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INFORME COMERCIAL EN PROCESOS DE LICITACIONES

SECTOR PBLICO

OCTUBRE, 17 DE 2012
SECURITY MANAGEMENT GROUP e-mail: gerencia@smg.com.co - website: www.smg.com.co Bogot, D.C., Colombia

FUENTES

1. Informe gestin gerencial publico Enero Agosto 2012.

2. Consulta Pgina Web www.contratos .gov.co.

3. Pgina Web Sper Vigilancia.

4. Reporte de plizas expedidas por Millenium Broker.

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OBJETIVOS

1. Determinar la efectividad y eficiencia del equipo comercial sector pblico.

2. Determinar si existe eficiencia por parte de la direccin del grupo comercial publico logrando participar en el mayor nmero de procesos asegurando a la organizacin su adjudicacin con la mayor rentabilidad.

3. Determinar las verdaderas causales de rechazo de las ofertas en las cuales se particip y no fueron adjudicadas.

4. Determinar si el presupuesto de ventas asignado a pblico es real y sostenible o simplemente se sobre dimension.

5. Anlisis de ventas frente a costos de cada compaa.

6. Anlisis de la competencia.

7. Gestin ltimo trimestre del ao 2012.

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ANLISIS DEL INFORME PRESENTADO POR SECTOR PUBLICO

En lo corrido del ao se han adjudicado 10 contratos ADJUNTO LISTADO.

DETALLE Fiscala General de la Republica Atlntico Coorpochivor Alcalda Municipal de Villa rica Alcalda de Barranquilla Fiscala General de meta Jardn Botnico de Bogot Departamento Administrativo Contralora General Nario Secretaria De Educacin Instituto seguro social cauca
TOTAL

TOTAL 273.080.621,00 158.483.511,00 100.321.668,00 4.124.398.887,00 574.471.400,00 395.444.911,00 56.278.181,00 68.218.734,00 14.728.526.474,00 50.000.000,00
20.529.224.387,00

El valor de la adjudicacin es de $ 20.529.224.387,00 reporte generado de la pgina de contratacin estatal, frente al informe entregado por comercial pblico $ 21.961.198.258,00 en el cual se genera una diferencia de: $ 1.430.973.871.

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1. EVALUACIN FINANCIERA

SUPUESTOS. Los ingresos se mensual izaron para los 10 contratos. La utilidad antes de impuestos y financieros tiene un margen en promedio del 15%. Sin tener en cuenta la comisin. Se fijaron gastos financieros de 1,66 % mensual calculado en el capital de trabajo necesario para la operacin de cada negocio. Tomando para el clculo dos meses de facturacin. Los salarios en promedio se fijaron en $ 2.900.000 para once personas y una carga prestacional del 56%.. La evaluacin se realiz a corte de diciembre. Las cifras son pesos colombianos. RESULTADOS Valor facturado de los contratos a diciembre: Recaudo a diciembre: Valor de necesidades de capital de los proyectos: Financiacin de los recursos SALDO FINAL A DICIEMBRE SALDO AL FINAL DE CAJA. Menos Comisiones pagas 5%. Diferencia. 621.559.174,40 1.000.000.000,00 (378.440.825,60) $ 15.280.320.796,47 $ 13.127.710.815,20 $ 4.662.442.801,37 $ 154.793.101,01

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2. ANLISIS DE GESTIN

2.1 El ndice de efectividad de la area comercial de pblico est fijado en el 2.90 % lo que considero es demasiado bajo en la eficacia teniendo en cuenta que si tomamos el nmero total de los procesos presentados en lo ocurrido del ao es decir 638 para 11 personas del area, significara que cada persona estara atendiendo tan solo 8 procesos por mes. 2.2 Veo con mayor preocupacin que del total de los 638 procesos publicados dejamos de presentarnos en el 72% es decir 461 procesos que no participamos por las caractersticas mencionadas en el informe de comercial pblico. (Menor precio, indicadores financieros, mnima cuanta, No favorecidos en sorteo, error humano). 2.4 Quisiera resaltar algunos de los conceptos de los procesos no presentados que llaman mi atencin por el alto valor de proceso, ej. : Por falta de sucursales o agencias 10 .10 % por un valor de $ 76 MM considero se reevale la posibilidad de la apertura de estas mismas porque la cifra es demasiado alta por esto concepto . Condiciones tcnicas. 8.33% 22 MM $ 63 MM, Perfiles talento Humano: 2.91% $

2.4 La no presentacin a los procesos mencionados anteriormente fue una prdida de oportunidad de facturar $ 278 MM 2.5 Considero de vital importancia que los gerentes participen de manera activa y no reactiva en los procesos Licitatorios de pblico y que sea analice conjuntamente entre la direccin de pblico y los gerentes la decisin de participar pues hoy parecera que se realizaran estos procesos sin consultar e involucrar las gerencias. 2.6. Anlisis de la competencia. 2.6.1 Segn datos suministrados por comercial pblico el 60% de los procesos licitados quedaron en manos de la competencia. 2.6.2 De acuerdo a datos analizados de crecimiento de las compaas del sector, se ha detectado que han desarrollado uniones Temporales estratgicas con compaas tipo pyme, o que tengan presencia en determinadas regiones del pas; de igual Manera han determinado reforzar su presencia a nivel nacional como es el caso de SOS, tambin las empresas que han Conformado grupo empresarial y desarrollan estrategias eficaces para determinar factores econmicos efectivos, 2.6.3 Atlas seguridad mantiene una estrategia de lanzamiento de un pliza global que le ha permitido ganar mercado.
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3. GESTION COMERCIAL

3.1. Del periodo enero a julio se tena mayor participacin en el sector mixto y mayor efectividad para un total de 15 procesos cada empresa tena su asesor comercial que se encargaba de llevar los procesos. 3.2. Del total de lo adjudicado el 76,20 % se obtuvo por modalidad de sorteo por valor de 16 MM. Representados en dos contratos. 3.3. Del potencial de 756 MM ellos se presentaron a 108 MM es decir el target fue del 14% del mercado. 3.4. 2,7 En el mes de agosto se disminuyeron el valor de contratos presentados del 100% de 43 MM a 28 MM. 3.5. EL mercado potencial que no se llego es del 86%. 3.6. El 55% de los proceso no adjudicados su causal es la no adjudicacin es la media lo que evidencia a pesar de manejar la estrategia de bloque para las licitaciones esta no es efectiva. 3.7. No se adjudicaron por errores humanos el 3,21% frente al 2.09% de los adjudicados. 3.8. El mejoramiento en disminucin de las hojas de vida y los erros humanos en la no adjudicacin significara el poder presentarse en 21MM. 3,9. Del mercado potencial pblico la efectividad del proceso por media corresponde al 0,66%. 3.10. Se dejaron de presentar $ 8,758,283,370 En procesos mixtos, en el caso de EPM se compraron pliegos y nos se cumplan con los requisitos el valor de los pliegos fue de $ 2.000.000. 3.11. Desde el mes de Enero a Junio el proceso de elaboracin de ofertas Mixtas estuvo liderado por el rea comercial privada en los cuales tuvieron 11 procesos ganados con tres consultores comerciales por un valor de $ 35.213.951.896. Para el caso de guardianes, gano 6 contratos de mixto por un valor de $ 32,950,000,000. Los comerciales privados para consecucin de estos proyectos estructuran y desarrollan todas las especificaciones tcnicas requeridas por la entidad como: programas de capacitacin a la medida de cada cliente, planes de contingencia, proyectos de tecnologa, propuesta de reinversin, presentacin de auditoras por parte de los clientes y atencin post venta., ya que el desarrollo de estas
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propuestas se asemejan con los procesos netamente comportamiento de estas entidades as lo requieren. 3.12 Casos especficos Informe errado:

privados

el

3.12.1 En el mes de Junio, en el proceso de la Alcalda de Tunjuelito $ 128.00.000.000, se afirma segn informe que el motivo de prdida fue por Media, al validar el portal de contratacin en la evaluacin final se evidencia que la prdida del proceso fue por no presentar los antecedentes de la personera, no presentaron, certificacin de la cuanta mnima de patrimonio, no presento rut ni rit, no cumplieron con los perfiles de supervisores y guardas. Se evidencia que no presentaron observaciones a la evaluacin. 3.12.2 En el mes de Junio Metro vivienda $ 1.371.000.000 Segn el informe presentado dice que el motivo de prdida fue por sorteo pero al revisar la evaluacin publicada en el portal de contratacin dice que fue por media geomtrica Considero de vital importancia revaluar las directrices del grupo comercial publico pues la responsabilidad de donde participar o no est en manos de esta gerencia sin tener en cuenta el concepto activo de los gerentes de cada una de las compaas , adems en esta rea se direcciona a quien de las compaas se debe adjudicar el proyecto pero no porque obedezca a una poltica de presidencia si no por relaciones personales. Me queda un mal sabor de la objetividad de manejar los procesos mixtos pues estamos perdiendo la oportunidad de participar en importantes procesos como el que acaba de pasar con Metro Cable Medelln que se considera un proceso mixto y no fue atendido por publico como un proceso importante de participar pues su solo monto se justificaba. (5.000M curiosamente teniendo sucursal en Medelln. Quisiera dar mi opinin sobre el manejo que debera tener los comerciales de pblico , si bien es claro Victoria como jefe de area pblico es una persona muy conocedora del tema debera participar activamente como un area de apoyo a las diferentes empresas y que los coordinadores comerciales sean distribuidos a cada una de las compaas donde el gerente general de cada unidad de negocio realice la tarea comercial conjuntamente con sus coordinadores y Victoria como asesora y as determinen en que proceso debe participar por conveniencia de la organizacin , generacin de nuevas estrategias, apoyo a las compaas de menor tamao. Mi recomendacin de fondo se debe estructurar todo el area comercial pblico , privado , mixto , y definitivamente ir migrando paulatinamente al mercado de la tecnologa , donde se puede conseguir contratos de alto nivel econmico como fuerzas militares , sector privado , pero dedicando
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comerciales a esta estara especifica pues los mrgenes de intermediacin son mucho mayor a los que hoy se estn obteniendo por humana. Cualquier duda aclaracin con gusto ser atendida.

Cordialmente,

Betty C. Gracia Suarez Gerente General

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