TELETraBaJO

Las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones (TIC) estn cambiando, entre otras muchas cosas, la forma de entender y desarrollar el trabajo. Y es que, cada vez es ms habitual que las empresas opten por otras modalidades de trabajo en las que el empleado tenga ms flexibilidad de horario y de movilidad.

Autor Cristina Merino Bada. Responsable de Consultora en Eulen Seguridad S.A.

l diccionario de la Real Academia Espaola define el teletrabajo como: Trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa, utilizando las redes de telecomu-

nicacin para cumplir con las cargas laborales asignadas. Dicho de otra forma, el teletrabajo puede entenderse como un modelo de trabajo que se realiza fuera de la oficina o lugar de trabajo habitual, apoyndose en las posibilidades

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que ofrecen las TIC, y utilizando un conjunto de metodologas y procesos diseados especialmente para trabajar a distancia. En s, el teletrabajo persigue una mayor eficacia en la prestacin de los servicios mediante una mejor organizacin del trabajo a travs del uso de las nuevas tecnologas, de la gestin por objetivos y de la orientacin a resultados. Esto contribuye a la conciliacin de la vida personal, familiar y laboral, lo que deriva en un mayor grado de satisfaccin laboral. Dicho as, parece que el teletrabajo es una opcin que se debe tener muy en cuenta en las organizaciones, pero su implantacin tambin est sometida a distintas dificultades que es necesario solventar: - La cultura arraigada de la presencia en la oficina en el entorno laboral actual. Parece que quien no est en la oficina no trabaja, pero y el tiempo que no somos productivos? En una jornada laboral de ocho horas, nunca se es productivo al 100%. Ni que decir tiene el tiempo que se dedica a internet, o cuando surge un imprevisto y hay que ausentarse de la oficina. Para cambiar esta cultura, la mejor opcin es la concienciacin de los directivos y ver los resultados obtenidos realizando un proyecto piloto. ste permitir ver de manera objetiva los resultados, adems de aprender y mejorar distintos aspectos.

- Tecnologa. Aunque muchas organizaciones estn muy avanzadas tecnolgicamente, an existen muchas herramientas de trabajo estticas, como el ordenador de sobremesa y el telfono fijo. La parte tecnolgica no debera suponer un problema en s, dado que el abanico de productos TIC es amplsimo. Una solucin puede ser, por ejemplo, que, a medida que se van sustituyendo los ordenadores de sobremesa por otros -ya sea por medio de contratos de renting o por adquisicin-, se cambien por porttiles. Respecto al telfono fijo, cada vez son ms las organizaciones que optan por dejar de utilizarlo, sustituyndolo por centralitas que desvan las llamadas realizadas al supuesto telfono fijo a un telfono mvil. - Desvinculacin del empleado de la empresa. Existe el riesgo de que el empleado no sienta que forma parte de la empresa, se asle o que se dificulte el trabajo en equipo. Esto se puede evitar estableciendo un mnimo de horas en las que el trabajador debe asistir obligatoriamente a la oficina ciertos das a la semana, y facilitando herramientas que posibiliten el uso de videoconferencias y de la mensajera instantnea.

to de vista de alto nivel, donde se muestre el apoyo de la Direccin y se establezcan de forma genrica las bases sobre las que se sustentar el teletrabajo. Esto se hace con la definicin de la Poltica de teletrabajo. - Definir una Metodologa de trabajo a distancia. Dentro del cambio de cultura de la organizacin, es necesario explicar los pasos que se deben seguir para que se obtengan los beneficios esperados del teletrabajo y donde se especifiquen los criterios sobre los que se regirn las actividades a realizar. - Dotar de recursos tecnolgicos -ordenador porttil, conexin a internet, acceso a la red corporativa, telfono mvil, etc.-. Los recursos tecnolgicos suponen un esfuerzo por parte de la organizacin, aunque no debera ser mucho mayor del que ya estn realizando. Adems, existen herramientas de software libre que son gratuitas y el coste de un porttil, hoy en da, es prcticamente igual que el de un ordenador de sobremesa. En cuanto a la conexin a internet, se pueden realizar acuerdos en los que el empleado asume parte del coste de internet, dado que su uso est muy extendido en los hogares. - Implantar medidas de seguridad de la informacin. La implantacin del teletrabajo en cualquier organizacin requiere la adopcin de una serie de medidas de seguridad que aseguren, en cada caso, la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la informa-

Qu ES nECESarIO Para ImPLanTar EL TELETraBaJO En una OrganIzaCIn?

- Definir e implantar una Poltica de teletrabajo. Deben establecerse los objetivos y responsabilidades desde un pun-

El teletrabajo persigue una mayor eficacia en la prestacin de los servicios mediante una mejor organizacin del trabajo a travs del uso de las nuevas tecnologas, de la gestin por objetivos y de la orientacin a resultados

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Aunque la cultura del teletrabajo an no est muy arraigada en Espaa, su implantacin va en aumento, y cada vez son ms las iniciativas que se realizan, tanto en el sector pblico como privado

rativo. Adems, si la informacin que se trata es sensible, y de acuerdo con la poltica de la organizacin, el disco duro del ordenador deber estar cifrado para asegurar la confidencialidad de la informacin que resida en el ordenador. Esto puede hacerse con distintas aplicaciones especficas de cifrado. - Formacin, concienciacin y sensibilizacin. La formacin, concienciacin y sensibilizacin de todos los actores que intervienen en el teletrabajo es fundamental para que todos estn alineados con los objetivos que quiere alcanzar la organizacin.

donde el desplazamiento que un empleado realiza al da puede ser superior a dos horas. - Aumento de la productividad. Diferentes estudios demuestran que esta modalidad de trabajo incrementa la productividad de los empleados y la concentracin en el trabajo. - Aumento de la insercin laboral a personas con discapacidades de movilidad. Al evitar el traslado a la oficina en un porcentaje alto, estas personas se pueden integrar mejor en el mercado laboral. - Mejora de la sostenibilidad. Como consecuencia de los puntos anteriores, aumenta el cuidado y mejora del medio ambiente debido, por ejemplo, a que se evitan emisiones de CO2. - Aumenta la continuidad de servicio ante escenarios posibles de amenazas que puedan afectar a nivel fsico a la oficina o a los recursos materiales. En el caso de que se produjera una contingencia y no se pudiera acceder a las oficinas, los empelados ya dispondran de los medios para continuar trabajando. - Mejora de la calidad de vida: menos estrs, y mejor conciliacin de la vida personal y familiar. Aunque la cultura del teletrabajo an no est muy arraigada en Espaa, su implantacin va en aumento, y cada vez son ms las iniciativas que se realizan, tanto en el sector pblico como privado. Respecto al sector pblico, desde el ao 2006, se estn llevando a cabo distintas iniciativas y, en algunos mbitos, su implantacin es ya un hecho. En el sector privado, por su parte, el teletrabajo est quizs ms avanzado. Grandes empresas, y no tan grandes estn, apostando muy fuerte por esta modalidad.

BEnEfICIOS DEL TELETraBaJO

Bien implantado, el teletrabajo ofrece una serie de beneficios, tanto para la empresa como para el empleado: - Orientacin a resultados y gestin. El trabajo por objetivos incentiva al empleado y, de forma directamente proporcional, la organizacin cumple y lleva a cabo su estrategia. - Optimizacin de costes. El ahorro de costes viene derivado tanto de la reduccin de los gastos generales (agua, alumbrado, calefaccin, etc.) como del coste del espacio fsico. - Mejora de la Responsabilidad Social Corporativa al aumentar la eficiencia de los procesos, la productividad, el compromiso y la medicin de resultados. - Reduccin de accidentes in itinere y absentismo. Al evitar el desplazamiento a la oficina, se reducen posibles accidentes in itinere y el absentismo laboral. - Optimizacin del tiempo, tambin como consecuencia de los desplazamientos a la oficina. Este ahorro es mucho ms significativo en grandes ciudades,

cin para todos los actores que intervengan. Tambin deber asegurarse la conexin a los sistemas de la organizacin. Esto puede hacerse a travs de conexiones seguras o cifradas como, por ejemplo, mediante una Red Privada Virtual (VPN). Adems, hay que tener en cuenta que un ordenador porttil est sujeto a ms amenazas; entre ellas, a la prdida o al robo del equipo. Para evitar que una persona pueda tener acceso a la informacin que ste contiene, se pueden adoptar distintos tipos de medidas, como contraseas de arranque para el equipo y contraseas del sistema ope-

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La tendencia hacia donde se estn dirigiendo cada vez ms las organizaciones es a la aplicacin del concepto Bring Your Own Device (BYOD), que significa trae tu propio dispositivo. De este modo, son los empleados quienes utilizan sus propios recursos (ordenador, telfono, tablet, etc.). Este concepto, aunque no es exclusivo del teletrabajo, est muy ligado a ste, dado que suele ser un factor aadido ms a las ventajas que aporta. Esta medida -que, a priori, puede parecer ideal para los empresarios (por el ahorro de costes que conlleva) y para los empleados (porque as no tienen que utilizar, por ejemplo, dos telfonos o distintos sistemas operativos)- podra aumentar el riesgo de la organizacin si no se realiza una buena poltica de seguridad y se tienen en cuenta ciertas medidas de seguridad preventivas, detectivas y correctivas, como pueden ser, por ejemplo:

- La aceptacin por parte del empleado de las medidas de seguridad que se dicten en la poltica de seguridad de la organizacin. - La integracin de las distintas herramientas corporativas (software) en distintos dispositivos para que no supongan un problema en el funcionamiento de stas. Hay que tener en cuenta que habr distintos sistemas operativos y no siempre las aplicaciones conviven en todos. - La revisin de las infraestructuras tecnolgicas (hardware) para que soporten el normal funcionamiento de los distintos tipos de dispositivos que se utilicen. - Formacin que cubra desde la utilizacin y securizacin de los dispositivos, a la concienciacin en cuanto a ingeniera social para que se reduzcan los riesgos asociados a la obtencin de contra-

seas y vulneracin de la seguridad y privacidad. - Al final, deber controlarse quin se conecta, desde qu equipo se conecta, qu software de seguridad tiene instalado, a qu aplicacin se conecta, etc.; y, en base a esto, permitir o no el acceso. - Por lo anterior, la supervisin y control por parte de la organizacin de los distintos dispositivos que se conecten a la red corporativa es primordial. Esto puede realizarse con los servicios de un centro de control de seguridad integral, donde se pueden gestionar y controlar multitud de dispositivos y se alerte, se contenga y se resuelvan posibles incidencias, como la propagacin de malware, intentos de conexin no permitidos, software malicioso, etc. Realizar una vigilancia tecnolgica es fundamental para prevenir y detectar los riesgos implcitos en este ambiente cambiante. Cabe mencionar que el teletrabajo se incluye en el texto de la Reforma Laboral 2012 (Real Decreto-ley 3/2012, de 10 de febrero, de medidas urgentes para la reforma del mercado laboral). En l se cita textualmente: el deseo de promover nuevas formas de desarrollar la actividad laboral hace que dentro de esta reforma se busque tambin dar cabida, con garantas, al teletrabajo. Hay que resaltar que la adopcin del teletrabajo, sea en la modalidad que sea, en una organizacin en ningn caso debe poner en peligro ni al trabajador ni a la empresa. Por ello, es recomendable evaluar las condiciones en las que el trabajador realizar sus funciones, tales como iluminacin, temperatura, espacio fsico, etc. A a su vez, la empresa debe asumir ciertas obligaciones para garantizar la confidencialidad y la proteccin de los datos, ya sean de carcter personal o sensibles y estratgicos para la compaa, facilitando y adoptando las medidas de seguridad necesarias que lo posibiliten.

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