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FELICITACIONES! Le agradecemos por adquirir la versin ms reciente Siscont 2007 Versin Empresarial, entre las caractersticas de esta nueva versin es la explotacin sin igual de las herramientas de anlisis de informacin. Hemos rediseado los informes gerenciales de manera que sea posible obtener ms de ellos empleando la nueva herramienta de anlisis de datos Microsoft Office Excel 2007 . De esta forma, Siscont 2007 Versin Empresarial facilita que la persona adecuada tenga la informacin adecuada en el momento adecuado, es decir, facilita una mejor toma de decisiones. A continuacin se explicarn algunas de muchas formas para comenzar a trabajar con los nuevos informes gerenciales de anlisis de informacin slo disponibles en Siscont 2007 Versin Empresarial.
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Para evitar la presentacin de dicho mensaje tenemos que agregar la carpeta c:\siscont como ubicacin de confianza. Los pasos son los siguientes: 1. 2. 3. 4. , hacer clic en Opciones de Excel. Clic en el botn de office En centro de confianza hacer clic en Configuracin del Centro de confianza. En ubicaciones de confianza, clic en Agregar nueva ubicacin En el cuadro de dialogo Ubicacin de confianza de Microsoft Office indicar c:\siscont en Ruta de acceso y marcar la opcin Las subcarpetas de esta ubicacin tambin son de confianza, como se muestra a continuacin:
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AREAS DE ANALISIS
El mdulo de informes gerenciales de Siscont 2007 Versin Empresarial est enfocado en el manejo y anlisis de informacin para los tomadores de decisiones. En el men Informes Gerenciales, los distintos informes se han clasificado bajo cinco reas de anlisis las cuales son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. I.D.G. Bancos Clientes Proveedores Unidades de negocio Presupuestos Balance
Cada uno de los informes gerenciales es una plantilla sobre la que se podr agrupar, ordenar, filtrar y totalizar diversa informacin segn el rea de anlisis. Existen mltiples formas de manipular los datos a fin de obtener informacin que usted necesite. En el presente manual se presentan algunas de dichas posibilidades y desde aqu le animamos a explorar aquella informacin vital segn el giro de su negocio. En la siguiente figura se muestra el nuevo men Informes Gerenciales de Siscont 2007 Versin Empresarial:
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I.D.G.
En el informe diario de gestin se muestra informacin resumida sobre: Flujo de efectivo Saldo de caja / banco Documentos por cobrar Documentos vencidos por cobrar Documentos por pagar Documentos vencidos por pagar Gastos por unidad de negocio Ventas por unidad de negocio Utilidad vs rentabilidad
En este informe presenta la informacin agrupada en dichos concepto para su anlisis directo, igualmente muestra de manera grfica el flujo de caja, gastos por unidad de negocio, ventas por unidad de negocio y utilidad vs rentabilidad. El informe se presenta de la siguiente manera:
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BANCOS
Al ingresar a la opcin BANCOS se mostrar el informe inicial el cual responde a la siguiente pregunta:
SUGERENCIA: Si desea ver la informacin a menor detalle se posiciona sobre la columna de la que se desea ver menos informacin (por ejemplo RUT) y a continuacin va al men Datos Esquema Ocultar Detalle Para ver nuevamente vaya a Datos Esquema Mostrar Detalle
NOTA: En los siguientes ejemplos se hace uso de la herramienta tablas dinmicas de Excel 2007 con un fin prctico, los fundamentos y uso avanzado escapan al objetivo del presente manual. Pgina | 5
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En la columna SALDO se ha aplicado el formato condicional de Excel 2007 (Inicio Estilo Formato Condicional) cuya finalidad es resaltar y diferencias mediante cdigo de colores los ingresos (en verde) y los egresos (en rojo). Si desea saber como definir formatos condicionales consulte el Anexo 1 (Aplicacin de formatos condicionales) del presente manual.
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En el cuadro superior del panel Lista de campos de tabla dinmica dejaremos marcados con un aspa () solo los campos CUENTA y SALDO, para el resto de campos hacer clic en la casilla de verificacin respectiva para desmarcarlos. Quedar de la siguiente manera:
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Luego de colocar un titulo adecuado al informe y cerrando el panel de listado de campos obtendremos el informe requerido:
SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija
Cules son los cheques por vencer en los prximos quince das clasificados por cuenta?
Partiendo del informe Movimientos de bancos, mostramos el listado de campos (clic derecho en cualquier celda de la tabla, elegir mostrar lista de campos). Aadimos el campo DOC quedando de la siguiente forma:
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Seguidamente aplicamos un filtro sobre los documentos para que muestre solo cheques, para ello hacer clic en el botn de filtro de la columna DOC y elegimos slo el tipo CH (cheque) como se muestra a continuacin:
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Finalmente aplicaremos el filtro: Filtro de fecha Filtro Personalizado, elegimos la opcin es posterior a y le indicamos la fecha: 15/01/2007 (Asumiendo que estamos el 1 de enero de 2007).
Al hacer clic en Aceptar y modificando el titulo del informe a uno ms adecuado obtenemos el siguiente el resultado:
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Fig. 12 Informe: Cheques por vencer en los prximos 15 das por cuenta
NOTA: Si se aplica un filtro sobre otro filtro, ste ser acumulativo. Una columna tiene un filtro si se muestra el siguiente icono:
SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija
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A continuacin hacemos clic derecho sobre una celda de la columna FECHAV y escogemos la opcin Configuracin de campo, marcamos para que muestre subtotales:
Agregando un titulo adecuado, tenemos listo el informe que se ver de la siguiente manera:
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El informe se muestra ordenado ascendentemente por fechas indicando los movimientos para un da determinado, el monto (saldo) por da y al final del informe el monto final de todos ellos. En este informe podramos realizar un filtro para ver solo los cheques por cobrar para la presente semana, la prxima semana, la semana pasada o cualquier otro criterio al hacer clic en el botn de filtro de la columna fecha y eligiendo Filtros de fecha. Los filtros de fecha que puede elegir en Excel 2007 se muestran a continuacin:
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SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija
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A continuacin procedemos a filtrar los documentos para diferenciar los cheques del resto de para mostrar solo documentos. Para ello en la columna DOC hacemos clic en el botn de filtro cheques girados (CH):
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El total de egresos aparece resaltado (amarillo) en la celda final de la columna SALDO filtrada. SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija
CLIENTES
Bajo esta rea podremos analizar aquella informacin relacionada con documentos por cobrar. Al ingresar a esta opcin del men Informes Gerenciales se abre el primer informe que responde a la siguiente pregunta:
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En este informe inicial se muestra el listado de todos los documentos ordenados por nmero de documento.
En este informe se aprecia los nmeros de documento y sus montos, esta ltima columna destaca las cantidades mediante cdigo de colores (menores a cero en rojo, mayores o iguales a cero en verde). NOTA: Formato condicional es la caracterstica de Excel 2007 que permite resaltar celdas con colores o iconos en base a un criterio o regla.
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Al presente informe es posible aplicarle filtros de fecha para, por ejemplo, ver los documentos pendientes por vencer la presente semana, la prxima semana o cualquier otro criterio. Para ello hacer clic en el botn de filtro de la columna fecha y eligiendo Filtros de fecha (los filtros de fecha se mostraron en la Fig. 14). SUGERENCIA: Si desea ver la informacin a menor detalle se posiciona sobre la columna de la que se desea ver menos informacin (por ejemplo CUENTA) y a continuacin va al men Datos Esquema Ocultar Detalle Para ver nuevamente vaya a Datos Esquema Mostrar Detalle
Con dichos cambios en el informe inicial, y colocndole un ttulo adecuado a este nuevo informe quedar de la siguiente forma:
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SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija
Quiero saber cules son las cobranzas que tengo que realizar para cada cliente, cmo lo obtengo?
Para obtener este informe seleccionaremos los siguientes campos en el panel Lista de campos de tabla dinmica (para mostrarlo hacer clic derecho en cualquier celda de la tabla):
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El informe es muy similar al de cobros por fecha, la diferencia esta en que ahora la primera columna es el cliente (o razn social) y en base a la misma se reagrupan los dems conceptos, los clientes quedan automticamente ordenados por orden alfabtico y luego por fecha de vencimiento del documento, nmero de cuenta, la descripcin de la cuenta, el mes de cancelacin y la glosa. Luego de colocarle un ttulo adecuado el informe quedar de la siguiente forma:
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SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija
PROVEEDORES
Bajo esta rea podremos descubrir aquella informacin relacionada con las cuentas por pagar. Veamos como responder a una serie de preguntas partiendo del primer informe plantilla que da respuesta a la siguiente pregunta:
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El informe muestra los nmeros de documentos y sus montos diferenciando ingresos (verde) de egresos (rojo). Al presente informe es posible aplicarle filtros de fecha para, por ejemplo, ver los documentos pendientes por vencer la presente semana, la prxima semana o cualquier otro criterio. Para ello de la columna fecha y eligiendo Filtros de fecha (los filtros de hacer clic en el botn de filtro fecha se mostraron en la Fig. 14).
SUGERENCIA: Si desea ver la informacin a menor detalle se posiciona sobre la columna de la que se desea ver menos informacin (por ejemplo CUENTA) y a continuacin va al men Datos Esquema Ocultar Detalle Para ver nuevamente vaya a Datos Esquema Mostrar Detalle
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Con dichos cambios en el informe inicial, y colocndole un ttulo adecuado a este nuevo informe quedar de la siguiente forma:
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SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija
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El informe es muy similar al de pagos por fecha, la diferencia esta en que ahora la primera columna es el cliente (o razn social) y en base a la misma se reagrupan los dems conceptos, los clientes quedan automticamente ordenados por orden alfabtico y luego por fecha de vencimiento del documento, nmero de cuenta, la descripcin de la cuenta, el mes de cancelacin y la glosa:
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SUGERENCIA: Si va a utilizar frecuentemente este informe vaya al men Archivo de Office Excel 2007 la opcin Guardar como y asigne un nombre al archivo. elija
UNIDADES DE NEGOCIOS
Bajo esta rea podremos descubrir aquella informacin relacionada con los centros de costos y en base a ella obtener una serie de informes que darn respuesta a preguntas como:
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SUGERENCIA: Si desea ver la informacin a menor detalle se posiciona sobre la columna de la que se desea ver menos informacin (por ejemplo CUENTA) y a continuacin va al men Datos Esquema Ocultar Detalle Para ver nuevamente vaya a Datos Esquema Mostrar Detalle
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A continuacin procederemos a agrupar el campo fecha por el periodo que nos interesa: mensual. Para ello hacemos clic derecho en alguna celda del campo FECHA Agrupar.
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Nota: El campo cuenta ha sido arrastrado a Rtulos de fila y a Valores. A continuacin procedemos a agrupar el campo fecha por el periodo que nos interesa: mensual. Para ello hacemos clic derecho en algn encabezado de columna FECHA Agrupar como se muestra a continuacin:
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Despus de asignar un nombre apropiado a la tabla (rotulo Cuenta de CUENTA), al informe y aplicando Formato condicional Barras de datos a las columnas de meses (ver ms detalles en el Anexo 1), quedar de la siguiente forma:
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PRESUPUESTO
En esta rea podremos comparar el presupuesto para cada cuenta y cuanto realmente se gast en cada uno de ellas. Este informe responde a la siguiente pregunta:
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En la Fig. 38 se aprecian los montos reales para cada cuenta y abajo los montos presupuestados para las cuentas que se hayan definido.
BALANCE CONTABLE
En este informe encontraremos amplia informacin sobre los montos por cuenta calculados por aos y meses. El informe se presenta como se muestra a continuacin:
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Puede explotarse ms informacin al hacer clic en el signo al lado izquierdo de cada nombre de cuenta. Igualmente, haciendo uso de las tablas dinmicas podemos reordenar los campos para obtener aquella informacin que nos interese conocer (clic derecho en tabla dinmica, elegir Mostrar lista de campos), los campos para el presente informe son los siguientes:
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Al indicar los campos conforme se muestra en Rtulos de fila, el informe se mostrar ordenado alfabticamente por CUENTA, cada campo ubicado inmediatamente debajo de otro indicar su dependencia jerrquica en el informe. Recuerde que es posible mostrar toda la informacin a detalle de todo el informe utilizando el botn Mostrar detalle , igualmente es posible reducirlos utilizando el botn Ocultar si desea elegir entre uno o varios valores en
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A continuacin le indicaremos que se aplique la regla a toda la columna haciendo clic en el icono contextual SALDO: y a continuacin que indicaremos que el filtro se aplique a Todas las celdas
Luego modificamos la regla, ir a men Inicio Estilo Formato Condicional Administrar reglas. Tendremos la siguiente pantalla:
Seleccionar la regla, hacer clic en el botn Editar Regla, hacer la siguiente modificacin (mayor o igual que) y aceptar:
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Finalmente definimos la regla que resaltar los egresos (cantidades menores que cero) mediante color rojo. Hacer clic sobre una celda de la columna SALDO y se va al men Inicio Estilo Formato Condicional Resaltar reglas de celdas Es menor que y definirla como se muestra:
e indicar que aplique el filtro a todas las celdas Nuevamente hacer clic en el icono contextual SALDO. El resultado final es el siguiente donde se puede apreciar los montos diferenciados mediante cdigo de colores:
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BARRAS DE DATOS En el informe Ingresos y gastos por unidad de negocio se usaron formatos condicionales para resaltar los montos en las columnas DEBE, HABER, SALDO. Aqu se muestra su realizacin: Nos ubicamos en una celda de la columna DEBE y aplicamos formato condicional: Men Inicio Formato condicional Barra de datos, elegimos un color de la siguiente manera:
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A continuacin repetir el mismo procedimiento a las columnas HABER y SALDO, con ello se obtiene el siguiente resultado final:
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Fig. 51 Aplicacin de formato condicional en informe Ingresos y gastos por unidad de negocio
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Excel 2007 automticamente interpreta los dados y en base a ellos muestra el grafico respectivo que para el caso del informe Movimientos de Bancos se ver de una forma similar a la mostrada a continuacin:
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NOTA: Si usamos los botones mostrar / ocultar detalle en la tabla dinmica, el grfico refleja automticamente los cambios mostrando la informacin respectiva. A mayor nivel de detalle en la tabla dinmica, mayor nivel de complejidad en el grfico.
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