Nery Roberto Muoz

CAPITULO 6

EL ACTA NOTARIAL
DEFINICIN "Es el instrumento autorizado, a instancia de parte, por un Notario o Escribano, donde se consignan las circunstancias, manifestaciones y hechos que presencian y les constan, de los cuales dan fe y que, por su naturaleza, no sean materia de contrato."T' En la definicin anterior, se encierran varios aspectos importantes:
1.

La instancia de parte, requerimiento o solicitud. La autora del acta.

2.
3.

Las circunstancias, manifestaciones o hechos que el Notario presencia y le constan.

Excluye definitivamente los contratos.

4.

Autores clsicos, como Novoa Seoane, con respecto al Acta Notarial, expresa: "Acta notarial es el instrumento pblico en que no se contiene relaciones de derecho, en que no hay vnculo que engendre
/2
Cabanellas, Guillermo. Diccionario de Derecho Usual. Tomo l. P9.75

59

El lnstrumento Pblico y el Documento Notarial obligacin. Contiene solamente hechos cuyo recuerdo conviene conservar por"la fe del autorizante, o hechos relacionados con el derecho, que por la propia virtud del acta, sino ueOn producir acciones no exigibles beducibles de los hechos que enlla constan para pedir a los Tribunales o a las Autoridades de otro orden el cumplimiento del derecho' De modo q* acta notarial, como una de las ramas del instrumento pblicg' lac-e "L tb por s misma en cuanto a los hechos en ella relacionados, bajo la fe dei l,,lotario en el crculo de sus atribuciones; pero las relaciones de derecho que hayan de deducirse de esos hechos no son siempre inmediatas."tu

"El acta es la relacin fehaciente de hechos que presencia el escribano. Es una constancia, no un contrato. A medida que los Ve y Se producen, toma nota de ellos y sin funcin calificadora alguna, Sin

iransformar en derechos sus exteriorizaciones, los va escribiendo y quedan para que en su oportunidad, esa presencia del funcionario autorizanle asegure que ocurrieron y constituya valedera prueba de obligaciones'"70
aquellos documentos autorizados en forma legal por el notario, para dar fe de un hecho o de una pluralidad de hechos que presencia o ie consten, o que personalmente realice o comprueba y que no constituyen negocios jurdicos."'u
,'Son

EN GUATEMALA
El cdigo de Notariado, establece que el Notario, en los actos en que interveng por disposicin de la ley o a requerimiento de parte, levantar acta notariales en las que har constar los hechos que presencie y circunstancias que le consten. (Arto. 60) No contamos con una definicin legal, pero la redaccin del artculo 60 es clara y suficiente al indicarnos cual es su contenido: Hechos que presencia y circunstancias que le consten.
/:l (lilrrloDorEniqueGimnezArnau Ob Cit P9. 409. /4 ()t\\/itlcl. Carlos Emrito. Derecho Notarial P9. 332 /1, ilirlirlj oscrA. Derecho Notarial de Centroamrica y Panam

P9 334

60

Nery Roberto Muoz

Finalicemos diciendo que elActa Notarial, es el documento pblico rrotarial, instrumento segn la doctrina, autorizado por Notario a solicitud tle parte interesada, en la que hace constar hechos que presencia y

r;ircunstancias que le constan, los cuales no son objeto de contrato. CLASIFICACIN

Existen muchas clasificaciones de actas unas tradicionales y otras rnodernas. En doctrina no existe acuerdo con respecto a su clasificacin.

Carlos Emrito Gonzlez,'u estudia las siguientes:

r)

Actas de notoriedad Actas de referencias de ttulos

"))

:t)

Actas de presentacin de testamento cerrado Actas de sorteo y asambleas pblicas Actas de protesta Actas de presencia o constancia de hechos Actas de referencias Actas de protocolizacin, y

4) i,)
(;)

/)
8)
1))

Actas de existencia de personas o

su

pervivencia.

Todas las enumeradas son conocidas en nuestro medio: con la ;rclaracin que el acta de protocolizacin, en Guatemala no es acta rrotarial, no est regulada corno acta notarial, sino como acta de
,

)l) Cit. P9. 333-340

61

El Instrumento Pblico y el Documento Notarial

protocolizacin y se redacta en papel de protocolo, mientras que todas las actas notariales se redactan en papel corriente o bond,

Gonzlez Palomino considera que hay dos tipos de actas:

"Las actas han sido motivo de clasificacin doctrinal y legislativa,

"a) b)

Las que documentan una actividad 'pasiva' (frase paradjica pero clara) del notario: una percepcin, Son las actas de presencia.

Las que documentan una actividad 'activa'del notario: actas de notificacin o de requerimiento." (Ascitado por GimnezArnau, op. cit. p. an.)

En realidad la distincin de Gonzlez Palomino tiene su origen en

las disposiciones espaolas. Parece ser que el Reglamento de la Organizacin y Rgimen del Notariado era la disposicin jurdica de

derecho espaol que determina las clases de actas notariales que existen, Estas son: a)Actas de presencia... b)Actas de notificacin y requerimiento.., c) Actas de referencia... d) Actas de notoriedad... e) Actas de protocolizacin... f)Actas de depsito ante notario.""

El autor mexicano, Bernardo Prez Fernndez del Castillo," en su obra Derecho Notarial, expresa que la Ley del Notariado para el Distritc Federal no clasifica las actas, solo se limita a enumerar algunos de los

hechos que pueden ser contenido de stas, entre ellas:

1.
2.
3.
/7 /B

Notificaciones, interpelaciones, requerimientos, protestos de documentos mercantiles.

La existencia, identidad, capacidad legal y comprobacin de firmas

Hechos materiales. como

CiladoporBernatdoPrczFernndezdelCastillo.
Ob. Cit. P9.280.

el deterioro de una finca

DerechoNotaral.P9.279-280.

Nery Roberto Muoz

,l ', {,

Cotejo de documentos.
La existencia de detalles de planos, fotografas y otros documentos.

Entrega de documentos, etc.

Esta clasificacin, tampoco tiene total aplicacin en Guatemala, mencionar un ejemplo, la comprobacin de firma de los mexicanos t)ira ,r la legalizacin de firmas en Guatemala,la tenemos regulada, pero no r:ol-no acta notarial, sino en un ttulo diferente, como un acta de legalizacin rlc firmas, ms conocida como "autntica".

cl autor Oscar A. Salas,'n quien distingue nueve

r)

Otra clasificacin que no se adapta a Guatemala, es la que aporta

categoras:

))
:t)

4)
tt)

(j)

/)
r])

e)

Actas de presencia Actas de referencia Actas de notoriedad Actas de notificacin Actas de requerimiento Actas de subsanacin Actas de depsito Actas de protocolizacin, y Actas de autenticacin de testamento cerrado. El autor Pedro Avila Alvarez. al referirse a las clases las

clasifica as: "A)

-autorizadas
B)

Por la existencia o no de previa rogacin, pueden ser actas

a instancia de parte. . y de oficio...

Por la clase de hechos que autentican, pueden ser actas referentes a:

/9.

Ob. Cit. P9.339

63

El Instrumento Pblico y el Documento Notarial

notificacin, de requerimiento y de protocolizacin; - Hechos que al Notario constan, como las actas de
notoriedad."

Hechos que el Notario percibe por los sentidos, como las actas de presencia y de referencia; Hechos que el Notario <<produce>>, como las actas de

Esta clasificacin tampoco se aplica completamente en Guatemala, ya que como sabemos, no puede actuarse de oficio y como ya se dijo las actas de protocolizacin, en nuestro medio no son actas notariales.uo

OTRAS CLASIFICACIONES
Existen otras clasificaciones, como la estudiada en la lll Jornada Notarial lberoamericana, celebrada en Palma de Mallorca, Espaa, en junio de 1987, as:u'

Las actas de mera percepcin, en las cuales se limita a expresar los pensamientos que ha adquirido por su propia percepcin sensorial el Notario. Las actas especiales, entre las cuales menciona los actos de control y legalidad, como ejemplo tpico las actas de sorteo, las de determinacir de saldo, las de juntas y las de subasta.

Actas de hechos propios del Notario, incluyendo en este grupo las actas de notificacin y requerimiento.

Actas de calificaciones jurdicas, que tienen como momento esencia la expresin por el Notario de su propio juicio, ejemplo: Las actas de notoriedad.
Actas de manifestaciones, que se refieren a las declaraciones de terceros o actos referenciales.

B0 Avila Alvarez, Pedro. Estudios de Derecho Notarial. P9. 264. ]1 Alrespectopuedeverseeltrabajoqueelabortitulado"CuestionesdeTcnicaNotarialenMateradeActas",BoletnNo.9dellnstituto

Guatemalteco de Derecho Notarial.

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Nery Roberto Muoz

CLASIFICACION QUE SE APLICA EN GUATEMALA

En nuestro medio no tenemos una clasificacin legislativa y en la prctica se aplica la clasificacin tradicional, que las divide en:

1. 2. 3. 4. 5.

Actas de Presencia Actas de Referencia Actas de Requerimiento Actas de Notificacin, y Actas de Notoriedad.

ACTAS DE PRESENCIA
"Estas actas,... acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorizacin. En ellas puede recogerse cualquier hecho que el Notario perciba por sus sentidos..."82

Carlos Emrito Gonzlez, expresa: "Las actas de presencia o constancia de hechos, acreditan la realidad o verdad del hecho que las
motiva."u'

Las actas de presencia son criticadas doctrinariamente, y se llega a rechazar esta terminologa, en vista de que, en todas las actas notariales existe la presencia del Notario, lo cual es cierto. Por ello es que al estudiar este tipo de actas como de presencia, porque est presente el Notario, en todas lo est, sino porque lo no es (lue se expresa en el acta, le consta personalmente a 1, por haberlo rresenciado o efectuado.
r.' il |
Avila Alvarez, Pedro. Ob. Cit. P9. 265 ob. Ct. P9.340.

65

El Instrumento Pblico y el Documento Notarial

Como ejemplos podemos mencionar entre otros:
La autorizacin del matrimonio: Le consta personalmente el hecho de que dos personas se unen legalmente en matrimonio, l las declara unidas.

sobrevivencia o existencia): Le consta que la persona vive.

El estado fsico de un bien: Percibe por sus sentidos el estado del mismo.

El acta para demostrar la existencia de una persona (supervivencia,

ACTAS DE REFERENCIA

"Son para la recepcin de informaciones testificales voluntarias que el escribano no afirma la veracidad del contenido, sino el hecho en de que los testigos pronunciaron las palabras consignadas."u4

"En estas actas, en las que el Notario da fe de la comparecencia ante l de determinadas personas a hacer las manifestaciones que se recogen en el acta, pero sin dar fe de los hechos a que dichas manifestaciones se refieren,... el texto ser redactado por el Notario de la manera ms apropiada a las declaraciones de los que en ellas intervengan, usando las mismas palabras, en cuanto fuera posible, una vez advertido el declarante por el Notario del valor jurdico de las mismas en los casos en que fuese necesario."uu

En Guatemala, son de gran utilidad y aplicacin para recibir declaraciones testimoniales en la tramitacin notarial de asuntos de jurisdiccin voluntaria, en ellas se reciben informaciones y declaraciones
de testigos, en que el Notario no puede afirmar la veracidad de lo declarado,

sino de lo que l escuch o le fue referido.

84. Gonzlez, Carlos Emrito. Ob. Cit. P9.340

85. Avila Alvarez, Pedro. Ob. Cit. P9. 268.

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Nery Roberto Muoz

ACTAS DE REQUERIMIENTO El autorAvilaAlvarez, expresa que cuando una persona necesita ,xlrortar a hacer o no hacer alEo a otra persona, puede llevarse a cabo rrrr ffidio de acta.
,1,:l

En el medio guatemalteco, sirven para hacer constar la solicitud cumplimiento de una obligacin, o bien que se haga o se deje de lr,r(;er algo. Es una forma de requerir el cumplimiento de una obligacin. Entre este tipo de actas e*;eclntramos el protesto de cheques, en ,'l r;ual se requiere el pago y si no se efecta se procede al protesto.

Ubicar el protesto dentro de este tipo de actas puede no ser lo

rr r;

rs adecuado, ya que el protesto tiene por objeto: "asegurar los derechos

rcrliticios o patrimoniales deltenedor del ttulo, respecto de las personas vrrrculadas, haciendo posible que se dirija judicialmente contra tales ,lrlrgados. El protesto resulta as un trmite indispensable para ejercitar l;r:; acciones que la ley franquea frente a cualquier obligacin cartular rrr,;umplida.".u Sera ms conveniente situarlas dentro de las actas de
r

1rrotesto.

ACTAS DE NOTIFICACIN "Es la prueba autntica de haber puesto en conocimiento de otra, I rlerminada noticia (notificacin)".."42

Se utilizan para comunicar a una persona, una situacin que debe ',r:r'de su conocimiento, porque le favorece o le afecta, por ejemplo: La rrolificacin de una donacin, la revocatoria de un mandato o de una rlorracin.

..''@leyexpresamentereconoce|aintervencin
' ,'
,

En Guatemala, tambin son de utilidad debido a que el Notario,

fr:iro, Jos A. Derecho Nolarial. P9. 182. ,t,)rn P0.267.

rr

67

El Instrumento Pblico y el Documento Notarial Notarial en los artculos 33y

7l

del Cdigo Procesal Civil y Mercantil

la realizacin de eterminados actos, entre ellos las notificaciones

yudando con ello a descongestionar el excesivo volumen de trabajo los tribunales. ACTAS DE NOTORIEDAD

Los Jueces pueden, a solicitud de parte, encomendar a un Notarir

etr

"Entre las principales actas, se destacan las llamadas de notoriedad' cuyo objeto es la comprobacin de hechos notorios, sobre los cuales st: jurdica turioarair y declararn derechos y cualidades de trascendencia El escribno tiene a su cargo la comprobacin de la notoriedad que se pretenda y hace las diligenias y notificaciones que considere del caso para cerciorarse de su justificacin.

Van adquiriendo paulatinamente cierto desarrollo, cuyo resultado definitivo ser ei de ampliar el campo de la jurisdiccin preventiva, voluntaria titigiotu, dando al bscribano pblico, nuevos horizontes para que la preitciOn de fe a su cargo, siiva para disminuir la actividad judicial litigiosa.

En Francia, estn admitidas por las viejas costumbres. Producen los efectos de la prueb a, ala cual reemplazan y tienen por objeto principal segn Defrenois et Vavasseur, hacer constar, V. gr., que un fallecido nc de? ascendientes nidescendientes; o el nmero o calidad de los herederos o l desaparicin de un individuo para declararlo ausente; rectificar errore en inventrios hereditarios, por exceso o defecto de inclusin de herederos
rectificar errores de nombres y apellidos en toda clase de actos, documentot e inscripciones, etctera.88

En ltalia estn igualmente desarrolladas. En Espaa se emplean con pleno resultado, entre otros motivos
BB. Gonzlez, Carlos Emrito. Ob. Cit P9.333

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Nery Roberto Muoz

,;rra acreditar la existencia o inexistencia de hijos y de personas ciertas

r inexistencia de otras distintas de unas ya conocidas; el hecho del nircimiento fuera de la pennsula; la identidad de persona que aparece ,:on nombre o con apellidos distintos en diferentes registros o documentos, razn familiar o fontica; la continuidad del ejercicio de una actividad r k rterminada, etctera."
,

Como podemos apreciar en otros pases tiene muchas aplicaciones y muchos propsitos; en Guatemala se utiliza cuando una persona en vida utiliz nombres o apellidos diferentes al que legalmente le r;orresponden. Tambin est regulado que un tercero puede pedir la rrotoriedad cuando el que debe hacerlo, por s mismo no lo hace, se le r;ortoc como identificacin de tercero.

os un proceso de jurisdiccin voluntaria, en el cual debe existir un requerimiento, ordenar y publicar un edicto, escuchar declaraciones de testigos y finalmente resolver la notoriedad. Aunque en la prctica, por
la falta de claridad legislativa, algunos Notarios lo hacen en una sola acta

Llamamos la atencin con respecto a la notoriedad, que en realidad

y no en proceso y esto es vlido. (Artos. 440-442 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil, Decreto Ley 107.)
DIFERENCIAS ENTRE EL ACTA NOTARIAL Y LA ESCRITURA PBLICA

en este apartado exclusivamente para el caso de nuestro pas.

Para diferenciar elActa Notarial de la Escritura Pblica, debemos hacerlo desde dos puntos de vista: Externo e lnterno. EXTERNO Entre las diferencias externas, debemos indicar que en Guatemala, las actas notariales se redactan en papel simple o bond y no en protocolo,

La doctrina presenta muchas diferencias, sin embargo estudiaremos

69

El Instrumento Pblico y el Documento Notarial como en otros pases. En Guatemala el protocolo se utiliza para escrituras

pblicas, actas de protocolizacin

razones de legalizacin.

Las actas notariales no llevan numeracin, mientras que las escrituras pblicas en el protocolo deben llevar un orden riguroso de
nmero y fecha. Del acta notarial no Se pueden extender testimonios o copias, por tratarse de documentos nicos, mientras que de la escritura pblica se puede reproducir, expidiendo testimonios o copias cuantas veces Sea necesario o solicitado, salvo la limitacin en el caso de testamentos y

donaciones por causa de muerte, mientras vivan los otorgantes.

Las actas notariales quedan en poder del interesado y no del Notario, (salvo excepciones que exijan la protocolizacin como el caso del matrimonio). los datos d identificacin personal del requirente y en las escrituras pblicas siempre es necesario.
En algunos casos en las actas notariales, no eS necesario consignar

lgualmente con respecto a la firma del requirente, ya que, en algn tipo de cta es suficiente la firma del Notario y el acta adquiere Plena vlidez, mientras que en la escritura pblica es requisito o formalidad esencial la firma o firmas de los otorgantes. INTERNO

Desde el punto de vista interno, en las actas notariales Se hacen constar hechos que presencia y circunstancias que le constan al Notario, por haberlos l efectuado o presenciado, mientras que en la escritura pblica se hacen constar negocios jurdicos y declaraciones de voluntad

Desde otro punto de vista, podemos afirmar, que entre el act

70

Nery Roberto Muoz

rrotarial y la escritura pblica, existen tres diferencias, a saber: Con rr::;pecto a su contenido; con respecto a su estructura; y con respecto a ',us efectos. ESTRUCTURA DEL ACTA NOTARIAL
El autor Prez Fernndez del Castillo, expresa que en Mxico: "En
r:uanto la estructura y el sistema de redaccin del acta notarial, en trminos

renerales son los mismos de la escritura pblica:

l'roemio. Antecedentes. llepresentacin. ( ienerales. Certificacin. Autorizacin. A diferencia de las escrituras pblicas no hay clusulas por no existir otorgamiento de voluntad."ss
Avila Alvarez. la estructura as:
tr

Comparecencia del interesado en la actuacin notarial,... Solicitud de la actuacin notarial... Narracin por el Notario del hecho que percibe o produce. Aprobacin del requirente a los trminos de las dos primeras partes y firma por l en todo caso (si supiere y pudiere) y de los interesados presentes en el hecho que se narra (si supieren, pudieren y quisieren). Autorizacin del Notario."no

Sanahuja y Soler, citado por Neri expresa: "Aunque la redaccin de las actas es libre, se aprecian en la doctrina y en la prctica tres partes: rogacin o requerimiento al notario...; narracin del hecho observado o
19. Prez Fernndez del Castillo, Bernardo. Derecho Notarial. P9. 296.

)0.

Avila Alvarez, Pedro. Ob. Ct. P9. 265.

71

I I Instrumento Pblico y el Documento Notarial

de la diligencia practicada; y autorizacin."" En Guatemala, se sigue con alguna variante, la estructura que presenta el autor OscarA. Salas quien expresa: "A pesar de que el notario goza de una amplia esfera de libertad para la redaccin de las actas notariales, su estructura puede dividirse en: 1) rogacin, audiencia, o requerimiento al notario; 2) expresin del objeto o finalidad de la rogacin o requerimiento hecho notario; 3) narracin del hecho, y 4) autorizacin."n'

al

En una forma simple el acta notarial se divide

en:

a) b) c) d)

Rogacin Objeto de la Rogacin Narracin del Hecho Autorizacin Notarial.

ROGACIN

"Como el acta no contiene un negocio jurdico, no existe en ella la comparecencia de las partes (no las hay), sino la audiencia de los interesados en que estos formalizan la rogatio, que es un acto preliminar
de instancia que pone en movimiento la actividad funcionalista del notario. Es, pues, un acto de impulso, puesto que el notario no puede actuar sino a instancias de alguien, la rogatio en las actas siempre es expresa a diferencia de las escrituras en que raravez lo es.-...

No es necesario que el notario de fe explcitamente, ni debe entenderse que lo hace implcitamente, de conocer a los rogantes ni de su personera, ni que formule juicio expreso o tcito de su capacidad, a
no ser en casos especficos en que el derecho vigente estatuya otra cosa, o se deduzca necesariamente de la naturaleza del acto certificado..."n3

Neri, Argentino L Ob. Cit. Tomo 3. P9. 1'141 Salas. Oscar A. Ob. Cit. P9. 335. 93 lbidem. P9. 336.
91

92

72

Nery Roberto Munoz

OBJETO DE LA ROGACION

Aqu"debe expresarse cuanto se desea que haga el Notario, pues r:ste tendr que limitarse a dejar constancia del hecho principal que el rogante desee que se certifique y de todo cuanto sea complemento nccesario para su descripcin o narracin."nt
El notario debe rehusar su intervencin cuando se pretenda que ,ctu en una esfera que no es de su competencia, porejemplo cuando :;e le requiera para documentar hechos ilcitos. NARRACI OCI HECHO "Se considera la parte principal y se incluye en ella la relacin de lrechos que consten al notario por haberlos investigado (caso del acto de notoriedad), o que presencie o que l mismo realice a instancias del requirente (tal como una notificacin)."nu AUTORIZACIN NOTARIAL

Consiste en la firma o firmas de los requirentes y de los que

intervinieron en el acta y la del Notario. Existen actas notariales en las cuales obligadamente deben firmar

los requirentes, por ejemplo la de matrimonio y las que contienen

declaracin jurada.

Ahora bien, para otros casos, que la ley no lo exija expresamente, los requirentes o los que intervengan en el acta pueden negarse a firmar o no firmar y as lo debe hacer constar el Notario, firmando nicamente

l y el acta notarial tiene validez. Caso totalmente opuesto al de la

escritura pblica.

Existen algunas dudas en nuestro medio, si el Notario debe utilizar

)4 )5
lbidem. P9. 337. lbidem. P9. 338.

73

El Instrumento Pblico v el Documento Notarial

en el acta, las palabras ANTE Ml: antes de firmar y sellar el acta notarial.

La legislacin notarial en materia de actas no regula al respecto y, en muchos casos, para las actas se aplican las formalidades de los instrumentos pblicos, contempladas en el artculo 29 del Cdigo de Notariado.
Considero que si slo el Notario va a firmar el acta, no es necesario que anteponga las palabras ANTE Ml a su firma, nicamente el DOY FE. Ahora bien, si firman las personas que intervienen en el acta, lo recomendable y tcnico es que el Notario antes de firmar utilice las palabras ANTE Ml, de todas formas si no lo hace, no invalida el acta, por no ser un requisito esencial. REQUISITOS Y FORMALIDADES

regulado en los artculos 60, 61 y 62 del Cdigo de Notariado.

Lo relativo a los requisitos y formalidades del acta notarial est

"El notario, en los actos en que intervenga por disposicin de la ley o a requerimiento de parte, levantar actas notariales en las que har constar los hechos que presencie y circunstancias que le consten." (Arto. 60). "El notario har constar en el acta notarial; el lugar, fecha y hora de la diligencia; el nombre de la persona que lo ha requerido; los nombres

de las personas que adems intervengan en el acto; la relacin

circunstanciada de la diligencia; y el valor y nmero de orden del papel sellado en que estn extendidas las hojas anteriores a la ltima." (Por ya no existir papel sellado se utiliza papel bond. Vase la Ley del impuesto de timbres fiscales y de papel sellado especial para protocolos). "En los protestos, inventarios y diligencias judiciales, observar las disposiciones especiales determinadas por la ley para cada caso, sin

74

Nery Roberto Muoz

(lue sea obligatoria la concurrencia de testigos." (Arto. 61).

"El notario numerar, sellar y firmar todas las hojas del acta notarial." (Arto. 62).
En lo que se refiere a disposiciones especiales, entre otras podemos rnencionar:Para inventarios el Cdigo ProcesalCivily Mercantil, elartculo 558; para los protestos, el artculo 480 del Cdigo de Comercio; para matrimonios los artculos 93 y 101 del Cdigo Civil; para notoriedad el artculo 442 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil. etc.

75