Procedimiento Electricaribe para El Reconocimiento de Propiedad de Activos

tcnica
instruccin
Reconocimiento de propiedad de activos
Cdigo: IT.2101.CO-CE
Edicin: 2
Responsable Elaborado Planificacin del Desarrollo Da. MARIA CECILIA V. Grandes Clientes Mercado Regulado Da. LILIANA LOPEZ R. Tecnologa de la Medida D. JHON TOVAR. Gestin de Activos Electricidad D. JOHAN URREA O. Comercial Grandes Clientes y Pymes Da. MARIA M. QUIONES G. Control de la energa D. MILTON SOTO U. Gestin de Red Electricidad D. HECTOR ANDRADE H. Comercial Electricidad D. JOSE DAJUD D. Operaciones Electricidad D. BENJAMN PAYARES O.
Firma / Fecha
Elaborado
Elaborado
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Revisado
Revisado
Aprobado
Aprobado
Aprobado
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Reconocimiento de Propiedad de Activos
Histrico de Revisiones Edicin Fecha Motivo de la edicin y/o resumen de cambios Con motivo de la expedicin de la Resolucin CREG 082 de 2002 y las circulares de la CREG, ELECTRICARIBE adelant el proceso de reconocimiento de activos, el cual se document en el PR.PS.01.007 Compra y Reconocimiento de Activo con fecha 09 de enero del 2009. 1 23/11/11 El 08 de agosto de 2011 se modifica el documento para introducir la nueva codificacin del FR.AC.066 solicitud de reconocimiento de propiedad de activos nivel I y la creacin del IT.2101.CE-FO.02 Vinculo cliente transformador. El 01 de noviembre del 2011 se modifica el tipo de documento de procedimiento a instructivo, ya que su contenido muestra directrices especficas.
31/05/12
Con motivo de la expedicin del decreto 019 del 2012 - Ley Anti trmite se crea nuevo formato IT.2101.CE-FO.02 Declaracin bajo gravedad de juramento. Se incluye el epgrafe 6.1.6 Disposiciones comunes a los caso anteriores y flujograma como anexo.
IT.2101.CO-CE Edicin: 2
Fecha: 31/05/12 Pgina: 2 de 20

Propiedad de Gas Natural Fenosa. Prohibida su reproduccin
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ndice
Pgina 1. Objeto 2. Alcance 3. Documentos de referencia Documentos Normativa Regulacin 4. Definiciones 5. Responsabilidades 6. Desarrollo 6.1. Reconocimiento de Propiedad de Activos a Instancia de la Empresa: 4 4 4 4 4 4 5 6 8 8
6.1.2 Reconocimiento de Propiedad de Activos Cuando se encuentra el activo irregularmente instalado en la red. 9 6.1.3 Reconocimiento de Propiedad de Activos - Cuando se presentan daos en el transformador. 9 6.1.4 Reconocimiento de Propiedad del Activo - Cuando el cliente requiere cambio de transformador por aumento de carga. 10 6.1.5 Reconocimiento de Propiedad del Activo Cuando la fuente de informacin es diferente a las anteriores mencionadas. 10 6.1.6 Disposiciones comunes a los casos anteriores. 6.2. Reconocimiento de Propiedad del Activo a Instancia del Cliente. 7. Garanta del Reconocimiento de la Propiedad de Activos: 8. Registros y datos. Formatos aplicables 9. Relacin de Anexos 10 11 15 15 16

1. Objeto Describir las actividades a realizar para regular el trmite del (i) reconocimiento de propiedad de los activos de nivel 1 a todos los usuarios del servicio de energa elctrica conectados a la red de distribucin que opera ELECTRICARIBE1 y (ii) la consecuente aplicacin del beneficio tarifario en el cargo de distribucin, tal como lo establece la Resolucin CREG-082 de 2002. 2. Alcance Ser de aplicacin en las Unidades Servicio al cliente, Operacin Elctrica, Gestin de Red, Comercial y en las Subunidades Atencin al Cliente, Grandes Clientes, Gestin de Activos y Base de Datos de Instalaciones. 3. Documentos de referencia Documentos DO.AC.02.001 Desarrollo de las Actividades de Atencin al Cliente. PR.OS.01.001 Generacin y Programacin de rdenes de Servicio. PR.GD.01.003 Actualizacin del Vinculo Cliente Transformador. PR.PS.01.006 Ejecucin Obra Cliente.
Normativa NG 0002 GN Manual del Sistema Integrado de Gestin de Calidad, Medio Ambiente y Prevencin de Riesgos Laborales. Regulacin Ley 142 de 1994. Resolucin CREG 082 de 2002. Resolucin CREG 097 de 2008. Circular 018 de 2003. Decreto 019 del 2012 - Ley Anti trmite
ELECTRICARIBE es el Operador de Red y Distribuidor de energa en la Costa Atlntica, Fecha: 31/05/12 Pgina: 4 de 20

4. Definiciones Activos del Nivel de Tensin I: Son los activos de uso conformados por los transformadores de distribucin con sus protecciones y equipos de maniobra, al igual que por las redes que operan a tensiones menores de 1 kv. Agenda Comercial: Herramienta adaptada a los procesos de empresa para la identificacin de oportunidades y desarrollo de estrategias comerciales que permite llevar y controlar centralizadamente la gestin comercial y personalizada de los clientes especiales asignados a los tcnicos de gestin cuentas. Comercializador: Persona natural o jurdica registrada ante el Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales, cuya actividad principal es la comercializacin de la energa elctrica. El Comercializador es el responsable de aplicar el beneficio tarifario que le reconoce el Operador de Red al usuario por ser propietario del activo de nivel de tensin 1. As mismo, a travs del Comercializador se presentan las reclamaciones que el usuario le hace al Operador de Red en desarrollo del procedimiento de reconocimiento de la propiedad del activo y la aplicacin del beneficio tarifario. Cliente: Persona natural o jurdica que se beneficia del servicio pblico de energa elctrica, bien como propietario del inmueble en donde ste se preste, como suscriptor del contrato de prestacin de servicio o como usuario directo del servicio. Cliente potencial: Cliente cuya comercializacin de energa la realiza con otra comercializadora o cliente que nace de un nuevo proyecto de construccin. Usuario: Persona natural o jurdica que se beneficia con la prestacin de un servicio pblico, bien como propietario del inmueble en donde este se presta, o como receptor directo del servicio. A este ltimo usuario se denomina tambin Consumidor. Propietario de Activo de Nivel de Tensin 1: Es el usuario de cualquier Comercializador de energa que ostenta el derecho real de propiedad de un Activo de Nivel 1 y, como tal, obtiene el beneficio tarifario contenido en la Resolucin CREG 082 de 2002. Operador de Red de STR y SDL (OR). Persona encargada de la planeacin de la expansin, las inversiones, la operacin y el mantenimiento de todo o parte de un STR o SDL, incluidas sus conexiones al STN. Los activos pueden ser de su propiedad o de terceros. Para todos los propsitos son las empresas que tienen Cargos por Uso de los STR o SDL aprobados por la CREG. El OR siempre debe ser una Empresa de Servicios Pblicos Domiciliarios. La unidad mnima de un SDL para que un OR solicite Cargos de Uso corresponde a un Municipio. ELECTRICARIBE ostenta legal y regulatoriamente la condicin de Operador de Red del Sistema de Distribucin Local (SDL) en los Departamentos de Atlntico, Magdalena, Guajira, Cesar, Bolvar, Sucre y Crdoba.


5. Responsabilidades Las reas de ELECTRICARIBE que intervienen en este procedimiento son: Subunidad de Atencin al Cliente - Centros de Atencin Propios (CAP), Centro de Atencin Tercerizado (CAT), Call Center (Oficina telefnica 24 horas a travs del 115), Corresponsala, Oficina Virtual (www.electricaribe.com.co) y Tcnico Gestin Cuentas Distrito, Asociado Comercial (Medida Especial), Desarrollo y Provisin del Servicio (Provisin de Servicio Sector) y Subunidad de Base de Datos de Instalaciones, con las siguientes responsabilidades: Subunidad de Atencin al Cliente - Centros de Atencin Propios (CAP), Centro de Atencin Tercerizado (CAT), Call Center (Oficina telefnica 24 horas a travs del 115), Corresponsala, Oficina Virtual (www.electricaribe.com.co) y Tcnico Gestin Cuentas Distrito) Estos son los canales habilitados para los clientes; a travs de todos ellos los clientes pueden ingresar o presentar sus solicitudes.
Atender, recibir, tramitar y responder las consultas, solicitudes y peticiones del Usuario e informar sobre los requisitos necesarios para acceder al reconocimiento de propiedad del activo de nivel I, cuando este proceso se inicie a instancias del Usuario. Analizar el caso y asesorar al Cliente sobre la solicitud presentada, con respecto al procedimiento para hacer efectivo el trmite de solitud de reconocimiento de activos. Entregar al Cliente el formato IT.2101.CE-FO.01 Solicitud de Reconocimiento de Propiedad de Activos Nivel I para su diligenciamiento. Asesorar al Cliente en el diligenciamiento del IT.2101.CE-FO.01 Solicitud de Reconocimiento de Propiedad de Activos Nivel I. Recibir y verificar que los documentos presentados por el Cliente cumplan con los requisitos establecidos para la solicitud. Actualizar datos bsicos del Cliente (telfono). Enviar copia del IT.2101.CE-FO.01 Solicitud de Reconocimiento de Propiedad de Activos Nivel I, debidamente diligenciado por el Cliente y con la documentacin completa anexando el IT.2101.CE-FO.02 Vnculo Cliente - Transformador, al responsable de Provisin del Servicio Sector. Esta informacin tambin debe ser enviada escaneada por correo electrnico.


Concertar con el Cliente la fecha y hora en que se har la suspensin del servicio para la revisin de los activos de acuerdo a lo indicado por Provisin del Servicio. Generar la O/S revisin propiedad de activos para realizar visita en terreno e identificar el activo, sus caractersticas tcnicas, su conexin a la red y los Usuarios que estn amarrados a este activo. Archivar los documentos soportes en la carpeta fsica del Cliente. Colocar en la libreta de incidencias los datos de la solicitud del Cliente y la persona a quien se le entreg la revisin del caso. Brindar al Cliente completa y oportuna respuesta a su solicitud.
Asociado Comercial (Medida Especial)

Ejecutar en campo las O/S de revisin de propiedad de activos. Verificar en terreno la totalidad de suministros asociados al transformador de la solicitud. Diligenciar completo el formato Verificacin Propiedad de Activos Nivel I Enviar a Provisin del Servicio mximo al da hbil siguiente de realizada la visita, el formato excel diligenciado completo de verificacin propiedad de activos nivel I va medio magntico y original IT.2101.CE-FO.02 Vinculo cliente transformador. Recibir y verificar la informacin suministrada por el cliente en el IT.2101.CE-FO.01 Solicitud de Reconocimiento de Propiedad de Activos Nivel I. Realizar el seguimiento y control de la resolucin de las O/S propiedad de activos ejecutadas, para su validacin tcnica. de revisin de
Planificacin del Desarrollo (Provisin de Servicio Sector)

Recibir los formatos diligenciados en la resolucin de la O/S va medio magntico y original IT.2101.CE-FO.02 Vinculo Cliente- Transformador. Definir la propiedad de los activos con el anlisis de la informacin trada de campo junto con la entregada por el Cliente y validada en el Sistema Comercial y Base de Datos de Instalaciones - BDI. Diligenciar el FR.GD.032 Vnculo Cliente Instalacin y enviarlo a Gestin de Datos Red BDI para actualizar la propiedad de los activos y los suministros asociados al centro de transformacin. Verificar la actualizacin de la propiedad de los activos en el Sistema Comercial y Base de Datos de Instalaciones - BDI.

Informar a los Atencin al Cliente - Centros de Atencin Propios (CAP), Centro de Atencin Tercerizado (CAT), Call Center (Oficina telefnica 24 horas a travs del 115), Corresponsala, Oficina Virtual (www.electricaribe.com.co) y Frontera Comercial) los resultados de la revisin de la propiedad de los activos que reclama el cliente, mximo al da siguiente de la actualizacin de datos en la base de datos de instalaciones - BDI. Enviar al Agente Oficina Comercial / Tcnico Gestin Cuentas Distrito / Grandes Clientes Mercado Regulado / Gestor de Atencin Primaria Call Center (Asociado Comercial), la documentacin de cada Solicitud de Propiedad de Activos de Nivel I, organizado por centro de transformacin para archivar. Actualizar en la Base de Datos de Instalaciones - BDI la propiedad del activo y realizar el amarre cliente transformador dentro de los 5 das hbiles siguientes (es el tiempo manejado para las solicitudes en base de datos de instalaciones BDI) al da siguiente de haber recibido la informacin. Notificar al proceso solicitante y al responsable de provisin de servicio sector la actualizacin de la propiedad de los activos y el amarre Cliente transformador, una vez se haya actualizado en el sistema.
Subunidad de Base de Datos de Instalaciones
6. Desarrollo 6.1. Reconocimiento de Propiedad de Activos a Instancia de la Empresa: Con el objeto de dar cumplimiento a lo establecido en el numeral 3 del Anexo 4 de la Resolucin CREG 082 de 2002, una vez el Operador de Red tenga conocimiento de los usuarios que sean propietarios de los Activos de Nivel de Tensin 1, proceder de manera inmediata a comunicarlo a dicho Usuario y al Comercializador respectivo, con el objeto de que este ltimo deje de liquidar los cargos mximos del Nivel de Tensin 1 que remuneran Inversin, a partir del mes siguiente a la fecha en que recibe dicha comunicacin. Si dentro de la oportunidad antes sealadas el Comercializador no deja de liquidar Cargos Mximos del Nivel de Tensin 1 que remuneran Inversin, los Usuarios pueden ejercer el derecho a presentar ante el Comercializador las quejas, reclamos, peticiones y recursos en los trminos de los artculos 152 y ss. de la ley 142 de 1994, con el propsito de que se les haga efectivo dicho reconocimiento. El trmite de reconocimiento de activos, a instancia de la Empresa, puede derivarse de las siguientes oportunidades, sin limitarse a estas:


6.1.1 Instalaciones Nuevas: Cuando el Usuario instala su propio transformador dentro del proceso de conexin a la red de distribucin establecida por la regulacin vigente y las normas tcnicas de ELECTRICARIBE como Operador de Red, debe presentar para aprobacin de ELECTRICARIBE toda la documentacin exigida por la regulacin vigente. De esta forma, una vez ELECTRICARIBE apruebe la instalacin del transformador en la red y se lleva a cabo la misma, se proceder a registrar en su sistema comercial el reconocimiento de la propiedad del activo de acuerdo al PR.PS.01.006 Ejecucin Obra Cliente. 6.1.2 Reconocimiento de Propiedad de Activos Cuando se encuentra el activo irregularmente instalado en la red. Cuando ELECTRICARIBE detecte transformadores conectados irregularmente a la red de distribucin que opera, se iniciar el proceso de normalizacin de la instalacin elctrica, en la medida en que cumpla con todos los requisitos establecidos en la regulacin, las normas tcnicas y la ley. Una vez culminado este proceso de normalizacin ELECTRICARIBE proceder al reconocimiento a la Propiedad de Activos de acuerdo al PR.PS.01.006 Ejecucin Obra Cliente. 6.1.3 Reconocimiento de Propiedad de Activos - Cuando se presentan daos en el transformador. Cuando el Cliente detecta que tiene un dao en el Transformador y lo comunica al Call Center, el agente que recibe la llamada genera un aviso en el Sistema de Gestin de Incidencias (SGI) para registrar el dao. Con base en este registro, el Centro Local de Distribucin (CLD) determina si hay lugar a asignar una Brigada de Operacin Local (BOL) para desplazarse a las instalaciones del Cliente, revisar el dao y establecer si se requiere una intervencin en la red interna. En ese momento la BOL verifica en sitio con el CLD el registro de la propiedad del activo en la EMPRESA, con el objeto de determinar el alcance de la reparacin y el responsable de la misma. En caso que el Cliente alegue ser el propietario del activo y en la BDI se encuentre registrado como propiedad EMPRESA, la BOL le informara al cliente la forma de tramitar el Reconocimiento de Propiedad de Activo, tal como se establece en el numeral 6.2 de este procedimiento. En el sistema de gestin de incidencia se har referencia al registro de la propiedad del activo y lo manifestado por el usuario en la visita adelantada por la BOL.


6.1.4 Reconocimiento de Propiedad del Activo - Cuando el cliente requiere cambio de transformador por aumento de carga. Cuando el Cliente solicita un aumento de potencia que implica el cambio de transformador y el mismo es de propiedad del Cliente, se realiza el reconocimiento respectivo de acuerdo al PR.PS.01.006 Ejecucin Obra Cliente. 6.1.5 Reconocimiento de Propiedad del Activo Cuando la fuente de informacin es diferente a las anteriores mencionadas. Cuando se presente una campaa, actuacin operativa, solicitud o revisin oficiosa de una instalacin y se reporte la existencia de un suministro vinculado a un transformador existente en la Base de Datos de Instalaciones, el tcnico de base de datos instalaciones deber: a. Si el suministro est registrado en el sistema y el transformador existente es particular, se aplica Reconocimiento de la Propiedad de Activos. En estos casos tambin se verificar que todos los Clientes que se encuentran conectados a este activo tengan dicho reconocimiento. b. Si el transformador existente es de propiedad de la Empresa, no se aplica reconocimiento. No obstante lo anterior, si el Cliente reclama la propiedad de activo, se proceder conforme a lo establecido en el numeral 6.2 de este procedimiento. 6.1.6 Disposiciones comunes a los casos anteriores. Como se podr observar en cada uno de los casos expuestos anteriormente, una vez el cliente presenta ante ELECTRICARIBE, en su calidad de Operador de Red, la documentacin exigida en las normas tcnicas colombianas y la regulacin vigente para la instalacin del transformador de su propiedad en la red de distribucin y se lleva a cabo la misma, ELECTRICARIBE procede de manera inmediata a registrar el reconocimiento de la propiedad del activo en su sistema y a notificar al Cliente y al Comercializador que lo atiende dentro de los cinco (5) das hbiles siguientes al registro. De esta forma, el beneficio tarifario se le ver reflejado al cliente a partir del mes siguiente a la fecha en que el Comercializador recibe dicha comunicacin. En caso de que el Cliente est representado en el mercado de energa mayorista por un Comercializador distinto al ELECTRICARIBE en su calidad de operador de red, la notificacin al Cliente y al Comercializador la adelantar la Unidad de Fronteras Comerciales de ELECTRICARIBE, tal como se indica en el pargrafo primero del numeral 6.2. Si el reconocimiento no se aplica se proceder de la siguiente forma:
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6.1.6.1 Si no lo aplica el Comercializador que atiende al Cliente: En consonancia con lo indicado en el segundo inciso del numeral 6.1, si el Comercializador que atiende al Cliente no aplica el beneficio tarifario dentro del mes siguiente a la notificacin de ELECTRICARIBE como operador de red, el usuario cuenta con cinco (5) meses para presentar reclamos en contra de las facturas, la cual deber ser respondida dentro de los quince (15) das hbiles a su presentacin. As mismo, el usuario cuenta con (5) das, contados a partir de la notificacin personal o por edicto de la decisin de la Empresa que niega la reclamacin2, para presentar los recursos de reposicin ante la Empresa Comercializadora que lo atiende y el de apelacin ante la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios. De conformidad con lo establecido en el artculo 158 de la Ley 142 de 1994, la Empresa cuenta con quince (15) das hbiles para responder el recurso de reposicin.
6.1.6.2 Si ELECTRICARIBE en su calidad de Operador de Red no realiza la notificacin o esta resulta negativa: En caso de haberse agotado satisfactoriamente los trmites previstos en los numerales 6.1.1, 6.1.2, 6.1.4 y 6.1.5, y ELECTRICARIBE en su calidad de operador de red no emite la notificacin al Comercializador y al Cliente, reconocindole a este ltimo la propiedad del activo, o esta resulta negativa, el Cliente tendr la facultad de presentar un derecho de peticin ante ELECTRICARIBE para tales efectos en los trminos consagrados en los artculos 152 y siguientes de la Ley 142 de 1994, tal como se indica en el pargrafo primero del numeral 6.2. 6.2. Reconocimiento de Propiedad del Activo a Instancia del Cliente. No obstante el reconocimiento de la propiedad de activos a instancia de ELECTRICARIBE, es viable que este procedimiento se adelante en virtud de una solicitud presentada por el Cliente, en donde se acredite la propiedad del transformador. En este caso el Cliente tiene el derecho que el Operador de Red le reconozca el beneficio tarifario contenido en la Resolucin CREG 082 de 2002. Para estos efectos, el Cliente presenta su Solicitud de Reconocimiento de Activos de Nivel I, la cual se debe recibir, tramitar y responder dentro de los plazos establecidos en la Ley 142 de 1994 para las Peticiones, Quejas y Recurso.
Esta notificacin se adelantar en los trminos consagrados en el Cdigo Contencioso Administrativo. Fecha: 31/05/12 Pgina: 11 de 20

Esta solicitud la presentar el Cliente en los siguientes canales de atencin de la empresa: Centros de Atencin Propios (CAP), Centro de Atencin Tercerizado (CAT), Call Center (Oficina telefnica 24 horas a travs del 115), Corresponsala, Oficina Virtual (www.electricaribe.com.co) y Tcnico Gestin Cuentas Distrito, ubicados en las distintas sedes de la Empresa, quienes deben validar en el sistema comercial el registro de la propiedad del activo objeto de la solicitud. Es importante tener presente el nivel de tensin al que est conectado el equipo de medida, informacin que se puede visualizar en la pestaa de medidores en el Sistema Comercial. La Subunidad de Atencin al Cliente Centros de Atencin Propios (CAP), Centro de Atencin Tercerizado (CAT), Call Center (Oficina telefnica 24 horas a travs del 115), Corresponsala, Oficina Virtual (www.electricaribe.com.co) y Tcnico Gestin Cuentas Distrito) atiende la solicitud del Cliente, verifica los datos y analiza su caso. Si la propiedad del activo se encuentra reconocida en el sistema comercial, se le informar que no es necesario presentar la solicitud y se le brinda asesora, explicndole como ha venido operando el beneficio tarifario en su factura de energa. Adicionalmente, debe revisar que todos los usuarios vinculados al transformador se beneficien del reconocimiento de la propiedad del activo. Si por el contrario aparece registrado el activo como propiedad de ELECTRICARIBE, se le facilita al Cliente el IT.2101.CE-FO.01 Solicitud de Reconocimiento de Propiedad de Activos Nivel I para su diligenciamiento y cumplimiento de los requisitos establecidos en l. Si los requisitos estn incompletos, por el mismo del conducto y de la misma forma en que recibi la solicitud, se le informa al Cliente para que proceda a su complementacin. Si el Cliente no cuenta con la factura de los activos, puede presentar IT.2101.CEFO.03 Declaracin bajo gravedad de juramento acreditando los actos de poseedor y dueo que ha venido ejerciendo sobre el activo. Lo anterior se soporta en lo estipulado en el DO.AC.02.001 desarrollo de las actividades de atencin al cliente, donde se definen las actividades para resolver la PQR. Una vez agotado lo anterior, la Subunidad de Atencin al Cliente procede a registrar, tipificar y radicar la PQR, con el objeto de generar la Orden de Servicio de Revisin Propiedad de Activos para la verificacin en terreno. En las observaciones de la Orden de Servicio se debe relacionar a la persona que hizo la solicitud y su telfono. Lo anterior tambin se encuentra soportado en el PR.OS.01.001 Generacin y Programacin de rdenes de Servicio. Una vez se cumpla la apertura de la PQR, la Subunidad de Atencin al cliente enva todos los documentos probatorios presentados por el Cliente en forma fsica y en medio magntico al responsable de Provisin del Servicio Sector, quien quedar atento a la resolucin de la Orden de Servicio para realizar el estudio y determinar si procede o no el reconocimiento de propiedad de activos.
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Medida Especial ejecutar la orden de servicio antes mencionada, para lo cual verificar la existencia de placas3 en el transformador. En caso de no existir placas, Medida Especial colocar las placas provisionales entregadas por base de datos de instalaciones BDI, y con base a las placas se realizar el amarre de acuerdo a las actividades descritas en el PR.GD.01.003 Actualizacin del Vinculo Cliente Transformador. Realizado lo anterior, Medida Especial diligenciar los siguientes formatos: Verificacin Propiedad de Activos Nivel I y el IT.2101.CE-FO.02 Vinculo Cliente Transformador, los cuales sern convertidos a medio magntico. Toda esta informacin debe ser enviada a Provisin de Servicio Sector para que adopte la decisin correspondiente. Provisin del Servicio Sector procede a analizar la informacin para adoptar la decisin correspondiente. En caso que no considere viable el reconocimiento de la propiedad de los activos, establece los motivos y las justificaciones de su decisin, lo cual ser remitido a la Subunidad de Atencin al Cliente. Con base en este concepto, esta Subunidad elabora la respuesta a la peticin presentada por el Cliente y proceder a su notificacin, quien podr ejercer los Recursos de Reposicin y Apelacin. Si por el contrario Provisin del Servicio Sector emite concepto favorable en donde se le reconoce la propiedad del activo, diligenciar el FR.GD.032 Vnculo Cliente- instalacin y lo enva al Tcnico Base de Datos de Instalaciones para su revisin y actualizacin de la propiedad de los activos en la Base de datos de instalaciones BDI. En caso que no se encuentra ninguna novedad en el FR.GD.032 vnculo cliente instalacin, el Tcnico Base de Datos de Instalaciones adelantar las siguientes actividades: Asignar Tiquete Base de datos de Instalaciones - BDI para el Amarre Cliente- Transformador Solicitado. Revisar el medio magntico recibido y actualizar la propiedad del activo en la Base de Datos de Instalaciones - BDI. Realizar el amarre correspondiente a Cliente-Transformador. Informar a las unidades Provisin del Servicio Sector y la Subunidad de Atencin al Cliente que realiz satisfactoriamente el amarre.
Los transformadores son identificados por ELECTRICARIBE con una placa, en donde se registra un consecutivo numrico. IT.2101.CO-CE Edicin: 2 Fecha: 31/05/12 Pgina: 13 de 20
Si por el contrario el Tcnico Base de Datos de Instalaciones encuentra alguna inconsistencia en los datos introducidos en el FR.GD.032 Vnculo ClienteInstalacin, lo enviar por correo electrnico a Provisin del Servicio del Sector, quin detallar las novedades que se deben verificar y determinar la necesidad de generar una nueva Orden de Servicio o simplemente corregir el dato equivocado. Corregido el error, se remitir nuevamente el FR.GD.032 Vnculo Cliente-instalacin con la novedad resuelta al Tcnico Base de Datos, quien deber adelantar las actividades antes mencionadas: Agotado lo anterior, la Subunidad de Atencin al Cliente elaborar respuesta favorable a la peticin presentada por el Cliente y proceder a su notificacin. PARAGRAFO PRIMERO: Cuando el Cliente est representado en el mercado mayorista de energa por un Comercializador distinto al Operador de Red, y el Cliente considera que es Propietario de un Activo de Nivel de Tensin 1, se seguir el mismo procedimiento establecido anteriormente, solo que la reclamacin respectiva la deber presentar el Cliente ante su Comercializador, quin deber dar traslado de la misma a ELECTRICARIBE a travs de Fronteras Comerciales para que registre el reclamo en el IT.2101.CE-FO.02 Vinculo Cliente- Transformador, verifique el cierre de la O/S y registre la informacin necesaria en el FR.GD.032 Vinculo Cliente-Instalacin cuando la reclamacin sea favorable. De igual forma, esta misma rea ser la que le informar al Comercializador que representa al Cliente la decisin adoptada, con el objeto de que ste ejerza oportunamente los recursos consagrados en la Ley 142 de 1994. Lo anterior en consideracin a que el rea de Fronteras Comerciales es la encargada de tramitar todo lo relacionado con los Clientes de los comercializadores de energa distintos al Operador de Red. En caso de que el Cliente presente la reclamacin directamente ante ELECTRICARIBE como Operador de Red, se le indicar que la misma debe ser presentada a travs del Comercializador que lo representa, puesto que este es quin debe aplicar en su factura el beneficio tarifario en caso que se le conceda. PARAGRAFO SEGUNDO: Una vez el usuario presente la solicitud de reconocimiento a ELECTRICARIBE, sea directamente o a travs de su comercializador, las comunicaciones que se surtan en desarrollo del procedimiento podrn hacerse por correo electrnico, caso en el cual el usuario ser responsable de la veracidad y exactitud de la direccin electrnica que informe.
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7. Garanta del Reconocimiento de la Propiedad de Activos: Cuando el Cliente que tiene reconocimiento de la propiedad de activo realiza el proceso de cambio de comercializador y XM emite el correspondiente oficio en donde notifica formalmente la culminacin del mismo, el rea de Fronteras comerciales procede a registrar la informacin respectiva en el FR.GD.032 Vinculo Cliente- Instalacin, con el objeto de garantizar el traslado del beneficio tarifario al NIC PEAJE que se asigne. As mismo, enva a Base de datos de instalaciones la informacin para la correspondiente actualizacin de la propiedad en el NIC peaje del sistema comercial, realizando las actividades de acuerdo al PR.GD.01.003 Actualizacin del Vnculo Cliente Transformador. De esta forma se garantiza que el Cliente conserva el reconocimiento de activos cuando se traslada a otro Comercializador.
8. Registros y datos. Formatos aplicables

Responsable emisin Cliente Asociado Comercial (Medida Especial) Cliente Responsable de archivo Unidad / rea correspondiente Provisin de Servicio Sector Provisin de Servicio Sector Tiempo conservacin Permanente
Registro Solicitudes de reconocimiento de propiedad de activos Nivel I Vinculo cliente transformador. Declaracin bajo gravedad de juramento
Archivo Informtico
Formato IT.2101.CE FO.01 IT.2101.CEFO.02 IT.2101.CEFO.03
Informtico
Permanente
Papel
Permanente
Provisin de Servicio Sector (Cuando es un Vnculo Cliente Informtico cliente) Canal que Instalacin lo recibe (Cuando es un cliente potencial) Asociado Verificacin propiedad Comercial Papel de activos Nivel I (Medida Especial)
FR.GD.032
Subunidad Base de Datos de Instalaciones
Permanente
N/A
Provisin de Servicio Sector
Permanente
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9. Relacin de Anexos Flujograma

Entr ada Actividades / Responsabl es
Cliente Canales de atencin Call Center Provisin del servicio Orden de servicio / Medida Especial Gestin de Datos Red Mantenimiento
Sal ida
Solicitud
Solicitud
Solicitud de reconocimiento de propiedad de activos
Solicitud es por parte del cliente?
No Si
A
Verificar los datos del cliente
Se encuentra reconocida la propiedad ?
Si No
Brindar asesora a del beneficio
Se le informa los requisitos necesarios para realizar la solicitud
Recibe documentacin
Documentacin completa ?
No
Si
Se informa la documentacin faltante
SIMBOLOS Conectores Salida/Entrada
Inicio / Fin
Actividad
Decisin
Proceso
Documento relacionado
Informacin
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Actividades / Responsabl es
Entr ada
Sal ida
Documento/ Registr o / Datos
Registrar, tipificar y radicar la PQR
Generar y registrar la informacin necesaria en la orden de servicio
Enviar la documentacin probatoria a provisin del servicio sector
Ejecutar orden de servicio de revisin de propiedad de activos
Existen placas ?
Si No
Colocar placas provisionales
Realizar amarre e informar
PR.GD.01.003 Actualizacin del vinculo cliente Transformador
Diligenciar los formatos y enviar todos los documentos probatorios a provisin del servicio Sector
Verificacin prop. De act. Nivel I, IT.2101.CE-FO.02 Vinculo Cliente T.
Inicio / Fin
Actividad
Decisin
Proceso
Informacin
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Entr ada
Sal ida
Analizar la informacin
Es viable el reconocimiento ?
Si No
4
Establecer los motivos y justificaciones e informa al canal de atencin.
Elaborar respuesta a la peticin y procede a su notificacin
Notificacin al cliente
Diligenciar el FR.GD.032 Vinculo cliente instalacin y enva a base de datos instalaciones
Revisar la informacin enviada
Informacin correcta ?
Si No
Actualizar la propiedad, realizar amarre e informar a provisin del servicio de su realizacin
PR.GD.01.003 Actualizacin del vinculo cliente Transformador
Informar inconsistencias
Corregir inconsistencia
4
SIMBOLOS Conectores Salida/Entrada Actividad Decisin Proceso Documento relacionado Informacin
Inicio / Fin
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Entr ada
Sal ida
Solicitud derivada por Instalaciones nuevas e irregularidad y aumento de carga ?
Si No
Realizar reconocimiento de propiedad del activo Reconocimiento de activo PR.PS.01.006 Ejecucin Obra Cliente
Solicitud reconocimiento derivadas a daos de transformador ?
Generar aviso en el sistema de incidencias registrando el dao
Revisar el dao y verificar la propiedad del cliente
Es propiedad del cliente y no es reconocido el benefcicio?
No
Si
Informar la forma de tramitar el reconocimiento de propiedad de activos al cliente
El cliente informa que es propietario del activo y el sistema muestra que es de empresa?
Informar la forma de tramitar el reconocimiento de propiedad de activos al cliente
Fin
Inicio / Fin
Actividad
Decisin
Proceso
Informacin
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Entr ada
Sal ida
La solicitud de reconocimiento proviene de fuentes diferentes a las antes mencionadas ?
Realizar reconocimiento de propiedad del activo
Reconocimiento de activo
Inicio / Fin
Actividad
Decisin
Proceso
Informacin
Fecha: 31/05/12 Pgina: 20 de 20


Procedimiento Electricaribe para El Reconocimiento de Propiedad de Activos

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tcnica

Reconocimiento de propiedad de activos

Reconocimiento de Propiedad de Activos

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Reconocimiento de Propiedad de Activos

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Reconocimiento de Propiedad de Activos

Reconocimiento de Propiedad de Activos

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Reconocimiento de Propiedad de Activos

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Reconocimiento de Propiedad de Activos

Asociado Comercial (Medida Especial)

Planificacin del Desarrollo (Provisin de Servicio Sector)

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Reconocimiento de Propiedad de Activos

Subunidad de Base de Datos de Instalaciones

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Reconocimiento de Propiedad de Activos

Fecha: 31/05/12 Pgina: 9 de 20

Reconocimiento de Propiedad de Activos

Reconocimiento de Propiedad de Activos

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Reconocimiento de Propiedad de Activos

Reconocimiento de Propiedad de Activos

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Reconocimiento de Propiedad de Activos

8. Registros y datos. Formatos aplicables

Formato IT.2101.CE FO.01 IT.2101.CEFO.02 IT.2101.CEFO.03

Subunidad Base de Datos de Instalaciones

Provisin de Servicio Sector

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Reconocimiento de Propiedad de Activos

9. Relacin de Anexos Flujograma

Solicitud es por parte del cliente?

Se encuentra reconocida la propiedad ?

Brindar asesora a del beneficio

Se le informa los requisitos necesarios para realizar la solicitud

Se informa la documentacin faltante

SIMBOLOS Conectores Salida/Entrada

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Reconocimiento de Propiedad de Activos

Documento/ Registr o / Datos

Registrar, tipificar y radicar la PQR

Generar y registrar la informacin necesaria en la orden de servicio

Enviar la documentacin probatoria a provisin del servicio sector

Ejecutar orden de servicio de revisin de propiedad de activos

Colocar placas provisionales

Realizar amarre e informar

PR.GD.01.003 Actualizacin del vinculo cliente Transformador

Verificacin prop. De act. Nivel I, IT.2101.CE-FO.02 Vinculo Cliente T.

SIMBOLOS Conectores Salida/Entrada

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Reconocimiento de Propiedad de Activos

Documento/ Registr o / Datos

Elaborar respuesta a la peticin y procede a su notificacin

Diligenciar el FR.GD.032 Vinculo cliente instalacin y enva a base de datos instalaciones

Revisar la informacin enviada

PR.GD.01.003 Actualizacin del vinculo cliente Transformador

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Reconocimiento de Propiedad de Activos

Documento/ Registr o / Datos