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recorrer en el futuro las organizaciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr su viabilidad. PLANIFICAR es prever y decidir hoy las acciones que nos pueden llevar desde el presente hasta un futuro deseable. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra. ESTRATEGIA, conjunto de decisiones y criterios por los cuales una organizacin se orienta hacia el logro de sus objetivos. Es decir, involucra su propsito general y establece un marco conceptual bsico por medio del cual, sta se transforma y se adapta al dinmico medio en que se encuentra inserta.
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la capacidad de observacin y de anticipacin frente a desafos y oportunidades que se generan, tanto de las condiciones externas a una organizacin, como de su realidad interna.
Como ambas fuentes de cambio son dinmicas, este
un proceso participativo, que no va a resolver todas las incertidumbres, pero que permitir trazar una lnea de propsitos para actuar en consecuencia. posible, permite la construccin de una comunidad de intereses entre todos los involucrados en el proceso de cambio, lo que resulta ser un requisito bsico para alcanzar las metas propuestas.
organizacin, ya que su legitimidad y grado de adhesin, depender del nivel de participacin con que se implemente.
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proceso y un instrumento: Proceso, conjunto de acciones y tareas que involucran a los miembros de la organizacin en la bsqueda de claridades respecto a su quehacer. Instrumento, marco conceptual que orienta la toma de decisiones encaminada a implementar los cambios que se hagan necesarios.
No es un recetario, ni constituye la solucin a todos
Describir lo que la organizacin debera ser en el futuro (2 a 3 aos). Esto implica identificar cul es la misin, el tipo de administracin ideal, los recursos necesarios, etc. Determinar cmo se lograr que la organizacin alcance ese futuro deseado.
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Una funcin instrumental de la planificacin estratgica es hacer un balance entre tres tipos de fuerzas, que responden a su vez a distintas preguntas: Misin de la organizacin: Cul es la razn de ser de la organizacin?
Oportunidades y amenazas: Cules sern las demandas que plantear el entorno? Qu tipo de dificultades y obstculos pueden entorpecer nuestra capacidad de respuesta?
Fortalezas y debilidades de la organizacin: Qu es lo que somos capaces de hacer? Qu elementos de la estructura interna podran ser inadecuados frente a una mayor exigencia productiva?
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organizacin, sus capacidades y las demandas del entorno, entonces estaremos frente a una organizacin que desconoce su real utilidad.
Por el contrario, un claro sentido de lo que es la
misin, permite guiar las decisiones sobre qu oportunidades y amenazas considerar, y cules desechar.
Un efectivo plan estratgico ayuda a balancear estas
tres fuerzas, a reconocer potencialidades y limitaciones, a aprovechar los desafos y a encarar los riesgos.
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Mejora el desempeo de la organizacin: Tiene un efecto estimulante en las personas. Permite pensar en el futuro, visualizar nuevas oportunidades y amenazas, enfocar la misin de la organizacin y orientar de manera efectiva su rumbo, facilitando la direccin y liderazgo. Permite enfrentar los principales problemas de las organizaciones: Como la asignacin de recursos humanos, financieros, etc. Introduce una forma moderna de gestin: Exige conocimiento profundo de la organizacin, ayuda a tomar el control sobre s mismas y no slo a reaccionar frente a estmulos externos. Requiere mayor participacin, mejorar la comunicacin y coordinacin entre los distintos niveles, mejorar las habilidades de administracin, entre otras.
Hay dos aspectos claves a considerar para desarrollar un proceso de planificacin estratgica: Enfocar la planificacin hacia los factores crticos que determinan el xito o fracaso de una organizacin Los factores crticos varan de una organizacin a otra y pueden ser tan diversos como el abastecimiento de materias primas o la cantidad de funcionarios en las horas de mayor demanda. Disear un proceso de planificacin que sea realista Evaluar la experiencia y capacidad tcnica que se tiene en planificacin y eventualmente pedir asesora; evaluar el tiempo disponible para realizar el proceso; como tambin la disposicin y compromiso de directivos y funcionarios; y los posibles problemas polticos y organizacionales que pueden aparecer; etc. 1. Definicin de la Misin
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es decir, la declaracin fundamental que le da el carcter constitutivo a la organizacin y a su accin. Cul es nuestro propsito hoy y cul debiera ser en el futuro?
los criterios de asignacin de recursos, las posibilidades de desarrollo de las personas, etc.
No es posible reformular la misin permanentemente,
misin, mayores sern sus potencialidades, el trazado hacia el futuro ser ms efectivo y las probabilidades de mejorar la gestin sern crecientes. Conviene explorar un conjunto de preguntas:
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Para qu existe la organizacin? Cules son los principales productos y/o servicios que genera? Quines son nuestros clientes? Pueden otros ofrecer los mismos productos o servicios? Si es as, cul es nuestra especificidad? Qu opinan los clientes acerca de la calidad de nuestros productos o servicios? Cul es la poblacin objetivo y cul es la cobertura actual? Cul es la percepcin del equipo directivo, y cul la de sus funcionarios, en torno a nuestra situacin? Qu piensan los empleados con respecto a su propio rol o funcin? Coincide la percepcin de la gerencia con la de los empleados?
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organizacin, es decir, hace explcito para todos los involucrados, aquello que la organizacin no debe hacer.
Muchas empresas destinan grandes recursos a
actividades que no estn comprendidas entre sus objetivos. Como por ejemplo: el desarrollo de sistemas de informacin, la provisin de servicios de mantencin, aseo, transporte o vigilancia, etc.
Ejemplo de Misin Servicio de Impuestos Internos Aplicar y administrar el sistema de impuestos internos, fiscalizando a los contribuyentes para que cumplan con las disposiciones tributarias y facilitar dicho cumplimiento.
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2. El Anlisis Externo Se refiere a la identificacin de los factores exgenos, ms all de la organizacin, que condicionan su desempeo, tanto en sus aspectos positivos (oportunidades), como negativos (amenazas). La evolucin econmica del pas, su crecimiento y desarrollo, las relaciones internacionales, los tratados de comercio. Los cambios demogrficos y culturales que alteran los niveles de demanda. El desarrollo tecnolgico y los avances cientficos que la organizacin debera conocer y eventualmente adoptar. El riesgo de factores naturales (clima, terremotos, inundaciones, sequa). Aspectos polticos y legales, etc. Permite identificar amenazas y oportunidades que el ambiente externo genera para el funcionamiento y operacin de la organizacin. Es preciso entender que estas externalidades no son estticas ni definitivas. 3. El Anlisis Interno
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Es el relevamiento de los factores claves que han condicionado el desempeo pasado, la evaluacin de dicho desempeo y la identificacin de las fortalezas y debilidades que presenta la organizacin en su funcionamiento y operacin en relacin con la misin. Comprende aspectos de la organizacin, tales como sus leyes orgnicas, los recursos humanos de que dispone, la tecnologa a su alcance, su estructura formal, sus redes de comunicacin, su capacidad financiera, etc. Es vlido reiterar que un ambiente participativo e informado, facilita la introduccin de cambios que, entre otras cosas, deben propiciar una mayor realizacin personal y profesional de todos los implicados. Se trata de identificar dnde estn realmente las ventajas relativas, en un contexto de cambio acelerado, en el que la tradicin es un valor rescatable, en tanto se le de espacio a la creatividad. Qu somos? y En qu estado nos encontramos?
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Esta revisin y reflexin de todo lo que est dentro de las fronteras de la organizacin, debe cubrir: Niveles : Estratgico, Tctico, Operativo.
Funciones: Comercial, Produccin, Finanzas, Recursos Humanos. Procesos : Liderazgo, Motivacin, Conflictos, Toma de Decisiones, Comunicacin, etc. Sistemas : Informacin, Incentivos, Control de Gestin, Remuneraciones, etc. 4. Determinacin de Objetivos Estratgicos
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Son los logros que la organizacin quiere alcanzar en un plazo determinado. Deben guardar coherencia con la misin y con el anlisis externo e interno. Si se ha logrado un buen listado de las debilidades y fortalezas de la institucin, junto con las oportunidades y amenazas que presenta el entorno, su anlisis combinado puede entregar un adecuado panorama dentro del cual determinar los objetivos estratgicos. MATRIZ DE ANLISIS FODA
OPORTUNIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES Potencialidades Desafos AMENAZAS Riesgos Limitaciones
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Las potencialidades, surgidas de la combinacin de fortalezas con oportunidades sealan las lneas de accin ms prometedoras para la organizacin. Las limitaciones, determinadas por una combinacin de debilidades y amenazas, colocan una seria advertencia, mientras que los riesgos y los desafos, determinados por su correspondiente combinacin de factores, exigirn una cuidadosa consideracin a la hora de marcar el rumbo que la organizacin deber asumir hacia el futuro deseable. Existe una diferencia entre el estado presente y el estado deseado de la organizacin, por lo que la determinacin de los objetivos va a implicar cambios y transformaciones para algunas de sus reas, y estabilizacin o consolidacin para otras. Los objetivos estratgicos surgen como respuesta a una pregunta esencial: Qu debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para que la organizacin tenga un accionar coherente con su misin?
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Disear el futuro es definir en qu negocios se estar, qu tipo de organizacin se desea para hoy y el maana, qu nivel de excelencia se pretende lograr, entre otras. Es decir, el diseo de futuro es El Proyecto de Vida Organizacional
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En el diseo de objetivos estratgicos se pueden identificar algunos nfasis que van a condicionar las definiciones que se alcanzan: La orientacin estratgica, da cuenta de los distintos nfasis que pueden tener las propuestas de transformacin, por ejemplo: hacia los intereses de los usuarios, a mejorar la imagen corporativa, a adicionar recursos, a mejorar la gestin, u otros. Las actitudes hacia el cambio, considerando como parte del proceso el tipo de reformas que impongan los cambios en el entorno o, por el contrario, el afianzamiento de la situacin presente. En este caso influye su "condicin cultural" con respecto al cambio. La amplitud estratgica, o variedad de elementos a considerar en el proceso. Se puede centrar la atencin en un aspecto ms significativo, como la introduccin de nuevas tecnologas o la capacitacin del personal; ello permitira mayor profundidad en su intervencin. O bien se puede considerar una diversidad de intereses, que determine acciones ms leves en cada una de ellas.
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permanente de la organizacin.
aplicacin de las disposiciones legales y reglamentarias que regulan las prestaciones del servicio a sus usuarios.
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Las Metas de Produccin son la expresin de lo que se quiere alcanzar en trminos de productos o servicios. Las Metas de Gestin hacen referencia a la calidad del proceso que da lugar a la obtencin de dichos productos. Los Proyectos son los mecanismos destinados a alcanzar las metas.
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Las Metas de Produccin Contienen una declaracin explcita del tipo de productos, de los niveles de actividad o estndares de productividad. Se refieren a las preguntas qu? y cunto?. Se proyectan a plazos ms cortos (un ao). Pueden ser de tipo cuantitativo. Tambin pueden ser cualitativas, como por ejemplo: Cuando hacen referencia a acciones no cuantificables, como es el caso de la regulacin de mercados, la formulacin de polticas o las relaciones exteriores; o Cuando responden a objetivos de tipo normativo, cuya finalidad es dar un marco tico-poltico a la accin de la organizacin.
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Las Metas de Gestin Hacen referencia al "cmo?", es decir, a la calidad del proceso que da lugar a la obtencin de dicho producto. De lo anterior se desprende que una meta de gestin: Debe contener el propsito de mejorar los procesos organizacionales en alguna de sus dimensiones: calidad, eficiencia, eficacia y economa. Debe ser un compromiso, cuyo cumplimiento dependa de la accin interna de la organizacin y no de factores exgenos, como el nivel de actividad econmica, cambios bruscos en la demanda, etc.
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Los Proyectos Son actividades a realizar en un determinado plazo y expresan una combinacin de tiempo y recursos fsicos, humanos y financieros, orientados a producir un cambio en la gestin, que permita alcanzar uno o ms de los objetivos formulados. Si buscan cambiar componentes de tipo estructural, organizativo y/o prcticas de trabajo, es fundamental la existencia de liderazgo en la organizacin, que estimule los procesos de participacin, que impulsen y sostengan el desarrollo del proyecto. El logro de las metas puede retroalimentar el proceso permitiendo redefinir los objetivos, redisear los proyectos, acelerar o retardar su ejecucin, si fuese necesario, y recurrentemente medir su impacto.
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La implementacin del plan estratgico se compone de cuatro fases que pueden funcionar de un modo cclico: ldentificacin de los objetivos y estrategias de la organizacin. Definicin de las metas de produccin y de gestin. Diseo de los proyectos necesarios para su logro. Constatacin del logro de las metas propuestas. La medicin de la gestin aparece como la culminacin de un proceso de planificacin estratgica. Para ello es fundamental contar con sistemas de informacin apropiados.
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LIMITACIONES Y RECOMENDACIONES
Sus costos pueden ser mayores que sus beneficios La planificacin estratgica consume tiempo y dinero, recursos que de no ser utilizados adecuadamente, podran ser gastados ms productivamente en otros objetivos. Previamente es bueno preguntarse, cules son los beneficios y cules son los costos del proceso especfico que se quiere implementar? No es una herramienta de manejo de crisis. Est asociada con procesos de desarrollo a mediano y largo plazo. Las organizaciones en crisis deberan primero resolver sus problemas y amenazas, antes de involucrarse en un proceso de este tipo.
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No hay que sobredimensionar la literatura ni el rol del consultor. No es aconsejable copiar los sistemas sugeridos en las publicaciones, ya que han sido desarrollados en circunstancias particulares. Se recomienda no sobrevaluar el rol del consultor. Este puede resolver una serie de dificultades, pero si su rol se limita a un mbito particular, sin verdadera interaccin con toda la organizacin, se corre el riesgo de obtener un bonito documento, que no aporte mucho al desarrollo organizacional. Los propios miembros de la organizacin son quienes generalmente mejor saben lo que se debe hacer. Un consultor puede desempear el rol de facilitador del proceso. La restriccin ms grande se produce cuando los directivos de la organizacin no estn comprometidos o no estn dispuestos a actuar sobre lo que se planifica.
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