Documentos comerciales Los documentos comerciales son los comprobantes o constancias de los hechos econmicos llevados a cabo por

las empresas

Hecho econmico o transaccin

Documentos comerciales

Registracin contable

Determinacin de prdidas o ganancias

Compra, Recibos, Venta, cobro, etc. Facturas, etc. libros de Comercio. anotacin en

Utilidad: Son una constancia de las operaciones realizadas Constituyen las bases del registro contable de las operaciones realizadas

Clasificacin: Internas Externas De uso interno De uso externo

Los comprobantes externos: Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej. Facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos pblicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depsito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registracin contable, es fuente de informacin (planillas de sueldos, informes). Los documentos que pueden utilizarse son:

Documento Orden de

concepto Se utiliza para

Quien lo confecciona comprador

Quien se queda con el original vendedor

Quien se queda con el duplicado comprador

compra o nota de pedido Remito

Nota de venta

factura

Nota de debito

Nota de crdito

Resumen de cuenta

recibir pedido de los clientes Comprueba la entrega de la mercadera al comprador y la salida del depsito al vendedor Aceptacin del pedido por parte del vendedor Detalla la cantidad y las caractersticas de las mercaderas, el precio unitario, el precio total y las formas de pago. Comunica el aumento de una deuda en cuenta corriente. la emite el vendedor al comprador EJ: el vendedor comunica al comprador que adeuda intereses Comunica la disminucin de una deuda en cuenta corriente. La emite el vendedor al comprador. EJ: el comprador devuelve mercaderas y en lugar de devolverle el dinero tiene un crdito a favor. Informa peridicamente al comprador las operaciones efectuadas en su cuenta corriente

vendedor

Vendedor ( luego de la firma por parte del comprador)

Comprador ( puede haber un triplicado para el transportista)

Vendedor

comprador

vendedor

vendedor

Comprador

Vendedor

vendedor

Comprador

vendedor

vendedor

comprador

vendedor

vendedor

comprador

El vendedor se queda con la ficha de los deudores porque el resumen de cuenta no tiene duplicado.

recibo Pagar

Boleta de depsito o nota de crdito bancaria cheque

Comprueba el pago realizado Refleja unja promesa escrita de pago por la cual una persona se compromete a pagar en una fecha determinada una cierta suma de dinero Permite el depsito de dinero y/o cheque en una cuenta bancaria Orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados

El que cobra El que debe pagar (deudor)

El que paga Acreedor

El que cobra Deudor

El depositante en el formulario que otorga el banco El que paga

Banco

El que deposita

El beneficiario quien lo entrega o deposita en el banco para su cobro

El firmante tiene un taln que especifica el nmero de cheque y a quien se lo entrega.

Factura: Es el documento comercial que emite el vendedor que contiene el detalle de las
Mercaderas vendidas y las condiciones de pago i venta, con el objeto de que el comprador tenga un comprobante de la mercadera que ha adquirido y pueda establecer su costo. Tambin sirve para que el vendedor registre la operacin y la pueda cobrar.

8 1_ aqu se colocan las letras A, B O C para identificar el tipo de factura. El siguiente cuadro muestra que tipo de factura debe emitir el vendedor segn el tipo de comprador Comprador

Vendedor Responsable inscripto responsable no C inscripto (Monotributista) No responsable C o exento

Responsable Responsable No exento Consumidor inscripto no inscripto responsable final A A B B B C C C C

2_ identificacin del vendedor. Si se trata de:

Una persona fsica: puede estar identificado el negocio con el mismo nombre del dueo o tambin con el nombre de fantasa del negocio, pero en este caso tambin debe identificarse el nombre y apellido del propietario Una persona jurdica: puede llevar el nombre de fantasa pero debe obligatoriamente identificarse el tipo de sociedad. En ambos casos adems debe aparecer el domicilio del establecimiento y la condicin frente al IVA (Respons. Inscripto, Resp. No inscripto, Monotributista, Exento, No responsable) 3_ Se coloca el nombre del documento (en este caso factura) y el nmero de la misma. Pero debido a la resolucin 100/98 ya no se comienza ms con 0000 sino con 0001 CUIT (Clave nica de Identificacin Tributaria) 0001-00000001 Numeracin de la factura: debe ser correlativo Pre impreso o por sistema computarizado

0001-00000001

Si es establecimiento nico

0002-00000001 Dos puestos de venta

Si tiene una sucursal o dos formas de facturar o

0003-00000001 Cuando tiene tres sucursales, tres formas de Facturar o tres puestos de venta Pero debido a la resolucin 100/98 ya no se comienza ms con 0000 sino con 0001

Cheque: es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin para retirar

una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria. El cheque es un ttulo valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institucin de crdito el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario. Las caractersticas de los cheques son: *Literalidad: Significa que vale nica y exclusivamente por lo que se plasme en el cheque de manera especfica. *Valor per se: Otra caracterstica es que tienen valor per se, es decir que tiene valor por s mismo en el documento como el ttulo valor que es. Esto significa por ejemplo que al cobrarse en un banco, el poseedor, siempre y cuando el cheque cuente con endoso, no tiene que dar explicacin al banco de por qu lo est cobrando. Esta caracterstica hace que un cheque sea como un billete, que tiene un valor por s mismo ms el portador a la causa validada en un solo cheque sea como un billete. Adems se llena un formulario especial a travs del cual el librado le ordena al librador que dono todo o parte de los fondos realizados en la entidad bancaria de manera conjuntiva y ordenada. A la vista: Los cheques son siempre a la vista, es decir que no tienen fecha de cundo deben ser pagados. La fecha que se plasma en el cheque slo cumple la funcin de dejar constancia de cundo el emisor tena la intencin de que ese cheque se cobrase. No obstante el banco est obligado a hacer efectivo un cheque el da en que se presenta al cobro, sin importar que la feche que aparezca plasmada en ste an no haya llegado. Hay cheques pos-fechados. Hay que tener muy en cuenta que los cheques prescriben y por ende caducan. Otras caractersticas: Otra caracterstica del cheque como ttulo valor es que la ley le da una calidad tal, que un juicio para hacer efectivo un cheque se desarrolla en plazos ms cortos, esto jurdicamente se conoce como que los ttulos valores tienen fuerza ejecutiva, o que conllevan aparejada ejecucin. Seguridad: Los cheques pueden tener inscripciones o tintas de seguridad para verificacin y as aumentar la prevencin de fraude. Tipos de cheques: Los cheques pueden ser de muchas clases, entre ellas, nominativo, a la orden o al portador. En el primer caso, solo puede cobrarlo la persona indicada en el cheque (sea esta fsica o jurdica). En el segundo caso, puede ser cobrado por el beneficiario indicado, sin embargo, este puede entregarlo en pago a otra persona, para lo cual debe escribir su firma en el dorso del cheque -este acto se denomina endoso-. En este caso, cualquier persona puede cobrarlo como si fuera al portador. Y en el ltimo caso, lo puede cobrar cualquier persona que sea portadora del mismo. En algunos pases la legislacin contempla nicamente cheques nominativos, es decir que son emitidos a nombre o a favor siempre de una persona especfica. Hay cheques que tienen lmites de hasta cuanto tiempo se da para ser cobrado; dgase, 180 das. Cheque cruzado. Si un cheque est cruzado diagonalmente en el anverso por dos lneas paralelas, el dinero no se podr retirar en efectivo, sino que tendr que ser ingresado en una cuenta bancaria. Esto se hace a veces para seguir la pista al dinero pagado. Cheque para abono en cuenta. Insertando la clusula para abono en cuenta produce la consecuencia de que no puede ser cobrado en efectivo, sino que deber ser abonado en la cuenta del portador. Cheque certificado / conformado. El librado exige al librador que lo certifique haciendo constar que tiene en su poder fondos suficientes para cubrir el cheque. Se realiza con palabras como acepto visto o bueno escritas por el librador.

Cheque de caja. Es un cheque expedido por una institucin de crdito a sus propias dependencias. Representa una garanta y no suele tener fecha de caducidad. En la prctica funciona como dinero lquido, ya que el valor se retira de la cuenta del pagador en la fecha de expedicin en lugar de la de cobro y el librador es el director de la oficina bancaria. En Espaa y otros pases se le denomina cheque bancario, impropiamente ya que todos los cheques son de algn modo bancarios y suele provocar ambigedades y errores. Cheques de viajero. Son los expedidos por instituciones de crdito a su propio cargo y son pagaderos por otro de sus establecimientos dentro del pas o en el extranjero. Se suelen llamar "traveller's check", conforme su forma en ingls. Cheque cancelatorio. Segn la ley de Anti evasin fiscal de la Repblica Argentina, todos los pagos superiores a $1000 se deban realizar por cualquier otro medio que no sea directamente en efectivo. Ante esta situacin, se crea la figura jurdica del cheque cancelatorio para que todas las personas que no posean cuentas corrientes y no dispongan del pacto de cheques para emitirlos, puedan realizar sus pagos por este medio bancario, recurriendo a una entidad financiera o un banco ah adquiriendo este medio de pago. A diferencia del cheque de pago diferido, este tipo de cheques tiene efecto prosoluvo (no como los otros que son prosolvente -al momento de presentarlo al cobro-), sino que con el solo hecho de recibir el cheque es suficiente. Cheque de pago diferido. Es una orden de pago que se libra contra un banco en el cual el librador, a la fecha de presentacin estipulada en el cheque, debe tener fondos suficientes depositados a su orden en la cuenta corriente bancaria.