MINITUTORIAL SOBRE EL PROGRAMA GESFINCAS

El objeto de este tutorial es ensear como funciona el programa GESFINCAS en el mbito de Administraciones de Fincas. Lgicamente slo trata de unas cosas bsicas. Al principio voy a explicar como se da de alta comunidades y los propietarios de las mismas. Despus creo las cuentas para la contabilidad y un presupuesto. Judith Maga

ALTA DE UNA COMUNIDAD

Para empezar con el programa abrimos el mdulo HORIZONTAL. Vamos a COMUNIDADES en el men y elegimos MANTENIMIENTO DE COMUNIDADES. Tocamos la pequea carpeta abajo para agregar una nueva comunidad. En DATOS GENERALES podemos introducir los datos bsicos de la comunidad como direccin, inicio del ejercicio econmico y las cuentas bancarias. Muy til es la ficha ampliada. All se pueden introducir ms datos de inters como el nombre del Presidente y su piso, las diversas empresas de mantenimiento, el seguro etc. Para cambiar la descripcin de las lneas hay que ir al icono LISTADO DE FICHA AMPLIADA. All se pueden introducir otras lneas segn necesidad. Muchas veces los clientes preguntan al telfono estos datos y si se encuentran en esta ficha se puede evitar la bsqueda innecesaria en las carpetas de la comunidad.

Nunca olvidar guardar los cambios realizados despus dando al pequeo icono de un diskette abajo. Despus de haber introducido los datos de todas las comunidades, estas aparecern en COMUNIDADES, ACCESO DIRECTO con su cdigo, nombre, nmero CIF etc.

Cuando se busca una Comunidad se va a la pequea ventana marcada con una flecha verde y se introduce el cdigo. Si no se sabe, en la ventana al lado izquierdo se puede elegir la opcin LOCALIZAR POR NOMBRE. Si entonces introduzco el nombre, me buscar la comunidad deseada. Es recomendable crear tambin una tabla de idiomas si se trata de comunidades con propietarios extranjeros. Para esto hay que volver a COMUNIDADES, CONCEPTOS DE RECIBOS. All puedo introducir los idiomas que quiero.

ALTA DE PROPIETARIOS
Tenemos creadas las fichas de las comunidades, ahora hay que introducir todos los propietarios que las habitan. Para hacer esto voy a PROPIETARIOS en el men de arriba y elijo DATOS GENERALES. Voy al icono de la pequea carpeta de abajo (AGREGAR) y elijo en el campo marcado con la flecha roja la comunidad. El programa automticamente empieza con el cdigo 1 de los propietarios si no est puesto todava ninguno. Introduzco los datos en los campos, por ejemplo la denominacin del piso o de la casa, el nombre, nmero telfono y el coeficiente. En el campo marcado con la flecha verde puede elegir entre NORMAL, PRESIDENTE, VICEPRESIDENTE etc. En caso de mandar correspondencia por el mismo programa puede ser interesante. En el campo marcado con una flecha azul se puede introducir el idioma del propietario. Como ya hemos metido los idiomas anteriormente, si toco ahora la pequea flechita negra me aparece la tabla y slo tengo que elegir el idioma que quiero.

Si el propietario quiere domiciliar el pago de sus cuotas, en los campos marcado con una flecha morada puedo introducir sus datos bancarios. Y, si el no vive habitualmente en el piso se puede introducir una segunda direccin de correspondencia. Nunca olvidar guardar los cambios realizados. Estos son los datos bsicos de un propietario, sin embargo quedan muchas opciones ms. Hay un BLOC DE NOTAS donde puede indicar cualquier

cambio por venta, tambin se puede indicar en PAGADORES si otra persona paga los recibos y quien es. El programa, por defecto, ya asigna una clave de acceso a Internet. El programa GESFINCAS ofrece accesorio para exponer en el Internet todos los datos relativos a la Comunidad, sean cierres, actas, convocatorias y estados de cuentas de propietarios. Con la clave el propietario puede acceder a todos sus datos. Ya tenemos creadas las comunidades y las fichas de propietarios. Ahora veremos como se empieza con la contabilidad.

CREAR CUENTAS PARA LA CONTABILIDAD

Para crear un Plan de Cuentas para una comunidad tengo que ir al mdulo de CONTABILIDAD y selecciono la comunidad que necesito. Voy a CUENTAS y elijo COPIAR CUENTAS DE OTRO PLAN. Primero elijo que tipo de cuentas quiero obtener, elijo las del PLAN GENERAL. Abajo introduzco la comunidad y selecciono TODAS LAS CUENTAS. Acepto y ya tengo las cuentas creadas.

En esta pantalla se ve muy bien las cuentas de los propietarios. Falta ahora personalizar las cuentas y asignarlas a unos grupos. Con el cursor bajo a las cuentas de los gastos y abro una por una con el icono de MODIFICAR.

All se puede asignar un grupo a las cuentas.

En nuestro caso indico 1 que significa que todos los propietarios participan en este gasto. Tambin se podra introducir el nombre de la empresa o suministradora. Nunca olvidar aceptar. Ahora bien, qu son los grupos? Vamos al mdulo HORIZONTAL y en SALDOS Y CUENTAS creamos los grupos de propietarios. Elegimos la opcin GRUPOS DE REPARTO Y COEFICIENTES. Buscamos la comunidad que deseamos y vamos a GRUPOS. El grupo uno recoge todas las propiedades, es decir los gastos que pertenecen al grupo uno estn pagados por todos los propietarios. Introduzco GASTOS GENERALES DE TODOS y le indico las formas de reparto que me facilitan los estatutos. En mi caso, los gastos estn repartidos segn el coeficiente. Toco la pequea flecha negra y elijo SUMA COEFICIENTE.

Tenemos entonces todo preparado para empezar con la gestin y la contabilidad. Ahora vamos a crear un presupuesto. Para hacerlo volvemos al mdulo de HORIZONTAL. Vamos a PRESUPUESTOS y elegimos ELABORACION Y MANTENIMIENTO DEL PRESUPUESTO.

Indicamos la comunidad que deseamos y aparecen las cuentas creadas. En la columna PRESUPUESTO se pueden introducir las cantidades que se prevn para el ejercicio. Guardar (ver flecha verde).

Para comprobar los conceptos y cantidades puedo sacar el presupuesto por pantalla o impresora. Voy a PRESUPUESTOS y elijo IMPRESION DEL PRESUPUESTO. Indico la comunidad que deseo y PRESUPUESTO PROPUESTO. Acepto.

El nico que falta todava es el reparto de los gastos presupuestados entre los propietarios para poder comunicar la cuota a pagar, en nuestro caso mensualmente.

Vamos a PRESUPUESTOS y CALCULO DEL REPARTO. Indicamos la comunidad y la cantidad de pagos (12). Aceptamos.

En PRESUPUESTOS y VISUALIZACION DEL REPARTO podemos ver el reparto.

Pues, aqu termina mi exposicin. Ahora hara falta facturar las cuotas mensuales para que aparezcan en las cuentas de los propietarios y otras cosas ms. Creo que el programa de GESFINCAS es bastante til, pero tiene muchas cosas que una oficina normal y corriente nunca utilizar. Una versin delgada sera totalmente suficiente. Espero que se entienda mis explicaciones, si hay problemas, por la maana estoy en mi oficina y me podis llamar. Mi nmero de telfono es ......... Un saludo Judith