Servicio Nacional de Aprendizaje SENA MANUAL DE USUARIO Registro Cuenta de Cobro Terceros Gestin contractual

Manual o instructivo del Sistema Gestin Contractual Registro Cuenta de Cobro Terceros

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Febrero de 2013

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TABLA DE CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVO DEL MANUAL ................................................................................................... 3 DESCRIPCION DEL APLICATIVO ..................................................................................... 3 INGRESO AL APLICATIVO ................................................................................................ 3 INGRESO Y CAMBIO DE CONTRASEA ......................................................................... 4 REGISTRO CUENTA DE COBRO ...................................................................................... 7

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1. OBJETIVO DEL MANUAL

Detallar procedimientos para la correcta utilizacin del Sistema que administra la informacin del Contratista, en cuanto a procesos de registro cuenta de cobro.

2. DESCRIPCION DEL APLICATIVO

El sistema Gestin contractual permite a los contratistas o terceros, crear su cuenta de cobro para ser verificada, aprobada y cancelada.

3. INGRESO AL APLICATIVO
El ingreso al aplicativo se realiza a travs de la URL : http://gcontractual.sena.edu.co/

Para realizar el registro de la cuenta de cobro se ingresa a la opcin cuenta de cobro.

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4. INGRESO Y CAMBIO DE CONTRASEA

El sistema solicita para ingresar Usuario y Clave, para los contratistas que ingresan por primera vez el Usuario asignado es el Numero de la Cedula de ciudadana y la contrasea son los 4 ltimos numero de la cuenta bancaria registrada en el contrato de servicio personales.

Al ingresar la informacin, el sistema solicita que se realice el cambio de contrasea, el usuario debe oprimir click izquierdo sobre la opcin Aceptar

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Al oprimir aceptar el sistema lo direcciona a la pantalla donde se puede realizar el cambio de la contrasea, en esta pantalla solicita nuevamente el usuario y la contrasea inicial, adicional se debe indicar la nueva contrasea y su confirmacin. Para efectos de recuperacin de contrasea el sistema solicita al usuario 3 preguntas de control las cuales el usuario debe seleccionar y responder. Las contraseas deben ser de mximo 8 caracteres alfanumricos, no acepta espacios en blanco, signos, y caracteres especiales.

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Al terminar de diligenciar la informacin requerida, el usuario oprime click izquierdo sobre el botn Aceptar, el sistema le confirma el cambio por medio de un mensaje a cual el usuario oprime click izquierdo en el botn Aceptar.

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5. REGISTRO CUENTA DE COBRO

El contratista digita el usuario y la contrasea que previamente asigno en el proceso de cambio luego oprime click izquierdo en el botn Aceptar.

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Al ingresar el sistema muestra una pantalla donde encuentra vigencia, fecha, N de Cuenta y estado. Cuando ingresa por primera vez, esta informacin se encuentra en blanco, esto se debe a que no hay registros de cuentas, al momento de crear la primera cuenta de cobro el sistema mostrar la informacin en esta pantalla.

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Para registrar una cuenta de cobro el usuario debe oprimir click izquierdo en el botn NUEVA CUENTA el cual lo llevara a la pantalla de ingreso de informacin requerida para su creacin .

La informacin del contratitas que se muestra en la parte superior enmarcado en color rojo la carga el sistema, por tal razn no permite modificarse, es importante que el usuario valide que la informacin cargada corresponda a sus datos personales y de contrato, en caso de encontrar

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alguna inconsistencia favor tomar pantallazo y enviarlo va correo electrnico a la cuenta planillapsp@sena.edu.co La informacin que debe diligenciar el usuario se identifica porque las casillas son de color verde. Al finalizar el diligenciamiento de la informacin, el usuario contina el proceso oprimiendo click en la pestaa Comisiones

Esta opcin es para el usuario que debe legalizar comisiones durante el periodo a cancelar, diligencia la descripcin de la comisin, el valor y los deducibles de la misma, si el usuario no tiene comisiones a legalizar continua con click en la pestaa actividades.

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En esta pantalla el usuario debe diligenciar las actividades ejecutadas durante el periodo a liquidar, indica una numeracin y la descripcin de la actividad. Al finalizar de diligenciar la informacin el usuario oprime click izquierdo sobre la pestaa Archivos Anexos

En esta opcin el usuario carga el PDF de la planilla de pago de seguridad social, para esto oprime click izquierdo sobre la opcin Cargar Imagen

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El usuario selecciona el archivo a adjuntar y oprime click izquierdo en la opcin abrir

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Al oprimir abrir el sistema carga el adjunto en la opcin Ubicacin. Para continuar el proceso el usuario oprime click izquierdo en la pestaa Impuestos y Retenciones

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Al ingresar a la pestaa el usuario oprime click izquierdo sobre el botn Calcular Pago, el cual ejecuta los impuestos y genera el valor a pagar de la cuenta de cobro. La pestaa Autorizaciones muestra la informacin del supervisor del contrato y el ordenador del gasto que previamente el personal encargado del ingreso del contrato al sistema cargo. (Si presenta alguna novedad sobre esta informacin enviar correo a planillapsp@sena.edu.co con el pantallazo y la descripcin de la novedad.

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Para finalizar el proceso y enviar la cuenta a revisin por el supervisor del contrato el usuario oprime click izquierdo en el botn ENVIAR CUENTA

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Control de Documentos

Actividad Elabor Aprob

Nombre Adriana Zamudio Carrillo

Cargo Contratistas Oficina de Sistemas Jefe (E) Oficina de Sistemas

Fecha Septiembre de 2011

Yecid Edgardo Rodriguez Bello

Control de Cambios

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Fecha de Aprobacin

Descripcin del cambio

Aprob

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