Control de Hallazgos

1. Incumplimiento a la ley de Contrataciones del Estado (cumplimiento) Condicin De acuerdo con la revisin realizada al rengln presupuestario 156 Arrendamiento de otras maquinarias y equipo en la ejecucin correspondiente al ejercicio fiscal 2011, se observ que los contratos por arrendamiento de equipos y maquinas que se detallan a continuacin se encuentran vigentes en el periodo fiscal 2011: A la fecha estos diez contratos identificados en el cuadro anterior; han sido prorrogados (a travs de la suscripcin de nuevos contratos) consecutivamente en los ltimos diez aos por las diferentes administraciones de la Empresa Portuaria Quetzal, de acuerdo a lo establecido en la Clusula Novena del contrato nmero 76-2010, Clusula Tercera del contrato nmero 29-2008, Clusula Tercera del contrato nmero 02-2008, Clusula Tercera del contrato nmero 08-2010, Clusula Segunda del contrato nmero 189-2007, Clusula Tercera del contrato nmero 77-2009, Clusula Tercera del contrato nmero 121-2007, Clusula Sptima del contrato nmero 293-2006, Clusula Tercera del contrato nmero 053-2007 y Clusula Sexta del contrato nmero 48-2008 respectivamente. Al verificar el procedimiento administrativo para la ampliacin del plazo contractual de los diferentes contratos suscritos por la administracin de la Empresa Portuaria Quetzal EPQ-, por concepto de arrendamiento de otras maquinas y equipo, consideramos que este procedimiento, posiblemente, ha sido utilizado para evadir el proceso de licitacin y/o cotizacin de acuerdo al monto de los servicios a contratar; siendo el procedimiento legal de acuerdo al ejercicio fiscal del presupuesto de ingresos y egresos que corresponda, estos eventos deben publicarse en el Portal de GUATECOMPRAS, con un tiempo prudencial para su evaluacin adjudicacin oportuna. Por lo cual esta comisin de auditoria considera que pueda existir algn tipo de incumplimiento a la Ley de Contrataciones del Estado, en la prrroga de los contratos por concepto de arrendamiento de maquinaria, ya que la Ley y su Reglamento no contemplan estas prorrogas. Criterio

El Decreto Nmero 57-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, en el artculo 51. Prrroga Contractual, establece: A solicitud del contratista, el plazo contractual para la terminacin de las obras, la entrega de bienes y suministros o la prestacin de los servicios podr prorrogarse por caso fortuito o causa de fuerza mayor o por cualquiera otra causa no imputable al contratista. El reglamento de esta ley, establecer la forma y el trmite a seguir.

El Decreto xxx del congreso de la Republica de Guatemala, Reglamento de la Ley Contrataciones del Estado, en el artculo 27. Prrrogas por caso fortuito o causa de fuerza mayor cualquier otra causa no imputable al contratista, establece: Cuando por caso fortuito o causa de fuerza mayor se solicitare prrroga del plazo, el contratista dentro del plazo de diez (10) das de ocurrido el hecho, notificar a la supervisin o su equivalente, indicando las implicaciones en la ejecucin del contrato para que se levante el acta correspondiente. Desaparecidas las causas que motivaron al contratista para hacer la notificacin, ste lo har del conocimiento de la supervisin o su equivalente para que se levante nueva acta, en la que se har constar la prrroga a que tiene derecho el contratista. Cuando la entidad contratante ordene la ejecucin de cantidades de trabajo adicionales, en el documento que se emita se har constar la prrroga al plazo contractual. Igual procedimiento se seguir cuando se ordenen cambios de diseo, que afecten el desarrollo normal de los trabajos. Cuando se ordene la suspensin temporal de los trabajos, por causas no imputables al contratista, se levantarn actas al inicio y al final de dicha suspensin. En el acta en la que se haga constar la finalizacin de la suspensin de los trabajos, se consignar la prrroga al plazo contractual. Cuando por cualquier otra causa no imputable al contratista se afecte el desarrollo normal de los trabajos, ste har la solicitud de prrroga a la supervisin, exponiendo los motivos que la justifican. La autoridad administrativa superior de la dependencia resolver si ha lugar o no a lo solicitado.
El Decreto Nmero 101-97 del Congreso de la Repblica de Guatemala, Ley Orgnica del presupuesto en el Articulo 6 Ejercicio Fiscal, establece: El ejercicio fiscal del sector pblico se inicia el uno de enero y termina el treinta y uno de diciembre de cada ao. Causa La Direccin administrativa no observ los pasos a seguir que establece la ley para las prorrogas de los contratos de arrendamiento del rengln 156 arrendamiento de equipo y otra maquinaria finalizado el plazo contractual de los mismos. Efecto Incumplimiento a la ley de contrataciones al no publicar en el portal de Guatecompras estos eventos finalizado el plazo contractual de los mismo. Recomendacin El interventor debe instruir a la Direccin administrativa de la Portuaria Quetzal para que cuando venzan el plazo contractual de los contratos por arrendamiento de equipo y otra maquinaria correspondientes al rengln 156 se publiquen los eventos en el portal de guatecompras para realizarlos por las modalidades de Cotizacin y/o

licitacin, elaborando los contratos ao con ao de acuerdo al ejercicio fiscal que corresponda.

Comentario de los Responsables Comentario de Auditora

Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Gerente Financiero, por la cantidad de Q80,000.00.

Hallazgo 2 (cumplimiento)
Incumplimientos a la Ley Orgnica del Presupuesto por falta de Autorizacin del Fondo Rotativo. Condicin Al evaluar la documentacin proporcionada en atencin al oficio OF-CGC-CA-EPQ148-2012 por medio del cual se solicita informacin referente a los acuerdos o resoluciones que aprueban el uso y funcionamiento del fondo de avance se determino la inexistencia de la aprobacin por parte del Ministerio de Finanzas a travs de la Tesorera Nacional para el uso y distribucin del fondo de Avance de la Empresa Portuaria Quetzal para el ejercicio 2011. Criterio El Decreto Numero 101-97 del Congreso de la Republica, Ley Organica del Presupuesto en el articulo 58. Fondos Rotativos. El Ministerio de Finanzas Pblicas, podr autorizar el funcionamiento de fondos rotativos con el rgimen y los lmites que establezca el reglamento, para lo cual, la Tesorera Nacional podr entregar los fondos necesarios con carcter de anticipo, autorizando la apertura y manejo de cuentas corrientes para facilitar la administracin de los referidos fondos. El Acuerdo Gubernativo numero 240-98 del congreso de la republica, Reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto en el Artculo 45. Fondos Rotativos. El Ministerio de Finanzas Pblicas por medio de la Tesorera Nacional, podr autorizar el funcionamiento de fondos rotativos de acuerdo al Reglamento y al Manual especfico que emita dicho Ministerio. Causa La Direccin Financiera a travs del departamento de tesorera, no requiri al Ministerio de Finanzas la Autorizacin del uso y funcionamiento del Fondo Rotativo de la Empresa Portuaria Quetzal para el ejercicio 2011. Efecto Incumplimiento a la ley Orgnica del Presupuesto del congreso de la republica. Recomendacin AL interventor debe instruir al Director Financiero para que requiera la aprobacin del uso y funcionamiento del fondo Rotativo de la Portuaria Quetzal al Ministerio de Finanzas.

Comentario de los Responsables Comentario de Auditora

Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas,

artculo 39, numeral 18, para el Gerente Financiero, por la cantidad de Q80,000.00.

Hallazgo 3. (Control Interno) Falta de Manual o polticas para la asignacin de puestos y salarios para la contratacin del personal de los renglones 022, 029, 183. 184 y 189. Condicin Se estableci que la Direccin de Recursos Humanos Y Administrativos de la Portuaria Quetzal, no cuenta con un Manual o polticas para la asignacin de puestos y salarios para la contratacin del personal de los renglones 022, 029, 183, 184 y 189 el cual fue solicitado mediante oficio CGC XXXXXXX de la comisin de Auditoria de la Portuaria Quetzal que permitan ejercer un eficiente control para la contratacin del personal bajo estos renglones. Criterio
El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.6 Tipos de controles, establece: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de controles que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros, en el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refieren a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos el control previo, concurrente y posterior, el Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en su numeral 28 Control Interno Previo, establece: "Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecucin de las operaciones o de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de las normas que lo regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad en funcin de los fines y programas de la institucin."

Causa
El Gerente financiero no ha realizado las gestiones necesarias para la elaboracin, aprobacin e implementacin del manual o politicas para la asignacin de puestos y salarios para el personal contratado en los renglones 022, 029, 183, 184 y 189-.

Efecto
Riesgo a que se le asignen sueldos o salarios, que no le correspondan al personal contratado bajo estos renglones.

Recomendacin
El Interventor de la Portuaria Quetzal debe girar instrucciones al Gerente Financiero a efecto elabore el manual para la asignacin de puestos y salarios para el personal contratado bajo los renglones 022, 029,183. 184y 189

. Comentario de los Responsables Comentario de Auditora Acciones Legales y Administrativas

Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Gerente Financiero, por la cantidad de Q80,000.00.

Hallazgo 4. (Control Interno)

Falta de envi de las copias de los informes de Auditoria interna a la contralora General de cuentas.

Condicin Se realizo la evaluacion de los informes de Auditoria realizado por el departamento de Auditoria Interna de la Portuaria Quetzal de acuerdo al Plan Anual de Auditoria y se establecio que no fue enviado copia de dichos informes a la contralora tal y como lo establece el Plan anual de Auditoria del ejercicio fiscal 2011. Criterio
El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.6 Tipos de controles, establece: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de controles que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros, en el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refieren a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos el control previo, concurrente y posterior, el Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en su numeral 28 Control Interno Previo, establece: "Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecucin de las operaciones o de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de las normas que lo regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad en funcin de los fines y programas de la institucin."

El Plan Anual de Auditoria de la Empresa Portuaria Quetzal del Ejercicio 2011 en su capitulos xxxxxc inciso xxxx establece. . Causa
El Auditor interno no envio copia de las diferentes informes de Auditorias realizadas por el personal de la direccion de Auditoria Interna de la empresa portuaria Quetzal a la delegacion de la contralaria General de cuentas tal y como lo establece el plan Anual de Auditoria.

Efecto
Desconocimiento de las deficiencias o hallazgos detectados en las diferente auditoria realizadas por la direccion de auditoria interna de la Empresa Portuaria Quetzal por parte de lancomision de la Delegacion de la Contralora General de cuentas y poder darle seguimiento en su momento.

Recomendacin
El Interventor de la Empresa Portuaria Quetzal debe girar sus instrucciones al Auditor Interno para que envie copia de los informes de Auditoria de acuerdo al Plan Anual de Auditoria en cada ejercicio fiscal a la Delegacion de la contralora general de cuentas.

. Comentario de los Responsables

Comentario de Auditora Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Gerente Financiero, por la cantidad de Q80,000.00.

Hallazgo 5.

Extravi de Formularios Oficiales ( Cumplimiento) Condicin Se realizo la evaluacion de los informes de Auditoria realizado por el departamento de Auditoria Interna de la Portuaria Quetzal de acuerdo al Plan Anual de Auditoria y se establecio que en el informe de Auditoria N0. nxxxxx de fecha 02/02/2011 el auditor actuante revela o establece el extravio de forma Oficiales siendo las XXXXXXXXXXXXXXX. Criterio
El Decreto 89-2002, Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Pblicos, del Congreso de la Republica en el articulo 17 indica que genera responsabilidad administrativa lo que indica en su inciso f) La negligencia o descuido en la custodia, uso o destino de bienes integrantes del patrimonio pblico, asimismo el Manual de Organizacin del Sistema Integrado Administrativo Financiero para Unidades Ejecutoras del Ministerio de Salud Pblica y Asistencia social, establece en su artculo 11 que el rea de contabilidad tendr las funciones siguientes: inciso n) Custodiar y resguardar los documentos y otras formas autorizadas por entidad competente para uso del rea contable, velando para que siempre se tenga existencia de los mismos, y en el artculo 12 establece que es responsabilidad del rea de tesorera lo descrito en el inciso u) Custodiar y resguardar los documentos y otras formas autorizadas por entidad competente para uso del rea de tesorera, velando para que siempre se tenga existencia de los mismos.

Causa Irresponsabilidad e inobservancia al cumplimiento de sus obligaciones estipuladas en leyes y reglamentos vigentes Efecto Menoscabo de los intereses del Estado Recomendacin El Director ejecutivo y Gerente Administrativo Financiero deben girar instrucciones a efecto de que todas las formas oficiales queden resguardadas en un lugar seguro, donde solamente tengan acceso a ellos las personas que establece el Manual del Sistema Integrado de Administracin Financiera SIAFI como lo son la contadora y tesorero . Comentario de los Responsables Comentario de Auditora Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas,

artculo 39, numeral 18, para el Gerente Financiero, por la cantidad de Q80,000.00.

Hallazgo 6.

Uso inadecuado de los recursos del Estado (Control Interno) Condicin Se realizo la evaluacion correspondiente a los pagos efectuados por concepto de pilotaje y amarre de los buques que zarpan y atracan en el recinto portuario de la empresa Portuaria Quetzal registrados en el rengln 189 Otro estudios y o servicios del ejercicio fiscal 2011 por la suma de Q- 15,3000.000,00. por concepto de pilotaje y Q. 12,300.000.00 por concepto de Amarre. Consideramos que dichas cifras son muy elevadas y que afecta directamente los ingresos percibidos por la Empresa portuaria, las cuales se pueden reducir contratando personal tcnico y capacitado para que se encargue de realizar el servicio de pilotaje y amarre de los buques que atraquen y zarpen en el recinto portuario, dichos egresos por estos servicos se detallen en el cuadro a continuacin. Criterio
El Acuerdo Nmero 09-03, del Jefe de la Contralora General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno, norma 1.6 Tipos de controles, establece: Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de controles que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros, en el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refieren a: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y dentro de estos el control previo, concurrente y posterior, el Marco Conceptual de las Normas Generales de Control Interno Gubernamental en su numeral 28 Control Interno Previo, establece: "Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecucin de las operaciones o de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de las normas que lo regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad en funcin de los fines y programas de la institucin."

Causa Falta de contratacin de personal capacitado para que se encargue del pilotaje y amarre de los buques que sarpen en el puerto Quetzal para que se minimicen los costos de este servicio. Efecto La contratacin de estos servicios a particulares incrementan los gastos afectando directamente las utilidades que genera la Empresa portuaria Quetzal. Recomendacin El Interventor debe girar instrucciones a la Direccin de Recursos Humanos y Administrativos efecto de que se contrate personal capacitado para que se

encargue del pilotaje y amarre de los buques que atraquen y zarpen en el recinto portuario. . Comentario de los Responsables Comentario de Auditora Acciones Legales y Administrativas Sancin econmica, de conformidad con el Decreto Nmero 31-2002 del Congreso de la Repblica, Ley Orgnica de la Contralora General de Cuentas, artculo 39, numeral 18, para el Gerente Financiero, por la cantidad de Q80,000.00.