Universidad Galileo de Guatemala Centro de Estudios Huehuetenango CEI San Lorenzo Nombre del Alumno: Gustavo Adolfo Cajas

Cobn No. De Carn: IDE-0414681 E-mail: gustavo_cajas_2012@hotmail.com Curso: Automatizacin de Procesos Administrativos I Hora: 4:00 P.M. a 5:00 P.M.

Tema: Ejercicio 5 Automatizacin de Procesos Administrativos

Tutor: Ing. Erick Morales Martnez Fecha de Entrega: 18 de febrero de 2012

AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 1 EJERCICIO 5 CAPITULO 3 INFORMACIN Y COMUNICACIN

Competencia: Determinar la relacin entre el concepto de informacin y el proceso de comunicacin: Describir el ciclo de informacin dentro de un proceso en la organizacin. Informacin y Comunicacin: la informacin es el conjuntos de datos y se mueven mediante la informacin para que cada persona de la empresa este informado. Instrucciones y enunciado del ejercicio: Defina cada paso dentro del ciclo de la informacin para los procesos siguientes: 1. Generacin de los informes mensuales del IVA al fisco. 1.1. Recopilacin de la Informacin: 1.1.1. Agrupacin de facturas recibidas por mes. 1.1.2. Agrupacin de facturas emitidas por mes. Datos reunidos por medio del archivo de la empresa o persona particular, clasificado por mes. 1.2. Procesamiento de la Informacin: 1.2.1. Ingreso de los datos de cada factura recibida por mes. 1.2.2. Ingreso de los datos de cada factura emitida por mes. Ingreso de datos de facturas al formulario respectivo o al programa de la SAT. 1.3. Distribucin de la Informacin: 1.3.1. Envo de los datos ingresados de cada factura recibida en el programa. 1.3.2. Envo de los datos ingresados de cada factura emitida en el programa. Envo de los formularios ya sea por el contador de la empresa o contador particular o entregado personalmente. O ya sea envo de correo electrnico si se ingreso la informacin por medio del programa de la SAT. 1.4. Utilizacin de la Informacin: 1.4.1. El fisco recibe los datos del informe mensual de facturas recibidas. 1.4.2. El fisco recibe los datos del informe mensual de facturas emitidas. Utilizacin de la informacin, est en el anlisis de los formularios y el cobro del IVA respectivo.

1. Recopilacin de Informacin: Reunir facturas recibidas y emitidas

4. Utilizacin de la Informacin: Anlisis de los formularios y cobro del IVA

2. Procesamiento de la Informacin: Ingreso de facturas al formulario o programa SAT

3. Distribucin de la Informacin: Envo de formularios por medio de contadores o emails.

2. Recepcin y distribucin de documentos en la organizacin. 2.1. Recopilacin de la Informacin: 2.1.1. Reunir la informacin necesaria de los documentos almacenados en los archivos o en los documentos guardados en la computadora. Recopilacin de la informacin por medio de datos en los archivos fsicos de la empresa o archivos guardados en la red interna de la empresa. 2.2. Procesamiento de la Informacin: 2.2.1. Elaboracin del documento solicitado. Creacin del documento ya sea escrita manualmente, en maquina de escribir o por medio de computadora. 2.3. Distribucin de la Informacin: 2.3.1. Distribuir el documento a las personas indicadas. La distribucin se puede realizar por medio de mensajero, fax, correo normal o correo electrnico. 2.4. Utilizacin de la Informacin: 2.4.1. Cada miembro de la organizacin recibe el documento y lo analiza para tomar decisiones y acciones correspondientes. Uso de la informacin para la toma de decisiones y de nuevas estrategias y reduccin de errores.

1. Recopilacin de la Informacin: Reunir informacin en archivos fisicos o documentos almacenados en la computadora.

4. Utilizacin de la Informacin: uso del documento para toma de decisiones y nuevas estrategias.

2. Procesamiento de la Informacin: Elaboracin del documento, manualmente, maquina de escribir, computadora.

3. Distribucin de la Informacin: envio del documento por medio de mensajero, fax, e-mail.

3. Generacin de informes de inventario. 3.1. Recopilacin de la Informacin: 3.1.1. Revisar productos existentes en mostrador. 3.1.2. Revisar productos existentes en bodega. 3.1.3. Revisar documentacin de productos vendidos. 3.1.4. Revisar gastos e ingresos varios. Revisin de facturas de ventas realizadas, revisin de informes de productos existentes en bodega y en mostrador, as como informes de gastos e ingresos varios. 3.2. Procesamiento de la Informacin: 3.2.1. Ingreso de los datos de productos existentes en mostrador y en bodega. 3.2.2. Ingreso de los datos de productos vendidos. 3.2.3. Ingreso de gastos e ingresos varios. Ingreso por medio de inventarios en papel, ingresos por medio de hojas electrnicas o programa de computacin para realizar inventarios. 3.3. Distribucin de la Informacin: 3.3.1. Distribucin de los inventarios a las personas correspondientes, como mandos altos y medios para toma de decisiones. Impresin y envo de inventarios por medio de mensajeros, correo propio, fax o correo electrnico. 3.4. Utilizacin de la Informacin: 3.4.1. Conocimiento de productos existentes en bodega y en mostrador. 3.4.2. Realizar pedidos de productos agotados. 3.4.3. Ver estado de las ventas y ganancias obtenidas. 3.4.4. Pagos correspondientes por gastos varios.

 Conocimiento sobre el estado de ventas entre los altos mandos de la empresa para realizar pedidos correspondientes de productos agotados, establecer cuales son los grandes o mejores clientes, realizar cambios especficos para una mejor venta, anlisis del inventario para realizar mejores ventas con mejores productos.

1. Recopilacin: revisin de productos existentes en mostrador, en bodega y vendidos, gastos e ingresos varios. revision de facturas y documentos.

4. Utilizacin: conocimiento de productos existentes, pedidos de productos agotados, revisin de ganancias, pagos correspondientes a los proveedores.

2. Procesamiento: Ingreso de datos al inventario, en hojas de papel o hojas electrnicas de la informacin reunida.

3. Distribucin: envo del inventario por medio de mensajero, correo propio, fax, e-mail.

4. Facturacin para cursos matriculados en lnea. 4.1. Recopilacin de la Informacin. 4.1.1. Reunir los datos del estudiante (nombre, edad, sexo, nmero de cdula o DPI, carrera de nivel medio). 4.1.2. Reunir datos correspondientes a la carrera. 4.1.3. Reunir datos de los cursos aprobados. 4.1.4. Reunir datos de cursos por asignar. Reunir todos los datos correspondientes de alumno y la carrera por medio de archivos fsicos o por medio de la red de la empresa. 4.2. Procesamiento de la Informacin. 4.2.1. Ingreso de la informacin personal del estudiante. 4.2.2. Ingreso de la carrera del estudiante. 4.2.3. Ingreso de cursos asignados. 4.2.4. Creacin de la factura de los cursos asignados. Ingreso de los datos al sistema, y creacin de la factura. 4.3. Distribucin de la Informacin. 4.3.1. Impresin de la factura. 4.3.2. Envo de factura por medio de correo.

 Entrega de la factura personalmente al alumno, envo de la factura por medio de correo o correo electrnico. 4.4. Utilizacin de la Informacin. 4.4.1. Uso de la factura para asignacin de cursos. 4.4.2. Uso de la factura para presentarla en los cursos asignados. 4.4.3. Tener constancia de los pagos efectuados. Uso de la factura para constancia de pago y asignacin de cursos.

1. Recopilacin: reunir datos del estudiante, carrera, cursos.

4. Utilizacin: uso de factura para asignacin de cursos.

2. Procesamiento: Ingreso de datos reunidos por medio de la computadora a la red.

3. Distribucin: Impresin de factura o envo por medio de email.

5. Generacin del informe de flujo de efectivo desde la agencia financiera. 5.1. Recopilacin de la Informacin. 5.1.1. Recopilacin de balances generales del ao actual y el ao anterior. 5.1.2. Informacin complementaria de movimientos de cuentas. 5.1.3. Pagos y cobros realizados por los clientes. Recopilacin de datos por medio de archivos fsicos o informacin extrada por medio del sistema interno de red. 5.2. Procesamiento de la Informacin. 5.2.1. Elaboracin de la hoja de trabajo del estado de flujo de efectivo. 5.2.2. Elaboracin de documentos sobre cuentas y pagos de los clientes. Elaboracin del documento por medio de maquina de escribir, o por medio de una computadora. 5.3. Distribucin de la Informacin. 5.3.1. Impresin de la informacin a los altos mando de la empresa financiera. 5.3.2. Envo de la informacin a los altos mando de la empresa financiera.

 Envo de la informacin por medio de mensajeros, fax, correos electrnicos, a los gerentes de la organizacin. 5.4. Utilizacin de la Informacin. 5.4.1. Toma de decisiones sobre la generacin de efectivo del ao en curso. 5.4.2. Toma de decisiones sobre los pagos y cobros atrasados de los clientes. La utilizacin de la informacin para la toma de decisiones de los mandos altos de la empresa financiera sobre generacin de efectivo y pagos de los clientes.

1. Recopilacin: reunir informacin de balances por ao a travs de archivo fsico o por medio de la red interna.

4. Utilizacin: Toma de decisiones sobre el flujo de efectivo, cobros y registro de clientes.

2. Procesamiento: elaboracin de los documentos por medio de la computadora.

3. Distribucin: Envo del documento por medio de mensajero, correo propio, fax, e-mail.