Desarrollo de un Tablero de Control Directivo para Anlisis de Evaluacin de Productividad en una Red de Atencin Provincial

Magallanes Fabricio a, Canepa Daniel a

a

Nec Argentina, S.A.

Resumen El tablero de control directivo es una herramienta que permite hacer frente al desafo de conseguir e implantar una cultura en el empleo de informacin de gestin para la toma de decisiones. El objeto principal del sistema es la consolidacin de informacin brindando control sobre el proceso de atencin, los recursos involucrados en el mismo y las oportunidades de mejora. El presente trabajo describe las actividades para el diseo de un tablero de mando con la informacin imprescindible para cada nivel de responsabilidad en la Red de Atencin de la Provincia de San Luis. Palabras Clave Tablero de control, Datawarehouse, OLAP, Control de gestin, Sistema de informacin ejecutiva, Red de atencin provincial.

Introduccin Durante la ltima dcada, el desarrollo de software ha evolucionado para reunir grandes cantidades de informacin desconectada y para dar a la gente poderosas formas de comunicarse, colaborar y tener acceso a los datos que son ms importantes para ellos. Sin embargo, los retos del software en un futuro se tratarn cada vez menos sobre tener acceso a la informacin que la gente necesita y ms sobre tener informacin que tenga sentido. Est, les dar la capacidad de enfocarse, dar prioridad y aplicar su experiencia, visualizar y entender datos claves, y reducir el tiempo que utilizan al tener un ambiente complejo con gran cantidad de informacin. Para alcanzar estos retos, el gobierno de la Provincia de San Luis [1] inici en octubre de 2003 junto a Nec Argentina S.A [2] el desarrollo e implementacin de una solucin de software denominada sistema integral de informacin ejecutiva. Esta solucin permite explorar informacin de gestin resumida, unificada, veraz, ayudando a disminuir la incertidumbre en el proceso decisorio. Esto es posible dado que la herramienta permite identificar necesidades a travs de indicadores de gestin. Esas necesidades impulsan a los ejecutivos a disear acciones concretas. En la medida que las acciones son implementadas es posible realizar el seguimiento, control y evaluacin de los resultados obtenidos a travs de los indicadores, entrando as la organizacin en un ciclo evolutivo de mejora continua. Este producto es utilizado en diversos organismos por usuarios de distintos niveles jerrquicos que integran la provincia de San Luis. Este proyecto formo parte de un proyecto interdisciplinario llamado Autopista de la Informacin [3, 4] en la provincia de San Luis, Argentina. Un rea clave en la que se enfoco el sistema integral de informacin ejecutiva fue el rea de Salud Pblica, haciendo especial hincapi en los indicadores de la Red de atencin provincial.
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Se brinda informacin de la dimensin de la red de atencin provincial para dar una idea del contexto actualizado donde esta funcionando la aplicacin. (Tabla 1)
ndices Cantidad de Hospitales Cantidad de Centros Perifricos Promedio de Turnos Mensuales Hospital Regional San Luis ao2004 Cantidad de Camas Hospital Regional San Luis Poblacin atendida durante el ao 2004 Poblacin San Luis Capital Poblacin Total San Luis Cantidad promedio de ingresos (pacientes admitidos) durante el ao 2004 Alcance General General Policlnico Regional San Luis Policlnico Regional San Luis Policlnico Regional SL Ambulatorio General General Policlnico Regional San Luis Valor 18 29 6709 317 80511 (turnos) 121200 (hab.) 287000 (hab.) 11648

Tabla 1-ndice de Tamao Generales

Elementos del trabajo y metodologa Sistema Integral de Informacin Ejecutiva Los beneficios especficos del sistema de informacin ejecutiva son: Permite obtener informacin de gestin coherente y de alta calidad. Posibilita que todos los usuarios accedan a la misma informacin de gestin. Permite realizar anlisis guiados obteniendo informacin de gestin, clara, ordenada y detallada. Permite a usuarios avanzados realizar anlisis complejos ad hoc. (anlisis no guiados) Administracin de la informacin ms eficiente (rpida y menos laboriosa). Reduccin de costos de mantenimiento de programas y archivos aislados. Permite eliminar redundancias y generalizar conceptos de gestin integral. Permite sistematizar el control de gestin dado que: o Brinda continuidad en la realizacin de los controles o Permite monitorear la evolucin de la informacin de los distintos sectores de gobierno

El sistema se divide en: Clientes de explotacin de la informacin o Tablero de Control o Cliente Analtico Almacn de Datos o Data staging relacional o Datawarehouse relacional o Cubos temticos Procesos de ETL [5] extraccin, transformacin y carga de datos) Tecnologa utilizada Metodologa de procesos de desarrollo
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Clientes de explotacin de la informacin La funcin principal de los clientes es proveer informacin de control de gestin, resumida, agregada e integrada. Esta informacin est expuesta en una interfaz segura, simple de operar, gil, amigable al usuario, comn a las distintas reas. Adems brinda acceso a la informacin restringida segn el perfil del usuario. Tablero de Control Permite realizar el seguimiento de los indicadores claves (anlisis guiado) de los procesos administrativos, asistenciales y financieros a travs de informacin organizada jerrquicamente orientada a funcionarios de alto rango (ejecutivos) en pantallas compuestas por: Indicadores de gestin semaforizados (figura 1)

Figura 1 - Indicador de gestin

Reportes predefinidos Grficos predefinidos

Los indicadores definidos por rea para el proyecto fueron: Turnos Cantidad de turnos Porcentaje de participacin sobre el total de turnos Cantidad de turnos ofrecidos % de Demanda de turnos Comprobantes de Atencin Comprobantes de atencin emitidos Comprobantes de atencin facturados Comprobantes de atencin prefacturados Comprobantes de atencin registrados % de Rendimientos de comprobantes de atencin Internaciones % Motivo de egreso Egresos Ingresos Pases de Servicio y camas

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Promedio de egreso diario Promedio de ingreso diario Das de internacin Promedio de pacientes internados Promedio de permanencia Cantidad de derivaciones

Camas Promedio cantidad de camas Promedio camas disponibles Giro cama Pacientes % Internados sobre atendidos Cantidad de pacientes ambulatorios Cantidad de pacientes ingresados Poblacin atendida Cantidad de prestaciones registradas Facturacin Importe facturado Importe debitado La figura 2 es un ejemplo de una pantalla del tablero de control.

Figura 2 - Tablero de control

Cliente Analtico Permite realizar anlisis desestructurados (no guiados) a travs de tablas pivot, ranking, filtros, grficos dinmicos asociados a las tablas (figura 3). Es posible almacenar y compartir consultas de forma privada o pblica y est orientado a funcionarios encargados de analizar informacin de gestin (analistas, consultores, secretarios).

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Figura 3 Cliente Analtico

Almacn de Datos La arquitectura de almacenamiento est compuesta por dos capas relacionadas, la data staging y datawarehouse (relacional) [5] y los cubos temticos (OLAP) [6]. Estas capas se relacionan a travs de procesos de extraccin, transformacin y carga de datos. El diseo de estos artefactos es crucial para obtener una eficiencia adecuada en la actualizacin de la informacin del tablero de control. En el diseo del almacn de datos se identifican y realizan distintas tareas, las principales en cada una de las capas son: Diseo de modelos dimensionales o Identificacin de los procesos de negocios o Seleccin del grano o Seleccin de las dimensiones o Seleccin de los atributos o Diseo del esquema estrella (figura 4) o Inclusin en el datawarehouse Diseo de data staging o Identificar entidades necesarias para las dimensiones definidas en el datawarehouse o Agregar informacin de auditora o Agregar informacin de fuentes de datos Diseo del datawarehouse o Se realiza en el modelo de datos del datawarehouse o Para cada tabla de hechos y cada dimensin se especifican: Base de datos fuente Tabla/s y campo/s fuente Transformaciones Filtros Excepciones, tratamiento de nulos, etc.

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Figura 4 Esquema estrella

Extraccin, transformacin y carga (ETL) Los procesos de ETL son los ms crticos en el desarrollo de herramientas para la toma de decisiones. Habitualmente suelen ser los causantes de grandes desvos en las estimaciones, debido a la complejidad que conlleva extraer informacin de mltiples fuentes de datos (aplicativos fuente) a travs de procesos que deben ser peridicos, auditados, flexibles, que procesen grandes volmenes de datos, que interacten con mltiples plataformas. Adems deben realizarlo en una ventana de tiempo aceptable (deben ser muy eficientes). La arquitectura de procesos (figura 5) propuesta para el proyecto implic disear y desarrollar una infraestructura de paquetes de DTS (Microsoft Data Transformation Services)

Proceso ETL ETL Data Staging Data Warehouse Cubos Tablero de Control y Cliente Analtico

Sistemas Fuente

SQL Server 2000 SQL Server 2000 Office Web DTS - Data Transformation Services Analysis Services Components ASP .NET, XML

Figura 5 Arquitectura del Datawarehouse

La infraestructura de paquetes de DTS est formada por: Componentes comunes o Scripts globales o Archivo de configuracin global o Variables globales o Procedimientos almacenados y funciones definidas por el usuario Tareas DTS comunes, agrupadas en secciones o Inicializacin o Tareas de Transformacin
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o Tareas de Control de Errores y Auditora o Cierre Patrones, estndares y recomendaciones para la construccin de la funcionalidad propia de cada paquete y cmo integrarla a los elementos comunes Metadatos almacenados en la base de datos Tipos de Paquetes DTS o Paquete maestro global o Paquetes maestros externo e interno o Paquetes de procesamiento externo o Paquetes de procesamiento interno o Paquetes de procesamiento OLAP Tecnologa utilizada Se desarroll la aplicacin en una aplicacin alineada con el concepto de arquitectura orientada a servicios [7] (Figura 6) con las siguientes caractersticas: Se expone la funcionalidad de la aplicacin como servicios (capa de lgica de aplicacin) Es un modelo sin estado, altamente escalable Facilita la integracin con otras aplicaciones Se puede acceder a la aplicacin usando mensajes o servicios web.

La capa de lgica de aplicacin (service interface) es el punto de acceso a toda la capa de negocio, por lo tanto se utiliza para implementar todos los servicios globales de aplicacin: transacciones, seguridad, auditora, etc.

Figura 6 - Arquitectura de Aplicacin

Las tecnologas involucradas en el proyecto fueron: Anlisis, diseo y construccin: Orientada a objetos / UML centric Herramientas de modelado: Rational Rose, Sparx Eterprise Architect, AllFusion Edwin Data Modeler Plataforma de desarrollo: Microsoft .Net [10] Sistema Operativo: Microsoft Windows 2000/2003 Bases de Datos: Microsoft SQL Server 2000, Microsoft Analysis Services Herramientas de integracin: Microsoft BizTalk Server, Microsoft Data Transformation Services
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Metodologa de procesos de desarrollo El proceso de desarrollo de software sigui los estndares de la organizacin adoptados para el proyecto Autopista de la informacin [4]. Se utiliz la metodologa RUP [8], que es una metodologa incremental, iterativa, en espiral, basada en el desarrollo de caso de uso (use-case-driven-development). Proceso de implementacin El desafo principal que enfrentaba la Provincia era la falta, diversidad o desactualizacin de informacin necesaria para la toma de decisiones. Esto perjudicaba la ejecucin del control de gestin desde una visin global, dificultando obtener una mejora en la calidad asistencial. Para hacer frente a estos problemas se planificaron las siguientes etapas de implementacin: (Tabla 2)

Etapa Etapa I Etapa II

Mdulos Facturacin Admisin y Turnos (sin gestin de camas ni recepcin de paciente) Admisin y Egresos (Gestin de Camas) Turnos (Recepcin de paciente) Comprobantes de atencin Internaciones Pacientes Tabla 2 Etapas de Implementacin

Esta organizacin en etapas se llev a cabo con los responsables asignados por la provincia, explicando la metodologa de trabajo y el intercambio de informacin para cumplir con las metas. De esta manera se logr satisfacer los requerimientos del cliente con las prioridades adecuadas. Resultados A la fecha (junio de 2005) la provincia de San Luis cuenta con el sistema integral de informacin ejecutiva en funcionamiento, compuesto por un almacn de datos y dos clientes de explotacin de informacin, desplegados en el Data Center de Ciudad de La Punta. El sistema integral de informacin ejecutiva es usado (dependiendo del perfil de acceso) por los usuarios que componen los distintos niveles ejecutivos de los organismos que conforman la provincia de San Luis. El almacn de datos actualmente cuenta con un ao de informacin histrica accesible por los usuarios a travs del cliente analtico y el tablero de control. Se actualiza peridicamente, a partir de la informacin que generan las aplicaciones transaccionales de gestin. (Aplicaciones fuente) El cubo ms consultado del sistema es el de Turnos. Principalmente se utiliza para comparar la productividad entre los distintos hospitales de la provincia. La Jefa del Programa de Salud con esta informacin realiza el seguimiento del volumen de atencin por servicio. De esta forma se nutre de informacin para decidir la incorporacin de personal en los servicios que ms lo necesitan.

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Tambin decide, si brinda soporte o no, a los distintos hospitales. La aplicacin informa claramente que informacin est registrando cada hospital, en funcin de est informacin se planifican los nuevos despliegues. Discusin Desde el punto de vista de obtener informacin para la toma de decisiones, tal vez uno de los aspectos ms debatibles en el proyecto sea la decisin de cargar poca informacin histrica. Esto se originaba por la problemtica que implicaba recolectar y cargar datos de mltiples fuentes de datos, incluso algunas en formatos no digitales. En este sentido hubiera sido razonable realizar un mayor esfuerzo en este punto. Otro aspecto controversial es la limitacin con la que cuenta el cliente analtico [9], dado que es necesario contar con una licencia de Microsoft Office XP en la maquina cliente para utilizarlo. Esto se debe a que sus funcionalidades se basan en un componente de Office XP (Office Web Components). Por est razn, fue una decisin muy acertada desarrollar una gama de funcionalidades adecuadas a los usuarios de nivel ejecutivos en el cliente Tablero de Control. Ests decisiones brindan una ecuacin econmica atractiva, pues solo es necesario pagar licencias por los servidores y por los clientes de consulta del tipo analticos (Office XP), brindando acceso a ejecutivos a travs del tablero de control sin ningn costo de licenciamiento. Es importante recalcar que el presente trabajo se realiza a los 6 (seis) meses del primer despliegue de la aplicacin. Ese despliegue fue el primero de una lista de sitios, el sistema se seguir desplegando en mltiples lugares en los prximos 20 (veinte) meses. Medir los beneficios en est etapa es relativamente simple, dado que simplemente con comparar el estado actual con el anterior surgen diferencias notorias ver tabla 3:
Anteriormente Una Direccin absorbida por urgencias de lo cotidiano La mera administracin de la rutina Una conduccin centrada en las actividades Actualmente Una Direccin con miras al futuro El aliento de la creacin y la innovacin Una conduccin atenta a las metas y a los resultados, con conciencia de los fines y la planificacin Informacin descentralizada Informacin centralizada, inconsistente consistente. Accesible a todos los usuarios claves. Visin parcial Visin global Tabla 3 Beneficios

Adems si tomamos como ejemplo de Turnos, anterior a la implantacin del tablero de mando, el departamento de estadstica brindaba solamente informacin de cantidad de atenciones por centro de salud en forma aproximada, a diferencia con esta herramienta permitiendo obtener por distintos atributos y combinaciones que se detallan a continuacin: Centro de Atencin
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Localidad del paciente Perodo (todas sus variantes) Caractersticas del paciente (edad, sexo, financiador, etc.) Mdico tratante

Conclusin Los resultados obtenidos hasta el momento son parciales. Durante el corriente ao y el prximo se estima que el proyecto concluir toda la fase de despliegue, se espera para ese momento contar con mayor riqueza de informacin referente al uso y beneficios obtenidos gracias a la aplicacin. Las expectativas basadas en una arquitectura de componentes extensibles es que la Provincia de San Luis evolucione y enriquezca los contenidos del datawarehouse obteniendo as mayores beneficios y mejor informacin para la toma de decisiones. As satisfar nuevos requerimientos de informacin que identifiquen en el futuro, convirtiendo al sistema de informacin ejecutiva en una herramienta clave para realizar el control de gestin de los objetivos estratgicos de la Provincia. La implantacin del aplicativo integral de informacin ejecutiva, le permite a la Provincia de San Luis progresar en la evolucin hacia la direccin por objetivos basados en tableros de control balanceados. (Balanced Scorecard) [11]
Agradecimientos Los autores desean agradecer especialmente a Brian Altmann por sus aportes tcnicos y a todos los integrantes de la fbrica de software y del equipo de proyecto de NEC que permitieron con su aporte la confeccin de este trabajo. Referencias 1. 2. 3. Sitio del Gobierno de la Provincia de San Luis, http://www.sanluis.gov.ar Nec Argentina S.A., http://www.nec.com.ar Autopista de la Informacin, en Plan Mil El Plan de Todos los Sanluiseos, Gobierno de la Provincia de San Luis, pag: 401. 4. Desarrollo e Implementacin de un Sistema Integral de Salud en una Solucin de Gobierno Electrnico, Lic. Canepa Daniel, Ing. Lopez Esteban, Ing. Cuadrado Fernanda, Ing. Sanchez Cristian, Lic. Naim Sergio, SADIO, 2004 5. Basic Elements of the Data Warehouse en The Data Warehouse Lifecycle Toolkit, Kimball R., Wiley, 1998, p.14 a 25. 6. Functional Requirements of OLAP Systems en OLAP Solutions: building multidimensional information systems, Thomsen E., Wiley, 1997. 7. Sprott D., Wilkes L., Understanding Service-Oriented Architecture, CBDI Forum, January 2004 8. Ciclo de vida del desarrollo de software en El Lenguaje Unificado de Modelado, Booch G., Rumbaugh J., Jacobson I. ,1999, Addison Wesley, p. 28 9. Sistema de Informacin Gerencial de la Superintendencia de Servicios de Salud: Arquitectura del Datawarehouse y Desafos en el Diseo de Sistemas de Soporte de Decisin para el Seguro Nacional de Salud Argentino. Torres, R. ; Rossi, S. ; Becerra, J. ; Roa, R. ; Zacconi, V. ; Quintana, J. ; Piboul, C. ; Leguiza, J., 2004, SIS http://www.sis.org.ar , p.11 - Discusin. 10. Microsoft .NET Framework Developer Center: The programming model for building XML Web Services and app, http://msdn.microsoft.com/netframework/ 11. The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action, Robert S. Kaplan, David P. Norton. Hardcover, 1996.

Direccin para correspondencia Ing. Fabricio Magallanes fmagallanes@nec.com.ar Lic. Canepa Daniel: dcanepa@nec.com.ar

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Nec Argentina S.A Departamento de Produccin de Software Gerencia de Desarrollo y Servicios Av. Elvira Rawson de Dellepiane 150 Piso 3 (C1107BCA) Buenos Aires Repblica Argentina

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