ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Y ORGANIZACIN DE LA INFORMACIN

Material de uso exclusivo para la Unidad de Apoyo a la Enseanza de la Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin, UDELAR Ao 2009 Mara Fernanda Osorio Nicols Thevenet

1. ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

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Cmo administrar nuestro tiempo

Cada semana, todos contamos con 168 horas. Y depende de cada uno de nosotros aprovecharlas al mximo. Tanto en el trabajo, como en el estudio, podemos beneficiarnos de usar nuestro tiempo de manera eficiente.

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 El tiempo no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. El rendimiento de cada persona es diferente y vara a lo largo del tiempo. Es as que identificando los momentos de nuestro mayor rendimiento, podemos planificar mejor el trabajo o estudio.

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Algunos consejitos para controlar tu tiempo

1. Conoce cmo utilizas tu tiempo: tiempo durante un par de das, anota el tiempo que dedicas a cada actividad dividiendo las tareas en categoras como por ejemplo: estudio, paseos, comida, descanso, actividades personales...... Luego analiza si el uso de tu tiempo se corresponde con tus responsabilidades.
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2. Establece tus objetivos: en objetivos base a lo que es importante para ti, determina que quieres lograr cada da y semana. 3. Organiza tu tiempo: utiliza las tiempo herramientas correctas que te permitirn comprometerte a cumplir las tareas. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios, etc.
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4. Identifica y luego elimina los enemigos de tu tiempo como puede ser sobrecargar tu horario, intentando hacer ms de lo que resulta posible, o distractores tales como la televisin, chat, celulares.

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Pero por sobre todos los consejos para mejorar tu tiempo, sigue al menos este: Coloca en un papel muy visible (en tu cuarto o lugar de estudio por ejemplo) el siguiente texto bien grande: LO QUE ESTOY HACIENDO EN ESTE MOMENTO, ME MUEVE EN DIRECCION HACIA MIS OBJETIVOS?
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Algunas de las caractersticas del tiempo son: son

Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar. No se puede comprar. No se puede atrapar, detener o regresar. Es lo ms valioso que tienen los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el mximo grado de efectividad. Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. Esta es la gran paradoja del tiempo.
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Todo el mundo pierde el

tiempo.
Perder el tiempo es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin. Pero puede llegar a ser frustrante, si se pierde por hacer algo menos importante de lo que se podra estar haciendo.
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Para administrar mejor el tiempo de estudio

Asignar bloques de tiempo al estudiar, previendo tiempo extra al calculado. Imprevistos!!!! Planificar repasos y actualizaciones semanales. Empezar con los temas o las tareas ms difciles. Asignar tiempo para las ocasiones especiales: trabajos escritos, parciales, exmenes, etc.
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Algunas preguntas que debera hacerme:

Para qu estudio? Qu espera el profesor? Estoy comprendiendo? Estoy aprendiendo?

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Distinguir lo urgente de lo importante

El huevo o la gallina?

Una antigua fbula de "La Gallina de los Huevos de Oro, es un excelente ejemplo para reconocer la ecuacin que todos debemos resolver a cada momento, el equilibrio entre lo "Urgente" y lo "Importante", entre el "Hoy" y el "Maana".
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 La historia cuenta que un granjero un da va al corral donde tena a sus gallinas y encuentra un brillante huevo de oro. Aunque duda de su suerte, decide llevar el huevo a su casa donde comprueba que el huevo es de oro autntico. Desde ese da, todas las maanas el granjero encuentra un huevo de oro debajo de una de sus gallinas en el corral y pronto se hace rico.
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 Mientras aumenta su riqueza, tambin aumenta su impaciencia con los huevos que pone la gallina. En un intento por obtener todo el oro de la gallina de una sola vez, la abre, pero no slo no encuentra nada adentro sino que la mata. Con la muerte de la gallina, tambin desaparece su riqueza.

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"Muchas veces, al igual que el granjero de la fbula priorizamos los resultados a corto plazo (los huevos de oro) y ponemos en riesgo nuestro bienestar a largo plazo (la gallina)"

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Pero.podemos cambiar nuestros hbitos? La respuesta es definitivamente SI PODEMOS Los hbitos son patrones de conducta integrados por tres componentes que se superponen: Conocimiento (Saber) Actitud (Querer) Habilidad (Poder)

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 Debido a que son aprendidos y no heredados, nuestros hbitos constituyen nuestra segunda naturaleza, no la primera. La primera decisin que debemos tomar para cambiar un hbito es evitar definirnos a nosotros mismos en trminos de nuestros hbitos, caractersticas y tendencias actuales.

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Los hbitos de la efectividad pueden ser aprendidos, los de la inefectividad desaprenderse.

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Marca con una X tu respuesta

1. Normalmente llego a tiempo 2. Mantengo todos mis compromisos 3. Me las arreglo para hacer todas las cosas que tengo planeadas para ese da 4. A ltimo momento tengo que dejar a un lado muchas cosas 5. Cumplo con todos los plazos 6. Tengo tiempo reservado para mis asuntos personales 7. Estudio al menos dos horas diarias 8. Llevo algn cuaderno o agenda dnde anotar lo que debo hacer 9. Dedico al menos 8 horas al descanso diario

SI

NO

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 Aprender como darle al tiempo buen uso resulta entonces fundamental. Si nos concentramos en administrar bien nuestro tiempo no existira tanto incumplimiento ni la frase tan comn: no fui a clase

hoy, porque me levant tarde!, pero maana voy.

No hay que dejar que esas debilidades nos dominen, no habr otro momento como ese presente da.
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2. Organizacin de la informacin

Cuadros, grficos.

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Cmo utilizar los cuadros y grficos de manera eficaz Debo conocer las caractersticas y posibilidades de cada recurso. Debo asegurarme que el medio elegido es adecuado para :
el tema, el lector el objetivo que se persigue

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Ejemplos de adecuacin del recurso visual a las necesidades expresivas

Si mi intencin es:

Presentar una visin global de datos simples Comparar datos numricos Contrastar dos conjuntos de datos Clasificar grupos de elementos segn jerarquas

Grficos de torta, barras, curvas Cuadros y grficos

Columnas dobles

rboles y esquemas de llaves

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Qu tipo de grficos son? Cul se interpreta mejor?, por qu?

Distribucin por regiones
9% 17% Regin Norte 44% Regin Este Regin Sur 30% Regin Oeste

Regin Norte Regin Este

15% 14%

15% 18%

Regin Sur Regin Oeste Regin Sur Sureste Regin Nor Noreste Regin Sur Suroeste Regin Nor Noroeste

10% 13%

5%

10%

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Algunos consejitos para la elaboracin de cuadros y grficos 1. Planificar analizar los datos explorar diseos alternativos tomarse tiempo para elegir el recurso adecuado 2. Revisar con frecuencia abandonar los formatos si notamos que no son eficaces
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3. Focalizar en los intereses de la audiencia, no en detalles de formato. 4. No omitir agregar ttulos, descriptores y leyendas. 5. Prestar atencin a la esttica y a la efectividad visual y no tentarse con planteos excntricos.

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Reglas de presentacin de cuadros y grficos Identificacin Titularlo Agregar fuentes como pie Especificar su objetivo Aclarar las magnitudes en que se expresa Incluir descriptores Diagramacin De izquierda a derecha y de arriba abajo En orden decreciente de importancia
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 Presentacin Separado del cuerpo del texto Con mrgenes amplios Evitar abuso de maysculas Evitar uso de lneas innecesarias o muy gruesas Integrado en el texto Elegir el mejor lugar en la pgina Hacer saber al lector cundo debe leerlo
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Cuadros dependientes
Se colocan en el interior del texto. Se leen siguiendo el hilo expositivo. Se insertan en un punto preciso del texto. Informan o argumentan sobre aspectos concretos del documento. Enfatizan en lo relevante. Son de lectura fcil y rpida.

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Cuadros independientes
Son utilizables independientemente del documento. Comprensibles en s mismos, ya que incluyen toda la informacin. Suelen ubicarse como anexos al final. Son complementarios o ampliatorios del texto. Requieren ms tiempo y atencin. Resultan tiles para seleccionar informacin para armar cuadros dependientes.
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Qu es el diagrama de llaves? Qu utilidad puede tener? Se pide: Confeccionar un diagrama de llaves conteniendo los pasos que seguiras para estudiar para un examen.

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Lectura rpida Prelectura Obtener idea general

Lectura comprensiva

Detenida y razonada Uso de diccionario

Posible proceso de estudio

Tcnicas de Subrayado

Un solo color Varios colores Resumen

Sntesis Esquema

Llaves Cuadros

Repasos

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