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INTRODUCCIÓN
cálculo. Permite también el trabajo con bases de datos. Excel trabaja con hojas de
pulsando el botón derecho del ratón cuando esté colocado encima de una etiqueta
de hoja de cálculo. De esta forma, un libro de trabajo puede tener tantas hojas
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Ahora vamos a ver cuales son los elementos básicos de Excel 2000, la
pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos.
Aprenderás cómo se llaman, donde están y para qué sirven. También cómo
obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando.
Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de
cálculo en el siguiente tema.
Requisitos De Instalación
•Windows 95 o superior.
rendimiento.
Instalación de Excel
sigue:
La pantalla inicial
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes
elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se
muestra a continuación (y en general todas las de este curso)
1
5 9
3 4 2
6 8
Barras
1.La barra de título. Contiene el nombre del documento sobre el que se está
trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el
nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que
queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar,
restaurar y cerrar.
2. La barra de menú. Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en
opciones desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las
operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar
en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estas opciones.
Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los
iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del
extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.
c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedirá
que rellenemos algunos campos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la
acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por
ejemplo, en el menú Insertar, Gráfico...
6.La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro
de trabajo.
9.Ayuda
Conceptos de Excel
MOVIMIENTO TECLADO
Celda Abajo FLECHA ABAJO
Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna
FIN FLECHA ARRIBA
activa
Última celda de la columna
FIN FLECHA ABAJO
activa
FIN FLECHA IZQUIERDA o
Primera celda de la fila activa
INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA
Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a
la celda donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el
menú Edición.
2 Abrir el menú para visualizar las opciones ocultas con el botón. Recuerda
que una vez elegida esta opción, a partir de ahora estará disponible en el menú.
En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras
de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre
ésta.
Cambiar a otra hoja en un libro
Insertar filas
1. Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada
inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila.
Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en
la Fila 5.
Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo
de la posición en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo número
de filas que desea insertar.
2. En el menú Insertar, haga clic en Filas.
Insertar columnas
1. Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada
inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva.
Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B,
haga clic en una celda de la columna B.
Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas
inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas
columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar.
2. En el menú Insertar, haga clic en Columnas.
Insertar celdas movidas o copiadas entre celdas existentes
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea mover o copiar.
2. Para mover la selección, haga clic en Cortar.
Para mover la selección, haga clic en Copiar.
3. Seleccione la celda superior izquierda en que desea colocar las celdas
cortadas o copiadas.
4. En el menú Insertar, haga clic en Celdas cortadas o Celdas copiadas.
5. Haga clic en la dirección en que desea desplazar las celdas vecinas.
Nota Para cancelar el borde móvil una vez finalizada la copia, presione ESCAPE.
Deshacer errores
Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto
aparecen 5 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse. En este
apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas
del libro de trabajo.
Para ir a la Hoja1.
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
1 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
Autorrellenar
La función Autorrellenar extiende diversos tipos de series, como queda
reflejado en la siguiente tabla. El cuarto ejemplo muestra cómo Microsoft Excel
puede extender parte de una selección (Producto 1) y copiar otra parte (Pedido
parcial.
Modificar datos
3 Modificar la información.
Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos
introducir son:
1.Utilizar el menú:
2.Barra de Herramientas:
Fórmula
Una Formula es: La representación de una operación aritmética en una hoja
de calculo. Una fórmula comienza por un signo igual (=), seguido del cálculo que
realiza. Por ejemplo, la siguiente fórmula resta 1 de 5 “=5-1”. A continuación, se te
presentará en la celda el resultado de la fórmula.
Referencias de celda
La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente ya que su
valor depende del valor en la otra celda. Siempre que se cambie la celda a la que
hace referencia la fórmula, cambiará también la celda que contiene la fórmula. La
siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se
cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular la fórmula.
=B15*5
Operadores de cálculo de las fórmulas
• El operador de texto "&" combina uno o más valores de texto para generar una
única porción de texto.
Operador de texto Significado Ejemplo
& (y comercial) Conecta o concatena dos Viento" & "norte" genera
valores para producir un "Viento norte"
valor de texto continuo.
Operador Descripción
: (dos puntos), (coma) (un Operadores de referencia
espacio)
– Negación (como en –1)
% Porcentaje
^ Exponente
*y/ Multiplicación y división
+y– Suma y resta
& Conecta dos cadenas de texto
(concatenación)
= < > <= >= <> Comparación
Una referencia son coordenadas que tienen una o varias celdas en la hoja
de cálculo, las cuales se forman de acuerdo al nombre de la celda, por ejemplo: la
referencia D8 se refiere a la celda que está en la columna “D” y la fila “8”. Hay dos
tipos de referencia: absolutas y relativas. La diferencia de una y otra se observan
al copiarlas o moverlas de posición.
Referencia ABSOLUTA
Para copiar una fórmula, proceda igual que para copiar una celda. En este
caso, no se copia el valor absoluto, sino la fórmula y se modifica en consecuencia.
Función.
Una función es: una fórmula predefinida por Excel 2000 que opera sobre uno
o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda
introducida.
=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Ejemplos: =SUMA(A1:C8)
El operador " : " nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las
celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería
equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+
C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Insertar función
sobre le botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda
la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas deseadas como
primer argumento y pulsar la tecla ENTER para volver al cuadro de diálogo.
Función SUMA
Es la más sencilla y la que se usa con más frecuencia en la hoja de cálculo.
Sintaxis:
SUM (Rango)
El rango puede escribirse o marcarse con el ratón.
La forma más sencilla de realizar sumas rápidas es utilizando la herramienta
Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas
con Excel 2000, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que
queremos que se realice la operación. A continuación encontrarás algunos de los
métodos de selección más utilizados. Te recomendamos arrancar Excel 2000
ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
2 Mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a
seleccionar.
2 Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde queremos que termine
la selección.
Unidad 6. Formato de celdas
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para
cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los
siguientes pasos:
6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón
Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Vista previa un modelo
de cómo quedará nuestra selección en la celda. A continuación pasamos a
explicarte las distintas opciones de este recuadro.
OTRA FORMA
En la Barra de Herramientas disponemos de unos botones que nos permiten
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida,
como:
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste
se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos
para poner o quitar la Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el
Subrayado simple.
Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A
aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre
el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic
sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos
queden alineados u orientados de una forma determinada. Para cambiar la
alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
3. Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que
se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en
cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º
en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2000 ajusta automáticamente la
altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije
explícitamente la altura de ésta.
4. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no
cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido,
pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que
visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y
el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.
OTRA FORMA
Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola
celda, y a continuación nos centrará los datos.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo
bordes, seguir los siguientes pasos:
6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón.
2. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los
botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior,
inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes.
4. Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.
OTRA FORMA.
• Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de
un número mediante un múltiplo de mil, incluya un punto en el formato de
número.
[<=9999]00000;00000-0000
Comando Autoformato
Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como
puede ser el formato o el contenido de éstas y utilizar el menú para realizar el
borrado deseado.
Borrar celdas
Crear un gráfico
Puede crear un gráfico incrustado o una hoja de gráfico.
1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea presentar en el
gráfico.
Si desea que los rótulos de fila o columna aparezcan en el gráfico, incluya en la
selección las celdas que los contienen.
2. Haga clic en Asistente para gráficos.
Aparece una caja de dialogo como las siguientes:
• Para cambiar los rótulos del eje de categorías en la hoja de cálculo, haga clic
en la celda que contiene el nombre de rótulo que desea cambiar, escriba el
nuevo nombre y presione ENTRAR.
• Para cambiar los rótulos del eje de categorías en el gráfico, haga clic en el
gráfico y después en la opción Datos de origen del menú Gráfico. En la
casilla Rótulos del eje de categorías de la ficha Serie, especifique el rango
de hoja de cálculo que desea usar como rótulos. También puede escribir los
rótulos que desea usar, separados por comas; por ejemplo:
División A, División B, División C.
Si escribe el texto del rótulo en la casilla Rótulos del eje de categorías, el texto
del eje ya no estará vinculado a una celda de la hoja de cálculo.
Modificar los títulos de ejes y gráficos
1. Haga clic en el título que desea cambiar.
2. Escriba el nuevo texto.
3. Presione ENTRAR.
• Elija el gráfico, haga clic en la flecha que aparece junto al cuadro Objetos del
gráfico en la barra de herramientas Gráfico y, a continuación haga clic en el
elemento que desee.
• Para seleccionar un elemento del gráfico mediante el teclado, utilice las teclas
de dirección.
• Para cancelar un borde móvil, presione ESCAPE.
1. Haga clic en el elemento del gráfico al que desea agregar una imagen.
2. Haga clic en la flecha que aparece junto a Color de relleno, elija
Efecto de relleno y, a continuación, haga clic en la ficha Imagen.
3. Para especificar una imagen, haga clic en Seleccionar imagen.
4. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la dirección de
Internet que contenga la imagen y, a continuación, haga doble clic en la imagen
que desee.
5. En la ficha Imagen, seleccione las opciones que desee.
Unidad 8. Impresión.
Establecer Opciones De Impresión.
Sugerencia
Para comprobar cómo afectarán los márgenes de página al documento impreso,
haga clic en Vista preliminar, antes de realizar la impresión. Para ajustar los
márgenes en la vista previa, haga clic en Márgenes y arrastre los controladores.
Este manual está dirigido a usuarios con experiencia básica en Excel, es decir que
saben hacer las operaciones más básicas y se basa en la versión 2000 del
mencionado programa.
Un ejemplo practico que te puede servir para incrementar tus habilidades en el uso
de este programa, en especial si quieres utilizar los datos de una hoja a otra.
celda deseada. Ahora bien trata de realizar esta técnica con otros valores en
diferentes hojas.
Cuadro de Control
Una de las opciones más interesantes que tiene el Excel es la de utilizar los
“cuadros de control”. Los cuadros de control se usan para crear verdaderos
programas en Excel y pueden ser de mucha utilidad.
Comencemos...
Explicación.
Repaso
este modo, Ud. Puede cambiar cualquier cosa del Control, por ejemplo tamaño,
Diseño”
Las propiedades varían según el control pero por los general tienen varias
cosas similares entre ellos. Como puede ver cada control tiene muchas
propiedades y es cuestión de probarlas una a una para ver como afectan en
funcionamiento de cada control. De todas maneras en este curso se hará
referencia a las mas importantes.
Otro de los botones mas útiles que tiene la Barra de herramientas de “Cuadro de
Controles” es el “Cuadro Combinado”
Prácticamente no existen diferencias entre “Cuadro Combinado” y “Cuadro de
Lista” así que lo que dice a continuación se aplica a cualquiera de las dos
opciones.
Primera Parte:
Escriba en la hoja3 los siguientes datos uno debajo del otro.
Televisor
Heladera
Licuadora
Monitor
Teclado
Nombre a este rango de datos como “datos” (sin comillas) (Para nombrar un rango
de datos marque los datos y escriba el nombre en el “Cuadro de nombres”)
Segunda parte:
Dibuje un “Cuadro combinado” por ejemplo:
Seleccione propiedades
Busque la propiedad: ListFillRange y escriba: “datos” (sin comillas)
En la propiedad LinkedCell Escriba A1 (es la celda donde se mostrará el dato
elegido)
Salga del “Modo Diseño” y pruebe este ejemplo:
lista” (abajo)
El último ejemplo (Este es medio difícil)
Esta vez haremos un botón que cuando se presione pase a otra hoja del Excel.
Por ejemplo se puede hacer un menú con varios botones que al presionarlos
pasen a las distintas opciones.
Comencemos...
En la hoja1 cree dos “botones de comando”. Por Ej:
Hoja2.activate
Cierre el editor de Visual Basic (nota: cada vez que cierre el editor de Visual Basic,
hágalo del cuadro de cerrar “X” que está mas arriba, porque puede confundirse y
cerrar la ventana de editar código, no se preocupe que no está cerrando Excel.)
Note que cuando haga clic en “Ventas” pasará a la hoja2 y cuando haga clic en el
botón “Compras” pasará a la hoja3. Podría hacer un botón en la hoja2 y uno en la
hoja3 que vuelvan al menú... Pero eso es tarea para Ud.
Finalizando...
ayudará bastante.
Al final de este manual los integrantes del grupo investigador hemos llegado a las
siguientes conclusiones:
Con este manual se puede aprender a utilizar Microsoft Excel 2000, pero es
Excel www.lawebdelprogramador.com\manuales
Introducción.............................................................................................................. i
OBJETIVOS...........................................................................................................................2
Unidad 1. Elementos de Excel...............................................................................................3
Requisitos De Instalación....................................................................................................3
Arrancar Excel 2000...........................................................................................................4
Cerrar Excel 2000.......................................................................................................4
La pantalla inicial................................................................................................................4
Barras..................................................................................................................................5
9.Ayuda ..........................................................................................................................8
Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel............................................................................9
Conceptos de Excel.............................................................................................................9
Movimiento rápido en la hoja.............................................................................................9
Cambiar a otra hoja en un libro.....................................................................................11
Seleccionar hojas de un libro.........................................................................................11
Mostrar un número mayor o menor de etiquetas...........................................................11
Administrar Hojas De Calculo..........................................................................................11
Insertar una hoja de cálculo...........................................................................................11
Insertar celdas vacías.....................................................................................................11
Insertar filas...................................................................................................................12
Insertar columnas..........................................................................................................12
Insertar celdas movidas o copiadas entre celdas existentes..........................................12
Mover o copiar hojas en diferentes libros.....................................................................13
Mover o copiar hojas de un libro..................................................................................13
Eliminar hojas de un libro.............................................................................................13
Cambiar de nombre a una hoja......................................................................................13
Deshacer errores............................................................................................................14
Separar texto en celdas..................................................................................................14
Insertar, Copiar, Mover Celdas y Datos........................................................................14
Copiar el formato de una celda o serie de celdas a otra................................................15
Introducir datos.................................................................................................................15
Introducir datos en celdas de la Hoja de Cálculo..........................................................16
Introducir números, texto, una fecha o una hora...........................................................17
Introducir fechas y horas...............................................................................................17
Tipos de series que puede rellenar Microsoft Excel......................................................18
Autorrellenar.............................................................................................................18
Introducir los mismos datos en varias celdas a la vez...................................................19
Introducir o modificar los mismos datos en múltiples hojas de cálculo.......................19
Rellenar rápidamente entradas repetidas en una columna............................................19
Modificar datos.................................................................................................................20
Tipos de datos...................................................................................................................21
Unidad 3. Operaciones con archivos.....................................................................................21
Guardar un libro de trabajo...............................................................................................21
Cerrar un libro de trabajo..................................................................................................23
Empezar un nuevo libro de trabajo...................................................................................26
Unidad 4. Fórmulas y Funciones ........................................................................................27
Fórmula.............................................................................................................................27
Referencias de celda......................................................................................................27
Operadores de cálculo de las fórmulas..........................................................................28
Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas.......................29
Copiar una fórmula.......................................................................................................29
Función..............................................................................................................................31
Insertar función............................................................................................................32
Unidad 5. Selección de celdas...............................................................................................36
Selección de celdas...........................................................................................................36
Ampliar o reducir una selección.......................................................................................37
Unidad 6. Formato de celdas.................................................................................................38
Fuente................................................................................................................................38
Alineación.........................................................................................................................41
Bordes...............................................................................................................................44
Cambiar la forma en que Microsoft Excel muestra los números..................................46
Aumentar decimales..................................................................................................47
Códigos básicos de formato de número........................................................................47
Comando Autoformato......................................................................................................48
Borrado de celdas..................................................................................................................49
Borrar celdas.................................................................................................................49
Unidad 7. Trabajar Con Gráficos..........................................................................................51
Crear un gráfico.................................................................................................................51
Crear un gráfico predeterminado en un solo paso.........................................................52
Cambiar el rango de celdas utilizado para crear un gráfico..........................................52
Cambiar rótulos de los ejes de categorías.....................................................................53
Modificar los títulos de ejes y gráficos.........................................................................53
Restablecer los vínculos entre rótulos de datos y celdas...............................................53
Seleccionar un tipo de gráfico diferente........................................................................54
Método para seleccionar los elementos de un gráfico...................................................54
Mover y cambiar el tamaño de los elementos de un gráfico utilizando el mouse.........54
Cambiar los colores, tramas, líneas, rellenos y bordes de los gráficos.........................54
Variar colores en la misma serie de datos.....................................................................55
Agregar una imagen al elemento de un gráfico.............................................................55
Eliminar una imagen o un efecto de relleno de una serie de datos...............................55
Eliminar una imagen o un efecto de relleno del elemento de un gráfico......................56
Cambiar los formatos de número en gráficos...............................................................56
Cambiar la escala del eje de valores..............................................................................56
Unidad 8. Impresión..............................................................................................................56
Establecer Opciones De Impresión...................................................................................56
Imprimir encabezados de fila y columna en cada página..............................................57
Imprimir rótulos de fila y columna en cada página.......................................................57
Imprimir las líneas de división de las celdas.................................................................57
Imprimir un área específica de una hoja de cálculo......................................................57
Quitar área de impresión...............................................................................................58
Insertar un salto de página horizontal...........................................................................58
Insertar un salto de página vertical................................................................................58
Mover un salto de página..............................................................................................58
Quitar saltos de página..................................................................................................58
Establecer los márgenes de página................................................................................58
Cambiar Los Encabezados Y Los Pies De Página............................................................59
Imprimir encabezados de fila y columna en cada página..............................................59
Crear encabezados y pies de página personalizados.....................................................59
Cambiar el número de página de la primera página......................................................60
Unidad 9. Excel, un poco mas avanzado...............................................................................60
Ejemplo 1: Capturando valores de hojas diferentes .........................................................60
Cuadro de Control.............................................................................................................61
Explicación....................................................................................................................61
Sigamos con un control numérico.................................................................................62
Repaso.......................................................................................................................63
Otro ejemplo práctico (mas complicado)......................................................................64
El último ejemplo (Este es medio difícil).....................................................................66
Finalizando................................................................................................................68
CONCLUSIONES................................................................................................................69
RECOMENDACIONES.......................................................................................................70
BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................71