Diagnstico Organizacional

Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q.

INSTITUTO TECNOLGICO DE SONORA

Departamento de Ingeniera Industrial

DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL
Diagnstico organizacional es una actividad vivencial que involucra a un grupo de personas de una empresa o institucin interesadas en plantear soluciones a situaciones problemticas o conflictivas, sometindose a un auto-anlisis que debe conducir a un plan de accin concreto que permita solucionar la situacin problemtica. La base del diagnstico organizacional es que, al igual que las personas, las empresas o instituciones deben someterse a exmenes peridicos, para identificar posibles problemas antes de que estos se tornen graves. Estos exmenes peridicos constituyen un sistema de control que permite optimizar el funcionamiento de las empresas e instituciones, al identificar problemas en el funcionamiento de stas, surgen acciones dirigidas a su eliminacin o disminucin, que en conjunto constituyen una parte importante de la planeacin operativa.

Se debe notar que en un diagnstico se est evaluando el comportamiento de un sistema contra un modelo normativo, aunque es posible que este modelo nunca sea definido en forma explcita. De la misma manera que el mdico examina a un paciente y lo compara mentalmente con el funcionamiento de una persona sana, el analista tiene un modelo mental de lo que debera ser su organizacin funcionando correctamente. Esta analoga es muy clara, ya que el paciente (organizacin) proporciona una serie de sntomas (funciones corporales alteradas) al mdico (analista de sistemas), el cual puede identificar la enfermedad del paciente y proponer una terapia. En la figura N 1 Se muestra un diagrama que ejemplifica la situacin anteriormente mencionada.
Anlisis - Exmenes

Sntomas

Paciente

Mdico
Proceso de Sntesis

Problema

Diagnstico Organizacional

Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q.

De aqu se puede ver que existen tres factores importantes a tomar en cuenta cuando se realiza un diagnstico organizacional. Estos factores son muy importantes tanto para determinar la problemtica, como para dar soluciones a la misma y son:

La situacin de la empresa dentro del contexto de su rama industrial. La posicin de la empresa en el ciclo de vida de las organizaciones. El sistema social que prevalece dentro de la empresa.

Adems desde un punto global, un diagnstico, aunque no necesariamente un Diagnstico Organizacional, es el obligado punto de partida de un proceso de planeacin, en donde es necesario saber dnde se est antes de decidir a dnde se quiere ir, y como se llegar a ese punto. La figura N 2 que se muestra a continuacin describe el proceso de planeacin.
Asignar recursos

Planes detallados

Realizacin de los planes Plan estratgico (a dnde se va)

Diagnstico

(dnde se est)

Incentivos

Asignacin de responsabilidades y funciones

Monitoreo y control

Diagnstico Organizacional PROCEDIMIENTO GENERAL DE DIAGNSTICO

Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q.

El objetivo del diagnstico organizacional es someter a la organizacin a un auto-anlisis que le permita identificar sntomas presentes en la organizacin, y a travs de ellos, encontrar los problemas que podramos llamar de fondo, y que deben ser resueltos para preservar la salud organizacional. Como en todo sistema participativo, el proceso es tan importante como el resultado, ya que el espritu de grupo generado y el conocimiento de las opiniones y problemas de otros componentes de la organizacin son beneficios casi tan importantes como el de identificar y resolver el problema.

El procedimiento general del Diagnstico Organizacional consta de los siguientes pasos: 1. SELECCIN DEL GRUPO DE TRABAJO 2. ENTRENAMIENTO DEL GRUPO DE TRABAJO 3. GENERACIN DE SNTOMAS INDIVIDUALES 4. GENERACIN DE LA LISTA COLECTIVA 5. PROCESO DE SNTESIS Y GENERACIN DE PROBLEMAS 6. CLASIFICACIN DE PROBLEMAS 7. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES 8. GENERACIN DE UN PLAN DE TRABAJO.

Estos pasos se desglosan a continuacin: Paso 1. SELECCIN DEL GRUPO DE TRABAJO Para conocer la problemtica de una organizacin es necesario seleccionar a un grupo representativo de la misma que tenga las siguientes caractersticas: Conocimiento del sistema Que sea representativo de los componentes del sistema

Que incluya gente con poder de decisin.

Diagnstico Organizacional

Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q.

Este grupo no deber ser de ms de 20 personas, ni incluir ms de tres jerrquicos. El grupo ptimo es de 10 a 12 personas.

Paso 2. ENTRENAMIENTO DEL GRUPO DE TRABAJO Ya que en un diagnstico se dirn los sntomas que pueden considerarse como agresivos para una persona, o bien que puede haber una atmsfera donde la gente sienta temor, es necesario que el grupo pase por un entrenamiento que lo capacite. Decir lo que piensa Respetar las ideas de los dems Analizar las ideas por su propio valor

Paso 3 GENERACIN DE SNTOMAS INDIVIDUALES Es una reunin ad-hoc se pide a los componentes del grupo que generen una lista de los sntomas que a su juicio se estn produciendo en el funcionamiento de la compaa. Para esto es necesario definir claramente lo que se entiende por un sntoma. Un sntoma es: * * * Un fenmeno revelador de una enfermedad Una seal o indicio de una cosa que est sucediendo o que va a suceder. Una manifestacin de funciones alteradas.

Sin embargo, hay que recordar que las acciones suceden dentro de un contexto determinado, y que una situacin puede ser problemtica o no dependiendo de su impacto de las personas y en la empresa. Para evaluar ese impacto se puede usar la siguiente matriz_ PLANEADO DESEADO SNTOMA NO PLANEADO

NO DESEADO

SNTOMA

SNTOMA

Diagnstico Organizacional

Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q.

El facilitador del diagnstico debe procurar que los sistemas generados durante la reunin posean ciertas caractersticas: que sea claro, especfico, concreto y controlable. La importancia de estas caractersticas debe ser fuertemente enfatizada, dada la utilizacin posterior que se les dar a los sntomas. Es claro ver que un sntoma ambiguo o poco preciso no da mucha informacin sobre el problema, y que poco podemos hacer con respecto a un sntoma sobre el cual no se tiene control. INCORRECTO * Falta de informacin en ventas * Hay empleados que no cumplen con sus obligaciones * El inters bancario esta muy alto CORRECTO * El catlogo de ventas no esta actualizado * Los empleados del turno de noche descuidan la recoleccin de datos * La poltica de monto pasivo es obsoleta en las condiciones actuales.

Sin embargo debemos enfatizar que despus de dar esta recomendaciones, deben aceptarse los sntomas tal y como los expresa cada persona pues es su visin particular del problema.

El procedimiento que se sigue para generar los sntomas es el siguiente: a) Explicar al grupo la metodologa de diagnstico organizacional y los resultados esperados, enfatizando la manera en que deben expresarse los sntomas. b) Pedir a cada miembro del grupo que escriba los sntomas relacionados con el sistema bao estudio, usando formas similares a la forma N1 del diagnstico organizacional. Usualmente esto dura unos 30 minutos. Conviene hacer las siguientes recomendaciones al grupo antes de que empiecen a escribir. c) No interrumpir la tarea de escribir sntomas d) Mantenerse en silencio e) Todo mundo debe escribir f) Recordar que se busca el qu (sntomas o problemas), y no al quin (causante) g) Recordar que los sntomas deben ser claros, especficos y controlables. h) Se deben poner sntomas no soluciones i) Deben plantearse en primera persona.

Diagnstico Organizacional Paso 4. GENERACIN DE LA LISTA COLECTIVA

Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q.

Una vez que todos los miembros del grupo hayan dejado de escribir, se pasar a generar la lista colectiva de sntomas para lo cual se recomienda el siguiente procedimiento:

a) Cada miembro del grupo, en forma secuenciada, dir un sntoma a la vez b) El facilitador escribir los sntomas en hojas de rota folio. c) Se continuar de esa manera hasta que todos pasen

Conviene que el facilitador haga las siguientes recomendaciones: a) Debemos escuchar al compaero b) Debemos evaluar la idea, sntoma o problema y no a la persona que lo diga c) Debemos hablar con nosotros mismos d) Debemos ser especficos: decir lo importante y lo relevante e) Debemos evitar estar a la defensiva f) Se evitan discusiones en esta etapa del procedimiento. Si algn miembro del grupo est en desacuerdo con algn sntoma puede externarlo diciendo: Estoy en desacuerdo. El sntoma se pondr entre parntesis para denotarlo como sntoma no aceptado por todos. Slo se pueden pedir aclaraciones al sntoma. Adems, no se deber de corear los desacuerdos, con que alguien lo diga es suficiente. g) Se entiende que los sntomas sin parntesis son de todos, es decir, se est de acuerdo que es un sntoma real o que cuando menos no se tiene opinin al respecto. h) Si algn sntoma que se diga los hace pensar en otro sntoma, conviene apuntarlo en la lista individual. i) Si algn sntoma que se diga lo tienen en su lista individual, conviene eliminarlo para evitar duplicidad de sntomas. j) Recordar que se busca el qu (sntoma o problema) y no el quien (causante) k) Los sntomas deben ser claros, especficos y controlables. l) Evitar justificaciones del sntoma. m) Tratar de presentar sntomas y no soluciones n) Si se agota la lista individual, se puede pasar sin que esto implique retirarse del proceso.

Diagnstico Organizacional

Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q.

Finalmente, el facilitador debe de tomar en cuenta para s mismo, las siguientes recomendaciones al estar generando la lista de sntomas: a) No intimidar al grupo b) No dejar que algn miembro del equipo intimide a los dems c) Ser paciente d) Aceptar que parezca que no hace nada e) Evitar discusiones f) Ayudar a que todos digan lo que sienten g) Con quien empezar?: no con el de mayor autoridad o influencia h) Tratar de que los sntomas queden claros i) Mantener el orden j) Escribir los sntomas en forma legible

Una de las funciones ms importantes del facilitador es la de poner por escrito de una manera clara y concisa lo dicho por los participantes, lo que involucra una labor de interpretacin que es clave para el xito de este proceso.

Paso 5.PROCESO DE SNTESIS Y GENERACIN DE PROBLEMAS Existen diversas maneras de efectuar el proceso de sntesis para la definicin de problemas. Dado que la sntesis depende en ltimo caso de la creatividad de la persona involucrada en el proceso, es necesario escoger con cuidado a las personas que participarn en esta parte. Estas personas debern conocer muy bien el sistema ya que debe evitarse mal interpretar un sntoma o sobre-generalizarlo. A continuacin se presentan 3 mtodos que se han encontrado tiles en la definicin de problemas: a) Sntesis por agrupacin b) Sntesis por estructuracin c) Sntesis por sub.-sistemas

Diagnstico Organizacional Sntesis por agrupacin

Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q.

En ste mtodo los sntomas se agrupan de acuerdo a lo que la experiencia indica son manifestaciones de un mismo problema. Del conjunto de sntomas, a travs de un proceso de abstraccin o sntesis, es posible identificar uno o varios problemas. As, por ejemplo, los siguientes sntomas indican un problema en la organizacin y operacin del sistema de control de calidad. No existe un responsable de control de calidad Los estndares de control de calidad varan en los diferentes departamentos Se tiene un alto ndice de devolucin de productos El sistema de control de calidad es poco confiable El producto terminado es de una calidad muy variable El Kailn que compramos ocasiona problemas de produccin

Muchas piezas se generan fuera de especificacin en el departamento de fundicin

Por estructuracin En este mtodo se utiliza una clasificacin de los sntomas por naturaleza, y la del tipo de acciones que habran de tomarse para resolverlo.
0 1 2 3 4 5 6 7 Sntomas fuera de control Sntomas de objetivos, valores, estilo Sntomas de estructura Sntomas de proceso Sntomas graves Sntomas leves Consecuencias Consecuencias graves

Por subsistemas Ya que los sistemas pueden estructurarse en subsistemas, es posible clasificar los sntomas en los subsistemas correspondientes, lo que permite orientar tanto el tipo de problema como el tipo de solucin necesaria. Para esto es posible utilizar las propiedades de sistemas y sus factores ms relevantes, o simplemente dividir el sistema en sus subsistemas de acuerdo a una funcionalizacin.

Diagnstico Organizacional

Ing. Mara Paz Gpe. Acosta Q.

Paso 6.CLASIFICACIN Y JERARQUIZACIN DE PROBLEMAS Una vez que se estructuraron los sntomas en problemas, la sesin se inicia con una presentacin de los problemas al grupo de planeacin. El facilitador lee la definicin inicial de los problemas, por ejemplo desarrollo, motivacin y entrenamiento de personal. El facilitador responde las preguntas del grupo relacionadas con la ubicacin de algunos sntomas, si alguno est mal ubicado se cambia al lugar mas apropiado. Posteriormente el facilitador pide que cada miembro del grupo estructure los problemas por orden de importancia usando para ello una forma, donde los resultados son presentados en una matriz.

Paso 7. PLANTEAMIENTO DE SOLUCIONES. Posteriormente el facilitador divide al grupo en subgrupos, el nmero de ellos depende del tamao del grupo, se recomienda que cada subgrupo no tenga mas de 6 personas ni menos de 3. A cada grupo se les asigna un nmero de problemas y se les hacen una serie de preguntas.

Paso 8. GENERACIN DE UN PLAN DE TRABAJO. Enseguida se definen los responsables, el tiempo y el presupuesto necesario para implantar las acciones, usando formas similares a la forma 4 de diagnstico organizacional. Finalmente se plantean reuniones peridicas para revisar el avance en la solucin de problemas. Con este ejercicio termina la sesin de D.O.