Tema 12 Cmo establecer objetivos

Tema 12 Como establecer objetivos

ndice
1. Para iniciar 1.1 Objetivo del tema 1.2 Qu hara usted? 2. Lo que debo saber 2.1 Conceptos bsicos 2.2 Pasos 2.3 Consejos 35 44 46 33 33

3. Manos a la obra 3.1 Caso prctico 3.2 Herramientas 47 51

4. Para terminar 4.1 Repaso de conceptos vistos 4.2 Para profundizar en el tema 54 54

Bibliografa Acerca del autor

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Cmo establecer objetivos

Autores: Penny Locey y Linda A. Hill

Parte 1: Para iniciar

1.1 Objetivo del tema Este tema contiene informacin con la cual usted aprender a:

Trabajar con su equipo en la fijacin de las metas. Usar sus prioridades laborales para establecer objetivos eficaces. Enfrentar los obstculos al lograr los objetivos. Supervisar la implementacin de sus objetivos. Evaluar su proceso de logro de objetivos. Cuantificar el impacto de los objetivos.

1.2 Qu hara usted? Qu hara usted? Margarita estaba atravesando un perodo difcil en la direccin de su grupo de desarrollo de producto. Los miembros de su equipo no estaban conformes porque estaban recibiendo cientos de rdenes distintas. Servicio al cliente necesitaba esto. Mercadotecnia necesitaba aquello. Finanzas estaba a la espera de un informe que deba haberse enviado haca una semana. Entre todas estas diferentes solicitudes, se supona que el equipo deba lanzar un nuevo producto en dos meses! Simplemente era demasiado. La moral estaba baja y los miembros del equipo sufran de exceso de trabajo. Cmo poda Margarita lograr que su grupo se concentrara en los potenciales logros que obtendran en lugar de en los desafos que hallaran en el camino? Qu hara usted?

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Qu podra hacer usted? Aunque Margarita y su grupo sufren de exceso de trabajo, ella debe dar un paso atrs y priorizar las actividades que se deben llevar a cabo. Debido a que el lanzamiento a tiempo del producto nuevo es, ante todo, la principal prioridad, Margarita debe concentrar los esfuerzos de su equipo en la realizacin de este trabajo. Las solicitudes de Servicio al cliente, Mercadotecnia y Finanzas deben ser delegadas a alguien distinto o postergado hasta que alguien del equipo tenga tiempo libre. Al establecer esta meta, Margarita podr concentrar la energa de su equipo y ofrecer al grupo una direccin unificada. En este tema, aprender a trabajar con su equipo en la fijacin de las metas, el desglose de las mismas en tareas manejables y la evaluacin del progreso a la vez que avanza hacia el logro de sus metas. Comentarios: _________________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

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Parte 2: Lo que debo saber

2.1 Conceptos Bsicos Cmo establecer objetivos Qu es establecer objetivos? Establecer objetivos es un proceso formal durante el cual usted define metas que planea lograr. Al establecer objetivos, se compromete a conseguir resultados que puede lograr de forma personal o a travs de su equipo. Establecer objetivos crea una visin a largo plazo para su unidad y proporciona la motivacin para lograrlos. Posee el beneficio adicional de ayudarlo a decidir cmo desea concentrar sus recursos y administrar su tiempo. Al establecer objetivos y cuantificar su logro, usted puede:

Concentrarse en lo que resulta ms importante lograr de forma diaria, semanal y anual. Brindar una direccin unificada a su equipo. Lograr ms y dedicar menos energa a tareas no crticas. Motivar a su equipo y aumentar la satisfaccin laboral general.

Tipos de objetivos Los objetivos difieren en cuanto al plazo e importancia. Los objetivos a corto plazo se logran en uno o dos meses y los de a largo plazo se logran durante el curso de varios meses o incluso aos. Este tema se concentra principalmente en los objetivos a largo plazo. En trminos de importancia, los objetivos generalmente se clasifican en las siguientes categoras: Crticos. Estos objetivos son cruciales para su operacin. Deben lograrse para que su unidad contine funcionando exitosamente. Orientados a soluciones. Estos objetivos crean una situacin empresarial ms deseable o aprovechan una oportunidad comercial. Son importantes pero satisfacen una necesidad a largo plazo, no una inmediata.

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Buenos de tener. Estos objetivos suponen realizar avances que mejoran su empresa. Generalmente se relacionan con hacer que las actividades resulten ms rpidas o fciles. Cmo se establecen los objetivos Como gerente usted es responsable de establecer los objetivos departamentales y sus objetivos individuales. Tambin debe trabajar con los miembros de su equipo para desarrollar sus objetivos individuales. Los dos mtodos ms comunes para establecer objetivos son descendente y ascendente.

Mtodo descendente: La gerencia de la unidad establece objetivos amplios y cada colaborador directo establece objetivos para respaldar los de la unidad. Mtodo ascendente: Los colaboradores directos desarrollan objetivos individuales y su gerente los incorpora a objetivos ms amplios. Esto es ms probable que suceda cuando los colaboradores directos operan de forma autnoma y comprenden claramente las mejoras requeridas o las necesidades del cliente.

En cualquiera de los dos casos, todo funciona mejor cuando los responsables de lograr los objetivos participan del proceso de establecer los objetivos. Esto aumenta el apoyo y ampla la responsabilidad. Qu hace que los objetivos resulten eficaces? Los objetivos son su mapa de ruta, de modo que deben ser claros y fciles de comprender. Los objetivos eficaces:

Estn redactados en trminos especficos, poseen plazos y son cuantificables. El proceso de redactar los objetivos lo ayuda a comprometerse a lograrlos. Proporcionan resultados que usted valora. Usted debe apoyar el objetivo, de lo contrario, perder la motivacin cuando enfrente diversos obstculos. Estn impulsados por estrategias y directivas organizativas y son importantes para la compaa. Se pueden lograr pero suponen un desafo y brindan espacio de crecimiento.

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Cmo se establecen los objetivos? a) Identifique los posibles objetivos Est rodeado de ideas de posibles objetivos. Durante un da normal, es probable que piense en cmo su unidad puede operar con mayor eficacia, qu nuevas responsabilidades debera asumir y cmo su personal puede trabajar mejor como equipo. Cada una de tales reas puede tener objetivos relacionados con ellas. Su desafo es ordenar todos los posibles objetivos que puede perseguir e identificar aquellos que brindarn mayor valor para su unidad y empresa.

De forma regular (una o dos veces al ao), revise las diversas actividades de su unidad y las funciones que desempean los equipos en la bsqueda de oportunidades que logren mayor impacto. Rena a su equipo y proponga la presentacin de posibles objetivos formulndoles preguntas como estas:

Qu iniciativas deben lograrse para garantizar el xito? Por qu premisas nos esforzamos? Dnde pueden mejorarse la productividad y eficacia para lograr mayor impacto? Qu beneficios deseamos brindar a nuestros clientes? Las especificaciones requeridas para nuestros productos y servicios estn cambiando? Cmo podemos responder a eso?

Durante esta fase de propuesta de ideas no se limite preocupndose por las restricciones o la ejecucin. Tampoco olvide percibir los objetivos que deben desarrollarse como el resultado de la presin de sus clientes o el cambio del entorno organizativo.

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b) Establezca prioridades Una vez que posee alguna idea acerca de sus objetivos, es el momento de perfeccionar su lista seleccionando slo los objetivos ms importantes. Comience identificando los criterios que lo ayudarn a distinguir los objetivos de elevada prioridad de los de escasa prioridad. Por ejemplo:

Qu objetivos valora ms su compaa? Qu objetivos encuentra ms interesantes o o suponen un mayor desafo? Qu objetivos brindan mayor provecho a su equipo?

En esta etapa es posible que haya notado que algunas ideas acerca de los objetivos se superponen y pueden consolidarse en un objetivo ms amplio. Luego revise su lista de objetivos y use sus criterios para calificarlos con un nivel de prioridad de A, B C. Agregue la calificacin al objetivo.

Prioridad A: Objetivos de valor elevado y principal preocupacin. Prioridad B: Objetivos de valor medio e importancia secundaria. Prioridad C: Objetivos de escaso valor e importancia.

Divida sus objetivos Prioridad B en objetivos Prioridad A o Prioridad C. Ya merezcan o no que les dedique tiempo. Los objetivos ahora incluidos en su lista de prioridad A son sus objetivos finales. Como ltimo paso, revise sus objetivos Prioridad A por separado y califquelos segn su importancia. No permita que sus objetivos a corto plazo tomen la delantera automticamente a sus objetivos alargo plazo. Reevale peridicamente. c) Redctelos y establezca objetivos en lo individual Establezca objetivos para los miembros de su equipo Cada uno de sus colaboradores directos deber establecer objetivos individuales que reflejen los objetivos generales de la unidad. Su funcin es apoyarlos y ayudarlos en este proceso. Si utiliz un enfoque descendente para establecer los objetivos de la unidad, deber comenzar desde cero dividiendo cada objetivo de la unidad en responsabilidades individuales. Si utiliz un enfoque ascendente, deber ayudar a los miembros de su equipo a realizar las modificaciones finales de los objetivos individuales que ya prepararon. Asegrese de que todos los miembros del equipo comprenden claramente los objetivos de la unidad, su funcin especfica y lo que usted espera de ellos. Solicite que cada persona utilice el criterio ECLRT (Especfico, Cuantificable,

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Lograble, que se puede lograr, Realista y Terminante) para preparar o modificar un conjunto de objetivos propios. Juntos, deben:

Negociar los detalles sobre compromiso con los objetivos particulares, incluyendo su funcin de respaldar cada logro de objetivos. Vincular el logro de objetivos con la evaluacin de desempeo. Desarrollar descripciones claras de los resultados deseados. Confirmar que todos saben quin es responsable y rinde cuentas por el logro de cada uno de los objetivos.

Es ms probable que los miembros del equipo logren sus objetivos si se cumplen las siguientes condiciones:

Acuerdo con usted respecto de objetivos y resultados especficos. Puntos de control establecidos y tiempo para comentarios. Recursos adecuados y autoridad para realizar las tareas. Habilidades y conocimientos adecuados; capacitacin especfica cuando sea necesario. Comprensin del impacto de la persona en los objetivos del equipo. Reconocimiento del xito por parte de la gerencia.

Establezca objetivos para usted mismo Usted tambin debe establecer objetivos individuales. stos pueden incluir:

Los objetivos de la unidad o componentes de los objetivos de la unidad que requieren sus habilidades especficas y que por lo tanto, no puede delegar. Objetivos que reflejan sus aportes a los objetivos de los miembros del equipo. Objetivos que comprenden comunicar las actividades de su unidad a toda la empresa garantizando los recursos e integrando los objetivos de su unidad con los de las dems unidades.

Puede descubrir que su funcin dentro de la compaa garantiza la creacin de objetivos que no se relacionan especficamente con su unidad. Por ejemplo: puede participar en un grupo especial o colaborar con las actividades de relaciones con la comunidad. Vincular objetivos a estas responsabilidades lo ayudar a garantizar que cumple con los compromisos asumidos. Trabaje con su gerente para lograr acuerdos respecto a sus objetivos, establecer una comprensin compartida de los resultados deseados y garantizar el respaldo y preparacin que necesita. Adems, asegrese de comunicar sus objetivos a los miembros de su equipo. Si ellos comprenden sus prioridades y cmo las actividades del equipo encajan en dichas prioridades, esto los ayudar a todos a trabajar juntos con mayor eficacia.

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d) Busque lograrlos y supere los obstculos Persiga sus objetivos Crear un conjunto claro de objetivos es un gran logro, pero esto no significar mucho para su empresa si no brinda resultados reales. Transformar sus objetivos en realidades implica dividirlos en tareas y proyectos reales, planificar la ejecucin de tareas y seguir su plan.

Identifique los proyectos clave que ayudarn a su unidad a lograr cada objetivo. Determine qu proyectos deben completarse respetando una secuencia y pngalos en orden. Si existen proyectos que pueden completarse simultneamente, incorprelos a su plan en forma coherente. Por cada proyecto clave describa resultados o logros cuantificables. Determine qu recursos (dinero, personas) necesita para llevar a cabo cada proyecto.

Establezca un plazo para completar cada proyecto. Incluya una fecha de inicio y de finalizacin. Establezca hitos en el camino para revisar la consecucin del proyecto y el impacto general. Asegrese de incluir lo que espera lograr en cada hito.

Usted y los miembros de su equipo pueden utilizar el mismo proceso para perseguir los objetivos individuales. Supere los obstculos Prever los obstculos lo ayudar a impedir que stos interrumpan el progreso hacia el logro de los objetivos. Antes de comenzar la ejecucin, considere los posibles obstculos que podra enfrentar cada objetivo y sus proyectos relacionados. Luego, conciba las soluciones posibles para cada obstculo. Algunas de las siguientes estrategias pueden resultarle tiles:

Si el proyecto parece abrumador, divdalo en proyectos ms pequeos. Si los miembros de su equipo tienen problemas para completar sus

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proyectos, quizs es que estn perdiendo motivacin en relacin a uno o ms objetivos. Analice el resultado y recuerde a su equipo y recurdese a usted mismo por qu todos estn dedicndose al/los objetivo/s. Considere sus recursos antes de comprometerse con un objetivo de modo que se evite que el tiempo y compromiso se conviertan en un obstculo. Si se encuentra paralizado por los riesgos relacionados con un objetivo, evale la posibilidad de que tales riesgos ocurran. Enumere los beneficios de correr con los riesgos y de lograr el xito.

Desde el principio, tenga en cuenta que el proceso de los objetivos sufre parones y avances naturales. Tambin existen perodos en que las tareas se tornan difciles o tediosas. Concntrese siempre en los resultados. e) Supervise el logro de los objetivos Es importante que siempre sepa si la persecucin de sus objetivos se encuentra en el buen camino. Este conocimiento le permite modificar constantemente las tareas, planes para contingencias y criterios de seguimiento. Usted o el gerente de proyectos que responde de usted deben:

Mantener informadas a todas las personas involucradas a medida que progresan hacia el logro cada objetivo. Revisar los proyectos siguientes y los recursos requeridos. Marcar como completados los proyectos a medida que se logran los hitos. Modificar las fechas de consecucin, cuando sea necesario. Registrar las fechas de consecucin reales para que sirvan de futura referencia si modifica las fechas con las cuales se haba comprometido originalmente. Revisar el impacto en tareas posteriores y ajustarlas en consecuencia.

Estrategias para lograr el xito Estas estrategias pueden ayudarlo a maximizar las probabilidades de lograr sus objetivos.

Comparta sus objetivos con sus colegas y amigos. Adems de apoyarlo, pueden tener ideas acerca de cmo lograr los objetivos. Trabaje con objetivos que sean compatibles entre s. Los objetivos contrapuestos compiten por captar su atencin. Trabaje con objetivos que le proporcionen a usted y los dems la mayor sensacin de logro. Dedique tiempo prioritario a realizar las tareas relacionadas con sus objetivos. Sea perseverante en el trabajo hacia el logro de sus objetivos. Recurdese el resultado cuando enfrente dificultades.
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Sea flexible con el modo en que logra sus objetivos. Al modificar la lista de proyectos de su unidad para reflejar los cambios de situacin, aumenta las oportunidades de lograr su objetivo. No tema pedir ayuda al nivel gerencial superior o a sus colaboradores directos.

Cuando logre un objetivo, dedique tiempo a celebrarlo con su equipo. Asegrese de recompensar a su equipo y recompensarse usted mismo de manera adecuada. f) Evaluacin de objetivos A medida que trabaja para lograr sus objetivos, tmese tiempo para volver atrs y revisarlos.

An son realistas? Son oportunos? An son relevantes?

Debe analizarlo cuidadosamente antes de modificar un objetivo. Si el entorno organizativo o externo cambi y lograr el objetivo ya no reviste valor, es realmente adecuado y muy importante que usted se adapte a esta nueva situacin. Por otra parte, no debe modificar los objetivos como consecuencia de obstculos tales como cambios de personal o retrasos en el cronograma. Cuando deba modificar un objetivo, asegrese de obtener el apoyo de su equipo, el nivel gerencial superior y otros grupos involucrados antes de proceder. Cmo evalo el objetivo despus de haberlo logrado? Lograr el objetivo no es el final del proceso. Debe evaluar el impacto del objetivo y si podra lograr objetivos similares con mayor eficacia en el futuro.

Confirme que los dems estn de acuerdo en que se logr el objetivo y se alcanz el impacto deseado. Analice cmo se logr el objetivo. Identifique qu aspectos resultaron exitosos y qu cambiara en el futuro. Registre ambos aspectos. Evale el resultado. Si el resultado no cubri sus expectativas, determine si sobreestim el impacto del objetivo. Tal vez debi prorrogar el plazo para lograr el objetivo. Informe de su evaluacin del objetivo a todos los involucrados. Identifique los asuntos que debe abordar la prxima vez.

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Lecciones aprendidas Identificar las lecciones aprendidas es uno de los aspectos ms importantes del proceso de evaluacin de objetivos. Una vez que interioriza estas lecciones, puede comenzar a aplicarlas a medida que desarrolla nuevos objetivos o adapta los existentes.

Si un objetivo se logr muy fcilmente, establezca objetivos ms difciles en el futuro. Si un objetivo conllev demasiado esfuerzo, establezca nuevos objetivos que sean un poco ms fciles de lograr. Si not falta de habilidad al perseguir un objetivo, convierta el logro de tal habilidad en un objetivo futuro. Si un objetivo result no ser realista, asegrese que los nuevos objetivos reflejen mejor las realidades organizativas y las limitaciones de tiempo.

Si los miembros del equipo perdieron motivacin, asegrese que los nuevos objetivos sean percibidos como valiosos y de que usted est comunicando correctamente su valor.

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2.2 Pasos Pasos para establecer objetivos 1. Identifique los posibles objetivos.

Una o dos veces al ao revise las diversas actividades de su unidad y las funciones que desempea su equipo en la bsqueda de posibles objetivos. Incluya a los clientes relevantes, miembros del equipo y a su gerente en el proceso de establecer objetivos. Que todos propongan ideas de objetivos.

2. Priorice y seleccione sus objetivos.

Identifique los criterios para priorizar sus objetivos. Por ejemplo: qu objetivos contribuirn ms al crecimiento de las ganancias? Revise su lista de objetivos y use sus criterios para calificarlos con un nivel de prioridad de A, B C. Agregue la calificacin al objetivo. Prioridad A: Objetivos de valor elevado y principal preocupacin. Prioridad B: Objetivos de valor medio e importancia secundaria. Prioridad C: Objetivos de escaso valor e importancia. Divida sus objetivos Prioridad B en objetivos Prioridad A o Prioridad C. Ya sea que merecen o no que les dedique tiempo. Los objetivos ahora incluidos en su lista Prioridad A son sus objetivos finales. Revise sus objetivos Prioridad A por separado y califquelos de acuerdo a su importancia. Los objetivos de la lista Prioridad C pueden ser delegados, aplazados o descartados.

3. Redacte sus objetivos. Cree una descripcin detallada por escrito de cada objetivo utilizando los criterios ECLRT como pauta orientadora:

Especfico. Puede describir los detalles. Cuantificable. Puede cuantificar el objetivo utilizando evaluaciones cuantitativas o cualitativas. Lograble. Puede lograr el objetivo. Realista. El objetivo es realista considerando las limitaciones existentes, tales como tiempo y recursos. Terminante. Debe lograr el objetivo dentro de un plazo especfico.

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4. Planifique cmo lograr sus objetivos.

Identifique los proyectos clave que ayudarn a su unidad a lograr cada objetivo. Determine qu proyectos deben completarse respetando una secuencia y pngalos en orden. Si existen proyectos que pueden completarse simultneamente, incorprelos a su plan en forma coherente. Por cada proyecto clave describa resultados o logros cuantificables. Determine qu recursos (dinero, personas) necesita para llevar a cabo cada proyecto. Establezca un plazo para completar cada proyecto. Incluya una fecha de inicio y de finalizacin. Establezca hitos en el camino para revisar la consecucin del proyecto y el impacto general. Asegrese de incluir lo que espera lograr en cada hito. Considere los posibles obstculos a los que podra tener que hacer frente con cada objetivo y sus proyectos relacionados. Luego, conciba las soluciones posibles para cada obstculo.

5. Persiga sus objetivos, supervisando el progreso durante el proceso.

Trabaje conforme a sus propios cronogramas diarios y semanales y al plan de trabajo general de sus equipos. Aclare sus expectativas, nivel de participacin y plazo de cada proyecto. A medida que logra los hitos revise los proyectos siguientes y los recursos requeridos. Marque como finalizados los proyectos conseguidos a medida que stos culminan. A medida que avanza, mantenga informados a todos los involucrados en el logro de los objetivos.

6. Evale los objetivos.

Vuelva atrs peridicamente y evale si sus objetivos an son realistas, oportunos y relevantes. Si lograr algn objetivo ya no reviste valor, modifquelo. Sin embargo, asegrese de obtener el apoyo de su equipo, del nivel gerencial superior y de otros grupos involucrados antes de hacerlo. Cuando sienta que logr un objetivo, confirme que los dems coinciden en que se logr el objetivo y en el impacto alcanzado. Identifique qu aspectos resultaron exitosos y qu cambiara en el futuro. Registre ambos aspectos. Evale el resultado. Si el resultado no satisfizo sus expectativas, determine si sobreestim el impacto del objetivo. Identifique los asuntos que debe abordar en el futuro. Comunique las lecciones aprendidas a todos los involucrados.

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2.3 Consejos Consejos para establecer los objetivos de la unidad Conserve un listado actualizado de posibles objetivos a considerar al proponer su listado de objetivos. Asegrese que sus objetivos encajan con los objetivos de los gerentes y de la compaa. Ajuste los objetivos a los criterios ECLRT. Redacte sus objetivos y mantenga la lista en lugar visible. Combine tareas de distintos objetivos cuando sea posible.

Consejos para establecer los objetivos de los miembros de su equipo Proporcione cuanto control y participacin le sea posible a su personal en el desarrollo de sus propios objetivos. Sea especialmente sensible al enmarcar las sugerencias en plazos de tiempo. Vincule el logro de objetivos con la evaluacin de desempeo; esto demostrar al equipo cunto valora el logro de los objetivos. Una vez que se comprometi con un objetivo, establezca los recursos y autoridad adecuados para realizar el trabajo. Asegrese de que los dems le brindan su apoyo. Incentive a su personal para que tengan en consideracin los objetivos que requieran de ellos una formacin adicional. Cumpla con la tarea de prepararlos. Permita que su personal decida cmo reconocer el logro de objetivos.

Consejos para maximizar el xito de los objetivos Dedique tiempo prioritario a realizar las tareas relacionadas con sus objetivos. No permita que los objetivos Prioridad C se agreguen a su lista Prioridad A. Trabaje con objetivos que sean compatibles entre s. Los objetivos contrapuestos compiten por captar su atencin. Haga que los dems conozcan sus objetivos ya que podrn ayudarlo de forma directa o respaldarlo. Sea perseverante. Recurdese el resultado cuando tenga que hacer frente a dificultades. Dedique tiempo a celebrarlo despus de alcanzar hitos crticos.

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Parte 4: Manos a la obra

4.1 Caso Prctico En equipos de 5 personas, se discutir la siguiente situacin en el que jugarn el papel de un gerente, tomarn decisiones y al final se compararn las soluciones de cada equipo.

Situacin: Toms y su equipo de servicio al cliente

Toms dirige el grupo de Servicio al Cliente que pertenece a la unidad Relaciones Comerciales. Despus de completar las evaluaciones de rendimiento de sus subordinados directos, se rene con el grupo. Est satisfecho porque han reducido la duracin promedio de una llamada de servicio al cliente. Los incentiva a que continen con este esfuerzo a la vez que conservan la calidad y cumplen con todos los puntos de los guiones telefnicos. Toms comunica al grupo que la unidad de Relaciones Comerciales se est reorganizando y, como resultado, van a contratar a tres nuevos empleados. Al da siguiente, Martn, uno de los subordinados directos de Toms, le pide una revisin de sus objetivos para el prximo ao. Estos son: 1. Continuar con la reduccin de la duracin de las llamadas, con una reduccin prevista de 5%. 2. Revisar las llamadas completas contraponindolas a la lista de requisitos del guin telefnico. 3. Seguir con la formacin de los nuevos empleados de servicio al cliente, segn sea necesario.

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Cmo debe responder Toms a Martn? Explore todas las opciones. Debe decir a Martn que los objetivos son correctos y coinciden con lo que l dijo. Debe pedir a Martn que explique ms especficamente su objetivo de capacitacin a la luz de la reestructuracin prevista. Debe decir a Martn que primero debe reunirse para analizar los objetivos de la unidad.

Justifique su respuesta: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Tomas se rene con su supervisor y otros directores para establecer las metas de su unidad para el ao siguiente. Deciden que la meta ms importante de la unidad reorganizada es facilitar la implementacin de la reorganizacin. Sin una buena transicin, las metas de las dems unidades pueden estar en situacin de riesgo. La finalidad de la consolidacin es mejorar la productividad general de la unidad. En el pasado, los grupos que integran la unidad han trabajado en forma independiente, desarrollando sus propios procedimientos. Durante los meses siguientes, un grupo de trabajo unificar los procedimientos por la unidad. Toms asigna a Dana, un miembro del equipo, para que los represente en este grupo de trabajo. Teniendo en claro las metas de la unidad, Toms le pide a Martn que su prioridad principal sea la formacin. Martn escribe nuevamente su meta primordial: Preparar la formacin de los tres empleados nuevos. Revisar con ellos los guiones de servicio al cliente. Sentarse con ellos en las llamadas iniciales. Estar disponible para las preguntas.

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Cmo debe responder Toms al objetivo modificado de Martn? Explore todas las opciones. Debe decir a Martn que el objetivo debe ser ms especfico. Debe decir a Martn que el objetivo debe ser ms cuantificable. Debe decir a Martn que el objetivo debe ser ms realista.

Justifique su respuesta: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ Toms y Martn acuerdan que Martn dedicar la maana a la formacin de los nuevos empleados, con la finalidad de completar la formacin en un mes, perodo en el que los nuevos empleados deben estar en condiciones de aprobar la prueba del guin de servicio al cliente. Para liberar un poco a Martn, Toms temporalmente alterna sus horas de atencin telefnica con otros del grupo. A las dos semanas, Martn le comenta a Toms que no cree que pueda completar la formacin en un mes. Estima que necesitar dos semanas ms. Delegar su trabajo en otros empleados ha sido til, pero no es suficiente. Los otros empleados no pueden absorber todas sus llamadas, por lo tanto, Martn atiende el telfono ms de lo planeado y dispone de menos tiempo para la formacin del previsto. Qu debera hacer Toms con la situacin de Martn? Explore todas las opciones. Averiguar si Dana, la empleada asignada al grupo especial puede colaborar por la maana durante dos semanas. Atrasar la fecha de finalizacin de la formacin en las dos semanas que Martn estima que necesita. Verificar si otros obstculos podran impedir a Martn lograr el objetivo.

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Justifique su respuesta: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

El grupo de trabajo est de acuerdo en que Dana ayude por la maana durante dos semanas. Los recursos combinados liberan a Martn para que concentre su atencin solamente en la formacin. Rpidamente compensa el tiempo perdido, forma satisfactoriamente a todos los empleados nuevos y cumple con su objetivo. El apoyo de Toms lleg a tiempo. Toms explic las metas predominantes de la unidad antes de definir las metas individuales. Se asegur de que las metas sean "ECLRT": Especficas, Cuantitativas, Logrables, Realistas y Terminantes. Luego ofreci su apoyo a los subordinados directos para que cumpliesen con sus objetivos.

Conclusin del caso: _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

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3.2 Herramientas
Harvard ManageMentor HERRAMIENTAS DE CMO ESTABLECER OBJETIVOS

Lista de control de objetivos que cumplen los requisitos ECLRT

Use esta lista de control como gua para redactar los objetivos segn los requisitos ECLRT. Si su objetivo no cumple con un criterio especfico, vuelva a redactarlo segn corresponda. Su objetivo cumple los requisitos

ECLRT? Especfico
Es preciso?

No, volver a redactar

Cuantificable
Puede cuantificarlo?

Lograble
Puede lograrlo?

Realista
Puede lograrlo dentro de su entorno actual?

T erminante T emporal
Estableci un plazo? Estableci un plazo?
1998 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.

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Harvard ManageMentor HERRAMIENTAS DE CMO ESTABLECER OBJETIVOS

Tabla de objetivos y tareas

Enumere las tareas relacionadas con cada uno de sus objetivos e incluya el plazo de realizacin, los recursos necesarios, posibles obstculos, resultados cuantificados y los hitos de cada tarea. Objetivo: Resultado: Tarea 1: Plazo: Recursos:

Obstculos:

Resultados cuantificados:

Hitos:

Tarea 2:

Plazo:

Recursos:

Obstculos:

Resultados cuantificados:

Hitos:

Tarea 3:

Plazo:

Recursos:

Obstculos:

Resultados cuantificados:

Hitos:

Tarea 4: 4. Para terminar

Plazo:

Recursos:

4.1 Pngase a prueba

Obstculos:

Conteste el examen de opcin mltiple y entrguelo al encargado

Plazo: Recursos:

Resultados cuantificados:

Hitos:

Tarea 5:

4.2 Para profundizar el tema Artculos

Obstculos: Resultados cuantificados: Hitos:

Artculo de Harvard Business Review, marzo - abril de 1991

1998 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.

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Harvard ManageMentor HERRAMIENTAS DE CMO ESTABLECER OBJETIVOS

Tabla de obstculos/ soluciones

Antes de comenzar a realizar sus tareas, enumere los posibles obstculos. Identifique las posibles soluciones y luego evale qu tan bien funcion su solucin. Objetivo: Qu tan bien funcion la solucin Obstculo
Informacin incompleta

Solucin
Comenzar de todos modos

Ineficaz

Eficaz

Muy eficaz

Comentarios
En el futuro me asegurar que los recursos me brinden informacin antes del momento de comenzar. Prefiero trabajar con informacin ms completa.

1998 del Presidente y los Miembros de la Junta de Gobierno de Harvard College y sus licenciantes. Reservados todos los derechos.

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Parte 4: Para terminar

4.1 Repaso de conceptos vistos Recuento de los principales temas de la sesin.

4.2 Para profundizar en el tema

Requiera mejores resultados y obtngalos Demand Better Results And Get Them por Robert H. Schaffer. Artculo de Harvard Business Review, Marzo - abril de 1991.

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Bibliografia

Rouillard, pginas 25-26. Ferner, pgina 64. Wilson, pginas 25-32.

Acerca de los autores Antes de incorporarse a la Polaroid Corporation, Penny Locey fue cofundadora y directora del Instituto para el Desarrollo Profesional de Nueva Inglaterra (New England Institute for Career Development), una organizacin dedicada a la formacin y el desarrollo de profesionales. Tambin realiz consultoras durante ms de 10 aos, ayudando a las compaas en la preparacin y el desarrollo profesional a nivel gerencial. Actualmente acta como Gerente del Grupo Ejecutivo y de Desarrollo Profesional en Polaroid donde ha tenido una gran variedad de responsabilidades en el grupo de Desarrollo y Capacitacin Organizativa, incluyendo el desarrollo de equipos y liderazgo. Durante sus ms de 15 aos de intenso trabajo de campo, Linda A. Hill ha ayudado a los gerentes a crear condiciones para una gestin eficaz en las organizaciones actuales, cada vez con menos niveles jerrquicos intermedios y ms diversas. Adems, es profesora y presidenta de la Iniciativa de Liderazgo de la Escuela de Negocios de Harvard. Tambin es autora del best-seller Becoming a Manager (Harvard Business School Press) y es la experta en contenidos de Coaching for Results y Managing Direct Reports, dos galardonados programas interactivos de Harvard Business School Publishing.

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