UNICENP CENTRO UNIVERSITRIO POSITIVO CINCIAS CONTBEIS

CONTROLES INTERNOS CONTBEIS E ADMINISTRATIVOS APLICVEIS REA FINANCEIRA EM UMA INDSTRIA DE MDIO PORTE NO RAMO DA CONSTRUO CIVIL NO ESTADO DO PARAN

MARIN APARECIDA TORRES PACHECO

CURITIBA 2007

MARIN APARECIDA TORRES PACHECO

CONTROLES INTERNOS CONTBEIS E ADMINISTRATIVOS APLICVEIS REA FINANCEIRA EM UMA INDSTRIA DE MDIO PORTE NO RAMO DA CONSTRUO CIVIL NO ESTADO DO PARAN

Monografia apresentada ao Curso de Cincias Contbeis do Centro Universitrio Positivo Unicenp, necessrio para o desenvolvimento do trabalho de concluso de curso em Cincias Contbeis do Centro Universitrio Positivo Unicenp. Orientador: Prof. MSc. Cludio Marcelo Rodrigues Cordeiro

CURITIBA 2007

DEDICATRIA

Dedico este trabalho aos meus pais Jos Santos Torres e Ldia Vasiliauska Torres que me deram a vida e apoio ao longo dos estudos. Ao meu esposo Dionsio Pacheco pelo incentivo e compreenso durante todo o perodo do curso superior. Dedico, tambm, aos meus filhos Nicole Pacheco e Matheus Vincius Torres Pacheco, razo pela qual me fizeram acreditar e no desistir.

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AGRADECIMENTOS

A Deus pela sade concedida no decorrer desta graduao e pela fora nos momentos difceis enfrentados. Ao Professor Mestre Cludio Marcelo Rodrigues Cordeiro, que na qualidade de orientador desta pesquisa, se mostrou sempre presente com suas crticas, sugestes e incentivo, mostrando atravs de seus exemplos, que se deve buscar sempre o conhecimento para ser sempre melhor no que se faz. A todos os Mestres desta instituio que contriburam para meu crescimento e aprendizagem. Em especial ao Doutor Jos Vilson Masutti e aos Mestres Joo Valdir Falat e Marco Aurlio Custdio, considerados por mim, exemplo de profissionais a serem seguidos. Com admirao a Professora Clarice Alves Soavinski, pelo companheirismo, dedicao e ajuda dispensada na realizao desta pesquisa, colaborando na correo ortogrfica deste trabalho. Aos amigos, que durante o perodo do curso se tornaram companheiros. Carinhosamente, as alunas amigas Aline Fonseca da Silva, Edna Miriko Saito Akita e Ftima Mayumi, que fielmente me apoiaram durante todo perodo de academia, principalmente nos momentos difceis, prestando ajuda sem medir esforos.

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Porque a sabedoria melhor do que as prolas, e nenhuma jia lhe comparvel. Provrbios 8: 11

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LISTA DE QUADROS

LISTA DE FIGURAS

vi LISTA DE TABELAS

DEDICATRIA.......................................................................................................................ii AGRADECIMENTOS............................................................................................................iii Provrbios 8: 11.......................................................................................................................iv SUMRIO.................................................................................................................................ii TABELA 1: Gesto da empresa............................................................................................47 TABELA 2: Gesto da empresa por profissional contratado.............................................48 TABELA 3: Sistema de Controle Integrado........................................................................49 TABELA 4: Processo de segurana com relao aos pagamentos.....................................50 TABELA 5: Processo de pagamentos efetuados por pelo menos 02 pessoas.....................52 TABELA 6: Realizao de conciliao bancria.................................................................53 TABELA 7: Identificao dos recebimentos atravs de depsito bancrio......................54 TABELA 8: Registro das cobranas de ttulos.....................................................................55 TABELA 9: Fundo fixo para pagamento de pequenas despesas........................................56 TABELA 10: Segregao de contas bancrias.....................................................................57 TABELA 11: Controle de cheques cancelados.....................................................................58 TABELA 12: Auditoria externa............................................................................................59 TABELA 13: Responsveis pelo setor de compras e almoxarifado...................................61 TABELA 14: Controle de ressuprimento de estoques.........................................................62 TABELA 15: Solicitaes de compras..................................................................................63 TABELA 16: Cotao de preos............................................................................................64 TABELA 17: Nveis de funo para autorizaes de compras...........................................65

TABELA 18: Conferncia das mercadorias recebidas........................................................66 TABELA 19: Baixa dos estoques...........................................................................................67 TABELA 20: Inventrios nos estoques.................................................................................68 TABELA 21: Nota fiscal e ordem de compra.......................................................................69 TABELA 22: Acesso ao almoxarifado..................................................................................70 TABELA 23: Gestor com influncia em outras reas.........................................................72 TABELA 24: Realizao de vendas atravs de representantes ou vendedores externos. 73 TABELA 25: Aprovao de crditos nas vendas.................................................................74 TABELA 26: Descontos nas vendas......................................................................................75 TABELA 27: Gerao de preos de acordo com o pedido..................................................76 TABELA 28: Conferncia fsica do material enviado x notas fiscal..................................77 TABELA 29: Inventrios nos estoques de produtos acabados...........................................78 TABELA 30: Acesso ao estoque e a expedio.....................................................................79 TABELA 31: Autorizao das vendas..................................................................................80 TABELA 32: Preos tabelados..............................................................................................81

viii LISTA DE GRFICOS

GRFICO 1: Gesto da empresa..........................................................................................47 GRFICO 2: Gesto da empresa por profissional contratado..........................................48 GRFICO 3: Sistema de Controle Integrado......................................................................49 GRFICO 4: Processo de segurana com relao aos pagamentos ..................................51 GRFICO 5: Processo de pagamentos efetuados por mais de 02 pessoas........................52 GRFICO 6: Realizao de conciliao bancria...............................................................53 GRFICO 7: Identificao dos recebimentos atravs de depsito bancrio....................54 GRFICO 8: Registro das cobranas de ttulos..................................................................56 GRFICO 9: Fundo fixo para pagamento de pequenas despesas.....................................56 GRFICO 10: Segregao de contas bancrias..................................................................57 GRFICO 11: Controle de cheques cancelados..................................................................58 GRFICO 12: Auditoria externa..........................................................................................59

GRFICO 13: Responsveis pelo setor de compras e almoxarifado.................................61 GRFICO 14: Controle de ressuprimento de estoques......................................................62 GRFICO 15: Solicitaes de compras................................................................................63 GRFICO 16: Cotao de preos.........................................................................................64 GRFICO 17: Nveis de funo para autorizaes de compras........................................65 GRFICO 18: Conferncia das mercadorias recebidas.....................................................66 GRFICO 19: Baixa dos estoques........................................................................................67 GRFICO 20: Inventrios nos estoques...............................................................................68 GRFICO 21: Nota fiscal e ordem de compra....................................................................69 GRFICO 22: Acesso ao almoxarifado................................................................................70 GRFICO 23: Gestor com influncia em outras reas.......................................................72 GRFICO 24: Realizao de vendas atravs de representantes ou vendedores externos ...................................................................................................................................................73 GRFICO 25: Aprovao de crditos nas vendas...............................................................74 GRFICO 26: Descontos nas vendas....................................................................................75 GRFICO 27: Gerao de preos de acordo com o pedido...............................................76 GRFICO 28: Conferncia fsica do material enviado x notas fiscal................................77 GRFICO 29: Inventrios nos estoques de produtos acabados........................................78 GRFICO 30: Acesso ao estoque e a expedio..................................................................79 GRFICO 31: Autorizao das vendas................................................................................80 GRFICO 32: Preos tabelados............................................................................................81

x LISTA DE ABREVIATURAS

IFAC CRC-SP IBRACON UNICENP

- Normas Internacionais de Auditoria - Conselho Regional de Contabilidade do Estado de So Paulo - Instituto Brasileiro de Contadores - Centro Universitrio Positivo

xi RESUMO

Esta pesquisa tem por finalidade demonstrar a importncia dos controles internos utilizados na rea financeira como suporte instrumental que oferece aos gestores da entidade, maior segurana e confiabilidade nas tomadas das decises. Apresenta-se ainda alguns conceitos sobre os controles internos, os possveis erros e fraudes no departamento financeiro de uma empresa e a auditoria interna como ferramenta de controle. Por fim, feita uma anlise dos controles internos do setor financeiro, compras, almoxarifado, vendas e expedio; visando o levantamento da qualidade dos controles destas reas, os possveis riscos e sugestes de melhorias para os controles existentes. Palavras Chave: Controle interno, confiabilidade e tomada de deciso.

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SUMRIO

LISTA DE FIGURAS..............................................................................................................vi LISTA DE TABELAS.............................................................................................................vi LISTA DE GRFICOS...........................................................................................................ix LISTA DE ABREVIATURAS................................................................................................xi RESUMO.................................................................................................................................xii 1 INTRODUO....................................................................................................................14 1.1 Tema...................................................................................................................................15 1.1.1 Delimitao do Tema...............................................................................................15 1.2 Justificativa.........................................................................................................................15 1.3 Problematizao..................................................................................................................16 1.4 Hiptese de Pesquisa...........................................................................................................17 1.5 Objetivos do Estudo............................................................................................................17 1.5.1 Objetivo Geral.........................................................................................................17 1.5.2 Objetivos Especficos...............................................................................................18 1.6 Metodologia da Pesquisa....................................................................................................18 1.7 Organizao do Trabalho....................................................................................................20 1.8 Reviso Bibliogrfica..........................................................................................................21 2 CONTROLES INTERNOS.................................................................................................22 2.1 Definio de Controles Internos.........................................................................................22 2.2 Objetivo dos Controles Internos.........................................................................................25 2.3 Tipos de Controles Internos................................................................................................27 2.3.1 Controle Interno Contbil.......................................................................................27

2.3.2 Controle Interno Administrativo..............................................................................28 2.3.3 Princpios de Controle Interno................................................................................28 2.4.1 Diferena entre Erros e Fraudes.............................................................................31 2.4.2 Tipos de Erros..........................................................................................................32 2.4.3 Tipos de Fraudes.....................................................................................................33 2.5 Controle Interno na rea Financeira...................................................................................34 2.5.1 Controle Interno no Setor de Compras, Almoxarifado e Contas a Pagar..............34 2.5.2 Controle Interno no Setor de Vendas, Expedio e Contas a Receber...................36 2.5.3 Controle Interno na Tesouraria...............................................................................37 2.6 Auditoria Interna como Componente de Controle..............................................................38 3 ESTUDO DE CASO............................................................................................................40 3.1 Histrico da Empresa..........................................................................................................42 3.2 Anlise do Modelo de Gesto.............................................................................................44 3.3 Anlise do Modelo de Informao e Mensurao..............................................................45 3.4 Anlise do Modelo de Deciso...........................................................................................45 3.5 Anlise da Estrutura Organizacional..................................................................................46 3.6 Identificao dos Riscos Potenciais....................................................................................46 3.6.1 Comentrios sobre as respostas do Questionrio de Controle Interno..................47 3.9 Proposta de Melhoria para Minimizar Riscos.....................................................................82 3.10 Anlise das Hipteses de Pesquisa...................................................................................83 4 CONCLUSO......................................................................................................................84 REFERNCIA BIBLIOGRFICA......................................................................................85 APNDICE A Questionrio do Setor Financeiro.............................................................14 APNDICE B Questionrio do Setor de Compras e Almoxarifado...............................15 APNDICE C Questionrio do Setor de Vendas E Expedio.......................................18 APNDICE D Cronograma das etapas da pesquisa........................................................21

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1 INTRODUO As organizaes passam por grandes transformaes ao longo de sua existncia, dentre outras, a situao econmica, o ambiente que ela se encontra e o seu crescimento. Essas mudanas apresentam dificuldades na gesto da empresa, necessitando de acompanhamento dirio atravs de processos que demonstrem com fidelidade a situao que a empresa se encontra para que as decises possam ser tomadas. Este trabalho tem por objetivo conhecer o processo de controle interno utilizados pelas organizaes como suporte na administrao, bem como os tipos de controles internos que podem se utilizados especificamente na rea financeira. Destaca a importncia de sua aplicao prtica como ferramenta a ser utilizado pelos gestores financeiros para o controle e proteo do ativo da empresa e no auxlio de tomada de decises acerca de dificuldades que a organizao possa vir a enfrentar. O objetivo tambm apresentar os fundamentos dos controles internos, identificar a sua aplicabilidade atravs da auditoria interna e controladoria, os tipos de abordagens que podem ser feitas pelo profissional contador no exerccio da sua funo como controller em uma organizao e a metodologia utilizada nos controles internos. Na pesquisa sero apresentados os tipos de controles internos utilizados e seu funcionamento na rea financeira de uma indstria como estudo de caso, de modo a demonstrar a importncia e responsabilidade do trabalho do contador auditor que busca evitar que fraudes possam ocorrer. O resultado apresentado pela utilizao adequada dos controles internos verificado atravs da qualidade na tomada de decises e na continuidade da empresa. Os tipos de controles internos analisados foram demonstrados de forma que permitisse o entendimento fcil por parte das pessoas que no tenham o conhecimento do assunto.

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1.1 Tema

A importncia dos controles internos contbeis e operacionais aplicveis rea financeira.

1.1.1 Delimitao do Tema

Anlise dos controles internos contbeis e operacionais, aplicveis rea financeira de uma indstria de mdio porte no ramo da construo civil, localizada no Estado do Paran.

1.2 Justificativa

Administrar a rea financeira de uma empresa no uma tarefa nada fcil e, mais complicado ainda, administrar sem os devidos controles necessrios que auxiliam o gestor na admistrao financeira. Os controles internos so de grande importncia, pois atuam como ferramenta para garantir o registro seguro das informaes adequadas para tomada de decises, razo pela qual o assunto se tornou objeto de estudo e pesquisa, tendo em vista a real necessidade dos controles internos contbeis, operacionais e de gesto dentro da rea financeira. A insuficincia de controles internos ou, a inexistncia dos mesmos na atividade financeira de uma empresa, pode comprometer o acompanhamento permanente de seus resultados. nesse contexto que se destaca a importncia dos controles internos como

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instrumento indispensvel que possibilita uma sinalizao dos rumos das decises a serem tomadas. Com os controles internos continuamente executados e atualizados, torna-se possvel diagnosticar e prognosticar em tempo hbil, provvel falha nas informaes apresentadas, visando a otimizao de recursos de caixa suficientes, respeitando os vrios compromissos que a empresa assume e promover o aumento das riquezas.

1.3 Problematizao

A instabilidade de muitas empresas hoje em dia, um fato que merece ser estudado e analisadas suas verdadeiras causas e motivos. comum ouvir falar que pequenas, mdias e grandes empresas abrem falncia por no saberem tomar decises corretas por falta de informaes que contribuem para o processo de tomada de decises. Ao investigar os controles internos contbeis, operacionais e de gesto atribudos rea financeira, algumas questes podem ser preocupantes para o gestor desta rea, tais como: a) Quais os fatores determinantes para que os controles internos contbeis e operacionais sejam efetuados e quais os modelos mais adequados? b) Quais as dificuldades existentes para a execuo desses controles? c) Quais as vantagens e desvantagens que os controles internos podero apresentar na rea financeira?

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1.4 Hiptese de Pesquisa

A pretenso da pesquisa est focada na importncia dos controles internos no processo de acompanhamento e controle dos negcios efetuados na rea financeira, visando o uso desta ferramenta para possibilitar suporte gerencial s empresas, evidenciando que: a) A partir dos controles internos, possvel obter informaes confiveis e transparentes para melhor controle dos recursos na rea financeira; b) Empresas com gesto familiar priorizam a centralizao das decises, e dependem de controles internos totalmente confiveis; c) Aps o conhecimento das informaes adequadas fornecidas pelos controles internos, a administrao tomar decises que maximizem os negcios da empresa ou que procurem evitar que a mesma seja exposta a algum tipo de risco.

1.5 Objetivos do Estudo

1.5.1 Objetivo Geral

Conhecer a metodologia aplicvel aos controles internos e os tipos de controles internos adotados pela rea financeira de uma indstria de mdio porte no ramo da construo civil, para efeito de uma anlise do funcionamento desses controles e a verificao de modelos ainda no utilizados que possam aperfeioar os j existentes para produzir e comunicar informaes gerenciais para efetivo apoio gesto financeira.

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1.5.2 Objetivos Especficos

a) Conceituar os controles internos contbeis e administrativos em seus aspectos tericos;

b) Verificar o modelo dos controles internos utilizados pela rea financeira de uma indstria de mdio porte e comparar os resultados com as principais teorias pesquisadas para fundamentar a importncia e a necessidade dos controles internos;

c) Relatar os principais erros e fraudes possveis de serem cometidos na rea financeira de uma empresa e apresentar as principais diferenas e caracterizaes dos erros e das fraudes; d) Mencionar as possveis falhas existentes nos controles internos do caso estudado, identificando os riscos potenciais e proposta de melhorias.

1.6 Metodologia da Pesquisa

Conforme Gil, (1999, p. 26) a cincia no diferente das variadas formas do conhecimento que buscam a verdade dos fatos. O conhecimento cientfico se distingue dos demais tipos de conhecimento devido sua caracterstica principal ser a forma de indagar, verificar e provar a verdade dos acontecimentos. Tendo em vista que Gil (1999, p. 26) menciona que, para que um conhecimento possa ser considerado cientfico preciso indicar o mtodo que possibilitou chegar a esse conhecimento, o estudo apresentado ser desenvolvido com base no mtodo comparativo, juntamente com as tcnicas de pesquisa exploratria e descritiva.

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Pode-se definir mtodo como caminho para se chegar a determinado fim. E mtodo cientfico como o conjunto de procedimentos intelectuais e tcnicos adotados para se atingir o conhecimento. (Gil, 1999, p. 26).

Ser abordado um estudo de caso dos controles internos utilizados na rea financeira de uma indstria de mdio porte para demonstrar seu funcionamento na prtica e, aps, ser realizada uma comparao entre os dados pesquisados e os analisados no universo observado. Segundo Gil (1987, p. 40), o mtodo comparativo origina-se da investigao de indivduos, classes, fenmenos ou fatos, destacando suas diferenas. Este mtodo possibilita o estudo comparativo de grupos sociais que podem ser realizados comparando diferentes culturas ou sistemas polticos. Conforme o autor, h situaes em que os procedimentos dos mtodos comparativos so desenvolvidos de forma rigorosa atingindo resultados elevados e satisfatrios, embora esse mtodo seja algumas vezes, visto como superficial. A finalidade da tcnica de pesquisa exploratria assim mencionada pelo autor:

As pesquisas exploratrias tm como principal finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idias, com vistas na formulao de problemas mais precisos ou hipteses pesquisveis para estudos anteriores. De todos os tipos de pesquisa, estas so as que apresentam menor rigidez no planejamento. Habitualmente envolvem levantamento bibliogrfico e

documental, entrevistas no padronizadas e estudos de casos. (Gil, 1987, p. 44).

J as tcnicas de pesquisas descritivas, para Gil (1987, p. 45), tm como objetivo essencial a descrio das caractersticas de determinado acontecimento. As pesquisas

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descritivas e as exploratrias so as mais utilizadas pelos pesquisadores sociais preocupados com a atuao prtica e as mais solicitadas nas empresas comerciais.

1.7 Organizao do Trabalho

Este estudo composto por quatro etapas, sendo que a primeira delas faz referncia ao projeto de pesquisa e a parte introdutria do trabalho. A etapa seguinte trata do desenvolvimento da pesquisa para atingir o objetivo final com embasamento terico, que est dividido em aspectos histricos; como, conceitos dos controles internos, objetivos dos mesmos, tipos de controles internos, os erros e as fraudes existentes na rea financeira e a auditoria interna como ferramenta de controle. Na terceira etapa apresentado um estudo de caso que vem reforar a pesquisa realizada. Neste estudo de caso, foram aplicados questionrios em uma rea de interesse. Dentro deste contexto foi abordado o histrico da empresa; objeto da pesquisa realizada, anlise do modelo de gesto, de mensurao, de informao, de deciso, da estrutura organizacional e do organograma empresarial. A concluso do estudo, a referncia bibliogrfica e os anexos, so itens que compem a ltima etapa deste trabalho de pesquisa.

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1.8 Reviso Bibliogrfica

Migliavacca (2002), referindo-se aos controles internos, mostra a importncia das empresas possurem estes controles como medida de correo e preveno. Focaliza que os controles internos contribuem para a salvaguarda dos ativos da empresa, para o desenvolvimento dos negcios e, conseqentemente, para o resultado das operaes, agregando valor entidade. Afirma que a qualidade dos controles internos uma forte medida de valor das organizaes, que a implantao dos mesmos de responsabilidade da administrao e a avaliao dos sistemas de controles internos de responsabilidade da auditoria, ou, na sua ausncia, da prpria administrao.

S (2002) menciona conceitos e observaes fundamentais dos controles internos, as preocupaes com a confiabilidade e qualidade dos mesmos. Alguns fatores e princpios dos controles internos so apresentados, como por exemplo, levantamento das rotinas e funes, planos, avaliao e exemplo prtico de anlise dos controles.

Em CRC-SP / IBRACON (2002), h abordagem dos controles internos mencionando a contabilidade como ferramenta de controle interno na pequena e mdia empresa. So demonstrados alguns aspectos negativos que foram vivenciados na realidade das pequenas e mdias empresas brasileiras. Discorre sobre os controles internos mais importantes para as pequenas e mdias empresas industriais, comerciais e de servios. Sugere alguns procedimentos que podero ser adotados nas reas de faturamento, clientes e contas a receber e, das atividades de compras, contas a pagar e pagamentos.

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Boynton, Johnson e Kell (2002), demonstram a teoria sobre os controles internos integrando-os com a prtica. Explicam a importncia dos controles internos para uma entidade, suas definies e seus componentes que esto inter-relacionados, as limitaes dos controles internos e responsabilidades de outras partes que com ele interagem. Apresentam os componentes principais abordados no controle interno, sendo eles: o controle, avaliao de riscos, sistema de informao e comunicao, atividades de controle e monitorao, enfatizando em todos os elementos os aspectos relevantes de tecnologia da informao.

Franco e Marra (2001), apresentam uma avaliao dos controles internos e sugestes de questionrios importantes referentes aos controles internos que podero ser utilizados na rea financeira. Mencionam uma orientao da Federao Internacional de Contadores sobre planejamento e controles internos. A obra destaca um programa de controle interno para contas do ativo, passivo e contas de resultado.

2 CONTROLES INTERNOS

2.1 Definio de Controles Internos Migliavacca (2002) apresenta o conceito de controle interno de forma objetiva e direta, como sendo o planejamento organizacional, os mtodos e procedimentos adotados dentro de uma determinada rea em uma empresa, a fim de proteger seus ativos, verificar dados contbeis, estabelecer a eficincia operacional e estimular o seguimento s polticas definidas pela direo da organizao. A mesma definio tambm abordada por Almeida (2003, p. 63).

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Para S (2002), a definio abordada de controle interno, conforme citao do IFAC International Federation of Accountants , tambm so todos os mtodos e procedimentos adotados internamente pelas empresas, visando proteger seu patrimnio. Porm, o autor d maior nfase quanto a importncia de se preocupar com a adequao dos controles internos que so executados a fim de verificar se h coerncia com o que est sendo solicitado pela autoridade competente. S destaca que os controles internos buscam na prtica, observar a eficincia da vigilncia e proteo dos bens da empresa, sendo que a proteo inclui os meios de segurana que oferecem cobertura aos fatos anteriores, os atuais e os posteriores. Avalia os controles internos como processo utilizado pela entidade para medir a capacidade dos meios utilizados para proteger os objetivos do patrimnio. Conforme o CRC-SP / IBRACON (2002) , o conceito de controle interno abordado de forma mais ampla, como sendo todas as rotinas e processos na rea administrativa e contbil, podendo ser verificada a possibilidade de incluso de outros processos e rotinas num esquema de controle mtuo onde os procedimentos possam se controlar entre si mesmos. Percebe-se que so apresentados, de forma detalhada, trs elementos importantes: a) fazer com que os colaboradores, alm de aderirem s polticas apresentadas pela autoridade mxima da empresa, possam tambm respeit-las. A empresa deve se certificar de que todos os funcionrios estejam trabalhando buscando o mesmo objetivo, para isso os procedimentos devem ser uniformes e obrigatrios para todos; b) que os ativos possam ter sua integridade protegida e, c) que todas as operaes sejam totalmente e adequadamente registradas na contabilidade, retratando atravs das demonstraes financeiras, a fidedignidade e confiana dos registros a fim de atingir seu objetivo que gerao de informaes gerenciais para
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IFAC. Normas Internacionales de Auditoria. Madri: Instituto de Auditores-Censores Jurados de Cuentas de Espaa, 1993 (Recompilao dos Profs. Jorge Tua Pereda e Jos A. Gonzalo ngulo). CRC-SP: Conselho Regional de Contabilidade do Estado de So Paulo. IBRACON: Instituto Brasileiro de Contadores.

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tomada de decises. Dessa forma, a contabilidade se apresenta como uma ferramenta essencial de controle. Para os autores Boynton, Johnson e Kell (2002), conforme o Comit de Organizaes Patrocinadas (Comisso Nacional sobre Elaborao e Apresentao de Relatrios Financeiros), os controles internos representam um processo que considerado um meio para atingir um fim e no um fim em si mesmo. Consistem numa srie de aes que se integram em uma empresa. So executados pelo conselho de administrao, pela prpria administrao e outras pessoas, ou seja, todos os nveis da organizao. Boynton, Johnson e Kell destacam que os controles internos fornecem segurana apenas razovel para a empresa devido s suas limitaes inerentes e da necessidade de avaliao do custo e benefcio com relao a sua implantao. Franco e Marra (2001), entendem o conceito de controles internos de forma mais objetiva, como instrumentos que a empresa utiliza para vigiar, fiscalizar e verificar a rea administrativa com a finalidade de fazer uma previso e observao para melhor governar as aes que acontecem ou que podero acontecer dentro da empresa refletindo em seu patrimnio. A contabilidade apresentada pelos autores, como sendo o principal meio de controle que est disposio da administrao. Na contabilidade esto localizados os registros, livros, fichas, boletins, formulrios, notas, faturas e demais documentos regulamentados que formam o sistema de vigilncia, fiscalizao e verificao que auxiliam a administrao da empresa a observar de forma mais adequada todos os fatos ocorridos e atos praticados com relao ao patrimnio e continuidade da empresa.

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2.2 Objetivo dos Controles Internos

Boynton, Johnson e Kell (2002, p. 320) quanto aos objetivos dos controles internos, abordam as seguintes categorias: confiabilidade de informaes financeiras; obedincia s leis e regulamentos aplicados pela empresa; eficcia e eficincia nas operaes. Entende-se que em uma organizao essencial acreditar nos resultados apresentados pelos controles internos. Para S (2002, p. 106) no basta que uma empresa tenha normas de trabalho e excelentes controles internos se o operacional no for executado adequadamente pelos funcionrios. Percebe-se que desta forma existiria sempre uma deficincia devido s informaes no verdadeiras. Menciona ainda que, quanto melhor for o controle, maior segurana a empresa ter e quanto pior o controle, maior ateno dever ser dispensada na realizao das atividades, evitando dessa forma, que o acmulo de poder cause desvio de valores ou uso indevido do dinheiro da empresa. Conforme Crepaldi (2000, p. 204), CRC-SP / IBRACON (2002, p. 17) e Almeida (2003, p.63), os controles internos objetivam proteger o ativo da empresa e produzir informaes teis e confiveis que possam ajudar na administrao. Franco e Marra (2001, p. 269) mencionam que os controles internos tm como objetivo principal fornecer contabilidade dados corretos para confrontar com a escriturao. Os controles internos buscam tambm, evitar possveis desperdcios e erros e, se ocorridos, devero ser identificados e corrigidos. A abordagem feita por Attie (1998, p.110), que os controles internos somente possuem relevncia quando aplicados com a inteno de que seja cumprido o objetivo pelo qual foi definido, tanto administrativo como gerencial. Ou seja, os controles internos tm uma razo especfica para existir, so dados fsicos que avaliam uma funo que est sendo

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observada. Attie (1998, p.111), menciona que alguns fatores so importantes para um controle interno adequado e, que cada um desses elementos possuem grande importncia, onde a falta de um deles poder acarretar deficincia no controle: a) Plano de organizao: maneira pela qual um sistema organizado, observando as relaes de autoridade e responsabilidade dos cargos ocupados; b) Mtodos e medidas: apontam os meios de comparao para se chegar ao objetivo almejado, mesmo que esses ainda no tenham sido formalizados. fundamental que um sistema seja planejado para que os resultados sejam eficientes, prticos, econmicos e teis para a empresa, havendo necessidade de procedimentos formalizados atravs de manuais; c) Proteo do patrimnio: formas pelas quais os bens da empresa so protegidos. A definio das funes operacionais, como controle e contabilizao dos bens patrimoniais, juntamente com um sistema de autorizao em conformidade com as responsabilidades e riscos, so de grande importncia, pois contribuem na eficincia dos controles; d) Exatido e fidedignidade: as informaes contbeis devem ser precisas para a fiel escriturao contbil; e) Eficincia operacional: ao praticada nas transaes efetuadas pela entidade. Deve-se observar as normas no cumprimento das funes realizadas por pessoas qualificadas e treinadas para suas atividades e, supervisionadas adequadamente por seus superiores; f) Polticas administrativas: regras referentes ao princpio e negcio da empresa para se obter um bom resultado.

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2.3 Tipos de Controles Internos Os controles internos, em seu sentido amplo, incluem os controles que podem ser definidos como contbeis e administrativos.

2.3.1 Controle Interno Contbil

Os controles internos contbeis compreendem o plano de organizao e todos os sistemas, mtodos e procedimentos relativos a salvaguarda dos bens, direitos, obrigaes e fidedignidade dos registros financeiros. CRC-SP / IBRACON (2002, p. 74). S (2002, p. 106), enfatiza que os controles internos contbeis so os que esto diretamente ligados ao patrimnio, aos registros e demonstraes contbeis. Alguns exemplos de controles contbeis so os sistemas de conferncia, aprovao e autorizao; segregao de funes; controle fsico dos ativos da empresa e auditoria interna. Nota-se que para o autor, esse tipo de controle contbil no envolve as demonstraes financeiras. Porm, percebe-se uma idia contrria expressa por Migliavacca (2002, p. 18), quando diz que os controles contbeis so os procedimentos e registros referentes proteo do ativo da empresa e, tambm para a verificao dos registros financeiros. Registros esses, que so utilizados para se obter transaes contbeis executadas em concordncia com a administrao permitindo a gerao de relatrios financeiros de acordo com os critrios da entidade. Destaca ainda que, a aproximao dos ativos da empresa dever ser efetuada somente com a autorizao da administrao e, que os registros contbeis sejam examinados simultaneamente com a existncia fsica, para estabelecer semelhanas e diferenas existentes.

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Para Franco e Marra (2001, p. 267), a contabilidade, atravs da escriturao, dos registros e dos fatos, a principal forma de controle que a empresa possui. Os demais tipos de controles so usados para identificar a ocorrncia no momento em que ela acontece. Verifica-se uma concordncia de idias entre Attie (1998, p. 114) e Almeida (2003, p. 63), quando mencionam que os controles internos contbeis objetivam na proteo dos ativos da empresa e na produo de dados contbeis confiveis.

2.3.2 Controle Interno Administrativo

Os controles administrativos tm por finalidade contribuir para a eficincia e eficcia do operacional, vigilncia gerencial, obedincia a polticas, normas e instrues da administrao. Os programas de treinamento de pessoal, mtodos de programao e controle de atividades e sistema de avaliao e desempenho, so exemplos dos controles administrativos, conforme S (2002, p. 106) e CRC-SP / IBRACON (2002, p. 75). Para Attie (1998, p. 115) e Almeida (2003, p.63), os controles internos administrativos ajudam a administrao a direcionar de forma ordenada as negociaes da empresa. Abrangendo anlises estatsticas, relatrios de desempenho, programas de treinamento de pessoal e controle de qualidade.

2.3.3 Princpios de Controle Interno

A responsabilidade pela instituio dos controles internos, pelo acompanhamento se os mesmos esto sendo realizados pelos funcionrios e tambm por adapt-los a situao atual vivenciada no dia-a-dia, da administrao da empresa.

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Os controles internos devem oferecer o mnimo de confiana possvel e, para isso importante que se verifique alguns aspectos: Definies de responsabilidades por setor, ou seja, definir a funo de cada funcionrio; Descrio das rotinas internas atravs do manual da empresa; Limitao de acesso aos ativos, como por exemplo: tesouraria, almoxarifado, rea de processamento de dados, etc. Segregao de funes, isto , separar as funes evitando que um mesmo funcionrio efetue mais que uma delas. Como por exemplo: a mesma pessoa incumbida de efetuar as compras, recepciona a mercadoria e realiza o pagamento. A no diviso das funes oferece grandes riscos para a empresa; Confronto entre os ativos com os registros realizados no sistema; Amarrao do sistema significa dizer que, o sistema de controle interno seja introduzido de maneira que possibilite registros apenas das transaes autorizadas, pelos valores corretos e obedecendo ao perodo de competncia; Custo do controle e benefcios, ou seja, deve-se observar se os custos pela implantao dos controles internos esto trazendo resultados positivos para a empresa;

Almeida (2003, p. 70), mostra como exemplo, que uma empresa poderia estabelecer os seguintes procedimentos para a rea de compras:

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Quadro 1: Procedimentos para a rea de compras VALOR At 1 salrio mnimo De2 a 10 salrios mnimos PROCEDIMENTOS No necessita de cotao. Cotao por telefone com no mnimo dois

fornecedores. Acima de 11 salrios mnimos Cotao por meio de formulrio prprio com no

mnimo trs fornecedores. Fonte: Adaptado de Almeida (2003, p. 70).

Limitao do controle interno, os mesmos so limitados e auto-gerenciveis, ficando aos gestores decidir se devem ou no confiar nos funcionrios que executam os mesmos.
a) Existncia de um plano de organizao com uma adequada distribuio de responsabilidade. b) Regime de autorizao e de registros capazes de assegurar um controle contbil sobre os investimentos, financiamentos e sistema de resultados da empresa (custos e receitas), ou de metas das instituies (oramentos). c) Zelo do elemento humano no desempenho das funes a ele atribudas.

d) Qualidade e responsabilidade do pessoal (S, 2002, p. 107).

Pode-se verificar que Almeida (2003, p. 64), assim como S (2002, p. 106), relata pontos de igual importncia no que se refere aos princpios fundamentais do controle interno, que so: responsabilidade, rotinas internas, acesso aos ativos da empresa, segregao de funes, confronto dos ativos com os registros, amarrao do sistema, auditoria interna, custo de controle e benefcios e limitao do controle interno. Salienta que, mesmo que a empresa possua um sistema de controle interno devidamente adequado e acompanhado por um auditor interno, o auditor externo tambm dever executar procedimentos mnimos de auditoria. 2.4 Erros e Fraudes na rea Financeira

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Conforme Migliavacca (2002, pg. 23), a fraude tem sido um problema srio para todas as empresas. Desta forma, de grande importncia que as empresas conheam os tipos de fraudes, como so realizadas e como so descobertas, um conhecimento necessrio que poder evit-las. As fraudes podem causar como vtimas s empresas, os acionistas ou scios, a administrao, entre outros. Ela dificilmente ser cometida por uma s pessoa, seja ativa ou passiva, a maior parte delas so efetuadas por pessoas de confiana. Um bom controle interno poder ter efeito preventivo contra as fraudes e diminuir alguns erros e irregularidades existentes na organizao. Porm, os erros e as fraudes no podero ser evitados, uma vez que, se a empresa possuir a segregao de uma operao concentrada somente em uma nica pessoa, o risco de possveis irregularidades aumentaro. De uma outra forma, mesmo que a segregao de uma operao seja realizada em fases diferentes e por pessoas distintas e confiveis, porventura se estas, de comum acordo se propuserem a cometer o ato fraudulento, os controles internos no evitaro que ocorram. Attie (1998, p. 126).

2.4.1 Diferena entre Erros e Fraudes

A fraude a ao voluntria de manipular e omitir transaes, adulterar documentos e registros. O erro a ao involuntria, ou seja, o agente comete o erro sem ter conscincia de que a ao cometida errada. (Crepaldi, 2000, p. 115). So vrios os aspectos que contribuem para a existncia de fraudes numa empresa, dentre elas verifica-se a integridade moral, presses circunstanciais e a oportunidade. Um dos

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fatores que so relevantes e pode evitar que fraudes aconteam, a formao moral e os princpios que cada pessoa foi criada. Porm, a necessidade material, fraqueza de carter, insistncia na manuteno de um padro de vida alm das que oferecem suas possibilidades e o surgimento de oportunidades favorveis, levam o agente a cometer atitude indevida.

Contra o dolo e a m-f no h controle interno que resista...Nas profundezas do corao humano moram os princpios morais que o guiam durante sua existncia. Um compromisso de existncia e retido, verdade e justia um dos fatores mais importantes na preveno de fraudes. Difcil ler o ntimo das pessoas, porm, quando da contratao, avaliaes, testes e verificaes dos antecedentes, da personalidade tica da pessoa, devem ser consideradas. Migliavacca (2002, p. 24 e 25).

2.4.2 Tipos de Erros

Para Crepaldi (2000, p. 115), alguns erros podero acontecer por esquecimento ou m interpretao dos fatos, como: Erro na reunio de documentos de inventrio; Estimar a proviso para crditos de liquidao duvidosa, sem considerar as duplicatas entregue ao departamento jurdico para cobrana. Franco e Marra (2001, p. 76 e 77), mencionam que os erros conforme as NBC3, podem ser aritmticos na escriturao ou nas demonstraes contbeis, aplicao incorreta das normas contbeis e interpretaes erradas das variaes patrimoniais.

NBC Normas Brasileiras de Contabilidade.

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2.4.3 Tipos de Fraudes

Conforme Silva (1981, p. 80), as espcies de fraudes mais freqentes so: Furto: apropriao de coisa alheia, de maneira disfarada; Roubo: apropriao de coisa alheia obtida com o uso da fora e violncia; Apropriao indbita: apropriao de coisa alheia possuda pelo indivduo devida confiana nele depositada; Sabotagem: quando algum planeja causar prejuzo para a empresa, sem obter vantagem para si mesmo; Desperdcio voluntrio: de gua, energia, sobra de matria prima, etc.; Desvio de valores: mudar o destino do dinheiro; Sonegao de tributos: pagamento a menor dos impostos.

Para Attie (1998, p. 127) e Almeida (2003, p. 71), as fraudes podem ser classificadas como sendo: no encobertas, encobertas temporariamente e encobertas permanentes. A primeira aquela em que o executor no se preocupa por saber da fragilidade do controle existente. A retirada de dinheiro do caixa sem efetuar os lanamentos contbeis, um modelo delas. A segunda, no afeta o registro contbil, como por exemplo, a retirada de dinheiro referente s cobranas, onde o fraudador omite o registro na contabilidade e o valor correspondente coberto com o registro de novas cobranas que iro surgir. A ltima, o individuo tem a preocupao de alterar a informao contida nos registros contbeis e arquivos, ocultando a fraude. Isto contraria os princpios de controle interno, pois o agente fraudador teria livre acesso aos registros existentes na contabilidade.

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2.5 Controle Interno na rea Financeira

Attie (1988, p. 231) menciona que o controle interno est sempre presente em todas as reas, e em cada procedimento realizado na instituio. Verifica-se que de grande importncia as empresas possurem manuais de procedimento que estabeleam seus controles. Em CRC-SP / IBRACON (2000, p. 94), abordado um importante ponto no que se refere ao ambiente de controle de cada instituio. A organizao da empresa e a distribuio das funes de cada colaborador so fundamentais para estruturar os controles internos. Esta organizao e distribuio das tarefas, normalmente, so apresentadas atravs de organogramas que demonstram com clareza a linha hierrquica e o envolvimento de cada funcionrio na rotina e nos negcios da instituio. O controle interno na rea financeira envolve vrios outros setores, dentre eles: compras, almoxarifado, contas a pagar, vendas, expedio, contas a receber e tesouraria.

2.5.1 Controle Interno no Setor de Compras, Almoxarifado e Contas a Pagar

De acordo com o CRC-SP / IBRACON (2000, p. 97 a 102), cabe ao setor de compras a aquisio de insumos, equipamentos, materiais de consumo interno, peas de reposio, servios de manuteno e compras de matrias-primas. Normalmente esta funo est subordinada produo por estar ligada com as vrias funes do sistema produtivo da empresa. Inicialmente, ao setor de compras feita uma requisio de compra de material e, nestas devem estar especificadas as quantidades e qualidades dos itens a serem adquiridos, bem como, quando devero ser compradas e identificao de quem est requisitando o material.

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Verifica-se em seguida, a lista dos melhores fornecedores para contato e verificao do preo mais acessvel, condies de pagamento favorveis e melhores prazos de entrega. de fundamental importncia que as operaes de compras sejam realizadas atravs de ordem de compra numerada e, com cpia para o departamento financeiro para que seja efetuada a conferncia com a futura nota fiscal a ser emitida pelos fornecedores. Para que a empresa possua um controle interno eficiente necessrio que o setor de compras no tenha nenhum tipo de envolvimento com o recebimento das mercadorias e nem com a cobrana do valor da compra. Os materiais comprados devero ser recepcionados pelo almoxarifado ou pelo setor competente da empresa, sendo este independente do setor de compras, contabilidade e da expedio. O setor que recepcionar a mercadoria, dentre outras responsabilidades, dever: Verificar o documento fiscal que acompanha o material se est compatvel com o fsico; Conferir se a quantidade e a qualidade do material esto de acordo com o pedido de compra; Identificar mercadorias danificadas ou defeituosas; Preparar um relatrio pr-numerado de recebimento dos materiais.

As faturas aprovadas para pagamento devero significar que os bens ou servios nelas discriminadas foram contratados, autorizados e recebidos; que as quantidades e condies dos bens estavam de acordo com as especificaes; que os preos, condies de pagamento e valor dos fretes conferem com o acordado e que os valores correspondentes s multiplicaes, somas e dedues referentes a descontos, esto aritmeticamente corretos. Desta forma, o setor de contas a pagar dever garantir que nenhum pagamento ser efetuado sem documento fiscal e evitar que pagamentos sejam executados em duplicidade.

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2.5.2 Controle Interno no Setor de Vendas, Expedio e Contas a Receber

Atravs do exposto pelo CRC-SP / IBRACON (2000, p. 184), as contas que sero recebidas so de origem das operaes realizadas pela empresa. Estas contas so normalmente evidenciadas por duplicatas ou faturas em aberto na data do balano patrimonial. As duplicatas a receber podem decorrer das atividades operacionais da empresa, ou seja, pelas vendas ou prestao de servios que so objetos da atividade principal, ou pelas atividades no operacionais figuradas pelas transaes que no so efetuadas com freqncia e que no se identificam com a atividade principal da instituio, como, por exemplo, venda de ativo imobilizado. Conforme o princpio contbil de realizao, as duplicatas e contas a receber de clientes, esto diretamente ligadas com as receitas da organizao. Estas devem ser registradas na contabilidade por servios efetuados ou mercadorias vendidas e baixadas pelos recebimentos, material que por algum motivo tenha sido devolvido e por abatimentos concedidos e descontos de vendas.

As duplicatas e as contas a receber de clientes esto diretamente relacionadas com as receitas da empresa, devendo ser contabilmente reconhecidas somente por mercadorias vendidas ou servios executados at a data do balano, com o principio contbil de realizao. Devem ser creditadas (baixadas) somente pelas cobranas feitas, mercadorias devolvidas ou descontos comerciais e abatimentos concedidos at aquela data. CRC-SP / IBRACON (2000, p. 184).

No setor de contas a receber, os controles internos comeam a ser verificados a partir do pedido realizado pelo cliente. Estes pedidos devero ser devidamente examinados,

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aprovados e autorizados. A sada do produto dever ser conferida pela expedio, que tambm dever verificar as informaes referentes quantidade e qualidade do material, juntamente com o pedido do cliente e nota fiscal emitida. Visando garantir a eficincia dos controles, importante haver autorizao para as vendas canceladas, contabilizao do cancelamento e devoluo da mercadoria. Para que o sistema de controle interno do setor de contas a receber seja preservado, necessrio haver segregao das funes de recebimento, cobrana, vendas, sada da mercadoria e contabilizao dos registros referentes s vendas, devolues e descontos.

2.5.3 Controle Interno na Tesouraria

Conforme CRC-SP / IBRACON (2000, p. 50 e 51), os controles internos especficos da rea de tesouraria so medidas preventivas para proteger a integridade dos saldos das entradas e das sadas registradas na contabilidade, ou seja, se faz necessrio controle interno relacionado aos recebimentos, pagamentos e a existncia fsica. Os controles internos, referentes s entradas de valor proveniente de recebimentos de clientes, resgates de aplicaes financeiras e realizao de novos emprstimos, possuem a finalidade de garantir que todos os valores recebidos sejam depositados na conta da instituio. Controles internos sobre as sadas de recursos, visam garantir que o desembolso dos recursos seja somente relativo aos negcios da empresa, realizadas de acordo com as normas da entidade e registradas corretamente logo aps a movimentao.

A fim de evitar que sejam cometidas irregularidades no processo de sada de recursos, um bom sistema de controle interno dever:

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Dificultar pagamentos para fins pessoais; Tornar difcil a dissimulao de pagamentos irregulares, por meio da segregao de funo. CRC-SP / IBRACON (2000, p. 51).

2.6 Auditoria Interna como Componente de Controle

Almeida, (2003, p. 29 e 30), explica que devido ao desenvolvimento dos negcios de uma empresa, surge a dificuldade por parte do administrador, de acompanhar pessoalmente todas as atividades existentes. Verifica-se a necessidade do acompanhamento dos controles internos, observando se estes esto sendo efetuados corretamente pelos funcionrios. Para esta verificao e controle, a auditoria interna torna-se necessria para as organizaes. Para que no ocorra interferncia nos trabalhos realizados pela auditoria, esta no poder estar subordinada s reas cujos trabalhos esto sendo examinados. Para isto, o Departamento de Auditoria ficaria da seguinte forma dentro de uma estrutura organizacional:

FIGURA 1: Departamento de Auditoria em uma estrutura organizacional PRESIDNCIA DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA

DIRETORIA TCNICA

DIRETORIA FINANCEIRA

DIRETORIA ADMINISTRATIVA

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Fonte: Almeida (2003, p. 30).

Para Crepaldi (2000, p. 26), a auditoria interna grande importncia para as entidades, visto que esta consiste em controlar as principais reas existentes dentro da empresa, procurando evitar atravs de testes constantes nos controles internos, que conseqncias como fraudes, desfalques e subornos possam ocorrer. J Attie (1988, p. 25 e 26) focaliza a importncia da auditoria interna, como sendo de extrema necessidade para as organizaes, principalmente aquelas em desenvolvimento contnuo. Atravs do crescimento constante no mercado e diversificao das atividades econmicas, as empresas buscam a continuidade, assegurando aos scios a construo e o aumento do patrimnio conforme suas expectativas. Torna-se difcil o controle atravs de grupos limitados de pessoas e, conseqentemente, surge a necessidade da descentralizao das funes. Nesse contexto, a auditoria interna auxilia a administrao da empresa, visando o crescimento da organizao.
Cabe a auditoria interna, desde este instante, convencer a alta administrao e seus executivos de que pode auxili-los na melhoria de seus negcios, identificando reas problemticas e sugerindo correo, para obter destes o apoio necessrio ao desenvolvimento de prestao de servio a toda a empresa.

Attie (1988, p.28 e 37), menciona o objetivo principal da auditoria interna como sendo de examinar, acompanhar e avaliar suas atividades. A auditoria interna presta suporte aos executivos, instruindo-os a desenvolverem com eficcia suas atribuies, fornecendo informaes, assessoria e recomendaes referentes s atividades analisadas. Para que os objetivos sejam realizados preciso, portanto, que seja confiada a auditoria interna autoridade que ela necessita, isentando-a de responsabilidades que no lhe caibam.

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Conforme Cordeiro (Setembro de 2001 Revista do Conselho Regional de Contabilidade do Paran, n 130 pgina 28 Artigo: Auditoria como Instrumento de Gesto), a auditoria contempla nos dias de hoje uma viso voltada para auxiliar os empresrios na gesto da entidade e na tomada de decises. Fato este, no verificado anteriormente, onde o auditor se ocupava no levantamento e anlise de dados vivenciados no passado. Percebe-se que nos dias atuais, as empresas que possuem auditoria interna, constantemente consultam os auditores a fim de obter opinio referente algum processo de deciso que ser tomada ou avaliao de situaes de riscos. Verifica-se, que a auditoria interna de extrema importncia, visto que ela agrega valor, no necessariamente monetrio, pois contribui com o crescimento e continuidade da organizao. Nota-se que a auditoria est constantemente buscando melhorias para a empresa como um todo, cujo resultado poder levar a um valor agregado.

Todas as vezes que estamos realizando auditorias preventivas buscando corrigir eventuais distores, propondo novos processos, melhorando a performance interna, o resultado poder levar a um valor agregado, pois se no houvesse o monitoramento da auditoria interna sobre as transaes, noconformidades dos processos, poderiam levar a empresa a distores operacionais significativas. Cordeiro (Novembro de 1998 - Revista do

Conselho Regional de Contabilidade do Paran - n 122 - pgina 17 - Artigo: "Auditoria Interna: Qual a sua postura em um ambiente globalizado e competitivo?")

3 ESTUDO DE CASO

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Conforme Yin (2001, p. 21) a pesquisa atravs do estudo de caso permite uma investigao que previne as caractersticas significativas de acontecimentos na vida real, como por exemplo, os processos administrativos e organizacionais, relaes internacionais e a maturao de alguns setores. Afirma Bruyne, Herman e Schoutheete, citado por Beuren (2003, p. 84), que o estudo de caso importante porque rene informaes numerosas e detalhadas visando apreender a totalidade de uma situao. As informaes detalhadas so valiosas por auxiliarem no conhecimento e numa possvel resoluo de problemas relacionados com o caso estudado. Yin (2001, p.33) possui a seguinte viso sobre o estudo de caso:

O estudo de caso apenas uma das muitas maneiras de se fazer pesquisa em cincias sociais. Experimentos, levantamentos, pesquisas histricas e anlise de informaes em arquivos (como em estudos de economias) so alguns exemplos de outras maneiras de se realizar pesquisa. Cada estratgia apresenta vantagens e desvantagens prprias, dependendo basicamente de trs condies: a) o tipo de questo da pesquisa; b) o controle que o pesquisador possui sobre os eventos comportamentais efetivos; c) o foco em fenmenos histricos, em oposio a fenmenos contemporneos.

Segundo Gil (1999, p. 73), o estudo de caso se caracteriza pelo estudo profundo de um ou de poucos objetos, permitindo conhecimentos amplos e detalhados do objeto de estudo. Para Beuren (2003, p 84), o estudo de caso uma pesquisa caracterizada, principalmente pelo estudo concentrado de uma situao. Atravs do estudo, os pesquisadores buscam aprofundar seus conhecimentos referentes aos casos especficos.

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3.1 Histrico da Empresa

A MTP4 Indstria de Pr Fabricados Ltda o maior complexo industrial de prfabricados do Brasil. Desde 1958, com garra e viso empreendedora, a MTP Pr-Fabricados apresenta as melhores solues, acompanhamento e montagem das estruturas nas obras de pequeno, mdio e grande porte. Com mais de sessenta mil metros quadrados de rea coberta em cinco fbricas localizadas nos estados de Santa Catarina, Paran, Rio Grande do Sul, Rio de Janeiro e So Paulo, atende todo territrio nacional. A empresa possui mais de mil clientes que so atendidos em diversos segmentos de atuao e empreendimentos de destaque, como por exemplo, o Shopping Litoral Plaza em So Paulo (a maior obra em pr-fabricados de concreto executada em uma nica etapa), a Estao de Metr Cantagalo no Rio de Janeiro e o Estdio que sediou o Pan-Americano em 2007. As inovadoras solues estruturais, a economia, a rapidez na execuo das obras e a qualidade no atendimento ao cliente fazem da MTP uma empresa slida, competente e confivel. A MTP possui algumas empresas ligadas ao grupo, as quais sero chamadas de Empresa A, Empresa B e Empresa C. Elas atuam basicamente em quatro ramos de atividade econmica: - Comrcio de materiais de construo; - Imobilirio na construo e comercializao de imveis; - Reflorestamento; - Industrializao de pr-fabricados de concreto. A Empresa A a rede de lojas que mais cresce no sul do Brasil, so dez lojas e uma grande variedade de produtos, superando os quarenta e cinco mil itens para casa e construo.
4

Por solicitao da empresa, foi omitida a razo social, trabalhamos com nome fictcio.

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Todas as lojas da rede esto localizadas em pontos estratgicos de fcil acesso, com mais de oitocentos colaboradores qualificados para prestar atendimento integral e de qualidade aos clientes. A Empresa B, com sede em Florianpolis/SC, atua a mais de trinta anos construindo empreendimentos residenciais e comerciais. J executou empreendimentos como o Beiramar Shopping e o Empresarial Terrafirme, dentre outros marcantes para a histria do estado de Santa Catarina e do Brasil. A Empresa C atende aos mercados externos e internos, atuando na rea de reflorestamento e beneficiamento de madeira, com fazendas prprias no estado de Santa Catarina. Especialistas que so em pr-fabricados, o grupo MTP possui quatro fbricas e logstica para atender grande parte do territrio nacional. O diferencial do grupo a assessoria total do projeto at a obra pronta alm de possuir um atendimento personalizado. O grupo possui departamento de projetos e investimentos constantes na capacitao profissional. O processo de produo interna de alta capacidade produtiva, realizando-se um rgido controle tecnolgico no concreto, propiciado por meio de um moderno laboratrio e executado o controle e o planejamento de todas as etapas do processo. O grupo possui um departamento de gesto integrada englobando as reas de qualidade, segurana, sade ocupacional e meio ambiente, que acompanha todo o processo desde a comercializao at a efetiva entrega da obra, inclusive a ps-venda, coordenando assim, as interfaces entre projeto, produo e montagem dos elementos pr-fabricados. O sistema construtivo permite agilidade na execuo da estrutura, qualidade, segurana, limpeza no canteiro, controle de custo, atendimento ao cronograma fsico, mo de obra especializada e alta produtividade.

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A poltica da MTP crescer no mercado da construo civil, desenvolvendo inovadoras solues estruturais que ajudem a proteger o meio-ambiente, agilidade, qualidade, racionalidade e economia nas obras, sempre buscando a satisfao do cliente, conquista de mercado, investindo e valorizando o ser humano.

3.2 Anlise do Modelo de Gesto

A MTP Indstria de Pr Fabricados Ltda, apesar dos seus 50 anos de existncia, classifica-se ainda como empresa de controle familiar, tanto no que se refere aos controles de patrimnio como dos negcios, uma vez que seus principais gestores so membros da famlia. Dentro dessa realidade, inicialmente, como na maioria das empresas de cunho familiar, os negcios do grupo vinham sendo geridos de forma bastante centralizada, na figura de seu controlador e fundador. Porm, ao longo dos anos, motivados pelo crescimento do grupo, diversificao de suas atividades e ao aparecimento de novas tcnicas e modelos de gesto, a segunda gerao foi assumindo posies de liderana na conduo dos negcios do grupo, e devido as suas vocaes e competncias individuais, foram aos poucos transformando o modelo at ento utilizado. Nesse perodo, varias empresas foram criadas dentro do grupo, sendo designado para a gesto de cada uma delas um dos herdeiros, apesar da manuteno do controle acionrio, apresentando assim uma primeira disposio quanto necessidade de um planejamento da sucesso e profissionalizao de scios e herdeiros. Alm disso, a realidade atual tem exigido significativas transformaes nas bases da concorrncia, com o surgimento de novos modelos de gesto.

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Percebe-se que na MTP Indstria de Pr Fabricados Ltda especificamente, tem sido aplicado um modelo de gesto empreendedora, onde seu lder procura sempre transformar desafios em oportunidades. Dentro desse modelo, a busca do aperfeioamento contnuo, a atualizao sobre o mercado e tendncias, a capacidade de trabalho, viso holstica, criatividade, persistncia e vontade de vencer, so fatores que tm sido difundidos e perseguidos na conduo dos negcios da empresa.

3.3 Anlise do Modelo de Informao e Mensurao

A MTP Indstria de Pr Fabricados Ltda, possui sistema digital operacional integrado, atravs do qual so coletadas, processadas e armazenadas as informaes que integram os processos de negcios e apiam a tomada de decises. O softwere possui vrios mdulos integrados entre si, que permitem o conhecimento em tempo hbil das informaes necessrias para que a administrao possa controlar operaes, analisar problemas nas diversas reas e atividades da empresa, como vendas, projetos, marketing, fabricao, finanas e recursos humanos. A atualizao do sistema de informao diria, permitindo a extrao dos relatrios de forma on line, apesar de a empresa possuir unidades operacionais descentralizadas em cinco filiais da federao.

3.4 Anlise do Modelo de Deciso

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Por se tratar de uma empresa de cunho familiar, as decises estratgicas e que envolvam riscos expressivos so centralizadas na figura de seu diretor presidente, que um dos herdeiros do grupo controlador. J para as questes operacionais, as gerncias que compem as vrias reas de atividades da empresa, possuem aladas para a tomada de deciso.

3.5 Anlise da Estrutura Organizacional

O modelo organizacional da empresa MTP, segue a linha da diviso de tarefas, subdividindo suas atividades entre matriz e unidades operacionais, sendo que cada uma delas possui seus prprios departamentos e divises internas. Na matriz, existem cinco gerncias, sendo nas reas de projeto, vendas, produo, obras e administrativo-financeira que, tm por funo a fixao de metas, normatizao e superviso das atividades desenvolvidas pelas unidades operacionais. Por sua vez, as unidades operacionais, possuem uma gerncia geral hierarquicamente ligada presidncia e administrativamente s gerncias da matriz. Essa gerncia conta com uma estrutura de apoio para a execuo de suas tarefas, fundamentalmente voltadas para as atividades fim da empresa.

3.6 Identificao dos Riscos Potenciais Atravs de perguntas realizadas para alguns gestores em uma organizao, as respostas podem apresentar se h alguma fragilidade nos controles internos utilizados.

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3.6.1 Comentrios sobre as respostas do Questionrio de Controle Interno

Anlise sobre as respostas do questionrio na rea Financeira

TABELA 1: Gesto da empresa 1 A empresa gerida pelos scios? Sim Percentual No N/A

Respondente 01 02 03

Sim X X X

No

N/A

100 % 100 %

Fonte: Elaborado pelo autor

GRFICO 1: Gesto da empresa

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Ao serem questionados sobre a empresa ser ou no gerida pelos scios, 3 dos respondentes apontaram que sim, ou seja, 100% dos entrevistados. Percebe-se que a indstria

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pesquisada classifica-se como empresa de controle familiar, dessa forma fica a gesto centralizada na figura dos seus scios. TABELA 2: Gesto da empresa por profissional contratado 2 A empresa gerida por profissional contratado? Percentual Respondente 01 02 03 Sim X No X X N/A Sim 33 % No 67 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 2: Gesto da empresa por profissional contratado
70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

N/A

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Quanto segunda questo, ao serem indagados sobre a empresa ser gerenciada por profissionais contratados, 67% dos entrevistados afirmaram que no, apenas um deles representado por 33%, respondeu que sim. Percebe-se ento, que h uma contradio

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referente primeira pergunta onde todos os entrevistados apontam que a empresa tem como gestores os prprios scios.

TABELA 3: Sistema de Controle Integrado 3 O sistema utilizado pela empresa ERP (sistema de controle integrado)? Percentual Respondente 01 02 03 Sim X X No X N/A Sim 67 % No 33 % N/A

100 % Fonte: Elaborado pelo autor

GRFICO 3: Sistema de Controle Integrado

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70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Quanto a empresa possuir sistema de controle integrado, dois dos entrevistados responderam que sim, representando 67 % e, somente um respondeu que no, ou seja, 33% dos gestores. Verifica-se, portanto, que o trabalho realizado numa organizao que possui um sistema integrado, agiliza o processo de informaes para que a administrao da empresa possa estar tomando as decises com base nos acontecimentos atualizados, minimizando dessa forma, o risco de uma deciso equivocada por falta de um sistema de informao desatualizado.

TABELA 4: Processo de segurana com relao aos pagamentos 4 Existem processos de segurana que assegurem que todos os pagamentos estejam suportados por documentos legais e devidamente autorizados? Percentual

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Respondente 01 02 03

Sim X X X

No

N/A

Sim 100 %

No

N/A

100 % Fonte: Elaborado pelo autor

GRFICO 4: Processo de segurana com relao aos pagamentos

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: Quanto aos pagamentos serem efetuados com segurana, mediante documentos fiscais e devida autorizao, nota-se que os 3 respondentes afirmaram que sim, ou seja, 100 % dos entrevistados. Isto significa dizer, que a empresa possui medidas de segurana para que os pagamentos possam ser efetuados, no havendo descontrole do que foi ou no. Ao contrrio, a empresa estaria bastante vulnervel, correndo srio risco de ser lesada.

52

TABELA 5: Processo de pagamentos efetuados por pelo menos 02 pessoas 5 Os processos de pagamentos so assinados por 02 diretores ou 02 procuradores? Percentual Respondente 01 02 03 Sim X X X No N/A Sim 100 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 5: Processo de pagamentos efetuados por mais de 02 pessoas
100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

No

N/A

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: Constata-se que 100% das pessoas questionadas informaram que os pagamentos so efetuados com mais de uma assinatura. uma questo de muita importncia, pois duas ou mais pessoas assinando um documento que tem como objetivo a sada de numerrios, poder evitar falsos pagamentos.

53

TABELA 6: Realizao de conciliao bancria 7 So realizadas conciliaes bancrias dirias para verificao dos

dbitos/compensaes/depsitos ocorridas na(s) conta(s) bancria(s) e apurao dos saldos? Percentual Respondente 01 02 03 Sim X X X No N/A Sim 100 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 6: Realizao de conciliao bancria
100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

No

N/A

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Para esta pergunta, os 3 entrevistados afirmam que na empresa h conciliao bancria dos dbitos, das compensaes, dos depsitos ocorridas nas contas de banco e apurao dos saldos. essencial haver conciliao contnua nas contas da organizao, pois em caso de lanamento errado, diferenas de saldos ou diferenas em outras contas, o erro pode ser corrigido em tempo hbil evitando interferncias nos relatrios gerenciais utilizados na

54

tomada de deciso.

TABELA 7: Identificao dos recebimentos atravs de depsito bancrio 8 Os recebimentos de clientes atravs de depsitos bancrios so identificados? Percentual Respondente 01 02 03 Sim X X X No N/A Sim 100 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor No N/A

GRFICO 7: Identificao dos recebimentos atravs de depsito bancrio

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor

55

Comentrios da Pesquisadora: 100% dos entrevistados responderam que todos os depsitos realizados na conta da empresa so identificados. Dois dos entrevistados ainda comentaram verbalmente, que a empresa adota o sistema de depsito identificado, ou seja, quando o cliente vai efetuar pagamento com depsito, automaticamente o banco exige o nmero do CNPJ ou do CPF de quem est depositando. um sistema importante que auxilia com maior rapidez a identificao dos crditos.

TABELA 8: Registro das cobranas de ttulos 9 As cobranas dos ttulos so realizadas por modalidade de cobrana bancria no registrada? Percentual Respondente 01 02 03 Sim No X X X N/A Sim No 100 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor N/A

56

GRFICO 8: Registro das cobranas de ttulos

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: Os pesquisados informaram que as cobranas realizadas atravs de boleto bancrio, so todas registradas em banco. Processo este que traz segurana na cobrana, uma vez que o cliente ser protestado em caso de no pagamento, bem como a facilidade na identificao dos crditos.

TABELA 9: Fundo fixo para pagamento de pequenas despesas 10 Existe um fundo fixo para pagamento de pequenas despesas? Percentual Respondente 01 02 03 Sim X X X No N/A Sim 100 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 9: Fundo fixo para pagamento de pequenas despesas No N/A

57

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Para a questo referente a empresa possuir fundo fixo para pagamento de pequenas despesas, 100% dos entrevistados afirmaram que sim. importante que a empresa tenha um valor mnimo de fundo fixo evitando quantidades altas de dinheiro circulando no caixa.

TABELA 10: Segregao de contas bancrias 11 Existem contas bancrias segregadas para recebimentos e pagamentos? Percentual Respondente 01 02 03 Sim X X No X 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 10: Segregao de contas bancrias N/A Sim 67 % No 33 % N/A

58

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Ao serem questionados se havia segregao de contas bancrias para recebimentos e pagamento, 2 entrevistados responderam que sim, o que representa 67% e 33% respondeu que no. A separao das contas de pagamento e recebimento de grande importncia, tendo em vista a facilidade na conferncia e identificao de crditos e dbitos realizados. TABELA 11: Controle de cheques cancelados 12 H controle dos cheques cancelados? Percentual Respondente 01 02 03 Sim X X X No N/A Sim 100 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 11: Controle de cheques cancelados No N/A

59

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Quanto questo referente ao controle dos cheques cancelados, os trs respondentes afirmaram que sim, ou seja, 100%. Quando o setor adota este controle diariamente, tem como obter atravs da numerao dos cheques por qual motivo foram cancelados e, principalmente, ter o controle sobre as folhas e tales para que os mesmos no desapaream. TABELA 12: Auditoria externa 13 A empresa examinada por auditoria externa Percentual Respondente 01 02 03 Sim X X X No N/A Sim 100 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 12: Auditoria externa No N/A

60

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Sobre auditoria externa, 100% dos pesquisados, comentou que sim. No caso da empresa em questo, ela possui um auditor interno, por ser empresa privada a auditoria externa realizada somente uma vez por ano para verificao e anlise do balano patrimonial da auditada.

Anlise sobre as respostas do questionrio na rea de Compras e Almoxarifado

61

TABELA 13: Responsveis pelo setor de compras e almoxarifado 1 O setor de compras e almoxarifado possui um nico responsvel? Sim Percentual No N/A

Respondente 01 02 03

Sim

No X X X

N/A

100 % 100 %

Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 13: Responsveis pelo setor de compras e almoxarifado

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Referente pergunta sobre a responsabilidade pelo setor de compras e almoxarifado, 100% dos entrevistados disse que no. Ou seja, cada setor tem um gestor responsvel, o que indica haver nesses setores segregao de funo.

62

TABELA 14: Controle de ressuprimento de estoques 2 Existem controles de pontos de ressuprimento mnimo/mximo nos estoques? Sim Percentual No 33 % 67 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 14: Controle de ressuprimento de estoques N/A

Respondente 01 02 03

Sim X X

No X

N/A

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: Para a pergunta referente ressuprimento mnimo/mximo nos estoques, 67% dos entrevistados apontaram que sim e 33% que no. Este mtodo alm de facilitar o controle do que tem no estoque, evita compra desnecessria de material.

63

TABELA 15: Solicitaes de compras 3 As solicitaes de compras so realizadas por um nico departamento? (ex: almoxarifado) Sim Percentual No 33 % 67 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 15: Solicitaes de compras N/A

Respondente 01 02 03

Sim X X

No X

N/A

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: Responderam que sim 67% das pessoas questionadas sobre as compras serem realizadas por um nico departamento e, 33% disseram que no. importante para a organizao que cada gestor do setor solicite o material ou produto que est necessitando e solicite a compra junto ao comprador para ser feito o devido oramento. Seria vivel para a empresa que as solicitaes de compras no fossem realizadas pelo setor do almoxarifado, evitando dessa forma, extravio ou compra de material para outros fins.

64

TABELA 16: Cotao de preos 4 As cotaes de preos so realizadas com no mnimo 03 fornecedores? Sim Percentual No N/A 33 % 67 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor

Respondente 01 02 03

Sim X X

No

N/A X

GRFICO 16: Cotao de preos

65

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Dos pesquisados, 67% afirmam que sim e 33% enfatiza que no se aplica esse procedimento. As cotaes de preo so muito importantes para que a empresa possa adquirir o material com um preo mais baixo e evitar super faturamento.

TABELA 17: Nveis de funo para autorizaes de compras 5 Existem nveis de autorizaes de compras por funo? (ex: comprador/superviso/gerentes) Sim Percentual No N/A

Respondente 01 02 03

Sim X X X

No

N/A

100 % 100 %

Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 17: Nveis de funo para autorizaes de compras

66

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: Todos os entrevistados, ou seja, 100%, afirmaram que as autorizaes de compras so autorizadas de acordo com o nvel de cada gestor. Desta maneira, os valores das ordens de compras que so considerados relevantes, so liberados pelos gestores com nvel hierrquico maior, assim evita-se que compras com valores altos sejam realizadas sem o pleno conhecimento e autorizao desses gestores. TABELA 18: Conferncia das mercadorias recebidas 6 Os recebimentos das mercadorias so conferidos pelas ordens de compras/pedidos? Sim Percentual No N/A

Respondente 01 02 03

Sim X X X

No

N/A

100 % 100 %

Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 18: Conferncia das mercadorias recebidas

67

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: Nesta questo, 100% das pessoas questionadas disseram que os recebimentos das mercadorias so conferidos pelas ordens de compras e com os pedidos, procedimento importante que evita a entrega a menor ou a maior dos produtos solicitados. TABELA 19: Baixa dos estoques 7 As baixas dos estoques so realizadas atravs de requisies devidamente autorizadas pelos departamentos solicitantes? Respondente 01 02 03 Sim X X X 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 19: Baixa dos estoques No N/A Sim Percentual No N/A

100 %

68

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Quanto as baixas dos estoques serem realizadas atravs de requisies devidamente autorizadas pelos departamentos solicitantes, as trs pessoas entrevistadas, isso representa 100%, apontaram que sim. Fator essencial para que o setor possa controlar a quantidade efetiva existente no estoque. TABELA 20: Inventrios nos estoques 8 So realizados inventrios cclicos mensais nos estoques? Sim Percentual No 33 % 67 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 20: Inventrios nos estoques N/A

Respondente 01 02 03

Sim X X

No X

N/A

69

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: 33% dos perguntados disseram que no so realizados inventrios cclicos mensais, enquanto 67% disseram que sim, para a questo que aborda sobre o inventrio mensal realizado no estoque. importante a empresa adotar este procedimento para conferir se o que realmente existe no estoque o que est registrado na contabilidade. TABELA 21: Nota fiscal e ordem de compra 9 A nota fiscal emitida de acordo com a ordem de compra? Sim Percentual No N/A

Respondente 01 02 03

Sim X X X

No

N/A

100 % 100 %

Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 21: Nota fiscal e ordem de compra

70

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: 100% dos entrevistados afirmaram que a nota fiscal emitida de acordo com a ordem de compra. Fato este que imprescindvel para a empresa, evitando divergncias entre o que foi comprado e o que est sendo entregue e, conseqentemente, cobrado.

TABELA 22: Acesso ao almoxarifado 10 Quem executa as compras tem acesso ao almoxarifado? Sim Percentual No N/A

Respondente 01 02 03

Sim X

No X X

N/A

33 %

67 % 100 %

Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 22: Acesso ao almoxarifado

71

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Referente a questo se quem executa as compras tem acesso ao almoxarifado, 33% responderam que sim e 67% que no. Como medida de segurana para a empresa, a mesma pessoa que efetua compra de materiais no poderia ter acesso aos sistemas de controles e procedimentos realizados no almoxarifado e, vice-versa.

Anlise sobre as respostas do questionrio na rea de Vendas e Expedio

72

TABELA 23: Gestor com influncia em outras reas 1 O gestor da rea possui influncia em outras reas (ex: financeiro / expedio)? Sim Percentual No N/A

Respondente 01 02 03

Sim X X X

No

N/A

100 % 100 %

Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 23: Gestor com influncia em outras reas

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Para esta questo referente os gestores da rea possuir influncia em outras reas 100% dos entrevistados disseram que sim. Fator este que representaria risco para a empresa, tendo em vista que a mesma pessoa que realiza a venda e libera mercadoria, pode tambm ter acesso

73

em outros setores.

TABELA 24: Realizao de vendas atravs de representantes ou vendedores externos 2 Existem vendas realizadas por representantes ou vendedores externos? Sim Percentual No N/A 33 % 67 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor

Respondente 01 02 03

Sim X X

No

N/A X

GRFICO 24: Realizao de vendas atravs de representantes ou vendedores externos

74

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: Dos entrevistados, 67% responderam que sim e 33% que no para a questo sobre existir ou no vendas realizadas por representantes ou vendedores externos. Percebe-se que se as vendas fossem concentradas diretamente no departamento comercial da empresa, evitaria vendas ou recebimentos no registrados. TABELA 25: Aprovao de crditos nas vendas 3 Existem processos de aprovao de crdito nas vendas? Sim Percentual No N/A 33 % 67 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 25: Aprovao de crditos nas vendas

Respondente 01 02 03

Sim X X

No

N/A X

75

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: O processo de aprovao de crditos nas vendas de total importncia para a empresa, evitando uma futura venda sem o recebimento. Para esta questo 33% disseram que no aplicvel e 67% disseram que sim. TABELA 26: Descontos nas vendas 4 Os descontos eventuais considerados relevantes nas vendas so autorizados pelo responsvel da rea comercial? Respondente 01 02 03 Sim X X 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 26: Descontos nas vendas No N/A X Sim Percentual No N/A 33 % 67 %

76

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: perguntado aos entrevistados se os descontos eventuais considerados relevantes nas vendas so autorizados pelo responsvel da rea comercial, 33% responderam que no se aplica este mtodo, enquanto que 67% apontam que sim. Buscando evitar uma falsa baixa de faturas por descontos concedidos, importante que somente o setor comercial tenha autorizao de conceder os descontos que forem necessrios. TABELA 27: Gerao de preos de acordo com o pedido 5 Os preos das mercadorias faturadas so gerados de acordo com o pedido? Sim Percentual No N/A 33 % 67 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 27: Gerao de preos de acordo com o pedido

Respondente 01 02 03

Sim X X

No

N/A X

77

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: Quando perguntados se os preos das mercadorias faturadas so gerados de acordo com o pedido, 67% afirmaram que sim e 33% disseram que no aplicado. importante no haver diferenas entre os pedidos e as notas fiscais, evitando dessa forma, faturamento e recebimento indevido e possvel reclamao dos clientes, TABELA 28: Conferncia fsica do material enviado x notas fiscal 6 Existe processo de conferncia fsica entre a mercadoria embarcada x nota fiscal? Sim Percentual No N/A

Respondente 01 02 03

Sim X X X

No

N/A

100 % 100 %

Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 28: Conferncia fsica do material enviado x notas fiscal

78

100 80 60 40 20 0 %
Sim No N/A

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: 100% dos entrevistados afirmaram que h conferncia fsica do material enviado com o foi faturado. Processo este que evita sada a maior e a menor de mercadorias.

TABELA 29: Inventrios nos estoques de produtos acabados 7 So realizados inventrios cclicos mensais nos estoques de produtos acabados? Sim Percentual No N/A

Respondente 01 02 03

Sim X

No X X

N/A

33 %

67 % 100 %

Fonte: Elaborado pelo autor

GRFICO 29: Inventrios nos estoques de produtos acabados

79

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor Comentrios da Pesquisadora: Referente a questo do inventrio dos estoques de produtos acabados, percebe-se que apenas 33% falaram que sim e 67% afirmaram que no. Significa dizer que esta situao traz riscos para a organizao, uma vez que, algum material deste estoque poder desaparecer por no haver controle. A realizao do inventrio confirmar o fsico com o registrado na contabilidade. TABELA 30: Acesso ao estoque e a expedio 8 Quem executa a venda tem acesso ao estoque e a expedio? Sim Percentual No 33 % 67 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 30: Acesso ao estoque e a expedio N/A

Respondente 01 02 03

Sim X X

No X

N/A

80

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Quanto questo sobre se quem excuta as vendas tambm tem acesso expedio e ao estoque, 33% das pessoas disseram que no e 67% comentaram que sim. Ou seja, a situao oferece risco para a empresa, devido ao acesso livre de um setor aos demais.

TABELA 31: Autorizao das vendas 9 Quem faz o oramento tambm autoriza e efetiva a venda? Sim Percentual No N/A 33 % 67 % 100 % Fonte: Elaborado pelo autor GRFICO 31: Autorizao das vendas

Respondente 01 02 03

Sim

No X X

N/A X

81

70 60 50 40 30 20 10 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Dos entrevistados, 67% responderam que no, quando perguntados se quem faz o oramento tambm autoriza e efetiva a venda e, 33% responderam que a prtica no se aplica. importante que o processo de oramento e vendas sejam distintos, evitando a no segregao de setores. TABELA 32: Preos tabelados 10 Os preos so tabelados? Sim 33,33 % X X 100 % Fonte: Elaborado pelo autor 33,33 % 33,33 % Percentual No N/A

Respondente 01 02 03

Sim X

No

N/A

GRFICO 32: Preos tabelados

82

35 30 25 20 15 10 5 0 %
No N/A Sim

Fonte: Elaborado pelo autor

Comentrios da Pesquisadora: Para a pergunta em questo, dos perguntados, 33,33% responderam que sim, 33,33% que no e 33,33% que no aplicvel. relevante para a empresa fixar uma tabela de preo, evitando assim, uma venda com preo diferente do que foi estipulado na tabela.

3.9 Proposta de Melhoria para Minimizar Riscos Riscos Potenciais Propostas de Melhorias

83

Situao Atual Percebe-se que a situao da Os riscos identificados atravs empresa no totalmente de da pesquisa realizada, foram: riscos por possuir sabido que pequenas

empresas, quando comeam a

uma - sistema ainda no totalmente crescer rapidamente, h de embora integrado; certa forma um despreparo por

administrao,

familiar, mas que est se - a no segregao de pessoas parte da prpria estrutura da encaminhando no mercado e dos setores; procurando cada vez mais solicitao de empresa e por parte de seus compra gestores. De forma geral, a

melhorar a sua administrao. efetuada somente por um empresa precisa se atentar a Por apresentar o modelo setor; alguns fatores que podero ser para o seu

tpico de empresa que est no - a falta de realizao de relevantes seu auge de crescimento, inventrios precisa ainda de muito estoques e mensais nos nos crescimento:

produtos - descentralizao da gesto; sistema de informao

suporte e trabalhos a serem acabados. realizados, visando o

totalmente integrado; - segregao das funes e dos setores; - realizao de inventrios com maior freqncia; - estudo para funcionamento do setor de controladoria, visando suporte na tomada de deciso.

crescimento nos mais diversos setores e, conseqentemente, da empresa como um todo.

3.10 Anlise das Hipteses de Pesquisa

84

De acordo com o embasamento terico desta pesquisa, o estudo de vrios autores da rea, evidenciou a importncia da ferramenta do controle interno no processo de gesto e tomada de deciso numa empresa. Sendo o objetivo de toda empresa, continuidade no mercado e crescimento econmico financeiro, percebe-se que para atingir esses objetivos se fazem necessrios fatores que so extremamente relevantes. A administrao um desses fatores que pode levar a empresa ao sucesso ou ao fracasso. Porm, para uma boa gesto preciso contar com informaes que possam garantir o mximo de confiabilidade possvel para a tomada de deciso. Os controles internos so ferramentas importantes que bem estruturados e acompanhados, podero fornecer as informaes necessrias para melhor controle dos recursos na rea financeira, conseqentemente, uma boa administrao. Empresas em geral, possuem controles internos para melhor gerirem seus negcios. As empresas com cunho familiar tendem a priorizar a centralizao das decises e, por este motivo, so dependentes de controles internos cada vez mais confiveis, proporcionando segurana nas suas resolues maximizando suas transaes comerciais ou evitando que a empresa seja exposta a riscos.

4 CONCLUSO

85

O resultado desta pesquisa mostrou, que mesmo aps todas as evidncias tericas sobre a importncia dos controles internos na administrao da empresa, e at mesmo na sobrevivncia da mesma, ainda h setores com gestores que desconhecem o seu processo eficaz de gerenciamento, acompanhamento e controle para a gesto. Alguns gestores fazem uso desta ferramenta, mas no de forma adequada e satisfatria para o processo de tomada de deciso, mesmo porque muitos deles desconhecem ou operaciona esses controles sem ter conscincia da sua importncia. sabido que pequenas empresas, com administradores muitas vezes despreparados, sem formao adequada, tendem a desconhecer o processo eficaz dos controles internos, fazendo com que o mesmo seja administrado de forma no to adequada, o que leva em muitos casos, muitas empresas, principalmente as de pequeno porte, falncia. Poderia ser uma utopia, acreditar ou esperar, que todos os futuros administradores, sem exceo, independentemente de formao superior na rea, conhecessem e utilizassem, satisfatoriamente, o processo de gesto empresarial, e mais especificamente no tocante ao controle interno na gesto financeira da empresa. Esta pesquisa fica aberta para outros pesquisadores, para que seja direcionada ao mesmo pblico, mas procurando buscar mais detalhadamente os pontos fortes e fragilidades dos administradores no processo de controle interno na gesto empresarial, buscando assim uma forma de sanar essa dificuldade j constatada.

REFERNCIA BIBLIOGRFICA

86

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti; Auditoria. So Paulo: Atlas, 2003.

ATTIE, William; Auditoria Interna. So Paulo: Atlas, 1988.

ATTIE, William; Auditoria. So Paulo: Atlas, 1998.

BOYNTON, Willian, et all. Auditoria. So Paulo: Atlas, 2002.

COLEO SEMINRIOS CRC-SP / IBRACON. Controles Internos Contbeis e Alguns Aspectos de Auditoria. 5.ed. So Paulo: Atlas, 2000.

CORDEIRO, Cludio Marcelo Rodrigues. Auditoria como Instrumento de Gesto. Revista do Conselho Regional de Contabilidade do Paran, n 130 pgina 28 Artigo: Setembro de 2001.

CORDEIRO, Cludio Marcelo Rodrigues. Auditoria Interna: Qual a sua postura em um ambiente globalizado e competitivo?. Revista do Conselho Regional de Contabilidade do Paran, n 122 pgina 17 Artigo: Novembro de 1998.

FRANCO, Hilrio; MARRA, Ernesto. Auditoria Contbil. 4. ed. So Paulo: Atlas, 2001.

GIL, Antonio Carlos. Mtodos e Tcnicas de Pesquisa Social. 1. ed. So Paulo: Atlas, 1987.

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87

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SILVA, Adelphino Teixeira da. Administrao e Controle. 4. ed. So Paulo: Atlas, 1981.

YIN, Robert K. Estudo de Caso: Planejamento e Mtodos. 2. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001.

APNDICE A Questionrio do Setor Financeiro

QUESTIONRIO

SER

APLICADO

AO

GESTOR

DO

DEPARTAMENTO

FINANCEIRO NOS SETORES DE CONTAS A PAGAR, CONTAS A RECEBER E TESOURARIA.

Primeiramente, obrigada pela participao na pesquisa, fornecendo informaes que sero de grande valia para a concluso do projeto de pesquisa. O interesse especial est voltado em demonstrar a importncia do Controle Interno no setor de contas a pagar como ferramenta auxiliadora no controle dos ativos e na tomada de deciso. Sua resposta ser tratada como estritamente confidencial, preservando-se a privacidade da fonte de informao. O resultado deste trabalho ser divulgado, mas nenhum participante da pesquisa ser citado nominalmente.

Ao responder o questionrio, fica facultativo ao participante a sua identificao, bem como a identificao do seu estabelecimento.

Empresa:____________________________________________________________________ Ramo de Atividade:___________________________________________________________ Gestor:_____________________________________________________________________

Sexo: Masculino ( ) Feminino ( ) Faixa etria do Gestor: ( ) at 20 anos ( ) de 21 a 25 anos ( ) de 26 a 30 anos ( ) de 31 a 35 anos ( ) de 36 a 40 anos ( ) de 41 a 45 anos ( ) de 46 a 50 anos ( ) mais de 50 anos

Escolaridade do Gestor: 1 grau ( ) completo ( ) incompleto 2 grau ( ) completo ( ) incompleto 3 grau ( ) completo ( ) incompleto Curso:_____________________________________ Curso:_____________________________________

( ) Outro: __________________________________________________________________

DEPARTAMENTO FINANCEIRO Setor de Contas a Pagar, Contas a Receber e Tesouraria. Perguntas RESPOSTAS Observaes SIM NO N/A 1. A empresa gerida pelos scios? 2. A empresa gerida por profissional contratado? 3. O sistema utilizado pela empresa um ERP? (sistema de controle integrado). 4. Existem processos de segurana que assegurem que todos os pagamentos estejam suportados por

documentos legais e devidamente autorizados? 5. Os processos de pagamentos so assinados por 02 diretores ou 02 procuradores? 6.Os processos de pagamentos so assinados

individualmente? 7. So realizadas conciliaes bancrias dirias para verificao dos dbitos/compensaes/depsitos

ocorridas na(s) conta(s) bancria(s) e apurao dos saldos ? 8. Os recebimentos de clientes atravs de depsitos bancrios so identificados?

9. As cobranas dos ttulos so realizadas por modalidade de cobrana bancria no registrada? 10. Existe um fundo fixo para pagamento de pequenas despesas? 11. Existem contas bancrias segregadas para

recebimentos e pagamentos? 12. H controle dos cheques cancelados? 13. A empresa examinada por auditoria externa? Perodo de Aplicao do questionrio: ______________________________________________

APNDICE B Questionrio do Setor de Compras e Almoxarifado

QUESTIONRIO A SER APLICADO AO GESTOR DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS E DO ALMOXARIFADO

Primeiramente, obrigada pela participao na pesquisa, fornecendo informaes que sero de grande valia para a concluso do projeto de pesquisa. O interesse especial est voltado em demonstrar a importncia do Controle Interno no setor de contas a pagar como ferramenta auxiliadora no controle dos ativos e na tomada de deciso. Sua resposta ser tratada como estritamente confidencial, preservando-se a privacidade da fonte de informao. O resultado deste trabalho ser divulgado, mas nenhum participante da pesquisa ser citado nominalmente.

Ao responder o questionrio, fica facultativo ao participante a sua identificao, bem como a identificao do seu estabelecimento.

Empresa: ___________________________________________________________________ Ramo de Atividade:___________________________________________________________ Gestor:_____________________________________________________________________

Sexo: Masculino ( ) Feminino ( ) Faixa etria do Gestor: ( ) at 20 anos ( ) de 21 a 25 anos ( ) de 26 a 30 anos Escolaridade do Gestor: 1 grau ( ) completo ( ) incompleto 2 grau ( ) completo ( ) incompleto Curso:_____________________________________ ( ) de 31 a 35 anos ( ) de 36 a 40 anos ( ) de 41 a 45 anos ( ) de 46 a 50 anos ( ) mais de 50 anos

3 grau ( ) completo ( ) incompleto

Curso:_____________________________________

( ) Outro: __________________________________________________________________

DEPARTAMENTO DE COMPRAS E ESTOQUE Perguntas

RESPOSTAS SIM NO N/A

Observaes

1. O setor de compras e almoxarifado possui um nico responsvel? 2. Existem controles de pontos de ressuprimento mnimo/mximo nos estoques? 3. As solicitaes de compras so realizadas por um nico departamento? (ex.: almoxarifado) 4. As cotaes de preos so realizadas com no mnimo 03 fornecedores? 5. Existem nveis de autorizaes de compras por funo? (ex.comprador/superviso/gerentes). 6. Os recebimentos das mercadorias so conferidos pelas ordens de compras/pedidos? 7. As baixas dos estoques so realizadas atravs de requisies devidamente autorizadas pelos

departamentos solicitantes? 8. So realizados inventrios cclicos mensais nos estoques ? 9. A nota fiscal emitida de acordo com a ordem de compra? 10. Quem executa as compras tem acesso ao

almoxarifado? Perodo de Aplicao do questionrio: ______________________________________________

APNDICE C Questionrio do Setor de Vendas E Expedio

QUESTIONRIO A SER APLICADO AO GESTOR DO DEPARTAMENTO DE VENDAS E EXPEDIO

Primeiramente, obrigada pela participao na pesquisa, fornecendo informaes que sero de grande valia para a concluso do projeto de pesquisa. O interesse especial est voltado em demonstrar a importncia do Controle Interno no setor de contas a pagar como ferramenta auxiliadora no controle dos ativos e na tomada de deciso. Sua resposta ser tratada como estritamente confidencial, preservando-se a privacidade da fonte de informao. O resultado deste trabalho ser divulgado, mas nenhum participante da pesquisa ser citado nominalmente.

Ao responder o questionrio, fica facultativo ao participante a sua identificao, bem como a identificao do seu estabelecimento.

Empresa: ___________________________________________________________________ Ramo de Atividade:___________________________________________________________ Gestor:_____________________________________________________________________

Sexo: Masculino ( ) Feminino ( ) Faixa etria do Gestor: ( ) at 20 anos ( ) de 21 a 25 anos ( ) de 26 a 30 anos Escolaridade do Gestor: 1 grau ( ) completo ( ) incompleto 2 grau ( ) completo ( ) incompleto 3 grau ( ) completo ( ) incompleto Curso:_____________________________________ Curso:_____________________________________ ( ) de 31 a 35 anos ( ) de 36 a 40 anos ( ) de 41 a 45 anos ( ) de 46 a 50 anos ( ) mais de 50 anos

( ) Outro: __________________________________________________________________

DEPARTAMENTO DE VENDAS E EXPEDIO Perguntas

RESPOSTAS SIM NO N/A

Observaes

1. O gestor da rea possui influncia em outras reas? (ex.: financeiro / expedio). 2. Existem vendas realizadas por representantes ou vendedores externos? 3. Existem processos de aprovao de crdito nas vendas? 4. Os descontos eventuais considerados relevantes nas vendas so autorizados pelo responsvel da rea comercial? 5. Os preos das mercadorias faturadas so gerados de acordo com o pedido? 6. Existe processo de conferncia fsica entre a mercadoria embarcada x nota fiscal? 7. So realizados inventrios cclicos mensais nos estoques de produtos acabados? 8. Quem executa a venda tem acesso ao estoque e a expedio? 09. Quem faz o oramento tambm autoriza e efetiva a venda? 10. Os preos so tabelados? Perodo de Aplicao do questionrio: ______________________________________________

APNDICE D Cronograma das etapas da pesquisa

Maio Semanas Junho Semanas 2007 Julho Semanas Agosto Semanas Setembro Semanas

ETAPAS
1
Definio de Controles Internos Objetivo dos Controles Internos Tipos dos Controles Internos Controle Interno Contbil Controle Interno Administrativo Princpios de Controle Interno Diferenas entre erros e fraudes Caracterizao de erros Caracterizao de fraudes Modelo dos questionrios Controle Interno setor de compra Controle Interno setor ctas pagar Contr. Interno setor ctas receber Controle Interno setor de vendas Controle Interno setor tesouraria Audit.Interna componente controle Histrico da Empresa Anlise do modelo de gesto Anlise do modelo deciso Centralizao e descentralizao Estrutura Organizacional Anlise da situao atual Identificao riscos potenciais Proposta melhoria minimizar risco Concluso Verificaes correes Prazo final entrega/protocolo X

2
X

3
X

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

= Previsto

X = Realizado