Clasificacin de los sistemas de informacin

Abiertos: Son los que intercambian informacin, materiales y energa con su ambiente. Cerrados: Son auto contenido, no interactan con el medio ambiente. Probabilstico: No se conoce con certeza su comportamiento. Determinstico: Cualquier estado futuro que adopten puede preciarse con antelacin

Caractersticas de sistema de informacin:

Suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra. Son el primer tipo de sistemas de informacin que se implanta en las organizaciones. Son intensivos en entradas y salidas de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados, requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan tambin grandes volmenes de informacin. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin. Son adaptables de aplicacin que se encuentran en el mercado.

Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin Los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: 1. Automatizacin de procesos operativos. 2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones.

3. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso. Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a travs del uso de la tecnologa de informacin. Los tipos y usos de los Sistemas de Informacin se muestran en la figura

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de Informacin.

Sistemas Transaccionales. Sus principales caractersticas son: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,debido a que automatizan tareas operativas dela organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organizacin. Son intensivos en entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su explotacin posterior. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las principales caractersticas deestos son: Suelen introducirse despus de haber implantado los SistemasTransaccionales ms relevantes dela empresa, ya que estos ltimosconstituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a laaltaadministracinen el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como resultado, pero puede realizar muchos clculos durante su proceso. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los ingresos del proyecto de inversin. Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grficoy visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales

que indique cundo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la decisin de introducir un nuevo producto al mercado. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de informtica. Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras,modelos de simulacin de negocios,modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratgicos. Sus principales caractersticas son: Sufuncin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o procesos. Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratgicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos es un Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores. Apoyan el proceso de innovacin deproductos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos. Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro dela empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos anteriores constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s,apoyan o dan forma a la estructura competitiva de la empresa. Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo de sistemas de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el cual est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.

Componentes y atributos de los sistemas de informacin

Componentes: Partes inidentificables del sistema. Atributos: Son las caractersticas que influyen en la operacin del sistema. Entre los trminos de los componentes y atributos de los sistemas tenemos que definir lo que es la estructura de sistemas; la cual no es ms que la forma o manera como se relacionan los componentes y atributos para obtener un fin comn.

Ahora bien; existen diferentes relaciones que son dadas segn a componentes y atributos las cuales se definirn a continuacin:

Relaciones disfuncional: Son organizaciones donde todas las partes no funcionan o tienen conflictos.

Relaciones parasitarias: Es cuando los sistemas se aprovechan de otros.

Relaciones simbiticas: Cuando ambos sistemas se benefician.

Relaciones sinrgicas: Es cuando los sistemas se esfuerzan entre s para obtener beneficios comunes.

Relaciones optimizadas: Son aquellos sistemas donde hay intercambios de recursos y objetivos entre los sub-sistemas manteniendo en equilibrio dinmico para optimizar la salida del sistema.

Enfoques de los sistemas

Es una forma ordenada de evaluar una necesidad humana compleja y consiste en observar la situacin desde todos los ngulos y hacerse algunas preguntas: Cuntos elementos distinguibles hay en este problema aparente?

Qu relacin de causa-efecto hay entre ellas?

Qu funciones es preciso cumplir en cada caso?

Caractersticas del enfoque de los sistemas

Interdisciplinario. Cualitativo y cuantitativo Es organizado. Es creativo. Es terico. Emprico. Pragmtico (factible, producible).

Metodologas de sistemas
Los sistemas de informacin se rigen por distintas metodologas, para poder hablar de las Metodologas de los Sistemas empezaremos por definir. Mtodo: Son las formas o maneras de hacer las cosas. Procedimiento: Son los pasos en orden cronolgicos.

Existen diferentes metodologas para la realizacin de sistemas, a continuacin se mencionaran una de las ms conocidas, la MEDSI (metodologa estructurada para el desarrollo de sistemas de informacin), descrita en el libro de Jons Montilva.

MEDSI, es una metodologa estructurada para desarrollar sistemas de informacin en y para organizaciones de cualquier tipo. Est ha sido probada con xito por EJEMPLO: en el desarrollo de diferentes sistemas de informacin para la administracin de la Universidad de los Andes en Mrida (ULA), entre los que se destacaron los siguientes:

Sistemas de informacin para el personal administrativo, tcnico y de servicio. Sistema de informacin de proveedores. Sistema de asignacin de salones para una facultad.

En la actualidad, la metodologa est siendo utilizada rigurosamente en los siguientes proyectos para la misma universidad:

Sistema de informacin para el personal docente y de investigacin.

Sistema de informacin de la Fundacin Universidad de Los Andes.

Ahora bien entre las caractersticas resaltantes de esta metodologa podemos sealar las siguientes:

Es estructurada: Est caracterstica se debe a dos razones esenciales: (a) Utiliza diferentes mtodos y tcnicos estructuradas, que son propias de la Ingeniera de la Programacin y que han demostrado ser las ms eficientes y eficaces para el desarrollo de sistemas programados. (b) Gua paso a paso - de arriba hacia abajo - al grupo que la aplica; explicando primero, de forma muy genera, lo que debe hacerse,

para luego entrar en los detalles, a medida que se avanza, hasta explicar las tareas esenciales que el grupo debe llevar a cabo para desarrollar un sistema de informacin.

Es completa: Cubre todas las distintas fases del ciclo desarrollo de un sistema de informacin, desde la definicin del proyecto hasta la implantacin del sistema en la organizacin.

Es particionada: a fin de manipular mejor la complejidad inherente a un proyecto de este tipo, la metodologa se divide en fases. Cada una de estas fases se dividen en pasos, los cuales estn orientados a algn tipo de tpico, aspecto o elemento del sistema de informacin.

Es modificable y adaptable: el grupo de desarrollo puede modificar fcilmente la metodologa, bien para introducir nuevos elementos como para eliminar algunos.

Fases de la MEDSI
Para describir las fases de la MEDSI se har de la siguiente forma, primero se escribir la fase y entre parntesis lo que debera de salir de cada fase es decir el producto.

Definir el proyecto (Informe de factibilidad) Anlisis del contexto (Informe de la situacin actual) Definicin de los requerimientos (Salidas del sistema que se quiere, informe del sistema nuevo) El diseo preliminar (especificar los mdulos del sistema en general). El diseo detallado (prototipo, paquete de diseo detallado). La construccin del sistema (Sistema construido). Pruebas del sistema (Informe de pruebas).

La implantacin del sistema (Implantacin del sistema, el sistema listo; se elimina el anterior si exista o el mismo antiguo pero trabajando con el nuevo; esto segn las especificaciones buscadas).

Ciclo de vida de un sistema

Este punto no es ms que la breve descripcin del ciclo de vida de un sistema. Los sistemas tienen cuatro fases que son: Nacimiento: Surgen necesidades y se plantea la idea de crear un sistema. Desarrollo: es cuando ya se entra en la fase de creacin del sistema. Madurez: es el mantenimiento del sistema realizado. Deterioro o muerte: Es la extincin del sistema realizado.

Hay una quinta fase en el Ciclo de Vida de un Sistema, esta es llamada renacimiento; la cual es posible solo si despus de extinto un sistema este mismo sistema, puede ser usado otra vez, sea en otra empresa, o por alguna condicin en especial.

Sistemas de informacin

Concepto 1: Un Sistema de Informacin es un tipo especializado de sistema que puede definirse de muchas maneras. Un Sistema de Informacin es un conjunto de elementos o componentes interrelacionados para recolectar (entrada), manipular (proceso) y diseminar (salida) datos e informacin y para proveer un mecanismo de retroalimentacin en pro del cumplimiento de un objetivo.

Concepto 2: Es el conjunto de recursos que permiten recoger, gestionar, controlar y difundir la informacin de toda una empresa u organizacin.

Concepto 3: Son pasos para lograr minimizar el tiempo y la comunicacin entre los departamentos para el mejoramiento de la organizacin.

Componentes de los sistemas de informacin

Las partes bsicas de los componentes o atributos de los sistemas de informacin bsicamente son dos, los fsicos y los humanos.

Los fsicos, como la misma palabra lo dice son aquellos que son las partes como las maquinas, encargadas de el almacenaje, la velocidad del procesamiento, y de lograr ms informacin Vs. Tiempo en el sistema. En cambio la parte humana es simplemente la que se encarga del anlisis y de controlar el sistema.

Estructuras de los sistemas de informacin

Es simplemente tener los sub-sistemas en orden. Este cabe aclarar es el concepto ms simple que hay de la estructura de los sistemas. Aunque tambin hay otro concepto como este, podemos estructurar un Sistema de Informacin como una red de centros de informacin asociados a las unidades funcionales de la empresa dependiendo de los flujos de datos e informacin se crea una red de informacin entre los diferentes unidades funcionales de la organizacin lo que nos lleva a la estructura de un sistema de informacin.

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Enfoques para disear sistemas de informacin

Existen tres tipos de enfoques para el desarrollo de los Sistemas de Informacin estos son Independiente, Centralizado y Distribuido. Ahora pasar a explicarlos vindolos desde el punto de vista de una organizacin que es a nuestra opinin la ms simple.

Independiente: Cada parte de la organizacin tiene su propio sistema no depende de los dems sistemas.

Centralizado: Son equipos, programas y datos que se encuentran centralizados, por citar un ejemplo ms claro como un centro de navegacin de Internet, donde una sola PC, es decir el servidor, es la que mantiene a las dems PC's.

Distribuido: Combinacin de los dos anteriores por lo que explotan las ventajas de ambos; poseen una gran base de datos pero se comunican entre s.

Hay que destacar que el tercer enfoque podra ser el ms ptimo, siendo as presentare las ventajas del enfoque distribuido:

Reduccin de costos. Confiabilidad Tiempo de respuesta satisfactorio. Facilidad de extensin.

Pero no todo es tan fcil este mismo enfoque posee sus defectos: Es complejo. Administracin descentralizada. Seguridad de datos difcil de resolver. Uniformidad de los recursos (tratar de tener una misma plataforma, pero al tiempo es difcil conseguir los equipos).

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Complejidad para controlar la privacidad, consistencia, integridad respaldo y acceso de los datos.

Funciones de los sistemas de informacin

Existen diferentes funciones las cuales describir a continuacin:

Procesar transacciones: guardar, almacenar datos.

Definicin de archivos: Almacenar los datos capturados de acuerdo a:

Estructura de almacenamiento adecuado

A travs de un mtodo que facilite el almacenamiento, actualizacin y acceso de datos.

Dispositivos apropiados: CD, diskettes.

Mantenimiento de esos archivos: revisin peridica, actualizando la informacin; insertando, modificando eliminando datos. Generar reportes: Est produce la informacin requerida por los diferentes centros de informacin de la empresa a travs de reportes en papel, en cintas y en diskettes o mediante el envo de seales electromagnticas, digitales o analgicas a dispositivos receptores terminales. Entre los diferentes tipos de reportes tenemos los siguientes:

Reportes de errores: Es aquel tipo de reporte que informa acerca de las fallas presentadas por el sistema.
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 Reportes de actividad: Es aquel que informa de las actividades normales.

Reportes regulares: Son aquellos que se realizan semanales, anuales, mensuales, etc.

Reportes de excepcin: Son aquellos que como su mismo nombre informan de situaciones excepcionales.

Reportes especiales: Son aquellos que surgen en situaciones especiales.

Reportes no planeados: Estos son que salen sin previo aviso, surgen en situaciones especiales o excepcionales.

Procesar consultas: Las consultas interactivas hombre-mquina.

Mantenimiento de la integridad de los datos: que se mantengan intactos los datos, que se mantengan la verdad, la veracidad y proteccin de los datos.

Clasificacin de los sistemas

Los Sistemas de Informacin son clasificados de distintas maneras entre ellas la ms comn es la siguiente:

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Sistema de informacin Formal: Basados en un conjunto de normas, estndares y procedimientos que permiten que la informacin se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado.

Sistemas de Informacin Informal: Estn basados en la comunicacin no formalizada, ni predefinida entre las personas de la organizacin.

Ahora bien para poder ver otras clasificaciones las veremos segn M.J. Alexander:

Sistemas de comunicacin: Transmiten informacin entre los diferentes subsistemas de una organizacin. Sistemas de informacin informal: Es una red no estructurada de comunicacin informal entre personas dentro o en el ambiente de la organizacin.

Sistemas de informacin organizacional: Formados por los flujos o canales de informacin que transmiten mensajes entre los diferentes niveles jerrquicos de la organizacin desde los niveles de planificacin, pasando por los de control, hasta los operacionales.

Sistemas de informacin operativos: Son definidos como sistemas de informacin que recogen, mantienen y procesan los datos ocasionados por la realizacin de operaciones bsicas en la organizacin.

Sistemas de informacin gerencial: Es un tipo de sistema que proporciona la informacin necesaria para que gerentes o directivos puedan ejecutar los procesos de toma de decisiones y solucin de problemas en una organizacin.

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Sistema de apoyo para la toma de decisiones: Es un tipo muy especial de sistema de informacin caracterizado por procesar datos para realizar automticamente parte o todo el proceso de toma de decisiones e indicar la accin que se debe tomar para mantener a la organizacin dentro de condiciones normales de funcionamiento.

Sistema de procesamiento de datos: el procesamiento de datos es parte fundamental e implcita de la mayora de sistemas de informacin discutidos anteriormente.

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