El secretariado es una funcin esencial en cualquier tipo de actividad empresarial, tanto en el mundo de los negocios como en la industria o en las

profesiones liberales. La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metdico. En la terminologa tradicional, se denomina secretaria a la persona que escribe la correspondencia, extiende las actas de las reuniones, resuelve los asuntos de trmite y custodia los documentos de una oficina. Pero en los ltimos tiempos el concepto de secretaria ha cambiado notablemente: ahora ha pasado a ser la asistente perfecta de su jefe, hasta el punto de ser capaz incluso de asumir responsabilidades de ste con credibilidad. La creciente complejidad de la vida empresarial, ha tenido como consecuencia que la secretaria se encargue preferentemente de asistir a su superior de manera ms directa. Ser ella quien confeccione los informes, memorandos o dossiers; en definitiva, quien facilite el trabajo a su jefe con la debida eficacia. Por lo tanto, tambin debe conocer, en lneas generales, las caractersticas generales de ste, para colaborar con l con cierto conocimiento de la materia. El trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria puede ser muy diferente entre una y otra, en relacin al campo de actividad de la empresa en que se encuentre laborando, ya que cada sector tiene sus propias caractersticas. Sin embargo en trminos generales toda secretaria y asistente administrativa debeposeer el siguiente perfil: Personalidad equilibrada y proactiva. Autoestima positiva. Capacidad de adaptacin a los cambios. Habilidades comunicativas y escucha activa. Capacidad de crear, innovar e implementar. Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades. Disposicin para trabajar en equipo. Capacidad de observacin, concentracin y amplitud de memoria. Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas. Espritu de superacin. Flexibilidad Sentido de humor. Resistencia fsica y nerviosa. Agudeza visual. As mismo para poder alcanzar la mxima eficacia en su trabajo y desempear sus funciones de forma correcta, la secretaria ha de dominar a la perfeccin una serie de conocimientos tcnicos apropiados para el cargo que desarrollar, tales como son: Tcnicas de archivo. Tcnicas de oficina Digitacin o mecanografa. Uso apropiado del telfono Manejo y organizacin de la agenda Redaccin de correspondencia general, comercial y administrativa. Manejo adecuado de documentos. Conocimiento y dominio del idioma del pas Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con las destrezas y conocimientos le permitirn desarrollar su trabajo de la manera ms ptima y adems le ayudarn a trabajar con otras personas como miembros de un equipo. Dentro de las cualidades personales ms importantes que una secretaria debe poseer son las siguientes: Discrecin.-Es vital para toda secretaria, puesto que ocupa un cargo de confianza y tiene acceso a material considerado reservado, deber tener los documentos alejados de miradas indiscretas, adems de mantener la prudencia respecto a la informacin que conoce. Adaptabilidad.- Se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para poder adaptarse a los cambios de ambiente, de funciones y de normas dentro de su trabajo. Esto significa que debe tener disposicin favorable ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.

Iniciativa y capacidad de trabajo.- se entiende por iniciativa a la capacidad que tiene toda persona para emprender una accin, sin la necesidad de que otras se lo indiquen. Una secretaria con iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con precaucin y criterio. Puntualidad.-Es una manifestacin de seriedad y formalidad. Toda secretaria debe ser puntal en el cumplimiento de su horario de trabajo como en el desarrollo de las labores encomendadas. Responsabilidad.- Implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su trabajo de manera ptima sin necesidad de supervisin. Limpieza y orden.-Una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su oficina, archivos, armarios y estanteras en orden y limpios. Paciencia.- La secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento, incluso cuando las cosas no marchen como lo espera. Cooperacin.- El trabajo administrativo constantemente requiere de trabajo en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar con los dems compaeros de trabajo. Buen criterio.- Poseer un buen juicio significa tener la habilidad de recopilar informacin sobre un tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la accin que sea ms apropiada, en beneficio a los intereses de la empresa. Buena voluntad.- Toda organizacin requiere en algunas oportunidades de un esfuerzo adicional de sus colaboradores, para ello la secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus servicios cuando se lo requieran y calidad. Dedicacin.- Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina debe mostrar dedicacin en su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades que no se relacionen con sus quehaceres habituales. Pulcritud.- Todo trabajo encomendado a la secretaria debe realizarse con esmero y su presentacin debe ser impeccable Previsin.- Significa saber anticiparse a las necesidades que pudieran suscitarse en la organizacin. Sinceridad.- La relacin jefe secretaria tiene que sustentarse en la confianza. Por lo tanto la secretaria debe transmitir informacin correcta y verdadera a su jefe cuando este la solicite. Buena educacin.- Es indispensable demostrarla en el trato con el jefe, compaeros de trabajo, personal de la empresa, clientes y visitas. Cada vez es mayor el nmero de secretarias que requiere el mbito empresarial, puesto que una secretaria es de vital importancia en todos los sectores de desarrollo. Pero as como existen grandes ofertas de trabajo para las secretarias, tambin se espera de ellas un alto nivel competitivo, lo cual se logra con la formacin profesional de estas. Aparte de los estudios que haya cursado, una secretaria debe tener una slida preparacin, extensa cultura general, uso correcto del lenguaje escrito y oral con una expresin fluida y clara y adems de una muy buena educacin, que le facilitar su desenvolvimiento en cualquier nivel en el mbito empresarial La secretaria debe conocer sobre ciertas materias que le permitirn desempear sus funciones con la debida eficacia profesional: Mecanografa.- El dominio de la mecanografa es bsico para toda secretaria, puesto que en la realizacin de sus labores diarias tendr que mecanografiar diversos documentos con pulcritud, a una velocidad adecuada y sin errores ni faltas ortogrficas. Ofimtica.- El avance vertiginoso de la informtica, hace que la computadora sea la herramienta bsica en el trabajo de oficina, por lo tanto toda secretaria debe saber hacer uso de los programas de procesamiento de textos, hojas de clculo, elaboracin de presentaciones, diseo, entre otros. Ortografa y gramtica.- Los conocimientos gramaticales son imprescindibles a nivel de redaccin, se espera que toda secretaria sepa expresarse correctamente por escrito con claridad y condicin. As mismo, debe estar capacitada para redactar distintas clases de documentos administrativos y comerciales. Caligrafa.- Una buena caligrafa, es decir una letra legible en la escritura de palabras y nmeros, evitar confusiones y errores. Archivo.- Es tambin importante que la secretaria tenga conocimientos sobre los sistemas de organizacin de archivos, para que pueda almacenar la informacin adecuadamente y as poder localizarla rpidamente.

Idiomas extranjeros.- Es imprescindible el conocimiento de ingls tanto a nivel escrito como hablado, puesto que cada da se incrementan las relaciones internacionales. Matemtica financiera.- El trabajo administrativo requiere el conocimiento de la matemtica financiera, que consiste en el clculo de operaciones sencillas como los porcentajes, intereses, tasas, etc. Contabilidad.-Es importante conocer los elementos bsicos de la contabilidad, para poder interpretar la estructura y transacciones financieras de un negocio.

Cdigo Deontolgico de las Secretarias (Aprobado por la Federacin Nacional de Asociaciones de Secretarias)
1.PRINCIPIOS DE CARCTER GENERAL Dignidad.- La secretaria debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infraccin o descrdito y desenvolverse en el ejercicio de su profesin con honor y dignidad. Integridad.- Debe actuar con honradez, lealtad y buena fe. Secreto profesional.- Debe observar estrictamente el principio de confidencialidad en los hechos y noticias que conozca por razones del ejercicio de su profesin. 2.PRINCIPIOS DE CARCTER GENERAL Del secreto profesional Adems de un deber, observar el secreto profesional es un derecho que ampara el ejercicio de la profesin de secretaria, sin olvidar que existen leyes que lo protegen. El derecho y la oblacin del secreto profesional comprende -Las confidencias e informacin personal de su superior, a que pudiera tener acceso en el mbito de su ejercicio profesional. -Los hechos de conocimiento restringido que afecten a sus superiores,compaeros o miembros cualesquiera del colectivo en el que la secretariadesempee su labor. Por ejemplo: dossiers personales, profesionales omdicos. -La informacin cuyo contenido tenga un valor especfico para un lector noautorizado; o cualquier otra informacin que figure clasificada comoconfidencial, restringida o con una distribucin de personas especficas. La secretaria evitar duplicar informacin confidencial y mantenerla fuera de los archivos oficiales sin conocimientos de su superior. El secreto profesional no debe entrar en conflicto con la lealtad a la entidad para laque trabaja la secretaria, que debe responder a la confianza que su superiordeposita en ella al confiarle y compartir informacin confidencial. Por ello, debecomunicar a su superior informacin que a l mismo o a la entidad para la quetrabaja pudiera ocasionar perjuicio o beneficio. Los lmites de esta divulgacin vanmarcados por el sentido de lealtad y la integridad que conforman el perfil personalde la secretaria. Relaciones con sus compaeros La secretaria debe abstenerse de cualquier competencia desleal en relacin con sus compaeros. La discrecin es un elemento especfico en las relaciones externas de la secretaria yel fundamento primario de su capacidad para salvaguardar el secreto profesional. Lasecretaria debe ser consciente que la discrecin es algo de una importanciafundamental. Lo que para otros miembros del colectivo puedan resultar faltas levesde respeto o convivencia (comentarios de menosprecio a compaeros, comentarioshirientes, jocosos, o tonos de burla; o dudar pblicamente de la calidad tcnica deun superior), para la secretaria es algo vinculado a su comportamiento profesional. Es obligacin de toda secretaria prestar su colaboracin a todos su colegas, cuandosea necesaria su intervencin para que nos e produzcan atrasos en el trabajo y noperjudique el normal funcionamiento de la entidad donde presta sus servicios. Relaciones con la empresa La secretaria debe estar siempre dispuesta a prestar apoyo y cooperacin a su empresa y ha de conocer, as mismo, los objetivos y la poltica interna de la misma. La secretaria no aceptar remuneracin profesional que no sea por su salario,incentivos y bonos que su empresa destine a tal efecto. Le est prohibido aceptargratificaciones econmicas u otras compensaciones que estn directamenterelacionadas con la transmisin de informacin. La secretaria tiene el deber de contribuir a la celeridad del trabajo, no debiendo aceptar sugerencias ni coacciones para eludir su cumplimiento.

En relacin con su profesin La secretaria debe cultivar sus aptitudes y actualizar sus conocimientos, a fin que sutrabajo se ejecute al ms alto nivel de rendimiento. Demostrar permanentementeafn de superacin y proactividad, tanto en lo personal como en su contribucin a laempresa. La secretaria debe abstenerse de realizar cualquier prctica que pueda perjudicar la reputacin de su profesin. Ninguna secretaria debe valerse de su influencia sobre sus superiores, ni apelar a vinculaciones de amistad o recomendaciones para obtener. -Ascensos no merecidos y, como consecuencia mayor remuneracin de la quele corresponde en el trabajo que desempea, impidiendo el ascenso de otraspersonas que por su experiencia,y conocimientos y aos de servicio lo tienenms merecido. -Conseguir que personas que no estn preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesin. -Conseguir que personas que no estn preparadas para el ejercicio del secretariado ejecuten las tareas propias de esta profesin. -Ha de ser consciente de que representa un colectivo al que tiene la obligacin de defender y enaltecer. -Ha de conseguir que se respete el Cdigo Deontolgico de su profesin. Eneste sentido, es apropiado que sea instrumento de difusin del mismo, tantopara afirmar los valores contenidos en el cdigo como para ampararse en l. N U E VO PE R F I L D E L A S EC R ET AR I A Y AS I ST EN T E AD M I N I ST R AT I V A 2008 Bibliografa Consultada - Bendez, M. (1990). ABC de la secretaria ejecutiva computarizada. Per: Lima S.A.- Canda, M. (Ed.). (1998). Secretaria ejecutiva (Vols. 1). Espaa: Cultural Ediciones.- Das, J. (1980). Temas diversos de utilidad para secretarias. Per: Libros Tcnicos. - Enciclopedia de la Secretaria (1996). Mxico: Grupo Editorial Ocano. - Ensenyat, L. (1981). El libro de la secretaria. Espaa: Hispano Europea S.A.- Gamboa, J. (2005). Cmo ser una secretaria de gerencia. Per: Grijley.- Llabrs, A. y CORTS, A. (1988). Tcnicas y prcticas de oficina. Mxico: Mc Graw Hill. - Lowe, B. (1992). La recepcionista. Mxico: Patria. - Mora, V. (2008). Perfil de la nueva secretaria ejecutiva. Consultado en 09/08/2008 en http://www.gestiopolis.com/organizacion-talento/perfil-de-la-nueva-secretaria-ejecutiva.htm. - Pea, M. (2008). Curso de secretariado. Consultado en 12/08/2008 en http://www.mailxmail.com/curso/empresa/secretariado. - Prez, A. (2008). Curso bsico de secretariado. Consultado en 09/08/2008 en http://www.mailxmail.com/curso/empresa/secretariadobasico/capitulo6.htm. - Vigorena, F. (2008). El Perfil de la secretaria emprendedora. Consultado en 09/08/2008 en http://www.secretarias.ao.cl/Portal/index.php?newsid=95. - Zapata, I. (1985). Manual de la secretaria eficiente. Espaa: Ocano. - Ziga, E. y cols. (2000). Gestin secretarial. Colombia: Mc Graw