Amlc - de Mod

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Inhaltsverzeichnis
Kapitel 1 _ Einleitung.........................................................................................................................4 Quickstart.........................................................................................................................................5 Schritt fr Schritt - Das Funktionsprinzip........................................................................................7 Kapitel 2 _ Programmbersicht........................................................................................................9 Installation..................................................................................................................................... 10 Allgemeine Programmeinstellungen..............................................................................................13 POP3 - Posteingangsserver............................................................................................................16 SMTP - Postausgangsserver.......................................................................................................... 17 Protokoll - Dateien.........................................................................................................................20 bersicht ber die Programmoberflche....................................................................................... 21 Hauptprogramm - Karteireiter "Member Lists".............................................................................25 Hauptprogramm - Karteireiter "Tasks"..........................................................................................27 Hauptprogramm - Karteireiter "Sent Messages"........................................................................... 28 Hauptseite - Karteireiter "Incoming Messages"............................................................................ 29 Hauptprogramm - Karteireiter "External Clients"......................................................................... 30 Hauptprogramm - Karteireiter "Message Drafts".......................................................................... 32 Kapitel 3 _ Empfngerlisten............................................................................................................ 33 Empfngerlisten und deren Verwendung...................................................................................... 34 Managed List - Verwaltete Listen................................................................................................. 36 Linked List - Externe Referenzierung........................................................................................... 37 Neue Liste anlegen.........................................................................................................................38 Listeneigenschaften....................................................................................................................... 50 Datenbankfelder.............................................................................................................................51 Incoming Messages........................................................................................................................52 POP3 - Posteingangsserver............................................................................................................54 SMTP - Postausgangsserver.......................................................................................................... 55 Send/Receive - Automatischer Listenabgleich.............................................................................. 58 Die Autoresponder.........................................................................................................................60 Single und Double OptIn............................................................................................................... 63 Auswertung fehlerhafter Empfnger............................................................................................. 65 Empfnger zu einer Liste hinzufgen............................................................................................67 Listeneintrag per Webformular .....................................................................................................68 Formularauswertung mit FormMail ..............................................................................................72 Listeneintrag ber einen direkten Hyperlink ................................................................................ 73 Listenein- und austrag ber Schlsselwrter................................................................................. 74 Import von Empfngern.................................................................................................................76 Export von Empfngerdaten.......................................................................................................... 80 Empfngerlisten anzeigen..............................................................................................................81 Daten und Status eines Empfngers ndern...................................................................................85 Empfnger aus einer Liste lschen................................................................................................ 87
Kapitel 4 _ Erstellung und Versand von Nachrichten.................................................................. 88 Nachrichtenerstellung.................................................................................................................... 89 Der programminterne Editor..........................................................................................................90 Eine neue Nachricht erstellen........................................................................................................ 94 Erstellung von Textnachrichten..................................................................................................... 96 Erstellung von Nachrichten im HTML-Format............................................................................. 97 Nachrichten personalisieren.........................................................................................................100 Grafiken in eine HTML-Nachricht einbinden............................................................................. 103 Dateianhnge / Attachments........................................................................................................ 104 Externen HTML-Editor verwenden.............................................................................................106 Entwrfe speichern und verwenden.............................................................................................108 Einbindung anderer Emailprogramme.........................................................................................111 Konten fr externe Versender anlegen........................................................................................ 112 Konten bearbeiten........................................................................................................................ 114 Nachrichtenerstellung mit externen Emailprogrammen.............................................................. 115 Testnachricht versenden.............................................................................................................. 117 Nachrichten versenden - Vorbereitung........................................................................................ 119 Hauptprogramm - Karteireiter "Tasks"........................................................................................121 SMTP - Postausgangsserver........................................................................................................ 122 Hauptprogramm - Karteireiter "Sent Messages"......................................................................... 125 Kapitel 5 _ Allgemeines..................................................................................................................126 Programmversionen .................................................................................................................... 127 Bestellung der Vollversion und Updates .................................................................................... 128 Service und Support ....................................................................................................................129 Impressum....................................................................................................................................130 Stichwortverzeichnis....................................................................................................................131
Kapitel 1 _ Einleitung

Quickstart Funktionsweise
Der schnellste Weg zur Nachricht Von der Empfngerliste bis zum Nachrichtenversand
Quickstart
Um eine Nachricht versenden zu knnen, bentigt MailList Controller zwei Dinge ...

eine Liste mit den entsprechenden Empfngern die Nachricht, die verschickt werden soll
Liste mit Empfngern anlegen Klicken Sie auf dem Hauptbildschirm auf das Symbol "New Member List". Ein Assistent hilft bei der Erstellung einer neuen Liste.
Nachricht erstellen Nachrichten knnen Sie entweder mit dem eingebauten Editor (mehr Infos zu diesem Thema anzeigen) oder auch mit Ihrem gewohnten Emailprogramm (mehr Infos zu diesem Thema anzeigen) erstellen. Fr dieses Beispiel soll der interne Editor verwendet werden. Um den Editor zu starten, klicken Sie auf das Symbol "New Message" in der linken, oberen Ecke. Wichtig ist, dass Sie im Editor die Zielliste fr die Email auswhlen. Das "Subject"-Feld, das dem "Betreff"-Feld entspricht, muss fr den Versand einen Text enthalten.
Nachricht versenden Fr einen Test klicken Sie auf das Symbol "Send Test Message". Schicken Sie den Entwurf zur Kontrolle an Ihre eigene Emailadresse und holen ihn dann mit Ihrem Standard-Emailprogramm ab.
Zum endgltigen Versand der Email klicken Sie auf "Send Message". Nun knnen Sie den Sendezeitpunkt festlegen.

"Send Message now" verschickt die Nachricht sofort "Send Message at the ..." versendet die Nachricht zum eingestellten Zeitpunkt
Die Nachricht wird nun fr den Versand vorbereitet und zum vorgegebenen Zeitpunkt verschickt.
Schritt fr Schritt - Das Funktionsprinzip
Der Versand einer Nachricht an mehrere Personen luft im MailList Controller nach folgendem Schema ab. Punkt 1 und 2 sind dabei natrlich nicht bei jeder neuen Nachricht notwendig. 1. 2. 3. 4. eine Liste mit den Empfngern fr die Nachrichten anlegen Empfnger zu der Liste hinzufgen eine Nachricht fr die Liste erstellen die Nachricht an alle Mitglieder der Liste versenden
1. Eine Liste mit den Empfngern fr die Nachrichten anlegen Alle Empfnger einer Nachricht werden im MailList Controller in sog. Listen zusammengefasst. Hier erfahren Sie alles ber diese Listen und deren Erstellung ...

Was ist eine Liste und wie ist sie aufgebaut ? ... Infos anzeigen Wie kann ich eine neue Liste anlegen ? ... Infos anzeigen Welche Listentypen gibt es ? ... Infos anzeigen
Nach dem Anlegen einer neuen Liste sollten Sie noch einige wichtige Einstellungen diesbezglich vornehmen ...

Schlsselwrter zum Ein- und Austragen festlegen ... Infos anzeigen Autoresponder-Vorlagen bearbeiten ... Infos anzeigen OptIn - Funktion berprfen ... Infos anzeigen "Returned Mail" - Auswertung fehlerhafter Empfnger ... Infos anzeigen Evt. Webformular fr den Listenein- und Austrag erstellen ... Infos anzeigen
2. Empfnger zu der Liste hinzufgen Es gibt zwei grundstzliche Methoden, um Personen in eine Liste einzutragen ...

Personen knnen sich selbst in eine Liste eintragen (z.B. ber ein Webformular) Durch den Import vorhandener Datenstze aus einer externen Datenquelle Genaue Infos zum Thema Import finden Sie hier ... Wie knnen sich Personen selbst in eine Liste eintragen ? ... Infos anzeigen Wie kann ich Empfnger direkt importieren ? ... Infos anzeigen Der "Autoresponder" - Automatische Besttigungsnachrichten ... Infos anzeigen Sicherheit durch Rckfrage - "Double OptIn" ... Infos anzeigen
3. Eine Nachricht fr die Liste erstellen Nachrichten fr die Mitglieder einer Liste knnen Sie auf zwei verschiedene Arten erstellen ...

mit dem programminternen Editor mit Ihrem gewohnten Emailprogramm (z.B. MS Outlook)
In beiden Fllen knnen Sie natrlich alle Optionen wie HTML-Formatierung, Personalisierung und Dateianhnge nutzen. Genaue Infos zu diesen Themen finden Sie hier ...

Welche Mglichkeiten bietet mir der interne Editor ? ... Infos anzeigen Wie verwende ich mein gewohntes Emailprogramm zur Nachrichtenerstellung ? ... Infos anzeigen Wie kann ich Nachrichten personalisieren ? ... Infos anzeigen
4. Die Nachricht an alle Mitglieder der Liste versenden Je nachdem, wie Sie die Nachricht erstellt haben, ist die weitere Vorgehensweise fr den Versand unterschiedlich. Genaue Infos zu diesen Themen finden Sie hier ...

Wie versende ich Nachrichten aus dem programminternen Editor ? ... Infos anzeigen Wie versende ich Nachrichten ber mein gewohntes Emailprogramm ? ... Infos anzeigen
Kapitel 2 _ Programmbersicht

Installation Einstellungen POP3 SMTP Statusprotokoll Programm Member Lists Tasks Sent Messages Incoming Messages External Clients Message Drafts
Desktopanwendung oder Serverdienst X-Mailer, HELO, DNS, MX-Record, Message-ID, Setup usw. Einstellungen fr Posteingangsserver Einstellungen fr Postausgangsserver Registrierung aller Programmaktivitten Eine Gesamtbersicht ber die Benutzeroberflche Empfngerlisten im berblick Anstehende Sendevorgnge Sendeberichte Statistiken ber Listenein- und austrge Nachrichtenversand mit anderen Emailprogrammen Nachrichtenentwrfe im berblick
Installation
MailList Controller knnen Sie sowohl auf einem "normalen" Computer als auch auf einem Server installieren. Was ist der Unterschied? Zur Ausfhrung von normalen Programmen muss ein Benutzer am Computer angemeldet sein. Dies ist auf einem Server meist nicht der Fall. Deshalb verrichtet hier ein sog. Service oder auch Dienst die Arbeit. Er ist von der Programmoberflche unabhngig und luft im Hintergrund. Der Service des MailList Controller berwacht den Nachrichtenein- und ausgang und fhrt die erforderlichen Aufgaben aus (z.B. Versand von Nachrichten, Autoresponder, Listenein- und austragungen usw.). Die sichtbare Programmoberflche dient lediglich zur Verwaltung der Listen, Nachrichten und Optionen.
Icon fr die Service-Kontrolle in der Menleiste Aus diesem Grund ist es sinnvoll, dass der Service stndig aktiv ist. So werden ankommende Nachrichten sofort bearbeitet. Und nur so knnen anstehende Sendevorgnge zum eingestellten Zeitpunkt versendet werden. Installationsoptionen Bei der Programminstallation knnen Sie zwischen drei verschiedenen Optionen auswhlen ...
Run Service at System-Startup Der Service wird automatisch beim Hochfahren des Computers gestartet und arbeitet von da an autonom im Hintergrund. Start Service at Application Start Der Service wird erst mit dem Hauptprogramm gestartet. Clientmode: Dont install Service on this machine Nutzen Sie diese Option, wenn der Mailservice nicht auf dem Computer mit installiert werden soll, sondern z.B. auf dem zentralen Firmenserver.
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Diese Einstellung knnen Sie jederzeit ndern. ffnen Sie dazu die Programmoptionen. Auf dem Karteireiter "Basic Settings" finden Sie den Button "Run Program Setup".
Whlen Sie hier nun die Option "Custom Setup". Auf der dritten Seite knnen Sie dann die gewnschte Einstellung fr den Service vornehmen.
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BITTE BEACHTEN SIE: Um ber das Hauptprogramm mit dem Service kommunizieren zu knnen, mssen Sie ber entsprechende Rechte auf diesem Computer verfgen. Sollte dies nicht der Fall sein (hufig bei Netzwerkinstallationen), kommt es zu Fehlermeldungen (kein Zugriff auf die Datenbank usw.).
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Allgemeine Programmeinstellungen
Klicken Sie auf das Symbol "Program Options", um grundlegende Einstellungen am Programm vorzunehmen oder zu ndern.
Basic Settings
"Send & Receive" Alle Listen knnen automatisch in einem bestimmten Intervall auf Mitteilungen hier berprft werden, z.B. auf neue Abonnenten. Die Hufigkeit knnen Sie hier im Bereich von 5 bis 960 Minuten festlegen. Um die berprfung abzuschalten, geben Sie den Wert 0 ein. "Program Setup" Diese Option ermglicht es, den Pfad der Programmdatenbank und das Startverhalten des Email-Services zu verndern.
Send Options
Retries Anzahl der Versuche, sollte ein Empfnger unter der verwendeten Emailadresse beim ersten Mal nicht erreichbar sein. X-Mailer Diese Bezeichnung erscheint im Header (er enthlt Details zur Nachricht) der Emails und kann frei definiert werden.
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HELO/Hostname Beim Versand der Nachricht identifiziert sich das Programm beim Empfnger mit dem Namen des Computers. Die vorgegebene Bezeichnung "auto" fgt automatisch den aktuellen Namen ein. Message - ID Die Message - ID ist ein Bereich im Header der Email. Diesen knnen Sie hier individuell anpassen. Der Standardwert ist "auto".
External Mailserver
Slowdown Hier knnen Sie die Geschwindigkeit des externen Mailservers bremsen. # per Con Hier knnen Sie die maximale Anzahl der Emails pro Verbindung einstellen.
Autoresponder
An Personen, die sich in Listen ein- oder austragen, knnen ber den Autoresponder automatisch Besttigungen verschickt werden. Die enthaltenen Vorlagen knnen Sie hier Ihren Anforderungen anpassen.
Returned Mail Detection

Nicht zustellbare Nachrichten knnen vom Programm automatisch ausgewertet werden. Detect returned messages Alle entsprechenden Listenmitglieder werden auf den Status "Returned" gesetzt und beim nchsten Sendevorgang nicht bercksichtigt. Delete Members Lscht nicht mehr erreichbare Personen endgltig (!) aus der entsprechenden Liste. Customize Detection Bietet die Mglichkeit, Schlsselwrter in Emails auszuwerten und dadurch nicht mehr erreichbare Personen zu erkennen. Die bereits vorgegebenen Wrter decken dabei den grssten Bereich ab. Sie knnen aber jederzeit neue Schlsselwrter hinzufgen.
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Notizen:
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POP3 - Posteingangsserver
Whlen Sie im Hauptprogramm die Liste aus, deren Eigenschaften Sie bearbeiten wollen. Durch einen Rechtsklick auf den Listeneintrag erreichen Sie das Men. Die Option "List Settings" ffnet schliesslich das Fenster zur Bearbeitung der Eigenschaften. Alternativ knnen Sie die Listeneigenschaften auch durch einen Klick auf das linksstehende Icon "Member List Settings" ffnen.
Karteireiter "Incoming Messages (POP3)" Hier knnen Sie die Zugangsdaten fr den Posteingangsserver angeben. Aktivieren Sie die Option "Use Aliases", wenn mehrere Listen dasselbe Emailkonto verwenden sollen.
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SMTP - Postausgangsserver
Um Nachrichten versenden zu knnen, bentigt jedes Emailprogramm einen sog. SMTP- oder Postausgangsserver. Mgliche Probleme
Firewall unterbindet Aussendungen ... Sollte der Verbindungstest bei Anlegen einer neuen Liste scheitern oder es kommt keine Verbindung zu Ihrem externen Mailserver zustande, dann berprfen Sie bitte die Einstellungen Ihrer Firewall und Antiviren-Software. MailList Controller berprft keine Ports auf eingehende Verbindungen. Es wird lediglich Port 25 (SMTP) fr ausgehende Verbindungen benutzt. External Mailserver Sollten Sie keine Verbindung zu dem angegebenen Mailserver aufbauen knnen, berprfen Sie bitte folgende Einstellungen: Den Namen des Postausgangsservers (External SMTP Server) sowie den Benutzernamen und das Passwort. Sind hier alle Einstellungen korrekt und es kommt trotzdem keine Verbindung zustande, kann dies auch auch der verwendeten Authentifizierungsmethode (Authentication) liegen. Die Standardeinstellung ist hier "SMTP login with username and password". Testen Sie in diesem Fall auch die Alternative "POP before SMTP" und "None". Bei Verwendung von "POP before SMTP" muss auf jeden Fall einen Posteingangsserver (POP3) angegeben sein.
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Einstellungen bearbeiten Die Versandart kann fr jede Liste einzeln vorgenommen und jederzeit verndert werden. Whlen Sie dazu im Hauptprogramm die Liste aus, deren Eigenschaften Sie bearbeiten wollen. Durch einen Rechtsklick auf den Listeneintrag erreichen Sie das Men. Die Option "List Settings" ffnet schliesslich das Fenster zur Bearbeitung der Eigenschaften. Alternativ knnen Sie die Listeneigenschaften auch durch einen Klick auf das linksstehende Icon "Member List Settings" ffnen.
Auf dem Karteireiter "Outgoing Messages (SMTP)" knnen Sie nun die Versandart fr die Liste festlegen und jederzeit auch wieder ndern.
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Einstellungen fr externe Postausgangsserver Sie knnen fr jede Liste einen anderen externen SMTP - Server verwenden. Alle Angaben fr den jeweiligen Server befinden sich auf diesem Karteireiter.
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Notizen:
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Protokoll - Dateien
MailList Controller protokolliert alle Sende- und Empfangsaktivitten mit. Einen Einblick in dieses Protokoll erhalten Sie ber das Symbol "Open Logfile" im Hauptprogramm. Die Logdatei wird dann im standardmig eingestellten Windows-Editor geffnet.
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bersicht ber die Programmoberflche
Die Programmoberflche des MailList Controller teilt sich in mehrere Bereiche ... Das Hauptprogramm
Dieses Fenster sehen Sie nach dem Programmstart. Hier finden Sie alle wichtigen Funktionen und Angaben. 1. Grundlegende Funktionen im Schnellzugriff

New Message New Member List Send/Receive Start Mail Service Open Logfile Latest Report Program Options Support User Manual Exit
Erstellt eine neue Nachricht Legt eine neue Liste fr Empfnger an berprft den Postein- und ausgang Startet und stoppt den Sende- und Empfangsdienst ffnet das ausfhrliche Reportage-Journal Zeigt den aktuellsten Sendebericht an ffnet die allgemeinen Programmeigenschaften Zeigt alle Supportmglichkeiten an ffnet diese Bedienungsanleitung Schliesst das Programm
2. Umschaltbare Karteireiter Member Lists bersicht aller Mitgliederlisten Tasks Anstehende Sendevorgnge Sent Messages Berichte zu allen abgeschlossenen Sendevorgngen Incoming Messages Statistiken zu den Empfngerlisten External Clients Kontenbersicht aller sendeberechtigte Personen Message Drafts bersicht aller gespeicherten Nachrichtenentwrfe 3. Optionen fr den jeweiligen Karteireiter

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Alle Bearbeitungsmglichkeiten fr den ausgewhlten Karteireiter.
4. Tabellarische Auflistung
Hier werden alle vorhandenen Daten aufgelistet, z.B. die vorhandenen Sendelisten, Nachrichtenentwrfe usw.
5. Detailinformationen
Hier werden detailierte Infos zur ausgewhlten Liste angezeigt.
6. Zustand des Sende- und Empfangsdienstes Status

Mail Processing Idle Versand und Empfang von Nachrichten mglich Mail Processing Stopped Versand und Empfang von Nachrichten gestoppt Send List Message Nachrichten an die Listen werden verschickt Send/Receive Postein- und ausgang wird geprft
Progress Fortschrittsanzeige bei Sende- und Empfangsttigkeiten 7. Statistische Infos

Scheduled Messages Outgoing Messages Lists Total Members Message Drafts Reports
Anzahl der geplanten Aussendungen Anzahl der ausgehenden Nachrichten Anzahl aller angelegten Listen Gesamtanzahl der Mitglieder aller Listen Anzahl der Nachrichtenentwrfe Anzahl der Sendeberichte
8. Session Log
Hier zeigt das Programm aktuelle Vorgnge und Meldungen inkl. Uhrzeit an.
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Empfngerlisten Auf diesem Fenster werden alle Empfnger einer Liste und deren Daten tabellarisch aufgelistet. ffnen Sie dazu im Hauptprogramm die gewnschte Liste auf dem Karteireiter "Member Lists" durch einen Doppelklick. Mehr Infos zu Empfngerlisten finden Sie hier.
Nachrichten - Editor Der integrierte Editor ermglicht die bequeme Erstellung von HTML- und Textnachrichten. Mehr Infos zum Editor und der Erstellung von Nachrichten finden Sie hier.
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Service Controll Center Postein- und ausgang werden duch den sog. Mail Service (mehr Infos zu diesem Thema anzeigen) verwaltet. Er verrichtet seine Arbeit im Hintergrund und unabhngig von der Programmoberflche. Der aktuelle Status wird angezeigt ... ... im Hauptprogramm
... in der unteren Programmleiste
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Hauptprogramm - Karteireiter "Member Lists"
Hier finden Sie einen berblick ber alle von Ihnen angelegte Listen (weitere Infos zu diesem Thema anzeigen). Diese Listen sind die Basis fr jede Seriennachricht, denn sie enthalten alle Daten ber die Empfnger.
Bearbeitungsmglichkeiten
"New Member List" Startet den Wizard, der beim Erstellen einer neuen Liste assestiert "Member List Settings" Zeigt alle Einstellungen, die fr die ausgewhlte Liste gelten "Delete Member List" Lscht die ausgewhlte Liste inklusive aller Mitglieder "Edit List Members" Zeigt alle Mitglieder dieser Liste tabellarisch geordnet in einem neuen Fenster an "Edit Subscriber" Zeigt alle aktiven Mitglieder dieser Liste tabellarisch geordnet in einem neuen Fenster an. Aktive Mitglieder erhalten die verschickte Nachricht "Edit Unsubscriber" Zeigt alle nicht mehr aktiven Mitglieder dieser Liste tabellarisch geordnet in einem neuen Fenster an. Inaktive Mitglieder haben das Abonnement der entsprechenden Liste gekndigt
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"Edit Returned" Zeigt alle Mitglieder dieser Liste an, die unter der angegebenen Emailadresse nicht mehr erreichbar sind "Import new Members" Importiert Daten aus einer externen Datei in die ausgewhlte Liste "Export List Members" Exportiert alle Daten aus der ausgewhlten Liste in eine externe Datei
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Hauptprogramm - Karteireiter "Tasks"
Im oberen Bereich (1) sind alle anstehenden Sendevorgnge aufgelistet. Angezeigt werden der eingestellte Sendezeitpunkt, das Subject (Betreff) der Nachricht, die Liste, an die Nachricht versendet wird sowie der aktuelle Status. Im unteren Bereich (2) werden beim Versand einer Nachricht aktuelle Infos zum Sendevorgang angezeigt.
"Send Message now" Verschickt die Nachricht sofort, unabhngig vom vorher eingestellten Sendezeitpunkt "Cancel Message" Lscht den Sendeauftrag, ohne die Nachricht vorher zu verschicken
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Hauptprogramm - Karteireiter "Sent Messages"
Nach dem Versand einer Nachricht wird automatisch ein Sendebericht erzeugt. Hier finden Sie alle wichtigen Infos, z.B. Sendezeitpunkt, aufgetretene Fehler usw. Im oberen Bereich (1) sind alle vorhandenen Sendeberichte aufgelistet. Das Men (2) ermglicht die Auswahl einzelner Listen, so dass nur deren Sendeberichte angezeigt werden. Im Bereich (3) werden detailierte Angaben zum ausgewhlten Sendebericht angezeigt.
"Show Report Details" ffnet den ausgewhlten Sendebericht im Standard-Internetbrowser "Delete Report" Lscht den ausgewhlten Sendebericht "Retry unsent Messages" Sind whrend des Sendevorgangs Fehler aufgetreten, kann der Prozess erneut in Gang gesetzt werden. Bereits erfolgreich versendete Nachrichten werden dabei nicht mehr bercksichtigt "Customize Report Draft" ffnet die Formatvorlage fr Sendeberichte zur Bearbeitung. Sie knnen das Layout des Sendeberichts jederzeit Ihren Bedrfnissen anpassen, bitte beachten Sie dabei aber, dass alle Platzhalter fr Schlsselwrter den richtigen Syntax aufweisen mssen. "List" Ermglicht die Auswahl einzelner Listen und deren Sendeberichte.
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Hauptseite - Karteireiter "Incoming Messages"
Auf dieser Seite finden Sie Statistiken zu den eingehenden Listennachrichten. Zu jeder Liste werden alle Ein- und Austrge aufgefhrt.
"List" Hier knnen Sie die gewnschte Liste und deren Statistiken auswhlen. "All Lists" zeigt eine Statistik ber alle vorhandenen Listen an "Start" Legt das Datum fest, ab dem die Sendeberichte rckwirkend angezeigt werden. "Period" Legt den angezeigten Zeitraum fr die Statistiken fest
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Hauptprogramm - Karteireiter "External Clients"
Nachrichten knnen auch mit einem normalen Emailprogramm (z.B. MS Outlook) erstellt und ber MailList Controller versendet werden. Dazu muss fr die Person ein Konto angelegt werden, um die Authorisierung fr den Versand von Nachrichten zu garantieren. Um detailierte Infos zu einem Konto anzuzeigen, klicken Sie den gewnschten Eintrag an.
"New Account" Ermglicht das Anlegen eines neuen Kontos "Account Settings" Zeigt die Einstellungen des ausgewhlten Kontos an "Delete Account" Lscht das gewhlte Konto "Edit Initial Message" Nach dem Anlegen eines Kontos erhlt die entsprechende Person automatisch eine Email mit allen notwendigen Einstellungen. Diese Option ffnet den Entwurf zur Bearbeitung. "Edit Confirmation Message" Jede authorisierte Person erhlt automatisch eine Besttigungsnachricht, ob die Email zur Weiterleitung an die Liste von MailList Controller akzeptiert wurde. Diese Option ffnet den Entwurf zur Bearbeitung. "Edit Report Message" 31
Nach erfolgtem Versand einer Nachricht erhlt der Kontoinhaber einen Sendebericht zugeschickt. Diese Option ffnet den Entwurf zur Bearbeitung.
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Hauptprogramm - Karteireiter "Message Drafts"
Hier werden alle Nachrichten aufgelistet, die Sie erstellt und dann abgespeichert haben. Wenn Sie einen Entwurf anklicken, werden im unteren Bereich detailierte Informationen angezeigt.
"New Message" Startet den Editor zum Erstellen einer neuen Nachricht "Edit Message Draft" ffnet die ausgewhlte Nachricht im Editor zur Bearbeitung "Delete Message Draft" Lscht die ausgewhlte Nachricht "Send Message" Bereitet die ausgewhlte Nachricht fr den Versand vor "List" Ermglicht die Auswahl einzelner Listen und deren Nachrichtenentwrfe.
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Kapitel 3 _ Empfngerlisten

Empfngerlisten Listentyp I Listentyp II Neue Liste Listeneigenschaften Datenbankfelder Incoming Messages POP3 SMTP Send/Receive Autoresponder Double OptIn Returned Mail Neue Empfnger Webformulare Hyperlinks Schlsselwrter Import Export
Konzept und Aufbau Komplett von MailList Controller verwaltete Empfngerlisten Referenzierung auf eine externe Empfngerdatenbank (ODBC) Eine neue Empfngerliste anlegen Listenname und Bezeichnung bearbeiten Felder hinzufgen und umbenennen Deaktivierung, Nachrichtenweiterleitung, Schlsselwrter Einstellungen fr den Posteingangsserver Einstellungen fr den Postausgangsserver Automatischer Listenabgleich (Versand, Ein- und Austragungen) Willkommens- und Besttigungsnachrichten Sicherheit durch Authentifizierung Auswertung fehlerhafter Emailadressen Neue Mitglieder in eine Liste eintragen Empfngerein- und Austrag mit Webformularen Empfngerein- und Austrag mit Hyperlinks Schlsselwrter fr das An- und Abmelden festlegen Empfnger aus anderen Dateien importieren Empfnger aus Listen exportieren
Empfngerbersicht Alle Empfnger einer Liste anzeigen Daten bearbeiten Daten und Status eines Empfngers ndern Daten lschen Empfnger aus einer Liste lschen
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Empfngerlisten und deren Verwendung
Alle Empfnger werden im MailList Controller in sog. LISTEN gespeichert. Diese Listen bilden die Basis fr alle Seriennachrichten. Neben der unverzichtbaren Emailadresse knnen hier auch weitere Informationen gespeichert werden, z.B. Name und Anrede des Empfngers. Um mehrere verschiedene Personenkreise, z.B. Newsletter-Abonnenten und Geschftspartner, mit Emails versorgen zu knnen, ist es jederzeit mglich, mehrere voneinander unabhngige Listen zu verwalten. Welche Listentypen gibt es ? MailList Controller bietet zwei verschiedene Listentypen an, die sich im Einsatzbereich sehr voneinander unterscheiden. Sie knnen im brigen jederzeit mehrere Listen mit verschiedenen Typen gleichzeitig anlegen (Eine Ausnahme bildet die Free Edition, die nur eine Liste verwalten kann). vom MailList Controller verwaltete Listen Alle Daten sind in einer internen Datenbank erfasst, die komplett vom MailList Controller verwaltet wird. Dieser Listentyp ist ideal, wenn sich Abonnenten selbst in Listen eintragen sollen, z.B. ber ein Webformular. Weitere Personen knnen jederzeit durch direkten Import aus einer anderen Datenquelle zu den Listen hinzugefgt werden. Fr die Personalisierung von Nachrichten stehen hier bis zu 15 Felder zur Verfgung. Referenzierung auf externe Datenbanken MailList Controller referenziert dabei auf eine externe Datenquelle (z.B. MySQL) und wird dadurch zum "Front-End" fr diese Datenbank. Er bernimmt dabei die Personalisierung, den Versand und die Verwaltung der Statusinformationen. Alle notwendigen Daten werden erst direkt whrend des Sendevorgangs in Echtzeit aus der Datenbank entnommen. Mitglieder, die sich aus einer Liste ausgetragen haben oder deren Emailadresse nicht mehr erreichbar ist, werden bei diesem Listentyp vom MailList Controller intern verwaltet, die externe Quelldatenbank wird nicht verndert. Fr die Personalisierung von Nachrichten knnen bis zu 15 Felder verwendet werden, die die Quelldatenbank zur Verfgung stellt. Dieser Listentyp sollte gewhlt werden, wenn bereits eine bestehende Datenbank mit allen 35
gewnschten Angaben vorhanden ist, z.B. eine firmeninterne Kundendatenbank und sich Personen NICHT selbststndig in eine Liste eintragen sollen.
Wie lege ich eine neue Liste an ? Beim Erstellen einer neuen Liste steht Ihnen ein kleines Hilfsprogramm zur Seite. Mit seiner Hilfe knnen Sie alle Einstellungen schnell und unkompliziert vornehmen. Den Wizard starten Sie durch einen Klick auf "New Member List". Genauere Infos finden Sie hier Wo finde ich meine Listen ? Einen berblick ber alle Empfngerlisten finden Sie auf dem Hauptschirm unter dem Karteireiter "Member Lists". Weitere Anzeige- und Bearbeitungsoptionen bieten die Symbole auf der linken Seite. Weitere Infos Wie kann ich Personen zu einer Liste hinzufgen ? MailList Controller bietet Ihnen mehrere Verfahren an, um Personen in eine Liste einzutragen. Eine detaillierte Auflistung der Mglichkeiten finden Sie hier Wie kann ich die Mitglieder einer Liste einsehen ? ffnen Sie mit einem Doppelklick auf eine Liste das Datenbankmodul. Hier werden alle Mitglieder dieser Liste tabellarisch aufgelistet. Weitere Infos zum Datenbankmodul finden Sie hier
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Managed List - Verwaltete Listen
Bei verwalteten Listen werden im Gegensatz zu externen Listen alle Angaben zu den Empfngern in einer Datenbank gespeichert, die komplett von MailList Controller verwaltet wird. Verwendung

Wenn sich Personen selbst in eine Liste ein- und austragen sollen Wenn Webformulare verwendet werden sollen Wenn Sie keine Daten einer bereits vorhandenen Datenbank nutzen wollen
Mglichkeiten

Nachrichten knnen mit bis zu 15 frei definierbaren Feldern personalisiert werden Erstellung von Nachrichten mit dem internen Editor Erstellung von Nachrichten mit externen Emailprogrammen (z.B. MS Outlook) Automatischer Versand von Besttigungsnachrichten (Autoresponder) Sicherheit durch Authentifizierung (Double OptIn) Automatische Auswertung von nicht zustellbaren Nachrichten (Returned Mail) Frei definierbares Format (MS Access, MS SQL, ODBC ....)
Realisierung
Whlen Sie beim Anlegen einer neuen Liste den Listentyp "Managed List"
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Linked List - Externe Referenzierung
MailList Controller referenziert bei diesem Listentyp im Gegensatz zu einer verwalteten Liste auf eine bereits vorhandene Datenbank. Beim Versand einer Nachricht werden alle Daten in Echtzeit aus dieser Quelle bezogen. Diese Datenbank kann jedes ber ODBC ansprechbare Format haben, z.B. MySQL, MS SQL, MS Access ... MailList Controller verndert die Quelldatenbank NICHT! Personen knnen sich deshalb NICHT selbst in Listen eintragen. Autragungen aus der Liste werden von MailList Controller in einer separaten Datenbank verwaltet und beim Versand der Nachrichten in Echtzeit abgeglichen. Verwendung

Wenn Sie ein bereits vorhandene Datenquelle (z.B. Ihrer Kundendatenbank) nutzen wollen Wenn sich Personen NICHT selbststndig in eine Liste eintragen sollen
Vor- und Nachteile

Daten werden beim Nachrichtenversand in Echtzeit ausgelesen Referenzierung auf viele Datenbanktypen (MySQL, MS SQL, ODBC ...) Es erfolgen KEINE Schreibzugriffe auf die Quelldatenbank Dadurch knnen sich Personen NICHT selbst in Listen eintragen Personen knnen sich selbst austragen, diese Informationen werden von MailList Controller verwaltet und beim Versand entsprechend bercksichtigt Nachrichten knnen mit bis zu 15 frei definierbaren Feldern personalisiert werden
Realisierung
Whlen Sie beim Anlegen einer Liste den Typ "Linked List".
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Neue Liste anlegen
Klicken Sie zum Anlegen einer neuen Empfngerliste auf das Symbol "New Member List".
Listenname und Beschreibung Vergeben Sie zunchst einen Name fr die Liste. Dieser ist frei whlbar, sollte aber zur besseren Identifizierung eindeutig sein. Dieser Name kann in den Nachrichten des Autoresponders verwendet werden. Im zweiten Feld knnen Sie auf Wunsch eine Notiz, z.B. eine genaue Beschreibung zu dieser Liste machen. Der hier eingegebene Text erscheint in keiner versendeten Nachricht.
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Emailadressen Geben Sie nun die zur Liste gehrige Emailadresse ein. Unter dieser ist die Liste von aussen fr Personen erreichbar, z.B. um sich in die Liste einzutragen. Im zweiten Feld geben Sie den Namen ein, unter dem die Liste beim Empfnger erscheint.
Einstellung fr Posteingangsserver (POP3) und ggf. Postausgangsserver (SMTP) Als nchstes werden die Einstellungen fr den Posteingangsserver (POP) erfragt. Diese sind notwendig, um Nachrichten empfangen zu knnen (z.B. neue Abonnenten, externe Clients ...). Alle Angaben mssen sich auf die oben festgelegte Emailadresse beziehen !
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Eine Besonderheit stellt die Option "Use Aliases " dar. Wenn Sie nur eine Emailkonto (Account) fr mehrere Listen verwenden wollen, bietet sich die Verwendung von sog. "ALIAS" oder Pseudoadressen an. Mit dieser Option knnen Sie dann ein Sammelkonto fr mehrere Listen simulieren. Nun knnen Sie bei Ihrem Provider/Webserver beliebig viele Pseudoadressen anlegen, die sich auf diese Sammelkonto beziehen. MailList Controller wertet beim Empfang die "An"-Zeile aus und ordnet dadurch die Email automatisch der richtigen Liste zu. Sie knnen alle Einstellungen nachtrglich ber die Listen-Eigenschaften (mehr Infos) ndern.
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Einstellungen fr neue Nachrichten Wenn die Liste Nachrichten empfangen soll, muss die Option "Enable incoming Messages" aktiviert werden. Nur so knnen sich Personen z.B. selbst in die Liste ein- und austragen.
Keywords / Schlsselwrter Aus einer externen Liste knnen sich Personen per Email aus der Liste austragen. Auf diesem Schirm knnen Sie das Schlsselwort dazu festlegen. Alle Austragungen werden in einer separaten Liste gespeichert und beim Versand mit der externen Referenz-Datenbank verglichen. Haben Sie eine intern verwaltete Liste angelegt, knnen sich Personen per Email sowohl ein- als auch austragen. Die beiden Schlsselwrter knnen Sie auf diese Fenster festlegen. Wie sich Personen in die Liste eintragen knnen, z.B. ber ein Webformular, erfahren Sie hier .... Ein Eintrag per Email in eine externe Liste ist nicht mglich, da MailList Controller die ReferenzDatenbank nicht verndert. Non-List Messages Alle Nachrichten, die an die vorgegebene Listenadresse geschickt werden, aber nicht fr die Liste bestimmt sind, knnen Sie wie folgt behandeln ...
"Remove all messages and forward non-list messages ...." Leitet alle Nachrichten, die nicht fr die Liste bestimmt sind, an die angegeben Adresse weiter und lscht sie dann auf dem Posteingangsserver. "Remove all messages from POP3 account" Lscht alle Nachrichten, die nicht fr die Liste bestimmt sind, auf dem Posteingangsserver. "Leave non-list messages on POP3 account" Belsst alle Nachrichten, die nicht fr die Liste bestimmt sind, auf dem Posteingangsserver. Forward-address
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Die Emailadresse, an die alle Nachrichten weitergeleitet werden sollen, die nicht fr die Liste bestimmt sind, knnen Sie im Feld "Forward-address" angeben.
Listentyp festlegen MailList Controller bietet Ihnen zwei Arten von Listen an, die sich im Anwendungsbereich sehr voneinander unterscheiden.
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Bitte beachten Sie, dass sich der Listentyp nach der Erstellung nicht mehr ndern lsst ! Whlen Sie den gewnschten Listentyp aus ... Listentyp "Managed List" (Mehr Infos) Alle Daten werden vom MailList Controller direkt in einer internen Datenbank verwaltet. Dieser Typ ist ideal, wenn sich Personen selbst in die Liste eintragen sollen, z.B. per Webformular. Bei diesem Listentyp knnen Sie bis zu 15 Felder fr die Personalisierung von Nachrichten frei definieren. Neben dem (nicht lschbaren) Feld fr die Emailadresse bieten sich z.B. weitere Felder wie Anrede und Name an. Geben Sie dazu die Feldbezeichnung in der oberen Zeile ein und klicken Sie dann auf "Add". Das Feld wird daraufhin in die Liste eingefgt. "Up" und "Down" ermglicht die Sortierung der festgelegten Felder, "Remove" lscht das ausgewhlte Feld wieder aus der Liste. Listentyp "Linked List" (Mehr Infos) MailList Controller referenziert bei diesem Listentyp auf eine bereits existierende Datenquelle, z.B. die Kundendatenbank des Unternehmens. Dieser Listentyp ist ideal, wenn bereits vorhandenen Daten fr die Serienemails verwendet werden sollen, ohne diese bei jedem Sendevorgang neu importieren zu mssen. Erst beim Versenden von Emails bezieht MailList Controller alle Daten in Echtzeit aus der ausgewhlten Datenbank. Zur Personalisierung stehen Ihnen alle Felder der Quelldatenbank zur Verfgung. Beim Listentyp "Managed List" wird abschliessend noch eine Zusammenfassung aller Angaben angezeigt, die Erstellung ist damit abgeschlossen. Alle weiteren Schritte sind nur bei dem Listentyp "Linked List" ntig.
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Datenquelle fr die externe Referenzierung festlegen Legen Sie nun die Datenquelle fest, auf die sich die Referenzierung beziehen soll. Bei dieser Quelle kann es sich um eine MS Access Datenbank, ein MS Excel Worksheet oder eine beliebige andere ODBC - Datenquelle handeln.
Mit der Option "Edit ODBC Connect String (Expert Mode)" knnen Sie die ODBC - Verbindung nachtrglich per Hand editieren.
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Auswahl der Tabelle Es werden nun alle Tabellen der externen Datenquelle aufgelistet. Nachdem Sie die Tabelle mit den gewnschten Datenstzen ausgewhlt haben, werden alle verfgbaren Spalten sowie ein BeispielDatensatz aufgelistet. Bitte beachten Sie, dass hier nur eine einzige Tabelle ausgewhlt werden kann. Sollten sich die bentigten Daten in Ihrer Datenbank ber mehrere Tabellen verteilen, so generieren Sie bitte mit dem entsprechenden Programm eine Abfrage. Diese Abfrage erscheint dann ebenfalls in dieser bersicht und kann als Datenquelle verwendet werden.
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Zuordnung der Emailadresse Whlen Sie jetzt die Spalte aus, in der sich die Emailadresse des Datensatzes befindet und klicken Sie dann auf den Button "Use selected field as Email Address". In der Spalte "Equation" wird darauf hin (Email) angezeigt. MailList Controller bentigt diese Angabe, um beim Versand der Nachrichten die Zieladressen eindeutig aus der Datenbank lesen zu knnen.
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Auswahl der gewnschten Datenbankfelder Abschliessend knnen Sie weitere Felder auswhlen, die zur Personalisierung (mehr Infos) Ihrer Nachrichten verwenden werden wollen. Selektieren Sie dazu einfach das gewnschte Feld und klicken dann auf den Button ">". Ein Klick auf ">>" bernimmt alle verfgbaren Felder. Falsch ausgewhlte Felder knnen Sie jederzeit mit "<" wieder lschen. Nach einer kurzen Zusammenfassung haben Sie damit eine neue Liste erstellt, die Sie nun auch sofort einsetzen knnen.
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Weitere Optionen Folgende Arbeitsschritte sind nun noch evtl. notwendig, um alle Einstellungen zu komplettieren ...
Konto fr einen externen Client anlegen Diese Option erlaubt die Erstellung von Nachrichten mit dem gewohnten Emailprogramm, MailList Controller leitet diese dann automatisch weiter. Weitere Infos zu diesem Thema anzeigen Autoresponder-Vorlagen bearbeiten Der Autoresponder versendet automatisch Besttigungsemails an Personen, die sich in eine Liste ein- oder austragen. Weitere Infos zu diesem Thema anzeigen OptIn - Funktion bearbeiten Ein Abonnent kann sich mit oder ohne berprfung in eine Liste ein- oder austragen. Weitere Infos zu diesem Thema anzeigen "Returned Mail" Bearbeitung Das Auswerten und die Verarbeitung von nicht zustellbaren Emails kann das Programm selbststndig vornehmen. Weitere Infos zu diesem Thema anzeigen Evt. Webformular fr den Listenein- und Austrag erstellen Ein Formular ist der bequemste Weg fr Interessenten, sich in eine Liste einzutragen. Weitere Infos zu diesem Thema anzeigen
Alle listenspezifischen Einstellungen knnen Sie jederzeit einsehen. Weitere Infos finden Sie hier.
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Notizen:
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Listeneigenschaften
Karteireiter "List Details" Hier finden Sie listenspezifische Angaben wie z.B. den Namen der Liste und deren Emailadresse.
"List-name" Der Listenname ist frei definierbar und kann fr den Autoresponder verwendet werden. "List-description" Die Beschreibung der Liste ist frei whlbar und ausserhalb des Programms nicht sichtbar. "Email-address" Die Emailadresse der Liste ist die Anschrift, unter der sich Personen in die Liste eintragen knnen, z.B. ber ein Webformular. "Name" Der Inhalt dieses Feldes wird bei den Empfngern der Seriennachrichten im Feld "Von" sichtbar.
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Datenbankfelder
Karteireiter "Fields" Der Karteireiter "Fields" zeigt alle von Ihnen definierten Datenbankfelder an. Diese Felder knnen zur Personalisierung einer Nachricht verwendet werden (Infos zur Personalisierung anzeigen). Handelt es sich bei der Liste um eine Referenzierung auf eine externe Datenbank, so ist der obere Bereich gegraut (Infos zu diesem Listentyp anzeigen) Mit der Option "Add Field" knnen Sie nachtrglich zustzliche Datenbankfelder anlegen. Diese erscheinen dann in der linken Auflistung. Um den Namen eines Feldes zu ndern, klicken Sie dieses an und vergeben die gewnschte Bezeichnung. Mit einem Klick auf "Rename Field" wird der neue Name bernommen.
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Incoming Messages
Whlen Sie im Hauptprogramm die Liste aus, deren Eigenschaften Sie bearbeiten wollen. Durch einen Rechtsklick auf den Listeneintrag erreichen Sie das Men. Die Option "List Settings" ffnet schliesslich das Fenster zur Bearbeitung der Eigenschaften.
Karteireiter "Incoming Message Settings" Soll die Liste von aussen erreichbar sein, so muss "Enable incoming messages processing" aktiviert werden. Nur dann knnen sich Personen selbst in die Liste ein- bzw. austragen und nur dann werden unzustellbare oder listenfremde Emails automatisch erkannt und verarbeitet.
Die folgenden Optionen bestimmen das Programmverhalten bei aktivierem Zugang ... 53
"Non-List Message" Hier knnen Sie die automatsche Behandlung von Emails festlegen, die nicht fr die Liste bestimmt sind, z.B. Spam. Die mglichen Optionen sind ... "Remove all messages and forward ... " Alle Nachrichten, die NICHT fr die Liste bestimmt sind, werden vom Mailserver abgeholt und an die eingestellte Support-Adresse weitergeleitet. "Remove all messages from POP account" Alle Nachrichten, die NICHT fr die Liste bestimmt sind, werden vom Mailserver abgeholt und gelscht. "Subscribe Keyword" Dieses Schlsselwort muss benutzt werden, um sich in die Liste einzutragen. Dies kann ber ein Webformular oder per Email geschehen. Mehr Infos zu diesem Thema "Remove Keyword" Dieses Schlsselwort muss benutzt werden, um sich aus der Liste auszutragen.
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POP3 - Posteingangsserver
Karteireiter "Incoming Messages (POP3)" Hier knnen Sie die Zugangsdaten fr den Posteingangsserver angeben. Aktivieren Sie die Option "Use Aliases", wenn mehrere Listen dasselbe Emailkonto verwenden sollen.
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Um Nachrichten versenden zu knnen, bentigt jedes Emailprogramm einen sog. SMTP- oder Postausgangsserver.
Mgliche Probleme
Firewall unterbindet Aussendungen ... Sollte der Verbindungstest bei Anlegen einer neuen Liste scheitern oder es kommt keine Verbindung zu Ihrem externen Mailserver zustande, dann berprfen Sie bitte die Einstellungen Ihrer Firewall und Antiviren-Software. MailList Controller berprft keine Ports auf eingehende Verbindungen. Es wird lediglich Port 25 (SMTP) fr ausgehende Verbindungen benutzt..
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Notizen:
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Send/Receive - Automatischer Listenabgleich
Nachdem sich eine Person z.B. per Webformular in eine Liste eintragen hat, werden alle Daten an die Emailadresse der gewnschten Liste geschickt. MailList Controller prft diese Adressen in regelmssigen Abstnden auf neue Nachrichten ab. Dieser Vorgang des Datenabgleichs wird im Programm mit "Send/ Receive" bezeichnet. Liste fr Eintrge freigeben Personen knnen sich nur dann in eine Liste eintragen, wenn diese von Ihnen dafr freigegeben wurde. Um eine Liste freizugeben oder zu sperren, ffnen Sie die Listeneigenschaften. Klicken Sie dazu im Hauptprogramm die entsprechende Liste an und whlen den Punkt "Member List Settings".
Auf dem Karteireiter "Incoming Messages Settings" finden Sie die Option "Enable incoming messages processing". Ist diese Option aktiviert, ist die Liste von aussen erreichbar. Die Option "Non-list Messages" legt die Behandlung von Emails fest, die nicht fr die Liste bestimmt sind, z.B. Spam.
"Remove all messages and forward non-list messages to forward-address" lscht alle Nachrichten auf dem Posteingangsserver und schickt alle Nachrichten, die nicht fr die Liste bestimmt sind, an die eingestellte Emailadresse. "Remove all messages from POP Account" lscht alle Nachrichten auf dem Posteingangsserver "Leave non-list messages on POP Account" belsst alle Emails, die nicht fr die Liste bestimmt sind, auf dem Posteingangsserver.
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Die Schlsselwrter fr den Listenein- und austrag (mehr Infos zu diesem Thema anzeigen) knnen hier ebenfalls definiert werden. Listen automatisch prfen Nachdem Sie die gewnschte Liste fr Neuabonnenten freigegeben haben, knnen Sie das Konto vom Programm automatisch prfen lassen. Das Zeitintervall stellen Sie im Hauptprogramm unter dem Menpunkt "Program Options" im Bereich "Basic Settings" ein.
Listen manuell prfen Sie knnen alle Listenkonten auch jederzeit selbst prfen. Klicken Sie dazu im Hauptprogramm auf das Symbol "Send/Receive".
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Die Autoresponder
Der Autoresponder versendet automatisch Besttigungsemails an Personen, die sich in eine Liste ein- oder austragen. Folgende Flle knnen Sie so durch den integrierten Autoresponder automatisieren ...

Eine Willkommensnachricht verschicken, wenn sich eine Person in eine Liste eintrgt Eine Besttigungsemail verschicken, wenn sich eine Person aus einer Liste austrgt Eine Fehlernachricht versenden, wenn bei einer der beiden Aktionen ein Fehler auftritt
Standardvorlagen bearbeiten Im Lieferumfang befinden sich fr jeden Fall Vorlagen, die Sie jederzeit durch eigenen Entwrfe ersetzen knnen. Um die Vorlagen zu bearbeiten, klicken Sie im Hauptprogramm auf das Symbol "Program Options". Unter dem Punkt "Autoresponder" sehen Sie nun mehrere Optionen.
Single Opt-In and Double Opt-In Personen knnen sich entweder direkt in eine Liste oder erst nach einer Verifizierung in eine Liste eintragen. Diese Verfahren nennt man Single Opt-In und Double Opt-In (Mehr Infos zu diesem Thema). Folgende Vorlagen knnen bei beiden Verfahren Verwendung finden ...
"Edit default "Subscribe" Message" ffnet die Vorlage fr die Willkommensnachricht "Edit default "Remove" Message" ffnet die Vorlage fr die Besttigung einer Kndigung "Edit default "Error" Message" ffnet die Vorlage der Fehlernachricht
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Double Opt-In
"Edit default "Subscribe-Confirmation Message" ffnet die Vorlage fr die Willkommensnachricht, nachdem die Person verifierziert wurde "Edit default "Remove-Confirmation Message" ffnet die Vorlage fr die Besttigung einer Kndigung, nachdem die Person verifierziert wurde
Autoresponder aktivieren / deaktivieren Die Autoresponderfunktion kann fr jede Liste separat aktiviert oder deaktiviert werden. ffnen Sie dazu das Eigenschaftsmen der entsprechenden Liste.
Auf dem Karteireiter "Autoresponder" sind drei Optionen einzeln aufgefhrt ...
"Enable "Subscribe" responder" Aktiviert fr diese Liste den automatischen Versand von Willkommensnachrichten. "Enable "Remove" responder" Aktiviert fr diese Liste den automatischen Versand von Nachrichten zur Kndigungsbesttigungen. "Enable "Error" responder" Aktiviert fr diese Liste den automatischen Versand von Nachrichten, sobald ein Fehler auftritt. Ist die Option "Use default message" aktiviert, wird die (evtl. vernderte) Standardvorlage (siehe oben) fr diese Liste verwendet.
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Ist die Option "Use custom message" aktiviert, wird (NUR) fr diese Liste der Entwurf verwendet, den Sie durch die weitere Option "Edit custom "Subscribe" message" festlegen. So knnen Sie fr jede Liste einen individuellen Entwurf verwenden. Dies gilt analog auch fr "Remove" und "Error".
Personalisierung Folgende Platzhalter knnen in den automatischen Nachrichten des Autoresponders verwendet werden: ##LISTEMAIL## ##LISTNAME## ##LIST## ##ADDTAG## ##SUBSCRIBETAG## ##REMOVETAG## (EMAIL) Emailadresse der Liste Name der Liste Name der Liste Schlsselwort zum Eintrag in die Liste Schlsselwort zum Eintrag in die Liste Schlsselwort zur Kndigung der Liste Emailadresse des Listenmitglieds
Verwenden Sie diese Platzhalter in Ihren Vorlagen, so werden sie in der Nachricht automatisch durch die entsprechenden Werte ersetzt.
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Single und Double OptIn
Es gibt zwei verschiedene Verfahren fr das Ein- oder Austragen in eine Liste ...
Single OptIn Ein Abonnent kann sich per Email ohne Nachfrage in eine Ihrer Listen ein- oder austragen. Seine Angaben werden ohne berprfung akzeptiert und aufgenommen. Double OptIn Ein neuer Abonnent wird erst nach einer Verifizierung akzeptiert. Will sich eine Person in eine Liste eintragen, wird sie zunchst auf den Status "Pending" gesetzt. MailList Controller verschickt nun eine Nachricht an die angegebene Emailadresse mit der Aufforderung, die angegebenen Daten zu besttigen. Erst nachdem dies durch eine zweite Email erfolgt ist, wird die Person endgltig in die Liste aufgenommen und ihr Status auf "Subscriber" gesetzt. Durch diese Verifizierung kann ein ungewollter Eintrag in eine Liste durch Dritte sehr sicher ausgeschlossen werden. Gleiches gilt fr Personen, die sich aus der Liste austragen wollen ... der Austrag wird erst nach einer Besttigung vorgenommen.
Double OptIn kann also sowohl Ihrer Sicherheit als auch der des Abonnenten dienen. Ein Nachteil ist der hhere Aufwand fr die Person, die sich in die Liste eintragen mchte. MailList Controller kann beide Verfahren vollautomatisch durchfhren, so dass fr Sie kein Mehraufwand entsteht. Double OptIn aktivieren Um "Double OptIn" fr eine Liste ein- oder auszuschalten, whlen Sie im Hauptprogramm die entsprechende Liste aus und ffnen deren Eigenschaften.
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Auf dem Karteireiter "Opt-In" knnen Sie nun die gewnschte Methode einstellen. Sobald Sie "Double Opt-In" gewhlt haben, werden auch die gegrauten Optionen im unteren Bereich aktiviert.
Vorlagen nutzen und bearbeiten Im Lieferumfang sind Vorlagen fr die Flle "Subscribe-Confirmation" (Besttigung fr Listeneintrag) und "Remove-Confirmation" (Besttigung fr Listenaustrag) enthalten. Diese Entwrfe knnen Sie Ihren eigenen Bedrfnissen anpassen. Whlen Sie dazu die Option "Use custom message" und klicken Sie auf den Button "Edit custom "Subscribe-Conf" message". Die Vorlage wird daraufhin im Editor geffnet und Sie knnen die Nachricht Ihren Bedrfnissen anpassen. Folgende Schlsselwrter stehen zur Verfgung ... ##LISTEMAIL## ##LISTNAME## ##LIST## ##ADDTAG## ##SUBSCRIBETAG## ##REMOVETAG## (EMAIL) Eingestellte Emailadresse der Liste Eingestellter Listenname Eingestellter Listenname Schlsselwort fr den Listeneintrag Schlsselwort fr den Listeneintrag Schlsselwort fr den Listenaustrag Die Emailadresse des Benutzers WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass die vorhandenen Platzhalter, z.b: ##LIST## nicht verndert werden drfen. Diese Platzhalter werden beim Versand der Nachricht durch die entsprechenden Werte, z.B. den Listennamen und die Antwortadresse ersetzt. Nach der Bearbeitung der Nachrichten speichern Sie diese im Editor durch einen Klick auf "Save" im oberen Balken ab.
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Auswertung fehlerhafter Empfnger
Nach dem Versand einer Nachricht an alle Empfnger einer Liste kommt es erfahrungsgemss vor, dass eine gewisse Anzahl der Personen unter der angegebenen Emailadresse nicht mehr erreichbar sind. Diese Nachrichten werden meist an den Sender, also an den MailList Controller zurckgeschickt. Das Auswerten und die Verarbeitung dieser "Problemflle" kann das Programm selbststndig vornehmen. ffnen Sie dazu im Hauptprogramm den Menpunkt "Program Options".
Aktivieren Sie auf dem Karteireiter "Returned Mail" die Option "Detect returned messages", um nicht zustellbare Nachrichten automatisch erkennen zu lassen.
Ist die Option "Delete Members" aktiviert, werden die entsprechenden Personen in der Liste auch gelscht. Dies geschieht aber nur bei vom MailList Controller verwalteten Listen, bei einer 65
Referenzierung auf eine externe Datenbank wird nur der Status auf "Returned" gesetzt, die Eintrge aber nicht gelscht (Infos zu den verschiedenen Listentypen finden Sie hier). Die Erkennung erfolgt ber bestimmte Schlsselwrter innerhalb der Nachricht, die der Mailserver der nicht zustellbaren Email zurcksendet. MailList Controller durchsucht diese nach den vorgegebenen Schlsselwrtern wie z.B. "User unknown".
Es sind standardmssig mehrere hufig vorkommende Schlsselwrter vordefiniert. Sie knnen jederzeit weitere hinzufgen. Klicken Sie dazu auf die Option "Customize keyword detection". Hier knnen Sie nun weitere Ausdrcke eintragen.
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Empfnger zu einer Liste hinzufgen
Es gibt drei grundstzliche Methoden, um Personen in eine Liste einzutragen ...
Personen sollen sich selbst in Listen eintragen knnen Wollen Sie z.B. einen Newsletter-Service realisieren, bietet sich die Verwendung von Webformularen an. Hier knnen sich Personen jederzeit selbst in Ihre Listen eintragen. Weitere Infos zum Thema "Webformulare" finden Sie hier Mittels der Autoresponder-Funktion knnen Sie auf Neueintragungen, Kndigungen und fehlerhafte Nachrichten mit frei definierbaren Antwortnachrichten reagieren, die das Programm automatisch verschickt. Weitere Infos zum Thema "Autoresponder" finden Sie hier Um sich gegen ungewollte Eintrge in Ihre Listen zu schtzen, sollten Sie dabei die Option "Double OptIn" verwenden. In diesem Fall verschickt MailList Controller automatisch eine Antwort an die angegebene Emailadresse. In dieser wird der Abonnent aufgefordert, sein Abo zu besttigen. Erst wenn dies erfolgt ist, wird er in die Liste bernommen. Weitere Infos zum Thema "Single und Double OptIn" finden Sie hier Auch nicht mehr erreichbare Listenmitglieder ("Returned Mail") knnen vom Programm automatisch verarbeitet werden. Weitere Infos zum Thema "Returned Mail" finden Sie hier Personen werden aus einer anderen Datenquelle direkt importiert MailList Controller bietet die Mglichkeit, jeder Liste durch den direkten Import von Daten aus einer externen Datei Personen hinzuzufgen. Die Daten knnen aus einer MS Access, MS Excel, einer Textdatei oder jeder anderen ODBC-fhigen Datenbank importiert werden. Weitere Infos zu diesem Thema finden Sie hier auf Personenlisten in einer externen Datenquelle verweisen Soll eine bereits vorhandene Datenbank verwendet werden, bietet sich neben dem Import auch die direkte Verwendung dieser Datenbank an. MailList Controller erstellt in diesem Fall eine Echtzeit-Referenzierung auf diese Datenquelle. Weitere Infos zu diesem Thema finden Sie hier
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Listeneintrag per Webformular
Ein Formular ist der bequemste Weg, um sich in eine Liste einzutragen. Ein weiterer Vorteile dieser Methode sind die bis zu 15 frei definierbare Felder, die Sie durch MailList Controller auswerten lassen knnen. Voraussetzungen fr ein Webformular Zur Benutzung von Webformularen muss auf Ihrem Internetserver ein sog. Formmailer installiert sein. Meist sind diese Programme im Verzeichnis "/cgi-bin" zu finden.Dieser Formmailer wertet die Eingaben des Benutzers aus und versendet die Daten an die vorgegebene Emailadresse. MailList Controller berprft diese Adresse auf neue Eintrge und trgt vorhandene Daten in die entsprechende Liste ein. Sollte Ihr Internetserver ber keinen Formmailer verfgen, knnen Sie z.B. auch das kostenlose Programm FormMail (Mehr Infos zu diesem Thema) einsetzen. Konzeption Anhand eines Beispiels soll nun die Erstellung und Einbindung eines Formulars dargestellt werden. Neben zwei Eingabefeldern soll es noch einen Button zum Abonnieren der Mitgliedschaft enthalten.
Realisierung Zum Erstellen des Formulars verwenden wir in diesem Beispiel Microsoft FrontPage. sowie FormMail, einen kostenlosen Formmailer, der auf vielen Internetservern zum Einsatz kommt. Nachdem Sie das Layout entworfen haben, sollen die Elemente fr die Auswertung definiert werden. Klicken Sie dazu mit rechts auf das entsprechende Element, z.B. das Eingabefeld fr die Emailadresse und whlen die Option "Formularfeldeigenschaften". Die Bezeichnung dieses Eingabefelds muss exakt mit dem vergebenen Feldnamen im MailList Controller bereinstimmen (in diesem Fall der Begriff "Email" ... siehe Auflistung der Felder in der unteren Grafik). Die Grossund Kleinschreibung muss nicht bercksichtigt werden. Diese Werte knnen Sie beim Anlegen einer neuen Liste frei definieren und jederzeit einsehen. ffnen Sie dazu die Listeneigenschaften. Auf dem Karteireiter "Incoming Messages Settings" finden Sie alle wichtigen Feldnamen (Genauere Infos zu Listeneigenschaften finden Sie hier).
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Auf dem Fenster "Webform submissions" sind neben den Feldnamen auch die Emailadresse der Liste und das wichtige Schlsselwort zum Eintrag in die Liste (hier ... "Abonnieren") aufgefhrt.
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Nun muss der Button zum Versand der Nachricht aktiviert werden. ffnen Sie dazu das Men mit den Eigenschaften und whlen Sie den Schaltflchentyp "Abschicken". Der Inhalt der beiden Zeilen ist beliebig.
Nun legen wir noch die Funktionen fest, die das Formular bei einem Klick auf "Abonnieren" ausfhren soll. ffnen Sie dazu die Formulareigenschaften und whlen die erweiteren Optionen.
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Mittels der Option "Hinzufgen" knnen Sie hier nun die gewnschten Formularaktionen einfgen. Alle Variablennamen in der Spalte "Name" sind Formmailer-spezifisch und knnen variieren. Die verwendeten beziehen sich wieder auf FormMail von Matt Wright ... Name recipient redirect subject Bedeutung - Empfngeradresse fr alle Formulardaten - muss der der von Ihnen vordefinierten Listenadresse entsprechen - Webseite, auf die nach dem Klick geffnet wird - Schlsselwort, das die Email als Neueintrag in die Liste deklariert - muss dem in den Listeneigenschaften eingestellten entsprechen
Alle ntigen Angaben fr diese Aktionen knnen Sie wie oben erlutert den Listeneigenschaften und dort dem Untermen "Webform submissions" entnehmen.
ffnen Sie abschliessend noch das Optionsmen. Im Feld "Aktion" geben Sie die Position des Formmailers an. Dieses Programm liegt meistens im "cgi-bin" Verzeichnis Ihres Webservers. Als bertragungsmethode sollte auf jeden Fall "POST" gewhlt werden.
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Formularauswertung mit FormMail
FormMail ist ein frei erhltlicher "HTML form to e-mail Gateway", der alle Eingaben eines Webformulars auswertet und an eine vorgegebene Emailadresse sendet. Sie knnen dieses freie Perl Script hier downloaden: http://www.scriptarchive.com/formmail.html Der Sourcecode fr die Einbindung in das Webformular <html> <head> <meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=iso-8859-1"> </head> <body> <form action="http://www.mydomain.xxx/cgi-bin/formmail.pl" method="POST"> <input type="hidden" name="recipient" value="mylist@mycompany.xxx"> <input type="hidden" name="redirect" value="http://www.mydomain.xxx/newsletter/thankyou.htm"> <input type="hidden" name="subject" value="Subscribe"> <br>Email: <input type="text" name="email"> <br>Name: <input type="text" name="name"> <br><input type="submit" name="send" value="Submit"> </form> </body> </html> Blau markierte Passagen sind FormMail - spezifischer Code Passen Sie hier alle Pfadangaben Ihren vorhandenen Einstellungen an. Grn markierte Passagen beziehen sich direkt auf die Liste Legen Sie hier alle gewnschten Felder des Webformulars fest. Die verwendenen Namen mssen allerdings mit den in der Liste definierten bereinstimmen.
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Listeneintrag ber einen direkten Hyperlink
Personen knnen sich auch ber einen Link auf einer Webseite in eine Liste ein- und austragen. Realisierung In Liste eintragen Der grsste Nachteil dieser Methode ist, dass lediglich die Emailadresse der Person fr den Eintrag in die Liste verwendet werden kann. Weitere Felder zur spteren Personalisierung (z.B. Name und Adresse) knnen nicht bermittelt werden. Werden weitere Felder bentigt, so verwenden Sie am besten ein Webformular (Mehr Infos zu diesem Thema finden Sie hier). Beispiel fr einen Link Linkeigenschaften Klicken Sie hier, um sich in unseren Newsletter einzutragen mailto:newsletter@meine_firma.xxx?subject=Eintragen
Dieser Link auf einer Webseite ffnet automatisch das Emailprogramm des Anwenders und fllt alle notwendigen Felder mit den entsprechenden Angaben ... Von: An: Betreff: person@domain.xxx newsletter@meine_firma.xxx Eintragen
Bitte beachten Sie, dass das Schlsselwort mit dem in den Listeneigenschaften verwendeten identisch sein muss. Diese Schlsselwrter knnen Sie fr jede Liste individuell einstellen und jederzeit verndern (Mehr zu diesem Thema finden Sie hier). Realisierung - Aus Liste austragen Ein Link zum Austragen aus einer Liste ist identisch aufgebaut. Lediglich das Schlsselwort muss hier entsprechend der Listeneinstellung abgendert werden.
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Listenein- und austrag ber Schlsselwrter
Personen knnen sich selbststndig per Email in Listen ein- oder austragen. MailList Controller wertet dazu die entsprechenden Emails aus und sucht dabei nach Schlsselwrtern. Diese Begriffe, die den entsprechenden Vorgang auslsen, knnen Sie selbst festlegen. Definition der Schlsselwrter ffnen Sie das Eigenschaftenmen der entsprechenden Liste. Auf dem Karteireiter "Incoming Messages Settings" finden Sie die Felder "Subscribe Keyword" und "Remove Keyword".
"Subscribe Keyword" ist das Schlsselwort, um sich in die Liste einzutragen. Diesen Begriff knnen Sie beliebig festlegen, z.B. mit "Abonnieren". Wird an die Emailadresse der Liste eine Nachricht mit dem Betreff "Abonnieren" geschickt, wird der Absender in die Liste eingetragen. "Remove Keyword" ist das Schlsselwort, um sich aus der Liste auszutragen. Diesen Begriff knnen Sie beliebig festlegen, z.B. mit "Abbestellen". Wird an die Emailadresse der Liste eine Nachricht mit dem Betreff "Abbestellen" geschickt, wird der Absender aus der Liste ausgetragen.
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Wie Sie diese Schlsselwrter innerhalb eines Webformulars verwenden, zeigt Ihnen ein Klick auf "Webform submissions". Hier werden alle ntigen Angaben innerhalb eines Weformulars aufgelistet (Mehr Infos zu Webformularen finden Sie hier).
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Import von Empfngern
Neue Mitglieder knnen auf verschiedene Arten zu einer Liste hinzugefgt werden ...

ber ein Formular auf einer Webseite (Mehr Infos zu diesem Thema) ber einen Hyperlink auf einer Webseite (Mehr Infos zu diesem Thema) per Echtzeit-Referenzierung auf eine andere Datenbank (Mehr Infos zu diesem Thema) per Direktimport aus einer anderen Datei ... dieser Fall wird hier dargestellt.
Direktimport aus einer Datei Einer Liste knnen jederzeit weitere Mitglieder durch den direkten Import von Daten hinzugefgt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Liste noch leer ist oder bereits mehrere tausend Mitglieder enthlt.
Starten Sie den Importprozess, indem Sie im Hauptprogramm auf dem Karteireiter "Member Lists" die Zielliste fr die neuen Daten auswhlen. Durch einen weiteren Klick auf das Symbol "Import new Members" starten Sie den Importvorgang.
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Datenquelle auswhlen Zunchst whlen Sie die Quelldatei aus, die die zu importieren Daten enthlt. Im Feld "Connect String" steht nun die ausgewhlte Datei inklusive der kompletten Pfadangabe. Klicken Sie auf "Weiter".
Mit Aktivierung der Option "Edit (Expert Mode)" knnen Sie die Verbindung zur Quelldatei auch manuell bearbeiten. Tabelle auswhlen In diesem Fenster sehen Sie eine komplette bersicht aller Tabellen, die in der Quelldatei enthalten sind. Whlen Sie die nun die Tabelle aus, die die zu importierenden Daten enthlt.
Zur Kontrolle erscheint nun im unteren Bereich eine bersicht der enthaltenen Daten inklusive eines Beispieldatensatzes. Dies dient lediglich der bersicht, Sie mssen nichts auswhlen. Klicken Sie auf "Weiter". 77
Feldzuordnungen Hier sind nun alle Felder aufgefhrt, die Sie beim Anlegen der Liste definiert haben. Eine Sonderstellung nimmt dabei das Feld "EMAIL" ein. Dieses Feld ist stets notwendig, da sonst die Adresse der Empfnger fr die Serienemails nicht bekannt wre.
Ordnen Sie nun der Reihe nach die Felder der Quelldatei den gewnschten Feldern der Zielliste zu. Insgesamt stehen dazu 16 Felder zur Verfgung. Alle Felder, die Sie in Ihrer Liste nicht benutzt haben, werden hier durch ein "n/a" dargestellt. Haben Sie alle gewnschten Zuordnungen vorgenommen, klicken Sie auf "Weiter". Datenimport abschliessen Dieser Dialog bildet auch schon den Abschluss des Imports. Legen Sie abschliessend noch den Status fest, den die neuen Listenmitglieder erhalten sollen.
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Soll der Status von bereits in der Liste enthaltenen Personen ebenfalls entsprechend gendert werden, aktivieren Sie die Option "Update Status if member ..." Mit "Force Integer" knnen Sie automatisch vorhandene Nachkommastellen entfernen. Nach einem Klick auf "Fertig stellen" werden alle Daten aus der Quelldatei in die selektierte Liste bertragen.
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Export von Empfngerdaten
Mitglieder einer Liste knnen jederzeit in eine MS Access Datenbank exportiert werden. Starten Sie den Exportprozess, indem Sie im Hauptprogramm/Karteireiter "Member Lists" auf das linke Symbol "Export List Members" klicken.
Exporteinstellungen vornehmen Mit der Option "Tables" knnen nur Personen mit einem bestimmten Status exportiert werden, z.B. alle aktiven Listenmitglieder.
Mit dem Button "Change Target File Location" knnen Sie das Zielverzeichnis fr den Export ndern. Ein Klick auf "Fertig stellen" startet den Exportvorgang.
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Empfngerlisten anzeigen
Empfngerlisten bilden im MailList Controller die Basis fr alle Seriennachrichten. Sie enthalten alle Daten zu den Empfngern der Nachrichten, z.B. Name und Emailadresse. Im Hauptprogramm finden Sie auf dem Karteireiter "Member Lists" eine bersicht ber alle vorhandenen Listen. Um alle Mitglieder einer Liste einzusehen, ffnen Sie diese durch einen Doppelklick.
Vorselektierung Eine Vorauswahl fr die Ansicht knnen Sie im Hauptprogramm durch die Optionsknpfe auf der linken Seite treffen.
"Show all List Members" Zeigt alle Listenmitglieder an. "Show List Subscriber" Zeigt nur Mitglieder mit aktivem Status an. Aktive Mitglieder erhalten die verschickte Nachricht. "Show List Unsubscriber" Zeigt alle nicht mehr aktiven Mitglieder an. Inaktive Mitglieder haben das Abonnement der entsprechenden Liste gekndigt und werden beim Versand nicht mehr bercksichtigt.
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"Show Returned Members" Zeigt Mitglieder an, die unter der angegebenen Emailadresse nicht mehr erreichbar sind.
Obere Symbolleiste (1) Auch in diesem Fenster befinden sich im oberen Balken mehrere Icons. Diese bieten Optionen zur Bearbeitung der Liste und deren Mitglieder. "Home" Standardmssig werden immer 1000 Datenstze angezeigt. Sollten Sie bereits mit "Next" die Datenbank weiter durchblttert haben, knnen Sie so zu den ersten 1000 Mitgliedern zurckspringen. "Back" Zeigt die vorherigen 1000 Datenstze an. "Next" Zeigt die nchsten 1000 Datenstze an. "Start Search" Sucht im Feld "EMAIL" nach der eingegeben Zeichenfolge und zeigt die Resultate im aktiven Fenster an. "Close Search" Beendet die Suchfunktion und zeigt wieder alle Mitglieder im aktiven Fenster an. "Add Member" ffnet ein Eingabefenster, in dem Sie weitere Personen zur Liste hinzufgen knnen. "Delete Member" Lscht die ausgewhlten Datenstze aus der Liste. "Edit Member" ffnet die ausgewhlten Datenstze zur Bearbeitung in einem Fenster. "Import" ffnet den Import-Wizard, um Daten aus einer externen Quelle (MS Access, MS Excel, Textdatei) zu der Liste hinzuzufgen. "Export" ffnet den Export-Wizard, um Datenstze aus der Liste in eine Datei zu exportieren. "User Manual" ffnet diese Bedienungsanleitung. "Exit" Schliesst das Datenbankmodul.
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Suchfunktion (2) Mittels der integrierten Suchfunktion knnen Sie gezielt nach einzelnen Datenstzen innerhalb der Liste suchen. Bitte beachten Sie, dass sich die Option nur auf das Feld "[EMAIL]" anwenden lsst. Gehen Sie wie folgt vor ...

Geben Sie zunchst den gewnschten Suchbegriff im Feld "Search Email" ein. Klicken Sie auf das Icon "Start Search". Die Liste wird nach dem eingegebenen Begriff durchsucht und die Resultate werden im unteren Fenster angezeigt. Um die Suche zu beenden und wieder alle Mitglieder anzuzeigt, klicken Sie auf das Icon "Close Search".
Anzeigefenster fr die Listenmitglieder (3) Der komplette untere Fensterbereich dient zur tabellarischen Anzeige der Listenmitglieder. Die erste Spalte beinhaltet dabei immer die Emailadresse, da dieses Feld fr alle Aussendungen vorhanden sein muss. Die nchsten beiden Spalten sind ebenfalls vordefiniert. Sie zeigen den Status und das Datum, an dem sich die Person in die Liste eingetragen hat. Alle weiteren Spalten zeigen die Felder an, die Sie bei der Erstellung der Liste festgelegt haben. All diese Felder knnen Sie auch zur Personalisierung von Emails verwenden. Die Karteireiter dienen zur schnellen Ansicht der verschieden Mitgliedertypen und deren Status.
"All" Zeigt alle Mitglieder der Liste an, unabhngig von deren Status. "Subscriber" Zeigt die aktiven Mitglieder der Liste an. Diese Personen werden beim Versand einer Nachricht an die Liste bercksichtigt. "Unsubscriber" Zeigt alle Mitglieder an, die das Abonnenement der Liste gekndigt haben. Diese Mitglieder erhalten keine Nachricht. "Returned" Zeigt Mitglieder an, die unter der angegebenen Emailadresse nicht mehr erreichbar sind. "Pending" Zeigt Mitglieder an, die sich per Double OptIn in die Liste eingetragen haben, aber noch keine Besttigung ihres Abos zurckgeschickt haben. Sollte die Besttigung erfolgt sein, wird ihr Status auf "Subscriber" gendert. Mehr Infos zu Double OptIn finden Sie hier.
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Datenstze sortieren Alle Datenstzen knnen sortiert ausgegeben werden. Die Sortierfunktion knnen Sie auf alle Spalten anwenden. Standardmssig sind alle Datenstze nach der ersten Spalte absteigend sortiert.
Um die Sortierreihenfolge zu ndern, klicken Sie einfach auf den grauen Balken, der den Spaltennamen enthlt. Nun sind die Datenstze aufsteigend sortiert. Dies wird durch den roten, nach oben zeigenden Pfeil ersichtlich.
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Daten und Status eines Empfngers ndern
Alle Daten einer Liste knnen Sie jederzeit einsehen und bearbeiten. Neben den von Ihnen definierten Feldern zur Personalisierung enthalten alle Personen weitere Informationen. Die wichtigste ist der aktuelle Status. Status eines Empfngers Alle Mitglieder einer Liste haben einen bestimmten Status, der das Verhalten beim Versand einer Email festlegt ...
Subscriber Diese Person ist ein aktives Mitglied der Liste und wird beim Versand einer Nachricht bercksichtigt. Unsubscriber Diese Person hat die Mitgliedschaft in der Liste gekndigt und erhlt keine Nachrichten mehr. Returned Diese Person ist unter der angegebenen Emailadresse nicht mehr erreichbar und wird deshalb beim Versand nicht mehr bercksichtig. Pending Personen mit diesem Status haben sich per Double OptIn in die Liste eingetragen, die Echtheit der Angaben ist aber noch nicht besttigt worden (mehr zu diesem Thema).
Daten eines Mitglieds bearbeiten Sie knnen jederzeit alle Daten eines Empfngers manuell bearbeiten und ndern. ffnen Sie dazu die entsprechende Liste und selektieren den zu ndernden Datensatz. Mit einem Rechtsklick ffnen Sie das Men. Whlen Sie die Option "Edit Member".
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Es ffnet sich ein neues Fenster, in dem alle Daten zu diesem Eintrag aufgelistet sind. Nicht genutzte Personalisierungsfelder sind dabei grau hinterlegt. Nachdem Sie die gewnschten nderungen vorgenommen haben, klicken Sie auf "Ok", um den Datensatz abzuspeichern.
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Empfnger aus einer Liste lschen
Um einen oder mehrere Personen manuell zu lschen, ffnen Sie zuerst die entsprechende Liste. Whlen Sie dann den oder die zu lschenden Datenstze aus. ffnen Sie mit der rechten Maustaste das Men. Die Option "Delete Member" lscht nach einer Rckfrage alle selektierten Personen aus der Liste.
Alternativ knnen die ausgewhlten Datenstze auch mit dem Icon "Delete" in der oberen Symbolleiste gelscht werden. Die Option "Delete all Members (complete List)" lscht definitiv alle Mitglieder und ist deshalb mit Vorsicht zu benutzen !
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Kapitel 4 _ Erstellung und Versand von Nachrichten

Nachrichtenerstellung - Editor oder externer Email-Clients (z.B. MS Outlook) Der interne Editor im berblick Eine neue Nachricht erstellen Textnachrichten HTML-Nachrichten Personalisierung Grafiken in HTML-Nachrichten Dateianhnge - Attachments Externen HTML-Editor verwenden Entwrfe speichern und verwenden Die Einbindung von anderen Emailprogrammen Konten fr externe Versender (Clients) erstellen und bearbeiten Nachrichten mit externen Clients erstellen Testnachrichten Nachrichten versenden Versandstatus und Taskbersicht Sendeberichte Versand ber den programminternen SMTP - Server Versand ber einen externen SMTP - Server
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Nachrichtenerstellung
Nachrichten knnen auf zwei Arten erstellt werden ... mit dem programminternen Editor Der eingebaute Editor bietet alle notwendigen Funktionen zur Erstellung von personalisierten HTML- und Textnachrichten ... weitere Infos finden Sie hier mit einem normalen Email-Programm Sie knnen Nachrichten auch mit Ihrem gewohnten Emailprogramm (z.B. MS Outlook) erstellen und diese dann an MailList Controller weiterleiten. Der Versand an die Liste erfolgt automatisch ... weitere Infos finden Sie hier
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Der programminterne Editor
Der programminterne Editor ermglicht die Erstellung von Nachrichten im HTML- und Textformat. Nachrichten setzen sich dabei aus mehreren Komponenten zusammen ...

Der Inhalt der Nachricht - Dieser kann aus einem HTML- und/oder Textteil bestehen Anhnge (Attachments) - Dateien, Grafiken usw., die mit der Email versendet werden. Einstellungen - Angaben zur Zielliste, "Von", "An", "Betreff" sowie die Personalisierung
Sie knnen alle Teile einer Nachricht getrennt speichern (z.B. den HTML-Enwurf) oder die Nachricht als gesamtes. Diesen Entwurf knnen Sie dann jederzeit wiederverwenden.
Der folgende Screenshot zeigt die Oberflche des internen Editors. Erluterungen zu den einzelnen Menpunkten finden Sie darunter.
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Obere Symbolleiste (1)
"New Message" Erstellt einen neuen, leeren Nachrichtenentwurf "Open Message" ffnet eine bersicht ber alle vorhandenen Nachrichtenentwrfe "Save Message" Speichert den Entwurf inkl. aller getroffenen Einstellungen (Zielliste, Personalisierung etc.) "Add Attachment" ffnet eine Dateiauswahlbox, um Attachments fr die Nachricht auszuwhlen "Send Test Email" Bietet die Mglichkeit, eine Testnachricht mit allen Einstellungen an eine beliebige Emailadresse zu senden. So knnen Sie die Nachricht auf ihre Korrektheit hin berprfen "Send Message" ffnet den Sendeschirm. Hier kann der genaue Zeitpunkt zum Versenden der Nachricht festgelegt werden. Der Editor wird dann geschlossen "User Manual" ffnet diese Bedienungsanleitung "Save Changes & Exit" Speichert den Nachrichtenentwurf und schliesst den Editor "Exit" Schliesst den Editor
Die Eingabefelder (2)
"List" Whlen Sie hier die Zielliste fr Ihre Nachricht aus. Sobald dies geschehen ist, fllen sich die Felder "From" und "Fields" mit den entsprechenden Werten. Diese werden dabei direkt der Liste entnommen "From" Die "Von"-Zeile enthlt den Absender der Nachricht. Hier wird automatisch der von Ihnen vergebene Name eingefgt. Diesen Wert knnen Sie jederzeit ndern (im Hauptprogramm auf dem Karteireiter "Lists" / List Properties / Name) ndern "To" In die "An"-Zeile wird automatisch die Emailadresse des Empfngers eingetragen. Zur Personalisierung knnen Sie hier jederzeit weitere Felder einfgen "Subject" Die "Betreff"-Zeile beschreibt die Nachricht fr den Empfnger. Auch hier knnen Sie zur Personalisierung jederzeit alle zur Verfgung stehenden Felder einfgen
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"Description" Hier knnen Sie zur eigenen Dokumentation die Nachricht kommentieren. Dieser Vermerk ist nur fr Sie sichtbar und wird nicht mit versendet
Personalisierung durch Datenbankfelder (3) Bei der Personalisierung einer Nachricht werden im Entwurf Platzhalter gesetzt. Dieser sind durch eckige Klammern definiert und haben die Form (...), wobei alle in der Liste definierten Felder zur Verfgung stehen, z.B. (Name) oder (Anrede). Infos zur Personalisierung finden Sie hier
"Fields" In diesem Dropdown-Men finden Sie alle von Ihnen festgelegten Datenbankfelder wieder, nachdem Sie die Zielliste ausgewhlt haben. Diese Werte knnen nun zur Personalisierung der Nachricht verwendet werden. Whlen Sie dazu das gewnschte Feld, z.B. "Name" aus. Die nebenstehenden Buttons bieten nun verschiedene Einfgeoptionen ... "Insert Field in Content" Fgt das ausgewhlte Feld als Platzhalter, z.B. (Name) in das Editorfeld ein. Diese Platzhalter werden beim Versand der Nachricht durch die entsprechenden Werte aus der Liste ersetzt "Insert Field in "To"" Fgt das ausgewhlte Feld als Platzhalter in die "An"-Zeile ein. Diese Platzhalter werden beim Versand der Nachricht durch die entsprechenden Werte aus der Liste ersetzt "Insert Field in "Subject"" Fgt das ausgewhlte Feld als Platzhalter in die "Betreff"-Zeile ein. Diese Platzhalter werden beim Versand der Nachricht durch die entsprechenden Werte aus der Liste ersetzt
Die Karteireiter (4)
"Plain Text" Hier knnen Sie den Textpart der Nachricht erstellen. "Text Preview" Zeigt die erstellte Textnachricht in der endgltigen Fassung an. Platzhalter werden hier durch reale Datenstze ersetzt und knnen so berprft werden. "Rich Text (HTML)" Hier knnen Sie den HTML Part der Nachricht erstellen.
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"HTML Preview" Zeigt die erstellte HTML-Nachricht in der endgltigen Fassung an. Platzhalter werden hier durch reale Datenstze ersetzt und knnen so berprft werden. "HTML Source" Zeigt den Quellcode der HTML Nachricht an. Dieser kann hier auch bearbeitet werden. "Attachments" Hier knnen der Nachricht Anhnge wie Dateien oder Grafiken beigefgt werden. Ausserdem finden Sie hier eine detailierte Auflistung aller Grafiken, die in der HTMLNachricht verwendet werden.
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Eine neue Nachricht erstellen
Der integrierte Editor ermglicht die Erstellung von personalisierten HTML- und Textnachrichten mit Grafiken und Attachments. Sie knnen Emails auch mit Ihrem gewohnten Emailprogramm erstellen und dann automatisch von MailList Controller an eine Reihe von Personen versenden lassen. Mehr dazu erfahren Sie hier.
Schritt fr Schritt zur kompletten Nachricht Starten Sie den Editor durch einen Klick auf "New Message". Der Editor ffnet sich darauf hin in einem neuen Fenster.
Neben dem Nachrichtentext sind weitere Einstellungen fr die Email vorzunehmen. Whlen Sie als erstes die Zielliste (Feld "List") fr die Nachricht aus. Mehrere Felder fllen sich daraufhin mit Werten. Im Feld "From" (Von) erscheint der von Ihnen beim Anlegen der Liste vergebene Text. Diesen Wert knnen Sie jederzeit in den Listeneigenschaften (Mehr Infos zu diesem Thema anzeigen) verndern. Auch die Box "Fields" fllt sich mit den Werten aus der Liste, die nun zur Personalisierung der Nachricht benutzt werden knnen (Mehr Infos zu diesem Thema anzeigen). In das Feld "To" (An) wird automatisch die Emailadresse des Empfngers eingetragen. Sie knnen hier auch weiteren Text (inkl. Personalisierung) eingeben. Der Inhalt des Feldes "Subject" (Betreff) ist frei definierbar und kann ebenfalls personalisiert werden. Das Feld "Description" (Beschreibung) ist zur internen Verwendung und erscheint nicht 94
in der Email. Nachdem alle notwendigen Voreinstellungen getroffen sind, kann der eigentliche Nachrichtentext erstellt werden. Klicken Sie auf das entsprechende Thema, um genaueres zu erfahren. Der Textteil der Nachricht Der HTML-Teil der Nachricht Grafiken in Nachrichten einfgen Einen externen HTML Editor verwenden Dateianhnge / Attachments Die Nachricht personalisieren Die Nachricht an die Liste versenden Den Entwurf abspeichern
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Erstellung von Textnachrichten
Reine Textnachrichten bieten nicht den optischen Reiz einer HTLM-Email, haben aber den Vorteil, dass sie vom Empfnger auf jeden Fall gelesen werden knnen. Deshalb sollte jede Ihrer Aussendungen auch einen Textpart enthalten. Den Textteil einer Email knnen Sie im Editor auf dem Karteireiter "Plain Text" erstellen. Neben den Grundfunktionen zur Erstellung von Textnachrichten bietet MailList Controller auch eine bequeme Mglichkeit, aus einer bereits erstellten HTML-Nachricht eine Textnachricht zu machen.
Klicken Sie dazu einfach auf den Button "Extract Text from HTML". Das Programm bernimmt daraufhin den gesamten Text aus dem HTLM-Part und fgt ihn auf dem Textfenster ein. Es kann sein, dass Sie lediglich die Formatierung noch etwas berarbeiten mssen. Sollten Sie die Nachricht personalisiert haben, knnen Sie sich auf dem Karteireiter "Text Preview" jederzeit eine Voransicht mit ausgefllten Datenstzen anzeigen lassen. So ist eine optimale Kontrolle ber die Korrektheit der Nachricht gewhrleistet.
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Erstellung von Nachrichten im HTML-Format
HTML-Nachrichten knnen neben Text auch Grafiken (Mehr Infos zu diesem Thema) und Felder zur Personalisierung (Mehr Infos zu diesem Thema) enthalten.
Die Menleiste (1) bietet die gewohnten Standardelemente zur Bearbeitung der HTML-Seite. Die Option "Open with external HTML Editor" ermglicht die Bearbeiung des aktuellen Dokuments mit einem ggf. installierten HTML-Editor, ohne den Editor verlassen zu mssen (Mehr Infos).
Voransicht In der Voransicht lsst sich erkennen, ob alle Felder zur Personalisierung richtig plaziert wurden und extern verlinkte Grafiken geladen werden. Klicken Sie auf den Karteireiter "HTML Preview", um eine Voransicht der Nachricht zu erhalten. Hier werden nun alle Felder mit den realen Informationen aus der Datenbank ersetzt. Mittels der beiden Pfeile knnen Sie die Datenstze durchschalten.
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HTML Quelltext Auf dem Karteireiter "HTML Source" sehen Sie den aktuellen Quellcode der Nachricht. Hier vorgenommene nderung werden sofort bernommen und entsprechend angezeigt.
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Textteil Emails sollten neben einem HTML-Part auch immer einen Textteil enthalten. So ist sichergestellt, dass alle Empfnger die Nachricht lesen knnen. Um die Erstellung der Textnachricht so einfach wie mglich zu machen, nutzen Sie folgende Option ... Klicken Sie auf den Karteireiter "Plain Text". Dies ist der Textteil der Nachricht. Um sich die Arbeit zu erleichtern, knnen Sie mit dem Button "Extract Text from HTML" den gesamten Text aus Ihrer HTML-Nachricht bernehmen. Alternativ knnen Sie den Text natrlich auch per Hand eingeben oder hinein kopieren.
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Nachrichten personalisieren
Bei der Personalisierung werden innenhalb der Nachricht Platzhalter, z.B. fr den Namen des Empfngers, eingefgt. Diese Platzhalter werden beim Versand der Emails dann durch reale Werte aus der Empfngerliste ersetzt. Voraussetzungen Grundlage zur Personalisierung sind die Daten in den Listen. Nur Infos, die hier vorhanden sind, knnen auch zur Personalisierung genutzt werden. In der Mitgliederbersicht einer Liste werden alle verfgbaren Datenstze dargestellt. Die in eckigen Klammern stehenden Felder knnen zur Personalisierung verwendet werden. Starten Sie den internen Editor, um eine neue Nachricht zu erstellen. Whlen Sie nun zuerst die Zielliste fr die Nachricht aus. Dies ist notwendig, damit das Programm weiss, welche Felder fr die Email zur Verfgung stehen. Sobald Sie die Liste ausgewhlt haben, werden alle verfgbaren Felder in der Zeile "Fields" angezeigt.
Die Datenbankfelder knnen Sie nun berall innerhalb der Textfelder und in den Zeilen "To" (An) und "Subject" (Betreff) verwenden.
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Um einen Platzhalter fr ein Feld einzufgen, setzen Sie zuerst den Cursor an die gewnschten Stelle, z.B. in der Zeile "Subject". Dann whlen Sie das gewnschte Feld aus, z.B. "Name". Durch einen Klick auf den Knopf "Insert Field in Subject" legen Sie einen Platzhalter (Name) in der Zeile an.
WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass Sie diese Platzhalter innerhalb des Textes keinesfalls umbenennen drfen. MailList Controller kann dann keine Zuordnung zu den Datenbankfeldern vornehmen.
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Die Personalisierung berprfen I Nachdem ein Platzhalter gesetzt wurde, knnen Sie sofort dessen Korrektheit berprfen. Schalten Sie dazu auf den Karteireiter "Preview" um ("Text Preview" bei Textentwrfen, "HTML Preview" bei HTML Entwrfen). Hier werden alle eingefgten Platzhalter durch Datenstze aus der Liste ersetzt. Mittels der beiden Pfeile (rot markiert) knnen Sie hin und her schalten, um mehrere Datenstze in der Ansicht zu testen. Darunter finden Sie auch die Felder "An" und "Betreff" in der entsprechenden Vorschau.
Die Personalisierung berprfen II Neben der direkten Vorschau knnen Sie zur weiteren berprfung eine Testnachricht an eine beliebige Emailadresse schicken. Mehr zu diesem Thema finden Sie hier
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Grafiken in eine HTML-Nachricht einbinden
In jede Nachricht knnen beliebig viele Grafiken integriert werden. Dies kann auf zwei Arten geschehen ...
Direkt eingebettete Grafiken Die Grafik liegt dabei lokal auf Ihrem Computer oder Netzwerk und ist direkt in die Nachricht eingebettet. Ein Nachteil ist, dass die Grsse der Email durch die Grafiken enorm zunehmen kann.
Verlinkte Grafiken Innerhalb der Nachricht wird dabei nur ein Link auf eine im Internet liegende Grafik angelegt. Erst beim Empfnger wird die Grafik dann aus der angegebenen Quelle, z.B. Ihrem Server geladen. Vorteil ... die Nachricht bleibt dadurch klein. Geben Sie dazu die Adresse (z.B. http://www.mein_server.abc/grafik_01.gif) der Grafik im Feld "Bildherkunft" ein. Ob die Grafik korrekt geladen wird, knnen Sie anhand der Voransicht (auf dem Karteireiter "HTML Preview") kontrollieren.
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Dateianhnge / Attachments
Jeder Nachricht knnen beliebig viele Dateien als Anhang beigefgt werden. Diese Attachments werden beim Versand mit jeder Nachricht an alle Empfnger verschickt. Dies kann den Sendeprozess enorm verlngern. Deshalb sollten die Anhnge in Menge und Grsse so klein wie mglich gehalten werden.
Attachment zu einer Nachricht hinzufgen Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf das Icon "Add Attachment". Whlen Sie nun in der Auswahlbox die gewnschte(n) Datei(en) aus.
Zur Kontrolle sehen Sie in der Tabelle alle Dateien und Grafiken, die fr die Nachricht verwendet werden. Grafiken, die innerhalb des HTML-Parts verwendet werden, erkennen Sie an der ContentID "AMLC.***" und am Content-Type. Reine Attachments, die mit der Nachricht verschickt werden sollen, haben die Content-ID "Attachment".
Eine Sonderstellung nimmt hier die Option "Add HTML Content" ein. Mit ihrer Hilfe knnen Sie 104
reinen HTML-Content wie z.B. CSS oder Java-Skripte zu der Nachricht hinzufgen. Whlen Sie dazu die entsprechende Datei mittels der Option aus, um sie danach in den HTML-Quelltext einzubinden.
"Add File Attachment" ffnet eine Auswahlbox, um eine Datei als Anhang auszuwhlen, "Remove" lscht das ausgewhlte Attachment aus der Email.
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Externen HTML-Editor verwenden
Der programminterne HTML-Editor ermglich die Erstellung auch komplexer HTML-Nachrichten. Trotzdem kann er nicht den Funktionsumfang spezialisierter Software wie z.B. MS FrontPage bieten. Deshalb knnen Sie diese Programme optimal in den Arbeitsablauf mit einbinden. Sie knnen dabei jederzeit auf die Leistungen Ihres gewohnten HMTL-Editors zugreifen, ohne die Arbeit mit dem MailList Controller unterbrechen zu mssen. Gehen Sie dazu wie folgt vor ...
Wir wollen im Text eine Tabelle einzufgen. Dies soll mit einem externen HTML-Editor erfolgen. Klicken Sie dazu auf "Open with external HTML Editor". Der Entwurf wird darauf hin in Ihrem standardmssig benutzten HTML-Editor geffnet.
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WICHTIG: Bitte gehen Sie nun exakt in der beschriebenen Reihenfolge vor ... 1. Nehmen Sie im externen Editor die gewnschten nderungen vor 2. Speichern Sie nach der Bearbeitung die Datei ab (Name und Pfad nicht ndern !) 3. Schliessen Sie den externen Editor 4. MailList Controller zeigt Ihnen folgendes Fenster an ...
5. Klicken Sie hier "Update Now", um alle gemachten nderungen zu bernehmen
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Entwrfe speichern und verwenden
Alle mit den Editor erstellten Nachrichten knnen Sie jederzeit speichern, erneut verwenden und bearbeiten. Komplette Nachricht abspeichern Nachdem Sie eine Nachricht erstellt haben, knnen Sie diese "in ihrer Gesamtheit" abspeichern. Dabei werden alle vorgenommen Einstellungen bernommen. Dazu zhlen die Zielliste, die Felder "Von", "An" und "Betreff", die Beschreibung der Nachricht und natrlich die eigentliche Email inkl. aller Attachments. Klicken Sie auf "Save Message" im oberen Balken, um die komplette Nachricht als Entwurf abzuspeichern. Alle abgespeicherten Entwrfe finden Sie im Hauptprogramm auf dem Karteireiter "Message Drafts".
Um die Nachricht vor dem Verlassen des Editor abzuspeichern, klicken Sie auf den Button "Save Changes & Exit".
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Vernderten Entwurf abspeichern Wollen Sie die Nachricht nach der Bearbeitung abspeichern, ohne den Originalentwurf zu verndern, dann benutzen Sie die Option "Save as new Message" im Menpunkt "File". Wenn Sie erneut nur auf "Save" klicken, wird der ursprngliche Entwurf berschrieben !
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Einzelne Nachrichtenteile bearbeiten und speichern Eine Nachricht setzt sich aus mehreren Teilen zusammen. Den Text- und HTML-Part einer Email knnen Sie jederzeit separat importieren, bearbeiten und abspeichern. Dies sei am Beispiel der HTML-Nachricht dargestellt. Ein Klick auf das Disketten-Symbol ffnet einen Dialog, in dem Sie den Entwurf abspeichern knnen.
Analog knnen Sie so ein HTML-Dokument in den Editor laden oder ein komplett leeres Blatt erzeugen. All diese Optionen knnen Sie auch fr Textentwrfe ("Plain Text") verwenden.
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Einbindung anderer Emailprogramme
Neben dem integrierten Editor knnen Sie Nachrichten auch mit Ihrem gewohnten Emailprogramm erstellen und versenden.
Emailprogramm Erstellung von Nachrichten mit dem gewohnten Programm
MailList Controller ... nimmt Nachrichten entgegen und sendet sie an alle Mitglieder der Liste
Dadurch muss MailList Controller nicht auf dem Computer installiert werden, auf dem die Email erstellt wird. Eine zentrale Installation, z.B. auf dem Server ist ausreichend. So kann auch eine grssere Gruppe von sendeberechtigten Personen die Dienste von MailList Controller in Anspruch nehmen. Klicken Sie auf das entsprechende Thema, um genaue Infos zum Einsatz dieser Versandmethode zu erhalten ...

Wie lege ich Konten fr sendeberechtige Personen an ? Wie erstelle ich entsprechende Nachrichten in meinem Emailprogramm ?
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Konten fr externe Versender anlegen
Nur berechtigte Personen knnen Nachrichten unter Verwendung eines externen Mailprogramms an eine Liste versenden. Fr diese Personen mssen Sie deshalb ein Benutzerkonto anlegen. Wechseln Sie dazu im Hauptprogramm auf den Karteireiter "External Clients" und whlen Sie die Option "Create a new Account".
Schritt 1 - Persnliche Angaben Fllen Sie nun alle erforderlichen Felder mit den entsprechenden Werten aus ...
List Liste, an die die Person Nachrichten versenden darf Name Der Name der Person (dient nur der internen Verwendung) Email Die Emailadresse der Person. Diese Angabe ist sehr wichtig, da Emails nur exakt von dieser Adresse akzeptiert werden Description Bemerkung zu diesem Account (dient nur der internen Verwendung)
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Schritt 2 - Schlsselwrter Legen Sie nun die sehr wichtigen Schlsselwrter fest. Diese dienen zur Authentifizierung der Nachricht.
Send Erkennt MailList Controller dieses Schlsselwort im Betreff-Feld, wird die Nachricht an alle Mitglieder der entsprechenden Liste weitergesendet. Die Betreff-Zeile der Nachricht muss dazu im folgenden Format vorliegen: Passwort Betreff (z.B. S2F285C80 Tglicher Newsletter)
Test Erkennt MailList Controller dieses Schlsselwort im Betreff-Feld, wird eine Testnachricht an den Sender (den Kontoinhaber) zurckgeschickt. So kann die Nachricht auf ihre Korrektheit hin berprft werden. Die Betreff-Zeile der Nachricht muss dazu im folgenden Format vorliegen: Passwort Betreff (z.B. TPAF368DC Tglicher Newsletter) WICHTIG:
Bitte beachten Sie, dass MailList Controller Nachrichten aufgrund dieser Passwrter akzeptiert oder ablehnt! Whlen Sie deshalb sichere Passwrter und geben Sie diese nicht an unberechtigte Personen weiter. Ungewollte Emails an alle Mitglieder einer Liste knnen schlimme Folgen haben. Schritt 3 - Zustzliche Optionen Abschliessend knnen Sie weitere Optionen festlegen. Dies sind im einzelnen ...
Enable User Aktiviert das Konto der Person. Sie ist damit ermchtigt, Nachrichten an die eingestellte Liste zu versenden Send task confirmation message MailList Controller schickt automatisch eine Besttigung an die entsprechende Person, wenn ihre Nachricht zum Weitersenden an die Liste akzeptiert wurde. Send Report message Nach dem Sendevorgang erhlt die Person automatisch einen Report zugeschickt.
Mit einem Klick auf "Fertig stellen" wird das Konto angelegt, die Person ist ab jetzt berechtigt, Nachrichten an diese Liste zu versenden. Alle angelegten Konten knnen Sie auf dem Karteireiter "External Clients" einsehen. WICHTIG: Die nun sendeberechtigte Person erhlt jetzt automatisch eine Email, in der alle wichtigen Daten aufgefhrt sind. Falls diese Daten verloren gehen, knnen Sie jederzeit erneut eine Nachricht mit diesen Angaben verschicken. Die Vorgehensweise entnehmen Sie bitte dem nchsten Punkt.
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Konten bearbeiten
Alle Einstellungen eines Kontos knnen Sie jederzeit bearbeiten und ndern. Klicken Sie dazu auf den Karteireiter "External Clients" im Hauptprogramm. Whlen Sie das entsprechende Konto aus und ffnen Sie mit "Change Client Properties" das Bearbeitungsfenster.
Mit der Option "Resend Instruction Message" knnen Sie dem Kontoinhaber nochmals eine Email mit allen wichtigen Einstellung zusenden.
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Nachrichtenerstellung mit externen Emailprogrammen
Nach dem Anlegen erhlt der Kontoinhaber automatisch eine Email, in der alle wichtigen Angaben aufgelistet sind, die zum Versenden einer Nachricht an eine Liste notwendig sind.
Alle Angaben ausser den Feldern zur Personalisierung knnen Sie jederzeit im Hauptprogramm auf dem Karteireiter "External Clients" / "Properties" ndern.
Newsletter Der Name der Liste, an die eine Nachricht verschickt werden darf max@mustermann.abc Der Absender der Email muss mit dieser Vorgabe identisch sein. newsletter@mustermann.abc Die Adresse, an die die Nachricht geschickt werden muss, um von MailList Controller akzeptiert zu werden Passwort 1 Dies ist ein von MailList Controller generierten Zufallscode, der im "Betreff"-Feld der Email enthalten sein muss. Nur dann wird die Nachricht von MailList Controller akzeptiert und an die Liste weitergeleitet.
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Passwort 2 Verwenden Sie dieses Passwort, wenn Sie eine Testnachricht an sich selbst schicken wollen. Alle korrekt erkannten Felder werden hier mit einem "OK" gekennzeichnet, z.B. (Anrede:OK). Felder zur Personalisierung Alle aufgefhrten Felder knnen Sie innerhalb der Email zur Personalisierung einsetzen. Die Platzhalter werden in der Nachricht durch entsprechende Werte ersetzt. Bitte achten Sie hier auf jeden Fall auf den richtigen Syntax und die eckigen Klammern. Nur dann erkennt MailList Controller diese Felder.
Sicherheit durch Passwrter MailList Controller leitet nur Nachrichten an eine Liste weiter, die gewisse Merkmale aufweisen. Dadurch wird verhindern, dass unberechtigte Personen Emails an Mitglieder einer Liste senden. MailList Controller prft ankommende Emails auf folgende Kriterien ...

Absender Passwrter in der Betreff-Zeile
Nur wenn alle Merkmale mit den Einstellungen bereinstimmen, wird die Nachricht akzeptiert und an die Liste weitergeleitet.
Fr Nachrichten knnen natrlich alle Features von MailList Controller inklusive HTML und Dateianhnge voll ausgenutzt werden.
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Testnachricht versenden
Sie knnen die Nachricht durch einen Testversand auf Korrektheit prfen. Klicken Sie dazu das Symbol "Send Test Email".
Geben Sie in der Zeile die Zieladresse fr die Email ein. Diese sollte natrlich von Ihnen abrufbar sein, da die Testnachricht Sie sonst nie erreicht.
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Aktivieren Sie die Option "Fill Fields with first ...", wenn alle Platzhalter durch den ersten Datensatz der Liste ersetzt werden sollen. So knnen Sie in der Testnachricht die korrekte Personalisierung gut berprfen. Klicken Sie dann auf "Send Message". Im unteren Bereich wird der Sendevorgang protokoliert. Nach kurzer Zeit knnen Sie die Testnachricht mit ihrem Emailprogramm abholen und berprfen.
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Nachrichten versenden - Vorbereitung
Nach all den Mhen der Erstellung kann endlich der Versand der Nachricht an die Mitglieder der Liste erfolgen. Klicken Sie dazu im Editor auf das Symbol "Send Message".
Der Editor wird darauf hin geschlossen und es ffnet sich der Sendedialog. Im unteren Bereich sehen Sie nochmals eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Sendeeinstellungen.
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Den Zeitpunkt zum Versand der Nachricht knnen Sie wie folgt festlegen ...
"Send Message Now" Versendet die Nachricht unmittelbar nach dem Schliessen dieses Dialoges. Hier kann es zu einer Verzgerung von max. 30 Sekunden bis zum Start kommen. "Send Message at the following time ... and date ..." Versendet die Nachricht zum eingestellten Zeitpunkt.
Die Nachricht wird damit als sendebereit gekennzeichnet (mehr Infos zu diesem Thema) und zum eingestellten Zeitpunkt verschickt. Nach dem Versand wird ein Sendebericht erstellt, der Ihnen Einblick in den Verlauf und Erfolg der Aktion bietet.
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Hauptprogramm - Karteireiter "Tasks"
Im oberen Bereich (1) sind alle anstehenden Sendevorgnge aufgelistet. Angezeigt werden der eingestellte Sendezeitpunkt, das Subject (Betreff) der Nachricht, die Liste, an die Nachricht versendet wird sowie der aktuelle Status. Infos zu Sendevorgngen finden Sie hier. Im unteren Bereich (2) werden beim Versand einer Nachricht aktuelle Infos zum Sendevorgang angezeigt.
"Send Message now" Verschickt die Nachricht sofort, unabhngig vom vorher eingestellten Sendezeitpunkt "Cancel Message" Lscht den Sendeauftrag, ohne die Nachricht vorher zu verschicken
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Um Nachrichten versenden zu knnen, bentigt jedes Emailprogramm einen sog. SMTP- oder Postausgangsserver. Mgliche Probleme
Firewall unterbindet Aussendungen ... Sollte der Verbindungstest bei Anlegen einer neuen Liste scheitern oder es kommt keine Verbindung zu Ihrem externen Mailserver zustande, dann berprfen Sie bitte die Einstellungen Ihrer Firewall und Antiviren-Software. MailList Controller berprft keine Ports auf eingehende Verbindungen. Es wird lediglich Port 25 (SMTP) fr ausgehende Verbindungen benutzt.
External Mailserver Sollten Sie keine Verbindung zu dem angegebenen Mailserver aufbauen knnen, berprfen Sie bitte folgende Einstellungen: Den Namen des Postausgangsservers (External SMTP Server) sowie den Benutzernamen und das Passwort. Sind hier alle Einstellungen korrekt und es kommt trotzdem keine Verbindung zustande, kann dies auch auch der verwendeten Authentifizierungsmethode (Authentication) liegen. Die Standardeinstellung ist hier "SMTP login with username and password". Testen Sie in diesem Fall auch die Alternative "POP before SMTP" und "None". Bei Verwendung von "POP before SMTP" muss auf jeden Fall einen Posteingangsserver (POP3) angegeben sein.
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Hauptprogramm - Karteireiter "Sent Messages"
Nach dem Versand einer Nachricht wird automatisch ein Sendebericht erzeugt. Hier finden Sie alle wichtigen Infos, z.B. Sendezeitpunkt, aufgetretene Fehler usw. Im oberen Bereich (1) sind alle vorhandenen Sendeberichte aufgelistet. Das Men (2) ermglicht die Auswahl einzelner Listen, so dass nur deren Sendeberichte angezeigt werden. Im Bereich (3) werden detailierte Angaben zum ausgewhlten Sendebericht angezeigt.
"Show Report Details" ffnet den ausgewhlten Sendebericht im Standard-Internetbrowser "Delete Report" Lscht den ausgewhlten Sendebericht "Retry unsent Messages" Sind whrend des Sendevorgangs Fehler aufgetreten, kann der Prozess erneut in Gang gesetzt werden. Bereits erfolgreich versendete Nachrichten werden dabei nicht mehr bercksichtigt ... es werden also keine Nachrichten doppelt versendet. "Customize Report Draft" ffnet die Formatvorlage fr Sendeberichte zur Bearbeitung. Sie knnen das Layout des Sendeberichts jederzeit Ihren Bedrfnissen anpassen, bitte beachten Sie dabei aber, dass alle Platzhalter fr Schlsselwrter den richtigen Syntax aufweisen mssen. "List" Ermglicht die Auswahl einzelner Listen und deren Sendeberichte.
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Kapitel 5 _ Allgemeines

Versionen und Preise Bestellung Service und Support Impressum
bersicht ber die verfgbaren Programmversionen Infos zu Vollversionen und Updates
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Programmversionen
MailList Controller ist in verschiedenen Versionen bezglich des Funktionsumfangs und Preises verfgbar. Folgende Tabelle gibt Ihnen einen berblick ber alle erhltlichen Versionen. Funktionsumfang Maximale Listenanzahl Maximale Mitgliederanzahl pro Liste Maximale Mitgliederanzahl ingesamt Interne Datenbankverwaltung Externe Datenbankanbindung* Personalisierung der Nachrichten Nachrichten im HTML-Format Nachrichten im Textformat Server-fhig** Integrierter Nachrichten-Editor Externe Clients*** Single und Double OptIn "Returned Mail" - Erkennung ODBC Anbindung Im- und Export der Empfngerdaten Anbindung an externen SMTP-Server Preis in Euro Free 1 100 100 Professional 10 10.000 100.000 eXtreme unbegrenzt unbegrenzt unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
unbegrenzt
kostenlos
99.-
199.-
* Echtzeit-Referenzierung auf eine externe Datenbank ... mehr Infos ** Installation als Serverdienst ... mehr Infos *** Nachrichtenerstellung mit einem Emailprogramm (z.B. MS Outlook) ... mehr Infos Bereits lizensierte Version Professional Edition Update auf ... eXtreme Edition Preis in Euro 100.-
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Bestellung der Vollversion und Updates
Vielen Dank fr Ihr Interesse an unserer Software. Genaue Infos zur Bestellung der Vollversion finden Sie auf unserer Internetseite (einfach auf den Link klicken) ... http://www.arclab-software.de/bestellung.html
Bitte beachten Sie, dass z.Z. alle Versionen nur in englischer Sprache verfgbar sind.
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Service und Support
Sollten Sie Fragen zu unserem Produkt haben, so teilen Sie uns diese bitte mit. Gerne nehmen wir auch Kritiken und Verbesserungsvorschlge entgegen. Um eine kostenintensive Telefonhotline zu vermeiden, knnen wir Support aus zeitlichen Grnden ausschliesslich per Email anbieten. Anfragen werden dabei schnellstmglich beantwortet. ... so erreichen Sie uns

Email: maillist.controller@arclab.com Internet: http://www.arclab.com/
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Impressum
Arclab Software Technologies Gesellschaft brgerlichen Rechts Peter Lappert und Thomas Herbrig Yorckstr. 22 D-93049 Regensburg Germany Internet: www.arclab.com Email: office@arclab.com
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Stichwortverzeichnis
Account.................................................................................................................. 30, 41f., 53, 58, 112 Anhang........................................................................................................................................... 104f. AOL...................................................................................................................................... 18, 56, 123 Attachment..................................................................................................... 88, 90f., 93ff., 104f., 108 Autoresponder................................................................................ 7, 10, 14, 33, 36, 38, 49f., 60ff., 67 Betreff.................................................................. 5, 27, 73f., 90ff., 94, 100, 102, 108, 113, 115f., 121 Confirmation message.......................................................................................................... 30, 61, 113 CSS................................................................................................................................................... 105 DNS................................................................................................................................................ 9, 14 Equation..............................................................................................................................................47 Export................................................................................................................... 2, 26, 33, 80, 82, 127 External Clients.............................................................................................................9, 21, 30, 112ff. Fields.................................................................................................................... 51, 91f., 94, 100, 118 Firewall.................................................................................................................................17, 55, 122 Formular...................................................................... 7, 33f., 36, 42, 44, 49f., 53, 58, 67f., 70ff., 75f. Grafik............................................................................................................68, 88, 90, 93ff., 97, 103f. HELO............................................................................................................................................. 9, 14 Hostname............................................................................................................................................ 14 HTML-Editor....................................................................................................................... 88, 97, 106 Hyperlink................................................................................................................................ 33, 73, 76 Import................................................................................................. 7, 26, 33f., 44, 67, 76ff., 82, 110 Incoming...............................................................................2, 9, 16, 21, 29, 33, 42, 52, 54, 58, 68, 74 Java................................................................................................................................................... 105 Keyword........................................................................................................................... 42, 53, 66, 74 Konto...................................................................................................... 16, 30f., 41, 49, 54, 59, 112ff. Linked List................................................................................................................................2, 37, 44 List Settings........................................................................................ 16, 18, 25, 50ff., 54, 56, 58, 123 Listentyp................................................................................................................. 7, 33ff., 43f., 51, 66 Logdatei.............................................................................................................................................. 20 Logfile.............................................................................................................................................. 20f. Managed List............................................................................................................................ 2, 36, 44 Message - ID.......................................................................................................................................14 Message Drafts...............................................................................................................9, 21f., 32, 108 Mx query............................................................................................................................................ 14 MySQL......................................................................................................................................... 34, 37
130
Non-list message.................................................................................................................... 42, 53, 58 ODBC.....................................................................................................................33, 36f., 45, 67, 127 OptIn...................................................................................................7, 33, 36, 49, 63, 67, 83, 85, 127 Outlook.....................................................................................................................8, 30, 36, 88f., 127 Pending................................................................................................................................... 63, 83, 85 Personalisierung........... 8, 34, 44, 48, 51, 62, 73, 83, 85f., 88, 90ff., 94, 97, 100, 102, 115f., 118, 127 POP3...................................................................................................... 9, 16, 18, 33, 41f., 54, 56, 123 Port 25.................................................................................................................................. 17, 55, 122 Postausgangsserver.................................................................... 9, 14, 17ff., 33, 39ff., 43, 55ff., 122ff. Posteingangsserver....................................................................... 9, 14, 16ff., 33, 41f., 54ff., 58, 122f. Preview.......................................................................................................................... 92f., 96f., 102f. Program Options........................................................................................ 13, 19, 21, 57, 59f., 65, 124 Program Setup.............................................................................................................................. 11, 13 Protokoll..................................................................................................................................... 2, 9, 20 Providers...................................................................................................................... 17, 39f., 55, 122 Report................................................................................................................... 21f., 28, 31, 113, 125 Report Draft................................................................................................................................28, 125 Retries.................................................................................................................................................13 Returned................................................................................. 7, 15, 26, 33, 36, 49, 65ff., 82f., 85, 127 Returned Mail........................................................................................... 7, 15, 33, 36, 49, 65, 67, 127 Schlsselwort....................................................................................... 42, 53, 62, 64, 69, 71, 73f., 113 Send/ Receive..................................................................................................................................... 58 Sendebericht.............................................................................................9, 21f., 28f., 31, 88, 120, 125 Service...................................................................................... 10ff., 17, 21, 24, 55, 67, 122, 126, 129 Slowdown........................................................................................................................................... 14 SMTP....................................................................................... 9, 17ff., 33, 39ff., 55ff., 88, 122ff., 127 SQL.................................................................................................................................................. 36f. Subject..................................................................................................5, 27, 71ff., 91f., 94, 100f., 121 Subscriber................................................................................................................... 25, 63, 81, 83, 85 Testnachricht.....................................................................................................88, 91, 102, 113, 116ff. Threads................................................................................................................... 14, 17, 55, 122, 127 Unsubscriber.....................................................................................................................25, 81, 83, 85 Use Aliases............................................................................................................................. 16, 41, 54 Webform.......................................................................7, 33f., 36, 42, 44, 49f., 53, 58, 67ff., 71ff., 75 Webformular................................................................... 7, 33f., 36, 42, 44, 49f., 53, 58, 67f., 72f., 75 X-Mailer......................................................................................................................................... 9, 13
131

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Schritt fr Schritt - Das Funktionsprinzip

Returned Mail Detection

bersicht ber die Programmoberflche

Alle Bearbeitungsmglichkeiten fr den ausgewhlten Karteireiter.

Hier werden detailierte Infos zur ausgewhlten Liste angezeigt.

6. Zustand des Sende- und Empfangsdienstes Status

Progress Fortschrittsanzeige bei Sende- und Empfangsttigkeiten 7. Statistische Infos

... in der unteren Programmleiste

Hauptprogramm - Karteireiter "Member Lists"

Hauptprogramm - Karteireiter "Tasks"

Hauptprogramm - Karteireiter "Sent Messages"

Hauptseite - Karteireiter "Incoming Messages"

Hauptprogramm - Karteireiter "External Clients"

Hauptprogramm - Karteireiter "Message Drafts"

Empfngerlisten und deren Verwendung

Managed List - Verwaltete Listen

Linked List - Externe Referenzierung

Vor- und Nachteile

Neue Liste anlegen

Send/Receive - Automatischer Listenabgleich

Single und Double OptIn

Auswertung fehlerhafter Empfnger

Empfnger zu einer Liste hinzufgen

Es gibt drei grundstzliche Methoden, um Personen in eine Liste einzutragen ...

Listeneintrag per Webformular

Formularauswertung mit FormMail

Listeneintrag ber einen direkten Hyperlink

Listenein- und austrag ber Schlsselwrter

Import von Empfngern

Export von Empfngerdaten

Daten und Status eines Empfngers ndern

Empfnger aus einer Liste lschen

Kapitel 4 _ Erstellung und Versand von Nachrichten

Der programminterne Editor

Obere Symbolleiste (1)

Die Eingabefelder (2)

Die Karteireiter (4)

Eine neue Nachricht erstellen

Erstellung von Textnachrichten

Erstellung von Nachrichten im HTML-Format

Grafiken in eine HTML-Nachricht einbinden

Externen HTML-Editor verwenden

5. Klicken Sie hier "Update Now", um alle gemachten nderungen zu bernehmen

Entwrfe speichern und verwenden

Einbindung anderer Emailprogramme

Emailprogramm Erstellung von Nachrichten mit dem gewohnten Programm

Konten fr externe Versender anlegen

Nachrichtenerstellung mit externen Emailprogrammen

Absender Passwrter in der Betreff-Zeile

Nachrichten versenden - Vorbereitung

Hauptprogramm - Karteireiter "Tasks"

Hauptprogramm - Karteireiter "Sent Messages"

Versionen und Preise Bestellung Service und Support Impressum

bersicht ber die verfgbaren Programmversionen Infos zu Vollversionen und Updates

Bestellung der Vollversion und Updates

Service und Support

Email: maillist.controller@arclab.com Internet: http://www.arclab.com/

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