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ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

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Objetivo General del Curso

Proporcionar a los participantes los conocimientos y habilidades necesarias para Planear, Coordinar y Controlar cualquier Proyecto que tengan bajo su cargo.

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Indice
Unidad 1. Introduccin Objetivo Conceptos Bsicos Ejercicio 1 Fases en la Administracin de un Proyecto Dimensionamiento de un Proyecto Establecimiento del Objetivo Ejercicio 2 Personas Relacionadas con el Proyecto Anlisis de Avance Unidad 2. Definicin Objetivo Definicin del Proyecto Portada de Proyecto Ejercicio 3 Anlisis de Avance
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Unidad 3. Planeacin Objetivo Planeacin del Proyecto Estructura de la Divisin del Trabajo EDT Ejercicio 4 Matriz de Asignacin de Responsabilidades Matriz de Planeacin de Recursos Ejercicio 5 Orden de las Actividades Ejercicio 6 Diagrama de Red Ruta Crtica Ejercicio 7 Anlisis de Avance

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Unidad 4. Ejecucin y Control Objetivo Ejecucin y Control del Proyecto Cronograma Ejercicio 8 Control de Avance Presentacin de Informes Control de Cambios Anlisis de Avance Unidad 5. Cierre Objetivo Cierre del Proyecto Evaluacin con el Cliente Evaluacin con el Equipo Anlisis de Avance Anlisis Final
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UNIDAD 1 INTRODUCCIN
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Objetivo

Conocer los conceptos bsicos de la Administracin de Proyectos. Identificar las fases del ciclo de vida de un proyecto. Determinar la dimensin de un proyecto. Conocer la estructuracin del objetivo de un proyecto. Distinguir los roles bsicos en el equipo de desarrollo del proyecto.

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Conceptos Bsicos Proyecto


Conjunto de Actividades interrelacionadas para lograr un Objetivo especfico mediante la utilizacin ptima de los recursos.

Atributos o Caractersticas de un Proyecto


Siempre tiene un Objetivo Tiene un Marco de Tiempo especfico Llevado a cabo mediante una serie de Tareas Interrelacionadas. Utiliza recursos (Fsicos y Humanos) Tiene un Cliente Incluye un grado de Incertidumbre
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Conceptos Bsicos Finalidad de todo Proyecto

Es aquel que recibe un producto:

En el tiempo Al costo Y con las especificaciones acordadas en el convenio

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Ejercicio 1
En colaboracin con su compaero, realice lo siguiente: Identifiquen 2 proyectos en los que actualmente usted y su compaero estn participando (en caso de no estar colaborando en ninguno, enumere al menos un proyecto del cual tengan conocimiento que se este desarrollando actualmente en su empresa). Conocen el objetivo de los proyectos mencionados? Descrbalos brevemente. De los proyectos, seleccionen el que consideren ms importante y enlisten al menos 3 problemas que estn experimentando en dicho proyecto. Fin del ejercicio.

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Conceptos Bsicos Qu es administrar un proyecto?


Es algo ms que simplemente dividir las asignaciones de trabajo entre las personas y confiar en vano que lograrn un resultado deseado.

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Conceptos Bsicos Administracin de Proyectos


Arte / Ciencia de Dirigir y coordinar recursos humanos y materiales a lo largo de la vida de un proyecto usando Tcnicas Administrativas para lograr obtener el Costo, Tiempo y Calidad predeterminada. Establecer un plan de las actividades aarealizar. Establecer un plan de las actividades realizar. Poner en prctica el plan trazado. Poner en prctica el plan trazado. Supervisar el progreso contra el Plan Supervisar el progreso contra el Plan Medir el progreso real en forma oportuna yy Medir el progreso real en forma oportuna peridicamente. peridicamente. Aplicar acciones correctivas si es necesario. Aplicar acciones correctivas si es necesario.
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Conceptos Bsicos Elementos Fundamentales


CALIDAD
Trabajo que se tiene que realizar para que las entregas (razn de ser del proyecto); cumplan con los requisitos o los criterios de aceptacin acordados con el cliente.

TIEMPO

Plazo acordado entre el cliente y la persona u organizacin encargada de su desarrollo en el cual se debe completar el alcance del proyecto

COSTO

Cantidad que esta dispuesta el cliente a pagar por las entregas aceptables del proyecto.

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Fases en la Administracin de un Proyecto

Esfuerzo
Definicin Planeacin Ejecucin y Control Cierre

1.- Definicin 2.- Planeacin 3.- Ejecucin y Control 4.-Cierre

Tiempo

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Fases en la Administracin de un Proyecto


Esfuerzo
Defini cin Planeaci n Ejecucin y Control Cierre

1. Fase de Definicin
Tiempo

Tambien llamada Fase de Viabilidad. En esta fase de Administracin de Proyectos se contesta a las preguntas bsicas: Cul es el propsito del Proyecto? Cul es su objetivo y alcance? Quin es su lder? Qu entregables deben lograrse? Qu recursos se necesitan?

Esfuerzo y Tiempo Menores


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Fases en la Administracin de un Proyecto


Esfuerzo
Defini cin Planeaci n Ejecucin y Control Cierre

2. Fase de Planeacin
Tiempo

El propsito de esta fase es: Organizar tareas del proyecto, asignar responsables y recursos as como establecer marcos de tiempo y fechas de entrega logrables identificando riesgos y acciones necesarias para lograr el xito. Qu se necesita hacer? Quin lo har? Cunto tiempo necesitar? Cunto costar?

Esfuerzo y Tiempo Crecientes


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Fases en la Administracin de un Proyecto


Esfuerzo
Defini cin Planeaci n Ejecucin y Control Cierre

3. Fase de Ejecucin y Control


Tiempo

El propsito de esta fase es: Supervisar el avance Comparar lo planeado contra lo programado Reportar peridicamente Tomar acciones correctivas en caso necesario

Esfuerzo y Tiempo Mayores


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Fases en la Administracin de un Proyecto


Esfuerzo
Defini cin Planeaci n Ejecucin y Control Cierre

4. Fase de Cierre
Evaluar el xito del proyecto y nuevos aprendizajes para proyectos futuros.
Tiempo

E V A L U A R
Esfuerzo y Tiempo Decrecientes
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nivel de satisfaccin CLIENTE cumplimiento de espectativas

Anlisis de situaciones:

EQUIPO

agradables desagradables

Dimensionamiento de un Proyecto Clasificacin


TAMAO HRS. DE TRABAJO EMPLEADAS 80 300 NO. PERSONAS TIEMPO PARA DESARROLLAR EL PLAN 1 reunin 30 60 minutos 23 reuniones 10 25 horas Varias reuniones 1 4 semanas Varias reuniones 1 3 meses

Micro

23

Pequeo

301 1000

46

Mediano

1001 15000

7 12 10- 12 en equipo central + equipo ampliado

Grande

+ de 15000

Nota: Clasificacin coincidente en varios autores


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Establecimiento del Objetivo

Que camino debo tomar ahora? Eso depende de donde quieres ir No s a donde debo llegar Entonces no importa el camino

-Pregunta Alicia -Contesta el gato -Comenta Alicia -Comenta el gato

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Establecimiento del Objetivo


El primer paso en la Administracin de un Proyecto consiste en clarificar el propsito del proyecto, esto ayudar a centrar el enfoque de los miembros del equipo adems de definir las tres principales dimensiones dentro de las cuales se basar el resto del trabajo (Calidad, Tiempo y Costo).

Estructura (verbo infinitivo + entrega principal) para el (da / mes / ao) con un costo no superior a (horas o pesos).

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Establecimiento del Objetivo Ejemplo Histrico El hombre llegar a la luna y regresar a finales de esta dcada con un costo no superior a los 22 mil millones de dolares

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Establecimiento del Objetivo Quin y Cundo?

John F. Kenedy
Ao: 1961 Fecha de la llegada del hombre a la luna: 22 de julio de 1969
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Establecimiento del Objetivo Punto Clave

Es el nmero ptimo de palabras que la mente humana puede:

PROCESAR ANALIZAR Y RETENER


Con un mnimo esfuerzo

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Establecimiento del Objetivo Ejemplos:


Certificar a la empresa en el Sistema Ambiental ISO 14001 para Diciembre de 2005 con una inversin no mayor de $50,000 USD.

Poner en servicio la nueva lnea de produccin de empaque para el 20 de noviembre del 2001 con un costo no mayor de $250,000.00 pesos

Instalar el nuevo sistema Contra Incendio en Planta Montaje para el 31 de diciembre del 2003 con un costo no superior a 2 millones de pesos.

Construr una casa habitacin para el 30 de diciembre del 2001 con un costo no superior a los $175,000.00

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Establecimiento del Objetivo Contraejemplos:


Reducir las No-conformidades en Auditora. Optimizar en un 50% el consumo de material a granel con un costo no superior a los $200, 000.00. Reducir los tiempos de ciclo. Desarrollar el programa de capacitacin ambiental para el 30 de abril del 2003 sin costo adicional Implementar el nuevo sistema anti-derrames para fin de ao.

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Ejercicio 2
Junto con su compaero del ejercicio 1 y respecto de la lista de los proyectos creada realicen lo siguiente: Determinen en que fase del ciclo de vida se encuentran dichos proyectos. Calcule la dimensin de los mismos. En base a los objetivos planteados en el ejercicio 1, pregntese: Estn los objetivos en trminos de Calidad, Tiempo y Costo?. Estn en menos de 25 palabras? En caso de alguna respuesta negativa, redefina los objetivos. Fin del Ejercicio.
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Anexo 1
Lista de Proyectos
Yo
No. Proyecto Objetivo Problemas Fase Dimensin Objetivo Revisado

Mi Compaero
No. Proyecto Objetivo Problemas Fase Dimensin Objetivo Revisado

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Formato de Trabajo para Ejercicios 1 y 2

Personas Relacionadas con el Proyecto


Afecta

Participa

Catalizador

Union Necesario Identificar:


Actitudes Comportamientos Pensamientos Roles Responsabilidades
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Sinergia

Personas Relacionadas con el Proyecto Lder de Proyecto


COMUNICADOR
Fuente de informacin. Facilidad de palabra. Orientado a la accin.

PLANIFICADOR
Vision a corto, mediano y largo plazo. Alineacin del proyecto a las metas de la compaa. Mantiene enfoque del equipo en objetivos.

ORGANIZADOR
Formador de equipos. Negociador. Optimiza recursos.

CATALIZADOR
Dedicado a la calidad y a los clientes. Ajuste en el plan para cumplir con los objetivos pactados. Activo, optimista y de rpida respuesta a los problemas.

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Personas Relacionadas con el Proyecto Miembro del Equipo


ESPECIALISTA
Representante de su organizacin. Conocimientos y habilidades especiales requeridos por el equipo.

COMUNICADOR
Informar en todo momento al gerente funcional y lider del proyecto. Comunica un problema y sugiere alternativas de solucin.

EJECUTOR
Revisar las tareas asignadas. Ajustan el alcance, costo programa. Completar tareas. y

REPRESENTANTE (DEL CLIENTE / PROVEEDOR.)


Representan el punto de vista correspondiente. Pueden tomar responsabilidad o contribuir

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Anlisis de Avance Objetivo Unidad 1


Conocer los conceptos bsicos de la Administracin de Proyectos. Identificar las fases del ciclo de vida de un proyecto. Determinar la dimensin de un proyecto. Conocer la estructuracin del objetivo de un proyecto. Distinguir los roles bsicos en el equipo de desarrollo del proyecto.

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UNIDAD 2 DEFINICIN
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Objetivo

Conocer los puntos clave de la fase: Definicin del Proyecto Arrancar el proyecto enfocandose al desarrollo preciso y claro de la Portada de Proyecto estableciendo: Nombre Lder Equipo de Proyecto Introduccin Objetivo Alcance

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Definicin del Proyecto


Primera fase en el ciclo de vida de un proyecto enfocada a establecer y/o clarificar: El Nombre del Proyecto El Objetivo del Proyecto El equipo y lder encargados del Proyecto El alcance que tendr el Proyecto Esta fase es clave para la orientacin adecuada de los esfuerzos y recursos sobre un camino nico para llegar a la meta establecida.

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Portada de Proyecto
Formato estndar que plasma las generalidades del proyecto. Es una forma sencilla y clara de describir el proyecto. Es uno de los documentos ms importantes (herramienta) en la Administracin de Proyectos porque: Explica el proyecto por s mismo.

Mantiene la orientacin del equipo hacia el mismo objetivo.

Ayuda a la negociacin cliente-equipo de proyecto.

Vende el proyecto Vende el proyecto


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Portada de Proyecto
Fecha:_____________________ Nombre del Proyecto:

Curso de Administracin de Proyectos Portada de Proyecto


Lder del Proyecto: Equipo de Proyecto:

Pgina ___ de ____

Introduccin:

Objetivo del Proyecto:

Alcance:

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Portada de Proyecto
Fecha: Colocar la fecha de la ltima modificacin de la Portada. Se sugiere colocar Revisin y Fecha de la primera elaboracin.

Pgina ____ de ____: Nmero y Cantidad de Pginas que componen la Portada de Proyecto. Se sugiere que no sea mayor a 2.

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Portada de Proyecto
Nombre del Proyecto: Enunciado representativo del Proyecto Identificador dentro de la misma empresa respecto de otros proyectos. No debe ser una transcripcin del objetivo.

Lder del Proyecto: Nombre proyecto. Se sugiere anexar datos generales (rea, telfono, e-mail, etc.) completo del Lder del

Equipo de Proyecto: Nombre completo de los Miembros del Equipo. En caso de ser un numero elevado de integrantes colocar al core team nicamente.

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Portada de Proyecto

Introduccin: Breve descripcion del entorno en el que se basa el proyecto. Especie de justificacin que sustente el objetivo. Se sugiere manejar cifras comprobables que generen impacto e inters siempre relacionadas con los beneficios que se obtendrn al conclur el proyecto.

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Portada de Proyecto

Objetivo: Establecer el Objetivo del Proyecto bajo la estructura: (verbo infinitivo + entrega principal) para el (da / mes / ao) con un costo no superior a (horas o pesos).

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Portada de Proyecto
Alcance: Trabajo que se tiene que realizar para que las entregas (razn de ser del proyecto); cumplan con los requisitos o los criterios de aceptacin acordados con el cliente.

Se sugiere dividir el alcance en tres partes: ENTREGAS (Sustantivos) Dadas durante y al final del proyecto. Tangibles, verificables Principales (componentes, funciones, procesos). Auxiliares (manuales, cursos, procedimientos, dibujos) MEDIDAS (numeros, porcentajes) Normas, calificadores. Aplicadas a una entrega o al resultado general del proyecto. Miden el desempeo (calidad) no el costo o el tiempo del proyecto. Criterios cuantificables para la aceptacin. EXCLUSIONES Elementos que no se entregarn. Transferibles a un proyecto posterior

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Portada de Proyecto
25/05/03 Fecha:_____________________
Nombre del Proyecto:

Curso de Administracin de Proyectos Portada de Proyecto


Lder del Proyecto:

1 2 Pgina ___ de ____

Proyeto Sierra. Optimizacin de la programacin del taller.

Ricardo Rodrguez Rojas

Logstica / 2341 / rojasr@asrf.com

Equipo de Proyecto: Francisco Fernndez Franco Calidad / 7334 / franf@asrf.com Ana Alvarado Aguilar Matto./ 8743 / alvara@asrf.com Carlos Cazo Contreras Producc / 4535 / cazoc@asrf.com

Introduccin:

Debido a la creciente demanda en el servicio de reparacin de los componentes de maquinaria pesada que Astilleros de Mxico y su red de sucursales han presentado en los ltimos meses, el taller mecnico El Titanic ha incurrido el en el incumplimiento hacia sus clientes debido a una programacin carente de flexibilidad; originando el aumento en la mala distribucin de cargas de trabajo, aumento considerable en los costos de ejecucin y calidad; adems de haber perdido varias rdenes de trabajo y con esto negocios potenciales.
Objetivo del Proyecto:

Desarrollar y entregar un software para la programacin de taller para el 31 de marzo de 2002, con un costo no superior a 2000 horas.
Alcance:

ENTREGAS

Programacin diaria, semanal, mensual y trimestral. Programacin espontnea del trabajo. Capacidad de reprogramacin. Documentacin de apoyo. Curso de capacitacin (gua del instructor, cuaderno del estudiante, acetatos). Gua de referencia del usuario. Procedimientos operativos

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Portada de Proyecto
25/05/03 Fecha:_____________________
Alcance:

Curso de Administracin de Proyectos Portada de Proyecto

2 2 Pgina ___ de ____

MEDIDAS

Tiempo de respuesta en pantalla de 2 segundos o menos. Tiempo de ejecucin de la produccin por lotes de no mas de 1 hora. Costos de produccin de no ms de 10,000 pesos por mes. El curso de formacin de cuatro horas se debe poder impartir en segmentos de una hora.

EXCLUSIONES

No transferible al sistema central a PC, MAX o UNIX. Solo para la ciudad de Veracruz no para Tampico.

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Portada de Proyecto Alcance (Contraejemplos)


ENTREGAS Optimizar la Programacin Conseguir informacin de proveedores de softwares. Coordinar la implementacin del Sistema MEDIDAS Tiempo de ciclo reducido. Proyecto realizado en tiempo y dentro del presupuesto. EXCLUSIONES El equipo de proyecto no incluye a nadie de produccin debido a su falta de tiempo o inters. El proyecto podra detenerse debido a la disponibilidad de los programadores.

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Ejercicio 3
Seleccione un proyecto. Establezca el nombre. Puede ser un proyecto de la compaa ya iniciado o a punto de empezar. En caso de que sea ficticio seleccione uno en el que la mayora de los integrantes tenga informacin (suficiente o el mismo nivel). Seleccione un Lder del proyecto. El verdadero si est en el grupo. Enliste tambin los miembros del equipo. Desarrolle introduccin, objetivo y alcance. La definicion mnima del alcance comprende 8 entregas, 6 medidas, 1 exclusin. Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y contine. Fin del Ejercicio

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Anexo 2
Fecha:_____________________ Nombre del Proyecto:

Portada de Proyecto
Lder del Proyecto: Equipo de Proyecto:

Pgina ___ de ____

Introduccin:

Objetivo del Proyecto:

Alcance:

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Formato de Trabajo para Ejercicio 3

Anexo 2
Fecha:_____________________ Alcance:

Portada de Proyecto

Pgina ___ de ____

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Formato de Trabajo para Ejercicio 3

Anlisis de Avance Objetivo Unidad 2


Conocer los puntos clave de la fase: Definicin del Proyecto Arrancar el proyecto enfocandose al desarrollo preciso y claro de la Portada de Proyecto estableciendo: Nombre Lder Equipo de Proyecto Introduccin Objetivo Alcance

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UNIDAD 3 PLANEACIN
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Objetivo

Conocer los puntos clave de la fase: Planeacin del Proyecto Definir las actividades especficas necesarias para el desarrollo del proyecto. Asignar responsables a cada una de ellas. Pronosticar los recursos a utilizar Determinar el orden en que se llevarn a cabo. Identificar la ruta crtica del proyecto

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Planeacin del Proyecto


Segunda fase en el ciclo de vida de un proyecto enfocada: Organizar tareas Definir responsables Contabilizar Recursos necesarios Establecer marcos de tiempo y fechas de entrega logrables Identificar riesgos y acciones necesarias para lograr el xito. Contestanto las siguientes preguntas: Qu se necesita hacer? Quin lo har? Cunto tiempo necesitar? Cunto costar?

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Estructura de la Divisin del Trabajo E.D.T.


Despus de definir la Portada de Proyecto se procede a dividir el trabajo a realizar en partes o paquetes de trabajo con la finalidad de identificar con mayor facilidad las actividades necesarias para ir cumpliendo con el Alcance. Esta accin se le conoce como divisin de paquetes de trabajo (Work Breakdown Structure) o EDT.

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Estructura de la Divisin del Trabajo E.D.T.


Arbl jerrquico que divide el trabajo en piezas o partidas manejables. Determina que elementos o actividades de trabajo son necesarias para lograr el objetivo. Esto es: hacer una relacin de todas las actividades contestando:

qu se har?
Para proyectos pequeos Lluvia de Ideas E.D.T.

Para proyectos grandes

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Estructura de la Divisin del Trabajo E.D.T.


Nivel 1:
Proyecto
Colocar el Nombre del Proyecto

Nivel 2:

Bloques principales de actividad

Nivel 3:
Tareas

Nivel 4:

En la mayora de los casos se puede utilizar las entregas para este nivel. No se pongan nombres de departamentos o personas. Para la construccin, las fases son una posibilidad. Cuando haya pocas entregas se toma la ms grande y se define el siguiente nivel. Estas se convertirn en entregas (la entrega original era demasiado grande). Cuanto mas horizontal mejor.

Subtareas

Nivel 5:

Colocar verbo + sustantivo

Paquetes de trabajo
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Estructura de la Divisin del Trabajo E.D.T. Puntos Clave


No existe una estructura nica para dividir un proyecto, depende del tipo de proyecto, el entorno, la empresa, el equipo de proyecto, etc. Criterios para decidir cuanto detalle o niveles: El nivel al cual a una persona u organizacin se le puede asignar la responsabilidad de realizar el paquete de trabajo. El nivel al cual la persona responsable del control de proyecto desea manejar el presupuesto,supervisar y recopilar informacin de costos durante el proyecto, tiempos, etc.

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Ejercicio 4
Fije notas adhesivas para formar una EDT en la pared de su rea de anlisis. Ponga el nombre del proyecto en la primera nota adhesiva en el nivel 1. La transferencia de las entregas del alcance sern una parte del nivel 2. Agregue bloques de actividad que no sean entregas. Compruebe si todo el trabajo de proyecto se puede desempear entre los bloques de este nivel que tiene hasta este momento. Reparta cada bloque a un miembro del equipo bien informado. Desarrolle las tareas de cada bloque individualmente para los niveles inferiores (3, 4 y 5), sin hablar entre s. Para cada bloque identifique de 3 a 15 tareas. Cuando todos los bloques tengan tareas subyacentes, revselas. La persona que creo las tareas las leer. El resto del equipo ayudar identificando las tareas que faltan, asegurndose de que se utiliza verbo + sustantivo, aclarando palabras, etc. Fin del ejercicio

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Matriz de Asignacin de Responsabilidades


La Matriz de Asignacin de Responsabilidades identifica quin(es) ser(n) el(los) encargado(s) de terminar cada elemento de la Estructura de la Divisin del Trabajo. Tambin es utilizada para identificar:

Responsable: Es la persona que esta a cargo de la actividad en cuestin y har todo lo posible (y hasta lo imposible) para llevarla a cabo y terminarla dentro de las restricciones de Calidad, Tiempo y Costo. Participa: Es la persona que contribuye/colabora junto con el responsable y los dems participantes para llevar a cabo la actividad y terminarla dentro de las restricciones de Calidad, Tiempo y Costo.
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Matriz de Asignacin de Responsabilidades


Hctor Herrera Hernndez Ingeniera Benito Baez Blanco Finanzas TBD 25/06/03 Produccin TBD 25/06/03 Taller TBD 25/06/03 Ingeniera

MATRIZ DE ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES


ACTIVIDADES

INICIO 1 Recibir Contrato 2 Recibir orden de Proceder 3 Mantener reunn Inicial

4 Preparar y Publicar el Manual del Proyecto B DISEO DEL SISTEMA 5 Terminar Fase I Ingeniera 6 Mantener Conferencia Sobre Prov, Previa 7 8 C Terminar Fase II Ingeniera Preparar y Aprobar Documentacin MATERIALES 9 Ident. Y Acelerar Materiales Escasos

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Esteban Enrquez Estevez Abastecimientos

RESPONSABLES

David Domnguez Duran Produccin

Ricardo Rodrguez Rojas Lder de Proyecto

Francisco Fdez. Franco Calidad

Jose Jmenez Jaramillo Proveedores

Gustavo Garca Guerra Ingeniera

Carlos Cazo Contreras Produccin

Ana Alvarado Aguilar Mantenimiento

Karina Kuri Kamazaki Proveedores

Ines Iiguez Iturbide Ventas

Matriz de Asignacin de Responsabilidades Consejos


Para colocar un smbolo Para colocar un smbolo es indispensable es indispensable que contribuya que contribuya activamente yyeste de activamente este de acuerdo. acuerdo. Cuando no haya un Cuando no haya un miembro del equipo miembro del equipo definido se pone (TBD) definido se pone (TBD) yyse especifica la fecha se especifica la fecha ltima para ser definido. ltima para ser definido.

En lnea horizontal no En lnea horizontal no puede haber dos puede haber dos

Cuando hay una Cuando hay una persona que solo tiene persona que solo tiene una tarea asignada, lo una tarea asignada, lo mejor es que se pase la mejor es que se pase la tarea al gerente del tarea al gerente del proyecto. proyecto.

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Matriz de Planeacin de Recursos


Basada en las opiniones de los responsables asignados en la Matriz de Asignacin de Responsabilidades, la Matriz de Planeacin de Recursos se elabora para pronosticar, de acuerdo a su consumo, los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto. Identifica entre otros: RECURSOS HUMANOS Conocimiento tcnico y aptitudes requeridos Horas (das) hombre requeridas en promedio. Costo estimado de recursos involucrados. INSTALACIONES Tipos de edificios o reas de trabajo necesarios. Espacio y horas o das requeridos
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EQUIPO Tipos de equipo Horas o das de utilizacin Costo estimado del equipo involucrado MATERIALES / SUMINISTROS Cantidades de cada uno Costo estimado REQUERIMIENTOS ESPECIALES Cantidades de cada uno Costo estimado

Matriz de Planeacin de Recursos


TIPO DE RECURSO

MATRIZ DE PLANEACION DE RECURSOS


ACTIVIDADES

EQUIPOS E TIEMPO HUMANOS COSTO COSTO MATERIALES COSTO INSTALACIONES MEDIO (M)

TOTALES

INICIO 1 Recibir Contrato 2 Recibir orden de Proceder 3 Mantener reunn Inicial 2 das 2 das 3 das 1 da 3 Meseros $ 300 1Capturista $ 500 Hotel INN $2,500 Renta Equipo $1,500 Audiovusual Papelera $1,000 $4.300 $1,500

4 Preparar y Publicar el Manual del Proyecto B DISEO DEL SISTEMA 5 Terminar Fase I Ingeniera 6 Mantener Conferencia Sobre Prov, Previa 7 8 C Terminar Fase II Ingeniera Preparar y Aprobar Documentacin MATERIALES 9 Ident. Y Acelerar Materiales Escasos

3 das 2 Pasantes $6,000 1 da 2 das 2 Pasantes $6,000 2 das 1Capturista $ 500

Lab. Informatica $6,000 Mvil Satelite/Telefono $3,500 Lab. Pruebas Houston $9,500 Consumilbes $6,700 Prototipo Papelera $3,000

$12,000 $3,500 $22,200 $3,500

3 das

Consumibles e Instalacin

$9,000

$9,000

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Ejercicio 5
Identifique con letras los Bloques Principales de Actividad (Nivel 2 de la EDT) y numere progresivamente todas las Tareas (Nivel 3 de la EDT), Subtareas (Nivel 4 de la EDT) y Paquetes de Trabajo (Nivel 5 de la EDT). Transfiera la informacin de la EDT a la Matriz de Asignacin de Responsabilidades y Matriz de Asignacin de Recursos en las columnas correspondientes (Formato Anexo 3) Identifique las organizaciones y miembros del equipo. En conjunto con todo el equipo asigne responsables, participantes y recursos a utilizar. Fin del ejercicio

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Anexo 3
MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES Y PLANEACION DE RECURSOS
Fecha: ____________ _______ Hoja ____ de ____

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Formato de Trabajo para Ejercicio 5

Anexo 3
MATRIZ DE ASIGNACIN DE RESPONSABILIDADES Y PLANEACION DE RECURSOS
Fecha: ____________ _______ Hoja ____ de ____

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Formato de Trabajo para Ejercicio 5

Orden de las Actividades


Existen 2 procedimientos para conocer el orden de las actividades

Por antecedentes

Por secuencias

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Orden de las Actividades Matriz de Antecedentes


Hacer lista general de actividades. Preguntar: qu actividad(es) debe(n) quedar terminada(s) para ejecutar cada una de las que aparecen en la lista?. Cules actividades se pueden hacer concurrentemente con esta? Cuidar que todas y cada una de las actividades antecedente. En las actividades iniciales la actividad antecedente sera cero.
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tengan

al

menos

un Columna en donde el programador hace las indicaciones que le ayuden a aclarar situaciones de precedencias y presentacin de la red.

Orden de las Actividades Matriz de Secuencias


Hacer lista general de actividades. La actividad cero indica solamente el punto de partida. Preguntar: esta? Qu actividades se tienen que hacer concurrentemente con esta?. Columna en donde el programador hace las indicaciones que le ayuden a aclarar situaciones de secuencias y presentacin de la red.
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qu

actividades

se

pueden iniciar hasta que se termine

Orden de las Actividades Matriz de Secuencias

Columna de antecedente pasa en orden nmerico como actividad

Columna de actividad pasa a la derecha como secuencias.

Matriz de antecedentes
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Matriz de secuencias

Orden de las Actividades Matriz de Tiempos


Tiempo Estndar (t): Tiempo Estndar (t): Con los datos anteriores se Con los datos anteriores se calcula el tiempo estandar (el calcula el tiempo estandar (el cual recibe la influencia del cual recibe la influencia del psimo yydel ptimo aala vez) psimo del ptimo la vez)

Tiempo Optimo (o): Tiempo Optimo (o): Tiempo mnimo Tiempo mnimo disponible sin importar disponible sin importar el costo oocuanta de el costo cuanta de los recursos humanos los recursos humanos oomateriales que se materiales que se requierean. requierean.

t=

oo+ 4M + pp + 4M + 66

Punto a recordar: La unidad de tiempo puede ser minutos, horas, das, semanas, meses o aos; con la condicin de que se tenga la misma medida para todo el proyecto.

Tiempo Medio (M): Tiempo Medio (M): Tiempo normal Tiempo normal necesario para la necesario para la ejecucin de la ejecucin de la actividad, basado en la actividad, basado en la experiencia personal experiencia personal del informante. del informante.

Tiempo Psimo (p): Tiempo Psimo (p): Tiempo excepcionalmente grande Tiempo excepcionalmente grande debido aaimprevistos. Debe debido imprevistos. Debe contarse solamente el tiempo en el contarse solamente el tiempo en el que se ponga remedio al problema, que se ponga remedio al problema, no el tiempo ocioso no el tiempo ocioso

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Orden de las Actividades Matriz de Informacin


Resumen de los datos obtenidos de las matrices de secuencias y tiempos. Matriz utilizada para construr la red.
Matriz de Secuencias Matriz de Tiempos

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Ejercicio 6
De acuerdo a la numeracin que le asign a las tareas (Nivel 3 de la EDT) realice: Matriz de Antecedentes (Formato Anexo 4) Matriz de Secuencias (Formato Anexo 5) Matriz de Tiempos (Formato Anexo 6) Matriz de Informacin (Formato Anexo 7) Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y contine. Fin del Ejercicio

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Anexo 4 Matriz de Antecedentes

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Formato de Trabajo para Ejercicio 6

Anexo 5 Matriz de Secuencias

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Formato de Trabajo para Ejercicio 6

Anexo 6 Matriz de Tiempos

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Formato de Trabajo para Ejercicio 6

Anexo 7 Matriz de Informacin

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Formato de Trabajo para Ejercicio 6

Diagrama de Red
El plan es un mapa que muestra cmo ir desde donde uno se encuentra en la actualidad hasta donde se quiere estar. La esencia de la planeacin es detenerse y pensar antes de iniciar realmente un proyecto con el fin de estudiar cmo se puede hacer mejor.

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Diagrama de Red Definicin


Grfico que define la secuencia de actividades y la interrelacin entre stas para el logro de un objetivo

10

15

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Diagrama de Red Construccin de la Red


Se debe evitar: actividad liga Continuacin o Tiempo de espera Iniciar una actividad en la parte intermedia de otra actividad.

Varias actividades pueden terminar o partir en un mismo evento

Incorrecto Correcto Dejar eventos sueltos.Todos los eventos deben relacionarse con un evento incial o con un evento final

Incorrecto
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Correcto

Diagrama de Red Representacin de Situaciones


1. La actividad B no puede ser iniciada sin haber terminado la actividad A. A B 3. Terminada la actividad A pueden ser efectuadas simultaneamente las actividades B y C.
ACTIVIDADES SIMULTANEAS

ACTIVIDADES SECUENCIALES

2. La actividad A se puede hacer simultaneamente con la actividad B y ambas deben terminarse para hacer la actividad C. A B
ACTIVIDADES SIMULTANEAS

A C 4. Terminada la actividad A no puede inciar la actividad C sin antes haber terminado la actividad B
ACTIVIDAD FICTICIA ( LIGA O ESPERA )

A B

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Diagrama de Red Representacin de Situaciones


5. Una actividad A tiene escasa duracin la cual es despreciable y no justifica que se considere una unidad de tiempo. Ejemplo: La unidad con la cual se trabaja es una semana y la actividad A tiene una duracin de 1 2 horas.
ACTIVIDAD CON TIEMPO CERO

B
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Diagrama de Red Ejemplo de Construccin de la Red


Suponga que hecho el anlisis de las actividades para la realizacin del proyecto Sierra y, aplicadas las herramientas previas para la definicin de la secuencia(Matriz de antecedentes y Matriz de secuencias ); se lleg a la siguiente Matriz de informacin. 1. 2. Construya la red de vencimientos sucesivos. Determine la duracin del proyecto.

Nota. Se consideraron solamente las primeras 9 tareas (como si fuera la totalidad del proyecto)con la finalidad de tratar a manera de ejemplo prctico la construccin de la Red y Cronograma.

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Diagrama de Red

10 11 12

13

14

15

1 3 2 2 3 5 3

4 4

6 1 9 2

8 4

7 3

Duracin del Proyecto: 13 Unidades

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Ruta Crtica Definicin


Serie de actividades que define la duracin del proyecto. Es la secuencia de actividades que sin interrupcin inician con el proyecto y terminan cuando este concluye. De tal forma que cualquier retraso de alguna retraso en todo el proyecto. de ellas; provocara un

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Ruta Crtica

10 11 12

13

14

15

1 3 2 2 3 5 5 3

4 4

6 1 9 2

8 4

7 3

La secuencia de las La secuencia de las actividades 3, 6, 8, yy 7 actividades 3, 6, 8, 7 definen la duracin del definen la duracin del proyecto: Con un tiempo proyecto: Con un tiempo total de 13 unidades. total de 13 unidades.
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Ejercicio 7
Estructure el Diagrama de Red del Proyecto basado en la Matriz de Informacin que realiz en el Ejercicio Anterior. Identifique la Ruta Crtica. Determine la Duracin del Proyecto Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y contine. Fin del Ejercicio

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Anexo 8

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Formato de Trabajo para Ejercicio 7

Anexo 8

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Formato de Trabajo para Ejercicio 7

Anlisis de Avance Objetivo Unidad 3


Conocer los puntos clave de la fase: Planeacin del Proyecto. Definir las actividades especficas necesarias para el desarrollo del proyecto. Asignar responsables a cada una de ellas. Pronosticar los recursos a utilizar. Determinar el orden en que se llevarn a cabo. Identificar la ruta crtica del proyecto.
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UNIDAD 4 EJECUCIN Y CONTROL


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Objetivo

Conocer los puntos clave de la fase: Ejecucin y Control del Proyecto. Identificar el uso del Cronograma como herramienta de Planeacin / Control. Definir el contenido de los informes relacionados con el avance. Identificar el impacto de los cambios en el Proyecto.

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Ejecucin y Control del Proyecto


Tercera fase en el Ciclo de Vida de un proyecto enfocada a: Supervisar el avance Comparar lo planeado contra lo programado Reportar peridicamente Tomar acciones correctivas en caso necesario La clave para un control efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el planeado sobre una base peridica y oportuna; y llevar a cabo la accin correctiva de inmediato en caso necesario.

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Cronograma Concepto
Herramienta de control importante que hace que el proyecto sea manejable. Es el mapa que los participantes convierten en accin. Inicia el trabajo e indica el punto final de cada tarea. Tan pronto como se asignen las tareas se puede comenzar el cronograma. Contiene una lgica que puede ser trazable en cualquier momento. Permite aprovechar las entregas anticipadas y compensar las entregas demoradas.

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Cronograma
El cronograma es necesario para marcar y controlar el progreso durante todo el proyecto, mientras que las reuniones y los informes sobre el estado proporcionan instantneas del mismo. Realizar regularmente reuniones e informes cortos sobre el estado es esencial para mantener la atencin, responder a los problemas y hacer que el proyecto avance.

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Cronograma
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

PROYECTO SIERRA
A INICIO

13 9 4 5 6 7 3 2 5 4 8 7 8,9 ---7 3 1 3 4 2 ---2


E, Enrquez G. Garca R. Rodrguez

1 Recibir Contrato

1 2 3 4

2 Recibir orden de Proceder

I. Iiguez

3 Mantener reunn Inicial

R. Rodrguez

4 Preparar y Publicar el Manual del Proyecto B DISEO DEL SISTEMA

H. Herrera

5 Terminar Fase I Ingeniera

5 6 7 8

6 Mantener Conferencia Sobre Prov, Previa 7 Terminar Fase II Ingeniera

E. Enrquez

H. Herrera

8 Prep. y Aprobar Documentacin

F. Fernndez

MATERIALES

9 Ident. Y Acelerar Mats. Escasos

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Ejercicio 8
Estructure el Cronograma del Proyecto basado en la Matriz de Asignacin de Responsabilidades y la Matriz de Informacin realizadas en los Ejercicios Anteriores. Defina su codificacin Incluya el Nombre del Proyecto (Nivel 1 de la EDT) y los Bloques de Actividad (Nivel 2 de la EDT) Identifique la Ruta Crtica Documente los problemas, asuntos, riesgos y preocupaciones a medida que aparezcan. Por ejemplo si se queda bloqueado en un asunto durante 3-5 minutos, documentelo y contine. Fin del Ejercicio

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Anexo 9

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Formato de Trabajo para Ejercicio 8

Anexo 9

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Formato de Trabajo para Ejercicio 8

Anexo 9

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Formato de Trabajo para Ejercicio 8

Anexo 9

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Formato de Trabajo para Ejercicio 8

Control de Avance
Consiste en recopilar peridicamente informacin sobre el desempeo del proyecto comparando el progreso real con el planeado. Calculo de Porcentaje de Avance y Recursos Utilizados

Planeado y Presupuestado

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Control de Avance
Es importante considerar que:

Las actividades que definen la ruta crtica de un proyecto son aquellas sobre las cuales se deber tener un mayor control sobre su avance.

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Presentacin de Informes
El Periodo de presentacin de informes depende de la complejidad o duracin global del proyecto Para proyectos con duracin de: 5 aos el periodo entre reporte y reporte podra ser de 1 mes Para proyectos con duracin de: 1 mes el periodo entre reporte y reporte podra ser de 1 da En general........ mientras ms corto sea el periodo de tiempo que transcurre entre informes, mayor ser el control del proyecto Se aconseja reducir el periodo, durante la duracin de una accin correctiva

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Presentacin de Informes Contenido del Informe de Avances


LOGROS Lo alcanzado y no alcanzado Planeado vs. Realizado Resultado de Acciones correctivas Acciones correctivas Planeadas Que se planean alcanzar

ALCANCE

PROBLEMAS

LOGROS

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Control de Cambios
Origen de Cambios en el Proyecto: Cliente. Equipo. Suceso imprevisto. Todo cambio significativo generar una modificacin al plan,...... en trminos de

Calidad, Tiempo y Costo


Mientras ms tarde se generan los cambios, mayor es su efecto sobre el logro del objetivo del proyecto

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Control de Cambios Procedimiento


1. Analizar el programa para determinar que reas necesitan accin correctiva.

2.

Decidir que acciones correctivas especficas se deben llevar a cabo.

3.

Revisar el plan para incorporar la (s) accion (es) correctivas seleccionadas.

4.

Dar seguimiento a la (s) accion (es) correctivas aplicada (s).

5.

Actualizar el programa ante posibles alteraciones al mismo.

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Anlisis de Avance Objetivo Unidad 4


Conocer los puntos clave de la fase: Ejecucin y Control del Proyecto. Identificar el uso del Cronograma como herramienta de Planeacin / Control. Definir el contenido de los informes relacionados con el avance. Identificar el impacto de los cambios en el Proyecto.

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UNIDAD 5 CIERRE
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Objetivo

Conocer los puntos clave de la fase: Cierre del Proyecto

Identificar los aspectos relevantes a evaluar al momento del

cierre de un proyecto

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Cierre del Proyecto


Evaluar el xito del proyecto y nuevos aprendizajes para proyectos futuros.

E V A L U A R

nivel de satisfaccin CLIENTE cumplimiento de expectativas

Anlisis de situaciones:

EQUIPO

agradables desagradables

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Evaluacin con el Cliente


Como parte fundamental del xito del proyecto es importante sostener una reunin con el(los) cliente(s) con la finalidad de determinar:

Si el proyecto cubri las espectativas que ste tena.

Su nivel de satisfaccin respecto a los resultados.

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Evaluacin con el Equipo


Inicia cuando se completa la realizacin del proyecto y el cliente acepta el resultado. Es el momento de hacer una evaluacin: Del objetivo del proyecto. De la situacin financiera. Del desempeo del equipo humano. Con la finalidad de obtener informacin respecto al desempeo general para: Repetir situaciones agradables. Eliminar situaciones desagradables. en proyectos futuros.
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Evaluacin con el Equipo


Respecto al objetivo del proyecto Verificar que: Las partidas de trabajo acordadas con el cliente han sido cubiertas y entregadas. La informacin relevante sea conservada adecuadamente. Respecto a la situacin financiera Verificar que: El pago del costo del proyecto ha sido cubierto. Hayan sido cubiertos los pagos a la gente ( interna y externa ), que particip en el proyecto. Preparar un anlisis financiero para comparar los costos reales con el presupuesto del proyecto.

Respecto al desempeo del proyecto. Realizar reuniones de evaluacin con los miembros del equipo que particip en el proyecto: En forma individual Con el grupo completo
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Anlisis de Avance

Conocer los puntos clave de la fase: Cierre del Proyecto

Identificar los aspectos relevantes a evaluar al momento del

cierre de un proyecto

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Anlisis Final

Proporcionar a los participantes los conocimientos y habilidades necesarias para Planear, Coordinar y Controlar cualquier Proyecto que tengan bajo su cargo.

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FIN DEL CURSO GRACIAS


FERNANDO FERNNDEZ MOLINA
fernanf3@vw.com.mx (222) 2 30 64 24
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