ORGANIZACIN DE FERIAS INFORMATIVAS

CRITERIOS INICIALES A DEFINIR:

1. Fecha: Traten de realizar sus ferias dentro de fechas importantes o actividades grandes de la localidad u organizadas por otras instituciones donde el tema sea similar y se puedan colgar. Por ejemplo, durante las fiestas patronales de la localidad, aniversario de algn colegio o institucin importante; el Da Interamericano del Agua. Sin embargo, tambin pueden realizarse ferias fuera de este tipo de fechas o actividades, en cualquier da que se considera conveniente, sobretodo para dejar presencia de la empresa en cualquiera de sus localidades. 2. Lugar: Si el lugar no est previamente definido (en caso se hubieran colgado de la actividad de otra institucin), deben buscar un parque o en la plaza principal, o en una calle o avenida que tenga una zona donde puedan instalar su carpa. Verificar que sea una zona donde haya mucha concurrencia de gente pero que brinde las condiciones y facilidades necesarias: comodidad, seguridad, acceso vehicular o peatonal para el traslado de los materiales yequipos, etc. 3. Tema: De acuerdo a la programacin, considerando los planes y programas que tienen en su cronograma anual, definir el tema o temas que se tratarn en la feria. Si se cuelgan de la actividad de otra institucin, tratar de relacionar los temas de la empresa con el que se ha planteado para la actividad central. Por ejemplo, si es una campaa del MINSA sobre Hbitos Sanitarios, apoyar con informacin sobre este tema, pero tambin se puede usar para la campaa Buen Uso de los Servicios (BUS). Otro caso: si ESSALUD hace una feria sobre VIH-sida y son invitados, instalar su carpa, colocar un panel con informacin y fotos de las actividades que sobre el tema se han hecho en la EPS, poner una mesa con folletos o informacin sobre VIH-sida (obtenidos de otra institucin) y aprovechar para brindar informacin sobre VEA o BUS.

CRITERIOS EXTERNOS A CONSIDERAR:

1. Permisos: Si se trata de la realizacin de una actividad en la va pblica, sea calle, parque, plaza, etc, informarse sobre el tipo de permiso necesario y los trmites a realizar para obtenerlo, an cuando se trate de una actividad organizada por otra institucin; es mejor estar informados al respecto para evitar problemas relacionados durante la ejecucin de la feria informativa. Si la empresa no cuenta con una carpa o toldo para realizar la feria, puede solicitarse el apoyo de otra institucin. Por ejemplo, el MINSA o Essalud son instituciones que tienen carpas que utilizan para sus ferias y que pueden facilitar a otras instituciones, previa solicitud. 2. Aspectos logsticos del lugar: verificar el lugar donde se piensa realizar, das antes de la fecha de la feria, teniendo en cuenta lo siguiente: Seguridad Acceso del pblico Acceso vehicular (de preferencia evitar interrumpir el trfico) Acceso a energa elctrica para conectar los equipos (en caso se piense proyectar video o emitir audio por perifoneo)
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Elementos que permitan asegurar la carpa, en las ciudades y lugares donde corre mucho viento, es mejor buscar la forma que la carpa quede firme para evitar problemas.

CRITERIOS INTERNOS A CONSIDERAR:

1. Trmites de permisos: De acuerdo a los procedimientos internos, teniendo en cuenta de qu rea deben remitirse las comunicaciones (por ejemplo, Gerencia General, Imagen Institucional o Educacin Sanitaria), realizar los trmites para solicitar los permisos respectivos, para el uso de espacios pblicos en la realizacin de la feria. 2. Formalizacin de participantes: En el caso de involucrar como participantes en la feria informativa, a personal de otras reas (Operacional, Control de Calidad, Comercial, etc.), realizar los trmites respectivos para formalizar su participacin en la fecha y horario sealados (solicitar a Gerencia General o a la Gerencia correspondiente, segn los procedimientos internos para el caso). 3. Solicitud de recursos: Las ferias conllevan la utilizacin de diversos recursos, tanto econmicos como materiales (adems de los recursos humanos que ya tratamos en el punto anterior), para lo cual, de acuerdo a los procedimientos de cada empresa, hay que solicitarlos. Por ejemplo: Si se requiere movilidad y la empresa puede disponer de un carro o camioneta para el traslado de personal y equipos, se debe gestionar con tiempo a la instancia correspondiente. Del mismo modo, si se requiere de dinero en efectivo para gastos necesarios en la realizacin de la feria (como movilidad, refrigerios o materiales), hay que solicitarlo oportunamente. Si para el uso en exteriores de material y equipo de la empresa se requiere un permiso, realizar las coordinaciones necesarias. Para dar un ejemplo, es el caso de empresas que guardan en patrimonio o almacn, los materiales de Educacin Sanitaria, como carpa, gigantografas o cmara fotogrficas; o si se va a llevar algn equipo de operacional para demostraciones. 4. Preparacin de materiales: Teniendo en cuenta el tema de la feria informativa, preparar los materiales necesarios que se utilizarn, tanto para exhibicin como para entrega durante el desarrollo de la misma. Coordinar con otras reas sobre ideas o propuestas de dinmicas o presentaciones que se pueden hacer sobre el tema de la feria y si existen la posibilidad de apoyo con su personal. Disear estrategias y/o materiales para hacer la feria atractiva. Por ejemplo, en cartulina fosforescente, hacer flechas con preguntas como: sabes cuntos litros de agua se desperdicia al da cuando un cao gotea? y pegarla en un poste en direccin hacia donde est carpa, para llamar la atencin del pblico y sealar la ubicacin de la feria.

MATERIALES Y EQUIPOS:
En caso de tener la facilidad de participacin de personal de otras reas, coordinar previamente sobre el material o equipo que necesiten. Por ejemplo, si se quiere llevar medidor para explicar sobre el tema, se necesitara una mesa para colocar los equipos. De
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igual forma, si se puede hacer una demostracin sobre cloracin del agua, coordinar con el personal responsable, sobre el material y/o equipo que necesitaran. 1. Equipo bsico. Carpa o toldo. Banderola con logotipo de la EPS (si la carpa no tuviera el logotipo). Gigatongrafas (si se tuvieran alusivos al tema de la feria informativa). Mesa y sillas (para colocar materiales o equipos necesarios). Paneles para colocar informacin, artculos o fotografas. Equipo de audio y video (si se piensa proyectar videos o difundir algn material en audio). Cmara fotogrfica, para registrar el desarrollo de la feria. 2. Material didctico. Rotafolio. Gigantografa con diseo de sistema de agua potable, parante. Ruleta o juegos sobre el tema de la feria informativa. Material audiovisual para difusin (video, audio, diapositivas). Artculos o fotos para difundir a travs del panel. Cartulinas y/o papel sbana para elaborar mensajes sobre el tema central. 3. Material para entregar. Trpticos Afiches Volantes Merchandising (lapiceros grabados, stickers, etc.), si es que hubiera. 4. Logstica indispensable. En la realizacin de una feria informativa, siempre se presentan inconvenientes de ltimo momento; para evitar y/o resolver algunas dificultades, siempre es necesario llevar el siguiente material y equipo: Tijeras Un engrapador Un martillo Un desarmador Hilo e aguja Cinta de embalaje Cinta masking tape Goma Chinches o alfileres Un enchufe triple Una extensin Hilo pavilo Papel bond Lapicero, lpiz, plumn negro Pilas

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