Informe de Practicas Preprofesionales Jairo Cortavitarte

2012
INFORME DE PRACTICAS PREPROFESIONALES

CORTAVITARTE RODRIGUEZ JAIRO
rea: Logstica Puesto: Encargado de Logstica Jefe: Ing. Edmundo Lorenzo
CORTAVITARTE RODRIGUEZ JAIRO INGENIERA DE SISTEMAS INDUSTRIALES S.A.
PRESENTACIN
Una parte importante del proceso de formacin profesional es la aplicacin de los conocimientos tericos adquiridos en los centros de formacin dentro de un contexto laboral real. La prctica contribuye en gran medida a obtener la experiencia necesaria y suficiente para un eficiente desempeo laboral, ya que proporciona herramientas concretas de conocimiento en beneficio del aprendizaje de los estudiantes y egresados.
En este sentido y como parte de la consolidacin de mi formacin profesional, hago llegar a la comunidad universitaria y profesional el presente informe, el cual rene y expone los objetivos, actividades y logros alcanzados durante el periodo de prcticas profesionales realizadas por mi persona en la Empresa Ingeniera de Sistemas Industriales S.A. especficamente en el rea de Logstica.
Agradezco a todos los Jefes y colaboradores de la Empresa Ingeniera de Sistemas Industriales S.A. por todo el apoyo brindado para el desarrollo de las actividades programadas, as como la orientacin y paciencia de la Ing. Edmundo Francisco Lorenzo Zavala, Gerente General, sin los cuales no hubiese sido posible el xito de las mismas.
Jairo Cortavitarte Rodrguez
GENERALIDADES DE LA EMPRESA
La empresa fue fundada en el ao 1996, comenzando sus actividades como distribuidor de repuestos, accesorios y dems adicionales para calderos; ofertando distintas marcas internacionales en el mercado, especialmente a agroindustrias.
A partir del ao 2007, la empresa se convierte en distribuidor oficial en la zona norte del pas de la multinacional Schneider Electric S.A, enfocndose en el rea de automatizacin de procesos y maquinaria. Dos aos ms tarde, obtendra la denominacin de Integrador Oficial de Schneider Electric S.A.; brindando soluciones innovadoras y prcticas, diseadas para mejorar los procesos en las diversas reas de la industria.
En el ao 2007 la empresa gan el Premio Muchik de Oro por su excelente desempeo organizacional, desde ese entonces la empresa ha buscado constantemente una mejora continua en sus procesos productivos y organizacionales. Ese mismo ao la empresa se inscribe como Mediana y Pequea Empresa (MYPE), con el objetivo de promover su crecimiento econmico y organizacional, reduciendo sus costos operacionales.
Hoy la empresa ha crecido a un ritmo excepcional, elaborando proyectos de automatizacin para las industrias, en especial las de minera y enfocndose siempre en la calidad de sus productos y el servicio al cliente.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Visin Ser una empresa lder, a nivel nacional, en comercializacin de productos industriales y servicios de ingeniera, que busca satisfacer las necesidades de los clientes, superando sus expectativas brindndole valor agregado y calidad en todas las actividades realizadas y trabajando de manera comprometida con la realizacin de sus colaboradores. Misin Brindar opciones integrales para la optimizacin de los procesos industriales y solucin de problemticas de los mismos. Satisfacer ampliamente los requerimientos solicitados mediante la aplicacin de las buenas prcticas de ingeniera, servicio de atencin al cliente, disponibilidad de soporte y gestin. Valores

Integridad. Honestidad. Carcter. Humildad. La Constancia. Optimismo y buen humor. Transparencia.
Principios

Cliente satisfecho y calidad en todas las acciones. Iniciativa y creatividad para la mejora continua. Colaboradores comprometidos. Transparencia e integridad en las labores realizadas. Consolidacin y expansin empresarial. Trabajo en equipo y seguridad en las labores y ambientes.
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
GERENCIA GENERAL
ADMINISTRACION
INGENIERIA
SISTEMAS
COTIZACIONES
VENTAS
REPARACION Y SERVICIO
IMPLEMENTACION DE PROYECTOS
DISTRIBUCION DEL PERSONAL La empresa est conformada por 13 personas, distribuidas en cada una de las reas de la siguiente manera:
Gerencia General
Gerente General
Administracion Ingenieria Sistemas Cotizaciones Ventas
Administrador Proyectista (jefes de ingenieria) Personal de reparacion y servicios Personal de implementacion de proyectos .Programador
Cotizador
Vendedor
I.
JUSTIFICACIN DE LA APLICACIN
A. Importancia del trabajo de aplicacin. Actualmente la empresa no cuenta con un sistema logstico establecido que le permita tener un control adecuado de sus inventarios, lo que genera un desorden en la atencin de los pedidos, y por ende, problemas con sus clientes; exceso y escasez de inventarios, que genera sobrecostos, demoras en los proyectos y existencias que con el paso del tiempo se vuelven intiles para la venta; y por ltimo, y ms importante no cuenta con procesos logsticos establecidos como directivas, como son la recepcin, el despacho, polticas de compra de existencias y almacenamiento.
En el mundo de negocios actual; donde la empresa que tiene la mejor cadena de distribucin a travs de costos bajos, cero demoras y un cuidado adecuado de sus productos, obtiene la ventaja en el mercado. Por ello; es importante la implementacin de un sistema logstico, que le permita a la empresa aumentar su competitividad en el mercado, reduciendo los costos de almacenamiento, eliminando en lo posible excesos y escasez de materiales, insumos y
herramientas, y demoras en la atencin de pedidos del cliente. Todo ello con un enfoque sistmico que permita agregar valor de producto y servicio para el cliente. B. Objetivos del trabajo de aplicacin.
1. Objetivos generales: Proponer y estandarizar procedimientos logsticos para el rea de almacn. 2. Objetivos especficos: Identificar y definir los procesos logsticos actuales en almacn. Realizar un diagnstico logstico. Aportar a la elaboracin de un Manuel de Procedimientos para el rea
de almacn.
II.
BASE TEORICA DE LA APLICACIN
A. Los modelos de gestin y el enfoque basado en procesos En la actualidad, es una cuestin innegable el hecho de que las organizaciones se encuentran inmersas en entornos y mercados competitivos y globalizados; entornos en los que toda organizacin que desee tener xito (o, al menos, subsistir) tiene la necesidad de alcanzar buenos resultados empresariales. Para alcanzar estos buenos resultados, las organizaciones necesitan gestionar sus actividades y recursos con la finalidad de orientarlos hacia la consecucin de los mismos, lo que a su vez se ha derivado en la necesidad de adoptar herramientas y metodologas que permitan a las organizaciones configurar su Sistema de Gestin.
Un Sistema de Gestin, por tanto, ayuda a una organizacin a establecer las metodologas, las responsabilidades, los recursos, las actividades que le permitan una gestin orientada hacia la obtencin de esos buenos resultados que desea, o lo que es lo mismo, la obtencin de los objetivos establecidos.
Con esta finalidad, muchas organizaciones utilizan modelos o normas de referencia reconocidos para establecer, documentar y mantener sistemas de gestin que les permitan dirigir y controlar sus respectivas organizaciones.

1. Como enfocar a procesos un sistemas de gestin Las actuaciones a emprender por parte de una organizacin para dotar de un enfoque basado en procesos a su sistema de gestin, se pueden agregar en cuatro grandes pasos: a. La identificacin y secuencia de los procesos El primer paso para adoptar un enfoque basado en procesos en una organizacin, en el mbito de un sistema de gestin, es precisamente reflexionar sobre cules son los procesos que deben configurar el sistema, es decir, qu procesos deben aparecer en la estructura de procesos del sistema. La identificacin y seleccin de los procesos a formar parte de la estructura de procesos no deben ser algo trivial, y debe nacer de una reflexin acerca de las actividades que se desarrollan en la organizacin y de cmo stas influyen y se orientan hacia la consecucin de los resultados.
b. La descripcin de cada uno de los procesos La descripcin de un proceso tiene como finalidad determinar los criterios y mtodos para asegurar que las actividades que comprende dicho proceso se llevan a cabo de manera eficaz, al igual que el control del mismo. Esto implica que la descripcin de un proceso se debe centrar en las actividades, as como en todas aquellas caractersticas relevantes que permitan el control de las mismas y la gestin del proceso.
Diagrama de proceso La descripcin de las actividades de un proceso se puede llevar a cabo a travs de un diagrama, donde se pueden representar estas actividades de manera grfica e
interrelacionadas entre s. Estos diagramas facilitan la interpretacin de las actividades en su conjunto, debido a que se permite una percepcin visual del flujo y la secuencia de las mismas, incluyendo las entradas y salidas necesarias para el proceso y los lmites del mismo. Uno de los aspectos importantes que deberan recoger estos diagramas es la vinculacin de las actividades con los responsables de su ejecucin, ya que esto permite reflejar, a su vez, cmo se relacionan los diferentes actores que intervienen en el proceso. Se trata, por tanto, de un esquema quin-qu, donde en la columna del quin aparecen los responsables y en la columna del qu aparecen las propias actividades en s.
Ejemplo de Diagrama de proceso
c. El seguimiento y la medicin para conocer los resultados que obtienen El enfoque basado en procesos de los sistemas de gestin pone de manifiesto la importancia de llevar a cabo un seguimiento y medicin de los procesos con el fin de conocer los resultados que se estn obteniendo y si estos resultados cubren los objetivos previstos. Para medir dichos procesos se utilizan los indicadores de gestin, que son una buena referencia para determinar el rendimiento de los procesos logsticos (ver anexo 01)
El seguimiento y la medicin constituyen, por tanto, la base para saber qu se est obteniendo, en qu extensin se cumplen los resultados deseados y por dnde se deben orientar las mejoras. d. La mejora de los procesos con base en el seguimiento y medicin realizada. Los datos recopilados del seguimiento y la medicin de los procesos deben ser analizados con el fin de conocer las caractersticas y la evolucin de los procesos. De este anlisis de datos se debe obtener la informacin relevante para conocer: Qu procesos no alcanzan los resultados planificados. Dnde existen oportunidades de mejora.
Cuando un proceso no alcanza sus objetivos, la organizacin deber establecer las correcciones y acciones correctivas para asegurar que las salidas del proceso sean conformes, lo que implica actuar sobre las variables de control para que el proceso alcance los resultados planificados. Tambin puede ocurrir que, aun cuando un proceso est alcanzando los resultados planificados, la organizacin identifique una oportunidad de mejora en dicho proceso por su importancia, relevancia o impacto en la mejora global de la organizacin.
En cualquiera de estos casos, la necesidad de mejora de un proceso se traduce por un aumento de la capacidad del proceso para cumplir con los requisitos establecidos, es decir, para aumentar la eficacia y/o eficiencia del mismo (esto es aplicable igualmente a un conjunto de procesos). B. Diagnstico Logstico En las empresas existen sistemas bsicos que facilitan su funcionamiento sin problemas, uno de ellos es el Sistema Logstico relacionado con el flujo de los materiales desde los proveedores hasta los usuarios finales y cuyo
establecimiento requiere de una anlisis y estudio exhaustivo que permita lograr que la empresa cuente con un elemento logstico totalmente integrado, para que puede cumplir con sus polticas de servicio al cliente con el menor costo posible.
Un sistema logstico, como se ha indicado, pretende administrar el flujo de materiales desde los proveedores hasta el consumidor final, por lo que es importante, antes de disearlo, efectuar un diagnstico de las actividades logsticas, que permita definir cmo est funcionando esta rea y que problemas se presentan, a fin de corregirlos y lograr que el sistema que se implante sea productivo, cumpla con su misin y de facilidades de funcionamiento a toda la empresa en la que acta. Dicho diagnostico se iniciara con un anlisis general de la empresa en razn de que todas sus dependencias requieren de materiales para desarrollar sus actividades y, por lo tanto, es necesario integrarlas y coordinar con ellas. Y se utilizara la siguiente estructura de cuestionario:
1. Anlisis del entorno o medio ambiente a. b. Necesidades de materiales Estructura de organizacin y direccin
2. Datos de la dependencia logstica a. b. c. Materiales que se emplean en la empresa Volumen y variedad de los inventarios en existencia Personal
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d. e.
Proveedores Conclusiones sobre la dependencia logstica
3. Organizacin 4. Compras 5. Anlisis de los inventarios 6. Planeamiento y control de inventarios 7. Anlisis de la zona de almacenaje III. METODOLOGIA A continuacin presento una explicacin resumida de la serie de pasos que se han seguido para desarrollar la aplicacin con el fin de lograr los objetivos expuestos en la justificacin. A. Primer paso: Diagnstico Logstico. Este paso tiene como objetivo principal describir la situacin actual del sistema logstico, con el objetivo de identificar los puntos crticos e ineficiencias del sistema, para la posterior propuesta de mejora. El diagnostico se dividir por etapas, las cuales se precisan a continuacin. 1. Diagnstico de la organizacin: anlisis del cumplimiento de
procedimientos, funciones, delegacin de autoridad y respeto al trabajador. 2. Diagnstico del personal: descripcin de las responsabilidades y funciones del personal dentro del rea logstica. 3. Diagnstico de la gestin de almacn: anlisis de la organizacin de los materiales diversos que se emplean en el proceso productivo. 4. Diagnstico de la gestin de inventario: evaluacin de la eficiencia de la gestin de los inventarios. 5. Diagnstico del sistema de compras: evaluacin de la eficiencia del sistema actual de compras.
Herramientas de anlisis: Para realizar los diagnsticos respectivos, se utilizaran las siguientes fuentes y herramientas de anlisis:
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Cuestionario bsico de diagnstico logstico. Cuadros de resumen de diagnstico. Diagrama de flujo de procesos.
Resultados esperados: Anlisis del mtodo actual de trabajo. Determinacin de los puntos dbiles del sistema. Identificacin de ineficiencias en los procesos.
B. Segundo Paso: Identificar y definir los procedimientos actuales en el rea de almacn. En este paso, se utilizara parte de la informacin obtenida del diagnstico logstico para determinar la estructura de procesos actual, plasmndola en un diagrama de procesos, tratando de identificar y definir los procedimientos de: Procedimiento de recepcin Procedimiento de despacho Procedimiento de almacenaje de productos
Herramientas de anlisis: Diagrama de procesos Informacin obtenida del diagnstico logstico
Resultados esperados: Elaborar el diagrama de procesos del sistema logstico de almacn actual Identificar y describir los procesos que se llevan a cabo en almacn. Identificar puntos dbiles o crticos dentro del proceso, para posteriormente elaborar la propuesta de mejora C. Tercer paso: Elaborar una propuesta de Sistema Logstico. El sistema propuesto para almacn se dividir en tres procedimientos principales: Procedimientos de recepcin.
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Se identificar y definir los principales procesos sobre la recepcin de materiales en almacn; indicando quien es el responsable del proceso, la informacin necesaria, medidas de control e indicadores de evaluacin, segn sea necesario. Procedimientos de despacho. Se identificar y definir los principales procesos sobre el despacho de materiales en almacn; indicando quien es el responsable del proceso, la informacin necesaria, medidas de control e indicadores de evaluacin, segn sea necesario. Procedimiento de almacenaje de productos. Se identificar y definir los principales procesos sobre el almacenamiento de materiales en almacn; indicando quien es el responsable del proceso, la informacin necesaria, medidas de control e indicadores de evaluacin, segn sea necesario.
Herramientas de anlisis: Diagrama de flujo de procesos. Ficha de proceso.
Resultados esperados: Elaborar una propuesta base, para la implementacin de un Manual de Procedimientos y Funciones en el rea de Almacn. IV. RESULTADOS A. Diagnstico Logstico Actualmente las compras son manejadas por el rea de Administracin, las funciones de almacn estn delegadas al rea de Sistemas, y la nica rea logstica es el de Cotizaciones.
La empresa cuenta con tres locales. Las oficinas centrales ubicadas cerca al Ovalo Papal, es donde se encuentran el rea Almacn, Administracin, Ventas, Cotizaciones, Sistemas y la Gerencia General. En los otros dos locales ubicados en la Av. Espaa, se encuentra el rea de Ingeniera con su dependencia de
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Implementacin de Proyectos.
En trminos logsticos, la distancia que separa al rea de Implementacin de Proyectos, que es el centro de produccin; y el rea de Almacn; tiene consecuencias negativas una mala comunicacin, desabastecimientos o
sobreabastecimientos y de manera general, promueven una mala administracin logstica.
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1. Diagnstico de la organizacin del rea Logstica

CALIFICACION ASPECTOS Asignacin de personal en el rea de logstica. CARACTERISTICAS Se cuenta con una persona para la administracin OBSERVACIONES M No se cuenta con personal especializado o con experiencia para administrar el rea logstica. Se limita en cumplir las funciones de almacn, compras y cotizacin; mas no existe una verdadera administracin x x R B
logstica. Nivel de la dependencia logstica dentro de la entidad. Se le toma la verdadera importancia conocimiento bondades. debido de al sus
logstica que cuente con procedimientos estandarizados o anlisis de inventarios.
Definicin de funciones, responsabilidades tareas. y
Las
funciones
estn
Las funciones logsticas estn a cargo del personal de otras reas: comprasx
definidas de forma clara y precisa, y asignadas a una
administracin, almacn-sistemas.
exclusivamente persona. Comunicacin con las dems reas de la
Existe una buena relacin entre logstica y las dems reas de la empresa.
No existe una buena comunicacin. x
empresa. Delegacin autoridad. de
No
est
centrada en el
El
propietario solo
limita al
las
actividades de x
directamente propietario.
logsticas
cumplimiento
actividades rutinarias, y no fomenta una buena administracin ni anlisis.
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2. Diagnstico del personal

CALIFICACION ASPECTOS CARACTERISTICAS Grado de instruccin OBSERVACIONES M El personal cuenta con estudios superiores. Experiencia personal Poca experiencia profesional dentro del rea. Cursos y talleres Compras Capacidad de organizacin Existe una buena relacin con los proveedores empresa. Responsabilidad de funciones Cumple la funcin de Administrador y Comprador. Grado de instruccin El personal cuenta con estudios tcnicos. Experiencia personal Almacn Cuenta con poca experiencia en trminos logsticos. Cursos y talleres No cuenta con capacitacin alguna en logstica. Capacidad de organizacin Se limita a cumplir el trabajo x x x y personal de la x No cuenta con capacitacin. x x R B x
requerido.
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Responsabilidad de funciones
Cumple la funcin de Sistemas y Almacenero. Tiene sobrecarga de trabajo. x
3. Diagnstico de la gestin de almacn a. Recepcin y registro de materiales

CALIFICACION ASPECTOS CARACTERISTICAS Verificacin cantidad recibida OBSERVACIONES M Siempre se verifica la cantidad recibida con la gua de remisin, mas no con la orden de compra emitida al proveedor. Informe de recepcin. Operacin en la recepcin Procedimientos de recepcin No se han establecido procedimientos para la recepcin de materiales Responsabilidad recepcin. en la El encargado del almacn se responsabiliza de recepcionar, verificar y almacenar los artculos. Verificacin de la calidad en los artculos recibidos. Operacin calificativa en la recepcin Procedimientos de recepcin No se han establecido procedimientos para la recepcin de materiales. Informe de recepcin. No se presentan informes de recepcin. No se verifican la calidad de los artculos. x x x x No se presentan informes de recepcin. x x x R B
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Registro de movimientos
Uso de formatos
No se usan kardex, todo se maneja de manera computarizada.
b. Despacho de materiales
CALIFICACION ASPECTOS Orden en el despacho CARACTERISTICAS Se siguen los procedimientos establecidos despachos. Tiempo de entrega El despacho de los No se ha establecido un control del tiempo de despacho de materiales. x para los OBSERVACIONES M No se han establecido procedimientos para el despacho de materiales. x R B
materiales se realiza en lo ms breve posible. Documentacin en el momento de despacho Se tiene un control
No se han establecido hojas de control en los puntos crticos de flujo de materiales. x
documentado de las salidas de existencias en almacn.
Supervisin
en
el
Hay una persona encargada que verifique que los
No se lleva a cabo una supervisin adecuada de los despachos. x
momento del despacho
procedimientos de despacho se cumplan.
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c. Operaciones de almacn
CALIFICACION ASPECTOS Volmenes almacenamiento de Los CARACTERISTICAS volmenes de estn OBSERVACIONES M No se tiene establecido un programa de inventarios. Hay materiales que ya no tienen rotacin alguna. Los pedidos es trabajan de manera emprica. Local Las reas de estn forma Se cuenta con las herramientas x x R B
almacenamiento determinados.
almacenamiento delimitadas analtica. Ubicacin de
necesarias para delimitar correctamente el almacn.
Los materiales cuentan con un rea fija dentro de la planta que facilita en cierta medida su ubicacin.
Los materiales cuentan con una ubicacin establecida, la ubicacin de estos es manejada a travs del sistema de base de datos. x
Sealizacin
El
almacn
est sealizado,
Si
existe
una
sealizacin
de
los x
correctamente
andamios, pero no por su clasificacin por categoras.
facilitando la ubicacin de los productos. Inventario peridico Se realizan de forma
No se cuenta con un programa de inventariado normalizado. Se realizan x
peridica.
segn orden del gerente.
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4. Diagnstico de la gestin de inventario a. Diagnstico de inventarios

CALIFICACION ASPECTOS Abastecimiento materiales de CARACTERISTICAS Realizada teniendo en cuenta un programa materiales. Distancia proveedores a planta entre Los proveedores se encuentran ubicados en la ciudad o fuera de ella. Transporte de materiales a planta Servicio de transporte por El proveedor principal tiene sede en Lima, y como oficina central en Alemania. El resto de proveedores son locales. Transporte con el proveedor principal es a travs de un tercero. Proveedores locales, servicio del proveedor. No se cuenta con unidad de transporte propia para trasladar materiales a planta. Capacidad de suministro de los proveedores Frecuentemente se puede contar con los mismos proveedores para suministros peridicos. Potencialidad proveedores de Gran cantidad de proveedores en potencialidad. Se trabaja con un proveedor principal, x x x de reposicin de OBSERVACIONES M No se cuenta con un programa de reposicin de materiales. Se realiza de manera emprica. x R B
terceros. Se cuenta con una unidad de transporte propio.
Schneider Electric. Proveedores locales son los mismos. Se trabaja con proveedores definidos. x
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Orden de los materiales
Se
aplica
una
tcnica
de
No se cuenta con una tcnica de clasificacin de inventarios. Se realiza de manera emprica x
clasificacin de inventarios que permita garantizar su total control o utilizacin.
b. Diagnstico del control de inventarios

CALIFICACION ASPECTOS Diseo de los formato de control de CARACTERISTICAS Cuenta con un formato para el control de entradas y salidas de inventarios. Uso de herramientas No se cuenta con dicho anlisis X No se cuenta con dicho anlisis. OBSERVACIONES M Se realiza a travs de un software. X R B
inventarios. Determinacin de los niveles de inventario. Aprovisionamiento materiales. de
tcnicas para su clculo. Uso de un programa para determinar los niveles de inventario y cantidad de
pedidos en un determinado periodo.
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5. Diagnstico del sistema de compras a. Diagnstico de las actividades previas a la compra.

CALIFICACION ASPECTOS Prevencin necesidades de CARACTERISTICAS Se tiene un sistema de clculo para conocer en qu momento debe realizarse la compra. Formulacin necesidades de Existe un documento para la formulacin de necesidades de materiales. Programacin compras de las Hay un programa adecuado de compras. No existe un programa de compras. Se aprovechan los descuentos ofrecidos por el proveedor o por escasez de materiales. Actualizacin del registro de compras Se cuenta con un registro de compras, con informacin Si se cuenta con la informacin completa, pero solo de los proveedores principales. El registro de compras es manual. x x Todo se realiza de forma oral, o va mail. x OBSERVACIONES M No se cuenta con el sistema de clculo. x R B
completa de los proveedores en el mercado. Seleccin de proveedores Se realiza seleccin potenciales. de Se
Los proveedores estn definidos, en caso de ser un nuevo proveedor se califica por calidad del producto, tiempo de entrega y costo, pero de manera emprica. x
proveedores
cuenta con una gran gama de proveedores. Emisin de solicitudes de compra Las cotizaciones se realizan
Las cotizaciones se realizan va mail y telfono.
mediante llamadas telefnicas.
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b. Diagnstico de la compra en s y actividades posteriores a ella.

CALIFICACION ASPECTOS Formulacin del pedido Los CARACTERISTICAS pedidos se realizan OBSERVACIONES M Los pedidos a proveedor principal va extranet. Y a proveedores locales va telefnica y mail. x R B
directamente con el proveedor, va telefnica y u otros medios. Sin intermediarios. Especificaciones de los artculos El requerimiento de los artculos se realiza especificando de nombre
Se sigue con las caractersticas indicadas.
caractersticas
comercial, medidas, cantidad. Determinacin de precios Los precios son fijados por los proveedores teniendo en cuenta los precios del mercado. Se analizando Los precios son determinados por el proveedor teniendo en cuenta los parmetros descritos. x
determina
descuentos, flete y estiba de los productos. Plazos aprovisionamiento de Se establecen tiempos de entrega con los proveedores mayores. Se tiene plazos de entrega definidos con proveedores principales y con los locales solo es el tiempo de traslado entre oficinas. Control de la cantidad y precio Se realiza mediante la verificacin de la factura, respecto a las cantidades y precios acordados. Se hace la verificacin solo con la cantidad, comparando la gua de remisin o factura con la cantidad llegada. x x
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B. Sistema Logstico Actual de Almacn Actualmente, la empresa no cuenta con un rea Logstica establecida, y las funciones principales como son: recepcin, despacho y almacenamiento estn encargadas al rea de Sistemas; la funcin de compras, a la Administracin; con excepcin del rea de Cotizaciones. 1. Procedimiento de recepcin y almacenamiento a. Flujograma
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FLUJOGRAMA DE RECEPCION Y ALMACENAMIENTO EN ALMACEN SISTEMAS ADMINISTRACION
RECEPCION DE MATERIAL
FACTURA Y/O GUIA REMISION
NO
VERIFICA CANTIDAD
RECLAMO A PROVEEDOR
SI
RECEPCION Y REGISTRO DE DOCUMENT O
ENVIA DOCUMENTO A ADMINISTRACION
REGISTRO DE LOS PRODUCTOS EN EL SISTEMA
ALMACENAMIENT O
FIN
Fase
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b. Descripcin del proceso El procedimiento actual de recepcin y almacenamiento es el siguiente: El encargado de Sistemas recepciona los materiales y verifica su cantidad comparndola con la gua de remisin adjunta. En el caso de existir alguna inconformidad, lo remite al encargado de Administracin para elaborar el respectivo reclamo a proveedor; caso contrario remite la gua de remisin y facturas
correspondientes al encargado de Administracin para su posterior registro y archivado. Una vez verificada la mercanca, el encargado de almacn registra los materiales en el sistema de inventario, actualizando el stock de los productos existentes o ingresando la informacin requerida de los productos nuevos. Se procede con el almacenamiento respectivo.
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2. Procedimiento de despacho a. Flujograma

FLUJOGRAMA DE DESPACHO INGENIERIA SISTEMAS ADMINISTRACION
REQUERIMIENTO DE MATERIAL
RECEPCION DE PEDIDO
NO VERIFICA STOCK
INFORME A ADMINISTRADOR
SI
RECEPCION MATERIAL
DESPACHO DE MATERIAL
REGISTRO EN EL SISTEMA
NO VERIFICA CORRECCION
SI
IMPLEMENTACION DE PROYECTOS
FIN
Fase
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b. Descripcin del proceso El procedimiento actual de despacho es el siguiente: El encargado de Ingeniera remite la solicitud de requerimientos de materiales al encargado de Sistemas bajo el formato establecido, quien determina la conformidad del mismo. En caso de existir algn error lo devuelve para su respectiva correccin, caso contrario se procede con la atencin de la solicitud. Recepcionada y verificada la solicitud, el encargado de Sistemas procede a verificar la disponibilidad del stock segn solicitud, en el caso de contarse con el stock disponible, los materiales se separan fsicamente, se encajan y embalan para su posterior despacho; caso contrario remite un informe de faltantes al rea de Administracin. Toda salida de almacn es registrada en el sistema. El encargado de Administracin recepciona el informe de faltantes y determina si son materiales del proveedor principal o no. En caso de ser del proveedor principal, elabora la orden de compra respectiva va extranet; caso contrario remite la lista de faltantes al encargado de Cotizaciones. El encargado de cotizaciones, enva la cotizacin a los proveedores. Recepcionada la respuesta de cotizacin, el encargado de cotizaciones evala las propuestas teniendo en cuenta: precio, tiempo de entrega y disponibilidad de stock. Remite un informe al encargado de Administracin, quien posteriormente toma una decisin de compra y elabora la orden respectiva. Con la solicitud de requerimiento de materiales completa, el encargado de Sistemas entrega los productos al encargado de Ingeniera, quien verifica la conformidad de la misma, y en caso de un error, lo hace saber al encargado de Sistemas va mail.
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C. Sistema Logstico Propuesto 1. Organigrama Propuesto Gerencia General
Administracion
Ingenieria
Logistica y Sistemas
Cotizaciones
Ventas
Reparacion y servicio
Compras
Implementacion de proyectos
Almacen
2. FLUJOGRAMA
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SISTEMA LOGISTICO IMPLEMENTACION DE PROYECTOS INGENIERIA ALMACEN COMPRAS COTIZACION PROVEEDOR
REQUERIMIENTO DE MATERIALES
REGISTRO DEL PEDIDO
NO DISPONIBILIDAD STOCK SI SI ACTUALIZACION DEL ESTADO DEL PEDIDO Y DEL SISTEMA PROVEEDOR PRINCIPAL
NO COTIZACION A PROVEEDOR REGISTRO EN EL SISTEMA
PROPUESTA DE COTIZACION
NO SEPARACION FISICA DEL PRODUCTO SI ORDEN DE COMPRA
EVALUACION
VERIFICACION CON LA ORDEN DE PEDIDO
EMBALAJE Y ENTREGA
NO CORRECCION SI
REGISTRO EN SISTEMA
IMPLEMENTACION DE PROYECTO
RECEPCION Y REVISION DEL PEDIDO
PEDIDO LISTO
NO FIN CONFORME SI RECLAMO A PROVEEDOR
REGISTRO EN EL SISTEMA
EMBALAJE Y ENTREGA
Fase
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3. DESCRIPCION DEL PROCESO El procedimiento para atender los requerimientos de materiales para proyectos es el siguiente: El rea de Ingeniera solicita el abastecimiento de materiales para un proyecto mediante el formato de pedido establecido, documento en el cual debe especificar los datos del proyecto (datos del cliente, orden de compra del cliente, nombre del proyecto), responsable del proyecto, personal asignado, fecha de inicio, y la lista de materiales correctamente llenada indicando: cdigo del producto, descripcin del producto y cantidad a solicitar. Este requerimiento es remitido al encargado de almacn va mail. El encargado de almacn recepciona y revisa la solicitud de requerimiento de materiales, en caso de estar mal elaborada se devuelva al rea de Ingeniera para su respectiva correccin. Una vez revisada la solicitud, el encargado de almacn se dispone a revisar el stock de los materiales requeridos. En caso de disponer el stock requerido, los materiales se separan, se colocan en una caja, se embala y rotula indicado: datos del proyecto, responsable, lista de materiales (cdigo, descripcin y cantidad) respectiva. En caso contrario se elabora una lista con los productos faltantes indicando: datos del proyecto, orden de compra del cliente y la lista de materiales (cdigo, descripcin y cantidad) y se remite al rea de Compras. El encargado de compras revisa la lista de materiales y determina si son productos del proveedor principal, para realizar la orden de compra respectiva; caso contrario se remite una lista de productos (datos del proyecto, orden de compra del cliente, lista de materiales) al rea de Cotizaciones. La orden de compra es registrada en el sistema y archivada. El encargado de Cotizaciones recepciona y revisa la solicitud, en caso de encontrar algn error lo remite al rea de compras para su respectiva correccin. Una vez conforme la solicitud de cotizacin, el encargado de compras emite la cotizacin a los proveedores definidos. En caso de no ser un
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proveedor definido, el encargado evala al proveedor teniendo en cuenta disponibilidad de stock, tiempo de entrega y precio de compra. El encargado de cotizaciones recepciona las cotizaciones de los proveedores y emite un informe con las mejores propuestas de compra al rea de compras indicando: datos del proveedor, disponibilidad de stocks, tiempos de entrega y precio de compra. El encargado de compras recepciona el informe y toma la decisin de compras, teniendo en cuenta las necesidades del proyecto, y consecuentemente, elabora la orden de compra respectiva. La orden de compra es registrada en el sistema y archivada. A la llegada de los materiales, correspondiente a las rdenes de compra emitidas; el encargado de almacn revisa los materiales comparando lo indicado en la gua de remisin y/o factura (cdigo y cantidad del material recepcionado). En el caso de existir alguna inconformidad, se remite un informe de inconformidad al rea de
compras para su posterior reclamo a proveedor. En caso contrario, se registran los materiales recepcionados en el sistema, para su posterior almacenamiento o distribucin a los proyectos respectivos. El encargado del proyecto en el rea de Ingeniera recepciona los materiales y verifica su conformidad con la solicitud de requerimiento de materiales. En el caso de existir alguna inconformidad, remite su reclamo al rea de Almacn. Caso contrario, lleva los materiales al rea de Implementacin de proyectos para el respectivo armado del proyecto.
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V.
DISCUSION Anlisis y explicacin de la informacin presentada en los resultados. Cabe resaltar que la empresa mantiene estricta reserva con la informacin y documentacin, por tales motivos algunos documentos no se adjuntaran al presente informe. El sistema logstico propuesto, est diseado exclusivamente para el armado de proyectos, debido a que los ingresos de la empresa dependen ms de estos que las ventas puntuales y es de crucial importancia, una adecuada gestin de los proyectos, en especial del abastecimiento de materiales, debido a que un pequeo retraso en la entrega de los materiales, no solo afecta el plazo de entrega al cliente, sino que tambin los costos de produccin crecen, al dirigir ms mano de obra para entregar el proyecto a tiempo, abandonando otros proyectos en cartera. El sistema logstico propuesto est diseado, para poder identificar puntos crticos en el sistema y establecer controles que faciliten la gestin de materiales. La informacin obtenida en el diagnostico logstico, brinda una visin general de la gestin logstica en la empresa, y presenta no solo las deficiencias dentro del sistema, sino que tambin las oportunidades de mejora, que se pueden estructurar de manera secuencial, y sirven como base para establecer un programa estratgico de mejora logstica. El organigrama propuesto, especifica la creacin y unin de dos reas: Logstica y Sistemas, debido a la relacin complementaria que existe entre estas reas, Sistemas que brinda el soporte tcnico, de informacin y software que agilizan las operaciones logsticas; Logstica encargada de organizar la informacin, realizar compras, control de inventarios, gestin de almacenes que mejoran la eficiencia del sistema gestin en general y que es la fuente de informacin usada en los sistemas computarizados.
33
VI.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES A. CONCLUSIONES 1. CONCLUSIONES DEL DIAGNOSTICO a. PERSONAL Se cuenta con personal con amplia experiencia laboral del rubro industrial y electrnico; en las reas administrativas y
operacionales pero no la suficiente en las actividades logsticas, lo que ocasiona demora y errores al momento de realizar actividades de compras, almacenaje y gestin de inventarios. No existe un plan de capacitaciones al personal que permitan adquirir nuevos conocimientos sobre logstica. b. ALMACEN Falta de control y supervisin de los stocks. Existencia de material en estado obsoleto. Inadecuada informacin al requerir artculos. No existe un kardex que permita un control de entradas y salidas de los distintos materiales requeridos. Falta de orden en los documentos de entrega, salida de materiales lo que ha causado perdida de informacin histrica. c. GESTION DE COMPRAS El proceso de compras lo realiza el rea de Administracin lo que origina una duplicidad de labores y genera conflictos entre las dems reas que requieren atencin inmediata en sus pedidos. En el organigrama de la empresa no hay un rea de Compras que se encargue solamente de la actividad adquisitiva sino de
implantar un orden organizacional para que cada rea se desempee en la actividad correspondiente. No existe un procedimiento formal de compras que guie adecuadamente el proceso de adquisiciones. No se tiene en cuenta los costos de gestin de compras. No se buscan nuevo proveedores siempre son los mismos al momento de realizar las compras.
34

Se genera una mala gestin de la informacin de compras. No se cuenta con un programa de compras definido, que evite generar excesos y escasez de inventarios.
d. GESTION DE INVENTARIOS No hay un sistema de gestin de inventarios que mejore el aprovisionamiento de materiales y permita la planificacin de las operaciones. No se realiza una adecuada clasificacin ABC de materiales que permita mostrar los artculos segn el impacto econmico. No existe control a los proveedores en los plazos de entrega, calidad del producto, calidad de servicio, poder de negociacin con respecto a precios. B. RECOMENDACIONES 1. Constituir el rea de Logstica con sus respectivas dependencias de compras, almacn y cotizaciones; con el objetivo de no generar duplicidad de funciones en otras reas y sobrecarga de trabajo que son causas de una mala gestin logstica. 2. Contar con el personal adecuado para efectuar las funciones logsticas dentro de la empresa. 3. Facilitar la informacin y recursos necesarios para realizar los anlisis de inventarios y de almacenes, porque los resultados de dichos estudios mejorar la eficiencia en el uso de recursos de la empresa, reducir los costos logsticos y mejorar los tiempos de despacho, recepcin y almacenamiento.
VII.
BIBLIOGRAFIA (1) J. Beltrn, A. Carmona, M. Carrasco Gua para una gestin basada en procesos Publicada por la Fundacin Valeriana de Calidad en
http://www.fvq.es/Archivos/Publicaciones//4f4d263778guia_gestionproces os.pdf
(2) Br. Rodrguez Salinas Jos, Br. Marcos Campos Vladimir Diseo de un modelo de gestin de compras e inventarios para mejorar los tiempos de
35
entrega y mantenimiento de los stocks en los procesos logsticos de la empresa MULTISERV PER S.A Tesis para optar por el Ttulo de
Ingeniero Industrial Trujillo, Per, 2009. (3) A. Hernndez Diagnostico Logstico Recopilacin. Trujillo, Per (4) L. Mora Garca Indicadores de la Gestin Logstica. HIGH LOGISTICS. Colombia 2007. VIII. ANEXOS
36
ANEXO 01: INDICADORES DE GESTION LOGISTICA SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO OBJETIVOS PERIODICIDAD
INDICADORES
FORMULA
UNIDAD MEDIDA
Certificacin de proveedores
Controlar la calidad de los proveedores y el nivel de integracin con los mismos.
Mensual
Proveedores certificados / total proveedores
Porcentaje
Calidad de los pedidos generados
Controla la calidad de los pedidos generados.
Mensual
Pedidos generados problemas / total de pedidos generados
Porcentaje
Volumen de compra Entregas perfectamente recibidas
Controla la evolucin del volumen de compra en relacin con el volumen de venta Controlar la calidad de los productos recibidos, junto con la puntualidad y completitud de la entrega
Mensual
Valor de las compras / total de ventas
Porcentaje
Semanal , mensual, trimestral, anual
Pedidos rechazados / total de pedidos
Porcentaje
37
SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION PLANIFICACION Y GESTION DE INVENTARIOS INDICADOR Rotacin de mercanca Duracin de mercancas OBJETIVO Controlar la cantidad de los productos despachados desde el centro de distribucin. Controlar los das de inventario disponible de la mercanca almacenada. Controlar el nivel de las mercancas no disponibles para despacho por obsolescencias, mal estado, y otros. Medir y controlar el valor del valor de inventario promedio respecto a las ventas PERIODICIDAD Mensual FORMULA Ventas promedio / inventario promedio Inventario promedio / ventas promedio Unidades daadas obsoletas vencidas / unidades disponibles de inventarios Valor de inventario fsico / valor costo venta del mes UNIDAD DE MEDIDA Unidades o valor
Mensual
Das
Vejez del inventario
Mensual
Porcentaje
Valor econmico del inventario
Mensual
Porcentaje
38
SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION INDICADORES FINANCIEROS INDICADOR Costo logstico como % de las ventas Costo logstico como % de la utilidad bruta Costo de transporte como % de la ventas Costos de la operacin del centro de distribucin como % de las ventas OBJETIVO Controlar el costo de la operacin logstica de la empresa respecto a la ventas Controlar el costo de la operacin logstica de la empresa respecto a la utilidad bruta Controlar el costo de la operacin de transporte respecto a las ventas Controlar el costo de la operacin en el centro de distribucin respecto a las ventas PERIODICIDAD Mensual FORMULA Costos logsticos totales / ventas netas Costos logsticos totales / utilidad bruta Costos de transporte totales / ventas netas Costos en el centro de distribucin / ventas netas UNIDAD DE MEDIDA Porcentaje
Anual
Porcentaje
Mensual
Porcentaje
Mensual
Porcentaje
39
40

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INFORME DE PRACTICAS PREPROFESIONALES

CORTAVITARTE RODRIGUEZ JAIRO INGENIERA DE SISTEMAS INDUSTRIALES S.A.

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Jairo Cortavitarte Rodrguez

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Integridad. Honestidad. Carcter. Humildad. La Constancia. Optimismo y buen humor. Transparencia.

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Administracion Ingenieria Sistemas Cotizaciones Ventas

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BASE TEORICA DE LA APLICACIN

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Ejemplo de Diagrama de proceso

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Proveedores Conclusiones sobre la dependencia logstica

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Herramientas de anlisis: Diagrama de procesos Informacin obtenida del diagnstico logstico

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Herramientas de anlisis: Diagrama de flujo de procesos. Ficha de proceso.

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sobreabastecimientos y de manera general, promueven una mala administracin logstica.

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1. Diagnstico de la organizacin del rea Logstica

logstica que cuente con procedimientos estandarizados o anlisis de inventarios.

Definicin de funciones, responsabilidades tareas. y

definidas de forma clara y precisa, y asignadas a una

exclusivamente persona. Comunicacin con las dems reas de la

No existe una buena comunicacin. x

empresa. Delegacin autoridad. de

actividades rutinarias, y no fomenta una buena administracin ni anlisis.

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2. Diagnstico del personal

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Cumple la funcin de Sistemas y Almacenero. Tiene sobrecarga de trabajo. x

3. Diagnstico de la gestin de almacn a. Recepcin y registro de materiales

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No se usan kardex, todo se maneja de manera computarizada.

materiales se realiza en lo ms breve posible. Documentacin en el momento de despacho Se tiene un control

No se han establecido hojas de control en los puntos crticos de flujo de materiales. x

documentado de las salidas de existencias en almacn.

Hay una persona encargada que verifique que los

No se lleva a cabo una supervisin adecuada de los despachos. x