o Dfic it) muestra los principales programas, hechos o acciones que ocasionaon un cambio en el rubro de ganancias retenidas del capital durante el perodo que se informe. Se puede usar tambin Ganancias Retenidas. ESJADO DE OPERACIONES un Estado Combinado de Operaciones y

El Estado d Ingresos y Gastos. a veces lIam3do Estado de Ganancias y Prdidas, Estado de Utilidae o Estado de Operaciones muestra los

398

ingresos y gastos por el perodo cieros de sus operaciones.

que se informa y los resultados

finan-

ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION

FINANCIERA

Este estado resume el flujo de fondos a travs de la entidad durante el per odo fisca 1. El concepto de fondos debe ser interpretado ampliamente y no debe estar restringido a Fondos de Caja o capital de trabajo. Bajo este concepto el estado debe mostrar todas las transacciones importantes que afecten la posicin financiera, sin tener en consideracin el efecto en el capital de trabajo. Por lo tanto todas las transacciones entre la entidad y terceras personas (deudores, acreedores y propietarios) se consideran transacciones de fondos, afecten o no los activos o pasivos corrientes. Un estado de cambios en la situacin financiera incluido en nuestro informe debe ser preparado sobre una base de importe bruto en vez de sobre una base de importe neto. La base importe bruto involucra revelar el monto bruto de ingresos ganados como una fuente principal de fondos de operacin. Los fondos aplicados a las operaciones se pueden entonces revelar ya se~ en forma separada, como una aplicacin o como una deduccin de los ingresos, para llegar al monto neto de fondos proporcionados por las operaciones. La preparacin en funcin al importe neto, al contrario, exige mostrar en el estado un clculo de los fondos proporcionados por las operaciones, comenzando con la cifra de utilidades netas del estado de operaciones a la que se aade los llamados cargos a las operaciones que no involucran efectivo, tales como depreciacin. No debemos hacer una excepcin en nuestra 0plnlon sobre los estados financieros, al estado sobre base neta. Nosotros debemos aconsejar a la entidad sobre nuestro punto de vista de que la base de importe bruto es ms informativa y debemos tratar de convencerla para que prepare sus estados en el futuro sobre esa base.

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A pesar de que no se ha prescrito ningn formatof~darf.t~r1 e estado, se presenta al fin de este captulo. En su prepa'~a4h:\~ deoren observar las sigu ientes reg las: - . .~"'.' ~/';:;' "

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399

1. Disee el estado para reflejar en la mejor forma la recepcin yaplicacin de fondos de la entidad de organizacin sujeta a informe. 2. Si hubiera algn cambio importante en un rubro de activo a pasivo muestre el cambio en el estado como un rubro separado. Los cambios pequeos en varios activos y pasivos pueden ser englobados en uno. 3. Rotule cada rubro del estado, de modo que se pueda reconocer rpidamente, como una fuente o aplicacin de fondos. NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIE80S Las notas en los estados financieros pueden aparecer en los estados como notas al pie o en una pgina separada. Aquellas que aparecen como notas al pie deben ser numeradas en forma consecutiva para cada estado, y aquellas que aparecen en una pgina Iseparada deben ser numeradas consecutivamente para todos los estados a las que se aplican. En aquellos raros casos en que se unen ambos tipos de notas, se puede usar una secuencia diferente para cada una" Las notas y notas al pie deben ser numeradas ~n el orden en que se encuentran al leer los estados. Para este propsito se debe asumir que se lee primero el Balance General y que el lado de los activos se lee antes que el lado de los pasivos. No debemos usar las notas a los estados financieros como un medio de revelar deficiencias. Las notas deben reducirse a la informacin necesaria para una explicacin adecuada de los rubros que aparecen en los estados y que por razones de limitacin de espacio no pueden ser colocados directamente en los estados. Nosotros en ocasiones, podemos incluir notas adicionales. Sin embargo, por las mismas razones por las que normalmente no cambiar.los los estados, nosotros no debernos corregir las notas a los estados finar cieros de la entidad. Cada estado financiero para el cual aparecen notas en una pgina separada, debe mostrar debajo del cuerpo del estado, la nota: "Las notas de la pi,;ina...... este esta"do". a la pgina son parte integrante de ..

I
400
~

Las referencias a las notas y notas al pie deben ser colocadas, despus de los rubros descriptivos y encabezados. de columna, usando la forma "(Nota 1)" para notas en hojas separadas, debe usarse la forma "(Nota "a")" para notas en el estado mismo.

401

EMPRESA FEDERAL DE SEGUROS DE COSECHAS ESTADO COMPARATIVO DE LA SITUACION v 19 FINANCIERA AL 30 DE JUNIO DE 19

30 de Junio ce ACTIVOS Caja Fondos del programa deSeg.. ros J Fondos asignados para gastos operativos y administrativos Total Cuentas y Documertos por Cobrar Menos provisin para incobrables Total Mobiliario y Equipo Costo o valor transferido Menos depreciacin acumulada Total TOTAL de Activos 19_. 19...

Aumentos o (Disminuciones)

$ 15'852.188
1'685.922

$ 15'582.560
1715.665

269.628 (29.743)

$ 17'538.110 $ 26'590.843
1'511.016 $ 25'079.827

17'298.225

239.885 (484.442) 49.780

$ 27'075.285 1'461.236 $ 25'614.049 $

".

(534.222)

$ $

535.087 316.506 218.581

$ $

524.509 290.549 233.960

$ $ $

10.578 25.957 (15.379) (309.716)

$ 42'836.518

$ 43'146.234

PASIVOS Cuentas por pagar y otros pasivos Comisiones por pagar a agentes $ Reservaspara vacaciones acumuladas Indemnizaciones estimadas por pagar Reserva para remuneraciones y otras obligaciones Total Costos y Premios Diferidos Premios por cosechasdel ao 19 ... menos: reclamos de indemnizacin aprQbados, gastos de reaseguros y gastos por malas deudas (Nota 1) T ota I de pasivos Provisin para prdidas de Garantas 673.620 868.431 6'641.215 1'392.109 8'575.375 $ $ 709.679 857.130 3' 278.295 1'139.284 5'984.388

( 36.059) 11.308 2'362.825 252.825

$ 2'590.987

$ 20'346.289
$ 28'921.654

$ 21'418.798 $ 27'403.186 $ 75.000

$(1'072.509) $ 1'518.478 $

75.000

Patrimonio del Gobierno de los Estados Unidos. Acciones de Capital emitidas (autorizadas $100'000.0(0) $ 50'000.000 Dficit del Programa de Seguros 135'558.9481 Dficit del fondo administrativo 1- 601.1981 .Total del Patr,imonio del Gobiemo:
l." . ",

$ 50'000.000 (33733.269) (. 598.633) $ 15'668.048 $ 43'146.234

$ ------(1'825.679) ( 2.515) $(1'828.194) $ ( 309.716)

$ 13'839.854

Total de pasivos y patrimonio

$ 42'836.518
ANEX016.A

SISTEMA DE BANCOS FEDERALES DE PRESTAMOS PARA VIVIENDA ESTADO DE UTILIDADES RETENIDAS AO TERMINADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 19...

Reservado Saldo, al 31 de Diciembre de 19.... Ms utilidades netas del ao terminado el 31 de Diciembre de 19... Tranferencias a las Reservaslegales

No Reservado

$ 147'219.958

$ 71 '819.835
91 '535.093 (18'307.019)

------18'307.019 165'526.977
------------

Menos: Dividendos declarados Contribucin al Fondo de Jubilacin

$ 145'047.909
70'517.228 7.676 70'524.904

$ 165'526.977

$ 74'523.005

ANEX016-B

OFICINA DE IMPRESIONES DEL GOBIERNO FONDO ROTATIVO " ESTADO COMPARATIVO DE INGRESOS Y GASTOS AOS FISCALES TERMINADOS EL 30 DE JUNIO DE 19... y 19...

Ao fiscal 19... INGRESOS: Servicios de impresin y encuadernacin realizados para las entidades del Gobierno y el Congreso Ventas de impresiones al pblico Ventas de impresiones a entidades estatales Ventas de impresiones a bibliotecas pblicas Ventas de papel en blanco a entidades pblicas Utros Total de Ingresos COSTOS DIRECTOS Mano de Obra Material Servicios privados de impresiones Total de costos directos GASTOS GENERALES Y DE ADMINISTRACION Gastos totales UTILIDADES NETAS DEL FONDO ROTATIVO Menos: el muntu pUl p"yar al T".ulO llt< lo. Estados Unidos $ 65'397.413 31'286.084 117'144.158 213'827.655 35'3R3.731 249'211.386 10'117.519 9'098.294 $ 1'019.225 $ $

Ao fiscal 19...

Aumentos o (Dismillllcionp.s)

214'843.105 20'946.687 5'980.295 4'395.383 12'599.788 563.647 259'328.905

$ 184'595.474 18'082.405 4'821.855 3'885.329 12'697.484 2'035.479 $ 226'168.026

30'247.631 2'864.282 1'158.440 510.054 ( 97.696) ( 1'521.832) 33'160.879

67'976.902 30'468.037 94'825.681

7'420,511 818.047 22'318.477 30'557.035 5'372.210 35'929.245 (2'768.366) ( 1'531.069)

$ $ $

$ $

$ 183'270.620 30'011.521

-$ $ $

$ ?13'2R2.141 12'885.885 10'629.363 2'256.522

INGRESO NETO RETENIDO POR EL FONDO ROTATIVO

1'237.297

ANEX016-C

EMPRESA FEDERAL ESTADO COMPARATIVO

DE SEGUROS DE COSECHAS FINANCIERA

DE CAMBIOS EN LA SITUACION

AOS FISCALES DE 19.... Y 19... Ao Fiscal 19... Los fondos fueron proporcionados por: Operaciones: $ 44'348.000 Ingresos por primas 60.000 Premios de reaseguro Reembolso de parte de gastos 90.000 anteriores 176.000 Ingresos miscelneos 5.000 1 ngresos de intereses Total de fondos operaciones: Asignaciones del Tesoro Venta de acciones de capital Total de fondos proporcionados $ 44'679.000 12'000.000 Ao Fiscal 19 ... Aumento o (Disminucin)

$ 48'744.000 71.000 79.000 5.000 $ 48'899.000 12'000.000 10'000.000 $ 70'899.000

( 4'396.000) (11.000) 11.000 176.000

(4'220.000) (10'000.000)

$ 56'679.000

(14'220.000)

Los fondos fueron aplicados a: Operaciones, $ 41 '346.000 Gastos de indemnizacin 29.000 Gastos de reaseguros 2'287.000 Costo de ajuste5 de prdidas Gastos de operacin: 11959.000 Cargados a los fondos asignados 2'629.000 Cargados a fondos de seguros Gastos miscelneos 161.000 Malas deudas Costo tata I de operaciones Transferencia de asignaciones Compra de activos fijos Total de fondos aplicados Aumento o disminucin de fondos disponibles. (Capital de Trabajo) $ 58'411.000 $ 3.000 i4.000

$ 53'145.000 28.000 2'276.000 11 '977.000 1'849.000 64.000 161.000 $ 69'450.000 $ 4.000 34.000

(11 '799.000) 1.000 61.000 (18.000) 780.000 64.000 (11 '039.300) (1.000) (20.000) (11 '060.000) (3'160.000)

$ $ $

$ 58'425.000 $ 1'749.000

$ 69'488.000 $ 1'411.000

ANEX016-D

CAPITULO XVII

AYUDAS VISUALES POLlTICA SOBRE USO DE AYUDAS VISUALES Las fotografas, dibujos, cuadros, grficos y rrapas pueden a menudo presentar el asunto de un informe de forma ms clara y enrgica que lo que pueden hacer las palabras o tablas. Tales ayudas visuales pueden ser especialmente ti les para enfatizar los puntos centrales de un informe y para reducir el monto de detalle necesario en el texto. El ajecutar los programas de auditora, los miembros del equipo deben considerar la obtencin de ayudas visuales para respaldar las observaciones de auditora y para utilizarlo en los informes. Los miembros del equipo que desarrollan el trabajo de cailPO estn en la mejor posicin de obtener fotografas otras ayudas visuales a medida que el trabajo progresa. En la preparacin y revisin de los informes, los miembros del equipo deben tambin estar alerta al valor que podran tener las ayudas visuales para identificar, aclarar o enfatizar un asunto particular u observacin. Las ayudas visuales son ms efectivas si se usar como parte integrante de u n informe -en respaldo de nuestras observaciones, en la seccin introductoria, o en nuestra evaluacin de los comE-ntarios de la entidaden vez de como anexos. En algunos informes se pue en usar fotografas para enfatizar un punto particular; en otros se pueden usar para ilustrar, por ejemplo un - pC0ducto. que se discute. No existe objecin a :ue los miembros del equipo'de la Contralora estn incluidos en las fa ografas, pero ellos no d~.bn se;-~ombrados en los informes .

..

En algunos casos, ser apropiado referirse en la s ntesis del informe a las ayudas visuales ms significativas o importantes contenidas en el informe. OBTENCION DE FOTOGRAFIAS la manera en que se obtengan las fotograf as depender de las circunstancias y del ingenio de los miembros individuales del equipo. Algunas entidades tienen servicios de fotografas que pueden utilizar los miembros del equipo. En algunos casos ellos pueden usar cmaras fotogrficas de propiedad de la oficina o personal, o pueden contratar los servicios fotogrficos profesionales. En cada caso se debe obtener la autorizacin apropiada para tomar las fotograf as. Cuando sea posible, se debe emplear los servicios profesionales de fotografa para asegurarse de la buena calidad de las tomas y de las impresiones claras, contraste, brillo y claro-oscuro. los costos incurridos por los miembros del equipo para obtener las fotografas necesarias u otro material ilustrativo son reemb~lsables.

uso

DE COLOR

Ambos, el Comit sobre impresiones y la oficina Gubernamental de Impresiones tienen normas estrictas qUe prohiben la impresin en color excepto cuando sea esencial para la comprensin o para ciertos propsitos especficos. Sus reglamentos establecen que slo se usarn impresiones multicolores para propsitos promociona les o de motivacin -tales como programas que se refieren a la salud pblica, seguridad, medicina, o de reclutamientoo cuando sea necesario identificar objetos -tales como muestras mdicas o plantas. No se deben planear impresiones a color en nuestros informes, excepto en casos muy raros. Cuando el director de una divisin crea que se debe usar impresin a color, se debe obtener el costo estimado y se debe someter a consideracin del Contralor General la solicitud para aprobacin a travs del Director de la Oficina de Planeamiento y Servicios Administrativos. IDENTIFICACION DE FUENTES

Cuando se obtengan ayudas visua les de entidades u otras .~t fuera, dichas fuentes deben ser nombradas, ya sea en el texto ~n ~s tipo verso, en tipo pequeo, debajo de las ilustraciones. 41
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USO EN OTROS INFORMES Y DOCUMENTOS Las ayudas visuales obtenidas para su posible uso en nuestros informes tambin sern considerados para su uso en el informe anual de Contralora General y en nuestra literatura de reclutamiento. El grupo operativo responsable de un informe debe asegurarse tengan una apropiada identificacin en la parte de atrs de la fecha y el asunto principal (PRECAUCION: El uso de excesiva presin cuando se escribe en el reverso de la fotografa podra hacerla inapropiada para la impresin). Los originales de todas las fotograf as y otras ayudas visuales usadas en los informes se guardarn en los flders principales del informe, a menos que se establezca otra disposicin en instrucciones anexas a las ayudas. La Oficina de Planeamiento y Servicios Administrativos mantendr archivos especiales de copias de tal material. ASISTENCIA Se puede obtener asesoramiento sobre el uso de fotograf as y otras ayudas visuales de la Oficina de Informacin de la Contralor a. Si se cree que es delicado en alguna manera, la publicacin de una fotograffa en un informe, se debe consultar especficamente a la Oficina de Poi tica antes de que se tome la decisin final de incluirla. Las fotograf as que podr an afectar negativamente ficables u organizaciones no federales, no deben ser informes. Cuando el Director de Divisin considere tales fotografas, se deben discutir las circunstancias Poltica tan pronto sea posible. SUGERENCIAS
Se debe hacer:

a personas identiusadas en nuestros necesario el uso de con la Oficina de

PARA EL USO DE AYUDAS VISUALES

Tener en mente las fotografas y otras ayudas visuales desde el comienzo de una revisin, especialmente cuando se encuentra en el lugar de la Auditor a. -:-:e-Buscaroportunidades para hacer que un informe sea ms claro y ms , -~-:-~'l.uei~p1ediante el uso de ayudas visuales.
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las ayudas visuales cerca del asunto al que se relacionan

408

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..'eri~l:iexfo.
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Usar ayudas visuales de naturaleza las primeras pginas del informe. donde est des:le el principio.

general (especialmente mapas) en Esto ayuda al lector a conocer

Tomar su tiempo para buscar fotograf as en los archivos de la entidad o fuentes similares y seleccione de ellas cuidadosamente. Buscar fotografas de calidad profesional. asunto que Ud. ~otografe (La

Efectuar varias tomas de cualquier pelcula es relatiV3mente barata). Fotografiar de cerca. Generalmente

son ms ilustrativos.

Proporcionar un ndice de tamao cuando sea posible, Si el asunto es una mquina grande coloque a un hombre en la fotcgraf a, si el asunto es pequeo use una regla, moneda.o clip. Para propsitos del ttulo, toma la fotograf a. conseguir informacin en la fecha en que se

Usar siempre un ttulo para explicar qu es lo que hay en la fotografa. El ttulo ideal es completo pero no largo. Chequear imprimir. cada ttulo contra cada fotografa antes de 'llandarlo

No se debe hacer:
Principiar sobre la base de "terminemos quemos algo para ilustnrlo". Dejar algo destacado que no se explica el informe y despus bus-

en el ttulo

de una foto.

--1

Usar fotograf as que podr an dar la apariencia de anunciar o pro'llover un producto comercial o el inters de un negocio particular. Usar grficos u otro material con un detalle pueden ser le dos o comprendidos fcilmente. tan diminuto que no

Colocar ayudas visuales en el anexo como expresin

409

FACTORES

TECNICOS

Cuando se incluyen en un informe fotografas en blanco y negro se ~deben proporcionar impresiones brillantes. Los slides o fotografas a color generalmente no se reproducirn satisfactoriamente en blanco y negro. Slo se deben usar fotografas con buen contraste para resaltar el deta Ile necesario. Las fotograf as consistentes en tonos intermedios (~rises) producirn una apariencia de impresin opaca y gruesa. En razn de que no se reproducen bien, no se deben presentar impresiones polaroid. Las impresiones presentadas para reprocJuccin deben ser por lo menos tres cuartos del tamao que van a tener en el informe final. Ampliaciones grandes de impresiones pequeas no producen resultados satisfactorios. Las fotograf as pueden ser contadas para adecuarse a una cierta ubi cacin en un informe. Esto significa que los bordes de una fotograf a tales como el extremo superior que puede mostrar un montn de ciejo, puede ser suprimido al preparar la copia final. Las marcas de corte deben efectuarse en los mrgenes de la fotografa. Los cuadros y grficos generalmente se hacen en tamao grande V se reducen para la impresin. En algunos casos ellos podran ser demasiado chicos para ser efectivos cuando se reducen a una pgina normal. En tales casos deben ser impresos como pgina de centro (dos pginas frente a frente en el centro) cuando sea posible. Cuando se necesiten hojas dobladas en los informes se requerir tiempo extra para impresi" y encuadernacin.

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