COLEGIO SAN JORGE GUA # 3

Cdigo Versin Pgina

GAPP20-2 02 1 de 5

Nombre del estudiante: Nombre del Docente: Juliana Toro Arias Grupo: 7-1 / 7-2 / 7-3 Pretexto: Combinacin de correspondencia con Microsoft Word Asignatura: TIC Competencias: Identifica y usa herramientas tecnolgicas Indicadores de logros: Reconoce las funciones de Microsoft Word para la combinacin de correspondencia mediante la creacin de un archivo para el envo de invitaciones a mltiples destinatarios.

COMBINACIN DE DOCUMENTOS CON MICROSOFT WORD

A. VIVENCIA
Mediante la opcin Combinar correspondencia, Microsoft Word nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos tener cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. 1. Escribe que entiendes t, por combinacin de correspondencia. 2. Menciona 3 ejemplos donde sea til la combinacin de correspondencia. 3. Dibuja en tu cuaderno una tarjeta de invitacin a un cumpleaos, donde se resalte la fecha, hora, lugar y un espacio para la persona que se va a invitar. 4. Aparte realiza una tabla con la lista de los invitados (mnimo 10 invitados).

B. FUNDAMENTACIN CIENTFICA
CONCEPTOS PREVIOS
Cuando "combinamos correspondencia", estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal: Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos: Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de Microsoft Access, un libro de Microsoft Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Microsoft Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.

En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes, el registro ser la fila correspondiente a un cliente, y los campos sern por ejemplo, el nombre y la direccin del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.

CREAR EL DOCUMENTO ORIGEN DE DATOS

Si bien, crear la lista de destinatarios es una tarea larga, una vez lo hagamos ya no tendremos que escribir uno a uno los datos de las personas a las cuales dirigiremos nuestros documentos. Adems, cuando necesitemos adicionar un nuevo contacto, slo bastar con agregar su informacin en el archivo que sirve como base de datos para la correspondencia que enviamos. Para nuestro caso haremos uso de un libro de Microsoft Excel, que servir como documento de origen de datos. La informacin contenida en l estar conformada por los siguientes campos: nombre, apellido, documento, direccin y telfono. Ver la imagen en la pgina siguiente: 1

Para ello, debemos crear un documento en Microsoft Excel, en el que vamos a ingresar la informacin tal cual lo muestra la siguiente imagen, y el cual guardaremos con el nombre "datos.xlsx". Se sugiere crear una carpeta en la que guardemos el origen de datos y el documento principal, de tal manera que queden juntos.

CREAR EL DOCUMENTO PRINCIPAL

Para crear el documento principal debemos abrir un nuevo archivo en Microsoft Word. Antes de escribir el documento debemos tener claro cules son los datos variables y cul es el texto fijo que se repetir para todos los destinatarios. El ejemplo que vamos a crear ser una notificacin para pagar una multa. El texto fijo es el contenido de la carta, en el cual se especifica el lugar y la fecha en la que se llevar a cabo el evento. Los datos variables estn en el encabezado de cada una de las cartas y debe contener el nombre, apellido, documento, direccin y telfono de cada uno de las personas invitadas. Estos datos variables los vamos a tomar del archivo que creamos previamente en Microsoft Excel. Por lo tanto, al finalizar la combinacin de correspondencia tendremos una carta personalizada para cada una de las 7 personas que estn en nuestra base de datos. La siguiente imagen muestra la estructura del documento que estamos elaborando. Los datos variables se encuentran resaltados y ms adelante veremos cmo los relacionaremos con la base de datos. Por ahora escribiremos el texto fijo en Word para que quede con esta estructura.
Manizales, marzo de 2014 Seor(a) NOMBRE Y APELLIDO DOCUMENTO DIRECCIN TELFONO

DATOS VARIABLES TEXTO FIJO

Reciba un cordial saludo. Mediante la presente queremos notificarle que usted tiene multas en la Secretaria de Trnsito y Transporte de la ciudad de Manizales, debido a que mientras usted conduca su vehculo en da pasados, infringi una de las normas de trnsito. Lo invitamos a que se dirija a nuestra oficina y cancele el valor que le corresponde por la multa impuesta. Atentamente. JUAN MANUEL DE LA CRUZ GERENTE

COMBINAR CORRESPONDENCIA
Una vez construimos la estructura del documento podemos iniciar la combinacin de correspondencia. Para ello, debemos dirigirnos a la pestaa Correspondencia y elegir la opcin Cartas del botn Iniciar combinacin de correspondencia.

Ahora seleccionaremos el origen de los datos. Como lo mencionamos antes, Microsoft Word nos permite tomar los datos de los destinatarios de diferentes fuentes. En nuestro caso lo haremos del libro de Excel que creamos previamente. Para poder vincularlo a nuestro archivo en Word debemos elegir la opcin Usar una lista existente del botn Seleccionar destinatarios. Al dar clic en la opcin mencionada nos aparece el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde se obtendrn los datos. Aqu debemos ubicar la carpeta donde dejamos el libro que contiene la informacin de nuestros destinatarios, que en nuestro ejemplo es el archivo datos.xlsx. Una vez seleccionado debemos presionar el botn Abrir.

Luego debemos seleccionar la hoja de clculo del libro de Excel que acabamos de abrir. Para el caso de nuestro ejemplo dejaremos seleccionada la Hoja1$, que es la que contiene los datos de los destinatarios. Seguidamente presionamos el botn Aceptar.

En este momento ya podemos comenzar a insertar nuestros campos combinados. Es necesario recordar que estos campos deben coincidir con los nombres que dimos a cada una de las columnas en el libro de Excel que vinculamos como base de datos.

Para nuestro ejemplo, los campos combinados a insertan son: NOMBRE, APELLIDO, DOCUMENTO, DIRECCIN y TELFONO, los cuales aparecan subrayados en el esquema del documento que creamos inicialmente. La tarea es reemplazar las palabras subrayadas por las etiquetas correspondientes al campo combinado del mismo nombre.

Para ello llevaremos al cursor junto a la palabra NOMBRE, luego seleccionaremos la opcin Nombre del botn Insertar campo combinado. Si observamos detenidamente, cuando presionamos este botn nos aparecen las etiquetas de los cinco campos combinados que debemos insertar.

Observa que cuando das clic en la palabra Nombre, junto a las palabras subrayadas, aparece la etiqueta del campo combinado de la siguiente manera: <<Nombre>>

Debemos repetir el procedimiento anterior para los cuatro campos combinados restantes. Una vez los insertemos, debemos borrar las palabras que habamos colocado para sealar su ubicacin y que estaban resaltadas. El resultado final debe ser el siguiente: 3

Manizales, marzo de 2014 Seor(a) <<NOMBRE>> <<APELLIDO>> <<DOCUMENTO>> <<DIRECCIN>> <<TELFONO>> Reciba un cordial saludo. Mediante la presente queremos notificarle que usted tiene multas en la Secretaria de Trnsito y Transporte de la ciudad de Manizales, debido a que mientras usted conduca su vehculo en da pasados, infringi una de las normas de trnsito. Lo invitamos a que se dirija a nuestra oficina y cancele el valor que le corresponde por la multa impuesta. Atentamente. JUAN MANUEL DE LA CRUZ GERENTE

Ntese que todos los campos combinados insertados estn entre los smbolos << y >>. Ahora examinaremos las cartas tal como se escribirn con los valores concretos del origen de datos. Para ello debemos presionar el botn Vista previa de resultados. Cuando este botn est activo toma un color naranja e inmediatamente podemos observar que los campos combinados han cambiado por los datos de uno de nuestros destinatarios. Junto al botn de Vista previa de resultados se encuentran los botones de Registro . Con estos botones podremos desplazarnos uno a uno por cada uno de los destinatarios que estn en la base de datos. Si observas detenidamente los campos combinados que habamos insertado, veras como van cambiando conforme nos desplacemos con los botones.

Una vez verificamos que los destinatarios de nuestra carta estn completos, debemos salir de la vista previa. Para ello presionamos nuevamente el botn Vista previa de resultados para que quede inactivo (Fondo azul).

Para completar la tarea solo basta generar el archivo para que tengamos cada una de nuestras invitaciones en una hoja independiente. Para ello debemos escoger la opcin Editar documentos individuales del botn Finalizar y combinar.

Cuando lo presionemos nos aparecer un cuadro de dialogo en el cual debemos escoger si queremos combinar la totalidad de los registros o tan solo una parte de ellos. Para nuestro caso escogeremos la opcin Todos y le daremos Aceptar.

Finalizado el paso anterior nuestro documento se convertir en un archivo con 7 hojas, en cada una estar la carta con los respectivos datos de los destinatarios de nuestra base de datos. As termina la combinacin del documento.

C. ACTIVIDADES DE PRCTICA
ACTIVIDAD PRCTICA # 1: Realiza el procedimiento que se explica en la fundamentacin cientfica.

ACTIVIDAD PRCTICA # 2: Pasa a Word la tarjeta que hiciste en el punto 3 de la A. Vivencia decrala y organzala. Posteriormente realiza en Excel la lista de invitados. Finalmente realizar la combinacin de correspondencia.

D. ACTIVIDADES DE APLICACIN
ACTIVIDAD DE APLICACIN # 1: Crea un ejemplo diferente a los de la gua, en el que utilices por lo menos 5 campos combinados y existan 20 destinatarios.

ACTIVIDAD DE APLICACIN # 2: Realizar el siguiente ejercicio: Hacer un comunicado a los padres de familia que los estudiantes perdieron comportamiento social en algun periodo del ao lectivo. Deben realizarse 15 comunicados a traves del uso del procedimiento combinar correspondencia. A continuacin se muestra la tabla de datos bsicos (la cual se debe realizar en excel) y el tipo de comunicacin que va en el comunicado. TABLA DE ORIGEN DE DATOS:

Nombres Apellidos Acudiente Acudiente Hugo Armando Diaz Bedoya Maria Fernanda Restrepo Gallo Sol Beatriz Rios Gallego

Nombres Apellidos Documento de Grado del Periodo (s) que perdio Estudiante Estudiante identidad Estudiante Estudiante comportamiento social Mateo Jose Diaz Marin 95105896213 6A 1 y 3 Periodo Melissa Ortiz Restrepo 91065659556 9B 2 Periodo Geronino Meza Rios 90215645486 11A 3 Periodo

Nombre del director de grupo Carlos Garcia Gepeto Valencia Nelson Gonzalez

DOCUMENTO PRINCIPAL: Manizales, septiembre 1 de 2013 Seor(a) <<NOMBRES>> <<APELLIDOS>> Estimado (a) <<NOMBRES>> Nos dirigimos a ustedes para notificarle que el/la estudiante <<NOMBRES DEL ESTUDIANTE>> <<APELLIDOS DEL ESTUDIANTE>> identificado (a) con documento de identidad nmero <<DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL ESTUDIANTE>> del grado <<GRADO DEL ESTUDIANTE>>, debe firmar compromiso en el momento de matricularse para el ao 2014 debido a que perdi Comportamiento Social en el <<PERIODOS QUE PERDI COMPORTAMIENTO>>. Atentos a cualquier inquietud y esperando que el ao 2014 nos augure mejores resultados academicos y comportamentales. Atentamente, <<NOMBRE DEL DIRECTOR DE GRUPO>> Director de Grupo grado <<GRADO DEL ESTUDIANTE>> COLEGIO SAN JORGE

ACTIVIDAD DE APLICACIN # 3: Realizar una carta dirigida a los padres de familia en la cual ustedes los inviten a las actividades que desarrollar la institucin el dia de la familia. La idea es vincular a esta comunicacin los datos que se tienen de cada uno de los estudiantes (nombre-apellido-documento-edad-lugar de nacimiento). Al final, debern mostrar como resultado del ejercicio las cartas personalizadas para cada estudiante (30 cartas).

E. PROFUNDIZACIN
1. Dibuja toda la barra de opciones de la pestaa Correspondencia y define para qu sirve cada uno de los botones que en ella encontramos (Iniciar combinacin de correspondencia, Seleccionar destinatarios, Editar lista de destinatarios, Resaltar campos de combinacin, Bloque de direcciones, Lnea de saludo, Insertar campo combinado, Reglas, Asignar campos, Actualizar etiquetas, Vista previa de resultados, Buscar destinatario, Comprobacin automtica de errores y Finalizar y combinar). 2. Consultar una noticia actual sobre tecnologa y explicarla en 5 minutos a los compaeros de clase (se recomienda sacar la noticia de la pgina www.neoteo.com). Nota: se debe entender claramente la noticia consultada, pues en la exposicin no se debe leer sino explicar. Para la exposicin se puede usar material de apoyo.

E. BIBLIOGRAFA
www.aulaclic.es www.eduteca.org www.neoteo.com
LA EDUCACIN ES LA NICA HERRAMIENTA PARA CUMPLIR NUESTROS SUEOS. POR ELLO ESTUDIA CON ESFUERZO Y DEDICACIN.