UNIRSIDAD POPULAR DEL CESAR CONTADURIA PBLICA TRIBUTARIA 1) Aspectos Generales Registro nico Tributario RUT:

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Qu es el RUT? Qu es el NIT? Para qu sirve el RUT? Quines estn obligados a inscribirse en el RUT? Quines no estn obligados a inscribirse en el RUT? En qu momento debo inscribirme en el RUT? Qu vigencia tiene la inscripcin en el RUT? Cmo me inscribo? Qu documentacin se requiere para diligenciar el formulario de inscripcin en el RUT? Qu es y cmo se efecta la formalizacin de la inscripcin? Para formalizar debo presentarme personalmente? En qu evento debo actualizar el RUT? Cmo realizo la actualizacin del RUT? Qu sanciones pueden presentarse con respecto al Registro nico Tributario -RUT-?

1. Qu es el RUT? El Registro nico Tributario -RUT- constituye el mecanismo nico para identificar, ubicar y clasificar a las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto de renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio, los responsables del rgimen comn, los pertenecientes al rgimen simplificado, los agentes retenedores, los importadores, exportadores y dems usuarios aduaneros; y los dems sujetos de obligaciones administradas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN. 2. Qu es el NIT? El Nmero de Identificacin Tributaria - NIT constituye el nmero de identificacin de los inscritos en el RUT. Permite individualizar a los contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria (artculo 4 del Decreto 2788 de 2004), y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza. 3. Para qu sirve el RUT? Permite contar con informacin veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestin efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias as como la simplificacin de trmites y reduccin de costos. 4. Quines estn obligados a inscribirse en el RUT? Segn el Artculo 5 del Decreto 2788 de 2004, estn obligados a inscribirse en el Registro nico Tributario -RUT: Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta, Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio, Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regmenes comn o simplificado, Los agentes retenedores, Los importadores y exportadores, Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedicin de NIT, cuando por disposiciones especiales estn obligadas a expedir factura, Los profesionales en compra y venta de divisas, y las dems personas naturales o jurdicas que participen en las operaciones de importacin, exportacin y trnsito aduanero; los agentes de carga internacional, los agentes martimos, los depsitos habilitados pblicos y privados, las comercializadoras internacionales (C.I.), los comerciantes de las zonas de rgimen aduanero especial, los comerciantes del puerto libre de San Andrs, Providencia y Santa Catalina, los intermediarios de trfico postal y envos urgentes, los operadores de transporte multimodal, las sociedades de intermediacin aduanera, los titulares de puertos y muelles de servicio pblico o privado, los transportadores en el rgimen de importacin o exportacin, los transportistas nacionales para operaciones del rgimen de trnsito aduanero, los usuarios operadores de zonas francas, los usuarios de zonas francas industriales de bienes y servicios, los usuarios aduaneros permanentes, los usuarios altamente exportadores, los usuarios de zonas econmicas especiales de exportacin y dems usuarios aduaneros.

Tambin podrn inscribirse en el Registro nico Tributario aquellas personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedicin de NIT, cuando por disposiciones especiales estn obligadas a expedir factura. La Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales podr requerir la inscripcin de otros sujetos de obligaciones administradas por la entidad, diferentes a los ya enunciados en este artculo. 5. Quines no estn obligados a inscribirse en el RUT? Para efectos de las operaciones de importacin, exportacin y trnsito aduanero, no estarn obligados a inscribirse en el RUT en calidad de usuarios aduaneros: los extranjeros no residentes, diplomticos, misiones diplomticas, misiones consulares y misiones tcnicas acreditadas en Colombia, los sujetos al rgimen de menajes y de viajeros, los transportadores internacionales no residentes, las personas naturales destinatarias o remitentes de mercancas bajo la modalidad de trfico postal y envos urgentes, salvo cuando utilicen la modalidad para la importacin y/o exportacin de expediciones comerciales. Estos usuarios aduaneros podrn identificarse con el nmero de pasaporte, nmero de documento de identidad o el nmero del documento que acredita la misin. Lo anterior sin perjuicio de la inscripcin que deban cumplir en virtud de otras responsabilidades u obligaciones a que estn sujetos. 6. En qu momento debo inscribirme en el RUT? Tratndose de nuevos obligados, la inscripcin deber efectuarse: En forma previa al inicio de la actividad econmica. Al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN. A la realizacin de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

Las personas naturales que en el correspondiente ao gravable adquieran la calidad de declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, tendrn plazo para inscribirse en el Registro nico Tributario hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaracin. Lo anterior, sin perjuicio de la obligacin de registrarse por una calidad diferente. 7. Qu vigencia tiene la inscripcin en el RUT? Sin perjuicio de las actualizaciones a que haya lugar, la inscripcin en el Registro nico Tributario -RUTtendr vigencia indefinida y en, consecuencia, no se exigir su renovacin (Art. 6 Decreto 2788 del 31 de agosto de 2004). 8. Cmo me inscribo? La inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT de los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, comprende el diligenciamiento del formulario oficial, su presentacin ante la Administracin, Cmaras de Comercio o puntos habilitados para el efecto, y la formalizacin de la inscripcin. (Art. 1 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007). El diligenciamiento del formulario oficial para la solicitud de inscripcin en el Registro nico Tributario, RUT, se realiza a travs de los servicios informticos electrnicos, de manera virtual o presencial. La opcin presencial implica, en todo caso, el diligenciamiento de la solicitud de inscripcin a travs de los servicios informticos electrnicos en forma asistida, en las administraciones de impuestos, de aduanas, y de impuestos y aduanas nacionales, cmaras de comercio o Puntos de Contacto habilitados para el efecto (Art. 2 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007). Si se encuentra obligado a inscribirse en Cmara de Comercio, la solicitud de Inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT se realiza mediante el diligenciamiento del formulario con la leyenda EN TRAMITE PARA CAMARA a travs de: Puntos de Contacto, de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitados para tal efecto. A travs del portal de la DIAN www.dian.gov.co Directamente en las Cmaras de Comercio a nivel Nacional.

Para estos casos la formalizacin de la inscripcin se realizar directamente en las Cmaras de Comercio, donde se entregar el original del formulario de inscripcin al cliente debidamente formalizado con leyenda CERTIFICADO. La inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT de los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales que no requieran de matricula mercantil, (tanto personas naturales como jurdicas) realizarn la formalizacin de la inscripcin a travs de los Puntos de Contacto, de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales habilitados, previo cumplimiento de los requisitos.

9. Qu documentacin se requiere para diligenciar el formulario de inscripcin en el RUT? El formulario de inscripcin del Registro nico Tributario, debe presentarse con los siguientes documentos (Art. 4 Res. 1887 de 22 de febrero de 2007): El original del documento de identificacin, cuando se trate de persona natural, que se exhibir cuando el trmite lo realice directamente el interesado. Poder debidamente otorgado, cuando se acte a travs de apoderado. Documento con autenticacin de firma del interesado o de quien ejerza la representacin legal, cuando se acte a travs de terceros. Documento que acredite la constitucin de la sociedad y/o representacin legal con informacin vigente cuando se trate de personas jurdicas, o del documento de creacin en el caso de entidades pblicas. Documento de identificacin del representante legal, cuando se trate de persona jurdica y el trmite lo realice directamente el representante.

10. Qu es y cmo se efecta la formalizacin de la inscripcin? Se entiende por formalizacin el proceso de autenticacin del obligado ante la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales y dems entidades autorizadas con la expedicin del respectivo documento con leyenda CERTIFICADO. La formalizacin se efecta una vez diligenciado el formulario, debe presentarse ante las administraciones de impuestos, de aduanas, y de impuestos y aduanas nacionales o puntos habilitados. El funcionario competente de la DIAN, de la Cmara de Comercio y de las dems entidades facultadas, revisar y validar la informacin, confrontando los datos que figuran en el documento de identificacin con los incorporados en el formulario, con el objeto de verificar la calidad de la informacin incorporada en el Registro nico Tributario - RUT. Una vez verificada la informacin, el funcionario competente proceder a formalizar la inscripcin en el registro, para lo cual imprime el formulario con leyenda CERTIFICADO que debe ser firmado por el interesado, representante legal o apoderado, segn el caso, y por el funcionario facultado. Una copia del documento ser entregada al interesado y otra reposar en la DIAN. Para aquellos obligados que an no cuentan con registro mercantil ni con Nmero de Identificacin Tributaria - NIT, y requieren de ello, la formalizacin podr realizarse en Cmara de Comercio presentando el formulario diligenciado o el nmero del mismo. Para el efecto, el funcionario competente de Cmara de Comercio procede a enviar la informacin requerida a la DIAN para la asignacin del Nmero de Identificacin Tributaria - NIT, que deben solicitar a ms tardar dentro los dos (2) das calendario siguientes a la asignacin de la matrcula mercantil. 11. Para formalizar debo presentarme personalmente? Existen las siguientes alternativas: Personalmente por el interesado para persona natural, o por quien ejerza la representacin legal, acreditando la calidad correspondiente, para la persona jurdica. A travs de tercero autorizado debidamente acreditado. A travs de terceros previa autenticacin de la firma del interesado o quien ejerza la representacin legal, en el cuerpo del formulario.

Tratndose de la inscripcin de personas jurdicas u otras entidades al momento de formalizar la inscripcin ante la DIAN o entidades autorizadas, debe acreditar el certificado de existencia o representacin legal. Las personas naturales que se encuentren en el exterior podrn presentar el formulario de inscripcin, previo diligenciamiento, en el Consulado del pas de residencia y a travs de ste se har entrega del certificado. En su defecto, enviarn la solicitud de inscripcin a travs del correo electrnico al buzn rut_extranjeros@dian.gov.co habilitado para tal efecto y por medio de ste se enviar el documento formalizado. 12. En qu evento debo actualizar el RUT? Cuando la informacin inicialmente registrada en el RUT haya sufrido algn tipo de modificacin ya sea de identificacin, ubicacin o clasificacin. La actualizacin del Registro nico Tributario - RUT tambin procede en los siguientes eventos, en los cuales se requiere realizar las verificaciones consagradas en la normatividad vigente:

Por cambio de rgimen comn a simplificado. Cuando la persona natural inscrita en el Registro nico Tributario - RUT, pretenda obtener el cambio de rgimen de comn a simplificado de que trata el artculo 505 del Estatuto Tributario. Por cese de actividades en el impuesto sobre las ventas. Cuando la persona inscrita en el Registro nico Tributario - RUT, cese definitivamente el desarrollo de actividades sujetas a dicho impuesto. En este caso se realizarn previamente las verificaciones de que trata el Art. 614 del E.T. Cancelacin de la inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT. Cuando se pretenda cancelar la inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT, en los eventos sealados en el artculo 11 del Decreto 2788 de 2004. Las dems que seale la ley. En todo caso, la solicitud deber ser presentada acreditando los requisitos especiales que para cada evento consagran las disposiciones legales.

Actualizacin de oficio. La actualizacin de oficio en el Registro nico Tributario - RUT, (Artculo 8 de la Resolucin 01887 del 22 de febrero de 2007), proceder entre otros, en los siguientes casos: Cuando obedezca a un acto administrativo proferido por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales o a informacin reportada por autoridad competente. Cuando en alguna de las reas de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, en desarrollo de un proceso, se establezca que la informacin contenida en el Registro nico Tributario - RUT est desactualizada.

Para efectos de la actualizacin de oficio a que se refiere el numeral 2 del presente artculo, el funcionario que tenga conocimiento dejar constancia de los hechos verificados y las pruebas pertinentes, debiendo informar y remitir la documentacin respectiva, a ms tardar dentro de los dos (2) das hbiles siguientes a su conocimiento, a las reas de Fiscalizacin para lo de su competencia y a la de Gestin y Asistencia al Cliente de la Administracin competente, para que proceda a la actualizacin del Registro, a ms tardar dentro de los dos (2) das hbiles siguientes al recibo del informe. Efectuada la actualizacin de oficio, de manera inmediata se comunicar al interesado a travs de los medios utilizados por la DIAN para el efecto. Tambin se informar al rea que puso en conocimiento el hecho y al rea de fiscalizacin. De la misma manera se proceder cuando se reciba informacin de terceros, evento en el cual la actualizacin tendr lugar una vez el rea competente realice las comprobaciones y verificaciones a que haya lugar. Comunicada la actualizacin al interesado, la misma tendr plena validez legal. 13. Cmo realizo la actualizacin del RUT? El diligenciamiento del formulario para actualizar el Registro nico Tributario - RUT deber realizarse a travs de los servicios informticos electrnicos o en forma personal asistida por un funcionario acreditado, en los Puntos de Contacto habilitados de la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, consulados y otras entidades pblicas o privadas facultadas para el efecto. 14. Qu sanciones pueden presentarse con respecto al Registro nico Tributario -RUT-? Art. 49. Ley 1111 del 27 Diciembre de 2006. Que adicion el artculo 658-3 al Estatuto Tributario: Sancin por no inscribirse en el Registro nico Tributario - RUT, antes del inicio de la actividad, por parte de quien est obligado a hacerlo, se impondr la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el trmino de un (1) da por cada mes o fraccin de mes de retraso en la inscripcin, o una multa equivalente a una (1) UVT por cada da de retraso en la inscripcin, para quienes no tengan establecimiento, sede, local, negocio u oficina. Sancin por no exhibir en lugar visible al pblico la certificacin de la inscripcin en el Registro nico Tributario - RUT, por parte del responsable del rgimen simplificado del IVA. Se impondr la clausura del establecimiento, sede, local, negocio u oficina, por el trmino de tres (3) das. Sancin por no actualizar la informacin dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualizacin, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro nico Tributario RUT. Se impondr una multa equivalente a una (1) UVT por cada da de retraso en la actualizacin de la informacin. Cuando la desactualizacin del RUT se refiera a la direccin o a la actividad econmica del obligado, la sancin ser de dos (2) UVT por cada da de retraso en la actualizacin de la informacin.

Sancin por informar datos falsos, incompletos o equivocados, por parte del inscrito o del obligado a inscribirse en el Registro nico Tributario - RUT se impondr una multa equivalente a cien (100) UVT.

La informacin que contiene esta ayuda es solamente orientadora; si tiene inquietudes que impliquen la interpretacin y aplicacin en forma general de las normas relativas al RUT, formule su consulta a la Oficina Jurdica de la DIAN, dian@dian.gov.co

2) FACTURAR: Estn obligados a facturar todos los comerciantes, quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, quienes enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no. Estn excluidos quienes pertenezcan al rgimen simplificado, los bancos, las corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda, compaas de financiamiento comercial, las cooperativas de ahorro y crdito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales y los fondos de empleados en relacin con las operaciones financieras, los distribuidores minoristas de combustible, las empresas de servicio pblico de transporte de pasajeros, el servicio de baos pblicos, la relacin laboral, las personas naturales que vendan bienes o servicios excluidos cuando no superen los topes para pertenecer al rgimen comn y en las enajenaciones y arrendamientos de bienes que constituyan activos fijos y que no sea comerciante. Estn obligados a facturar los tipgrafos y litgrafos aun cuando pertenezcan al rgimen simplificado. Son documentos equivalentes, el tiquete de mquina registradora, la boleta de ingreso a espectculos pblicos, tiquetes de transporte de pasajeros, recibos de pago de matrcula, las plizas de seguros, los extractos, la factura electrnica, los contratos de medicina prepagada, la boleta de rifa o lotera, la nomina donde consta el descuento por venta de bienes o servicios, el certificado de liquidacin de transacciones en bolsa, los expedidos por los no responsables de IVA y no contribuyentes de renta, el recibo de cobro de peajes. Tambin existen documentos sustitutivos de la factura en los juegos de suerte y azar y en el expendio ambulante y masivo de bienes. En el caso de los obligados a facturar que lo hagan en talonario o por computador deben solicitar autorizacin de la numeracin ante la DIAN. Obligados a facturar: La obligacin de facturar, es uno de los deberes formales de todo contribuyente y/o comerciante. Prcticamente todos los comerciantes y empresas estn obligadas a facturar, sin importar si es o no responsable del algn impuesto. Al respecto, dice el artculo 615 del estatuto tributario: Obligacin de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas, o enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera, debern expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Direccin General de Impuestos Nacionales. Para quienes utilicen mquinas registradoras, el documento equivalente ser el tiquete expedido por sta. Pargrafo. La boleta de ingreso a las salas de exhibicin cinematogrfica constituye el documento equivalente a la factura. Pargrafo 2o. Quienes tengan la calidad de agentes de retencin del impuesto sobre las ventas, debern expedir un certificado bimestral que cumpla los requisitos de que trata el artculo 381 del Estatuto Tributario. A solicitud del beneficiario del pago, el agente de retencin expedir un certificado por cada retencin efectuada, el cual deber contener las mismas especificaciones del certificado bimestral. En los dems aspectos se aplicarn las previsiones de los pargrafos 1o. y 2o. del artculo 381 del Estatuto Tributario. Por su parte, el artculo 01 del decreto 1165 de 1996, contempla: Obligacin de facturar. Sin perjuicio de lo sealado en el artculo 511 del Estatuto Tributario, tambin estn obligados a expedir factura o documento equivalente por cada una de las operaciones que realicen, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas, o enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la UAE. Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Por regla general, toda persona o empresa que venda bienes o preste servicios, debe expedir factura, a excepcin de las personas y empresas que por expresa disposicin legal no estn obligados a expedir factura.

Qu es una factura? Otra tema bsico pero de recurrente consulta. Una factura es un documento que diligenciado debidamente goza de valor probatorio y constituye ttulo valor para su emisor o poseedor en caso de endoso. Una factura es un documento que refleja, que hace constar la adquisicin y entrega de un bien o servicio, en el cual se especfica la fecha de la operacin, el nombre de la partes que intervinieron en el negocio, la descripcin del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos. Sobre la factura dice el artculo 773 del cdigo de comercio colombiano: Factura es un ttulo valor que el vendedor o prestador del servicio podr librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. () Vemos que el cdigo de comercio nuestro define la factura como un ttulo valor, ttulo valor que legitima el valor derecho literal y autnomo en el contenido, de modo que en caso de que el beneficiario de dicho ttulo valor [factura] no reciba a satisfaccin lo all contenido puede exigirlo judicialmente por cuanto el documento respectivo presta mrito ejecutivo. Se debe aclarar eso s, que la factura para que tenga la naturaleza de ttulo valor debe cumplir con todos los requisitos que el cdigo de comercio considera para ello. Igualmente la factura debe cumplir determinados requisitos para que tengan valor desde el punto de vista tributario, requisitos que estn contemplados en el artculo 617 del estatuto tributario. Consulte los requisitos que debe tener una factura. Consulte el captulo de facturacin de la cartilla de IVA y FACTURACION de la Editorial Legis S.A. 2012: SPTIMA PARTE, Facturacin.

Prof. HENRY FCO, ZULETA