USO DE ACCESS

Definicin:
Es una base de datos, recopila informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o slo estn instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. 1. 2. 3. 4. Tablas Consultas Formularios Informes

Base de datos: Una de base de datos es una aplicacin informtica que permite organizar diferentes tipos de informacin. Access es un gestor de base de datos que se encargan tanto de disearla como de manejar los datos almacenados en ellas.

Tablas: Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene informacin sobre un tema o asunto particular, como por ejemplo, clientes, pedidos Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes datos como el cdigo del cliente, nombre del cliente, direccin,... Y al conjunto de campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, as todos los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman otro registro,... Si consideramos una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de direcciones podra ser:

Pasos
En la base de datos.
1.Crear una tabla en una nueva base de datos
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicacin, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicacin. 3. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

2.Crear una tabla en una base de datos existente

1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. 2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Se inserta una nueva tabla en la base de datos y la tabla se abre en la vista Hoja de datos.

Consulta:

1.Qu es una consulta?

Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Sern estudiados tres tipos de consultas:

De seleccin: selecciona y presenta registros en formato patrn De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla De accin: altera el contenido de registros en una nica operacin

Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinmico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta est activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automticamente reflejarn esas alteraciones. Las consultas constituyen un recurso prctico para obtener informaciones especficas contenidas en la Base de Datos. Con ellas podemos:

Elegir campos especficos de tablas especficas; Seleccionar informaciones va criterios; Mostrar las informaciones en varios rdenes; Obtener datos de varias tablas simultneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y grficos.

2.Generar una nueva consulta

La obtencin de una nueva consulta es hecha a partir de la ventana Base de Datos, seleccionando Consulta y picando en la opcin Nuevo. En respuesta aparecer un cuadro de dilogo que le permite a Ud. elegir el modo de cmo, la consulta, debe ser construida. O Ud. mismo monta la consulta a travs del modo Vista Diseo o Ud. utiliza los Asistentes, que facilitan el montaje tanto de consultas como de informes, formularios, etc. Al elegir el modo Vista Diseo, aparecer la ventana Consulta de Seleccin sobrepuesta con la ventana de dilogo Mostrar tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su nombre y pique en el botn Agregar. En el caso que se adicione una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar DEL para borrarla del rea de tablas.

Formularios:
Los formularios sirven para presentar los registros de una tabla de forma prctica y elegante. Los formularios se caracterizan por emplear una nica ventana para utilizar los campos de un nico registro. en la parte inferior de los formularios esta la barra de estado, donde aparecen los botones para movernos entre los registros y el registro que tenemos activo en ese momento.

Bsqueda:
Para buscar un valor determinado en uno de los campos de un formulario realizaremos el siguiente procedimiento 1. 2. 3. 4. Abrimos formulario. Colocamos el puntero en el campo en el que deseamos buscar Hacemos clic en inicio/buscar/buscar Rellenamos los campos de la venta.

Buscar: Escribimos la informacin que vamos a buscar. Buscar en: Permite realizar la bsqueda en el formulario o en la tabla / consulta asociada al formulario. Coincidir: Indica el tipo de bsqueda que vamos a realizar, nos da la siguientes opciones: o Cualquier parte del campo. o Hacer coincidir todo el campo. o Comienzo del campo. Buscar: Definimos la direccin de la bsqueda, entre todos los registros, desde el seleccionado hacia arriba o hacia abajo. Para finalizar clic en buscar siguiente.

Filtros:
Permite seleccionar aquellos registros que cumplen una propiedad, pueden seleccionar unos registros y no todos es decir, un formulario de una consulta Tipos de filtros Filtro por formulario: Aparece el formulario en blanco y rellenamos cada uno de los campos con aquellos criterios que nos interesen al cerrarlos filtramos los datos de la tabla segn este. Filtro avanzado / ordenar: Aparece una ventana larga a la de las consultas y sobre ella definimos el filtro como queramos. Para aplicarlo selecionamos inicio-ordenar y filtrar aplicar filtro.