MANUAL BASICO MICROSOFT PROJECT 2010

Vera Alcivar Katiuska Janeth

Prof: Ing. Ernesto Pazmio Cuarto A

Investigacin de Operaciones

Investigacin de Operaciones Manual Bsico Microsoft Project 2010

Contenido Introduccin ....................................................................................................................................................... 2 Antecedentes de Microsoft Project...................................................................... Error! Bookmark not defined. Microsoft Project ................................................................................................................................................ 2 Explorando el Microsoft Project 2010 ................................................................................................................ 2 Ingreso a Microsoft Project 2010 ..................................................................... Error! Bookmark not defined. Vista Inicial de Microsoft Project 2010 ............................................................................................................... 2 Pestaas de Men .......................................................................................................................................... 3 Tarea .......................................................................................................................................................... 3 Recurso ...................................................................................................................................................... 3 Proyecto ..................................................................................................................................................... 3 Vistas.......................................................................................................................................................... 0 Complementos .......................................................................................................................................... 0 Equipos ...................................................................................................................................................... 0 Formato ..................................................................................................................................................... 0 Configuracin inicial del proyecto.................................................................................................................. 0 Definir fecha de Inicio del proyecto ............................................................................................................... 3 Definir calendario laboral y no laboral del proyecto...................................................................................... 4 Ajustar el horario laboral y no laboral ....................................................................................................... 5 Tareas ............................................................................................................................................................. 6 Crear tareas ............................................................................................................................................... 6 Organizar tareas ........................................................................................................................................ 7 Definir la duracin de las tareas ................................................................................................................ 8 Vincular tareas ........................................................................................................................................... 9 Dividir tareas ............................................................................................................................................ 10 Crear tareas recurrentes .......................................................................................................................... 11 Introducir notas de tareas ........................................................................... Error! Bookmark not defined. Rutas crticas ................................................................................................................................................ 12 Primera:........................................................................................................................................................ 12 Crear Hitos ................................................................................................................................................... 13 Cmo crear recursos en el MS PROJECT 2012 .................................................................................................. 15 Asignar recursos ........................................................................................................................................... 16 Primera forma .......................................................................................................................................... 16 Segunda forma ............................................................................................. Error! Bookmark not defined. Emisin de informes ......................................................................................................................................... 17 Conclusin ........................................................................................................................................................ 18

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Introduccin
El presente manual fue creado con la finalidad de aprender y ensear sobre la gestin, direccin o planificacin de proyectos, y que adems, estn interesadas en estudiar el Microsoft Project 2010. Aqu conoceremos las aplicaciones ms importantes que trae Project. Primeramente se presenta una serie de conceptualizaciones tericas que estn muy vinculadas a la planificacin de proyectos. Luego, se describe en forma detallada las diferentes formas de configurar un proyecto. Seguidamente se hace hincapi en las tareas, se detallan los procedimientos a seguir para crear una tarea, vincularlas, definir su duracin, jerarquizarlas, introducir notas a las tareas, etc. Tambin se desarrolla el manejo de los recursos, las asignaciones de recursos y la creacin de las mismas. Finalmente, se describe el control del proyecto que el Project ofrece mediante la lnea base, a travs de ella, se puede hacer un anlisis comparativo de lo planificado con lo ejecutado.

Microsoft Project
EL Microsoft Project es un software de administracin de proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo Explorando el Microsoft Project 2010

Vista Inicial de Microsoft Project 2010

Barra de acceso rpido

Pestaa de Men

Cinta de opciones

Pestaa de Men
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Hoja de clculo

Lnea de Divisin

rea de diagrama

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Barra de Acceso rpido: Son aplicaciones de Office que las incluye en todos sus programas, estas sirven para manipular el proyecto en forma directa y simplificada. Fichas o pestaas de men: El Project 2010 presenta 5 tipos de pestaas de men (Archivo, tarea, recurso, proyecto, vista, formato. Cinta de opciones: Es la novedad de esta versin 2010, cuya finalidad es facilitar el trabajo de planificacin al usuario. Escala de Tiempo: Aqu se muestra las indicaciones de variaciones de tiempo, le ayuda al usuario a interpretar la duracin de cada tarea del proyecto. Hoja de clculo: Est al lado izquierdo de la vista. Se puede usar esta interfaz de hoja de clculo para introducir, editar y ver informacin sobre su proyecto. Lnea de divisin: Es la lnea que divide la hoja de clculo y el rea de diagrama. rea de diagrama: En esta rea se desplazan las barras que indican la duracin, vinculacin y programacin de las tareas.

Pestaas de Men
Las pestaas de men tienen en su interior una serie de comandos que estn agrupadas de acuerdo a la funcin que cumple cada una de ellas. A continuacin le presentaremos cada uno del men que presenta el Project. Tarea

- Ver - Porta papeles - Programacin - Tareas Recurso

- Insertar - Propiedades - Edicin

- Ver - Asignacin - Insertar Proyecto

- Propiedades - Redistribucin

- Insertar - Propiedades - Programacin

- Estado - Informes - Revisin

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Vistas

- Vista por tareas - Vista por recursos - Datos - Zoom Complementos

- Vista de dos paneles - Ventana - Macros

- Comandos de men Equipos

- Comandos de barra de herramientas

- Elementos de trabajo Formato

- Ayuda

- Formato - Columnas - Estilo de Barra

- Mostrar u ocultar - Dibujos

Configuracin inicial del proyecto

El objetivo de la configuracin del proyecto es introducir al Project toda la informacin principal del proyecto y configurarlo de acuerdo a sus caractersticas. Para tal efecto se debe seguir los siguientes pasos: a) Ingresar al men archivo b) Luego, abrir la pestaa informaciones c) Clic sobre informacin de proyectos d) Clic sobre propiedades avanzadas

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C,D e) Dentro del cuadro de dialogo Propiedades de Proyecto abrir la opcin resumen.

El cuadro de dialogo propiedades tiene 5 pestaas, dentro de las cuales tiene como contenido informacin del proyecto. Solo nos concentraremos en la pestaa resumen, ya que las otras no se pueden manipular, adems, nos muestra informacin no relevante del proyecto.

Titulo: digitar el nombre del proyecto. Asunto: Poner el asunto, ejemplo: Construccin de vivienda, planificacin de eventos, proceso productivo producto x, etc. Autor: Poner el nombre del encargado de la planificacin del proyecto. Administrador: Nombre del Director, Gerente, Administrador del proyecto. Organizacin: poner el nombre de la empresa ejecutora del proyecto. Categora: Poner la categora genrica del proyecto, ej. Construcciones, eventos, desarrollo productivo, proyectos informticos, etc. Palabra Clave: si el usuario lo desea puede identificar con una palabra clave al proyecto, no es imprescindible hacerlo. Comentario: si es necesario se puede introducir algn comentario al proyecto.

f) Con todo ello, concluimos y salimos de este cuadro de dialogo.

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Prosiguiendo con la configuracin inicial del proyecto, ahora se debe ingresar a la ventana opciones, para ello se debe seguir los siguientes pasos: a) Ingresar al men archivo b) Abrir la ventana opciones A

B c) Clic sobre la pestaa general y se desplaza el siguiente cuadro de dialogo, en ella, se puede cambiar las configuraciones predeterminadas que por defecto vienen con el Project.

d) Luego, hacer clic sobre mostrar, y se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:

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La principal modificacin que se debe hacer en esta ventana es la definicin de la moneda a utilizar, el resto es informacin no relevante, por lo cual se lo puede dejar con la configuracin que aparece por defecto, si el usuario desea cambiar algo mas lo puede hacer.

Elegimos la moneda con la cual queremos trabajar en nuestro proyecto, en este caso se elegir Dlares. Escribir la abreviatura de la moneda elegida, en este caso seria $.

e) Una vez configurado la pestaa Mostrar, continuamos con la tercera pestaa que es programacin hacemos clic sobre ella y se desplaza el siguiente cuadro:
Definir el da de comienzo de la semana del proyecto. Definir el comienzo del ao fiscal del proyecto. Definir el horario de ingreso del proyecto. Definir el horario de salida del proyecto. Definir la jornada laboral diaria en horas del proyecto. Definir las horas semanales a trabajar en el proyecto. Definir la cantidad de das a trabajar en un mes. De las dos opciones existentes en esta barra se debe elegir programada automticamente, esto facilita considerablemente la planificacin. Determinar la modalidad de duracin del proyecto, se puede elegir, horas, das, semanas, meses, de acuerdo a la necesidad del proyecto. Finalmente establecer el tipo de tarea, preferentemente se debe elegir duracin fija.

Definir fecha de Inicio del proyecto

Para definir la fecha de inicio del proyecto se debe ingresar en el men Proyectos. Aqu se programa la fecha de inicio del proyecto, para ello hay que hacer clic sobre la opcin Informacin del proyecto, tal como se observa en la figura siguiente:
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Clic en la opcin informacin del proyecto

de

Luego, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo:

Por defecto sale la fecha de hoy da.
No disponible Es un nmero de 1 al 1000, por defecto aparece con 500, define el nivel de prioridad del proyecto, se usa para compartir recursos entre diferentes proyectos, se recomienda dejar en 500. Se tiene la opcin de programar a partir del comienzo del proyecto o final del proyecto. En este espacio se debe definir la fecha de inicio del proyecto.

Definir calendario laboral y no laboral del proyecto

El Microsoft Project nos permite establecer un calendario laboral especfico para el proyecto, a travs de ello, se puede programar el horario laboral diario, los das no laborables por feriado, y cualquier otra excepcin que ocurra dentro del periodo de ejecucin del proyecto.

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Ajustar el horario laboral y no laboral a) Para ajustar el horario laboral del proyecto se debe ingresar al men Proyectos, luego, hacer clic sobre la opcin cambiar calendario de trabajo.

Para definir el horario laboral se debe seguir los siguientes pasos: b) En la parte de abajo del cuadro seleccionar semanas laborables. c) Luego, poner el cursor sobre predeterminado y luego hacer clic sobre la opcin detalles (ver figura siguiente).

d) Seleccionar el da que se desee cambiar el horario. e) Seleccionar la alternativa mostrada en cuadro de dialogo, es decir, Periodos laborales. f) Introducir manualmente el horario de trabajo deseado.

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h) Finalmente, para concluir con la configuracin se debe hacer clic en aceptar en los dos cuadros de dilogos.

Da No Laborable

Tareas
Las tareas, tambin conocidas como actividades o tem, son los elementos individuales que estn interrelacionadas entre s, y que en conjunto forman el proyecto. Crear tareas Crear tareas en el Microsoft Project 2010 es muy sencillo, simplemente se debe escribir el nombre de la tarea en la columna nombre de tareas dentro de la hoja de clculo. Con la finalidad de seguir un orden cronolgico, se recomienda crear absolutamente todas las tareas que tiene el proyecto, inclusive la tarea genrica, luego, en el siguiente acpite se jerarquizara las tareas de acuerdo a su importancia.

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Hay tomar en cuenta que a todas las tareas el Project le asigna una duracin de un da, seguido de un signo de interrogacin (?), este signo nos indica que la duracin de las tareas son estimadas automticamente por el Project, luego, en el siguiente apndice veremos la forma de modificar esta duracin de acuerdo a requerimiento del proyecto. Organizar tareas En el acpite anterior se indico que todas las tareas deberan ser creadas indistintamente como si fueran similares, no obstante, cabe recordar que todo proyecto independientemente de la magnitud o caracterstica est compuesto por tareas genricas y sub tareas (tareas de 1 nivel, 2 nivel, 3 nivel,..), en este acpite nos concentraremos en la organizacin de las tareas agrupndolas de acuerdo a su jerarqua. Pasos a seguir para organizar tareas: a) Seleccionar todas las tareas de nivel inferior (Sub tareas). b) Aplicar sangra a todas las tereas seleccionadas, ubicada en el men tareas.

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c) Hacer clic sobre la flecha aplicar sangra d) Hacer la misma operacin para todas la sub tareas que tenga el proyecto.

Definir la duracin de las tareas Al igual que en la creacin de tareas, para introducir la duracin de las tareas se debe digitar manualmente el numero respectivo de la duracin de cada una de las tareas dentro de la hoja de clculo en la columna Duracin.

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Vincular tareas

La vinculacin de las tareas define el grado de relacin que existe entre las tareas de un proyecto. Una tarea que debe ocurrir antes que la otra es una tarea predecesora, mientras que la tarea que ocurre despus de la otra se la denomina tarea sucesora.
Los diagramas de Gantt muestran estos vnculos con lneas que se trazan entre las barras de las tareas, finalizado con una flecha que siempre est apuntando a la tarea sucesora. Existen cuatro tipos de dependencias que definen la relacin entre el comienzo y el fin de las tareas, estos son: Fin Comienzo (FC) Comienzo Comienzo (CC) Fin Fin (FF) Comienzo Fin (CF) El Microsoft Project 2010 nos ofrece la posibilidad de vincular las tareas de tres (3) formas diferentes. Al final el resultado obtenido es el mismo, simplemente varia el procedimiento. Primera: a) Ingresar al men Tareas. b) Seleccionar con el mouse las dos tareas a vincular, es decir, la tarea predecesora y luego la tarea sucesora. c) Hacer clic sobre la herramienta vincular tareas.

d) En el rea del diagrama vera que se traza una lnea de vinculacin entre las tareas seleccionadas. Por defecto el Project establece el tipo de vinculacin Fin Comienzo. Para
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cambiar este tipo de vinculacin se debe hacer doble clic sobre la lnea de vinculacin y luego seleccionar el requerido.

e) Una vez elegido el tipo de vinculacin requerido hacer clic sobre aceptar. Dividir tareas Generalmente ciertas tareas de un proyecto demandan una pausa en su ejecucin, para luego de un cierto tiempo reanudar su ejecucin. El Project, nos permite programar esta pausa mediante la opcin dividir tareas. Para dividir tareas se debe seguir el siguiente procedimiento: a) Ingresar al men Tareas. b) Hacer clic sobre la herramienta dividir tareas.

b) Ubicar el mouse sobre la tarea a dividir y manteniendo presionado con el clic izquierdo recorrer la barra del diagrama de acuerdo a requerimiento.

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Crear tareas recurrentes Los proyectos, a menudo tienen tareas que repiten su ocurrencia frecuentemente. La reunin semanal del directorio, los informes trimestrales o la revisin mensual del presupuesto, son ejemplos de tareas recurrentes. En lugar de crear por ejemplo, 20 o ms tareas de reunin de directorio, se puede crear una sola tarea recurrente. Para crear una tarea recurrente se debe seguir los siguientes pasos: a) Ingresar al men tareas. b) Seleccionar la tarea sobre el cual se desea que aparezca la tarea recurrente. c) Desplegar la lista de la herramienta tarea. d) Una vez desplegada la lista de tarea, seleccionar y abrir tareas peridicas.

e) Luego, se desplazara un cuadro de dialogo en el cual se debe escribir el nombre de la tarea recurrente. f) Definir la duracin de la tarea recurrente. Por ejemplo, la reunin semanal de evaluacin de avance de proyecto tendr una duracin de dos horas.

g) Luego, dentro del patrn de repeticin se debe elegir el periodo de repeticin. Por ejemplo, la reunin se puede llevar a cabo diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. En este caso elegiremos semanal. h) Definir el da que se llevara a cabo la reunin, en este caso, diremos que las reuniones sern los viernes. i) En intervalo de repeticin, se debe determinar el periodo durante el cual se llevaran a cabo las reuniones. En este caso diremos que se ejecutaran durante dos meses.

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j) Finalmente, para producir el efecto deseado hacemos clic en aceptar. En la figura siguiente se puede visualizar la tarea recurrente creada.

Rutas crticas Primera:

En el men Formato se debe habilitar la opcin tareas crticas y luego las barras de todas las tareas crticas cambian de color, en este caso se vuelven de color rojo, mientras que las tareas no crticas permanecen con el mismo color inicial. Ver figuras de abajo:

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Vea usted que en el diagrama aparece el denominativo si para aquellas tareas crticas y no para aquellas tareas que no son crticas.

Crear Hitos
A menudo se usan los Hitos para marcar algn momento clave de un proyecto, como la terminacin de una fase o la aprobacin un producto a actividad. Los Hitos son tareas que por lo general tienen una duracin de cero. Dentro del diagrama, el Hito est representado por un rombo, a diferencia de las tareas normales, stas estn representadas por barras de color azul. Una terea, no necesariamente tiene que tener una duracin de cero para ser un Hito, existen hitos con duracin diferente a cero. En la siguiente figura se muestra la forma de crear un hito: } a) Ingresar al men Tareas. b) Seleccionar la tarea que se desee marcar como hito c) Clic sobre la herramienta informacin de tarea

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d) Luego, se desplaza el siguiente cuadro de dialogo

e) Ingresar en la opcin avanzado f) Luego, habilitar la opcin marcar la tarea como hito

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Cmo crear recursos en el MS PROJECT 2012

Para asignar recursos a un proyecto lo primero que se debe hacer es crearlo, por lo tanto, en este acpite, nos dedicaremos nicamente a explicar paso por paso la creacin de recurso. He aqu la cronologa de acciones a realizar para crear recursos: Primeramente debemos ingresar al men Recursos y luego desplazar la herramienta organizador de equipos. Como se observa en la figura siguiente, se desplaza una ventana con diferentes opciones, en este caso, hacer clic sobre la opcin hoja de recurso y luego se visualiza la siguiente ventana:

Ahora, una vez ingresado a la hoja de recursos explicaremos cada una de las columnas que forman la hoja de recursos:

Previo a la explicacin de la hoja de recursos, es importante hacer notar que en sta, se debe ingresar absolutamente todos los recursos que sern utilizados en el proyecto, luego, en la asignacin de recursos se asignara recursos a cada tarea de acurdo a su requerimiento.

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Asignar recursos
Toda tarea, para su ejecucin requiere de ciertos recursos, estos pueden ser, recursos materiales, recursos econmicos, recursos humanos, vehculos, maquinarias, material de escritorio, etc. En este acpite, se estudiara las diferentes formas de asignacin de recursos que el Project nos ofrece. Existen tres formas de asignacin de recursos, cuyo resultado final es el mismo, solo varia el procedimiento. A continuacin se explica cada una de ellas:

Primera forma:
a) Ingresar al men recursos b) Seleccionar la tarea al cual se desea asignar recursos c) Clic sobre la herramienta asignar recursos

c) Luego se desplaza la siguiente ventana

e) Vera usted que en la parte inferior del cuadro aparecen todos los recursos creados en el anterior acpite, ahora, para asignar alguna de ellas se debe seleccionar el recurso deseado y luego hacer clic en asignar.
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f) Vea usted en la figura anterior, que los recursos asignados a la tarea seleccionada aparecen marcadas. En la columna unidades se debe introducir la cantidad requerida de cada recurso para ejecutar la tarea. En la columna costo el Project calcula el costo total del recurso en funcin a los precios establecidos en la creacin de recursos, en esta ventana no se puede modificar los costos. e) Finalmente hacer clic sobre cerrar y se puede ver en el diagrama la tarea correspondiente con los recursos asignados f) Vea usted en la figura anterior, que los recursos asignados a la tarea seleccionada aparecen marcadas. En la columna unidades se debe introducir la cantidad requerida de cada recurso para ejecutar la tarea. En la columna costo el Project calcula el costo total del recurso en funcin a los precios establecidos en la creacin de recursos, en esta ventana no se puede modificar los costos. g) Finalmente hacer clic sobre cerrar y se puede ver en el diagrama la tarea correspondiente con los recursos asignados

Emisin de informes
EL Project nos permite generar una serie de informes que se constituyen de gran importancia a la hora de hacer el seguimiento a la ejecucin del proyecto. El usuario puede generar la informacin pertinente e incluso puede imprimirlo. A continuacin se describe los pasos a seguir para generar dichos informes: a) Ingresar al men proyectos
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b) Clic sobre la herramienta informes c) Luego se desplaza la ventana siguiente

d) Seleccionar cualquiera de estos seis grupos (el deseado) y luego hacer clic sobre seleccionar. Luego se desplaza la siguiente ventana:

f) Igualmente, seleccionar una de las cinco opciones que aparecen y luego hacer clic en seleccionar.

Conclusin
El software presenta la facilidad para dar formato al Diagrama Gantt, la desactivacin de tareas y el informe escala de tiempo. La lgica de funcionamiento del software es excelente ya que se da de forma muy detallada, y se requiere de gran paciencia para aprender la ubicacin de todos los comandos en el men. Pero indudablemente Microsoft Project da al continuo desarrollo de un software esencial para la Direccin de Proyectos.

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