Apostila de Access XP-WebAula

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SUMRIO
O QUE UM BANCO DE DADOS? ....................................................................................................... 1
FERRAMENTAS DE MANIPULAO DE DADOS .............................................................................................................................. 1
O QUE SE PODE FAZER COM O MICROSOFT ACCESS?................................................................... 2

O QUE H DE NOVO NO MICROSOFT ACCESS XP?....................................................................................................................... 2
INICIANDO O MICROSOFT ACCESS .................................................................................................... 3 CRIANDO A PRIMEIRA TABELA ........................................................................................................... 5

CRIANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA ................................................................................................................................... 5 SALVANDO A TABELA.................................................................................................................................................................. 9 ALTERANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA ........................................................................................................................... 10 Adicionando novos campos estrutura de uma tabela ....................................................................................................... 11 Eliminando campos da estrutura de uma tabela ................................................................................................................. 11 DEFININDO UMA CHAVE PRIMRIA ........................................................................................................................................... 12 NDICES .................................................................................................................................................................................... 13 ndice formado por Mltiplos Campos................................................................................................................................ 14
ENTRADA DE DADOS.......................................................................................................................... 14 ACESSANDO OS DADOS .................................................................................................................... 16

EXAME VISUAL DA TABELA ..................................................................................................................................................... 16 PESQUISANDO INFORMAES ESPECFICAS .............................................................................................................................. 16
FORMULRIO ...................................................................................................................................... 17
CRIANDO FORMULRIOS ........................................................................................................................................................... 17 EDITANDO UM FORMULRIO ..................................................................................................................................................... 19 Selecionando objetos ........................................................................................................................................................... 20 Redimensionando objetos .................................................................................................................................................... 20 Movendo objetos.................................................................................................................................................................. 20 Caixa de Ferramentas ......................................................................................................................................................... 21 Criando ttulos..................................................................................................................................................................... 22 Propriedades de objetos e formulrio ................................................................................................................................. 22 Criando botes de comando ................................................................................................................................................ 24
RELATRIOS ....................................................................................................................................... 25
CRIANDO RELATRIOS .............................................................................................................................................................. 25 EDITANDO UM RELATRIO ........................................................................................................................................................ 28
CONSULTAS ........................................................................................................................................ 29
CONSULTAS DE SELEO.......................................................................................................................................................... 29 Acrescentando campos grade QBE .................................................................................................................................. 30 Executando uma consulta .................................................................................................................................................... 31 Alterando a ordem dos campos na consulta........................................................................................................................ 32 Alterando os critrios de seleo......................................................................................................................................... 32 CONSULTAS DE SELEO COM EXPRESSO ............................................................................................................................... 37 CONSULTAS DE SELEO COM TOTAIS ...................................................................................................................................... 38 CONSULTAS DE ATUALIZAO ................................................................................................................................................. 40 CONSULTAS DE EXCLUSO ....................................................................................................................................................... 42
FILTROS ............................................................................................................................................... 43
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UM BANCO DE DADOS MAIS COMPLEXO ........................................................................................ 44
VANTAGENS DE PROJETAR ........................................................................................................................................................ 45 OBJETIVOS DE UM PROJETO ...................................................................................................................................................... 45 PROJETANDO O BANCO DE DADOS PARA A CLNICA MDICA .................................................................................................... 45
Primeiro passo: Identificao das tabelas .......................................................................................................................... 46 Segundo passo: Determinar as relaes ............................................................................................................................. 46 Quarto passo: Identificao dos campos e chaves primrias ............................................................................................. 48 Quinto passo: Relacionar os campos nas tabelas ............................................................................................................... 49 Sexto passo: Avalie o projeto .............................................................................................................................................. 49 ltimo passo: desenvolva o banco de dados....................................................................................................................... 49
RELACIONAMENTOS .......................................................................................................................... 50
IMPOR INTEGRIDADE REFERENCIAL........................................................................................................................................... 52 EDITANDO OU EXCLUINDO UM RELACIONAMENTO .................................................................................................................... 52 OBSERVAES GERAIS SOBRE RELACIONAMENTOS .................................................................................................................. 53
VINCULANDO/IMPORTANDO.............................................................................................................. 53
COMO ESCOLHER ENTRE IMPORTAR OU VINCULAR UMA TABELA? ........................................................................................ 54 IMPORTAO....................................................................................................................................................................... 54 VINCULAO ....................................................................................................................................................................... 56 OBSERVAES A RESPEITO DE IMPORTAO E VINCULAO .................................................................................................... 57
CRIANDO O SISTEMA DA CLNICA MDICA...................................................................................... 58

CRIANDO A CAIXA DE COMBINAO ......................................................................................................................................... 59 FORMULRIO ACESSANDO DUAS TABELAS ................................................................................................................................ 63 CONSULTAS COM MAIS DE UMA TABELA ................................................................................................................................... 65 RELATRIO DE ETIQUETAS ....................................................................................................................................................... 66
MACROS............................................................................................................................................... 67
VINCULANDO MACROS A BOTES DE COMANDO ....................................................................................................................... 70 VINCULANDO MACROS AOS EVENTOS DE FORMULRIO ............................................................................................................ 71
BARRA DE MENU ................................................................................................................................ 71 INICIALIZAO DO SISTEMA ............................................................................................................. 74 EXPORTAO...................................................................................................................................... 76 COMPACTANDO UM BANCO DE DADOS .......................................................................................... 77
OBSERVAES IMPORTANTES SOBRE COMPACTAO .............................................................................................................. 77
RECURSOS ESPECIAIS....................................................................................................................... 77
DOCUMENTAO DO BANCO DE DADOS...................................................................................................................... 77 CONVERSO PARA FORMATO MDE.................................................................................................................................. 78
CONCLUSO.................................................................................ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO.
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O QUE UM BANCO DE DADOS?
Basicamente, um Banco de Dados uma lista organizada de dados (informaes) que proporciona um meio de encontrar rpida e facilmente uma informao qualquer de acordo com um ponto de referncia escolhido, tal como o sobrenome ou nmero do CPF de uma pessoa. Uma lista telefnica pode ser considerada um banco de dados pois os nomes esto organizados em ordem alfabtica. Em geral, em um banco de dados comum, as informaes esto dispostas em linhas e colunas, cada coluna tem um ttulo que descreve o tipo de informao que contm e cada linha apresenta as prprias informaes. Na terminologia de bancos de dados, as colunas so chamadas de campos e as linhas de registros. Como termo mais correto usa-se chamar um arquivo de banco de dados de uma tabela de dados, ou simplesmente de uma tabela. Algumas vezes, as pessoas confundem as palavras banco de dados e tabela. Com freqncia, o termo banco de dados dado erroneamente a uma tabela de informaes simples. Somente quando as tabelas so interligadas, que o conjunto inteiro de dados, distribudo em algumas tabelas chamado de banco de dados.
FERRAMENTAS DE MANIPULAO DE DADOS

As ferramentas de computadores que desempenham as tarefas de gerenciamento de informaes so chamadas de sistemas de gerenciamento de banco de dados (SGBD's). O Microsoft Access vai um passo alm de um SGBD comum, ele pode ser denominado de sistema de gerenciamento de banco de dados relacional (SGBDR) pois permite a conexo entre duas ou mais tabelas atravs de uma relao. Para explicar melhor o conceito de banco de dados relacional vamos utilizar um exemplo do nosso dia a dia. As mes tm filhos e os filhos tm uma me, essa uma relao. Para representar essa relao em um banco de dados teramos uma tabela chamada Mes e uma outra tabela chamada Filhos. Em um sistema de gerenciamento de banco de dados no temos como relacionar as duas tabelas, ou seja, fazer com que as duas tabelas se comuniquem usando apenas os recursos do prprio banco de dados. Em um sistema de gerenciamento de banco de dados relacional, podemos estabelecer a ligao entre as duas tabelas, ou seja, a relao entre elas usando apenas os recursos do banco de dados relacional. O Microsoft Access se encaixa nesse grupo de sistema gerenciadores de banco de dados, o relacional, onde tambm esto o SQL Server, o Oracle e outros.
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O QUE SE PODE FAZER COM O MICROSOFT ACCESS?
Criar uma grande variedade de tabelas independentes e bancos de dados que interligam vrias destas tabelas. Incluir e editar informaes em seus bancos de dados. Alta flexibilidade para a alterao de tabelas j existentes. Pesquisar e exibir informaes de vrias maneiras. Importao e acesso a tabelas de dados nos padres Dbase, FoxPro, Paradox, etc.. Gerar formulrios de entradas de dados sofisticados. Gerar relatrios impressos e etiquetas de diversos tamanhos e formatos. Efetuar automaticamente clculos sobre dados numricos no banco de dados. O Microsoft Access pode incorporar os resultados dos clculos aos relatrios impressos e pode inclusive armazenar os resultados numa tabela de um banco de dados para uso futuro. Incluir grficos, diagramas e figuras em relatrios.
OBSERVAO:
Para no tornar a descrio da seleo de opes nos menus do Microsoft Access repetitiva e longa, adotaremos, como simplificao por toda a apostila, descrever a seleo de uma opo em determinado menu como menu/opo. Por exemplo: Arquivo / Salvar o que significa selecionar o menu Arquivo e em seguida a opo Salvar.
O QUE H DE NOVO NO MICROSOFT ACCESS XP?

Compatibilidade retroativa: possvel trabalhar e modificar os arquivos do Microsoft Access 2000 sem ter que converter para o formato do Microsoft Access XP. Mltiplos desfazer e refazer: foi incorporada a capacidade de desfazer e refazer mltiplas aes nos vrios modos de trabalho do Microsoft Access XP. Log de erros de converso: ao encontrar erros na converso do Microsoft Access 95 ou posterior ser criada uma tabela com uma lista de informaes sobre cada erro encontrando, o que facilitar identificar e resolver os problemas da converso.
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INICIANDO O MICROSOFT ACCESS
Clique no boto Iniciar / Programas / Microsoft Office / Microsoft Access. Assim que o aplicativo for executado, surgir uma caixa de dilogo como a apresentada abaixo:
Painel de Tarefas
O Microsoft Access XP traz o Painel de tarefas, como todo o restante dos aplicativos Office
XP. Esse painel agrega as tarefas mais comuns do programa. Na seta clica o Microsoft Access XP informa os outros painis disponveis naquele momento.
quando voc
No painel visualizado anteriormente visualizamos os ltimos arquivos de banco de dados abertos e um atalho para procurarmos mais arquivos, alm das opes originais do Microsoft Access, criar um arquivo em branco, criar a partir de um modelo ou a partir de um arquivo j existente e a novas opes de Projeto e Pgina de acesso a dados: Pgina de acesso a dados: uma pgina da Web, publicada a partir do Access, que tem uma conexo (ligao) com um banco de dados. Em uma pgina de acesso a dados, possvel visualizar, adicionar, editar e manipular os dados armazenados no banco de dados. Uma pgina pode tambm incluir dados de outras fontes, como o Excel. Um projeto do Microsoft Access (.adp) um de arquivo de dados do Access que fornece acesso eficaz e em modo nativo a um banco de dados do Microsoft SQL Server por meio da arquitetura do componente OLE DB (uma arquitetura de banco de dados de componente que fornece um acesso eficaz a redes e Internet para vrios tipos de fontes de dados, incluindo dados relacionais, arquivos de correio,
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arquivos sem formatao e planilhas.). Utilizando um projeto do Access, voc pode criar um aplicativo cliente / servidor to facilmente quanto um aplicativo de servidor de arquivos. Esse aplicativo cliente / servidor pode ser uma soluo tradicional baseada em formulrios e relatrios, uma soluo baseada na Web usando pginas de acesso a dados ou uma combinao das duas. Para criar um arquivo em branco. Clique na opo Banco de dados em branco. Escolha em qual pasta do HD o arquivo ser salvo. Depois digite um nome para o banco de dados na caixa Nome do arquivo e clique no boto Criar.
Depois de clicar no boto Criar ser mostrada a Janela de Banco de Dados.
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A janela Banco de Dados a de maior importncia no Access pois, por meio do grupo Objetos (Tabelas, Consultas, Formulrios, Relatrios, Pginas, Macros, Mdulos), todos os recursos necessrios para criao de um banco de dados podero ser utilizados. Esta janela sempre poder ser reapresentada com o uso do menu Janela / Nome do Banco: Banco De Dados. Dentro do grupo objetos temos as seguintes opes que estaremos trabalhando no Microsoft Access: Tabelas: criaremos as tabelas que armazenaro os dados. Consultas: sero criadas consultas s tabelas que nos informaro sobre vrios dados encontrados nas mesmas. Podero ser feitos clculos em cima de campos existentes nas tabelas e as tabelas podero ser atualizadas pelas consultas. Formulrios: criaremos a forma grfica de entrada de dados na tabela e tambm de consultar a tabela. Relatrios: criaremos o lay-out das informaes que sero enviadas para impressora. Pginas: ser possvel criar uma pgina WEB para ser utilizada tanto na Internet quanto na Intranet para que se tenha acesso aos dados armazenados no Access. Macros: possvel criar comandos e aes que so repetitivos para o usurio do banco de dados, agilizando o trabalho e aumentando o ganho de tempo. Mdulos: ser possvel criar funes para o banco de dados programadas em Visual Basic for Aplications, normalmente utilizada por programadores ou pessoas que j trabalham a mais tempo com o Microsoft Access.
CRIANDO A PRIMEIRA TABELA

Nem todas as tabelas possuem o mesmo desenho ou tamanho, alis, elas variam bastante. A fim de permitir estas variaes, deve-se definir toda a estrutura de uma tabela com antecedncia. Ao se projetar a estrutura de uma tabela, define-se quantos campos ela ter e que espcie de informaes cada um dos campos dever conter. O Access precisa saber disso para poder trabalhar de forma adequada com os dados de cada campo, efetuar clculos, ordenar alfabeticamente os registros, e assim por diante. Um aspecto interessante sobre o Access que as estruturas das tabelas, os dados nelas contidos, os formulrios, as consultas e relatrios com elas relacionados, so armazenados em um nico arquivo (denominado arquivo de banco de dados relacional) - e no em arquivos separados (como por exemplo no Dbase). Para nosso primeiro exemplo, utilizaremos uma tabela chamada Livros que conter informaes sobre os livros de uma livraria.
CRIANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA

direita da janela banco, quando estamos com o objeto Tabelas selecionado, existem trs opes: Criar tabela no modo estrutura, Criar tabela usando o Assistente e Criar tabela inserindo dados.
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1. D um clique duplo na opo Criar tabela no modo estrutura (para a criao manual da tabela). Ser exibida a janela conforme a figura a seguir.
Nesta janela, o Access est pedindo os nomes, tipos e descries dos campos da estrutura da tabela. Na coluna Nome do campo, digitaremos o nome do campo, ele pode conter at 64 caracteres (maisculos ou minsculos) e pode conter letras, nmeros, espaos e alguns caracteres especiais (".", "!", "[", "]"). Os nomes dos campos no podem comear com um espao. Sugerimos que no utilize acentuao e espaos, isto facilitar a programao em Visual Basic que se faa necessria. Na coluna Tipo de Dados definida a espcie de informao que o campo dever conter. Dez tipos de dados podem ser escolhidos. Ao clicar na pequena seta que aparece quando se est nesta coluna, exibida uma lista com os tipos disponveis, que so: Texto: pode conter qualquer caractere. O tamanho mximo que esse campo pode armazenar 255 caracteres. Memorando: so parecidos com os campos de texto, mas podem conter at 65.536 caracteres. Como exemplo de sua utilizao, poderamos utilizar um campo memorando para escrever algumas anotaes sobre cada livro da biblioteca. Nmero: podem incluir qualquer tipo de nmeros que possam exigir clculos matemticos. Devem ter um nmero fixo de casas decimais (at quinze). Data/Hora: esses campos podem conter valores de data e hora para os anos entre 100 e 9999. Moeda: tipo utilizado para campos que contenham valores monetrios. Possui capacidade para 15 dgitos do lado esquerdo do ponto decimal e 4 dgitos do lado direito do ponto decimal.
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AutoNumerao: esse tipo deve ser utilizado sempre que se desejar que o valor de um campo seja incrementado (aumentado de uma unidade) automaticamente, quando um novo registro for acrescentado a uma tabela. Tais campos no podem ser atualizados pelo usurio uma vez que seus valores so predefinidos pelo Access. Sim/No: para entradas onde s existem duas opes possveis (Positiva/Negativa). Objeto OLE: esse tipo de campo usado quando se pretende acrescentar um grfico, um desenho, uma imagem ou alguma parte de uma planilha de outro programa tal como o Microsoft Excel sua tabela. HyperLink: texto ou combinao de texto e nmeros armazenados como texto e utilizados como um endereo de hyperlink. Hyperlink um endereo para um site na internet ou intranet ou, ainda, para um arquivo em rede local. Assistente de Pesquisa: cria um campo que permite escolher um valor de uma outra tabela ou lista de valores atravs de uma caixa de combinao. A escolha desta opo inicia o Assistente de Pesquisa para definir o tipo de dados.
Opcionalmente, pode ser acrescentada uma Descrio para cada campo. Sempre que se estiver digitando um campo que contm uma descrio, esta aparecer na parte inferior da janela do Access (barra de Status). As descries podem ter at 255 caracteres, incluindo espaos. Pode-se utilizar a coluna descrio para se exibir durante a entrada de dados, breves instrues sobre o preenchimento do campo no qual o usurio est posicionado. Vamos criar os campos da tabela Livros: 1. Clique na caixa Nome do Campo para a definio do primeiro campo, em seguida preencha a caixa com o nome do campo. No nosso caso Livro. Pressione as teclas Enter ou Tab para mover-se para a caixa Tipo de Dados. Mantenha o tipo Texto. Aps selecionado o tipo de dado da coluna pressione Enter ou Tab para passar para a caixa Descrio. Preencha caso deseje uma descrio para o campo que ser visualizada na barra de Status.
2.
3.
Repita os passos de 1 a 3 at que a estrutura da sua tabela esteja igual apresentada a seguir.
medida que voc foi introduzindo os campos, deve ter notado a caixa Propriedades do Campo na parte inferior da janela de criao.
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nesta caixa que so informados os detalhes (propriedades) sobre os campos da tabela, tais como: tamanho do campo, regras de validao, formato, etc. Tais dados podem ser configurados por voc de modo que, os campos possam se comportar de maneira eficiente no momento da utilizao. Somente os campos do tipo texto que necessitam ter seu tamanho definido pelo usurio, todos os outros tm seu tamanho automaticamente definido pelo Access. Para se definir o tamanho dos campos, clique sobre cada um dos campos que compem a estrutura e em seguida clique frente do Tamanho do campo (na caixa Propriedades do Campo) e entre com o tamanho desejado. Para o campo Livro determine o tamanho 35. Tambm podemos definir o Formato do campo, ou seja, a forma como os dados sero exibidos na tabela. Os campos nmeros, datas, horas e texto podem ter um formato definido. Como o campo Livro do tipo texto, gostaria que o ttulo ficasse em letras maisculas aps a digitao. Digite na caixa Formato o sinal de maior (>), este sinal forar todos os caracteres para maisculos. Se desejar que fiquem todos minsculos digite o sinal de menor (<). A Mscara de entrada utilizada para controlar a forma como os dados sero digitados, forando o usurio a seguir um padro, como no caso do CEP, do nmero de telefone. No caso do ttulo do livro no ser necessrio trabalhar com esta propriedade. A propriedade Legenda define o texto que ser visualizado pelo usurio do banco de dados ao fazer a digitao dos dados. Deve ser pequena e explicativa. No nosso caso digite Ttulo. A propriedade Valor padro define qual ser o valor inicial mostrado no campo. Para o ttulo do livro esta propriedade no ser preenchida. A propriedade Regra de validao define uma expresso que limita os valores que podem ser digitados no campo. Tambm no teremos nenhuma regra. A propriedade Texto da validao dever ser preenchida toda vez que uma Regra de validao for definida. Este texto ser mostrado quando o usurio digitar algum dado que no esteja previsto na regra. A propriedade Requerido define se a digitao neste campo obrigatria. O ttulo do livro deve ser digitado em todos os casos, ento precisamos alter-la para sim. Clique na seta que est direita desta propriedade e selecione a opo Sim. Se desejar basta dar um clique duplo sobre a palavra no que j est sendo visualizada. A propriedade Permitir comprimento zero define se ser aceito que o campo fique vazio, vamos deixar a opo No. Est propriedade deve ser alterada para Sim quando o campo no for requerido. A propriedade Compactao UNICODE deve ser No. Isto porque o Access 2000 usa o padro UNICODE para armazenar dados do tipo Texto e Memorando. Este padro armazena dois bytes para cada caractere em vez de um, isto faz com que o banco fique muito grande. Esta compactao far que os dados inseridos neste campo fiquem compactados.
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A propriedade Indexado ns veremos mais adiante quando utiliz-la. A propriedade IME Mode dever ser definida como No control. Essa propriedade s deve ser ativada se as configuraes da lngua chinesa e japonesa estiverem ativadas. A propriedade IME Sentence Mode dever ser definida como None. Essa propriedade s deve ser ativada se as configuraes da lngua chinesa e japonesa estiverem ativadas. Para o campo livro as propriedades ficaram da seguinte forma:
Clique no nome do campo Prateleira e as propriedades para o campo Prateleira ficaram da seguinte maneira:
SALVANDO A TABELA
Tendo terminado a definio da estrutura da tabela, ela deve ser salva. Quando se salva uma tabela, tambm deve-se informar o seu nome. Os passos para salvar uma tabela so:
1.
Salvar na barra de Clique no menu Arquivo/Salvar (ou clique no boto ferramentas padro). Surgir uma pequena caixa de dilogo (igual apresentada abaixo) pedindo que entre com o nome da tabela (o Access sugere sempre o nome Tabela 1).
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2. 3. 4.
No nosso caso digite: Livros. Clique sobre o boto OK. Caso no se tenha definido uma chave primria para a tabela, ser exibida uma nova caixa de dialogo perguntando se deseja cri-la. Em nosso exemplo por enquanto selecione o boto NO (veremos mais sobre chaves primrias adiante nesta apostila). Clique no menu Arquivo / Fechar (ou clique no boto na barra de ttulo da janela da tabela) para fechar a tabela e voltar janela do Banco de dados. A tabela criada ento acrescentada janela Banco de Dados como apresentado a seguir:
5.
6.
ALTERANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA

A estrutura da tabela Livros est muito simples, portanto poderamos implementar algumas alteraes que a deixariam um pouco mais verstil, como por exemplo a criao de um campo chamado Autor (do tipo Texto) que indicaria o nome do autor do livro. Alm do mais, poderia ser uma boa idia adicionarmos um campo memorando para conter informaes (sinopses) sobre cada livro. Para efetuar essas mudanas no necessrio comear do zero (criar toda a tabela novamente), basta apenas alterar a sua estrutura. 1. Selecione a tabela a partir da janela Banco de Dados.
2.
Pressione o boto Tabela.
Estrutura, em seguida exibida a janela
Livros:
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ADICIONANDO NOVOS CAMPOS ESTRUTURA DE UMA TABELA
Para se adicionar novos campos estrutura de uma tabela siga estes passos: 1. Clique na caixa Nome do campo que estiver vazia abaixo do ltimo nome existente. No nosso caso Prateleira. Caso deseje inserir este novo campo entre ou outros campos existentes clique no menu Inserir / Linhas ou o clique sobre o boto 3. Preencha os dados anteriormente. do novo campo nas na barra de ferramentas padro. colunas apropriadas, como fizemos
2.
Adicione os seguintes campos na tabela conforme a figura abaixo:
As propriedades de campo so:

Nome do Campo Autor Sinopse Preo_Custo Preo_Venda Est_Atual Est_Mnimo Est_Mximo Inteiro Inteiro Inteiro Tamanho 35 > > Moeda, decimais Moeda, decimais Padro, decimais Padro, decimais Padro, decimais 2 2 0 0 0 Formato Legenda Autor Sinopse casas Pr. Custo casas Pr. Venda casas Est. Atual casas Est. Mnimo casas Est. Mximo >=0 >0 >=0 >=0 >=0 Regra de Validao Texto de Validao Requerido Sim No Pr. Custo deve ser maior Sim ou igual a zero Pr. Venda deve maior que zero ser Sim
Est. Atual deve ser Sim maior ou igual a zero Est. Mnimo deve ser Sim maior ou igual a zero Est. Mximo deve ser No maior ou igual a zero
Aps acrescentar todos os campos e definir suas propriedades salve a tabela. As propriedades que no foram mencionadas devem ser mantidas como padro.
ELIMINANDO CAMPOS DA ESTRUTURA DE UMA TABELA

Siga estes passos para a eliminao de campos de uma tabela: 1. Na janela da estrutura da tabela, clique sobre o seletor de linha (o pequeno boto esquerda do nome do campo). O ponteiro do mouse se transformar em uma seta preta. Veja a figura a seguir:
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2. 3. Toda a linha fica ento destacada (cor diferente). Clique no menu Editar / Excluir Linhas, o campo selecionado ento desaparece e os outros so puxados para cima.
OBSERVAO Caso mude de idia e queira novamente o campo, ANTES DE FAZER QUALQUER OUTRA COISA clique no menu Editar / Desfazer Excluir.
DEFININDO UMA CHAVE PRIMRIA

Muitas vezes, durante a montagem de uma tabela percebe-se a necessidade de se utilizar Chave Primria, que nada mais do que um recurso para identificar, de forma exclusiva, determinado registro. Por exemplo, o nmero da carteira de identidade uma chave primria na medida que permite identificar apenas o indivduo portador daquele nmero. Se tal nmero se repetisse, no teramos certeza a respeito do indivduo que encontraramos. Sempre que a chave primria for especificada, desempenhar as seguintes funes: No ser permitido o cadastro de dados repetidos no campo que a define. Se nada for especificado, os dados sero mostrados na ordem da chave primria. As operaes de consultas sero muito mais geis.
Normalmente, um nico campo, cujo contedo no poder ser repetido, utilizado como chave primria de uma tabela. Normalmente utilizamos cdigos numricos para a chave primria. Para defini-la: 1. 2. Abra a tabela desejada. No nosso caso a tabela Livro do banco de dados Livraria. Selecione o campo que ser a chave primria. Se este campo de cdigo no existir voc deve cri-lo. Na nossa tabela vamos acrescentar um campo antes do campo Livro. Selecione o campo livro e clique no boto Inserir linhas na barra de ferramentas Padro. Ser acrescentada uma linha em branco para a criao do novo campo. 3. O campo dever ser criado conforme a figura a seguir:
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4. Para transformar este campo em uma chave primria, clique no boto , que se encontra na barra de ferramentas Padro. Ser exibida uma pequena chave dentro do seletor de linha do campo escolhido como chave primria, confirmando a operao. Veja a figura seguinte.
Salve agora as alteraes na tabela. No mais aparecer a caixa de dialogo pedindo uma chave primria.
NDICES
Os ndices de banco de dados permitem que as informaes sejam encontradas com extrema rapidez. De certa forma, eles se assemelham aos ndices encontrados nos livros, ou seja, direcionam at a posio onde se encontra a informao desejada. Tecnicamente, so estruturas formadas por um ou mais campos de uma tabela. Ao se indexar um campo no Access, cria-se uma lista de dados com base no campo escolhido. Caso voc realize com regularidade classificaes ou consultas usando um determinado campo, vale a pena criar um ndice para este campo, porque ele ir acelerar os processos de pesquisa ou classificao. Como opo bsica, a chave primria sempre indexada. No obstante, o uso de ndices torna um pouco mais lento o trabalho de editar ou adicionar registros, pois o Access tem de atualizar os ndices e a tabela sempre que so feitas alteraes. Portanto, s crie os ndices realmente necessrios. OBSERVAO Somente campos dos tipos Texto, Nmero, Moeda ou Data/Hora podem ser indexados. Depois de criado um ndice, o Access o utilizar sempre que necessrio, com o objetivo de acelerar as atividades de pesquisa e classificao. Como exemplo vamos criar um ndice para o campo Autor da nossa tabela. Os passos para a criao de ndices so descritos a seguir: 1. 2. Selecione o campo que se deseja criar o ndice, no nosso exemplo Autor. Na caixa de propriedades do campo, clique na linha Indexado, e em seguida no pequeno boto direita. ento exibida uma lista suspensa igual apresentada abaixo:
3.
Selecione na lista suspensa uma das opes: Sim (Duplicao Autorizada) utilizada quando o contedo do campo pode ser repetido, ou seja, o mesmo autor estar cadastrado para vrios livros diferente, ento seu nome se repetir dentro da tabela. Sim (Duplicao no Autorizada) utilizada quando o contedo do campo no pode ser repetido dentro da tabela. Por exemplo, o cdigo do livro. Cada livro pode possuir apenas um cdigo.
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Para o campo Autor vamos utilizar a opo Sim (Duplicao autorizada). 4. A modificao nos ndices afeta a estrutura da tabela, portanto, aps as alteraes clique no menu Arquivo/Salvar ou clique sobre o boto modificaes. para salvar as
NDICE FORMADO POR MLTIPLOS CAMPOS

Tambm permitida a criao de um nico ndice com base em mais de um campo (ndices compostos). Para isso: 1. Ainda na janela de Estrutura da Tabela, clique no boto na barra de ferramentas Padro (ou clique no menu Exibir / Indces). ento exibida a janela ndices.
2.
Na primeira linha disponvel na coluna Nome do ndice, digite um nome para o ndice. Pode-se nomear o ndice de acordo com um dos campos indexados ou usar algum outro nome apropriado, como PrimaryKey (chaveprimria). Na coluna Nome do Campo clique na seta e selecione o primeiro campo de ndice da lista. Na linha seguinte, na coluna Nome do Campo selecione o segundo campo de ndice. Deixe a coluna Nome do ndice em branco, nesta linha. Pode-se usar at 10 campos em um nico ndice. Feche esta janela para voltar estrutura da tabela. Salve a tabela e feche-a.
3.
4.
5.
ENTRADA DE DADOS
O Access permite a entrada de dados atravs de formulrios ou atravs do que se pode chamar de Folha de Dados (tabela semelhante de planilhas). Por enquanto utilizaremos a entrada de dados via Folha de Dados. 1. Na janela Banco de Dados selecione a tabela que ser feita a entrada de dados. No nosso caso a tabela Livros. Clique no boto Abrir, o que informa ao Access que se deseja acrescentar, visualizar ou editar registros na tabela. Abre-se ento a janela Folha de Dados exibindo, caso existam, os registros j armazenados. Do contrrio, exibido um registro em branco (conforme apresentado abaixo).
2.
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Como podemos ver, essa janela nos apresenta os campos da tabela escolhida para entrada de dados. Os ttulos das colunas na Folha de Dados so as Legendas digitadas nas propriedades dos campos. Caso a janela no possa exibir todos os campos de uma vez, podemos maximiz-la, e se mesmo assim existirem campos que no so visualizados, podemos mover horizontalmente a Folha de Dados atravs da barra de rolagem horizontal (que somente aparecer caso seja necessria). 3. Selecione o registro e o campo no qual se deseja entrar/alterar os dados, e digite os valores desejados. Pressione Enter ou Tab para ir para o prximo campo. Ao mudar de campo, um cone de um lpis surge na margem esquerda da folha de dados, indicando que este registro foi modificado e as alteraes ainda no foram salvas. Para se passar para o prximo registro, basta pressionar o mouse sobre ele ou pressionar Enter ou Tab at que o cursor atravesse todos os campos do registro atual e v para o prximo. Ao se passar de um registro para outro, todas as modificaes feitas so salvas.
OBSERVAO: Caso tenha mudado de idia e queira que o registro que foi salvo volte a ter os valores anteriores selecione Editar/Desfazer Gravao de Registro. Entre agora com os seguintes registros na Folha de Dados da nossa tabela Livros:
Ttulo Os cem melhores contos brasileiros do sculo As mentiras que os homens contam
Prateleira Autor A1 talo Moriconi
Sinopse Coletnea organizada por talo moriconi, pautada por critrios como gosto e qualidade, reafirmando o alto nvel de nossa produo alm de apresentar uma galeria de autores e textos h muito esquecidos ou ainda no descobertos. Todo mundo mente. Mas, na maioria das vezes, mentimos por necessidade, para proteger os amigos, os familiares, as amantes... Fazemos tudo para poupar as pessoas e proteger as mulheres. "Os maias" um dos grandes clssicos da literatura portuguesa. Apesar de sua ao central se situar na segunda metade do sculo xix, o escritor recorre a numerosas retrospectivas na narrativa, que enquadram a histria de trs geraes. As histrias de sherazade e lendas rabes nesta edio em dois volumes. A apresentao da obra feita por malba than. O dcimo romance do prmio nobel de literatura faz uma releitura da caverna de plato, no qual escravos acorrentados dentro de uma caverna vem apenas as sombras do mundo externo e acreditam que aquela a realidade. Quando um deles sai da caverna e vol
A1
Luis Fernando Verissimo Ea De Queiroz
Os maias
B1
As mil e uma noites A caverna
B1 B1
Malba Tahan Jos Saramgo
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Pr. Custo R$ 27,50 R$ 5,00 R$ 12,00 R$ 31,00 R$ 10,00 Pr. Venda R$ 38,00 R$ 12,00 R$ 18,00 R$ 46,00 R$ 22,00 Est. Atual 10,00 5,00 25,00 3,00 5,00 Est. Mnimo 5,00 5,00 5,00 2,00 5,00 Est. Mximo 20,00 10,00 15,00 5,00 10,00
Aps entrar com os registros na Folha de Dados, podemos fech-la e voltar para a janela Banco de Dados.
ACESSANDO OS DADOS
O Access permite o acesso s informaes de uma tabela de trs formas diferentes: Atravs de exame visual da Folha de Dados a fim de localizar o que se est procurando. O usurio pode pedir que o Access pesquise um registro especfico com base em informaes bsicas fornecidas. O usurio pode pedir para visualizar apenas registros que atendam a condies especficas, o que no Access chama-se Consulta.
As duas primeiras formas sero abordadas agora, ficando as consultas, para mais adiante.
EXAME VISUAL DA TABELA

Para que o usurio faa um exame visual da tabela, basta utiliz-la no modo Folha de Dados (o mesmo com o qual introduzimos os dados). Voc pode se movimentar pela janela Folha de Dados atravs do uso das teclas de movimentao do cursor, PgUp, PgDn, etc. Alm do mais, voc pode utilizar a barra de Status da Folha de Dados para se movimentar pelos registros, conforme mostra a figura abaixo.
Primeiro Registro Registro Anterior
ltimo Registro Prximo Registro Registro Atual
PESQUISANDO INFORMAES ESPECFICAS

Caso o nmero de registros armazenados seja muito grande, encontrar registros especficos percorrendo toda a Folha de Dados o mesmo que procurar uma agulha num palheiro. Portanto, nestes casos poderamos utilizar a pesquisa atravs de valores fornecidos.
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Clique no menu Editar/Localizar (ou clique no boto Localizar exibida uma caixa de dilogo (semelhante apresentada abaixo), na qual o usurio pode entrar com condies para se encontrar o registro procurado.
Digite a palavra a ser localizada e configure a caixa de dilogo como desejar. Basta clicar no boto Localizar primeira e depois clicar no boto Localizar prxima quantas vezes desejar.
FORMULRIO
O Formulrio uma mscara de entrada de dados cujo objetivo simplificar a vida do usurio. Para que o usurio no tenha que dominar o Access para trabalhar com um banco de dados criado, voc deve criar os formulrios. O Objetivo de um formulrio representar graficamente uma tabela ou consulta.
CRIANDO FORMULRIOS
Para se criar um formulrio utilizaremos o Assistente de Formulrio que serve para nos auxiliar na criao de formulrios. Para isto devemos clicar no objeto Formulrios. Ao lado direito da tela, clicar na opo Criar formulrio usando o assistente. A primeira etapa na criao do formulrio a escolha dos campos existentes na tabela ou consulta que iro fazer parte do formulrio. No lado esquerdo encontramos os campos disponveis para a utilizao. Devemos passar para o lado direito da tela os campos que desejamos ter no formulrio. Isto pode ser feito atravs de um boto que possui uma nica seta para a direita (voc deve escolher campo a campo) ou pelo que possui duas setas (escolhe todos os campos disponveis). Caso deseje retornar com algum campo j escolhido basta utilizar os botes inversos. Neste formulrio usaremos todos os campos.
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Aps a escolha, clique Avanar. A segunda etapa para que voc possa fazer a escolha do layout. A diferena entre um layout e outro apenas visual. Enquanto um layout trabalha com os campos na horizontal, outro trabalha na vertical. Basta ir clicando no tipos de layout e escolher o que mais lhe agradar.
Clique em Avanar. A terceira etapa a escolha do estilo. Estilo a formatao que voc deseja para seu formulrio, incluindo fonte, tamanho, cores e uma figura de fundo para seu formulrio. Escolha o seu e clique em Avanar.
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A quarta e ltima etapa na criao de um formulrio a criao de um ttulo para seu formulrio. O ttulo que voc colocar ser o nome do objeto formulrio. Digite o ttulo e clique em Concluir.
Pronto. Seu formulrio j foi criado.
EDITANDO UM FORMULRIO
Agora que seu formulrio j foi criado voc deve saber como edita-lo. Como podemos ver na figura abaixo o formulrio quando criado bem simples. No possui nenhuma formatao, ttulo ou botes.
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Para editar um formulrio devemos ir ao Modo Estrutura. Basta clicar no cone do modo ou no menu Exibir / Modo Estrutura. No Modo Estrutura podemos preparar melhor o estrutura formulrio para o usurio final.
SELECIONANDO OBJETOS
Na estrutura todos os rtulos de campos e os prprios campos so considerados objetos. Qualquer trabalho que quiser realizar com seus objetos voc dever seleciona-los. Para selecionar um objeto basta clicar sobre ele. O objeto ir apresentar pontos de seleo ao seu redor. OBSERVAO: Para selecionar mais de um objeto mantenha a tecla SHIFT pressionada enquanto clica nos demais objetos.
Rtulo
Campo
REDIMENSIONANDO OBJETOS
Os mesmos pontos de seleo ao redor do objeto selecionado sero utilizados para redimensiona-lo. Basta posicionar o ponteiro do mouse em um dos pontos de seleo que o ponteiro ir se transformar em seta dupla indicando a direo que pode ser redimensionado o objeto. Agora s clicar e arrastar na direo desejada, aumentando ou diminuindo.
MOVENDO OBJETOS
Posicione o ponteiro do mouse entre dois pontos de seleo quaisquer. O ponteiro do mouse ir se transformar em uma mozinha. Clique, segure e arraste na direo desejada.
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CAIXA DE FERRAMENTAS
A Caixa De Ferramentas um dos recursos mais utilizados na criao de um formulrio. que se encontra na Se esta barra no estiver disponvel, acione o boto da Caixa de Ferramentas barra de ferramentas da estrutura do formulrio. Ou atravs do comando Exibir / Caixa de Ferramentas. Ir surgir a seguinte barra: 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
A caixa de ferramentas possui vrios cones cada um com sua finalidade. Vamos estuda-los: 1. Selecionar Objetos: tem o objetivo de selecionar qualquer objeto em um formulrio ou Relatrio. Assistentes de Controle: serve para auxilia-lo na criao de outras ferramentas como Caixa de Listagem, Caixa de Combinao, Grupo de Opo, Boto de Comando, Grfico, Sub Relatrio ou Sub Formulrio. Rtulo: serve para inserir qualquer texto em Formulrios e Relatrios. Caixa de Texto: serve para exibir, inserir e editar dados de uma tabela ou exibir resultado de um clculo. Grupo de Opo: utilizado junto com as caixas de seleo, botes de opo ou botes alternar para exibir um conjunto de valores alternativos. Boto Alternar: utilizado para representar um campo do tipo Sim/No. Boto de Opo: utilizado para representar um campo do tipo Sim/No, ou uma das opes que o usurio possa armazenar no campo. Caixa de Seleo: utilizado para representar um campo do tipo Sim/No. Caixa de Combinao: serve para exibir um conjunto de informaes que podem ou no estarem inseridos em uma tabela. Para abri-la voc dever clicar na seta dropdown.
2.
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10. Caixa de Listagem: serve para exibir um conjunto de informaes que podem ou no estarem inseridos em uma tabela. As opes j vem exibidas na caixa sem a necessidade de abri-la. 11. Boto de Comando: serve para executar uma determinada ao escolhida pelo programador como imprimir, localizar algum dado ou objeto.
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12. Imagem: serve para inserir uma imagem dentro do Formulrio ou Relatrio. 13. Moldura de Objeto no Acoplado: serve para inserir objetos do tipo OLE, como uma planilha do Excel, em Formulrios e Relatrios. 14. Moldura de Objeto Acoplado: serve para mostrar objetos do tipo OLE, como um conjunto de figuras. A cada registro visualizado o objeto alterado conforme a origem. 15. Quebra de Pgina: serve para criar uma nova tela dentro do formulrio ou uma quebra de pgina em um relatrio impresso. 16. Controle de Guia: serve para criar um formulrio com guias ou vrias pginas. 17. Sub Formulrio / Sub Relatrio: serve para exibirmos dados de mais de uma tabela em um Formulrio ou Relatrio. 18. Linha: serve para desenhar linhas que destacaro controles no Formulrio ou Relatrio. Tambm pode ser utilizada para criar divises no Formulrio ou Relatrio. 19. Retngulo: serve para desenhar retngulos ou quadrados que destacaro alguns controles no Formulrio ou Relatrio. 20. Mais Controles: onde encontraremos mais controles que podem ser acrescentados no Formulrio ou Relatrio.
CRIANDO TTULOS
Para criar um ttulo em seu formulrio voc precisar utilizar a Caixa de Ferramentas que j foi mostrada. O boto com o qual iremos trabalhar chama-se Rtulo. Com o boto j acionado voc deve clicar e arrastar desenhando um retngulo dentro da rea que voc ir escrever o ttulo. Aps escrever o ttulo pressione ENTER para confirmar e selecionar o ttulo. Para formatar o ttulo criado basta utilizar a Barra de Formatao. Esta barra de formatao do Access utiliza os mesmos recursos que a barra utilizada para fazer formatao em outros aplicativos como Word e Excel.
Com o ttulo selecionado, voc deve especificar a formatao desejada. Como podemos ver na barra acima ela composta de cones j conhecidos como: Fonte, Tamanho da Fonte, Negrito, Itlico, Sublinhado, Alinhamentos, Cores e Efeitos especiais. OBSERVAO: A formatao pode ser feita com qualquer objeto de seu formulrio desde que este esteja selecionado.
PROPRIEDADES DE OBJETOS E FORMULRIO

Todo e qualquer formulrio ou objeto nele contido possui um conjunto de propriedades que determinam o que voc pode ou no fazer interferindo, tambm, na parte visual. Agora iremos discutir a respeito de algumas propriedades consideradas indispensveis para a criao e/ou edio de nosso formulrio.
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PROPRIEDADES DE OBJETOS
Para alterar propriedades de algum objeto basta clicar sobre o(s) objeto(s) selecionado(s) com o boto direito do mouse e escolher a opo Propriedades. A caixa de Propriedades ir surgir e nela podemos escolher o que desejamos.
As propriedades so exibidas de acordo com o campo que est sendo trabalhado, ou seja, voc deve determinar as propriedades de acordo com o tipo de campo(Texto, Nmero, Moeda, Data/Hora). Propriedades Visvel Exibir Quando Ativado Bloqueado Finalidade Propriedade do tipo Sim/No. Quando ativada o objeto no ser aculto do formulrio. Voc pode especificar se deseja que o objeto aparea na tela mas no seja impresso ou vice-versa. Quando No, faz com que o objeto no receba mais foco deixando o mesmo completamente desativado. Quando Sim faz com que o contedo do objeto no possa ser alterado. Normalmente esta propriedade combinada com a propriedade Ativado. Quando se coloca Ativado=No perde-se a razo de colocar Bloqueado=Sim Quando voc cria uma mscara de entrada sinal de que voc est delimitando os espaos de digitao do usurio. AutoTabular=Sim faz com que o cursor j v para o prximo campo assim que a mascara de entrada esteja completamente preenchida sem a necessidade do usurio teclar algo. Permite ou no ao cursor parar naquele campo ao tabular(TAB ou ENTER). sobre a mensagem que aparece para o usurio quando este parar com o ponteiro do mouse por certo tempo sobre o objeto. Da mesma forma como acontece com os cones padres de cada programa. dicas
AutoTabular
Parada de Tabulao Texto das controles
PROPRIEDADES DE FORMULRIOS
Para alterar propriedades de formulrio basta, dentro da estrutura, clicar com o boto direito do mouse na parte cinza escura do formulrio e escolher a opo Propriedades. A caixa de Propriedades ir surgir e nela podemos escolher o que desejamos.
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Propriedades Permitir Edies Permitir Excluses Permitir Adies Entrada de Dados Finalidade Se No, faz com que no seja permitida alteraes nos dados do formulrio. Se No, faz com que no seja permitida excluses nos registros do formulrio. Se No, faz com que no seja permitida adies de registros no formulrio. Se Sim, todo vez que acessar o formulrio este j entrar em um novo registro para a realizao de cadastro. Desde que a opo Permitir Adies esteja marcada Sim. Especifica quais e se realmente as barras de rolagem do formulrio sero exibidas. Seletores de registro so os botes de seleo do registro. Caso queira voc poder ocult-los selecionando a opo No. So os botes de movimentao pelos registros. Suas exibio opcional e caso queira poder criar seus prprios botes de navegao no formulrio. So as linhas que separam as sees de um formulrio. Se voc deseja que o formulrio aparea na tela com o tamanho suficiente apenas para a exibio de um registro marque Sim. Caso o formulrio no esteja sendo executado maximizado na tela voc pode program-lo para centralizar automaticamente na tela habilitando esta opo.
Barras de Rolagem Seletores de Registro Botes de Navegao Linhas Divisrias Auto Redimensionar Auto Centralizar
CRIANDO BOTES DE COMANDO

Dentro de um formulrio podemos criar Botes de Comando com aes especficas de acordo com nossa necessidade. Podemos colocar no contedo do formulrio botes de navegao, de excluso ou localizao de um determinado registro entre outros comandos teis que facilitariam a vida do usurio.
A primeira etapa na criao de botes de comando o acionamento do boto Assistentes de Controle que se encontra na Caixa de Ferramentas.
. Aps selecion-lo A segunda etapa selecionar o boto do prprio Boto de comando clique no local do formulrio onde deseja inserir o boto de comando que uma janela de Assistente de Boto de comando ir se abrir na tela. Observe que do lado esquerdo da tela voc encontra vrias categorias e do lado direito os vrios comandos por categoria. Basta ir selecionando as categorias que os comandos iro se trocando do lado direito. Escolha o comando desejado e clique em Avanar.
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Aps Avanar voc poder optar por texto ou figura para representar seu boto de comando. Clique no boto Avanar e d um nome para o boto. Este nome ser de grande importncia para que a criao do cdigo feita pelo Access seja correta. Tambm, se for necessrio alguma alterao ser muito mais fcil identificar o cdigo criado pelo Acess. Clique no boto Concluir e o boto estar funcionando. Para criar novos botes repita a operao quantas vezes forem necessrias.
RELATRIOS
O Relatrio considerado uma mscara de sada. O Objetivo de um relatrio representar graficamente uma tabela ou consulta para impresso ou simplesmente apresentao.
CRIANDO RELATRIOS
Para se criar um relatrio clique no objeto Relatrios esquerda da tela. direita temos duas opes, utilizaremos a opo Criar relatrio usando o assistente. D clique duplo sobre esta opo. A prxima etapa na criao do relatrio a escolha dos campos existentes na tabela ou consulta que iro fazer parte do relatrio. O processo o mesmo que na criao dos formulrios. No lado esquerdo encontramos os campos disponveis para a utilizao. Devemos passar para o lado direito da tela os campos que desejamos ter no relatrio. Isto pode ser feito atravs de um boto que possui uma nica seta para a direita (voc deve escolher de campo a campo) ou pelo que possui duas setas (escolhe todos os campos disponveis). Caso deseje retornar com algum campo j escolhido basta utilizar os botes inversos. Aps a escolha, clique Avanar.
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A segunda etapa permite a voc criar nveis de grupo. Ser interessante criar nveis de grupo pelo nome do autor caso eles se repitam, por exemplo um autor com vrios livros diferentes. Nveis de grupo evitam as repeties de certos valores. Caso queira criar nveis de grupo, selecione o campo desejado e clique na seta para a direita. Clique em Avanar.
A terceira etapa diz respeito classificao. Voc pode escolher at 4 campos para serem classificados. Escolha os campos desejados e clique em Avanar.
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Ao classificar voc pode definir alguns campos para serem resumidos. Clique no boto Opes de Resumo ..., e campos que pode ser calculados sero mostrados e voc poder escolher como resumir os dados.
A quarta etapa a escolha de um layout e a orientao. Layout a forma como os dados sero exibidos na pgina. Orientao: retrato ou paisagem. Faa a sua escolha e clique em Avanar.
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A quinta etapa a escolha de um estilo. Estilo a formatao que tero os ttulos, subttulos e campos dentro do relatrio. Faa sua escolha e clique em Avanar.
A sexta e ltima etapa consiste na digitao de um ttulo para seu relatrio. Digite o ttulo que desejar e clique em Concluir. Pronto.
EDITANDO UM RELATRIO
Para editar um relatrio devemos ir para a estrutura do relatrio. A estrutura que o relatrio utiliza a mesma que a do formulrio. Portanto os recursos j estudados agora se tornam teis novamente.
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Para editar um relatrio devemos ir ao Modo Estrutura. Basta clicar no boto do modo estrutura ou no menu Exibir / Modo Estrutura.
Para trabalhar com os objetos do relatrio o processo idntico ao do formulrio como j foi estudado. Selecionar, mover e redimensionar objetos continuam da mesma forma. Portanto, se voc no gostou da posio ou do tamanho de algum campo dever realizar os mesmos procedimentos de um formulrio. A caixa de ferramentas tambm poder ser utilizada aqui para qualquer finalidade. S no utilizado a criao de botes de comando como foi feito no formulrio pois como o relatrio trata de impresso, os botes, alm de no funcionarem, tambm seriam impressos.
CONSULTAS
A consulta o meio mais fcil de buscarmos informaes dentro da base de dados. Como os clientes que compraram em um determinado ms, ou os pacientes atendidos por um mdico, qual a quantidade em estoque dos produtos de um determinado fornecedor. Assim, temos critrios ao buscar estas informaes. No Access, as consultas trazem a combinao de vrios critrios, classificaes, expresses, etc.. Estas consultas podem ser armazenadas e executadas a qualquer momento, tambm, podem ser utilizadas como base para Formulrios, Relatrios e Consultas. Temos quatro tipos principais de consultas: as de seleo, as de excluso, as de incluso e as de alterao. As consultas de seleo so as mais utilizadas e as que tm uma quantidade maior de recurso, como o prprio nome diz, estaro selecionando dados As consultas de excluso, estaro apagando dados das tabelas que forem especificadas. As consultas de incluso estaro inserindo dados nas tabelas especificadas e as consultas de alterao estaro fazendo alteraes nos campos das tabelas especificadas.
CONSULTAS DE SELEO
As consultas de seleo so as padres ao se criar novas consultas no Access. Primeiro trabalharemos com as variaes das consultas de seleo. Ao criar uma nova consulta, deve-se decidir que tabelas/consultas e quais campos sero utilizados bem como os critrios a serem aplicados. Vamos criar uma consulta montando a lista de preos dos livros 1. Na janela Banco de Dados clique no objeto Consultas e depois d um clique duplo na opo Criar consulta no modo de estrutura. A janela Mostrar tabela ser aberta com a lista das tabelas e consultas existentes no banco de dados.
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2.
Neste momento, devem ser informadas quais tabelas ou consultas compartilharo seu campos com a nova consulta. Uma ou mais tabelas podem fazer parte de uma consulta Todas as tabelas do banco de dados atual esto alistadas nessa janela. Selecione a tabela desejada, neste caso Livros e clique no boto Adicionar. Feche a janela Mostrar tabela. Agora a tela Consulta apresenta duas partes bsicas como mostrado a seguir.
A parte superior relaciona as tabelas utilizadas, a parte inferior da tela o local onde so especificados os campos das tabelas adicionadas e os critrios que caracterizam os dados que sero exibidos. A parte inferior chamada de grade QBE (Query By Example - Consulta por exemplo).
ACRESCENTANDO CAMPOS GRADE QBE

Ao criar uma consulta, deve-se informar quais campos faro parte da mesma. Para acrescentar um campo consulta d um clique duplo sobre seu nome na lista que se encontra na parte superior da tela de consulta ou na grade QBE, na linha campo, clique na seta e escolha o campo que deseja. Ao dar um clique duplo sobre o nome de um campo, ele automaticamente aparece na grade QBE. Em nosso exemplo, criaremos uma consulta que conter os campos Livro, Autor e Preo_Venda.
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Como estamos montando a lista de preos dos livros, interessante que os nomes dos livros estejam em ordem alfabtica. Na grade QBE temos uma linha de Classificao. No campo correspondente, no nosso caso livro, clique na seta e escolha a opo Crescente, assim teremos os livros na ordem de A-Z.
Salve a consulta clicando no boto Salvar na barra de ferramentas. Esta consulta que foi criada se chamar Lista de Preos.
EXECUTANDO UMA CONSULTA

Para executar a consulta a partir da tela da Estrutura da Consulta clique sobre o boto que se encontra na barra de ferramentas do Access ou v ao menu Consulta/Executar. Ao executarmos a consulta criada com o nosso exemplo, obtivemos a Folha de Dados exibida logo a seguir.
Note que todos os ttulos j esto em ordem alfabtica. Para retornar a tela da Estrutura da Consulta, clique no menu Exibir/Modo Estrutura (ou no boto Access). Estrutura na barra de Ferramentas do
Para executar as consultas j armazenadas, basta dar um clique duplo sobre ela.
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OBSERVAO: Quando o Access no encontra nenhum registro que corresponde ao critrio de consulta ele exibe uma folha de dados com apenas um registro vazio em sua parte superior.
ALTERANDO A ORDEM DOS CAMPOS NA CONSULTA

Algumas vezes interessante alterar a ordem com na qual os campos foram inseridos numa consulta. Para alter-la, siga os seguintes passos: 3. No modo de estrutura. Posicione o mouse exatamente acima do campo que se deseja movimentar. Quando o cursor se transformar em uma seta para baixo, clique. Isso seleciona o campo e o ponteiro do mouse volta ao normal. Arraste o campo para a nova posio e solte-o.
4.
ALTERANDO OS CRITRIOS DE SELEO

Quando precisamos ver dados especficos de uma base de dados utilizamos os critrios, por exemplo, os livros de um determinado autor, todos os funcionrios de um departamento, etc.. Os critrios funcionam como um filtro das informaes. A consulta que criamos no utilizou nenhum critrio, apenas classificao. Para acrescentar algum critrio de seleo em uma consulta clique na linha de Critrio no campo desejado; em seguida, entre com a expresso de critrio. Vamos criar uma consulta que busque todos os livros da prateleira B1. 1. Crie uma nova consulta. D um clique duplo na opo Criar consulta no modo de estrutura. Adicione a tabela de Livros e feche a janela do Mostrar tabela. Adicione os campos Livro, Autor, Prateleira e Est_Atual. Basta dar clique duplo sobre o nome do campo. Classifique o campo Livro em ordem Crescente. Como precisamos apenas dos livros na prateleira B1, acrescentaremos um critrio no campo Prateleira. Na linha de Critrio digite B1.
2. 3.
4. 5.
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6. Salve a consulta como Livros Prateleira B1 e clique no boto Executar para visualizar o resultado da consulta. Ao executar a consulta, repare que a coluna Prateleira apresenta apenas "B1", portanto no tem muito sentido exibi-la. Para alterar a exibio do campo, clique sobre a caixa Mostrar (o pequeno quadrado abaixo da linha Classificao) da coluna Prateleira e a desmarque. Est maneira de definir critrios deve ser usada apenas para opes de consulta que o usurio no possa interagir, ou seja, consultas fixas. Mas na maioria das aplicaes os usurios que definem o valor do critrio, por exemplo, os livros de um determinado autor. O usurio que deve informar qual o autor ele deseja pesquisar. Assim voc ter um sistema mais interativo e fcil de ser utilizado. Vamos criar a consulta que busca os livros do autor especificado pelo usurio. 7. Crie uma nova consulta. D um clique duplo na opo Criar consulta no modo de estrutura. Adicione a tabela de Livros e feche a janela do Mostrar tabela. Adicione os campos Livro, Autor, Prateleira e Preo_Venda. Basta dar clique duplo sobre o nome do campo.
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10. Classifique o campo Livro em ordem Crescente. 11. Como precisamos apenas dos livros do autor especificado pelo usurio, acrescentaremos um critrio no campo Autor. Na linha de Critrio digite: [Digite o autor:]. Quando colocamos um valor entre colchetes no critrio, estamos informando ao Access que ele deve trabalhar com um parmetro que ser utilizado na linha do critrio. Como este parmetro no est dentro de nenhuma tabela o Access abre um janela solicitando ao usurio a digitao.
12. Salve a consulta como Livros por autor e clique no boto Executar para visualizar o resultado da consulta. 13. Ser mostrada a seguinte janela:
14. Digite o nome exato de um dos autores que voc cadastrou no banco de dados (Ex.: Ea de Queiroz) e clique em no boto OK.
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15. Se desejar que o campo Autor no seja mostrado na execuo da consulta, desmarque a opo Mostrar na coluna Autor dentro da estrutura da consulta. Mas pense que o usurio nem sempre saber o nome completo e exato do autor, ou o cadastro no banco de dados foi feito de forma incorreta. Ento precisaremos utilizar os chamados caracteres curinga, que so caracteres que substituem os que o usurio no sabe. Abaixo temos uma tabela com todos os caracteres curinga que o Access utiliza. Caractere * Utilizao Coincide com qualquer nmero de caracteres. Pode ser utilizado como o primeiro e/ou o ltimo caractere da seqncia de caracteres. Coincide com qualquer caractere alfabtico isolado. Coincide com qualquer caractere que esteja entre os colchetes. Coincide qualquer caractere que no esteja entre os colchetes. Coincide com qualquer caractere de um intervalo de caracteres. Voc deve especificar o intervalo em ordem crescente (de A a Z, e no de Z a A). Coincide com um nico algarismo qualquer. Exemplo am* encontra amor, amarelo
? [] ! -
C?or* localiza corao, coragem B[ao]la localiza bala e bola, mas no bula b[!ae]la localiza bola e bula, mas no bela b[a-c]la localiza bala, bbla e bcla
1#3 localiza 103, 113, 123
Agora vamos criar uma consulta que busca os livros pelas iniciais do autor e que tenham o preo de venda maior que R$ 15,00. 16. Crie uma nova consulta. D um clique duplo na opo Criar consulta no modo de estrutura. 17. Adicione a tabela de Livros e feche a janela do Mostrar tabela. 18. Adicione os campos Livro, Autor, Prateleira, Preo_Venda. Basta dar clique duplo sobre o nome do campo. 19. Classifique o campo Livro em ordem Crescente. 20. Como precisamos apenas dos livros do autor especificado pelo usurio, acrescentaremos um critrio no campo Autor. Na linha de Critrio digite: Como [Digite o autor:] & * . Quando colocamos um valor entre colchetes no critrio, estamos informando ao Access que ele deve trabalhar com um parmetro que ser utilizado na linha do critrio. Como este parmetro no est dentro de nenhuma tabela o Access abre um janela solicitando ao usurio a digitao. Nesta opo tambm utilizamos um caractere chamado de concatenador o &. Ele une o que o usurio digitar no parmetro com o caractere curinga *, que substitui qualquer caractere que vier depois que o usurio digitar. 21. Tambm precisamos definir um critrio para o campo Preo_Venda, na linha critrio do campo digite >15. Aqui usamos um operador do Access, o sinal de maior (>). Logo abaixo voc encontrar uma lista com os operadores que podem ser utilizados.
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22. Salve a consulta como Livros por autor que custam acima de R$15,00 e clique no boto Executar para visualizar o resultado da consulta. 23. Ser mostrada a seguinte janela. Digite as iniciais do nome de um dos autores que voc cadastrou no banco de dados (Ex.: E) e clique em no boto OK.:
24. O resultado ser parecido com o mostrado a seguir:
Voc poderia tambm solicitar ao usurio digitar uma parte do nome do autor e este buscaria estas letras em qualquer posio de dentro do campo. Apenas teramos que fazer uma modificao no critrio. O resultado da linha do critrio seria o seguinte: Como * & [Digite uma parte do nome do autor:] & *. OBSERVAO: Ao digitar o critrio voc pode aumentar o tamanho da coluna para visualizar todo o contedo digitado ou dar um zoom, basta estar com o cursor no critrio desejado e pressionar as teclas SHIFT + F2. At agora criamos consultas a partir de um nico critrio de pesquisa no campo, no entanto, o Access permite a utilizao de operadores lgicos (E e OU) para a combinao de critrios, onde podemos utilizar os operadores de comparao apresentados logo a seguir:
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Palavras Chave Como E operador lgico Ou operador lgico Sim No nulo busca campos no preenchidos A utilizao dos operadores lgicos para a combinao de critrios, permite que se combine critrios para selees no mesmo campo ou em campos diferentes. Vamos criar uma consulta que mostre os livros que esto com a quantidade atual do estoque entre os valores que o usurio digitar. 1. Crie uma nova consulta. D um clique duplo na opo Criar consulta no modo de estrutura. Adicione a tabela de Livros e feche a janela do Mostrar tabela. Adicione os campos Livro, Autor, Prateleira, Preo_Venda, Est_Atual. Basta dar clique duplo sobre o nome do campo. Classifique o campo Est_Atual em ordem Crescente. Precisamos definir que o campo Est_Atual est entre os valores digitados pelo usurio. Clique na linha do critrio no campo Est_Atual e digite: >= [Digite a quantidade mnima:] E <= [Digite a quantidade mxima]. O Operador lgico E retornar algum dado se os dois valores forem verdadeiros. Se um dos valores for falso, nenhum dado ser retornado. Operadores > maior < menor >= maior ou igual a <= menor ou igual a <> diferente de Concatenador & Uni um parmetro. curinga com um
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Salve a consulta como Livros com estoque definido pelo usurio e clique no boto Executar para visualizar o resultado da consulta. Ser mostrada a seguinte janela. Digite a quantidade mnima e clique em no boto OK.:
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Ser mostrada a seguinte janela. Digite a quantidade mxima e clique em no boto OK.:
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O resultado ser parecido com o mostrado a seguir:
Desta forma voc poder utilizar o operador lgico Ou para buscar os livros que esto em duas prateleiras diferentes da livraria. O critrio do campo Prateleira ficaria da seguinte maneira: Como [Digite uma prateleira] OU [Digite outra prateleira]. Se um dos valores for falso ele retorna dados, se os dois valores forem falsos, nenhum dado retornado.
CONSULTAS DE SELEO COM EXPRESSO

Estas so as consultas de clculos, ou seja, qualquer valor que voc queira encontrar usando como base os campos de uma tabela como lucro, total do estoque por produto ou geral, etc.. Para exemplificar vamos criar uma consulta para calcular o lucro em percentual dos livros que temos em estoque. 1. Crie uma nova consulta. D um clique duplo na opo Criar consulta no modo de estrutura. Adicione a tabela de Livros e feche a janela do Mostrar tabela. Adicione os campos Livro, Autor, Preo_Venda, Preo_Custo. Basta dar clique duplo sobre o nome do campo. Classifique o campo Livro em ordem Crescente. Como o Lucro no existe dentro da tabela (porque campos calculados devem estar fora das tabelas, para melhorar a performance do banco de dados), ser necessrio criar este campo dentro da consulta. Na primeira coluna que estiver vazia, logo aps o ltimo campo da tabela, digite na linha campo: Lucro %: ([Preo_Venda] [Preo_Custo]) / [Preo_Custo]. Quando fazemos referncia a um campo de tabela em uma expresso ele deve estar entre colchetes.
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Salve a consulta como Lucro percentual clique no boto Executar para visualizar o resultado da consulta.
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7. Voc pode notar que o Lucro foi mostrado em decimal, em vez de percentual. Ser necessrio formatar o campo criado na consulta. Volte estrutura da consulta, clique no boto 8. na barra de ferramentas.
Clique sobre o campo lucro com o boto direito do mouse, na janela que se abre, selecione a opo Propriedades. Na linha Formato, escolha Porcentagem. E em Casas Decimais defina 2.
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Salve a consulta e execute novamente.
Usando expresses voc poder criar vrios clculos e encontrar vrios resultados. Voc pode tambm utilizar vrias funes que o Access oferece para facilitar os clculos.
CONSULTAS DE SELEO COM TOTAIS

As consultas com totais podem nos auxiliar em clculos pr-determinados como a soma do estoque dos produtos de uma categoria, a mdia das notas de uma turma, etc.. Ao construirmos uma consulta com totais uma nova linha ser acrescentada grade QBE, a linha Total. Nesta linha encontramos 12 funes agregadas do Access, que podero ser utilizadas em qualquer campo. Selecione Soma Mdia Min Max Para localizar o Total dos valores em um campo. Mdia dos valores em um campo. Menor valor em um campo. Maior valor em um campo. Utilize com esses tipos de dados de campo Nmero, Data/Hora, Moeda e AutoNumerao Nmero, Data/Hora, Moeda e AutoNumerao Texto, Nmero, AutoNumerao Texto, Nmero, AutoNumerao Data/Hora, Data/Hora, Moeda Moeda e e
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Contar Desv Var Nmero de valores em um campo, no contando valores Nulos (em branco). Desvio padro dos valores em um campo. Varincia dos valores em um campo. Texto, Memorando, Nmero, Data/Hora, Moeda, AutoNumerao, Sim/No e Objeto OLE Nmero, Data/Hora, Moeda e AutoNumerao Nmero, Data/Hora, Moeda e AutoNumerao
Selecione Agrupar por
Para Definir os grupos para os quais voc deseja efetuar os clculos. Por exemplo, para exibir totais de vendas por autor, selecione Agrupar por para o campo Autor. O autor ser mostrado apenas uma vez no resultado da consulta. Criar um campo calculado que inclua uma funo agregada em sua expresso. Geralmente, voc cria um campo calculado quando deseja utilizar vrias funes em uma expresso. Por exemplo, calcular a mdia do lucro por autor. Especificar critrios para um campo que voc no esteja utilizando para definir agrupamentos. Se voc selecionar essa opo para um campo, o Microsoft Access ocultar o campo nos resultados da consulta desmarcando a caixa de seleo Mostrar.
Expresso
Onde
Vamos criar uma consulta que calcula a mdia do lucro em percentual, por prateleira. 1. Crie uma nova consulta. D um clique duplo na opo Criar consulta no modo de estrutura. Adicione a tabela de Livros e feche a janela do Mostrar tabela. Adicione o campo Prateleira. Basta dar clique duplo sobre o nome do campo. Classifique o campo em ordem Crescente. Como o Lucro no existe dentro da tabela, ser necessrio criar este campo dentro da consulta. Na primeira coluna que estiver vazia, logo aps o campo prateleira, digite na linha campo: Lucro %: ([Preco_Venda] [Preco_Custo]) / [Preco_Custo].
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Clique sobre o campo lucro com o boto direito do mouse, na janela que se abre, selecione a opo Propriedades. Na linha Formato, escolha Porcentagem. E em Casas Decimais defina 2. Salve a consulta como Mdia do lucro por prateleira clique no boto Executar para visualizar o resultado da consulta. Voc pode notar que o Lucro foi mostrado vrias vezes para a mesma prateleira. Como preciso da mdia do lucro por prateleira, esta deve aparecer apenas uma vez. Volte estrutura da consulta, clique no boto na barra de ferramentas.
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Clique no boto Totais na barra de ferramentas ser acrescentada a linha Total na grade QBE, est sendo mostrada a opo Agrupar por nos dois campos. Como vimos, Agrupar por significa juntar todos os valores idnticos e manter uma nica linha daquele valor.
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9. O campo Prateleira ser a opo Agrupar por. Mas, no campo Lucro preciso saber a mdia desses valores. Selecione a opo Mdia.
10. Salve a consulta e execute-a novamente. O resultado ser parecido com o abaixo:
Voc poder acrescentar mais campos na grade QBE e calcular outros resultados, tambm definir outras consultas usando a linha total da grade QBE.
CONSULTAS DE ATUALIZAO
Com as consultas de atualizao podemos manter em dia os dados de uma tabela uma vez que, elas so capazes de ler seus dados e modific-los, segundo frmulas previamente definidas. Por exemplo, voc comprou mais alguns exemplares do livro Os maias de Ea de Queiroz. Voc precisa atualizar o estoque atual deste livro. 1. Crie uma nova consulta. D um clique duplo na opo Criar consulta no modo de estrutura. Adicione a tabela de Livros e feche a janela do Mostrar tabela. Adicione os campos CodLivro, Est_Atual. Basta dar clique duplo sobre o nome do campo. Porque acrescentamos o cdigo do livro em vez do seu nome? Para evitar erros na digitao e conseqentemente nenhuma alterao ser efetuada. Ento antes de executar a consulta voc precisa consultar o cdigo na tabela de Livros. Sabemos que ao criar a consulta ela apenas de seleo, para torn-la uma consulta de Tipo de consulta, na barra de ferramentas e escolha atualizao, clique no boto a opo Consulta Atualizao. Note que a grade QBE sofreu algumas modificaes.
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A linha Atualizar para foi acrescentada e algumas retiradas. Nesta linha, vamos definir o clculo que ser efetuado para atualizar o campo. O campo CodLivro no ser
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atualizado, mas o usurio dever digitar o cdigo do livro para atualizar o estoque. Ento, na linha Critrio digite: [Digite o cdigo do livro:]. 6. No campo Est_Atual dever ser acrescentada a quantidade que o usurio digitar. Na linha Atualizar para do campo Est_Atual digite: [Est_Atual] + [Digite a quantidade comprada:].
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Salve a consulta como Compra Atualiza estoque, clique no boto Executar para visualizar o resultado da consulta. Note que ser solicitado primeiro a quantidade comprada, mas esta ordem no lgica, ser mais difcil para o usurio fazer a digitao. Ento, primeiro deve ser pedido o cdigo do livro e depois a quantidade comprada. Precisaremos ento alterar a ordem dos parmetros. Clique no boto Cancelar para interromper a execuo da consulta. Clique no menu Consulta / Parmetro. A seguinte janela ser mostrada:
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10. O parmetro deve ser o mesmo usado na linha Critrio e na linha Atualizar para. Na primeira linha digite: [Digite o cdigo do Livro:] (voc deve digitar exatamente da mesma maneira, ou seja, usando as letras maisculas e acentuao grfica), o tipo de dados deve ser definido como Inteiro Longo, este tipo de dados deve ser o mesmo utilizado na estrutura da tabela. 11. O segundo parmetro deve ser digitado na segunda linha: [Digite a quantidade comprada:], o tipo de dados ser Inteiro.
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12. Clique no boto OK e execute a consulta novamente. Digite o cdigo do livro na janela do parmetro e depois a quantidade comprada. Ser mostrada a seguinte janela de alerta:
13. Clique no boto Sim se tiver certeza que o produto deve realmente ser atualizado, porque esta alterao s poder ser desfeita editando o registro na tabela. Feche a consulta e abra a tabela para ver se a atualizao foi realmente efetuada. Quando voc executa esta consulta pela lista de consultas, ser mostrada uma janela de alerta informando que aquela consulta far alteraes na tabela, se desejar continuar basta clicar no boto Sim. Qualquer tipo de atualizao pode ser feita usando este tipo de consulta.
CONSULTAS DE EXCLUSO
Este tipo de consulta tambm permite que os dados de uma tabela sejam excludos, contudo, vale a ressalva de que os dados que tiverem sua excluso confirmada sero definitivamente eliminados. Por exemplo, o usurio quer excluir um determinado livro da tabela. 1. Crie uma nova consulta. D um clique duplo na opo Criar consulta no modo de estrutura. Adicione a tabela de Livros e feche a janela do Mostrar tabela. Adicione os campos CodLivro. Basta dar clique duplo sobre o nome do campo. Sabemos que ao criar a consulta ela apenas de seleo, para torn-la uma consulta de excluso, clique no boto Tipo de consulta, na barra de ferramentas e escolha a opo Consulta Excluso. Note que a grade QBE sofreu algumas modificaes.
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A linha Excluir foi acrescentada e apresenta duas opes Onde e De. Enquanto estivermos excluindo dados de apenas uma tabela essas opes no alteram o funcionamento da consulta. Se desejar excluir um grupo de registros, ser necessrio criar critrios que definiro De qual tabela os registros sero excludos. E Onde o campo especificado tenha o critrio especificado. Como vamos excluir apenas um registro de cada vez vamos utilizar apenas o critrio: [Digite o cdigo do livro:].
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Salve a consulta como Exclui Livro, e execute-a. Ser mostrada uma janela solicitando a confirmao da excluso. Se tiver certeza clique no boto Sim. Lembre-se que est uma ao sem volta.
FILTROS
Os filtros so parecidos com as consultas. A nica diferena so que os filtros no podem ser salvos. Os filtros so bastante teis, no entanto, caso o usurio utilize o mesmo filtro constantemente, uma boa idia transform-lo em um consulta. Os filtros podem ser usados quando for necessrio filtrar temporariamente certos registros da tabela. A tabela passar a exibir apenas os registros filtrados sem perder os demais. A figura logo a seguir exibe uma parte da barra de ferramentas do Access quando se est em um Formulrio, em uma Consulta ou na folha de dados de uma tabela.
1 1.
Filtro por Seleo: filtra os registros pelos dados que estiverem selecionados. Basta selecionar parte de um campo ou o campo e clicar no boto Aplicar filtro. Filtro por formulrio: exibe a folha de dados vazia com os controles de formulrio para que voc selecione a opo do filtro. Aplicar filtro: aplica o filtro que estiver ativo.
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Vamos ver este filtro funcionando dentro da tabela Livros. Abra a tabela. 4. Com a tabela Livros em uso, clique sobre o boto Filtrar por Formulrio ou clique no menu Registros / Filtrar /Filtrar por Formulrio. Ao acion-lo, ser mostrada a tela abaixo.
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A partir desta tela pode-se definir campo a campo as condies necessrias pesquisa. Por exemplo, vamos listar todos os livros da prateleira A1. Para isso, clique em Prateleira e, logo aps, no boto Aplicar Filtro.
OBSERVAO: Para remover um filtro ou permitir que os dados originais sejam visualizados novamente, clique no boto Remover Filtro .
UM BANCO DE DADOS MAIS COMPLEXO

At agora, trabalhamos com um banco de dados que continha apenas uma tabela. Na prtica, podemos ter mais de um banco de dados e cada um deles com mais de uma tabela. Quando o Access trabalha com mais de uma tabela em um mesmo banco de dados, ele permite, que os dados de duas ou mais tabelas sejam mesclados (concatenados) em uma outra tabela, ou que, duas ou mais tabelas sejam vinculadas (atravs de relacionamentos) para atuarem como uma s. Para desenvolvermos melhor os conhecimentos adquiridos at o momento e mais novos recursos criaremos um banco de dados para uma clnica mdica, onde teremos vrias especialidades mdicas, mdicos, pacientes, exames e as consultas com seus pedidos de exames. Mas aps definirmos o objetivo do sistema ou do banco de dados essencial que seja feito um projeto do banco de dados. Devemos nos lembrar que estamos trabalhando com um banco de dados relacional, onde os dados armazenados nas tabelas tm as seguintes caractersticas: Todo registro tem o mesmo nmero de campos. Todo campo contm o mesmo tipo de dado em cada um dos registros. Existe apenas uma entrada para cada campo. Dois registros nunca so exatamente os mesmos. A ordem dos registros e dos campos no importante.
Assim, ao projetar um banco de dados voc precisa determinar exatamente quais informaes sero armazenadas e como estaro distribudas pelas tabelas. Voc precisa ter em mente que o banco de dados deve se identificar com as necessidades do usurio, para isso ser necessrio analisar essas necessidades de vrios pontos de vista diferentes. Um banco de dados mal projetado pode apresentar os seguintes problemas: O banco de dados e/ou a aplicao podem no funcionar corretamente. Os dados podem ser inexatos. A performance pode ser ruim.
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A flexibilidade dos dados pode ser perdida.
VANTAGENS DE PROJETAR
Projetar um banco de dados no papel, primariamente, traz as seguintes vantagens: Economiza tempo e dinheiro. Torna o sistema mais seguro; evita potenciais problemas com modificaes de dados. Serve para discusses. Ajuda a estimar custos e tamanhos.
OBJETIVOS DE UM PROJETO
Um bom projeto deve ter os seguintes objetivos: Ir ao encontro da necessidade dos usurios. Solucionar o problema. Ser livre de anomalias. Ter um confivel e estvel banco de dados. Ser fcil de usar.
Apesar das vrias regras, o processo de projetar um banco de dados muito mais uma arte do que uma cincia. Siga as regras sempre que possvel mas, no perca a funcionalidade que to importante ao usurio.
PROJETANDO O BANCO DE DADOS PARA A CLNICA MDICA

Para conseguirmos identificar os problemas que podem ocorrer em um banco de dados e quais tabelas sero necessrias, interessante fazermos um levantamento dos dados utilizados. Abaixo temos uma tabela mostrando todos os dados necessrios para o sistema da clnica mdica. Aparentemente uma tabela simples, mas para um bom projeto de banco de dados ela tem alguns problemas.
Mdico Paulo Matias Paulo Matias Paulo Matias Joana Darc Maria Leontina Maria Leontina Mrio Srgio Mrio Srgio Mrio Srgio Mrio Srgio Especialidad e Clnico Clnico Clnico Psicologia Ginecologista Ginecologista Pediatra Pediatra Pediatra Pediatra Paciente Maria Josefina Maria Josefina Maria Josefina Joo Paulo Mariana Maria Mariana Maria Telefone 3333-3333 3333-3333 3333-3333 8956-9898 7896-2525 7896-2525 Data 25/12/2999 25/12/2999 25/12/2999 31/01/2589 31/08/2658 31/08/2658 02/09/2056 02/09/2056 02/09/2056 02/09/2056 Hora 15:20 15:20 15:20 13:20 15:30 15:30 08:30 08:30 08:30 08:30 Convnio Compareceu No No No Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim Sim No Sim Sim Sim Sim Sim Sim Preventivo Triglicrides Sangue Urina Fezes Colesterol Exame Urina Hemogram a Fezes
Carlos Augusto 3692-1234 Carlos Augusto 3692-1234 Carlos Augusto 3692-1234 Carlos Augusto 3692-1234
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Primeiro temos o problema da redundncia de informaes, para o mesmo mdico temos a especialidade vrias vezes, os dados do paciente tambm esto duplicados. Imagine se cada mdico atendesse a centenas de pacientes. Outro problema seria se precisssemos alterar o telefone de um dos pacientes, teramos que passar registro a registro fazendo essa alterao. Teramos a certeza que todos os registros foram alterados? E quando precisssemos excluir uma das consultas? Por exemplo, o do paciente Joo Paulo, estaramos perdendo todas as informaes respeito do paciente e da mdica. E se voc precisasse inserir um novo paciente, mas ainda no tem definido qual mdico o atender? Ento aps fazer esta anlise voc precisar identificar quais sero as tabelas necessrias e faze-lo de uma forma que no ocorram conseqncias inesperadas se for necessrio alguma mudana na estrutura do banco.
PRIMEIRO PASSO: IDENTIFICAO DAS TABELAS

Na listagem de dados fornecida anteriormente sobre a clnica, temos vrios temas como: mdico, paciente, exame, especialidade e a consulta propriamente dita. Portanto, cada tabela deve ter apenas um tema, assim como um pargrafo em um texto deve ter apenas um tema. Assim precisaremos dividir a tabela anterior em cinco tabelas nicas: mdicos, especialidades, pacientes, exames e consultas. Desta maneira, poderemos acrescentar um novo exame, sem a necessidade de uma consulta, um novo paciente sem a necessidade de um mdico, no perder as informaes de um paciente ao excluir uma consulta, etc.. As tabelas podem ser representadas da seguinte maneira: Mdicos Pacientes Especialidades Exames Consultas
SEGUNDO PASSO: DETERMINAR AS RELAES

Precisamos determinar como as tabelas se relacionam. Pense nas situaes reais que envolvem as duas tabelas. Mas atente-se s relaes principais que so as que realmente correspondem s do mundo real. Mas voc precisa conhecer os tipos de relaes existentes: Relaes um para um (1-1) quando um registro da tabela X tem apenas uma linha correspondente na tabela Y. Este relacionamento pode ser identificado num fato de nossa vida o que um Filho pode ter apenas um Pai (biolgico). Relaes um para vrios (1-N) quando um registro na tabela X tem vrias linhas correspondentes na tabela Y. Este relacionamento pode ser comparado com o fato de que um Pai pode ter vrios filhos. Relaes vrios para vrios (N-N) quando um registro na tabela X tem vrias linhas correspondentes na tabela Y e qualquer linha da tabela Y tem vrias linhas correspondentes na tabela X. Esta relao pode ser observada entre empresas e fornecedores. Uma empresa tem vrios fornecedores, e o mesmo fornecedor tem outras empresas que ele presta o mesmo servio. Primeiro determine qual tabela se relaciona com a outra. Para o sistema da Clnica Mdica:
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Especialidades se relaciona com Mdicos, e no est relacionada com nenhuma outra tabela. Mdicos est relacionado com Consultas. Pacientes est relacionado com Consultas. Exames est relacionado com Consultas. Agora que determinamos quem se relaciona com quem precisamos identificar o tipo de relao. Um bom mtodo para nos auxiliar em tal trabalho perguntar se um registro de uma tabela pode apontar para uma ou mais linhas em outra tabela. Depois inverter as tabelas e fazer a mesma pergunta. Exemplo:
Uma especialidade aponta para um ou vrios mdicos? Um mdico pode exercer quantas especialidades? (Na nossa clnica um mdico atende apenas em uma especialidade) Um mdico pode fazer quantas consultas? Uma consulta pode ser feita por quantos mdicos? Um paciente pode fazer quantas consultas? Uma consulta pode ser realizada com quantos pacientes? Em uma consulta quantos exames podem ser solicitados? Um exame pode aparecer em quantas consultas?
Vrios
Uma Vrias Um Vrias Um Vrios Vrias
Usando um diagrama estas relaes podem ser representadas da seguinte maneira:
Pacientes 1 Mdicos 1 N 1 1 1 N 1 N 1 1 N Exames
N 1 Consultas
1 1 Especialidades
TERCEIRO PASSO: RESULTADO DAS RELAES, IDENTIFICAO E RESOLUAO DE PROBLEMAS

Depois que conseguimos identificar as relaes em todos os sentidos precisamos identificar o resultado final dessas relaes. Basta comparar o que est chegando e o que est saindo da tabela o que for maior permanece. O resultado ser o seguinte:
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Pacientes 1 Mdicos 1 N 1 Especialidades Note que aconteceu uma relao vrios para vrios entre a tabela de Consultas e Exames. Quando uma relao deste tipo acontece em um projeto de banco de dados, precisamos criar uma tabela intermediria que receber as informaes principais das duas tabelas. Ento criaremos uma tabela chamada ConsutasExames. Que ficar relacionada da seguinte maneira: Pacientes 1 Mdicos 1 N 1 Especialidades N N Consultas 1 N ConsultasExames N 1 Exames N N Consultas N N Exames
QUARTO PASSO: IDENTIFICAO DOS CAMPOS E CHAVES PRIMRIAS

Neste ponto devemos identificar todos os campos (fatores) importantes dentro de uma tabela. Sempre utilize os campos necessrios atualmente e os que provavelmente utilizar no futuro. As chaves primrias so os campos nicos de uma tabela, ou os campos que no se repetiro em hiptese alguma. O campo tambm no pode ser nulo. Normalmente, utilizamos campos numricos para estas chaves, porque estes melhoraro a performance do banco de dados. Abaixo temos todos os campos e chaves do nosso banco de dados. Tabela Especialidades Campos (fatores importantes) CodEspecialidade (chave) Especialidade Campos (fatores importantes) CodMedico (chave) NomeMedico Campos (fatores importantes) CodPaciente (chave) NomePaciente Telefone Campos (fatores importantes) CodExame (chave) Tipo de Dados AutoNumerao Texto Tabela Mdicos Tipo de Dados AutoNumerao Texto Tabela Pacientes Tipo de Dados AutoNumerao Texto Texto Tabela Exames Tipo de Dados AutoNumerao Tamanho Inteiro Longo 60 16 Tamanho Inteiro Longo 60 Tamanho Inteiro Longo 40 Tamanho Inteiro Longo
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Exame Campos (fatores importantes) CodConsulta (chave) Data Hora Convnio Compareceu Campos (fatores importantes) DataEntrega Texto Tabela Consultas Tipo de Dados AutoNumerao Data/Hora Data/Hora Sim/No Sim/No Tabela ConsultasExames Tipo de Dados Data/Hora Tamanho Data Abreviada Tamanho Inteiro Longo Data Abreviada Hora Abreviada 60
QUINTO PASSO: RELACIONAR OS CAMPOS NAS TABELAS

Normalmente a coluna chave de uma tabela que ser o vnculo com a outra. Em uma relao Um-para-Um o elo deve vir do campo mais estvel da tabela, se voc estiver utilizando autonumerao este o campo mais estvel de sua tabela. Em uma relao Um-para-Vrios o elo deve vir da tabela Um. Ento, a chave primria desta tabela deve ser inserida na tabela Vrios. Quando isto acontece, chamamos o campo acrescentado na tabela vrios de chave estrangeira. Sendo assim, os campos ficaro vinculados da seguinte maneira: CodPaciente
CodMedico CodEspecialidade
CodConsulta CodPaciente CodMedico
CodConsulta CodExame
CodEspecialidade
CodExame
SEXTO PASSO: AVALIE O PROJETO

Avalie o projeto procurando por falhas que podem causar dados redundantes, irrecuperveis ou instveis. Voc pode avalia-lo respondendo s seguintes questes: 6. 7. 8. Cada tabela possui um tema nico? Cada tabela tem a sua chave? A tabela fcil de usar?
LTIMO PASSO: DESENVOLVA O BANCO DE DADOS

Agora sim podemos desenvolver o nosso banco de dados no Access. Crie um banco de dados vazio, d o nome de BDClinicaMedica e crie as tabelas no modo de estrutura. Abaixo temos todos os campos e as propriedades que voc deve usar, os campos em negrito defina como chave primria. Tabela de Mdicos
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Nome do Campo CodMedico NomeMedico CodEspecialidade Tipo de Dado AutoNumerao Texto Nmero 60 Inteiro Longo Tamanho Inteiro Longo > Formato Legenda Cdigo Mdico Especialidade Sim Requerido
Tabela de Especialidades
Nome do Campo CodEspecialidade NomeEspecialidade Tipo de Dado AutoNumerao Texto 60 Tamanho Inteiro Longo > Formato Legenda Cdigo Especialidade Sim Requerido
Tabela de Pacientes
Nome do Campo CodPaciente NomePaciente Telefone Tipo de Dado AutoNumerao Texto Texto 60 16 Tamanho Inteiro Longo > Formato Legenda Cdigo Paciente Telefone Sim Sim Requerido
Tabela de Exames
Nome do Campo CodExame NomeExame Tipo de Dado AutoNumerao Texto 60 Tamanho Inteiro Longo > Formato Legenda Cdigo Exame Sim Requerido
Tabela de Consultas
Nome do Campo CodConsulta CodMedico CodPaciente Data Hora Compareceu Convenio Tipo de Dado AutoNumerao Nmero Nmero Data/Hora Data/Hora Sim/No Sim/No Tamanho Inteiro Longo Inteiro Longo Inteiro Longo Data Abreviada Hora Abreviada Formato Legenda Cdigo Mdico Paciente Data Hora Compareceu Convnio Sim Sim Sim Sim Requerido
Tabela de ConsultasExames
Nome do Campo CodConsulta CodExame DataEntrega Tipo de Dado Nmero Nmero Data/Hora Tamanho Inteiro Longo Inteiro Longo Data Abreviada Formato Legenda Consulta Exame Data da Entrega Requerido
Depois que as tabelas esto criadas, precisamos criar os relacionamentos entre elas.
RELACIONAMENTOS
Ns j conhecemos os tipos de relacionamentos possveis entre as tabelas. Que so: Um para Um Um para Vrios Vrios para Vrios
Tambm sabemos que os nicos relacionamentos possveis em um banco de dados so o Um para Um e o Um para vrios. E ns j resolvemos este problema que aconteceu em nossas tabelas. Para criar os relacionamentos entre as tabelas:
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1. Clique no boto Relacionamentos na barra de ferramentas ou escolha Relacionamentos a partir do menu Ferramentas. O Access exibe a janela Relacionamentos e a caixa de dilogo Adicionar Tabela. Se esta caixa de dilogo no estiver aparente isto significar que j existe um relacionamento criado. Nesse caso, clique em Relacionamentos / Mostrar Tabela na barra de ferramentas. Veja figura abaixo :
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3.
Na guia Tabelas da caixa de dilogo Adicionar Tabela, selecione todas as tabelas (clique na primeira, pressione a tecla SHIFT e clique na ltima), e clique no boto Adicionar. Feche a caixa de dilogo Como mencionado anteriormente precisamos levar o campo da tabela Um para a tabela Vrios. Conforme a definio do sexto passo, precisamos arrastar o campo codEspecialidade da tabela Especialidades at o campo codEspecialidade na tabela Medicos. O Access exibe a caixa de dilogo Relacionamentos onde voc dever verificar os nomes dos campos exibidos nas duas colunas para assegurar-se de que esto corretos e, marcar a opo Impor integridade referencial (a seguir voc entender esta opo) e clique no boto Criar. Agora arraste o campo CodMedico na tabela Medicos at o campo CodMedico na tabela Consultas. A janela de Relacionamentos ser aberta confira os nomes dos campos e marque a opo Impor Integridade referencial. Agora arraste o campo CodPaciente na tabela Pacientes at o campo CodPaciente na tabela Consultas. A janela de Relacionamentos ser aberta confira os nomes dos campos e marque a opo Impor Integridade referencial. Agora arraste o campo CodExame na tabela Exames at o campo CodExame na tabela ConsultasExames. A janela de Relacionamentos ser aberta confira os nomes dos campos e marque a opo Impor Integridade referencial. Agora arraste o campo CodConsulta na tabela Consultas at o campo Codconsulta na tabela ConsultasExames. A janela de Relacionamentos ser aberta confira os nomes dos campos e marque a opo Impor Integridade referencial. A aparncia da janela de Relacionamentos ser como a figura a seguir:
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10. Quando terminar, feche a janela Relacionamentos. O Access pergunta se voc deseja salvar o layout do Relacionamento. Clique no boto Sim.
IMPOR INTEGRIDADE REFERENCIAL

recomendvel que ao criar o relacionamento, voc marque um X na opo Impor Integridade Referencial, que significa impor as regras para validao dos dados digitados. Por exemplo, se o usurio tentar cadastrar um mdico com uma especialidade que no existir na tabela de Especialidades, o Access impedir que o cadastro acontea mantendo seus dados coerentes. Ao impor a integridade referencial voc encontra duas as opes: Propagar atualizao dos campos relacionados e Excluso dos registros relacionados. Assim, se alterar um campo relacionado ou excluir um registro relacionado, o Access evitar manter dados desatualizados. Voc pode selecionar esta opo apenas se: O campo equivalente da tabela principal for uma chave primria ou possuir um ndice nico. Os campos relacionados possurem o mesmo tipo de dado. Se a chave primria for um contador, ela dever estar relacionada com uma chave estrangeira que seja do tipo nmero inteiro longo. Ambas as tabelas estiverem armazenadas no mesmo banco de dados do Access.
EDITANDO OU EXCLUINDO UM RELACIONAMENTO

1. Clique no boto Relacionamentos na barra de ferramentas ou escolha Relacionamentos a partir do menu Ferramentas. D um clique duplo na linha que conecta as duas tabelas. A Relacionamentos ser aberta, faa as alteraes e clique no boto OK. janela de
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3. Para excluir um relacionamento, clique na linha que conecta as duas tabelas e pressione a tecla DEL. Em seguida confirme a excluso. Quando fechar a janela Relacionamentos, o Access o avisar sobre o salvamento a ser feito.
OBSERVAES GERAIS SOBRE RELACIONAMENTOS

Voc pode criar relacionamentos utilizando consultas, bem como tabelas. A integridade referencial no imposta em consultas. Os campos que voc utiliza para relacionar duas tabelas no tm de ter os mesmos nomes, porm devem ser do mesmo tipo (com uma exceo) e conter o mesmo tipo de informaes. Alm disso, quando os campos correspondentes forem campos numricos, eles devero possuir a mesma definio da propriedade TamanhoDoCampo. A nica exceo na combinao de tipos de dados que voc pode combinar um campo AutoNumerao com um campo Nmero cuja propriedade TamanhoDoCampo esteja definida como Inteiro Longo. Em um relacionamento onde a integridade referencial imposta, no se pode excluir a tabela ou seus campos relacionados at que o relacionamento seja excludo. Em um relacionamento onde a integridade referencial imposta, no se pode inserir um valor no campo, que chave estrangeira numa tabela relacionada, que no tenha correspondncia com a chave primria de outra tabela envolvida no relacionamento.
VINCULANDO/IMPORTANDO
O Access permite a importao ou o acesso base de dados (via driver ODBC) dos seguintes programas: Fonte de Dados Banco de dados do Microsoft Access Projeto do Microsoft Access dBASE Verso ou formato com suporte 2.0, 7.0/95, 8.0/97, 9.0/2000 9.0/2000 III, III+, IV e 5 7 (A vinculao (leitura/gravao) exige o Borland Database Engine 4.x ou superior ) Paradox, Paradox for Windows 3.x, 4.x e 5.0 8.0 (A vinculao (leitura/gravao) exige o Borland Database Engine 4.x ou superior ) Planilhas Microsoft Excel Planilhas Lotus 1-2-3 (vnculo somente para leitura) Microsoft Exchange Arquivos de texto delimitados Arquivos de texto de largura fixa HTML 3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95 e 8.0/97 .wks, .wk1, .wk3 e .wk4 Todas as verses Todos os conjuntos de caracteres Todos os conjuntos de caracteres 1.0 (se lista) 2.0, 3.x (se tabela ou lista)
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Tabelas SQL, Microsoft Visual FoxPro e Visual FoxPro 2.x, 3.0, 5.0 e 6.x (importao somente) dados de outros programas e bancos de dados que oferecem suporte ao protocolo ODBC
COMO ESCOLHER ENTRE IMPORTAR OU VINCULAR UMA TABELA?

O Access trabalha melhor (de maneira mais rpida) com tabelas em seu formato do que com as tabelas nos formatos dos outros programas de banco de dados, portanto, se voc no mais for usar os dados no programa original, importe-os para o formato do Access. No caso de voc ainda precisar usar os dados nos programas originais, o ideal apenas acessar estes dados (tabelas) a partir do Access, ou seja, dever vincul-los. Importante: Tudo o que podemos fazer com as tabelas do Access podemos fazer com as tabelas que o Access acessa. Atravs destes recursos ser possvel que o Access compartilhe dados com outros programas de Banco de dados ou, at mesmo, converta e atualize para seu formato prprio de utilizao, os dados originrios de tabelas antigas, como o caso das tabelas do tipo XBASE. Isto tudo muito importante quando se deseja implantar um sistema elaborado em Access que utilize no todo ou parte o contedo de alguma tabela antiga.
IMPORTAO
Na importao o contedo e a estrutura de toda a tabela copiada para o formato Access mantendo intacta a tabela original. Para importar tais arquivos, primeiro, abra o banco de dados do Access que deseja utilizar para o processo. Aps isso, siga os procedimentos abaixo: 1. 2. Clique no menu Arquivo / Obter dados externos / Importar. Na caixa de dilogo que surgir, defina a origem do banco de dados a ser importado atravs do pop-up Arquivos do Tipo. Isto far com que o Access somente liste os banco de dados prprios da origem definida.
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3.
Abra a pasta onde o banco de dados se localiza, clique no arquivo desejado e depois sobre o boto Importar. Ser aberta uma janela mostrando o que pode ser importado do banco selecionado. A seguir visualizamos uma janela de importao de um outro banco de dados Access.
4.
5.
Selecione os objetos que sero importados e clique no boto OK.
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VINCULAO
Voc poder utilizar este recurso sempre que necessitar compartilhar os dados e a estrutura de uma tabela ou consulta criada em outro banco de dados. A ressalva a este recurso, que diferente do de importao de tabelas, reside no fato de que atualizaes dos dados da tabela ou consulta vinculada refletiro tanto no banco de dados novo quanto, naquele do qual ela se origina. Este recurso deve ser utilizado quando voc precisar manter os dados em um servidor e os formulrios, consultas, e etc. forem livres para cada usurio. Tambm quando voc precisar que outros sistemas ou linguagens de programao acessem apenas a base de dados. No caso do sistema da Clnica Mdica, este procedimento ser utilizado. Abra o banco de dados do Access que deseja utilizar para o processo, no nosso caso um banco de dados vazio receber as tabelas do BDClinicaMedica. Aps criar o banco de dados vazio (d o nome de SisClinicaMedica), siga os procedimentos abaixo: 1. 2. Clique no menu Arquivo / Obter Dados Externos / Vincular Tabelas. Na caixa de dilogo seguinte, clique sobre o nome do arquivo de banco de dados que contm as tabelas que se deseja vincular. Vamos selecionar o banco BdClinicaMedica. Ser mostrada a janela com os objetos do banco de dados, selecione os de seu interesse e clique no boto OK. No nosso SisClinicaMedica precisaremos de todas as tabelas, ento selecione-as na lista.
3.
Observe que o cone mostrado nas tabelas vinculadas diferente de uma tabela que est dentro do banco.
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OBSERVAES A RESPEITO DE IMPORTAO E VINCULAO

Aps importar ou vincular um arquivo .DBF, voc pode definir propriedades dos campos para a tabela. Se voc importa um arquivo .DBF, pode tambm querer definir uma chave primria para a tabela. Se voc vincular um arquivo .DBF e associar um arquivo de ndice (.IDX, .CDX, .NDX, ou .MDX), o Microsoft Access necessita do arquivo de ndice em ordem para abrir a tabela vinculada. Se voc excluir ou mover os arquivos de ndice FoxPro ou dBASE ou o arquivo de informao (.INF) que o Microsoft Access cria, no ser mais capaz de abrir a tabela vinculada. Quando voc utiliza o Microsoft Access para atualizar os dados em seu arquivo .DBF, ele atualiza os arquivos ndice para refletir suas mudanas. Se voc utilizar o FoxPro ou dBASE para atualizar os dados, precisar atualizar os ndices associados dentro do FoxPro ou dBASE tambm. O Microsoft Access no pode utilizar uma tabela vinculada se os ndices que voc especificou no estiverem atualizados. O arquivo importado ou vinculado agora aparece na janela Banco de Dados ao clicar sobre o boto Tabelas. Quando o Access importa dados de uma tabela formato dBase ele tem de converter as colunas dos tipos que o dBase possui para os tipos que o Access utiliza. A tabela abaixo mostra a converso de tipos efetuada pelo Access quando ele importa uma tabela dBase. Formato dBase Formato Access Character Texto Numeric, Float Numrico Lgical Sim/No Date Data/Hora Memo Memorando
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CRIANDO O SISTEMA DA CLNICA MDICA
Primeiro precisamos criar os formulrios para a entrada de dados no sistema. Utilizaremos o mesmo procedimento visto anteriormente para criarmos os formulrios para as tabelas: Mdicos, Especialidades, Exames e Pacientes. Crie cada um dos formulrios com os respectivos nomes: Cadastro de Mdicos, Cadastro de especialidades, Cadastro de Exames e Cadastro de Pacientes. A aparncia dos formulrios deve ser a seguinte:
Note que temos botes para navegar entre os registros e botes que criam e apagam registro existente e tambm um boto para fechar o formulrio. Utilize o Assistentes de controles junto com o Boto de comando para criar este botes. As categorias e as aes esto alistadas a seguir: Boto Categoria Navegao de Registro Navegao de Registro Navegao de Registro Navegao de Registro Operaes de Registro Operaes de Registro Operaes de Formulrio Ao Ir para primeiro registro Ir para registro anterior Ir para prximo registro Ir para ltimo registro Adicionar novo registro Excluir registro Fechar formulrio
Tambm altere as seguintes propriedades do formulrio: Propriedades Barras de Rolagem Seletores de Registro Botes de Navegao Linhas Divisrias Botes Min Max Nenhuma No No No Nenhum Valor
O mesmo deve ser feito para todos os outros formulrios. Depois de criar cada um dos formulrios acrescente os dados para que voc possa fazer os testes.
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Observe que na especialidade est sendo visualizado o nome da especialidade. Quando voc criar o formulrio o que ser visualizado um campo de texto onde o usurio precisaria digitar o cdigo da especialidade. Ser muito mais fcil para o usurio visualizar todas as especialidades cadastradas e selecionar uma delas.
CRIANDO A CAIXA DE COMBINAO

Entre na estrutura do formulrio, selecione a caixa de texto CodEspecialidade e apague pressionando a tecla DEL. Na caixa de ferramentas verifique se o boto acionado. Depois clique no boto NomeMedico. O assistente ser aberto. Assistentes de Controle est
Caixa de Combinao e clique logo abaixo da caixa de texto
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Selecione a primeira opo. Assim a caixa de combinao mostrar os dados cadastrados na tabela de Especialidades. Clique no boto Avanar.
Selecione a tabela Especialidades e clique no boto Avanar.
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Ser mostrada a lista com todos os campos disponveis na tabela. O usurio s precisa visualizar a Especialidade, selecione o campo e clique na seta nica para a direita.
Voc agora visualizar o resultado da lista, se o tamanho da coluna estiver pequeno para a visualizao do contedo do campo, redimensione a coluna e clique no boto Avanar.
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Apesar de estarmos visualizando a especialidade o relacionamento da tabela Especialidades com a tabela Mdicos feita atravs do campo CodEspecialidade ento precisamos armazenar o CodEspecialidade da tabela Especialidades na tabela Mdicos. Nesta etapa selecione a opo Armazenar o valor neste campo e selecione o campo CodEspecialidade.
Nesta etapa voc precisa definir o rtulo da caixa de combinao. Este ser Especialidade. Clique no boto Concluir. A caixa ser criada. IMPORTANTE: Caso seja necessrio conhecer os detalhes da criao da caixa de Combinao, clique com o boto direito do mouse sobre ela, selecione Propriedades e observe os dados de cada uma das linhas da Caixa de Propriedades semelhante apresentada a seguir:
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Algumas das propriedades esto descritas na tabela abaixo: Origem do controle Tipo de origem da linha Origem da linha Nmero de colunas Define o campo para o qual deseja criar a caixa de combinao. Define de onde os dados esto sendo buscados. Indica o nome da tabela ou da consulta que ir prover os dados. Indica o nmero de colunas que devem ser extradas da tabela ou da consulta definida em origem da linha para que o Access disponha da chave primria (ou do campo relacionado) e do campo onde esto os dados que iro compor a caixa de combinao. Determina o espao relativo a cada um dos campos extrados em nmero de Colunas. A largura dada em centmetros. Define em qual coluna extrada em Nmero de Colunas se encontra a chave primria ou o campo relacionado. No permite que um valor diferente do alistado seja acrescentado no campo.
Largura das colunas Coluna Acoplada Limitar a uma lista
FORMULRIO ACESSANDO DUAS TABELAS

No formulrio de consultas precisamos marcar a consulta e ter acesso tambm aos exames que sero marcados na consulta. Porque o prprio mdico j cadastrar estes exames enquanto faz a consulta. Para que isso seja possvel utilizaremos um formulrio com sub-formulrio. O processo de criao ser o mesmo de um formulrio simples, o que voc dever fazer selecionar a tabela principal para comear a criao do formulrio, neste caso a tabela de consultas. Na segunda etapa quando for selecionar os campos, selecione os da tabela consulta e marque a outra tabela, no nosso caso ConsultasExames, e selecione os campos. A figura a seguir ilustra isso.
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Depois clique no boto Avanar. O Access solicita qual a ordem de exibio dos dados e se ser exibido com subformulrio ou um formulrio vinculado que deve ser acionado por um boto. Normalmente o usurio prefere que todas as informaes necessrias estejam em uma mesma tela.
Clique no boto Avanar. Escolha o layout Tabela para o subformulrio, avance. Escolha o estilo, que deve ser o mesmo usado at o momento para manter o padro; avance. D o nome Cadastro de Consultas para o formulrio e ConsultasExames Subformulrio para o subformulrio e conclua. Voc dever entrar na estrutura do formulrio e fazer todas as alteraes na propriedade do formulrio, criar os botes e criar as caixas de combinao para visualizar o nome do mdico e armazenar no campo CodMedico. Tambm deve criar uma caixa de combinao para mostrar o nome do paciente e armazenar no campo CodPaciente. Salve o formulrio.
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Entre na estrutura do subformulrio e apague o campo CodExame e acrescente uma caixa de combinao que mostre os nomes dos exames e armazene no campo CodExame. Salve o formulrio e abra o formulrio Cadastro de Consultas, a aparncia deve ser a seguinte:
Cadastre algumas consultas com exames, outras sem exames, outros convnio, e etc..
CONSULTAS COM MAIS DE UMA TABELA

Vamos criar uma consulta que mostre classificado por mdico, os pacientes, a data e o horrio da consulta, se de convnio e quais os exames solicitados. Crie uma nova consulta, na janela Mostrar tabela selecione as tabelas Mdicos, Pacientes, Consultas, ConsultasExames, Exames. Acrescente os campos: NomeMedico, NomePaciente, Data, Hora, Convnio, Exame e DataEntrega; na grade QBE e classifique pelo NomeMedico e Data. A grade ficar como a figura seguinte:
Salve a consulta como Consultas Cadastradas e execute para ver o resultado.
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RELATRIO DE ETIQUETAS
Como para cada paciente temos um envelope onde armazenado todos as informaes coletadas pelo mdico. Criaremos um relatrio que gerar a etiqueta do paciente cadastrado. Na etiqueta constar o nome e o telefone do paciente. Crie um novo relatrio clicando no boto Novo na janela de banco de dados. Na janela Novo relatrio selecione a opo Assistente de etiqueta e a tabela Pacientes.
Clique no boto OK. Voc agora precisar escolher o modelo da etiqueta que voc utilizar. Se nenhum dos modelos existentes o ajudar clique no boto Personalizar e crie uma nova etiqueta com as dimenses, nmero de colunas e linha e papel. Para o nosso exemplo, selecione o fabricante Avery e o modelo L7160 e clique no boto Avanar.
Na prxima etapa voc pode escolher a fonte de letra, tamanho do corpo, espessura, cor, sublinhado e itlico. Clique agora sobre o boto Avanar.
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Na prxima caixa de dilogo, dever ser construda sua etiqueta. Nesta tela devemos indicar quais campos devero ser includos na etiqueta e em que ordem devero aparecer. Alm do campo, voc ainda pode acrescentar qualquer linha de texto. Para isto basta clicar na linha desejada na caixa Prottipo da Etiqueta e digitar. Para trocar de linha pressione a tecla ENTER. A nossa etiqueta ficar como a figura a seguir mostra:
OBSERVAO: Qualquer tipo de etiqueta pode ser construdo nesta tela, sendo que, maiores aprimoramentos estticos e o acrscimo de qualquer tipo de operao matemtica, dever ser feito mais adiante, quando a etiqueta estiver pronta, atravs do comando Exibir / Modo Estrutura. Lembre-se ainda que, para qualquer alterao que deseje fazer enquanto na tela de construo de etiqueta, basta clicar na linha para que ela possa ser alterada. A seguir voc pode definir uma ordem para a classificao dos dados mostrados nas etiquetas. Podem ser escolhidos vrios campos, clique em Avanar. Nesta ltima tela voc dever dar um ttulo ao seu relatrio de etiquetas e clicar no boto Concluir. Salve as etiquetas com o nome de Etiquetas pacientes.
MACROS
Macros podem ser entendidas como um conjunto de aes, que automatizam alguma tarefa do usurio. As macros no Access so muito poderosas e podem ser consideradas uma mini linguagem de programao. Em nosso banco de dados Clnica Mdica, usaremos as macros para automatizar a abertura das nossas telas de cadastro e dos nossos relatrios, em seguida atribuiremos estas macros a botes de comando, criando um tela principal e um menu para otimizar o trabalho com o banco de dados. Vamos criar uma macro para abrir os formulrios, o relatrio e a consulta. Os passos para a criao de macros so dados a seguir:
1.
Selecione o objeto Macros. Clique a seguir no boto
Novo.
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2. aberta a janela de construo de macro. Atravs dela definimos as aes que iro compor a macro. Cada ao possui argumentos (como por exemplo, qual formulrio ela ir executar) e, opcionalmente, um comentrio (para efeito de documentao). O pequeno boto direita na coluna Ao exibe uma lista com todas as aes disponveis. Clique no boto na coluna Ao e selecione a ao Abrir Formulrio. A janela agora deve estar parecida com a apresentada logo abaixo. Observe que o Access apresenta pequenas instrues sobre a ao escolhida no canto direito inferior da janela.
3.
4.
Clique sobre a propriedade Nome do Formulrio, ser exibida uma lista com o nome de todos os formulrios do banco de dados SisClinicaMedica; selecione o formulrio Cadastro de Mdicos. Na propriedade Exibir determinamos a forma como o formulrio dever ser apresentado (modo de formulrio, de estrutura, de visualizar impresso ou de folha de dados). Escolha o modo Formulrio. Mas precisaremos dessa ao vrias vezes. Ento cada linha da macro pode ter um nome, para facilitar a criao de botes que acessem esta macro. Clique no boto Nomes de macro, ser acrescentada uma nova coluna, antes da ao onde voc ir digitar Medico.
5.
6.
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7.
Na prxima linha digite o nome Paciente, escolha a ao AbrirFormulrio e na propriedade Nome do formulrio selecione o formulrio Cadastro de Pacientes. Repita este passo para os formulrios: Cadastro de Exames, Cadastro de Especialidades e Cadastro de Consultas. A tela da macro ficar parecida com a seguir.
8.
Para salvar a macro clique no menu Arquivo/Salvar ou clique sobre o boto Salvar na barra de ferramentas e, em seguida digite o nome da macro que, no nosso caso, ser McrFormulrios.
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9. Feche a janela Criar Macros. Crie uma nova macro para abrir o relatrio de etiquetas no modo de visualizar impresso, salve como McrRelatrio. Crie uma outra macro para abrir a consulta criada no modo folha de dados s para leitura, salve como Mcrconsultas.
Para executar uma macro, clique sobre seu nome na janela Banco de Dados e em seguida pressione o boto Executar ou clique duplo sobre o seu nome. Teste a execuo das macros criadas.
VINCULANDO MACROS A BOTES DE COMANDO

Para que estas macros funcionem por um formulrio, ser necessrio vincula-las aos botes de comando. Para isso criaremos o formulrio principal do nosso sistema que receber os botes que chamaro as macros criadas. Crie um formulrio no modo de estrutura, no use assistente, porque este formulrio no est vinculado a nenhuma tabela. Acrescente um rtulo com o ttulo do sistema e os botes de comando. Ao criar o boto, escolha a categoria Miscelnea e a ao Executar macro. Selecione a macro correspondente e altere o texto do boto, depois renomeie o boto. O formulrio ficar com a aparncia seguinte:
Salve o formulrio como Principal. Mas seria importante que toda vez que este formulrio fosse aberto ou recebesse o foco ele estivesse maximizado.
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VINCULANDO MACROS AOS EVENTOS DE FORMULRIO
Crie uma nova macro com a ao Maximizar, salve a macro como McrMaximizar. Abra o formulrio Principal no modo de estrutura e abra as propriedades do formulrio. Na guia Eventos procure o evento Ao abrir. Clique na seta e selecione a macro McrMaximizar. Faa o mesmo no evento Ao Ativar, neste toda vez que voltarmos ao formulrio depois dele ter sido aberto, ele continuar maximizado.
Salve o formulrio e abra para ver o resultado.
BARRA DE MENU
Como todo software o Access tem a barra de menu padro que pode ser utilizada em qualquer sistema. Mas vamos criar uma barra de menu s com as opes que o sistema da clnica mdica oferece. Clique com o boto direito do mouse sobre a barra de menu padro e selecione a opo personalizar. Clique no boto Nova e d o nome de SisClinicaMedica. A barra ser acrescentada lista de barras de ferramentas e uma pequena barra ser mostrada ao lado desta janela.
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Por padro as barras novas so barras de ferramentas no de menu, para alterar o tipo da barra e outras propriedades clique no boto Propriedades. Altere as opes como a figura seguinte:
Clique no boto Fechar. Agora precisamos acrescentar os menus e os comandos referentes a cada menu. Clique na guia Comandos. Selecione a categoria Novo menu, clique no comando Novo Menu no lado direito da tela e mova para dentro da barra criada, como a figura ilustra:
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Solte o clique, o novo menu ser visualizado dentro da barra. Clique sobre ele com o boto direito, sero apresentadas as propriedades daquele menu, altere o nome para Cadastros.
O & transforma a letra aps ele em atalho para que esta opo do menu seja acionada via teclado. Acrescente mais dois Novo menu, na barra SisClinicaMedica e altere o nome para Relatrios e Consultas.
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Agora vamos acrescentar as opes para cada um dos menus. No menu cadastros, sero acrescentadas todas as macros que abrem os formulrios de cadastro. Selecione a categoria Todas as macros, selecione a macro McrFormularios.Especialidades e arraste para dentro do menu Cadastros (posicione o ponteiro do mouse sobre cadastros uma pequena barra vazia ser mostrada abaixo dele mova o ponteiro para dentro dela e solte a macro arrastada).
Clique como o boto direito do mouse sobre a opo acrescentada e altere o nome para Mdico, tambm marque a opo Somente texto. Acrescente todas outras macros para abertura de formulrios. A barra ficar com a seguinte aparncia;
No menu Relatrios, ser acrescentada as macro que abre o relatrio de etiqueta. Selecione a categoria Todas as macros, selecione a macro McrRelatrio e arraste para dentro do menu Relatrios. A aparncia ser a seguinte.
Faa o mesmo no menu Consultas, movendo a macro McrConsultas. Agora v a categoria Arquivo, selecione o comando Sair e mova para depois de Relatrios. A barra ficar da seguinte maneira:
INICIALIZAO DO SISTEMA
extremamente importante lembrarmos que o nosso projeto deve apresentar-se aos usurios da forma mais robusta possvel. Alm de procurarmos garantir o funcionamento com o mnimo de falhas do sistema, devemos nos lembrar de criar uma interface ou forma de apresentao que seja a mais fcil de usar e que no permita comprometer a funcionalidade do sistema atravs de erros de operao cometidos pelos usurios. Para isto, lembre-se de facilitar o acesso ao seu sistema e de proteg-lo impedindo que os usurios o operem incorretamente ou acessem a recursos que voc no deseja que estejam disponveis. O Access possui recursos para tudo isto e, o melhor de tudo, atravs de uma nica tela. Vejamos como funciona: 1. Com o banco de dados que voc projetou devidamente concludo e aberto, clique em Ferramentas/Inicializar e observe as opes da caixa de dilogo abaixo:
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Ttulo do Aplicativo cone do Aplicativo Exibir Formulrio Exibir Janela de Banco de Dados Exibir Barra de Status Barra de Menu
Define o nome que o sistema apresentar como ttulo da janela quando for executado. Define um cone para represent-lo no Windows. Formulrio que surgir quando o sistema for iniciado. Geralmente este formulrio contm as opes principais do sistema. Desabilite a caixa para que a janela banco de dados no seja carregada quando acessar ao sistema. Desabilite a caixa para ocultar a Barra de Status e obter maior espao na tela. Atravs desta opo voc poder acionar o Construtor de Menus e personalizar a Barra de Menus do Access para os padres do seu sistema ou buscar um menu j pronto. Nesta opo pode-se acionar o Construtor de Menus para personalizar um menu para o boto direito. Desabilite esta opo para que o usurio no possa utilizar os comandos da Barra de Menu do Access enquanto operando dentro do seu sistema. Desabilite esta opo para que o usurio no possa utilizar o atalho do Access clicando com o boto direito nas telas dos formulrios. Desabilite as caixas para acesse a comandos do Access atravs dos cones do programa.
Barra de Menu de Atalho Permitir Uso de Menus Completos do Access Permitir Uso de Menus de Atalho Padro Permitir Barra Ferramentas Interna e Permitir Alteraes Barra de Ferramentas de na
Usar teclas especiais do Access
Desabilite esta opo para que o usurio no tenha acesso estrutura do seu banco de dados.
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EXPORTAO
Exportar um arquivo significa enviar os dados de uma tabela ou consulta num formato adequado para que, no programa receptor, eles possam ser manipulados. Abaixo temos uma lista dos formatos que o Access exporta: Aplicativo Banco de dados do Microsoft Access Projeto do Microsoft Access dBASE Paradox, Paradox for Windows Microsoft Excel Microsoft Word, formato Rich Text Lotus 1-2-3 Arquivos de texto delimitados Arquivos de texto de largura fixa HTML e IDC/HTX Microsoft Active Server Pages Tabelas SQL, Microsoft Visual FoxPro Visual FoxPro 3.0, 5.0 e 6.x e programas e bancos de dados que Para obter uma lista atualizada de drivers de ODBC com suporte, oferecem suporte ao protocolo consulte o Microsoft Knowledge Base. ODBC Para exportar uma tabela ou consulta, siga os passo abaixo: 1. 2. 3. 4. 5. Clique na tabela ou consulta desejada. Clique no menu Arquivo / Exportar. Na caixa Salvar como tipo escolha para qual formato deseja exportar. Defina um nome para o banco novo ou selecione um j existente. Clique sobre o boto Exportar. formatos wk1 e .wk3 Todos os conjuntos de caracteres Todos os conjuntos de caracteres 1.0, (no caso de uma lista) 2.0, 3.x, 4.x (tabela ou lista) Verso ou formato com suporte 2.0, 7.0/95, 8.0/97, 9.0/2000 2000 III, III+, IV e 5, 7 (Exige o Borland Database Engine 4.x ou superior) 3.x, 4.x e 5.0 e 8.0 (Exige o Borland Database Engine 4.x ou superior) 3.0, 4.0, 5.0, 7.0/95, 8.0/97 e 9.0/2000
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COMPACTANDO UM BANCO DE DADOS
Para fazer um melhor uso do seu espao em disco, voc deveria, periodicamente, compactar seu banco de dados. Ao compactar, voc estar fazendo uma cpia do banco de dados e reordenando o arquivo armazenado no disco, caso ele esteja fragmentado e, eliminando fisicamente (e, portanto, definitivamente) os registros que foram excludos durante as operaes de cadastro. Alm disso, durante a compactao o banco de dados automaticamente reparado. 1. A partir do menu Ferramentas escolha Utilitrios de Banco de Dados / Compactar e corrigir banco de dados. Se o banco de dados estiver fechado, na caixa de dilogo Compactar Banco de Dados, especifique o banco de dados a ser compactado e, depois, clique sobre o OK Na caixa de dilogo Compactar Banco de Dados Em, especifique o nome, a unidade de disco e o diretrio do banco de dados a ser compactado e, depois, clique sobre o OK.
2.
3.
Voc pode usar o mesmo nome que o original para o arquivo do banco de dados compactado ou pode usar um nome diferente para criar um arquivo separado. Se usar o mesmo nome e o banco de dados for compactado com sucesso, o Microsoft Access automaticamente substituir o arquivo original pela verso compactada.
OBSERVAES IMPORTANTES SOBRE COMPACTAO

Para compactar um banco de dados, voc precisar ter a permisso Modificar estrutura para todas as tabelas do banco de dados. Caso contrrio, a operao falhar. Se um objeto do banco de dados da verso 1.x incluir uma crase (`) em seu nome voc no ser capaz de compactar o banco de dados. Use a verso 1.x do Access para renomear o objeto e, depois, altere as referncias em suas consultas, formulrios, relatrios, macros e no cdigo do Access Basic. A operao para compactar falhar caso voc no tenha espao de armazenamento suficiente em seu disco para ambas as verses, a original e a compactada, do seu banco de dados.
RECURSOS ESPECIAIS
DOCUMENTAO DO BANCO DE DADOS
A documentao de um projeto fundamental para sistematizao dos trabalhos de atualizao. A nvel de documentao, existem, no Access dois recursos complementares que podem ser utilizados a qualquer momento: as Propriedades e Documentador de Banco de Dados. Atravs das Propriedades do Banco de Dados, pode-se documentar os principais aspectos do seu projeto. As informaes que podem ser acrescentadas documentao so muitas e vo desde dados a respeito: da ltima atualizao, do nome do autor, tamanho em bytes; at representaes do contedo do banco de dados e informaes sobre o cliente, o digitador, a data da concluso, os principais problemas apresentados, etc. Para ter acesso a este recurso, clique no menu Arquivo / Propriedades do banco de dados quando o banco que deseja documentar estiver aberto. Voc poder, ainda, definir quais informaes de carter adicional devero constar da documentao. Isto dever ser feito pela guia Personalizar.
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Atravs do Documentador de Banco de dados, por outro lado, ser possvel documentar profundamente a estrutura de todo o seu projeto pois, o documentador poder ser personalizado de modo que possa examinar todas as tabelas, consultas, relatrios, macros, propriedades, e objetos do banco de dados em questo. Ao final, ser construdo um relatrio com o resultado de exame, podendo ser impresso ou salvo quando for necessrio. No obstante, tal recurso apresenta a desvantagem ser demasiadamente lento se o micro utilizado no puder dispor dos recursos necessrios ou se o exame envolver todos os elementos do banco de dados. Portanto, utilize o documentador, preferencialmente, aps a concluso do projeto. Para ter acesso a este recurso clique no menu Ferramentas / Analisar / Documentador.
CONVERSO PARA FORMATO MDE

Se o seu banco de dados contm cdigo do Visual Basic, salvar o seu banco de dados como um arquivo MDE compilar todos os mdulos, remover todo cdigo fonte editvel e compactar o banco de dados de destino. O seu cdigo do Visual Basic continuar a ser executado, mas no poder ser visualizado ou editado, e o tamanho de seu banco de dados ser reduzido devido remoo do cdigo. Alm disso, a utilizao de memria ser otimizada, melhorando o desempenho. Salvar o seu banco de dados como um arquivo MDE impede as seguintes aes: Visualizar, modificar ou criar formulrios, relatrios ou mdulos em modo Estrutura. Adicionar, excluir ou alterar referncias a bibliotecas de objeto ou a bancos de dados. Alterar o cdigo utilizando as propriedades ou mtodos do Microsoft Access ou modelos do VBA Object - um arquivo MDE no contm nenhum cdigo fonte. Alterar o nome de projeto VBA de seu banco de dados utilizando a caixa de dilogo Opes. Importar ou exportar formulrios, relatrios ou mdulos. No entanto, tabelas, consultas e macros podem ser importadas de bancos de dados no-MDE e exportadas para eles. Qualquer tabela, consulta ou macro pode ser importada de um banco de dados MDE para um outro banco de dados, mas no um formulrio, relatrio ou mdulo.
OBSERVAO: Certifique-se de salvar uma cpia de seu banco de dados original. Se voc precisar modificar a estrutura de formulrios, relatrios ou mdulos em um banco de dados salvo como um arquivo MDE, voc precisa abrir o banco de dados original, modific-lo e, em seguida, salv-lo novamente como um arquivo MDE. Alm disso, salvar como um banco de dados MDE um banco de dados que contm tabelas cria complicaes no conciliamento de diferentes verses dos dados caso voc tenha que modificar posteriormente a estrutura dos formulrios, relatrios ou mdulos. Por essa razo, gravar um banco de dados como um arquivo MDE mais apropriado para o banco de dados front-end de um aplicativo front-end / back-end. Alm disso, voc no conseguir abrir, converter ou executar cdigo em um arquivo MDE do Microsoft Access em verses futuras do Microsoft Access. A nica maneira de converter um arquivo MDE do Microsoft Access para uma verso futura ser abrir o banco de dados original a partir do qual o arquivo MDE foi criado, convert-lo e, em seguida, salvar o banco de dados convertido como um arquivo MDE. Para converter um banco de dados qualquer para o formato MDE, siga os passos abaixo: 1. 2. Clique no menu Ferramentas / Utilitrios de banco de dados / Criar arquivo MDE. Na caixa de dilogo Salvar MDE Como, especifique o nome do arquivo MDE, e clique no boto Criar MDE.
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Pg:. 78
MICROSOFT ACCESS XP
CONCLUSO
Esperamos que o contedo desta apostila tenha servido de suporte para seu curso. A informtica sofre mudanas bruscas muito rapidamente, procure no futuro uma biblioteca auxiliar e fique atento ao lanamento de novos aplicativos e verses. A equipe webAula estar sempre ao seu dispor para solucionar dvidas quando necessrio.
Atenciosamente,
Diretoria de Treinamento webAula
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Apostila de Access XP-WebAula

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, sem a autorizao, por escrito, do(s) autor(es) e da editora.

O QUE SE PODE FAZER COM O MICROSOFT ACCESS?................................................................... 2

INICIANDO O MICROSOFT ACCESS .................................................................................................... 3 CRIANDO A PRIMEIRA TABELA ........................................................................................................... 5

ENTRADA DE DADOS.......................................................................................................................... 14 ACESSANDO OS DADOS .................................................................................................................... 16

CRIANDO O SISTEMA DA CLNICA MDICA...................................................................................... 58

CONCLUSO.................................................................................ERRO! INDICADOR NO DEFINIDO.

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FERRAMENTAS DE MANIPULAO DE DADOS

O QUE H DE NOVO NO MICROSOFT ACCESS XP?

Depois de clicar no boto Criar ser mostrada a Janela de Banco de Dados.

CRIANDO A PRIMEIRA TABELA

CRIANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA

ALTERANDO A ESTRUTURA DE UMA TABELA

Pressione o boto Tabela.

Estrutura, em seguida exibida a janela

Adicione os seguintes campos na tabela conforme a figura abaixo:

As propriedades de campo so:

ELIMINANDO CAMPOS DA ESTRUTURA DE UMA TABELA

DEFININDO UMA CHAVE PRIMRIA

NDICE FORMADO POR MLTIPLOS CAMPOS

Prateleira Autor A1 talo Moriconi

Luis Fernando Verissimo Ea De Queiroz

As mil e uma noites A caverna

Malba Tahan Jos Saramgo

EXAME VISUAL DA TABELA

Primeiro Registro Registro Anterior

ltimo Registro Prximo Registro Registro Atual

PESQUISANDO INFORMAES ESPECFICAS

Pronto. Seu formulrio j foi criado.

PROPRIEDADES DE OBJETOS E FORMULRIO

Parada de Tabulao Texto das controles

CRIANDO BOTES DE COMANDO

ACRESCENTANDO CAMPOS GRADE QBE

EXECUTANDO UMA CONSULTA

ALTERANDO A ORDEM DOS CAMPOS NA CONSULTA

ALTERANDO OS CRITRIOS DE SELEO

1#3 localiza 103, 113, 123

24. O resultado ser parecido com o mostrado a seguir:

O resultado ser parecido com o mostrado a seguir:

CONSULTAS DE SELEO COM EXPRESSO

Salve a consulta e execute novamente.

CONSULTAS DE SELEO COM TOTAIS

Selecione Agrupar por

UM BANCO DE DADOS MAIS COMPLEXO

PROJETANDO O BANCO DE DADOS PARA A CLNICA MDICA

PRIMEIRO PASSO: IDENTIFICAO DAS TABELAS

SEGUNDO PASSO: DETERMINAR AS RELAES

Uma Vrias Um Vrias Um Vrios Vrias

Usando um diagrama estas relaes podem ser representadas da seguinte maneira:

Pacientes 1 Mdicos 1 N 1 1 1 N 1 N 1 1 N Exames

TERCEIRO PASSO: RESULTADO DAS RELAES, IDENTIFICAO E RESOLUAO DE PROBLEMAS

QUARTO PASSO: IDENTIFICAO DOS CAMPOS E CHAVES PRIMRIAS

QUINTO PASSO: RELACIONAR OS CAMPOS NAS TABELAS

CodConsulta CodPaciente CodMedico

SEXTO PASSO: AVALIE O PROJETO

LTIMO PASSO: DESENVOLVA O BANCO DE DADOS

IMPOR INTEGRIDADE REFERENCIAL

EDITANDO OU EXCLUINDO UM RELACIONAMENTO

OBSERVAES GERAIS SOBRE RELACIONAMENTOS

COMO ESCOLHER ENTRE IMPORTAR OU VINCULAR UMA TABELA?

Selecione os objetos que sero importados e clique no boto OK.

OBSERVAES A RESPEITO DE IMPORTAO E VINCULAO

CRIANDO A CAIXA DE COMBINAO