Protocolo para Recepcin de Demandas y Escritos por Correo Electrnico, aprobado por el Consejo Superior en la sesin N 76-08, del

09 de octubre de 2008, artculo LVII,

Protocolo para recepcin de demandas y escritos por correo electrnico

ARTCULO LVII El licenciado Ricardo Barrantes Lpez, Juez Coordinador del Juzgado Especializado de Cobro del Primer Circuito Judicial de San Jos, en nota de 1 de octubre en curso, expuso lo siguiente:
En das pasados los jueces coordinadores de los Juzgados Especializados de Cobro, hemos estado reunidos con compaeros del Departamento de Informtica, con el fin de proceder a la instauracin de las diferentes herramientas tecnolgicas que se han pensado para nuestros Despachos.- Como primer paso para la instauracin del expediente electrnico, se pens en la posibilidad de recibir demandas y escritos por medio de correo electrnico. Para tal efecto, se iniciar un plan piloto con cuatro usuarios; el Banco de Costa Rica en el Segundo Circuito Judicial y el Bac San Jos, Banco HSBC y Gestionadora de Crditos en el Primer Circuito Judicial, con quienes se han efectuado algunas reuniones y estn anuentes a participar del proyecto.- Con este fin se redact un protocolo, que regula la forma en que se recibirn las demandas y escritos; este documento se lo adjunto, para que el Consejo Superior le confiera su aprobacin y as empezar con esta primera etapa.-

-0El mencionado protocolo, literalmente dice:

PROTOCOLO PARA RECEPCIN DE DEMANDAS Y ESCRITOS POR CORREO ELECTRNICO

El artculo 33 de la Ley de Cobro Judicial nmero 8624 faculta a la Corte Suprema de Justicia para que implemente el uso de los sistemas tecnolgicos en los procesos referidos en la misma, siempre que se garantice el debido proceso y la seguridad de los actos procesales.- Por su parte, el numeral 6 bis de la Ley Orgnica del Poder Judicial otorga validez y eficacia de un documento fsico original, a los archivos documentos, mensajes, imgenes, bancos de datos y toda aplicacin almacenada o transmitida por medios electrnicos, destinados a la tramitacin judicial.- Por ello, para la adecuada implementacin y eficacia de los principios rectores de esta normativa, se hace necesario regular aspectos administrativos y de funcionamiento, a travs de un protocolo, para la recepcin de demandas y escritos por medios tecnolgicos, como un primer paso para la formacin del expediente electrnico, regulado en el artculo 34 del mismo cuerpo legal.La potestad del Consejo Superior del Poder Judicial de dictar este protocolo, le es atribuida por el apartado 16 del artculo 81 de la Ley Orgnica del Poder Judicial. En consecuencia, con fundamento en las normas legales citadas, se dicta el siguiente Protocolo para la Recepcin de Demandas y escritos por correo electrnico: CAPTULO PRIMERO Del mbito de aplicacin del Protocolo ARTCULO 1.- Objeto El presente Protocolo tiene como objeto dictar las normas para fijar el procedimiento a seguir para la recepcin de demandas y escritos por medios tecnolgicos e implementacin del expediente electrnico.ARTCULO 2.- mbito de aplicacin Este protocolo regula la creacin del expediente electrnico en materia especializada de cobro judicial.CAPTULO SEGUNDO De la Informatizacin del Proceso de Cobro ARTCULO 3.- Para lo dispuesto en este Protocolo se considera:

1) Documento Electrnico: es cualquier manifestacin con carcter representativo o declarativo, expresado o transmitido por un medio electrnico o informtico. 2) Medio electrnico: cualquier forma de almacenamiento o transferencia de documentos y archivos electrnicos. 3) Transmisin electrnica: toda forma de comunicacin a distancia con utilizacin de redes de comunicacin. ARTCULO 4.El Usuario deber indicar, al Juzgado Especializado de Cobro, los profesionales en derecho autorizados para la gestin de demandas nuevas y presentacin de escritos por medios tecnolgicos. De igual manera deber proceder cuando se efecte un cambio de algn abogado autorizado.ARTCULO 5.El Poder Judicial, a travs del Despacho Judicial, comunicar oficialmente la cuenta de correo para la recepcin de las demandas y escritos.ARTCULO 6.Cada demanda y escrito debe de presentarse de forma independiente, sin necesidad de presentacin fsica en el Despacho. Con una capacidad mxima de cuatro megas por correo electrnico.- Identificndose en el espacio de Asunto la abreviatura de la parte actora y el nombre y apellidos del demandado.ARTCULO 7.Una vez recibida la demanda, el auxiliar Judicial a cargo, deber remitir un comprobante de recepcin del documento en donde indicar el nmero nico de expediente asignado.ARTCULO 8.En cuanto a los escritos distintos a las demandas, el usuario deber ajustarse a un formato que contendr: ACTOR, DEMANDADO y NMERO DE EXPEDIENTE.-

CAPTULO TERCERO De la demanda y tramitacin ARTCULO 9.Los Usuarios debern ajustarse necesariamente al siguiente formato de demanda: Modelo de Demanda Monitoria Actor: Demandado: Nmero de expediente: Proceso Monitorio

1) Calidades de las partes La/El suscrito (a) ______________________, cdula nmero __________, mayor, estado civil___________, vecina de______________ en mi condicin de______________________ ( Apoderada Especial o General) del (ACTOR)______________________________, segn poder que consta en el ampo de personeras del Despacho,( (opcional_______________________________________________ _________________) a (interponer demanda) en contra del seor___________________, portador de la cdula de identidad, sexo_____, Fecha de nacimiento___________, , nacionalidad____________________, profesinoficio______________, estado civil______________-, Lugar de nacimiento______________, Escolaridad_______________.

2) Hechos

a) existencia de la obligacin b) vencimiento de capital adeudado c) intereses.

3) Fundamentos de Derecho: Normas concretas 4) Peticin: a) Capital

b) Intereses a la presentacin de la demanda, tasa 5) Suma cobrada. 6) Estimacin (artculo 17 inciso 3 CPc) 7) Lugar para notificar al demandado 8) Medio para atender notificaciones 9) Medidas Cautelares (rendimiento de garanta cuando no se trata de ttulo ejecutivo). MODELO DE DEMANDA DE EJECUCIN Actor: Demandado: Nmero de expediente: Proceso Ejecucin Hipotecaria-Prendaria 1) Calidades La / El suscrito (a) ______________________, cdula nmero __________, mayor, estado civil___________, vecina de______________ en mi condicin de______________________ ( Apoderada Especial o General) del (ACTOR)______________________________, segn poder que consta en el ampo de personeras del Despacho,( (opcional_______________________________________________ _________________) a (interponer demanda) en contra del seor___________________, portador de la cdula de identidad, sexo_____, Fecha de nacimiento___________, , nacionalidad____________________, profesinoficio______________, estado civil______________-, Lugar de nacimiento______________, Escolaridad_______________. 2) Relacin de Hechos a) b) c) 3) Fundamentos de Derecho: Normas concretas

4) Peticin: ORDEN DE REMATE: a) libre o soportando b) bases (las tres bases) c) notificaciones (acreedores, anotantes, interesados) 5) Estimacin (artculo 17 inciso 3 CPc) 6) Lugar para notificar al demandado 7) Medio para atender notificaciones 8) Medidas Cautelares (rendimiento de garanta cuando no se trata de ttulo ejecutivo). ARTCULO 10.Las firmas de los Jueces, Asistentes Judiciales, Partes y Abogados que se deban incorporar en los documentos, pueden hacerse de forma hologrfica o escaneada.ARTCULO 11.La comprobacin de la cancelacin de especies fiscales, se har mediante entero bancario o transferencia electrnica, consignado en el regln de detalle el nombre y apellidos de las partes o el nmero de expediente.ARTCULO 12.Los documentos que se acompaen a la demanda o a los escritos debern de presentarse en los formatos: PDF (preferible), .TIFF, .DOC o .RTF.- Los usuarios debern de maximizar el uso de los medios de almacenamiento que permitan la mxima compresin de los documentos.ARTCULO 13.Bajo ninguna circunstancia se custodiarn los documentos originales presentados por las partes o cualquier otro interesado. De ellos se har reproduccin por cualquiera de los mecanismos tecnolgicos al alcance del Poder Judicial, y se devolvern al titular o interesado con el comprobante de que fueron debidamente presentados y reproducidos en el Despacho, en el carcter de depositario judicial y debern de ser presentados ante el Juzgado en caso de ser requeridos.-

ARTCULO 14.El Juzgado estar facultado para archivar las personeras legales de los Usuarios, por lo que no ser necesario aportar una nueva en cada demanda; salvo en casos de modificacin o variacin de la misma.ARTCULO 15.La parte actora deber conservar las copias necesarias para la notificacin a la parte demandada; las cuales deber adjuntar, bajo su responsabilidad, al documento de comunicacin respectivo.- El cual ser enviado, por parte del Despacho, mediante medio tecnolgico, sea la Autoridad comisionada o a la accionante.ARTCULO 16.En la resolucin inicial, el Despacho informar a la parte demandada que el proceso se tramita bajo la modalidad de expediente electrnico, hacindole ver que tiene el derecho de realizar sus gestiones tambin por medios tecnolgicos.ARTCULO 17.Cuando el expediente electrnico deba ser remitido a una instancia superior se har en formato electrnico.- En caso de que el superior no cuente con los medios tecnolgicos para tramitar el expediente, se imprimir el mismo y se enviar fsicamente a la citada instancia.- Una vez finalizado el trmite, se incorporar la informacin al expediente electrnico y se proceder a la destruccin del fsico.- Para los efectos de este artculo, el Departamento de Informtica deber instalar los sistemas necesarios en el Tribunal Primero Civil de San Jos.CAPTULO CUARTO De los plazos ARTCULO 18.Se considerarn realizadas las gestiones procesales por medio electrnico en el da y hora de su recibido al sistema informtico del Poder Judicial, el que emitir un acuse de recibo electrnico.-

ARTCULO 19.Para los efectos del plazo, se tendrn como presentados en tiempo los documentos aportados o remitidos hasta las veinticuatro horas del ltimo da hbil.ARTCULO 20.En el caso del artculo anterior, si por motivos tcnicos atribuibles exclusivamente al Poder Judicial, no se pudiera acceder al sistema informtico de este Poder de la Repblica, el plazo se prorroga automticamente hasta el primer da hbil siguiente a la solucin del problema.ARTCULO 21.Si existen documentos cuya digitalizacin sea tcnicamente inviable debido a su gran volumen, ilegibilidad o cualquier otro motivo, el Despacho har la prevencin respectiva, para que dentro del plazo de cinco das hbiles se presenten fsicamente o en forma electrnica, segn sea el caso.CAPTULO QUINTO Disposiciones Generales y Finales ARTCULO 22.El expediente electrnico ser consultado por medio de Internet a travs de la pgina web del Poder Judicial. En caso de requerirse copia del mismo, sta se realizar en formato digital, para lo cual la parte interesada deber aportar el dispositivo necesario.ARTCULO 23.El expediente electrnico deber ser protegido por medio de sistemas de seguridad y almacenados en un medio que garantice la preservacin e integridad de los datos.

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Manifiesta el licenciado Alfredo Jones Len, Director Ejecutivo que este proyecto se va a trabajar inicialmente con el Banco de Costa Rica, BAC San Jos, Banco HSBC y Gestionadora de Crditos. Se acord: Tener por hechas las manifestaciones del licenciado Alfredo Jones Len y aprobar el documento Protocolo para recepcin de demandas y escritos por correo electrnico, elaborado por el Juzgado Especializado de Cobro y el Departamento de Tecnologa de la Informacin, como plan piloto, cuya vigencia dar inicio una vez que se cuente con la plataforma necesaria para aplicar el sistema. El Juzgado Especializado de Cobro y el Departamento de Tecnologa de la Informacin, tomarn nota para lo que corresponda a cada uno.