Ejercer

Nuevas formas de comunicacin, buenas maneras actuales

Con la tecnologa, llegan nuevas formas de comunicacin y de relacin. Se generan situaciones que nos plantean nuevos interrogantes sobre nuestro comportamiento y dudas sobre la correccin en el uso de los medios modernos.
TERESA BAR CATAFAU
Consultora en comunicacin www.teresabaro.com

omo hemos comentado en artculos anteriores, nuestro comportamiento es uno de los ingredientes importantes de nuestra imagen, tanto como nuestra presencia y nuestras habilidades de comunicacin. Desde este punto de vista abordamos la repercusin que tiene el telfono mvil sobre nuestra imagen, puesto que es una herramienta de trabajo imprescindible y de indiscutible protagonismo en la vida social. Precisamente por la dependencia que tenemos de estos dispositivos y la cantidad de tiempo que les dedicamos, se convierten en un arma de doble filo: a pesar de ser un aparato para facilitar la comunicacin entre las personas, acaba siendo, en ocasiones, un obstculo para las relaciones; hace ya algunos aos, el dibujante Jordi Labanda lo transmita difanamente en una ilustracin para el diario La Vanguardia: en la escena se ve a una chica con un pastel de cumpleaos delante, a punto para soplar las velas, con cara decepcionada porque todos los invitados que la rodean

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Taco Amena/Wolters Kluwer

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estn hablando por el mvil, ignorando a la homenajeada y olvidando el motivo por el cual estn all.

Diferenciarnos no siempre es positivo. En el mbito laboral, nuestra imagen saldr mejor parada si se caracteriza por la discrecin y la elegancia

de nuestros hbitos y mucho ms. Y no solo el aparato en s mismo sino tambin los complementos con que podemos adornarlo: fundas, colgantes, etc. Personalizar nuestro telfono, tunearlo, puede ser una forma de distinguirnos pero tambin de llamar la atencin y no precisamente de manera elegante. Buena muestra de ello es la variedad de sonidos que podemos escuchar como tono de llamada: desde el llanto de un beb hasta el himno de un equipo de ftbol o un relincho de caballo. Estos gustos por la personalizacin musical afectan tambin a la sintona de espera que algunos prefieren a los tonos convencionales. De tal manera que puedes llamar a un mvil y verte obsequiado con la cancin del verano o con el ritmo viernes noche que el interlocutor quiera contagiar en cualquier momento de la semana. Est claro que esta espera previa, condiciona-

da por los gustos musicales de nuestro interlocutor, influir en la actitud que tengamos si conseguimos establecer contacto con l. Como siempre, en el mbito laboral, nuestra imagen saldr mejor parada si se caracteriza por la discrecin y la elegancia. Diferenciarnos no siempre es positivo y, segn cul sea el estilo de los extras, podemos estar lejos de dar una imagen profesional.

Cundo llamar
Es demasiado fcil y tentador llamar a cualquier hora a cualquier persona. Salvo con interlocutores con los que tengamos mucha confianza, deberamos restringir el horario de llamada (y mensajes) al laboral. Muchos profesionales tienen dos lneas telefnicas, una para el trabajo y otra para su vida privada. En este caso, suelen desconectar el telfono profesional por las noches y los fines de semana. Esta es una prctica saludable que permite hacer un uso ms racional del telfono. Igualmente, en todos los casos, es prudente preguntar a quien responde si somos inoportunos en la llamada. Es un acto de educacin puesto que no podemos saber qu est haciendo nuestro interlocutor ni quin est a su lado. Realmente, si estuviera muy ocupado, tendra el telfono apagado, pero hay personas que no siguen este principio de prudencia. Es necesario preguntarlo sobre todo si la hora en que llamamos no est en los lmites del horario laboral, si sospechamos que est conduciendo (aun con manos libres, porque los pasajeros pueden escuchar la conversacin) o que podemos interferir en su actividad.

Pues s, a veces pasa esto. Perdemos la perspectiva y priorizamos la atencin a alguien que est lejos, descuidando al que est cerca. Si ya pasaba con el uso del telfono tradicional, ahora esto se acenta porque una llamada puede llegar en cualquier momento, estemos donde estemos y con quien estemos, y no digamos ya con la generalizacin de los smartphones, que permiten una conexin inmediata a Internet y las redes sociales. Si aplicramos el sentido comn, el uso del telfono no debera generar situaciones desagradables ni provocarnos una mala imagen. Sin embargo, todos tenemos ancdotas de situaciones embarazosas provocadas por un uso inadecuado, tambin inconsciente, de estos medios. Veamos, pues, qu pautas de conducta respecto a la relacin telefnica podemos recomendar.

El telfono, parte de nuestra imagen

Igual que un complemento de vestir, cualquier aparato que utilicemos contribuye a la impresin que los dems se forman de nosotros. La marca, el modelo, el tipo de aparato y sus aplicaciones todo ello est hablando de nuestro poder adquisitivo, de nuestra actitud ante la tecnologa, de nuestros conocimientos,

Cundo contestar
Es un principio fundamental de cortesa dar prioridad a la persona o personas con las que compartimos una conversacin presencial. La norma general, pues, es apagar el telfono mvil cuando estamos en una reunin de trabajo, cuando atendemos

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a un cliente en el despacho o compartimos una comida de trabajo y en todas las situaciones en las que una llamada interrumpe otra conversacin ya establecida. Tiene tambin prioridad, asimismo, una conversacin a travs de la lnea fija de telfono y no deberamos siquiera permitir que sonara el mvil de manera que desconcierte a nuestro interlocutor: si estbamos hablando con un cliente, por ejemplo, puede pensar que no le prestamos suficiente atencin; por supuesto, decirle un momento, por favor y atender al mvil es una falta de respeto y discrecin porque puede escuchar la conversacin. Adems, quien nos ha llamado al mvil desconoce que hay una tercera persona escuchando la conversacin. Por insignificante que sea el asunto tratado, estamos revelando datos u opiniones que cualquier abogado debe manejar con prudencia si quiere merecer la confianza de sus clientes. Para muchos, el modo silencio es una solucin. No hace falta apagar el telfono, nos permite ver si hay mensajes o llamadas, no molesta y podemos consultarlo. Sin embargo, el mero hecho de tenerlo en la mano, o encima de la mesa si no estamos solos, es poco considerado. Lo que molesta no es el ruido de la llamada sino saber que la atencin de esta persona se centra en los mensajes exteriores, va telfono o e-mail, y no en la actividad compartida.

En reuniones con clientes, lo ms elegante es retirar de la vista el telfono mvil y apagarlo o ponerlo en modo silencio. El cliente debe tener la certeza de que su caso es lo ms importante en ese momento. En cualquier otro tipo de reunin profesional, el telfono ni siquiera debera estar sobre la mesa.

de urgencia, pediremos permiso para tener el telfono en lugar visible o en el bolsillo y con modo vibracin. Fuera de estos casos, el telfono es un elemento distorsionador de la comunicacin y puede generar situaciones realmente incmodas.

El buzn de voz

Al hablar por el mvil, revelamos datos u opiniones que cualquier abogado debe manejar con prudencia si quiere merecer la confianza de sus clientes

Por descontado, lo anterior tambin se puede aplicar a una comida, personal o profesional. Cuando estemos esperando una llamada relacionada con el tema que se est tratando o estemos en una situacin en la que es posible una llamada

Si nos interesa hablar con alguien, le llamamos. Si no contesta, podemos dejar un mensaje en el contestador, si lo tiene activado. En este caso, lo ms correcto es decir que llamaremos ms tarde. Salvo en casos muy especiales, no es adecuado pedir que nos devuelvan la llamada: al fin y al cabo, somos nosotros los interesados en contactar y el que recibe el mensaje no tiene por qu hacer el gesto ni el gasto de ponerse en contacto con nosotros. En todo caso, este ser un gesto voluntario y de cortesa por parte del receptor, especialmente si es una persona conocida o que est al corriente del asunto que queremos tratar. Cuando dejamos un mensaje en el contestador, tenemos que procurar ser breves y amables. Es imprescindible un saludo inicial y una despedida. Hay que hablar de forma clara y pausada, en un lugar libre de ruidos.

Buenas maneras al telfono

Desaconsejable Convertir en pblicas las llamadas privadas. Enviar mensajes cortos (SMS) que requieran respuesta por parte del receptor. Grabar largos mensajes de bienvenida en nuestro buzn de voz. Dejar a la vista el telfono en una reunin o comida. Llamar a horas intempestivas. Contestar cuando estamos hablando con otra persona. Recomendable Preguntar si es oportuna nuestra llamada. Apagar el telfono en el transcurso de cualquier reunin, formacin u otro tipo de evento. Rellamar cuando se ha cortado la comunicacin. Elegir sonidos y apariencias discretas para nuestros dispositivos. Dejar mensajes claros, breves y amables en los buzones de voz. Devolver la llamada cuando el emisor no ha podido contactar con nosotros.

Reuniones, cursos y otros eventos

Es muy frecuente ver profesionales distrados consultando los mensajes recibidos, escribiendo o incluso jugando, mientras estn en una conferencia, un curso o una reunin. Otros contestan las llamadas con total desfachatez, eso s, tapndose la boca o molestando a toda la fila de asistentes para levantarse y salir: estamos ante personas muy desconsideradas. Solo en caso de llamadas muy importantes podemos arriesgarnos a parecer poco respetuosos con los dems participantes.

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Aunque quizs el receptor nos tenga en su gua, es aconsejable dejar siempre el nombre y nmero de telfono para que pueda ponerse en contacto con nosotros. Esto es imprescindible si tenemos activada la funcin de nmero oculto en nuestro telfono.

Si se corta la conexin
La mala cobertura, las interrupciones, el agotamiento de la batera, etc., provocan situaciones incmodas y, muchas veces, difciles para una comunicacin fluida y eficaz. La norma es aqu que tiene que rellamar la persona que ha llamado; evitamos as la llamada simultnea en ambas direcciones que provoca el comunicando de los dos. Si en la rellamada no obtenemos respuesta (el receptor est en un espacio sin cobertura, se le ha terminado la batera, etc.), ser una deferencia por su parte devolvernos la llamada cuando se encuentre en condiciones de contestar.

Aparte de esto, el volumen de voz, las risas, segn qu expresiones y determinados temas pueden molestar a las personas que comparten el espacio. Si decidimos contestar (o llamar) en un espacio pblico compartido, debemos ser lo ms discretos posible y procurar no hacer partcipes a los dems de nuestros asuntos.

En el uso del mvil, podemos guiarnos por la mxima que siempre deberamos tener presente: la comodidad de los dems antes que la nuestra

Los mensajes
Con la incorporacin del correo electrnico en los dispositivos telefnicos, el uso de los mensajes cortos (SMS) se ha reducido notablemente. Para los que todava lo usan, debemos recordar que, en general y aunque reducido, el SMS tiene un coste. En consecuencia, los sms que mandemos no tienen que obligar al interlocutor a una respuesta. Por ejemplo, son correctos: Llego 10 min tarde a la reunin o Recibida la documentacin. En cambio, son poco corteses En qu sala es el juicio de maana? o Qu opinas de la defensa que ha hecho Martnez? porque obligamos al receptor a contestarnos con otro sms o incluso una llamada, con un coste que parece que nosotros nos queramos ahorrar. Lo adecuado, cuando queremos algo, es que llamemos nosotros y no ocasionemos ningn coste a nadie. En el uso del telfono mvil, podemos guiarnos por la mxima que siempre deberamos tener presente en nuestras relaciones: pensar ms en la comodidad de los dems que en la nuestra. La prudencia, la discrecin y la formalidad redundarn en nuestra profesionalidad tambin en la comunicacin a distancia.

Hablar en pblico
Quizs por la frecuencia con que asistimos a conversaciones en un espacio pblico, hemos perdido la nocin de lo importante que es mantener la privacidad de las conversaciones privadas. Una conversacin telefnica puede ser sobre un tema intrascendente o sobre un tema de vital importancia, confidencial, que comprometa al interlocutor, a terceras personas, a nosotros mismos o la firma en la que trabajamos. Cafeteras, transportes pblicos (taxis incluidos), salones de hoteles o la misma calle son escenarios habituales de conversaciones que merecen un espacio discreto, silencioso y, sobre todo, libre de escuchas ajenas.

En cuanto al mensaje de nuestro buzn, debemos procurar que sea lo ms breve posible y sin ningn sonido de fondo. Podemos utilizar el mensaje estndar de la compaa telefnica pero recomiendo grabar uno con nuestra voz, para personalizar la comunicacin e identificarnos. Tenemos que repetir la grabacin hasta conseguir un mensaje de tono firme, profesional y cordial, adems de breve y comprensible. Si mantenemos relaciones profesionales en varios idiomas, es necesario pensar cul es la mejor opcin no solo para la comunicacin sino tambin segn la imagen que queramos obtener. Un saludo en tres idiomas, por ejemplo, puede hacer demasiado largo el mensaje.