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Siscont 2007

[MANUAL DE USUARIO, INFORMES GERENCIALES]

MANUAL DE USUARIO, INFORMES GERENCIALES SISCONT 2007

FELICITACIONES! Le agradecemos por adquirir la versin ms reciente Siscont 2007 Versin Empresarial, entre las caractersticas de esta nueva versin es la explotacin sin igual de las herramientas de anlisis de informacin. Hemos rediseado los informes gerenciales de manera que sea posible obtener ms de ellos empleando la nueva herramienta de anlisis de datos Microsoft Office Excel 2007 . De esta forma, Siscont 2007 Versin Empresarial facilita que la persona adecuada tenga la informacin adecuada en el momento adecuado, es decir, facilita una mejor toma de decisiones. A continuacin se explicarn algunas de muchas formas para comenzar a trabajar con los nuevos informes gerenciales de anlisis de informacin slo disponibles en Siscont 2007 Versin Empresarial.

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Configuracin de Centro de Confianza


Excel 2007 dispone de mejoras en seguridad sobre la apertura de documentos, al cargar inicialmente un informe se mostrara la siguiente advertencia:

Para evitar la presentacin de dicho mensaje tenemos que agregar la carpeta c:\siscont como ubicacin de confianza. Los pasos son los siguientes: 1. 2. 3. 4. , hacer clic en Opciones de Excel. Clic en el botn de office En centro de confianza hacer clic en Configuracin del Centro de confianza. En ubicaciones de confianza, clic en Agregar nueva ubicacin En el cuadro de dialogo Ubicacin de confianza de Microsoft Office indicar c:\siscont en Ruta de acceso y marcar la opcin Las subcarpetas de esta ubicacin tambin son de confianza, como se muestra a continuacin:

5. Clic en Aceptar y con ello habremos terminado.CHV

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AREAS DE ANALISIS
El mdulo de informes gerenciales de Siscont 2007 Versin Empresarial est enfocado en el manejo y anlisis de informacin para los tomadores de decisiones. En el men Informes Gerenciales, los distintos informes se han clasificado bajo cinco reas de anlisis las cuales son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. I.D.G. Bancos Clientes Proveedores Unidades de negocio Presupuestos Balance

Cada uno de los informes gerenciales es una plantilla sobre la que se podr agrupar, ordenar, filtrar y totalizar diversa informacin segn el rea de anlisis. Existen mltiples formas de manipular los datos a fin de obtener informacin que usted necesite. En el presente manual se presentan algunas de dichas posibilidades y desde aqu le animamos a explorar aquella informacin vital segn el giro de su negocio. En la siguiente figura se muestra el nuevo men Informes Gerenciales de Siscont 2007 Versin Empresarial:

Fig. 1 Men Informes Gerenciales Siscont 2007 Versin Empresarial

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I.D.G.
En el informe diario de gestin se muestra informacin resumida sobre: Flujo de efectivo Saldo de caja / banco Documentos por cobrar Documentos vencidos por cobrar Documentos por pagar Documentos vencidos por pagar Gastos por unidad de negocio Ventas por unidad de negocio Utilidad vs rentabilidad

En este informe presenta la informacin agrupada en dichos concepto para su anlisis directo, igualmente muestra de manera grfica el flujo de caja, gastos por unidad de negocio, ventas por unidad de negocio y utilidad vs rentabilidad. El informe se presenta de la siguiente manera:

Fig. 2 - Informe de Gestin (IDG)

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BANCOS
Al ingresar a la opcin BANCOS se mostrar el informe inicial el cual responde a la siguiente pregunta:

Cules son mis movimientos de bancos?


Es la pregunta que responde inicialmente el informe de bancos. En este primer informe puede ver totales y subtotales en moneda nacional y extranjera para cada una de las cuentas.

Fig. 3 Informe: Movimientos de Bancos

SUGERENCIA: Si desea ver la informacin a menor detalle se posiciona sobre la columna de la que se desea ver menos informacin (por ejemplo RUT) y a continuacin va al men Datos Esquema Ocultar Detalle Para ver nuevamente vaya a Datos Esquema Mostrar Detalle

NOTA: En los siguientes ejemplos se hace uso de la herramienta tablas dinmicas de Excel 2007 con un fin prctico, los fundamentos y uso avanzado escapan al objetivo del presente manual. Pgina | 5

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En la columna SALDO se ha aplicado el formato condicional de Excel 2007 (Inicio Estilo Formato Condicional) cuya finalidad es resaltar y diferencias mediante cdigo de colores los ingresos (en verde) y los egresos (en rojo). Si desea saber como definir formatos condicionales consulte el Anexo 1 (Aplicacin de formatos condicionales) del presente manual.

Cules son mis saldos por cuenta?


Para obtener el informe de Saldo por cuenta modificaremos la tabla dinmica del informe Movimiento de bancos: haremos clic derecho en cualquier celda de la tabla y elegimos la opcin Mostrar lista de campos como se muestra a continuacin:

Fig. 4 - Mostrar lista de campos de tabla dinmica

A continuacin se mostrar el panel Lista de campos de tabla dinmica como se muestra:

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Fig. 5 Panel: Lista de campos de tabla dinmica

En el cuadro superior del panel Lista de campos de tabla dinmica dejaremos marcados con un aspa () solo los campos CUENTA y SALDO, para el resto de campos hacer clic en la casilla de verificacin respectiva para desmarcarlos. Quedar de la siguiente manera:

Fig. 6 Lista de campos para informe Saldo de Cuenta

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Luego de colocar un titulo adecuado al informe y cerrando el panel de listado de campos obtendremos el informe requerido:

Fig. 7 Informe: Saldo por Cuenta

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija

Cules son los cheques por vencer en los prximos quince das clasificados por cuenta?
Partiendo del informe Movimientos de bancos, mostramos el listado de campos (clic derecho en cualquier celda de la tabla, elegir mostrar lista de campos). Aadimos el campo DOC quedando de la siguiente forma:

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Fig. 8 Listado de campos informe cheques por vencer

Seguidamente aplicamos un filtro sobre los documentos para que muestre solo cheques, para ello hacer clic en el botn de filtro de la columna DOC y elegimos slo el tipo CH (cheque) como se muestra a continuacin:

Fig. 9 Seleccin de filtro de tipo de documento

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Finalmente aplicaremos el filtro: Filtro de fecha Filtro Personalizado, elegimos la opcin es posterior a y le indicamos la fecha: 15/01/2007 (Asumiendo que estamos el 1 de enero de 2007).

Fig. 10 Seleccin de filtro en campo tipo fecha

El filtro a aplicar queda de esta manera:

Fig. 11 Filtro por fecha

Al hacer clic en Aceptar y modificando el titulo del informe a uno ms adecuado obtenemos el siguiente el resultado:

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Fig. 12 Informe: Cheques por vencer en los prximos 15 das por cuenta

NOTA: Si se aplica un filtro sobre otro filtro, ste ser acumulativo. Una columna tiene un filtro si se muestra el siguiente icono:

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija

Cuales son mis movimientos por fecha?


Para elaborar este informe partimos del informe inicial Movimientos de bancos, mostramos los campos (clic derecho en tabla dinmica y elegir Mostrar lista de campos), elegimos y distribuimos los campos de la tabla dinmica como se muestra a continuacin:

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Fig. 13 Lista de campos para Movimientos por fecha

A continuacin hacemos clic derecho sobre una celda de la columna FECHAV y escogemos la opcin Configuracin de campo, marcamos para que muestre subtotales:

Fig. 14 Configuracin de campo fecha

Agregando un titulo adecuado, tenemos listo el informe que se ver de la siguiente manera:

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Fig. 15 - Informe: Movimientos por fecha

El informe se muestra ordenado ascendentemente por fechas indicando los movimientos para un da determinado, el monto (saldo) por da y al final del informe el monto final de todos ellos. En este informe podramos realizar un filtro para ver solo los cheques por cobrar para la presente semana, la prxima semana, la semana pasada o cualquier otro criterio al hacer clic en el botn de filtro de la columna fecha y eligiendo Filtros de fecha. Los filtros de fecha que puede elegir en Excel 2007 se muestran a continuacin:

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Fig. 16 Filtros de fecha de Excel 2007

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija

Necesito un listado del total de cheques girados, como lo obtengo?


Obtendremos este informe tomando como base el informe inicial Movimientos de bancos, mostramos el listado de campos (clic derecho en la tabla dinmica y elegir Mostrar lista de campos), elegimos y distribuimos los campos de la tabla dinmica como se muestra a continuacin:

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Fig. 17 Lista de campos para Cheques girados

A continuacin procedemos a filtrar los documentos para diferenciar los cheques del resto de para mostrar solo documentos. Para ello en la columna DOC hacemos clic en el botn de filtro cheques girados (CH):

Fig. 18 Filtro de informe de cheques girados

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Colocndole un titulo adecuado el informe quedara de la siguiente forma:

Fig. 19 Informe: Cheques girados

El total de egresos aparece resaltado (amarillo) en la celda final de la columna SALDO filtrada. SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija

CLIENTES
Bajo esta rea podremos analizar aquella informacin relacionada con documentos por cobrar. Al ingresar a esta opcin del men Informes Gerenciales se abre el primer informe que responde a la siguiente pregunta:

Cules son mis documentos pendientes de cobro?


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En este informe inicial se muestra el listado de todos los documentos ordenados por nmero de documento.

Fig. 20 Informe: Documentos pendientes de cobro

En este informe se aprecia los nmeros de documento y sus montos, esta ltima columna destaca las cantidades mediante cdigo de colores (menores a cero en rojo, mayores o iguales a cero en verde). NOTA: Formato condicional es la caracterstica de Excel 2007 que permite resaltar celdas con colores o iconos en base a un criterio o regla.

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Al presente informe es posible aplicarle filtros de fecha para, por ejemplo, ver los documentos pendientes por vencer la presente semana, la prxima semana o cualquier otro criterio. Para ello hacer clic en el botn de filtro de la columna fecha y eligiendo Filtros de fecha (los filtros de fecha se mostraron en la Fig. 14). SUGERENCIA: Si desea ver la informacin a menor detalle se posiciona sobre la columna de la que se desea ver menos informacin (por ejemplo CUENTA) y a continuacin va al men Datos Esquema Ocultar Detalle Para ver nuevamente vaya a Datos Esquema Mostrar Detalle

Deseo ver mi cobros por fechas, qu tengo que hacer?


Para obtener el informe de cobros por fechas partimos del informe Documentos pendientes de cobro y usaremos tablas dinmicas para obtenerlo. Hacemos clic derecho en cualquier celda de la tabla en dicho informe y elegimos la opcin Mostrar lista de campos (Ver Fig. 4). En el panel Lista de campos de tabla dinmica; elija los campos de manera que quede como la figura mostrada a continuacin:

Fig. 21 Lista de campos para Cobros por fecha

Con dichos cambios en el informe inicial, y colocndole un ttulo adecuado a este nuevo informe quedar de la siguiente forma:

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Fig. 22 Informe: Cobros por fecha

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija

Quiero saber cules son las cobranzas que tengo que realizar para cada cliente, cmo lo obtengo?
Para obtener este informe seleccionaremos los siguientes campos en el panel Lista de campos de tabla dinmica (para mostrarlo hacer clic derecho en cualquier celda de la tabla):

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Fig. 23 Lista de campos para Cobros por cliente

El informe es muy similar al de cobros por fecha, la diferencia esta en que ahora la primera columna es el cliente (o razn social) y en base a la misma se reagrupan los dems conceptos, los clientes quedan automticamente ordenados por orden alfabtico y luego por fecha de vencimiento del documento, nmero de cuenta, la descripcin de la cuenta, el mes de cancelacin y la glosa. Luego de colocarle un ttulo adecuado el informe quedar de la siguiente forma:

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Fig. 24 Informe: Cobros por cliente

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija

PROVEEDORES
Bajo esta rea podremos descubrir aquella informacin relacionada con las cuentas por pagar. Veamos como responder a una serie de preguntas partiendo del primer informe plantilla que da respuesta a la siguiente pregunta:

Cules son mis documentos pendientes de pago?


Este informe muestra todos los documentos a pagar ordenados por nmero de documento. Pgina | 21

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Fig. 25 Informe: Documentos pendientes de pago

El informe muestra los nmeros de documentos y sus montos diferenciando ingresos (verde) de egresos (rojo). Al presente informe es posible aplicarle filtros de fecha para, por ejemplo, ver los documentos pendientes por vencer la presente semana, la prxima semana o cualquier otro criterio. Para ello de la columna fecha y eligiendo Filtros de fecha (los filtros de hacer clic en el botn de filtro fecha se mostraron en la Fig. 14).

SUGERENCIA: Si desea ver la informacin a menor detalle se posiciona sobre la columna de la que se desea ver menos informacin (por ejemplo CUENTA) y a continuacin va al men Datos Esquema Ocultar Detalle Para ver nuevamente vaya a Datos Esquema Mostrar Detalle

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Necesito ver mis pagos por fecha Cmo lo elaboro?


Para obtener el informe de pagos por fechas partimos del informe de documentos pendientes de cobro y usaremos tablas dinmicas para obtenerlo. Hacemos clic en cualquier parte de la tabla en dicho informe y elegimos la opcin Mostrar lista de campos (Ver Fig. 4). En el panel Lista de campos de tabla dinmica; elija los campos de manera que quede como la figura mostrada a continuacin:

Fig. 26 Lista de campos para Pagos por fecha

Con dichos cambios en el informe inicial, y colocndole un ttulo adecuado a este nuevo informe quedar de la siguiente forma:

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Fig. 27 Informe: Pagos por fecha

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija

Ahora deseo ver mis pagos por cliente, cmo?


Para obtener este informe seleccionaremos los siguientes campos en el panel Lista de campos de tabla dinmica(Para mostrarlo hacer clic derecho en cualquier celda de la tabla y elegir la opcin Mostrar lista de campos):

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Fig. 28 Lista de campos para Pagos por cliente

El informe es muy similar al de pagos por fecha, la diferencia esta en que ahora la primera columna es el cliente (o razn social) y en base a la misma se reagrupan los dems conceptos, los clientes quedan automticamente ordenados por orden alfabtico y luego por fecha de vencimiento del documento, nmero de cuenta, la descripcin de la cuenta, el mes de cancelacin y la glosa:

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Fig. 29 Informe: Pagos por cliente

SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija

UNIDADES DE NEGOCIOS
Bajo esta rea podremos descubrir aquella informacin relacionada con los centros de costos y en base a ella obtener una serie de informes que darn respuesta a preguntas como:

Cules son mis ingresos y gastos por unidad de negocio?


El primer informe responde a esta pregunta y se muestran los diferentes centros de negocio con sus respectivos ingresos, egresos y el saldo: Pgina | 26

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Fig. 30 Informe: Ingresos y gastos por unidad de negocio

SUGERENCIA: Si desea ver la informacin a menor detalle se posiciona sobre la columna de la que se desea ver menos informacin (por ejemplo CUENTA) y a continuacin va al men Datos Esquema Ocultar Detalle Para ver nuevamente vaya a Datos Esquema Mostrar Detalle

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Cul es la rentabilidad mensual por unidad de negocio?


Procedemos a modificar el informe Ingresos y gastos por unidad de negocio haciendo clic derecho en cualquier celda de la tabla dinmica y mostramos sus campos (ver Fig. 4), elegimos y distribuimos sus campos como se muestra a continuacin:

Fig. 31 Lista de campos para Rentabilidad mensual

A continuacin procederemos a agrupar el campo fecha por el periodo que nos interesa: mensual. Para ello hacemos clic derecho en alguna celda del campo FECHA Agrupar.

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Fig. 32 Opcin Agrupar del men contextual de campo fecha (fila)

En el cuadro de dialogo Agrupar que aparece a continuacin seleccionar como se muestra:

Fig. 33 Agrupacin por aos y meses de campo fecha

Despus de asignarle un nombre apropiado, el informe se mostrar de la siguiente forma:

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Fig. 34 Informe: Rentabilidad mensual por unidad de negocio

CUALES SON MIS TOTALES DE CUENTAS POR MES?


Partiendo del informe Ingresos y egresos por unidad de negocio hacer clic derecho en cualquier celda de la tabla dinmica y mostramos sus campos (ver Fig. 4), elegimos y distribuimos sus campos como se muestra a continuacin:

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Fig. 35 Seleccin de campos para Cuentas por mes

Nota: El campo cuenta ha sido arrastrado a Rtulos de fila y a Valores. A continuacin procedemos a agrupar el campo fecha por el periodo que nos interesa: mensual. Para ello hacemos clic derecho en algn encabezado de columna FECHA Agrupar como se muestra a continuacin:

Fig. 36 Opcin Agrupar del men contextual de campo fecha (columna)

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En el cuadro de dialogo Agrupar que aparece a continuacin seleccionar como se muestra:

Fig. 37 Agrupacin por meses de campo fecha

Despus de asignar un nombre apropiado a la tabla (rotulo Cuenta de CUENTA), al informe y aplicando Formato condicional Barras de datos a las columnas de meses (ver ms detalles en el Anexo 1), quedar de la siguiente forma:

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Fig. 38 Informe: Cuentas por mes

PRESUPUESTO
En esta rea podremos comparar el presupuesto para cada cuenta y cuanto realmente se gast en cada uno de ellas. Este informe responde a la siguiente pregunta:

Cul es mi comparativo mensual acumulado?


En el informe Comparativo Mensual Acumulado se puede apreciar dos tablas, la superior muestran los gastos para cada cuenta agrupados por mes para el ao en curso, en la tabla inferior se muestran los montos presupuestados para cada cuenta por mes. De esta forma fcilmente podremos conocer que cuentas salieron del presupuesto y en cuales se pudo lograr holgura. El informe se presenta como se muestra a continuacin:

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Fig. 39 Informe: Comparativo mensual acumulado

En la Fig. 38 se aprecian los montos reales para cada cuenta y abajo los montos presupuestados para las cuentas que se hayan definido.

BALANCE CONTABLE
En este informe encontraremos amplia informacin sobre los montos por cuenta calculados por aos y meses. El informe se presenta como se muestra a continuacin:

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Fig. 40 Informe: Balance contable: Monto mensual por cuenta

Puede explotarse ms informacin al hacer clic en el signo al lado izquierdo de cada nombre de cuenta. Igualmente, haciendo uso de las tablas dinmicas podemos reordenar los campos para obtener aquella informacin que nos interese conocer (clic derecho en tabla dinmica, elegir Mostrar lista de campos), los campos para el presente informe son los siguientes:

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Fig. 41 Lista de campos para Balance general

Al indicar los campos conforme se muestra en Rtulos de fila, el informe se mostrar ordenado alfabticamente por CUENTA, cada campo ubicado inmediatamente debajo de otro indicar su dependencia jerrquica en el informe. Recuerde que es posible mostrar toda la informacin a detalle de todo el informe utilizando el botn Mostrar detalle , igualmente es posible reducirlos utilizando el botn Ocultar si desea elegir entre uno o varios valores en

detalle . Tambin puede usar filtros de campo filas o columnas.

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ANEXO 1 FORMATOS CONDICIONALES


RESALTAR REGLAS DE CELDAS En el informe Movimiento de Bancos se usaron formatos condicionales para resaltar montos, aqu se muestra su realizacin: Definimos una regla que resaltar los ingresos (cantidades mayores o iguales a cero) mediante color verde, para ello se posiciona sobre una celda de la columna SALDO y se va al men Inicio Estilo Formato Condicional Resaltar reglas de celdas Es mayor que como se muestra a continuacin:

Fig. 42 Aplicacin de formato condicional con definicin de una regla

En la ventana de dialogo indicaremos lo siguiente:

Fig. 43 Regla para aplicacin del primer formato condicional

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A continuacin le indicaremos que se aplique la regla a toda la columna haciendo clic en el icono contextual SALDO: y a continuacin que indicaremos que el filtro se aplique a Todas las celdas

Fig. 44 Aplicacin de regla a columna Saldo

Luego modificamos la regla, ir a men Inicio Estilo Formato Condicional Administrar reglas. Tendremos la siguiente pantalla:

Fig. 45 Administrador de formatos condicionales

Seleccionar la regla, hacer clic en el botn Editar Regla, hacer la siguiente modificacin (mayor o igual que) y aceptar:

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Fig. 46 Edicin de regla de formato condicional

Finalmente definimos la regla que resaltar los egresos (cantidades menores que cero) mediante color rojo. Hacer clic sobre una celda de la columna SALDO y se va al men Inicio Estilo Formato Condicional Resaltar reglas de celdas Es menor que y definirla como se muestra:

Fig. 47 Regla para aplicacin del segundo formato condicional

e indicar que aplique el filtro a todas las celdas Nuevamente hacer clic en el icono contextual SALDO. El resultado final es el siguiente donde se puede apreciar los montos diferenciados mediante cdigo de colores:

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Fig. 48 Aplicacin de formato condicional en informe Movimientos de bancos

BARRAS DE DATOS En el informe Ingresos y gastos por unidad de negocio se usaron formatos condicionales para resaltar los montos en las columnas DEBE, HABER, SALDO. Aqu se muestra su realizacin: Nos ubicamos en una celda de la columna DEBE y aplicamos formato condicional: Men Inicio Formato condicional Barra de datos, elegimos un color de la siguiente manera:

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Fig. 49 Aplicacin de formato condicional con barra de datos

En el icono contextual de formato condicional Todas las celdas DEBE:

que aparece en la tabla elegir aplicar la regla a

Fig. 50 Aplicacin de formato condicional a todas las celdas

A continuacin repetir el mismo procedimiento a las columnas HABER y SALDO, con ello se obtiene el siguiente resultado final:

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Fig. 51 Aplicacin de formato condicional en informe Ingresos y gastos por unidad de negocio

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ANEXO 2 CREACIN DE GRAFICOS


El procedimiento para crear un grafico a partir de una tabla dinmica es sumamente sencillo, con Excel 2007 para insertar un grfico son necesarios slo 3 clics. El procedimiento que se explica a continuacin es aplicable a cualquier informe gerencial con la excepcin del informe IDG que muestra grficos. Tomaremos como ejemplo el informe de bancos, para obtener un grfico para este informe realizaremos los siguientes pasos: 1. Hacer clic en cualquier celda de la tabla dinmica 2. Ir al men Insertar Grficos 3. Elegir el tipo de grafico que se desee y hacer clic Por ejemplo hemos elegido un grafico circular 3D o grfico de pastel como se muestra a continuacin:

Fig. 52 Seleccin de grfico circular para informe de Movimientos de Bancos

Excel 2007 automticamente interpreta los dados y en base a ellos muestra el grafico respectivo que para el caso del informe Movimientos de Bancos se ver de una forma similar a la mostrada a continuacin:

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Fig. 53 Grfico circular para informe de Movimientos de Bancos

NOTA: Si usamos los botones mostrar / ocultar detalle en la tabla dinmica, el grfico refleja automticamente los cambios mostrando la informacin respectiva. A mayor nivel de detalle en la tabla dinmica, mayor nivel de complejidad en el grfico.

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