Royaume du Maroc Universit Hassan II Ain Chock Facult des Sciences Juridiques Economiques et Sociales Casablanca

Raliser des documents destins tre imprims Microsoft office Word-

Objectifs pdagogiques
L'objectif gnral du module est de raliser des documents destins tre imprims selon les besoins et les normes exigs. Il s'agit donc ici d'apprendre : Raliser des documents courts (CV, lettre, ...) ; laborer un document complexe et structur (compte-rendu, rapport, mmoire, bibliographie, ...) ; Matriser les fonctionnalits ncessaires la structuration de documents complexes (notes de bas de pages, sommaire, index, styles, ...) ; Intgrer des donnes extrieures (images, fichiers, graphiques, ...). Pour suivre ce module, il est prconis de disposer des pr-requis suivants : Savoir utiliser la souris dans Windows ; Se dplacer dans une arborescence ; Ouvrir une application ; Sauvegarder un document dans le rpertoire souhait ; Connatre les lments d'une fentre.

Informations sur le module

1. Temps d'apprentissage : 06 h 2. Niveau de difficult du module : dbutant 3. Modalits d'valuation : l'valuation de ce module est propose au travers de QCM et atelier pratique

Plan :
Chapitre I. Les bases. Chapitre II. La mise en forme. Chapitre III. Les tableaux. Chapitre IV. Les styles.
Chapitre V. Les tables des matires et des index. Chapitre VI. Insrer des objets. Chapitre VII. Conseils pratiques de mise en page. Chapitre VIII. Divers Outils.

Chapitre I. Les bases.

A. Objectifs pdagogiques
Cette partie va prsenter les bases de l'utilisation d'un logiciel de traitement de textes. On y verra les manipulations principales de document (ouvrir, fermer, enregistrer, imprimer, ...), mais aussi comment saisir le texte, le dplacer au sein d'un document, etc.
On verra enfin comment insrer des caractres accentus ou non alphabtiques tels que @, etc. A la fin de ce chapitre, vous serez mme d'effectuer les tches suivantes :

Saisir un texte simple "au kilomtre" dans un document ; Slectionner une partie du texte ; Utiliser le copier coller, dplacer du texte;
Manipuler des documents (enregistrer, ouvrir, modifier, ...) ; Taper les caractres accentus et non alphabtiques (@) ; Connatre les caractres spciaux (paragraphe, tabulation, etc.).

B. Prsentation de l'interface
Au lancement de Word, une fentre s'ouvre par dfaut.

La fentre est compose de menus, d'une rgle, de barres d'outils (de nombre et de type variables), de la barre d'tat (informations sur les commandes), des cases rduction, fermeture et zoom. Le contenu de cette fentre peut tre paramtr l'aide du menu AFFICHER (AFFICHAGE) :
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On peut ainsi par exemple ajouter ou supprimer l'affichage de la rgle, ajouter des barres d'outils, ... Il est galement possible d'agrandir l'affichage dans le menu AFFICHER (AFFICHAGE) par l'option ZOOM, ou directement dans la barre doutils.

Partie A. Prise en main du logiciel

1. Ouvrir un nouveau document
Ouvrir un document La cration d'un nouveau document peut se faire de trois manires diffrentes : En utilisant le menu FICHIER -> NOUVEAU. En utilisant le raccourci clavier CTRL + N Remarque La cration d'un nouveau document se fait automatiquement lors du lancement du logiciel.

2. Ouvrir un document existant

Aller dans le menu FICHIER -> OUVRIR

3. Saisie de texte
La saisie du texte se fait au kilomtre . La saisie est effective partir du point d'insertion, c'est--dire un trait court vertical clignotant dans la page. Pour saisir le texte partir d'un emplacement dsir, il est ncessaire de placer le point d'insertion grce la souris en cliquant l'emplacement et de taper le texte sur le clavier. Il est important dans un texte de respecter les rgles dactylographiques classiques. Lors de la saisie, le traitement de textes calcule le nombre de caractre par ligne

automatiquement. Il effectue seul le retour la ligne. On appuiera donc sur la touche ENTREE qu'en fin de paragraphe, de titre ou pour sauter des lignes. Le clavier
Les lettres de l'alphabet sont rparties en France selon un ordre bien prcis, on dit que c'est un clavier AZERTY car la premire ligne pour ordre A, Z, E, R, T, Y.

Il n'y a pas de secrets : pour tre rapide et ne pas faire de faute, il faut en faire. Pour apprendre seul de faon rapide et efficace, voici quelques conseils :
Poser ses 2 mains comme sur la figure ci-dessus ; Utiliser tous ces doigts pour la saisie du texte ;

Dcouper le clavier en deux TGB main gauche et YHN main droite. Les touches Majuscule On utilise la touche Majuscule (ou shift), not Maj, pour saisir une majuscule isole.

Verrouillage majuscule Cette touche permet d'crire en majuscule sans maintenir la touche Maj. Pour dverrouiller, il suffit d'appuyer sur la mme touche.

Accents circonflexes et trmas Appuyer sur le chapeau puis sur la lettre dsire ; on tapera ^e pour obtenir la lettre . Pour le trma, il faut taper Maj+^, puis la lettre.

Les touches multiples Elles sont au nombre de 12. Ces 12 touches fonctionnant de la mme faon, nous allons voir sur un exemple (la touche contenant les caractres 0 @) comment obtenir chacun des caractres : Pour obtenir , il suffit de taper sur la touche (vrifier que l'on n'est pas en mode Majuscule). - Pour obtenir 0, appuyer sur Maj+la mme touche - Pour obtenir @, touche droite de la barre d'espace, Alt GR +la touche

est le retour la ligne, ou encore retour de chariot, ou encore Entre (Enter en anglais). Une simple frappe de cette touche provoque un retour la ligne et la cration d'un paragraphe nouveau.
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Remarque Lorsque l'on slectionne simultanment les touches Maj + Entre, on effectue un passage la ligne force. C'est dire qu'il y a changement de ligne sans changement de paragraphe. Remarque sur le mode insertion La saisie du texte. Cependant, il arrive que ce mode soit bascul en mode recopie (le signe RFP de la barre infrieure de la fentre de Word, apparat alors en noir au lieu de gris ; voir image ci-dessous).
Lors de la saisie, le texte au lieu de s'insrer dans le texte existant, remplace le texte existant. Pour changer le mode, il suffit d'appuyer sur la touche INSER du clavier.

4. Slection de texte
Lorsque l'on saisit du texte, ses caractristiques (police, taille, couleur, casse, etc.) sont dtermines par dfaut en fonction de l'installation qui a t ralise et peuvent ensuite tre modifies volont. Mais avant d'apporter une modification quelconque, il faut d'abord indiquer au logiciel sur quelle partie du texte celle-ci doit porter : on dit qu'il faut slectionner le texte mettre en forme. Il existe diffrentes manires de slectionner du texte. Si on souhaite slectionner :

Attention Un texte slectionn sera effac si quelque chose est tape au clavier. Pour rcuprer un texte effac involontairement, EDITER -> ANNULER FRAPPE (EDITION -> ANNULER FRAPPE). On peut galement utiliser la barre d'outils :

5. Modification de texte
Effacement de texte Slectionner le texte puis appuyer ensuite sur la touche SUPPR ou sur la touche retour arrire : ; OU slectionner le texte, puis utiliser le menu EDITION -> EFFACER -> CONTENU.
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Dplacement de texte Slectionner le texte ; Aller dans le menu EDITION -> COUPER ou Ctrl + X ou utiliser la barre d'outils ; Placer le curseur l'endroit de la destination ; Aller dans le menu EDITION -> COLLER (Ctrl + V) ou utilisez la barre d'outils. Copie de texte Slectionner le texte ; Aller dans le menu EDITION -> COPIER (ou Ctrl + C) ou utilisez la barre d'outils ; Placer le curseur l'endroit de la destination ; Aller dans le menu EDITION -> COLLER (ou Ctrl + V). Glisser-dposer Slectionner un morceau de texte ; Cliquer avec le bouton gauche de la souris sur le texte slectionn ; Sans relcher le bouton de la souris, dplacer le texte en suivant le dplacement du point d'insertion ; Relcher le bouton de la souris l'endroit souhait.

6. Sauvegarde du document
Donner un nom au document ; Cliquer sur enregistrer.

Dmarche Aller dans le menu FICHIER -> ENREGISTRER ;

On peut ensuite utiliser l'icne ( ) de la barre d'outils pour enregistrer le fichier au fur et mesure des modifications. Le format RTF pour le transfert de vos documents textes
Lorsque l'on doit transfrer des documents de texte mis en forme entre des applications, mme celles qui s'excutent sur diffrentes plateformes, il est conseill d'utiliser le format RTF (Rich Text Format). C'est un format de fichier compatible avec de nombreuses applications de traitement de texte. Il est souvent utilis lorsqu'un document est cr dans un traitement de texte dans le but d'tre modifi dans une autre application de traitement de texte. Cependant, certains types de donnes ou de mises en forme peuvent ne pas tre conservs. Pour convertir votre document en format RTF, il faudra aller dans le menu FICHIER -> ENREGISTRER SOUS, choisir le format RTF dans la liste des types de fichier.

Le document cr portera l'extension .rtf .

7. Aperu avant impression

Le seul moyen vraiment fiable pour prvoir exactement ce que donnera l'impression d'un document est d'afficher un Aperu avant Impression.

Dmarche Aller dans le menu FICHIER -> APERCU AVANT IMPRESSION Le changement du mode de visualisation du document s'accompagne du remplacement des barres d'outils habituelles par celle spcifique du mode Aperu avant impression.

9. Fermeture dun document

Dmarche Cliquer sur la case fermeture de la fentre du document ou sur la case fermeture du document (Word seulement) OU aller dans le menu FICHIER -> FERMER

Partie B. Les caractres spciaux

1. Les caractres non imprimables
Lors de la saisie d'un texte, peuvent apparatre l'cran, en plus du texte, des caractres tels que des points, des flches, etc. Ces caractres apparaissent uniquement lors de la frappe du texte, mais ne seront en aucun cas imprims. Ils apparaissent ou

disparaissent par un simple clic dans la barre d'outils sur le symbole ( ). Ils servent contrler la mise en page d'un document. Ces caractres particuliers disparaissent en faisant un aperu avant impression ou lors de l'impression du document. Les retours la ligne sont symboliss par :

2. Insrer des caractres spciaux

Pour utiliser toutes sortes de caractres non prsents sur le clavier tels que lettres grecques ou latines, ou encore des idogrammes, le traitement de textes possde une console qui permet de les insrer dans le texte. Cette console proposera des symboles dans diffrentes polices de caractres.
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Dmarche Pour insrer toutes sortes de caractres : INSERER -> CARACTERES SPECIAUX (INSERTION -> CARACTERES SPECIAUX)

Partie C. Evaluation et exercice d'application et de Comprhension

QUESTION N1 Quelle est la diffrence entre le retour la ligne forc et le retour la ligne ? A Aucune. B Il y a changement de paragraphe dans le deuxime cas. C L'espacement entre les lignes est diffrent. QUESTION N2 A quoi identifier que le paragraphe est fini ? A Il y a un point. B Il y a une lettre invisible l'impression : (un P invers). C Il y a un caractre invisible l'impression. QUESTION N3 Comment insrer un caractre idographique ? A En utilisant l'outil graphique. B En utilisant une application extrieure. C En allant dans le menu Insertion - Caractre spciaux . QUESTION N4 Comment sait-on que le traitement de textes a bien compris que je voulais mettre un espace entre 2 lettres ? A On voit un caractre invisible entre les deux mots de la sorte : m . B On voit un espace. C On ne le sait pas. QUESTION N5 Comment crire : [toto@laposte.net] A ALTGR+( toto ALTGR+ laposte MAJ+; net ALTGR+) B MAJ+( toto ALTGR+ laposte MAJ+; net MAJ+) C ALTGR+( toto MAJ+ laposte MAJ+ ; net ALTGR+)

Chapitre II. La mise en forme INTRODUCTION :

Par contraste avec les machines crire, l'utilisation des logiciels de traitement de textes permet de mettre en forme facilement un document et surtout de pouvoir modifier la mise en forme sans avoir retaper le document.
Un document a pour vocation d'tre transmis une autre personne. Pour mieux transmettre son contenu, il est ncessaire de mettre en valeur des mots, des phrases ou des paragraphes. C'est pourquoi, la mise en page est un indice de russite et permet de mieux communiquer avec le lecteur ; d'autant plus que le document est court, un CV par exemple. L'oeil est habitu un certain format. Pour une plaquette de publicit, on recherchera une prsentation innovante qui change les habitudes. Pour une lettre ou un rapport, il vaut mieux rester traditionnel.

Dans tous les points qui vont suivre, la premire chose raliser est de slectionner les objets sur lesquels les mises en forme vont porter. A la fin de ce chapitre, vous serez mme d'effectuer les tches suivantes : Mettre en forme les caractres d'un texte ;
Mettre en forme les paragraphes d'un texte ; Raliser une mise en forme simple d'un document.

Partie A. Mise en forme des caractres

1. La mise en forme des caractres
Le principe de base de ce type de mise en forme est d'appliquer des fonctions des caractres slectionns. Les principales modifications que l'on peut raliser sur les caractres portent sur la police, le style, la taille, mais aussi sur la couleur et les espacements entre les caractres. Dmarche Pour mettre en forme des caractres : Slectionner le texte (un caractre, un mot, une phrase, un fragment, ...) ; Aller dans le menu FORMAT -> CARACTERES (FORMAT -> POLICE) ; Modifier les paramtres de la zone de dialogue (police, style, taille, etc.) ; Cliquer sur OK. Pour mettre en forme des caractres, on peut galement utiliser la barre d'outils :