INTRODUCCIN En la actualidad se aprecia el explosivo crecimiento de organizaciones modernas, el cual ha creado retos que, a su vez, dan lugar al desarrollo

de sistemas, mismos que hacen frente a la complejidad y multiplicacin de las operaciones en forma bastante efectiva. De manera que toda organizacin, para realizar sus actividades en forma adecuada, necesita sistemas de trabajo orientados a lograr una coordinacin integral de todos sus elementos, para ello se realiza un anlisis y diseo de sistemas y procedimientos, en el cual se estudia su situacin actual con la finalidad de observar cmo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; siendo el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas. Por otra parte, el hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organizacin, aunque, como sera de esperar, se vuelven cada vez ms rigurosos en los niveles bajos, ms que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la accin, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo. De acuerdo a lo antes expuesto, en el presente trabajo se har un descripcin de los siguientes puntos referentes al anlisis de los sistemas y procedimientos: definicin de anlisis de los sistemas y procedimientos contables, fases del proceso de anlisis de los sistemas y procedimientos contables tales como: planeacin del estudio, anlisis de la situacin actual, diseo y presentacin da la gerencia; y construccin, instalacin, ejecucin y seguimiento del nuevo sistema.

ANALISIS DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS En el anlisis de los sistemas y procedimientos se verifica la informacin procesada por el sistema que se efecta de acuerdo con los estndares reflejados en los manuales, instructivos, comunicaciones, grficos en general establecidos por una organizacin. De acuerdo a lo antes expuesto, el autor Gmez, G. (2010) expresa que el anlisis de sistemas trata bsicamente de determinar los objetivos y lmites del sistema objeto de anlisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos y evaluar sus consecuencias. De esto se desprende que, el anlisis de sistemas es el proceso de clasificacin e interpretacin de hechos, diagnostico de problemas y empleo de la informacin para obtener los fines propuestos y recomendar mejoras al sistema. Asimismo, dependiendo de los objetivos del anlisis, podemos encontrarnos ante dos problemticas distintas: anlisis de un sistema ya existente para comprender, mejorar, ajustar y/o predecir su comportamiento, como tambin el anlisis como paso previo al diseo de un nuevo sistema.

FASES DEL PROCESO DE ANALISIS DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS Es importante y necesario que el anlisis de sistemas sea realizado por un personal especializado en el rea de sistemas y procedimientos y diseado en funcin de fines y objetivos predeterminados para procurar el mximo de ahorro, en tiempo y esfuerzo del analista, de tal manera que se deben emplear diferentes fases para q se cumpla correctamente, stas se detallan a continuacin:
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Planeacin del Estudio. La fase de planeacin del estudio corresponde a la etapa comprendida desde que surge la necesidad de modificar un procedimiento hasta el momento en el cual se definen definitivamente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo, es decir, que aqu se formulan un conjunto de propsitos bsicos que seran la base del las metas a cumplirse y se disea un plan de accin que guiar al analista durante el progreso de su labor. En esta fase del proceso de anlisis de sistemas y procedimientos incluye las siguientes etapas: Solicitud del Proyecto: Constituye la formalizacin para que el

Departamento de Sistemas y Procedimientos o los asesores externos inicien el trabajo, y, constituye la base para la asignacin del proyecto a los analistas, cuyo principal objetivo es establecer con precisin, los fines, alcance, rea, recursos y condiciones ambientales donde se desarrollar el estudio. Cabe destacar, que durante el desarrollo de esta etapa participan: a) Los altos miembros del personal que tiene la potestad de decidir acerca de la necesidad de modificar un procedimiento o establecer uno nuevo; tales como: los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos que se desean modificar, o en los cuales se instalar uno nuevo; los gerentes cuando las modificaciones y nuevas implementaciones estn incluidas dentro de los planes a mediano plazo establecidos en la organizacin; b) Jefe de sistemas y procedimientos: es la persona hacia la cual va dirigida la solicitud, acta como enlace entre el solicitante y el analista, tiene la responsabilidad de seleccionar al encargado de desarrollar el proyecto y de suministrarle la orientacin e informacin necesaria respecto a objetivos, alcance, recursos, disponibilidad de tiempo, asesoramiento, etc.
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Asignacin del Proyecto: Esta etapa consiste en la remisin o delegacin del

estudio, por parte del jefe o encargado del departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas de acuerdo a su experiencia, capacidad tcnica y estudios realizados. Por otra parte, es necesario formalizar la asignacin del proyecto por escrito y en un formato especial en el cual se describan el alcance del proyecto, as como los objetivos, resultados esperados, antecedentes de trabajos similares, sugerencias, mtodos para desarrollar el trabajo, etc., as como cualquier otra informacin adicional; lo que se amerita bsicamente es una hoja de proyecto preparada ms o menos en detalle, dependiendo de la complejidad del estudio, que ayudar a aclarar y precisar la asignacin de proyecto, informacin que bien utilizada por el analista le permitir planificar mejor su trabajo para desarrollarlo rpida y eficientemente. Planeacin del Proyecto: En esta etapa se determina la naturaleza y la

magnitud del problema; una vez definido el objetivo y practicada la investigacin preliminar, deber formularse el plan y los programas de trabajo necesarios para llevarlo a cabo. Un plan de trabajo deber especificar con claridad qu es lo que se va a hacer y porqu, dnde, cmo y cundo, y quines lo harn y en qu tiempo. Una vez asignado el proyecto, el analista procede a preparar un bosquejo, este servir de base para coordinar la investigacin y el desarrollo del trabajo; adems tiene que ser lo suficientemente completo y detallado para no dejar escapar aspectos y reas de importancia. Por otro lado, el analista se debe preparar para realizar una investigacin detallada que lo capacitar para efectuar el trabajo con idoneidad. Esta investigacin estar centrada en el examen de manuales, grficos de la organizacin, haciendo hincapi en el rea del problema, anlisis de proyectos similares realizados por empresas asesoras y consultas a bibliografa tcnica especializada.

De acuerdo a lo antes mencionado, el objetivo de la planeacin es asegurarse que el curso del proyecto sea determinado de antemano y que el resultado esperado se tenga a la vista durante todas las diferentes fases del estudio. Estudio Preliminar: En esta etapa se realiza estudio destinado a separar los

factores del problema pero que no propone soluciones. Simplemente es una rpida acumulacin de informacin en forma muy amplia y general, solo con fines exploratorios. Los detalles se eliminan y se espera producir un informe que oriente la decisin acerca de si es recomendable el desarrollo del procedimiento destinado a la solucin del problema. Por lo tanto, el estudio preliminar sirve para separar los factores del problema, es decir, es un sondeo que permite al analista verificar la dificultad que presenta la unidad solicitante del estudio y estimar su relevancia. Asimismo, una vez que el analista ha recolectado toda la informacin clave, define el problema. Al llegar a este paso el analista debe saber dnde y cundo se origin el problema y cul es su causa. Se determina si se trata de un estudio de sistema, de reposicin de equipos, de procedimientos u otros. Redefinicin del Proyecto: En esta etapa, la definicin del problema, el

alcance, los objetivos, y los resultados que esperan obtener, estn sujetos a la redefinicin para que los resultados esperados queden garantizados. En muchas oportunidades es necesario redefinir el planteamiento del problema y hacerlo tan amplio como sea posible de manera que las dificultades relacionadas sean solucionadas al mismo tiempo. De acuerdo a lo expresado, es importante saber que:

 Se debe especificar la magnitud del problema, costos, procedimientos, equipos, personal a usar, entre otros. Se debe limitar el alcance del estudio al rea a investigar. Se debe presentar a la alta gerencia para ser aprobado o rechazado.

Anlisis de la Situacin Actual. Segn Badilla, D. (2007) el anlisis de la situacin actual es la fase del proceso que permite la recopilacin, registros y anlisis de la informacin necesaria para reconocer la situacin actual de los sistemas y establecer las bases sobre las cuales descansarn los nuevos. De esto se desprende que, esta fase incluye la obtencin de la informacin, as como su registro y anlisis para conocer y verificar la los sistemas actuales y como sern los nuevos. Esta fase se divide en tres etapas que son: Recopilacin de la Informacin: Esta etapa consiste en obtener una

descripcin lo ms detallada posible de la forma como se desarrollan las operaciones que integran el sistema en estudio. Se trata de comprender, no de reunir una extensa coleccin de hechos que desafan cualquier tipo de anlisis. En esta parte del trabajo, el analista debe permanecer muy alerta para obtener la informacin que pueda ser de utilidad para el proyecto; adems, debe vislumbrar la manera de hacerla llegar hasta l para utilizarla en forma ptima. Para ello, cuenta con mtodos especiales para recopilar otros. informacin, entre los cuales pueden mencionarse los siguientes: observacin, encuestas, cuestionarios, entrevistas, lista de tareas, entre

Registro de Datos: Una vez aglomerada toda la informacin, se procede a su

registro claro y sistemtico, emplendose para ello, cuadros, grficas, tablas o cualquier herramienta de utilidad para brindarle el ordenamiento y asentamiento pertinente a los datos recolectados. Es sumamente significativo presentar ordenadamente la informacin recopilada, ya que una regla general que debe tomarse en cuenta al realizar los registros, es hacerlo con la mayor claridad posible, de manera que cualquier persona pueda entenderlos, lo que faculta el anlisis de la informacin obtenida mediante el uso de instrumentos adecuados; y cuyas herramientas ms importantes son las siguientes: Organigramas de Puestos: Son herramientas insustituibles en casos de reestructuraciones de oficina, utilizados para estudiar los objetivos, funciones de una oficina, caractersticas de los cargos (funciones, alcance, etc.), caractersticas del personal (perfiles), relacin entre cargos y empleados.

Tabla de Distribucin: Permite registrar la participacin de cada empleado en el procedimiento en estudio y el tiempo utilizado para ejecutar cada una de las actividades necesarias para culminarlo.

Hoja de Anlisis de Procedimientos: Facilita el anlisis del flujo de documentos y su relacin con otros procedimientos. Anlisis de la Situacin Actual: Es la etapa de estudio lgico que permite

analizar los hechos en funcin de objetivos terminales, los pasos ms importantes; y los factores externos que los afectan. Es ahora cuando el analista debe separar lo que es de lo que debe ser, as como lo esencial de lo no esencial, durante esta fase se analiza: Qu se hace? Quin lo hace?Cmo se hace? Cundo se hace? Dnde se hace? Por qu se hace?. Estos cuestionamientos conducirn al analista a determinar qu, quin, cmo, cundo, dnde y por qu se hacen las cosas en la unidad. Adems, le suministrar una idea clara acerca del volumen de operaciones, la flexibilidad de

los procedimientos, la calidad de la informacin, si permiten que se cumplan los objetivos a un costo razonable, si verifica el cumplimiento de los principios fundamentales de control interno, si son claros, eficientes o si por el contrario requieren mejoras. En esta etapa del trabajo el analista estudia profundamente para describir la situacin como la percibe, separa las partes para conocer todos los aspectos y detalles, las examina detalladamente para comprenderlas y establecer las relaciones que existen entre ellas, identifica las deficiencias y las causas del problema y realiza composiciones a partir de varios puntos de vista sin menoscabo de las suposiciones. Por consiguiente, el objetivo primordial de esta etapa es analizar la informacin para detectar las fallas del sistema en estudio; y para lograrlo se requiere de ciertos mtodos, entre los ms utilizados se encuentran los diagramas, y ser necesario seleccionar alguno de los que a continuacin se mencionan y aquellos que mejor se adapten a las necesidades de la organizacin:

Organigramas: Muestran la estructura orgnica y/o funcional de una organizacin. Sealan las funciones de lnea y dan idea de las responsabilidades del personal de esa organizacin. Desde el punto de vista del analista, el valor de los organigramas reside en que destacan los niveles de autoridad. De tal manera que cuando el analista realiza una visita, es posible tener una impresin general del mbito de un departamento que se est investigando.

Cuadros de Distribucin de Trabajo: Describe las actividades de cada unidad de la estructura de un departamento, determinando qu hace cada puesto. A travs de esta tcnica se obtiene una visin de todas las operaciones que realiza cada uno de los miembros que integran una unidad de trabajo,

indicando el volumen y el tiempo estimado de cada uno y el tiempo total invertido.

Fluxogramas de Procedimientos de Diagramas de Flujo.

Diseo y Presentacin a la Gerencia. Diseo: Cuando un sistematizador recibe la asignacin para realizar un

proyecto cuyos objetivos estn perfectamente definidos y ejecutados adecuadamente las fases de planeacin y anlisis de la situacin actual de los sistemas; desde los primeros momentos del desarrollo del trabajo vislumbra la solucin o imagen de los resultados finales. Por lo tanto, a partir de este momento su trabajo ser eminentemente creativo, debe combinar adecuadamente sus conocimientos tericos sobre administracin, empresas, computacin, contabilidad, etc.; para proponer una alternativa atractiva que; primero, sea rentable para la empresa en trminos costo-beneficio; y, segundo, que represente la solucin definitiva del problema. Cabe destacar, que el objetivo de esta fase del proceso es disear la solucin para alcanzar los objetivos establecidos en la solicitud del proyecto; y presentar la propuesta a la gerencia en forma adecuada para su aprobacin. Presentacin a la gerencia: Uno de los aspectos ms importantes de anlisis

de sistemas es la aprobacin de los nuevos mtodos por parte de la gerencia y es precisamente, la presentacin publica de un informe que incluye la descripcin del nuevo sistema, actores determinantes para ganar la adhesin y decisin favorable de la directiva de la organizacin en este sentido, tambin es recomendable involucrar a los trabajadores en esta presentacin para ganar su apoyo y colaboracin, con lo cual

se puede vencer la resistencia al cambio. En este informe tambin se mostrarn objetivos, ventajas y bondades del proyecto; y se presentar en forma atractiva, redactado en un lenguaje fcil de entender y sin abusar de trminos tcnicos, estar organizado de manera que contenga como mnimo las siguientes partes: portada, ndice, presentacin que incluye la descripcin del problema, justificacin, objetivos, entre otros. En el proceso de Presentacin a la Gerencia, se deben considerar los siguientes aspectos:

El Tiempo y Lugar Adecuado: Es importante, ya que de ello depender el xito o fracaso de la venta final de la idea, tambin es importante el lugar donde se va a efectuar la presentacin. Deber ser un lugar cerrado, donde no haya posibles distracciones y las personas puedan or a los exponentes y ver lo que se presenta.

Direccin de Juntas: La persona que dirija la junta ser el analista, dejando en primer trmino que tome la palabra el expositor del sistema, de tal modo que conduzcan la junta segn se vaya efectuando la explicacin. Notificar reas afectadas: Se debe comunicar por escrito, preferiblemente por medio de memorndum, la comunicacin a las reas que afecta el sistema, con la finalidad de que a su presentacin acudan todas las personas involucradas. Ayudas Audiovisuales - Carteles: Esta presentacin por medio de carteles tiene la ventaja de aclarar cualquier duda que surja de la comprensin del sistema. Aprobacin de la Gerencia: Es necesario la autorizacin o aprobacin del

nuevo sistema por parte de la gerencia para proceder a su instalacin y ejecucin.

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Ser tambin imprescindible elaborar un plan de actividades a desarrollar, el cual tambin debe ser autorizado por la directiva y que debe incluir: Comunicacin al personal sobre la decisin de la gerencia. Construccin de procedimientos, formas, manuales, informes, entre otros. Programa de entrenamiento para los usuarios. Pruebas. Instalacin de los nuevos procedimientos. Puesta en marcha del nuevo sistema.

Evaluacin de la ejecucin.

Construccin, Instalacin, Ejecucin y Seguimiento del Nuevo Sistema. Esta fase corresponde al periodo que va desde la instalacin del sistema pasando por el entrenamiento, pruebas, correcciones, etc., hasta la obtencin de los resultados que sern sometidos a evaluacin. A continuacin se describen cada una de las etapas mencionadas. Construccin: Corresponde a la etapa del trabajo durante la cual el analista

se dispone a construir el nuevo sistema e inicia: 1) El diseo de los procedimientos que consiste en la elaboracin definitiva de las grficas de flujo, diseo de formas, informes, archivos, etc. 2) El entrenamiento al usuario para capacitarlos en el uso de los nuevos mtodos, sus caractersticas, ventajas, archivos, etc. 3) Ejecucin de las pruebas pilotos que consiste en ensayos o pruebas cortas con la finalidad de probar la eficiencia del sistema (los resultados de las pruebas pilotos permitirn decidir el mejoramiento del sistema, en caso de que sus resultados no sean satisfactorios, o su instalacin, cuando las pruebas demuestren su factibilidad operativa).

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Instalacin: Cuando el analista est satisfecho con los resultados obtenidos en

las pruebas pilotos, comenzar la instalacin fsica del nuevo sistema, es entonces cuando proceder a: Elaborar manuales, Reproducir formas, informes, registros,. Compra de equipos, Organizar oficinas, Crear archivos, Crear registros.

Ejecucin: Consiste en la instalacin definitiva del nuevo sistema mediante

cualquiera de los siguientes mtodos:

Instantneo o total: Se utilizar cuando se cumplan los siguientes requisitos: 1) El sistema anterior no debe incluir gran nmero de operaciones ni de unidades operativas; 2) No debe requerir la utilizacin de locales separados y si se requiere deben existir medios adecuados para la movilizacin del personal; y 3) Los empleados deben estar convencidos de la validez del sistema.

En paralelo o dual: Se aplica cuando el sistema comprende procesos complejos y de gran envergadura. Consiste en poner en funcionamiento simultneo el sistema nuevo sin desincorporar el anterior por un lapso de tiempo prudencial, a fin de facilitar la comprensin del personal y ejecutar los ajustes y modificaciones que se requieren. Parcial o por aproximaciones sucesivas: Consiste en implantar una parte del nuevo sistema para no causar grandes alteraciones; y cuando se considere que es adecuado su funcionamiento, se avanza con la siguiente parte en las mismas condiciones; y as sucesivamente hasta completar la instalacin. Seguimiento: Despus de haber instalado un sistema, y durante un periodo de

tiempo que variar de acuerdo a su complejidad, el analista debe mantener una actitud vigilante sobre el trabajo realizado para verificar si se estn logrando los

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objetivos establecidos; cerciorndose que todas las partes del sistema anterior estn desincorporadas; asegurarse si el nuevo sistema funciona adecuadamente; utilizar la retroalimentacin para mejorar, afinar, agregar, eliminar o modificar el trabajo realizado. CONCLUSIONES El anlisis de sistemas y procedimientos trata bsicamente de determinar los objetivos y lmites del sistema objeto de anlisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar los objetivos propuestos y evaluar sus consecuencias, as como tambin verifica la informacin procesada por el sistema que se efecta de acuerdo con los estndares reflejados en los manuales, instructivos, comunicaciones, grficos en general establecidos por una organizacin. Asimismo, este presente un conjunto de fases para la realizacin del mismo como lo son: planeacin del estudio, anlisis de la situacin actual, diseo y presentacin da la gerencia; y construccin, instalacin, ejecucin y seguimiento del nuevo sistema. Cabe destacar que, la fase de planeacin corresponde a la etapa comprendida desde que surge la necesidad de modificar un procedimiento hasta el momento en el cual se definen definitivamente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo,. Por otra parte, la fase de anlisis de la situacin actual permite la recopilacin, registros y anlisis de la informacin necesaria para reconocer la situacin actual de los sistemas y establecer las bases sobre las cuales descansarn los nuevos; mientras que, la fase de diseo y presentacin de la gerencia tiene como fin disear la solucin para alcanzar los objetivos establecidos en la solicitud del proyecto; y presentar la propuesta a la gerencia en forma adecuada para su aprobacin.

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Finalmente, la fase de construccin, instalacin, ejecucin y seguimiento del nuevo sistema corresponde al periodo que va desde la instalacin del sistema pasando por el entrenamiento, pruebas, correcciones, etc., hasta la obtencin de los resultados que sern sometidos a evaluacin. REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

Astudillo, G. (2007). Anlisis de Sistemas y Procedimientos. [Documento en Lnea] Disponible en http://www.monografias.com/trabajos84/analisis-disenosistemas-procedimientos.shtml [Consulta, Enero 2013]. Catacora, F. (1996). Sistemas y Procedimientos Contables. Editorial McGRAWHILL. Venezuela. Badilla, D. (2007). Anlisis y diseo de Sistemas. [Documento en Lnea] Disponible en http://www.google.co.ve/Faseanalisis_y_diseo__de_sistemas.doc [Consulta, Enero 2013].

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