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Proporcionar a los participantes los conocimientos y habilidades necesarias para Planear, Coordinar y Controlar cualquier Proyecto que tengan bajo su cargo.
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Indice
Unidad 1. Introduccin Objetivo Conceptos Bsicos Ejercicio 1 Fases en la Administracin de un Proyecto Dimensionamiento de un Proyecto Establecimiento del Objetivo Ejercicio 2 Personas Relacionadas con el Proyecto Anlisis de Avance Unidad 2. Definicin Objetivo Definicin del Proyecto Portada de Proyecto Ejercicio 3 Anlisis de Avance
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Unidad 3. Planeacin Objetivo Planeacin del Proyecto Estructura de la Divisin del Trabajo EDT Ejercicio 4 Matriz de Asignacin de Responsabilidades Matriz de Planeacin de Recursos Ejercicio 5 Orden de las Actividades Ejercicio 6 Diagrama de Red Ruta Crtica Ejercicio 7 Anlisis de Avance
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Unidad 4. Ejecucin y Control Objetivo Ejecucin y Control del Proyecto Cronograma Ejercicio 8 Control de Avance Presentacin de Informes Control de Cambios Anlisis de Avance Unidad 5. Cierre Objetivo Cierre del Proyecto Evaluacin con el Cliente Evaluacin con el Equipo Anlisis de Avance Anlisis Final
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UNIDAD 1 INTRODUCCIN
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Objetivo
Conocer los conceptos bsicos de la Administracin de Proyectos. Identificar las fases del ciclo de vida de un proyecto. Determinar la dimensin de un proyecto. Conocer la estructuracin del objetivo de un proyecto. Distinguir los roles bsicos en el equipo de desarrollo del proyecto.
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Ejercicio 1
En colaboracin con su compaero, realice lo siguiente: Identifiquen 2 proyectos en los que actualmente usted y su compaero estn participando (en caso de no estar colaborando en ninguno, enumere al menos un proyecto del cual tengan conocimiento que se este desarrollando actualmente en su empresa). Conocen el objetivo de los proyectos mencionados? Descrbalos brevemente. De los proyectos, seleccionen el que consideren ms importante y enlisten al menos 3 problemas que estn experimentando en dicho proyecto. Fin del ejercicio.
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TIEMPO
Plazo acordado entre el cliente y la persona u organizacin encargada de su desarrollo en el cual se debe completar el alcance del proyecto
COSTO
Cantidad que esta dispuesta el cliente a pagar por las entregas aceptables del proyecto.
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Esfuerzo
Definicin Planeacin Ejecucin y Control Cierre
Tiempo
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1. Fase de Definicin
Tiempo
Tambien llamada Fase de Viabilidad. En esta fase de Administracin de Proyectos se contesta a las preguntas bsicas: Cul es el propsito del Proyecto? Cul es su objetivo y alcance? Quin es su lder? Qu entregables deben lograrse? Qu recursos se necesitan?
2. Fase de Planeacin
Tiempo
El propsito de esta fase es: Organizar tareas del proyecto, asignar responsables y recursos as como establecer marcos de tiempo y fechas de entrega logrables identificando riesgos y acciones necesarias para lograr el xito. Qu se necesita hacer? Quin lo har? Cunto tiempo necesitar? Cunto costar?
El propsito de esta fase es: Supervisar el avance Comparar lo planeado contra lo programado Reportar peridicamente Tomar acciones correctivas en caso necesario
4. Fase de Cierre
Evaluar el xito del proyecto y nuevos aprendizajes para proyectos futuros.
Tiempo
E V A L U A R
Esfuerzo y Tiempo Decrecientes
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Anlisis de situaciones:
EQUIPO
agradables desagradables
Micro
23
Pequeo
301 1000
46
Mediano
1001 15000
Grande
+ de 15000
Que camino debo tomar ahora? Eso depende de donde quieres ir No s a donde debo llegar Entonces no importa el camino
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Estructura (verbo infinitivo + entrega principal) para el (da / mes / ao) con un costo no superior a (horas o pesos).
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Establecimiento del Objetivo Ejemplo Histrico El hombre llegar a la luna y regresar a finales de esta dcada con un costo no superior a los 22 mil millones de dolares
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John F. Kenedy
Ao: 1961 Fecha de la llegada del hombre a la luna: 22 de julio de 1969
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Poner en servicio la nueva lnea de produccin de empaque para el 20 de noviembre del 2001 con un costo no mayor de $250,000.00 pesos
Instalar el nuevo sistema Contra Incendio en Planta Montaje para el 31 de diciembre del 2003 con un costo no superior a 2 millones de pesos.
Construr una casa habitacin para el 30 de diciembre del 2001 con un costo no superior a los $175,000.00
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Ejercicio 2
Junto con su compaero del ejercicio 1 y respecto de la lista de los proyectos creada realicen lo siguiente: Determinen en que fase del ciclo de vida se encuentran dichos proyectos. Calcule la dimensin de los mismos. En base a los objetivos planteados en el ejercicio 1, pregntese: Estn los objetivos en trminos de Calidad, Tiempo y Costo?. Estn en menos de 25 palabras? En caso de alguna respuesta negativa, redefina los objetivos. Fin del Ejercicio.
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Anexo 1
Lista de Proyectos
Yo
No. Proyecto Objetivo Problemas Fase Dimensin Objetivo Revisado
Mi Compaero
No. Proyecto Objetivo Problemas Fase Dimensin Objetivo Revisado
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Participa
Catalizador
Sinergia
PLANIFICADOR
Vision a corto, mediano y largo plazo. Alineacin del proyecto a las metas de la compaa. Mantiene enfoque del equipo en objetivos.
ORGANIZADOR
Formador de equipos. Negociador. Optimiza recursos.
CATALIZADOR
Dedicado a la calidad y a los clientes. Ajuste en el plan para cumplir con los objetivos pactados. Activo, optimista y de rpida respuesta a los problemas.
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COMUNICADOR
Informar en todo momento al gerente funcional y lider del proyecto. Comunica un problema y sugiere alternativas de solucin.
EJECUTOR
Revisar las tareas asignadas. Ajustan el alcance, costo programa. Completar tareas. y
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UNIDAD 2 DEFINICIN
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Objetivo
Conocer los puntos clave de la fase: Definicin del Proyecto Arrancar el proyecto enfocandose al desarrollo preciso y claro de la Portada de Proyecto estableciendo: Nombre Lder Equipo de Proyecto Introduccin Objetivo Alcance
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Portada de Proyecto
Formato estndar que plasma las generalidades del proyecto. Es una forma sencilla y clara de describir el proyecto. Es uno de los documentos ms importantes (herramienta) en la Administracin de Proyectos porque: Explica el proyecto por s mismo.
Portada de Proyecto
Fecha:_____________________ Nombre del Proyecto:
Introduccin:
Alcance:
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Portada de Proyecto
Fecha: Colocar la fecha de la ltima modificacin de la Portada. Se sugiere colocar Revisin y Fecha de la primera elaboracin.
Pgina ____ de ____: Nmero y Cantidad de Pginas que componen la Portada de Proyecto. Se sugiere que no sea mayor a 2.
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Portada de Proyecto
Nombre del Proyecto: Enunciado representativo del Proyecto Identificador dentro de la misma empresa respecto de otros proyectos. No debe ser una transcripcin del objetivo.
Lder del Proyecto: Nombre proyecto. Se sugiere anexar datos generales (rea, telfono, e-mail, etc.) completo del Lder del
Equipo de Proyecto: Nombre completo de los Miembros del Equipo. En caso de ser un numero elevado de integrantes colocar al core team nicamente.
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Portada de Proyecto
Introduccin: Breve descripcion del entorno en el que se basa el proyecto. Especie de justificacin que sustente el objetivo. Se sugiere manejar cifras comprobables que generen impacto e inters siempre relacionadas con los beneficios que se obtendrn al conclur el proyecto.
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Portada de Proyecto
Objetivo: Establecer el Objetivo del Proyecto bajo la estructura: (verbo infinitivo + entrega principal) para el (da / mes / ao) con un costo no superior a (horas o pesos).
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Portada de Proyecto
Alcance: Trabajo que se tiene que realizar para que las entregas (razn de ser del proyecto); cumplan con los requisitos o los criterios de aceptacin acordados con el cliente.
Se sugiere dividir el alcance en tres partes: ENTREGAS (Sustantivos) Dadas durante y al final del proyecto. Tangibles, verificables Principales (componentes, funciones, procesos). Auxiliares (manuales, cursos, procedimientos, dibujos) MEDIDAS (numeros, porcentajes) Normas, calificadores. Aplicadas a una entrega o al resultado general del proyecto. Miden el desempeo (calidad) no el costo o el tiempo del proyecto. Criterios cuantificables para la aceptacin. EXCLUSIONES Elementos que no se entregarn. Transferibles a un proyecto posterior
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Portada de Proyecto
25/05/03 Fecha:_____________________
Nombre del Proyecto:
Equipo de Proyecto: Francisco Fernndez Franco Calidad / 7334 / franf@asrf.com Ana Alvarado Aguilar Matto./ 8743 / alvara@asrf.com Carlos Cazo Contreras Producc / 4535 / cazoc@asrf.com
Introduccin:
Debido a la creciente demanda en el servicio de reparacin de los componentes de maquinaria pesada que Astilleros de Mxico y su red de sucursales han presentado en los ltimos meses, el taller mecnico El Titanic ha incurrido el en el incumplimiento hacia sus clientes debido a una programacin carente de flexibilidad; originando el aumento en la mala distribucin de cargas de trabajo, aumento considerable en los costos de ejecucin y calidad; adems de haber perdido varias rdenes de trabajo y con esto negocios potenciales.
Objetivo del Proyecto:
Desarrollar y entregar un software para la programacin de taller para el 31 de marzo de 2002, con un costo no superior a 2000 horas.
Alcance:
ENTREGAS
Programacin diaria, semanal, mensual y trimestral. Programacin espontnea del trabajo. Capacidad de reprogramacin. Documentacin de apoyo. Curso de capacitacin (gua del instructor, cuaderno del estudiante, acetatos). Gua de referencia del usuario. Procedimientos operativos
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Portada de Proyecto
25/05/03 Fecha:_____________________
Alcance:
MEDIDAS
Tiempo de respuesta en pantalla de 2 segundos o menos. Tiempo de ejecucin de la produccin por lotes de no mas de 1 hora. Costos de produccin de no ms de 10,000 pesos por mes. El curso de formacin de cuatro horas se debe poder impartir en segmentos de una hora.
EXCLUSIONES
No transferible al sistema central a PC, MAX o UNIX. Solo para la ciudad de Veracruz no para Tampico.
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Ejercicio 3
Seleccione un proyecto. Establezca el nombre. Puede ser un proyecto de la compaa ya iniciado o a punto de empezar. En caso de que sea ficticio seleccione uno en el que la mayora de los integrantes tenga informacin (suficiente o el mismo nivel). Seleccione un Lder del proyecto. El verdadero si est en el grupo. Enliste tambin los miembros del equipo. Desarrolle introduccin, objetivo y alcance. La definicion mnima del alcance comprende 8 entregas, 6 medidas, 1 exclusin. Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y contine. Fin del Ejercicio
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Anexo 2
Fecha:_____________________ Nombre del Proyecto:
Portada de Proyecto
Lder del Proyecto: Equipo de Proyecto:
Introduccin:
Alcance:
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Anexo 2
Fecha:_____________________ Alcance:
Portada de Proyecto
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UNIDAD 3 PLANEACIN
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Objetivo
Conocer los puntos clave de la fase: Planeacin del Proyecto Definir las actividades especficas necesarias para el desarrollo del proyecto. Asignar responsables a cada una de ellas. Pronosticar los recursos a utilizar Determinar el orden en que se llevarn a cabo. Identificar la ruta crtica del proyecto
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qu se har?
Para proyectos pequeos Lluvia de Ideas E.D.T.
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Nivel 2:
Nivel 3:
Tareas
Nivel 4:
En la mayora de los casos se puede utilizar las entregas para este nivel. No se pongan nombres de departamentos o personas. Para la construccin, las fases son una posibilidad. Cuando haya pocas entregas se toma la ms grande y se define el siguiente nivel. Estas se convertirn en entregas (la entrega original era demasiado grande). Cuanto mas horizontal mejor.
Subtareas
Nivel 5:
Paquetes de trabajo
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Ejercicio 4
Fije notas adhesivas para formar una EDT en la pared de su rea de anlisis. Ponga el nombre del proyecto en la primera nota adhesiva en el nivel 1. La transferencia de las entregas del alcance sern una parte del nivel 2. Agregue bloques de actividad que no sean entregas. Compruebe si todo el trabajo de proyecto se puede desempear entre los bloques de este nivel que tiene hasta este momento. Reparta cada bloque a un miembro del equipo bien informado. Desarrolle las tareas de cada bloque individualmente para los niveles inferiores (3, 4 y 5), sin hablar entre s. Para cada bloque identifique de 3 a 15 tareas. Cuando todos los bloques tengan tareas subyacentes, revselas. La persona que creo las tareas las leer. El resto del equipo ayudar identificando las tareas que faltan, asegurndose de que se utiliza verbo + sustantivo, aclarando palabras, etc. Fin del ejercicio
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Responsable: Es la persona que esta a cargo de la actividad en cuestin y har todo lo posible (y hasta lo imposible) para llevarla a cabo y terminarla dentro de las restricciones de Calidad, Tiempo y Costo. Participa: Es la persona que contribuye/colabora junto con el responsable y los dems participantes para llevar a cabo la actividad y terminarla dentro de las restricciones de Calidad, Tiempo y Costo.
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4 Preparar y Publicar el Manual del Proyecto B DISEO DEL SISTEMA 5 Terminar Fase I Ingeniera 6 Mantener Conferencia Sobre Prov, Previa 7 8 C Terminar Fase II Ingeniera Preparar y Aprobar Documentacin MATERIALES 9 Ident. Y Acelerar Materiales Escasos
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RESPONSABLES
En lnea horizontal no En lnea horizontal no puede haber dos puede haber dos
Cuando hay una Cuando hay una persona que solo tiene persona que solo tiene una tarea asignada, lo una tarea asignada, lo mejor es que se pase la mejor es que se pase la tarea al gerente del tarea al gerente del proyecto. proyecto.
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EQUIPO Tipos de equipo Horas o das de utilizacin Costo estimado del equipo involucrado MATERIALES / SUMINISTROS Cantidades de cada uno Costo estimado REQUERIMIENTOS ESPECIALES Cantidades de cada uno Costo estimado
EQUIPOS E TIEMPO HUMANOS COSTO COSTO MATERIALES COSTO INSTALACIONES MEDIO (M)
TOTALES
INICIO 1 Recibir Contrato 2 Recibir orden de Proceder 3 Mantener reunn Inicial 2 das 2 das 3 das 1 da 3 Meseros $ 300 1Capturista $ 500 Hotel INN $2,500 Renta Equipo $1,500 Audiovusual Papelera $1,000 $4.300 $1,500
4 Preparar y Publicar el Manual del Proyecto B DISEO DEL SISTEMA 5 Terminar Fase I Ingeniera 6 Mantener Conferencia Sobre Prov, Previa 7 8 C Terminar Fase II Ingeniera Preparar y Aprobar Documentacin MATERIALES 9 Ident. Y Acelerar Materiales Escasos
Lab. Informatica $6,000 Mvil Satelite/Telefono $3,500 Lab. Pruebas Houston $9,500 Consumilbes $6,700 Prototipo Papelera $3,000
3 das
Consumibles e Instalacin
$9,000
$9,000
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Ejercicio 5
Identifique con letras los Bloques Principales de Actividad (Nivel 2 de la EDT) y numere progresivamente todas las Tareas (Nivel 3 de la EDT), Subtareas (Nivel 4 de la EDT) y Paquetes de Trabajo (Nivel 5 de la EDT). Transfiera la informacin de la EDT a la Matriz de Asignacin de Responsabilidades y Matriz de Asignacin de Recursos en las columnas correspondientes (Formato Anexo 3) Identifique las organizaciones y miembros del equipo. En conjunto con todo el equipo asigne responsables, participantes y recursos a utilizar. Fin del ejercicio
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Anexo 3
MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES Y PLANEACION DE RECURSOS
Fecha: ____________ _______ Hoja ____ de ____
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Anexo 3
MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES Y PLANEACION DE RECURSOS
Fecha: ____________ _______ Hoja ____ de ____
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Por antecedentes
Por secuencias
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tengan
al
menos
un Columna en donde el programador hace las indicaciones que le ayuden a aclarar situaciones de precedencias y presentacin de la red.
qu
actividades
se
Matriz de antecedentes
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Matriz de secuencias
Tiempo Optimo (o): Tiempo Optimo (o): Tiempo mnimo Tiempo mnimo disponible sin importar disponible sin importar el costo oocuanta de el costo cuanta de los recursos humanos los recursos humanos oomateriales que se materiales que se requierean. requierean.
t=
oo+ 4M + pp + 4M + 66
Punto a recordar: La unidad de tiempo puede ser minutos, horas, das, semanas, meses o aos; con la condicin de que se tenga la misma medida para todo el proyecto.
Tiempo Medio (M): Tiempo Medio (M): Tiempo normal Tiempo normal necesario para la necesario para la ejecucin de la ejecucin de la actividad, basado en la actividad, basado en la experiencia personal experiencia personal del informante. del informante.
Tiempo Psimo (p): Tiempo Psimo (p): Tiempo excepcionalmente grande Tiempo excepcionalmente grande debido aaimprevistos. Debe debido imprevistos. Debe contarse solamente el tiempo en el contarse solamente el tiempo en el que se ponga remedio al problema, que se ponga remedio al problema, no el tiempo ocioso no el tiempo ocioso
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Ejercicio 6
De acuerdo a la numeracin que le asign a las tareas (Nivel 3 de la EDT) realice: Matriz de Antecedentes (Formato Anexo 4) Matriz de Secuencias (Formato Anexo 5) Matriz de Tiempos (Formato Anexo 6) Matriz de Informacin (Formato Anexo 7) Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y contine. Fin del Ejercicio
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Diagrama de Red
El plan es un mapa que muestra cmo ir desde donde uno se encuentra en la actualidad hasta donde se quiere estar. La esencia de la planeacin es detenerse y pensar antes de iniciar realmente un proyecto con el fin de estudiar cmo se puede hacer mejor.
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10
15
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Incorrecto Correcto Dejar eventos sueltos.Todos los eventos deben relacionarse con un evento incial o con un evento final
Incorrecto
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Correcto
ACTIVIDADES SECUENCIALES
2. La actividad A se puede hacer simultaneamente con la actividad B y ambas deben terminarse para hacer la actividad C. A B
ACTIVIDADES SIMULTANEAS
A C 4. Terminada la actividad A no puede inciar la actividad C sin antes haber terminado la actividad B
ACTIVIDAD FICTICIA ( LIGA O ESPERA )
A B
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B
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Nota. Se consideraron solamente las primeras 9 tareas (como si fuera la totalidad del proyecto)con la finalidad de tratar a manera de ejemplo prctico la construccin de la Red y Cronograma.
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Diagrama de Red
10 11 12
13
14
15
1 3 2 2 3 5 3
4 4
6 1 9 2
8 4
7 3
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Ruta Crtica
10 11 12
13
14
15
1 3 2 2 3 5 5 3
4 4
6 1 9 2
8 4
7 3
La secuencia de las La secuencia de las actividades 3, 6, 8, yy 7 actividades 3, 6, 8, 7 definen la duracin del definen la duracin del proyecto: Con un tiempo proyecto: Con un tiempo total de 13 unidades. total de 13 unidades.
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Ejercicio 7
Estructure el Diagrama de Red del Proyecto basado en la Matriz de Informacin que realiz en el Ejercicio Anterior. Identifique la Ruta Crtica. Determine la Duracin del Proyecto Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y contine. Fin del Ejercicio
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Anexo 8
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Anexo 8
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Objetivo
Conocer los puntos clave de la fase: Ejecucin y Control del Proyecto. Identificar el uso del Cronograma como herramienta de Planeacin / Control. Definir el contenido de los informes relacionados con el avance. Identificar el impacto de los cambios en el Proyecto.
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Cronograma Concepto
Herramienta de control importante que hace que el proyecto sea manejable. Es el mapa que los participantes convierten en accin. Inicia el trabajo e indica el punto final de cada tarea. Tan pronto como se asignen las tareas se puede comenzar el cronograma. Contiene una lgica que puede ser trazable en cualquier momento. Permite aprovechar las entregas anticipadas y compensar las entregas demoradas.
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Cronograma
El cronograma es necesario para marcar y controlar el progreso durante todo el proyecto, mientras que las reuniones y los informes sobre el estado proporcionan instantneas del mismo. Realizar regularmente reuniones e informes cortos sobre el estado es esencial para mantener la atencin, responder a los problemas y hacer que el proyecto avance.
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Cronograma
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
PROYECTO SIERRA
A INICIO
1 Recibir Contrato
1 2 3 4
I. Iiguez
R. Rodrguez
H. Herrera
5 6 7 8
E. Enrquez
H. Herrera
F. Fernndez
MATERIALES
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Ejercicio 8
Estructure el Cronograma del Proyecto basado en la Matriz de Asignacin de Responsabilidades y la Matriz de Informacin realizadas en los Ejercicios Anteriores. Defina su codificacin Incluya el Nombre del Proyecto (Nivel 1 de la EDT) y los Bloques de Actividad (Nivel 2 de la EDT) Identifique la Ruta Crtica Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y contine. Fin del Ejercicio
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Anexo 9
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Anexo 9
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Control de Avance
Consiste en recopilar peridicamente informacin sobre el desempeo del proyecto comparando el progreso real con el planeado. Calculo de Porcentaje de Avance y Recursos Utilizados
Planeado y Presupuestado
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Control de Avance
Es importante considerar que:
Las actividades que definen la ruta crtica de un proyecto son aquellas sobre las cuales se deber tener un mayor control sobre su avance.
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Presentacin de Informes
El Periodo de presentacin de informes depende de la complejidad o duracin global del proyecto Para proyectos con duracin de: 5 aos el periodo entre reporte y reporte podra ser de 1 mes Para proyectos con duracin de: 1 mes el periodo entre reporte y reporte podra ser de 1 da En general........ mientras ms corto sea el periodo de tiempo que transcurre entre informes, mayor ser el control del proyecto Se aconseja reducir el periodo, durante la duracin de una accin correctiva
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ALCANCE
PROBLEMAS
LOGROS
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Control de Cambios
Origen de Cambios en el Proyecto: Cliente. Equipo. Suceso imprevisto. Todo cambio significativo generar una modificacin al plan,...... en trminos de
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2.
3.
4.
5.
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UNIDAD 5 CIERRE
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Objetivo
cierre de un proyecto
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E V A L U A R
Anlisis de situaciones:
EQUIPO
agradables desagradables
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Respecto al desempeo del proyecto. Realizar reuniones de evaluacin con los miembros del equipo que particip en el proyecto: En forma individual Con el grupo completo
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Anlisis de Avance
cierre de un proyecto
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Anlisis Final
Proporcionar a los participantes los conocimientos y habilidades necesarias para Planear, Coordinar y Controlar cualquier Proyecto que tengan bajo su cargo.
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