Antologia de Auditoria Administrativa

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE CHIAPAS ANTOLOGA DE AUDITORA
0
Universidad Autnoma de Chiapas
Facultad de Contadura y
Administracin.
Campus I

Materia:
Auditora Administrativa

Catedrtico:
L.A.E. Enrique Ramos Cruz

Antologa de Auditora Administrativa

Carrera:
Licenciatura en Administracin.

Tuxtla Gutirrez Chiapas, a 10 de Enero del 2012.

1
INDICE
Captulo Pg.
I. La Auditora Integral Gubernamental...... 3
Concepto............. 4
II. Propsito y proceso........... 7
Enfoques.............. 8
Propsitos.............. 8
Metodologa.......... 9
Criterios para su aplicacin.......... 11
III. Normas de auditora aplicables........ 12
Concepto y tipos de normas........ 13
Normas personales.......... 13
Requisitos morales.......... 15
Capacidad intelectual........... 16
Requisitos tcnicos.......... 16
Normas sobre la ejecucin del trabajo...... 17
Planeacin de la auditora......... 17
Examen y evaluacin del control interno........ 18
Supervisin del trabajo de auditora........ 18
Obtencin de evidencia .......... 19
Tratamiento de irregularidades ....... 19
El informe de auditora ............ 20
Caractersticas............ 21
Contenido............ 21
Observaciones y recomendaciones......... 22
El concepto error.......... 22
El concepto falla o deficiencia........ 23
El concepto irregularidad.......... 23
Recomendaciones........... 24
Valor agregado de la auditora....... 25

2
IV. Documentacin de la auditora........ 26
Concepto y objetivos......... 28
Clasificacin........... 28
Caractersticas de papeles de trabajo........ 30
Sugerencias para su elaboracin........ 31
Propiedad, custodia y confidencialidad........ 32
ndices de papeles de auditora....... 32
Cruces y marcas de auditora......... 33
Sugerencias para su utilizacin......... 33
Bibliografa............. 34


3

I. EL CONCEPTO
DE AUDITORA
INTEGRAL
GUBERNAMENTAL

4
AUDITORA INTEGRAL GUBERNAMENTAL

Es el examen metdico y ordenado, aplicado a dependencias y entidades pblicas:
Del resultado de programas bajo su encargo.
Del cumplimiento de disposiciones legales que rigen sus responsabilidades, funciones y
actividades.
De sus flujos de operacin.
De su estructura orgnica.
De la utilizacin de sus elementos materiales y humanos.

A fin de detectar y corregir errores, deficiencias y/o irregularidades e incrementar su eficiencia
operativa.
1. Es un examen metdico y ordenado en virtud de que:
a) Se lleva a cabo mediante una evaluacin y medicin precisa de las circunstancias y hechos
para tener bases objetivas de juicio.
b) Se realiza en base a normas y procedimientos propios, complementados con normas y
procedimientos generales de auditora, principios contables y de la teora administrativa.

2. La estructura de la entidad debe basarse en la Ley orgnica respectiva y proporcionar el marco
de eficiencia para la consecucin de los objetivos, mediante la ptima combinacin de los
recursos materiales, humanos y tcnicos de que dispone.

3. La ptima utilizacin del recurso humano se basa en las premisas siguientes:
a) Toda persona que dirija el trabajo de dos o ms subordinados es un jefe, y su capacidad
comn es precisamente la administrativa.
b) Cada jefe, sus subordinados y los recursos materiales y tcnicos de que disponga
constituirn una unidad orgnica dentro de la entidad.


5
c) Cada unidad orgnica tendr fisonoma propia, pero, siempre estar interrelacionada con
todas las dems que integran la entidad.

d) La unidad orgnica de ms bajo nivel ser la ms simple y formar parte de otra mayor y as
sucesivamente hasta llegar a las unidades denominadas Contraloras Internas, que en
conjunto integrarn la entidad, considerada como la unidad orgnica mayor y cuyo titular es
el Contralor General.
e) Toda unidad orgnica, independientemente de su magnitud o caractersticas particulares,
tiene como denominador comn al elemento administrativo, es decir, para que una unidad
orgnica cumpla con sus objetivos necesita un titular que gue y supervise a sus
subordinados para que stos alcancen eficientemente las metas que se le han fijado.


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Tradicionalmente se ha distinguido entre Auditora de Operacin y Auditora Administrativa
tratando de diferenciar los objetivos de cada una de ellas. Sin embargo, en el enfoque moderno de
Auditora Integral, este tipo de auditoras se complementan e integran de manera indivisible,
pues en conjunto se refieren al anlisis y revisin del entorno de la entidad, las operaciones que
realiza, as como a la organizacin con que cuenta, con el propsito de definir el grado de
eficiencia de la misma, dentro del marco de la estructura del personal con que cuenta y los
procesos administrativos en que acta dicho personal.


7

II. PROPSITO Y
PROCESO DE LA
AUDITORA
INTEGRAL
GUBERNAMENTAL


8
ENFOQUES DE LA AUDITORA INTEGRAL GUBERNAMENTAL

El objetivo o propsito de la Auditora Integral Gubernamental, si el enfoque es hacia sus
actividades propias de entidad pblica, es:
Revisin de aspectos financieros, operacionales y administrativos en las dependencias y entidades
pblicas, as como el resultado de programas bajo su encargo y el cumplimiento de disposiciones
legales que enmarcan sus responsabilidades, funciones y actividades.

Si el enfoque es tanto hacia su interactuacin interna como al del ejercicio de su facultad
fiscalizadora para con los particulares, el propsito de la Auditora Gubernamental es ms amplia y
consiste en revisar y evaluar los procedimientos de operacin de los procesos que integran un
sistema a fin de identificar, corregir y/o eliminar errores, deficiencias o irregularidades en
cualesquiera de las reas examinadas.
Dado que la clase de situacin que se detecte mediante la Auditora integral implica distintos
efectos y medidas correctivas aplicables, es necesario distinguir entre:
Error Falla o deficiencia Irregularidad

Resumiendo, los objetivos generales de la Auditora Integral Gubernamental son:
Precisar los propsitos, alcance y base jurdica que soporta el ejercicio de la auditora
gubernamental.
Establecer criterios bsicos para guiar y orientar la prctica de la auditora gubernamental
dentro del mbito de competencia del rgano facultado para ejercerla.
Establecer los requisitos personales y tcnicos de quienes ejercen la funcin de auditora en
la administracin pblica.
Propiciar el adecuado entendimiento entre auditor y auditado, as como la aceptacin del
papel y responsabilidades de la auditora gubernamental en la administracin pblica.


9


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1 2 3 4
FASE I
ANALISIS GENERAL Y
DIAGNSTICO

EVALUACIN
PRELIMINAR

PLAN DE
TRABAJO

EJECUCIN
DIAGNSTICO

FASE II
PLANEACIN
ESPECIFICA

DETERMINACIN
DE OBJETIVOS

ELABORACIN
DEL PROGRAMA

DETERMINACIN
DE RECURSOS

SEGUIMIENTO
DEL PROGRAMA

FASE III
EJECUCIN

OBTENCIN DE
EVIDENCIAS

TCNICAS Y
RECURSOS

COORDINACIN
Y SUPERVISIN

FASE IV
IMPLANTACIN Y
EVALUACIN

OBSERVACIONES
Y
OPORTUNIDADES
DE MEJORA

ESTRUCTURA
CONTENIDO Y
PRESENTACIN

DISCUSIN CON
EL CLIENTE
DEFINICIN DE
COMPROMISOS

INFORME
EJECUTIVO

FASE V
IMPLANTACIN Y
EVALUACIN

DISEO

IMPLANTACIN
EVALUACIN

METODOLOGA DE AUDITORA INTEGRAL
E T A P A S

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CRITERIOS TCNICOS PARA LA APLICACIN DE LA AUDITORA INTEGRAL

Planeacin especfica y ejecucin.
Diseo, implantacin y evaluacin.
Examen de los recursos humanos.
Estudio sobre parmetros e indicadores.
Ejemplos de auditoras a entidades gubernamentales.
Herramientas para el anlisis de las operaciones.
Anlisis y evaluacin del entorno.

CRITERIOS PRCTICOS PARA LA APLICACIN DE LA AUDITORA INTEGRAL

La metodologa no debe aplicarse bajo rgidos esquemas de trabajo.
Deben validarse las operaciones selectivamente dndole importancia a la calidad ms que a
la cantidad.
Evaluacin de los objetivos de la entidad dentro de los planes estratgicos de la
organizacin.
La metodologa estar en funcin de la profundidad que se le tenga a la fase de
investigacin inicial.
Deben considerarse los trabajos ya existentes.
La auditora integral tiene un enfoque del presente al futuro.


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III. NORMAS DE
AUDITORA
INTEGRAL Y
GUBERNAMENTAL


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N0RMATIVIDAD DE LA AUDITORA GUBERNAMENTAL

Es un conjunto de normas,reglas,procedimientos y observancia de disposiciones legales y
profesionales, mediante cuya aplicacin las entidades facultadas por Ley a ejercerla, se cercioran
razonablemente sobre los requisitos de calidad relativos a la personalidad y capacidad tcnica de
los auditores gubernamentales, al trabajo que desempean y al rendimiento de informes
resultado de sus intervenciones. Las normas generales son:

Normas Personales
Normas sobre la ejecucin del Trabajo
Normas sobre el informe de auditora y su seguimiento

NORMAS PERSONALES

Soberana de Juicio
Independencia Imparcialidad
Objetividad

Conocimiento Tcnico y Capacidad Profesional
Capacidad Profesional Actualizacin de los conocimientos
tcnicos

Cuidado Profesional
Cuidado y Diligencia Personales Diligencia Profesional
Comportamiento tico


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Adicionalmente a las normas personales que rigen el ejercicio profesional del Auditor
gubernamental y considerando que la dinmica y evolucin de las profesiones ha permitido que
una nueva gama de profesionistas se integren exitosamente a la actividad de la Auditora Integral,
es necesario que Independientemente del grado acadmico del Auditor, ste debe reunir ciertos
atributos de carcter personal y tcnico que lo capaciten plenamente en el ejercicio de su
profesin. Estos requisitos se agrupan en tres categoras:

1.- Requisitos morales.
2.- Requisitos de capacidad intelectual.
3.- Requisitos tcnicos.


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1.- REQUISITOS MORALES
Se refieren directamente a la conciencia e integran, el cmulo de valores intangibles que todos los
individuos tienen, que pueden y deben ser desarrollados con particular importancia en el caso de
un Auditor:

Integridad. Es la capacidad de ser honrado en las ideas y creencias, con fuerza suficiente para
afirmar lo que se piensa y sostener la verdad por encima de todo.

Independencia de criterio. Es la capacidad para expresar juicios y opiniones imparcialmente, sin
alterarlos en sentido alguno por presiones econmicas, familiares, sociales o de cualquier
naturaleza.
La independencia de criterio tiene relevante importancia en el caso del Auditor porque sus
opiniones, tienen inters para un ncleo variado de individuos, que incluso le son desconocidos, a
los que una afirmacin contraria a la realidad les puede acarrear graves perjuicios.

Disciplina. Es la capacidad de adaptar nuestros deseos personales a las necesidades que nos
imponen las circunstancias. Ser disciplinado es ser ordenado en nuestra conducta, voluntarioso en
el cumplimiento de nuestros propsitos y con un alto sentido de responsabilidad hacia nuestras
obligaciones.


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Puntualidad. La puntualidad es signo de buena educacin pero adems es la materializacin del
grado de responsabilidad con que aceptamos nuestros compromisos. Ser puntuales es no slo
estar a tiempo a una cita, sino adems, concluir nuestros compromisos en la fecha prometida.

Trato social y presentacin apropiada. El primer concepto se refiere a la manera de comportarse
con las personas con quienes se ha de tratar, tanto con el cliente como en la propia oficina: saber
ser corteses y enrgicos al mismo tiempo, obtener servicios sin causar molestias y en general,
saber causar la buena impresin de quin, al desarrollar su trabajo, coopera y obtiene la
cooperacin de todos.
La presentacin apropiada es el llevar puesta la ropa que requieran las circunstancias; con el traje
adecuado en una oficina, con ropa de trabajo en un inventario, con camisa ligera en clima
caluroso, etctera.

2. CAPACIDAD INTELECTUAL
Se refiere a las cualidades mentales y guarda relacin directa con la inteligencia; no obstante,
como un elemento indispensable de nuestro desarrollo profesional y personal, puede ser cultivada
y mejorada. Algunas de estas cualidades son:
+ Criterio y tacto.
+ Sentido comn.
+ Habilidad y correccin al expresarse.
+ Habilidad para captar y analizar los problemas.
+ Habilidad constructiva.
+ Cultura general.
+ Propsito continuo de estudios.

3. - REQUISITOS TCNICOS
Se refieren concretamente a los conocimientos especficos necesarios para el ejercicio de una
profesin. En el caso particular del Auditor Gubernamental son:
+ Conocimientos slidos de contabilidad y auditora.
+ Dominio pleno de sistemas contables y de control.
+ Nociones de administracin de negocios.

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+ Conocimientos bsicos de las leyes civiles, mercantiles, fiscales, orgnicas, reglamentarias,
etctera.
+ Conocimientos generales de Economa y Estadstica.
+ Conocimientos prcticos de sistemas de cmputo.
+ Conocimientos sobre sistemas y flujos de operacin
+ Conocimientos slidos sobre redaccin y ortografa.
+ Conocimientos bsicos de psicologa conductual.
+ Otros conocimientos tcnicos auxiliares.

NORMAS SOBRE LA EJECUCIN DEL TRABAJO
Planeacin de la auditora.
Examen y evaluacin del control interno.
Supervisin del trabajo de auditoria.
Obtencin de evidencia.
Tratamiento de irregularidades.

PLANEACIN DE LA AUDITORA
* Investigacin previa
Naturaleza y caractersticas de la materia a auditar.
Estudio preliminar del control interno.
Flujo de operaciones.
Antecedentes: informe de Auditora anterior.

* Formulacin de los Programas de Revisin
Determinacin del Universo y objetivos precisos de la Auditora.
Diseo y alcance de procedimientos a utilizar.
Asignacin de los recursos humanos y materiales.
Determinacin de uso de guas de revisin preestablecidas.
Delimitacin del perodo a Auditar.
* Planeacin anual de Intervenciones

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EXAMEN Y EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

Suficiencia de los Sistemas de Control
- Examen y evaluacin respecto a la adecuacin y suficiencia de los procedimientos,
polticas y registros que conforman el sistema de C. l.
Efectividad del Funcionamiento de los Sistemas de Control
- Examen de las transacciones sujetas al proceso del C. l.
Examen de los objetivos del Control
- Asegurarse de la existencia, idoneidad, adecuado funcionamiento y grado de confiabilidad
de los procedimientos del C. l.
Prevencin de errores e irregularidades
Resultados de la evaluacin
- Efectuar las recomendaciones necesarias para mejorar el C. l. Y asegurarse de la
implementacin de las mismas.

SUPERVISION DEL TRABAJO DE AUDITORA
Responsabilidad de quien dirige la funcin
Es el Titular del rgano interno de control de la Dependencia o Entidad
Supervisin del personal subalterno
Delegarla en los auditores internos con mayor experiencia, conocimiento tcnico y
capacidad profesional
Intensidad de la supervisin
Depende de la calidad de los auditores internos, del grado de dificultad del trabajo a
realizar y de la probabilidad de errores o irregularidades
Campos de supervisin
Abarca la planeacin de los trabajos, la ejecucin de stos en apego al programa
preestablecido, la formulacin de los papeles de trabajo, los requisitos de calidad de los
informes y el cumplimiento de las normas y procedimientos de auditora establecidos.


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OBTENCIN DE LA EVIDENCIA
Objeto de la Evidencia en Auditora
. Obtener elementos suficientes que proporcionen un grado razonable de certeza acerca
de la realidad de los hechos y situaciones observadas, la veracidad de la documentacin
revisada y la confiabilidad de los sistemas y registros examinados, ya que la validez de la
opinin manifestada en el informe de Auditora depende de la calidad de la evidencia
recolectada.

Calidad de la Evidencia, se logra si sta es
. Suficiente
. Competente
. Pertinente

Criterios para la obtencin de la Evidencia
. Importancia Relativa
. Riesgo Probable

TRATAMIENTO DE IRREGULARIDADES
Cuando en el curso de una Auditora se tenga conocimiento de transacciones, situaciones y/o
prcticas indebidas, aun y cuando stas no sean objeto de la revisin, en cuanto se recopile
evidencia de ello deber notificarse inmediatamente a las autoridades competentes. Tal proceso
es el siguiente:

Deteccin de errores e irregularidades
Ampliacin automtica del alcance de la revisin.
Investigacin de irregularidades.
Actuar con prudencia, cautela y asegurarse de los hechos a reportar reuniendo la evidencia
suficiente.
Comunicacin de los resultados
Oportunamente y por escrito


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NORMAS SOBRE EL INFORME DE AUDITORA Y SU SEGUIMIENTO.

El Informe de Auditora.
Es el documento escrito en el que el auditor interno gubernamental comunica los resultados
preliminares y definitivos de sus investigaciones, apegndose a las normas establecidas para tal
efecto.

Seguimiento de las Recomendaciones.
Proceso mediante el cual el auditor interno gubernamental vigila que se cumplan las medidas
correctivas derivadas de su informe.

EL INFORME DE AUDITORA

Documento en el que se contiene el reporte por escrito acerca de la naturaleza, alcance y
resultado de la auditora practicada. Se dirige al titular de la dependencia o entidad, o a la
autoridad que la haya ordenado o solicitado.
Caractersticas generales.
Contenido.
Observaciones, Recomendaciones y Compromisos, en su caso.
Discusin de las observaciones y recomendaciones con los responsables de las reas
auditadas.
Reportes especficos.
Responsabilidad sobre la opinin expresada.


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CARACTERSTICAS GENERALES DEL INFORME
Debe mencionar claramente la naturaleza, objeto, alcance y, en su caso, las limitaciones del
trabajo desarrollado.

CONTENIDO DEL INFORME DE AUDITORA

En l se manifiesta la opinin u observaciones acerca de:
1) El funcionamiento de los sistemas de operacin, registro, control e informacin de las
operaciones.
2) Cumplimiento de las condiciones previstas en el presupuesto.
3) Sujecin a las Normas Generales de Auditora Interna Gubernamental y a los
Procedimientos de Auditora de aplicacin general.

Debe sealarse la fecha en que se emite as como el perodo o programa sujeto a revisin y
contener la firma del titular del rgano Interno de Control.


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OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

Las observaciones son la descripcin detallada, relevante, clara, concisa, objetiva y cuantificada
(siempre que sea posible) de situaciones detectadas por el Auditor respecto a la realizacin,
registro o control de las operaciones o actividades revisadas, que trascendieron en errores o fallas.
La evaluacin para la determinacin de la observacin se hace en funcin de los elementos
siguientes:

EL CONCEPTO ERROR

Por error entenderemos la falta involuntaria en el desarrollo de una actividad o en la generacin
de informacin.
Como ejemplos tenemos:
Error aritmtico al sumar, restar, multiplicar o dividir.
Error de dedo al anotar o mecanografiar cantidades.
Equivocacin en aplicacin de normas o procedimientos de actuacin.
Equivocacin de trmite a seguir.
Equivocacin en la determinacin de unidades de peso o medida.


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EL CONCEPTO FALLA O DEFICIENCIA

Por falla o deficiencia entenderemos el inadecuado desarrollo de actividades, evidente pero
involuntario, derivado de falta de conocimientos tcnicos por una incompleta o nula capacitacin.
Por ejemplo:
Omisiones o aplicaciones incorrectas de disposiciones legales.
Incompleta o deficiente aplicacin de procedimientos.
Determinacin y/o pagos - cobros improcedentes.

IRREGULARIDAD

El trmino IRREGULARIDAD designa aprovechamiento de errores o distorsiones intencionales en
los sistemas, procedimientos, flujos, informacin o documentacin, provocadas por cualquier
individuo o grupo de individuos con la intencin de crear confusin, caos, inseguridad; causar
impresiones falsas o errneas, con el fin de obtener un beneficio econmico.
Malversacin o sustraccin de activos.
Omisin de informacin significativa en los formatos oficiales, registros o documentos
utilizados para trmites legales o registros contables.
Registro de transacciones ficticias o alteracin de documentos.
Simulacin de situaciones legales, falsificacin de documentos o firmas en perjuicio de la
hacienda pblica.

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RECOMENDACIONES

Son enunciados detallados, precisos y prcticos de carcter profesional, tcnico o legal sobre
acciones correctivas y de mejora respecto de los errores y deficiencias detectadas en el desarrollo
de la Auditora.

Por su contenido:
Administrativas
Operativas
Financieras
Legales

Por su alcance:
Generales: las que se limitan a sealar la necesidad de efectuar evaluaciones sobre logstica
integral de flujos de operacin, procedimientos o sistemas.

Especficas: son las que se refieren a la correccin de acciones, actividades u operaciones
individuales que estn afectando en forma negativa la eficiencia operativa y/o
administrativa de la entidad.

SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES

Objetivo del seguimiento.
Verificar que se hayan implementado oportunamente las acciones correctivas y de mejora
derivadas de las recomendaciones emitidas en el informe.

Promocin de la toma de acciones.
Si se detecta que no se implementaron adecuadamente las acciones correctivas necesarias, el
Auditor debe hacer constar este hecho en informes posteriores que presentar ante los niveles
decisorios o autoridades competentes.

TIPOS DE RECOMENDACIONES

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VALOR AGREGADO QUE PROPORCIONA LA AUDITORA INTEGRAL

REVISIN Y EVALUACIN DE
UNA ENTIDAD PARA LOGRAR

EliminarDesperdicios y
Deficiencias
MejorarMtodos
MejorarControles
Eficientar la Operacin
MejorarUso de Recursos
Materiales
MejorarUso de
RecursosHumanos

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IV. DOCUMENTACIN
DE LA
AUDITORA


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- CONCEPTO

- OBJETIVOS

- CLASIFICACIN

- FORMA Y CONTENIDO

- PROPIEDAD Y CUSTODIA

- CONFIDENCIALIDAD

- INDICES, MARCAS Y CRUCES

DOCUMENTACIN
DE LA
AUDITORA


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CONCEPTO

El trmino DOCUMENTACIN DE LA AUDITORA es utilizado para describir las cdulas de trabajo,
anlisis y memorndums que prepara el Auditor Gubernamental y aquellos que le fueron
suministrados por la Entidad o por terceras personas durante el curso de la revisin efectuada y
que debe conservar permanentemente como soporte del trabajo practicado.

OBJETIVOS
Facilitar la preparacin del informe.
Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.
Coordinar y organizar todas las fases de la Auditora.
Proveer un registro histrico permanente de la informacin examinada y los
procedimientos de Auditora aplicados.
Servir de gua en revisiones subsecuentes.
Cumplir con disposiciones formales y legales.

CLASIFICACIN
POR SU USO:
Expediente de la auditora en curso.
Grupo de papeles de trabajo que se utilizan para soportar una revisin actual.
Expediente continuo de auditoria (Archivo permanente)
Grupo de papeles de trabajo que no solo son tiles en la revisin en que se preparan sino
que tambin sern tiles en revisiones posteriores.
- Organigramas derivados de las Leyes orgnicas.
- Contratos, Pies o Fideicomisos que abarcan varios ejercicios y/o perodos
gubernamentales.
- Flujogramas (flujos de operacin y/o documentacin).
- Polticas y manuales de normas y procedimientos.
- Poderes y nombramientos
- Directorio de firmas autorizadas

29
POR SU CONTENIDO:
Generales Especficos

GENERALES.
Son los que no se relacionan a una operacin o procedimiento de auditora especfico y que por su
naturaleza o significado tienen uso y aplicacin general.
Ejemplos:
Programa de planeacin de la auditora.
Programa de trabajo.
Evaluacin del control interno.
Reportes de ingresos y egresos.
Resultados de entrevistas iniciales y otras de naturaleza general.
Borrador del informe.

ESPECFICOS.
Son aquellos que se relacionan con una actividad, operacin, partida, unidad o programa y que a
su vez se subdividen en:
CDULAS SUMARIAS.
Son las cdulas principales de la revisin que resumen la actividad realizada y sus resultados
mediante la siguiente estructura:
. Cuenta, rubro, partida, operacin o actividad revisada.
. Procedimientos de auditora aplicados.
. Alcance y limitaciones de las pruebas aplicadas.
. Resultados obtenidos.

CDULAS ANALTICAS.
Son las cdulas en las que queda la evidencia en forma detallada de los trabajos efectuados y los
datos precisos de las pruebas documentales examinadas y/o recabadas.
Ejemplo:
Cdula analtica de revisin de egresos.
Cdula analtica de revisin de inversiones (PEis).

30

CARACTERSTICAS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo representan una ayuda en la planeacin, ejecucin, supervisin y revisin
del trabajo, y proporcionan la evidencia necesaria que respalda la opinin del auditor.

Algunas caractersticas de forma y de fondo de los papeles de trabajo son:

De forma:
Identificar cada cdula de trabajo con los datos referentes a:
Nombre de la unidad, dependencia o entidad.
Descripcin de la informacin revisada.
Perodo cubierto o fecha correspondiente.
ndice del papel de trabajo.
Iniciales o nombre del auditor.
Fecha de elaboracin.
Marca distintiva del auditor supervisor

De fondo:
Obtencin de evidencia suficiente, pertinente y competente que soporte el contenido del informe,
mediante la realizacin de las acciones contenidas en la lista enunciativa no limitativa siguiente:
Descripcin de los datos necesarios de la materia sujeta a revisin.
Mencin de alcances y extensiones de la aplicacin de pruebas selectivas.
Cruces y utilizacin de marcas, describiendo el significado de las marcas utilizadas no
contenidas en el cdigo estndar.
Relacin de las fuentes de informacin.


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SUGERENCIAS PARA LA ELABORACIN DE PAPELES DE TRABAJO

Determinar claramente el propsito de cada papel de trabajo y su relacin con los objetivos
de la auditora.
Incluir nicamente informacin relevante, completa y especfica.
Registrar marcas de auditora solamente cuando se haya concluido con el procedimiento
aplicado.
Redactar inmediatamente los errores, fallas o deficiencias e irregularidades detectadas.
Usar una cdula separada para cada asunto.
Usar nicamente el anverso de cada cdula.
Agendar asuntos pendientes por aclarar o examinar durante el curso de la revisin.
Colocar los papeles de trabajo dentro del ndice que le corresponde tan pronto termine de
elaborarlo.
Evitar redactar de nuevo cdulas ya elaboradas.
Obtener las copias necesarias para cada etapa de la auditora en un solo proceso.
Llevar consigo todas las herramientas necesarias para el desarrollo de su funcin.
Elaborar los papeles de trabajo a lpiz, excepto si stos se refieren a extractos de contratos,
actas, nombramientos.
Escribir los comentarios a doble espacio.
Identificar la cubierta de los archivos de papeles de trabajo.
- Nombre de la direccin de auditora y nmero de cdigo.
- Nombre y ubicacin de la entidad examinada.
- Descripcin de la revisin efectuada.
- Perodo que abarc la auditora u otra fecha aplicable.
- Nmero de control.
- Nombres de Auditor encargado y asistentes.
Evitar archivos voluminosos.
Incluir ndice del contenido de cada archivo.


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PROPIEDAD, CUSTODIA Y CONFIDENCIALIDAD.

PROPIEDAD:
Los papeles de trabajo son propiedad exclusiva del Auditor. Sin embargo ciertos papeles de
trabajo pueden servir como punto de referencia para una Entidad, pero nunca como soporte o
sustituto de un registro.

CUSTODIA:
El Auditor deber adoptar los procedimientos necesarios para asegurar la custodia y
confidencialidad de sus papeles de trabajo, y deber conservarlos por el tiempo que sea necesario
con objeto de satisfacer las necesidades de su prctica y cualquier requerimiento legal o
profesional. "

CONFIDENCIALIDAD:
Es la no divulgacin de la informacin obtenida durante el desarrollo de la auditoria.

INDICES, CRUCES Y MARCAS

INDICES:
Es el control utilizado por el auditor para organizar en orden lgico los papeles de trabajo
preparados en el desarrollo de una auditora. Permiten localizar y conocer el lugar exacto en
donde se encuentra una cdula dentro del expediente o archivo de referencia actual o
permanente. Por orden prctico los ndices de identificacin de la cdula deben anotarse con lpiz
rojo en la parte superior derecha de las cdulas de auditora.

CLASIFICACIN:
Alfabtico Numrico Alfanumrico.

Normalmente en la prctica se organizan los ndices de manera alfanumrica, asignando a lo
general y a las cdulas sumarias ndice alfabtico y a las cdulas analticas un ndice alfanumrico.

33

CRUCES DE INDICES
Es el procedimiento por medio del cual se hacen referencias entre uno(s) y otro(s) papel(es) de
trabajo valindose de los ndices asignados a las cdulas de auditora.

La regla para el uso de cruces es:
El elemento del cruce es el ndice asignado al papel de trabajo.
Se anota del lado izquierdo de la cantidad o concepto para representar que viene de la cdula
identificada con ese ndice.
Se anota del lado derecho de la cantidad o concepto para representar que va a la cdula
identificada con ese ndice.

MARCAS.
Las marcas de auditora son smbolos utilizados por el auditor para sealar en sus papeles de
trabajo el tipo de revisin y prueba efectuados.
Sus beneficios obtenidos son facilitar el trabajo y la supervisin; aprovechar el espacio al anotar en
una sola ocasin el trabajo realizado en varias partidas.

SUGERENCIAS PARA LA UTILIZACIN DE MARCAS DE AUDITORA.
1. Elaborar y mantener un cdigo de marcas estndar que contenga aquellas que se utilizan
recurrentemente en la aplicacin de las pruebas de auditoria. Por ejemplo:
Clculos correctos
Suma correcta
Inspeccin fsica
Documentacin original examinada
Cotejada contra registros contables
7 Firmas autorizadas verificadas
Cotejado contra estados de cuenta
bancarios
@ Cotejado contra revisin anterior
Pendiente
Cuando sea necesario utilizar marcas no contenidas en el cdigo de marcas estndar, es
indispensable dejar la leyenda del significado de la marca al calce de cada cdula en la que se
utilice.

34

BIBLIOGRAFA

1) Juan Ramn Santillana Gonzlez, Auditora VI, Contabilidad y Auditora Gubernamental,
ECAFSA, Mxico.
2) Juan Ramn Santillana Gonzlez, Auditora I, ECAFSA, Mxico.
3) Juan Ramn Santillana Gonzlez, Auditora IV, Auditora Interna Integral, ECAFSA, Mxico.
4) instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C., Comisin de Normas y Procedimientos de
Auditora, Normas y Procedimientos de Auditora, Mxico.
5) Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C., Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados. Mxico.
6) Instituto Mexicano de Contadores Pblicos. A.C., Comisin de Auditora Operacional,
Esquema Bsico de la Auditora Operacional, Mxico.
7) Instituto Mexicano de Contadores Pblicos, A.C., Comisin de Auditora Operacional,
Metodologa de la Auditora Operacional, Mxico.
8) Dr. y C.P. Fabin Martnez Villegas, El Contador Pblico y la Auditora Administrativa,
Editorial PAC, Mxico.
9) C.P. Gabriel Snchez Curiel, Auditora Operacional, ECAFSA, Mxico.
10) Comisin Permanente de Contralores Estados-Federacin, rgano de Difusin de la
Comisin Permanente de Contralores Estados-Federacin, Auditora Integral, Mxico, Ao
4, No. 12, May. - Ago.
11) Secretara de la Contralora General de la Federacin del Gobierno Mexicano, Boletn B
Normas Generales de Auditora Interna Gubernamental, Mxico. (Tomado del Libro:
Juan Ramn Santillana Gonzlez, Auditora VI, Contabilidad y Auditora Gubernamental,
ECAFSA, Mxico.)
12) Contralora General del Estado de Chiapas, Unidad de Supervisin y Programacin de
Auditoras. Lic. Dagoberto Vzquez Cruz, C.P. Julio Reyes Morales y C.P. Alejandra
Nandayapa Trujillo, Boletn: Auditora al Egreso, Mxico.
13) V. Brink & H. Witt. Auditora Interna Moderna: Evaluacin de Operaciones y Controles,
ECAFSA, Mxico.
14) Legis Editores, S.A. De C.V., Rgimen Contable Colombiano. Bogot. Colombia.

35

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