Normas y procedimientos para el uso de los servicios internos y de equipos informticos

INTRODUCCIN: La cooperativa Orden y Seguridad comparte con la cooperativa San Gregorio una red de computadoras y equipos, con acceso a diversas redes, servicios electrnicos internos y a internet. Es necesario establecer una directriz sobre la responsabilidad del usuario, controles y usos de los sistemas y servicios integrados en la red, que promueva el cumplimiento del usuario con las normas fundamentales que se fijan en este documento. Los funcionarios y empleados de la cooperativa Orden y Seguridad aceptarn la responsabilidad que contraen como usuarios de los sistemas de informtica, el acceso a estos sistemas de computadoras y servicios asociados, con pleno conocimiento. Deben aceptar las siguientes condiciones que de ser violadas pueden conllevar medidas disciplinarias establecidas por los consejos. Las advertencias y prohibiciones que deben ser aceptadas al iniciarse como usuario de los sistemas y servicios computarizados son las siguientes: 1. Las computadoras, los servicios asociados tanto internos como externos, el sistema de correo electrnico, la intranet, el acceso a internet, documentos y programas que existen en la red, son propiedad de la cooperativa Orden y Seguridad y solo se podrn utilizar para propsitos lcitos, responsables, prudentes y dentro de las funciones o poderes de la cooperativa Orden y seguridad. 2. Toda informacin, dato, obra literaria o de arte, escrito, documento, programa, accin, privilegio, patente, derecho de autor o cualquier otro derecho que surja, se cree o modifique mediante el uso de una de las computadoras de la cooperativa Orden y Seguridad, ser propiedad de la misma, aunque la informacin haya surgido mediante el esfuerzo personal del usuario. 3. La informacin contenida en las computadoras, los servicios asociados tanto internos como externos, los mensajes de correo electrnico, informacin de la intranet o internet. Los documentos y programas existentes, no podrn reproducirse o utilizarse para fines ajenos a las funciones y poderes de la cooperativa Orden y Seguridad. 4. Se prohbe terminantemente utilizar programas o recursos para los cuales no exista una licencia o autorizacin de uso vlida a nombre de la cooperativa Orden y Seguridad.

5. Se prohbe terminantemente copiar programas de la cooperativa Orden y Seguridad para instalarlos en otras computadoras, sin la autorizacin por escrito del Gerente General o su representante. 6. Se prohbe terminantemente el instalar programas en las computadoras de la cooperativa Orden y Seguridad sin la autorizacin por escrito del Gerente General o su representante autorizado. 7. Se prohbe el uso de los sistemas de computadoras y comunicaciones de la cooperativa Orden y Seguridad para propsitos personales, de recreo, para manejo de un negocio o asunto privado del usuario o para la utilizacin y envio de mensajes en cadena. De igual manera, el usuario no podr utilizar los recursos electrnicos de la cooperativa Orden y Seguridad para tener acceso a compras, juegos, concursos, encuestas, pginas de entretenimiento o cualquier otro servicio ajeno a las funciones propias de su cargo y los asuntos oficiales de la cooperativa Orden y Seguridad. Las advertencias y prohibiciones antes mencionadas se integran a los controles y aspectos de seguridad, as como los requisitos del manejo de datos, las polticas de anti discrimen, uso de correo electrnico e internet de los sistemas computarizados, segn se describen a continuacin: 1. Controles y aspectos de seguridad a. La disponibilidad de los servicios informticos a los usuarios ser durante un horario de 8:00 am. Hasta las 7:00 pm. Los sbados, domingos y feriados estar disponible con una autorizacin por escrito de la oficina del Gerente General o su representante autorizado. Cualquier situacin excepcional que amerite conectar un usuario al sistema, fuera del horario regular establecido, requerir la autorizacin del Gerente General o el representante autorizado por este. Las solicitudes al respecto, se evaluarn de acuerdo a las necesidades de la cooperativa Orden y Seguridad, as como de los horarios y funciones de cada oficina. b. Al iniciarse como usuario del sistema ORION, el encargado del rea de sistemas, le asignar una contrasea provisional. Una vez que el usuario acceda al sistema por primera vez, deber cambiar dicha contrasea, la cual se deber cambiar peridicamente por motivos de seguridad. Dicha contrasea no deber tener menos de seis caracteres. Debern ser letras o nmeros en cualquier orden. Se recomienda utilizar una combinacin de letras y nmeros. El usuario deber memorizar su contrasea y se prohbe que se revele. No

deber escribir la misma en ningn sitio cerca de su rea de trabajo. La contrasea ser individual y confidencial. c. Se recomienda no utilizar como contrasea, informacin relacionada directamente al usuario. Por seguridad no es recomendable utilizar: nombre propio del usuario, nombre de familiares cercanos, fechas de nacimiento, nmeros de telfono o cdula de identidad, placa del automvil. d. El uso del cdigo de acceso, no impedir que se audite el sistema y no significa que el usuario tenga privacidad con la informacin almacenada en la computadora que tenga asignada o cualquier otra. Las contraseas deben mantenerse en estricta confidencialidad y administrarse conforme a la advertencia para el uso del sistema ORION (Ver anexo 1), sobre medidas de seguridad adoptadas por la cooperativa Orden y Seguridad. Al aceptar utilizar una computadora de la cooperativa Orden y Seguridad, los usuarios reconocen haber ledo, entendido y firmado la referida advertencia. Se incluye como Anexo 1, el documento Advertencia para el uso del sistema ORION, el cual deber ser firmado por cada uno de los usuarios. e. Para tener acceso a los servicios informticos y al sistema ORION de la cooperativa Orden y Seguridad, el usuario deber tener debidamente formalizado el formulario Solicitud de acceso a cuentas del sistema ORION y servicios informticos, (Anexo 2). El formulario requiere que el supervisor inmediato de cada usuario, indique al encargado del departamento de sistemas, cules sern los archivos y perfiles del sistema a los que tendr acceso el usuario. f. Se aplicarn la sanciones y penalidades pertinentes en virtud al reglamento interno de la cooperativa Orden y Seguridad conjuntamente con las leyes civiles y penales vigentes de la repblica del Ecuador, a todo usuario que a sabiendas, voluntariamente y sin autorizacin, directa o indirecta, introduzca contaminantes o virus en la red interna de la cooperativa. g. Se prohbe codificar, asignar contraseas o modificar de alguna manera la informacin, mensajes de correo electrnico o archivos propiedad de la cooperativa Orden y Seguridad, con el propsito de que alguien pueda leerlos, entenderlos o usarlos con el propsito de falsear o alterar el nombre de usuario, la fecha de creacin, modificacin u otra informacin que se utilice regularmente para identificar la informacin, mensajes o archivos, si no se obtiene

previamente el consentimiento por escrito del Gerente General o el representante autorizado por este. h. Se prohbe modificar los privilegios de acceso a las redes internas o externas para obtener acceso no autorizado a dichos recursos o servicios informticos. i. En caso de que por razones de seguridad se permita codificar, asignar contraseas o modificar alguna informacin a fines de evitar que otras personas puedan leerla, la cooperativa Orden y Seguridad estar facultada para decodificar la misma o restituirla a su condicin original, y el usuario ser responsable de proveer todos los datos para lograr acceso a la informacin del archivo. j. Se prohbe la modificacin de los parmetros o configuracin de las computadoras y otro tipo de acceso o conexin remota que permita el acceso no autorizado a la red del sistema. 2. Manejo de Datos: a. El encargado del sistema, realizar el cierre diario del sistema ORION, para habilitar el siguiente da laborable, as como tambin una copia semanal de los archivos que se manejan en la Cooperativa orden y Seguridad. b. La copia de reserva final es guardada en bveda ubicada en planta baja, para as tener una copia segura en caso de una emergencia. c. Se prohbe el uso de discos magnticos o cualquier otro medio de almacenaje de informacin, sin que haya sido autorizado por el Gerente General o un representante autorizado. d. El encargado del sistema realiza rutinas de mantenimiento en los servidores, tales como actualizacin de antivirus y corridas de utilidades para verificar el hardware del equipo y as mantener los datos del servidor al da cumpliendo a su vez con los requisitos de integridad. 3. Polticas Anti discrimen a.