"2013, Ao del Centenario del Sacrificio de Don Abraham Gonzlez Casavantes"

Comisin de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica

H. CONGRESO DEL ESTADO P R E S E N T E.-

La Comisin de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, con fundamento en lo dispuesto por el artculo 43 de la Ley Orgnica del Poder Legislativo, someten a la consideracin del Pleno, el presente Dictamen elaborado con base en los siguientes:

ANTECEDENTES

I.- Con fecha veintiuno de febrero del ao dos mil doce fue turnada a esta Comisin, para su estudio y posterior Dictamen, Iniciativa con carcter de Decreto presentada por el Diputado a la Sexagsima Tercera Legislatura, Gerardo Hernndez Ibarra integrante del Grupo Parlamentario del Partido Revolucionario Institucional, por medio de la cual propone expedir la LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA.

II.- La Iniciativa que se analiza se sustenta bajo los siguientes argumentos:

La historia del Estado de Chihuahua en sus diferentes pocas, desde la fundacin de sus primeras poblaciones, pasando por la poca colonial, posteriormente la independencia de nuestro pas, y ms delante la revolucin mexicana, son ms de 300 aos de historia, hechos y actos de gobierno, que constan en una infinidad de documentos. Cabe decir que muchos de todos esos documentos ya se han destruido por falta de un adecuado cuidado y archivo, otros se han extraviado y otros ms quiz fueron sustrados, voluntaria o involuntariamente, pero es el caso que ya no

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estn donde debieran estar, sin embargo an hay un sinfn de documentos por archivar. En la actualidad tenemos un enorme trabajo por hacer para lograr mantener en orden y bien conservados esos miles de documentos que se encuentran en poder de la administracin pblica y por ello ahora buscamos contar con una legislacin que nos permita una adecuada administracin de todo ello.

La clasificacin y archivo adecuado de los documentos nos permite contar con acceso gil y oportuno a todos ellos, que bien pueden ser aquellos que hoy nos permiten conocer nuestra historia o bien simplemente aquellos que nos permiten enterarnos de cul es la situacin actual de nuestra administracin, una simple consulta a archivos judiciales, otros que sencillamente hacen constar actos administrativos, legislativos, judiciales etc., pero todo ello es nuestro pasado, nuestro presente y el devenir de nuestra historia, de ah pues, la importancia de conservarlo.

Si contamos con una apropiada regulacin, tenemos orden y podemos evitar la destruccin, prdida, dao, desaparicin, etc. de todo este acervo documental, eventos que por ningn motivo debemos permitir ocurran.

Ahora bien un denominador comn de todos estos documentos es el hecho de que son pblicos, y hoy por hoy, la transparencia y acceso a la informacin pblica es, o debe ser, parte de nuestro vida cotidiana, de hecho es parte de cualquier democracia avanzada y en ese sentido podemos decir que nuestro pas ha tenido ya grandes progresos en este importante rubro, con leyes federales y estatales, que han permitido abrir las puertas de lo pblico para que el ciudadano tenga acceso a la informacin, haciendo ntido lo que otrora era oculto. Ante este panorama, que obedece principalmente a la necesidad de fortalecer este derecho de todo ciudadano

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a una participacin activa en el manejo de los asuntos pblicos, al fomentar un mejor conocimiento y control del ejercicio de las potestades pblicas, se hace entonces imprescindible poner en orden toda esa informacin, de ah la vital importancia pues, de contar con una regulacin en materia archivstica.

De hecho, ante lo expuesto las administraciones de los diferentes niveles de gobierno se han visto en la necesidad de buscar ordenar sus archivos para poder tenerlos accesibles a la ciudadana, sin embargo sin una regulacin adecuada, esta ordenacin no es suficiente. La archivstica exige mucho ms que eso y por lo tanto es imprescindible como antes dije, contar con una regulacin para que se pueda llevar a cabo esta tarea con un verdadero orden y armona, que se determine quin o quienes debern ser los responsables de la conservacin, inventario, organizacin, clasificacin, resguardo, administracin, resguardo electrnico en su caso, etc. de todos los archivos que estn en poder de las administraciones pblicas.

Dicho sea de paso, pero es una obligacin de quienes integramos este Congreso crear leyes que efectivamente contribuyan al afianzamiento de la identidad de nuestro Estado, y por ello es que ahora estamos haciendo esta nueva propuesta, estando seguros que hoy es indispensable la promulgacin de esta Ley de Archivos.

Desde luego no es el primer intento por resolver legalmente este problema de archivo de los documentos pblicos, de hecho todo ha venido funcionando ms o menos, apoyados en un conjunto asistemtico de diversas disposiciones

fragmentarias contenidas en varias leyes estatales como la Ley Orgnica del poder Ejecutivo, Ley Estatal de Bibliotecas, Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica y otras normas o disposiciones dispersas.

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Esta Ley tambin busca alcanzar una verdadera coordinacin y articulacin de todos los archivos documentales y bibliotecas, como las de este mismo Congreso o las instancias gubernamentales del Poder Ejecutivo, de la Universidad Autnoma de Chihuahua y de Ciudad Jurez, de otras Universidades Pblicas, el Centro de Informacin del Estado de Chihuahua, Archivos del Supremo Tribunal de Justicia, los Registros Pblicos, Municipios del Estado, etc.

Igualmente se busca lograr un sistema de archivos estatales, que con un sentido de integridad se haga una manejo amplio, completo y moderno de los documentos que componen el patrimonio documental del Estado, buscando con ello afianzar el sentido de identidad por nuestro Estado, las tradiciones culturales e incluso que sirva como refuerzo para el fomento por la cultura de la informacin entre los ciudadanos del Estado.

Por otra parte y de suma importancia, es necesario regular las nuevas tecnologas que pueden servir para resguardar documentos archivos, imgenes, videos, etc., regular el acceso va internet a la informacin, vnculos con otros archivos o bibliotecas virtuales etc. y es que el desarrollo tecnolgico y digital es una de los signos que identifican a este nuevo siglo XXI, y uno de sus escenarios predilectos es el documental, por ello la importancia de que en esta nueva ley quede bien clarificado como deber incursionarse en este tema, pues al tiempo que es la manera que permite el ms fcil acceso a la informacin, tambin conlleva el riesgo de un uso inadecuado de dicha informacin, dado el absoluto anonimato de los usuarios, entre otras cosas.

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Asimismo, esta Ley pretende regular lo relativo a los espacios e instalaciones fsicas donde han de quedar resguardados los documentos y archivos, ya que actualmente, en algunos casos no son los ms adecuados.

En fin con esta Ley de Archivos, se busca plasmar la estructura organizacional y las herramientas mnimas necesarias para garantizar la conservacin y organizacin de los archivos gubernamentales, tanto fsicos como electrnicos, y que estn en posesin de los poderes del Estado, de los organismos constitucionales autnomos y los organismos con autonoma legal, de modo tal que no se comprometa el valor probatorio de los documentos y se conserve la memoria histrica de las instituciones.

Asimismo, facilitar el uso de la informacin, contribuir a una efectiva rendicin de cuentas y como antes dije auxiliar y fortalecer el ejercicio del derecho de acceso a la informacin.

Por ltimo, solicito el respaldo y hago una atenta invitacin a todas las fuerzas polticas reunidas en este Augusto Congreso Local, a sumarse, a hacer suyo este proyecto para efecto de que una vez analizado por la comisin respectiva, sea aprobado en su momento, lo anterior por la vital y trascendental importancia de este tema. La Comisin de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, despus de entrar al estudio y anlisis de la Iniciativa de mrito, formulan las siguientes:

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CONSIDERACIONES

I.- El H. Congreso del Estado, a travs de esta Comisin de Dictamen Legislativo, es competente para conocer y resolver sobre la Iniciativa de antecedentes, segn lo dispuesto por los artculos 57 y 58 de la Constitucin Poltica del Estado; as como los numerales 43, 46 y 59 de la Ley Orgnica del Poder Legislativo.

II.- La Iniciativa en estudio, como ya se detall en el captulo de antecedentes, tiene como propsito expedir la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua

III.- Cabe destacar que el tema relacionado con la recopilacin y la conservacin de archivos es un tema largamente tratado y de alto inters para la normatividad de nuestro estado, desde el ao 2005, es el caso de la Ley General del Sistema de Documentacin e Informacin Pblica del Estado de Chihuahua, promulgada en 1997, antes de que se introdujeran al sistema jurdico mexicano como derechos fundamentales, el de acceso a la informacin pblica y el de proteccin de datos personales, lo que motiv que esa norma enfocada fundamentalmente a la conservacin de archivos histricos, perdiera actualidad, derivndose de ello la necesidad de replantear el tema de los archivos vinculado a las obligaciones de transparencia, en consecuencia lgica de esa tendencia, el Congreso del Estado de Chihuahua elev a rango constitucional el derecho a acceder a la informacin pblica y la correlativa obligacin del Estado de garantizar el ejercicio de este derecho, para cuya garanta, cre el Instituto Chihuahuense para la Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica (ICHITAIP) como un organismo pblico autnomo, con personalidad jurdica y patrimonio propios y con facultades para sancionar en el mbito de su competencia. Llegando a este punto en el anlisis de la Iniciativa de

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marras resulta importante sealar la estrecha vinculacin que existe entre este proyecto de Ley de Archivos y la Ley de Trasparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Chihuahua, toda vez que finalmente, esta ltima es general para todos los documentos, registros, datos e informacin encontrados en la administracin pblica y dems entes de gobierno, a los cuales a travs de este proyecto de Ley se les trata de dar una organizacin y orden, con el propsito de que precisamente el acceso a los mismos sea mucho ms fcil, sistematizado y preciso; por ello, al promulgarse en el mismo ao (2005) la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Chihuahua, la Comisin de Gobernacin y Puntos Constitucionales del Congreso del Estado, destac: Otro aspecto que la Ley contempla y que abrir camino para iniciar con la creacin de un ordenamiento jurdico que regule lo concerniente a los archivos, es que se tendr la obligacin de contar con espacios fsicos determinados para resguardar dichos archivos y que los responsable de stos vigilarn la custodia y seguridad jurdica y material de los acervos que conforman la memoria documental del Estado, debiendo conservar los documentos que contengan informacin pblica. Si bien existe vigente una ley de esta naturaleza en el Estado, habr que actualizarla para hacerla congruente con la que hoy se dictamina.

No obstante, y tras mencionar el nuevo enfoque que la legislacin vigente exige a la materia archivstica, es decir, no solo como conservacin de archivos histricos, sino como la recopilacin de archivos que contengan informacin pblica en base a la garanta de acceso a la informacin, se entiende que con este nuevo ordenamiento que se propone, se asegure en lo posible, que todos los registros se encuentren mejor conservados y de forma institucional se mantengan a travs del tiempo, se ve de forma optima la regulacin de este tipo de actividades administrativas internas,

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todo ello con el propsito final se preservar la memoria de la actividad pblica en nuestro Estado, asegurando con ello que las futuras generaciones de chihuahuenses puedan tener acceso cada vez ms a detalle del acontecer estatal. Y en este mismo sentido es justo destacar la importancia del trabajo realizado en el Estado bajo el amparo de dichas leyes.

Cabe comentar, despus del anlisis de la Iniciativa en comento, que resulta relevante la manera en que contempla una serie de aspectos trascendentales que conllevan, el regular los archivos contenidos por todos los sujetos obligados que la propia Ley de Transparencia Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Chihuahua establece, tales como:

Documentar todo acto que emitan en ejercicio de las facultades expresas que les otorguen los ordenamientos jurdicos aplicables;

Sistematizar la informacin; Establecer las medidas necesarias para la proteccin de archivos y sistemas de archivo, para evitar su alteracin, prdida, tratamiento, modificacin, afectacin o acceso no autorizado, ya sea que los riesgos provengan de la accin humana, de hechos de la naturaleza o de medios tcnicos utilizados;

Contar con espacios fsicos determinados para resguardar sus archivos, siguiendo en todo momento las especificaciones tcnicas que el Instituto establezca; y

Contar con responsables de los archivos, encargados de la custodia y seguridad jurdica y material de los acervos que conforman la memoria documental del

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Estado, debiendo conservarse los documentos que contengan informacin pblica. 1 IV.- A modo de resumen ejecutivo nos permitimos describir lo contenido en el Decreto contenido en la propuesta en cuestin: Contiene un Ttulo Primero, relativo a disposiciones generales, que contiene un Captulo I, referente a su objeto y mbito de aplicacin, en el cual se prev en principio, quines son sujetos obligados de la Ley, un glosario de trminos y definiciones, as como los principios que regirn en la interpretacin y aplicacin de la Ley, como son los de procedencia, accesibilidad y preservacin; un Captulo II, referente a la conservacin del patrimonio documental del Estado de Chihuahua; y un Captulo III, relativo al tratamiento de los documentos pblicos que obren en manos de particulares. En el Ttulo Segundo, se regula la organizacin y funcionamiento de los sistemas institucionales de archivos del Estado, por lo que en un Captulo I, se establece primeramente la denominacin de los archivos, siendo stos de gestin y de trmite, de concentracin e histricos; en tanto, en el Captulo II se regula la organizacin de los sistemas institucionales de archivos en manos de los sujetos obligados, especficamente a cargo de sus Comits Tcnicos de Administracin de Documentos y Archivos,; en el Captulo III, se dispone cules son las funciones y componentes de tales sistemas,; en el Captulo IV, cules son los procesos documentales y archivsticos a los que se sujetarn los comits,; en el Captulo V, cmo debe realizarse la valoracin de los documentos en manos de los sujetos obligados, tales como temporalidad, baja
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Artculo 7, fracciones I, VIII y IX

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o depuracin documental,; en el Captulo VI, se dispone cules sern los instrumentos de control archivstico, y en el Captulo VII, se prevn medidas para la administracin, uso, control y conservacin de los documentos de archivo electrnicos.

Resulta necesario agregar que en este caso de los archivos electrnicos sealados en el prrafo prximo anterior, se debe procurar se permita acceder a ellos en tiempo real.

En el Captulo VIII, se norma el Programa Institucional de Desarrollo Archivstico, que debern integrar anualmente los sujetos obligados, en el que se debern contemplar los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarn a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la Ley, por ltimo, el Captulo IX, regula el tratamiento y disposicin que se deber dar a los archivos en manos de entes pblicos extinguidos. El Ttulo Tercero se dedica a los recursos archivsticos, correspondiendo el Captulo I al tratamiento de los recursos humanos, especficamente a los titulares de las Unidades de Archivos de Gestin y Trmite, Concentracin e Histrico del Sistema Institucional de Archivos, y el Captulo II a los edificios e infraestructura de los archivos. En un Ttulo Cuarto se prev lo relativo a lo relativo al Archivo General del Estado, correspondiendo al Captulo I su integracin, organizacin y atribuciones, destacando como autoridad mxima de ste, el Consejo Estatal de Archivos presidido por el Secretario General de Gobierno; en el Captulo II,

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se establece lo concerniente a la Red de Archivos como un conjunto de mecanismos y dispositivos de intercambio y consulta telemtica de informacin entre los sujetos obligados, de acuerdo con sus funciones y atribuciones, la cual estar a cargo del Archivo General del Estado. Finalmente, el Ttulo Quinto establece las infracciones especficas a la Ley de mrito, las que se sancionarn de conformidad con los lineamientos y parmetros previstos en la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chihuahua, sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal en la que se pueda incurrir de forma paralela. Transitoriamente se dispone que la Ley entrar en vigor a los ciento ochenta das siguientes al de su publicacin en el Peridico Oficial del Estado.

V.- Los miembros de esta Comisin de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, consideramos que, en lo general, la aprobacin de una ley como sta nos acercar, en el escenario nacional, a otras legislaciones estatales y a la Federal, que dan cada vez ms un mayor peso a la preservacin de la memoria nacional. En lo particular, gracias a esta Ley el Archivo se actuar evitando el extravo o la destruccin de documentos patrimoniales, llenar lagunas legales nacidas de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado y permitir determinar las condiciones de infraestructura y recursos mnimos requeridos para que los archivos de los municipios conserven en forma ms adecuada los documentos histricos.

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VI.-

Por lo anteriormente expuesto y fundado, la Comisin de Transparencia y

Acceso a la Informacin Pblica, con fundamento en los Artculos 57 y 58 de la Constitucin Poltica del Estado, nos permitimos proponer a esta Asamblea Legislativa el siguiente proyecto con carcter de:

DECRETO:
ARTCULO PRIMERO.- Se expide la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, para quedar redactada de la siguiente manera:

LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA TTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES CAPTULO I DEL OBJETO Y DE SU MBITO DE APLICACIN

Artculo 1. Las disposiciones contenidas en la presente Ley son de orden pblico e inters general y tienen por objeto regular el funcionamiento, la integracin, manejo, resguardo, conservacin y administracin de documentos y los archivos en posesin de la Administracin Pblica Estatal y Municipal, as como establecer las bases para la coordinacin, organizacin y funcionamiento de los Sistemas Institucionales de Archivos de los sujetos pblicos obligados conforme a esta ley.

Artculo 2. Corresponde la aplicacin de la presente Ley al Archivo General del Estado y a su Coordinacin Estatal de Archivos.

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Artculo 3. Para efectos de esta Ley, son sujetos obligados:

I. Poder Ejecutivo del Estado; II. Poder Judicial del Estado; III. Poder Legislativo del Estado; IV. Los Ayuntamientos o Consejos Municipales y la Administracin Pblica Municipal; V. Organismos Descentralizados y Desconcentrados de la Administracin Pblica Estatal y Municipal, Empresas de Participacin Estatal y Municipal y Fideicomisos Pblicos; VI. Organismos Pblicos Autnomos del Estado; e, VII. Instituciones Pblicas de Educacin Superior en el Estado de Chihuahua.

Artculo 4. Para los efectos de esta Ley, se entiende por:

I. Administracin de documentos: Conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final de los documentos; II. Archivstica: Disciplina que trata de los aspectos tericos y prcticos de los archivos y su aplicacin. III. Archivo: Conjunto orgnico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos, en el ejercicio de sus atribuciones, por los sujetos obligados, el cual sirve de testimonio y fuente de informacin a las personas o instituciones que los produjeron, a los ciudadanos o para el estudio de la historia e investigacin; IV. Archivo de Concentracin: Unidad responsable de la administracin de documentos cuya consulta es espordica por parte de las unidades administrativas

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de las dependencias y entidades del Estado y que permanecen en el hasta su destino final; V. Archivo de Trmite: Unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de la unidad administrativa;

VI. Archivo Histrico: Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional; VII. Archivo General del Estado;: rgano dependiente de la Secretara General de Gobierno y encargado de custodiar y administrar todo el sistema archivstico del Estado y sus Municipios. VIII. Baja documental o depuracin: Es el proceso de eliminacin razonada y sistemtica de documentacin que haya prescrito en sus valores primarios: administrativos, legales, fiscales o contables, y que no posea valores secundarios o histricos: evidnciales, testimoniales o informativos, de conformidad con la valoracin de los documentos de archivo. IX. Clasificacin archivstica: Es el proceso mediante el cual se identifican, agrupan, sistematizan y codifican los expedientes, de acuerdo con su origen estructural y funcional. X. Catlogo de disposicin documental: Registro general y sistemtico de archivos, elaborado por la Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos y aprobado por la Direccin de Archivos de cada sujeto obligado, en el que se establecen, en concordancia con el cuadro general de clasificacin archivstica, los valores documentales, los plazos de conservacin, la vigencia documental, la clasificacin, ya sea reservada o confidencial, y su destino final;

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XI. Conservacin de archivos: Conjunto de procedimientos, medidas y acciones destinados a la prevencin de alteraciones fsicas y de informacin de los documentos de archivo y a garantizar su conservacin; mediante la implementacin de programas de mantenimiento para lograr condiciones adecuadas, tales como: ambientales, procedimientos de manejo y almacenamiento de los documentos, exhibicin, transporte de los mismos, establecimiento de planes para el control de plagas y planes de emergencias contra desastres y dems que se consideren pertinentes; XII. Cuadro general de clasificacin archivstica: Instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. De esta manera, los documentos se renen en agrupaciones naturales llamadas fondo, seccin, serie, expediente y unidad documental; XIII. Descripcin archivstica: Es el registro sistematizado de la informacin de los documentos de archivo, recopilado, organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y explicar el contexto y sistema que los ha producido; XIV. Destino: Determinacin de la transferencia al rea de archivo que le corresponda de acuerdo con el ciclo vital de los documentos o, en su caso, la baja documental de stos; XV. Direccin de Archivos: rgano de cada sujeto obligado, encargado de operar el sistema archivstico correspondiente; XVI. Disposicin documental: Es el destino sucesivo inmediato de los expedientes y series documentales dentro del Sistema Institucional de Archivos, una vez que prescriben sus valores primarios, administrativos, legales o fiscales, dando lugar a la seleccin de los documentos de archivo que adquieren un valor secundario o a la baja documental o depuracin de los que no tienen valor secundario o histrico;

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XVII. Documento: Aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurdico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados; XVIII. Documento electrnico: Aquella informacin cuyo soporte durante todo su ciclo de vida se mantiene en formato electrnico y su tratamiento es automatizado, requiere de una herramienta especfica para leerse o recuperarse; XIX. Expediente: Conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un mtodo determinado y que tratan de un mismo asunto, de carcter indivisible y estructura bsica de la Serie Documental; XX. Fondo: Conjunto de documentos, producidos orgnicamente o acumulados y utilizados por un sujeto obligado o ente privado en el transcurso de sus actividades, con cuyo nombre se identifica; XXI. Gestin Documental: Sistema de procedimientos que permite conducir el flujo informativo dentro de una institucin, mediante el cual los responsables administrativos se aseguran de que los asuntos por ellos tratados se desahoguen con efectividad, prontitud, eficiencia y eficacia; XXII. Informacin: Todo archivo, registro o dato contenido en cualquier medio que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o conserven por cualquier ttulo; XXIII. Informacin Reservada: La informacin restringida al acceso pblico de manera temporal; XXIV. Instrumentos de control archivsticos: Son los que permiten la ejecucin de los procesos archivsticos asociados al ciclo vital de los documentos de archivo; XXV. Inventarios documentales: Instrumentos de consulta y control que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localizacin, transferencia o disposicin documental;

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XXVI. Plazo de conservacin: Periodo de conservacin de la documentacin en las reas de archivo de gestin y trmite, de concentracin e histrico; XXVII. Patrimonio documental: Lo constituye todo archivo de trmite, de concentracin e histrico, producido, recibido o reunido por los sujetos obligados, en el ejercicio de sus funciones y atribuciones; XXVIII. Procesos archivsticos: Son el conjunto de actos concatenados, mediante los cuales el sujeto obligado le da seguimiento al ciclo de vida de los documentos, desde su produccin o ingreso, hasta su transferencia al archivo histrico o su eliminacin definitiva por no contener valores secundarios; XXIX. Red: La Red de Archivos del Estado de Chihuahua; XXX. Seccin: Subdivisin del fondo consistente en las divisiones administrativas del sujeto obligado que lo origina y, cuando no es posible, con agrupaciones geogrficas, cronolgicas, funcionales o similares del propio ente; XXXI. Serie: Subdivisin de la seccin, consistente en un conjunto de documentos producidos o acumulados y utilizados en el desarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre una misma materia o asunto; XXXII. Sujeto Obligado: Los entes pblicos que se sealan en el artculo 3 de la presente Ley; XXXIII. Sistema: El Sistema Institucional de Archivos de los Sujetos Obligados; XXXIV. Transferencia: Envo controlado y sistemtico de expedientes de consulta espordica de la Unidad de Archivo de Gestin y Trmite a la Unidad de Archivo de Concentracin; as como del traslado controlado y sistemtico de documentos de la Unidad de Archivo de Concentracin a la Unidad de Archivo Histrico para su conservacin permanente; XXXV. Valor documental: Es la condicin de los documentos de archivo, en atencin a su naturaleza y valores primarios de carcter administrativo, legal o fiscal en los

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archivos de trmite o concentracin, en razn de sus valores secundarios evidnciales, testimoniales e informativos, que determinan su conservacin permanente en un archivo histrico. La valoracin de documentos permite determinar los plazos de guarda o vigencias de los documentos dentro del Sistema, as como determinar su disposicin documental; XXXVI. Valores primarios: Condicin de los documentos que les confiere caractersticas administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de gestin y trmite o concentracin, y XXXVII. Valores secundarios: Condicin de los documentos que les confiere caractersticas evidnciales, testimoniales e informativas en los archivos histricos.

Artculo 5. En todos los sujetos obligados existir un archivo de trmite, cuyo responsable ser el funcionario en turno quien en materia de archivos tendr las siguientes funciones: I. Integrar los expedientes de archivo; II. Conservar la documentacin que se encuentre activa as como aquella que ha sido clasificada como reservado o confidencial, conforma al catlogo de disposicin documental; III.- Coadyuvar con la Coordinacin Estatal de Archivos o en su caso con el Archivo de Concentracin, en la elaboracin del cuadro general de clasificacin, el catlogo de disposicin documental y el inventario documental; IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria; y V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentracin, conforme al catlogo de disposicin documental.

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Artculo 6. Los sujetos obligados contarn con un Archivo de Concentracin, adscrito al Archivo General del Estado. El responsable de este archivo deber contar con amplios conocimientos y experiencia en archivistica y ser designado por el titular de la dependencia o entidad de que se trate. El responsable de este Archivo tendr las siguientes atribuciones:

I. Recibir los archivos de trmite y la documentacin semiactiva; II. Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta cumplir su vigencia documental de conformidad con el catlogo de disposicin documental, o al cumplir su periodo de reserva; III. Elaborar los Inventarios de baja documental y transferencia secundaria; IV. Valorar en coordinacin con el Archivo Histrico, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme al catalogo de disposicin documental; y V. Realizar las transferencias secundarias al Archivo Histrico.

Artculo 7. Los sujetos obligados establecern su Archivo Histrico el cual en todo caso ser dependiente del Archivo General del Estado. El responsable de este archivo deber contar con amplios conocimientos y experiencia en archivistica y ser designado por el titular de la dependencia de que se trate y tendr las siguientes atribuciones:

I. Validar la documentacin que deba conservarse permanente por tener valor histrico para el Archivo General del Estado; II. Recibir los documentos con valor histrico enviados por el archivo de concentracin;

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III.- Organizar, conservar, describir, y difundir la documentacin con valor histrico; IV. Estimular el uso y aprovechamiento social de la documentacin, difundiendo el acervo y sus instrumentos de consulta.

Artculo 8. En la aplicacin e interpretacin de la presente ley, se observarn los siguientes principios:

I. Principio de Orden Original: Consiste en mantener los documentos de cada fondo documental en el orden que les fue dado de origen; II. Principio de Procedencia: Consiste en respetar la procedencia institucional productora de los fondos documentales. Los documentos de archivo procedentes de los sujetos obligados debern mantenerse agrupados sin mezclarse con otros, respetando su organizacin y atribuciones. III. Principio de accesibilidad: Es responsabilidad de cada sujeto obligado, mantener organizados los documentos para su fcil localizacin, consulta y reproduccin, haciendo uso de mtodos y tcnicas para la sistematizacin de la informacin, as como el uso de nuevas tecnologas aplicables en la administracin de documentos. IV. Principio de Preservacin: Consiste en la responsabilidad de cada sujeto obligado, a mantener en perfecto estado de conservacin los documentos que por disposicin de esta Ley, le han sido encomendados o le ha sido permitido el acceso a los mismos, procurando en todo momento evitar su destruccin, deterioro o alteracin.

Artculo 9. Los sujetos obligados de la presente Ley y todo aquel que ejerza recursos pblicos o desempee alguna funcin pblica, colaborarn en la defensa y conservacin del patrimonio documental del Estado de Chihuahua, adoptando, en el

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marco de lo previsto en esta Ley y en las normas que la desarrollen, cuantas medidas sean necesarias para evitar su deterioro, prdida o destruccin, y notificarn al Archivo General del Estado, aquellas circunstancias que puedan implicar o provoquen daos a tales bienes.

CAPTULO II DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL DEL ESTADO DE CHIHUAHUA

Artculo 10. Los documentos integrantes del patrimonio documental se conservarn debidamente organizados y descritos, estando a disposicin de los sujetos obligados de la aplicacin de la presente Ley y de cualquier persona que lo solicite, en los trminos de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

Artculo 11. El registro del inventario del patrimonio documental del Estado de Chihuahua correr a cargo del Archivo General del Estado, con la informacin que le remitan los sujetos obligados.

Artculo 12. Los archivos regulados por esta Ley se consideran bienes de dominio pblico y, por lo tanto, son inalienables, imprescriptibles, inembargables y no estn sujetos a ningn gravamen o afectacin de dominio.

CAPTULO III DE LOS DOCUMENTOS PBLICOS EN POSESIN DE LOS PARTICULARES

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Artculo 13. Los particulares, en cuyos archivos, bibliotecas o colecciones personales, se encuentren resguardados documentos originales que se consideren de inters pblico o con valor histrico, sern responsables de la custodia y conservacin de los mismos, y debern notificar de su existencia al Archivo General del Estado, con el objeto de que se incluyan en el registro del patrimonio documental del Estado.

Artculo 14. En caso de deterioro, posible destruccin o prdida de un documento histrico, el particular responsable de su custodia y conservacin, informar inmediatamente al Archivo General del Estado, a fin de que concertadamente, se tomen las medidas necesarias para proceder a su recuperacin, restauracin o reconstruccin, si ello fuere posible y, de serlo, una vez restaurado dicho documento, continuar bajo la posesin, propiedad y custodia del particular. Tratndose de robo, el responsable de la custodia del documento deber denunciarlo inmediatamente a las autoridades competentes, para que realicen la investigacin correspondiente.

Artculo 15. Las personas fsicas y morales, que sean propietarias o posean acervos documentales y pretendan donar, transferir y enajenar dichos bienes, de acuerdo al valor histrico y que sean de utilidad pblica, darn preferencia para adquirirlos a los sujetos obligados o al Archivo General del Estado. No obstante lo anterior, podrn ser requeridos o, en su caso, expropiados por causa de utilidad pblica.

TTULO SEGUNDO DE LA ORGANIZACIN Y FUNCIONAMIENTO DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA

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CAPTULO I DE LA DENOMINACIN DE LOS ARCHIVOS

Artculo 16. En relacin con el ciclo vital de los documentos y de acuerdo a los valores documentales que los conforman, los archivos se integrarn dentro de cada sujeto obligado como un Sistema Institucional de Archivos, denominndose de la forma siguiente:

I. Archivo de gestin y trmite, conformado por los documentos que se encuentren en gestin y trmite. Los documentos sern resguardados en l, de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental de cada sujeto obligado, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentracin para su conservacin precautoria; II. Archivo de Concentracin, conformado por los documentos que habiendo concluido su trmite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivo de Trmite a la Unidad de Archivo de Concentracin para su conservacin precautoria, de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental de cada sujeto obligado. En esta Unidad de Archivo se integran los documentos cuya consulta es espordica por parte de las unidades administrativas de los sujetos obligados y cuyos valores primarios an no prescriben; III. Archivo Histrico, conformado por los documentos que, dentro de la hiptesis del artculo 4, fraccin XIV, de la Ley del Patrimonio Cultural del Estado, hayan completado su vigencia y sean transferidos a la Unidad de Archivo Histrico del sujeto obligado o a algn otro.

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Artculo 17. La informacin que generen, reciban o administren los sujetos obligados en sus respectivos Sistemas Institucionales de Archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental, ya sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrnico, informtico, hologrfico o cualquier otro derivado de las innovaciones tecnolgicas, se denominar genricamente documento de archivo. Ser

documentacin de archivo toda la que se encuentre en cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados. Los documentos de archivo debern ser organizados, inventariados, conservados y custodiados de acuerdo con lo establecido en la presente Ley y dems normas en la materia.

CAPTULO II DE LA ORGANIZACIN DE LOS SISTEMAS INSTITUCIONALES DE ARCHIVOS Artculo 18. La organizacin de los archivos deber asegurar la disponibilidad, localizacin expedita, integridad y conservacin de los documentos de archivo que poseen los sujetos obligados.

Artculo 19. Cada sujeto obligado, de conformidad y en los trminos establecidos en el Reglamento de la presente Ley, constituir su Sistema Institucional de Archivos adoptando las medidas pertinentes para la proteccin de archivos, para evitar su alteracin, prdida, tratamiento, modificacin afectacin o acceso no autorizado, ya sea que los riesgos provengan de la accin humana, de hechos de la naturaleza o de medios tcnicos utilizados, que les permita la correcta administracin de documentos a lo largo de su ciclo vital, siguiendo las directrices sealadas en la presente Ley y dems normas en la materia.

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Los responsables de los archivos vigilarn la custodia y seguridad jurdica y material de los acervos que conforman la memoria documental del Estado.

Artculo 20. La Direccin de Archivos es el rgano consultivo responsable de aprobar y vigilar la correcta instrumentacin del Sistema Institucional de Archivos, y estar integrado por los titulares de los archivos de gestin y trmite, de concentracin e histrico, tambin podr participar como integrante el Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos o en su caso, aquellas personas que por su experiencia y funcin dentro del ente pblico se consideren necesarias para promover y garantizar la correcta administracin de documentos y para la gestin de los archivos de cada dependencia.

Artculo 21. Dentro de cada sujeto obligado el Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos ser el responsable de implementar y operar el Sistema Institucional de Archivos para su funcionamiento estandarizado y homogneo.

Artculo 22. El Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos de cada sujeto obligado, tendr las siguientes funciones:

I. Proponer a la Direccin de Archivos y al Sistema Institucional de Archivos y apoyarlos en el establecimiento de criterios especficos en materia de conservacin de archivos; II. Elaborar y presentar a la Direccin de Archivos los procedimientos archivsticos para facilitar el acceso a la informacin;

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III. Elaborar, con base en los archivos de gestin y trmite, de concentracin e histrico, el cuadro general de clasificacin archivstica, el catlogo de disposicin documental, as como el inventario general del sujeto obligado; IV. Coordinarse con el Archivo General del Estado en todo lo referente a los procedimientos archivsticos del sujeto obligado; V. Informar al Archivo General del Estado de la implementacin y operacin del Sistema Institucional de Archivos; VI. Establecer y desarrollar un programa de capacitacin y asesora archivstica para la dependencia o entidad; VII. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de la dependencia o entidad y remitirlo al Archivo General del Estado; VIII. Coordinar los procedimientos de valoracin y destino final de la documentacin, con base en esta Ley y dems normas aplicables; IX. Coordinar con el rea de tecnologas de la informacin o su similar de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatizacin de los archivos y a la gestin de documentos electrnicos; X. Coordinar a los titulares de las Unidades de Archivos de Gestin y Trmite, de Concentracin e Histrico del Sistema Institucional de Archivos, y XI. Las dems que establezcan las disposiciones aplicables.

CAPTULO III DE LAS FUNCIONES Y COMPONENTES DEL SISTEMA

Artculo 23. Cada sujeto obligado deber contar, en la medida de sus posibilidades, con los siguientes componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos, cuyas funciones genricas son:

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I. La Unidad Central de Correspondencia, Oficiala de Partes o su equivalente, se encargar de brindar los servicios centralizados de recepcin y despacho de la correspondencia oficial dentro de los sujetos obligados; II. La Unidad de Documentacin en Trmite es la responsable de brindar integralmente los servicios de correspondencia y control de gestin en cada una de las reas; III. La Unidad de Archivo de Trmite es la responsable de la administracin de los documentos de archivo en gestin, de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada rea; IV. La Unidad de Archivo de Concentracin es la responsable de la administracin de documentos cuya frecuencia de consulta ha disminuido y que permanecen en l hasta que concluye su plazo de conservacin en razn de sus valores primarios de carcter administrativo, legal y fiscal, y V. La Unidad de Archivo Histrico o equivalente es la responsable de organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la memoria documental institucional.

Artculo 24. El Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos ser el encargado de coordinar los componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos.

Artculo 25. Las funciones especficas de los componentes operativos del Sistema Institucional de Archivos debern describirse en sus respectivos manuales de organizacin y procedimientos que sean integrados por el Comit Tcnico de

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Administracin de Documentos y Archivos y aprobados por la Direccin de Archivos del ente pblico.

CAPTULO IV DE LOS PROCESOS DOCUMENTALES Y ARCHIVSTICOS

Artculo 26. La Direccin de Archivos aprobar los instrumentos de control necesarios para la regulacin de los procesos archivsticos que se llevan a cabo durante el ciclo vital de los documentos, que le proponga el Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos.

Artculo 27. Los procesos documentales y archivsticos bsicos son los siguientes: I. Manejo de la correspondencia de entrada, control de correspondencia en trmite y correspondencia de salida; II. Integracin de expedientes y series documentales; III. Clasificacin y ordenacin de expedientes; IV. Descripcin documental; V. Valoracin primaria y secundaria; VI. Disposicin documental; VII. Acceso a la informacin archivstica; VIII. Transferencias primarias y secundarias; IX. Conservacin y restauracin, y X. Difusin.

Artculo 28. Los documentos de archivo deben integrarse y obrar en expedientes, o unidades de documentacin compuesta, constituidos por uno o varios documentos

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de archivo, ordenados lgica y cronolgicamente relacionndolos por un mismo asunto, materia, actividad o trmite.

Artculo 29. Los expedientes que se relacionen con el ejercicio de una funcin o atribucin genrica, formarn parte de una Serie Documental. Los expedientes debern siempre asociarse a la serie documental o funcin de la que derive su creacin y organizarse de conformidad con el Sistema de Clasificacin que se establezca dentro del sujeto obligado.

Artculo 30. Todos los expedientes de los sujetos obligados estarn correctamente clasificados mediante la utilizacin de cdigos clasificadores que los identifiquen plenamente, mismos que debern contener sin menoscabo de niveles intermedios que el sujeto obligado establezca, al menos los siguientes aspectos:

I. Cdigo o clave de la Unidad Administrativa o rea productora del expediente; II. Cdigo de la Serie a la que pertenece el expediente que se clasifica; III. Ttulo del tema, asunto o materia a la que se refiere el expediente; IV. Nmero consecutivo del expediente dentro de la Serie a la que pertenece; V. Ao de apertura y, en su caso, cierre del expediente; VI. Los datos de valoracin y disposicin documental que se asocien al expediente, y VII. Los datos asociados a la informacin de acceso restringido y, en su caso, versin pblica del expediente, de conformidad con lo previsto por la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado de Chihuahua.

CAPTULO V DE LA VALORACIN DOCUMENTAL

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Artculo 31. Con base en los procesos de valoracin y disposicin documental, que invariablemente debern efectuarse dentro de los sujetos obligados por grupos de valoracin integrados al seno de su Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos, se integrarn los catlogos de disposicin documental y sus instrumentos auxiliares, tales como el calendario de caducidades o plazos de conservacin, periodos de reserva de los expedientes, los inventarios de transferencia primaria y secundaria, as como los inventarios de baja o depuracin de archivos, con los cuales se proceder a la seleccin de documentos con valor secundario o histrico, o bien, a la ejecucin de los procesos de baja o depuracin documental. Los sujetos obligados enviarn al Archivo General del Estado, para su registro, su cuadro general de descripcin archivstica y el catlogo de disposicin documental actualizado en soporte electrnico, a ms tardar el ltimo da del mes de marzo de cada ao.

Artculo 32. La temporalidad, y los procesos de baja o depuracin documental, se determinarn en el catlogo de disposicin documental que cada sujeto obligado genere. Los documentos con informacin reservada no sern sometidos al proceso de depuracin hasta que finalice el plazo de su reserva. En cuyo caso el periodo mnimo de conservacin ser por un periodo igual al de reserva.

Artculo 33. Los sujetos obligados debern remitir al Archivo General del Estado y hacer del conocimiento pblico a travs de los portales de Internet y en el Peridico Oficial del Estado, la descripcin archivstica de los documentos que vayan a

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someter al proceso de baja documental o depuracin, con una anticipacin de sesenta das. Tratndose de documentos que pudieran ser de inters nacional, se debe dar aviso al Archivo General de la Nacin y al Instituto Nacional de Antropologa e Historia; de igual forma, deber hacerse del conocimiento pblico a travs de peridicos de circulacin nacional. Los sujetos obligados integrarn comisiones dictaminadoras que autorizarn en su caso, la baja documental o depuracin, con personas especializadas en la materia. Un representante del Archivo General del Estado formar parte de dichas comisiones. Los sujetos obligados levantarn un acta pormenorizada de los expedientes y documentos a destruir, misma que se deber conservar ad perptuam.

CAPTULO VI DE LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL ARCHIVSTICO

Artculo 34. Los archivos de los sujetos obligados contarn, al menos, con los siguientes instrumentos archivsticos:

I. Cuadro General de Clasificacin Archivstica; II. Inventarios de archivo de gestin y trmite, de concentracin e histrico; III. Gua General de Fondos de los Archivos Histricos; IV. Inventarios de Transferencia primaria y secundaria; V. Inventarios de baja documental; VI. Controles de correspondencia de entrada, en trmite (control de gestin) y salida; VII. Control de prstamos de expedientes;

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VIII. El Catlogo de Disposicin Documental y expedientes clasificados conforme a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, y IX. Controles de conservacin y restauracin de documentos.

Artculo 35. Para la elaboracin de los instrumentos mencionados en el artculo anterior, los sujetos obligados aplicarn, en su caso, los elementos de estandarizacin correspondientes a la utilizacin de normas nacionales e internacionales y dems que se emitan en la materia.

CAPTULO VII DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS

Artculo 36. Los sujetos obligados, en el marco de su Sistema Institucional de Archivos, establecern las medidas para la administracin, uso, control y conservacin de los documentos de archivo electrnicos, generados o recibidos, garantizando los aspectos siguientes:

I. Incorporar y usar ordenadamente las tecnologas de la informacin en la generacin y recepcin de documentos de archivo electrnicos asociados a los procesos de gestin institucional; II. Establecer programas informticos para la gestin de documentos de archivo electrnicos; III. Incorporar medidas, normas y especificaciones tcnicas nacionales e

internacionales, para asegurar la autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo electrnicos y su control archivstico;

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IV. Garantizar el uso y conservacin de la documentacin electrnica sustantiva como informacin de largo plazo; V. Propiciar la incorporacin de procesos, instrumentos y nuevas tecnologas para la clasificacin, descripcin, as como para la valoracin y disposicin de

documentacin electrnica, y VI. Generar los vnculos informticos necesarios con la Red, para el intercambio de informacin.

Artculo 37. Los sujetos obligados propiciarn, con la participacin de las instancias competentes en sus respectivas instituciones y en el marco de su Sistema, el desarrollo ordenado de programas para la automatizacin de archivos, la digitalizacin de imgenes y, en su caso, programas de microfilmacin, auspiciando medidas de racionalidad y eficiencia en la aplicacin y adquisicin de tecnologas incorporadas para la administracin de documentos de archivo, la gestin y la conservacin de archivos, en los diversos soportes documentales.

Artculo 38. El documento electrnico deber contener todos los elementos necesarios para su debida identificacin de conformidad a los procesos documentales y archivsticos; as como las dems caractersticas que determine cada sujeto obligado.

Artculo 39. Los documentos en soporte electrnico debern contener informacin debidamente ordenada y completa, a fin de garantizar su manejo como informacin archivstica y su conservacin a largo plazo como memoria histrica, cuando as lo determinen sus valores.

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CAPTULO VIII DE LOS PROGRAMAS DE DESARROLLO ARCHIVSTICO

Artculo 40. Los sujetos obligados debern integrar anualmente, un Programa Institucional de Desarrollo Archivstico en el que se contemplen los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarn a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la presente Ley y dems normas en la materia.

Artculo 41. Los Programas Institucionales de Desarrollo Archivstico debern incluir, entre otros aspectos, los siguientes: I. Proyectos y acciones de desarrollo e instrumentacin de normatividad tcnica; II. Proyectos de capacitacin, especializacin y desarrollo profesional de personal archivstico; III. Proyectos para la adquisicin, con base en las condiciones presupuestales de cada sujeto obligado, de los recursos materiales de mayor urgencia que requieran los archivos de la institucin; IV. Estudios e investigaciones para la incorporacin ordenada de tecnologas de informacin en el campo de los archivos; V. Acciones de difusin y divulgacin archivstica y para el fomento de una nueva cultura institucional en la materia; VI. Proyectos para la conservacin y preservacin de la informacin archivstica; VII. Proyectos y planes preventivos que permitan enfrentar situaciones de emergencia, riesgo o catstrofes, y VIII. Acciones y medidas tendientes a la digitalizacin, respaldo, conservacin y migracin de archivos electrnicos.

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Artculo 42. Para la ejecucin, control y evaluacin del Programa Institucional de Desarrollo Archivstico, los sujetos obligados establecern las medidas que se estimen necesarias para su cumplimiento. Los sujetos obligados debern de informar anualmente al Archivo General del Estado, sobre su desempeo y avances a ms tardar el 30 de septiembre.

CAPTULO IX DEL MANEJO DE ARCHIVOS DE ENTES PBLICOS EXTINGUIDOS

Artculo 43. En caso de fusin o extincin de instituciones, sus fondos documentales sern entregados a la institucin que le sustituya en el ejercicio de sus atribuciones, de acuerdo a su ciclo vital, a travs de inventarios archivsticos normalizados, con todas y cada una de las series que conformaron el ente pblico que se extingue o se fusiona.

Artculo 44. En el caso de que un ente pblico se extinga, y no exista otro que lo sustituya o que est vinculado con sus atribuciones, remitir su documentacin al Archivo Histrico correspondiente o, en su defecto, al Archivo General del Estado.

Artculo 45. Cuando un servidor pblico deje de desempear su empleo, cargo o comisin, deber hacer entrega a quien corresponda, de toda la documentacin que obre en su poder, conforme a lo establecido en la presente Ley, sus reglamentos y dems disposiciones aplicables.

TTULO TERCERO DE LOS RECURSOS ARCHIVSTICOS

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CAPTULO I DE LOS RECURSOS HUMANOS

Artculo 46. Los sujetos obligados contarn, de acuerdo a sus necesidades, con titulares de las Unidades de Archivos de Gestin y Trmite, de Concentracin e Histrico del Sistema Institucional de Archivos, mismos que tendrn las siguientes atribuciones y obligaciones:

I. Planificar y coordinar las actividades de su rea de archivo en materia de administracin de documentos; II. Formar parte del Comisin Dictaminadora de baja documental y depuracin; III. Promover y gestionar el enriquecimiento del patrimonio documental; IV. Participar en los programas de difusin para hacer extensivo a la sociedad el conocimiento y aprovechamiento de los acervos pblicos; V. Intervenir en el destino de los documentos de archivo de su rea de adscripcin; VI. Proponer al Comit Tcnico de Administracin de Documentos y Archivos, la celebracin de convenios y acuerdos con instituciones pblicas y privadas, nacionales e internacionales, para la capacitacin del personal en materia de administracin de documentos e intercambio de conocimientos tcnicos y operativos archivsticos; VII. Realizar anualmente un diagnstico archivstico de los fondos documentales de su rea de adscripcin; VIII. Organizar, proteger y defender el patrimonio documental del sujeto obligado al que pertenecen; IX. Participar en los programas de modernizacin archivstica integral con el fin de posibilitar la calidad del servicio a la sociedad civil en el acceso a la informacin;

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X. Elaborar y difundir guas, inventarios, catlogos, ndices, registros, censos y otros instrumentos de descripcin, que faciliten la organizacin, consulta y acceso de sus Fondos de acuerdo al tipo de archivo de su titularidad o responsabilidad; XI. Realizar todas las acciones tendientes a la conservacin del acervo documental que se encuentra bajo su resguardo, y XII. Las dems que le seale esta Ley, el reglamento y otras disposiciones legales que resulten aplicables.

Artculo 47. Los sujetos obligados, por s o en colaboracin con otras entidades, promovern la gestin de apoyos econmicos para la mejora de las instalaciones y el equipamiento de los archivos integrados al Sistema, as como para el desarrollo de programas de ordenacin, descripcin, restauracin y difusin de dichos archivos.

CAPTULO II DE LOS EDIFICIOS E INFRAESTRUCTURA DE LOS ARCHIVOS

Artculo 48. Los sujetos obligados debern contar con espacios fsicos determinados para resguardar sus archivos.

Artculo 49. Para el desempeo de sus funciones, los sujetos obligados debern adecuar las instalaciones de archivo siguiendo en todo momento las especificaciones tcnicas que el Archivo General del Estado establezca para la edificacin o adaptacin de espacios y mobiliario de archivo. Para el resguardo de archivos, los sujetos obligados debern contar con: I. Instalaciones y mobiliario adecuados para resguardar los fondos documentales bajo su custodia;

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II. La infraestructura adecuada para la conservacin preventiva de los documentos, y III. Sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley de Proteccin Civil del Estado de Chihuahua, las medidas preventivas y de seguridad que garanticen la proteccin de los depsitos documentales, tales como: a) Sistemas contra incendios; b) Materiales de archivo retardantes; c) Salas de desinfeccin; d) Salas de desinsectacin; e) Vigilancia, y f) Plan de emergencia.

TTULO CUARTO DE LOS MECANISMOS DE COORDINACIN Y COMUNICACIN ARCHIVSTICA EN EL ESTADO DE CHIHUAHUA CAPTULO I DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO Artculo 50. El Archivo General del Estado, adems de las atribuciones que le correspondan conforme al Reglamento que regula su estructura, organizacin y funcionamiento u otras disposiciones aplicables, deber garantizar la aplicacin de la presente Ley.

De igual forma, supervisar y evaluar tcnicamente las actividades de los sujetos obligados, por conducto de las Direcciones de Archivos y Comits Tcnicos de Administracin de Documentos y Archivos que administren los archivos que integran el Sistema Institucional de Archivos.

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El Archivo General del Estado, para estos efectos, se auxiliar en todo momento de la Coordinacin Estatal de Archivos, como rea especializada en la materia.

Artculo 51.- El Archivo General del Estado, se integrar de la siguiente forma: I. Un Consejo Estatal de Archivos; II. Un Comit Tcnico; III. Una Coordinacin Estatal de Archivos; IV. Un Departamento Jurdico y de Transparencia; y V. Por los responsables de los Archivos de cada sujeto obligado

Artculo 52.- El Consejo Estatal de Archivos, ser la Autoridad mxima del Archivo General del Estado y estar integrada en cargos honorficos por: I. Un Consejero Presidente, que ser el Secretario General de Gobierno II. Un Consejero Secretario Tcnico, que ser el responsable del Archivo General del Poder Ejecutivo; III. Un Consejero designado por el Poder Legislativo; IV. Un Consejero designado por el Poder Judicial; y V. Un Consejero designado por el Instituto de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica del Estado y un representante del Instituto Chihuahuense de la Cultura.

Artculo 53. El Archivo General del Estado para los efectos de esta Ley, tendr las atribuciones siguientes: I. Elaborar lineamientos y dems normas tendientes a la conservacin, preservacin e implementacin de instrumentos de control archivstico, as como establecer y

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evaluar las polticas y normas tcnicas a que se sujetarn los sujetos obligados que integren el Sistema Institucional de Archivos y vigilar su exacto cumplimiento; II. Brindar asesora, regular y supervisar a los sujetos obligados respecto a la organizacin y funcionamiento de sus archivos bibliogrficos, hemerogrficos o de cualquier otra ndole; III. Desarrollar y promover programas y acciones de prevencin, conservacin y restauracin requeridas para el mantenimiento fsico de los acervos; IV. Publicar informacin destinada a dar a conocer y facilitar el acceso a los fondos que conserva, a estimular y difundir la investigacin histrica y social sobre el Estado de Chihuahua, y a propiciar el desarrollo tcnico y organizativo de la administracin de documentos y la archivstica en el Estado; V. Organizar y llevar a cabo exposiciones de los documentos y materiales que custodia, as como otros eventos y actividades de difusin til para fines educativos o para propiciar el conocimiento y aprovechamiento de sus acervos y servicios por parte de los diversos sectores de la sociedad; VI. Desarrollar programas y acciones para impulsar la modernizacin de los sistemas, recursos y servicios archivsticos de los sujetos obligados; VII. Difundir las metodologas y estudios que coadyuven al anlisis, identificacin, ordenacin, clasificacin, descripcin, conservacin, valoracin y difusin de los archivos, para el correcto ejercicio de la administracin de documentos en los archivos de los sujetos obligados; VIII. Coordinar y supervisar el ptimo funcionamiento de la Red de Archivos del Estado de Chihuahua, y IX. Las dems que le confiera esta Ley, sus reglamentos u otras disposiciones aplicables. CAPTULO II

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DE LA RED DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA

Artculo 54. Con la finalidad de optimizar los Recursos de Informacin, garantizar el Acceso a la Informacin y la eficacia Administrativa, se conformar la Red de Archivos del Estado de Chihuahua, como un conjunto de mecanismos y dispositivos de intercambio y consulta telemtica de informacin entre los sujetos obligados, de acuerdo con sus funciones y atribuciones, la cual estar a cargo del Archivo General del Estado.

Artculo 55. Los titulares de los Comits Tcnicos de Administracin de Documentos y Archivos de los sujetos obligados, garantizarn que los instrumentos de control archivstico, observen los siguientes principios: I. La seguridad de la informacin, mediante el establecimiento de niveles de acceso de acuerdo con las funciones, atribuciones y derechos de los interesados y los usuarios; II. La compatibilidad de los lenguajes de intercambio de datos y formatos de los instrumentos de control archivstico, y III. La accesibilidad permanente.

Artculo 56. El Archivo General del Estado como entidad coordinadora de la Red de Archivos, tendr las siguientes responsabilidades: I. Contar con un registro o ndice de la informacin que anualmente le enven los sujetos obligados relativa a sus archivos; II. Difundir el cuadro general de clasificacin archivstica de los sujetos obligados; III. Proporcionar, en la medida de sus posibilidades, orientacin sobre la identificacin, ubicacin y descripcin de los archivos de los sujetos obligados, y

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IV. Coadyuvar en el intercambio de informacin con otros entes pblicos y promover el establecimiento de mecanismos de coordinacin entre las unidades documentales existentes en el Estado y de stas con la Federacin y otras Entidades Federativas.

TTULO QUINTO DE LAS INFRACCIONES CAPTULO NICO

Artculo 57. Constituyen infracciones a la presente Ley:

I. Enajenar los documentos de archivo que obren en los archivos de los entes pblicos; II. Sustraer, sin autorizacin de quien pueda concederla, los documentos que obren en los archivos de los entes pblicos; III. Extraviar o deteriorar los documentos de archivo; IV. Alterar, adaptar, modificar, marcar textos o hacer sealamientos en la informacin contenida en los documentos de un archivo; V. Poseer ilegtimamente algn documento una vez separado del empleo, cargo o comisin; VI. Manejar en forma indebida un documento de archivo provocando con ello su mutilacin, destruccin o extravo; VII. Restaurar documentos sin autorizacin de quien pueda concederla, o encargados debidamente de esta actividad, o alterar la informacin contenida en los mismos, para beneficio o perjuicio del restaurador o de un tercero, y VIII. Eliminar documentos, sin apegarse a lo establecido por la presente Ley y sus reglamentos.

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Artculo 58. Sin perjuicio de la responsabilidad penal o civil en que se pueda incurrir, las infracciones en los trminos de esta ley, se sancionarn de conformidad con lo lineamientos y parmetros de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Pblicos del Estado de Chihuahua.

ARTCULO SEGUNDO.- Se reforma el segundo prrafo, de la fraccin IX, del artculo 7, y el inciso i), de la fraccin III del artculo 50; Se deroga el inciso e), de la fraccin IV ,del 50ambos de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, para quedar redactados de la siguiente manera:

ARTCULO 7. Son obligaciones generales de los entes pblicos, las siguientes: I. ... VIII. ... IX. Contar con espacios fsicos determinados para resguardar sus archivos, siguiendo en todo momento las especificaciones tcnicas que el Instituto establezca. Los responsables de los archivos vigilarn la custodia y seguridad jurdica y material de los acervos que conforman la memoria documental del Estado, debiendo conservar los documentos que contengan informacin pblica, en los trminos de la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua. X. ... XIV. ... ARTCULO 50. El Consejo General, sesionar en pblico y tendr las siguientes atribuciones: I... II... III. En materia de cultura de transparencia, acceso a la informacin pblica y proteccin de datos personales:
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a) a la h) ... i) Participar, en conjunto con el Archivo General del Estado, en el establecimiento de las polticas de creacin, clasificacin, tratamiento, conservacin resguardo de la informacin contenida en todos y cada uno de los archivos pblicos.

j) ... IV a) al d) e) Derogado. V y VI. ... ARTCULO TERCERO.- Se REFORMA el artculo 1, y se DEROGAN los artculos 3, en sus fracciones I, II, III; incisos b), c), d), e) y j) de la IV y V; 4 al 20 y del 23 al 31; 32, en su inciso A), las fracciones I, II, IV, V, X, XI y del inciso B), la fraccin III; 34, fraccin VI, y 37, fraccin IX, todos de la Ley General del Sistema de Documentacin e Informacin Pblica del Estado de Chihuahua, para quedar redactados de la siguiente manera: ARTCULO 1o. La presente Ley es de inters general y orden pblico, y tiene por objeto normar, regular y coordinar las bibliotecas pblicas y la administracin de los documentos histricos del Estado de Chihuahua.

ARTCULO 3o. I. DEROGADA II. DEROGADA

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III. DEROGADA IV. a) b) DEROGADA c) DEROGADA d) DEROGADA e) DEROGADA f) - i) j) DEROGADA k) n) V. DEROGADA

ARTCULO 4.- DEROGADO ARTCULO 5.- DEROGADO

ARTCULO 6.- DEROGADO ARTCULO 7.- DEROGADO ARTCULO 8.- DEROGADO ARTCULO 9.- DEROGADO ARTCULO 10.- DEROGADO ARTCULO 11.- DEROGADO ARTCULO 12.- DEROGADO ARTCULO 13.- DEROGADO

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ARTCULO 14.- DEROGADO ARTCULO 15.- DEROGADO ARTCULO 16.- DEROGADO ARTCULO 17.- DEROGADO ARTCULO 18.- DEROGADO ARTCULO 19.- DEROGADO ARTCULO 20.- DEROGADO ARTCULO 23.- DEROGADO ARTCULO 24.- DEROGADO ARTCULO 25.- DEROGADO ARTCULO 26.- DEROGADO ARTCULO 27.- DEROGADO ARTCULO 28.- DEROGADO ARTCULO 29.- DEROGADO

ARTCULO 30.- DEROGADO ARTCULO 31.- DEROGADO ARTCULO 32. A. I. DEROGADA II. DEROGADA III. IV. DEROGADA

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V. DEROGADA VI. IX X. DEROGADA XI. DEROGADA XII XV

B. I II III. DEROGADA IV XII

ARTCULO 34. I. V VI. DEROGADA VII. IX ARTCULO 37. I. VIII IX. DEROGADA X XI ARTCULO CUARTO. Se deroga el Decreto 1147/10 XIII P.E. aprobado el da nueve de septiembre del dos mil diez. TRANSITORIOS

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Artculo Primero.- La presente Ley entrar en vigor 180 das despus de la fecha de su publicacin en el Peridico Oficial del Estado. Artculo Segundo.- Hasta en tanto se expidan el catalogo de Disposicin Documental y dems normas para determinar los procedimientos para la disposicin documental no se permitir la eliminacin de ningn documento. Artculo Tercero.- El presupuesto de egresos del Estado para el ao 2014 deber establecer la previsin presupuestal correspondiente para permitir la integracin y funcionamiento presupuestal de la presente Ley. Artculo Cuarto.- Los entes pblicos, debern designar a los titulares de las Direcciones de Archivos y Comits Tcnicos de Administracin de Documentos y Archivos, a ms tardar, 90 das naturales despus de la entrada en vigor de la presente Ley. Artculo Quinto.- Se derogan todas aquellas disposiciones que se opongan a la presente Ley. Artculo Sexto.- El Poder Ejecutivo del Estado por conducto de la Secretara General de Gobierno, en un plazo de 90 das posteriores a la publicacin de la presente Ley, instituir el Archivo General del Estado, y asimismo crear el Reglamento que disponga la estructura, organizacin y funcionamiento del rgano.

ECONMICO.- Aprobado que sea, trnese a la Secretara correspondiente para

que elabore la Minuta de Acuerdo en los trminos que deba publicarse.

DADO En el Saln del Pleno del Palacio Legislativo, en la Ciudad de Chihuahua,

Chihuahua, a los treinta das del mes de enero del ao dos mil trece.
POR LA COMISIN DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA

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DIP. GERARDO HERNANDEZ IBARRA PRESIDENTE

DIP. SAMUEL DAZ PALMA SECRETARIO

DIP. RAL GARCA RUZ VOCAL

DIP. FRANCISCO JAVIER SALCIDO LOZOYA VOCAL

DIP. LIZ AGUILERA GARCA

VOCAL

Esta hoja de firmas corresponde al dictamen que recae sobre la Iniciativa con carcter de Decreto presentada por el Diputado a la Sexagsima Tercera Legislatura, Gerardo Hernndez Ibarra integrante del Grupo Parlamentario del Partido Revolucionario Institucional, por medio de la cual propone expedir la LEY DE ARCHIVOS DEL ESTADO DE CHIHUAHUA.

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