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CAPITULO 6
EL ACTA NOTARIAL
DEFINICIN "Es el instrumento autorizado, a instancia de parte, por un Notario o Escribano, donde se consignan las circunstancias, manifestaciones y hechos que presencian y les constan, de los cuales dan fe y que, por su naturaleza, no sean materia de contrato."T' En la definicin anterior, se encierran varios aspectos importantes:
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Autores clsicos, como Novoa Seoane, con respecto al Acta Notarial, expresa: "Acta notarial es el instrumento pblico en que no se contiene relaciones de derecho, en que no hay vnculo que engendre
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Cabanellas, Guillermo. Diccionario de Derecho Usual. Tomo l. P9.75
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El lnstrumento Pblico y el Documento Notarial obligacin. Contiene solamente hechos cuyo recuerdo conviene conservar por"la fe del autorizante, o hechos relacionados con el derecho, que por la propia virtud del acta, sino ueOn producir acciones no exigibles beducibles de los hechos que enlla constan para pedir a los Tribunales o a las Autoridades de otro orden el cumplimiento del derecho' De modo q* acta notarial, como una de las ramas del instrumento pblicg' lac-e "L tb por s misma en cuanto a los hechos en ella relacionados, bajo la fe dei l,,lotario en el crculo de sus atribuciones; pero las relaciones de derecho que hayan de deducirse de esos hechos no son siempre inmediatas."tu
"El acta es la relacin fehaciente de hechos que presencia el escribano. Es una constancia, no un contrato. A medida que los Ve y Se producen, toma nota de ellos y sin funcin calificadora alguna, Sin
iransformar en derechos sus exteriorizaciones, los va escribiendo y quedan para que en su oportunidad, esa presencia del funcionario autorizanle asegure que ocurrieron y constituya valedera prueba de obligaciones'"70
aquellos documentos autorizados en forma legal por el notario, para dar fe de un hecho o de una pluralidad de hechos que presencia o ie consten, o que personalmente realice o comprueba y que no constituyen negocios jurdicos."'u
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EN GUATEMALA
El cdigo de Notariado, establece que el Notario, en los actos en que interveng por disposicin de la ley o a requerimiento de parte, levantar acta notariales en las que har constar los hechos que presencie y circunstancias que le consten. (Arto. 60) No contamos con una definicin legal, pero la redaccin del artculo 60 es clara y suficiente al indicarnos cual es su contenido: Hechos que presencia y circunstancias que le consten.
/:l (lilrrloDorEniqueGimnezArnau Ob Cit P9. 409. /4 ()t\\/itlcl. Carlos Emrito. Derecho Notarial P9. 332 /1, ilirlirlj oscrA. Derecho Notarial de Centroamrica y Panam
P9 334
60
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Actas de presentacin de testamento cerrado Actas de sorteo y asambleas pblicas Actas de protesta Actas de presencia o constancia de hechos Actas de referencias Actas de protocolizacin, y
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pervivencia.
Todas las enumeradas son conocidas en nuestro medio: con la ;rclaracin que el acta de protocolizacin, en Guatemala no es acta rrotarial, no est regulada corno acta notarial, sino como acta de
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protocolizacin y se redacta en papel de protocolo, mientras que todas las actas notariales se redactan en papel corriente o bond,
"a) b)
Las que documentan una actividad 'pasiva' (frase paradjica pero clara) del notario: una percepcin, Son las actas de presencia.
Las que documentan una actividad 'activa'del notario: actas de notificacin o de requerimiento." (Ascitado por GimnezArnau, op. cit. p. an.)
las disposiciones espaolas. Parece ser que el Reglamento de la Organizacin y Rgimen del Notariado era la disposicin jurdica de
derecho espaol que determina las clases de actas notariales que existen, Estas son: a)Actas de presencia... b)Actas de notificacin y requerimiento.., c) Actas de referencia... d) Actas de notoriedad... e) Actas de protocolizacin... f)Actas de depsito ante notario.""
El autor mexicano, Bernardo Prez Fernndez del Castillo," en su obra Derecho Notarial, expresa que la Ley del Notariado para el Distritc Federal no clasifica las actas, solo se limita a enumerar algunos de los
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DerechoNotaral.P9.279-280.
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Cotejo de documentos.
La existencia de detalles de planos, fotografas y otros documentos.
Esta clasificacin, tampoco tiene total aplicacin en Guatemala, mencionar un ejemplo, la comprobacin de firma de los mexicanos t)ira ,r la legalizacin de firmas en Guatemala,la tenemos regulada, pero no r:ol-no acta notarial, sino en un ttulo diferente, como un acta de legalizacin rlc firmas, ms conocida como "autntica".
categoras:
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Actas de presencia Actas de referencia Actas de notoriedad Actas de notificacin Actas de requerimiento Actas de subsanacin Actas de depsito Actas de protocolizacin, y Actas de autenticacin de testamento cerrado. El autor Pedro Avila Alvarez. al referirse a las clases las
-autorizadas
B)
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notificacin, de requerimiento y de protocolizacin; - Hechos que al Notario constan, como las actas de
notoriedad."
Hechos que el Notario percibe por los sentidos, como las actas de presencia y de referencia; Hechos que el Notario <<produce>>, como las actas de
Esta clasificacin tampoco se aplica completamente en Guatemala, ya que como sabemos, no puede actuarse de oficio y como ya se dijo las actas de protocolizacin, en nuestro medio no son actas notariales.uo
OTRAS CLASIFICACIONES
Existen otras clasificaciones, como la estudiada en la lll Jornada Notarial lberoamericana, celebrada en Palma de Mallorca, Espaa, en junio de 1987, as:u'
Las actas de mera percepcin, en las cuales se limita a expresar los pensamientos que ha adquirido por su propia percepcin sensorial el Notario. Las actas especiales, entre las cuales menciona los actos de control y legalidad, como ejemplo tpico las actas de sorteo, las de determinacir de saldo, las de juntas y las de subasta.
Actas de hechos propios del Notario, incluyendo en este grupo las actas de notificacin y requerimiento.
Actas de calificaciones jurdicas, que tienen como momento esencia la expresin por el Notario de su propio juicio, ejemplo: Las actas de notoriedad.
Actas de manifestaciones, que se refieren a las declaraciones de terceros o actos referenciales.
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1. 2. 3. 4. 5.
Actas de Presencia Actas de Referencia Actas de Requerimiento Actas de Notificacin, y Actas de Notoriedad.
ACTAS DE PRESENCIA
"Estas actas,... acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorizacin. En ellas puede recogerse cualquier hecho que el Notario perciba por sus sentidos..."82
Carlos Emrito Gonzlez, expresa: "Las actas de presencia o constancia de hechos, acreditan la realidad o verdad del hecho que las
motiva."u'
Las actas de presencia son criticadas doctrinariamente, y se llega a rechazar esta terminologa, en vista de que, en todas las actas notariales existe la presencia del Notario, lo cual es cierto. Por ello es que al estudiar este tipo de actas como de presencia, porque est presente el Notario, en todas lo est, sino porque lo no es (lue se expresa en el acta, le consta personalmente a 1, por haberlo rresenciado o efectuado.
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Avila Alvarez, Pedro. Ob. Cit. P9. 265 ob. Ct. P9.340.
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ACTAS DE REFERENCIA
"Son para la recepcin de informaciones testificales voluntarias que el escribano no afirma la veracidad del contenido, sino el hecho en de que los testigos pronunciaron las palabras consignadas."u4
"En estas actas, en las que el Notario da fe de la comparecencia ante l de determinadas personas a hacer las manifestaciones que se recogen en el acta, pero sin dar fe de los hechos a que dichas manifestaciones se refieren,... el texto ser redactado por el Notario de la manera ms apropiada a las declaraciones de los que en ellas intervengan, usando las mismas palabras, en cuanto fuera posible, una vez advertido el declarante por el Notario del valor jurdico de las mismas en los casos en que fuese necesario."uu
En Guatemala, son de gran utilidad y aplicacin para recibir declaraciones testimoniales en la tramitacin notarial de asuntos de jurisdiccin voluntaria, en ellas se reciben informaciones y declaraciones
de testigos, en que el Notario no puede afirmar la veracidad de lo declarado,
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En el medio guatemalteco, sirven para hacer constar la solicitud cumplimiento de una obligacin, o bien que se haga o se deje de lr,r(;er algo. Es una forma de requerir el cumplimiento de una obligacin. Entre este tipo de actas e*;eclntramos el protesto de cheques, en ,'l r;ual se requiere el pago y si no se efecta se procede al protesto.
rcrliticios o patrimoniales deltenedor del ttulo, respecto de las personas vrrrculadas, haciendo posible que se dirija judicialmente contra tales ,lrlrgados. El protesto resulta as un trmite indispensable para ejercitar l;r:; acciones que la ley franquea frente a cualquier obligacin cartular rrr,;umplida.".u Sera ms conveniente situarlas dentro de las actas de
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1rrotesto.
ACTAS DE NOTIFICACIN "Es la prueba autntica de haber puesto en conocimiento de otra, I rlerminada noticia (notificacin)".."42
Se utilizan para comunicar a una persona, una situacin que debe ',r:r'de su conocimiento, porque le favorece o le afecta, por ejemplo: La rrolificacin de una donacin, la revocatoria de un mandato o de una rlorracin.
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"Entre las principales actas, se destacan las llamadas de notoriedad' cuyo objeto es la comprobacin de hechos notorios, sobre los cuales st: jurdica turioarair y declararn derechos y cualidades de trascendencia El escribno tiene a su cargo la comprobacin de la notoriedad que se pretenda y hace las diligenias y notificaciones que considere del caso para cerciorarse de su justificacin.
Van adquiriendo paulatinamente cierto desarrollo, cuyo resultado definitivo ser ei de ampliar el campo de la jurisdiccin preventiva, voluntaria titigiotu, dando al bscribano pblico, nuevos horizontes para que la preitciOn de fe a su cargo, siiva para disminuir la actividad judicial litigiosa.
En Francia, estn admitidas por las viejas costumbres. Producen los efectos de la prueb a, ala cual reemplazan y tienen por objeto principal segn Defrenois et Vavasseur, hacer constar, V. gr., que un fallecido nc de? ascendientes nidescendientes; o el nmero o calidad de los herederos o l desaparicin de un individuo para declararlo ausente; rectificar errore en inventrios hereditarios, por exceso o defecto de inclusin de herederos
rectificar errores de nombres y apellidos en toda clase de actos, documentot e inscripciones, etctera.88
En ltalia estn igualmente desarrolladas. En Espaa se emplean con pleno resultado, entre otros motivos
BB. Gonzlez, Carlos Emrito. Ob. Cit P9.333
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r inexistencia de otras distintas de unas ya conocidas; el hecho del nircimiento fuera de la pennsula; la identidad de persona que aparece ,:on nombre o con apellidos distintos en diferentes registros o documentos, razn familiar o fontica; la continuidad del ejercicio de una actividad r k rterminada, etctera."
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Como podemos apreciar en otros pases tiene muchas aplicaciones y muchos propsitos; en Guatemala se utiliza cuando una persona en vida utiliz nombres o apellidos diferentes al que legalmente le r;orresponden. Tambin est regulado que un tercero puede pedir la rrotoriedad cuando el que debe hacerlo, por s mismo no lo hace, se le r;ortoc como identificacin de tercero.
os un proceso de jurisdiccin voluntaria, en el cual debe existir un requerimiento, ordenar y publicar un edicto, escuchar declaraciones de testigos y finalmente resolver la notoriedad. Aunque en la prctica, por
la falta de claridad legislativa, algunos Notarios lo hacen en una sola acta
y no en proceso y esto es vlido. (Artos. 440-442 del Cdigo Procesal Civil y Mercantil, Decreto Ley 107.)
DIFERENCIAS ENTRE EL ACTA NOTARIAL Y LA ESCRITURA PBLICA
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El Instrumento Pblico y el Documento Notarial como en otros pases. En Guatemala el protocolo se utiliza para escrituras
razones de legalizacin.
Las actas notariales no llevan numeracin, mientras que las escrituras pblicas en el protocolo deben llevar un orden riguroso de
nmero y fecha. Del acta notarial no Se pueden extender testimonios o copias, por tratarse de documentos nicos, mientras que de la escritura pblica se puede reproducir, expidiendo testimonios o copias cuantas veces Sea necesario o solicitado, salvo la limitacin en el caso de testamentos y
Las actas notariales quedan en poder del interesado y no del Notario, (salvo excepciones que exijan la protocolizacin como el caso del matrimonio). los datos d identificacin personal del requirente y en las escrituras pblicas siempre es necesario.
En algunos casos en las actas notariales, no eS necesario consignar
lgualmente con respecto a la firma del requirente, ya que, en algn tipo de cta es suficiente la firma del Notario y el acta adquiere Plena vlidez, mientras que en la escritura pblica es requisito o formalidad esencial la firma o firmas de los otorgantes. INTERNO
Desde el punto de vista interno, en las actas notariales Se hacen constar hechos que presencia y circunstancias que le constan al Notario, por haberlos l efectuado o presenciado, mientras que en la escritura pblica se hacen constar negocios jurdicos y declaraciones de voluntad
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rrotarial y la escritura pblica, existen tres diferencias, a saber: Con rr::;pecto a su contenido; con respecto a su estructura; y con respecto a ',us efectos. ESTRUCTURA DEL ACTA NOTARIAL
El autor Prez Fernndez del Castillo, expresa que en Mxico: "En
r:uanto la estructura y el sistema de redaccin del acta notarial, en trminos
l'roemio. Antecedentes. llepresentacin. ( ienerales. Certificacin. Autorizacin. A diferencia de las escrituras pblicas no hay clusulas por no existir otorgamiento de voluntad."ss
Avila Alvarez. la estructura as:
tr
Comparecencia del interesado en la actuacin notarial,... Solicitud de la actuacin notarial... Narracin por el Notario del hecho que percibe o produce. Aprobacin del requirente a los trminos de las dos primeras partes y firma por l en todo caso (si supiere y pudiere) y de los interesados presentes en el hecho que se narra (si supieren, pudieren y quisieren). Autorizacin del Notario."no
Sanahuja y Soler, citado por Neri expresa: "Aunque la redaccin de las actas es libre, se aprecian en la doctrina y en la prctica tres partes: rogacin o requerimiento al notario...; narracin del hecho observado o
19. Prez Fernndez del Castillo, Bernardo. Derecho Notarial. P9. 296.
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al
en:
a) b) c) d)
ROGACIN
"Como el acta no contiene un negocio jurdico, no existe en ella la comparecencia de las partes (no las hay), sino la audiencia de los interesados en que estos formalizan la rogatio, que es un acto preliminar
de instancia que pone en movimiento la actividad funcionalista del notario. Es, pues, un acto de impulso, puesto que el notario no puede actuar sino a instancias de alguien, la rogatio en las actas siempre es expresa a diferencia de las escrituras en que raravez lo es.-...
No es necesario que el notario de fe explcitamente, ni debe entenderse que lo hace implcitamente, de conocer a los rogantes ni de su personera, ni que formule juicio expreso o tcito de su capacidad, a
no ser en casos especficos en que el derecho vigente estatuya otra cosa, o se deduzca necesariamente de la naturaleza del acto certificado..."n3
Neri, Argentino L Ob. Cit. Tomo 3. P9. 1'141 Salas. Oscar A. Ob. Cit. P9. 335. 93 lbidem. P9. 336.
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OBJETO DE LA ROGACION
Aqu"debe expresarse cuanto se desea que haga el Notario, pues r:ste tendr que limitarse a dejar constancia del hecho principal que el rogante desee que se certifique y de todo cuanto sea complemento nccesario para su descripcin o narracin."nt
El notario debe rehusar su intervencin cuando se pretenda que ,ctu en una esfera que no es de su competencia, porejemplo cuando :;e le requiera para documentar hechos ilcitos. NARRACI OCI HECHO "Se considera la parte principal y se incluye en ella la relacin de lrechos que consten al notario por haberlos investigado (caso del acto de notoriedad), o que presencie o que l mismo realice a instancias del requirente (tal como una notificacin)."nu AUTORIZACIN NOTARIAL
Ahora bien, para otros casos, que la ley no lo exija expresamente, los requirentes o los que intervengan en el acta pueden negarse a firmar o no firmar y as lo debe hacer constar el Notario, firmando nicamente
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La legislacin notarial en materia de actas no regula al respecto y, en muchos casos, para las actas se aplican las formalidades de los instrumentos pblicos, contempladas en el artculo 29 del Cdigo de Notariado.
Considero que si slo el Notario va a firmar el acta, no es necesario que anteponga las palabras ANTE Ml a su firma, nicamente el DOY FE. Ahora bien, si firman las personas que intervienen en el acta, lo recomendable y tcnico es que el Notario antes de firmar utilice las palabras ANTE Ml, de todas formas si no lo hace, no invalida el acta, por no ser un requisito esencial. REQUISITOS Y FORMALIDADES
"El notario, en los actos en que intervenga por disposicin de la ley o a requerimiento de parte, levantar actas notariales en las que har constar los hechos que presencie y circunstancias que le consten." (Arto. 60). "El notario har constar en el acta notarial; el lugar, fecha y hora de la diligencia; el nombre de la persona que lo ha requerido; los nombres
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