Carta de Presentacin

A quien corresponda: Somos un grupo de estudiantes de la carrera de Ingeniera en Sistemas que pretende, mediante un sistema web, proporcionar una herramienta para el control de la asistencia de los profesores de la carrera, sistema que hemos llamado CAA (Control Automatizado de Asistencias). Este estudio de sistema comienza a realizarse al ver la necesidad de contar con un control automatizado que permita adems de las funciones bsicas del mismo contar con una interfaz y procesos fciles de realizar y comprender. El anlisis de CAA lo desarrolla nuestro grupo de analistas, formado por: Christiam Hurtado Lucas Carmona Lexire Agudelo CAA, responde a la necesidad de realizar el control de asistencias de una manera eficiente, con una interfaz amigable y con herramientas tiles para el anlisis de los datos recogidos. Uno de los principales objetivos de CAA, es reducir el trabajo administrativo, facilitando las labores rutinarias derivadas del anlisis de los datos del control de asistencias de los docentes. Saludos cordiales.

Diseo de un sistema automatizado para el control de asistencias de los docentes de la carrera de Ingeniera de Sistemas de la UNEFA ncleo Barinas

Autores: Christiam Hurtado Lucas Carmona Lexire Agudelo Barinas, diciembre de 2012

Resumen Ejecutivo
Control Automatizado de Asistencias, surge al identificar la necesidad de contar con una herramienta capaz de manejar el control de asistencias de una manera fcil y agradable al usuario. Al finalizar los respectivos estudios para realizar el anlisis del sistema que permita la administracin de un proyecto podemos definir los siguientes requerimientos: CAA debe tomar un registro de la asistencia mediante la lectura del cdigo de barras del carnet del docente. Se debe comparar la asistencia con los horarios asignados al docente. CAA debe poder llevar el control de las horas recuperadas por el docente en horarios no asignados. Solo el coordinador de carrera (administrador) podr autorizar el registro de horas recuperadas. Se debe llevar un registro del total de horas laboradas por el docente. El mdulo de administracin debe estar protegido por contrasea. El administrador deber introducir los datos del docente y actualizarlos al inicio de cada periodo lectivo incluyendo: o Ctedras asignadas. o Das asignados o Cantidad de horas por cada ctedra cada da. Para efectos de auditora, CAA solo permitir marcar la asistencia, por parte del docente, mediante el cdigo de barras de su carnet.

Descripcin del Estudio de Sistemas

Para realizar el anlisis del CAA, reunimos informacin mediante conversaciones directas con la coordinadora de la carrera quien ser para efectos prcticos la administradora del sistema. Nos reunimos con la coordinadora, Msc. Carla Ribeiro, en funcin de usuario final, entrevista en la que nos proporcion requerimientos del sistema que aun no se haban tomado en cuenta. La informacin que obtuvimos es la siguiente: Sistema local CAA soporta 2 tipo de usuario: o Administrador de Sistema o Docente El usuario docente esta abierto por defecto. El usuario docente solo se utiliza para insertar asistencias. Las asistencias fuera de los das y horas estipuladas deben ser aprobadas por el administrador para ser registradas. El usuario docente no podr ingresar una asistencia utilizando el teclado. Se permitir otros medios (teclado) de registro de asistencia por parte del administrador, para ser utilizado en caso de cualquier inconveniente.

Alternativas de Sistemas
Alternativa 1: Sistema actual.
El sistema actual manejado por la institucin y por ende por la coordinacin de la carrera de ingeniera de sistemas, es el uso de planillas diarias para registrar al firma de cada docente que se presente a su horario asignado, dichas planillas luego son almacenadas y posteriormente se contabiliza y totaliza manualmente las horas cumplidas por cada docente. Caractersticas principales: Es un sistema no automatizado. Todo el trabajo se hace de manera manual, lo cual consume mucho ms tiempo del que debera. Es muy propenso al error humano. Se puede suplantar la firma de otro docente si no se vigila la planilla. Implica un seguimiento continuo de las planillas, lo cual muchas veces no es posible. Conlleva un gasto de papel y de recursos de impresin.

Alternativa 2: Doce: Control de asistencia

Doce es una sencilla aplicacin que mantiene un registro del personal de una institucin (datos personales, de asistencia y otros de inters), permitiendo registrar observaciones e imprimiendo listados, reportes de historial e informes de asistencia

Caractersticas principales: Registro de datos personales: Mantiene informacin de nombre, documento de identificacin, lugar y fecha de nacimiento, direccin, telfono, profesin, fecha de ingreso a la institucin y otros. Control de asistencia: Permite que el personal marque su entrada o salida simplemente escribiendo un cdigo en el PC. Otros: Tambin se puede mantener un historial detallado de observaciones efectuadas a cada uno de los integrantes de la institucin. El historial puede tener informacin de fecha, categora de observacin y un comentario opcional. Este software es un producto de pago, sin embargo cuenta con una versin de prueba gratuita, pero esta es limitada en varios aspectos, por lo cual no es recomendable su uso como sistema definitivo, debiendo comprar la versin final si se desea optar por esta alternativa. Mayor informacin en http://www.sistemaspaez.com/

Alternativa 3: Control Automatizado de Asistencias

CAA es nuestra propuesta para desarrollar un software de control de asistencias hecho a la medida de la institucin (en primera instancia de la coordinacin de ingeniera de sistemas). Cumplir cabalmente con los requerimientos que hemos recopilado en nuestra investigacin de manera eficiente y se adapta perfectamente a las necesidades de los usuarios, tanto docentes como administrador. Algunas de las principales caractersticas de CAA son: Registro de asistencia mediante la lectura del cdigo de barras del carnet del docente.

 Compara la asistencia con los horarios asignados al docente. Control de las horas recuperadas por el docente en horarios no asignados (aprobadas por el administrador). Contabilizacin de horas laboradas por cada docente. Mdulo de administracin protegido por contrasea. Almacena Datos del docente, tanto personales como de las horas asignadas. Sistema local El administrador puede utilizar otros medios (teclado) para el registro de asistencias en caso de ser necesario. Si se opta por esta opcin la migracin ser fcil, no se requiere ninguna induccin para el uso del sistema debido a su diseo intuitivo, no existe costo de licenciacion, sin embargo se debe adquirir un dispositivo lector de cdigos de barra, cuyo costo en el mercado venezolano ronda los 650Bs., cabe destacar que todo el software utilizado para el desarrollo de CAA es software libre y gratuito.

Recomendaciones
Como fieles conocedores del mercado de software e implementaciones personalizadas, hoy en da la mayora de las empresas se estn acoplando ms a un mundo donde la automatizacin de procesos, la optimizacin de las actividades y el control laboral efectivo es el objetivo primordial para lograr un funcionamiento efectivo en el medio. Dado estas muchas otras razones acopladas, hacemos hincapi en la utilizacin de software creado de manera personalizada para lograr sacar el mejor provecho de los recursos de la empresa.

Los autores recomendamos a la institucin la utilizacin de CAA como una opcin ms para solucionar sus problemas de manejo de control de asistencias. Debido a que durante el anlisis hemos podido conocer a fondo las necesidades de la institucin y su urgencia por manejar de manera eficiente la asistencia de sus docentes. Sin anlisis no hay respuesta y con ella implementar lo mejor posible un ambiente adecuado e interactivo para el usuario final, en el cual este pueda llevar a cabalidad toda una serie de actividades que se le asignen de manera objetiva y acogerlas de manera directa, sin rodeos. CAA es una gran herramienta, que har todo y mas de lo que se espera de ella, reduciendo drsticamente las fallas del sistema actual y a su ganando tiempo para la coordinacin, tiempo que puede ser utilizado en otras tareas importantes para la misma.