MONTGOMERY COUNTY HISTORIC PRESERVATION GRANT FUND 

 
Guidelines for Applicants 

The Montgomery County Historic Preservation Grant Fund was established to encourage 
preservation activities in the County, and to promote increased public awareness of, and 
community involvement in, all types of preservation projects. All applicants should read the 
policy statement of the Montgomery County Historic Preservation Commission in conjunction 
with these guidelines before completing an application for funds. 
 
Eligible Activities 
 
The types of activities eligible for funding include, but are not limited to, development and 
installation of historic district and historic resource signage; walking tours; handbooks, design 
guidelines and/or brochures related to historic districts or individual historic resources; history 
brochures or books; feasibility studies for restoration or preservation of buildings, sites, and 
historical artifacts owned or under the custody of nonprofit organizations; and public 
educational functions such as workshops, historical and archeological surveys, slide and tape 
shows, lectures, videos, photographic displays or other exhibits pertaining to County history 
and oral histories.  
 
Eligible Organizations 
 
An organization seeking funds must have historic preservation as its primary and motivating 
purpose, and/or must be the owner of a historic site designated on the Master Plan for Historic 
Preservation. In addition, each organization: 
   1.  Must be chartered or incorporated in Montgomery County; and 
   2.   Must have bylaws, membership, elected officers, and regularly scheduled meetings; and 
   3.   Must have nonprofit or charitable tax status; and 
   4.   Serve a public educational purpose. 
 
Grant Management 
 
An organization seeking funds must demonstrate that it shall: 
   1.   Monitor the expenditure of project funds to contractors, firms, and other organizations 
and submit receipts upon completion of project; 
   2.   Report mid‐project to the Commission on project progress and verify expenditures to 
staff; 
   3.   Prepare a sworn affidavit showing the amount of cash, in‐kind contributions, or 
combination thereof comprising the organization's required dollar‐for‐dollar match; 
 4. Submit vouchers documenting the value of in‐kind matching contributions by members 
at a rate of $25 per hour for professional assistance and $15 per hour for all other 
persons involved in the project. 
   5.   Comply with nondiscrimination in employment provisions of Chapter 11B, Montgomery  
County Code (1972), as applicable  to organization members and contractors;  
   6.   If requested, permit an audit and inspection of the organization's books and records as 
required by  Montgomery County during the duration of the project; and 
   7.   CARRY ADEQUATE INSURANCE, AS SPECIFIED BY THE GENERAL CONDITIONS OF 
CONTRACT (see Article 15). 
 
Application Procedure 
 
Each organization shall submit to the Commission the following: 
   1.   A completed application form; 
   2.   Copies of its charter, incorporation papers, by‐laws, tax status form, or other organizing 
documents; 
   3.   Supporting materials necessary to further explain the proposal (see Item 4 on 
Application for suggestions).  
 
The Historic Preservation Commission will evaluate those applications deemed to be complete 
and each applicant will be notified of the Commission's decision by no later than May 1, 2009.  
After the decision by the Commission, the Maryland‐National Capital Park and Planning 
Commission will enter into a grant agreement with each organization for the planned work.  
This process can take several months.  As a consequence, applicants may anticipate beginning 
projects on or about July 1, 2009.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
February, 2009