Presupuesto Empresarial Tema 2: Planificacin y Control de Utilidades

1) Caractersticas y determinacin de la empresa: Una Empresa es una entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de produccin, y dedicada a actividades industriales, mercantiles y de prestacin de servicios, con fines lucrativos y con la consiguiente responsabilidad. a. La empresa es un conjunto de factores de produccin entendiendo como tales los elementos necesarios para producir (bienes naturales o semielaborados, factor trabajo, maquinaria y otros bienes de capital), factores mercadotcnicos, pues los productos no se vende por s mismos, y factores financieros, pues, para coordinar estos factores es preciso efectuar inversiones y stas han de ser financiadas de algn modo. b. Toda empresa tiene fines, u objetivos, que constituyen la propia razn de su existencia. c. Los distintos factores que integran la empresa se encuentran coordinados para alcanzar sus fines. Sin esa coordinacin la empresa no existira; se tratara de un mero grupo de elementos sin conexin entre s y, por lo tanto, incapaces de alcanzar objetivo alguno. Esa coordinacin hacia un fin la realiza otro factor empresarial que es la administracin, o direccin de la empresa. El factor directivo planifica la consecucin de los objetivos, organiza factores, se encarga de que las decisiones se ejecuten y controla las posibles desviaciones entre los resultados obtenidos y los deseados. En definitiva, este factor se encarga de unir los esfuerzos para conseguir los objetivos globales del sistema empresarial. d. La empresa es un sistema. Un sistema es un conjunto de elementos, o subsistemas, interrelacionados entre s, y con el sistema global, que trata de alcanzar ciertos objetivos. De lo dicho, se puede por tanto evidenciar que la empresa es un sistema. 2) Definicion de actividades: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operacin, que consiste en la ejecucin de ciertos procesos o tareas (mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales, tcnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo. La actividad es la accin presupuestaria de mnimo nivel e indivisible a los propsitos de la asignacin formal de recursos. Conjunto de operaciones o tareas

que son ejecutadas por una persona o unidad administrativa como parte de una funcin asignada. Actividad empresarial es el conjunto de acciones que realizan los empresarios organizando el trabajo personal y/o el capital, por cuenta propia, con la finalidad de crear o distribuir bienes o servicios destinados a sus consumidores y usuarios, ya sean estos finales o no 3) Funcin del Comit de presupuesto: Uno de los primeros pasos que da la planeacin, es elegir a la persona o las personas (Director o Comit, generalmente existen ambos), que se harn cargo de todo el sistema presupuestario, desde su planeacin. La preparacin de presupuestos es la responsabilidad del comit presupuestario. Componen al comit presupuestario generalmente de los empleados de todos los niveles de la gerencia porque el xito del proceso de presupuesto depende de la cooperacin de todos los departamentos y de todos los empleados. Funciones del comit de presupuestos * Recibir los presupuestos parciales de cada departamento, analizarlos y hacer las observaciones necesarias. * Estudiar los cambios de los presupuestos parciales. * Aprobar el presupuesto general de la empresa. * Considerar y aprobar los cambios que se propongan al presupuesto general, una vez iniciado. * Recibir informes sobre la ejecucin del presupuesto * Recomendar medidas cuando sean necesarias El director del comit realizar, entonces, las labores de coordinacin y enlace entre los representantes de los departamentos que integran al Comit. 1,- Principales Funciones del Comit de Presupuestos. Revisar y aprobar las previsiones de los diferentes departamentos de la empresa. Examinar y aprobar las estimaciones de gastos departamentales. Aprobar los Presupuestos Generales. Someter al Consejo de Administracin dichos presupuestos para su autorizacin. Ordenar estudios especiales de las desviaciones que al parecer del Comit lo ameriten. Aprobar las modificaciones peridicas que deben hacerse a los presupuestos. 4) Funciones del Director de Presupuesto: Elaborar los instructivos necesarios para indicar a cada uno de los encargados de los presupuestos parciales el procedimiento a que debern sujetarse para su preparacin. Estos instructivos deben ser detallados y claros, con el fin de evitar malos entendidos.

Disear las formas que debern ser empleadas por todo el personal que intervenga en la elaboracin del presupuesto. Supervisar los presupuestos, parciales para lograr su coordinacin y as poder preparar el Presupuesto principal. Someter al Comit la aprobacin de los Presupuestos Generales. Comunicacin constante a los funcionarios superiores sobre las actividades de los ejercicios anteriores, as como del que est en desarrollo. Efectuar las comparaciones del presupuesto General con los resultados que se hayan obtenido. Analizar las desviaciones e investigar las causas que las hayan activado. Elaborar un informe del resultado de sus investigaciones para presentarlo al Comit de Presupuestos y proponer las medidas correctivas que considere pertinentes. Revisar en forma peridica los presupuestos para que, en caso de que sea necesario, se modifiquen. 5) Etapas a Seguir en la preparacin del Presupuesto:
Primera Etapa. PLANEACIN: En esta etapa se evalan los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, mrgenes de utilidad, rentabilidad, participacin en el mercado, etc.), se efecta la evaluacin de los factores ambientales no controlados por la direccin y se estudia el comportamiento de la empresa. Este diagnstico contribuir a sentar los fundamentos del planeamiento, estratgico y tctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en la seleccin de las estrategias competitivas y de las opciones de crecimiento. Definidos los objetivos se asignan los recursos, y se establecen las estrategias y polticas que contribuyan al logro de los objetivos propuestos. Segunda Etapa. ELABORACIN Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensin monetaria en trminos presupuestales, segn las pautas siguientes: *En el campo de las ventas, su valor se subordinar a las perspectivas de los volmenes a comercializar previstos y de los precios. *En lo referente a produccin se programarn las cantidades a fabricar o ensamblar, segn las estimaciones de ventas y las polticas sobre inventarios. *De acuerdo con los programas de produccin y los niveles de inventarios de materias primas se calculan las compras. *Con base a los requerimientos de personal planteados por cada jefatura debe prepararse el presupuesto de nmina.

Tercera Etapa. EJECUCIN En esta etapa el director de presupuesto tiene la responsabilidad de prestar colaboracin a las jefaturas de Departamentos en aras de asegurar el logro de los objetivos contemplados. Igualmente, presentar informes de ejecucin peridicos. Cuarta Etapa. CONTROL. Las actividades ms importantes a realizar es esta etapa son: Preparar informes de ejecucin parcial y acumulada que incorporen comparaciones numricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado. Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas. Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas de inters o de los coeficientes de devaluacin que afectan las proyecciones de las empresas que realizan negocios internacionales. Quinta Etapa. EVALUACIN Al culminar el periodo del presupuesto se prepara un informe crtico de los resultados obtenidos que contendr no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Se analizan cada una de las fallas en las diferentes etapas y se reconocen los xitos, lo cual sirve de plataforma para los presupuestos posteriores.