Departamento Administrativo Nacional de Estadstica

Direccin de Regulacin, Planeacin, Estandarizacin y Normalizacin -DIRPEN-

METODOLOGIA DE PLANIFICACIN ESTADSTICA ESTRATGICA SECTORIAL - PEES

Mayo de 2009

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADSTICA HCTOR MALDONADO GMEZ Director CARLOS EDUARDO SEPLVEDA RICO Subdirector ALFREDO VARGAS ABAD Secretario General Directores tcnicos EDUARDO EFRAN FREIRE DELGADO Metodologa y Produccin Estadstica BERNARDO GUERRERO LOZANO Censos y Demografa JAVIER ALBERTO GUTIRREZ LPEZ Regulacin, Planeacin, Estandarizacin y Normalizacin NELCY ARAQUE GARCA Geoestadstica ANA VICTORIA VEGA ACEVEDO Sntesis y Cuentas Nacionales CAROLINA GUTIRREZ HERNNDEZ Difusin, Mercadeo y Cultura Estadstica

Bogot, D.C., 2009

Direccin de Regulacin, Planeacin, Estandarizacin y Normalizacin, DIRPEN Javier Alberto Gutirrez Lpez

Coordinacin Tcnica: Ana Zoraida Quintero Gmez Equipo Tcnico: Ana Mara Arias Daz

Impresin:

Direccin de Difusin, Mercadeo y Cultura Estadstica

CONTENIDO

PRESENTACIN ............................................................................................................................ 8 INTRODUCCIN ............................................................................................................................. 9 1. ANTECEDENTES................................................................................................................... 11 2. DISEO .................................................................................................................................. 13 2.1 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................ 13 2.1.1 Objetivos ............................................................................................................................... 13 2.1.2 Marco de referencia .............................................................................................................. 13 2.2 DISEO ESTADSTICO ........................................................................................................ 21 2.2.1 Diseo de Instrumentos ........................................................................................................ 21 3. PRODUCCIN ESTADSTICA ............................................................................................. 23 3.1 SENSIBILIZACION Y ESPACIO DE NEGOCIACION........................................................... 23 3.2 RECOLECCIN DE LA INFORMACIN .............................................................................. 28 3.2.1 Mtodo de Recoleccin ........................................................................................................ 29 3.3 ORGANIZACIN Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN ....................................... 29 3.4 DIAGNSTICO DE LA INFORMACIN ESTADSTICA...................................................... 33 3.4.1 Pautas para la elaboracin del diagnstico .......................................................................... 34 3.4.2 Proceso para la elaboracin del diagnstico ........................................................................ 34 3.4.3 Calidad Estadstica ............................................................................................................... 36 3.4.4 Anlisis de la oferta de informacin estadstica .................................................................. 36 3.4.5 Anlisis de la demanda satisfecha de informacin estadstica ........................................... 49 3.4.6 Anlisis de la demanda no satisfecha de informacin estadstica ...................................... 54 3.4.7 Anlisis de informacin estadstica por grupos ................................................................... 57 3.4.8 Pautas y recomendaciones para la elaboracin del informe final de diagnstico .............. 59 3.5 CRUCE OFERTA - DEMANDA DE INFORMACIN ESTADSTICA ................................. 64 3.5.1 Proceso para realizar el cruce oferta - demanda de informacin estadstica ..................... 65 3.5.2 Elaboracin del documento de cruce oferta - demanda de informacin estadstica ......... 77 3.6 FORMULACIN DEL PLAN ESTADSTICO ...................................................................... 80 3.6.1 Objetivos de la etapa de formulacin del plan estadstico ................................................... 80 3.6.2 Proceso para la elaboracin del plan estadstico ................................................................. 81 3.6.3 Formulacin del plan estadstico .......................................................................................... 87 4. DIFUSIN ............................................................................................................................. 95 4.1 PRODUCTOS E INSTRUMENTOS DE DIFUSIN ............................................................. 95 5. DOCUMENTACIN RELACIONADA................................................................................... 96 GLOSARIO .................................................................................................................................... 97 BIBLIOGRAFA .............................................................................................................................. 99 ANEXOS ................................................................................................................................... 101

NDICE DE CUADROS

Cuadro 1. Calificacin del criterio de credibilidad para operaciones estadsticas propias40 Cuadro 2. Calificacin del criterio de oportunidad - puntualidad para operaciones estadsticas propias .......................................................................................................... 42 Cuadro 3. Calificacin del criterio de disponibilidad - accesibilidad para operaciones estadsticas propias .......................................................................................................... 43 Cuadro 4. Calificacin del criterio de utilidad - coherencia para operaciones estadsticas propias ............................................................................................................... 44 Cuadro 5. Calificacin del criterio de credibilidad para indicadores propios .................... 47 Cuadro 6. Calificacin del criterio de utilidad - coherencia para indicadores propios ...... 49 Cuadro 7. Calificacin del criterio de credibilidad para operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes ............................................................................................................... 51 Cuadro 8. Calificacin del criterio de oportunidad - puntualidad para operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes ............................................................................ 52 Cuadro 9. Calificacin del criterio de disponibilidad - accesibilidad para operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes ............................................................................ 52 Cuadro 10. Calificacin del criterio de pertinencia - relevancia para operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes ............................................................................ 53 Cuadro 11. Calificacin del criterio de pertinencia - relevancia para indicadores utilizados de otras fuentes ............................................................................................................... 54 Cuadro 12. Calificacin del criterio de utilidad - coherencia para requerimientos de informacin ............................................................................................................... 56 Cuadro 13. Calificacin del criterio de utilidad - coherencia para indicadores requeridos57

NDICE DE TABLAS

Tabla 1. Clasificacin sectorial incluyendo nuevos componentes de anlisis.................. 16 Tabla 2. Estructura bsica de metadato de operaciones estadsticas ............................. 31 Tabla 3. Estructura bsica de metadato de indicadores................................................... 32 Tabla 4. Campos y criterios de anlisis cruce oferta - demanda satisfecha de informacin estadstica ................................................................................................................... 66 Tabla 5. Cruce oferta - demanda satisfecha de informacin estadstica .......................... 67 Tabla 6. Calificacin de los resultados del cruce oferta - demanda satisfecha de operaciones estadsticas para cada uno de los criterios .................................................. 68 Tabla 7. Campos y criterios de anlisis cruce oferta - demanda no satisfecha de informacin estadstica ..................................................................................................... 69 Tabla 8. Cruce oferta - demanda no satisfecha de informacin estadstica ..................... 70 Tabla 9. Calificacin cruce oferta - demanda insatisfecha ............................................... 71 Tabla 10. Inventario de produccin y uso de informacin estadstica .............................. 72 Tabla 11. Puntajes asignados a las operaciones estadsticas y a los indicadores segn su uso ms importante ...................................................................................................... 75 Tabla 12. Priorizacin de operaciones estadsticas propias............................................. 75 Tabla 13. Estructura bsica de metadatos de operaciones estadsticas de entidades externas que atienden la demanda de la entidad ............................................................. 84 Tabla 14. Jerarquizacin de los proyectos segn estrategias y programas de los planes de desarrollo y/o institucionales ........................................................................................ 85 Tabla 15. Jerarquizacin de los proyectos segn referentes normativos ........................ 85 Tabla 16. Priorizacin de los proyectos ............................................................................ 86 Tabla 17. Directorio de operaciones estadsticas y proyectos nuevos ............................. 88 Tabla 18. Fichas de metadato - Operaciones estadsticas por mejorar ........................... 88 Tabla 19. Fichas de metadato - Proyectos estadsticos nuevos ..................................... 88 Tabla 20. Directorio de indicadores .................................................................................. 89 Tabla 21. Fichas de metadato - Indicadores por mejorar ................................................. 89 Tabla 22. Fichas de metadato - Indicadores nuevos ........................................................ 90

NDICE DE DIAGRAMAS

Diagrama 1. Fases de la Planificacin Estadstica ........................................................... 23 Diagrama 2. Estructura organizacional para el desarrollo de las etapas del plan estadstico sin apoyo tcnico del DANE. .......................................................................... 25 Diagrama 3. Estructura organizacional para el desarrollo de las etapas del plan estadstico con apoyo tcnico del DANE. ......................................................................... 25 Diagrama 4. Procesos de la fase de sensibilizacin y espacio de negociacin ............... 28 Diagrama 5. Procesos de la fase de recoleccin ............................................................. 29 Diagrama 6. Objetivos de la construccin del metadato .................................................. 30 Diagrama 7. Procesos de la fase de captura y organizacin de la informacin ............... 33 Diagrama 8. Proceso para la elaboracin del diagnstico de informacin estadstica .... 36 Diagrama 9. Mecnica del anlisis de la oferta de informacin estadstica ..................... 37 Diagrama 10. Preguntas para evaluar el criterio de credibilidad de las operaciones estadsticas propias .......................................................................................................... 39 Diagrama 11. Preguntas para evaluar el criterio de oportunidad - puntualidad de las operaciones estadsticas propias ...................................................................................... 40 Diagrama 12. Preguntas para evaluar el criterio de disponibilidad - accesibilidad de las operaciones estadsticas propias ...................................................................................... 42 Diagrama 13. Preguntas para evaluar el criterio de utilidad - coherencia de las operaciones estadsticas propias ...................................................................................... 43 Diagrama 14. Preguntas para evaluar el criterio de credibilidad de los indicadores propios ........................................................................................................... 46 Diagrama 15. Preguntas para evaluar el criterio de utilidad - coherencia de los indicadores propios ........................................................................................................... 47 Diagrama 16. Mecnica del anlisis de la demanda satisfecha de informacin estadstica ........................................................................................................... 49 Diagrama 17. Preguntas para evaluar el criterio de credibilidad de las operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes ............................................................................ 50 Diagrama 18 Preguntas para evaluar el criterio de oportunidad - puntualidad de las operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes ....................................................... 51 Diagrama 19 Preguntas para evaluar el criterio de disponibilidad accesibilidad de las operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes ....................................................... 52 Diagrama 20. Preguntas para evaluar el criterio de pertinencia - relevancia de las operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes ....................................................... 53 Diagrama 21. Preguntas para evaluar el criterio de pertinencia - relevancia de los indicadores utilizados de otras fuentes ............................................................................. 54 Diagrama 22. Mecnica del anlisis de la demanda no satisfecha de informacin estadstica ........................................................................................................... 55 Diagrama 23. Preguntas para evaluar el criterio de utilidad - coherencia de los requerimientos de informacin .......................................................................................... 55 Diagrama 24. Preguntas para evaluar el criterio de utilidad de los indicadores requeridos ........................................................................................................... 56 Diagrama 25 Preguntas para evaluar el criterio de duplicidad de las operaciones propias por grupos ........................................................................................................... 58 Diagrama 26 Preguntas para evaluar el criterio de agregabilidad de las operaciones propias por grupos ........................................................................................................... 58 Diagrama 27 Preguntas para evaluar el criterio de duplicidad de los indicadores propios . ........................................................................................................... 59

Diagrama 28. Procesos de la fase de diagnstico ........................................................... 64 Diagrama 29. Mecnica para el cruce oferta - demanda de informacin estadstica....... 65 Diagrama 30. Flujo de informacin dentro de la dependencia ......................................... 73 Diagrama 31. Flujo de informacin dentro de la entidad .................................................. 73 Diagrama 32. Flujo de informacin de la entidad hacia entidades externas .................... 73 Diagrama 33. Flujo de informacin desde entidades externas......................................... 74 Diagrama 34. Matrices de interaccin de operaciones estadsticas propias.................... 76 Diagrama 35. Matrices de interaccin de indicadores propios ......................................... 77 Diagrama 36. Procesos de la fase de cruce oferta demanda........................................ 80 Diagrama 37. Resultados cruce oferta demanda de informacin estadstica .............. 82

PRESENTACIN

El Departamento Administrativo Nacional de Estadstica DANE, en funcin de su papel como coordinador del Sistema Estadstico Nacional SEN y en el marco del proyecto de Planificacin y Armonizacin Estadstica, trabaja para el fortalecimiento y consolidacin del SEN, mediante la produccin de estadsticas estratgicas, la generacin, adaptacin, adopcin y difusin de estndares, la consolidacin y armonizacin de la informacin estadstica, la articulacin de instrumentos, actores, iniciativas y productos; para mejorar la calidad de la informacin estadstica estratgica, su disponibilidad, oportunidad y accesibilidad, como respuesta a la demanda cada vez mayor de informacin estadstica. En este contexto y consciente de la necesidad y obligacin de brindar a los usuarios los mejores productos, el DANE desarroll una gua estndar para la presentacin de metodologas que contribuye a visibilizar y a entender el proceso estadstico. Con este instrumento elabor y pone a disposicin de los usuarios especializados y del pblico en general, los documentos metodolgicos de sus operaciones e investigaciones estadsticas, donde se presentan de manera estndar, completa y de fcil lectura, las principales caractersticas tcnicas de los procesos y subprocesos de cada investigacin, lo que permite su anlisis, control, replicabilidad y evaluacin. Esta serie de documentos favorecen la transparencia, confianza y credibilidad en la calidad tcnica de la institucin para un mejor entendimiento, comprensin y aprovechamiento de la informacin estadstica, producida en el contexto de los principios de coherencia, comparabilidad, integralidad y calidad de las estadsticas.

INTRODUCCIN

La informacin estadstica es un activo fundamental con el que cuentan las entidades y los sectores nacionales para la toma acertada de decisiones, permitiendo el desarrollo econmico, social y poltico del pas. Por tanto, es imprescindible que sta responda a criterios de calidad estadstica, evitando asimetras de informacin y reduciendo la incertidumbre. Como una alternativa para darle solucin a algunos de los problemas de la informacin, el DANE ha desarrollado y pone a disposicin del pblico en general, la metodologa de Planificacin Estadstica Estratgica Sectorial - PEES, la cual debe entenderse como un proceso tcnico, dinmico y permanente de coordinacin de la actividad estadstica, para optimizar en un tiempo determinado y con unos recursos establecidos, la gestin y el aprovechamiento de la informacin estadstica estratgica. Esta metodologa orienta la organizacin de la informacin producida por los sectores: econmico, recursos naturales y medio ambiente y social, a travs de operaciones estadsticas1. As mismo define requerimientos de informacin y los mecanismos alternativos y complementarios para satisfacer esta demanda, obteniendo como resultado final, la formulacin de un plan estadstico, cuyo objetivo es organizar la actividad estadstica que producida a nivel nacionalcon base en la determinacin de las estadsticas que deben producirse en un periodo determinado, las acciones tcnicas requeridas para su operatividad y mejoramiento y la asignacin de responsabilidades para su desarrollo, todo ello con la finalidad de dar cumplimiento a las funciones misionales y a los programas y proyectos propuestos en los planes de desarrollo sectorial. La metodologa de PEES debe tomarse como un punto de partida, contiene las tcnicas, procedimientos y herramientas necesarias para la formulacin de planes estadsticos, as como los lineamientos bsicos para la constitucin y sistematizacin de informacin estadstica sectorial, en el marco del Sistema Estadstico Nacional - SEN. En este sentido, el proceso de planificacin estadstica contribuye a que los hacedores de poltica cuenten con informacin de primera mano que les permita identificar algunos de los problemas a los que se enfrentan los sectores del pas debido a la ausencia de informacin y as mismo definir una serie de herramientas y estrategias para solucionarlos, ms cercanas a la realidad. La planificacin estadstica permite conocer el estado actual de la informacin producida por las entidades que hacen parte de cada sector, ofrece la ventaja de recolectar informacin, elaborar un diagnostico, cruzar la oferta y la demanda de informacin frente a restricciones de presupuesto, es decir, determina prioridades de mejoramiento de operaciones estadsticas y de creacin de nuevas operaciones de acuerdo con una demanda de informacin identificada, y segn las prioridades y los recursos disponibles para llevarlas a la prctica. Esta metodologa se estructura de la siguiente manera: primero se presentan los antecedentes de la operacin estadstica, en la segunda parte se expone la etapa de diseo de la metodologa desde el punto de vista conceptual y estadstico, en el tercer capitulo se revisan los aspectos fundamentales de la produccin y anlisis de la informacin estadstica, en las etapas de: recoleccin, captura y organizacin de la Conjunto de procesos que comprenden el diseo, produccin y difusin de informacin estadstica, DANE, 2008
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informacin, diagnstico, cruce oferta demanda de informacin y formulacin del plan estadstico, en el cuarto, se mencionan los lineamientos respecto a la difusin de los datos obtenidos, productos e instrumentos.

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1. ANTECEDENTES

Durante los ltimos aos, la implementacin de planes estadsticos ha venido tomando fuerza e impulso en la Unin Europea, producto de los resultados obtenidos en cuanto a organizacin, viabilidad, armonizacin y articulacin de los sistemas de informacin estadsticos entre los pases miembros de la Unin. La realizacin de planes estadsticos ha contribuido a reducir los informacin, permitiendo regular la informacin estadstica en 2 produccin, uso y aprovechamiento , tomar decisiones acertadas necesidades de la sociedad y por tanto, formular polticas adecuadas problemas. requerimientos de sus aspectos de y cercanas a las para la solucin de

Una de las experiencias ms enriquecedoras en la Unin Europea ha sido la de Espaa, con la formulacin del Plan Estadstico Nacional 2009 2012, por el Instituto Nacional de Estadstica de Espaa y la Comisin Interministerial de Estadstica, as mismo las comunidades autnomas realizan sus propios planes estadsticos: Plan Estadstico de Catalua 1997 2000; Plan Vasco de Estadstica 2001 2004, Plan Estadstico de Andaluca 1997 2000.3 La importancia de la planificacin estadstica se evidencia no slo en la disponibilidad de la informacin obtenida que responde a criterios de calidad estadstica, sino tambin en la reorganizacin de la infraestructura estadstica responsabilidad directa de la administracin del Estado. La PEES, cuenta con varios elementos importantes que se consolidan mediante la Estrategia Nacional de Desarrollo Estadstico - ENDE, como son la coordinacin, produccin e informacin, que en conjunto caracterizan el Sistema Estadstico NacionalSEN. A travs de los PEES se conocen los requerimientos de informacin estadstica de los sectores econmico, medio ambiente y recursos naturales y social, a nivel nacional, la pertinencia de la produccin estadstica y la utilizacin de los datos para una adecuada toma de decisiones por parte de las autoridades polticas y los usuarios calificados, fortaleciendo la produccin y coordinacin estadstica del SEN. Se evita de este modo el uso indiscriminado de recursos humanos y financieros para producir estadsticas no requeridas por el pas, a la vez que permitira racionalizar los recursos existentes y evidenciar la utilidad de los Institutos Nacionales de Estadstica en 4 cada uno de los pases . En Colombia, el DANE acta como ente responsable de la formulacin y ejecucin de los planes estadsticos. En este sentido, se ha desarrollado una Metodologa para la

Se destacan las experiencias: Inventory of Regular Satistical Data Collection, de la Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Econmicos (OCDE) y el Plan Estratgico para el Fortalecimiento de los Programas y Servicios Estadsticos de la (Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia y la Cultura) UNESCO. 3 Departamento Administrativo Nacional de Estadstica (DANE). Documento metodolgico: Plan Estratgico Nacional de Estadsticas PENDES. 2006. 4 COMUNIDAD ANDINA DE NACIONES. Estrategia para el desarrollo estadstico de la Comunidad Andina. Propuesta de financiamiento del Fondo Fiduciario del Banco Mundial para el desarrollo de la capacidad estadstica. Lima: CAN, mayo 19 de 2003.

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Planificacin Estadstica, cuya primera versin corresponde al ao 2001 , y la cual, en aras del mejoramiento y de la obtencin de ptimos resultados, se actualiz en el ao 2007 bajo la denominacin de Nueva Metodologa para la Formulacin de Planes Estadsticos, esta metodologa responde tambin a las necesidades planteadas por los territorios frente a la organizacin y manejo de la informacin disponible para la toma de decisiones y la formulacin de planes y proyectos de desarrollo. Con base en las nuevas experiencias del DANE en la asesora para formulacin de planes estadsticos, se han hecho ajustes y adaptaciones pertinentes para formular la metodologa PEES, respondiendo a los requerimientos sectoriales y a su vez ofreciend una mejor perspectiva de los criterios de calidad para la produccin de informacin estadstica estratgica.

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADSTICA. Metodologa para la Formulacin de Planes Estadsticos. Bogot: DANE, 2001.

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2. DISEO

2.1 MARCO CONCEPTUAL 2.1.1 Objetivos Objetivo general

Organizar los procesos de produccin y de gestin de la informacin estadstica sectorial, de modo que estos se constituyan en un soporte eficiente para la formulacin de polticas pblicas, la planeacin, la toma de decisiones, la evaluacin y seguimiento a los planes de desarrollo y programas de gobierno.

Objetivos especficos
Generar un balance de la actividad estadstica de los sectores econmico, recursos naturales y medio ambiente y social, identificando sus cualidades y principales restricciones de produccin y uso de la misma. Establecer los flujos internos y externos de informacin estadstica. Conocer el alcance de los requerimientos de informacin, sus caractersticas, y las posibilidades que tienen de ser atendidos. Establecer prioridades de produccin de informacin en los diferentes programas de acuerdo con las exigencias planteadas por las organizaciones en el plan de desarrollo con relacin a criterios de importancia estratgica frente a los cambios. Evaluar la informacin estadstica para que sirva de sustento a la formulacin y evaluacin de polticas pblicas. Esto evitara las posibilidades de seleccin adversa de polticas.

2.1.2 Marco de referencia Base conceptual

La informacin es un conjunto organizado de datos procesados6 y tiles, que constituyen un mensaje sobre un determinado fenmeno, proporcionando significado o sentido a una situacin en particular. Los datos se convierten en informacin cuando aportan significado, relevancia y entendimiento a determinadas personas en un tiempo y lugar determinado. Lo que puede ser informacin para una persona o entidad puede ser simplemente irrelevante para otra. El principal desafo de la evaluacin y planificacin es separar los datos tiles de los irrelevantes y contradictorios para asegurarse de que el anlisis se realice basado en la mejor informacin posible.

6 Los datos son simplemente unidades de informacin que incluyen percepciones, nmeros, observaciones, hechos y cifras, pero que al estar desligadas de un contexto particular carecen de sentido informativo.

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Segn Martnez , la riqueza de cualquier sociedad es la informacin que ha acumulado. En este sentido, la informacin permite mejorar el manejo que se le da a los factores productivos, permitiendo que la tierra, el trabajo y el capital aumenten su productividad dependiendo del grado de informacin que el ser humano ha adquirido, trasmitido y acumulado a lo largo del tiempo para utilizarlos de la forma ms adecuada. Existe gran cantidad de caractersticas asociadas a la produccin y el uso de la informacin. Sin embargo, hay tres caractersticas que son de vital importancia para la constitucin de un plan estadstico. La primera de ellas es que la produccin de informacin tiene costos marginales decrecientes. En otras palabras, en la medida que los individuos poseen informacin, ms capacidad tienen stos de volver a generar ms informacin a menores costos y de esta forma tener la informacin necesaria y ms til para tomar mejores decisiones. La segunda caracterstica de la informacin es que permite conectar a varios oferentes y demandantes al mismo tiempo, eliminando intermediarios y costos de transaccin. Esa caracterstica de no rivalidad en el consumo, junto a la de no exclusin hacen de la informacin un bien pblico o semi-pblico8 que debe ser tratado como tal. En otras palabras, cuando una persona o entidad produce informacin relevante, las dems 9 personas pueden utilizarla sin ningn costo adicional . Por ltimo, es necesario dejar claro las notables consecuencias de prediccin y mejora de polticas pblicas que puede ofrecer la informacin bien gestionada. La falta de informacin presenta en muchos aspectos un problema que implica incertidumbre en la toma de decisiones. A falta de informacin estadstica de calidad, puede no saberse exactamente cules son las consecuencias de determinada accin. Es posible reducir esa incertidumbre con una mejor informacin y, por lo tanto, tomar mejores decisiones que reporten mayores niveles de utilidad. Uno de los tipos de informacin que va a ser considerada dentro de la planificacin estadstica es la informacin estadstica estratgica, la cual es aquella producida y/o avalada por entidades de carcter gubernamental, en desarrollo de su misin, generada a travs de procedimientos metodolgicos, normas y estndares de carcter estadstico y cientfico requerida para la toma de decisiones del pas. Dicha informacin involucra datos que contribuyen a la generacin de conocimiento, y comprensin del conocimiento mediante un adecuado anlisis y procesamiento de los mismos. Esta informacin debe ser veraz, imparcial y oportuna, y orientada a la satisfaccin de los usuarios, identificados como Gobierno (nacional, regionales y locales), Pblico General (comunidad), Academia (universidades, centros de investigacin), Empresas 10 (grandes, medianas, pequeas, gremios y cmaras de comercio) y Prensa . As mismo, es importante sealar que la actividad estadstica es el conjunto de acciones dirigidas a la recopilacin u obtencin, elaboracin, ordenamiento, almacenamiento, anlisis, difusin, publicacin de datos y cualquiera otra actividad de similar naturaleza, de acuerdo con metodologas preconcebidas y elaboradas para tal fin y realizadas a travs de cualquier medio tcnico o tecnolgico reconocido.
MARTNEZ, Juan Carlos. El ser humano, la informacin y la economa, 2003. La informacin puede considerarse como un bien semi-pblico en la medida que en ocasiones existe un mnimo de rivalidad en consumo (por ejemplo, las lneas de telfono o de acceso a Internet se pueden saturar si son utilizadas masivamente) y existe algo de exclusin, ya que dependiendo del tipo de consumo existen tarifas o pagos por obtener informacin y servicios personalizados. 9 Dado que esta situacin reduce significativamente los incentivos para realizar descubrimientos cientficos, muchos pases han adoptado leyes sobre patentes para privatizar la informacin que normalmente seria de carcter pblico. 10 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADSTICA. Invitacin a la consulta del Plan Estratgico Nacional de Estadsticas, Pendes. Bogot, Colombia, septiembre de 2008, p. 2.
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Teniendo en mente la definicin e importancia de la informacin estadstica estratgica; la planificacin estadstica ha de entenderse como un proceso tcnico, dinmico y permanente de coordinacin de la actividad estadstica, para optimizar en un tiempo determinado y con unos recursos establecidos, la gestin, la utilidad y el aprovechamiento de la informacin estadstica estratgica. En suma, lo que se busca con la planificacin estadstica es determinar los objetivos viables, establecer parmetros de actuacin de los diferentes actores que intervienen en el proceso de produccin estadstica, definiendo responsabilidades y plazos, para que de este modo pueda garantizarse una provisin de informacin eficaz para la toma de 11 decisiones . De este modo la planificacin estadstica se convierte en el instrumento de determinacin y priorizacin de la informacin estadstica y dems resultados que se requieren o desean generar en un mbito particular (nacional/sectorial/territorial). Especficamente, la planificacin estadstica permite gestionar la informacin estadstica estratgica de los entes sectoriales que se precisa para la formulacin de polticas pblicas, la planeacin, la toma de decisiones, la evaluacin y el seguimiento a los planes de desarrollo. Define y acota las temticas de informacin estadstica por priorizar, sus objetivos, sus responsables y el tiempo previsto para su desarrollo. Estamos en un mundo con cada vez mayores niveles de informacin, pero con problemas de gestin y de acceso a la misma. Ello ha obligado a la revisin de la teora, incorporando la importancia de la economa de la informacin, de un modo dinmico, frente a los tradicionales modelos neoclsicos estticos que trabajaban con informacin perfecta12 dada. En esto consiste el mayor beneficio de la generacin de un plan estadstico que permita organizar y enfocar la informacin disponible y de esta forma asegurar la reduccin de la incertidumbre en la toma de decisiones.

Sectores
De igual forma es importante identificar Qu es un sector?, Cuales son los principales sectores de la economa en Colombia y que actividades realizan?, para de esta forma poder hablar de formulacin de PEES. Un sector es una parte de la actividad econmica cuyos elementos tienen caractersticas 13 comunes, guardan una unidad y se diferencian de otras agrupaciones . Es importante dejar claro que existen sectores econmicos y sectores de la economa, pero en esta ocasin se tomaran como referencia los sectores definidos en el Plan Estratgico Nacional de Estadsticas - PENDES, con el objeto de armonizar y estandarizar la produccin de informacin estadstica del pas, es decir no corresponden a clasificaciones institucionales o econmicas, sino que responden a una revisin conceptual y metodologa de clasificaciones llevadas a cabo en: Organizacin de Cooperacin Econmica y Desarrollo OCED, la Clasificacin por Sectores del INE de Espaa y la Clasificacin Internacional Industrial Uniforme CIIU, as mismo se tuvo en cuenta la informacin recolectada. Estos sectores actan como entes responsables de las operaciones estadsticas estratgicas identificadas por el PENDES, tanto del sector pblico como del sector privado.

11 Esta definicin de planificacin estadstica resulta comparable con la adoptada por el Instituto Estadstico de Andaluca. 12 La informacin perfecta se refiere a informacin completa e informacin simtrica para todos los agentes 13 Departamento Nacional de Planeacin, Lista de Gremios Empresariales Colombianos, de Cobertura Nacional, Segn Sector Econmico, Bogot, 2000

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Tabla 1. Clasificacin sectorial incluyendo nuevos componentes de anlisis14

Sector Subsector 101 Agricultura, Ganadera y Pesca 102 Banca y Servicios Financieros 103 Comercio, Industria y Servicios 104 Comunicaciones 105 Construcciones y Vivienda 106 Cuentas Econmicas 107 Minero Energtico 201 Ecosistemas 202 Suministro de Agua y Saneamiento Bsico 301 Administracin Publica, Actividad Poltica y Asociaciones 302 Cultura, Deporte y Ocio 303 Demografa y Poblacin 304 Educacin, Ciencia y Tecnologa 305 Justicia 306 Mercado Laboral 307 Nivel, Calidad y Condiciones de Vida 308 Seguridad 309 Salud y Seguridad Social

Econmico

Recursos Ambientales y Medio Ambiente

Social

Para definir los subsectores que hacen parte de cada sector, se evalo la transversalidad de los temas que manejan, en la gran mayora de las veces, estos temas responden a estrategias sectoriales, es decir a planes, polticas, programas y hasta normatividades que buscan solucionar un problema o agilizar y facilitar las actividades propias del sector. Esta clasificacin sectorial, busca consolidar ventajas competitivas, en conjunto estos sectores pueden garantizar sostenibilidad y a su vez generar valor agregado generando mayores niveles de crecimiento econmico. Adicionalmente esta clasificacin tambin guarda correspondencia con los nuevos proyectos para la recoleccin, produccin y difusin de informacin estadstica que adelanta el DANE, y tambin responden a la nueva organizacin del Estado. Formulacin de los planes estadsticos sectoriales responden a las necesidades de informacin que presentan las entidades, gremios, y empresas adscritas a cada sector, de carcter pblico privado, frente a un tema en comn. Un plan estadstico sectorial busca poner en consideracin aspectos estadsticos importantes e indispensables para el fortalecimiento de cada uno de los sectores que hacen parte de la economa del pas, as mismo responde a grandes prioridades de desarrollo

Contenido temtico
Asimetras de informacin
La informacin es una herramienta para ampliar el conocimiento y proporcionar sentido, orden y claridad a los hechos, en pocas palabras para disminuir la incertidumbre. Existen diversos tipos de informacin, una de estas es la informacin estadstica, caracterizada
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Departamento Administrativo Nacional de Estadstica, Plan Estratgico Nacional de Estadsticas PENDES, 2008

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por ser cuantitativa y que incluye la medicin de variables econmicas y sociales, importantes por tener una gran incidencia en la toma de decisiones. La informacin estadstica y la informacin son similares en sus cualidades y deficiencias problemas, por ejemplo que no son perfectas, presentan problemas como seleccin adversa e incertidumbre. Los modelos neoclsicos de mercado estn fundamentados en las ideas marginalistas15 de Jevons, Marshall y Walras, entre otros. La premisa principal de pensamiento se basa en que el comportamiento econmico surge de las acciones agregadas de individuos racionales (u otro tipo de agentes econmicos) que tratan de maximizar su utilidad o beneficio mediante elecciones basadas en la informacin disponible. Dado que se supone que estos actores actan en un mercado con informacin completa y gratuita, ellos son capaces de maximizar su bienestar en la toma de decisiones ya que saben analizar y valorar el conjunto de restricciones al que estn sometidos. Por tanto, a travs de un anlisis comparativo costo-beneficio, son capaces de alcanzar el resultado perseguido. Pensar en que la informacin fluye sin restricciones y que todos los agentes tienen el mismo nivel de informacin para tomar sus decisiones, en muchos casos no es muy realista. Es comn que el mercado no proporcione la informacin necesaria sobre los bienes y servicios, y los precios tampoco la transfieren en forma completa. Segn Douglas North16, las transacciones se realizan en contextos donde la informacin es incompleta, su distribucin es asimtrica y el proceso de usarla y adquirirla es costoso. El pensamiento neoinstitucional seala que los mercados no solo son sistemas de precios18. Destaca la importancia de la informacin en la asignacin de recursos y en la estructura de la organizacin econmica. En este sentido, nace la economa de la informacin la cual ha intentado acercarse a la necesidad de estudiar los problemas relacionados con la existencia de informacin asimtrica entre los agentes econmicos. Uno de los estudios pioneros en esta rama de 19 la economa fue desarrollado por George Akerlof y su aporte a nivel microeconmico 20 ha sido expuesto y difundido por autores como Joseph Stiglitz . Estos estudios han llevado a aceptar plenamente que en la economa la informacin es imperfecta, que obtener informacin es un proceso costoso y que la existencia de asimetras en la informacin es utilizada por individuos y empresas en sus actuaciones en el mercado. Este reconocimiento afecta notablemente las caracterizaciones bsicas de fenmenos econmicos y sociales que seran incomprensibles de otra manera. La asimetra de informacin puede expresarse en situaciones en las que un agente posee ms informacin que otro sobre los bienes o servicios que son objeto de intercambio. Algunos de los problemas mayor estudio han sido la seleccin adversa, la incertidumbre, el problema del principal-agente, el riesgo moral, y las seales de
15 Corriente de pensamiento econmico que constituye el ncleo central de la economa neoclsica. La denominacin deriva del uso que estos autores hicieron del anlisis marginal, es decir, de cmo una variable modifica sus valores en "el margen", ante aumentos infinitesimales de otras variables. Segn esta corriente de pensamiento, la ciencia econmica analiza el comportamiento humano como una relacin entre fines dados y medios escasos que tienen usos alternativos. 16 NORTH, Douglas. Instituciones, cambio institucional y desempeo econmico, 1993. 17 En sus presupuestos tericos, esta corriente busca analizar las relaciones que se establecen entre las instituciones, el intercambio y la cooperacin. 18 Las estadsticas oficiales no son precios aceptantes en el mercado de informacin, por lo tanto, no se rigen por la ley de la oferta y la demanda en el sentido que propone el modelo neoclsico de anlisis de la economa. 19 AKERLOF, George. 1970. The Market for Lemons: Quality Uncertainty and the Market Mechanism, The Quarterly Journal of Economics 84, pgs. 488-500 20 STIGLITZ, Joseph. 1993. Information and Economic Efficiency. NBER Working Papers No. 4533, Washington D.C. Algunos otros trabajos que llevaron al desarrollo de la economa de la informacin fueron: Coase (1937, 1960) y Stiglitz (1994).

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mercado , entre otros. Sin embargo, no todas estas se dan conjuntamente en un mismo contexto. Particularmente, el proceso de planificacin estadstica apunta directamente a la solucin de problemas relacionados con la seleccin adversa y la incertidumbre, sin dejar de lado la posibilidad de incidir en la solucin de los dems problemas de informacin asimtrica. La seleccin adversa surge en circunstancias en las que el consumidor desconoce caractersticas exgenas importantes o contingencias que afectan al productor. Una de las partes, en el proceso de transaccin, toma decisiones ignorando la informacin que posee la otra parte, es decir se toma una decisin y se obtienen resultados no esperados. La PEES busca eliminar este problema de informacin, la formulacin de un plan estadstico pone a disposicin de los diferentes sectores de pas, la informacin producida para la toma de decisiones acertadas, es decir, decisiones que se traducen en ms y mejores resultados para la sociedad. As, la transmisin de informacin ayuda a reducir la incertidumbre. La reduccin de riesgo e incertidumbre significa que los agentes desconocen a priori el resultado de una accin concreta. La disyuntiva no slo se plantea en torno a la necesidad de elegir una de entre las diversas lneas de accin posible, sino de elegir correctamente, pues de ella deviene una multiplicidad de resultados que en ocasiones pueden ser radicalmente distintos. En este contexto, los agentes, con el fin de hacer frente a esas situaciones de prediccin imperfecta, y como consecuencia de los importantes efectos que sobre los resultados de su comportamiento pueden ocasionar, demandan volmenes crecientes de 22 informacin . Bajo las consideraciones expuestas, la asimetra de informacin, en un escenario de oferta - demanda de informacin, ya no puede verse como un aspecto irrelevante, sino como un elemento estructural del sistema de elecciones y bienestar. En este sentido, los flujos de informacin incompleta e imperfecta se expresan en la prctica en problemas que se han sealado de manera frecuente en la actividad estadstica: Dispersin de la actividad estadstica. Ausencia de orientaciones que propicien la integracin y articulacin (niveles de agregacin, homogeneizacin y estandarizacin) de las operaciones e investigaciones estadsticas. Deficiencias en las estructuras de organizacin, en la capacidad de planeacin y en los niveles de coordinacin interinstitucional. La teora econmica nos ofrece mecanismos para solucionar estos problemas, y con ello acercarnos al ideal terico de informacin perfecta para los agentes econmicos. La informacin perfecta es un requerimiento para la toma acertada de decisiones y es un resultado de la elaboracin de planes estadsticos.

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La planificacin estadstica estratgica

La informacin perfecta hace parte de las caractersticas de funcionamiento del mercado dentro de la economa neoclsica, la cual es una condicin que se podra dar gracias a la distribucin de la informacin entre los agentes econmicos (consumidores y
21 Para mayor informacin acerca de cada uno de los problemas de asimetra de informacin consulte Nicholson (1997). 22 La concepcin fisheriana de la informacin plantea el problema de su medicin: Ante una cantidad enorme de informacin, Fisher propona identificar la informacin pertinente a travs del mtodo de reduccin de los hechos (seleccin de informacin considerada til), que consista en la determinacin estadstica de parmetros o valores representativos de esa multiplicidad de datos. MILLAN, Juan Luis. 1993. La economa de la informacin. Editorial Trotta, Madrid.

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productores) y su capacidad para conocer la informacin que poseen los dems. Esto conduce a que cada uno de los agentes pueda tener previsin perfecta de su entorno lo que lo lleva a tomar la mejor decisin para maximizar su utilidad o sus beneficios. Sin embargo, como se explico anteriormente, la asimetra de informacin es una caracterstica constante en cualquier tipo de relacin econmica y social. Uno de los instrumentos que se ha desarrollado para reducir los problemas de incertidumbre y seleccin adversa en la toma de decisiones es la planificacin estratgica. Sallenave (1991), afirm que "La Planificacin Estratgica es el proceso por el cual los dirigentes ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo. No es un dominio de la alta gerencia, sino un proceso de comunicacin y de determinacin de decisiones en el cual intervienen todos los niveles estratgicos de la entidad". Particularmente, la planificacin estratgica en la actividad estadstica es un proceso de diseo que permite organizar y tener un plan de accin para la produccin de informacin estadstica que le permita a los dirigentes y hacedores de poltica definir responsabilidades, plazos y alcanzar propsitos y objetivos determinados. Tomar una decisin, implica un proceso de definicin de prioridades, objetivos y metas, durante el cual la medicin estadstica juega el papel ms importante para reducir la incertidumbre. La medicin de los problemas, se convierte en una condicin necesaria para el diseo de polticas pblicas y decisiones misionales bien enfocadas. Es as como la planificacin estadstica estratgica establece parmetros de actuacin de todos los agentes que intervienen en el proceso de produccin estadstica que se traducen en un servicio eficaz para la toma acertada de decisiones. Conociendo los beneficios de la planificacin estadstica estratgica para la toma de decisiones, es necesario evaluar su papel en la formulacin de polticas pblicas, y de esta forma entender su importancia en el desarrollo nacional, tomando como referente el proceso de descentralizacin que viene desarrollando el pas, donde cada sector tendr a su disposicin sistemas de informacin reales, dinmicos y actualizados, para la toma de decisiones que vayan en pro de su desarrollo.

Referentes Internacionales
Una referencia clara importante acerca de la inclusin de planes estadsticos, puede observarse en el Plan Estadstico Nacional 2009 - 2012, formulado para Espaa, por el Instituto Nacional de Estadstica de Espaa y la Comisin Interministerial de Estadstica. En este sentido: Las operaciones estadsticas no contenidas en el Plan y realizadas en el cuatrienio por los servicios estadsticos de la Administracin General del Estado o cualesquiera otras entidades de ella dependientes tendrn el carcter de estadsticas sectoriales sobre materias de inters para un determinado departamento ministerial23. Teniendo en cuenta el volumen de informacin que puede llegar a manejarse se establecen protocolos de actuacin entre el Gobierno Central a travs de los departamentos ministeriales y las consejeras de las comunidades y las ciudades autnomas. Este puede ser considerado un punto de partida para la formulacin de estadsticas sectoriales, donde antes que nada es un requisito adelantar etapas de sensibilizacin y compromiso para cada uno de los sectores econmicos mencionados anteriormente, frente a las responsabilidades en la produccin y administracin de la informacin que
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INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICA, INE Espaa. Plan Estadstico Nacional 2009 -2012.

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tendra cada sector. As mismo exponer los beneficios y alcances, que son resultado de la formulacin de planes estadsticos. Adicionalmente el proyecto de cooperacin entre la Comunidad Andina y la Unin Europea, Andestad, que tuvo inicio en el ao 2005, busca mejorar la calidad de las estadsticas que sirven para la buena preparacin, gestin y evaluacin de las polticas pblicas a nivel nacional, y procura la armonizacin de las metodologas estadsticas para hacer comparable la informacin entre los pases, y lograr tambin una amplia difusin de la misma. En tal sentido, la Estrategia para el Desarrollo Estadstico de la CAN ha venido trabajando, en los pases miembro, a travs de los Institutos Nacionales de Estadstica en la revisin de la normativa para elaborar planes y programas nacionales de estadstica. Estos ltimos, a partir de la demanda, es decir, con el fin de tender a satisfacer los requerimientos de informacin de las estrategias y polticas pblicas. Tal estrategia busca que con la elaboracin e implementacin de planes estadsticos se puedan conocer los requerimientos de informacin estadstica a nivel nacional, la pertinencia de la produccin estadstica y la utilizacin de los datos para una adecuada toma de decisiones por parte de las autoridades polticas y los usuarios calificados. Se evita de este modo el uso indiscriminado de recursos humanos y financieros para producir estadsticas no requeridas por el pas, a la vez que permitira racionalizar los recursos existentes en cada pas y evidenciar la utilidad de los Institutos Nacionales de 24 Estadstica en cada uno de estos . Tambin pretende la inclusin de aspectos estadsticos sectoriales dentro de los Planes Estadsticos Nacionales para cada pas, estableciendo responsabilidades en cabeza de cada ministerio (caso Per y Chile), frente a la informacin estadstica que produce, administra y utiliza cada sector. Para el caso colombiano, es posible identificar en la cabeza de cada sector un ministerio, este puede actuar como ente responsable de la formulacin y ejecucin de los planes estadsticos sectoriales en el pas. De otro lado, cabe sealar que los criterios metodolgicos establecidos por el Departamento Administrativo Nacional de Estadstica, DANE, a partir del documento denominado Nueva Metodologa para la Formulacin de Planes Estadsticos, publicado en el ao 2007 y elaborado por la Direccin de Regulacin, Planeacin, Estandarizacin y Normalizacin, DIRPEN, buscan que sus intervenciones puedan seguir una cierta lgica comn que atienda a los lineamientos en materia de estandarizacin y normalizacin para la interoperabilidad de los sistemas de informacin de planes estadsticos. Por lo anterior, las definiciones de los campos y criterios de anlisis que se utilizan en esta metodologa guardan coherencia con los lineamientos internacionales, que en materia de calidad de las estadsticas oficiales han sido impartidos por organismos como: Organization for Economic Cooperation and Development, OECD, Eurostat y Naciones Unidas25.

24 COMUNIDAD ANDINA DE NACIONES. Estrategia para el desarrollo estadstico de la Comunidad Andina. Propuesta de financiamiento del Fondo Fiduciario del Banco Mundial para el desarrollo de la capacidad estadstica. Lima: CAN, mayo 19 de 2003. 25 Vanse OECD. Quality Framework and Guidelines for OCDE Statistical Activities, Version 2003/1. 2003; INE Chile. Propuesta metodolgica para la comparacin y seguimiento de indicadores de la calidad segn OCDE y Eurostat, 2006; NACIONES UNIDAS. Principios fundamentales de las estadsticas oficiales, 1994.

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2.2 DISEO ESTADSTICO Poblacin Objetivo

La Planificacin Estadstica Estratgica Sectorial tiene como poblacin objetivo los sectores: econmico, recursos naturales y medio ambiente y social y sus respectivos subsectores, que manifiesten un inters en organizar la informacin estadstica que producen y satisfacer los requerimientos propios, para la formulacin de polticas pblicas eficientes y que se traduzcan en mayores beneficios para la sociedad.

Unidad de Observacin
Dependencias misionales de las entidades pblicas y privadas del orden nacional, productoras y usuarias de informacin estadstica estratgica.

2.2.1 Diseo de Instrumentos Formularios de recoleccin

Formulario de Existencias y Necesidades de Informacin Estadstica (F1) El instrumento utilizado para la recoleccin de la informacin bsica, denominado Existencias y Necesidades de Informacin Estadstica, est conformado por los siguientes captulos: Captulo I. Identificacin: incluye informacin relacionada con el nombre de la entidad en particular, la unidad y el nombre del grupo o instancia especfica objeto de indagacin y recoleccin de la informacin de inters, el tipo de dependencia/oficina, el nombre del entrevistado y los datos bsicos de localizacin cargo, telfono y correo electrnico. Captulo II. Tipo de actividad que desarrolla: permite identificar y clasificar a la unidad de observacin segn la actividad que realiza como productora o como usuaria de informacin estadstica. Captulo III. Produccin de informacin estadstica propia: tiene como propsito identificar de manera exhaustiva la produccin de informacin, a partir del reconocimiento de las operaciones estadsticas propias (realizadas bajo la responsabilidad directa de la unidad de observacin). Interesa establecer, para cada unidad de observacin o instancia de consulta, la siguiente informacin: tipo de operacin estadstica, procesos tcnicos de produccin, periodicidad de recoleccin de resultados, cobertura geogrfica, objetivo, universo de estudio, variables investigadas, recoleccin, ltima fecha de produccin de resultados, disponibilidad de los mismos, disponibilidad y actualizacin de la metodologa, periodicidad de consolidacin de los resultados, periodicidad de difusin de los mismos, ltima fecha de difusin, formas de difusin, medios de difusin, categoras de problemas presentados en la produccin y difusin de las operaciones estadsticas, entidades usuarias de los resultados e informacin sobre indicadores. Captulo IV. Informacin estadstica utilizada de otras fuentes: indaga los mismos tems anteriores, haciendo referencia a la informacin que usa la dependencia/oficina, pero que es producida por fuentes diferentes a tal dependencia/oficina, que pueden ser otras dependencias dentro de la entidad, otras oficinas dentro de la misma dependencia o entidades externas a la entidad.

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Captulo V. Necesidades de informacin estadstica: tiene por objeto identificar las necesidades de informacin estadstica que no estn siendo satisfechas; indaga por las variables y los indicadores requeridos para cada campo temtico, la periodicidad y las coberturas requeridas, y las restricciones para su acceso y uso. Captulo VI. Observaciones: es un espacio para relacionar informacin complementaria que permita aclarar las respuestas del formulario o sustentar cualquier otro aspecto que se considere importante para el anlisis posterior de la informacin. Captulo VII. Resultado de la entrevista: hace posible registrar el resultado final de la entrevista, e igualmente el nombre del encargado de diligenciar el formulario y la fecha del diligenciamiento, con el fin de poder complementar informacin o realizar alguna consulta posterior. El anexo A presenta el manual de diligenciamiento del Formulario Existencias y Necesidades de Informacin Estadstica.

Instrumentos de diagnostico: Cuadros de salida y calificaciones

Los cuadros de salida y calificaciones son los instrumentos diseados para facilitar el proceso de aplicacin y evaluacin de los criterios de anlisis de la oferta y la demanda, tanto satisfecha como no satisfecha, de informacin estadstica que debe adelantarse como parte de la fase de diagnstico, y que permitir emitir conceptos sobre la calidad de la informacin estadstica producida, utilizada y requerida en la entidad. El anexo B registra de forma pormenorizada cada uno de los cuadros de salida establecidos para cada uno de los criterios de anlisis, los cuales se alimentan de las respuestas a las diferentes preguntas del Formulario Existencias y Necesidades de Informacin Estadstica y con esto se generan las calificaciones del proceso de diagnostico.

Cuadros de calificacin de cruce oferta y demanda de informacin estadstica

Este instrumento de calificacin se complementa con los inventarios de oferta - demanda de informacin estadstica producto del diagnstico, en donde se encontrar la oferta de informacin estadstica (informacin propia) y la demanda tanto satisfecha (informacin utilizada de otras fuentes) como la no satisfecha (requerimientos de informacin). Despus de este proceso se cruza la informacin requerida por las dependencias de la entidad con la misma informacin que toda la entidad produce con el fin de calificar estos requerimientos en trminos de informacin que se puede satisfacer en su totalidad, parcialmente o que no se puede satisfacer, pero es posible presentarla como un proyecto nuevo a realizar en el caso en que su necesidad de produccin sea necesaria en instancias de decisin.

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3. PRODUCCIN ESTADSTICA

La planificacin estadstica estratgica sectorial tiene como objeto organizar y priorizar la informacin estadstica que se produce dentro de las entidades sectoriales del orden nacional, sta se compone de seis etapas como se muestra en el diagrama 1.

Diagrama 1 Fases de la Planificacin Estadstica Estratgica Sectorial - PEES

Sensibilizacin y espacio de negociacin

Recoleccin de la informacin

PLANIFICACIN ESTADSTICA ESTRATGICA SECTORIAL

Organizacin y procesamiento de la informacin

Diagnstico de la Informacin

Cruce oferta y demanda de informacin

Formulacin del plan estadstico

Fuente: DIRPEN DANE

3.1 SENSIBILIZACION Y ESPACIO DE NEGOCIACION Actividades preparatorias

El objetivo principal de la primera etapa metodolgica consiste en orientar a los directivos y tcnicos de la entidad, sobre la importancia de la planificacin estadstica y formulacin un plan estadstico, as como definir su rol en el proceso. Una vez expuestos los argumentos, se configura el espacio de negociacin o de acuerdos entre las dependencias y entidades involucradas en el proceso, con el fin de determinar el alcance del plan, las obligaciones de los actores responsables de su elaboracin y los resultados esperados. Para empezar este proceso, las instancias de decisin deben pronunciarse sobre dos aspectos fundamentales. Primero, se debe identificar la informacin estratgica que es de inters general y sus productores dentro del territorio. Con esto se pretende encontrar una representacin estadstica de todas las instancias sectoriales. En este sentido, se

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debe evaluar la inclusin de todas las entidades a nivel nacional que estn involucradas en el proceso de produccin de informacin estadstica estratgica. Se debe tener en cuenta que cada plan estadstico cuenta con prioridades y alcances de poltica diferentes. En ese caso, no todas las entidades deben involucrarse, pero las instancias de decisin deben tener en cuenta la representatividad estadstica de cada uno de stos para poder tener una representacin estadstica del territorio nacional en conjunto. Como segundo punto, el diseo del plan estadstico en esta etapa debe incluir la identificacin de los distintos escenarios posibles y deseados, cotejando necesidades, magnitud de las acciones por realizar y disponibilidad de los recursos (financieros, presupuestales, humanos, etc.). Las acciones para el proceso de sensibilizacin son variadas. Entre las ms comunes, se sealan: Elaboracin de piezas de sensibilizacin sobre los objetivos de un plan estadstico, su contenido, y los beneficios que obtienen las instituciones con la organizacin de la actividad estadstica. Taller de sensibilizacin dirigido a funcionarios y directivos de las instituciones objeto del plan estadstico. Este taller persigue dos propsitos: (1) ilustrar la importancia de elaborar planes estadsticos para optimizar la eficacia y la eficiencia en la planeacin y la gestin del desarrollo, y (2) hacer aproximaciones a la percepcin que tienen los actores directos en la toma de decisiones sobre la informacin existente en su entidad (calidad, oportunidad, accesibilidad, coherencia), y sobre las necesidades de informacin estratgica para la gestin. Taller de sensibilizacin dirigido a funcionarios tcnicos de las instituciones objeto del plan estadstico. Este taller desarrolla ms ampliamente los contenidos del taller sealado en el punto anterior, y capacita sobre las tcnicas, los instrumentos y procedimientos de la metodologa. Con los funcionarios tcnicos se adelantarn sesiones adicionales, orientadas a reforzar los contenidos de cada etapa de la metodologa. Tales sesiones se programan para realizarse al inicio de la etapa de recoleccin, organizacin de la informacin y diagnstico de la actividad estadstica.

Se ha previsto una organizacin tcnico-operativa funcional, que permite a cada entidad coordinar eficientemente todas las acciones previstas, sea que el desarrollo del plan estadstico este acompaado por el DANE o no.

Estructura funcional
Se debe tener en cuenta que el DANE ha diseado esta metodologa con el fin de brindar herramientas que permitan a las entidades, de manera autnoma, formular un plan estadstico. Si bien es cierto que estos ejercicios se han realizado enmarcados en convenios, a continuacin se presenta la estructura funcional de la planificacin estadstica cuando el DANE acompaa el proceso y cuando no. Por ltimo, solo se har nfasis en el caso en el que el DANE asesore el proceso, y el otro caso se abordara con menos detalle, sin embargo, cualquier entidad tiene a disposicin esta metodologa, los instrumentos y manuales para llevar a cabo dicho proceso.

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Diagrama 2 Estructura organizacional para el desarrollo de las etapas del plan estadstico sin apoyo tcnico del DANE.
ENTIDAD DANE - DIRPEN

Coordinacin general del plan estadstico

Equipo tcnico de la entidad

Delegados de las dependencias

Fuente: DIRPEN DANE

Desarrollo de la metodologa, instrumentos y manuales sobre planificacin estadstica

En este tipo de proceso, el DANE acta slo como proveedor de la metodologa sobre planificacin estadstica, instrumentos y manuales, por lo que en ningn momento es responsable de los resultados finales o del uso indebido que se haga de estos. Como se puede ver en el diagrama 3 la entidad debe contar con un grupo de coordinacin general y un equipo tcnico que sea el que lleve a cabo el procedimiento que se llevara de la mano de los delegados de las dependencias. En este sentido, estos dos grupos sern los encargados de llevar a cabo y supervisar aunadamente las etapas necesarias para culminar con xito el plan. A continuacin se har nfasis en el proceso y la estructura organizacional cuando el DANE presta su apoyo tcnico para llevar a cabo un plan estadstico. Para el caso en el que el DANE apoya el proceso de planificacin estadstica, todas las labores tcnicas son de responsabilidad de la Entidad objeto del plan estadstico.

Diagrama 3 Estructura organizacional para el desarrollo de las etapas del plan estadstico con apoyo tcnico del DANE.

ENTIDAD

DANE - DIRPEN

Coordinacin general del plan estadstico

Equipo tcnico del DANE

Delegados de las dependencias equipo tcnico de la entidad

Fuente: DIRPEN DANE

Desarrollo de la metodologa sobre planificacin estadstica

La Oficina de Planeacin, o la que haga sus veces, deber asumir la coordinacin general, operativa y de calidad del proceso de planificacin estadstica en la entidad. Por tanto, el coordinador del proyecto pertenece a esta dependencia y estar acompaado de un tcnico responsable por cada una de las reas misionales, quienes liderarn los

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procesos de recoleccin, crtica, procesamiento, diagnstico, cruce oferta-demanda y formulacin del plan estadstico con la cooperacin de la oficina de sistemas. Adicionalmente se tendrn en cuenta los siguientes aspectos: A cada funcionario se le asignarn dependencias/oficinas completas de la entidad, buscando que, en lo posible, pertenezca a la planta de la dependencia asignada, con el fin de aprovechar su conocimiento del rea. En general, el equipo tcnico del DANE asesorar los diferentes procesos para la formulacin del plan estadstico y har supervisin tcnica a los mismos, a travs de funcionarios del equipo tcnico de la Direccin de Regulacin, Planeacin, Estandarizacin y Normalizacin DIRPEN, segn requerimientos tcnicos acordados en el correspondiente convenio.

Funciones de los equipos de trabajo vinculados al operativo de recoleccin

Equipo tcnico del DANE
Disear las metodologas y elaborar los instrumentos de recoleccin. Capacitar al personal de campo (coordinadores, entrevistadores y crticos). Asesorar y orientar tcnicamente el desarrollo de los procesos para la recoleccin de informacin. Mantener permanente contacto con las instancias de coordinacin del plan, para asesorarlos en el desarrollo del operativo y en las etapas subsiguientes de crtica, captura, procesamiento y organizacin de la informacin. Recomendar soluciones a los problemas de orden tcnico que se presenten en desarrollo del trabajo de campo.

Coordinador general del plan

Coordinar las reuniones de capacitacin para los procesos que se deben adelantar en desarrollo del plan estadstico. Programar las reuniones de evaluacin y avance del proyecto y citar al comit para los efectos. Interactuar con cada uno de los representantes de las entidades de la entidad, para garantizar el correcto y oportuno desarrollo de las actividades programadas para el plan estadstico. Mantener la coordinacin interinstitucional con la Direccin del DIRPEN del DANE, con el objeto de recibir la asesora y asistencia tcnica requeridas en las diferentes etapas conducentes a la formulacin del plan estadstico. Atender y dar respuesta a las inquietudes que presenten los representantes de las dependencias. Informar a las instancias directivas superiores en la entidad, sobre los avances y resultados del trabajo adelantado en cada una de las dependencias.

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Hacer seguimiento al cumplimiento de los lineamientos y las recomendaciones dadas por el DANE y la entidad, en el desarrollo de cada una de las fases del trabajo (capacitacin, recoleccin, organizacin y diagnstico de la informacin, cruce de oferta - demanda y formulacin del plan). Verificar el cumplimiento a la programacin de actividades definidas. Responder por la calidad y consistencia de la informacin recolectada. En especial, debe responder por la completitud y coherencia en el diligenciamiento de los formularios. Verificar que la labor de crtica se haya desarrollado correctamente y enviar el material para la captura. Reproduccin del formulario. La coordinacin general reproduce las copias necesarias de los formularios en la cantidad que sea necesaria para su aplicacin en cada una de las dependencias/oficinas.

Funciones del grupo de sistemas

Estas funciones pueden estar a cargo del rea de sistemas o de planeacin de la entidad. Tendrn a su cargo las siguientes actividades: Disear o administrar el programa de captura y procesamiento de la informacin recolectada, en coordinacin con el equipo tcnico del DANE. Revisar la informacin recolectada, y completarla o corregirla dado el caso. Distribuir a los digitadores los formularios debidamente diligenciados para la captura correspondiente. Coordinar el trabajo de los digitadores, controlando la calidad y la cobertura del trabajo realizado por cada uno de sus integrantes. Generar los reportes que se requieran para el diagnstico, cruce oferta demanda y formulacin del plan estadstico.

Funciones de los delegados tcnicos por dependencia

Tomar la informacin de las fuentes. Leer cuidadosamente los instructivos de cada etapa con el fin de unificar criterios o aclarar dudas. Aplicar los formularios a las fuentes seleccionadas, de acuerdo con el cronograma. Cumplir el cronograma de visitas acordado previamente, y cualquier cambio que deba realizarse por fuerza mayor, comunicarlo oportunamente al coordinador operativo. Formular las preguntas en forma clara y textual, es decir, no modificar el sentido de las mismas para poder garantizar respuestas acordes con los objetivos.

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Diligenciar claramente el formulario correspondiente en cada oficina y revisarlo antes de retirarse de la fuente. Atender las observaciones que se hagan en las reuniones de grupo, con miras a lograr mejores resultados. Llevar a cabo las visitas de validacin o complementos de informacin que deban hacerse. Desarrollar los procesos de diagnstico de informacin, cruce oferta - demanda y formulacin del plan estadstico, para su correspondiente rea.

El diagrama 4 muestra el proceso y resultados de la fase de sensibilizacin y espacio de negociacin.

Diagrama 4 Procesos de la fase de sensibilizacin y espacio de negociacin

Fase de sensibilizacin y espacio de negociacin

PROCESOS Reuniones y acercamientos institucionales para sensibilizar a las entidades sobre la importancia de la formulacin del plan. RESPONSABLES * DANE y entidad objeto del plan (cuando hay convenio). * Entidad objeto del plan (cuando no hay convenio).

RESULTADOS Caracterizacin del plan por realizar (alcance) Compromisos (acuerdos, contratos, convenios) Cronograma

Fuente: DIRPEN DANE

3.2 RECOLECCIN DE LA INFORMACIN

Esta etapa tiene como propsito indagar sobre la existencia y las necesidades de informacin estadstica en la entidad, a travs de la aplicacin de los formularios de 26 Existencias y Necesidades de Informacin Estadstica (F1) . Debido a la importancia de esta actividad, en tanto provee el insumo central sobre el cual se estructura la formulacin del plan estadstico, se debe garantizar la completitud y calidad de la informacin diligenciada. Teniendo claro que la planificacin estadstica es el resultado de la organizacin de la informacin para que esta sea confiable, oportuna y til para la toma de decisiones y la formulacin de polticas, es necesario tener en cuenta algunos elementos de tipo logstico. Para que la entidad pueda llevar a buen trmino el proyecto de la formulacin del plan estadstico, deber existir compromiso por parte de la Dependencia/Oficina de
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El formulario y sus respectivos manuales de recoleccin se encuentran en el anexo A.

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Planeacin, o el que haga sus veces como lder del proyecto, y un adecuado conocimiento de cada una de las etapas de la metodologa: sensibilizacin, recoleccin de la informacin, organizacin de la informacin, diagnstico, cruce oferta - demanda, y finalmente, formulacin del plan estadstico.

3.2.1 Mtodo de Recoleccin

La recoleccin de los formularios se realizar a travs de encuestas presenciales, es decir, por el mtodo de entrevista directa a la fuente de informacin seleccionada. Estas encuestas actualmente se producen en papel. Se deber asignar un funcionario entrevistador para realizar las encuestas en cada dependencia especfica, procurando que le corresponda aquella de la cual tiene mayor conocimiento. Se deben repartir las cargas entre los entrevistadores participantes lo ms homogneamente posible, buscando realizar el trabajo en el tiempo previsto para la recoleccin.

Diagrama 5 Procesos de la fase de recoleccin

Fase de recoleccin de informacin

PROCESOS Diseo instrumentos (formularios y manuales) Capacitacin Aplicacin de instrumentos (exploracin institucional, existencias y necesidades de informacin y demanda gerencial) Crtica y validacin de la informacin.

RESPONSABLES * DANE y entidad objeto del plan (cuando hay convenio). * Entidad objeto del plan (cuando no hay convenio).

RESULTADOS Instrumentos Marco de estudio Personal capacitado en recoleccin y crtica Inventario de oferta y demanda de informacin

Fuente: DIRPEN DANE

3.3 ORGANIZACIN Y PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIN

La organizacin de la informacin recolectada en el formulario es la tercera etapa del proceso de planificacin estadstica, cuyo objetivo fundamental consiste en disponer en forma organizada del material que fue recolectado con el Formulario de Existencias y Necesidades de Informacin Estadstica, y as generar consultas y reportes como insumo para realizar las fases de diagnstico, cruce oferta - demanda y formulacin del plan estadstico. Para facilitar la realizacin de esta tarea se sugiere disear un sistema para la captura, actualizacin, validacin y procesamiento de la informacin recolectada en el formulario. De debe tener en cuenta que este sistema de captura depende del tamao de la entidad

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y de su volumen de produccin de informacin estadstica. En este sentido, el aplicativo puede ser desde programacin bsica en Excel hasta un pequeo desarrollo de programacin informtico. Sea cual sea la utilizacin del aplicativo desarrollado, este deber ser instalado en la respectiva entidad para su posterior utilizacin. Con el programa, debe ser posible ingresar los formularios aplicados en cada una de las entrevistas realizadas por el equipo tcnico, una vez hayan sido criticados. Se recomienda que el programa cuente con un mdulo de actualizacin de las tablas de dependencias, oficinas, cargos, etc., y un mdulo para generar los reportes diseados de acuerdo con los criterios definidos en la etapa de diagnstico. El programa debe posibilitar la generacin de reportes para informacin propia e informacin de otras fuentes, tanto de operaciones estadsticas como de indicadores, y para demanda de informacin no satisfecha. Adicionalmente, establecer la construccin de los metadatos de cada una de las operaciones estadsticas y de los indicadores producidos por la entidad. Los metadatos se han definido como los datos acerca de los datos (BCIS BUSBY J., R., 2000). Estos constituyen un conjunto comn de trminos y definiciones que describen las principales propiedades o caractersticas de los datos. La organizacin de la informacin en metadatos permite establecer lneas de solucin a los problemas de la actividad estadstica y a las dificultades que, en materia de informacin, sealen los usuarios. A continuacin se describen los objetivos para los cuales se registran los metadatos:

Diagrama 6 Objetivos de la construccin del metadato

METADATO

OBJETIVO

DISPONIBILIDAD

USO

ACCESO

Permite a los usuarios identificar y determinar qu informacin existe sobre una operacin estadstica.
Fuente: DIRPEN DANE

Informacin necesaria para determinar si el conjunto de datos se ajusta a un requerimiento especfico.

Datos acerca de la ubicacin, tamao, formato, medio, precio y restricciones de uso con el fin de identificar y adquirir un grupo de datos.

El hecho de documentar la informacin con esta estructura permite: Facilitar a los usuarios el proceso de descubrimiento, acceso y uso de informacin estadstica. Reducir el problema de la abundancia de informacin y desconocimiento de su uso.

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Apoyar la gestin de los responsables de los servicios estadsticos oficiales mediante el ordenamiento y mantenimiento de datos y recursos de informacin, y tambin de la promocin de productos y servicios de informacin. Informar sobre estadsticas oficiales de carcter estratgico disponibles, por las dependencias, as como sus caractersticas y la forma de acceder a ellas.

La estructura bsica de un metadato para la documentacin de operaciones estadsticas y de indicadores que se presenta a continuacin responde a algunas de las caractersticas especficas de la informacin recolectada durante la ejecucin de anteriores planes estadsticos y contiene informacin descriptiva bsica para orientar a los usuarios sobre las caractersticas que poseen.

Tabla 2. Estructura bsica de metadato de operaciones estadsticas

Nombre de la operacin estadstica (Es la denominacin por la que se conoce la estadstica en cuestin) Entidad o dependencia responsable Objetivos Clase de operacin Cobertura geogrfica Nivel de desagregacin geogrfica Variables de estudio Periodicidad de produccin de los datos Periodicidad de difusin Medio de difusin Fecha de informacin disponible Universo de estudio Es la entidad o ente de mayor rango responsable de la operacin estadstica. Hacen referencia al fin o propsito de la operacin estadstica. Segn la clasificacin, puede ser: encuesta por censo, encuesta por muestreo, registro administrativo o estadstica derivada. Descripcin de los lugares o zonas geogrficas cubiertas por la operacin estadstica: municipal, departamental, nacional, regional, provincial, rea metropolitana, principales capitales de departamento, etc. Se refiere al nivel de detalle hasta el cual se puede obtener informacin estadsticamente significativa a partir de los datos disponibles. Desagregacin territorial a la que se llega. Por ejemplo, nacional, departamental, municipal, entre otras. Son variables o caractersticas que sern medidas u observadas dentro del marco de estudio. Intervalo de tiempo transcurrido entre cada operativo de recoleccin, procesamiento y generacin de resultados. Intervalo de tiempo transcurrido entre cada divulgacin de la informacin. (Difusin: divulgacin de la informacin generada por la investigacin considerando los requerimientos de los usuarios y la utilidad que pueda tener la informacin entre s). Forma con la que el usuario encuentra la informacin generada por la investigacin estadstica: archivos en medio magntico (disquetes), tabulados, CD-ROM, publicacin, etc. Fecha inicial y ltima de la informacin disponible. Comprende el conjunto de elementos, individuos, objetos o eventos que presenta una caracterstica en comn. El universo de estudio se refiere al grupo de la poblacin que va a ser el objeto de estudio, por tanto debe describirse en unidades precisas (personas, hogares, etc.).

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Unidad de Observacin
Fuente: DIRPEN DANE

Objeto de observacin dentro del universo de estudio que va a ser investigado, acerca del cual se registran sus caractersticas o se mide su comportamiento; Ejemplo: personas menores de 18 aos, robos de automviles.

Tabla 3. Estructura bsica de metadato de indicadores

Nombre del indicador (Es la denominacin por la que se conoce el indicador en cuestin) Entidad o dependencia Responsable Objetivo Unidad medida del indicador Frmula del indicador Variables Es la entidad o ente de mayor rango responsable de la operacin estadstica. Hace referencia al fin o propsito para el cual se dise. Unidad en la que se formula el indicador. Expresin matemtica mediante la cual se relacionan dos o ms variables. Un aspecto o dimensin de un fenmeno que tiene como caracterstica la capacidad de asumir distintos valores, ya sea cuantitativa o cualitativamente. Se refiere al nivel de detalle temtico hasta el cual se puede obtener informacin estadsticamente significativa a partir de los datos disponibles. Por ejemplo, dentro del tema de delitos de impacto social: delitos comunes, hurto de automotores, hurto de residencias, etc. Delimitacin en trminos geogrficos. Se refiere al nivel geogrfico hasta el cual se puede obtener informacin estadsticamente significativa. Por ejemplo, nacional, departamental, municipal, entre otras. Frecuencia con que se hace la medicin del indicador en su expresin total. Denominacin de la operacin estadstica. Fecha inicial y ltima de la informacin disponible.

Desagregacin temtica Cobertura geogrfica Desagregacin geogrfica Periodicidad del indicador Nombre de la operacin estadstica de la cual es generado Fecha de informacin disponible
Fuente: DIRPEN DANE

Se pretende que las dependencias generadoras de informacin estadstica documenten sus productos con los datos arriba sealados, como una forma sencilla de crear procesos estandarizados de identificacin de informacin disponible. Son mltiples los beneficios que se obtienen de la construccin sistemtica y del uso de los metadatos. A continuacin se mencionan algunos: Mantienen la inversin de las instituciones en la organizacin, manejo y administracin de la informacin estadstica. Proporcionan informacin necesaria para los procesos de recuperacin, reutilizacin e implementacin de los datos provenientes de varias instituciones.

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Permiten el inventario e intercambio de datos actualizados. Evitan la duplicidad de la informacin. Facilitan a los usuarios el entendimiento de los datos y su uso potencial dentro de la entidad. La documentacin de los datos genera confiabilidad y credibilidad de los usuarios hacia la informacin. Apoyan la toma de decisiones requeridas por los usuarios para la elaboracin de sus proyectos.

Diagrama 7 Procesos de la fase de captura y organizacin de la informacin

Fase de captura y organizacin de la informacin

PROCESOS Diseo de cuadros de salida Elaboracin de lineamientos para captura y procesamiento Captura, procesamiento y validacin de informacin Generacin de cuadros

RESULTADOS Cuadros de salida por dependencia Archivos maestros de oferta y demanda depurados y organizados

RESPONSABLES * DANE y entidad objeto del plan (cuando hay convenio). * Entidad objeto del plan (cuando no hay convenio).

Fuente: DIRPEN DANE

3.4 DIAGNSTICO DE LA INFORMACIN ESTADSTICA

El diagnstico es una fase del proceso para la formulacin de planes estadsticos que incluye tanto el anlisis de oferta, como el anlisis de demanda de informacin estadstica, a fin de obtener un balance objetivo en materia del estado y las caractersticas de la actividad estadstica que desarrollan las dependencias de la entidad. La entidad, su misin, sus funciones, los procesos que ejecuta y el marco normativo por el que se rige, proporcionan una primera aproximacin al tipo y a la naturaleza de los problemas asociados con la dinmica de la actividad estadstica que sta enfrenta, es necesario reiterar la importancia que dentro de esta etapa del proceso juegan estos aspectos, ya que la informacin estadstica producida, la que es utilizada de otras fuentes y aquella que es requerida, debe responder al funcionamiento de la entidad como un todo, as como armonizarse con el plan de desarrollo diseado para la vigencia e incentivar la formulacin de nuevos proyectos que beneficien la entidad.

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La adopcin de tal estrategia implica adelantar un proceso de anlisis de la informacin disponible bajo ciertas pautas metodolgicas que permitan establecer con rigor el estado, los requerimientos y la dimensin de la informacin en la entidad, utilizando para ello criterios de evaluacin y calificacin de la informacin de manera integrada. El resultado de la aplicacin de tales criterios ser un diagnstico de la situacin en que se encuentra la informacin estadstica en trminos de credibilidad, oportunidad y utilidad, entre algunos otros criterios.

3.4.1 Pautas para la elaboracin del diagnstico

Para llevar a cabo el diagnstico de la informacin se debe tener como base, preferiblemente, el grupo de trabajo que inici el proceso de sensibilizacin y que tuvo a su cargo el diligenciamiento del formulario F1. Sin embargo, es posible que se integren los funcionarios de la misma dependencia que colaboraron en la etapa de recoleccin. Como grupo, deber estar bajo la orientacin, direccin y control del coordinador del proyecto. El tiempo estimado para la ejecucin de esta etapa, debe estar acorde con el tamao de la entidad y el volumen esperado de informacin estadstica que sta maneja, y en lo posible estipularse en el cronograma de actividades del proceso de planificacin, con el nimo de garantizar que la etapa de diagnstico se adelante en un tiempo determinado. El grupo contar con el siguiente material para la elaboracin del diagnstico: Documento "Gua para el diagnstico de la informacin estadstica". Cuadros de salida con los resultados obtenidos del inventario, clasificados por dependencia/oficinas de la entidad, los cuales se presentarn en caso necesario. Tablas en Excel o a partir de programa de captura para registrar los resultados del anlisis de oferta y demanda. Instrumentos (formatos), que aplican peridicamente las dependencias para la recoleccin, generacin y difusin de la informacin (opcional). Metodologas de las operaciones estadsticas (opcional). Copia de los planes de desarrollo, accin, ordenamiento sectorial y gestin institucional, o los que apliquen segn la entidad. Normatividad que rige las funciones y competencias de cada dependencia.

As mismo, el inventario de oferta y demanda de informacin obtenido en las etapas anteriores permite identificar las estadsticas de la entidad y las necesidades o requerimientos de informacin para la toma de decisiones y los procesos de planeacin, investigacin, evaluacin, control y seguimiento en el mbito de la administracin y gestin pblica y de utilidad para los planes de desarrollo en sus diferentes clases.

3.4.2 Proceso para la elaboracin del diagnstico

La falta de planificacin estadstica trae problemas que en la mayora de los casos obedecen ms a deficiencias en la organizacin de la informacin que a los aspectos de tipo tcnico o tecnolgico, conduciendo a la toma de decisiones sesgadas y carentes de oportunidad, lo que en suma evidencia una ausencia de planeacin en la actividad estadstica.

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Por lo anterior, y dado que el proceso de decisin depende en buena medida de la calidad y la cantidad de la informacin estadstica disponible, se hace necesario adoptar una estrategia que permita resolver dicha problemtica en el corto plazo. La adopcin de tal estrategia implica adelantar un proceso de anlisis de la informacin disponible bajo ciertas pautas metodolgicas que permitan establecer con rigor el estado, los requerimientos y la dimensin de la informacin en la entidad, utilizando para ello criterios de evaluacin y calificacin de la informacin de manera integrada. El resultado de la aplicacin de tales criterios ser un diagnstico situacional, que atienda aspectos sustantivos de la planificacin estadstica, orientados a establecer un escenario de la informacin disponible, la calidad, la potencialidad de mejoramiento y nuevas necesidades. Como lo menciona el Instituto Nacional de Estadsticas de Chile27: existen otros aspectos importantes que deben ser considerados dentro de la generacin de la produccin estadstica para poder garantizar su calidad. Un dato obtenido mediante un procedimiento estadstico puede ser exacto, pero no se puede decir por ello que es de calidad si se genera demasiado tarde para su uso, o si es de difcil acceso, o si es contradictorio con otra informacin estadstica producida. Precisamente es hacia esta direccin que apunta la metodologa para el diagnstico de la informacin estadstica a travs de la definicin de dimensiones o caractersticas de calidad aplicables a las operaciones estadsticas que se generan en la entidad, con el objeto de evaluarlos y compararlos en una primera etapa, para posteriormente emitir recomendaciones y acciones de mejoramiento en la fase de formulacin. El diagrama 8 muestra la consolidacin de los resultados que sern presentados en el documento tcnico, producto de la aplicacin de los procesos que llevan a la elaboracin del diagnstico, los cuales deben ser aplicados en la entidad y sus diferentes dependencias.

27 INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICAS DE CHILE, INE Chile. Dimensiones de la calidad segn OCDE y Eurostat. Serie Estudios, No. 4, Santiago de Chile, noviembre de 2007.

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Diagrama 8 Proceso para la elaboracin del diagnstico de informacin estadstica

Inventario de oferta y demanda de informacin estadstica Anlisis de la demanda no satisfecha de informacin estadstica

Anlisis de la oferta de informacin estadstica

Balance actualizado en materia de informacin estadstica

Pautas y recomendaciones

Anlisis de la demanda satisfecha de informacin estadstica

Evaluacin sobre la calidad, la gestin y el uso de la informacin estadstica con base en criterios tcnicos

Fuente: DIRPEN DANE

3.4.3 Calidad Estadstica

Como respuesta a la necesidad de producir estadsticas que responden a las necesidades de los usuarios y que sirvan como base para la toma de decisiones, diferentes entes internacionales adelantaron la tarea de definir una serie de dimensiones que promueven y fortalecen el concepto de calidad estadstica, tal es el caso de EUROSTAT(organismo encargado de administrar las estadsticas europeas), OECD por sus siglas en ingles (Organizacin para Cooperacin y el Desarrollo Econmico) y el FMI (Fondo Monetario Internacional). Todas las dimensiones definidas guardan una estrecha relacin con los principios establecidos por la Oficina de Estadsticas de las Naciones Unidas para las estadsticas oficiales. El DANE no es ajeno a estos cambios, para el diseo, la formulacin y la estructuracin de esta metodologa incluy estas dimensiones de calidad estadstica en lo referente a procesos de produccin estadstica, as mismo, esta metodologa busca incentivar en los sectores definidos previamente acerca de la importancia de producir informacin estadstica que responda a parmetros y dimensiones de calidad, para de esta forma armonizarse con los objetivos del Plan Estratgico Nacional de Estadsticas - PENDES, enmarcados en el Sistema Estadstico Nacional SEN, elevando la produccin estadstica del pas a estndares internacionales importantes. Acerca de la definicin de la escala de calificacin, estos responden a la experiencia que el DANE ha adquirido en la elaboracin de planes estadsticos, as como en la necesidad de definir calificaciones que permitan revisar los criterios de calidad estadstica en la oferta, demanda y requerimientos d informacin estadstica estratgica de los sectores.

3.4.4 Anlisis de la oferta de informacin estadstica

El anlisis de la oferta de informacin tiene como objetivo evaluar, a travs de criterios la calidad estadstica, el estado de la oferta de informacin estadstica necesaria para el cumplimiento de la gestin institucional y de los programas del plan de desarrollo o planes institucionales.

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En el ejercicio conducente a la formulacin del plan estadstico, y para los fines especficos del anlisis de la oferta, es necesario contar con la informacin recolectada en el inventario de forma organizada, clasificada y documentada por dependencias. Este anlisis se llevar a cabo aplicando criterios especficos y diferenciales, segn se trate de operaciones individuales propias e indicadores, y estar soportado en la informacin especfica proveniente del inventario de oferta. En el diagrama 9 se presenta la mecnica del anlisis de la oferta de informacin estadstica.

Diagrama 9 Mecnica del anlisis de la oferta de informacin estadstica

Operaciones Individuales Propias ANLISIS OFERTA DE INFORMACIN ESTADSTICA Indicadores Propios

Calidad estadstica: Credibilidad Oportunidad Disponibilidad-Accesibilidad Utilidad-Coherencia

Calidad estadstica: Credibilidad Utilidad-Coherencia

Fuente: DIRPEN DANE

Anlisis de operaciones estadsticas propias

En este punto es pertinente recordar que una operacin estadstica se define como un conjunto de actividades que comprenden el diseo, la produccin y difusin de informacin estadstica sobre un determinado tema, que se origina en censos, muestras y/o registros administrativos. La operacin estadstica debe contar con un formato especfico para recoleccin de datos y realizarse con una periodicidad determinada. Para realizar el anlisis de operaciones estadsticas propias, se requiere tener un conocimiento claro de los criterios de anlisis para evaluar la calidad estadstica del proceso de diseo, produccin y uso de la informacin estadstica.

Definicin de los criterios segn calidad estadstica para las operaciones estadsticas propias
Una vez seleccionado el campo de anlisis, es posible identificar los criterios, es decir, los componentes y datos relevantes relacionados con los aspectos por evaluar que se han detectado con anterioridad. Credibilidad: evala si las operaciones estadsticas estn soportadas en estndares estadsticos apropiados y que las polticas y prcticas aplicadas sean transparentes para los procedimientos de recoleccin, procesamiento,

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almacenaje y difusin de datos estadsticos . Adems es reforzado por polticas de transparencia en el tratamiento de los resultados29. Oportunidad-Puntualidad: evala el cumplimiento del tiempo transcurrido entre su disponibilidad y el evento o fenmeno que ellos describan, pero considerado en el contexto del periodo de tiempo que permite que la informacin sea de valor y todava se puede actuar acorde con ella. Estrechamente relacionada a la oportunidad esta la puntualidad, que implica la existencia de una agenda de 30 publicacin y refleja el grado de cumplimiento de ella . Este criterio contempla otra de las dimensiones de calidad establecidas por la OCDE, pues segn esta organizacin, la informacin estadstica puede considerarse de calidad en la medida en que sta se encuentre disponible en el momento en que an es relevante para el seguimiento y evaluacin o la toma de decisiones respecto al fenmeno que estudia o que es objeto de medicin. Adicionalmente, hace referencia a la puntualidad en la produccin de los datos, y se relaciona con el cumplimiento de las fechas para la publicacin de los resultados, previamente establecidas en un calendario, frente al momento en que fueron recolectados los datos. Aunque se reconoce que en determinadas situaciones no es posible dar estricto cumplimiento al calendario establecido, se espera que las modificaciones a este sean comunicadas oportunamente a los usuarios. Disponibilidad-Accesibilidad: evala la rapidez de localizacin y acceso desde y dentro de la organizacin. [] La accesibilidad incluye la conveniencia de la manera en que los datos estn disponibles, los medios de divulgacin, la 31 disponibilidad de metadatos y servicios de apoyo al usuario . En trminos de la CEPAL, este criterio contempla las condiciones fsicas en que los usuarios pueden obtener los datos: dnde y cmo pedirlos, tiempo de 32 entrega, poltica clara de precios, formatos de disponibilidad, otros . Utilidad-Coherencia : Evala que el proceso estadstico posea una adecuada consistencia y coherencia y est sujeta a una poltica de revisin previsible. Este criterio intenta medir el nivel de aprovechamiento que se obtiene de la informacin estadstica, que a su vez debe ser coherente para poder ser utilizada. En este sentido, segn la OECD34 la coherencia se refiere al grado en que la operacin estadstica este lgicamente conectada y es consistentes entre sus diferentes caracteristicas. La coherencia implica que el proceso estadstico
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Ibd., p. 6. Tambin expresa en parte los Principios Fundamentales No. 2 y No. 3 de las Estadsticas Oficiales segn Naciones Unidas, los cuales establecen respectivamente que: Para mantener la confianza en las estadsticas oficiales, los organismos de estadstica han de decidir, con arreglo a consideraciones estrictamente profesionales, incluidos los principios cientficos y la tica profesional, acerca de los mtodos y procedimientos para la reunin, el procesamiento, el almacenamiento y la presentacin de los datos estadsticos y Para facilitar una interpretacin correcta de los datos, los organismos de estadstica han de presentar informacin conforme a normas cientficas sobre las fuentes, mtodos y procedimientos de la estadstica. NACIONES UNIDAS. Principios fundamentales de las estadsticas oficiales. Sesin Especial de la Comisin de Estadsticas. Nueva York, 1994. 30 OCDE, Quality Framework and guideline for OECD statistical activities. 2003, pp. 9. 31 Ibd., p. 9. 32 CEPAL, Gestin orientada a asegurar la calidad de los datos en los institutos nacionales de estadstica. Segunda reunin de la Conferencia Estadstica de las Amricas, Chile, 2003. 33 FMI. Marco de evaluacin de la calidad de los datos. 2003. 34 Op cit. Instituto Nacional de Estadsticas de Chile, 2007, pg. 6.
29

28

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est basado en conceptos, definiciones, y clasificaciones compatibles y que pueden combinarse con sentido35. As mismo, se pretende determina si con las variables que conforman la operacin estadstica se pueden construir indicadores que ayuden al desarrollo de las funciones de la entidad.

Calificacin de los criterios de anlisis

Credibilidad: el diagrama 10 indica la secuencia de las preguntas para tener en cuenta en la evaluacin de este criterio.

Diagrama 10 Preguntas para evaluar el criterio de credibilidad de las operaciones estadsticas propias
Pregunta 13. Universo de estudio Pregunta 16. Cobertura geogrfica Pregunta 17. Desagregacin geogrfica

Pregunta 20. Herramienta informtica

Pregunta 19 Mtodos para la evaluacin

Pregunta 18 Mtodos de recoleccin

Pregunta 21 Periodicidad de produccin

Pregunta 23 Problemas tcnicos de produccin [a, b, d, g, h]

Pregunta 24 Metodologa documentada

Pregunta 32 Problemas tcnicos de difusin [a, c] Fuente: DIRPEN DANE

Pregunta 26 Se documentan las actualizaciones

Pregunta 25 Se actualiza permanentemente

La evaluacin de este criterio considera, entre otros, los problemas de tipo tcnico que presenten las operaciones estadsticas en sus etapas de diseo, produccin y difusin, seales estas que denotan la credibilidad de dichas operaciones. Esto es: si las preguntas 13, 16, 17, 18 y 19 tienen respuesta, tendrn un puntaje de 5 cada una. A la pregunta 20 asgnele un puntaje de 10, siempre y cuando haya sido marcada en forma afirmativa. Del mismo modo, a las preguntas 21, 24 y 25 se les asignan 5 puntos, respectivamente, si la respuesta es afirmativa. La pregunta 23 tendr 30 puntos, siempre y cuando no se hayan marcado las opciones a, b, d, g, h; por cada una de estas se restarn 5 puntos en el caso en que se encuentren marcadas. Por ejemplo, si marc a, c, e, g, j, el valor para esta pregunta sera 20 puntos. Por ltimo, la pregunta 38 tendr un puntaje de 15 si no se han marcado las opciones c, d; por cada una de estas se restarn 5 puntos en el caso en que se encuentren marcadas. Una vez asignada la puntuacin, sume y ubique la calificacin de acuerdo con el intervalo del cuadro 1.
35

Ibd., p. 6.

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Cuadro 1. Calificacin del criterio de credibilidad para operaciones estadsticas propias

Criterio Preguntas 10 13 16 17 18 19 20 21 23 [a, b, d, g, h] 24 25 26 38 [a, c] Total Puntaje mximo 5 5 5 5 5 10 5 30 5 5 5 15 100 Intervalo de calificacin

Credibilidad

90 100 = Credibilidad alta 60 89 = Credibilidad media 0 59 = Credibilidad baja

Fuente: DIRPEN DANE

Oportunidad-Puntualidad: el diagrama 11 indica la secuencia de las preguntas a tener en cuenta para la evaluacin de este criterio.

Diagrama 11 Preguntas para evaluar el criterio de oportunidad - puntualidad de las operaciones estadsticas propias
Pregunta 21 Periodicidad de produccin Pregunta 22 ltima fecha de produccin Pregunta 23 Problemas tcnicos de produccin [c, e, f, h, i, k]

Pregunta 29 ltima fecha de difusin

Pregunta 28 Periodicidad de difusin

Pregunta 27 Difusin de los resultados

Pregunta 32 Problemas tcnicos de difusin [b, c, d, e, f, g, h] Fuente: DIRPEN DANE

En primer lugar, la pregunta 21 obtiene 5 puntos si tiene respuesta, sin importar cul sea. La pregunta 22 debe compararse con la fecha de diligenciamiento del formulario teniendo en cuenta la periodicidad de produccin registrada en la pregunta 21, dado que esta ltima determinar el periodo de rezago por tener en cuenta. Si al contrastarlas se evidencia un rezago menor o igual a un periodo, la calificacin de la respuesta 22

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corresponde al puntaje mximo, es decir 10. Si el rezago es igual a dos o ms periodos, entonces la preguntas 22 obtiene 0. Ejemplo: la operacin estadstica Registro de informacin XX tiene una periodicidad de produccin mensual (pregunta 21) y la ltima fecha de produccin de los resultados fue el mes 09 de 2008 (pregunta 22); el formulario registra como fecha de diligenciamiento el 30 de noviembre de 2008. La calificacin de la pregunta 22 sera 0, puesto que se observa un rezago superior a un periodo. La pregunta 23 tendr 30 puntos, siempre y cuando no se hayan marcado las opciones c, e, f, h, i, k. Por cada una de estas se restarn 5 puntos, en el caso que se encuentren marcadas. Por ejemplo, si marc a, b, d, e, k, el valor para esta pregunta sera 20 puntos. La pregunta 27 obtiene 5 puntos si la respuesta es afirmativa y la pregunta 28 obtiene 5 puntos si se marc alguna de las opciones. La oportunidad de difusin de los resultados se evala comparando la respuesta a la pregunta 29 con la fecha de diligenciamiento del formulario, teniendo en cuenta la periodicidad con que se difunden los resultados dada por la respuesta a la pregunta 28. Si al contrastarlas se evidencia un rezago menor o igual a un periodo, la calificacin de la pregunta 29 ser de 10 puntos, es decir el puntaje mximo, de lo contrario ser 0. Ejemplo: continuando con el ejemplo anterior, la operacin estadstica Registro de Informacin XX tiene una periodicidad de difusin anual de los resultados y la ltima fecha de produccin fue del mes 12 del ao 2007. Ahora bien, la respuesta a la pregunta 28 indica que el periodo de rezago no debe ser mayor a un ao, y al comparar la pregunta 29 con la fecha de diligenciamiento del formulario encontramos que no existen rezagos superiores a ste, por lo que la respuesta a la pregunta 28 obtiene 10 puntos. Por ltimo, la pregunta 32 tendr 35 puntos, siempre y cuando no se hayan marcado las opciones b, c, d, e, f, g, h. Por cada una de estas se restarn 5 puntos, en el caso que se encuentren marcadas. Por ejemplo, si marc a, b, d, i, k, h, el valor para esta pregunta sera 20 puntos. Recuerde que es posible que se presenten casos en los que las operaciones sean oportunas en la produccin de los resultados, mas no en la difusin de los mismos. Asigne a cada pregunta el valor de acuerdo con el cuadro 2 de calificacin, y una vez calculado el total y segn el intervalo, califique la operacin estadstica como Oportuna o No oportuna.

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Cuadro 2. Calificacin del criterio de oportunidad - puntualidad para operaciones estadsticas propias
Criterio Preguntas 10 21 22 23 [c, e, f, h, i, k] 27 28 29 32 [b, c, d, e, f, g, h] Fecha de Diligenciamiento Total Puntaje mximo 5 10 30 5 5 10 35 Referente 100 80 100 = Oportuna 0 79 = No oportuna Intervalo de calificacin

OportunidadPuntualidad

Fuente: DIRPEN DANE

Disponibilidad - Accesibilidad: el diagrama 12 indica la secuencia de las preguntas por tener en cuenta para la evaluacin de este criterio.

Diagrama 12 Preguntas para evaluar el criterio de disponibilidad - accesibilidad de las operaciones estadsticas propias
Pregunta 23. Problemas tcnicos de produccin [c, i, j] Pregunta 27. Difusin de los resultados Pregunta 28. Periodicidad de difusin

Pregunta 31. Medio de difusin de los resultados

Pregunta 30. Forma de entrega de los resultados

Pregunta 29. ltima fecha de difusin

Pregunta 32. Problemas tcnicos de difusin [c, d, e, f, g] Fuente: DIRPEN DANE

La pregunta 23 tendr 20 puntos en tanto no se hayan marcado las opciones c, i, j; por cada una de estas opciones que se encuentre marcada se restarn 5 puntos. Por ejemplo si marc c, e, g, j, el valor para esta pregunta sera 10 puntos. Si la pregunta 27 es afirmativa, asgnele 10 puntos. Si las preguntas 28, 29 y 30 tienen respuesta, tendrn un puntaje de 10 cada una; a la pregunta 31 asgnele un puntaje de 10 si los resultados se entregan en forma gratuita, gratuita restringida o convenios interadministrativos, y 5 puntos si se marc comercializada o comercializada restringida. La pregunta 32 tendr 30 puntos en tanto no se hayan marcado las opciones c, d, e, f, g; por cada una de estas opciones que se encuentre marcada se restarn 5 puntos. Por ejemplo si marc a, c, e, g, j, el valor para esta pregunta sera 15 puntos.

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Verifique los puntajes, totalice y asigne la calificacin de acuerdo con el intervalo que se presenta en el cuadro 3.

Cuadro 3. Calificacin del criterio de disponibilidad - accesibilidad para operaciones estadsticas propias
Criterio Preguntas 10 23 [c, i, j] 27 28 29 30 31 32 [c, d, e, f, g] Total Puntaje mximo 20 10 10 10 10 10 30 100 90 100 = Disponibilidad Accesibilidad alta 60 89 = Disponibilidad Accesibilidad media 0 59 = Disponibilidad Accesibilidad alta Intervalo de calificacin

Disponibilidad Accesibilidad

Fuente: DIRPEN DANE

Utilidad - Coherencia: el diagrama 13 indica la secuencia de las preguntas por tener en cuenta para la evaluacin de este criterio.

Diagrama 13 Preguntas para evaluar el criterio de utilidad - coherencia de las operaciones estadsticas propias
Pregunta 11 Tipo de operacin estadstica Pregunta 12 Objetivo de la operacin Pregunta 13 Universo de estudio

Pregunta 16 Cobertura geogrfica

Pregunta 15 Principales variables

Pregunta 14 Unidad de observacin

Pregunta 17 Nivel de desagregacin

Pregunta 19 Mtodos para la evaluacin

Pregunta 23 Problemas tcnicos de produccin [a, f, h, i]

Pregunta 38 Generacin de indicadores Fuente: DIRPEN DANE

Pregunta 33 Usos de la operacin estadstica

Pregunta 27 Difusin de los resultados

Para evaluar el criterio de utilidad-coherencia se debe contrastar la pregunta 12 con las funciones y objetivos de la dependencia. Si estn acordes con tales funciones y objetivos, este criterio podr alcanzar los puntajes mximos que se describen en el cuadro 4. En caso contrario, de no guardar relacin con funciones ni polticas, las respuestas sern calificadas con 0.

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Las preguntas 11, 13, 14, 15 y 16 deben estar acordes con el objetivo de la operacin estadstica reportado en la pregunta 12, por cada una de estas preguntas que concuerde acertadamente con lo que se pretende medir en esta operacin, se le asigna un puntaje de 5 puntos a cada pregunta. En el caso en el que no concuerden se le asigna 0 puntos. La pregunta 17 debe ser menor o igual a la cobertura geogrfica reportada en la pregunta 16, en caso que as sea se le asignan 5 puntos, en caso contrario 0. Por cada opcin positiva que se marque en la pregunta 19 se le asignan 5, de tal forma que puede alcanzar un mximo de 15 puntos, y en caso que no seleccione ninguna, obtendr 0 puntos. La pregunta 23 tendr 20 puntos en tanto no se hayan marcado las opciones a, f, h, i; por cada una de estas opciones que se encuentren marcadas se restarn 5 puntos. Por ejemplo si marc a, c, e, g, f, el valor para esta pregunta sera 10 puntos. La pregunta 27 obtiene 10 puntos si se encuentra marcada afirmativamente; de lo contrario obtiene 0. La pregunta 32 tendr 20 puntos en tanto no se hayan marcado las opciones c, d, e, g; por cada una de estas opciones que se encuentren marcadas se restarn 5 puntos. Por ejemplo si marc a, c, e, g, j, el valor para esta pregunta sera 10 puntos. La pregunta 33 tiene como puntaje mximo 10 puntos si tiene marcado algn uso; si no est marcado, obtiene 0 puntos. Por ltimo, si la pregunta 38 es afirmativa, califquela con 10 puntos, de lo contrario asgnele 0. Verifique los puntajes, totalice y asigne la calificacin de acuerdo con intervalo que se presenta en el cuadro 4.

Cuadro 4. Calificacin del criterio de utilidad - coherencia para operaciones estadsticas propias
Criterio Preguntas 10 11 12 13 14 Utilidad Coherencia 15 16 17 19 23 [a, f, h, i] 27 33 38 Total Puntaje mximo 5 5 5 5 5 5 5 15 20 10 10 10 100 80 100 = Utilidad alta 60 79 = Utilidad media 0 59 = Utilidad baja Intervalo de calificacin

Fuente: DIRPEN DANE

Como un punto adicional de este criterio, a partir de la pregunta 14, en la cual se relacionan las variables existentes de la operacin, se debe determinar si es posible

44

construir indicadores con tales variables. Cabe anotar que se pueden tener variables de referencia que no hagan parte de la operacin objeto de estudio, tales como: nmero de habitantes, grupos etarios, rea total del municipio, nmero de habitantes por gnero, etc. Ejemplo: el registro de vacunacin del municipio X tiene como objetivo llevar el control de la gestin y los programas de vacunacin que se desarrollan en el municipio. Las variables que relaciona son: edad del vacunado, fecha, nombre del vacunado, tipo de vacuna aplicada, total de vacunas aplicadas, direccin y telfono. Con este registro se podran construir los siguientes indicadores: Porcentaje de vacunados por grupos etarios, calculado de las variables: edad del vacunado y poblacin por grupos etarios. Porcentaje de vacunas segn tipo, calculado con las variables: tipo de vacunas aplicadas y total de vacunas aplicadas.

Una vez se han construido los indicadores, se procede a determinar la cobertura, la periodicidad y el nivel de desagregacin geogrfica de cada indicador, a travs de las preguntas 15, 16 y 17 del Formulario de Existencias y Necesidades de Informacin Estadstica. Debe aclararse que este criterio no tiene ningn tipo de calificacin, puesto que lo que interesa es obtener una percepcin clara sobre las caractersticas que tiene la operacin estadstica y su capacidad para generar indicadores, lo cual se logra a travs del anlisis de las variables de la operacin, su objetivo y sus funciones. Adicionalmente, para fines prcticos las respuestas a las anteriores preguntas pueden utilizarse en la construccin de una tabla preliminar que podr ser utilizada en la etapa de formulacin.

Anlisis de indicadores propios

El anlisis de los indicadores tiene por objeto obtener una calificacin acertada de la situacin de la produccin y utilizacin de stos, aplicando para ello criterios de anlisis especficos y diferenciales que permiten deducir un resultado lgico, ordenado y objetivo de la situacin. El ejercicio se aplica especficamente a los indicadores obtenidos a partir de la base y el diseo estadstico de las operaciones estadsticas propias.

Definicin de los criterios segn calidad estadstica para los indicadores propios
Credibilidad: evala si los indicadores estn soportados en estndares estadsticos apropiados y que las polticas y prcticas aplicadas sean transparentes para los procedimientos de recoleccin, procesamiento, 36 almacenaje y difusin de datos estadsticos . Adems es reforzado por polticas de transparencia en el tratamiento de los resultados37.

Ibd., p. 6. Tambin expresa en parte los Principios Fundamentales No. 2 y No. 3 de las Estadsticas Oficiales segn Naciones Unidas, los cuales establecen respectivamente que: Para mantener la confianza en las estadsticas oficiales, los organismos de estadstica han de decidir, con arreglo a consideraciones estrictamente profesionales, incluidos los principios cientficos y la tica profesional, acerca de los mtodos y procedimientos para la reunin, el procesamiento, el almacenamiento y la presentacin de los datos estadsticos y Para facilitar una interpretacin correcta de los datos, los organismos de estadstica han de presentar informacin conforme a normas cientficas sobre las fuentes, mtodos y procedimientos de la estadstica. NACIONES
37

36

45

Utilidad - Coherencia : Evala que la produccin de indicadores posea una adecuada periodicidad, puntualidad, coherencia y estn sujetos a una poltica de revisin previsible. Este criterio intenta medir el nivel de aprovechamiento que se obtiene de los indicadores, que a su vez deben ser coherentes para poder ser utilizados. En este sentido, segn la OECD39 la coherencia se refiere al grado en que las variables que componen un indicador estn lgicamente conectadas y sean mutuamente consistentes. La coherencia implica que el proceso estadstico est basado en conceptos, definiciones, y clasificaciones compatibles y que pueden combinarse con sentido40. As mismo, se pretende determina si con las variables que conforman la operacin estadstica se pueden construir indicadores que ayuden al desarrollo de las funciones de la entidad.

38

Calificacin de los criterios segn calidad estadstica de anlisis para los indicadores propios
Credibilidad: el diagrama 14 indica la secuencia de las preguntas para tener en cuenta en la evaluacin de este criterio.

Diagrama 14 Preguntas para evaluar el criterio de credibilidad de los indicadores propios

Pregunta 40 Nombre del indicador Pregunta 41 Definicin del indicador Pregunta 44 Frmula del indicador

Pregunta 48 Problemas del indicador

Pregunta 46 Periodicidad de produccin

Fuente: DIRPEN DANE

Para la evaluacin, asigne 40 puntos si la definicin en la pregunta 41 es acorde con el nombre del indicador registrado en la pregunta 40; en caso contrario otorgue un puntaje de 0. Ejemplo: el indicador porcentaje de licencias ambientales otorgadas del sector minero tiene por definicin conocer el nmero de licencias ambientales del sector minero solicitadas y que han sido otorgadas. Podemos ver que la definicin tiene concordancia con el nombre del indicador, por lo que se le asigna una calificacin de 40. La pregunta 44 se califica con 20 puntos si registra una frmula explicativa de la definicin escrita en la pregunta 41 y 0 puntos si la frmula no explica claramente la definicin del indicador.
UNIDAS. Principios fundamentales de las estadsticas oficiales. Sesin Especial de la Comisin de Estadsticas. Nueva York, 1994. 38 Op cit. FMI. 2003. 39 Op cit. Instituto Nacional de Estadsticas de Chile, 2007, pg. 6. 40 Ibd., p. 6.

46

Ejemplo: el indicador porcentaje de licencias de conduccin aprobadas se define como la proporcin de licencias que se aprueban con respecto a las solicitudes realizadas. Las variables que lo componen y su correspondiente frmula de clculo estn dadas por:

TLA =

TLA * 100 TLS

donde TLA: Nmero Total de Licencias aprobadas y TLS: Nmero Total de Licencias solicitadas. Esta expresin matemtica relaciona variables que dan explicacin a la definicin del indicador; por ende, se califica con 20 puntos. Si la pregunta 46 tiene respuesta, se le asignan 10 puntos. La pregunta 48 tiene un puntaje mximo de 30 puntos si no registra ningn problema, por cada problema que se marque se restan 10 puntos. Por ejemplo, si se marca el numeral a. (calidad de la informacin) y e. (cambios metodolgicos), el puntaje asignado sera 10. Si no hay marcacin, la calificacin es 30. La calificacin del criterio de credibilidad se realiza con base en la sumatoria de los puntos obtenidos por cada una de las preguntas enunciadas anteriormente, segn el intervalo del cuadro 5.

Cuadro 5. Calificacin del criterio de credibilidad para indicadores propios

Criterio Preguntas 40 41 44 46 48 Total Puntaje mximo 40 20 10 30 100 Intervalo de calificacin 90 100 = Credibilidad alta 60 89 = Credibilidad media 0 59 = Credibilidad baja

Credibilidad

Fuente: DIRPEN DANE

Utilidad - Coherencia: el diagrama 15 indica la secuencia de las preguntas por tener en cuenta para la evaluacin de este criterio.

Diagrama 15 Preguntas para evaluar el criterio de utilidad - coherencia de los indicadores propios
Pregunta 41 Definicin del indicador Pregunta 43 Unidad de Medida del Indicador Pregunta 44 Frmula de clculo del Indicador

Pregunta 45 Cuadro explicativo del indicador Fuente: DIRPEN DANE

Pregunta 42 Objetivo del indicador

47

Para la valoracin de la coherencia se tiene en cuenta si en la pregunta 41 existe una clara definicin del indicador que sea congruente con el nombre asignado. Si cumple con estos requisitos obtiene 20 puntos; de lo contrario se califica con un puntaje de 0. Paso seguido se debe analizar si la frmula es coherente con la unidad de medida del indicador, por ejemplo si seala la formula en trminos de porcentaje y la unidad de medida es nmero no se evidencia una correlacin entre si, a lo cual se le debe asignar 0 puntos. Entonces la pregunta 43 y 44 deben ser coherentes para asignarle a cada una un puntaje de 20. A continuacin, se debe analizar si el objetivo (pregunta 42) para el que ha sido creado el indicador es coherente con la definicin anterior; si as sucede se asignan 20 puntos, y en caso contrario, 0 puntos. Ejemplo: El indicador porcentaje de minas desactivadas en zonas de desminado humanitario se define como el nmero de minas desactivadas en zona, expresado como porcentaje del total de minas estimadas en la zona. Este indicador tiene como objetivo medir la disminucin de los accidentes con minas antipersonales, MAP, o municin sin explotar, MUSE. Aunque la definicin del indicador es congruente con el nombre del indicador, este indicador es adecuado para medir el nmero de minas desactivadas, en trminos porcentuales, durante el proceso de desminado humanitario, pero no la disminucin de los accidentes con minas antipersonales por MAP o MUSE como se expres en el objetivo propuesto; en consecuencia la pregunta 42 obtendra un puntaje de 0 pues no es coherente con la definicin del indicador. El indicador variacin de los accidentes por MAP o MUSE en el periodo se define como la diferencia entre los accidentes por MAP o MUSE presentados en el periodo actual y los accidentes por MAP o MUSE presentados en el periodo anterior, expresado como porcentaje de los accidentes por MAP o MUSE presentados en el periodo anterior. Adicionalmente, el objetivo de este indicador relacionado en la pregunta 42 es medir la disminucin de los accidentes con minas antipersonales, MAP, o municin sin explotar, MUSE. En este caso es claro que la definicin es congruente con el nombre del indicador, por lo que se le debe asignar 20 puntos a la pregunta 41, y a su vez el objetivo del indicador es coherente con esta definicin por lo que la pregunta 42 recibir una puntacin de 20. Finalmente, con base en el cuadro de variables de la pregunta 45, debe verificarse si las variables descritas son utilizadas en la frmula y si estn referidas en la definicin relacionada en la pregunta 41, as no sea explcitamente. Si la pregunta 45 cumple con las condiciones enunciadas, se califica con 20 puntos; si no, obtiene 0 puntos. De acuerdo con el intervalo de calificacin del cuadro 6, ubique la sumatoria de los puntajes obtenidos por cada una de las preguntas evaluadas y califique.

48

Cuadro 6. Calificacin del criterio de utilidad - coherencia para indicadores propios

Criterio Preguntas 40 41 42 43 44 45 Total Puntaje mximo 20 20 20 20 20 100 Intervalo de calificacin

Utilidad Coherencia

60 100 = Coherente 0 59 = No coherente

Fuente: DIRPEN DANE

3.4.5 Anlisis de la demanda satisfecha de informacin estadstica

Esta seccin analiza las operaciones e indicadores producidos por otras oficinas, dependencias o entidades, que estn supliendo efectivamente los requerimientos de informacin por parte de una o varias dependencias de la entidad analizada, para el cumplimiento de sus deberes misionales y sus funciones. El diagrama 16 ilustra la mecnica del anlisis de la demanda satisfecha.

Diagrama 16 Mecnica del anlisis de la demanda satisfecha de informacin estadstica

Operaciones Estadsticas Utilizadas de Otras Fuentes ANLISIS DEMANDA SATISFECHA DE INFORMACIN ESTADSTICA Indicadores Utilizados de Otras Fuentes

Calidad estadstica: Credibilidad Oportunidad - Puntualidad Disponibilidad Accesibilidad Pertinencia - Relevancia

Calidad estadstica: Pertinencia - Relevancia

Fuente: DIRPEN DANE

Anlisis de operaciones estadsticas de otras fuentes

Es importante sealar en esta seccin los criterios de anlisis empleados para la evaluacin de las operaciones individuales utilizadas de otras fuentes; debe analizarse desde el punto de vista de usuario de informacin. Dado que esta es una evaluacin sobre las operaciones estadsticas, se debe utilizar el Formulario de Existencias y Necesidades de Informacin Estadstica (F1) como punto de referencia.

49

Definicin de los criterios segn calidad estadstica para las operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes
Credibilidad: evala si las operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes estn responden a estndares estadsticos apropiados y que las polticas y prcticas aplicadas sean transparentes para los procedimientos de recoleccin, 41 procesamiento, almacenaje y difusin de datos estadsticos . Adems es reforzado por polticas de transparencia en el tratamiento de los resultados42. Oportunidad - Puntualidad: evala el periodo de tiempo en el que la informacin debe estar disponible frente al fenmeno que describe, durante este periodo la informacin debe conservar su valor y su utilidad para los usuarios. una herramienta til para los usuarios de la misma. La puntualidad hace referencia al calendario de produccin y difusin de los datos y el compromiso de este frente a los usuarios. Disponibilidad - Accesibilidad: la accesibilidad incluye la conveniencia de la manera en que los datos estn disponibles, los medios de divulgacin, la disponibilidad de metadatos y servicios de apoyo al usuario 43. En trminos de la CEPAL, este criterio contempla las condiciones fsicas en que los usuarios pueden obtener los datos: dnde y cmo pedirlos, tiempo de entrega, poltica clara de precios, formatos de disponibilidad, otros44 Pertinencia - Relevancia: evala si la informacin estadstica utilizada de otras fuentes satisface las necesidades reales del usuario de la informacin. Segn la OECD, requiere de la identificacin de su grupo de usuarios y sus necesidades45

Calificacin de los criterios de anlisis

Credibilidad: el diagrama 17 indica la secuencia de las preguntas para tener en cuenta en la evaluacin de este criterio.

Diagrama 17 Preguntas para evaluar el criterio de credibilidad de las operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes
Pregunta 51 Nombre de la operacin estadstica Pregunta 56 Restricciones que afectan el uso de la informacin [a, c, d, h]

Fuente: DIRPEN DANE

Ibd., p. 6. Tambin expresa en parte los Principios Fundamentales No. 2 y No. 3 de las Estadsticas Oficiales segn Naciones Unidas, los cuales establecen respectivamente que: Para mantener la confianza en las estadsticas oficiales, los organismos de estadstica han de decidir, con arreglo a consideraciones estrictamente profesionales, incluidos los principios cientficos y la tica profesional, acerca de los mtodos y procedimientos para la reunin, el procesamiento, el almacenamiento y la presentacin de los datos estadsticos y Para facilitar una interpretacin correcta de los datos, los organismos de estadstica han de presentar informacin conforme a normas cientficas sobre las fuentes, mtodos y procedimientos de la estadstica. NACIONES UNIDAS. Principios fundamentales de las estadsticas oficiales. Sesin Especial de la Comisin de Estadsticas. Nueva York, 1994. 43 Ibd., p. 9. 44 CEPAL, Gestin orientada a asegurar la calidad de los datos en los institutos nacionales de estadstica. Segunda reunin de la Conferencia Estadstica de las Amricas, Chile, 2003. 45 Op cit. Instituto Nacional de Estadsticas de Chile, 2007, pg. 4.
42

41

50

La evaluacin de este criterio debe tener en cuenta, entre otros, los problemas tcnicos en sus etapas de diseo, recoleccin, procesamiento, anlisis y difusin que los usuarios perciben en las operaciones estadsticas que utilizan, seales estas que denotan la confiabilidad de dichas operaciones. La pregunta 56 debe ser calificada con 100 puntos en caso de no presentar los problemas a, c, d h. Por cada problema de estos que haya sido marcado se restarn 25 puntos. Por ejemplo, si la operacin estadstica present como restricciones cobertura temtica (a), confiabilidad (c) y procesamiento (h), se califica con 25 puntos. Asigne el puntaje al criterio de confiabilidad de acuerdo con el intervalo de calificacin que se muestra en el cuadro 7.

Cuadro 7. Calificacin del criterio de credibilidad para operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes
Criterio Preguntas 51 Confiabilidad
Fuente: DIRPEN DANE

Puntaje mximo 100 100

Intervalo de calificacin 90 100 = Credibilidad alta 60 89 = Credibilidad media 0 59 = Credibilidad baja

56 [a, c, d, h] Total

Oportunidad - Puntualidad: el diagrama 18 indica la secuencia de las preguntas por tener en cuenta para la evaluacin de este criterio.

Diagrama 18 Preguntas para evaluar el criterio de oportunidad - puntualidad de las operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes
Pregunta 54 Frecuencia de uso de la informacin Fuente: DIRPEN DANE Pregunta 55 Fecha de ltima informacin utilizada Pregunta 56 Restricciones que afectan el uso de la informacin (f)

La pregunta 54 obtiene 20 puntos si tiene una respuesta, sin importar cul sea esta. La pregunta 55 debe compararse con la pregunta 54, con el fin de determinar si la oportunidad de uso est en concordancia con la frecuencia de uso. Si la operacin tiene un rezago menor o igual a un periodo, la calificacin de esta pregunta es de 40 puntos. Recuerde que para esta comparacin debe tener presente la fecha de diligenciamiento del formulario. Ejemplo: la frecuencia con que se utiliza la informacin de la operacin estadstica registros de peticiones es mensual (pregunta 54) y la fecha a la que corresponde la informacin estadstica utilizada recientemente es mes 07 del ao 2006; la fecha de diligenciamiento del formulario es 01/08/2006. Esta operacin no tiene rezagos mayores a un periodo, y por lo tanto la calificacin es de 40, mientras que si el rezago es mayor o igual a dos periodos, obtiene 0.

51

Finalmente, la pregunta 56 se califica con 40 puntos si no presenta el problema f; de lo contrario tiene 0. Sume los puntajes y ubquelos dentro del intervalo descrito en el cuadro 8 para emitir la calificacin.

Cuadro 8. Calificacin del criterio de oportunidad - puntualidad para operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes
Criterio Oportunidad puntualidad
Fuente: DIRPEN DANE

Preguntas 54 55 56 [f] Total

Puntaje mximo 20 40 40 100

Intervalo de calificacin 80 a 100 = Oportuna 0 a 79 = No oportuna

Disponibilidad Accesibilidad: el diagrama 19 indica la secuencia de las preguntas para tener en cuenta en la evaluacin de este criterio.

Diagrama 19 Preguntas para evaluar el criterio de disponibilidad accesibilidad de las operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes
Pregunta 51 Nombre de la operacin estadstica Pregunta 56 Restricciones que afectan el uso de la informacin [b, e, g]

Fuente: DIRPEN DANE

La pregunta 56 debe ser calificada con 100 puntos siempre y cuando no se hayan marcado las opciones b, e, g. Por cada problema de los mencionados en dichos numerales que haya sido marcado, se restan 30 puntos. Asigne el puntaje al criterio de disponibilidadaccesibilidad de acuerdo con el intervalo de calificacin que se indica en el cuadro 9.

Cuadro 9. Calificacin del criterio de disponibilidad - accesibilidad para operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes
Criterio Disponibilidad Accesibilidad
Fuente: DIRPEN DANE

Preguntas 51 56 [b, e, g] Total

Puntaje mximo 100 100

Intervalo de calificacin 90 100 = Disponible Accesible 60 89 = Medianamente disponible Accesible 0 59 = No disponible Accesible

Pertinencia - Relevancia: el diagrama 20 indica la secuencia de las preguntas para tener en cuenta en la evaluacin de este criterio.

52

Diagrama 20. Preguntas para evaluar el criterio de pertinencia - relevancia de las operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes
Pregunta 51 Nombre de la operacin estadstica Pregunta 53 Principales variables Pregunta 54 Frecuencia de uso de la informacin

Pregunta 56 Restricciones que afectan el uso de la informacin Fuente: DIRPEN DANE

Con base en la respuesta a la pregunta 53, compare si el total de las variables que se utilizan de fuentes externas son tiles para el desarrollo de las funciones o procesos que desempea esa dependencia, si es as, asigne un puntaje de 30. Ahora bien, si respondi afirmativamente a la pregunta 54, asigne un puntaje de 30 puntos. Tenga en cuenta que una respuesta afirmativa, certifica que como usuario, esta dependencia, secretara, se siente satisfecha con la informacin que utiliza de otras fuentes. Para la pregunta 56 asigne un total de 40 puntos en caso que no se haya mencionado ningn problema, en caso contrario reste 5 puntos por cada problema que a criterio del usuario presenta la informacin utilizada de otras fuentes.

Cuadro 10. Calificacin del criterio de pertinencia - relevancia para operaciones estadsticas utilizadas de otras fuentes
Criterio Preguntas 51 53 54 56 Total Puntaje mximo 30 30 40 100 Intervalo de calificacin 100 = Pertinente 80 = Medianamente pertinente 0 = No pertinente

Pertinencia Relevancia
Fuente: DIRPEN DANE

Anlisis de indicadores utilizados de otras fuentes

Para realizar el anlisis de los indicadores utilizados de otras fuentes, la metodologa estableci un campo y un criterio de anlisis.

Definicin de los criterios segn calidad estadstica para los indicadores utilizados de otras fuentes
Pertinencia - Relevancia: evala si los indicadores utilizados de otras fuentes satisfacen las necesidades reales del usuario de la informacin. Segn la OECD, 46 requiere de la identificacin de su grupo de usuarios y sus necesidades

46

Op cit. Instituto Nacional de Estadsticas de Chile, 2007, pg. 4.

53

Calificacin de los criterios de anlisis

Pertinencia - Relevancia: el diagrama 21 indica la secuencia de las preguntas por tener en cuenta para la evaluacin de este criterio.

Diagrama 21. Preguntas para evaluar el criterio de pertinencia - relevancia de los indicadores utilizados de otras fuentes
Pregunta 57 Se utilizan indicadores generados por otras dependencias Fuente: DIRPEN DANE Pregunta 58 Indicadores utilizados e informacin relativa de cada uno de ellos

Para evaluar este criterio es preciso tener en cuenta si se utilizan los indicadores que de esta informacin estadstica se generan, pregunta 57. Si es as, es necesario revisar la pregunta 58 y verificar caractersticas como: nombre del indicador, variables que lo componen, periodicidad frente al quehacer de la dependencia, si esta son relevantes se les asigna un puntaje de 100, en caso contrario, se le asigna un puntaje de 0.

Cuadro 11. Calificacin del criterio de pertinencia - relevancia para indicadores utilizados de otras fuentes Criterio Pertinencia relevancia
Fuente: DIRPEN DANE

Preguntas 57 58 Total

Puntaje mximo 100 100

Intervalo de calificacin 100 = Pertinente 0 = No pertinente

Si el puntaje total obtenido por la pregunta 58 es de 100, los indicadores son pertinentes; si es 0, los indicadores utilizados de otras fuentes se consideran no pertinentes, por no guardar ningn tipo de correspondencia con las funciones, programas y plan de desarrollo de la dependencia.

3.4.6 Anlisis de la demanda no satisfecha de informacin estadstica

En esta seccin se analizan las demandas de informacin y de indicadores realizadas por la dependencia que no estn siendo suplidas por ninguna otra dependencia, oficina y/o entidad. El objetivo consiste en determinar el origen de estos requerimientos y la utilidad de ellos en el cumplimiento misional de la entidad. Los criterios a tener en cuenta para el anlisis de la demanda no satisfecha se ilustran a continuacin, en el diagrama 22.

54

Diagrama 22. Mecnica del anlisis de la demanda no satisfecha de informacin estadstica

Necesidades De Informacin Estadstica

ANLISIS DE DEMANDA NO SATISFECHA DE INFORMACIN ESTADSTICA

Calidad estadstica: Utilidad - Coherencia

Indicadores Requeridos

Calidad estadstica: Utilidad - Coherencia

Fuente: DIRPEN DANE

Anlisis de necesidades de informacin estadstica Definicin de criterios para las necesidades de informacin estadstica
Utilidad - Coherencia: Evala que los requerimientos de informacin (operaciones estadsticas y/o indicadores) posean una adecuada periodicidad, puntualidad y coherencia. Este criterio intenta medir el nivel de aprovechamiento que se puede obtener de dicho requerimiento de informacin, que a su vez deben ser coherentes para poder ser utilizados. En este sentido, segn la OECD47 la coherencia se refiere al grado en que las variables que componen una operacin estadstica o indicador estn lgicamente conectadas y sean mutuamente consistentes. La coherencia implica que el proceso estadstico est basado en conceptos, definiciones, y clasificaciones compatibles y que pueden combinarse con sentido48. a. Utilidad - Coherencia: el diagrama 23 indica la secuencia de las preguntas por tener en cuenta para la evaluacin de este campo.

Diagrama 23. Preguntas para evaluar el campo de utilidad - coherencia de los requerimientos de informacin
Pregunta 61 Nombre del requerimiento Pregunta 62 Principales variables Pregunta 63 Periodicidad

Pregunta 65 Usos de la informacin Fuente: DIRPEN DANE

Pregunta 64 Cobertura geogrfica

47 48

Op cit. Instituto Nacional de Estadsticas de Chile, 2007, pg. 6. Ibd., p. 6.

55

Si las variables reportadas en la pregunta 62 estn relacionadas con el nombre del requerimiento otorgue 30 puntos, de lo contrario 0. Para las preguntas 63 y 64 otorgue una calificacin de 20 puntos a cada una si tienen alguna respuesta, de lo contrario califquelas con 0. Por cada opcin de la pregunta 65 que haya sido marcada se le otorgan 10 puntos, de tal forma que puede tener un total de 30 puntos y un mnimo de 0. Luego de determinar el puntaje obtenido por el criterio, se emite la calificacin de acuerdo con el intervalo establecido en el cuadro 12.

Cuadro 12. Calificacin del criterio de utilidad - coherencia para requerimientos de informacin Campo Preguntas 61 62 63 64 65 Total Puntaje mximo 30 20 20 30 100 Intervalo de calificacin 81-100 = Utilidad alta 51- 80 = Utilidad media 0-50 = Utilidad baja

Utilidad Coherencia
Fuente: DIRPEN DANE

Anlisis de indicadores no satisfechos

Para realizar el anlisis de los indicadores no satisfechos, se siguen en esencia el criterio empleado en el apartado anterior, a saber: utilidad - coherencia, pero desde la perspectiva de la necesidad de indicadores.

Calificacin de los criterios de anlisis

a. Utilidad - Coherencia: el diagrama 24 indica la secuencia de las preguntas para tener en cuenta en la evaluacin de este campo.

Diagrama 24. Preguntas para evaluar el criterio de utilidad de los indicadores requeridos
Pregunta 68 Nombre del indicador requerido Pregunta 69 Variables que lo componen Pregunta 70 Periodicidad

Pregunta 72 Usos ms importantes Fuente: DIRPEN DANE

Pregunta 71 Cobertura geogrfica

Si las variables reportadas en la pregunta 69 estn relacionadas con el nombre del indicador requerido otorgue 30 puntos, de lo contrario 0. Para las preguntas 70 y 71 otorgue una calificacin de 20 puntos a cada una si tienen alguna respuesta, de lo contrario califquelas con 0.

56

Por cada opcin de la pregunta 72 que haya sido marcada se le otorgan 10 puntos, de tal forma que puede tener un total de 30 puntos y un mnimo de 0. Luego de determinar el puntaje obtenido por el criterio, se emite la calificacin de acuerdo con el intervalo establecido en el cuadro 13.

Cuadro 13. Calificacin del criterio de utilidad - coherencia para indicadores requeridos Campo Preguntas 68 69 70 71 72 Total Puntaje mximo 30 20 20 30 100 Intervalo de calificacin 81-100 = Utilidad alta 51- 80 = Utilidad media 0-50 = Utilidad baja

Utilidad Coherencia
Fuente: DIRPEN DANE

3.4.7 Anlisis de informacin estadstica por grupos

Se debe tener en cuenta que esta etapa del diagnostico no est directamente relacionada con la calificacin de los criterios de calidad estadstica que se expusieron en la primera etapa del diagnostico. Sin embargo, es necesario llevar a cabo un proceso de identificacin de la informacin estadstica por grupos, para de esta forma determinar si se estn llevando a cabo esfuerzos innecesarios por duplicidad en la produccin o si es posible agregar operaciones estadsticas semejantes.

Anlisis de operaciones estadsticas propias por grupos

El anlisis para esta etapa se establece en dos sentidos: 1) en cada dependencia de la entidad, y 2) entre las dependencias de la misma entidad. El observar o estudiar las operaciones estadsticas por grupos atiende al propsito de identificar la situacin real de cada una de estas con relacin a las otras que componen el grupo. Este aspecto permite determinar problemas de duplicidad tanto de la informacin que se produce como de los recursos que se utilizan, y a la vez examinar la posibilidad de integrar y agregar dos o ms operaciones estadsticas para su mejor aprovechamiento.

Definicin de los criterios de anlisis para las operaciones estadsticas propias por grupos
Duplicidad: permite detectar si las operaciones estadsticas estn siendo generadas por ms de un productor y establece si es factible su integracin. Agregabilidad: verifica que el indicador sea calculable y que refleje la situacin o tendencia del fenmeno objeto de investigacin.

Calificacin de los criterios de anlisis

57

Duplicidad: el diagrama 25 indica la secuencia de las preguntas por tener en cuenta para la evaluacin de este criterio.

Diagrama 25 Preguntas para evaluar el criterio de duplicidad de las operaciones propias por grupos
Pregunta 11 Tipo de operacin estadstica Pregunta 12 Objetivo de la operacin Pregunta 13 Universo de estudio

Pregunta 21 Periodicidad de produccin Fuente: DIRPEN DANE

Pregunta 14 Unidad de observacin

Este criterio tiene como propsito identificar si hay operaciones estadsticas que tengan la misma informacin, pero que estn siendo producidas por diferentes dependencias de la entidad. Las preguntas utilizadas para esta evaluacin hacen posible analizar si una operacin tiene el mismo objetivo y produce variables similares a otra operacin generada por otra instancia. Agregabilidad: el diagrama 26 indica la secuencia de las preguntas para tener en cuenta en la evaluacin de este criterio.

Diagrama 26 Preguntas para evaluar el criterio de agregabilidad de las operaciones propias por grupos
Pregunta 15 Principales variables Pregunta 16 Cobertura geogrfica Pregunta 17 Desagregacin geogrfica

Pregunta 21 Periodicidad de produccin Fuente: DIRPEN DANE

Pregunta 18 Mtodo de recoleccin

Este criterio tiene como propsito identificar si existen operaciones estadsticas que tengan la misma informacin, pero que estn siendo producidas por diferentes dependencias de la entidad. Las preguntas utilizadas para la evaluacin de este criterio permiten encontrar operaciones que se complementen de acuerdo con la temtica y con su desagregacin geogrfica. Es importante que se tenga presente que no necesariamente las operaciones que se dupliquen pueden ser integradas (agregadas). Adicionalmente, es preciso que se analice si para el conjunto de operaciones por dependencia es posible integrar o llegar a resultados globales para su inclusin en esquemas, modelos o caracterizaciones que describan la situacin del grupo, sector o tema.

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Para finalizar, no olvide que el proceso descrito est atravesado por el contexto normativo, especficamente las funciones, puesto que estas precisan cul es realmente la dependencia encargada de producir esta operacin estadstica, y a su vez establece la coherencia entre la norma y las funciones de la entidad con respecto a los objetivos de tales operaciones.

Anlisis de indicadores propios por grupos

El anlisis de indicadores por grupos solo corresponde a la evaluacin del criterio de duplicidad. En este sentido se pretende determinar los problemas de duplicidad tanto de la informacin que se produce como de los recursos que se utilizan.

Definicin de los criterios segn calidad estadstica para los indicadores propios
Duplicidad: permite detectar si los indicadores estn siendo generados por ms de un productor.

Calificacin de los criterios de anlisis

Duplicidad: el diagrama 27 indica la secuencia de las preguntas para tener en cuenta en la evaluacin de este criterio.

Diagrama 27 Preguntas para evaluar el criterio de duplicidad de los indicadores propios

Pregunta 40 Nombre del indicador Pregunta 41 Definicin del indicador Pregunta 42 Objetivo del indicador

Pregunta 45 Cuadro de variables del indicador Fuente: DIRPEN DANE

Pregunta 43 Unidad de medida del indicador

Se trata de establecer si existen, entre distintas dependencias, indicadores donde se presentan coincidencias en la definicin, objetivo, la unidad de medida y las variables estudiadas; de ser as se puede afirmar que se presenta duplicidad en los diferentes indicadores.

3.4.8 Pautas y recomendaciones para la elaboracin del informe final de diagnstico

El informe final de diagnstico debe describir y documentar el ejercicio estadstico de toda la entidad. De esta forma se debe evidenciar la situacin de produccin y uso de informacin estadstica, adems de los requerimientos del productor y la gestin de los datos, con el objetivo de mostrar los problemas existentes en la obtencin y generacin de informacin estadstica, y de este modo apuntar a la meta de establecer directrices y procedimientos para mejorar la efectiva gestin de informacin estadstica prioritaria, en apoyo a los asuntos relacionados con las funciones y los procesos de las entidades. Dicho informe incluir, por tanto, una descripcin amplia y detallada de la valoracin realizada en el ejercicio de diagnstico, que conlleva un anlisis de la situacin de la

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informacin estadstica en la organizacin y en cada una de las dependencias; esto permitir caracterizar y diferenciar: La informacin real con que cuenta la entidad, en materia de estadsticas bsicas e indicadores. Los principales problemas y restricciones de dicha informacin. El origen y las causas posibles de tales problemas y restricciones. El compendio de recomendaciones para entrar a resolver las problemticas de la informacin de la entidad.

Lo anterior, atendiendo al objetivo de mejorar la gestin de la informacin estadstica y hacer un uso eficiente de los recursos disponibles para la produccin de la informacin. El proceso de diagnstico se constituye en parte fundamental de la planificacin estadstica, puesto que no slo se califican cada una de las operaciones estadsticas e indicadores por dependencias, sino que adems se realiza el anlisis de forma agregada para la entidad. A continuacin se presenta un breve modelo de cmo se debe construir por dependencia, objeto de estudio, cada seccin del diagnstico que estar incluida dentro del documento final del plan estadstico de la entidad. El diagnstico individual de las dependencias se realizar de acuerdo con los criterios que se enunciaron al inicio de esta seccin, con la ayuda de diagramas y tablas que permitan describir la situacin de cada una de tales dependencias. Adicionalmente, al final de cada diagnstico individual se debern incluir algunas recomendaciones que posibiliten concluir la gestin en materia de informacin adelantada por las dependencias analizadas. Una vez se finalicen los diagnsticos individuales, el coordinador del proyecto y el equipo tcnico debern recopilar los documentos y elaborar el ejercicio para el total de la entidad, con los mismos parmetros que se tuvieron en cuenta para los ejercicios individuales. Recuerde que para la elaboracin del informe de diagnstico deber utilizar o aplicar los conocimientos y la experiencia adquirida del ejercicio de diagnstico, la valoracin encontrada y la informacin ordenada segn el anlisis de los criterios trabajados. Los argumentos propios debern soportarse en los cuadros y resultados obtenidos de la evaluacin de los criterios de anlisis aplicados en cada una de las secciones anteriores.

Diagnstico general
En primer lugar, se debe presentar un cuadro resumen como el que se muestra a continuacin, el cual debe ser construido a partir de las tablas que se tienen por cada dependencia, y que ms adelante se explica cmo elaborarlas. En el informe final de diagnstico, este cuadro debe mostrar la actividad estadstica para toda la entidad. Se recomienda elaborarlo una vez se han hecho los diagnsticos individuales encontrados ms adelante en este documento.

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Ejemplo: Cuadro X Existencias y necesidades de informacin entidad/ municipio/ departamento Ao

Dependencia Dependencia 1 Dependencia n TOTAL Operaciones Estadsticas propias 10 2 12 Indicadores propios 27 7 34 Operaciones Estadsticas de otras fuentes 11 3 14 Indicadores de otras fuentes 5 1 6 Requerimiento de informacin 3 0 3 Indicadores requeridos 2 0 2

Adicionalmente, los resultados expuestos en el cuadro anterior se deben presentar grficamente (explicando previamente cada uno de ellos) de la siguiente forma: Un primer grfico que relaciona por cada dependencia el nmero de operaciones e indicadores que maneja y requiere, como se muestra en el siguiente ejemplo:

Ejemplo Grfico X. Existencias y necesidades de informacin entidad/ municipio/ departamento Ao

Cada uno de estos diagramas debe contar con una explicacin concisa de los resultados que estn presentando, a partir de los criterios y las calificaciones que se obtuvieron en el ejercicio de diagnstico de la informacin. Por ltimo, se recomienda disear un grfico en el que se pueda observar el porcentaje de los problemas encontrados en el diagnstico, por tipo de problema, y de este modo poder identificar los ms recurrentes. Este grfico se puede hacer a nivel de la entidad o por cada dependencia, segn el criterio del equipo que est elaborando el diagnstico. A continuacin se presenta un ejemplo de cmo ilustrar esta situacin.

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Ejemplo Grfico X. Problemas presentados en la entidad/ municipio/ departamento Ao

Diagnstico individual
Como se mencion antes, la presentacin del diagnstico debe estructurarse de tal forma que en la primera seccin se exponga el diagnstico general de la informacin de la entidad. En la segunda seccin (diagnstico individual - por dependencia) se examina el estado de la oferta de informacin, seguida por una exposicin de los resultados obtenidos del anlisis de la demanda satisfecha, y finalmente la descripcin de la demanda no satisfecha. As mismo, no olvide que el diagnstico de la informacin debe hacerse para cada dependencia de las entidades en los planes estadsticos sectoriales. En esta perspectiva, el documento de diagnstico deber contener tantas secciones como dependencias sean objeto del plan estadstico, y un diagnstico general para la entidad. En este mismo orden de ideas, se debe tener siempre presente la normatividad y funciones de la entidad y de cada una de las dependencias, adems de su papel en los planes de desarrollo. De esta forma, el diagnostico individual debe empezar con la enumeracin de las funciones que le permiten llevar a cabo su labor de productor o usuario de informacin estadstica, para que de esta forma se puede evaluar cada una de las operaciones estadsticas e indicadores producidos, utilizados y requeridos.

Ejemplo: DEPENDENCIA X. Diagnstico de la informacin

Se sugiere hacer una breve descripcin de la dependencia, que incluya su misin, sus objetivos misionales y las principales funciones relacionadas con la produccin y/o uso de la informacin estadstica. Despus de esto, es necesario hacer una explicacin general sobre la existencia y necesidades de informacin estadstica de la dependencia, para lo cual se puede utilizar una grfica, como la que se presenta a continuacin, o tablas que ilustren la situacin general de la dependencia.

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Grfico X. Existencias y necesidades de informacin. Dependencia Ao

Anlisis de la oferta
En esta seccin se presentan todas las operaciones e indicadores que la dependencia produce y utiliza de otras fuentes. En primer lugar, deben listarse cada una de las operaciones e indicadores que produce la dependencia, y explicar de forma clara y precisa la interpretacin de las calificaciones de los criterios obtenidas en el diagnstico. De igual forma, debe sealarse qu problemas se presentan en la produccin de tales operaciones e indicadores, y cules son las posibles soluciones. Finalmente, debe resaltarse la correspondencia y pertinencia que tiene cada una de las operaciones e indicadores registrados, con las funciones, objetivos y requerimientos a nivel nacional. En segundo lugar, el procedimiento enunciado debe repetirse para las operaciones e indicadores utilizados de otras fuentes (demanda satisfecha) adicionando la elaboracin de un diagrama en el que se relacionen los usuarios internos y externos, y la fuente de donde se toma la informacin que tiene la dependencia.

Anlisis de la demanda no satisfecha

En esta seccin se compilan cada uno de los requerimientos de informacin estadstica y de indicadores que se presentaron en la dependencia. As mismo, se explica la pertinencia de cada uno de ellos, tomando como referencia las calificaciones de los criterios obtenidas en el diagnstico. El diagrama 28 muestra el proceso que se llev a cabo durante la fase de diagnostico, y los resultados que se deben obtener.

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Diagrama 28. Procesos de la fase de diagnstico

Fase de diagnostico
PROCESOS Capacitacin Aplicacin de criterios para el anlisis de la oferta y la demanda

RESULTADOS Listado de operaciones estadsticas evaluadas segn criterios Identificacin de principales problemas tcnicos Documento tcnico del diagnostico de la entidad y de cada una de sus dependencias

RESPONSABLES * DANE y entidad objeto del plan (cuando hay convenio). * Entidad objeto del plan (cuando no hay convenio).

Fuente: DIRPEN DANE

3.5 CRUCE OFERTA - DEMANDA DE INFORMACIN ESTADSTICA

El cruce oferta - demanda de informacin estadstica es una fase clave para la formulacin de planes estadsticos. El anlisis de la actividad estadstica y la demanda de informacin permite establecer escenarios de satisfaccin de las necesidades de los usuarios, no slo con respecto a las operaciones estadsticas existentes, sino tambin con las posibilidades de obtener nuevos segmentos de informacin, es decir, la factibilidad y viabilidad que puedan ofrecer las condiciones internas de una organizacin y el entorno institucional para la produccin de nuevos proyectos de informacin y el mejoramiento de la informacin existente. El proceso de cruce oferta - demanda desarrolla el anlisis de manera agregada en la entidad, es decir, ofrece una visin general de lo que est sucediendo con la informacin en el interior y permite establecer los flujos existentes. As mismo, se puede identificar si existen requerimientos que pueden ser atendidos, de manera parcial o total, por las operaciones e indicadores existentes en la entidad. El proceso tambin comprende el establecimiento de prioridades, en el contexto de la planificacin estadstica, con el objetivo de lograr el equilibrio entre las demandas de informacin y la capacidad de los productores para suplirlas de forma confiable, oportuna y accesible, en concordancia con las funciones y objetivos misionales de la entidad. El diagrama 29 ilustra los pasos a seguir en el proceso de cruce de los resultados del anlisis de oferta y demanda, los cuales se aplican en la entidad a sus diferentes dependencias:

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Diagrama 29. Mecnica para el cruce oferta - demanda de informacin estadstica

Oferta - Demanda Satisfecha Nivel de satisfaccin Demanda - Uso: Credibilidad Oportunidad - Pertinencia Disponibilidad - Accesibilidad

CRUCE OFERTA DEMADA DE INFORMACIN ESTADSTICA Oferta - Demanda Insatisfecha

Nivel de satisfaccin Demanda - Uso: Completitud Agregabilidad

Fuente: DIRPEN DANE

3.5.1 Proceso para realizar el cruce oferta - demanda de informacin estadstica

En primer lugar, se debe tomar el inventario de oferta - demanda de informacin estadstica producto del diagnstico; en este encontrar la oferta de informacin estadstica (informacin propia) y la demanda tanto satisfecha (informacin utilizada de otras fuentes) como la no satisfecha (requerimientos de informacin). Este inventario, en el caso de la oferta de operaciones estadsticas, debe registrar el nombre de la operacin estadstica, las variables, periodicidad, cobertura geogrfica, nivel de desagregacin geogrfica, tipo de operacin estadstica, la oficina productora (responsable) y la dependencia a la cual pertenece. Por otra parte, para la demanda satisfecha de operaciones estadsticas el inventario relaciona el nombre de la operacin estadstica utilizada de otras fuentes, las variables, , frecuencia de uso, la oficina o entidad productora (responsable) y la dependencia o entidad usuaria. Recuerde que esta informacin incluye informacin producida por dependencias de la misma entidad e informacin producida por entidades externas a la entidad que adelanta el proceso.

Cruce oferta - demanda satisfecha de informacin estadstica

Una vez efectuado el ejercicio descrito en el apartado anterior, se construye, slo para las que coinciden, el cruce de oferta - demanda satisfecha de informacin de acuerdo con los criterios de calidad que se relacionan en la tabla 4.

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Tabla 4. Campos y criterios de anlisis cruce oferta - demanda satisfecha de informacin estadstica
Campos de anlisis Nivel de satisfaccin de la relacin demanda satisfecha uso
Fuente: DIRPEN DANE

Criterios de anlisis Credibilidad Oportunidad Disponibilidad Accesibilidad

Definicin de campos de anlisis para el cruce oferta demanda satisfecha de informacin estadstica Nivel de satisfaccin de la relacin demanda satisfecha - uso: medicin del grado en que una operacin estadstica responde o cumple con las condiciones de uso requeridas por los demandantes. Definicin de los criterios segn campos de anlisis para el cruce oferta - demanda satisfecha de informacin estadstica Nivel de satisfaccin de la relacin demanda satisfecha - uso: Credibilidad: muestra el grado de satisfaccin en cuanto a la calidad de los resultados que obtiene el usuario de la informacin estadstica, frente al cumplimiento de las etapas del proceso estadstico por parte del productor de la informacin. Oportunidad - puntualidad: contrasta el cumplimiento en la produccin y difusin de la informacin desde el punto de vista del productor y la percepcin de los usuarios. Disponibilidad - accesibilidad: desde el punto de vista de la oferta, examina la forma como la informacin estadstica se pone a disposicin de los usuarios, y desde el punto de vista de la demanda, analiza las dificultades de acceso a la informacin por parte de los usuarios. Aplicacin y evaluacin de criterios para el cruce de oferta - demanda satisfecha de informacin estadstica Dada la relacin directa que existe entre estos criterios, es til hacer el anlisis de forma casi simultnea; de esta manera se pretenden conocer los niveles de credibilidad, oportunidad - puntualidad y de disponibilidad - accesibilidad, los cuales se deben aplicar a la oferta y demanda satisfecha de informacin en cada dependencia de la entidad. Es importante as mismo, tener presente que, de ser necesario, debe realizarse un proceso de homologacin de operaciones estadsticas, pues el usuario puede conocer o registrar la informacin con un nombre y el productor denominarla de otra forma. Ahora bien, las calificaciones de los criterios enunciados anteriormente proporcionan el nivel de satisfaccin de la relacin oferta - demanda satisfecha y sern el promedio de las calificaciones obtenidas por cada uno de estos, durante la fase de diagnstico.

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Para llevar a cabo esta etapa emplee las calificaciones consignadas en los formatos de calificacin utilizados durante el diagnstico y registre los resultados de tales calificaciones en la tabla 5 como se indica a continuacin:

Tabla 5. Cruce oferta - demanda satisfecha de informacin estadstica

Oferta Operaciones estadsticas 1 Productor 2 Dependencia 3 Credibilidad 4 Oportunidad - puntualidad 5 Disponibilidad Accesibilidad 6 Operacin estadstica

Fuente: DIRPEN DANE

Tabla 5a. Cruce oferta - demanda satisfecha de informacin estadstica (Continuacin)

Demanda satisfecha Operaciones estadsticas 7 Credibilidad 8 Oportunidad puntualidad 9 Disponibilidad Accesibilidad 10 Usuario 11 Dependencia

Fuente: DIRPEN DANE

Tabla 5b. Cruce oferta - demanda satisfecha de informacin estadstica (Conclusin)

Resultado cruce oferta - demanda 12 Cruce O-D Credibilidad 13 Cruce O-D Oportu. puntuali. 14 Cruce O-D Dispon. Acces. 15 Credibilidad Calificacin 16 Oportu. - puntu. 17 Dispon. Acces. 18 Observaciones

Fuente: DIRPEN DANE

Relacione en la primera columna el nombre del productor, luego la dependencia, y en las columnas 3, 4 y 5 el resultado de las calificaciones obtenidas en la fase de diagnstico, correspondientes a los criterios de credibilidad, oportunidad pertinencia y disponibilidad accesibilidad, para cada una de las operaciones propias. En la ltima columna relacione la operacin estadstica. Contine con la tabla registrando la demanda satisfecha utilizando las calificaciones dadas a estas operaciones por los usuarios durante la fase de diagnstico. Recuerde que el proceso slo se aplica a las operaciones que se cruzan. Una vez registrada esta informacin, se procede a realizar un promedio para cada uno de los criterios, entre la calificacin obtenida por la operacin, desde el punto de vista de la oferta, y la obtenida por esa misma operacin desde el punto de vista de la demanda. Tales resultados debern ser consignados en las columnas 12, 13 y 14.

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Una vez se han establecidos los promedios de calificacin para cada uno de los criterios, deber ubicar el resultado dentro de los intervalos de calificacin que se presentan en la tabla 7 y registrar el resultado para el criterio de credibilidad, el de oportunidad puntualidad y el de disponibilidad accesibilidad, en las columnas 15, 16 y 17, respectivamente.

Tabla 6. Calificacin de los resultados del cruce oferta - demanda satisfecha de operaciones estadsticas para cada uno de los criterios
Criterio Credibilidad Oportunidad - puntualidad Disponibilidad - accesibilidad
Fuente: DIRPEN DANE

Intervalo de calificacin Cruce O D 90 100 = Alta 60 89 = Media 0 59 = Baja 80 100 = Oportunidad 0 79 = No oportunidad 90 100 = Alta 60 89 = Media 0 59 = Baja

Ejemplo La operacin estadstica X obtuvo en el diagnstico de oferta de informacin estadstica los siguientes puntajes: Credibilidad = 60 puntos Oportunidad - Puntualidad = 50 puntos Disponibilidad - Accesibilidad = 80 puntos El diagnstico de demanda satisfecha de informacin estadstica arroj los siguientes resultados: Credibilidad = 80 puntos Oportunidad - Puntualidad = 80 puntos Disponibilidad - Accesibilidad = 100 puntos Los promedios de las calificaciones del cruce oferta - demanda para esta operacin estadstica son: Credibilidad = 70 puntos Oportunidad - puntualidad= 65 puntos Disponibilidad - Accesibilidad = 90 puntos Por lo que la evaluacin de los criterios permite afirmar que la operacin estadstica X posee una credibilidad media, se considera no oportuna y sin embargo resulta altamente disponible accesible. Tenga en cuenta que desde el punto de vista de la oferta, se examina la forma como la informacin estadstica se est poniendo a disposicin de los usuarios (disponibilidad), y desde la demanda, si para los demandantes es fcil acceder a los resultados de las operaciones estadsticas (accesibilidad).

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Cruce oferta - demanda no satisfecha de informacin estadstica

El objetivo de esta parte del proceso de cruce consiste en determinar el grado de satisfaccin de la demanda no satisfecha con respecto a la oferta actual o las posibilidades de satisfacerla a partir de sta. La tabla 7 relaciona los campos y criterios de anlisis para este proceso.

Tabla 7. Campos y criterios de anlisis cruce oferta - demanda no satisfecha de informacin estadstica
Campos de anlisis Nivel de satisfaccin de la relacin demanda no satisfecha - uso
Fuente: DIRPEN DANE

Criterios de anlisis Completitud Agregabilidad

Definicin de campos de anlisis para el cruce oferta - demanda no satisfecha de informacin estadstica Nivel de satisfaccin de la relacin demanda no satisfecha - uso: permite verificar las caractersticas de la oferta de informacin estadstica frente a la percepcin de los usuarios respecto a la demanda insatisfecha. Definicin de los criterios segn campos de anlisis para el cruce oferta - demanda no satisfecha de informacin estadstica Completitud: analiza la demanda frente a la oferta, teniendo en cuenta la posibilidad de completar aspectos relacionados con variables, cobertura geogrfica, etc. Agregabilidad: permite analizar la posibilidad y facilidad de agregacin de resultados estadsticos entre operaciones para satisfacer demandas. Aplicacin y evaluacin de criterios para el cruce de oferta - demanda no satisfecha de informacin estadstica Para aplicar los criterios descritos es necesario hacer uso del inventario de demanda no satisfecha y del inventario de oferta. El inventario de demanda no satisfecha relaciona el nombre del requerimiento de informacin estadstica, las variables, periodicidad con que se requiere, cobertura geogrfica, oficina demandante y dependencia a la cual sta pertenece. Utilizando los inventarios de oferta y demanda no satisfecha de informacin estadstica, se procede a buscar las correspondencias entre las demandas (variables, cobertura geogrfica y periodicidades) y la produccin de informacin (operaciones propias) primero entre las oficinas de la dependencia y posteriormente entre dependencias. Es importante sealar que se admite la posibilidad de que con la agregacin de variables de dos o ms operaciones estadsticas se puede suplir la demanda insatisfecha, siempre y cuando estas operaciones propias tengan la misma cobertura geogrfica y periodicidad. Para la consolidacin de este proceso debe construirse una tabla como la que se presenta en la tabla 8.

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Tabla 8. Cruce oferta - demanda no satisfecha de informacin estadstica

1 Requerimiento de informacin 2 Oficina demandante 3 4 Grado de satisfaccin OE 5 6 7 8

Dependencia

Calificacin

Oficina productora

Dependencia

Observaciones

OE: Operacin Estadistica

Fuente: DIRPEN DANE

En esta tabla transcriba en la primera columna el nombre de todas las demandas de informacin estadstica reportadas en el inventario de demanda insatisfecha. En la columna 2 registre la oficina demandante y en la columna 3 la dependencia respectiva. En la columna 5 relacione el nombre de la operacin estadstica propia que presenta correspondencia con el requerimiento, es decir aquella que podra suplir la demanda reportada como insatisfecha, y en las columnas 6 y 7, la oficina productora y su respectiva dependencia. Es importante sealar que se admite la posibilidad de que con la agregacin de variables de dos o ms operaciones estadsticas se pueda suplir la demanda insatisfecha, caso en el cual debern registrarse tales operaciones, y en la columna nmero 8 relacionar las variables que estaran cubriendo el requerimiento. Tenga en cuenta que estas 49 operaciones propias deben tener la misma cobertura geogrfica y periodicidad . En la columna 4 deber registrarse el porcentaje de satisfaccin obtenido y la calificacin dada de acuerdo con la evaluacin de criterios que se describe a continuacin: La demanda est siendo satisfecha plenamente. En este caso las variables estn completamente cubiertas, y existe coincidencia en la cobertura geogrfica, desagregacin geogrfica y periodicidad de produccin, obteniendo una calificacin de 100% de satisfaccin. La demanda est siendo satisfecha. Para este caso pueden presentarse dos situaciones: en la primera, las variables y la cobertura coinciden totalmente y la periodicidad con que se produce la informacin es menor que la requerida; en la segunda, la cobertura y la periodicidad coinciden totalmente, pero tan slo aproximadamente la mitad de las variables estn siendo cubiertas. A estas dos situaciones se les otorga un calificacin de 70% de satisfaccin. La demanda est siendo parcialmente satisfecha. Tres situaciones pueden darse: la primera, cuando por lo menos la mitad de las variables estn siendo cubiertas y la cobertura coincide totalmente, pero no la periodicidad. La segunda situacin tiene lugar cuando buena parte de las variables se encuentran cubiertas, la cobertura coincide, y aun cuando la periodicidad no lo hace, sta es menor, de
O por lo menos una de ellas debe tener periodicidad menor que la otra, para que se puedan agregar. Ejemplo: la operacin estadstica propia registro XX posee cobertura geogrfica departamental y periodicidad trimestral; la operacin estadstica propia censo XXX posee cobertura geogrfica departamental y periodicidad semestral. El requerimiento utiliza variables tanto del registro como del censo, requiere cobertura departamental y periodicidad anual. La agregacin de las dos operaciones propias es factible puesto que comparten la cobertura, y los resultados del registro XX pueden agregarse para obtenerlos anualmente. Esta agregacin da lugar a que la demanda insatisfecha sea suplida.
49

70

modo tal que puede agregarse para suplir la demanda. Finalmente, la tercera situacin consiste en que las variables y la cobertura geogrfica muestran total coincidencia, pero no sucede lo mismo con la periodicidad. En este caso la calificacin otorgada arroja un 50% de satisfaccin. La demanda es insatisfecha efectivamente. En este caso tambin pueden tener lugar dos situaciones. La primera, en la que las variables y la periodicidad coinciden pero no la cobertura geogrfica, y la segunda, en la que a pesar de existir total coincidencia entre la cobertura geogrfica y la periodicidad, las variables no coinciden. En este caso la calificacin es de 0%. La tabla 9 muestra esquemticamente las situaciones descritas anteriormente.

Tabla 9. Calificacin cruce oferta - demanda insatisfecha

Variables Cobertura Periodicidad Calificacin 100% 70% 70% 50% 50% 50% 0% 0% Plenamente satisfecha Satisfecha Satisfecha Parcialmente satisfecha Parcialmente satisfecha Parcialmente satisfecha Insatisfecha Insatisfecha

1 2 1 2 1 2

1 2

Total coincidencia.

No existe coincidencia.
La mitad de las variables coinciden.

La periodicidad es menor que la requerida.

Fuente: DIRPEN DANE

Finalmente, en la columna 8 relacione las respectivas sugerencias de completitud y agregabilidad que se puedan aplicar. Para la aplicacin de criterios de completitud y agregabilidad a nivel de la entidad, los grupos de trabajo debern reunirse en plenaria para realizar el cruce de oferta demanda insatisfecha de informacin estadstica de toda la entidad y evaluar la completitud agregabilidad de la misma forma como se procedi en la aplicacin y evaluacin de criterios para el cruce de oferta - demanda satisfecha de informacin estadstica, con la particularidad de que slo se tomarn las demandas parcialmente satisfechas (un 50% y un 70%) y las insatisfechas.

Determinacin de los flujos de informacin estadstica

Como actividad complementaria es preciso conocer las reas productoras y usuarias de informacin estadstica, con el fin de concentrar acciones en el momento de formular el

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plan estadstico y establecer un panorama del flujo de informacin. Este ejercicio se debe realizar primero a nivel dependencia y luego construir el esquema general de la entidad. Con base en el inventario de oferta de informacin estadstica y utilizando la pregunta 30 del cuadro de salida, debe construirse una tabla en Excel, como la que se presenta en la tabla 10.

Tabla 10. Inventario de produccin y uso de informacin estadstica

Cdigo Flujo de informacin estadstica 1 Fuente de informacin / Oficina productora Oficina 1 Principales usuarios de los resultados Dependencia Oficinas de la dependencia Oficina 2 Oficina 3 Oficina 1 Oficina 4 Oficina 1 3 Censo X Oficina 3 Dependencia 2 Oficina 2 Dependencias y/o entidades externas Dependencia 2 Entidad Z Dependencia 3 Entidad X Dependencia 1 Dependencia 4 Entidad W
Fuente: DIRPEN DANE

Operacin Estadstica

Registro X

Dependencia 1

Registro Y

Oficina 3

Dependencia 1

A partir de la tabla anterior se determinan los flujos de informacin estadstica, al establecer productores y usuarios y la informacin. Para mayor comprensin del ejercicio, los flujos se deben establecer mediante esquemas que permitan visualizar fcilmente la situacin existente. De acuerdo con la estructura de las entidades se debe hacer un esquema de flujo de informacin dentro de las dependencias y otro para el total de la entidad. Adicionalmente, de acuerdo con el volumen de informacin, podra resultar relevante construir flujos de la entidad hacia el exterior (entidades externas) y del exterior hacia la entidad. Un flujo de informacin debe contener: En casillas, los nombres de las oficinas o entidades que son productoras o usuarias de informacin estadstica. Conectores o lneas con convenciones que expliquen el tipo de informacin que est circulando. El nombre de las operaciones estadsticas que circula entre productores y usuarios. Para fines prcticos este podra remplazarse por el cdigo flujo asignado a la operacin en la tabla 11. El diagrama 30 ilustra un esquema de flujo dentro de la dependencia. Los flujos de informacin no deben seguir obligatoriamente este esquema, pero han de guardar relacin con las pautas establecidas anteriormente. Este esquema servir de insumo para la etapa de formulacin.

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Diagrama 30. Flujo de informacin dentro de la dependencia

(1)

Oficina 2 Oficina 4
(2) (2)

Oficina 1 Oficina 3
(1)

Informacin propia
Fuente: DIRPEN DANE

El diagrama 31 ilustra un esquema de flujo dentro de la entidad.

Diagrama 31. Flujo de informacin dentro de la entidad

(2, 3)

Dependencia 2
(1)

Dependencia 1
(2)

Dependencia 4
(3)

Dependencia 3
Fuente: DIRPEN DANE

El diagrama 32 presenta un esquema de flujo de la entidad hacia entidades externas.

Diagrama 32. Flujo de informacin de la entidad hacia entidades externas

Dependencia 1
(2)

Entidad X Entidad Z Entidad W

(1)

Dependencia 2

(3)

Informacin para usuarios externos

Fuente: DIRPEN DANE

Para determinar el flujo de informacin desde entidades externas se utiliza el inventario de demanda satisfecha de informacin estadstica, y a partir de este se establecen los

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flujos a que haya lugar. El diagrama 33 presenta un modelo esquemtico para este tipo de flujo.

Diagrama 33. Flujo de informacin desde entidades externas

Dependencia 1

Dependencia 2

Entidades externas

Dependencia 4 Informacin desde entidades externas

Fuente: DIRPEN DANE

Determinacin de informacin estadstica prioritaria

La identificacin de prioridad de la informacin estadstica producida y/o requerida por la dependencia y la entidad en su conjunto, se realiza con el fin de analizar qu informacin se considera ms importante para el quehacer misional de la institucin. Este proceso se basa en la construccin de la matriz de interaccin entre operaciones estadsticas, de forma individual, y usos de las mismas, matriz que tambin se construye para cada uno de los indicadores, requerimientos de informacin e indicadores requeridos, asignando los puntajes que se presentan en la tabla 11. Para el caso del uso de regulacin, se debe aclarar si la entidad tiene dentro de sus funciones misionales esta labor. En el caso en el que as sea, se le asigna un puntaje de uno (1) y en el caso en el que la regulacin no sea una funcin misional de la entidad se asignar un puntaje de tres (3). Cabe aclarar que para esta priorizacin se deben tomar tanto las operaciones estadsticas propias como los indicadores propios que presenten problemas en algunas de sus fases (recoleccin, produccin o difusin), como los requerimientos de informacin e indicadores requeridos, seleccionado los usos que hayan sido jerarquizados en el nivel 1.

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Tabla 1. Puntajes asignados a las operaciones estadsticas y a los indicadores segn su uso ms importante
Uso ms importante Seguimiento y evaluacin Formulacin de polticas Insumo para nuevos productos de informacin Regulacin
Fuente: DIRPEN DANE

Puntaje 1 2 3 #50

Construccin de las matrices de interaccin para operaciones estadsticas propias y requerimientos de informacin Para la construccin de las matrices de interaccin resulta til elaborar una tabla como la que se presenta en la tabla 12. La elaboracin de sta se efecta a partir de los cuadros de salida que sirven de base para evaluar el criterio de utilidad. Particularmente, en el caso de las operaciones estadsticas propias la pregunta 33, y para los requerimientos de informacin la pregunta 65. La tabla 12 ejemplifica el procedimiento para las operaciones estadsticas propias, pero ste es similar para los requerimientos de informacin.

Tabla 12. Priorizacin de operaciones estadsticas propias

Operacin estadstica Fuente de informacin/Oficina productora Oficina 1 Dependencia Jerarquizacin usos de la operacin estadstica 1. Formulacin de polticas 2. Seguimiento, monitoreo y evaluacin 3. Regulacin 1. Seguimiento , monitoreo y evaluacin 2. Formulacin de polticas 3. Regulacin 1. Seguimiento , monitoreo y evaluacin 2. Formulacin de polticas 1. Insumo para nuevos productos de informacin 2. Seguimiento, monitoreo y evaluacin 3. Regulacin Puntaje

Registro X

Dependencia 1

Registro Y

Oficina 3

Dependencia 1

Censo X

Oficina 3

Dependencia 2

Registro Z

Oficina 1

Dependencia 3

Fuente: DIRPEN DANE

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Se le asigna un puntaje de uno (1) en el caso en el que la tarea de regulacin est dentro de las funciones misionales de la entidad, en el caso en el que no sea as, se asignar un puntaje de tres (3).

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El siguiente paso es construir las matrices de interaccin por dependencia; para ello registre verticalmente cada una de las operaciones estadsticas por priorizar y relacione el puntaje de priorizacin obtenido en cada una de las celdas de la matriz. Los resultados del ejercicio anterior permiten determinar la informacin prioritaria de cada dependencia y para qu se usa dicha informacin. Continuando con el ejemplo anterior, el diagrama 34 presenta el procedimiento de construccin de las matrices de interaccin.

Diagrama 34. Matrices de interaccin de operaciones estadsticas propias

Dependencia 1 Usos de la OE Operacin Estadstica Registro X Registro Y Regulacin Seguimiento, monitoreo y evaluacin 1 Formulacin de polticas 2 Insumo para nuevos productos de informacin

Dependencia 2 Operacin estadstica Usos de la OE Regulacin 1 Dependencia 3 Usos de la OE Seguimiento, monitoreo y evaluacin Formulacin de polticas Insumo para nuevos productos de informacin 3 Seguimiento, monitoreo y evaluacin Formulacin de polticas Insumo para nuevos productos de informacin

Censo X

Operacin estadstica

Regulacin

Censo Z
OE: Operacin Estadstica Fuente: DIRPEN DANE

Construccin de las matrices de interaccin para indicadores propios e indicadores requeridos En este punto nuevamente resulta til la construccin de una tabla como la tabla 12, utilizada en el proceso de priorizacin de las operaciones estadsticas. Particularmente, en el caso de los indicadores propios se utiliza la pregunta 47, que aparece en el cuadro de salida donde se evala el criterio de aplicabilidad, y para los requerimientos de indicadores se usa la pregunta 72, que se encuentra en el cuadro de salida donde se evala el criterio de utilidad. El siguiente paso es construir las matrices de interaccin por dependencia; para ello registre verticalmente cada uno de los indicadores por priorizar y relacione el puntaje de priorizacin obtenido en cada una de las celdas de la matriz.

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El diagrama 35 presenta el procedimiento de construccin de las matrices de interaccin en el caso de los indicadores propios, pero el procedimiento es similar para el caso de los requeridos.

Diagrama 35. Matrices de interaccin de indicadores propios

Dependencia 1 Usos del indicador Indicador Indicador propio 1 Indicador propio 2 Indicador propio 3 Regulacin Seguimiento, monitoreo y evaluacin Formulacin de polticas Insumo para nuevos productos de informacin

Dependencia 3 Usos del indicador Indicador Indicador propio 1 Indicador propio 2 Indicador propio 3
Fuente: DIRPEN DANE

Regulacin

Seguimiento, monitoreo y evaluacin

Formulacin de polticas

Insumo para nuevos productos de informacin

3.5.2 Elaboracin del documento de cruce oferta - demanda de informacin estadstica

Como resultado del ejercicio anterior, se debe presentar un informe final de cruce oferta demanda, el cual busca plantear los flujos de informacin interna y externa que tiene la entidad, as como la percepcin del grado de respuesta que posee la informacin actual frente a los requerimientos. El proceso de cruce oferta - demanda desarrolla el anlisis de manera agregada en la entidad, es decir, ofrece una visin general de lo que est sucediendo con la informacin al interior y permite establecer los flujos existentes. As mismo, se puede identificar si existen requerimientos que pueden ser atendidos, de manera parcial o total, por las operaciones e indicadores existentes en la entidad. A continuacin se presentan los puntos que debe tener el informe de cruce oferta demanda, el cual debe ser incluido en el documento final del plan estadstico de la entidad. 1. Flujos de informacin Inicialmente se deben presentar flujos de informacin para hacer un anlisis general del movimiento de la informacin, tanto en cada una de las dependencias como en la entidad.

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2. Cruce de oferta-demanda satisfecha de operaciones estadsticas e indicadores Posteriormente se presentan cada una de las calificaciones asignadas a las operaciones e indicadores, por separado, y se contrastan con la calificacin que se obtuvo en el diagnstico de informacin. Se recomienda realizar este ejercicio por cada operacin estadstica e indicador que interviene en el flujo de informacin. De esta manera, se construye una tabla donde se relaciona el nombre de la operacin estadstica o indicador, nombre del productor y nombre del usuario, y despus se analizan los resultados encontrados por operacin.

Ejemplo: Tabla XX Operaciones estadsticas utilizadas y producidas. Ao

Nombre de la operacin estadstica Registro 1 Registro 3 Indicador 2
Fuente: DIRPEN DANE

Productor Unidad 4 Unidad 1 Unidad 2

Usuario Unidad 2 Unidad 4 Unidad 3

Ejemplo: la operacin estadstica X que es producida por la unidad 1 tiene, a criterio de la oficina productora, una alta calidad estadstica y se produce de manera oportuna. Sin embargo, la unidad 2, que es usuaria de sta, considera que esta operacin no se entrega de manera oportuna debido a que los canales de difusin no son accesibles ni disponibles, inconveniente que debe solucionar la oficina productora, que debe mejorar sus canales de difusin. Una vez hecho el anlisis por operacin, se recomienda presentar los resultados a nivel agregado, es decir, se analizan los cuadros construidos en el cruce de oferta - demanda satisfecha. 3. Cruce oferta-demanda insatisfecha de operaciones estadsticas e indicadores A continuacin se presenta un cuadro resumen de los resultados obtenidos en el anlisis de cruce oferta - demanda insatisfecha, en el que se identifican los requerimientos que pueden ser atendidos de manera parcial o total por informacin existente en la entidad. En la tabla que se construye se deben relacionar los demandantes de la informacin, quienes estn en capacidad de suministrarla (oferentes). Adems se debe analizar el grado de satisfaccin del requerimiento y anexar algunas observaciones que se consideren pertinentes a criterio del grupo tcnico.

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Ejemplo: Tabla XX. Demanda de informacin satisfecha por oferta interna. Ao

Demanda Oferta Registro de planos y licencias de construccin Demandante Oferente Secretara de Planeacin Sistemas de Informacin Observaciones Est totalmente (100%) satisfecha; sin embargo la calidad estadstica del registro de planos y licencias de construccin no es buena; primero se debe mejorar el registro. Est medianamente (50%) satisfecha. El registro de vacunacin y el de epidemiologa cuentan con una aceptable calidad estadstica, lo cual hace que no se pueda cumplir a cabalidad el requerimiento. Este requerimiento de indicador es totalmente satisfecho (100%), debido a que puede ser construido a partir de las variables que contiene el registro de vacunacin.

Registro de licencias de construccin

Secretara de Hacienda

Registro de salud

Registro de vacunacin y registro de epidemiologa

Secretara de Planeacin y Desarrollo Municipal

Secretara de Seguridad Social - Plan de Atencin Bsica

Porcentaje de vacunados por rangos de edad

Registro de vacunacin

Secretaria de Gobierno

Secretara de Seguridad Social

Fuente: DIRPEN DANE

Esta tabla puede ser remplazada por unos cuantos prrafos que describan la situacin del cruce oferta - demanda insatisfecha de informacin estadstica. Luego, para mayor claridad se pueden construir diagramas donde se ilustre: El porcentaje de requerimientos que estn satisfechos y no satisfechos. Los distintos niveles de satisfaccin de los requerimientos (50%, 70%, o 100%). Estos diagramas son opcionales; se dejan a criterio del grupo tcnico. Sin embargo, si se decide incluirlos, cada uno debe llevar una breve explicacin.

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Diagrama 36. Procesos de la fase de cruce oferta demanda

Fase de cruce oferta - demanda

PROCESOS

Confrontar listados de oferta y demanda clasificada Aplicar criterios para el cruce de oferta demanda

RESULTADOS

RESPONSABLES * DANE y entidad objeto del plan (cuando hay convenio). * Entidad objeto del plan (cuando no hay convenio).

Listado de demandas satisfechas Listado de demandas insatisfechas

Fuente: DIRPEN DANE

3.6 FORMULACIN DEL PLAN ESTADSTICO

La planificacin, en su carcter de proceso permanente de coordinacin estadstica, tiene como objetivo fundamental lograr que las organizaciones elaboren y adopten una programacin que permita una mejor produccin, desarrollo y difusin de la informacin estadstica necesaria y precisa para el cumplimiento de los propsitos misionales y de sus distintos usuarios. De acuerdo con lo anterior, al organizar las operaciones estadsticas propias y las utilizadas de otras entidades es necesario conocer y definir plenamente las operaciones que se puedan integrar al acervo de informacin que se genera en las diferentes instancias de la entidad o mediante actos administrativos. La gestin de informacin debera dirigirse a la construccin de estadsticas a partir de los reportes relacionados con las funciones de: i) autoridad sectorial, y ii) aquellas estadsticas que permitan la evaluacin y el seguimiento a la gestin en una entidad. El resultado de la produccin de datos a travs de las operaciones estadsticas y de las necesidades de informacin especfica es un conjunto que atiende los requerimientos intra e intersectoriales, y que adems soporta y actualiza los indicadores generados por estas operaciones. En concordancia con lo anterior, la formulacin del plan organiza y prioriza la actividad estadstica, dando a conocer la informacin necesaria para la entidad, estableciendo la que debe producirse en un periodo determinado y asignando responsabilidades para su desarrollo.

3.6.1Objetivos de la etapa de formulacin del plan estadstico

Establecer lineamientos que permitan organizar la actividad estadstica de la entidad. Consolidar los resultados del diagnstico y cruce de oferta - demanda.

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Asignar responsabilidades para la generacin de la informacin estadstica incluida en el plan. Establecer prioridades de produccin de informacin en los diferentes programas de acuerdo con las exigencias planteadas por las organizaciones en el plan de desarrollo y/o plan institucional en relacin con criterios de importancia estratgica frente a los cambios. Estimar los recursos necesarios para su implementacin.

3.6.2 Proceso para la elaboracin del plan estadstico

Para hacer la formulacin es necesario contar con los siguientes insumos: Documentos de: diagnstico de informacin estadstica, cruce oferta - demanda de informacin. Plan de desarrollo, accin, ordenamiento sectorial y/o de gestin institucional, segn corresponda. Referentes normativos que rigen las funciones y competencias de cada dependencia o de las entidades. La determinacin de los proyectos estadsticos por incluirse dentro del plan estadstico exige un cuidadoso estudio de la demanda de informacin y de las fuentes existentes, as como una estrategia de seleccin de proyectos que consideren aspectos de factibilidad, uso y de relacin costo-beneficio, de tal manera que los recursos disponibles sean utilizados en forma ptima. A continuacin se describen los pasos que se deben seguir para la seleccin de las operaciones estadsticas que harn parte del plan estadstico.

Sntesis del escenario de toma de decisiones para definir el plan estadstico

En este paso se realiza una clasificacin de las operaciones estadsticas de acuerdo con los resultados obtenidos en el cruce oferta - demanda. Para organizar las operaciones en estas categoras, es preciso utilizar las tablas y las calificaciones obtenidas en las etapas de diagnstico y de cruce oferta - demanda. En el conjunto A se ubican las operaciones que no son relevantes dentro del objetivo misional, pero son de carcter administrativo. El conjunto (B1) (C1) corresponde a las operaciones estadsticas que atienden la demanda de informacin dentro de la entidad, las cuales fueron relacionadas dentro del cruce oferta - demanda satisfecha. El conjunto (B2) (C2) contiene, en primer lugar, las operaciones estadsticas que responden a la demanda relacionada como insatisfecha dentro de la entidad, es decir, aquellas que hacen parte del cruce oferta - demanda insatisfecha. En segundo lugar, tambin hacen parte de este conjunto las operaciones estadsticas producidas por la entidad con el objetivo de atender las necesidades propias de la unidad que las produce o de entidades externas.

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 Finalmente, el conjunto (C3) estar compuesto por aquella informacin que se calific como insatisfecha, dado que al aplicar el cruce no se encontr correspondencia alguna con las operaciones propias de la entidad. El diagrama 37 esquematiza la clasificacin descrita.

Diagrama 37. Resultados cruce oferta demanda de informacin estadstica

RESULTADOS DEL CRUCE DE OFERTA - DEMANDA OFERTA
(A) Operaciones estadsticas de carcter administrativo

DEMANDA
(C1) Informacin que se encuentra satisfecha por la oferta disponible de la entidad.

(B1) Operaciones estadsticas que atienden la demanda de informacin interna de la entidad.

(C2) Informacin que puede satisfacerse por informacin disponible sometida a mejoramiento.

(B2) Operaciones estadsticas que atienden los requerimientos de informacin reportada no satisfecha, dentro de la entidad. Operaciones estadsticas propias que no hacen parte del cruce oferta demanda

(C3) Informacin que se demanda y que debe ser objeto de nuevas operaciones

Categoras (B1) - (C1) y (B2) (C2), corresponden a la informacin del plan estadstico identificada como Proyectos por mejorar. Categora (C3) corresponde a la informacin del plan estadstico identificada como Proyectos nuevos Fuente: DIRPEN DANE

A simple vista, las operaciones clasificadas de acuerdo con las categoras descritas haran parte del plan, pero existen ciertos criterios adicionales que se deben tener en cuenta, para que ste cumpla con su objetivo: el de establecer un balance entre necesidades de informacin (demanda) y la informacin disponible y tambin susceptible de ser generada.

Jerarquas y prioridades de los proyectos del plan estadstico

La priorizacin segn los usos constituye el primer filtro para determinacin de los proyectos que se deben atender de forma prioritaria, y se realiza con el fin de analizar qu informacin se considera ms importante para el quehacer misional de la entidad. sta, aunada al anlisis de la pertinencia con el plan de desarrollo, los programas y las funciones de cada dependencia de la entidad, arrojarn una jerarquizacin de los proyectos segn el nivel de prioridad (alta, media, baja), resultado del diagnstico de informacin estadstica. Tambin se evala el hecho de que para que las estadsticas sean de utilidad en cuanto a la caracterizacin de los fenmenos y al conocimiento de la realidad, deben cumplir determinados requisitos. As mismo, los datos deben ser conceptualmente significativos,

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es decir, obtenidos a partir de definiciones previamente establecidas, de utilidad en la perspectiva del anlisis de los fenmenos de estudio, adems de cubrir en lo posible necesidades de comparabilidad con los conceptos equivalentes utilizados por distintas instituciones. Adicionalmente, la presentacin de la informacin debe ajustarse a criterios de operatividad para facilitar la consulta y el manejo de datos, lo que exige un cuidadoso diseo de los productos tanto en medios impresos, como en magnticos, pticos o que se difunden va Internet. As mismo, en cuanto al servicio de la informacin, es de particular importancia el requisito de oportunidad, que implica reducir al mximo posible los tiempos entre la captacin de los datos y el inicio de la divulgacin de resultados, y requiere la agilizacin de actividades relacionadas con el procesamiento y la elaboracin de productos finales. De igual forma es valioso el requisito de accesibilidad, en cuanto a que resulte sencillo para cualquier usuario disponer o tener acceso a la consulta de la estadstica de su inters. Se puede mencionar tambin el requisito de disponibilidad, el cual incluye el hecho de que la informacin se divulgue bajo una variedad de productos que signifiquen para los usuarios la posibilidad de disponer de informacin de la manera ms completa posible, en relacin con sus necesidades especficas en cuanto a cobertura de temas y conceptos, cobertura temporal y periodicidad, desagregacin geogrfica y tipo de informacin estadstica, as como de diversas formas y medios de presentacin. El cumplimiento de los requisitos anteriores relacionados con la calidad estadstica de la informacin ha sido evaluado durante la fase de diagnstico, generando las calificaciones que permiten ubicar a cada una de las operaciones estadsticas propias en niveles de calidad alta, calidad media y calidad baja. En la etapa de formulacin se incluyen nicamente las operaciones estadsticas que obtuvieron calificacin media y baja en la fase de diagnstico, pues estas se constituirn en los proyectos por mejorar. Las operaciones estadsticas que obtuvieron calificacin alta en la fase de diagnstico, slo se listarn en el directorio de operaciones estadsticas bajo la categora de operaciones estadsticas que continan. Resultados del cruce oferta - demanda de informacin estadstica Para seleccionar los proyectos definitivos que harn parte del plan estadstico se deben tener en cuenta los resultados de las matrices de priorizacin o interaccin construidas durante la etapa de cruce oferta - demanda. Como se mencion antes, estas matrices permiten determinar la informacin prioritaria de cada dependencia y para qu se usa dicha informacin. Se debe tener presente que los requerimientos de informacin no satisfechos se constituirn en los proyectos nuevos; pero antes de incluir un proyecto nuevo, se ha de considerar la revisin que paralelamente se efectu durante las fases de cruce oferta demanda y formulacin, sobre la informacin estadstica producida por entidades externas. Lo anterior con el fin de determinar si esta informacin proveniente de fuentes externas puede estar atendiendo la demanda que hasta el momento no es suplida por la oferta interna, y cuya implementacin tan slo requiere el establecimiento de convenios interadministrativos, en caso de que la informacin no sea fcilmente accesible, o de la construccin de las bases de datos a partir de los registros administrativos de tales

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entidades, procedimiento que supone en trminos generales un bajo costo de implementacin y que puede reducir el nmero de proyectos nuevos en los que se requiera un esfuerzo mayor por parte de la entidad. Si de la revisin anterior se logran determinar operaciones estadsticas que suplan la demanda reportada como insatisfecha, se debe construir un metadato para cada una de de tales operaciones, que contenga la informacin que se relaciona en la tabla 13.

Tabla 13. Estructura bsica de metadatos de operaciones estadsticas de entidades externas que atienden la demanda de la entidad
Nombre de la operacin estadstica Entidad productora Objetivos Clase de operacin Universo de estudio Nivel de Desagregacin Cobertura geogrfica Variables de estudio Periodicidad de difusin Medio de difusin
Fuente: DIRPEN DANE

Adicionalmente, la jerarquizacin y el establecimiento de prioridades para los proyectos estadsticos tienen en cuenta los resultados de las matrices de jerarquizacin, construidas durante la fase de cruce de oferta demanda, los referentes normativos y las estrategias y los programas de los planes de desarrollo e institucionales. Estos dos ltimos aspectos los referentes normativos y las estrategias y programas, se priorizan durante la fase de formulacin, teniendo presente los criterios que se describen a continuacin. Estrategias y programas de los planes de desarrollo y/o institucionales Todo plan de desarrollo y/o institucional determina ejes y estrategias misionales. Estos son claros referentes para establecer prioridades en la seleccin de los proyectos estadsticos y las operaciones estadsticas por mejorar. Aunque en los planes mencionados se les da en apariencia la misma importancia a las estrategias, stas suelen estar claramente diferenciadas. Una forma de identificarlas es examinando las asignaciones presupuestales, las problemticas de alto impacto y el resultado de diagnsticos previos. Las proporciones asignadas a cada estrategia indican la importancia que tienen en el conjunto de las acciones de un plan de desarrollo y/o institucional. De igual modo, al examinar dentro de cada estrategia los programas y proyectos con sus asignaciones presupuestales, se facilita identificar entre ellos cules son los ms 51 importantes :

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El orden de importancia est sujeto al criterio del tcnico o profesional encargado en el rea, de acuerdo con las caractersticas del programa y su impacto futuro.

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 Si la informacin corresponde con las estrategias y programas de los planes de desarrollo, catalogados como prioritarios dentro del plan de desarrollo, obtendr un puntaje 1 y una calificacin de jerarqua alta. Si la informacin corresponde a alguna de las estrategias y programas de los planes de desarrollo a pesar de que ste no se encuentre catalogado como prioritario, obtendr un puntaje 2 y una calificacin de jerarqua media. Si la informacin no corresponde con las estrategias y programas que hacen parte del plan de desarrollo, obtendr un puntaje 3 y una calificacin de jerarqua baja. La tabla 14 sintetiza los resultados anteriores.

Tabla 14. Jerarquizacin de los proyectos segn estrategias y programas de los planes de desarrollo y/o institucionales
Nombre del proyecto Operacin por mejorar /Proyecto nuevo
Fuente: DIRPEN DANE

Puntaje 1 2 3

Jerarqua Alta Media Baja

Los referentes normativos

Las entidades que participan en el proceso, en su mayora tienen por constitucin, por ley, por decretos o por resoluciones un conjunto de funciones y obligaciones. stas deben ser contrastadas con los resultados de la oferta y la demanda para verificar si efectivamente las entidades estn generando o no la informacin necesaria y suficiente sobre las funciones y obligaciones de su competencia. Si la informacin que est siendo generada corresponde con alguna de las funciones y obligaciones de acuerdo con los referentes normativos establecidos, obtendr un puntaje de 1 y una calificacin de jerarqua alta. Si la informacin no corresponde con las funciones y obligaciones y es necesario aplicar cambios, ser propuesta como proyectos estadsticos nuevos, obtendr un puntaje de 2 y una calificacin de jerarqua media. Si la informacin no corresponde con las funciones y obligaciones, dado que es informacin de manejo administrativo, obtendr puntaje de 3 y una calificacin de jerarqua baja. La tabla 15 sintetiza los resultados anteriores.

Tabla 15. Jerarquizacin de los proyectos segn referentes normativos

Nombre del proyecto Operacin por mejorar /Proyecto nuevo
Fuente: DIRPEN DANE

Puntaje 1 2 3

Jerarqua Alta Media Baja

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Una vez identificadas las anteriores jerarquas, se puede construir una tabla en la que se identifiquen los proyectos definitivos que harn parte del plan estadstico, de acuerdo con la prioridad asignada a partir de los criterios que se exponen en la tabla 16.

Tabla 16. Priorizacin de los proyectos

Resultado de las matrices de jerarquizacin 1 1 1 1 1 1 2 3 2 3 1 2 2 2 2 2 3 1 1 2 3 3 2 Referentes normativos 1 1 1 1 2 3 2 1 1 1 2 1 2 2 2 3 2 2 3 3 2 3 3 Estrategias y programas de los planes de desarrollo 1 2 2 3 1 1 1 1 3 3 2 2 1 2 3 2 2 3 2 1 1 1 3

Proyecto Operacin por mejorar Operacin por mejorar Proyecto nuevo Proyecto nuevo Operacin por mejorar Operacin por mejorar Proyecto nuevo Proyecto nuevo Operacin por mejorar Operacin por mejorar Proyecto nuevo Proyecto nuevo Operacin por mejorar Operacin por mejorar Proyecto nuevo Proyecto nuevo Operacin por mejorar Proyecto nuevo Proyecto nuevo Operacin por mejorar Operacin por mejorar Operacin por mejorar Operacin por mejorar

Prioridad Alta Alta Alta Alta Alta Alta Alta Alta Alta Alta Media Media Media Media Media Media Media Media Media Media Media Media Baja

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Proyecto Operacin por mejorar Operacin por mejorar

Puntajes: 1, 2, 3.

Resultado de las matrices de jerarquizacin 3 3

Referentes normativos 3 3

Estrategias y programas de los planes de desarrollo 3 3

Prioridad

Baja Baja

Fuente: DIRPEN DANE

Si la operacin estadstica por mejorar o el proyecto nuevo obtiene en por lo menos dos de los criterios descritos un puntaje de 1, esta operacin tendr prioridad alta, dentro de los proyectos por ejecutar en el plan estadstico. As mismo se clasificar con prioridad alta a aquella operacin que obtenga un puntaje de 1 en lo relacionado con el referente normativo, independientemente de las calificaciones obtenidas en los dems criterios. Si la operacin estadstica por mejorar o el proyecto nuevo obtiene en por lo menos dos de los criterios descritos un puntaje de 2, esta operacin tendr prioridad media, dentro de los proyectos por ejecutar en el plan estadstico. Tambin se ubicar en esta categora toda operacin estadstica que obtenga un puntaje de 1 en lo relacionado con las estrategias y los programas de desarrollo, sin importar la calificacin obtenida en los otros criterios. Si la operacin estadstica por mejorar o el proyecto nuevo obtiene un puntaje de 3 en lo relacionado con los referentes normativos, y a su vez un puntaje de 3 en cualquiera de los otros criterios descritos, esta operacin tendr prioridad baja. Es importante aclarar que se exceptan de esta categora las operaciones estadsticas que obtengan puntaje de 1 en el criterio relacionado con las estrategias y los programas de desarrollo. Aunque es importante analizar las anteriores jerarquas para la seleccin de proyectos definitivos que harn parte del plan estadstico, tambin se deben tener presentes los costos preliminares o aproximados de las operaciones. Este criterio es determinante porque establece la factibilidad de implementar las operaciones estadsticas del plan, con base en la disponibilidad y la gestin de los recursos presupuestales y financieros de las entidades comprometidas con el plan.

Costeo de un proyecto estadstico

El costo de un proyecto estadstico comnmente se considera como los recursos econmicos que se requieren para llevar a cabo las actividades necesarias segn el proyecto. De esta manera, es preciso hacer un presupuesto en el que se establezca de manera desagregada el valor de cada componente para un periodo determinado.

Formulacin del plan estadstico

Directorio de operaciones seleccionadas por dependencia
En primer lugar, y para cada dependencia, se debe listar el directorio de operaciones de acuerdo con la clasificacin asignada (operacin estadstica por mejorar, operacin estadstica que contina, proyecto nuevo); nicamente debe listarse la informacin propia. Un modelo de directorio se presenta en la tabla 17.

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Tabla 17. Directorio de operaciones estadsticas y proyectos nuevos

Nombre de la dependencia Nombre de la operacin estadstica o proyecto Proyecto nuevo Operacin estadstica que contina Operacin estadstica por mejorar
Fuente: DIRPEN DANE

Categora

Una vez diligenciada esta tabla, se debe proceder a llenar las fichas de metadato de acuerdo con la categora, teniendo en cuenta que aqu se relacionan las operaciones o proyectos nuevos y las operaciones por mejorar. Las operaciones estadsticas que continan se deben relacionar en los anexos con sus respectivas fichas de metadato. Las tablas 18 y 19 presentan los modelos de ficha de metadato para cada categora.

Tabla 18. Fichas de metadato - Operaciones estadsticas por mejorar

Nombre de la dependencia Operaciones estadsticas por mejorar Nombre Objetivos Tipos de problemas presentados Observaciones
Fuente: DIRPEN DANE

Tabla 19. Fichas de metadato - Proyectos estadsticos nuevos

Nombre de la dependencia Proyectos estadsticos nuevos Nombre Objetivos Tipo de operacin estadstica Variables Cobertura geogrfica Desagregacin geogrfica Periodicidad Dependencia responsable Dependencia o entidades involucradas
Fuente: DIRPEN DANE

(censo, muestreo, registro administrativo, estadstica derivada)

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Los tems para los cuales no hay informacin se deben omitir; con el mismo modelo se contina con todas las dependencias de la entidad. Directorio de indicadores seleccionados por dependencia Con respecto al tema de indicadores, en este captulo se debe retomar el anlisis que se hizo en el diagnstico y enunciar aqu lo ms relevante, en especial la importancia que tiene la produccin de stos frente al plan de desarrollo y teniendo en cuenta la normatividad que exija la produccin de los mismos; de igual manera, habiendo revisado la potencialidad de las operaciones estadsticas, se puede sugerir aqu la produccin de nuevos indicadores. El procedimiento para construir el directorio de indicadores es similar al aplicado para el caso de las operaciones estadsticas. La tabla 20 ilustra el modelo de directorio para indicadores por mejoras e indicadores nuevos.

Tabla 20. Directorio de indicadores

Nombre de la dependencia Nombre del indicador Categora Indicador nuevo Indicador que contina Indicador por mejorar
Fuente: DIRPEN DANE

Luego de diligenciar este cuadro, se deben llenar las fichas de acuerdo con cada una de las categoras descritas. Es importante tener en cuenta que se relacionan los indicadores nuevos y los indicadores por mejorar, y que los indicadores que continan se deben relacionar en los anexos con sus respectivas fichas de metadato. Las tablas 21 y 22 presentan los modelos de ficha de metadato para cada categora.

Tabla 21. Fichas de metadato - Indicadores por mejorar

Nombre de la dependencia Indicadores por mejorar Nombre Objetivos Tipos de problemas presentados
Fuente: DIRPEN DANE

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Tabla 22. Fichas de metadato - Indicadores nuevos

Nombre de la dependencia Indicadores nuevos Nombre Objetivos Variables Cobertura geogrfica Desagregacin geogrfica Periodicidad Dependencia responsable Dependencias beneficiadas Nombre de la operacin estadstica a partir de la cual es generado
Fuente: DIRPEN DANE

Cabe resaltar que con esta misma estructura se deben presentar todas las dependencias que participaron en el plan.

Consolidacin del plan estadstico

Presentacin: resulta bastante prctico consolidar en la presentacin los agradecimientos bajo el titulo de presentacin, que ser un texto de mximo dos pginas donde se muestra en qu consiste el plan y a quin se debi el proyecto. Introduccin: texto que no debe sobrepasar las cuatro pginas. All se debe relatar cul fue el origen del proyecto, dar una visin muy global de cmo fue el proceso de la formulacin del plan, qu resultados se obtuvieron y mencionar cmo se estructur el documento. Captulo I. Descripcin de la metodologa: debe ocupar mximo seis pginas, en las cuales se hace referencia a: en qu consiste y cmo se desarroll cada una de las etapas de la metodologa y los criterios o aspectos importantes que se tuvieron en cuenta en cada una de ellas. Se describen en trminos generales las etapas de: sensibilizacin y espacio de negociacin, recoleccin y crtica de la informacin, organizacin de la informacin, diagnstico, cruce oferta-demanda y formulacin del plan estadstico. Captulo II. Situacin de la actividad estadstica en la entidad: aqu se plasma el resultado del diagnstico de la informacin, y el anlisis de oferta y demanda de informacin estadstica para cada una de las dependencias. Utilice pare este captulo el documento final de la fase de diagnstico de informacin, incluya tablas y diagramas (barras, pie, etc.) que permitan mostrar la situacin de la entidad en general y de cada una de las dependencias que la componen. Captulo III. Cruce de oferta y demanda: este captulo debe contener un anlisis general de la situacin de la entidad, objeto del plan estadstico. Se plasma de manera global la correspondencia entre la informacin producida, la informacin de otras fuentes y la informacin requerida; con ello se determinan verdaderamente las nuevas necesidades de informacin estadstica. Esta informacin debe ser tomada del documento de cruce

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oferta - demanda y de las tablas construidas en dicha fase. De igual manera se presentan los flujos de informacin. Captulo IV. Formulacin del plan estadstico: este captulo debe contener, en primer lugar, preferiblemente en forma grfica, un resumen de los resultados de la priorizacin de los proyectos que continan, de los proyectos por mejorar y de los proyectos nuevos para el total de la entidad. Adicionalmente, debe presentar los problemas que tienen las operaciones por mejorar de acuerdo con las categoras que estn definidas en la metodologa, y, finalmente se debe tener presente, como ya se mencion, que existen proyectos (operaciones estadsticas) que continan, proyectos por mejorar y proyectos nuevos. Para cada uno de ellos se ha diseado una ficha de metadato especfica. Posteriormente se debe presentar el listado de las operaciones estadsticas por mejorar y proyectos nuevos para el total de la entidad segn la prioridad asignada mediante la aplicacin de la metodologa descrita. Una vez establecida la prioridad de las operaciones estadsticas por mejorar y teniendo en cuenta la recurrencia de los diferentes problemas tcnicos, se debe presentar la clasificacin de los problemas tcnicos ms comunes y referir las posibles soluciones, como se describe a continuacin. Clasificacin de los problemas tcnicos ms comunes y soluciones propuestas a. Problemas de recoleccin, anlisis y consolidacin de la informacin De esta categora hacen parte los siguientes problemas tcnicos: Problemas de recoleccin de la informacin Falta de capacitacin Ausencia o deficiencia de las metodologas Retraso en la captura y procesamiento de la informacin Baja calidad de la informacin Falta de oportunidad de los resultados

Soluciones propuestas Constituir un grupo de tcnicos en cada una de las dependencias o entidades vinculadas, con el objetivo de elaborar las metodologas o protocolos de recoleccin, captura y procesamiento de la informacin. Dicha labor comprende el establecimiento de flujos de informacin que permitan determinar las fuentes de la misma, de hojas de ruta que establezcan tiempos aproximados de cumplimiento de cada una de las fases (recoleccin, captura, procesamiento y difusin); de formatos especficos que den lugar a la homogenizacin de las caractersticas de la informacin por recolectar, lo cual finalmente redundar en el mejoramiento de la calidad estadstica de la informacin producida a travs de la normalizacin y estandarizacin de los procesos. Adicionalmente es necesario emprender las siguientes acciones complementarias: Sensibilizacin de fuentes de informacin

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 Realizacin de talleres de capacitacin a fuentes de informacin y funcionarios involucrados en el proceso Control y asistencia tcnica contina Divulgacin de objetivos, alcances y actividades b. Problemas de difusin En esta categora se ubican los problemas tcnicos de: Deficiencia y/o carencia de canales de difusin Ausencia de una poltica de difusin Soluciones propuestas Las soluciones planteadas para atender esta problemtica consisten fundamentalmente en: 1) el diseo o mejoramiento, segn sea el caso, de estrategias de difusin diferenciadas de acuerdo con el tipo de informacin y los usuarios (sectoriales, masivos) de la misma, y 2) el diseo de una poltica de difusin para aquellos proyectos en los cuales, dadas sus caractersticas, se requiera la asignacin de recursos especficos para tal fin, como es el caso, por ejemplo, de los proyectos que requieren publicaciones peridicas o medios de difusin que faciliten el acceso masivo a la informacin generada. c. Problemas de componente tecnolgico Esta categora incluye los problemas tcnicos que se relacionan a continuacin: Insuficiencia o deficiencia en el recurso tecnolgico Carencia de software especializado Soluciones propuestas La solucin establecida para los problemas del componente tecnolgico demanda el mejoramiento de la plataforma tecnolgica, lo cual involucra la actualizacin del software y/o la adquisicin o adecuacin del hardware en algunas dependencias de la entidad y/o entidades vinculadas. Por otra parte, es indispensable una capacitacin continua de los tcnicos en el manejo y uso de las diferentes herramientas tecnolgicas, que d lugar a una transmisin del conocimiento para evitar problemas de subutilizacin de la tecnologa con la que se cuenta y superar los problemas de rotacin de personal encargado del manejo de los mismos. d. Problemas administrativos De esta categora hacen parte los siguientes problemas tcnicos: Carencia de recurso humano Falta de recursos econmicos Otros problemas administrativos Soluciones propuestas

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Se deben establecer perfeccionamientos de tipo funcional representados en mejoras de procesos, asignacin de personal idneo y suficiente, y en dotacin de equipos especializados para la captura de informacin. Finalmente, se lista el directorio de operaciones estadsticas seleccionadas por dependencia y los respectivos metadatos, los cuales, como se mencion, presentan de forma esquemtica los responsables, las caractersticas tcnicas y los costos preliminares. Adicionalmente, si es del caso, se incluye una seccin donde se relacionan las caractersticas de la informacin generada por entidades externas y que atiende requerimientos de informacin manifestados por las distintas dependencias de la entidad. Captulo V. Costos de la implementacin del plan estadstico: se construyen cuadros a partir de las fichas presentadas en el captulo de formulacin, en los que se resume el nmero de proyectos nuevos y por mejorar con sus respectivos costos por dependencia. En segundo lugar se presentan los proyectos nuevos, donde se reconocen las operaciones estadsticas en orden de prioridad; para estos es indispensable tener en cuenta adicionalmente el plan de desarrollo de la entidad. Se debe tener en cuenta que aunque en esta metodologa no se presenta una gua para identificar los costos asociados al mejoramiento o implementacin de proyectos nuevos de operaciones estadsticas e indicadores, es necesario hacer una evaluacin de costos en los temas de recurso humano, recurso tecnolgico, proceso de levantamiento, organizacin, produccin y difusin de informacin, asignacin de responsabilidades y costos administrativos y materiales. El siguiente cuadro presenta un modelo de la relacin de costos de los proyectos nuevos y por mejorar.

Ejemplo52: Cuadro XX Relacin de costos de los proyectos nuevos y por mejorar, segn dependencia. Ao Precios corrientes
Dependencia o entidad Dependencia 1 Dependencia 2 Dependencia 3 Dependencia 4 Dependencia 5 Dependencia 6 Dependencia 7 Total
Fuente: DIRPEN DANE Las cifras presentadas en este cuadro no se deben tomar como punto de partida para la asignacin de costos de ningn proyecto en particular, ya que este es solo un ejemplo de la forma en la que se debe mostrar la informacin en un plan estadstico y no del costo real asociado al proceso de generacin de una operacin estadstica.
52

Nmero de proyectos nuevos 5 2 1 0 0 2 2 12

Costo (pesos) 615 000 000 60 000 000 30 000 000 0 0 10 000 000 40 000 000 755 000 000

Nmero de operaciones por mejorar 5 13 17 7 1 0 0 43

Costo (pesos) 150 000 000 470 000 000 755 000 000 290 000 000 40 000 000 0 0 1 705 000 000

Costo total (pesos) 765 000 000 530 000 000 785 000 000 290 000 000 40 000 000 10 000 000 40 000 000 4 165 00000

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Captulo VI. Conclusiones y recomendaciones: contendr la sntesis de la formulacin del plan estadstico. Aqu el equipo tcnico resume las situaciones ms relevantes tanto positivas como negativas que se encontraron en el diagnstico, as como aquellas de tipo institucional que afectan la gestin de la informacin. As mismo, se refuerzan en esta seccin las ideas y propuestas que surgen en la formulacin del plan estadstico por parte del grupo coordinador de la entidad. Se debe tener en cuenta, por ejemplo, la relacin y el impacto en el mejor desempeo de la misma, y de alguna manera tratar de concretar la interrelacin con algunos proyectos especficos. Glosario: se describen todos los trminos tcnicos que se utilizaron en el desarrollo del documento. Anexos: deben incluirse los formularios aplicados, las fichas de metadato de las operaciones que continan y las operaciones por mejorar, clasificadas por dependencia, as como las fichas de metadato de los indicadores.

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4. DIFUSIN

4.1 PRODUCTOS E INSTRUMENTOS DE DIFUSIN

El resultado final de la Planificacin Estadstica es el documento tcnico del plan estadstico de la entidad, que como tal se constituye en el producto definitivo de todo el proceso al consolidar los resultados de las diferentes etapas. La difusin de los planes estadsticos, que han resultado del apoyo prestado por el DANE, se realiza a travs de su pgina web (www.dane.gov.co) accediendo a estos mediante el vnculo Planificacin Estadstica, donde adems podr encontrarse la metodologa completa. Tanto la metodologa como los planes estadsticos pueden descargarse desde la pgina web en formato PDF. As mismo, cada entidad es responsable de difundir los resultados de su plan estadstico y con esto tomar decisiones y medidas que permitan mejorar los procesos de recoleccin, produccin y difusin de sus operaciones estadsticas e indicadores.

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5. DOCUMENTACIN RELACIONADA

Manual de diligenciamiento del Formulario Existencias y Necesidades de Informacin Estadstica. DANE, 2009. Este manual incluye el Formulario de Existencias y Necesidades de Informacin Estadstica, las instrucciones para el diligenciamiento de este formulario y el formato para la construccin de los cuadros de salida. Gua de diagnostico para la planificacin estadstica estratgica sectorial DANE, 2009. Esta gua explica detalladamente los criterios que se evalan en la etapa de diagnostico, as como las preguntas del formulario de Existencias y Necesidades de Informacin Estadstica necesarias para calificar cada una de las operaciones estadsticas y los indicadores propios, utilizados de otras fuentes y requeridos, en cada uno de estos criterios. Gua de cruce oferta demanda de informacin estadstica para la planificacin estadstica estratgica sectorial. DANE, 2009. Esta gua explica los pasos necesarios para llevar a cabo el proceso de cruce de oferta y demanda de operaciones estadsticas e indicadores. As mismo, muestra las consideraciones necesarias para identificar los flujos de informacin al interior de la entidad y con entidades externas. Gua para la formulacin del plan estadstico para la planificacin estadstica estratgica sectorial. DANE, 2009. Esta gua explica los pasos que se deben llevar a cabo para formular el plan estadstico en cada una de sus etapas de jerarquzacin y priorizacin de los proyectos del plan estadstico, directorios de operaciones estadsticas e indicadores por mejorar y proyectos estadsticos nuevos. Aclaracin: Cada uno de estos documentos relacionados estn incluidos en esta metodologa, sin embargo, existen documentos separados que permiten llevar a cabo cada una de las tapas con mayor facilidad.

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GLOSARIO

Actividad estadstica: conjunto de acciones dirigidas a la recopilacin u obtencin, elaboracin y ordenacin, almacenamiento, anlisis, difusin, publicacin de datos y cualquier otra actividad de similar naturaleza, de acuerdo con metodologas preconcebidas y elaboradas para tal fin y realizadas a travs de cualquier medio tcnico o tecnolgico reconocido. Correspondencia con funciones o procesos: relacin de la demanda de informacin estadstica con el quehacer y, por consiguiente, con el cumplimiento de las funciones de un rea de trabajo especfica. Correspondencia con el plan de desarrollo: relacin que existe entre las demandas de informacin planteadas desde los niveles gerencial y tcnico, frente a los programas y subprogramas del plan de desarrollo. Datos: unidades de informacin que incluyen percepciones, nmeros, observaciones, hechos y cifras, pero que al estar desligadas de un contexto particular carecen de sentido informativo. Difusin: divulgacin de la informacin generada por la investigacin, considerando los requerimientos de los usuarios y la utilidad que pueda tener la informacin en s. Indicador: expresin cualitativa o cuantitativa observable, que permite describir caractersticas, comportamientos o fenmenos de la realidad a travs del establecimiento de una relacin entre dos o ms variables, que comparada con perodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el desempeo y su evolucin en el tiempo. Por lo general son fciles de recopilar, altamente relacionados con otros datos y de los cuales se pueden sacar rpidamente conclusiones tiles y fidedignas. Informacin: conjunto organizado de datos procesados y tiles, que constituyen un mensaje sobre un determinado fenmeno, proporcionando significado o sentido a una situacin en particular. Informacin estadstica: conjunto de resultados cuantitativos y cualitativos que se obtienen mediante el tratamiento sistemtico de datos que se originan en encuestas (censos y muestras), o consolidacin de registros, normas y estndares para medicin y estudio de fenmenos de inters. Informacin estadstica estratgica: informacin producida o avalada por instituciones de carcter gubernamental, en desarrollo de su misin institucional, generada a travs de procedimientos metodolgicos, normas y estndares de carcter tcnico-estadstico, requerida para la toma de decisiones del pas. Debe generarse a nivel nacional, sectorial y territorial para apoyar la planeacin y toma de decisiones por parte de las entidades estatales; dicha informacin debe ser veraz, imparcial y oportuna. Metadato: atributos y caractersticas que describen la informacin en su contenido y estructura; en sntesis el metadato es la documentacin acerca de la informacin. Metodologa: estudio lgico y sistemtico de los mtodos de procedimientos que guan el proceso de generacin de una investigacin. En trminos estadsticos, se refiere al

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enfoque que permite observar un problema de una forma total, sistemtica y con cierta disciplina estadstica. Operacin estadstica: conjunto de actividades que comprenden el diseo, la produccin y difusin de informacin estadstica sobre un determinado tema que se origina en censos, muestras o registros administrativos. La operacin estadstica debe contar con un formato especfico para recoleccin de datos y ha de realizarse con una periodicidad determinada. Plan estadstico: es el instrumento de determinacin y priorizacin de la informacin estadstica y dems resultados que se requieren o desean generar en un mbito institucional (entidad/sectorial/territorial); contiene la informacin estratgica que se requiere para la formulacin de polticas pblicas, la planeacin, la toma de decisiones as como para la evaluacin y el seguimiento a los planes de desarrollo. Planificacin estadstica: proceso dinmico y permanente de coordinacin y regulacin de la actividad estadstica, para optimizar, en un tiempo determinado y con unos recursos establecidos, la gestin, la utilidad y el aprovechamiento de la informacin estadstica. Reserva estadstica: prohibicin de difundir estadsticas o datos de cada unidad individual a la que se est referida la informacin, o alguna restriccin sobre el uso de la informacin por su carcter confidencial. Sistema Estadstico Nacional (SEN): es una estructura organizativa que integra una parte de la actividad estadstica nacional. Pretende lograr la coordinacin de los diferentes entes productores de de estadsticas, evitando duplicidad de esfuerzos y resultados contradictorios. Corrige la confusin que surge de la disparidad de criterios frente a la seleccin y utilizacin de metodologas y tcnicas de procesos de produccin estadstica. Variables: aspecto o dimensin de un fenmeno que tiene como caracterstica la capacidad de asumir distintos valores, ya sea cuantitativa o cualitativamente. Uso: fines de uso y caracterizacin de los usuarios. Satisfaccin de una necesidad real que hace necesaria la generacin y utilizacin de estadsticas bsicas y derivadas (indicadores, ndices). Este campo permite establecer el tipo de indicadores frecuentemente utilizados por los agentes para el cumplimiento de las funciones y los procesos que desarrollan las organizaciones. Busca evaluar si los requerimientos son concernientes y conducentes a los objetivos generales que orientan la produccin de operaciones estadsticas. Universo de estudio: comprende el conjunto de elementos, individuos, objetos o eventos que presenta una caracterstica en comn. El universo de estudio se refiere al grupo de la poblacin que va a constituirse el objeto de estudio; por tanto debe describirse en unidades precisas (personas, hogares, etc.).

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BIBLIOGRAFA

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ANEXOS

Anexo A. Formulario Existencias y Necesidades de Informacin Estadstica

PLAN ESTADISTICO FORMULARIO No. 1 EXISTENCIAS Y NECESIDADES DE INFORMACIN ESTADSTICA Formulario No. I.
1 2 3 4 6

IDENTIFICACIN
Nombre de la Entidad Nombre de la Dependencia Nombre de la Oficina Nombre de la persona que suministra la informacin Telfono: 7 E-Mail: 5 Cargo

II. TIPO DE ACTIVIDAD QUE DESARROLLA LA DIVISIN O EL GRUPO (segn sea el caso)
8 Esta Oficina es: Solamente productora de informacin estadstica 1
Contine

Solamente usuaria de informacin estadstica

Pase al capitulo IV

Productora y usuaria de informacin estadstica

No produce ni usa informacin estadstica

Pase al capitulo VI

III. PRODUCCIN DE OPERACIONES ESTADSTICAS PROPIAS E INDICADORES PROPIOS

9 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 (Diligencie de la pregunta 10 a la pregunta 39 por cada operacin estadstica relacionada en el listado) Relacione las operaciones estadsticas que esta oficina tiene bajo su responsabilidad:

101

Continuacin Formulario No. III. PRODUCCIN DE OPERACIONES ESTADSTICAS PROPIAS E INDICADORES PROPIOS
10 Nombre de la operacion estadstica:

11 Esta operacin estadstica se realiza mediante: Encuesta por censo Encuesta por muestreo Integracin de registros administrativos Estadstica derivada 1 2 3 Otra Cal? 5

12 Cul es el objetivo de esta operacin estadstica?

(Anexe el formato o cuestionario utilizado para la recoleccin de la informacin) 13 Cul es el universo de estudio de esta operacin estadstica?

14 Cul (es) es (son) la (s) unidad (es) de observacin?

15 Cules son las principales variables de estudio que contiene esta operacin estadstica?

16 Cul es la cobertura geogrfica de esta operacin estadstica? Nacional Regional Departamental rea Metropolitana Municipio Otra Cul? 1 2 3 4 5 6

17 Cul es el nivel de desagregacin geogrfica de esta operacin estadstica? Nacional Regional Departamental rea Metropolitana Municipal Otra Cul? 1 2 3 4 5 6

102

Continuacin Formulario No. III. PRODUCCIN DE OPERACIONES ESTADSTICAS PROPIAS E INDICADORES PROPIOS
18 Cul(es) es(son) el(los) mtodo(s) de recoleccin que utiliza esta operacin estadstica? Autodiligenciamiento Entrevista Personal 1 1 Entrevista Telefnica Observacin Directa 1 1 Otro Cul? 1

19 Para esta operacin estadstica se aplican metodos de evaluacin en los procesos de: Recoleccin 1 Produccin 1 Difusin 1 Ninguno 1

20 Se utiliza alguna herramienta informtica y/o sistema de informacin para el procesamiento de la informacin generada por esta operacin estadstica? Si Cul? 1 No 2

21 Con qu periodicidad se producen los resultados de esta operacin estadstica? Anual Semestral Trimestral 1 1 1 Bimestral Mensual Quincenal 1 1 1 Semanal Diaria Otra Cual? 1 1 1

22 Esta operacin estadstica esta disponible: Desde Mes Ao Mes Hasta Ao

23 Seale en orden de importancia, los seis principales problemas tcnicos (siendo 1 el ms importante), que afectan la produccin de esta operacin estadstica: 1 2 a. Ausencia y/o deficiencias de las metodologas. 1 1 b. Problemas en la recoleccin 1 c. Retraso en la captura y procesamiento de informacin. 1 d. Falta de capacitacin. e. Carencia de recurso humano. 1 f. Insuficiencia y/o deficiencia en el recurso tecnolgico. 1 1 g. Carencia de software especializado. 1 h. Baja calidad de la informacin: inconsistente, incompleta, deficiente. 1 i. Falta de oportunidad en la produccin de los resultados. 1 j. Falta de recursos econmicos. k. Problemas administrativos 1 l. Otro 1 24 Esta operacin estadstica cuenta con metodologa documentada? Si 1
Contine (Anexe el documento)

No

Pase a preg. 27

25 Se actualiza permanentemente esta metodologa? Si 1 No 2

Ao de actualizacin ms reciente 26 Se documentan las actualizaciones, cambios y/o ajustes realizados a la metodologa? Si 1 No 2

27 Se difunden los resultados de esta operacin estadstica?

28 Cul es la periodicidad de difusin de los resultados estadisticos de esta operacin? Anual Semestral Trimestral Bimestral Mensual 1 1 1 1 1 Quincenal Semanal Diaria Otra Cul? 1 1 1 1

Si No

1 2

Contine Pase a preg. 33

103

Continuacin Formulario No. III. PRODUCCIN DE OPERACIONES ESTADSTICAS PROPIAS E INDICADORES PROPIOS
29 Cul fue la ltima fecha de difusin de los resultados estadisticos de esta operacin? Mes 30 Los resultados de esta operacin estadstica se entregan a los usuarios en forma: Gratuita Comercializada Comercializada Restringida Convenios interadministrativos 1 1 1 1 Gratuita Restringida Otra Cal? 1 1

Ao

31 Los resultados estadisticos de esta operacin se difunden en: Medio impreso Pagina Web / Correo electronico Medio magntico 1 1 1 Por telefono Mapas temticos Otro Cal? 1 1 1

32 Seale en orden de importancia, los seis principales problemas tcnicos (siendo 1 el ms importante) que afectan la difusin de la operacin estadstica: 1 2 3 4 5 6 a 1 a Falta de capacitacin. b Carencia de recurso humano. b 1 c Insuficiencia y/o deficiencia en el recurso tecnolgico. c 1 d Deficiencia y/o carencia de canales de difusin. d 1 e Falta de oportunidad en la difusin de los resultados e 1 f Falta de recursos econmicos. f 1 g Falta de una poltica de difusin. g 1 h Problemas administrativos h 1 i Otro Cual? i 1 33 Seale en orden de importancia (1, 2 3, siendo 1 el ms importante) los usos que tiene la operacin estadstica: 1 2 3 Formulacin de polticas Seguimiento y evaluacin Insumo para nuevos productos de informacin 34 Nombre los principales usuarios de los resultados de esta operacin estadstica Unidades, Divisiones o Grupos dentro de la Entidad. Cul?(es) 1 Entidades Externas Nacionales: 1 1 1 1

Departamentales:

Regionales:

Municipales:

Otra(s)

Cules?

35 La informacin contenida en esta operacin estadstica debe ser reportada de manera obligatoria/ peridica a los usuarios externos registrados en la pregunta anterior? Si 1
Contine

No

2 2)

Pase a preg. 38

Cules son estas entidades? 3)

1) 4)

104

Formulario No. Continuacin . III. PRODUCCIN DE OPERACIONES ESTADSTICAS PROPIAS E INDICADORES PROPIOS
36 Con qu periodicidad debe ser enviada la informacin? (Marque la frecuencia teniendo en cuenta el orden de las entidades relacionadas en la pregunta anterior) 1 Anual Semestral Trimestral Bimestral Mensual Semanal Diaria Otra 1 1 1 1 1 1 1 1 2 3 4

Cal?

37 Con qu nivel de desagregacin geogrfica debe ser enviada la informacin estadstica? (Marque el nivel de desagregacin teniendo en cuenta el orden de las entidades relacionadas en la pregunta anterior) 1 2 3 Nacional Regional Departamental Area metropolitana Municipal Otra 1 2 3 4 5 6 4

Cal?

38 Esta operacin estadstica genera indicadores? Si 1 No 2

Pase a preg. 40

39 Relacione los indicadores ms importantes que genera esta operacin estadstica. (En caso de generarse ms de 14 indicadores diligencie y anexe otra hoja igual a sta) 1 2 3 4 5 6 8 (Por cada indicador reportado diligencie de la pregunta 40 a la 48) 8 9 10 11 12 13 14

105

Continuacin . Formulario No. III. PRODUCCIN DE OPERACIONES ESTADSTICAS PROPIAS E INDICADORES PROPIOS
40 Nombre del indicador

41 Cul es la definicin de este indicador?

42 Cul es el objetivo del indicador?

43 Cul es la unidad de medida del indicador?

44 Cul es la frmula de clculo del indicador?

45 Complete el siguiente cuadro:

Variable Cobertura de la variable Periodicidad de la variable Nombre de la operacin estadstica Nombre del productor Serie (MM/AAAA) Desde Hasta

46 Con qu periodicidad se produce el indicador? Anual Semestral Trimestral 1 1 1 Bimestral Mensual Quincenal 1 1 1 Semanal 1 Diaria 1 Otra 1 Cual?____________________________ 48 De los siguientes tipos de problemas, seale en orden orden de importancia (1, 2, y/o 3 siendo 1 el ms importante) los que dificultan la generacin de este indicador 1 a b c d e f Calidad de la informacin Reserva estadstica Infraestructura tecnolgica Incompletitud de series Cambios metodolgicos Otro 1 1 1 1 1 1 2 3

47 Seale en orden de importancia (1, 2 3, siendo 1 el ms importante) los usos que tiene este indicador:

1 Formulacin de politicas Seguimiento y evaluacin Insumo para nuevos productos de informacin Regulacin 1 1 1 1

106

Formulario No. IV. OPERACIONES ESTADSTICAS UTILIZADAS DE OTRAS FUENTES

49 Esta oficina es usuaria de estadsticas producidas por otras oficinas o Entidades Externas? Si 1 Contine No 2
Captulo V

50 Relacione el nombre de todas las operaciones estadsticas que esta oficina utiliza de otras fuentes: (En caso de utilizar ms de 15 operaciones estadsticas, diligencie y anexe otra hoja igual a esta) 1 2 3 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 (Diligencie de la pregunta 51 a la pregunta 58 por cada operacin estadstica de otras entidades)

107

Continuacin Formulario No. IV. OPERACIONES ESTADSTICAS UTILIZADAS DE OTRAS FUENTES

51 Nombre de la operacin estadstica:

52 Nombre de la(s) oficina (s)/entidad (es) responsable (s) de la operacin estadstica citada:

Interna

Externa

53 Cules son las variables que de esta operacin estadstica utiliza esta oficina?

54 Con qu frecuencia utiliza la informacin de esta operacin estadstica? Anual Semestral Trimestral Bimestral Mensual 1 1 1 1 1 Quincenal Semanal Diaria Otra. Cal? 1 1 1 1

55 A que fecha corresponde la informacin estadstica que usted ha utilizado ms recientemente?

Mes

Ao

56 De los siguientes tipos de restricciones, seale en orden de importancia (1, 2 3, siendo 1 el ms importante) las que afectan el uso de la informacin: 1 2 3 a Cobertura temtica Observaciones: 1 b Cobertura geogrfica 1 c Confiabilidad 1 d Credibilidad de los resultados 1 e Reserva estadistica 1 f Oportunidad de los resultados 1 g Accesibilidad 1 h Procesamiento 1 No presenta restricciones 1

57 Esta oficina, utiliza indicadores generados por otra oficina o por Entidades Externas? Si 1 Contine No 2
Pase a captulo V

58 Relacione los indicadores utilizados e informacin relativa a cada uno de ellos: Indicador Variables Periodicidad Operacin estadstica* Productor

* En caso de que conozca la operacin estadstica de la que proviene.

108

Formulario No. V. NECESIDADES DE INFORMACIN ESTADSTICA

59 Existen demandas de informacin estadistica no satisfechas? Si 1 Contine No 2
Pase a pregunta 57

60 Relacione la demanda de informacin estadstica no satisfecha: (En caso de requerir ms de 18 campos diligencie y anexe otra hoja igual a sta) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 (Diligencie de la pregunta 61 a la pregunta 65 por cada necesidad de informacin estadstica que se requiera)

109

Continuacin V. NECESIDADES DE INFORMACIN ESTADISTICA

61 Nombre del requerimiento de informacin estadstica

Formulario No.

62 Indique las principales variables del requerimiento relacionado en la pregunta anterior:

63 Con qu periodicidad se requiere esta informacin estadstica? Anual Semestral Trimestral Bimestral Mensual Semanal Diario Otro Cul? 1 1 1 1 1 1 1 1

64 Cul es la cobertura geogrfica requerida para esta informacin estadstica?

Nacional Regional Departamental rea metropolitana Municipal Otra Cul?

1 2 3 4 5 6

65 Seale en orden de importancia (1, 2,o 3 siendo 1 el ms importante) los usos para los cuales se requiere la informacin estadstica: 1 2 3 Formulacin de polticas 1 Seguimiento y evaluacin 1 Insumo para nuevos productos de informacin 1 Regulacin 1 66 Esta divisin/grupo requiere indicadores que no estn disponibles, para cumplir con sus funciones? Si 1
Contine

No

Pase al Capitulo VII

67 Relacione los indicadores que requiere: (En caso de requerir ms de 10 indicadores diligencie y anexe otra hoja igual a esta) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (Diligencie de la pregunta 68 a la pregunta 72 por cada indicador requerido relacionado en el listado)

110

Continuacin V. NECESIDADES DE INFORMACIN

68 Nombre del indicador requerido

Formulario No.

69 Qu variables considera, debera relacionar el indicador?

70 Con qu periodicidad se requiere este indicador? Anual Semestral Trimestral Mensual Semanal Diario Otro Cul? 71 Cul es la cobertura geogrfica requerida para este indicador? Nacional Seccional Departamento Distrito Circuito Municipio Otra 1 2 3 4 5 6 7 Cul? 72 Seale en orden de importancia (1, 2,o 3 siendo 1 el ms importante) los usos ms importantes y para los cuales requiere este indicador 1 2 3 Formulacin de politicas 1 Seguimiento y evaluacin 1 Insumo para nuevos productos de informacin 1 Regulacin 1 Cul? 1 1 1 1 1 1 1

111

Formulario No. VI. OBSERVACIONES

VII RESULTADO DE LA ENTREVISTA

Completa Incompleta Rechazo Entrevistado ausente 1 2 3 4 Funcionario encargado de la entrevista Fecha de diligenciamiento Da Mes Ao

112

Anexo B. Cuadros de salida

Tabla C 1. Operaciones Estadsticas propias Credibilidad
OPERACIONES ESTADSTICAS PROPIAS CREDIBILIDAD ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA
Se utiliza herramienta informtica para el procesamiento de la informacin (20) Principales problemas tcnicos que afectan la produccin de la operacin estadstica (23) Principales problemas tcnicos que afectan la difusin de la operacin estadstica (32)

Operacin estadstica (10)

Universo de estudio (13)

Cobertura geogrfica (16)

Nivel de desagregacin geogrfica (17)

Mtodos de recoleccin (18)

Mtodos para la evaluacin (19)

Periodicidad de produccin (21)

Cuenta con metodologa documentada (24)

Se actualiza permanentemente esta metodologa (25)

Se documentan las actualizaciones (26)

113

Tabla C 2. Operaciones Estadsticas propias Oportunidad-Puntualidad

OPERACIONES ESTADSTICAS PROPIAS OPORTUNIDAD-PUNTUALIDAD ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA
Principales problemas tcnicos que afectan la produccin de la operacin estadstica (23) Principales problemas tcnicos que afectan la difusin de la operacin estadstica (32)

Operacin estadstica (10)

Periodicidad de produccin (21)

ltima fecha de produccin de los resultados (22)

Se difunden los resultados de esta operacin estadstica (27)

Periodicidad de difusin de los resultados (28)

ltima fecha de difusin de los resultados (29)

114

Tabla C 3. Operaciones Estadsticas propias Disponibilidad-Accesibilidad

OPERACIONES ESTADSTICAS PROPIAS DISPONIBILIDAD ACCESIBILIDAD ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA
Principales problemas tcnicos que afectan la produccin de la operacin estadstica (23)

Operacin estadstica (10)

Se difunden los resultados de esta operacin estadstica (27)

Periodicidad de difusin de los resultados (28)

Ultima fecha de difusin de los resultados (29)

Los resultados de esta operacin se entregan en forma (30)

Los resultados de esta operacin estadstica se difunden en (31)

Principales problemas tcnicos que afectan la difusin de la operacin estadstica (32)

115

Tabla C 4. Operaciones Estadsticas propias Utilidad-Coherencia

OPERACIONES ESTADSTICAS PROPIAS UTILIDAD COHERENCIA ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA
Principales problemas tcnicos que afectan la produccin de la operacin estadstica (23) Difusin de los resultados de la operacin estadstica (27)

Operacin estadstica (10)

Tipo de operacin estadstica (11)

Objetivo de la operacin estadistica (12)

Universo de Estudio (13)

Unidad de observacin (14)

Principales variables (15)

Cobertura geografica (16)

Nivel de desagregacin geografica (17)

Metodos para la evalacin (19)

Usos que tiene la operacin estadstica (33)

Esta operacin estadstica genera indicadores (38)

116

Tabla C 5. Indicadores propios Credibilidad

INDICADORES PROPIOS CREDIBILIDAD ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA

Indicador (40)

Definicin del indicador (41)

Frmula de clculo del indicador (44)

Periodicidad con qu se produce el indicador (46)

Tipos de problemas que dificultan la generacin del indicador (48)

117

Tabla C 6. Indicadores propios Utilidad-Coherencia

INDICADORES PROPIOS UTILIDAD COHERENCIA ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA
Definicin del indicador (41) Unidad de medida del indicador (43)
Variables utilizadas por el indicador e informacin relativa a cada una de estas (45) Variable Cobertur a de la variable Periodicida d de la variable Nombre de la operacin estadstica Nombre del productor Serie Hasta Desde

Indicador (40)

Objetivo del indicador (42)

Frmula de clculo del indicador (44)

118

Tabla C 7. Operaciones Estadsticas utilizadas de otras fuentes Credibilidad

OPERACIONES ESTADSTICAS UTILIZADAS DE OTRAS FUENTES CREDIBILIDAD ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA

Operacin estadstica (51)

Tipos de restricciones que afectan el uso de la informacin (56)

119

Tabla C 8. Operaciones utilizadas de otras fuentes Oportunidad-Puntualidad

OPERACIONES UTILIZADAS DE OTRAS FUENTES OPORTUNIDAD PUNTUALIDAD ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA
Frecuencia de uso de la informacin (54) Fecha de la informacin estadstica utilizada ms reciente (55) Tipos de restricciones que afectan el uso de la informacin (56)

Operacin estadstica (51)

120

Tabla C 9. Operaciones utilizadas de otras fuentes Disponibilidad-Accesibilidad

OPERACIONES UTILIZADAS DE OTRAS FUENTES DISPONIBILIDAD ACCESIBILIDAD ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA

Operacin estadstica (51)

Tipos de restricciones que afectan el uso de la informacin (56)

121

Tabla C 10. Operaciones utilizadas de otras fuentes Pertinencia-Relevancia

OPERACIONES UTILIZADAS DE OTRAS FUENTES PERTINENCIA RELEVANCIA ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA
Variables de la operacin estadstica que esta oficina utiliza (53) Frecuencia de uso de la informacin (54) Restricciones que afectan el uso de la informacin (56)

Operacin estadstica (51)

122

Tabla C 11. Indicadores utilizados de otras fuentes Pertinencia-Relevancia

INDICADORES UTILIZADOS DE OTRAS FUENTES PERTINENCIA RELEVANCIA ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA

Indicadores utilizados e informacin relativa a cada uno de estos (58) Indicador Variables Periodicidad Operacin estadstica Productor

123

Tabla C 12. Demanda no satisfecha Utilidad-Coherencia

DEMANDA NO SATISFECHA UTILIDAD COHERENCIA ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA
Requerimiento de informacin (61) Principales variables requeridas (62) Cobertura geogrfica requerida (64) Orden de importancia de los usos para los cuales se requiere esta informacin (65)

Periodicidad requerida (63)

124

Tabla C 13. Indicadores no satisfechos Utilidad-Coherencia

DEMANDA NO SATISFECHA UTILIDAD COHERENCIA ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA
Indicador requerido (68) Variables que lo componen (69) Periodicidad requerida (70) Cobertura geogrfica requerida (71) Orden de importancia de los usos para los cuales se requiere este indicador (72)

125

Tabla C 14. Operaciones estadstica por grupos Agregabilidad Duplicidad

OPERACIONES ESTADSTICAS PROPIAS POR GRUPOS AGREGABILIDAD - DUPLICIDAD ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA
Operacin estadstica (10) Esta operacin estadstica corresponde a (11) Objetivo de la operacin estadstica (12) Unidad de observacin (14) Cobertura geogrfica (16) Nivel de desagregacin geogrfica (17) Mtodo de recoleccin (18) Periodicidad de Produccin (21)

Universo de estudio (13)

Variables de estudio (15)

126

Tabla C 15. Indicadores por grupos Duplicidad

INDICADORES POR GRUPOS DUPLICIDAD ENTIDAD DEPENDENCIA OFICINA
Indicador (40) Definicin del indicador (41) Objetivo del indicador (42) Unidad de medida del indicador (43) Variables utilizadas por el indicador e informacin relativa a cada una de estas (45) Cobertura Nombre de la Nombre Serie Periodicidad Variable de la operacin del de la variable Hasta Desde variable estadstica productor

127