Concepto de archivo

1. Coleccin organizada de Informacin destinada a un determinado fin; lugar donde se custodian documentos Pblicos y Privados, reunidos en un determinado lugar con fines de Conservacin y Ordenacin Cientfica para consulta y utilizacin.
Elementos del archivo: Los elementos fundamentales que debe tener cualquier tipo de archivo son: recursos humanos, materiales, financieros y tcnicos.

Concepto de archivo en tramite Es aquel cuyos documentos que resguarda son vigentes y para efectos de este perodo permanecen nicamente durante el tiempo de trmite independientemente de cual sea su valor. (Administrativo, Fiscal, Legal, Evidencial o Testimonial). (0-5)

Concepto de archivo de concentracin Es el Archivo dnde se transfiere los documentos que concluyeron con su vigencia primaria y se encuentran debidamente registrados en un inventario para su guarda y custodia. (6-30) Concepto de archivo histrico Es el Archivo donde se guardan y custodian los documentos que concluyeron con su valor primario y obtuvieron por su relevancia e importancia el valor secundario, en esta etapa se reciben nicamente documentos originales debidamente inventariados y registrados, cuya funcin servir para la investigacin y testimonios de la propia Institucin. (+31)

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: El Ciclo Vital de los documentos nos ayuda a identificar las caractersticas y evolucin de los documentos, el cual se divide en Tres Fases: Fase Activa, Semi Activa e Inactiva. FASE ACTIVA: La Fase Activa, es la primera edad del documento y como su nombre lo indica, se refiere exclusivamente al perodo que inicia en el momento en que el documento es recibido o generado para cumplir con ciertos fines administrativos, propiciando la gestin o conclusin de los trmites para los fines que fueron elaborados.

FASE SEMIACTIVA: La caracterstica esencial en esta etapa es la de que los documentos deben ser sujetos a un Proceso de Valoracin cuidadosa, que precise los perodos de tiempo durante los cuales debern de ser conservados y custodiados en el Archivo de Concentracin, vigilando el tiempo de vigencia para que posteriormente se pueda valorar o en su caso eliminar y transferir al Archivo Histrico. FASE INACTIVA:

En esta Fase los documentos son transferidos al Archivo histrico el cual su valor ser de carcter permanente, mismos que una vez organizados se podrn consultar por las personas que requieren de algn antecedentes o algn hecho relevante o importante que se origino en la Institucin. Clasificacin de los sistemas de archivo. Alfabetico, nunerico cronolgico temtico geogrfico
Sistema alfabetico, como su nombre lo indica se basa en el alfabeto, considerando que para este tipo de clasificacin no existen letras dobles (ch, ll, rr) estas se tomaran como consonantes sencillas seguidas de otras, asi como la aplicacin de ciertas reglas. Por ejemplo: En caso de los nombres primero son los apellidos empezando por el paterno y con una coma antes del nombre. En caso de ttulos o grado (acadmico, eclesistico o militar)se escribe la abreviatura de este despus del nombre y entre parntesis. Y para la clasificacion de los archivos: Segn la organizacin: - Centralizado - Descentralizado Segun el sistema de archivo: - Horizontal - Vertical - Lateral - Otros Segun el soporte: - Papel

- Microfilm - Informtico Segun su grado de utilizacion: - Activo - Semiactivo - Inactivo ARCHIVOALFABTICO. Se refiere a todo escrito que tiene relacin con el nombre de una persona o institucin. Su clasificacin es alfabtica segn los apellidos o nombre de la empresa. Reglas a seguir: 1. El nombre de personas fsicas se archiva iniciando con el apellido paterno, materno y nombre. Ejemplos: Domnguez Ramos Juan, EspndolaReyes Roberto, Sotomayor Arroyo Leticia, etc. 2. En caso de que los apellidos lleven monoslabos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa ReyesJorge, Del Moral Hernndez Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razn social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfn, Corsetera Francesa, pticas Devlin, etc.

ARCHIVOCRONOLGICO. Los expedientes se forman agrupando los documentos generados por fechas, indican ao, mes y da.

ARCHIVOGEOGRFICO. Expedientes integrados con documentos clasificados segn la Ciudad, Estado o Pas.

ARCHIVO POR ASUNTOS. Se integran expedientes de acuerdo al asunto tratado en el texto de cada documento.

ARCHIVO NUMRICO. Los expedientes se ordenan por nmero progresivo. El nmero del expediente se asignar a cada persona fsica o moral conforme se vayan "abriendo". Los Sistemas de Archivo pueden usarse combinados. Por ejemplo: Nombre y Fecha; Nmero Progresivo y Alfabtico; Nmero y Fecha. El sistema de archivo ms comn o utilizado por las instituciones es el de Nmero progresivo y Alfabtico, llamado tambin Alfa-numrico. 2. En caso de que los apellidos lleven monoslabos deben tomarse como parte del mismo nombre. Ejemplos: De la Rosa ReyesJorge, Del Moral Hernndez Julio, De los Monteros Espinosa Jorge. 3. Los nombres de personas morales se clasifican respetando su razn social o nombre. Ejemplos: Alarmas Panamericanas, Centro Serfn, Corsetera Francesa, pticas Devlin, etc.