Eleccin de ERP, consejos de expertos.

Dania lvarez Rodrguez

Mster en Ingeniera Informtica aplicada a la Industria, a la Ingeniera del
Software y a los Sistemas y Tecnologas de la Informacin- (2012-2013)

Profesor: Marcos Colebrook Santamara

Introduccin
Para una organizacin es estratgico hacer una adecuada seleccin e implementacin de un Sistema ERP Enterprise Resource Planning, por el impacto que esto acarrea en los costos y en el trabajo de las personas. Por ende es vital poder prever de la forma ms conveniente para esta estrategia, y saber cules son los aspectos claves, y a su vez, los que constituyen el principal riesgo, de no tenerse en cuenta al momento de IT tomar la decisin de poner en marcha un sistema de gestin de esta envergadura.

Eleccin del ERP. Reflexiones claves para el xito.

Obtener el apoyo y la participacin de la Direccin. El coste del proyecto. Confeccionar un anlisis de requerimientos previos. Decisivo es la eleccin de un proveedor. El uso efectivo de consultores especializados. Es vital que podamos formar un buen equipo de proyecto en la empresa.

Eleccin del ERP. Reflexiones claves para el xito.

A su vez hay que incentivar a los usuarios participantes y equilibrar su carga de trabajo. Controlar el tiempo, los recursos y la planeacin del proyecto. Administracin de cambio bien ejecutada. Controlar el riesgo de implantacin. La migracin de los datos de la empresa al ERP Planificar la formacin y las prcticas de los usuarios

Principales caractersticas que se evalan en un ERP

Desde el punto de vista de su funcionalidad

Integrado Flexible Modular y abierto (escalable) Multifuncional Facilidad de uso Tiempo real Conectividad e-business

Principales caractersticas que se evalan en un ERP

Desde el punto de vista de su alcance

Sistema integral para todas las reas de la empresa. Informacin financiera y operativa en lnea (oportuna, veraz) Definicin y mejora de procesos y herramientas de control de gestin. Mejora en procesos, para el incremento de la competitividad ERP como base para proyectar nuevos negocios. ERP debe alcanzar a clientes, proveedores y partner en Internet

Desde el punto de vista de su funcionalidad

Principales caractersticas que se evalan en un ERP

Desde el punto de vista de la estrategia del negocio

Se debe traducir en mejoras concretas Mejorar servicio al cliente Inventario reducido Manufactura estabilizada El personal cuente con informacin de calidad que les permita tener una mejor transparencia para realizar su trabajo. Retorno de la inversin realizada en hardware, software, servicios y tiempo invertido por la Organizacin. Reducir costes de operacin (ROI). Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI). Mejorar eficiencia operativa en todas las reas (ROI). Mejorar la imagen de la empresa

Principales caractersticas que se evalan en un ERP

Desde el punto de vista del proveedor

Experiencias y casos de xito en el sector Calidad de los distribuidores Tecnologa empleada y su estabilidad Metodologa de implantacin Presencia global Proximidad geogrfica Compromiso en la implantacin Estabilidad financiera del proveedor Experiencia en integracin de sistemas Servicio de soporte post-implantacin

Principales caractersticas que se evalan en un ERP

Costes a considerar en una implantacin

Infraestructura tcnica:

Coste visible
Hardware Red Comunicaciones, etc Software

Costes visibles

Mdulos propios del software Licencia, etc.

Principales caractersticas que se evalan en un ERP

Costes a considerar en una implantacin

Servicios de consultora, desarrollo, implantacin y mantenimiento

Costes visibles

Servicios de consultara y organizacin Nuevos desarrollos Implantacin y formacin Mantenimiento, etc.

Principales caractersticas que se evalan en un ERP

Costes a considerar en una implantacin

Otros costes no predecibles Dedicacin necesaria por parte de los recursos de la empresa. Anlisis de las necesidades. Reasignaciones y reutilizaciones Peticin y seguimiento de ofertas con proveedores y eleccin del Software Coste de comunicaciones Coste de seguridad Contratos de mantenimiento Coste de la actualizacin, entre otros.

Principales caractersticas que se evalan en un ERP

Mtodos de evaluacin en una implantacin

Los mtodos posibles que permiten evaluar inversiones ERP demandan un clculo de los beneficios generados, sus costes totales de implantacin, su relacin beneficio / coste, el ROI, el valor actual neto y el punto de equilibrio.

Calculo de los beneficios Relacin beneficio/ costo: se considera aceptable si se pudiese lograr un (B / C) de 1:1 Retorno de la Inversin (ROI): Tericamente se calculara

ROI = (B/C)*100

Valor Actual Neto

Principales caractersticas que se evalan en un ERP

Valor Actual Neto La frmula que nos permite calcular el Valor Actual Neto es:

Vt representa los flujos de caja en cada periodo t. I0 es el valor del desembolso inicial de la inversin. n es el nmero de perodos considerado. k es el tipo de inters ( si el proyecto no tiene riesgo normalmente se toma como referencia el valor de la renta fija, si hay riesgo se toma el coste de oportunidad)

Algunas situaciones que se pueden presentar en el anlisis del VAN: 1. Si resulta que el VAN es positivo (VAN>0), la rentabilidad de la inversin es mayor que la tasa actualizada. En consecuencia, el proyecto se acepta. 2. Si el VAN es cero (VAN=0), entonces la rentabilidad es igual a la tasa de rechazo, por lo que el proyecto puede considerarse aceptable. 3. Si el VAN es negativo (VAN<0), la rentabilidad se encuentra por debajo de la tasa de rechazo y en consecuencia, el proyecto debe descartarse.

Principales caractersticas que se evalan en un ERP

Valor Actual Neto
Llevamos a cabo una implantacin de un ERP que requiere una: inversin inicial de 100.000,00 con el siguiente desglose: Licencias 34.500,00 Formacin usuarios clave 2.000,00 Customizacin 20.000,00 Formacin Usuario Final 3.500,00 Puesta en Explotacin 30.000,00 Soporte al arranque 10.000,00 . La tasa de descuento es de un 7%, consecuencia de financiar parte del proyecto con financiacin ajena.

Inversin Inicial: 100.000,00 Aplicando la frmula VAN (final): 106.248,35 El proyecto puede aceptarse porque la rentabilidad de la inversin es mayor que la tasa actualizada
Ao 0 1 2 3 Gastos 100.000,00 80.000,00 60.000,00 60.000,00 Ingresos 0.00 160.000,00 170.000,00 170.000,00 Flujo de Caja - 100.000.00 80.000,00 110.000,00 110.000,00 VAN - 25 233,64 70.844,62 160.637,38 Factor -0.32 0.64 1.46

Evaluacin de la ubicacin del ERP de la empresa

Diferencias entre ERP en la nube y ERP instalado en sitio.
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En la Nube los costos del inicio normalmente son mucho ms bajos El ERP en la nube tambin ofrece un modelo predecible de costos. Se paga por lo que se utiliza El proveedor del ERP administra y hospeda la solucin, as como toda la infraestructura necesaria para operar El ERP en la nube muy frecuentemente ofrece un mejor desempeo que soluciones en sitio. ERP en la nube tambin ofrece desempeo optimizado que puede ser adaptado a sus necesidades. Si hay un pico de demanda del ERP, la solucin en la nube automticamente se ajusta y dinmicamente entrega mayores recursos para enfrentar el pico.

Evaluacin de la ubicacin del ERP de la empresa

Diferencias entre ERP en la nube y ERP instalado en sitio.
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Tambin es importante notar que el ERP en la nube, entrega informacin en tiempo real que puede ser accesada va internet en cualquier momento y desde cualquier lugar. El ERP en la nube no solo ofrece un mejor desempeo y mayor accesibilidad, si no tambin mayor seguridad Toda implementacin de ERP toma tiempo y requiere una planeacin cuidadosa, pero el ERP en la nube ofrece ventajas claras cuando se considera el tiempo total de implementacin Las soluciones en la nube, son fcilmente escalables, otorgando la flexibilidad de agregar ms usuarios, conforme el negocio va creciendo. Las pequeas y medianas empresas han podido dejar de actuar localmente para posicionarse a nivel mundial y alcanzar una competitividad que hasta entonces les haba estado casi vetada. Uno de los objetivos del cloud computing, es pretender que cualquier empresa independientemente de su tamao, pueda competir en un mercado global con igual condiciones.

Evaluacin de la ubicacin del ERP de la empresa

ERP en la nube privada.

Las grandes compaas propietarias de ERP estn desarrollando alianzas estratgicas para ofrecer un servicio integrado (Software y Hardware) Los actuales clientes de ERP pueden elegir entre una variedad de modelos que estn ofreciendo estos proveedores y que han sido testados para que las empresas puedan adoptarlos basado en las necesidades especficas (requerimientos y costes) de cada una.
Ejemplo de alianza: HP+ Intel, SAP, SUSE y VMware

Evaluacin de la ubicacin del ERP de la empresa

ERP en la nube privada.
La experiencia de esta alianza tecnolgica es excelente para las organizaciones que ya implementan SAP en una nube privada o proyectan realizarla, ya que estos recursos integrados permiten: Consolidar el panorama de software de SAP y mejorar la utilizacin del servidor, reducir los costos y liberar los recursos del centro de datos. Proporcionar capacidad bajo demanda dinmicamente y agregar o volver a configurar mquinas virtuales basadas en las cargas de trabajo y las polticas, lo que le permite ofrecer un rendimiento ms predecible y confiable para los usuarios de negocio y utilizar la capacidad disponible de manera ms eficiente. Implementar nuevas aplicaciones con mayor rapidez, mediante la creacin de nuevas mquinas virtuales en los sistemas existentes, para eliminar los costes y los retrasos que adiciona la infraestructura fsica. Mover mquinas virtuales en ejecucin entre servidores fsicos (Migracin en vivo) para el equilibrio de carga de trabajo, el mantenimiento sin tiempo de inactividad, la alta disponibilidad y recuperacin ante desastres. Rpidamente clonar entornos de produccin para permitir el desarrollo y ensayo, sin la necesidad de disposicin de nuevos servidores.

Evaluacin de la ubicacin del ERP de la empresa

ERP en la nube privada.

VMware vSphere aprovecha la tecnologa de virtualizacin de Intel (Intel VT) para proporcionar soporte escalable para cargas de trabajo empresariales de misin crtica: Rendimiento casi nativo en mquinas virtuales. La sobrecarga de rendimiento para la virtualizacin se ha superado del 5 al 7%. Debido al rendimiento superior de los ltimos servidores, los clientes pueden esperar mejoras significativas en el rendimiento cuando se virtualiza y consolida las cargas de trabajo de los sistemas antiguos. Capacidad escalable. VMware vSphere 4 es compatibles con hasta ocho CPU virtuales y 255 gigabytes de memoria por mquina virtual, proporcionando la capacidad suficiente para todas las tareas, pero mucho ms, para las cargas de trabajo empresariales ms extremas. Gran ancho de banda y baja latencia de E/S. Con soporte hasta 30 GB de ancho de banda de red por mquina virtual y ms de 300.000 operaciones por segundo de entrada/salidas. vSphere puede soportar las cargas de trabajo de E/S que son comunes en las implementaciones de software SAP.

Conclusiones

El xito de un ERP depende ms de haber tenido en cuenta los aspectos claves en su seleccin y la metodologa de implantacin que se adopte, que del propio software. La empresa no debe poner en peligro la integridad financiera y del negocio cuando adquiere un ERP. Un ERP debe cumplir las expectativas que se plantea la empresa desde el alcance, la funcionalidad y la estrategia de negocio y debe aceptarse cuando el proyecto permita vaticinar que la rentabilidad de la inversin ser mayor que la tasa actualizada.VAN >0 Para decidir si se asume el ERP en la nube se debera tener en cuenta que este despliegue supone muchas ventajas: Reduccin de costos Flexibilidad Fiabilidad

Conclusiones

Si utiliza un ERP en la nube, estas diferencias pueden sumar ahorros significativos en tiempo: implementaciones del ERP en la nube, usualmente toman entre 3 y 6 meses, que comparados con los 12 meses tradicionales que normalmente toma implementar una solucin en sitio, resultan menores. Desde las aplicaciones mviles, la Web 2.0 y el comercio electrnico y el considerable avance que esto supuso, el autntico cambio en la mirada de grandes analistas, es el cloud computing y lo que muy pronto, se posicionar bajo el concepto de la "Democratizacin Tecnolgica". El Cloud Computing en las pymes, agudiza an ms su rango de accin, lo que se agudiza en ventajas competitivas. En primer lugar, debemos comprender que en las pequeas y medianas empresas es difcil encontrar un departamento de Sistemas que estudie las novedades del mercado y ayude en su implementacin. Gracias al software como servicio y el Cloud, la utilizacin de aplicaciones que, en principio, podran resultar complejas, se hace ms sencilla, lo que permite a la pequea o mediana empresa olvidarse de cualquier tipo de instalacin, soporte o mantenimiento. Permite a los directivos de las organizaciones y usuarios que lo requieran, trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento, ya que las aplicaciones estn disponibles en la web las 24 horas del da y se puede tener acceso a ellas a travs de un sinfn de dispositivos: Smartphone, PDAs, porttiles, etc.