UNIVERCIDAD DEL PACIFICO PRIVADA

Diplomado en Gestin Pblica en el Desarrollo Humano

Mdulo A
Ma. Agustina Romn

Plan de Capacitacin y Desarrollo Profesional

Asuncin, Paraguay 2012

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Introduccin La capacitacin es un proceso educacional de carcter estratgico aplicado de manera organizada y sistmica, mediante el cual los asociados adquieren conocimientos y desarrollan destrezas especficas relativas al trabajo. De igual forma, contribuye a modificar las actitudes de los asociados relacionadas con aspectos de la organizacin, el puesto que ocupan o el ambiente laboral. Como componente del proceso de desarrollo de los recursos humanos, la capacitacin implica por un lado, una sucesin definida de condiciones y etapas orientadas a lograr la integracin del asociado a su puesto y a la organizacin. Adems, promueve el incremento y mantenimiento de su eficiencia, as como su progreso personal y laboral en la Institucin. En este sentido, la capacitacin constituye un factor importante para que el asociado aporte a las metas y objetivos de la Institucin, ya que es un proceso constante de la bsqueda de mayores niveles de eficiencia, efectividad y productividad. El Programa de Capacitacin y Desarrollo Profesional, tiene como misin coadyuvar al desarrollo econmico del pas mediante la difusin de una nueva cultura financiera y empresarial, a travs de capacitacin de alta calidad, bajo costo y aplicacin inmediata. Este Programa est dirigido a profesionistas, ejecutivos, microempresarios, estudiantes y sociedad en general, interesadas en adquirir conocimientos, herramientas y habilidades en los campos formativos financiero y empresarial que les permita elevar su productividad y ser ms competitivos en el entorno econmico-social actual.

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Creacin de un ambiente para el desarrollo del personal El desarrollo del personal es el resultado acumulado de las interacciones diarias entre el administrador y el trabajador. Es un proceso continuo que se realiza durante un largo perodo de tiempo. Se requiere paciencia y una perspectiva amplia de parte del administrador. El factor ms importante en desarrollar la capacidad del personal es crear un entorno en el que se logre la cooperacin, comunicacin y un intercambio abierto de ideas. Desarrollo de las habilidades del profesional Los administradores tienen un gran nmero de oportunidades para mejorar el desempeo, motivacin y habilidad del personal mediante tcnicas de desarrollo dentro y fuera del trabajo. Estas son algunas tcnicas que el administrador puede utilizar:
Ampliar las responsabilidades del profesional y mantener una fuerza

laboral altamente productiva. Incrementar la participacin de los empleados en la toma de decisiones en reas que afecten su trabajo y dar el reconocimiento apropiado a su contribucin. Alentar las iniciativas y sugerencias individuales para mejorar el desempeo del programa.
Mejorar el clima de trabajo. Utilizar la interaccin diaria con el

personal y reuniones para impartir y compartir nuevos conocimientos y experiencias. Permitir a los empleados asistir a cursos, seminarios, congresos y conferencias.
Mantener a los asociados al da con los avances tecnolgicos. Dar

oportunidad para asistir a cursos o becas de estudio en otros programas de planificacin familiar dentro y fuera del pas.
Organizar intercambios internos o con una agencia colaboradora, lo

cual tambin ayuda a promover la coordinacin. Promover una cultura de mejoramiento continuo.
Dar capacitacin

bsica y de apoyo regularmente, as como capacitacin especializada en respuesta a las necesidades comunicadas por el personal.

Varias de las tcnicas anteriormente enumeradas, requieren que el personal reciba algn tipo de capacitacin ya sea formal o en servicio. Existen ciertos tipos de capacitacin que siempre son importantes. La informal consta de un conjunto de instrucciones que se dan sobre la marcha. Una

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retroalimentacin constructiva puede mejorar el desempeo de un empleado de una manera ms efectiva que la capacitacin formal, en cambio para esta el administrador debe decidir el tiempo de duracin del curso despus de determinar que un trabajador necesita capacitacin formal, que pueden durar desde un da hasta varios meses, segn la complejidad de la tarea que se ensea. Los administradores deben tener en cuenta la importancia de la capacitacin para la actualizacin a fin de reforzar las habilidades que tienen los trabajadores y ponerlos al da en los avances de su campo. En general, los trabajadores disfrutan cuando reciben capacitacin adicional, ya que es una forma de lograr su desarrollo y de motivarlos. Determinar si la capacitacin es necesaria Para determinar si un problema se resuelve mediante la capacitacin, pueden seguirse los pasos indicados en el "rbol de decisiones" de la siguiente figura. Como se ve en ese diagrama, la capacitacin es slo apropiada cuando el problema de desempeo lo provoca la falta de conocimiento necesario.

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Grfico adaptado de: Analyzing Performance Problems. Por Robert F. Mager y Peter Pipe.

Para utilizar este grfico, se empieza desde arriba y se determina cul es el problema de desempeo: Cul es la diferencia entre lo que se tiene que hacer y lo que se est haciendo? Debe determinarse enseguida si el problema es importante: Qu ocurrira si no se da la capacitacin? Luego se decide si el problema est en la falta de habilidades: Podra el empleado hacerlo si su puesto dependiera de ello? Si no depende de la falta de habilidades, entonces la capacitacin no mejora la situacin ya que el problema es causado por algo que requiere una solucin diferente. Siga las preguntas del lado derecho del diagrama para determinar qu pasos tomar para corregir la dificultad. An si el problema es causado por un conocimiento insuficiente o por la falta de destrezas, la capacitacin no siempre es la solucin. Como lo demuestra la secuencia izquierda del rbol, el empleado puede tener el conocimiento pero necesita ms prctica para desempearse de manera efectiva, o el desempeo puede corregirse mediante retroalimentacin del supervisor. El administrador debe recordar que an cuando la capacitacin sea necesaria, la capacitacin formal puede no ser apropiada. Es posible que la deficiencia de habilidad, pueda resolverse mediante la instruccin durante el desempeo del trabajo. Analizando la situacin, el administrador debe considerar si el empleado realmente est calificado para el trabajo y puede capacitarse o si el trabajo debe realizarlo otra persona. Herramientas para evaluar necesidades de capacitacin Para determinar la cantidad y el tipo de capacitacin que se requiere, debe evaluarse la situacin actual, decidir las habilidades que se requieren y establecer los conocimientos que le hacen falta al personal. Hay dos tipos de necesidades de capacitacin: una para la capacitacin bsica del nuevo equipo y otra para fortalecer las habilidades de los empleados existentes. Para la primera, se debe utilizar la descripcin del cargo o analizar las tareas para determinar los contenidos educativos correctos en la capacitacin inicial. Para la segunda, hay que entrevistar a los trabajadores y si es posible, realizar encuestas a clientes para identificar las reas que requieren incluirse en la capacitacin. Puede utilizarse una variedad de mtodos en este anlisis: Anlisis de la descripcin del cargo y planes de trabajo: Revisar la descripcin de funciones para cada cargo y sealar las habilidades crticas que requiere la persona que ocupa el puesto. Si algn empleado no tiene los conocimientos necesarios para su posicin, stos deben incluirse en el

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programa de capacitacin y la persona que carezca de ellos debe asistir a los mdulos correspondientes del curso. Utilizar el plan de trabajo para asegurarse que los objetivos de la organizacin sern tratados en la capacitacin. Anlisis de tareas: Para realizar este anlisis, hay que elaborar una lista de todas las tareas grandes y pequeas que una persona efecta durante su trabajo y escribir en detalle todas las actividades que componen cada tarea, determinar las habilidades, conocimientos, actitudes, equipo, material, consecuencias y riesgos que comprenda cada actividad. Por ltimo, agrupar esta informacin en unidades de tareas relacionadas que requieren conocimientos y habilidades similares, y transformar estas unidades en mtodos y objetivos de capacitacin (didcticos o prcticos). Supervisin y observacin en el trabajo: Durante la observacin del cumplimiento de las rutinas de trabajo, hay que saber detectar quien no entiende completamente una tarea y cuando la desempea incorrecta o deficientemente o da informacin incorrecta. Encuestas al personal: Es conveniente preguntar al personal si tiene necesidades de adiestramiento. Esto puede establecerse mediante entrevistas o a travs de encuestas que determinen con precisin diferentes tipos de necesidades. Encuestas a clientes: Aun cuando el propsito de este tipo de encuestas no es el de identificar necesidades de capacitacin, pueden aprovecharse para detectar situaciones susceptibles de mejorarse mediante la capacitacin. El uso de tcnicas cualitativas, tales como los grupos focales, ayudan tambin a dicho propsito. RECURSOS PARA LA IMPLANTACION DEL PLAN DE CAPACITACION
Humanos: Lo conforman los participantes, los facilitadores y los

recursos expertos en la materia, como: consultores en gerencia moderna, comportamiento organizacional, tecnologa, gerencia de calidad, etc.
b. Fsicos: Las actividades de capacitacin se

desarrollaran en ambientes adecuados proporcionados por la gerencia de la empresa. Estos pueden incluir desayuno, meriendas y almuerzo. Se proveern materiales, equipos tcnicos (laptops), carpetas (encuestas de evaluacin, material de estudio), mesas de trabajo, pizarra, lpices, equipo multimedia, TV-VHS, y ventilacin adecuada. Metodologa y tcnicas de capacitacin

Capacitacin basada en la competencia: Los programas de capacitacin cuyo propsito consiste en mejorar las habilidades relacionadas con las tareas

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especficas de los miembros del personal, deben basarse en la competencia. Los empleados han de participar activamente en el proceso de formacin. Para asegurar esto, deben elegirse capacitadores (El papel de estos, consiste en ayudar a los empleados a dominar habilidades que les permitirn desempear sus trabajos de una manera ms efectiva), que utilicen la demostracin y la prctica en vez de la charla o la conferencia. Mtodos tradicionales de capacitacin: Los conocimientos tambin pueden impartirse mediante mtodos tradicionales tales como: charlas, lecturas, proyeccin de pelculas o un caso real. Con estos mtodos la retencin de la informacin se mejora mediante ejercicios repetitivos, ejercicios escritos y discusiones. Sin embargo, las habilidades slo pueden transmitirse mediante la demostracin, ejercicios estructurados y la prctica actual. Las actitudes se ensean mejor mediante discusiones de grupo, ejercicios de retroalimentacin y prcticas seguidas de retroalimentacin. Disear y planear un programa de capacitacin Un programa de certificacin tendr diferentes necesidades de personal y por consiguiente distintos requerimientos de capacitacin, dentro de sus niveles. A medida que el programa se ampla e incorpora nuevo personal y reas, se requerir capacitacin adicional. La administracin tendr que ser ms eficiente y el personal necesitar formarse para desarrollar y manejar programas ms sofisticados mientras la organizacin madura y enfrenta temas ms complejos tales como: la capacidad financiera, mayor dificultad para atraer nuevos clientes, mejora en la calidad de los servicios, etc. Muchas instituciones certificadas tienen una unidad de capacitacin. En otras, puede no existir un departamento dedicado a esta actividad, ni los recursos humanos con experiencia en capacitacin. En este caso se podra contratar uno o varios especialistas para hacer el diseo, la planeacin y la capacitacin propiamente dicha. Aunque el director ejecutivo no est comprometido directamente en su preparacin, quiz sea el responsable de asegurar que la instruccin brinde los resultados deseados y est bien organizada. Aunque el director ejecutivo no participe en el proceso de capacitacin, debe apoyar las distintas actividades que ocurren durante cada paso del proceso, asegurarse que la capacitacin de su personal sea lo ms efectiva posible. Evaluar y hacer el seguimiento del programa de capacitacin La evaluacin es un proceso continuo que comienza con el desarrollo de los objetivos de capacitacin. Lo ideal es evaluar los programas de capacitacin desde el principio (es til recolectar datos bsicos de los participantes, tanto de su nivel de conocimientos y habilidades, como de sus

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expectativas respecto a la capacitacin. Estos datos pueden utilizarse para evaluar si se ha conseguido mejorar el conocimiento y las habilidades y si se ha satisfecho las necesidades de los participantes.), durante (los docentes deben reunir informacin de los participantes para asegurar la relevancia del material presentado y la efectividad de las tcnicas de capacitacin utilizadas), al final (debe evaluarse la capacitacin tanto al final del curso como despus de que los empleados regresen a sus trabajos) y una vez ms despus de que los participantes regresen a sus trabajos. La diferencia en los resultados de los dos exmenes revelar cambios en el conocimiento, actitudes y habilidades que ayudarn a evaluar la efectividad de la capacitacin. El seguimiento sistemtico de los participantes, dentro de su lugar de trabajo, permite al administrador evaluar la efectividad de la capacitacin, es decir, si utilizan bien sus nuevas habilidades, descubrir deficiencias que an persistan en su desempeo y planear capacitacin adicional o refuerzos dentro del trabajo. Adems, cuando los empleados saben que un supervisor efectuar visitas de seguimiento, estarn ms motivados para aplicar las habilidades que acaban de aprender. Las actividades de seguimiento son muy importantes y deben verse como una parte integral del programa de capacitacin. Estas actividades han de planearse cuidadosamente por adelantado para asegurar los recursos suficientes en el presupuesto. Cuando lo permita la situacin, el seguimiento puede llevarse a cabo como una rutina de la visita de supervisin. Despus de las visitas de seguimiento, es buena idea preparar un informe y enviarlo a los miembros del personal que se visitaron, a sus superiores y a los capacitadores.

Conclusiones Con la elaboracin de este trabajo una empresa puede aumentar la utilidad del empleado, prestando atencin a la falta o no de capacitacin, como as tambin a su correcta implementacin en su rea de desempeo. Asimismo, el

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programa de capacitacin en comunicacin eficaz, puede proponerse a otros niveles y modalidades del sistema tanto empresarial como educativo, para afianzar el comportamiento productivo de los participantes, como estrategia instruccional que permitir aplicarla. Los planteamientos del anlisis, permiten deducir la importancia de elaborar el programa de capacitacin en comunicacin eficaz, por cuanto el mismo permitir satisfacer las necesidades detectadas en el diagnstico que sustenta la referida propuesta, en funcin de optimizar la calidad de produccin y enfrentar con iniciativas propias las diferencias evidenciadas.

Bibliografa
http://www.dgadp.uady.mx/cgdh/capacitacion/documentos/Induccion_Capac itacion_y_Formacion_del_Personal_Administrativo.pdf